Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty XNK và đầu tư xây dựng

h nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty. Luận văn của em gồm 2 chương: Chương 1: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Chương 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn luận văn của em còn thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô, các cô chú cán bộ ở Công ty để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Chương 2 Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng I. Những đặc điểm cơ bản của công ty ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy quản lý 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội là một trong 23 thành viên của Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội. Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội là doanh nghiệp được thành lập theo Quyết định số 6335/QĐ-UB ngày 9/12/1993; Đăng ký kinh doanh số 109540 cấpngày 11/12/1993. Tiền thân của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội là Công ty kinh doanh hàng xuất nhập khẩu lương thực thuộc thành phố Hà Nội theo Quyết định số 1098/UB. Ngày 9/12/1993 theo Quyết định 6335/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc đổi tên và xác định lại nhiệm vụ cho Công ty kinh doanh hàng XNK lương thực đó là: - Đổi tên cho Công ty kinh doanh hàng XNK lương thực với tên gọi mới là: Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội thuộc Liên hiệp các Công ty lương thực Hà Nội. - Địa chỉ giao dịch: 28 đường Trường Chinh, quận Đống Đa - Hà Nội. Lúc này công ty có nhiệm vụ: - Kinh doanh, sản xuất, chế biến hàng lương thực, nông lâm sản, tiểu thủ mỹ nghệ và các hàng hoá tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước. - Làm đại lý bán hàng, giới thiệu sản phẩm cho các thành phần kinh tế trong và ngoài nước như thuốc lá nội, bia, rượu, đường sữa và bánh kẹo… - Kinh doanh đầu tư, nhận thầu xây dựng phát triển nhà phục vụ cho các nhu cầu trong, ngoài ngành và nhu cầu của thị trường nước ngoài. - Kinh doanh khách sạn, dịch vụ du lịch - Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất, dịch vụ và đầu tư của doanh nghiệp. Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tại ngân hàng (kể cả ngân hàng ngoại tệ), được sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước. Vốn đầu tư ban đầu của Công ty là: 8.120.979.200 đồng Trong đó: Vốn cố định: 5.963.979.200 đồng Vốn lưu động: 2.157.000.000 đồng Kể từ ngày thành lập đến nay Công ty đã qua 6 lần đăng ký thay đổi kinh doanh và địa chỉ mới của trụ sở công ty. Lần 1: Đăng ký thêm ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh nhà ở, đầu tư, nhận thầu, xây dựng các công trình công nghiệp, nông nghiệp dân dụng và xây dựng khác phục vụ nhu cầu trong nước và ngoài nước. Lần 2: Đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh: Được đại lý bán xăng dầu theo quy định hiện hành. Lần 3: Đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và nông thôn. Xây dựng các công trình đường bộ. Xây dựng các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ. San lấp mặt bằng và thi công các lại móng công trình (Theo Quyết định số 1466/QĐ-UB ngày 10/4/1998 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội). Lần 4: Đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh: XNK các mặt hàng lương thực và các sản phẩm chế biến từ lương thực. Nhập khẩu các mặt hàng bột mỳ, kim khí, điện máy, vật liệu xây dựng, thiết bị văn phòng phục vụ sản xuất và đời sống (theo Quyết định số 3804/QĐ-UB ngày 16/9/1998 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội). Lần 5: Đăng ký Trụ sở giao dịch mới tại: 369 đường Trường Chinh, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân - Hà Nội. Và cơ quan cấp trên trựctiếp là Tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội (có quyết định số 78/1999/QĐ-UB ngày 21/9/1999 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội). Lần 6: Đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh: Thi công lắp đặt hệ thống cấp nước, thoát nước, đường dây và trạm biến áp đến 35KVA; Kinh doanh khí đốt ga (có quyết định số 1955/QĐ-UB ngày 26/3/2002 của UBND Thành phố Hà Nội). Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành xây dựng, với đội ngũ cán bộ công nhân viên bao gồm các kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề, Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội đã và đang tham gia hoạt động trên các lĩnh vực xây dựng dân dụng, nhà ở, công trình văn hóa, công nghiệp, công trình công cộng, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị, công trình giao thông, thủy lợi, kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá. 2. Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực 1/ Các ngành nghề kinh doanh chính: * Xây dựng công trình nhà ở, công trình dân dụng, công trình văn hóa. * Xây dựng công trình công cộng và phần bao che công trình công nghiệp quy mô lớn. * Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị, các công trình giao thông đường bộ, công trình thủy lợi. * Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản để phát triển các khu đô thị, khu phố và các công trình đô thị khác, liên doanh với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để phát triển sản xuất và thực hiện các đề án đầu tư của Công ty. * Kinh doanh nhà. * Kinh doanh khách sạn, dịch vụ du lịch và lữ hành quốc tế. 2/ Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty: Giám đốc công ty Phó GĐ KT Phó GĐ TT Phó GĐ KD Các xí nghiệp Các đội trực thuộc Phòng TCông Phòng KHKT Phòng TChức Văn Phòngg Phòng Kế Toán Phòng KTTT Phòng Dự án - Giám đốc phụ trách chung, có quyền ra lệnh và quyết định - Các phó giám đốc là trực tuyến đối với một số phòng ban được phân công phụ trách, lãnh đạo chức năng đối với các Xí nghiệp và các đội trực thuộc nhưng không có quyền ra lệnh. Các phó giám đốc điều hành trực tiếp các phòng chức năng và sử dụng được kinh nghiệm của các chuyên gia giúp giám đốc ra quyết định. - Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu: đề xuất các chủ trương biện pháp giúp Giám đốc Công ty tổ chức quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra, tổng hợp tình hình về sản xuất kinh doanh và thực hiện các mặt quản lý. Chịu trách nhiệm cá nhân về các hoạt động của phòng mình phụ trách - Các Xí nghiệp được thành lập để trực tiếp thực hiện thi công các công trình, được Công ty uỷ quyền. - Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, theo dõi, điều độ kịp thời trong thi công, đảm bảo đúng thiết kế kỹ thuật, chất lượng công trình, tiến độ thi công và an toàn lao động . - Căn cứ vào kế hoạch của Giám đốc Công ty giao, đơn vị chủ động tìm kiếm việc làm; Kết hợp với các phòng chức năng Công ty để hoàn thành nhiệm vụ Giám đốc Công ty giao. Các đội trực thuộc chủ yếu nhận thi công các dự án do Công ty thắng thầu giao cho. ************************* 2. Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực: 2.1 Năng lực về thiết kế và sản xuất. a. Năng lực về thiết kế. Công ty được cấp giấy phép thiết kế và chế tạo thiết bị nâng số 22/TTATLĐ - TBV. Những bản vẽ và thiết kế được các kỹ sư lành nghề thiết kế và tối ưu hoá trên máy tính toàn bộ các sản phẩm kết cấu và thiết bị nâng hạ bao gồm cả hệ thống điều khiển và động lực theo yêu cầu cả khách hàng. Với đôi ngũ kỹ sư trẻ, năng động và có tính nhạy bén trong công việc cộng với sự hỗ trợ của các giảng viên trong các trường đại học khối kỹ thuật nên các bản vẽ thiết kế của đội ngũ kỹ thuật đã đáp ứng được những nhu cầu khắt khe của khách hàng trong nước và quốc tế. Phần mềm được sử dụng cho công việc thiết kế là: SAP, AUTOCAP, PROLOG và các phần mềm tính toán kết cấu chuyên dụng. b. Năng lực về sản xuất. Với nhà xưởng kết cấu 2400 m2, nhà xưởng cơ khí 800 m2, nhà xưởng sơn và phụ trợ 500 m2, hàng tháng công ty đã sản xuất dược từ 60T đến 120T kết cấu. Để tạo ra sản phẩm với chất lượng tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất và mẫu mã phù hợp với yêu cầu của thị trường. Công ty đã trang bị một hệ thống máy móc hiện đại được nhập từ các hãng hàng đầu thế giới. Biểu 1: Thiết bị phục vụ sản xuất của công ty. TT Thiết bị Nhãn hiệu/nước sx Slượng I Thiết bị cắt 3 1 máy cắt plasma Platemate/ Japan 1 2 Máy cắt đột liên hợp Kingsland,England 1 3 Máy cưa Carolina, USA 1 4 Máy cắt nhiệt 4 đầu thép hình Iwatani,Japan II Thiết bị hàn 1 Máy hàn MIG DC400 Lincoln, Australia 10 2 Máy hàn MIG DC400 Lincoln, Australia 2 3 Máy hàn tự động LT7 Lincoln L17,USA 4 4 Máy hàn bán tự động MIG Transmig 500,Autr 2 5 Máy hàn MIC WIRE400 Keppi 2 6 Các thiết bị hàn khác Vietnam, India 10 III Thiết bị làm sạch và sơn phủ 1 Máy phun sơn Graco, USA 2 2 Máy phun bi làm sạch Blastmaster 1 VI Thiết bị nâng hạ: 1 Xe nâng Forklift 5t Mitsubishi, Japan 1 2 Xe cẩu thuỷ lực 5t Internatonal, Aus 2 3 Cầu trục 5t Abus, Germany 1 4 Cầu trục 5t GH,Tây ban nha 1 V Thiết bị gia công khác Japan 1 Máy khoan cần Australia 1 2 Máy uốn ống Australia 1 3 Máy lốc đứng Russia& Poland 1 4 Máy tiện Russia 5 5 Máy khoan bàn Nitto, japan 2 6 Khoan từ AS 50&M320 Poland 6 7 Máy bào Poland 1 8 Máy phay Poland 1 9 Máy xọc Poland 1 10 Máy phay răng Poland 1 Ngoài ra sản phẩm của công ty còn sử dụng thiết bị của những hãng hàng đầu thế giới như: - Hãng KONERANES, công ty đã sử dụng các thiết bị như: Pa lăng cáp điện, Pa lăng xích điện, Thiết bị nâng hạ đặc biệt. - Hãng GH, Công ty đã sử dụng các thiết bị như: Pa lăng cáp điện, thiết bị nâng hạ đặc biệt ( tải trọng lớn, điều kiện làm việc đặc biệt) - Hãng IGA với hệ thống ray treo cáp, hệ thống cáp điện an toàn dạng hộp. - Hãng SGM với thiết bị mâm từ, nam châm điện. - Hãng MEIDEN với thiết bị Pa lăng cápđiện tiêu chuẩn và đặc biệt - Hãng KITO với thiết bị Pa lăng cáp điện, Pa lăng xích điện (loại tiêu chuẩn và loại đặc biệt), Pa lăng xích điện tay. Và một số hãng nổi tiếng khác với thiết bị như thiết bị kẹp, nâng cuộn thuỷ lực, cẩu tháp, cẩu tự hành bánh xích, cẩu tự hành bánh hơi. Quá trình sản xuất của Công ty được trang bị hệ thống máy móc hiện đại như bảng trên và sản phẩm có sử dụng thiết bị của các hãng hàng đầu thế giới, nên sản phẩm của Công ty đã từng bước đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước. Với hệ thống máy móc hiện đại như trên thì quá trình sản xuất của Công ty được thực hiện toàn bộ trên day truyền sản xuất do vậy đòi hỏ phải có đội ngũ công nhân lành nghề và đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn cao. 2.3. Về tình hình tài chính. Qua bảng số liệu dưới đây ta có thể thấy được tình hình tài chính va nguồn vốn của công ty qua một số năm qua. Biểu 2: Tình hình tài chính của công ty. Đơn vị tính: Tỷ VNĐ Tài sản Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2001 Tổng tài sản có 14.008 16.32 19.38 23.89 Tổng tài sản có lưu động 6.59 9.82 13.74 18.95 Tổng tài sản nợ 14.008 16.32 19.38 23.89 Tổng tài sản nợ lưu động 1.98 3.63 5.11 9.65 Tổng doanh thu 12.11 12.69 14.28 22.84 Vốn luân chuyển 81% 94% 94.61% 95.60% So với nguồn vốn của công ty thì hàng năm tổng doanh thu của công ty đạt được tương đối lớn. Tài sản của công ty chủ yếu tồn tại dưới dạng vốn luân chuyển và lượng vốn này tăng hàng năm. Năm 2000 vốn luân chuyển của công ty là 81% nhưng đến năm 2003 đã tăng lên 95.60% và công ty đang phấn đấu để vốn luân chuyển của mình đạt 100%. Qua đây ta thấy tình hình sản xuất của công ty rất năng động, không có vốn tồn đọng, từ đó dẫn tới doanh thu hàng năm khá cao, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng, sản phẩm của Công ty ngay càng chiếm được cảm tình của khách hàng trong và ngoài nước. 2.4. Về nguồn nhân lực. Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 84 người với 25 lao động gián tiếp ( nhân viên văn phòng) và 59 lao động trực tiếp dưới các xưởng của nhà máy (nhân viên sản xuất). Để thấy rõ tình hình biến động về nguồn nhân lực của Công ty qua các năm ta có bảng số liệu sau: Biểu 3: Nguồn nhân lực của công ty. Đơn vị tính: Người Nhân viên Năm2000 Năm2001 Năm2002 Năm2003 Năm2004 1. Tổng số 62 68 75 78 84 2. NV văn phòng 15 17 20 22 25 3.Nhân viên SX 47 51 55 58 59 Qua bảng số liệu trên ta thấy nguồn lao động của công ty qua các năm biến đổi không nhiều, mỗi năm chỉ tăng vài lao động và chủ yếu là tăng lực lượnglao động sản xuất. Nguồn lao động của công ty có trình độ và chuyên môn cao, với đội ngũ lao động năng động, sáng tạo trong công việc. Trình độ của lực lượng lao động gián tiếp tương đối cao, với 100% có trình độ đại học và trên đại học gồm: + Một tiến sĩ máy xây dựng + Một tiến sĩ kết cấu + Một thạc sĩ điện và điều khiển + Ba kỹ sư xây dựng và máy xây dựng + Bốn kỹ sư cơ khí + Hai kỹ sư công nghệ hàn + Hai kỹ sư độnglực và tám cử nhân các ngành kinh tế tài chính, ngân hàng. Trình độ của đội ngũ lao động trực tiếp với: + 100% kỹ thuật viên và giám sát viên có trình độ từ trung cấp trở lên. + 45% công nhân bậc cao có tay nghề từ 4/7 trở lên + 35% đã được đào tạo tại nước ngoài hoặc đã tham gia các khoá đào tạo tại Việt Nam do chuyên gia nước ngoài giảng dạy. Với nguồn lực được đào tạo và phát triển liên tục CEC Hanoi luôn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế với những sản phẩm có chất lượng cao nhất, mẫu mã đẹp và giá thành cạnh tranh nhất. 3. Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. 3.1. Quy trình sản xuất của Công ty. Do mới đi vào hoạt động nên quy trình sản xuất của Công ty còn sơ khai, có thể mô ta quy trình sản xuất theo sơ đồ sau.  Nhận bản vẽ thiết kế Triển khai bóc tách vật tư Tiến hành sản xuất: Lấy dấu Gá lắp Hàn tiện Hàn lạnh sơn phủ bề mặt Sản phẩm (bán sản phẩm) Kết qủa cuối cùng của quy trình sản xuất nếu giao cho khách hàng thì đó là sản phẩm hoàn chỉnh, còn là bán sản phẩm khi Công ty phải chịu trách nhiệm thi công tại công trường theo yêu cầu của khách hàng. 3.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm. Sản phẩm của công ty được tiêu thụ trên thị trường trong nước và quốc tế. Công ty chỉ tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng đấu thầu, do vậy cả thị trường trong nước và thị trường ngoài nước Công ty không hình thành lên các đại lý bán hàng. Để khách hàng biết đến sản phẩm của mình , Công ty đã tiến hành quảng cáo và giới thiệu sản phẩm và trao đổi với khách hàng bằng mạng máy tính, hay trực tiếp gặp khách hàng trao đổi về tính chất của sản phẩm. Mục tiêu của Công ty là mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước bằng các tăng cường giới thiệu sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng và tính tối ưu của sản phẩm với khách hàng trong nước. 4. Thuận lợi và khó khăn hiện tại của công ty. * Thuận lợi. Từ một đơn vị được hình thành do liên doanh giữa hai đối tác là Australia và đối tác Việt Nam, CEC HaNoi Ltd đã không nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mô hoạt động của mình để từng bước đưa sản phẩm của công ty trở thành sản phẩm hàng đầu về chất lượng và đã tạo dựng được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Chính sự liên doanh này đã tạo dựng công ăn việc làm cho những cán bộ và công nhân viên từ Công ty cơ khí xây dựng số 5 chuyển sang. Trình độ quản lý của cán bộ và trình độ tay nghề của công nhân ngày càng được nâng cao do nhận được sự hỗ trợ về kinh nghiệm, chuyên môn từ các chuyên gia nước ngoài và quy trình công nghệ mới. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng tiến triển tốt, doanh thu tăng hàng năm. Cơ cấu tổ chức lao động được kiện toàn và từng bước đi vào hoạt động đã có hiệu quả. Thể hiện ở chỗ, doanh thu tăng hàng năm, tiến độ sản xuất đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và tiến độ giao hàng. Người lao động đủ việc làm thu nhập tương đối cao. Tập thể công ty là một khối thống nhất từ trên xuống dưới; bầu không khí làm việc hoà đồng vui vẻ, có tính năng động cao đã tạo ra thế và lực vững chắc làm tiền đề cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2004 và các năm tiếp theo. * Khó khăn. Công ty vẫn còn một số hạn chế là tốc độ tăng trưởng trong 5 năm qua tăng không đều, thiếu bền vững, vốn tồn đọng nơi khách hàng khá lớn. Nguyên nhân chính là do Công ty phụ thuộc quá nhiều vào vốn liên doanh của đối tác Australia. Ngoài ra cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty chưa được hoàn chỉnh, cơ cấu tổ chức thường xuyên thay đổi (thay đổi hàng tháng) theo tình hình sản xuất của công ty; chưa xây dựng được nội quy lao động toàn công ty, lao động quản lý còn kiêm quá nhiều nhiệm vụ và chức năng nên hiệu quả quản lý chưa cao. Công tác quản lý kinh tế và tài chính vẫn còn một số tồn tại như: một số đơn vị trực thuộc khối lượng giá trị dở dang, công nợ tồn đọng lớn dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh còn hạn chế. Qua hơn bốn tháng triển khai thực hiện việc sắp xếp đổi mới doanh nghiệp của công ty đã đạt được một số kết quả ban đầu như: chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty được kiện toàn, tăng cường được mối quan hệ, lề lối làm việc của các đơn vị phòng ban được chặt chẽ hơn. Trong thời gian tới, Công ty tiếp tục thực hiện việc sắp xếp đổi mới công ty, thực hiện phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng nhân viên trong các phòng ban và hoàn thiện quy trình sản xuất dưới nhà máy, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002 dựa trên nền tảng hệ thống quản lý chất lượng của công ty mẹ là tập đoàn WGE (Australia) và từng bước xây dựng thương hiệu của công ty. 5. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển công ty trở thành một công ty hàng đầu về chất lượng, phương hướng của công ty từ nay đến năm 2006 là phát huy truyền thống của Công ty mẹ, tăng cường đoàn kết, tích cực đổi mới và đa dạng hoá sản phẩm phù hợp với năng lực và sở trường của công ty. Tăng cường nhanh giá trị sản xuất đạt hiệu quả cao Mục tiêu: - Phấn đấu tổng giá trị sản xuất của công ty giữ tốc độ phát triển bình quân là 35%, đến năm 2005 tổng giá trị đạt 30 tỷ VNĐ. - Hoàn thành đúng tiến đô sản phẩm theo đơn đặt hàng. - Đa dạng hoá sản phẩm từ kết cấu đơn giản đến phức tạp, sản xuất thêm mặt hàng nhà thép tiền chế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nước và quốc tế. - Phát triển vốn sản xuất của công ty: Phấn đấu đến năm 2006 vốn sản xuất kinh doah của công ty trên 45 tỷ VNĐ, đảm bảo trả vốn vay trung và dài hạn. - Hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đáp ứng điều kiện đủ để doanh nghiệp thành công trên thương trường. - Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý năng động có trình độ cao. Xây dựng một tập thể công nhân có tay nghề cao, có tác phong sản xuất công nghiệp đáp ứng yêu cầu của cơ chế thị trường. II. Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty. 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty. HĐQT TGĐ Cố vấn Trợ lý nhân sự Phòng kinh doanh GĐ điều hành Phòng TC kế toán Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật Bộ phận vật tư Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này TGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chế như bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí như vậy là chưa hợp lí. 2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty: 2.1. Khối cơ quan Công ty. 2.1.1. Ban giám đốc. Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc. Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn 1 TGĐ 55 Cơ khí Trên đại học 2 GĐ điều hành 52 Cơ khí Trên đại học 3 Quản đốc nhà máy 45 X D máy Trên đại học a. Tổng giám đốc công ty: - Chức năng: + Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty. + Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồng quản trị thông qua. + Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng. + Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty. - Nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty. + Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng. b. Giám đốc điều hành: - Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và chỉ đạo giám sát nhà máy. - Nhiệm vụ chính: + Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành + Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ. + Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng. + Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án. + Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động. + Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công hực hiện các công việc khác theo chỉ đạo củaTGĐ. - Báo cáo: Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho TGĐ và chịu sự giám sát của TGĐ. - Các mối quan hệ của giám đốc điều hành: + Quan hệ với bên ngoài CEC: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinh doanh bàn giao; Quan hệ với các trưng tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề. + Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh. + Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ. + Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai hợp đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng. c. Quản đốc Nhà máy. - Nhiệm vụ: + Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp đặt theo thông số kỹ thuật và khối lượng được giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ liệu thông tin đến. + Kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao. + Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao. + Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn đề phát sinh, các công việc xưởng không thực hiện đượccần thuê thầu phụ. + Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của kế toán, kiêm hành chính nhà máy. + Quản lý thiết bị trong xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ các máy móc công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị. +Quản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo đúng yêu cầu phòng kỹ thuật đưa ra. + Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập hồ sơ thủ tục giao hàng. + Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao động. + Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của Giám đốc điều hành. + Tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành hồ sơ về khối lượng công trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành về những vấn đề phát sinh nhân sự nhà máy. - Chức năng: + Quyết định các công việc triển khai sản xuất của nhà máy nhằm đảm bảo thực hiện tốt các công việc được Giám đốc điều hành giao. + Quyết định những hợp đồng thầu phụ và vận chuyển với những công việc hiện tại thường có giá trị thấp (dưới 1 triệu đồng) + Quản lý nhân sự trong nhà máy: Tổ chức phân công công việc, theo dõi đánh giá nhân sự nhà máy. + Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc điều hành. - Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy. + Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báo cáo Giám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về tiêu chuẩn, số lượng, chất lượng hàng nhập kho. + Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo về các sự cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹ thuật để trỉên khai hợp đồng; lập hồ sơ khối lượng công việc hoàn thành trình Giám đốc điều hành phê duyệt để tiến hành thanh lý hợp đồng. 2.1.2. Phòng kinh doanh: - Nhiệm vụ: + Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển công nghệ. + Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của CEC trình TGĐ phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người. + Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền..... + Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ. + Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng. + Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng. + Trợ lý TGĐ về các vấn đề chiến lược, tổ chức, quản lý và điều hành công ty. Hỗ trợ TGĐ trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền sở tại cũng như các hoạt động cộng đồng. + Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh doanh, xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng người. - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng. + Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ. + Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt. + Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. + Báo cáo TGĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng triển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai đúng kế hoạch. + Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng. - Mối quan hệ trong nội bộ Công ty: + Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán, thanh lý hợp đồng; Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nhập khẩu trang thiết bị. + Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lượng công việc và giá thành. Sau khi ký kết hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ phận kỹ thuật và Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng; Phối hợp cùng Giám đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nhập khẩu và tiến hành nhập khẩu. + Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập khẩu cho giám đốc Nhà máy; Tiếp nhận thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh. Biểu 5: Cơ cấu phòng kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn TĐ tiếng anh 1. Trưởng phòng 1 Đại học KS. cơ khí C 2. Bộ phận Marketing 2 Đại học KSxây dựng C 3. Bộ phận xuất nhập khẩu 1 Đại học Kế toán TC B Kết cấu phòng như vậy là tương đối gọn nhẹ, nhưng trưởng phòng phải kiêm quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ đại học, có chuyên môn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngoài ra còn được trang bị thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp và trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn phòng, các phần mềm hệ thống và internet. Về độ tuổi, cả bốn người trong phòng đều có độ tuổi dưới 30 tuổi, chiếm 100%. Với cơ cấu trên, Phòng có thể hoàn thành tốt công việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp được sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng như kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của của từng nhân viên trong phòng chưa được phân công rõ ràng, còn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu tư. 2.1.3. ._.