Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của trung tâm thí nghiệm vật liệu xây dựng

một cơ cấu kinh tế, ở mỗi một thành phần kinh tế, mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau. Do đó việc xây dựng một cơ cấu quản lý, điều hành cũng phải khác nhau dể phù hợp với tính chất và trình độ sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp Cơ chế thị trường đòi hỏi bất kỳ một Doanh nghiệp nào cũng phải năng động, bắt kịp với sự thay đổi, đứng vững và ngày càng phát triển. Mỗi một Doanh nghiệp là một tổ chức trong một hệ thống kinh tế, nó chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều hoạt động khác nhau. Để đảm bảo thực hiện được mục tiêu chung của Doanh nghiệp thì mỗi bộ phận phải được tổ chức một cách linh hoạt, năng động và hiệu quả nhất. Sự phối hợp các hoạt động của các bộ phận nhằm thực hiện mục tiêu chung của Doanh nghiệp và các hoạt động này được đặt dưới sự kiểm soát của bộ máy quản lí trong Doanh nghiệp. Vì vậy việc nghiên cứu cơ cấu bộ máy quản lí là một công việc cấp thiết nhằm tạo cho cơ cấu bộ máy của Doanh nghiệp kịp thời thay đổi thích ứng nhanh với sự thay đổi của nền kinh tế thị trường. Bộ máy quản lí có vai trò quan trọng, nó có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác của Doanh nghiệp. Bộ máy quản lí có tính ổn định cao nên không thể thay đổi dễ dàng thường xuyên được. Nhưng để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì Doanh nghiệp phải có sự thay đổi trong cách quản lí để phù hợp với điều kiện kinh doanh. Muốn đáp ứng được sự thay đổi thì ta phải tạo ra sự thay đổi; Trung tâm thí nghiệm VLXD là một đơn vị quân đội nên hoạt động sản xuất kinh doanh với nhiệm vụ chủ yếu là do Tổng Công ty giao. Khi chuyển sang cơ chế tự hạch toán, hơn bao giờ hết Trung tâm cần tự đổi mới, tự nâng cao chất lượng, tính hiệu quả, năng động của bộ máy quản lí để thích ứng với sự thay đổi liên tục của thị trường. Hoàn thiện bộ máy quản lí trong Doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các yếu tố cấu thành sản xuất. Đồng thời tạo ra một bộ máy tinh gọn, linh hoạt, năng động, luôn có những bước đi đúng đắn trong từng giai đoạn theo định hướng phát triển của đơn vị. Xuất phát từ thực tế bộ máy quản lí của Trung tâm thí nghiệm VLXD còn nhiều điểm chưa hợp lí cần phải khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới nhằm phát huy hơn nữa vai trò của cán bộ lãnh đạo nói riêng và bộ máy quản lí nói chung. Với những yêu cầu cấp thiết trên kết hợp với những kiến thức đã được học ở trường và tình hình thực tế ở Trung tâm thí nghiệm VLXD, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Trung tâm thí nghiệm VLXD” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho mình với mong muốn góp một số ý kiến nhỏ nhằm cải thiện bộ máy quản lí ở Trung tâm thí nghiệm VLXD. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 2 phần chính sau : Phần I: Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lí ở Trung tâm thí nghiệm VLXD. Phần II: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lí ở Trung tâm thí nghiệm VLXD . Phần I: Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lí ở Trung tâm thí nghiệm VLXD. I/ Lời giới thiệu: Về thực tập tại Trung tâm thí nghiệm vật liệu xây dựng – Tổng công ty xây dựng Trường Sơn Bộ quốc phòng. Bằng kiến thức đã học tập và nghiên cứu, sự hiểu biết của mình - Đặc biệt là Thày giáo hướng dẫn tâm huyết PGS – TS Lê Văn Tâm và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ, công nhân viên đơn vị em xin được trình bày nội dung báo cáo thực tập tổng hợp của mình như sau: 1- quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm thí nghiệm VLXD – Tổng công ty XD Trường Sơn: Trung tâm thí nghiệm VLXD – Tổng công ty xây dựng Trường Sơn được thành lập ngày 01/ 8/1997 Theo quyết định số 409/TCT – LĐ1. Căn cứ “quy chế về việc công nhận phòng thí nghiệm chuyên ngành xây dựng” ban hành kèm theo quyết định số 65/BXD – KHCN ngày 22/3/1995 của Bộ trưởng bộ Xây dựng và căn cứ yêu cầu nhiệm vụ của Tổng công ty xây dựng Trường Sơn. Trung tâm thí nghiệm VLXD là một đơn vị quân đội làm kinh tế, vừa chịu sự quản lý của quân đội về con người đồng thời tuân thủ theo luật doanh nghiệp và các quy định của luật pháp về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trung tâm được sử dụng con dấu riêng vào công việc chuyên môn, giao dịch. Thực hiện chế độ hạch toán kinh tế phụ thuộc theo hình thức khoán. Trụ sở trung tâm thí nghiệm VLXD – Tổng công ty XD Trường Sơn đóng tại Phường Định Công – Quận Hoàng Mai – Thành phố Hà Nội. Mặc dù là một đơn vị còn non trẻ hoạt động trong nền kinh tế thị trường có nhiều biến động, với sự cạnh tranh gay gay gắt giữa các đầu mối chuyên ngành trong ngành xây dựng. Song với nỗ lực của mình bên cạnh nhiệm vụ được Tổng công ty giao xuống Trung tâm đã từng bước tìm kiếm thị trường và mở rộng thị trường ngày càng khẳng định được vị thế của mình. Doanh thu và lợi nhuận không ngừng gia tăng, đảm bảo đời sống cán bộ, công nhân viên ngày càng được nâng cao. Để hoàn thành các nhiệm vụ được giao, đáp ứng được yêu cầu kinh tế kỹ thuật, Trung tâm có đội ngũ kỹ sư chuyên môn giỏi, cán bộ quản lý có kinh nghiệm, lực lượng cán bộ chuyên môn lành nghề có tinh thần trách nhiệm cao cùng với năng lực thiết bị thí nghiệm, thử nghiệm đồng bộ; đảm bảo thi công – nghiệm thu các công trình công nghiệp, dân dụng quốc phòng, giao thông vận tải có kết cấu phức tạp; hoạt động rộng khắp trong các tỉnh thành cả nước. * Tóm tắt quá trình hoạt động từ ngày thành lập: + Từ tháng 8/1997 đến tháng 7/2002: Trong giai đoạn này, thiết bị và con người của Trung tâm hầu hết được điều động vào các dự án của Tổng công ty như: Hợp đồng 3 , 4 Vinh - Đông Hà Hợp đồng 1A–1 Pháp Vân – Cầu Ghẽ Hợp đồng 2 Huế – HảI Vân Hợp đồng 18-B4 Quảng Ninh Đường Hồ Chí Minh giai đoạn I Tại các hợp đồng lực lượng thí nghiệm trực thuộc sự quản lý mọi mặt của các ban điều hành, Trung tâm không có nguồn thu, không thực hiện hạch toán được. Thực tế trung tâm tồn tại nhưng hoạt động kém hiệu quả, cơ cấu bộ máy quản lý ít và hoạt động phạm vi hẹp. + Từ tháng 7/2002 đến tháng 09/2005 Bắt đầu từ ngày 01/7/2002 Trung tâm thí nghiệm thực hiện hạch toán phụ thuộc theo quyết định 199/TCT-LĐ ngày 16/4/2002 của Tổng giám đốc. Trung tâm thí nghiệm chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty. Trong thời gian này với sự chủ động tìm kiếm việc làm, căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh do Tổng giám đốc giao hàng năm, Trung tâm đã thực hiện công tác thí nghiệm trên nhiều công trình như: Gói thầu CW2 Quảng Ninh Gói thầu 4 dự án nâng cấp cải tạo Quốc lộ 6 Gói thầu 7 dự án nâng cấp cải tạo Quốc lộ 6 Gói thầu 9 dự án nâng cấp cải tạo Quốc lộ 6 Gói thầu 12 dự án nâng cấp cải tạo Quốc lộ 6 Gói thầu 13 dự án nâng cấp cải tạo Quốc lộ 6 Gói thầu 244 đường Minh Lễ – Quyết Thắng Đường 4A Lạng Sơn Đường Hồ Chí Minh đoạn Hoà Bình Hà Tây Gói thầu NP4 thuỷ điện Sơn La Công trình thuỷ điện Buôn Kuốp Ngoài ra còn một số các hợp đồng thí nghiệm khác thực hiện với các công ty bên ngoài Tổng. + Từ tháng 10/2005 đến hiện nay Trung tâm thí nghiệm chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty, thực hiện hạch toán theo hình thức khoán và được cấp phép sử dụng con dấu riêng vào công việc chuyên môn, giao dịch. Hiện nay đang triển khai có hiệu quả cho các hợp đồng thí nghiệm như: Gói thầu S4 – Tỉnh lộ 191 Hải Dương Gói thầu CP-4 Kim Liên - ô Chợ Dừa Công trình thuỷ điện Buôn Tua Sha Công trình thuỷ điện Sơn La Công trình thuỷ điện Buôn Kuốp Công trình thuỷ điện Sê Rê pook III 2 - Đặc điểm cơ bản của Trung tâm: Sau gần 10 năm hoạt động đến nay tổng tài sản cố định của Trung tâm đã đạt tới gần 3 tỷ đồng và tổng doanh thu của Trung tâm cũng đạt gần tới 4 tỷ đồng. Trung tâm đang tiến những bước tiến vững chắc trên con đường phát triển của mình. Xin đưa ra một vài số liệu cho thấy quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm thí nghiệm VLXD. STT Chỉ tiêu ĐVT 2003 2004 2005 1 Tài sản cố định Triệu đ 2.562 2.347 2.982 2 Giá trị sản xuất Triệu đ 2.809,9 3.564,6 4.034,5 3 Doanh thu Triệu đ 2.771,3 3.400,8 3.804,1 4 Lợi nhuận Triệu đ 394.801 418.273 450.441 5 Số lao động Người 26 29 35 Qua nghiên cứu quá trình phát triển của Trung tâm thí nghiệm VLXD ta thấy Trung tâm mới thành lập từ năm 1997 nhưng đã có những bước đi vững chắc và an toàn. Bởi Trung tâm đã rút ra được các bài học, sớm hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Trung tâm đã biết cải tiến đội ngũ lao động quản lý nghĩa là tổ chức và đổi mới cơ chế quản lý nhằm khai thác triệt để khả năng của đơn vị để tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả là rất cần thiết. Chỉ tiêu Thực tế năm 2005 Kế hoạch năm 2006 Giá trị tổng sản lượng (đồng) 4.034.500.000 4.500.000.000 Tổng doanh thu (đồng) 3.804.100.000 4.000.000.000 Thuỷ điện (CT) 3 4 Công trình giao thông (CT) 5 7 Trung tâm thí nghiệm VLXD là một đơn vị trực thuộc tổng công ty xây dựng Trường Sơn với quy mô sản xuất không phải là lớn nhưng họ có thể tin tưởng vào doanh nghiệp của mình. Mặc dù ra đời chưa lâu nhưng Trung tâm là một doanh nghiệp xây dựng cơ bản có bề dày về sản xuất kinh doanh, có kinh nghiệm trong chuyên ngành giao thông và xây dựng. Trung tâm đã chủ động mở rộng địa bàn, quan hệ mật thiết với nhiều cấp, nhiều ngành. Đặc biệt là nhiều đơn vị khác trong và ngoài Tổng công ty. Do đó đã ký kết được nhiều công trình đảm bảo ổn định công ăn việc làm cho người lao động, đảm bảo mức thu nhập tăng lên đáng kể. * Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới. Trong nền kinh tế thị trường, nền kinh tế đa thành phần hoạt động có sự định hướng của Nhà nước. Nền kinh tế hoạt động luôn luôn biến chuyển và thay đổi theo dòng xoáy của thị trường vì vậy vấn đề đặt ra trong phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là một vấn đề lớn và đặc biệt quan trọng bởi vì nó quyết định sự tồn tại và phát triển của Trung tâm trên thị trường từ những vấn đề nhận thức đó cộng với những kinh nghiệm đã rút ra qua các năm trước Trung tâm thí nghiệm VLXD đề ra chủ trương cho năm 2006-2007 như sau: - Kế hoạch doanh thu đạt 4 tỷ đồng. - Thu hồi toàn bộ vốn đọng các năm 2004 và 2005. - ổn định về công tác tổ chức, kiện toàn bộ máy giúp việc. - Đảm bảo liên tục có việc làm. - Tập trung chỉ đạo các công trình đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng. - Khai thác triệt để nguồn vốn do thiết bị sinh lời. Quan hệ với trong và ngoài Tổng công ty, đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm và tăng trưởng vốn thiết bị. - Quán triệt hơn nữa việc đầu tư tiền vốn, thiết bị máy móc tăng cường công tác quản lý kỹ thuật - kế hoạch nhằm thúc đẩy nhanh tiến độ công trình, sớm bàn giao công trình, thu hồi vốn nhanh. - Năng động mở rộng liên doanh, liên kết với các đơn vị bạn trực tiếp hoặc cùng với tổng công ty tham gia đấu thầu các dự án lớn, các dự án phát triển giao thông nông thôn với phương hướng, mục tiêu trên Trung tâm đã và đang tự khẳng định mình. Đây là cơ hội hoà nhập thiết thực nhất và là thời cơ phát triển sản xuất kinh doanh của Trung tâm trong nền kinh tế thị trường. II/ Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của đơn vị có ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy quản lý. 1- Đặc điểm về lao động. 1.1. Số lượng lao động. Tổng số công nhân viên của công ty qua các năm 2003: 26 người, năm 2004: 29 người, năm 2005: 35 người. Như vậy tổng số người qua các năm của đơn vị là có chiều hướng tăng dần về số lượng cho phù hợp với cơ cấu công việc. Hiện nay tổng số lao động là 35 người trong đó nữ là 7 người được chia thành 2 loại: + Lao động gián tiếp: 8 người + Lao động trực tiếp: 27 người 1.2. Chất lượng lao động. Trung tâm thí nghiệm VLXD là một đơn vị quân đội gắn nhiệm vụ quốc phòng với hoạt động SXKD. Hoạt động lao động về công nghệ gắn bó với ngành xây dựng, vì vậy đòi hỏi lao động phải có trình độ cao, và có tư duy trong công việc tốt thì mới có thể tránh được những rủi do lớn. Chính vì lẽ đó mà việc nâng cao trình độ lành nghề cho loa động là một khâu quan trọng cho sự nghiệp phát triển của đơn vị. Trong tổng số 35 người có 16 người trình độ đại học và cao đẳng, 14 người có trình độ trung cấp còn lại 5 người là sơ cấp. Từ số liệu trên cho chúng ta thấy: + Số lượng kỹ sư chiếm 28.6% + Cao đẳng chiếm: 17.1% + Trung cấp chiếm 40%. + Sơ cấp: 14.3%. Qua tình hình trên trình độ đại học của Trung tâm chiếm tỷ trọng không cao, mặc dù đặc thù và tính chất công việc rất cần những con người có trình độ và chuyên môn giỏi. Có thể nói rằng lực lượng lao động của Trung tâm về trình độ là không đồng đều. Đây là một vấn đề nan giải đặt ra cho đơn vị và cần có biện pháp hợp lý với trình độ sản xuất. 1.3. Chất lượng lao động quản lý. Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở doanh nghiệp chia hệ thống quản lý ra nhiều chức năng, nhiệm vụ. Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ thì người quản lý ngoài kinh nghiệm công tác của bản thân thì phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phải có kiến thức tương đối toàn diện về các mặt hoạt động của doanh nghiệp ở phạm vi cấp mình phụ trách. Phải có ý thức và năng lực công tác có tác phong linh hoạt không máy móc quan liêu và có năng lực tổ chức. Để thấy rõ trình độ của cán bộ quản lý ta nghiên cứu bảng sau: STT Chức danh Số người Trình độ Tuổi đời ĐH CĐ TC < 40 40 - 50 > 50 1 Giám đốc 1 1 0 0 0 0 1 2 Phó giám đốc 1 1 0 0 1 0 0 3 Trưởng phòng 3 2 1 0 2 1 0 4 Phó phòng 0 0 0 0 0 0 0 5 Trưởng phòng HT 6 2 0 4 4 1 1 6 Nhân viên 24 4 5 10 23 1 0 Tổng cộng 35 10 6 14 30 3 2 Qua biểu đồ trên ta thấy trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý là tạm được mặc dù số cán bộ có trình độ đại học là còn ít so với tổng số cán bộ công nhân viên chỉ có 28.6% và phân bố không đồng đều với các phòng ban, Ưu điểm nổi bật là tuổi đời của cán bộ quản lý còn khá trẻ. Vì trình độ cán bộ còn chưa đáp ứng với nhu cầu cho nên Trung tâm thí nghiệm VLXD thường xuyên cử cán bộ đi học thêm tại chức, tiếp tục cử các cán bộ trẻ có năng lực đi dự các lớp tập huấn - Nâng cao tay nghề để đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng được đòi hỏi của nhiệm vụ kế hoạch ngày cao trong cơ chế thị trường, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh công tác quản lý của đơn vị. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp thì việc nâng cao chất lượng cán bộ quản lý và nhân viên để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả và giữ chữ tín đối với khách hàng là vấn đề cấp bách hàng đầu và mang tính chiến lược cao đối với Trung tâm thí nghiệm VLXD. 2 - Đặc điểm máy móc thiết bị của đơn vị. Trung tâm thí nghiệm VLXD mang đặc trưng của ngành xây dựng với những công việc mang tính đặc thù riêng. Máy móc thiết bị của Trung tâm tuy đầy đủ về chủng loại nhưng một số đã cũ và công nghệ lạc hậu nên phần nào cũng ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả SXKD. Sau đây là một số máy móc thiết bị của Trung tâm (tính đến ngày 01/6/2006). STT Chủng loại Nước SX ĐVT Số lượng Giá trị còn lại 1 Máy kéo thép Trung Quốc Chiếc 2 90% 2 Máy phát điện Nhật Chiếc 1 70% 3 Máy nén bê tông + Vữa Malaixia + TQ Chiếc 6 70% 4 Máy nén CBR ELE + Italy Chiếc 3 65% 5 Máymài mòn LosAngeles ELE +VN Chiếc 2 50% 6 Máy nén Marshall ELE + Italy Chiếc 3 60% 7 Máy hút chân không Nhật + TQ Chiếc 3 60% 8 Máychiết suất ly tâm ELE + VN Chiếc 3 75% 9 Máy khoan bê tông nhựa Italy + VN Chiếc 3 55% 10 Máy cắt bê tông nhựa Trung Quốc Chiếc 1 40% 11 Máy trộn bê tông 200L Trung Quốc Chiếc 4 85% 12 Máy sấy Trung Quốc Chiếc 6 45% 13 Xe 4 chỗ ngồi Nhật Chiếc 1 60% 14 Xe UWOAT Liên Xô Chiếc 2 80% Ngoài những loại máy móc đó ra, hiện nay Trung tâm còn thiếu 2 loại máy quan trọng là máy nén 3 trục và máy siêu âm kết cấu công trình rất cần trang bị thêm. Qua danh mục các loại máy móc thiết bị của Trung tâm ta thấy chất lượng máy chưa phù hợp với công nghệ sản xuất. Trung tâm cần có biện pháp cải tiến các loại máy đã cũ, công suất giảm cho phù hợp với công nghệ mới và đem lại hiệu quả cao cho công trình. Hệ thống máy móc của Trung tâm gồm nhiều chủng loại không đồng bộ, trong điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay nó đòi hỏi công trình tạo ra phải có chất lượng, tiến độ thi công đúng kế hoạch đem lại hiệu quả kinh tế thì chất lượng máy móc là yếu tố quan trọng. Vì vậy bên cạnh việc đổi mới trang thiết bị thì công tác quản lý, sửa chữa nâng cấp máy móc thiết bị là công tác hết sức quan trọng, đi đôi với nó là việc tích cực đào tạo đội ngũ cán bộ trình độ khoa học kỹ thuật, lao động lành nghề nâng cao trình độ quản lý kỹ thuật trong đơn vị. 3 - Đặc điểm về cơ cấu sản xuất. * Bộ phận hiện trường gồm 6phòng thí nghiệm chức năng : - Hiện tại Trung tâm có 6 phòng thí nghiệm hiện trường đặt tại các dự án lớn như: Gói thầu S4 – Tỉnh lộ 191 Hải Dương Gói thầu CP-4 Kim Liên - ô Chợ Dừa Công trình thuỷ điện Buôn Tua Sha Công trình thuỷ điện Sơn La Công trình thuỷ điện Buôn Kuốp Công trình thuỷ điện Sê Rê pook III Cơ cấu mỗi phòng biên chế tuỳ theo tính chất công việc từ 4 đến 7 người bao gồm 1 trưởng phòng và các nhân viên thí nghiệm. III/ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm thí nghiệm vlxd trong các năm gần đây. Như đã trình bày ở phần trước Trung tâm thí nghiệm VLXD mới được thành lập, trong kinh tế thị trường buổi ban đầu Trung tâm cũng gặp không ít những khó khăn. Nhưng trong những năm gần đây Trung tâm đã có những thay đổi đáng kể bước đầu cho sự ổn định và phát triển của mình. Để làm rõ vấn đề này ta nghiên cứu biểu sau: STT Chỉ tiêu ĐVT 2003 2004 2005 1 Giá trị TSL 1000 đ 2.809.900 3.564.600 4.034.500 2 Tổng doanh thu 1000 đ 2.771.300 3.400.800 3.804.100 3 Lợi nhuận 1000 đ 394.801 418.273 450.441 4 Số lao động Người 26 29 35 5 Tiền lương BQ 1000 đ 832,668 1.323,974 1.582,295 Như vậy trong các năm gần đây Trung tâm làm ăn đã có xu hướng đi lên. Đây là sự khởi đầu rất tốt của Trung tâm để có chiến lược phát triển lâu dài. Đó là những chiến lược về sản phẩm, về thị trường cần xâm nhập để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, tạo uy tín trên thị trường dẫn tới đấu thầu đạt kết quả. IV/ Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở trung tâm thí nghiệm VLXD 1- Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm. Giám đốc Phó Giám đốc Kế toán trưởng Phòng hành chính tổng hợp Phòng thí nghiệm TT Các phòng thí nghiệm hiện trường Nhân viên thí nghiệm Phòng tài chính – Kế toán Qua cơ cấu này chúng ta thấy sự phân công theo chức năng là chưa hợp lý và vẫn có sự thiếu cân bằng. Vì vậy cũng nên có sự điều chỉnh lại cơ cấu này cho hợp lý hơn. 2 - Cơ cấu và trình độ lao động quản lý Trong quá trình quản lý của các doanh nghiệp nói chung việc phân bố lao động quản lý theo chức năng phù hợp với năng lực trình độ của mỗi cán bộ quản lý là điều hết sức quan trọng nó đảm bảo cho việc quản lý doanh nghiệp có đạt kết quả cao hay không chính vì lý do đó mà chúng ta nghiên cứu tình hình lao động quản lý ở Trung tâm. Tình hình đó được thể hiện qua biểu đồ sau: STT Các bộ phận Số người Trình độ Đại học C.đẳng T.cấp 1 Ban giám đốc 3 2 1 0 2 Phòng tài chính - Kế toán 2 1 1 1 3 Phòng hành chính tổng hợp 3 1 0 1 4 Phòng thí nghiệm TT 1 1 0 0 5 Các phòng thí nghiệm HT 6 2 0 5 Tổng số 15 7 1 7 Tỷ lệ % so với tổng LĐQL 100% 46.7% 6.6% 46.7% Qua biểu đồ trên ta thấy việc thành lập các phòng ban là chưa hợp lý với điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay. Trong đó lao động quản lý có trình độ đại học chiếm tỷ lệ chỉ ngang bằng với trình độ trung cấp trong tổng số lao động quản lý, và nếu tính cả trình độ cao đẳng thì trình độ đại học ở cấp quản lý chiếm tỷ lệ thấp hơn. Với những con số này là không hợp lý đối với đặc thù quản lý của Trung tâm, dẫn đến nhân viên không làm hết khả năng của mình và tinh thần trách nhiệm cá nhân không tích cực, hiệu quả lao động không cao. Việc hoàn thiện lại cơ cấu sản xuất và nâng cao trình độ của cán bộ quản lý là một việc làm rất cần thiết nhưng không phải là một sớm một chiều mà làm việc này phải có một quá trình lâu dài cho nên nghiên cứu lại đặc điểm của thị trường, tính chất của sản xuất và đặc thù của đơn vị để sắp xếp lại lao động một cách hợp lý, cán bộ quản lý có chuyên môn nghiệp vụ để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. 3 - Bộ máy điều hành của Trung Tâm : * Giám đốc Trung tâm Giám đốc là người đại diện cho toàn thể cán bộ, nhân viên của Trung tâm, Quản lý theo chế độ một thủ trưởng - Là người điều hành cao nhất của Trung tâm về các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Trung tâm và pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Quyền và nghĩa vụ: Giám đốc ban hành các quy chế, quyết định, quy định liên quan đến công tác quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức của trung tâm theo đúng kế hoạch, đúng chính sách, pháp luật của nhà nước và tuân thủ theo nghị quyết Đảng uỷ Tổng công ty. Quyết định, giám sát - điều hành tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Trung tâm. Tổ chức thực hiện các quyết định của đon vị và cấp trên. Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và các phương án đầu tư của Trung tâm. Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ đơn vị. Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý từ cấp Trưởng phòng thí nghiệm trở xuống. Quyết định lương, thưởng, phụ cấp đối với người lao động trong Trung tâm, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc. Giám đốc quyết địnhviệc cấp phát chi tiêu sử dụng tài chính cho các hoạt động của Trung tâm ở phạm vi cho phép và pơhải chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch, tổ chức hành chính, thanh tra, kiểm tra của Trung tâm. Lựa chọn các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp nguyên vật liệu; ký kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty. Hàng tháng tổ chức giao ban để kiểm điểm công tác thực hiện và giao nhiệm vụ mới tháng tới cho cán bộ quản lý. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh, giao nộp Tổng công ty, bảo toàn và phát triển vốn đồng thời đảm bảo đời sống cho toàn thể cán bộ, công nhân viên của Trung tâm ngày càng được nâng cao. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo sản xuất thông qua các hợp đồng và tạo mối quan hệ qua lại với các đơn vị bạn, giám đốc chỉ đạo toàn bộ các phòng chức năng và các mảng hiện trường thông qua phó giám đốc trực tiếp điều hành, phó giám đốc có thể thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm với giám đốc về chỉ đạo từng mặt công việc. Giúp việc trực tiếp cho giám đốc Trung tâm trong công tác quản lý gồm có: Phó Giám đốc và kế toán trưởng. * Phó giám đốc Là người được uỷ quyền giám đốc trong công tác kế hoạch – công tác kỹ thuật, chỉ đạo, kiểm tra, điều hoạt động hành sản xuất kinh doanh. Đồng thời là bí thư chi bộ phụ trách công tác Đảng, công tác chính trị, tổ chức vận động cán bộ. Quyền và nghĩa vụ: Là người thay mặt Giám đốc xem xét, phê duyệt các vấn đề liên quan phục vụ cho sản xuất. Tổ chức chỉ đạo việc cung ứng các yếu tố đầu vào cho sản xuất kinh doanh. Kiểm tra, đề xuất kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ các máy móc thiết bị… Nghiên cứu, nắm bắt thị trường, tìm hiểu khách hàng và các đối tác kinh doanh. Tính toán chi tiết các chỉ tiêu - yếu tố lập hồ sơ dự thầu. Theo dõi, chấn chỉnh, xử lý các nội dung vướng mắc phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện, nội quy, quy định của đơn vị. Tham mưu cho Giám đốc trong việc lập quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân viên, lao động hợp đồng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc chỉ đạo thi công các công trình. Đề nghị xét khen thưởng đối với tập thể, cá nhâncó thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất. Đề nghị xử lý kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân vi phạm kỷ luật của đơn vị. * Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc Trung tâm, Trực tiếp điều hành phòng tài chính – kế toán, thống kê cho phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tổ chức hướng dẫn những quy định mới về công tác tài chính, kế toán của nhà nước theo chức năng quản lý. Tham mưu cho giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh, dự báo thông tin kinh tế xã hội nhằm hướng điều chỉnh hoạt động kinh doanh theo mục tiêu nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, từng bước áp dụng khoa học công nghệvào quản lý tài chính của đơn vị. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy điịnh của nhà nước, của đơn vị hoặc các báo cáo thường xuyên khác. Tổ chức bảo quản, lưu giữ hồ sơ chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định. 4 - Các phòng chức năng 4.1. Phòng tài chính - kế toán *Cơ cấu tổ chức : Gồm 3 người được bố trí công việc cụ thể như sau: - Một trưởng phòng phụ trách chung (Kế toán trưởng kiêm nhiệm) - Một nhân viên thủ quỹ, thanh toán lương - bảo hiểm xã hội - Một nhân viên giúp việc và giải quyết một số công việc liên quan *Chức năng nhiệm vụ : Là giúp giám đốc trong công tác quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, tài vụ, quản lý vốn, chi phí tài sản cố định theo dõi công tác tiêu thụ, thanh toán lương, thanh toán BHXH, các khoản chi phí tài chính. Theo dõi về nguyên vật liệu, lợi nhuận, thông tin kinh tế, tổ chức kiểm tra việc thực hiên các chế độ hạch toán ngân sách, đôn đốc kiểm traviệc thực hiện các hợp đồng kinh tế đối với các đơn vị đối tác, quyết toán và thanh lý hợp đồng. *Tình hình bố trí sử dụng cán bộ trong phòng Nhìn chung là tương đối phù hợp với chức năng, nhiệm vụ nhưng xét về chuyên môn nghiệp vụ thì kế toán trưởng kiêm trưởng phòng mới tốt nghiệp cao đẳng tài chính kế toán, mặc dù có kinh nghiệm và tâm huyết với công việc nhưng sẽ là một áp lực không nhỏ trong mối quan hệ và trách nhiệm của nhân viên dưới quyền. Phòng có 1 nhân viên tốt nhiệp học viện ngân hàng, và 1 người có trình độ trung cấp kế toán. Như vậy, xét về chuyên môn nghiệp vụ thì đã đáp ứng được yêu cầu của công việc, nhưng xét về mặt bằng tổng thể thì Trung tâm cũng cần nhìn nhận một cách đúng đắn về trình độ của cán bộ quản lý . 4.2. Phòng hành chính tổng hợp *Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 người. - Một trưởng phòng phụ trách chung. - Hai nhân viên giúp việc *Chức năng và nhiệm vụ. Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý trụ sở, giao dịch tiếp khách, quản lý công văn giấy tờ, nhận mẫu, mã hoá, bàn giao kết quả, xây dựng các quy chế làm việc. quan tâm đến chế độ chính sách, đời sống của cán bộ, nhân viên và người lao động. Thực hiên đúng các quy định về văn thư, lưu trữ, bảo mật; các nguyên tắc quản lý công văn, giấy tờ đi và đến. thực hiện các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn. Phối hợp với các phòng ban chức năng xây dựng quy chế làm việc, gia dịch tiếp khách. Có chế độ, quy định quản lý và sử dụng có hiệu quả, hợp lý các thiết bị văn phòng, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, bảo dưỡng theo định kỳ. Sắp xếp nơi làm việc, trang thiết bị cho các phòng ban; lập kế hoạch điều động xe con phục vụ lãnh đạo theo nhu cầu công tác. Phục vụ công tác: Đánh máy, in ấn và quản lý các công văn, giấy tờ, con dấu của đơn vị theo đúng quy định của nhà nước. Quản lý các hồ sơ quản lý đất đai, trụ sở làm việc, xe con và các tài sản phục vụ Trung tâm. *Tình hình bố trí sử dụng cán bộ: Phòng hành chính tổng hợp được bố trí 3 người, việc bố trí sử dụng các cán bộ và nhân viên trong phòng là phù hợp với chức năng của công việc. Nhưng xem ra số lượng công việc khá nhiều sẽ gây ra vất vả cho các thành viên trong phòng. Trong phòng gồm có 1 người có trình độ đại học là trưởng phòng, một nhân viên trình độ trung cấp. Còn lại 1 nhân viên trình độ sơ cấp. Để tạo được kết quả công việc, tránh cho các nhân viên phải làm việc quá sức, và diều quan trọng hơn là trình độ của nhân viên trong phòng còn chưa đáp ứng được chuyên môn công việc. Chính vì vậy Trung tâm cần có biện pháp bố trí nhân lực của phòng một cách hài hoà để có hiệu quả cao trong công việc. 4.3. Phòng thí nghiệm * Cơ cấu tổ chức của phòng: Gồm 5 người - Một trưởng phòng phụ trách chung - Bốn nhân viên thí nghiệm * Chức năng và nhiệm vụ của phòng - Đây là phòng chức năng chuyên ngành đặt tại trụ sở thực hiện nhiệm vụ thí nghiệm,thử nghiệm theo yêu cầu của các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty. * Tình hình bố trí sử dụng cán bộ Phòng có 1 cán bộ tốt nghiệp đại học là trưởng phòng. Có 1 nhân viên trình độ đại học, còn lại 3 người có trình độ trung cấp. Số lượng nhân của phòng còn ít vì vậy nên bố trí thêm từ 1 đến 2 nhân viên để phù hợp với mức độ công việc. 4.4. Các phòng thí nghiệm hiện trường. * Gồm có: - Một trưởng phòng phụ trách chung, xác định khối lượng nghiệm thu thanh toán mỗi quý với ban điều hành dự án báo cáo về Giám đốc Trung tâm để thanh toán giá trị sản lượng theo hợp đồng đã ký. - Nhân viên thí nghiệm tuỳ theo khối lượng công việc của mỗi dự án được bố trí từ 4 đến 7 người. Nhân viên thí nghiệm thực hiện công việc chuyên môn trong phòng thí nghiệm và ngoài công trường. * Chức năng và nhiệm vụ của phòng - Khi Tổng công ty hoặc các công ty trong Tổng trúng thầu xây dựng thì mỗi công trình xây dựng tuỳ theo quy mô, cơ cấu Tổng Giám đốc sẽ giao nhiệm vụ hoặc giám đốc các công ty sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng với Trung tâm thí nghiệm VLXD để triển khai công tác thí nghiệm theo yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn quy định. 5. Thông tin trong bộ máy quản lý 5.1. Mối quan hệ trực tuyến: Từ Giám đốc xuống phó giám đốc, kế toán trưởg và các phòng, các phòng hiện trường trong Trung tâm. Từ phó giám đốc xuống trưởng phòng tài chính - kế toán, trưởng phòng hành chính tổng hợp , trưởng các phòng thí nghiệm. Từ kế toán trưởng xuống viên phòng tài chính - kế toán. Từ trưởng các phòng thí nghiệm xuống nhân viên và lao động trực tiếp. 5.2. Mối quan hệ chức năng: Là các mối quan hệ, liên hệ nhiệm vụ trong các phòng ban, bộ phận: Phó giám đốc có quyền ra các quyết định, phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kiểm soát, thanh tra, kiểm tra các công trình thi công. Kế toán trưởng kiểm soát mảng hạch toán, kế toán, các luồng luân chuyển tiền tệ trong đơn vị. Các trưởng phòng thí nghiệm hiện trường có quyền điều hành hoạt động sản xuất hàng ngày tại công trường theo nhiệm vụ chuyên môn của công trình. 5.3. Mối ._.