Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp tại Công ty công trình giao thông 892

huy và hoạt động hết khả năng của mình. Để các doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả thì việc xây dựng một bộ máy quản lý lãnh đạo năng động, hợp lý là hết sức quan trọng, đòi hỏi chúng ta phải có một trình độ kiến thức cao, một cách nhìn đúng đắn về vai trò của công tác quản lý trong từng doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, với những yêu cầu của thời kỳ mới: Thời kỳ phát triển nền kinh tế hàng hoá có sự cạnh tranh gay gắt, để cho các doanh nghiệp có thể phát triển và tồn tại thì bộ máy lãnh đạo phải đủ mạnh, phải năng động. Muốn vậy, công tác xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phải được chú trọng một cách thích đáng, vấn đề này không chỉ đặt ra cho riêng một doanh nghiệp, mà nó là vấn đề chung của toàn xã hội. Một vấn đề đáng chú ý nữa là: Trong một cơ cấu kinh tế, ở mỗi một thành phần kinh tế, mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau. Do đó việc xây dựng một cơ cấu quản lý, điều hành cũng phải khác nhau dể phù hợp với tính chất và trình độ sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Để nhận thức được những vấn đề trên, việc vận dụng lý luận đã học trong nhà trường vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trị kinh doanh. Quá trình thực tập tốt nghiệp tại công ty xây dựng CTGT - 892, qua khảo sát thực trạng tổ chức quản lý của công ty, tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài " Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp" nhằm hệ thống hoá những kiến thức đã học tập vận dụng lý luận để giải quyết một vấn đề ra trong thực tiển, đông thời góp phần nhỏ bé để tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty Do khả năng thực tiễn và khả năng nghiên cứu khoa học còn hạn chế, thời gian nghiên cứu có hạn, nên trong chuyên đề này, tôi không có tham vọng vận dụng những lý luận đã học về quản trị kinh doanh để xây dựng một bộ áy quản lý hoàn hảo và cho tất cả các doanh nghiệp, mà chỉ có thể vận dụng cho một doanh nghiệp đó là công ty xây dựng công trình giao thông 892. Nội dung chuyên đề gồm có: - Phần lý luận có liên quan đến công tác xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. - Phần phân tích, đánh gía thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty xây dựng công trình giao thông 892. - Phần phương hướng và một số biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý ở công ty xây dựng công trình giao thông 892. PHẦN THỨ NHẤT LÝ LUẬN CHUNG Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu khách quan nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. I-/ TỔNG QUAN VỀ KINH DOANH VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH. 1-/ Kinh doanh Có rất nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về khái niệm này nhưng hiểu một cách chung nhất thì kinh doanh là các hoạt động sản xuất ra hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho cuộc sống hàng ngày của con người là mục đích sinh lợi của các chủ thể kinh doanh trên thị trường. 2-/ Quản trị. Để làm rõ vấn đề này ta cần phân biệt giữa quản lý và quản trị. Nói đến quản lý thì người ta thường nói đến tầm vĩ mô của nền kinh tế quốc dân, nó bao hàm toàn bộ nền kinh tế quốc dân mà cụ thể nó lãnh đạo mọi thành phần kinh tế mọi loại hình doanh nghiệp. Như vậy, quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng đến nền kinh tế quốc dân và các khâu của nó bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế xã hội, tổ chức, kỹ thuật và các biện pháp khác, để tạo những điều kiện thuận lợi nhất để phát triển sản xuất, sử dụng có hiệu quả quyền dự trữ sẵn có, tổ chức hợp lý, phối hợp và hợp đồng, nhất trí các hoạt động lao động nhằm mục đích nâng cao mức sống vật chất văn hoá cho các thành viên trong xã hội. Còn quản trị là sự điều khiển của chủ doanh nghiệp trong nội bộ doanh nghiệp của mình là sự tác động có tổ chức lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong sự biến động của môi trường. Quản trị kinh doanh ra đời chính là tạo ra một hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với lao động của từng cá nhân riêng rẽ, của một nhóm người khi họ tiến hành các hoạt động lao động chung. Nói một cách khác thực chất của quản trị kinh doanh là quản trị con người trong doanh nghiệp thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp. Nếu xét về mặt kinh tế xã hội của quản trị thì quản trị doanh nghiệp là vì mục tiêu lợi ích của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại phát triển lâu dài. Trang trải vốn và lao động, bảo đảm tính độc lập và cho phép thoả mãn những đòi hỏi xã hội của chủ doanh nghiệp và của mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Ngày nay khi nền kinh tế thế giới đã phát triển đến trình độ cao thì quản trị kinh doanh được coi là một khoa học thực thụ. Bởi vì đối tượng nghiên cứu của nó là các quan hệ quản trị phát sinh trong quá trình kinh doanh và được xử lý theo đúng các quy luật khách quan vốn có của nó. * Là một nghệ thuật bởi vì nó phụ thuộc chỉ vào cá nhân thương nghiệp đó là tài năng, kiến thức tích luỹ kinh nghiệp khả năng bẩm sinh và nó phụ thuộc vào cả cơ may vận rủi của doanh nghiệp. * Là một nghề bởi vì đây là một hoạt động mang tính trí tuệ cao và hiệu quả của nó có ảnh hưởng rất lớn đến cả quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn những hoạt động này mang hiệu quả kinh tế cao thì chủ thể quản trị kinh doanh phải có một trình độ kiến thức cao và phải được đào tạo một cách chu đáo và phải là một người có khiếu nghề nghiệp ý chí làm giàu và cả lương tâm nghề nghiệp nữa. Như vậy muốn điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có kết quả một cách chắc chắn thì trước tiên chủ doanh nghiệp phải được đào tạo một cách chu đáo có kiến thức, tay nghề và kinh nghiệm để nhận thức và áp dụng các quy luật khách quan vào quản trị sản xuất kinh doanh. 3-/ Quản trị kinh doanh. Đây là một khái niệm mà cũng có rất nhiều các quan điểm khác nhau nhưng từ cách tiếp cận vấn đề kinh doanh và quản trị ta có thể hiểu quản trị kinh doanh là sự tác động liên tục có tổ chức có hướng đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể người lao động trong doanh nghiệp sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội, nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp theo đúng luật định và thông lệ xã hội. Từ đó ta có thể phác hoạ sơ đồ logic của khái niệm quản trị kinh doanh. Chủ thể doanh nghiệp Những người lao động trong doanh nghiệp Mục tiêu doanh nghiệp Luật định và thông lệ xã hội Nguồn cung ứng đầu vào Các đối thủ cạnh tranh Khách hàng Các cơ hội, các rủi ro Thị trường Các đầu vào Tác động Doanh nghiệp Như vậy thực chất của quản trị kinh doanh chính là sự kết hợp được mọi sự nỗ lực chung của con người trong doanh nghiệp một cách khôn khéo và có hiệu quả nhất. Ngày nay quản trị kinh doanh phải trả lời được các câu hỏi sau: sản xuất cái gì? sản xuất như thế nào và sản xuất cho ai? Có rủi ro nào xảy ra không? cách xử lý và cuối cùng các doanh nghiệp XHCN phải trả lời thêm một số câu hỏi nữa là sản xuất cái đó để làm gì?. 4-/ Nội dung của quản trị kinh doanh. Để làm rõ vấn đề này ta phải hiểu thế nào là doanh nghiệp và các hoạt động của doanh nghiệp - Doanh nghiệp: Có thể hiểu doanh nghiệp là một trong các chủ thể kinh doanh chủ yếu của nền kinh tế quốc dân có quy mô và vai trò to lớn so với việc kinh doanh của các cá nhân thể hiện mức vốn không thấp hơn vốn pháp định để đưa vào kinh doanh. + Như vậy doanh nghiệp là các tổ chức, các đơn vị được thành lập để tiến hành các hoạt động kinh doanh. Nó có quy mô đủ lớn và nó cũng có vòng đời của nó, nó cũng có thời ký phát triển, suy thoái và có thể bị diệt vong. - Các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp: Từ khái niệm ở trên, người ta có thể coi doanh nghiệp như một cổ máy làm ra lợi nhuận mà hoạt động cốt lõi của nó là sản xuất và phân phối. Hoạt động sản xuất liên quan đến thị trường đầu vào, còn hoạt phân phối nó liên quan đến thị trường đầu ra. * Quản trị kinh doanh bao gồm 4 nội dung. - Thứ nhất: Đó là sự nhận biết, áp dụng các quy luật và các nguyên tắc trong quản trị kinh doanh để trả lời 2 câu hỏi: kinh doanh là làm gì?, và muốn kinh doanh phải dựa vào đâu?. - Thứ hai: Là phải nhận thức sâu sắc hai vấn đề đó là chức năng của quản trị kinh doanh và cách thức tổ chức bộ máy doanh nghiệp để trả lời được câu hỏi Ai làm gì ?, làm như thế nào ?. - Thứ ba: Là liên kết nội dung của hai quá trình trên vào thực tiễn nó bao gồm các công việc thu nhập và sử dụng thông tin để ra quyết định và xác định mục tiêu quản trị kinh doanh. Sử dụng các phương tiệu và công cụ quản lý nhằm trả lời cho câu hỏi: Phải tiến hành kinh doanh như thế nào? Sử dụng các công cụ như thế nào? - Thứ tư: Phải biến đổi các hoạt động kinh doanh nếu cần thiết để giữ vững sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nội dung này giúp trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp sẽ chuyển đổi như thế nào? sẽ đi đến đâu trong tương lai. 5-/ Vai trò của bộ máy quản trị doanh nghiệp. Muốn nghiên cứu xây dựng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, trước tiên chúng cần nghiên cứu quan nệm về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Khi nhiều người cùng làm việc với nhau trong một tổ chức, để đạt tới mục tiêu chung nào đó thì phải phân cho mỗi người một vai trò nhất định. Một vai trò biểu thị những công việc mà mỗi người làm có một mục đích, mục tiêu nhất định. Sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ ăn khớp như thế nào với nỗ lực của nhóm, tại đó họ có quyền hạn cần thiết để làm nhiệm vụ và họ có những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện những mục tiêu đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc quản trị quy định. Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức biểu thị sự sắp xếp theo một trật tự nào đó, các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. * Các bộ phận và các cấp trong cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp. Các cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mốii liên hệ, quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp Giữa cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau Cơ sở của cơ cấu quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức quản lý có trình độ độc lập tương đối vì nó phản ánh được lao động quản lý rất đa dạng. Phải đảm bảo thực hiện những chức năng quản lý phức tạp, nhằm thực hiện mục tiêu quản lý đã quy định. Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. + Bộ phận quản lý: Là một đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định. Chẳng hạn như phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng marketting... + Cấp quản lý: Là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản lý ở một trình độ nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp xí nghiệp. Như vậy rõ ràng bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn các cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc. Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải đảm bảo tính ăn khớp giữa các bộ phận quản lý, giữa các cấp quản lý với bộ phận quản lý và các cấp sản xuất kinh doanh. 6-/ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Như đã đề cập ở trên khi những người cùng làm việc với nhau trong một tổ chức để đạt được môi trường chung nào đó thì phải phân cho mỗi người một vai trò mà mỗi người phải thực hiện, phải xây dựng một cách có chủ đích để đảm bảo được rằng những họat động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc, quy tắc quản lý nhất định. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo nhiều khâu khác nhau, đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và mục đích chung đã được xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý, nó tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất. Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản cho sự sống còn của các doanh nghiệp nhằm giúp cho mọi người, mọi thành viên trong bộ máy phối hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong quá trình hoàn thành các mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý, các giới có thẩm quyền trong lĩnh vực quản lý đều có hai nhận định chung sau: - Một là: Khoảng từ 75% đến 80% các vấn đề khó khăn phức tạp gây ra trong công tác quản lý phải giải quyết bắt nguồn từ những nhược điểm của công tác tổ chức quản lý. - Hai là: Những phí phạm đáng lo ngại nhất làm cho người ta phải lo ngại là những phí phạm về tinh thần làm việc và năng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức là do người ta coi thường quy luật của tổ chức. Thực chất của tổ chức bộ máy là tiến hành phân công lao động và hiệu quả quản lý cao. Có hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp. - Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý. + Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất kinh doanh. + Tính chất và đặc điểm sản xuất, chủng loại sản xuất, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Tất cả những nhân tô trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý. - Những nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý. + Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. + Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý, trình dộ kiến thức, tay nghề của cán bộ quản lý và hiệu suất lao động của họ. + Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với những người cấp dưới. + Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành các kiểu tổ chức quản lý khác nhau. II-/ CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP. 1-/ Cơ cấu đẳng cấp trực tiếp. 1.1. Nguyên tắc. Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy. Đường trực tuyến phải thống nhất một người một, một thủ trưởng cấp trên cần có một lượng giới hạn cấp dưới phụ thuộc. Địa hạt của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần phải được ổn định một cách đầy đủ và chủ doanh nghiệp phải là người có khả năng duy nhất giải quyết các mâu thuẫn. Cơ cấu này đưa đến mối quan hệ phụ thuộc. Nó có dạng một hình chóp quyền lực đi theo từ chiều cao xuống thấp. Bậc ở cấp trên nắm quyền lực và có thể uỷ quyền cho bậc thang ngay dưới mình. 1.2. Sơ đồ minh hoạ. 1.3. Những ưu điểm và điều bất lợi. * Ưu điểm. - Đơn giản và rõ ràng do thống nhất chỉ huy. - Khả năng tách biệt một cách rõ ràng các trách nhiệm - Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn (số người đối thoại hạn chế). * Bất lợi. - Có ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và thiếu sự phối hợp giữa chúng. - Sự cứng nhắc của tuyến. - Khó khăn trong việc khuấy động sáng tạo. - Khó khăn trong truyền thông. - Thiếu các chuyên gia: Các thủ trưởng phải có những năng lực đa dạng. - Có nguy cơ quan liêu bởi sự tuân thủ thận trọng của tuyến. 1.4. Sự biến thái của mô hình này * Trực tuyến theo đơn vị đại lý: Kiểu này thường gặp ở những doanh nghiệp có các nhà máy đặt ở những vùng khác nhau. TỔNG GIÁM ĐỐC Chi nhánh châu Mỹ Chi nhánh châu Âu Chi nhánh châu á Kế toán Sản xuất Bán hàng * Trực tuyến theo sản phẩm: Thường gặp ở các doanh nghiệp sản xuất các thiết bị hoặc công nghệ khác. TỔNG GIÁM ĐỐC Thiết bị văn phòng Máy nông nghiệp Máy công nghiệp Sản xuất Bán hàng Nghiên cứu * Tực tuyến theo chức năng: Tổ chức theo chức năng đó là việc phân chia doanh nghiệp theo chiều ngang thành những đơn vị chuyên môn hoá trong một số nhiệm vụ nhất định kiểu này thường gặp ở những doanh nghiệp ừa và nhỏ. TỔNG GIÁM ĐỐC Đơn vị NC Quảng cáo Nhân sự Tài chính Marketting Sản xuất Mua NC thị trrường Phục vụ SX Bán hàng 2-/ Cơ cấu trực tuyến tham mưu. 2.1. Nguyên tắc: Vẫn là cơ cấu trực tuyến nhưng lãnh đạo đã có thêm một bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là một đơn vị, một nhóm chuyên gia hoặc một cán bộ trợ lý. Bộ phận này không có quyết định mà chỉ có quyền đưa ra ý kiến góp ý của dự thảo quyết định. 2.2. Sơ đồ minh hoạ Bán hàng Tổng giám đốc Tham mưu Tham mưu Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến 1 4 3 2 1 4 3 2 1 2.3. Ưu điểm và bất lợi. * Ưu điểm. - Vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng. - Bắt đầu biết khai thác chuyên gia. * Nhược điểm. - Mất nhiều thời gian với tham mưu dẫn đến giảm thời gian tác động đến đối tượng. - Tốc độ ra quyết định chậm. (thường áp dụng cho các phân xưởng). 3-/ Cơ cấu chức năng. 3.1. Nguyên tắc. Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện một chức năng, dẫn đến người phụ thuộc có thể nhận những mệnh lệnh từ nhiều chỉ huy. 3.2. Ưu nhược điểm. *Ưu điểm. - Sử dụng được các chuyên gia đáp ứng được sự phức tạp của vấn đề quản lý. - Tập trung được năng lực trong các hoạt động chuyên sâu. * Bất lợi. - Nhiều chỉ huy (Nguồn gốc của mâu thuẫn). - Thiếu sự phối hợp (Cản trở sự phối hợp). - Phân tán trách nhiệm. - Làm yếu tính năng động của cá nhân. 3.3. Sơ đồ minh hoạ. Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B n 3 2 1 4-/ Cơ cấu trực tuyến chức năng. 4.1. Nguyên tắc. Theo kiểu cơ cấu này bên cạnh đường trực tuyến đặt các bộ phận tham mưu lãnh đạo chức năng, gồm nhiều chuyên gia có chuyên môn và trách nhiệm. Bộ phận này làm nhiệm vụ tư vấn tham mưu cho doanh nghiệp, không có quyền ra lệnh trực tiếp mà theo trực tuyến. 4.2. Ưu điểm và bất lợi. * Ưu điểm. - Kết hợp ưu điểm của hệ thống chỉ huy và hệ thống chuyên môn hoá. - Quản lý dài hạn bằng chức năng và ngắn hạn bằng thừa hành. * Bất lợi. - Có nguyên do khó khăn của mối quan hệ giữa thừa hành và chức trách. 4.3. Sơ đồ minh hoạ. Tham mưu Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 1 n n-1 2 1 5-/ Ngoài các kiểu cơ cấu trên khi xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp ta cần nên nghiên cứu 1 số mô hình sau: 5.1. Cơ cấu kiểu ma trận. Kiểu cơ cấu này nó cũng dựa vào nguyên tắc song trùng lãnh đạo. Nó được chia thành hai loại. 5.1.1. Cơ cấu ma trận theo dự án sẽ phối hợp hoạt động của các bộ phận cho đến khi kết húc dự án và những người thực hiện dự án cũng sẽ giải tán (kiểu cơ cấu này không cố định). TỔNG GIÁM ĐỐC Nghiên cứu Bán hàng Sản xuất Mua Chủ dự án 18 Chủ dự án sân bay Chủ dự án khách sạn 5.1.2. Cơ cấu ma trận nhiều chiều: Đây là mối liên hệ hai tuyến ổn định nó thích hợp với sự kết hợp sản phẩm - chức năng sản phẩm - vùng địa lý, chức năng - vùng địa lý. Đôi khi có thể có 3 đường trực tuyến (chẳng hạn phối hợp sản phẩm - chức năng quốc gia). TỔNG GIÁM ĐỐC Sản phẩm 1 Sản phẩm 4 Sản phẩm 3 Sản phẩm 2 Vùng 1 Vùng 2 Vùng 3 *Ghi chú: Quyền lực trực tiếp (ổn định) Quyền lực dự án (tạm thời) * Ưu điểm. - Có nhiều người tham gia khi ra quyết định nên hạn chế nguy cơ phạm sai lầm. * Bất lợi. - Tính song trùng chỉ huy (khó khă khi phối hợp). - Tình trạng ít thoải mái và ít an toàn với người chấp hành. - Chậm chạp thiếu sự năng động trong quyết định. 5.2. Ngoài ra việc xâ dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp được chia thành cơ cấu chính thức và không chính thức. * Cơ cấu chính thức: gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ hướng đích trong doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Đòi hỏi các thành viên phải tập trung hết nguồn lực trí tuệ vào doanh nghiệp mình chứ không phải họ chỉ giành phần nhỏ trí óc sức lực cho doanh nghiệp còn phần lớn làm thêm cho các doanh nghiệp khác. * Cơ cấu không chính thức: là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân, sự tác động qua lại cá nhân cũng như sự tác động theo nhóm cán bộ công nhân ngoài phạm vi đã được phê chuẩn cơ cấu này thường là thuê những người ngoài doanh nghiệp, cơ cấu này có ưu điểm là tận dụng được các nguồn tài năng để làm những việc mà doanh nghiệp không thể làm được. Lấy được thông tin có thể tiết kiệm được quỹ lương và không thừa biên chế, mở rộng được quan hệ. 6-/ Mối liên hệ trong cơ cấu. Một vấn đề quan trọng trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp phải xác định đúng đắn rõ ràng các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến chỉ huy cấp trên và dưới quản lý giữa các bộ phận, các cấp các nhân viên quản lý doanh nghiệp. Các loại liên hệ đó là: *Liên hệ trực thuộc: Là loại quan hệ giữa cán bộ và nhân viên trong bộ phận. * Liên hệ chức năng: Là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa bộ phận chức năng cấp dưới nhằm hướng dẫn giúp đỡ về mặt chức năng nhiệm vụ. * Liên hệ tư vấn: Là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung pháp chế với các hội đồng được tổ chức theo từng loại công việc. Chỉ có trên cơ sở xác định đúng đắn mối quan hệ trên mới làm cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong cơ cấu nhận rõ vị trí của mình, biết mình trực thuộc ai, ai phụ thuộc mình để từ đó họ thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Như vậy bản chất của mối quan hệ đó là việc tạo dựng một êkíp cho doanh nghiệp từ đó mới có sự thống nhất trong hành động và quyết định chỉ huy mới có hiệu quả. 7-/ Tổ chức các phòng chức năng. Là những tổ chức bao gồm cán bộ nhân viên kinh tế kỹ thuật, hành chính. Được phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản lý. Có nhiệm vụ giúp giám đốc chuẩn bị các quyết định theo dõi hướng dẫn các phân xưởng các bộ phận sản xuất cũng như cán bộ công nhân viên cấp dưới được thực hiện đúng, kịp thời các quyết định quản lý. Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là phải vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành một cách ăn khớp đồng bộ nhịp nhàng. Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xưởng bộ phận sản xuất. Trong giai đoạn hiện nay việc tổ chức các phòng chức năng theo hướng chuyên tinh gọn nhẹ là rất cần thiết. Việc tiến hành xây dựng các phòng chức năng cần thiết được tiến hành theo các bước sau: - Một là: Phân tích sự phù hợp giữa các chức năng và bộ phận quản lý tốt nhất là mỗi chức năng do một phòng phụ trách trọn vẹn. Song do số phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năg có liên quan mật thiết với nhau thuộc cùng một lĩnh vực hoạt động vào một phòng và như vậy cũng sẽ thuận tiện cho việc bố trí cán bộ phụ trách. - Hai là: Tiến hành lập hồ sơ tổ chức nhằm mô hình hoá quan hệ giữa các phòng chức năng với ban giám đốc đồng thời phải xác định rõ chức năng của mỗi phòng phụ trách nhằm tránh tình trạng chồng chéo lên nhau hoặc bỏ sót chức năng phải thực hiện đầy đủ trọn vẹn các chức năng của mình các phòng ban chức năng không có quyền chỉ huy trực tiếp cho các phân xưởng mà chỉ có nhiệm vụ hướng dẫn về mặt nghiệp vụ cho cán bộ cấp dưới. Như vậy bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức thể hiện cơ cấu hoạt động của một tập hợp các đơn vị cá nhân thực hiện các chức năng quản lý. Như vậy để tiến hành quản lý sản xuất thì mỗi đơn vị sản xuất đều phải có bộ máy quản lý điền hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nâng cao hiệu quả sản xuất tăng nhanh vòng quay của vốn thu nhiều lợi nhuận về cho đơn vị của mình mặt khác bộ máy quản lý phải gọn nhẹ phát huy hết mọi năng lực để thực hiện tốt chức năng quản lý của mình. PHẦN THỨ HAI PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 892. I-/ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 892. Công ty xây dựng công trình giao thông 892 thuộc tổng công ty xây dựng công trình 8 - Bộ giao thông vận tải được sát nhập nguyên trạng từ công ty xây dựng công trình 885 và công ty xây dựng sản xuất dịch vụ theo quyết định số 2175/TCCB - LĐ ngày 22 tháng 10 năm 1992 của Bộ giao thông vận tải. Công ty xây dựng và sản xuất dịch vụ được thành lập năm 1977 với tên gọi là trạm C30 đến năm 1990 mới đổi tên là Xí nghiệp xây dựng và sản xuất dịch vụ theo quyết định số 312/TCCB -LĐ ngày 5 tháng 03 năm 1990 của Bộ giao thông vận tải và bưu điện. Còn công ty xây dựng 885 được thành lập theo quyết định số 96 QĐ/TCCB - LĐ ngày 9 tháng 01 năm 1992 của Bộ giao thông vận tải và bưu điện trên cơ sở chuyển đổi từ xí nghiệp sản xuất và xây dựng 885 trực thuộc Tổng công ty xây dựng công trình 8 theo quyết định số 1986 QĐ/TCCB - LĐ ngày 02 tháng 10 năm 1969 của Bộ giao thông vận tải và bưu điện. Công ty xây dựng công trình 892 là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ được mở tài khoản tại ngân hàng (kể cả ngân hàng ngoại thương). Là các đơn vị thành viên của tông công ty xây dựng công trình giao thông 8, bao gồm các đơn vị hạch toán phụ thuộc có quan hệ mật thiết với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin trong hoạt động kinh doanh của công ty. Trụ sở chính của công ty đóng tại phường Hàm Rồng Thành phố Thanh Hoá. Nhưng hiện tại công ty được đặt tại phường Hạ Đình Thanh Xuân Hà Nội. Ngay sau khi thành lập với số vốn ít ỏi là 824 triệu đồng trong tay công ty đã chủ động hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích xã hội, lợi ích tập thể và lợi ích người lao động. Trong đó lợi ích người lao động là động lực trực tiếp. Công ty thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định và quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của người lao động. Ngay từ khi thành lập công ty đã triển khai mạnh mẽ các hoạt động sản xuất kinh doanh, các loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm: - Xây dựng các công trình giao thông gồm: Nền, mặt đường bộ, cống, cầu vừa và nhỏ. - Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng. - Sản xuất các mặt hàng đồ mộc cao cấp phục vụ cho trang trí nội thất và tiêu thụ trên thị trường - Sản xuất các cấu kiện bê tông đúc sẵn và vật liệu xây dựng cát, đá, sỏi. Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh công ty chủ động xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm trình tổng công ty xây dựng công trình bộ phê duyệt. Nhưng trong cơ chế hiện nay kinh phí và với sản xuất kinh doanh của công ty phần lớn đều là tự lo liệu. Để đạt mục tiêu sản xuất ra nhiều sản phẩm, công trình đảm bảo chất lượng cao công ty đã chủ động ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới vào sản xuất kinh doanh. Công ty xây dựng công trình giao thông 892 là một công ty chuyên về xây dựng cho nên đặc điểm tổ chức và sản xuất của công ty cũng đã mang đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành xây dựng. Đây là một ngành đặc biệt do đó công ty đã chủ động mở địa bàn hoạt đọng, tập trung các công trình phía Bắc. Quan hệ mật thiết, có trách nhiệm với các cơ quan Nhà nước như Bộ giao thông vận tải, tổng công ty xây dựng công trình 8, các công trình khác. Công ty chủ động đầu tư thiết bị lớn về số lượng, chủng loại để tập trung đầu tư cho các công trình lớn, trọng điểm như quốc lộ 5A, quốc lộ 6B Lào, đường 203 Cao Bằng, quốc lộ 18A Km40 - Km44, đương Trà Cổ - Bình Ngọc Quảng Ninh... Sau gần 10 năm hoạt động đến nay tổng tài sản cố định của công ty đã đạt tới gần 18 tỷ đồng và tổng doanh thu của công ty cũng đạt gần tới 39 tỷ đồng. Công ty đang tiến những bước tiến vững chắc trên con đường phát triển của mình. Xin đưa ra một vài số liệu cho thấy quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng công trình giao thông 892. STT Chỉ tiêu ĐCT 1995 1996 1997 1998 1999 1 Tài sản cố định Triệu đ 8.658 10.832 15.371 14.083 17.892 2 Vốn cố định Triệu đ 3.102 3.836 3.836 4.116,1 4.527,3 3 Vốn lưu động Triệu đ 608.3 861 861 861,1 888,2 4 Lợi nhuận Triệu đ 120.2 174,5 174,5 197,3 278,2 5 Nộp ngân sách Triệu đ 237.5 369,27 446,85 460 404,75 6 Doanh thu Triệu đ 15.206 18.044 20.554 23.314 28.963 7 Số lao động Người 279 235 315 289 270 Qua nghiên cứu quá trình phát triển của công ty xây dựng công trình giao thông 892 ta thấy công ty mới thành lập từ năm 1992 những đã có những bước đi vững chắc và an toàn. Bởi công ty đã rút ra được các bài học thời bao cấp, sớm hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Công ty đã biết cải tiến đội ngũ lao động quản lý nghĩa là tổ chức và đổi mới cơ chế quản lý nhằm khai thác triệt để khả năng của công ty để tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả là rất cần thiết. Chỉ tiêu Thực tế năm 1999 Kế hoạch năm 2000 Giá trị tổng sản lượng (đồng) 13.389.000.000 15.000.000.000 Tổng doanh thu (đồng) 28.963.000.000 35.000.000.000 Nộp ngân sách (đồng) 404.750.000 500.000.000 Đường quốc lộ (Km) 63 80 Đường giao thông nội thị (Km) 12 20 Trường học nhà ở... (Công trình) 5 10 Cầu, cống, kè, đập... (Công trình) 16 20 Công ty công trình giao thông 892 là một công ty trực thuộc tổng công ty xây dựng giao thông 8 với quy mô sản xuất không phải là lớn nhưng họ có thể tin tưởng vào doanh nghiệp của mình. Mặc dù ra đời chưa lâu nhưng công ty là một doanh nghiệp xây dựng cơ bản có bề dày về sản xuất kinh doanh, có kinh nghiệm trong thi công công trình giao thông và kiến trúc dân dụng. Công ty đã chủ động mở rộng địa bàn, quan hệ mật thiết với nhiều cấp, nhiều ngành. Đặc biệt là các cơ sở giao thông Quang Ninh - Hải Phòng - Cao Bằng - Hà Bắc - PMU5 - PMU 18 - PMU1 và nhiều đơn vị khác trong tổng công ty và ngoài tổng công ty. Do đó đã ký kết được nhiều công trình đảm bảo ổn định công ăn việc làm cho công nhân, mức thu nhập cho người lao động tăng lên đáng kể. Nhờ sự giúp đỡ trực tiếp của bộ giao thông vận tải, sự quan tâm giúp đỡ của các cơ quan Ngân hàng tạo ngân sách đầu tư thiết bị mua sắm lớn về số lượng, hiện đại về chủng loại đáp ứng được nhu cầu công nghệ mới giúp công ty hoàn thành được những công trình đạt chất lượng cao gây được uy tín đối với khách hàng. * Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới. Trong nền kinh tế thị trường, nền kinh tế đa ._.