Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn (AgriBank) chi nhánh Nam Hà Nội

ạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động khác trong doanh nghiệp .Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là nhằm hoàn thiện quá trình quá trình sản xuất kinh doanh ,phát huy cao nhất năng lực của từng cá nhân trong việc phục vụ tổ chức ,sử dụng tiết kiệm và năng suất nhất các yếu tố cấu thành sản xuất đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ ,linh hoạt thích ứng nhanh nhạy và luôn có những bước đi đúng đắn trong từng giai đoạn cụ thể theo định hưóng phát triển lâu dài . Trong quá trình thực tập ở chi nhánh ,sau khi đã hoà mình vào thực tế sản xuất của chi nhánh thấy mặc dầu chi nhánh đã có cơ cấu tổ chức tương đối hoàn thiện tuy nhiên vẫn còn nổi lên nhiều bất cập .Để khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới nhằm phát huy hơn nữa vai trò của cán bộ lãnh đạo nói riêng cũng như cơ cấu tổ chức của chi nhánh nói chung em nhận thấy nhất thiết cần thiết phải đi sâu tìm hiểu nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và đã chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại NHN0Và PTNT chi nhánh Nam Hà Nội” làm chuyên đề thực tập với mục đích : Hệ thống hoá kiến thức về cơ cấu tổ chức. áp dụng lý thuyết cũng như các phương pháp phân tích đã học để từ đó nghiên cứu đánh giá cơ cấu tổ chức và đưa ra các giải pháp hoàn thiện . Kết cấu của chuyên đề gồm các phần chính như sau : Chương 1:Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức Chương 2:Thực trạng về cơ cấu tổ chức tại NHN0Và PTNT chi nhánh Nam Hà Nội Chương 3:Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại NHN0Và PTNT chi nhánh Nam Hà Nội Và cuối cùng em xin gửi lời cám ơn tới các cô chú trong chi nhánh đặc biệt là trong phòng HC-NS đã chỉ bảo giúp đỡ rất nhiều trong quá trình thực tập ,thầy Tống Văn Đường và đặc biệt là thầy Vũ Xuân Đốc đã rất tận tình hướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập của mình . Sinh viên Đinh Mạnh Hà Chương 1 Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức I. Một số khái niệm cơ bản về cơ cấu tổ chức I.1. Cơ cấu tổ chức 1. 1.Khái niệm về cơ cấu Cơ cấu “là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau ,những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung “.(1) Đó là là sự phân chia tổng thể thành những bộ phận nhỏ .Những bộ phận này phải thực hiện các chức năng riêng biệt ,đó là chức năng về tài chính,tiêu thụ, marketing …các chức năng này không độc lập với nhau mà nó có sự phối hợp chặt chẽ để cùng thực hiện một mục tiêu chung của tổ chức .Đó là ,việc nâng cao hiêum quả sản xuất kinh doanh của tổ chức . 2.Khái niệm tổ chức : Nói đến khái niệm “Tổ chức” nhiều nhà kinh tế học đã đưa ra các khái niệm khác nhau dựa trên những góc độ khác nhau .Tổ chức “là một phần của công việc quản lý ,bao gồm việc xây dựng một cơ cấu định trước về các vai trò của từng khâu ,từng cấp ,từng bộ phận và của từng người “(2). Tổ chức là nhằm hình thành các nhóm chuyên môn hoá ,các phân hệ tạo nên tổ chức để cùng góp phần vào hoạt động của tổ chức đạt tới mục tiêu mong muốn .Tổ chức còn là sự bố trí ,sắp xếp các bộ phận được chuyên môn hoá theo chức năng trong ( 1 ) (2) (3) Giáo trình phân tích lao động xã hội .Chủ biên ts Trần Xuân Cầu một tổ chức sao cho các bộ phận đó phố hợp hoạt động nhịp nhàng ,không chồng chéo ,không trùng lặp Tổ chức “là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ của được xác định theo cơ cấu nhất định ”(3) Tổ chức là do con người tập hợp lại mà thành về cơ bản định nghĩa này nhấn mạnh tổ chức bao gồm những con người hơn là những máy móc thiết bị .Con người trong tổ chức cần phải làm việc để hướng tới mục tiêu chung nào đó và phối hợp hoạt động.Mối quan hệ của con người được xác định theo cơ cấu nhất định . 3.Khái niệm cơ cấu tổ chức : Cơ cấu tổ chức :“là tổng hợp các bộ phận ,đơn vị khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau ,được chuyên môn hoá và có trách nhiệm ,quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp ,những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung xác định của tổ chức”.(4) Cơ cấu tổ chức được chia thành nhiều tầng ,nhiều cấp tuỳ theo vào yêu cầu, nhiệm vụ của tổ chức .Việc phân chia đó là đòi hỏi khách quan ,vừa có yếu tố chủ quan .Trong các tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp nói riêng ,cơ cấu tổ chức gồm có cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất . 3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý : Bộ máy quản lý của một tổ chức :là một hệ thống những con người làm việc với các phương tiện của tổ chức được liên kết theo một só nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định (5).Thực chất bộ máy quản lý là chủ thể quản lý của hệ thống .Bộ máy quản lý của một tổ chức gồm hai hệ thống :Hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng .Hai hệ thống này có sự tách rời nhau trong bộ máy quản lý ,xác định rõ vị trí trong bộ máy .(4) (5) Giáo trình phân tích lao động xã hội. Chủ biên TS Trẫn Xuân Cầu Hệ thống chỉ huy :Bao gồm các quyết định ,các quyền lực của chủ thể quản lý áp dụng lên đối tượng bị quản lý . Hệ thống chức năng :Đó là những công việc ,nhiệm vụ được xác định rõ ràng cho từng cấp ,từng đối tượng ,từng lĩnh vực . Nhưng chúng lại bổ sung cho nhau từ hệ thống chỉ huy mà hệ thống chức năng được thực hiện. Bộ máy quản lý chịu tác động của những nhân tố sau: Nhóm nhân tố thuộc về chủ thể quản lý :Như tình trạng về trình độ phát triển của chủ thể quản lý ,tính chất và mục tiêu hệ thống đặt ra . Nhóm nhân tố thuộc về lĩnh vực quản lý :Mức độ chuyên môn hoá ,bộ phận hoá ,tập trung hoá của các hoạt động quản lý ,quy mô của quản lý và khả năng bao quát của các cán bộ quản lý ,chính sách sử dụng cán bộ trong hệ thống ,quan hệ lợi ích tồn tại giữa cá nhân trong hệ thống . Các nhân tố khách quan hay môi trường bên ngoài của như : kinh tế chính trị ,xã hội ,phong tục tập quán và các yếu tố chủ quan :Đối tượng ,đặc điểm ,trình độ quản lý . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý : “Là quá trình xác định các chức năng ,các bộ phận tạo thành một bộ máy quản lý nhằm thực hiện các chức năng quản lý” (6(6 ) Giáo trình phân tích lao động xã hội .Chủ biên ts Trần Xuân Cầu ). 3.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất : Bao gồm những bộ phận có quan hệ trực tiếp với nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ sản xuất .Tuỳ theo tính chất sản xuất ,cơ cấu tổ chức có thể được phân thành cơ cấu tổ chức chuyên môn hoá hoặc cơ cấu tổ chức tổng hợp.Trong một doanh nghiệp ,đó là những phân xưởng ,các bộ phận sản xuất phối hợp với nhau trong quá trính sản xuất . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau hình thành nên cơ cấu tổ chức của một tổ chức .Việc đánh giá một tổ chức không chỉ chú ý đến cơ cấu các bộ phận hợp thành của tổ chức mà quan trọng hơn là tập thể những con người trong các bộ phận đó .Các bộ phận trong tổ chức được tách đến đâu thì tập thể những con người trong tổ chức được tách đến đó .Cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao động gắn bó chặt chẽ với nhau ,trong đó cơ cấu tổ chức quyết định cơ cấu lao động . II. Những nội dung chủ yếu của cơ cấu tổ chức Yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức là cơ cấu đó phải phối hợp đựoc những nhiệm vụ và công việc để đạt được những kết quả mà tổ chức đó mong muốn .Để phối hợp được những nhiệm vụ ,công việc đó nhà quản lý cần phải quan tâm hơn đến các yếu tố chủ chốt sau :chuyên môn hoá bộ phận hoá ,phạm vi quản lý và hệ thống điều hành . Những yếu tố này tập trung vào việc nhóm những nhiệm vụ ,công việc sao cho phù hợp ,thiết lập quy mô quản lý và hệ thống quan hệ báo cáo giữa những người lao động trong tổ chức . II.1.Chuyên môn hoá công việc Chuyên môn hoá công việc hoặc phân công lao động để chỉ mức độ ở đó các công việc của tổ chức được phân chia thành các bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động cụ thể khác nhau. Bản chất của chuyên môn hoá công việc là một công việc trọn vẹn không chỉ do một cá nhân thực hiện mà nó được chia ra thành các bước ,mỗi bước được một cá nhân riêng biệt hoàn thành .Điều cốt lõi ở đây là một cá nhân chỉ chuyên về một phần chứ không phải toàn bộ .Chuyên môn hoá cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách có hiệu quả .Tổ chức có thể giảm được chi phí đào tạo và có thể nhanh chóng dễ dàng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những nhiệm vụ cụ thể lặp đi lặp lại .Mặt khác hiệu quả và năng suất lao động của người lao động có thể được nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc một số công việc . Tuy nhiên ,ở một mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc có thể ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất lao động ,sự thoã mãn công việc và tốc độ thuyên chuyển công việc .Mặt khác ,mức độ chuyên môn hoá quá cao dễ tạo ra sự nhàm chán ,căng thẳng cho người lao động làm ảnh hưởng tới năng suất công việc Phần lớn các nhà quản lý hiện nay không xem chuyên môn hoá công việc là phương tiện hoàn toàn hữu hiệu để nâng cao năng suất . II.2. Bộ phận hoá Bộ phận hoá:“là sau khi phân công các công việc thông qua chuyên môn hoá việc tập hợp những công việc đó lại để các nhiệm vụ chung được phối hợp với nhau”(( ) Giáo trình hành vi tổ chức .Chủ biên TS Bùi Anh Tuấn ).Hay nói một cách khác ,bộ phận hoá là cách mà theo đó những nhiệm vụ công việc được kết hợp với nhau và được phân bổ cho những nhóm làm việc .Để nhóm các nhiệm vụ công việc ,nhà quản lý có thể sử dụng bốn phương pháp bộ phận hoá sau : Bộ phận hoá theo chức năng :Là việc tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ ,công việc dựa trên các chức năng kinh doanh như :marketing sản xuất ,quản trị nhân lực ,tài chính ..Theo cách bộ phận hoá này ,những người lao động thường xuyên phối hợp ,giao tiếp và hợp tác với nhau trong cùng một phòng ban .Trong phòng ban này ,những người lao động cùng làm những công việc tương tự nhau do đó họ có thể học hỏi nhau về chuyên môn ,trao đổi thông tin,chia sẻ với nhau những kinh nghiệm ,những cơ hội và những khó khăn .Từ đó ,tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp cho các cán bộ chuyên môn của từng bộ phận phòng ban Sơ đồ1 :Bộ phận hoá theo chức năng Giám đốc Phòng NCvà PT Phòng Sản xuất Phòng Marketing Phòng Tài chính Bộ phận hoá theo sản phẩm:Các nhiệm vụ cũng có thể được bộ phận hoá dựa trên các loại sản phẩm dịch vụ của tổ chức .ở đây những người lao động cùng làm việc với một loại sản phẩm hay dịch vụ sẽ là những thành viên của cùng một Bộ phận mà không quan tâm đến chức danh kinh doanh của họ .Tổ chức có thể là nơi hội nhập của nhiều người có chức năng chuyên môn sâu trong các cấp quản lý của công ti. Bộ phận hoá theo sản phẩm hoặc dịch vụ góp phần làm tăng cường sự giao tiếp ,sự tương tác giữa những người lao động trong sản xuất . Sơ đồ 2:Bộ phận hoá theo sản phẩm Tổng giám đốc Giám đốc bộ phận sản phẩm A Giám đốc bộ phận sản phẩm B Giám đốc bộ phận sản phẩm C Phó giám đốc khu vực Châu á Phó giám đốc khu vực Châu âu Phó giám đốc khu vực Châu Mỹ Bộ phận hoá theo khu vực và lãnh thổ :Là những nhóm hoạt động hay nhóm người lao động được tổ chức theo vùng địa lý .Thực tế mỗi khu vực là một bộ phận được tổ chức theo đặc điểm địa lý .Nếu khách hàng của một tổ chức cư trú rải rác trên một diện tích địa lý rộng ,hình thức bộ phận hoá này có thể phát huy tác dụng . Bộ phận hoá căn cứ vào loại khách hàng cụ thể mà tổ chức hướng tới :Cơ sở cho phép phương pháp bộ phận hoá theo khách hàng là quan điểm cho rằng khách hàng trong mỗi Bộ phận có những loại vấn đề và nhu cầu giống nhau và chúng có thể được các nhà chuyên môn giải quyết một cách thoả đáng nhất ở từng loại khách hàng. II. 3. Phạm vi quản lý Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên ở các cấp mà một người quản lý có thể điều hành một cách có hiệu quả .Phạm vi quản lý gồm :Pạm vi quản lý rộng và phạm vi quản lý hẹp . Phạm vi quản lý rộng khi có số lượng lớn nhân viên chịu sự kiểm soát trực tiếp của một người quản lý .Ngược lại một phạm vi quản lý hẹp khi một nhà quản lý điều hành một số lượng nhờ nhân viên dưới quyền . Người quản lý có phạm vi hẹp có thể kiểm soát chặt chẽ nhân viên của mình và sát sao với công việc hàng ngày hơn .Do vậy ,người quản lý có thể có những hướng dẫn ,hỗ trợ kịp thời cho từng nhân viên khi có những khó khăn nảy sinh trong quá trình thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả công việc cao .Tuy nhiên ,vì người quản lý có xu hướng kiểm soát chặt chẽ nhân viên nên ít nhiều cũng có thể làm giảm tính tự chủ và sáng tạo của nhân viên .Xu hướng trong những năm gần đây là mở rộng phạm vi quản lý .Phạm vi quản lý rộng phù hợp với việcđẩy mạnh giảm chi phí ,tăng tốc độ ra quyết định ,nâng cao tính linh hoạt ,gần gũi hơn với khách hàng và trao quyền cho nhân viên của công ti .Nhằm đảm bảo các hoạt động của mình không bị suy yếu do mở rộng phạm vi quản lý ,các tổ chức đã đầu tư đáng kể về công tác đào tạo nhân viên . II.4. Hệ thống điều hành Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất của tổ chức . Hệ thống điều hành được xây dựng xuất phát từ nhu cầu của nhà quản lý trong việc phối hợp các hoạt động của những nhân viên trong tổ chức . Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí quản lý đưa các mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành .Nhằm tạo điều kiện cho phối hợp hoạt động ,câc tổ chức trao cho mỗi vị trí quản lý một chỗ dùng trong hệ thống ra điều hành và trao cho người quản lý một mức độ quyền lực để người đó thực hiện trách nhiệm của mình .Tính thống nhất của nguyên tắc điều hành giúp duy trì khái niệm hệ thống liên tục của quyền lực .Nó chỉ ra rằng mỗi cá nhân chỉ nên chịu trách nhiệm trực tiếp trước một cấp trên .Nếu tính thống nhất bị phá vỡ ,một thuộc cấp có thể phải đối mặt với các yêu cầu hợc ưu tiên trái ngược nhau từ một số cấp trên. Hệ thống điều hành có mối liên hệ chặt chẽ với phạm vi quản lý .Phạm vi quản lý có thể ảnh hưởng tớ số lượng cấp bậc quyền lực trong tổ chức .Nếu phạm vi quản lý rộng thì số cấp bậc quyền lực sẽ giảm đi và ngược lại.Mặt khác ,hệ thống điều hành có liên quan đến quy mô của tổ chức .Khi quy mô của tổ chức tăng lên ,sự phức tạp của tổ chức yăng lên ,nhu cầu phố hợp các họat động trong tổ chức cũng tăng lên ,do vậy hệ thống điều hành trong tổ chức cũng tăng lên . II.5.Tập quyền và phân quyền Tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định đựoc tập trung tại cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức . Tập quyền gắn với công việc những người quản lý cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của tổ chức với sự không tham gia hoặc tham gia rất ít của các thuộc cấp trong tổ chức . Trái lại một tổ chức có tính phân quyền cao là tổ chức mà ở đó các quyết định của tổ chức đều có sự tham gia ,đóng góp ý kiến của các nhân viên và nhà quản lý từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất trong tổ chức .Điều này có tác dụng tăng sự thoả mãn trong công việc của người lao động nhưng mặt khác ít nhiều cũng gây khó khăn cho những nhà quản lý trong việc phối hợp và kiểm soát sự tuân thủ ở mọi cấp trong tổ chức tha,m gia vào quá trình ra quyết định trong khi đó vẫn có thể kiểm soát và dự đoán hành vi của họ . II.6.Chính thức hoá 1 Khái niệm Chính thức hoá là mức độ tiêu chuẩn hoá của các công việc và hoạt động của người lao động trong tổ thông qua các luật lệ và chính sách trong tổ chức .Hay nói một cách khác,chính thức hoá thể hiện mức độ mà những luật lệ ,quy định và các chính sách trong tổ chức kiểm soát các hoạt động của người lao động trong tổ chức Mục đích chính thức hoá là dự đoán và kiểm soát hành vi của người lao động khi họ thực hiện công việc trong tổ chức .Các luật lệ ,quy định có thể rất rõ ràng đưới dạng văn bản nhuưng cũng có thể ngầm định giữa những người trong tổ chức .Những quy định ,luật lệ rõ ràng được thể hiện ở bảm mô tả công việc ,văn bản chính sách hay những hướng dẫn văn bản ghi nhớ ..Những nguyênông thônắc ngầm định đựoc hình thành khinhững người lao động trong tổ chức có thói quen làm việc theo cáh chung trong giai đoạn thời gian nhất định . Chúng có thể xem xét mức độ chính thức hoá trong tổ chức có tỉ lệ trên lớn và ngược lại .Mức độ chính thức hoá quá cao hay quá thấp đều có ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả hoạt động trong tổ chức .Chính vì vậy ,vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm là làm thế nào để xâu dựng những luật lệ ,quy định hợp lý hướng dẫn hành vi của người lao động trong tổ chức . 2. Các mức độ chính thức hoá Mức độ chính thức hoá cao giúp cho việc mô tả công việc rõ ràng hơn ,các quy định ,luật lệ cũng rõ ràng và được viết thành văn bản .Nếu một công việc đựoc chính thức hoá cao,người lao động chỉ có mức độ tự chủ tối thiểu trong những vấn đề như :Cần phải làm gì ,làm việc đó khi nào và người quản lý cần làm việc đó như thế nào ?.Người lao động phải luôn luôn xử lý các dữ liệu giống nhau theo một cách không thay đổi nhằm tạo ra các sản phẩm giống nhau .Do vậy ,người lao động ít có cơ hội đưa ra những sáng kiến và các lựa chọn trong khi thực hiện công việc .Hay nói một cách khác ,mức độ tiêu chuẩn hoá quá cao không chỉ làm người lao động mất đi khả năng sấng tạo mà còn triệt tiêu nhu cầu sáng tạo ở họ . Trong các tổ chức chính thức hoá quá thấp cách xử lý công việc không hoàn thành theo một chương trình định sẵn và người lao động tương đối được tự chủ trong công việc của mình .Tính tự chủ trong công việc của mỗi cá nhân tỉ lệ nghịch với mức độ tiêu chuẩn hoá cách xử lý công việc của tổ chức .Vì vậy ,tiêu chuẩn hoá càng cao thì mức độ đầu tư của người lao động vào công việc càng ít .Tuy nhiên ,nếu mức độ chính thức hoá quá thấp thì các nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý hành vi của nhân viên vì không có một tiêu chuẩn và quy định nào cụ thể để phán xét hành vi của họ . III. Các mô hình cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý III.1. Mô hình tổ chức trực tuyến Đây là mô hình đơn giản nhất,là một trong những cơ cấu bộ máy quản lý có cơ cấu tổ chức truyền thống .Sự quản lý được tiến hành thẳng từ cấp quản lý cao nhất đến cấp quản lý thấp nhất của doanh nghiệp .cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sụ tồn tại của hệ thống .Đặc diểm quan trọng nhất của cơ cấu bộ máy quản lý này là đơn vị đưới trực thuộc chỉ tiếp nhận mệnh lệnh của một người lãnh đạo cấp trên .Mọi chức năng quản lý như kế hoạch tài vụ ,nhân sự đều do một người chịu trách ngiệm Sơ đồ 3:Mô hình tổ chức trực tuyến Người lãnh đạo chung Người lãnh đạo tuyến 2 Người lãnh đạo tuyến 1 Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Ưu điểm :Mô hình này đơn giản ,rõ ràng do chỉ huy đồng nhất ,tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủ trưởng Nhược điểm : Thiếu sự phân công hợp lý ,không có sự diều hành theo chiều ngang ,dễ dẫn đến độc đoán do cá nhân quyết định .Mô hình này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện ,tổng hợp và tận dụng được sự giúp đỡ của các chuyên gia giỏi có trình độ về mặt quản trị II.2. Mô hình trực tuyến- chức năng Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên ,do đó mối liên hệ giữa cấp dưới và người lãnh đạo là một đương thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn ,những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của những cán bộ trực tuyến . Sơ đồ 3:Mô hình trực tuyến –chức năng: Người lãnh đạo cấp 1 Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng A Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 3 Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo cấp 2 Người lãnh đạo chức năng B NĂNG Người lãnh đạo chức năng C Người lãnh đạo chức năng C Ưu điểm :Là một hệ thống chỉ huy thống nhất ,tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng .Người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền, bộ máy gọn nhẹ,có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn .Hệ thống này thực hiện hút được các chuyên gia vào lãnh đạo giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo ,giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lanhx đạo ở cấp cao nhất . Nhược điểm : Thông tin không ăn khớp với nhau ở hai cấp dẫn tới có sự chồng chéo giữa các thông tin . Cơ cấu này đồi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng .Người lãnh đạo phải có trình độ chuyên môn cao ,sự hiểu biết rộng. II.3.Mô hình trực tuyến- tham mưu Theo cơ cấu này người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình ,khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở Bộ phận tham mưu giúp việc . Ưu điểm :Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng chuyên môn của các chuyên gia ,tạo điều kiện cho các chuyên gia đóng góp ý kiến trong kế hoạch sản xuất kinh doanh .Giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức . Nhược điểm:Đòi hỏi phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong những lĩnh vực mà cần tham mưu .Hạn chế mức sử dụng kiến thức ,chuyên môn của các chuyên viên của tổ chức . II.4. Mô hình tham mưu -chức năng –trực tuyến : Trên cơ sở đảm bảo chức năng trực tuyến ,trong cơ cấu tổ chức này người lãnh đạo trực tiếp giao cho tổ chức năng một số quyền hạn nhất định . Mô hình này kết hợp giữa chỉ huy trực tuyến của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các Bộ phận chức năng do đó giữ được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến-chức năng đồng thời khắc phục được những nhược của từng cơ cấu riêng lẻ . Theo cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định và hướng dẫn kiểm tra .Mệnh lệnh được truyền theo hướng quy định .Người lãnh đạo các phòng ban không trực tiếp ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến . Tuy nhiên cơ cấu này không thuận lợi cho việc giải quyết các vấn đề và khó thống nhất giữa các Bộ phận chức năng ,chỉ bộc lộ những ưu nhược điểm trong trường hợp quy mô doanh nghiệp nhỏ ,công nghệ ổn định ,chỉ có một loại sản phẩm và dễ nắm bắt thị trường tiêu thụ . Sơ đồ 4:Mô hình tham mưu-chức năng –trực tuyến Lãnh đạo của doanh nghiệp Tham mưu Cấp dưới Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo chức năng C Lãnh đạo chức năng D Cấp dưới Cấp dưới Cấp dưới Cấp dưới Cấp dưới Ưu điểm :Phát huy được năng lực chuyên môn của các Bộ phận chức năng .Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tiếp . Vẫn tạo điều kiện cho các chuyên gia đóng góp và sự đóng góp đó có cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp .Tạo điều kiện để đào tạo các chuyên gia trẻ . Nhược điểm:Do có quá nhiều Bộ phận chức năng nên lãnh đạo phait tổ chức họp hành nhiều gây căng thẳng và lãng phí thời gian .Thêm vào đó là sự mâu thuẫn trong nội bộ có thể xảy ra do không thống nhất và phân định rõ quyền hạn và quan điểm .Hạn chế mức dộ sử dụng kiến thức của các chuyên viên. IV. Các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức IV.1. Những yếu tố khách quan -Chiến lược kinh doanh của tổ chức :cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược kinh doanh mà tổ chức theo đuổi thì mang lại hiệu quả cao .Hơn nữa cơ cấu tổ chức và chiến lượctc cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài .Do vậy ,tổ chức có được thế cạnh tranh trên thị trường –Khối lượng nhiệm vụ kế hoạch được giao :Là số lượng công việc mà cấp trên giao cho một tổ chức để thực hiện .Khi khối lượng nhiệm vụ kế hoạch giao càng lớn thì số cấp quản lý trong tổ chức cũng tăng lên.Có nghĩa là tăng quy mô các phòng ban .Ngược lại khối lượng nhiệm vụ được giao càng nhỏ thì số cấp quản lý cũng giảm xuống và số phòng ban bị thu hẹp .Vì vậy khối lượng kế hoạch nhiệm vụ được giao nhiều hay ít cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức . Trình độ công nghệ ,kỹ thuật và mức độ trang bị cho lao động :Qua nghiên cứu về mối quan hệ giưũa công nghệ ,kỹ thuật và cơ cấu tổ chức các nhà nghiên cứu đã lấy mức độ thông lệ của công nghệ để phân biệt các công nghệ với nhau .Công việc hay nhiệm vụ mang tính thông lệ cao thường gắn với những cơ cấu mang tính bộ phận hoá cao và ngược lại . Môi trường tổ chức :Bao gồm yếu tố con người ,những tổ chức khác và các yếu tố kinh tế ảnh hưởng tới các hoạt động của tổ chức .Môi trường có thể là các yếu tố văn hóa ,chính trị, kinh tế ,pháp luật hoặc cũng có thể là các nhà cung cấp ,các đối thủ cạnh tranh ,khách hàng ,nhà phân phối .. IV.2. Những yếu tố chủ quan: Quan hệ bên trong của tổ chức :Thể hiện ở hai phương diện .Mức độ kiểm soát của người lãnh đạo và mức độ hợp tác giữa các nhân viên Kiểm soát liên quan đến cơ cấu hành chính của một tổ chức. Kiểm soát là mối quan hệ đầu vào ,quá trình biến đổi đầu ra của các doanh nghiệp Mức độ hợp tác giữa các nhân viên chính là sự phối hợp sự quan tâm sự chia sẻ với nhau trong công việc vì mục tiêu chung của tập thể của công ti ,thái độ của nhân viên đối với lãnh đạo với đồng nghiệo và với nhiệm vụ đựoc giao. Mức đảm nhận của các thành viên trong tổ chức :Đó chính là phạm vi quản lý của nhân viên trong tổ chức ,tức là một nhân viên hay người quản lý quản lý bao nhiêu nhân viên cấp dưới Chương 2: Thực trạng về cơ cấu tổ chức ở chi nhánh nhn0Và ptnt chi nhánh nam hà nội I. Những đặc điểm cơ bản của chi nhánh ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức 1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Vào những năm cuối của thế kỉ 20,nền kinh tế Việt Nam tiếp tục ổn định và tăng trưởng .Hệ thống ngân hàng trong đó có ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đã hoàn thành toàn diện trên các chỉ tiêu :Nguồn vốn ,dư nợ và kết quả tài chính .Kể từ ngày thành lập năm 1988 ,mạng lưới các chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn được phát triển nhanh chóng nhưng việc phát triển các chi nhánh đủ mạnh ở các địa bàn thành thị nhát là trong hai đô thị lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh còn rất chậm . Tại địa bàn quận thanh xuân Hà Nội với diện tích 913,2 km2 với 39142 hộ nhân khẩu là quận mới thành lập nhưng lại tập trung nhiều cơ sở kinh tế lớn như nhà máy cao su sao vàng ,htuốc lá thăng long ,xà phòng Daso,tổng công ti Sông Đà ,tổng công ti đầu tư và phát triển đô thị …là quận trong quá trình đô thị hoá với nhiều tiềm năng phát triển .Tiếp giáp với quận Thanh Xuân là quận Hai Bà Trưng và quận mới Hoàng Mai .Đây là hai quận có diện tích lớn với số lượng dân cư đông đúc và cũng tập trung nhiều cơ sở sản xuất lớn như nhà máy kẹo Hải Hà,Tổng công ti lắp máy Lilama ,tổng công ti may Hà Nội ..cũng tập trung trên dịa bàn có nhiều trường đại học và cao đẳng .Đây là nguồn khách hàng lớn hiện tại và cũng là nguồn khách hàng trong tương lai . Với sự thuận lơị về một thị trường rộng lớn còn bỏ ngõ tuy nhiên trong vùng chưa có một cơ sở ngân hàng đủ lớn để khai thác . Trong bối cảnh như vậy ,thực hiện chỉ thị 06/2000/CT-NHNN ngày9/8/2000 của thống đốc ngân hàng nhà nước Việt Nam ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đã khai trương một cơ sở chi nhánh ngân hàng loại 1 có trụ sở tại C3 Phương Liệt nằm tại ngã ba là đầu mối giao thông quan trọng của cả ba quận trên với cơ sở vật chất khang trang . .Chi nhánh có chức năng và nhiêm vụ như sau: 1. 1. Huy động vốn : Khai thác và nhận tiền gửi tiết kiệm không kì hạn ,có kì hạn ,tiền gửi thanh toán của các tổ chức cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước bằng đồng Việt Nam hay đồng ngoại tệ Phát hành chứng chỉ tiền gửi ,trái phiếu ,kì phiếu ngân hàng và thực hiện các hình thức huy động vốn theo quy định của ngân hàng nhà nước Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ , nguồn vốn uỷ thác của chính phủ ,chính quyền địa phương và các tổ chức kinh tế , cá nhân trong và ngoài nước . Được cho phép vay vốn của các tổ chức tài chính tín dụng trong nước khi tổng giám đốc ngân hàng nông nghiệp cho phép vay 1.2. Cho vay : Cho vay ngắn hạn,trung hạn và dài hạn bằng dồng Việt Nam và ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế Cho vay ngắn hạn,trung hạn và dài hạn bằng dồng Việt Nam đối với các cá nhân ,hộ gia đình thuộc mọi thành phần kinh tế . 1. 3 Kinh doanh dịch vụ: Kinh doanh ngoại hối :Huy động vốn ,cho vay mua bán ngoại tệ ,thanh toán quốc tế và các dịch vụ khác về ngoại hối theo chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ ,ngân hàng nhà nước và ngân hàng nông nghiệp Kinh doanh dịch vụ :Thu chi tiền mặt,mua bán vàng bạc đá quý ,máy rút tiền tự động ,dịch vụ thẻ tín dụng két sắt ,nhận cất giữ ,chiết khấu tất cả các loại giấy tờ có giá ,thẻ thanh toán . Thực hiện các hình thức ùn vốn liên doanh ,mua cổ phiếu và các hình thức đầu tư khác với các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế khác . Làm dịch vụ ngân hàng phục vụ cho người nghèo. Ngày 8/5 chi nhánh bắt đầu đi vào hoạt động và sau ba năm chi nhánh đã đạt nhiều thành tích đáng kể chứng tỏ quyết định thành lập và đặt trụ sở tại đây là chính xác ,có tầm nhìn chiến lược và có đường lối hoạt động đúng đắn Kết quả sản xuất kinh doanh Bảng1: Kết quả hoạt động theo từng năm Đơn vị :Triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 2001 Thực hiện 2002 2002/01 Thực hiện 2003 2003/02 1.Huy động vốn -Huy động từ dân cư -Tiền gửi của các TCKT -Tiền gửi từ kho bạc -tiền gửi từ các TCTD 2.Sử dụng vốn 3.Thanh toán quốc tế 4.Mua bán ngoại tệ 5.Các sản pẩm ngoại tệ khác 635.000 88.000 100.000 74.000 373.00 160.042 857.000 190.000 140.000 80.000 447.000 192.000 34,96% 159,0% 1,4% 8,104% 19,8% 20% 1154.000 452.000 220.000 102.000 480.000 237.000 34,65% 137,8% 57,2% 27,5% 73,8% 23,43% Nhận xét :Qua bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy chi nhánh đã và đang hoạt động rất thuận lợi .So với năm 2001 thì sang năm 2002 với số lợng vốn huy động đợc là 857.000 triệu đồng tăng 34,96% trong đó huy động từ vốn dân c tăng với con số kỉ lục 159% và sang năm 2003 tăng 34.6 % đạt 1154 tỉ đồng trong đó nguồn huy động từ dân c góp công lớn với tốc độ tăng chóng mặt ba con số . Cùng với công tác huy động vốn ,việc sử dụng vốn của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh nam Hà Nội cũng đạt nhiều thành tựu khả quan :tổng d nợ năm 2002 đạt 192 tỉ đồng tăng 18,487% và năm 2003 đạt 237 tỉ tăng 23,43% so với năm trớc . I.4. Nhận khoán tài chính trớc thời hạn 1 năm :Tăng cờng mở rộng hoạt động kinh doanh ,đi đôi quản lý chặt chẽ ,các khoản chi phí ,sử dụng tiết kiệm hiệu quả ._.