Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp tại Công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội số 22

át huy và hoạt động hết khả năng của mình. Để các doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả thì việc xây dựng một bộ máy quản lý lãnh đạo năng động, hợp lý là hết sức quan trọng, đòi hỏi chúng ta phải có một trình độ kiến thức cao, một cách nhìn đúng đắn về vai trò của công tác quản lý trong từng doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, với những yêu cầu của thời kỳ mới: Thời kỳ phát triển nền kinh tế hàng hoá có sự cạnh tranh gay gắt, để cho các doanh nghiệp có thể phát triển và tồn tại thì bộ máy lãnh đạo phải đủ mạnh, phải năng động. Muốn vậy, công tác xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phải được chú trọng một cách thích đáng, vấn đề này không chỉ đặt ra cho riêng một doanh nghiệp, mà nó là vấn đề chung của toàn xã hội. Một vấn đề đáng chú ý nữa là: Trong một cơ cấu kinh tế, ở mỗi một thành phần kinh tế, mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau. Do đó việc xây dựng một cơ cấu quản lý, điều hành cũng phải khác nhau dể phù hợp với tính chất và trình độ sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Để nhận thức được những vấn đề trên, việc vận dụng lý luận đã học trong nhà trường vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trị kinh doanh. Quá trình thực tập tốt nghiệp tại công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội số 22, qua khảo sát thực trạng tổ chức quản lý của công ty, em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài " Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp tại công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội số 22" nhằm hệ thống hoá những kiến thức đã học tập vận dụng lý luận để giải quyết một vấn đề trong thực tiễn, đồng thời góp phần nhỏ bé để tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty Chuyên đề tốt nghiệp gồm 2 phần và có bố cục như sau: - Phần phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội số 22. - Phần phương hướng và một số biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý ở công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội số 22. Do sự hiểu biết còn hạn chế, để hoàn chỉnh luận văn em đã được sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của cán bộ công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội số 22, nơi em thực tập và thày giáo hướng dẫn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS nguyễn mạnh quân đã nhiệt tình hướng dẫn và chỉ bảo cho em trong thời gian thực tập và đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp.  Phần thứ nhất Phân tích thực trạng tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở công ty đầu tư phát triển nhà hà nội số 22 I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty đầu tư phát triển nhà hà nội số 22 1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 tiền thân trước đây là Công ty Sửa chữa nhà cửa Thương nghiệp (trực thuộc Sở Thương nghiệp Hà Nội) được thành lập theo quyết định số 596/QĐ-UB ngày 30/09/1970 của UBND Thành phố Hà Nội. Sau nhiều lần đổi tên: Công ty sửa chữa nhà cửa và trang thiết bị Thương nghiệp; Công ty Xây lắp Thương nghiệp; Công ty Đầu tư xây lắp Thương mại Hà Nội (trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội) Nay đổi tên là Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 (trực thuộc tổng công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội) Theo quyết định số 9079/QĐ-UB ngày 31/12/2002 của thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ ban đầu của công ty chủ yếu là sửa chữa, duy tu mạng lưới, kho tàng nhà xưởng, cửa hàng theo kế hoạch của Sở Thương nghiệp Hà Nội giao. Cuối năm 1987, Sở Thương nghiệp và UBND thành phố đã quyết định thay đổi đội ngũ cán bộ mới cho Công ty. Ban lãnh đạo mới của Công ty đã vạch kế hoạch, tổ chức lại sản xuất kinh doanh, đã có bước chuyển đổi đột biến về chất để hoàn thiện cơ cấu sản xuất, kinh doanh đa dạng có chất lượng. Trong những năm qua, công ty không ngừng vững mạnh và phát triển vững vàng về mọi mặt thường xuyên xây dựng về tổ chức, nâng cao năng lực chỉ huy, điều hành quản lý, đổi mới trang thiết bị, áp dụng các tiến bộ khoa học vào quá trình sản xuất kinh doanh mở rộng địa bàn hoạt động với các tỉnh bạn. Vì vậy, đã thi công hàng trăm công trình với nhiều quy mô ngành nghề khác nhau, ở nhiều địa điểm có yêu cầu phức tạp nhưng vẫn đảm bảo tốt các yêu cầu về kiến trúc, kỹ thuật, mỹ thuật và tiến độ. 2. Tư cách pháp nhân ngành nghề kinh Doanh. - Tên chính thức : Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 - Địa chỉ : Số 13 Ngõ Yên Thế- Phường Văn Miếu- Đống Đa –HN. - Giám đốc : Thạc sĩ Kinh tế XD - Dương Lý Nhâm. - Điện thoại : 7331376-7471923 - Fax : (04) - 7331376. - Quyết định số 2863/QĐ-UB của UBND thành phố Hà nội về việc đổi tên và xác định lại nhiệm vụ cho Công ty xây lắp Thương nghiệp thuộc Sở Thương nghiệp Hà Nội thành Công ty Đầu tư xây lắp Thương mại Hà Nội. - Quyết định số 8387/QĐ/UB ngày 05/12/2002 của UBND thành phố về việc chuyển giao nguyên trạng Công ty đầu tư xây lắp thương mại Hà Nội thuộc tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà nội. - Quyết định số 9079/QĐ/UB của UBND thành phố về việc đổi tên và bổ xung nhiệm vụ cho Công ty Đầu tư xây lắp Thương mại thuộc tổng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội thành Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22. - Đăng ký kinh doanh số109887 ngày 14/10/1997 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. * Ngành nghề được phép Kinh doanh: - Thi công xây lắp các công trình Công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước, tưới tiêu, trạm thuỷ nông, cầu giao thông nông thôn. - Tư vấn thiết kế các công trình dân dụng, công nghiệp, nội ngoại thất - Dịch vụ sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị, dịch vụ tư vấn, dự án, luận chứng kinh tế kỹ thuật. - Xây dựng lắp đặt đường dây, trạm biến áp điện đến 35 KW. - Kinh doanh bất động sản. - Kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng được nhà nước cho phép. - Sản xuất, chế biến các mặt hàng Lâm sản đồ mộc… Xuất khẩu các sản phẩm, hàng hoá của Công ty và hàng hoá liên doanh liên kết. Nhập khẩu các thiết bị nguyên vật liệu hàng hoá phục vụ xây lắp và tiêu dùng. Xin đưa ra một vài số liệu cho thấy quá trình hình thành và phát triển của Công ty đầu tư và phát triển nhà Hà nội số 22. Biểu1: Báo cáo tình hình tài chính của công ty trong vòng 3 năm gần đây Tài sản Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 % tăng thêm giữa năm 2002/2001 % tăng thêm giữa năm 2003/2002 1. Tổng số tài sản có 47.877.900.188 40.303.531.592 42.242.379.303 84.18 104.81 2.Tài sản có lưu động 42.875.298.593 35.349.642.626 37.029.284714 82.45 104.75 3. Tổng số tài sản nợ 47.877.900.188 40.303.531.592 42.242.379.303 84.18 104.81 4. Tài sản nợ lưu động 33.158.750.039 24.307.430.084 22.858.710.961 73.31 94.04 5. Lợi nhuận trước thuế 2.404.480.213 4.420.765.059 1.788.136.439 183.86 40.45 6. Lợi nhuận sau thuế 1.748.258.619 1.196.311.216 1.215.932779 68.43 101.64 7. Tổng doanh thu 47.108.086.579 67.459.387.251 54.838.602.973 143.2 81.29 - Doanh thu xây lắp 44.359.449.757 55.372.242.742 50.404.622.927 124.83 91.03 Vốn kinh doanh của Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 một phần do nhà nước cấp còn lại chủ yếu là vốn vay tín dụng đầu tư theo quy định hiện hành của Nhà nước. Cụ thể vốn và tài sản hiện có của Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 như sau: * Nguồn vốn chủ sở hữu : 17.647.392.845 đồng Trong đó : I. Nguồn vốn kinh doanh : 9.326.344.901 đồng 1. Vốn cố định : 5.212.388.189 đồng - Ngân sách : 2.145.369.872 đồng - Tự có : 3.067.018.317 đồng 2. Vốn lưu động : 4.113.956.712 đồng - Ngân sách : 3.052.690.294 đồng - Tự có : 40.312.464 đồng - Liên doanh liên kết : 1.020.953.954 đồng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 đã trải qua hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành, do vậy có bề dày trong công tác chỉ đạo, điều hành quản lý và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Cán bộ công nhân viên chức trong Công ty ngày càng trưởng thành, đúc rút được nhiều kinh nghiệm và trình độ tay nghề được nâng lên, đáp ứng mọi yêu cầu của Chủ đầu tư. Địa bàn thi công rộng, mối quan hệ rộng, uy tín trên thương trường ngày càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ của Công ty. Có thiết bị khá đầy đủ, đồng bộ đáp ứng mọi yêu cầu của các công trình về mọi quy mô, mức độ phức tạp, mỹ quan và tiến độ công trình. Phát huy thành tích đã đạt được Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 đã tập trung nghiên cứu tìm tòi các phương án và giải pháp cụ thể để từng bước tháo gỡ những khó khăn, khắc phục những tồn tại hạn chế, tăng cường công tác quản lý, tổ chức quản lý thi công chặt chẽ, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước, các Bộ, các ngành, các địa phương và của chủ đầu tư về công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản. Thi công công trình đảm bảo chất lượng, tiến độ, mỹ thuật và các yêu cầu khác đặt ra. Giải quyết tốt mối quan hệ giữa đơn vị thi công, Chủ đầu tư và các cơ quan hữu quan khác để quá trình thi công thuận lợi, sớm đưa công trình vào sử dụng. II. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty có ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy quản lý. 1. Đặc điểm về lao động. 1.1. Số lượng lao động. Tổng số lao động hiện có của Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội là 640 người. Trong đó: Trình độ cán bộ chuyên môn và kỹ thuật của doanh nghiệp là 193 người được chia theo nghề: - Trình độ Đại học và Cao đẳng : 144 người - Trình độ Trung cấp : 49 người Công nhân kỹ thuật : 447 người ( ngoài ra công ty còn ký hợp đồng ngắn hạn và dài hạn trên 500 công nhân các loại để phục vụ cho các công trình ) 1.2. Chất lượng lao động. Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 là một đơn vị thuộc ngành công nghiệp nặng. Hoạt động lao động về công nghệ gắn bó với ngành xây dựng, vì vậy đòi hỏi công nhân phải có trình độ lành nghề cao, tay nghề cao và có tư duy trong công việc tốt thì mới có thể tránh được những điều đáng tiếc xảy ra. Chính vì lẽ đó mà việc nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân là một khâu quan trọng cho sự nghiệp phát triển của công ty. Trong tổng số 640 người có 144 người trình độ đại học và cao đẳng, 49 người có trình độ trung cấp còn lại là công nhân kỹ thuật hầu hết là đã tốt nghiệp PTTH sau đó được đưa vào công ty để đào tạo, cho đến nay cấp bậc kỹ thuật trung bình của cán bộ công nhân viên của công ty là 3/7. Từ số liệu trên cho chúng ta thấy: + Số lượng kỹ sư chiếm 22,5%. + trung cấp chiếm 7,7%. Công nhân kỹ thuật 69,8%. Qua tình hình trên ta thấy bậc thợ trung bình của công nhân lao động trực tiếp thấp, trình độ đại học còn chiếm tỷ trọng không cao, lao động chủ yếu là lao động giản đơn, có thể nói rằng lực lượng lao động của công ty về trình độ là không đồng đều phần lớn là chưa được đào tạo một cách cơ bản, chưa tiếp cận tốt với kỹ thuật và công nghệ sản xuất. Đây là một vấn đề hết sức nan giải đặt ra cho công ty và cần có biện pháp hợp lý với trình độ sản xuất. 2. Đặc điểm máy móc thiết bị của công ty. Công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội số 22 là một công ty thuộc khối công nghiệp nặng mang đặc trưng của ngành xây dựng với những công việc tương đối vất vả và nguy hiểm. Công việc diễn ra chủ yếu ở ngoài trời, khối lượng công việc lớn đòi hỏi công nhân phải thực hiện đủ, tức là ngày nào thì hoàn thành ngày đó. Do đặc thù của công việc như vậy, máy móc thiết bị đóng vai trò rất quan trọng đối với công ty. Nó trợ giúp đắc lực cho người lao động hoàn thành công việc của mình. Biểu 2: Danh mục thiết bị thi công của danh nghiệp Chủng loại Nước SX Số lượng Công suất Giá trị còn lại I Thiết bị vận chuyển 1 Ô tô vận tải tự đổ đức 15 W 50 70% 2 Ô tô vận tải thùng H quốc 5 5- 10 tấn 75% II Thiết bị thi công đất 1 Máy xúc HITACHI Nhật 6 0,45m3 70% 2 Máy ủi DZ171 nga 3 75 CV 50% III Thiết bị thi công cơ khí 1 Maý cắt uốn thép T quốc 4 5-8KW 45% 2 Máy hàn điện Nga 26 23-28KW 80% 3 Máy khoan cầm tay T quốc 16 0,8-1,9KW 85% IV Máy thi công bê tông 1 Máy trộn bê tông Tq -v nam 30 250-400l 75% 2 Máy đầm Nhật 32 D=30-50 85% 3 Dàn giáo hoàn thiện V nam 40Bộ 120m2/bộ 90% 4 Dàn chống tổ hợp V nam 20Bộ 120m2/bộ 95% V Thiết bị thi công đường 1 Máy khoan LEG DRILL Nhật 2 D= 110mm 85% 2 Máy lu SAKAI Nhật 2 12 tấn 80% VI Thiết bị thi công khác 1 Máy phát điện Nga- Nhật 13 15-75 KVA 80% 2 Máy ép cọc thuỷ lực Nga- Việt 3 100-150 tấn 75% 3 Máy bơm nước chạy điện HQ - TQ 18 0,45-5,5KW 75% 4 Máy khoan phá bê tông HQ-Đức 4 1,2-3,7KW 80% Qua danh mục các loại máy móc thiết bị của công ty ta thấy chất lượng máy đã phù hợp với công nghệ sản xuất. Công ty cần có biện pháp cải tiến các loại máy chuyên dùng cho phù hợp với công nghệ mới như máy máy ủi dz171, máy cắt uốn thép là những loại máy đã cũ công suất giảm và không đem lại hiệu quả cao cho công trình. Hệ thống máy móc của công ty gồm nhiều chủng loại không đồng bộ, trong điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay nó đòi hỏi công trình tạo ra phải có chất lượng, tiến độ thi công đúng kế hoạch đem lại hiệu quả kinh tế thì chất lượng máy móc là yếu tố quyết định. Vì vậy, bên cạnh việc đổi mới trang thiết bị thì công tác quản lý, sửa chữa nâng cấp máy móc thiết bị là công tác hết sức quan trọng, đi đôi với nó là việc tích cực đào tạo đội ngũ cán bộ trình độ khoa học kỹ thuật, công nhân lành nghề nâng cao trình độ quản lý kỹ thuật trong công ty. 3. Đặc điểm về nguyên, nhiên vật liệu. Do tính đặc thù của công ty là phải di chuyển nhiều nơi tức là công trường không cố định. Vì vậy khi di chuyển đến đâu sẽ nhập nguyên vật liệu ở đó để tiến hành thi công. Như vậy sẽ giảm được giá thành của nguyên vật liệu, rút ngắn thời gian chờ đợi và có thể thực hiện công việc một cách rất cơ động. Nguyên vật liệu thường dùng là cát, đá, sỏi xi măng, nhựa đường....Công ty có thuận lợi là không phải nhập hàng ở nước ngoài. Do đó vấn đề về nguyên vật liệu là tương đối thuận lợi đối với công việc của công ty. Nói chung tình hình cung ứng nguyên vật liệu ở công ty là phụ thuộc vào thị trường. Mặc dù nguyên vật liệu mà công ty dùng là khá phổ biến và có nhiều. Nhưng đó là ở những nơi đang tập trung xây dựng ở các vùng hẻo lánh thì vấn đề về nguyên vật liệu khá khó khăn, ở những vùng này giao thông không thuận lợi nên việc cung ứng nguyên vật liệu thường bị chậm trễ, giá thành tăng lên. Tóm lại đây là một vấn đề thường gây khó khăn cho các công ty xây dựng, nhưng cũng chỉ là những khó khăn nhất thời hoàn toàn có thể khắc phục được. Qua sơ đồ tổ chức, quyền hành lãnh đạo cao nhất trong Công ty là Giám đốc Công ty, là người tổ chức điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty ở tầm vĩ mô, như điều hành quản lý, chỉ đạo các đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra. Giúp việc cho Giám đốc có các phó Giám đốc phụ trách các lĩnh vực mà Giám đốc công ty giao cho như : Phó Giám đốc kỹ thuật quản lý về công nghệ, thiết bị, máy móc; Phó Giám đốc hành chính quản lý các phòng ban chức năng, Phó Giám đốc phòng kinh doanh dự án quản lý phòng kế hoạch kinh doanh và phòng quản lý xây lắp. Các phòng ban chức năng gồm các phòng : Kế hoạch kinh doanh, Quản lý xây lắp, Tổ chức kỹ thuật, Hành chính quản trị, Tài chính kế toán- Lao động – Tiền lương, Ban quản lý các DA. Ngoài ra còn gồm nhiều xí nghiệp xây lắp thi công lắp đặt các công trình hạng mục khác nhau. Đây là công ty Xây dựng vì vậy mà cơ cấu tổ chức bộ máy được bố trí chặt chẽ, có sự liên kết giữa các bộ phận với nhau, thông tin được truyền đạt từ trên xuống một cách kịp thời, nhanh chóng, tạo sự gắn kết giữa các phòng ban hoàn thành nhanh chóng các nhiệm vụ đề ra. Các xí nghiệp xây lắp chủ động hoàn thành các kế hoạch được giao. Giám đốc Công ty( thông qua các phó Giám đốc giúp việc và các trưởng phòng chức năng) nắm toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó có đầy đủ những thông tin cần thiết để chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao nhất. III. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty đầu tư và phát triển nhà hà nội số 22. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty. Qua sơ đồ tổ chức, quyền hành lãnh đạo cao nhất trong Công ty là Giám đốc Công ty, là người tổ chức điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty ở tầm vĩ mô, như điều hành quản lý, chỉ đạo các đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra. Giúp việc cho Giám đốc có các phó Giám đốc phụ trách các lĩnh vực mà Giám đốc công ty giao cho như : Phó Giám đốc kỹ thuật quản lý về công nghệ, thiết bị, máy móc; Phó Giám đốc hành chính quản lý các phòng ban chức năng, Phó Giám đốc phòng kinh doanh dự án quản lý phòng kế hoạch kinh doanh và phòng quản lý xây lắp. Các phòng ban chức năng gồm các phòng : Kế hoạch kinh doanh, Quản lý xây lắp, Tổ chức kỹ thuật, Hành chính quản trị, Tài chính kế toán- Lao động – Tiền lương, Ban quản lý các DA. Ngoài ra còn gồm nhiều xí nghiệp xây lắp thi công lắp đặt các công trình hạng mục khác nhau. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở công ty. Biểu 3 – sơ đồ bộ máy quản lý tổ chức tại công ty. Qua cơ cấu này chúng ta thấy sự phân công theo trực tuyến chức năng là hợp lý. Vì vậy không cần thiết phải điều chỉnh lại cơ cấu. 3. Cơ cấu và trình độ lao động quản lý Trong quá trình quản lý của các doanh nghiệp nói chung việc phân bố lao động quản lý theo chức năng phù hợp với năng lực trình độ của mỗi cán bộ quản lý là điều hết sức quan trọng nó đảm bảo cho việc quản lý doanh nghiệp có đạt kết quả cao hay không chính vì lý do đó mà chúng ta nghiên cứu tình hình lao động quản lý ở công ty. Tình hình đó được thể hiện qua biểu đồ sau: Biểu 4: lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty. STT Các bộ phận Số người Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp 1 Ban giám đốc 4 4 0 0 2 Phòng kế hoạch KD 7 4 3 0 3 Phòng quản lý xây lắp 12 6 4 2 4 Phòng tài chính kế toán 10 5 3 2 5 Phòng hành chính QT 11 4 5 2 6 Phòng tổ chức 6 4 0 2 7 Ban quản lý các DA 7 3 4 0 8 XN xây lắp số 1 15 4 3 8 9 XN xây lắp số 2 15 4 6 5 10 XN xây lắp số 3 15 5 7 3 11 XN xây lắp số 4 15 6 4 5 12 XN xây lắp số 5 15 8 3 4 13 XN xây lắp số 6 15 10 2 3 14 XN xây dựng dân dụng 16 6 4 6 15 XN đầu tư KD nhà 10 5 3 2 16 Trung tâm tư vấn 6 2 2 2 17 Trung tâm phát triển công nghệ XD 14 6 2 3 Tổng số 193 86 58 49 Tỷ lệ % so với tổng LĐQT 100% 44,5% 30,05% 25,3% Qua biểu đồ trên ta thấy việc thành lập các phòng ban là chưa hợp lý với điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay. Trong đó lao động quản lý có trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao nhất 44,5% trong tổng số lao động quản lý, số có trình độ cao đẳng chiếm 30,05% trên tổng số lao động quản lý, còn lại là số lao động quản lý có trình độ trung cấp chiếm 25,3%. Với những con số này là không hợp lý đối với đặc thù quản lý của công ty, dẫn đến nhân viên không làm hết khả năng của mình và tinh thần trách nhiệm cá nhân kém, hiệu quả lao động không cao. Số lượng nhân viên ở các phòng kế toán, phòng hành chính và phòng kỹ thuật nên giảm đi, vì trong cơ chế hiện nay số lượng một phòng như vậy là hơi thừa. Việc hoàn thiện lại cơ cấu sản xuất và nâng cao trình độ của cán bộ quản lý là một việc làm rất cần thiết nhưng không phải là một sớm một chiều mà làm việc này phải có một quá trình lâu dài cho nên nghiên cứu lại đặc điểm của thị trường tính chất của sản xuất và đặc thù của công ty để sắp xếp lại lao động một cách hợp lý phân chia lại lao động để làm sao tránh được tình trạng nơi thì thừa, nơi thì thiếu cán bộ quản lý có chuyên môn nghiệp vụ để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. 4. Bộ máy điều hành của công ty. Giám đốc công ty vừa là người đại diện cho Nhà nước vừa là người đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân của công ty. Quản lý theo chế độ một thủ trưởng, giám đốc có quyền tổ chức bộ máy doanh nghiệp và phân công công tác cho các phó giám đốc. Các phó giám đốc chủ động giải quyết các công việc thuộc phạm vi mình phụ trách, kết hợp giữa giám đốc và phó giám đốc để giao việc cho các phòng ban, tổ đội sản xuất thi công kịp thời. Dưới các phó giám đốc là các trưởng, phó phòng ban chức năng, đội trưởng, đội phó các đội thi công có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho giám đốc và các phó giám đốc theo chức năng của mình. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo sản xuất thông qua các hợp đồng xây dựng và tạo mối quan hệ qua lại với các đơn vị bạn, giám đốc chỉ đạo toàn bộ các phòng chức năng và các tổ đội sản xuất thông qua các phó giám đốc trực tiếp điều hành, các phó giám đốc có thể thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm với giám đốc về chỉ đạo từng mặt công việc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc chỉ đạo và kiểm tra kỹ thuật bảo đảm hoàn thành tốt kế hoạch thi công của toàn bộ công trình. Phó giám đốc phụ trách kinh doanh chịu trách nhiệm trước giám đốc về vốn đầu tư, nguyên vật liệu và xây dựng giá cả cho công trình. Phó giám đốc hành chính chịu trách nhiệm trước giám đốc quản lý phòng hành chính quản trị và phòng tổ chức lao động tiền lương.Với quy mô công việc không lớn thì việc phân công theo chức năng như vậy là hợp lý. 5. Các phòng chức năng 5.1. Phòng tổ chức : * Cơ cấu của phòng : Gồm có 6 người được phân làm 2 bộ phận tổ chức lao động và tiền lương *Chức năng và nhiệm vụ : Là bộ phận tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức, chức năng của phòng là giúp giám đốc về việc tổ chức thực hiện các chế độ chính sách quản lý sử dụng lao động sắp xếp đội ngũ cán bộ phù hợp để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ. *Tình hình bố trí sử dụng cán bộ : Hiện nay phòng có 6 người được phân công như sau : Một trưởng phòng phụ trách chung làm công tác tổ chức và duyệt lương công nhân các đội sản xuất. Một phó phòng phụ trách hai mảng công việc chính là nhân sự và tiền lương còn lại 4 nhân viên làm các công việc cụ thể. Cán bộ nhân viên trong phòng được bố trí theo đúng chức năng nghề nghiệp, trình độ cán bộ trong phòng là đảm bảo, có 4 cán bộ là đại học, 2 người có trình độ trung cấp. Như vậy sự bố trí cán bộ của phòng là hợp lý, trình độ chuyên môn và số người của phòng đã phần nào đáp ứng được công việc. *Mối quan hệ của phòng : Là kết hợp với các phòng ban đi sâu vào nghiên cứu tính chất phức tạp của công việc để bố trí lao động và tuyển dụng lao động một cách hợp lý. Phòng tổ chức có nhiệm vụ thường xuyên báo cáo với ban giám đốc và tham mưu cho giám đốc về số lượng lao động ở công ty và định mức tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Phòng cùng với phòng kỹ thuật, kế hoạch, kế toán thống kê các kết quả sản xuất, tình hình thực hiện kế hoạch ở các tổ đội sản xuất để tiến hành xây dựng định mức và phân bố tiền lương cho phù hợp. Mối quan hệ trên của phòng được thực hiện thường xuyên và có kết quả do đó làm cho công tác xây dựng mức tiền lương sát sao hơn tạo điều kiện thuận lợi để khuyến khích người công nhân làm việc hăng hái hơn 5.2. Phòng tài chính kế toán *Cơ cấu tổ chức : Gồm 10 người được bố trí công việc cụ thể như sau: - Một trưởng phòng phụ trách chung và một phó phòng - Một cán bộ giá thành - Một cán bộ thanh toán lương - bảo hiểm xã hội - Một cán bộ thanh toán nguyên vật liệu - Một cán bộ thanh toán Ngân hàng - Một cán bộ làm thủ quỹ - Ba nhân viên giúp việc *Chức năng nhiệm vụ : Là giúp giám đốc trong công tác quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, tài vụ, quản lý vốn, chi phí tài sản cố định theo dõi công tác tiêu thụ, thanh toán lương, thanh toán BHXH, các khoản chi phí tài chính. Theo dõi về nguyên vật liệu, lợi nhuận, thông tin kinh tế, tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ hạch toán ngân sách cho nhà nước, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế đối với các đơn vị bạn, kịp thời quyết toán và thanh lý hợp đồng. *Tình hình bố trí sử dụng cán bộ trong phòng Nhìn chung là tương đối phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cả phòng có 5 cán bộ tốt nghiệp đại học trong đó 3 người tốt nghiệp Đại học xây dựng, 2 người tốt nghiệp ĐH tài chính kế toán. Ngoài ra còn có 3 cán bộ tốt nghiệp cao đẳng kinh tế và 2 người có trình độ trung cấp kế toán. Như vậy, trình độ chuyên môn của các cán bộ đã đáp ứng được yêu cầu chuyên môn của công việc. Qua thực tế của công ty ta thấy với khối lượng công việc chưa lớn thì sự bố trí người của phòng là chưa hợp lý, số lượng cán bộ trong phòng hơi nhiều, trong khi một người có thể đảm đương hai, ba công việc thì lại bố trí hơi nhiều. Do đó cần xem xét để có thể chuyển công tác một vài cán bộ nhân viên sang bộ phận khác để có thể không lãng phí năng lực lãnh đạo của mỗi cán nhân viên. *Mối quan hệ của phòng Trên cơ sở định mức lao động của phòng kỹ thuật, phòng tổ chức và phòng kế hoạch, phòng kế toán tiến hành xây dựng giá thành sản phẩm, lo tài chính cho bộ phận vật tư mua sắm vật tư và thanh toán kịp thời mọi chi phí tiền công, tiền lương cho các phòng ban, công nhân. Đồng thời hạch toán lỗ lãi và báo cáo thường xuyên lên giám đốc kế hoạch chi tiêu, lỗ lãi của công ty. Từ đó cùng với ban giám đốc, các phòng ban khác phân bổ chi phí sản xuất, tiêu thụ hợp lý hơn làm cho công tác chỉ đạo công việc diễn ra một cách nhịp nhàng liên tục. 5.3. Phòng quản lý xây lắp. * Cơ cấu tổ chức : Gồm 12 người. - Một trưởng phòng phụ trách chung. - Một phó phòng phụ trách công tác vật tư, năng suất lao động và kiểm tra chất lượng công trình. - Một cán bộ theo dõi vật tư máy móc thiết bị. - Năm cán bộ thiết kế thi công - Bốn người là kỹ thuật viên của các đội sản xuất. *Chức năng, nhiệm vụ của phòng : Phòng kỹ thuật là một phòng giúp việc cho giám đốc, phó giám đốc về công tác kỹ thuật thi công các công trình và đánh giá chất lượng công trình. Nghiên cứu, sáng chế ra những kỹ thuật mới, những quy trình sản xuất tối ưu giúp cho công nhân thực hiện tốt hơn công việc và nâng cao hiệu quả công việc. Hướng dẫn các tổ đội áp dụng cải tiến và áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Theo dõi an toàn thiết bị máy móc trong công ty. *Tình hình bố trí sử dụng cán bộ. Qua nghiên cứu và tìm hiểu phòng kỹ thuật có 6 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành kỹ thuật, 4 cán bộ tốt nghiệp cao đẳng chuyên ngành kỹ thuật và kinh tế, 2 người có trình độ trung cấp. Với trình độ như vậy là phù hợp với chức năng nghiên cứu của phòng nhưng về số lượng thì hơi nhiều so với cơ cấu của công việc. Vì vậy công ty nên xem xét để có phương pháp điều chỉnh. *Mối quan hệ của phòng Phối hợp với phòng kế toán xây dựng giá cả, định mức tiêu hao NVL. Đồng thời kết hợp để thanh lý NVL thừa. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ báo cáo với ban giám đốc tình hình tiêu hao NVL, định mức năng suất lao động và các vướng mắc về kỹ thuật trong thi công để lãnh đạo kịp thời giải quyết. Việc hướng dẫn chỉ đạo này góp phần cho quá trình thi công tiết kiệm được nguyên vật liệu, giảm chi phí công trình dẫn đến giảm giá thành để tăng sức cạnh tranh. 5.4. Phòng kế hoạch kinh doanh. *Cơ cấu tổ chức: gồm 7 người được bố trí như sau -Một trưởng phòng phụ trách chung -Một phó phòng phụ trách nhóm thống kê và lập phương án xuất nhập vật tư - Một cán bộ điều độ sản xuất - Hai nhân viên thống kê - Hai nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật tư *Chức năng và nhiệm vụ của phòng Phòng kế hoạch là một phòng giúp giám đốc và các phó giám đốc về công tác thực hiện công tác thi công, theo dõi tình hình vật tư và tìm kiếm hợp đồng kinh tế. Lập kế hoạch mở rộng, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn. Ký kết các hợp đồng kinh tế, phối hợp với các phòng ban để xây dựng, kỹ thuật, tài chính, giá thành, vật tư... Ngoài ra còn phải lo nguyên vật liệu đảm bảo cho thi công được tiến hành liên tục, cân đối vật tư cho quá trình sản xuất. - Thường xuyên theo dõi việc hoàn thành kế hoạch của từng đội sản xuất - Điều độ tiến độ thi công để hoàn thành công trình đúng với hợp đồng - Thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho công nhân của công ty - Có kế hoạch cung ứng vật tư cho công trình - Trình giám các phương án kế hoạch sản xuất khi có hợp đồng * Tình hình bố trí sử dụng cán bộ: Phòng kế hoạch được bố trí 7 người, việc bố trí sử dụng cán bộ và nhân viên trong phòng là phù hợp với chức năng của công việc và nhân viên là phù hợp với chức năng của công việc. Nhưng xem ra số lượng công việc khá nhiều sẽ gây ra vất vả cho các thành viên trong phòng. Phòng gồm có 4 người có trình độ đại học trong đó có hai cán bộ, 2 nhân viên. Còn lại 3 nhân viên đều có trình độ cao đẳng. để tạo được hiệu quả công việc, tránh cho các nhân viên phải làm việc quá sức, công ty nên xem xét lại và có biện pháp điều thêm nhân viên ở các phòng khác sang phòng kế hoạch để cho công tác trong phòng diễn ra một cách thuận lợi nhất. * Mối quan hệ: Trên cơ sở sản xuất của công ty phòng kế hoạch với phòng tổ chức, phòng kế toán để xây dựng kế hoạch sản xuất, phân bố kế hoạch cho từng đội sản xuất, cân đối nguyên vật liệu, thường xuyên cung cấp nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời nhu cầu của công trình, báo cáo tình hình hoàn thành kế hoạch lên cấp trên theo định kỳ. Để xây dựng kế hoạch sát với thực tế phòng phải dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà phòng kỹ thuật xây dựng. Qua đó có biện pháp chuẩn bị nguyên vật liệu cho các đội sản xuất một cách hợp lý nhất. 5.5. Phòng hành chính quản trị * Cơ cấu tổ chức của phòng: Gồm 11 người được phân chia theo các dạng khác nhau của công việc đã được bố trí như sau: - Một trưởng phòng phụ trách chung - Một phó phòng có nhiệm vụ tiếp khách (chuyên gia, thanh tra). - Hai nhân viên văn thư lưu trữ - Hai nhân viên đánh máy và phục vụ phòng khách giám đốc - Một nhân viên phục vụ tiếp khách. - Ba cấp dưỡng. - Một y sĩ khám chữa bệnh, cấp phát thuốc cho cán bộ và công nhân viên * Chức năng và nhiệm vụ của phòng Phòng có nhiệm vụ tiếp khách trong và ngoài công ty, phục vụ chỗ ăn ở, đi lại cho chuyên gia, theo dõi công văn giấy tờ đi, đến, bảo quản con dấu của công ty, giúp giám đốc chăm lo các công tác như hành chính quản trị, những tài sản không trực tiếp sản xuất của công ty, và chăm lo đời sống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên. * Tình hình bố trí sử dụng cán bộ Phòng có 4 cán bộ tốt nghiệp đại học là trưởng phòng và phó phòng, 2 nhân viên. Có 5 nhân viên tốt nghiệp cao đẳng trong đó có một y sĩ tốt nghiệp cao đẳng y, 3 tốt ngiệp cao đẳng sư phạm và 1 người tốt nghiệp cao đẳng kinh tế, còn lại 2 người có trình._.