Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty XNK và đầu tư xây dựng

h nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty. Luận văn của em gồm 2 chương: Chương 1: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Chương 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn luận văn của em còn thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô, các cô chú cán bộ ở Công ty để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này! CHƯƠNG 1 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HÀ NỘI I. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội là một trong 23 thành viên của Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội. Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội là doanh nghiệp được thành lập theo Quyết định số 6335/QĐ-UB ngày 9/12/1993; Đăng ký kinh doanh số 109540 cấp ngày 11/12/1993. Tiền thân của Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội là Công ty kinh doanh hàng xuất nhập khẩu lương thực thuộc thành phố Hà Nội theo Quyết định số 1098/UB. Ngày 9/12/1993 theo Quyết định 6335/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc đổi tên và xác định lại nhiệm vụ cho Công ty kinh doanh hàng XNK lương thực đó là: - Đổi tên cho Công ty kinh doanh hàng XNK lương thực với tên gọi mới là: Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội thuộc Liên hiệp các Công ty lương thực Hà Nội. - Địa chỉ giao dịch: 28 đường Trường Chinh, quận Đống Đa - Hà Nội. Lúc này công ty có nhiệm vụ: - Kinh doanh, sản xuất, chế biến hàng lương thực, nông lâm sản, tiểu thủ mỹ nghệ và các hàng hoá tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước. - Làm đại lý bán hàng, giới thiệu sản phẩm cho các thành phần kinh tế trong và ngoài nước như thuốc lá nội, bia, rượu, đường sữa và bánh kẹo… - Kinh doanh đầu tư, nhận thầu xây dựng phát triển nhà phục vụ cho các nhu cầu trong, ngoài ngành và nhu cầu của thị trường nước ngoài. - Kinh doanh khách sạn, dịch vụ du lịch - Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất, dịch vụ và đầu tư của doanh nghiệp. Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội là doanh nghiệp nhà nước, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tại ngân hàng (kể cả ngân hàng ngoại tệ), được sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước. Vốn đầu tư ban đầu của Công ty là: 8.120.979.200 đồng Trong đó: Vốn cố định: 5.963.979.200 đồng Vốn lưu động: 2.157.000.000 đồng Kể từ ngày thành lập đến nay Công ty đã qua 6 lần đăng ký thay đổi kinh doanh và địa chỉ mới của trụ sở công ty. Lần 1: Đăng ký thêm ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh nhà ở, đầu tư, nhận thầu, xây dựng các công trình công nghiệp, nông nghiệp dân dụng và xây dựng khác phục vụ nhu cầu trong nước và ngoài nước. Lần 2: Đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh: Được đại lý bán xăng dầu theo quy định hiện hành. Lần 3: Đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và nông thôn. Xây dựng các công trình đường bộ. Xây dựng các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ. San lấp mặt bằng và thi công các lại móng công trình (Theo Quyết định số 1466/QĐ-UB ngày 10/4/1998 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội). Lần 4: Đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh: XNK các mặt hàng lương thực và các sản phẩm chế biến từ lương thực. Nhập khẩu các mặt hàng bột mỳ, kim khí, điện máy, vật liệu xây dựng, thiết bị văn phòng phục vụ sản xuất và đời sống (theo Quyết định số 3804/QĐ-UB ngày 16/9/1998 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội). Lần 5: Đăng ký Trụ sở giao dịch mới tại: 369 đường Trường Chinh, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân - Hà Nội. Và cơ quan cấp trên trực tiếp là Tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội (có quyết định số 78/1999/QĐ-UB ngày 21/9/1999 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội). Lần 6: Đăng ký bổ sung ngành nghề kinh doanh: Thi công lắp đặt hệ thống cấp nước, thoát nước, đường dây và trạm biến áp đến 35KVA; Kinh doanh khí đốt ga (có quyết định số 1955/QĐ-UB ngày 26/3/2002 của UBND Thành phố Hà Nội). Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành xây dựng, với đội ngũ cán bộ công nhân viên bao gồm các kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề, Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội đã và đang tham gia hoạt động trên các lĩnh vực xây dựng dân dụng, nhà ở, công trình văn hóa, công nghiệp, công trình công cộng, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị, công trình giao thông, thủy lợi, kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá. Các ngành nghề kinh doanh chính: * Xây dựng công trình nhà ở, công trình dân dụng, công trình văn hóa. * Xây dựng công trình công cộng và phần bao che công trình công nghiệp quy mô lớn. * Xây dựng các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị, các công trình giao thông đường bộ, công trình thủy lợi. * Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản để phát triển các khu đô thị, khu phố và các công trình đô thị khác, liên doanh với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để phát triển sản xuất và thực hiện các đề án đầu tư của Công ty. * Kinh doanh nhà; Kinh doanh khách sạn, dịch vụ du lịch và lữ hành quốc tế. 2. Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực: 2.1. Năng lực về sản xuất Với cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty tuy còn nhiều khó khăn về nhiều mặt như vốn, thị trường tiêu thụ… nhưng công ty cũng mạnh dạn đầu tư công nghệ máy móc thiết bị mới phục vụ cho sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động cũng như tăng chất lượng sản phẩm để sản phẩm của công ty ngày càng có tính cạnh tranh trên thị trường, hàng năm Công ty có kế hoạch sửa chữa, tu bổ, nâng cấp máy móc thiết bị giúp cho sản xuất được an toàn và liên tục. Hiện tại đa số máy móc thiết bị của Công ty còn tốt, hiện tại công ty chưa được sử dụng tối đa hết công suất nhưng trong những năm tới Công ty xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà nội sẽ phải khai thác triệt để công suất máy móc thiết bị của mình để đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn. Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà nội xây dựng chiến lược trong những năm tới sẽ đổi mới một số thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất thi công công trình như: Máy phun vữa, máy nghiến đá, máy luồn cáp... để đáp ứng được nhu cầu thị trường gay gắt như hiện nay. Quá trình thi công công trình của Công ty được trang bị hệ thống máy móc hiện đại, nên các công trình Công ty đảm bảo chất lượng và đáp ứng các yêu cầu khắt khe của đối tác. Với hệ thống máy móc hiện đại như trên đòi hỏi Công ty phải có đội ngũ công nhân lành nghề và đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn cao. 2.2. Về tình hình tài chính Để hiểu rõ về vốn và cơ cấu vốn của công ty, ta xem xét bảng sau: Bảng 1: Tình hình tài sản của công ty Đơn vị tính: tỷ đồng Năm Chỉ tiêu 2003 2004 So sánh 2004/2003 CL Tỷ lệ (%) 1. Tổng tài sản 16,6 18,7 + 2,1 + 12,65 2. Tài sản lưu động 9,9 12,8 + 2,9 + 29,3 3. Tài sản cố định 6,7 5,9 - 0,8 - 11,94 Nhìn vào biểu trên ta thấy: Tổng số vốn của Công ty năm 2004 là 18,7 tỷ đồng tăng 2,1 tỷ đồng so với năm 2003 (tương ứng tăng 12,65%). Về cơ cấu vốn thì, vốn lưu động năm 2004 là 12,8 tỷ đồng, chiếm 68,4% trong tổng số vốn kinh doanh, tăng lên so với vốn lưu động năm 2003 là 2,9 tỷ đồng, tương ứng với 29,3%. Vốn cố định năm 2004 là 5,9 tỷ đồng chiếm 31,6% trong tổng số vốn kinh doanh giảm đi 0,8 tỷ đồng so với vốn cố định năm 2003 tương ứng,giảm 11,94%. Điều này cho thấy vốn lưu động chiếm 1 tỷ trọng lớn trong tổng số vốn. Và tỷ trọng vốn lưu động ngày càng tăng. Lý giải điều này là do năm 2004 Công ty đã thanh lý 1 số TSCĐ có hiệu quả thấp trong sản xuất nhằm làm tăng vốn lưu động trong kinh doanh. Vốn kinh doanh là một chỉ tiêu tài chính hết sức quan trọng của các doanh nghiệp. Nó phản ánh quy mô kinh doanh và thế mạnh của một đơn vị làm kinh tế. Do vậy để đổi mới máy móc thiết bị và nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng doanh thu tăng lợi nhuận thì không còn cách nào khác là phải không ngừng bổ sung vốn kinh doanh hàng năm. Nhận thức được vấn đề này, ngay từ khi mới thành lập, Công ty XNK và đầu tư xây dựng Hà Nội đã có kế hoạch đúng đắn là không ngừng làm tăng vốn kinh doanh của mình. Do vậy mức vốn kinh doanh của Công ty đều tăng qua mấy năm gần đây. Dưới đây là biểu phản ánh cơ cấu vốn của Công ty qua các năm. Bảng 2: Cơ cấu vốn của Công ty qua các năm 2003-2004 Đơn vị tính : Tỷ đồng Năm Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh 2004/2003 CL Tỷ lệ (%) Vốn cố định 6.7 5.9 -0.8 -11.9 Vốn lưu động 9.9 12.8 2.9 29.3 Tổng vốn kinh doanh 16.6 18.7 2.1 12.7 Nhìn vào biểu trên ta thấy: Từ năm 2003 vốn lưu động của công ty đều tăng theo qua các năm chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn kinh doanh cụ thể năm 2004 chiếm 59% tổng số vốn thì tới năm 2004 chiếm tới 68.4% tổng số vốn, mặt khác tổng số vốn của công ty năm 2004 là 18.7 tỷ đồng- tăng 2.1 tỷ đồng so với năm 2003 (tương ứng tăng 12.7%). Điều này khẳng định hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển nhu cầu về vốn lưu động ngày càng lớn. Nhìn chung với cơ cấu vốn: Vốn lưu động chiếm 68% và vốn cố định chiếm 32% trong tổng nguồn vốn đối với các doanh nghiệp xây dựng là tương đối hợp lý. 2.3. Về nguồn nhân lực Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 535 người với 104 lao động gián tiếp (nhân viên văn phòng) và 431 lao động trực tiếp tại các công trình.Để thấy rõ tình hình biến động về nguồn nhân lực của Công ty qua các năm ta có bảng số liệu sau: Bảng 3 : Nguồn nhân lực của công ty Đơn vị tính: Người Năm Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 So sánh 2003/2002 So sánh 2004/2003 CL Tỷ lệ(%) CL Tỷ lệ(%) 1. Tổng số 516 524 535 8 1.5 11 2.1 2. Lao động gián tiếp 97 100 104 3 3 4 4 3. Lao động trực tiếp 419 424 431 5 1..2 7 1.7 Qua bảng số liệu trên ta thấy nguồn lao động của công ty qua các năm biến đổi không nhiều, mỗi năm chỉ tăng vài lao động và chủ yếu là tăng lực lượng lao động trực tiếp. Nguồn lao động của công ty có trình độ và chuyên môn cao, với đội ngũ lao động năng động, sáng tạo trong công việc. Chất lượng CBCNV của Công ty được thể hiện như sau: Bảng 4: Chất lượng cán bộ chuyên môn kỹ thuật năm 2004 Stt Cán Bộ chuyên môn và kỹ thuật Số lượng Theo thâm niên công tác (Năm) >5 >10 >15 Ghi chú I Đại học và trên Đại học 82 49 27 6 1 Kỹ sư Xây dựng 35 15 14 6 2 Kỹ sư thuỷ lợi 13 9 4 3 Kỹ sư cơ khí 10 7 3 4 Kỹ sư giao thông 8 6 2 5 Kỹ sư điện 8 6 2 6 Cử nhân kinh tế-tài chính 5 3 2 7 Kỹ sư tin học 1 1 8 Kiến trúc sư 2 2 II Cao Đẳng và Trung cấp 22 21 1 1 CĐ Kỹ thuật 5 5 2 CĐ Ngân hàng -Kế toán 4 4 3 TC Xây dựng 5 4 1 4 TC Tài chính-Tiền lương 4 4 5 TC Điện Cơ khí 3 3 6 TC Khác 1 1 Tổng cộng 104 70 27 7 Bảng 5: Chất lượng công nhân kỹ thuật Đơn vị: Người Stt Công nhân kỹ thuật Theo nghề Số lượng Bậc thợ <4/7 4/7 5/7 6/7 7/7 1 Công nhân nề + Bê tông 170 20 90 30 28 2 2 Công nhân mộc 60 10 20 17 10 3 3 Công nhân cơ khí 60 10 15 30 4 1 4 Công nhân chuyên làm đường 60 15 20 15 10 5 Công nhân lái xe 10 2 6 2 6 Công nhân vận hành máy (đào, ủi, …) 17 2 10 5 7 Công nhân trắc đạc 4 8 Công nhân điện 15 5 5 5 9 Công nhân sơn, bả 30 10 20 10 Công nhân hàn 5 2 3 Tổng cộng 431 76 189 104 52 6 Qua bảng trên ta thấy số lượng cán bộ lãnh đạo, quản lý, làm công tác khoa học-kỹ thuật là 104 người, trong đó có 82 người có trình độ đại học và trên đại học. Đây là một tỷ lệ cao, thể hiện số cán bộ quản lý có trình độ cao trong công ty là rất lớn. Điều này tạo điều kiện tốt cho công ty trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công ty thực hiện chiến lược đa dạng hoá ngành nghề sản xuất kinh doanh góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Với số lượng 535 lao động, lại trong điều kiện kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc bố trí công ăn việc làm cho 431 lao động là việc làm rất khó tuy nhiên Công ty XNK và đầu tư xây dựng Hà Nội đã làm được trong những năm qua, đây là một thành công lớn của Công ty và chiến lược trong thời gian tới của Công ty là đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh để tạo ổn định công ăn việc làm cho lao động thời vụ nói riêng và của công nhân toàn công ty nói chung. II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty Giám đốc công ty Phó GĐ KT Phó GĐ TT Phó GĐ KD Các xí nghiệp Các đội trực thuộc Phòng TCông Phòng KHKT Phòng TChức Văn Phòng Phòng Kế Toán Phòng XNK Phòng Dự án - Giám đốc phụ trách chung, có quyền ra lệnh và quyết định - Các phó giám đốc là trực tuyến đối với một số phòng ban được phân công phụ trách, lãnh đạo chức năng đối với các Xí nghiệp và các đội trực thuộc nhưng không có quyền ra lệnh. Các phó giám đốc điều hành trực tiếp các phòng chức năng và sử dụng được kinh nghiệm của các chuyên gia giúp giám đốc ra quyết định. - Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu: đề xuất các chủ trương biện pháp giúp Giám đốc Công ty tổ chức quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra, tổng hợp tình hình về sản xuất kinh doanh và thực hiện các mặt quản lý. Chịu trách nhiệm cá nhân về các hoạt động của phòng mình phụ trách Các Xí nghiệp được thành lập để trực tiếp thực hiện thi công các công trình, được Công ty uỷ quyền. Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, theo dõi, điều độ kịp thời trong thi công, đảm bảo đúng thiết kế kỹ thuật, chất lượng công trình, tiến độ thi công và an toàn lao động. Căn cứ vào kế hoạch của Giám đốc Công ty giao, đơn vị chủ động tìm kiếm việc làm; Kết hợp với các phòng chức năng Công ty để hoàn thành nhiệm vụ Giám đốc Công ty giao. Các đội trực thuộc chủ yếu nhận thi công các dự án do Công ty thắng thầu giao cho. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này Giám đốc được sự giúp đỡ tích cực của các Phó GĐ về các quyết định nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ Giám đốc đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn. 2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty 2.1. Khối cơ quan Công ty 2.1.1. Ban giám đốc Bảng 6: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc. Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn 1 Giám đốc 52 Xây dựng Trên đại học 2 Phó GĐ KT 46 Xây dựng Trên đại học 3 Phó GĐ TT 40 Tài chính-Kế toán Trên đại học 4 Phó GĐ KD 42 Xây dựng Trên đại học a. Giám đốc công ty - Chức năng: + Chịu trách nhiệm trước nhà nước về chất lượng công trình mà công ty thi công, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty. + Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ. + Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng. + Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty . - Nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty. + Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng. b. Phó GĐ KT - Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng KHKT,phòng Thi công và chỉ đạo giám sát các công tác kỹ thuật của công ty. - Nhiệm vụ chính: + Kiểm tra các bản vẽ thiết kế, định mức công trình, dự toán giá thành. + Lập kế hoạch về thời gian, nhân sự thi công công trình, rồi giao cho phòng Thi công triển khai . + Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng. + Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thi công công trình. + Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng công trình và an toàn lao động. + Lập báo cáo về tiến trình công việc, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Giám đốc. - Các mối quan hệ của Phó GĐ KT: + Quan hệ với bên ngoài : Chịu trách nhiệm chính với phía đối tác về triển khai thực hiện các hạng mục công trình theo đúng hợp đồng được phòng Dự án bàn giao; Quan hệ với các trung tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ kỹ thuật, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề. + Quan hệ với phòng Dự án: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với đối tác trong triển khai dự án; Cung cấp về tiến độ thực hiện dự án, triển khai dự án nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất cho công trình và những yêu cầu của phía đối tác. + Quan hệ với phòng Thi công: phòng Thi công báo cáo trực tiếp cho Phó GĐ KT về tiến độ thi công và chất lượng công trình. Trực tiếp quản lý thay đổi, sắp xếp nhân sự trong phòng. + Quan hệ với Phòng KH KT: Trưởng Phòng KHKT trực tiếp nộp bản vẽ thiết kế và những nghiên cứu cho phó GĐ KT, Phó GĐ KT kiểm tra và phê duyệt, kết quả công việc do phòng KHKT nộp lên. Trực tiếp quản lý thay đổi, sắp xếp nhân sự trong phòng. c. Phó GĐ TT - Nhiệm vụ: + Chỉ đạo trực tiếp phòng Tổ chức, xét duyệt các hồ sơ nhân sự do phòng Tổ chức nộp lên, tổ chức sắp xếp nhân sự trong công ty. + Chỉ đạo trực tiếp phòng Kế toán, quản lý tình hình tài chính của công ty. + Chỉ đạo trực tiếp Văn phòng, quản lý các công tác đối nội và đối ngoại của công ty. - Chức năng: + Quyết định, kiểm tra tài chính các hợp đồng và công việc tài chính trong công ty. + Quản lý nhân sự trong công ty: Tổ chức phân công công việc, theo dõi đánh giá nhân sự công ty. + Quản lý đời sống sinh hoạt văn hoá của công ty. + Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc. d. Phó GĐ KD - Nhiệm vụ: + Chỉ đạo trực tiếp phòng Dự án, kiểm tra kế hoạch của các dự án trước khi đưa cho phòng KHKT. + Chỉ đạo trực tiếp phòng XNK, lên chiến lược kinh doanh của công ty trình Giám đốc phê duyệt: Kiểm tra kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của công ty trình Giám đốc phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Kiểm tra kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho từng người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người. + Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán ) nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của phía đối tác. Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền..... + Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá trị công trình thi công, tiến hành các hoạt động đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của GĐ. + Trợ lý GĐ về các vấn đề chiến lược, tổ chức, quản lý và điều hành công ty. Hỗ trợ GĐ trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền sở tại cũng như các hoạt động cộng đồng. - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong các Phòng trực thuộc. + Định giá giá trị công trình, giá thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng theo sự uỷ quyền của GĐ. + Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt. + Báo cáo GĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng triển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai đúng kế hoạch. + Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng. 2.1.2. Các phòng ban a. Phòng kế toán * Nhiệm vụ: + Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình Giám đốc phê duyệt. + Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước. + Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân hàng và đơn vị bạn. + Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định. + Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty và kiến nghị cho Giám đốc để có các quyết định kinh doanh hợp lý. + Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho các hoạt động cần thiết. + Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, các chứng từ thanh toán và tính toán giá thành sản phẩm. + Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống, phương pháp quản lý trong lĩnh vực kế toán, các lĩnh vực khác có liên quan. + Tham khảo chiến lược và các chính sách tài chính, kế toán trong công ty như: dự án tài chính đầu tư mới, dự án tài chính mở rộng sản xuất, quy chế và sử dụng nguồn vốn. + Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn, lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán. + Đưa ra các giải pháp tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn. + Xây dựng các định mức tài chính. * Chức năng phòng kế toán: Phòng kế toán có chức năng tham mưu giúp Giám đốc trong công tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến xí nghiệp và các đội, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty, ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính. Bảng 7: Cơ cấu phòng kế toán STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn 1 Kế toán trưởng 1 Đại học Tài chính kế toán 2 Kế toán viên 3 Đại học Tài chính kế toán 3 Kế toán viên 2 Cao đẳng Kinh tế tài chính 4 Thủ quỹ 1 Cao đẳng Kinh tế tài chính Qua bảng trên ta thấy phòng tài chính kế toán có 7 người. Trong đó số lao động có độ tuổi từ 30 đến 40 là 3 người chiếm 40%, dưới 30 tuổi có 4 người chiếm 60%. Về trình độ đào tạo thì cả phòng đạt 60% có trình độ đại học, và chuyên ngành đào tạo đúng công việc ..Phòng chưa có những nhân viên chịu trách nhiệm về tài chính và tín dụng ngân hàng, do vậy công việc của kế toán trưởng còn nặng nề chưa đạt hiệu quả cao trong công tác tài chính kế toán của Công ty. b. Văn phòng * Nhiệm vụ và chức năng của phòng: +Tổ chức thực hiện các hoạt động thường xuyên như hội họp, tiếp khách, trực điện thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữa các bộ phận trong công ty, với các cơ quan bên ngoài. + Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, quản lý và cấp phát cho các đơn vị. + Tổ chức mua sắm các máy móc thiết, dụng cụ văn phòng, bảo dưỡng và sửa chữa nếu cần thiết. + Tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ + Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty như các giải thể thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát. + Kiến nghị cho Giám đốc về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự cho bộ phận hành chính. + Quan hệ với chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề về an ninh trật tự, vệ sinh môi trường nếu phát sinh. + Nghiên cứu cải tiến việc tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng theo hướng nâng cao hiệu quả và đơn giản, gọn nhẹ. + Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của công ty; Lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ. + Trợ giúp Giám đốc trong công tác đối ngoại như mua quà tặng khách, cùng tiếp khách. Bảng 8: Cơ cấu Văn phòng. STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn 1 Trưởng phòng 1 Đại học Văn phòng 2 Nhân viên VP 3 Trung cấp Văn thư lưu trữ 3 Tạp vụ 1 12/12 Không Qua bảng trên ta thấy Văn phòng có 5 người. Trong đó số lao động có độ tuổi số lao động có độ tuổi từ 25 đến 40 là 2 người chiếm 40%, dưới 25 tuổi có 3 người chiếm 60%. Về trình độ đào tạo thì phòng đạt 20% có trình độ đại học, và chuyên ngành đào tạo đúng công việc. c. Phòng tổ chức * Nhiệm vụ chức năng: Phòng Tổ chức lao động: Có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty trong việc thực hiện các phương án sắp xếp nhân sự của Công ty, công tác quản lý đào tạo bồi dưỡng và tuyển dụng lao động đồng thời thực hiện các công tác thanh tra nhân dân trong toàn công ty. Bảng 9: Cơ cấu phòng Tổ chức STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên môn 1 Trưởng phòng 1 Đại học ĐH Thuỷ lợi 2 Nhân viên VP 4 Đại học ĐH Thuỷ lợi Qua bảng trên ta thấy Tổ chức có 5 người. Trong đó số lao động có độ tuổi số lao động có độ tuổi từ 30 đến 40 là 4 người chiếm 80%, dưới 30 tuổi có 1 người chiếm 20%. Về trình độ đào tạo thì cả phòng đạt 100% có trình độ đại học, và chuyên ngành đào tạo đúng công việc. d. Phòng KHKT - Nhiệm vụ chính: Thiết kế bản vẽ, nghiên cứu các công trình, lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật. Lập kế hoạch thuê thầu phụ; cung cấp thông số kỹ thuật các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu; Lập các quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng công trình. Trưởng phòng KHKT chịu trách nhiệm phân công kỹ sư phụ trách công trình theo đúng chuyên môn và năng lực của họ; Tiến hành thực hiện các hợp đồng thầu phụ theo chỉ đạo của Phó GĐ KT; Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự phòng KHKT, xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng người; Ngoài ra thực hiện các công việc khác của Giám đốc và Phó GĐ KT. - Chức năng: Báo cáo các vấn đề có liên quan đến chất chất lượng, tiến độ và an toàn trong các dự án phụ trách; Tiếp xúc trực tiếp với phía đối tác khi triển khai dự án. - Các mối quan hệ của phòng: + Quan hệ với Phòng Thi công: Cung cấp cho Phòng Thi công tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành định mức tiêu thụ vật tư để triển khai hợp đồng ( hồ sơ thực hiện dự án), quy trình thi công công trình. + Quan hệ với phòng kế toán: Hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật khối lượng công việc, triển khai hợp đồng chuyển cho phòng kế toán nhằm thanh lý hợp đồng, cung cấp cho phòng kế toán các thông tin về định mức vật. Bảng 10: Cơ cấu phòng KHKT STT Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1 Trên ĐH TS. Xây dựng <35 2 Bộ phận Thiết kế 5 Đại học KS. Kiến trúc _ 3 Bộ phận Nghiên cứu 8 Đại học KS Xây dựng _ Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ cấu phòng KHKT có 14 người. Đội ngũ nhân viên trong phòng có trình độ cao, đạt 100% đại học và trên đại học, trình độ đào tạo đúng chuyên môn. Về độ tuổi thì cả phòng đạt 100% độ tuổi dưới 35, độ tuổi như vậy rất phù hợp với chức năng và nhiệm vụ trong phòng, thể hiện sự năng động sáng tạo trong công việc. Với tuổi trẻ và trình độ đào tạo cao như vậy phòng đã từng bước đáp ứng được những yêu cầu ngày càng khắt khe của phía đối tác. e. Phòng Thi công: - Nhiệm vụ chính: Giám sát, chỉ huy trực tiếp trên công trường cho công nhân tiến hành thi công công trình đúng theo tiến độ và chất lượng kỹ thuật. Trưởng phòng Thi công chỉ đạo kỹ sư phụ trách các khâu của công trình theo đúng chuyên môn và khả năng của họ. Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự phòng Thi công, xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng người; Ngoài ra thực hiện các công việc khác của Giám đốc và Phó GĐ KT. - Chức năng: Báo cáo, xử lý các vấn đề phát sinh ngay trên công trường. - Các mối quan hệ của phòng: + Quan hệ với phòng KHKT : Thi công công trình theo đúng bản vẽ và thiết kế của phòng KHKT, báo lại phòng KHKT những gì cần thay đổi để phòng KHKT sửa chữa cho phù hợp với tình hình thực tế tại công trường. Bảng 11: Cơ cấu phòng Thi công STT Chức năng nhiệm vụ Slượng Trình độ Chuyên môn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1 Trên ĐH TS. Xây dựng <30 2 Bộ phận xây dựng cầu đường 12 Đại học KS. Xây dựng _ 3 Bộ phận xây dựng dân dụng 15 Đại học KS Xây dựng _ Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ cấu phòng Thi công có 28 người. Đội ngũ nhân viên trong phòng có trình độ cao, đạt 100% đại học và trên đại học, trình độ đào tạo đúng chuyên môn. Về độ tuổi thì cả phòng đạt 100% độ tuổi dưới 30, độ tuổi như vậy rất phù hợp với chức năng và nhiệm vụ trong phòng. Luôn bám sát công trình đảm bảo chất lượng công trình và kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật. f. Phòng XNK: - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển công nghệ. + Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Phó GĐ KD. Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của công ty trình Phó GĐ, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho từng người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người. + Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán ...), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền... - Chức năng: + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhâ._.