Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành Lao động - Thương binh & xã hội tỉnh Bắc Ninh

iển của đất nước nói chung và trong lĩnh vực lao động – thương binh xã hội nói riêng. Và trong 58 năm xây dựng và trưởng thành, ngành lao động – thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh đã không ngừng đổi mới đội ngũ cán bộ cho phù hợp với tình hình phát triển của đất nước và những nhiệm vụ mới. Nhưng qua 13 năm chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa đã thu được nhiều thành tựu hết sức to lớn trên lĩnh vực kinh tế – xã hội. Do vậy đời sống nhân dân có nhiều thay đổi. Nên phát sinh nhiều nhiệm vụ mới đòi hỏi phải giải quyết. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nói chung và trong lĩnh vực lao động xã hội nói riêng làm cho cơ cấu cán bộ ngành không còn thích hợp nữa. Trước tình hình đó, yêu cầu sắp xếp lại cơ cấu cán bộ công chức, viên chức của ngành Lao động – thương binh xã hội hiện nay là hết sức cần thiết, nhằm nâng cao chất lượng của ngành. Sau một thời gian học tập nghiên cứu tại trường Đại học Kinh tế quốc dân và qua khảo sát thực tế cơ cấu cán bộ tại sở Lao động – thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh em đã chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cán bộ ngành Lao động – thương binh và xã hội tỉnh Bắc Ninh” làm chuyên đề thực tập. Vì còn hạn chế về mặt thời gian và trình độ nhận thức nên bài viết này không tránh khỏi hạn chế và thiếu sót. Rất mong sự góp ý của thầy cô và cán bộ ngành Lao động – thương binh xã hội. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Xuân Cần, các thầy cô của khoa Kinh tế lao động và dân số trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, và các cán bộ, công chức, viên chức ngành Lao động – thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. Phần I : Những vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức cán bộ công nhân viên của một tổ chức. I. Những khái niệm cơ bản 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức. 1.1. Khái niệm. Cơ cấu tổ chức bộ máy của một đơn vị (cơ cấu tổ chức quản trị) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của đơn vị. Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực – phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng bộ phận và công việc cụ thể. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể và trách nhiệm quyền hạn gắn liền với mỗi cá nhân, phân hệ của cơ cấu – xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗ thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, xơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức. 1.2. Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức . Cơ cấu của một tổ chức gồm có bốn yếu tố cơ bản : 1.2.1. Chuyên môn hoá Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng. Do đó trong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc hay một công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất. 1.2.2. Tiêu chuẩn hoá Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp. Quy trình này là tác động vào mỗi nhân viên như một cơ chế mà các công việc không được tiêu chuẩn hoá thì tổ chức không thể đạt được các mục tiêu của nó. Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản trị đo lường các thành tích của nhân viên. Đồng thời cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là cơ sở để tuyển chọn nhân viên cho tổ chức. 1.2.3. Sự phối hợp. Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm. Trong các tổ chức quan liêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ để liên kết những hoạt động này. Còn trong các tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn đơn vị, đòi hỏi sự sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thống một cách có hiệu quả giữa các thành viên của tổ chức. 1.2.4. Quyền lực. Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của người khác. Mỗi tổ chức thường có những cách thức phân bố quyền lực khác nhau. Trong những tổ chức phi tập chung, một số quyền ra quyết định được uỷ quyền cho cấp dưới và ngược lại, trong các tổ chức tập quyền thì quyền ra quyết định được tập trung vào các nhà quản trị cao cấp. Ngày nay các tổ chức thường kết hợp hai khuynh hướng này bằng cách tập trung một số chức năng nào đó, đồng thời cũng tiến hành phân tán một số chức năng khác. 2. Phân loại cơ cấu tổ chức. Có bốn hình thức cơ bản của cơ cấu tổ chức. Cơ cấu theo chức năng Cơ cấu theo sản phẩm, dịch vụ Cơ cấu theo phạm vị, địa lý Cơ cấu ma trận 2.1. Cơ cấu theo chức năng. Các chức năng là các phần việc được tiến hành trong một tổ chức như chức năng tài chính, chức năng tổ chức, chức năng kế hoạch, chức năng sản xuất. Cơ cấu chức năng phân công các thành viên theo những lĩnh vực chuyên môn mà họ tinh thông, cùng những nguồn lực giúp họ hoàn thành các công việc của tổ chức. Lãnh đạo Bộ phận chức năng I Bộ phận chức năng II 1 2 3 4 Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng. 1,2,3,4 là các bộ phận thực hiện theo chức năng nhỏ hơn Các bộ phận chức năng được phân chia tuỳ theo tính chất của từng tổ chức. Chẳng hạn các bộ phận chức năng trong cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước thì được phân chia khác hẳn so với một doanh nghiệp sản xuất vật chất. * Những ưu, nhược điểm của cơ cấu theo chức năng. Ưu điểm : - Cơ cấu phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng thích hợp với những lĩnh vực cá nhân được đào tạo. - Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các quản trị gia cao cấp. Việc ra quyết định thuộc về các nhà quản trị đứng đầu các bộ phận và cấp trên của họ. Do đó họ có thể ra quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời. - Cơ cấu chức năng cho phép tổ chức tiết kiệm chi phí bởi nó là một cấu trúc đơn giản, mặt khác các thành viên của tổ chức có cơ hội nâng cao kỹ năng tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng một bộ phận. - Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho các nhà phụ trách mới chuyển dịch từ cái họ học vào hành động của tổ chức. Nhược điểm : - Cơ cấp có thể thúc đẩy sự đào tạo hẹp cho các cá nhân và dẫn tới các công việc nhàm chán và một tuyến. - Khi tổ chức phát triển với quy mô lớn thì việc ra quyết định trở nên khó khăn, phức tạp hơn, bởi quá trình này phải qua nhiều tầng nấc, nhất là khi có sự mâu thuẫn giữa các bộ phận thì quá trình này càng phức tạp, tốn kém thời gian hơn. - Các nhà quản trị gia có thể mất khá nhiều thời gian, sức lực để phối hợp hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau. Đồng thời các nhà quản trị và nhân viên của mỗi bộ phận thường trú trọng vào những mục tiêu của bộ phận mà họ đang làm hơn là mục tiêu chung của tổ chức. Do đó lãnh đạo chỉ lo lắng cho bộ phận mà họ phụ trách nên rất kho đồng tình với quan điểm của các nhà quản trị khác. Trong khi đó, do trung thành với bộ phận của họ nên các nhân viên cũng rất khó hợp tác với nhân viên ở bộ phận khác. 2.2. Cơ cấu theo khu vực địa lý Cơ cấu chức năng theo khu vực địa lý thường được các đơn vị lớn áp dụng, hoạt động kinh doanh dịch vụ theo nhiều vùng địa lý khác nhau. Tại mỗi khu vục địa lý có một đơn vị nhỏ, Người lãnh đạo đơn vị nhỏ được giao quyền đảm nhiệm thực hiện tất cả các chức năng như đơn vị lớn nhưng với quy mô nhỏ hơn. Mỗi đơn vị của tổ chức hoạt động tại một khu vực địa lý có thể trực tiếp theo sát mọi biến động và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Về mặt sản xuất, nhà máy đặt tại các khu vực gần nơi cung cấp nguyên liệu do đó có thể tiết kiệm được chi phí do giá cả nguyên liệu, chi phí vận chuyển và sử dụng được lao động tại chỗ. Đồng thời các dịch vụ khách hàng, dịch vụ hậu mãi được tiến hành phù hợp với khách hàng sở tại. Cơ cấu theo khu vực địa lý thường được áp dụng trong việc tổ chức bộ máy chính quyền ở các nước, áp dụng đối với các công ty lớn, các tập đoàn, các ngành kinh tế – xã hội. Văn phòng trung tâm 1 2 3 4 * Ưu nhược điểm của cơ cấu theo vùng địa lý : Ưu điểm : - Cơ cấu theo khu vực địa lý cho phép nắm bắt được mọi biến động một cách nhanh nhất để có quyết định hợp thời đáp ứng được nhu cầu của từng khu vực. - Tại các vùng thường có nguồn nguyên liệu và nhân lực dồi dào có thể sử dụng tại chỗ vừa tiết kiệm được kinh phí, vừa hạn chế được việc điều động nhân lực. - Các nhà quản trị có thể phát triển được các kỹ năng, chuyên môn, kỹ thuật để giải quyết các vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế. Nhược điểm : - Tất cả các bộ phận chức năng đều được thiết lập tại mỗi văn phòng khu vực do đó cơ cấu tổ chức khá cồng kềnh. - Rất dễ xảy ra những xung đột giữa các mục tiêu của mỗi văn phòng khu vực với các mục tiêu chung của tổ chức. - Tổ chức phải đề ra nhiều quy chế và quy định để phối hợp và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận khu vực. - Cơ cấu này không khuyến khích nhân viên phát triển những kiến thức giải quyết các vấn đề tại các khu vực khác. 2.3. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ Lãnh đạo Sản phẩn dịch vụ X Sản phẩn dịch vụ Y 1 1 2 3 3 2 Sơ đồ 3. Cơ cấu theo sản phẩn hay dịch vụ. 1,2,3 là các bọ phận chức năng Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Cơ cấu theo mô hình này tỏ ra rất phù hợp với các đơn vị, tổ chức có quy mô lớn. Trong mỗi đơn vị tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ đều phải hiện diện đầy đủ các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động của đơn vị đó. * Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ Ưu điểm : - Gia tăng sự chuyên môn hoá bởi cơ cấu này cho phép các nhà quản trị và nhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩn hay dịch vụ mà họ đảm nhận. - Cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố : chi phí, lợi nhuận, những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công trong mỗi tuyến sản phẩn hay dịch vụ. - Chó phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lược của mỗi sản phẩn hay dịch vụ. - Do chú trọng vào một vài sản phẩn hay dịch vụ nên các nhà quản trị có thể duy trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với những thay đổi về nhu cầu tiêu dùng và sự thay đổi của môi trường. Nhược điểm : - Sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, bởi phải thường tổ chức ra tất cả các bộ phận chức năng cho mỗi tuyến sản phẩn hay dịch vụ. Nếu sản phẩn hay dịch vụ có tính mùa vụ cao thì có thể gây lãng phí về nhân công. - Rất khó phối hợp giữa cá bộ phận sản phẩn bởi nhân viên thường chú trọng vào sản phẩn hay dịch vụ của họ hơn là các mục tiêu của toàn tổ chức. Tình trạng này làm giảm khả năng cạnh tranh chung của tổ chức bởi rất khó khăn. Khi điều động các nguồn lực từ sản phẩn hay dịch vụ mạch chi viện tăng cường cho sản phẩn hay dịch vụ yếu. - Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ là giảm sự điều động nhân sự trong nội bộ. Bởi nhân viên tập trung vào một sản phẩn hay dịch vụ nên họ chú trọng phát triển những kỹ năng cần thiết cho loại sản phẩn hay dịch vụ đó. Sự chuyên môn hoá đó không cho phép họ có thể thuyên chuyển sang các chức vụ thuộc các sản phẩn khác. - Có thể lãnh đạo cấp cao đặt ra tiêu chuẩn chung cho tất cả các tuyến sản phẩn hay dịch vụ của cả tổ chức mà không quan tâm đến đặc điểm của các đơn vị khác nhau. Trong ngành Y tế nước ta thường áp dụng cơ cấu này đối với việc quản lý các bệnh viện chuyên khoa. 2.4. Cơ cấu tổ chức ma trận Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu tổ chức dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều. Cơ cấu này tạo ra một bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động của các bộ phận khác và phân chia quyền lực với tất cả các lãnh đạo các bộ phận theo chức năng và lãnh đạo các bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ. Trong một cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực, tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc và tuyến sản phẩn hay dịch vụ hoạt động theo chiều ngang. Bởi vậy một cơ cấu ma trận tồn tại ba tập hợp các mối quan hệ đơn tuyến. - Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp là người đứng đầu và cân bằng hai tuyến quyền lực với lãnh đạo bộ phận theo chức năng và lãnh đạo bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ. - Các mối quan hệ giữa lãnh đạo bộ phận chức năng và lãnh đạo bộ phận theo sản phẩn hay dịch vụ. - Các mối quan hệ giữa các cấp dưới ở cá bộ phận. Cơ cấu ma trận được sáng tạo ra nhằm tận dụng những lợi điểm của cả mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và mồ hình tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ, đồng thời tối thiểu hoá những bất lợi của chúng. Cơ cấu này phá vỡ những rào cản bằng cách cho phép các nhân viên từ các bộ phận chức năng khác nhau đóng góp những kỹ năng của họ trong việc giải quyết những vấn đề chung của tổ chức. Do đó, làm tăng khả năng sử dụng các nguồn lực nhằm thích nghi với sự tác động của môi trường. Đây là một cơ cấu tổ chức khá phức tạp đòi hỏi sự phối hợp giữa các thành viên ở các bộ phận là rất cao. Lãnh đạo Lãnh đạo bộ phận phối hợp Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng 2 Lãnh đạo chức năng 3 1 2 Sơ đồ 4. Cơ cấu tổ chức ma trận. 1,2 là phụ trách các dự án hoặc sản phẩn hay dịch vụ * Những ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức ma trận. Ưu điểm : - Kết hợp sức mạnh và hạn chế yếu điểm của cơ cấu chức năng và cơ cấu theo sản phẩn hay dịch vụ. Đồng thời các nhà quản trị có thể rút ra được nhiều kỹ năng chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác nhau và do đó, họ có thể giải quyết những vấn đề phức tạp với hiệu quả tối đa. - Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức. Do đó có thể điều động nhân sự giữa các bộ phận một cách dễ dàng. Nhược điểm : Quyền lực và trách nhiệm của các nhà lãnh đạo các bộ phận có thể trùng nhau tạo ra các xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các đơn vị và sự không nhất quán. Đây là một cơ cấu rất cồng kềnh và do vậy không kinh tế. Hơn nữa, nhiều khi không thống nhất mệnh lệnh của lãnh đạo các bộ phận. Làm cho nhiều khi nhân viên phó xử. 3. Những yếu tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức. 3.1. Mục đích của cơ cấu tổ chức. Mỗi một tổ chức đều có một mục đích riêng. Và để đạt được mục đích đó thì phải có những phương tiện nhất định như : con người, cơ sở vật chất, phương pháp . . . trong đó một trong những phương tiện quan trọng đó là hình thức tổ chức cơ cấu bộ máy cán bộ. Và khi một cơ cấu tổ chức được hình thành, thiết lập nó sẽ phục vụ cho nhu cầu, nhiệm vụ của các nhà quản lý. Mục đích của tổ chức sẽ quyết định cơ cấu của tổ chức đó. Sự thiết lập cơ cấu đã phân chia công việc của tổ chức, cho phép chuyên môn hoá và tiêu chuẩn hoá các hoạt động. Mỗi một tổ chức có hình thức hoạt động khác nhau sẽ dẫn đến một cơ cấu tổ chức cán bộ khác nhau. Và một cơ cấu tổ chức được thiết lập nó sẽ phải phục vụ cho một mục đích nhất định. Mà mục đích của tổ chức quyết định hình thức tổ chức bộ máy. 3.2. Quan điểm hình thành tổ chức. Thứ nhất , là việc hình thành cơ cấu tổ chức cho một cơ cấu tổ chức bao giờ cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển. Trên cơ sở này tiến hành tập hợp cụ thể các yếu tố của tổ chức tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Đây là quan điểm theo phương pháp diễn giải đi từ tổng hợp đến chi tiết, được áp dụng cho những tổ chức đang hoạt động. Thứ hai, là việc hình thành cơ cấu tổ chức của một tổ chức trước hết phải được bắt đầu từ việc mô tả chi tiết các hoạt động của đối tượng quản trị và xác lập tất cả các mối liên hệ thông tin. Rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức, quản trị. Quan điểm này dùng phương pháp quy lạp đi từ chi tiết đến tổng hợp áp dụng cho trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới. Thứ ba, là việc hình thành cơ cấu tổ chức theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là có sự kết hợp hợp lý hai quan điểm trên. Trước hết phải đưa ra những kết luận có tính nguyên tắc nhằm hình thành hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, sau đó mới tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo các điều lệ, quy chế, nội quý cho các bộ phận của cơ cấu đồng thời xác lập các kênh thông tin cần thiết. Như vậy, toàn bộ các công việc nghiên cứu chi tiết là tiếp tục làm sáng tổ, cụ thể hoá những kết luận đã được khẳng định. Quan điểm này chỉ đạt hiệu quả khi việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã có sự quan tâm thường xuyên, có sự tổng kết đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của tổ chức. 3.3. Phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức. 3.3.1. Phương pháp tương tự. Đây là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tượng tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành. Cơ sở phương pháp lý luận để xác định sự tương tự là sự phân loại các đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định. Như là tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động, tính đồng nhất về các chức năng quản trị được thực hiện, chịu ảnh hưởng của các nhân tố giống nhau . . . Điểm nổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí thiết kế cơ cấu yếu tố, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. Đây là một phương pháp được áp dụng khá phổ biến. Tuy vậy, phải ngăn ngừa sự sao chép kinh nghiệm một cách máy móc, và phải phân tích các điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức mới. 3.3.2. Phương pháp phân tích theo yếu tố. Đây là một phương pháp khoa học được ứng dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản trị. Phương pháp này thường được chia thành ba giai đoạn được biểu diễn ở sơ đồ 5. Sẽ xảy ra hai trường hợp : 3.3.2.1. Trường hợp thứ nhất : Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đang hoạt động. Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị hiện hành được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Để làm được điều đó người ta biểu thị cơ cấu tổ chức hiện hành và các bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ. Từ sơ đồ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thi hành. Nội dung phân tích đối với Cơ cấu tổ chức đang hoạt động bao gồm : Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản trị. Phân tích khối lượng công tác của mỗi bộ phận, mỗi người, phát hiện khâu yếu trong việc phân bố khối lượng công việc quản lý. - Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang, dọc trong cơ cấu. - Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản trị. - Phân tích việc thực hiện các văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong nội bộ cơ cấu tổ chức của đơn vị. - Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lương cán bộ gián tiếp trong giá thành sản phẩn. - Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên hiên có (cơ cấu trình độ nghề nghiệp) với yêu cầu công việc. - Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến việc duy trì sự ổn định của tổ chức. Kết quả phân tích là những nhận xét đánh giá mặt hợp lý và chưa hợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới. 3.3.2.2. Trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức mới. Bước 1 : Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức này : kết quả của việc thực hiện giai đoạn I là xây dựng mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản trị; xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận và các cơ quan cấp trên, các đơn vị hiệp tác bệ ngoài; xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ và thông tin. Như vậy, đây là bước giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với các cơ cấu tổ chức. Bước 2 : Xác định các bộ phận, các thành phần của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận ấy. Nội dụng cơ bản của bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức năng và chương trình mục tiêu. Cơ sở để xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản trị, sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho các bộ phận ấy. Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức. Bước 3 : Những công việc cụ thể ở bước này là phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định số lượng cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Từ đó xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức đạt hiệu quả cao. Phương pháp phân tích theo yếu tố Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Xây dựng sơ đô cơ cấu tổng quát Xác định những kết luận có tính chất nguyên tắc của tổ chức Xác định các thành phần cho các bộ phận của cơ cấu Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận Xác định những đặc trưng của các yếu tố cơ cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý (diều lệ, nội quy, quy chế) Sơ đồ 5. Lôgic của việc hình thành cơ cấu theo phương pháp phân tích theo yếu tố 4. ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức tới các kết quả hoạt động của tổ chức. 4.1. Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ. Cơ cấu tổ chức của một tổ chức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đó. Giữa cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Một cơ cấu hợp lý sẽ giúp tổ chức thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Còn một cơ cấu tổ chức không hợp lý, thiếu khoa học, có sự chồng chéo giữa các bộ phận, chức năng sẽ gây ra sự trì trệ trong hoạt động, ảnh hưởng tới việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức. 4.2. Cơ cấu tổ chức và kết quả hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động của tổ chức. Một cơ cấu tổ chức tốt phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của tổ chức sẽ đem lại hiệu quả làm việc cao. Một tổ chức có sự phân công rõ ràng và chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng sẽ đem lại hiệu quả cao. Ngược lại một cơ cấu không hợp lý trong sự phân công giữa các bộ phận chức năng, không có một kỷ luật chặt chẽ sẽ dẫn đếm kết quả kém. Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng phải quyết định toàn bộ hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh tróng, đạt hiệu quả cao. Ngược lại, một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ mâu thuẫn, kém hiệu quả. Vì thế , cần phải đánh giá hợp lý một cơ cấu tổ chức. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà cần phải có một tập thể mạnh với những con người có đủ những phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng công việc được giao.Để đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức có thể dùng nhiều phương pháp khác nhau như phương pháp tương tự, phương pháp phân tích, phương pháp khảo sát thực tế, thăm dò phản ứng... Phương pháp tương tự cho phép khi so sánh các tổ chức tương đối đồng nhất về chức năng, nhiện vụ thì có tương đối đồng nhất về cơ cấu tổ chức không, hoặc cơ cấu tổ chức tương đối đồng nhất thì kết quả cuối cùng của các tổ chức đó có phân biệt nhau nhiều hơn không? vv...Phương pháp phân tích cho phép đi sâu và hiểu kỹ hơn những lý do, những yếu tố ảnh hưởng gây nên sự khác biệt trong các cơ cấu tổ chức, chỉ ra những bộ phận, những yếu tố không hợp lý trên cơ sở phân tích các chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ hận trong tổ chức. Phần II. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ngành Lao động – thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. I. Những đặc điểm của tỉnh Bắc Ninh ảnh hưởng tới cơ cấu ngành Lao động – thương binh xã hội tỉnh. 1. Đặc điểm tự nhiên. Tỉnh Bắc Ninh thuộc vùng Tây Bắc Bắc Bộ của nước ta. Trước đây là tỉnh Hà Bắc, chính thức chuyển thành Bắc Ninh năm 2000. Với diện tích khoảng 797,2Km2 và dân số 941393(theo kết quả điều tra 1/04/1999) người. Có phía Bắc giáp với tỉnh Bắc Giang, phía đông giáp với tỉnh Hải Dương, phía Nam giáp với Hưng Yêu, phía Tây giáp Hà Nội, Vĩnh Phúc. Tỉnh Bắc Ninh có vị trí quan trong trong phát triển kinh tế và bảo vệ an ninh quốc phòng, là một tỉnh có nhiều thế mạnh về phát triển các làng nghề và khai thác khoáng sản. Và các ngành nông nghiệp và công nghiệp rất phát triển. Với tốc đọ phát triển chóng mặt của các khu công nghiệp và chế xuất. Đây là vùng có bình quân thu nhập đầu người tương đối cao khoảng 1.200.000đ/người/tháng. Tuy nhiên còn nhiều địa phương càn nghèo đói nên việc chăm sóc, quan tâm của Đảng, Chính phủ là hết sức quan trọng. Cơ cấu hành chính của tỉnh bao gồm : trung tâm kinh tế chính trị của tỉnh, thị xã Bắc Ninh và 8 huyện : Yên Phong, Tiên Du, Từ Sơn, Quế Võ, Thuận Thành, Gia Bình, Lương Tài. Nói chung, đặc điểm tự nhiên và cơ sở hạ tầng còn nhiều khó khăn cho công tác lao động – thương binh xã hội tỉnh. 2. Đặc điểm kinh tế xã hội. Nhìn chung tỉnh Bắc Ninh là một tỉnh có nền kinh tế phát triển. Đời sống nhân dân được nâng cao, trình độ dân trí phát triển. Kinh tế xã hội phát triển, đời sống vật chất cũng như tinh thần của nhân dân ngày càng cao, kéo theo đó là phát sinh nhiều vấn đề cần giải quyết trong lĩnh vực lao động xã hội. Để đáp ứng được tốc độ phát triển chung của xã hội và ngành lao động xã hội nói riêng thì đội ngũ làm công tác lao động thương binh xã hội cũng phát triển theo để đủ khả năng đáp ứng những đòi hỏi của cuộc sống. 3. Dân số. Dân số của tỉnh Bắc Ninh đông và gồm nhiều thành phần khác nhau bao gồm cả dân ngu cư và di cư từ nơi khác đến. Nên nảy sinh nhiều vấn đề trong việc giải quyết các chính sách công ăn việc làm cũng như trong lĩnh vực thương binh xã hội. Nhiều đối tượng chính sách còn qua nghèo nên vấn đề tạo công ăn việc làm để xoá đói giảm nghèo còn nhiều khó khăn. vì vậy đòi hỏi ngành phải có đội ngũ cán bộ đủ về số lượng và chất lượng, được tổ chức hợp lý để có thể làm tốt chức năng nhiệm vụ của mình. II. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ngành lao động thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. 1.Cơ cấu cán bộ công chức, viên chức ngành lao động thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. Hệ thống ngành Lao động – thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh (sơ đồ 5) được tổ chức theo quyết định 108 LĐTBXH – TC gồm : - Sở lao động. - Trung tâm dịch vụ việc làm. - Trung tầm giáo dục dạy nghề hướng thiện. - Trung tâm nuôi dưỡng trẻ mồ côi tàn tật. - Xí nghiệp sản xuất của thương binh. - Trung tâm cai nghiện. - Phòng lao động xã hội huyện Yên Phong. - Phòng lao động xã hội huyện Tiên Du. - Phòng lao động xã hội huyện Từ Sơn. - Phòng lao động xã hội huyện Quế Võ. - Phòng lao động xã hội huyện Thuận Thành. - Phòng lao động xã hội huyện Gia Bình. - Phòng lao động xã hội huyện Lương Tài. UBND tỉnh UBND tỉnh UBND tỉnh Sở lao động Phòng LĐTBXH Cán bộ LĐTBXH Phòng kinh tế tài chính Phòng phòng chống tệ nạn xã hội Hồ sơ lưu trữ Thanh tra sở Phòng lao đông tiền lương tiền công Trung tâm cai nghiện Phòng thương binh xã hội Xí nghiệp sản xuất của thương binh Trung tâm nuôi dạy trẻ mồ côi tàn tật Trung tâm giáo dục dạy nghề hướng thiện Trung tâm dịch vụ việc làm Các phòng tổ chức chuyên môn nghiệp vụ Các đơn vị trực thuộc Sơ đồ tổ chức theo quyết định 108 LĐTBXH – TC năm 1998 Quyết định của giám đốc sở LĐ -TBXH Phòng tổ chức hành chính tổng hợp số108-lao động thương binh và xã hội/tổ chức Phòng tổ chức - hành chính - tổng hợp UBND Tỉnh Biểu đồ 6 : Sơ đồ tổ chức mạng lưới ngành lao động thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh năm 1998 Tổ lưu dữ hồ sơ Lao động – tiền lương – tiền công Thanh tra sở Kinh tế – Tài chính Phòng phòng chống tệ nạn xã hội Phòng thương binh – xã hội 8 huyện , thị Sở LĐ - TB - XH UBND huyện, thị xã Phòng LĐ - TB - XH Cán bộ TBXH UBND xã số04/UB-cơ cấu tổ chức Bộ máy của nhgành lao động thương binh xã hội. 2. Đặc điểm cơ cấu cán bộ theo chức danh công việc của sở Lao động – thương binh xã hội tỉnh Bắc Ninh. Tổng số lao động thuộc biên chế là 155 người. Trong đó cán bộ quản lý thuộc sở gồm 29 người, các đơn vị trực thuộc 126 người. Cơ cấu như sau : Biểu đồ 1: Biểu đồ 1. Cơ cấu cán bộ lao động - thương binh xã hội theo chức danh công việc sở LĐ-TBXH tỉnh Bắc Ninh năm 2002. STT Chức danh công việc Số lượng I. Cán bộ quản lý sở lao động 1 Giám đốc sở 1 2 Các phó giám đốc 2 3 Phòng tổ chức – hành chính – tổng hợp 4 4 Phòng lao động–việc làm–tiền lương–tiền công 4 5 Phòng thương binh xã hội 2 6 Phòng kế toán – tài chính 3 7 Thanh tra sở 3 8 Tổ lưu dữ hồ sơ 3 9 Phòng phòng chống tệ nạn xã hội 2 Tổng II. Các đơn vị trực thuộc tỉnh 1 Trung tâm dịch vụ việc làm 10 2 TT giáo dục – dạy nghề – hướng nghiệp 25 3 TT nuôi dưỡng trẻ mồ côi - tật nguyền 31 4 Xí nghiệp sản xuất của thương binh 8 5 Cán bộ tại các trung tâm cai nghiện 15 ` III. Lao động hợp đồng 1 Phục vụ, văn thư 2 2 Bảo vệ 3 Lái xe 2 4 Đại học khác 9 5 Lao động khác 2 Tài liệu:Thống kê tổ,biên chế các phòng ban , đơn vị chực thuộc sở và huyện , thị xã năm 2002. Tổng số lao động thuộc biên chế là 155 Người. Trong đó cán bộ quản lý thuộc sở là 29 Người, các đơn vị trực thuộc là 126 Người: Cơ cấu như trên. Qua số liệu trên ta thấy số lượng cán bộ làm công tác lao động xã hội còn quá thấp chỉ có hai người làm công tác tiền lương, hai người quản lý và dạy nghề, nhìn chung số lượng cán bộ còn thiếu cả về số lượng và chuyên môn. So với chức năng nhiệm vụ của ngành thì số lượng cán bộ còn quá móng. Số cán bộ của ngành phải thường xuyền học tập nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Trách nhiệm của họ rất nặng nề, do đó phải có._.