Hoàn thiện chương trình thử nghiệm kiểm soát trên chương trình mua hàng – phải trả người bán tại Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học

PHAÀN 1: GIÔÙI THIEÄU COÂNG TY KIEÅM TOAÙN VAØ DÒCH VUÏ TIN HOÏC (AISC) I. LÒCH SÖÛ HÌNH THAØNH VAØ PHAÙT TRIEÅN COÂNG TY: Coâng ty Kieåm toaùn vaø Dòch vuï Tin hoïc (AISC) laø moät toå chöùc tö vaán, kieåm toaùn ñoäc laäp hôïp phaùp coù qui moâ lôùn, hoaït ñoäng treân toaøn laõnh thoå Vieät Nam, ñöôïc thaønh laäp theo thoâng baùo soá 637/TC CÑKT ngaøy 21/03/1994 cuûa Boä Taøi Chính vaø quyeát ñònh soá 1292/QÑ-UB TM ngaøy 29/04/1994 cuûa UBND Thaønh phoá Hoà Chí Minh. Giaáy pheùp ñaêng kyù kinh doanh soá 103020 ngaøy 04/ 05/ 1994 cuûa Troïng Taøi Kinh Teá Thaønh Phoá. AISC laø coâng ty Kieåm toaùn duy nhaát taïi Vieät Nam coù lieân doanh vôùi coâng ty Kieåm toaùn Quoác teá trong lónh vöïc kieåm toaùn vaø tö vaán, ñoù laø coâng ty lieân doanh Price Waterhouse Coopers – AISC. AISC ñöôïc thaønh laäp treân cô sôû hai boä phaän thuoäc Sôû Taøi Chính: Trung taâm tính toaùn Sôû Taøi Chính. Moät phaàn nhaân söï cuûa khoái Quaûn lyù taøi vuï doanh nghieäp Nhaø nöôùc gheùp vôùi boä phaän Xaây döïng cô baûn. Truï sôû chính cuûa coâng ty hieän ôû 142 Nguyeãn Thò Minh Khai, Quaän 3, Tp. Hoà Chí Minh. Coâng ty Kieåm toaùn vaø Dòch vuï Tin hoïc (AISC) ñaõ khoâng ngöøng phaùt trieån, môû roäng maïng löôùi hoaït ñoäng vaø cung caáp caùc dòch vuï kieåm toaùn ngaøy caøng toát hôn. Ñeå ñaùp öùng nhu caàu xaõ hoäi, coâng ty ñaõ môû roäng chi nhaùnh taïi Haø Noäi, Ñaø Naüng vaø vaên phoøng ñaïi dieän taïi Mieàn Taây (Caàn Thô). AISC ñaëc bieät coù ñoäi nguõ nhaân vieân vôùi trình ñoä chuyeân moân cao, ñöôïc ñaøo taïo coù heä thoáng taïi Vieät Nam, Anh, Bæ, Ai – len vaø coù nhieàu naêm kinh nghieäm trong lónh vöïc Kieåm toaùn, Tin hoïc, Taøi chính keá toaùn vaø Quaûn lyù doanh nghieäp. Coâng ty cuõng chuù troïng ñeán vieäc caäp nhaät vaø naâng cao kieán thöùc cuûa nhaân vieân. Haøng tuaàn, coâng ty toå chöùc buoåi thaûo luaän ñeå caùc Kieåm toaùn vieân trao ñoåi kinh nghieäm vaø phoå bieán nhöõng thoâng tin môùi nhaát, toå chöùc khoaù hoïc veà Taøi chính, Keá toaùn do döï aùn EURO – TAPVIET do nhöõng giaùo sö trong vaø ngoaøi nöôùc trình baøi. Khaùch haøng cuûa coâng ty AISC hoaït ñoäng trong moïi ngaønh ngheà nhö Ngaân haøng – Thöông maïi – Xaây döïng – Dòch vuï – Böu chính vieãn thoâng – Coâng ngheä vôùi nhieàu thaønh phaàn kinh teá khaùc nhau. II. CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC QUAÛN TYÙ COÂNG TY AISC: Boä maùy quaûn lyù coâng ty: Coâng ty Kieåm toaùn vaø dòch vuï tin hoïc AISC goàm caùc boä phaän chính sau: Kieåm toaùn vaø Tö vaán taøi chính. Kieåm toaùn ñaàu tö vaø Xaây döïng cô baûn. Dòch vuï tin hoïc: vieát caùc chöông trình phaàn meàm keá toaùn, caøi ñaët cho caùc coâng ty coù yeâu caàu. Giaùm ñoác P. Giaùm ñoác Phoøng keá toaùn P.G.Ñ. toå chöùc BP. Tieáp thò & Ñaøo taïo Phoøng kieåm toaùn DN 1,2,3,4,5,6 Phoøng kieåm toaùn XDCB1,2 Phoøng tin hoïc Phoøng haønh chính Chi nhaùnh Ñaø Naüng Chi nhaùnh Haø Noäi Vaên phoøng ñaïi dieän Caàn Thô Boä phaän tieáp thò vaø ñaøo taïo: ngoaøi chöùc naêng chính coøn toå chöùc môû lôùp Keá toaùn tröôûng ôû Tp.Hoà Chí Minh vaø caùc tænh laân caän. Sô ñoà boä maùy quaûn lyù: Phoøng kieåm toaùn doanh nghieäp: AISC coù saùu phoøng kieåm toaùn doanh nghieäp. Nguyeân taéc cuûa caùc phoøng kieåm toaùn laø hoaït ñoäng ñoäc laäp nhau. Trong moãi phoøng coù tröôûng phoøng vaø phoù phoøng xem xeùt, quaûn lyù coâng vieäc cuûa caùc kieåm toaùn vieân, trôï lyù kieåm toaùn vieân vaø nhoùm vieân Caùc kieåm toaùn vieân ñöôïc toå chöùc theo nhoùm khi xuoáng khaùch haøng. Moãi nhoùm coù moät nhoùm tröôûng. Nhoùm tröôûng coù theå laø caùc kieåm toaùn vieân coù kinh nghieäm, phoù phoøng hay tröôûng phoøng. Caùc nhoùm ghi cheùp caùc coâng vieäc ñaõ thöïc hieän treân hoà sô kieåm toaùn, hoà sô kieåm toaùn ñöôïc Tröôûng phoøng kieåm tra laïi (neáu nhoùm tröôûng khoâng laø Tröôûng phoøng), sau ñoù Phoù Giaùm ñoác duyeät laïi nhöõng ñieåm quan troïng tröôùc khi ñöa leân ban Giaùm ñoác vaø phaùt haønh baùo caùo kieåm toaùn. SÔ ÑOÀ PHOØNG KIEÅM TOAÙN DOANH NGHIEÄP: TRÖÔÛNG PHOØNG TRÔÏ LYÙ KIEÅM TOAÙN VIEÂN PHOÙ PHOØNG NHOÙM TRÖÔÛNG (KIEÅM TOAÙN VIEÂN) Caùc phoøng kieåm toaùn ñeàu coù daïng sô ñoà nhö treân. III. NGUYEÂN TAÉC VAØ MUÏC ÑÍCH HOAÏT ÑOÄNG: 1. Nguyeân taéc hoaït ñoäng: - AISC hoaït ñoäng theo nguyeân taéc ñoäc laäp, khaùch quan, chính tröïc, baûo veä quyeàn lôïi vaø bí maät kinh doanh cuûa khaùch haøng nhö quyeàn lôïi cuûa chính baûn thaân mình treân cô sôû tuaân thuû luaät phaùp quy ñònh. - Nguyeân taéc ñaïo ñöùc ngheà nghieäp, chaát löôïng dòch vuï ñöôïc cung caáp vaø uy tín cuûa Coâng ty laø nhöõng tieâu chuaån haøng ñaàu maø moïi nhaân vieân cuûa AISC luoân luoân thöïc hieän. - Phöông phaùp Kieåm toaùn cuûa Coâng ty ñöôïc döïa theo caùc nguyeân taéc chæ ñaïo cuûa Chuaån möïc Kieåm toaùn Vieät Nam vaø Chuaån möïc Kieåm toaùn Quoác Teá phuø hôïp vôùi luaät phaùp vaø caùc quy ñònh cuûa Chính phuû Vieät Nam. 2. Muïc ñích: - Giuùp cho caùc doanh nghieäp kinh teá thöïc hieän toát coâng taùc taøi chính - keá toaùn theo ñuùng quy ñònh, luaät phaùp nhaø nöôùc Vieät Nam vaø caùc nguyeân taéc chuaån möïc Kieåm toaùn Quoác Teá. - Ñaûm baûo soá lieäu keá toaùn phaûn aùnh ñuùng ñaén thöïc traïng cuûa quaù trình hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh vaø keát quaû kinh doanh cuûa doanh nghieäp. - Giuùp cho caùc doanh nghieäp, caùc ñôn vò kinh teá kòp thôøi phaùt hieän, chaán chænh caùc sai soùt vaø phoøng ngöøa nhöõng ruûi ro, thieät haïi coù theå xaûy ra trong quaù trình kinh doanh vaø söû duïng taøi saûn cuûa mình. - Baèng coâng taùc Kieåm toaùn, dòch vuï Tö vaán Taøi chính vaø Tin hoïc quaûn lyù vôùi caùc coâng cuï tính toaùn vaø truyeàn tin hieän ñaïi, AISC ñaûm baûo soá lieäu keá toaùn cuûa caùc doanh nghieäp, caùc ñôn vò luoân phaûn aùnh trung thöïc, chính xaùc tình hình taøi saûn, vaät tö, tieàn voán, chi phí, doanh thu vaø phaân phoái thu nhaäp treân cô sôû baûo veä quyeàn lôïi hôïp phaùp vaø chính ñaùng cuûa nhaø nöôùc, cuûa doanh nghieäp, cuûa caùc nhaø ñaàu tö vaø caùc beân coù tham gia vaøo quaù trình hoaït ñoäng kinh doanh cuûa doanh nghieäp nhö coå ñoâng, Coâng ty lieân doanh, ngaân haøng thöông maïi, khaùch haøng, ngöôøi lao ñoäng trong doanh nghieäp… - Giuùp cho cô quan nhaø nöôùc coù soá lieäu trung thöïc, chính xaùc, hôïp phaùp ñeå thöïc hieän toát chöùc naêng kieåm tra, kieåm soaùt caùc hoaït ñoäng kinh doanh dòch vuï trong neàn kinh teá quoác daân. Treân cô sôû ñoù, xaùc ñònh vaø ñaùnh giaù ñuùng ñaén nghóa vuï vaø traùch nhieäm cuûa caùc doanh nghieäp veà caùc khoaûn phaûi goùp vaøo ngaân saùch Nhaø nöôùc vaø quyeån lôïi maø doanh nghieäp ñöôïc höôûng, phaùt huy vai troø chuû ñaïo, goùp phaàn tích cöïc vaøo vieäc toå chöùc, giöõ vöõng kyû cöông, traät töï trong coâng taùc keá toaùn, quaûn lyù taøi chính. - Giuùp cho doanh nghieäp naém baét kòp thôøi nhöõng quyeát ñònh cuûa Nhaø nöôùc vaø taän duïng ñöôïc moïi ñieàu kieän thuaän lôïi veà töï nhieân, xaõ hoäi maø ñöôïc luaät phaùp cho pheùp ñeå naâng cao hoaït ñoäng kinh doanh, dòch vuï; ñaït hieäu quaû toái ña nhaèm phuïc vuï vaø ñaûm baûo quyeàn lôïi chính ñaùng cuûa mình trong khuoân khoå Phaùp luaät Nhaø nöôùc Vieät Nam quy ñònh. - Nghieân cöùu caùc öùng duïng kyõ thuaät coâng ngheä tin hoïc vieãn thoâng tieân tieán cuûa theá giôùi ñeå thöïc hieän tin hoïc hoaù coâng taùc quaûn lyù Nhaø nöôùc veà kinh teá - xaõ hoäi theo chuyeân ngaønh: Quaûn lyù xí nghieäp, Coâng ty thöông maïi; quaûn lyù caùc coâng trình xaây döïng cô baûn; haïch toaùn Keá toaùn – Thoáng keâ. Quaûn lyù chuyeân ngaønh: Taøi chính – Keá toaùn, Thueá – Kho baïc, coâng taùc keá hoaïch hoùa neàn kinh teá quoác daân cuûa caùc chuyeân ngaønh Kinh teá, Nhaø ñaát, khai thaùc taøi nguyeân thieân nhieân. Quaûn lyù hoä tòch, daân cö vaø hoaït ñoäng kinh teá – xaõ hoäi ôû phöôøng, xaõ, huyeän, tænh, thaønh phoá … IV TÌNH HÌNH HOAÏT ÑOÄNG: 1. Caùc dòch vuï cung caáp cuûa coâng ty: 1.1. Kieåm toaùn: - Kieåm toaùn baùo caùo taøi chính. - Kieåm toaùn döï toaùn vaø quyeát toaùn coâng trình xaây döïng cô baûn. - Xaùc ñònh giaù trò doanh nghieäp ñeå coå phaàn hoùa hoaëc phaù saûn theo luaät ñònh - Thaåm ñònh giaù trò taøi saûn vaø goùp voán lieân doanh. 1.2. Tö vaán quaûn lyù – Taøi chính – Keá toaùn - Thueá: - Tieán haønh ñaêng kyù cheá ñoä keá toaùn. - Höôùng daãn aùp duïng cheá ñoä Keá toaùn - Taøi chính - Thoáng keâ - Thueá theo luaät ñònh. - Tö vaán veà ñaàu tö. - Tö vaán veà quaûn lyù. - Tö vaán caûi toå heä thoáng keá toaùn vaø quaûn trò kinh doanh moâi tröôøng kieåm soaùt noäi boä. - Tö vaán veà thueá. - Höôùng daãn vaø thöïc hieän keá toaùn, laäp baùo caùo taøi chính, baùo caùo thueá. - Ñaøo taïo boài döôõng keá toaùn tröôûng vaø kieåm toaùn vieân noäi boä. 1.3. Dòch vuï tin hoïc: - Tö vaán veà vieäc löïa choïn caùc thieát bò tin hoïc, caøi ñaët caùc heä thoáng thoâng tin trong quaûn trò kinh doanh. - Cung caáp caùc phaàn meàm tin hoïc nhö: quaûn trò kinh doanh, keá toaùn thueá doanh nghieäp, quaûn lyù khaùch saïn, quaûn lyù ngaân saùch nhaø nöôùc, quaûn lyù caùc ñònh möùc xaây döïng cô baûn. - Cung caáp caùc loaïi giaáy vi tính, giaáy vaên phoøng. 2. Nhöõng ñieåm noåi baät cuûa coâng ty: - Chaát löôïng dòch vuï mang tính chuyeân nghieäp ñem ñeán cho khaùch haøng nhöõng giaù trò thöïc. Hieän nay ñaõ coù treân hôn 500 khaùch haøng söû duïng taát caû caùc dòch vuï do AISC cung caáp. - Kieåm toaùn ngaân haøng laø moät trong nhöõng theá maïnh cuûa AISC. Treân 15 ngaân haøng maø AISC tham gia kieåm toaùn: Heä thoáng Ngaân haøng Ñaàu tö vaø Phaùt trieån Vieät Nam, Ngaân haøng Ñeä Nhaát (Ñaøi Loan), Ngaân haøng Trung Quoác, Ngaân haøng Phaùt trieån Nhaø TP.HCM, Ngaân haøng Taân Vieät, Ngaân haøng Gia Ñònh… - Hieän nay AISC ñaõ öÙng duïng phaàn meàm phuïc vuï cho vieäc kieåm toaùn caùc coâng trình xaây döïng cô baûn, do ñoù ñaõ giuùp nhieàu doanh nghieäp coù ñöôïc baùo caùo Kieåm toaùn kòp thôøi, chính xaùc, tieát kieäm thôøi gian vaø chi phí. - Huaán luyeän nghieäp vuï cho nhaân vieân caùc doanh nghieäp theo caùc khoùa haïn veà caùc vaán ñeà caáp thieát phuïc vuï coâng taùc quaûn lyù doanh nghieäp maø AISC ñang tieán haønh nhö : Phaân tích baùo caùo taøi chính, Thaåm ñònh döï aùn ñaàu tö, Keá toaùn thöïc haønh chuyeân nghieäp, Keá toaùn tröôûng theo chöông trình boä taøi chính. - Tin hoïc hoaù quaûn lyù cuõng laø moät trong nhöõng ñoøi hoûi caáp thieát cuûa doanh nghieäp. Hieän nay, phaàn meàm cuûa AISC ñaõ vaø ñang ñöôïc khaùch haøng tín nhieäm vaø ñaùp öùng haàu heát nhu caàu quaûn lyù cuûa doanh nghieäp. 3. Phöông höôùng hoaït ñoäng cuûa coâng ty: Veà toång theå coâng ty: 3.1. Taêng cöôøng toå chöùc boä maùy vaø nhaân söï laõnh ñaïo cho coâng ty qua vieäc boå nhieäm moät soá tröôûng, phoù phoøng vaø thaønh laäp 2 phoøng môùi ñeå ñaùp öùng nhu caàu coâng vieäc cuûa coâng ty. 3.2. Tieáp tuïc phaùt trieån thi ñua vaø khen thöôûng kòp thôøi nhöõng thaønh tích xuaát saéc cuûa caù nhaân vaø taäp theå. 3.3. Quan taâm caûi tieán töøng böôùc thu nhaäp cuûa anh chò em trong coâng ty, tröôùc maét keå töø 1/1/2005 naâng möùc löông caên baûn cuûa coâng ty leân 10% so vôùi thaùng 12/2004 ñeå giuùp anh chò em oån ñònh ñôøi soáng, yeân taâm coâng taùc. 3.4. Taêng cöôøng vieäc ñaøo taïo nghieäp vuï trong coâng ty. Tieáp tuïc ñaåy maïnh coâng taùc tieáp thò khaùch haøng. Nghieân cöùu thaønh laäp vaên phoøng ñaïi dieän taïi Haûi Phoøng. Nhöõng bieän phaùp treân seõ ñöôïc thöïc hieän tích cöïc ñeå hoaøn thaønh vaø hoaøn thaønh vöôïc möùc keá hoaïch ñeà ra, xaùc ñòch böôùc ñi vöõng chaéc cuûa coäng ty trong giai ñoaïn môùi. Phoøng Kieåm toaùn doanh nghieäp: Caên cöù hôïp ñoàng ñaõ kyù keát, phaûi hoaøn thaønh ñuùng keá hoaïch Vaän ñoäng caùc khaùch haøng thöôøng xuyeân kyù laïi hôïp ñoàng . Taêng cöôøng quaûn caùo ñeå coù theâm nhieàu hôïp ñoàng môùi. PHAÀN 2: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ THÖÛ NGHIEÄM KIEÅM SOAÙT ÑOÁI VÔÙI CHU TRÌNH MUA HAØNG – PHAÛI TRAÛ NGÖÔØI BAÙN I. TOÅNG QUAN VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI DOANH NGHIEÄP: Haàu heát taïi caùc ñôn vò hoaït ñoäng kinh teá ñeàu thieát laäp heä thoáng kieåm soaùt ñeå hoaït ñoäng cuûa ñôn vò dieãn ra ñoàng boä vaø quy cuõ. Thöû nghieäm kieåm soaùt laø vieäc tìm hieåu, ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Do vaäy, duø ñeà taøi choïn vieát veà thöû nghieäm kieåm soaùt theo chu trình mua haøng - phaûi traû ngöôøi baùn nhöng ngöôøi vieát xin trình baøy khaùi quaùt veà thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi doanh nghieäp ñeå coù söï nhìn nhaän chung. Khaùi nieäm: Kieåm soaùt luoân laø khaâu quan troïng trong moïi chu trình quaûn trò. Do ñoù, ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa toå chöùc, caùc nhaø quaûn trò thöôøng quan taâm ñeán vieäc hình thaønh vaø duy trì caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt taïi ñôn vò. Khaùi nieäm kieåm soaùt noäi boä ñaõ hình thaønh vaø phaùt trieån daàn thaønh heä thoáng lyù luaän. Coù nhieàu quan ñieåm khaùc nhau ñöa ra ñònh nghóa veà Kieåm soaùt noäi boä. Theo COSO 1992: “Kieåm soaùt noäi boä laø moät quaù trình do caùc nhaø quaûn lyù vaø moïi nhaân vieân cuûa ñôn vò chi phoái, noù ñöôïc thieát laïp ñeå cung caáp moät söï ñaûm baøo hôïp lyù nhaèm thöïc hòeân ba muïc tieâu döôùi ñaây: Caùc baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy. Caùc luaät leä vaø qui ñònh ñöôïc tuaân thuû. Hoaït doing höõu hieäu vaø coù hieäu quaû Theo taøi lieäu cuûa EURO – TAPVIET: Kieåm soaùt noäi boä laø: Toaøn boä caùc bieän phaùp kieåm tra, keá toaùn hoaëc caùc bieän phaùp khaùc Do Ban giaùm ñoác chòu traùch nhieäm xaây döïng, aùp duïng vaø giaùm saùt. Nhaèm muïc ñích ñaûm baûo caùc muïc tieâu treân. Do ñoù, Kieåm soaùt noäi boä mang tính phoøng ngöøa hôn tính traán aùp. Caùc boä phaïn caáu thaønh cuûa Kieåm soaùt noäi boä: Tuyø thuoäc vaøo caùc ñieàu kieän hieän coù ôû töøng ñôn vò nhö qui moâ, tính chaát hoaït ñoäng, muïc tieâu… heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñöôïc caáu thaønh bôûi caùc yeáu toá taäp hôïp trong 5 chuûng loaïi chính nhö sau; Moâi tröôøng kieåm soaùt: Phaûn aùnh saéc thaùi chung cuûa ñôn vò, noù chi phoái yù thöùc cuûa töøng nhaân vieân trong ñôn vò vaø laø neàn taûng ñoái vôùi caùc boä phaän khaùc cuûa kieåm soaùt noâò boä bao goàm caùc yeáu toá: Tính trung thöïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc cuûa nhöõng caù nhaân lieân quan ñeán quaù trình kieåm soaùt. Trieát lyù quaûn lyù vaø phong caùch ñieàu haønh cuûa nhaø quaûn trò aûnh höôûng ñeán moâi tröôøng kieåm soaùt vaø vieäc thöïc hieän caùc muïc tieâu cuûa ñôn vò. Cô caáu toå chöùc: ñoùng vai troø then choát trong doanh nghieäp, theå hieän quyeàn löïc vaø traùch nhieäm cuûa moïi thaønh vieân trong Ban Giaùm Ñoác theo chöùc naêng vaø teân cuûa ngöôøi chòu traùch nhieäm. Nhaân söï: moâi tröôøng kieåm soaùt theå hieän qua ñoäi nguõ nhaân vieân coù trình ñoä töông xöùng vôùi nhieäm vuï ñöôïc giao vaø coù yù thöùc. Chính saùch nguoàn nhaân löïc roõ raøng, ñuùng ñaén seõ ñaûm baûo chaát löôïng cuûa caùc nhaân vieân ñieàu kieån Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä Ñaùnh giaù ruûi ro: laø boä phaän khoâng theå thieáu ñöôïc trong moâi tröôøng kieåm soaùt. Nhaø quaûn trò thöôøng xuyeân nhaän daïng, löôøng tröôùc moïi ruûi ro nhaèm haïn cheá toái thieåu nhaân toá aûnh höôûng ñeán muïc tieâu cuûa ñôn vò, töø ñoù ñöa ra caùc giaûi phaùp ñeå ñoái phoù. Xeùt treân goùc ñoä kieåm toaùn vieân: khi tieán haønh kieåm toaùn ôû baát kyø ñôn vò naøo cuõng quan taâm ñeán vieäc coù hay khoâng söï yeáu keùm cuûa Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Coâng vieäc naøy ñöôïc thöïc hieän trong giai ñoaïn laäp keá hoaïch kieåm toaùn. 2.2. Hoaït ñoäng kieåm soaùt: laø nhöõng chính saùch vaø nhöõng thuû tuïc ñeå ñaûm baûo caùc chæ thò cuûa nhaø quaûn lyù ñöôïc thöïc hieän. Caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt chuû yeáu lieân quan ñeán heä thoáng keá toaùn: Phaân chia traùch nhieäm döïa treân nguyeân taéc phaân coâng phaân nhieäm vaø nguyeân taéc baát kieâm nhieäm Kieåm soaùt quaù trình xöû lyù thoâng tin vaø kieåm soaùt chöùng töø soå saùch keá toaùn, vaät chaát cuûa coâng ty Kieåm tra ñoäc laäp vieäc thöïc hieän cuûa caù nhaân Thoâng tin vaø truyeàn thoâng: laø vieäc ghi cheùp, xöû lyù, xöû lyù vaø truyeàn ñaït thoâng tin caàn thieát; ñaûm baûo ñuùng, chính xaùc, kòp thôøi. Baùo caùo ñöa ra vöøa phaûn aùnh tình hình trong quaù khöù vöøa giuùp ngöôøi ñoïc döï ñoaùn töông lai. Soaùt xeùt: Nhaø quaûn trò ñaùnh giaù chaát löôïng cuûa caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt, töø ñoù coù söï ñieàu chænh. Coù 2 loaïi giaùm saùt: Giaùm saùt thöôøng xuyeân vaø Giaùm saùt ñònh kyø. Toùm laïi, caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt noäi boä ñoøi hoûi yeáu toá con ngöôøi raát cao, nhaát laø quaûn trò. Tuy nhieân, moät heä thoáng naøo duø coù hoaøn thieän ñeán maáy cuõng chöùa ñöïng nhöõng haïn cheá beân trong voán coù. Do ñoù, chæ coù theå ñaûm baûo raèng heä thoáng ñoù ngaên ngöøa sai phaïm nhieàu hay ít, chöù khoâng theå laø coù hay khoâng coù sai phaïm xaûy ra. Nhöõng haïn cheá voán coù cuûa Kieåm soaùt noäi boä: Vaán ñeà veà con ngöôøi: voâ yù, baát caån, ñaõng trí, ñaùnh giaù hay öôùc löôïng sai, hieåu sai caùc chæ daãn cuûa caáp treân hoaëc baùo caùo cuûa caáp döôùi… Khaû naêng thoâng ñoàng giöõa caùc nhaân vieân hay vôùi boä phaän beân ngoaøi ñôn vò. Yeâu caàu giaù phí cuûa moät thuû tuïc kieåm toaùn khoâng vöôït quaù lôïi ích maø thuû tuïc ñoù mang laïi. Phaàn lôùn caùc thuû tuïc kieåm soaùt aûnh höôûng ñeán nhöõng giao dòch thöôøng xuyeân hôn laø nhöõng giao dòch baát thöôøng. II. KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ CHU TRÌNH MUA HAØNG – PHAÛI TRAÛ NGÖÔØI BAÙN: Giôùi thieäu chung veà Nôï phaûi traû ngöôøi baùn: Khaùi nieäm: Nôï phaûi traû ngöôøi baùn laø nghóa vuï cuûa doanh nghieäp phaùt sinh töø caùc giao dòch vaø söï kieän ñaõ qua maø doanh nghieäp seõ phaûi thanh toaùn töø caùc nguoàn löïc cuûa mình. Ñaëc ñieåm: Nôï phaûi traû ngöôøi baùn bao goàm caùc nghóa vuï thöông maïi ñöôïc laäp ñi laäp laïi cuûa moät coâng ty, xuaát phaùt töø vieäc mua haøng hoùa, vaät lieäu vaø dòch vuï nhöng chöa thanh toaùn tieàn, keå caû khoaûn phaûi traû cho ngöôøi nhaän thaàu veà xaây döïng cô baûn hay söûa chöõa lôùn taøi saûn coá ñònh. Khoaûn phaûi traû trong ñònh nghóa treân khoâng bao goàm thueá vaø caùc khoaûn phaûi noäp Nhaø nöôùc, phaûi traû coâng nhaân vieân, chi phí phaûi traû, phaûi traû noäi boä vaø phaûi traû phaûi noäp khaùc. [Kieåm toaùn- Trang 99] Nôï phaûi traû ngöôøi baùn laø moät phaàn trong caùc khoaûn nôï phaûi traû cuûa doanh nghieäp nhöng laïi chieám phaàn lôùn nôï cuûa doanh nghieäp. Do ñoù, nôï phaûi traû cuõng laø moät trong nhöõng khoaûn muïc quan troïng treân Baùo caùo taøi chính, nhaát laø ñoái vôùi ñôn vò söû duïng nguoàn taøi trôï ngoaøi voán chuû sôû höõu. 331 Dö Nôï CK ÖÙng tröôùc cho nhaø cung caáp SÑDK Dö Coù CK Nôï coøn phaûi traû cuoái kyø 711,152,156,611 133 111, 112 142,152,153,154,156,211,241,621,627,641,642,611 Mua chòu Thanh toaùn hoaëc öùng tröôùc cho ngöôøi baùn Caùc khoaûn GG, CK Haøng mua traû laïi Thueá GTGT ñaàu vaøo SÔ ÑOÀ KEÁ TOAÙN NÔÏ PHAÛI TRAÛ NGÖÔØI BAÙN Vò trí: Nôï phaûi traû ngöôøi baùn coù soá hieäu taøi khoaûn 331 –“ Phaûi traûcho ngöôøi baùn”. Treân baûng caân ñoái keá toaùn, Nôï phaûi traû ngöôøi baùn thuoäc NGUOÀN VOÁN, phaàn: A. NÔÏ PHAÛI TRAÛ , trong muïc 3 cuûa I. NÔÏ NGAÉN HAÏN Trong tröôøng hôïp Doanh nghieäp öùng tröôùc soá tieàn mua taøi saûn, dòch vuï… cho caùc nhaø cung caáp thì toång soá tieàn öùng tröôùc seõ ñöôïc trình baøy treân baûng caân ñoái keá toaùn ôû phaàn taøi saûn: ÖÙng tröôùc cho nhaø cung caáp. Aûnh höôûng cuûa khoaûn muïc Nôï phaûi traû ngöôøi baùn treân Baùo caùo taøi chính: Nôï phaûi traû ñöôïc quaûn lyù moät caùch ñuùng ñaén seõ mang laïi nhieàu lôïi ích cho ñôn vò trong vieäc huy ñoäng vaø söû duïng voán. Tuy nhieân, neáu nôï phaûi traû khoâng ñöôïc quaûn lyù chaët cheõcoù theå gaây aûnh höôûng troïng yeáu ñeán Baùo caùo taøi chính veà caùc maët: Tình hình taøi chính: ghi sai leäch veà Nôï phaûi traû khieán ngöôøi söû duïng Baùo caùo taøi chính hieåu sai leäch veà tình hình taøi chính cuûa ñôn vò, aûnh höôûng ñeán moät soá tyû soá nhö tyû soá nôï hay heä soá thanh toaùn hieän thôøi. Keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh : nhöõng sai leäch trong vieäc ghi cheùp vaø trình baøi Nôï phaûi traû seõ töông öùng vôùi caùc sai leäch troïng yeáu treân Keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh nhö aûnh höôûng chi phí trong kyø nôï phaûi traû cuoái kyø. Caùc loaïi sai phaïm coù theå xaûy ra: Chính vì ñaëc ñieåm treân, neân Nôï phaûi traû, ñaëc bieät laø nôï phaûi traû ngöôøi baùn, laø khoaûn raát coù khaû naêng xaûy ra sai phaïm. Ñoái vôùi nhöõng ñôn vò hoaït ñoäng treân thò tröôøng nhö hieän nay thì caùc khoaûn nôï vay möôïn hay nôï traû goái ñaàu haøng hoaù khoâng ít bôûi vì vieäc chieám duïng voán ñeå hoaït ñoäng laø thuû thuaät trong kinh doanh. Do ñoù, vaøi khaû naêng khoaûn nôï phaûi traû coù theå bò aûnh höôûng nhö: Nôï phaûi traû bò khai thaáp hoaëc khoâng ñöôïc ghi cheùp ñaày ñuû: nhaèm laøm ñeïp Baùo caùo Taøi chính, chi phí giaûm xuoáng, taêng khaû naêng thanh toaùn giaû taïo cuûa doanh nghieäp vaø lôïi nhuaän taêng giaû taïo. Nguyeân nhaân daãn ñeán caùc khaû naêng treân coù theå do khoâng tuaân thuû caùc nguyeân taéc cô baûn vaø do gian laän trong quaù trình mua haøng – thanh toaùn tieàn mua chòu Thí duï : Khi ñôn vò trì hoaõn vieäc ghi cheùp chi phí quaûng caùo thaùng 12 cuûa nieân ñoä tröôùc sang thaùng 1 cuûa nieân ñoä sau seõ laøm cho nôï phaûi traû bò khai thaáp, ñoàng thôøi do chi phí khoâng ñaày ñuû khieán lôïi nhuaän taêng giaû taïo leân so vôùi thöïc teá. Vì vaäy, kieåm toaùn vieân phaûi quan taâm ñaëc bieät ñeán muïc tieâu söï ñaày ñuû. Khai thieáu Nôï phaûi traû thöôøng laø söï boû soùt nghieäp vuï, khoù phaùt hieän hôn söï khai khoáng, khi phaùt hieän cuõng khoù xaùc ñònh laø voâ tình hay voá yù Moät vaøi tröôøng hôïp chi phí traû cho ngöôøi baùn taêng vì phaûi traû hai laàn do heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi chi traû khoâng chaët, coù theå do khi thanh toaùn xong, hoaù ñôn mua haøng khoâng ñoùng daáu “ÑAÕ CHI TRAÛ”. Khoâng phaân loaïi vaø trình baøy ñuùng nôï phaûi traû khi laäp baùo caùo taøi chính. Thí duï: Phaûi traû ngöôøi baùn coù soá dö nôï cuoái kyø nhöng soá dö nôï naøy khoâng ñöôïc trình baøy treân baûng caân ñoái keá toaùn ôû phaàn taøi saûn - ÖÙng tröôùc cho nhaø cung caáp, sai soùt naøy khoâng gaây aûnh höôûng ñeán keát quaû kinh doanh cuûa kyø keá toaùn nhöng laøm ngöôøi söû duïng baùo caùo taøi chính hieåu sai khaû naêng thanh toaùn thöïc teá cuûa ñôn vò ñöôïc kieåm toaùn. Muïc tieâu kieåm toaùn: Hieän höõu, nghóa vuï: KTV phaûi chöùng minh khoaûn nôï phaûi traû laø coù thöïc treân Baùo caùo taøi chính Ñaày ñuû: taát caû nhöõng khoaûn nôï phaûi traû ngöôøi baùn trong kyø ñöôïc ghi cheùp ñaày ñuû vaø coù trình baøy treân Baùo caùo taøi chính. Ñaùnh giaù: caùc khoaûn nôï phaûi traû ñöôïc ñaùnh giaù phuø hôïp vôùi cheá ñoä keá toaùn hieän haønh. Chính xaùc: nôï phaûi traû cuûa ñôn vò chính xaùc veà cô hoïc trong vieäc tính toaùn, coäng doàn, chuyeån soå, laäp baùo caùo ñoái chieáu vôùi caùc nghieäp vuï Trình baøy vaø coâng boá: nôï phaûi traû ñöôïc trình baøy ñuùng ñaén vaø ñaày ñuû treân Baùo caùo taøi chính. Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi Chu trình Mua haøng – Nôï phaûi traû ngöôøi baùn: Kieåm soaùt noäi boä trong chu trình mua haøng – traû tieàn coù theå moâ taû toùm taét moät qui trình maãu nhö sau : Kho haøng hoaëc boä phaän kieåm soaùt haøng toàn kho seõ chuaån bò vaø laäp phieáu ñeà nghò mua haøng ñeå göûi cho boä phaän mua haøng. Moät lieân cuûa chöùng töø naøy seõ ñöôïc löu ñeå theo doõi veà tình hình thöïc hieän caùc yeâu caàu. Khi nghieäp vuï mua haøng hoaøn thaønh, sau khi ñoái chieáu, chöùng töø naøy seõ ñöôïc löu tröõ vaø ñöôïc ñính keøm theo caùc chöùng töø lieân quan nhö ñôn ñaët haøng, phieáu nhaäp kho… Boä phaän mua haøng seõ caên cöù vaøo phieáu ñeà nghò mua haøng ñeå xem xeùt veà nhu caàu vaø chuûng loaïi haøng caàn mua, ñoàng thôøi khaûo saùt veà caùc nhaø cung caáp, chaát löôïng vaø giaù caû… Sau ñoù, boä phaän naøy seõ laäp ñôn ñaët haøng, noù phaûi ñöôïc ñaùnh soá lieân tuïc vaø laäp thaønh nhieàu lieân. Ngoaøi lieân göûi cho nhaø cung caáp, caùc lieân coøn laïi seõ göûi cho boä phaän kho, boä phaän nhaän haøng vaø keá toaùn nôï phaûi traû. Khi nhaän haøng taïi kho, boä phaän haøng kieåm tra chaát löôïng haøng vaø caâcn ño ñong ñeám…Moïi nghieäp vuï nhaän haøng ñeàu phaûi laäp phieáu nhaäp kho( hoaëc baùo caùo nhaän haøng) coù nhöõ kyù cuûa ngöôøi nhaän haøng vaø thuû kho… Phieáu naøy phaûi ñöôïc ñaùnh soá tröôùc lieân tuïc, ñöôïc laäp thaønh nhieàu lieân vaø chuyeån ngay cho caùc boä phaän lieân quan nhö kho haøng, mua haøng keá toaùn nôï phaûi traû. Trong boä phaän keá toaùn nôï phaûi traû, caùc chöùng töø caàn ñöôïc ñoùng daáu ngaøy nhaän. Caùc chöùng töø thanh toaùn vaø caùc chöùng töø khaùc phaùt sinh taïi boä phaän naøy phaûi ñöôïc kieåm soaùt baèng caùch ñaùnh daáu tröôùc lieân tuïc tröôùc khi söû duïng. ÔÛ moãi coâng ñoaïn kieåm tra ,ngöôøi thöïc hieän phaûi ghi ngaøy vaø kyù teân vaø xaùc nhaän traùch nhieäm cuûa mình. Moät soá caùch kieåm tra vaø ñoái chieáu: So saùnh soá löôïng treân hoaù ñôn vôùi soá löôïng treân phieáu nhaäp kho ( hoaëc baùo caùo nhaäp haøng) vaø ñôn ñaët haøng, muïc ñích laø ñeå khoâng thanh toaùn vöôït quaù soá löôïng thöïc nhaän. So saùnh giaù caû, chieát khaáu treân ñôn ñaët haøngvaø treân hoaù ñôn ñeå ñaûm baûo khoâng thanh toaùn vöôït soá nôï phaûi traû cho ngöôøi baùn. Vieäc xeùt duyeät chi quyõ: seõ do boä phaän chi quyõ thöïc hieän. Kieåm tra ñoäc laäp giöõa caùc boä phaän kieåm tra – chaáp nhaän thanh toaùn – xeùt duyeät chi quyõ ñeã thanh toaùn laø bieän phaùp kieåm soaùt kieåm soaùt höõu hieäu. Trong nhieàu doanh nghieäp hieän nay chöùc naêng taøi vuï vaø keá toaùn keát hôïp trong moät phoøng keá toaùn, ñieàu naøy daãn ñeán khaû naêng xaûy ra sai phaïm trong coâng taùc taøi chính keá toaùn. Cuoái thaùng, boä phaän keá toaùn phaûi traû ñoái chieáu soå chi tieát nôï phaûi traû( hoà sô chöùng töø thanh toaùn chöa traû tieàn) vôùi soå caùi.Vieäc ñoái chieáu naøy thöïc hieän treân Baûng toång hôïp chi tieát, baûng naøy löu laïi ñeå laøm baèng chöùng laø ñaõ ñoái chieáu vaø thuaän lôïi khi haäu kieåm. ÔÛ goùc ñoä ngöôøi mua, haèng thaùng khi nhaän baûng keâ hoaù ñôn töø nhaø cung caáp, keá toaùn ñôn vò tieán haønh ñoái chieáu vôùi soå chi tieát ñeå tìm hieåu xem coù sai soùt khoâng vaø söûa chöõa sai soùt treân soå saùch vaø thoâng baùo cho ngöôøi baùn( neáu caàn thieát). Vieäc tìm hieåu heä thoáng keá toaùn vaø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa ñôn vò ñöôïc kieåm toaùn: Muïc ñích nghieân cöùu vaø ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt: Vieäc nghieân cöùu vaø ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt laø coâng vieäc caàn thieát trong quaù trình kieåm toaùn, noù nhaèm hai muïc ñích sau: Muïc tieâu cuûa kieåm toaùn baùo caùo taøi chính: giuùp cho kieåm toaùn vieân ñöa ra yù kieán raèng baùo caùo taøi chính coù ñöôïc laäp theo chuaån möïc keá toaùn ñaõ ñöôïc xaùc ñònh, treân caùc khía caïnh troïng yeáu hay khoâng.Tìm hieåu Kieåm soaùt noäi boä cuûa ñôn vò laø yeáu toá quan troïng aûnh höôûng ñeán caùc böôùc kieåm toaùn vaø yù kieán cuûa kieåm toaùn vieân khi phaùt haønh baùo caùo kieåm toaùn. Traùch nhieäm cuûa kieåm toaùn vieân: Do nhöõng ñaëc ñieåm veà kieåm toaùn nhö choïn maãu, keát luaän töø xeùt ñoaùn ngheà nghieäp... vaø haïn cheá voán coù cuûa baát kyø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä naøo, kieåm toaùn vieân khoâng ñaûm baûo tính chính xaùc cuûa baùo caùo taøi chính, traùch nhieäm cuûa kieåm toaùn vieân laø ñöa ra nhaän xeùt veà tính trung thöïc vaø hôïp lyù cuûa baùo caùo taøi chính treân caùc khía caïnh troïng yeáu. Phöông phaùp tìm hieåu heä thoáng kieåm soaùt cuûa ñôn vò: 3.2.1. Phöông phaùp tìm hieåu: Kinh nghieäm kieåm toaùn tröôùc ñaây: kieåm toaùn vieân coù theå caên cöù vaøo laàn kieåm toaùn tröôùc ñeå xem xeùt caùc ñieåm yeáu keùm cuûa heä thoáng ñaõ caûi thieän chöa (?) (neáu ñaây khoâng laø laàn kieåm ñaàu tieân cuûa coâng ty kieåm toaùn vieân) hay coù theå xem baûng baùo caùo kieåm toaùn cuûa ñôn vò caùc laàn tröôùc. Phoûng vaán caùc nhaø quaûn lyù, nhaân vieân giaùm saùt: töø keát luaän cuûa naêm tröôùc veà ñieåm maïnh, ñieåm yeáu coù theå laø ñieåm xuaát phaùt ñeå Kieåm toaùn vieân thöïc hieän phoûng vaán. Ñaây laø phöông phaùp mang laïi hieäu quaû cao vaø deã thöïc hieän. Söû duïng phöông phaùp phoøng vaán kieåm toaùn vieân seõ tieát kieäm ñöôïc thôøi gian taøi lieäu hoaù caùc thoâng tin thu thaäp ñöôïc Kieåm tra taøi lieäu, soå saùch nhö: sô ñoà toå chöùc, sô ñoà haïch toaùn, soå nhaät kyù, soå caùi, soå chi tieát… Quan saùt caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt: Kieåm toaùn vieân quan saùt caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt taïi ñôn vò veà caùch thöùc thanh toaùn, caùch thöùc mua haøng, nhaän haøng, ghi cheùp vaø ñoái chieáu soá lieäu Thoâng thöôøng kieåm toaùn vieân seõ choïn löïa moät soá caùc phöông phaùp tìm hieåu nhaèm thoaû maõn ñöôïc caùc muïc tieâu kieåm toaùn, chi phí vaø thôøi gian kieåm toaùn. Kieåm toaùn vieân coù theå choïn keát hôïp phöông phaùp phoûng vaán vaø kieåm tra taøi lieäu soå saùch hoaëc kieåm tra taøi lieäu keát hôïp quan saùt vôùi caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt. 3.2.2. Thuû tuïc chöùng minh cho söï hieåu bieát cuûa Kieåm toaùn vieân: Baûng töôøng thuaät: laø söï moâ taû baèng vaên baûn veà Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa khaùch haøng Baûng caâu hoûi: Kieåm toaùn vieân lieät keâ caâu hoûi ñaõ ñöôïc chuaån bò tröôùc, coù theå theo töøng chu trình nghieäp vuï, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi khi tìm hieåu. Baûng caâu hoûi seõ phuïc vuï cho phöông phaùp phoûng vaán. Löu ñoà: nhöõng hình veõ bieåu thò baèng kyù hieäu qui ñònh theo trình töï luaân chuyeån cuûa chöùng töø, coù theå keát hôïp löu ñoà vaø baûng caâu hoûi nhaèm muïc ñích heä thoáng hoùa roõ raøng vaø chính xaùc. Pheùp thöû Walk –Through: Kieåm toaùn vieân choïn ngaãu nhieân vaøi nghieäp vuï vaø thöïc hieän laïi töø ñaàu ñeå kieåm tra laïi xem vieäc moâ taû coù ñuùng hieän traïng vaø coù thaät söï ñöôïc thöïc hieän treân thöïc teá hay khoâng. Caâu hoûi Traû lôøi Ghi chuù Coù Khoâng Yeáu keùm Quan troïng Thöù yeáu 1. Coù söï taùch bieät traùch nhieäm giöõa nhaân vieân ghi soå caùc khoaûn phaûi traû vôùi ngöôøi kyù phieáu chi vaø caùc chöùng töø thanh toaùn khoâng? 2. Vieäc laäp phieáu chi vaø caùc chöùng töø thanh toaùn coù phaûi do moät nhaân vieân coù thaåm quyeàn thöïc hieän khoâng? 3. Phieáu chi vaø caùc chöùng töø thanh toaùn coù ñöôïc ñaùnh soá tröôùc vaø theo doõi khoâng? 4. Cuoái thaùng boä phaän keá toaùn nôï phaûi traû coù ñoái chieáu giöõa soå chi tieát ngöôøi baùn vôùi soå caùi khoâng? 5. Boäâ phaän keá toaùn coù tieán haønh ñoái chieáu giöõa baûng keâ caùc hoùa ñôn ñaõ thöïc hieän trong thaùng do ngöôøi baùn göûi vôùi soå chi tieát khoâng? Noäi dung caàn tìm hieåu: Ñoái._. vôùi doanh nghieäp nhoû, kieåm toaùn vieân thöôøng soaïn baûng töôøng thuaät, coøn vôùi doanh nghieäp lôùn, hoï thöôøng söû duïng löu ñoà ñeå moâ taû cô caáu kieåm soaùt noäi boä hieän haønh. Ñeå thieát laäp kieåm toaùn vieân thöôøng döïa vaøo söï quan saùt vaø söû duïng baûng caâu hoûi veà kieåm soaùt noäi boä. III. THUÛ TUÏC KIEÅM TOAÙN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ (THÖÛ NGHIEÄM KIEÅM SOAÙT) TREÂN CHU TRÌNH MUA HAØNG – NÔÏ PHAÛI TRAÛ: Caùc noäi dung trình baøy beân döôùi ñaây ñöôïc ñeà caäp ñeå laøm saùng toû theâm vaán ñeà ñang nghieân cöùu. Bôûi vì caàn xaùc ñònh treân qui trình kieåm toaùn toång theå, thöû nghieäm kieåm soaùt, bao goàm kieåm soaùt theo chu trình, ôû giai ñoaïn naøo vaø caùc giai ñoaïn tröôùc ñoù nhö tìm hieåu veà khaùch haøng hay heä thoáng kieåm soaùt vaø ñaùnh giaù sô boä... laø yeáu toá ban ñaàu, laø caên cöù thieát keá thöû nghieäm kieåm soaùt Qui trình kieåm toaùn toång theå: SÔ ÑOÀ MOÂ TAÛ QUI TRÌNH KIEÅM TOAÙN TOÅNG THEÅ TÌM HIEÅU KHAÙCH HAØNG ÑAÙNH GIAÙ SÔ BOÄ RRKS THIEÁT KEÁ NHÖÕNG TNCB DÖÏ KIEÁN KHOÂNG COÙ THEÅ HAÏ THAÁP MÖÙC RRKS TRONG THÖÏC TEÁ COÙ KHOÂNG COÙ CAÂN ÑOÁI GIÖÕA CHI PHÍ VAØ LÔÏI ÍCH COÙ THIEÁT KEÁ VAØ THÖÏC HIEÄN TNKS ÑAÙNH GIAÙ LAÏI RRKS MÖÙC RRKS ÑÖÔÏC ÑAÙNH GIAÙ COÙ GIOÁNG NHÖ DÖÏ KIEÁN? THAY ÑOÅI NHÖÕNG TNCB ÑAÕ DÖÏ KIEÁN KHOÂNG COÙ VIEÄC ÑAÙNH GIAÙ RRKS ÑOÁI VÔÙI TÖØNG CÔ SÔÛ DAÃN LIEÄU ÑEÀU PHAÛI ÑÖÔÏC GHI VAØO HOÀ SÔ KIEÅM TOAÙN ÑEÅ LAØM CÔ SÔÛ CHO KEÁT LUAÄN THÖÏC HIEÄN CAÙC THÖÛ NGHIEÄM CÔ BAÛN Tieáp nhaän khaùch haøng: Khi khaùch haøng coù nhu caàu veà kieåm toaùn Baùo caùo taøi chính, coâng ty kieåm toaùn phaân coâng cho nhöõng kieåm toaùn vieân coù kinh nghieäm ñeå thaåm ñònh veà khaû naêng ñaûm nhaän coâng vieäc kieåm toaùn cuõng nhö döï kieán veà thôøi gian vaø phí kieåm toaùn. ISA 220 yeâu caàu:”Coâng vieäc kieåm toaùn chæ ñöôïc phaân coâng cho nhöõng nhaân vieân ñöôïc ñaøo taïo töông xöùng, coù kinh nghieäm vaø naêng löïc chuyeân moân ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu thöïc teá”. Khi thaáy coùkhaû naêng nhaän lôøi môøi kieåm toaùn, Kieåm toaùn vieân seõ tieán haønh thoaû thuaän sô boä vôùi khaùch haøng moät soá vaán ñeà chính vaø kyù Hôïp Ñoàng kieåm toaùn Chuaån bò kieåm toaùn: Tìm hieåu veà khaùch haøng: Sau khi kyù Hôïp ñoàng kieåm toaùn, Kieåm toaùn vieân tieán haønh laäp keá hoaïch kieåm toaùnï. VSA 310 – Hieåu bieát veà tình hình kinh doanh – qui ñònh:” Ñeå thöïc hieän kieåm toaùn baùo caùo taøi chính, kieåm toaùn vieân phaûi coù söï hieåu bieát ñaày ñuû veà tình hình kinh doanh nhaèm ñaùnh giaù vaø phaân tích ñöôïc caùc söï kieän, nghieäp vuï vaø thöïc tieãn hoaït ñoängcuûa ñôn vò maø theo kieåm toaùn vieân thì coù aûnh höôûng troïng yeáu ñeán baùo caùo taøi chính, ñeán vieäc kieåm tra cuûa kieåm toaùn vieân, hoaëc caùc baùo caùo kieåm toaùn...” Do ñoù, khi tieán haønh kieåm toaùn baùo caùo taøi chính noùi chung vaø khoaûn muïc nôï phaûi traû ngöôøi baùn noùi rieâng, kieåm toaùn vieân phaûi coù hieåu bieát caàn thieát vaø ñaày ñuû veà tình hình kinh doanh nhaèm ñaùnh giaù vaø phaân tích ñöôïc caùc söï kieän nghieäp vuï vaø thöïc tieån hoaït ñoäng cuûa ñôn vò ñöôïc kieåm toaùn maø theo kieåm toaùn vieân laø coù aûnh höôûng troïng yeáu ñeán khoaûn muïc nôï phaûi traû ngöôøi baùn. Noäi dung caàn tìm hieåu: Tìm hieåu veà ñaëc ñieåm hoaït ñoäng kinh doanh cuûa ñôn vò: Kieåm toaùn vieân caàn ñaït söï hieåu bieát treân phaïm vi raát roäng veà: Thöïc traïng chung cuûa neàn kinh teá, veà laïm phaùt, chính saùch cuûa Chính Phuû… Moâi tröôøng vaø lónh vöïc hoaït ñoäng cuûa ñôn vò: tình hình thò tröôøng, caïnh tranh, ñaëc ñieåm ngaønh ngheà, cheá ñoä keá toaùn qui ñònh… Nhöõng hieåu bieát naøy seõ giuùp Kieåm toaùn vieân caùc thuû tuïc kieåm soaùt phuø hôïp vôùi ñaëc ñieåm hoaït ñoäng ñôn vò, nhaát laø giuùp Kieåm toaùn vieân xaùc ñònh ñöôïc caùc khu vöïc coù ruûi ro cao ñeå coù nhöõng bieän phaùp thích hôïp. Vieäc hieåu bieát veà ngaønh kinh doanh cuûa khaùch haøng giuùp kieåm toaùn vieân thöïc hieän quaù trình so saùnh khaùch haøng naøy vôùi caùc ñôn vò khaùc trong ngaønh ngheà, lónh vöïc saûn xuaát kinh doanh ñoù naêm tröôùc. Tìm hieåu veà tình hình hoaït ñoäng cuûa ñôn vò: Tìm hieåu veà tình hình kinh doanh cuûa ñôn vò laø tìm hieåu veà ñieàu kieän saûn xuaát, caùc nhaø cung caáp, chi phí, caùc hoaït ñoäng nghieäp vuï…Nhöng khi kieåm toaùn khoaûn muïc nôï phaûi traû ngöôøi baùn ta chæ ñaëc bieät quan taâm ñeán : Caùc nhaø cung caáp haøng hoaù vaø dòch vuï quan troïng. Thí duï : Caùc hôïp ñoàng daøi haïn, möùc oån ñònh cuûa nhaø cung caáp, caùc ñieàu kieän thanh toaùn, caùc hình thöùc nhaäp khaåu, caùc hình thöùc cung öùng, quan troïng nhaát laø nhaø cung caáp naøy coù bò chính phuû nghi ngôø laø nhöõng doanh nghieäp mua baùn chöùng töø hay khoâng? Caùc taøi saûn, coâng nôï, nghieäp vuï baèng ngoaïi teä. Nhöõng hieåu bieát naøy seõ ñöôïc kieåm toaùn vieân söû duïng trong quaù trình kieåm toaùn khoaûn muïc nôï phaûi traû ngöôøi baùn vì noù giuùp kieåm toaùn vieân phaân tích tình hình coâng nôï, ñaùnh giaù ruûi ro ñeå laäp keá hoaïch vaø thieát keá chöông trình kieåm toaùn khoaûn muïc nôï phaûi traû ngöôøi baùn. Phöông phaùp tìm hieåu: Thu thaäp vaø nghieân cöùu taøi lieäu: Ñieàu leä coâng ty vaø giaáy pheùp thaønh laäp; caùc baùo caùo taøi chính, kieåm toaùn, thanh tra; bieân baûn caùc cuoäc hoïp; caùc hôïp ñoàng hay cam keát; noäi qui, chính saùch cuûa khaùch haøng vaø caùc taøi lieäu khaùc... Tham quan ñôn vò: Nhö nhaø xöôûng kho taøng vaên phoøng, quaù trình vaän haønh heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Phoûng vaán: Yeâu caàu ngöôøi coù thaåm quyeàn trình baøy veà tình hình ñôn vò, veà heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñôn vò, chính saùch kinh doanh, cô caáu toå chöùc... Phaân tích: Kieåm toaùn vieân caên cöù soá lieäu töø thu thaäp ñeå phaân tích, so saùnh, ñoái chieáu ñeå tìm ra moái quan heä vaø xu höôùng… Kieåm toaùn vieân coù theå tìm hieåu thoâng qua vieäc trao ñoåi vôùi caùc kieåm toaùn vieân, nhöõng ngöôøi ñaõ tieán haønh kieåm toaùn cho khaùch haøng nhöõng naêm tröôùc ñoù hoaëc thoâng qua saùch baùo, taïp chí chuyeân ngaønh…[ Kieåm toaùn- trang 82] 1.2.2. Thöïc hieän thuû tuïc phaân tích: ñaây laø thuû tuïc raát quan troïng ñöôïc söû duïng thöôøng xuyeân trong quaù trình kieåm toaùn. Caên cöù thoâng tin thu thaäp ñöôïc töø khaùch haøng, kieåm toaùn vieân seõ coù söï nhìn nhaän toång theå hôn veà tình hình hoaït ñoäng vaø giuùp phaùt hieän nhöõng bieán ñoäng baát thöôøng, qua ñoù döï ñoaùn khu vöïc coù ruûi ro cao. Cuï theå laø kieåm toaùn vieân so saùnh soá dö cuoái kyø cuûa taøi khoaûn phaûi traû ngöôøi baùn trong naêm naøy vôùi soá dö cuoái kyø naêm tröôùc vaø qua ñoù kieåm toaùn vieân thaáy ñöôïc nhöõng bieán ñoäng baát thöôøng vaø xaùc ñònh ñöôïc caùc lónh vöïc caàn quan taâm. [Kieåm toaùn- trang 86,119] Thí duï 1: Tyû soá thanh toaùn hieän haønh giaûm ñoät ngoät vôùi quy moâ lôùn cho thaáy doanh nghieäp ñang gaëp khoù khaên veà tình hình taøi chính vaø khaû naêng thanh toaùn coâng nôï. Kieåm toaùn vieân seõ quan taâm ñeán vieäc doanh nghieäp coù hoaøn thaønh nghóa vuï thanh toaùn (thanh toaùn ñuùng haïn) nôï cho nhaø cung caáp hay khoâng? Thí duï 2: Nôï phaûi traû ngöôøi baùn kyø naøy taêng so vôùi kyø tröôùc. Söï gia taêng naøy coù theå do ñôn vò coá tình traû chaäm vaø do söï gia taêng nguyeân vaät lieäu mua vaøo. Möùc ñoä ruûi ro cuûa khoaûn muïc naøy coù theå xaûy ra nhö : sai soùt trong haïch toaùn ghi nhaän nôï, khoâng kieåm soaùt ñöôïc chieát khaáu, giaûm giaù laøm taêng giaù mua haøng. 1.2.3. Tìm hieåu heä thoáng kieåm soaùt boä: ñaây laø maûng tìm hieåu phöùc taïp. Do ñoù, phaàn naøy ñöôïc ñeà caäp cuï theå ôû phaàn treân. Xaùc laäp möùc troïng yeáu vaø ñaùnh giaù ruûi ro kieåm toaùn: 1.2.4.1. Xaùc laäp möùc troïng yeáu chung vaø theo töøng khoaûn muïc noùi rieâng (nôï phaûi traû): Khi kieåm toaùn baùo caùo taøi chính, Kieåm toaùn vieân phaûi coù traùch nhieäm ñaûm baûo raèng, baùo caùo taøi chính khoâng coù sai leäch troïng yeáu. Do ñoù, sau khi tìm hieåu nhöõng thoâng tin caàn thieát, aùp duïng caùc thuû tuïc phaân tích, Kieåm toaùn vieân seõ xaùc laäp möùc troïng yeáu chaáp nhaän ñöôïc. Möùc troïng yeáu neân ñöôïc xem xeùt theo toång theå vaø theo khoaûn muïc. Möùc ñoä toång theå: öôùc tính toaøn boä sai soùt ñeå ñaûm baûo baùo caùo taøi chính khoâng coù sai soùt troïng yeáu baèng tyû leä phaàn traêm treân taøi saûn, doanh thu hay lôïi nhuaän. Möùc ñoä chi tieát töøng khoaûn muïc: caùch laøm naøy taïo haønh lang an toaøn cao vaø coù nhieàu caùch ñeå taïo khung möùc ruûi ro caùc khoaûn muïc trong ñoù coù khoaûn nôï phaûi traû ngöôøi baùn vì ñaây laø khoaûn raát nhaïy caûm vôùi ruûi ro. Vì vaäy khoâng haún baát kyø khoaûn naøo Kieåm toaùn vieân cuõng xaùc ñònh rieâng maø coøn coù söï caân nhaéc nhieàu yeáu toá nhö yeáu toá troïng yeáu töøng muïc, coù söï buø tröø hay khoâng, söï höõu hieäu khi thöïc hieän vaø chi phí kieåm toaùn. 1.2.4.2. Xaùc laäp ruûi ro kieåm toaùn: Xaùc ñònh möùc troïng yeáu: Nôï phaûi traû ngöôøi baùn laø khoaûn muïc troïng yeáu treân baùo caùo taøi chính cuûa doanh nghieäp. Haøng hoùa, nguyeân vaät lieäu, coâng cuï duïng cuï, dòch vuï…maø doanh nghieäp coù ñöôïc phaàn lôùn do mua chòu hoaëc baèng tieàn maët, tieàn göûi ngaân haøng, nhöng mua chòu thöôøng chieám nhieàu hôn, cho neân chuùng thöôøng ñöôïc coi laø nguoàn taøi trôï cho saûn xuaát kinh doanh, vaø ñeå xaùc ñònh möùc troïng yeáu ta xem xeùt tính troïng yeáu cuûa khoaûn muïc naøy döïa treân 2 khía caïnh: Veà maët ñònh löôïng: Möùc troïng yeáu tuøy thuoäc vaøo chính saùch mua haøng cuõng nhö tính thôøi vuï cuûa ngaønh ngheà kinh doanh. Möùc ñoä troïng yeáu tuøy thuoäc vaøo tyû troïng cuûa khoaûn muïc so vôùi toång nôï vaø toång taøi saûn. Möùc ñoä troïng yeáu tuøy thuoäc vaøo quy moâ taøi saûn cuûa doanh nghieäp. Veà maët ñònh tính: Möùc ñoä troïng yeáu tuøy thuoäc vaøo khaû naêng xaûy ra caùc khoaûn tieàn thanh toaùn sai quy ñònh daãn tôùi gaây aûnh höôûng veà tình hình kinh doanh nhö : loã, sai phaïm veà coâng nôï.[ Kieåm toaùn- trang 86] Ñaùnh giaù ruûi ro kieåm toaùn: Coù 3 loaïi ruûi ro caáu thaønh ruûi ro kieåm toaùn: Ruûi ro tìm taøng: vì ñaây laø khoaûn muïc deã coù sai soùt, aûnh höôûng tröïc tieáp ñeán baùo caùo taøi chính vaø lôïi nhuaän ñôn vò neân vaãn coù nhieàu khaû naêng bò khai giaûm ñi nôï phaûi traû. Ruûi ro kieåm soaùt: laø söï ruûi ro, xuaát phaùt töø heä thoáng kieåm soaùt noäi boä yeáu nhö tính chính tröïc cuûa boä phaän lieân quan mua haøng vaø thanh toaùn, chính saùch nguoàn nhaân löïc trong vieäc tuyeån vaøo vaø phaân coâng coâng vieäc mua haøng, xeùt duyeät, chi traû tieàn haøng khoâng coù quaûn lyù chaët cheõ. Ruûi ro phaùt hieän: laø khaû naêng xaûy ra sai phaïm sau khi aùp duïng caùc thuû tuïc kieåm toaùn. Ruûi ro phaùt hieän khoaûn muïc nôï phaûi traû seõ giaûm xuoáng neáu nhö kieåm toaùn vieân taêng cöôøng caùc thuû tuïc hôn. Tuy nhieân neáu nhaän ñònh sai hay aùp duïng khoâng phuø hôïp thì vaãn xaûy ra ruûi ro phaùt hieän ñoái vôùi nôï phaûi traû. Thöïc hieän kieåm toaùn: Thöû nghieäm kieåm soaùt: laø caùc thuû tuïc kieåm toaùn maø kieåm toaùn vieân aùp duïng ñeå khaúng ñònh heä thoáng kieåm soaùt ñôn vò coù chaët cheõ theo nhö nhöõng gì ñôn vò ban haønh vaø nhöõng gì kieåm toaùn thu thaäp ñöôïc coù ñuùng khoâng. Thöû nghieäm cô baûn: treân cô sôû ñaùnh giaù heä thoáng quaûn lyù, kieåm toaùn vieân ñieàu chænh laïi caùc ruûi ro ñaõ nhaän ñònh trong caùc böôùc tìm hieåu ban ñaàu nhaèm muïc ñích thu heïp hay môû môû roäng thöû nghieäm cô baûn. Thöû nghieäm kieåm soaùt treân Chu trình Mua haøng - Nôï phaûi traû: 2.1. Khaùi nieäm veà thöû nghieäm kieåm soaùt: Thöû nghieäm kieåm soaùt (Test of control) laø loaïi thöû nghieäm thu thaäp baèng chöùng veà söï höõu hieäu cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä (coù thaät söï maïnh hay khoâng). Caùc ñieàu kieän aùp duïng thöû nghieäm kieåm soaùt: Trong moâi tröôøng hoaït ñoäng kinh doanh ôû nöôùc ta hieän nay, haàu heát caùc ñôn vò ôû qui moâ vöøa vaø nhoû, do ñoù, heä thoáng kieåm soaùt veà noäi boä khoâng ñöôïc ñaët troïng taâm cao, maëc duø vaãn coù. Caùc yeáu toá ñeå ñaûm baûo heä thoáng kieåm soaùt hoaït ñoäng theo ñuùng nghóa thì thaät söï raát khoù. Coâng ty kieåm toaùn khi cung caáp dòch vuï kieåm toaùn hieän nay thöôøng boû qua thuû tuïc tìm hieåu , ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt cuûa ñôn vò. Khi ñoù, thuû tuïc kieåm soaùt ít aùp duïng. Thöû nghieäm kieåm soaùt ñöôïc thöïc hieän khi coù ñuû ñieàu kieän sau: Ñôn vò ñöôïc kieåm toaùn coù qui moâ töông ñoái lôùn, coù aùp duïng caùc bieän phaùp veà kieåm soaùt noäi boä ôû caùc khaâu veà haønh chính, keå caû caùc chu trình nghieäp vuï. Möùc ruûi ro kieåm soaùt ñöôïc ñaùnh giaù sô boä laø thaáp hôn toái ña. Caân nhaéc giöõ chi phí vaø lôïi nhuaän cuûa thöû nghieäm mang laïi. Caùc phöông phaùp aùp duïng khi thöïc hieän thöû nghieäm kieåm soaùt: Kieåm toaùn vieân söû duïng caùc caùch sau ñeå tieán haønh tìm hieåu, ñaùnh giaù heä thoáng kieåm soaùt cuûa ñôn vò: Kieåm tra chöùng töø, taøi lieäu… Quan saùt caùc chu trình nghieäp vuï dieãn ra thöïc teá. Phoûng vaán caùc caù nhaân coù traùch nhieäm lieân quan nhö Giaùm ñoác, Keá toaùn tröôûng hay keá toaùn thanh toaùn trong nghieäp vuï thanh toaùn haøng mua chòu. Thöïc hieän laïi caùc thuû tuïc kieåm soaùt (Pheùp thöû Walk – Through). Nhìn chung caùc phöông phaùp naøy töông töï nhö trong quaù trình tìm hieåu khaùch haøng, böôùc Chuaån bò kieåm toaùn, nhöng ñoù laø böôùc tìm hieåu sô boä tình hình chung cuûa khaùch haøng. Caùc caùch treân aùp duïng ñeå tìm hieåu kyõ veà heä thoáng kieåm soaùt cuûa khaùch haøng neân muïc ñích seõ khaùc nhau. Tìm hieåu thöû nghieäm kieåm soaùt treân chu trình caàn nghieân cöùu: Kieåm toaùn vieân aùp duïng thöû nghieäm kieåm soaùt treân cô sôû caùc baèng chöùng ñaõ thu thaäp veà heä thoáng kieåm soaùt cuûa ñôn vò, veà caùc muïc tieâu kieåm soaùt vaø caùc thuû tuïc kieåm soaùt ñi keøm. Muïc tieâu kieåm soaùt Thuû tuïc kieåm soaùt chuû yeáu Thöû nghieäm kieåm soaùt Caùc khoaûn thanh toaùn ghi soå laø cuûa haøng hoùa vaø dòch vuï thöïc teá nhaän ñöôïc. - Söï taùch bieät giöõa nhaân vieân ghi soå caùc khoaûn phaûi traû vôùi ngöôøi kyù phieáu chi vaø caùc chöùng töø thanh toaùn. - Caùc chöùng töø ñeàu do moät nhaân vieân coù thaåm quyeàn thöïc hieän. - Xem laïi soå nhaät kyù chi tieàn, soå caùi toång hôïp vaø caùc soå haïch toaùn chi tieát caùc khoaûn phaûi traû ñoái vôùi caùc soá tieàn lôùn vaø baát thöôøng. - Ñoái chieáu caùc phieáu chi vaø caùc chöùng töø thanh toaùn ñaõ thöïc hieän vôùi buùt toaùn trong nhaät kyù mua vaøo lieân quan vaø kieåm tra teân vaø soá tieàn cuûa ngöôøi ñöôïc thanh toaùn. Nghieäp vuï thanh toaùn ñöôïc ghi soå vaø ñöôïc pheâ chuaån ñuùng ñaén. - Söï pheâ chuaån caùc khoaûn chi treân chöùng töø vaøo thôøi ñieåm laäp phieáu chi vaø caùc chöùng töø thanh toaùn. - Kieåm tra caùc chöùng töø ñi keøm. - Caùc nghieäp vuï thanh toaùn hieän coù ñeàu ñöôïc ghi soå. - Phieáu chi vaø caùc chöùng töø thanh toaùn ñöôïc ñaùnh soá tröôùc vaø theo doõi. - Baûng ñoái chieáu vôùi ngaân haøng ñöôïc laäp haøng thaùng bôûi moät nhaân vieân ñoäc laäp. - Caân ñoái caùc khoaûn chi tieàn ghi soå vôùi caùc khoaûn chi treân baûng keâ (soå phuï) cuûa ngaân haøng vaø soå saùch cuûa keá toaùn tieàn maët. - Caùc nghieäp vuï thanh toaùn ñöôïc ñaùnh giaù ñuùng ñaén. - Kieåm tra noäi boä caùc quaù trình tính toaùn vaø caùc soá tieàn. - So saùnh caùc phieáu chi ñaõ lónh tieàn, caùc chöùng töø thanh toaùn ñaõ thöïc hieän vôùi soå nhaät kyù mua haøng vaø caùc buùt toaùn chi tieàn lieân quan. - Caùc nghieäp vuï thanh toaùn ñöôïc phaân loaïi ñuùng ñaén. - Doanh nghieäp coù sô ñoà taøi khoaûn ñaày ñuû. - So saùnh söï phaân loaïi phuø hôïp vôùi sô ñoà taøi khoaûn - Caùc nghieäp vuï thanh toaùn ñöôïc vaøo soå ñuùng luùc - Ghi soå ngay sau khi ghi phieáu chi vaø caùc chöùng töø thanh toaùn ñaõ ñöôïc thöïc hieän. - So saùnh ngaøy treân phieáu chi (chöùng töø thanh toaùn) ñaõ thöïc hieän vôùi soå nhaät kyù chi tieàn (ngaøy ghi giaûm caùc khoaûn tieàn taïi ngaân haøng). Tuy nhieân treân thöïc teá, caùc ñôn vò seõ coù caùc muïc tieâu kieåm soaùt ñaëc thuø töøng ngaønh ngheà neân thuû tuïc kieåm soaùt cuõng thay ñoåi linh ñoäng theo töøng ngaønh ngheà. Treân ñaây chæ laø nhöõng thuû tuïc kieåm soaùt cô baûn chung cho moïi ngaønh ngheà kinh doanh. PHAÀN 3: THÖÏC TEÁ THUÛ TUÏC KIEÅM TOAÙN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ (THÖÛ NGHIEÄM KIEÅM SOAÙT) TREÂN CHU TRÌNH MUA HAØNG TAÏI COÂNG TY KIEÅM TOAÙN AISC A. SÔ LÖÔÏC VEÀ QUI TRÌNH KIEÅM TOAÙN NÔÏ PHAÛI TRAÛ TAÏI COÂNG TY KIEÅM TOAÙN VAØ DÒCH VUÏ TIN HOÏC (AISC) I. LAÄP KEÁ HOAÏCH KIEÅM TOAÙN: Sau khi nhaän thö môøi hoaëc tröïc tieáp ñeà nghò kieåm toaùn töø phía khaùch haøng,Tröôûng hoaëc phoù phoøng nghieân cöùu, tröïc tieáp lieân heä trao ñoåi caùc yeâu caàu cuï theå cuûa khaùch haøng moät caùch thaän troïng vaø ñaùnh giaù sô boä möùc ñoä phöùc taïp cuûa doanh nghieäp. Tröôûng phoøng chæ ñònh nhoùm kieåm toaùn phuø hôïp vôùi cuoäc kieåm toaùn, phaân coâng thöïc hieän cuoäc kieåm toaùn (nhoùm kieåm toaùn phaûi coù tröôûng nhoùm, laø ngöôøi coù kinh nghieäm trong loaïi hình kinh doanh cuûa doanh nghieäp). Tröôûng nhoùm baét ñaàu ñi khaûo saùt, naém roõ tình hình doanh nghieäp theo caùc noäi dung cuï theå sau: Xem xeùt tình hình hoaït ñoäng kinh doanh. Xem xeùt heä thoáng keá toaùn: laø xem xeùt sô boä caùc soå saùch chöùng töø keá toaùn cheá ñoä keá toaùn ñang söû duïng vaø vieäc thöïc hieän cheá ñoä keá toaùn ñoù vieäc löu giöõ chöùng töø vaø doøng luaân chuyeån chöùng töø. Tìm hieåu heä thoáng kieåm soaùt noäi boä: laø tìm hieåu qui cheá kieåm soaùt noäi boä, xaùc ñònh ñoä tin caäy cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Ñaùnh giaù möùc troïng yeáu vaø ruûi ro cho quaù trình kieåm toaùn: Tröôûng nhoùm laäp phieáu khaûo saùt theo maãu qui ñònh cuûa Coâng ty vaø baùo caùo Giaùm ñoác tình hình cuï theå qua cuoäc khaûo saùt ñeå Giaùm ñoác quyeát ñònh kieåm toaùn hay töø choái. Neáu chaáp nhaän kieåm toaùn tröôûng nhoùm seõ tieán haønh xaây döïng keá hoaïch vaø chöông trình kieåm toaùn bao goàm: Xaùc ñònh chieán löôïc kieåm toaùn Laäp keá hoaïch kieåm toaùn: Nhaân söï kieåm toaùn: goàm nhoùm tröôûng, nhoùm vieân, giaùm ñoác, tröôûng phoøng Thôøi gian khaûo saùt vaø kyù hôïp ñoàng, thôøi gian laøm vieäc, thôøi gian hoaøn taát. Coâng vieäc vaø traùch nhieäm kieåm toaùn vieân treân töøng phaàn haønh. Ngöôøi soaïn thaûo keá hoaïch kieåm toaùn do nhoùm tröôûng thöïc hieän, tröôûng phoøng raø soaùt laïi. Thieát keá chöông trình kieåm toaùn chi tieát: kieåm toaùn vieân seõ döïa vaøo chöông trình kieåm toaùn maãu cuûa AISC ñeå thieát keá chöông trình kieåm toaùn phuø hôïp vôùi ñaëc ñieåm cuûa doanh nghieäp. Soaïn thaûo thö heïn kieåm toaùn nhaèm xaùc ñònh roõ laïi yeâu caàu cuûa khaùch haøng goàm caùc noäi dung: thôøi ñieåm baét ñaàu kieåm toaùn, thôøi gian kieåm toaùn, traùch nhieäm cuûa khaùch haøng, traùch nhieäm cuûa coâng ty kieåm toaùn, ñeà xuaát giaù phí cho cuoäc kieåm toaùn (giaù phí ñaõ ñöôïc thoûa thuaän vôùi khaùch haøng tröôùc khi göûi thö heïn kieåm toaùn). II. THÖÏC HIEÄN KIEÅM TOAÙN: Böôùc 1: Thöïc hieän caùc thöû nghieäm kieåm soaùt vaø ñaùnh giaù laïi ruûi ro kieåm soaùt. Phöông phaùp thöïc hieän: Phoûng vaán: Thöôøng ñöôïc aùp duïng goàm caùc cuoäc phoûng vaán chi tieát thu thaäp caùc baèng chöùng veà tính hieäu quaû cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Kieåm toaùn vieân coù theå phoûng vaán nhöõng ngöôøi thöïc hieän hoaït ñoäng giaùm saùt hay thuû tuïc kieåm soaùt nhö phoûng vaán Ban Giaùm Ñoác veà caùc thuû tuïc kieåm soaùt, tính khaû thi vaø tình hình thöïc hieän hay phoûng vaán nhöõng ngöôøi khoâng tröïc tieáp thöïc hieän nhöng coù theå bieát ñöôïc tính hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng kieåm soaùt (thaåm tra giaùn tieáp) nhö caùc nhaân vieân veà nhaän thöùc vaø vieäc thöïc hieän quy cheá noäi quy coâng ty… Thoâng thöôøng, ñoái vôùi töøng khoaûn muïc khaùc nhau seõ coù boä phaän keá toaùn ñaûm nhieäm, do ñoù, kieåm toaùn vieân seõ phoûng vaán keá toaùn thanh toaùn lieân quan ñeán nghieäp vuï chi tieàn traû cho nhaø cung caáp, keá toaùn theo doõi coâng nôï veà caùch thöùc theo doõi nôï phaûi traû xem coù ñuùng thôøi haïn nôï. Quaù trình tìm hieåu baèng phöông phaùp phoûng vaán keøm theo trong quaù trình thöïc hieän caùc Thöû nghieäm cô baûn maø khoâng tieán haønh rieâng moät cuoäc phoûng vaán( vì lyù do giôøi gian haïn cheá; quy moâ hoaït ñoäng cuûa caùc coâng ty hieän taïi ña soá coøn ôû möùc trung bình, giaù phí kieåm toaùn).Kieåm toaùn vieân seõ hoûi caùc nhaân vieân keá toaùn coù traùch nhieäm trong phaàn haønh khi coù thaéc maéc vaø khoâng löu vaøo hoà sô kieåm toaùn. Quan saùt thöïc teá: Kieåm toaùn vieân quan saùt xem caùc hoaït ñoäng giaùm saùt hay thuû tuïc kieåm soaùt coù ñöôïc tuaân thuû hay khoâng vaø thu ñöôïc caùc baèng chöùng coù giaù trò veà tính hieäu quaû cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Quan saùt theo hai caùch (1) quan saùt thöïc teá caùc hoaït ñoäng ñang dieãn ra, (2) quan saùt qua daáu veát kieåm soaùt treân chöùng töø nhö laø: daáu “ñaõ thanh toaùn”, “ñaõ kieåm tra”,” ñaõ duyeät”, v.v… , chöõ kyù xeùt duyeät, vieäc ñaùnh soá thöù töï treân chöùng töø, v.v... Kieåm toaùn vieân tham quan nhaø xöôûng ñeå quan saùt caùch toå chöùc saûn xuaát, phong caùch vaø nhòp ñoä laøm vieäc . Hay khi haøng hoaù ñöôïc giao nhaän töø beân phía ngöôøi baùn, kieåm toaùn vieân quan saùt quaù trình giao nhaän: boä phaän nhaän haøng coù kieåm tra, ñoái chieáu veà soá löôïng giöõa thöïc teá kieåm vaø soá treân hoaù ñôn ( neáu hoaù ñôn coù ñi keøm), soá treân ñôn ñaët haøng. Khi giao haøng xong , phieáu nhaän haøng coù ñöôïc boä phaän nhaän haøng kyù khoâng… Xem xeùt taøi lieäu: Kieåm tra trình töï luaân chuyeån, sô ñoà haïch toaùn, söï pheâ duyeät caùc chöùng töø baèng vaên baûn hay söï caøi ñaët chöông trình, coâng thöùc… cuûa caùc taøi lieäu, baùo caùo soaïn thaûo baèng maùy tính.Ñoái vôùi nôï phaûi traû ngöôøi baùn: kieåm toaùn vieân thu thaäp baûng ñoái chieáu coâng nôï cuûa khaùch haøng hoaëc kieåm toaùn vieân töï gôûi Baûng xaùc nhaän coâng nôï phaûi thu cuûa khaùch haøng cho beân cung caáp cuûa ñôn vò. Muïc ñích cuûa vieäc xem xeùt, ñoái chieáu coâng nôï treân ñeå kieåm toaùn vieân xem caùc khoaûn nôï phaûi traû cuûa ñôn vò coù thaät söï ñuùng veà dö nôï cuoái kyø (chính xaùc) hay khoâng; coâng ty coù thaät söï nôï nhaø cung caáp (hieän höõu) Thöïc hieän laïi coâng vieäc (pheùp thöû Walk- Through): Kyõ thuaät naøy thích hôïp vôùi caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt thöïc hieän theo chöông trình treân maùy tính. Kieåm toaùn vieân coù theå nhaäp moät vaøi nghieäp vuï mua haøng – chi tieàn vaøo chöông trình keá toaùn cuûa khaùch haøng vaø xem xeùt keát quaû cuûa chuùng. Ñoái vôùi doanh nghieäp ñaõ tin hoïc hoaù maïng löôùi keá toaùn, thoâng thöôøng laø caùc coâng ty coù quy moâ töông ñoái lôùn, kieåm toaùn vieân seõ: Tieáp tuïc thöïc hieän pheùp thöû walk-through cho chu trình ñeå xem vieäc xöû lyù ñoái vôùi nhöõng nghieäp vuï thöôøng xuyeân. Kieåm toaùn vieân cuõng choïn moät hay moät soá nghieäp vuï khoâng thöôøng xuyeân ñeå kieåm tra (söû duïng phöông phaùp choïn maãu). Choïn moät nghieäp vuï treân maùy ñaõ ñöôïc xöù lyù hoaøn chænh ñeå tính toaùn laïi baèng tay, sau ñoù so saùnh hai keát quaû vôùi nhau, neáu coù sai soùt tìm nguyeân nhaân vaø ñaùnh giaù möùc ñoä quan troïng cuûa sai soùt ñoù coù cheânh leäch lôùn ñeå bieát ñöôïc sai soùt coù troïng yeáu trong quaù trình xöû lyù baèng maùy khoâng. Ñoái vôùi doanh nghieäp khoâng tin hoïc hoùa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä thì kieåm toaùn vieân seõ thöïc hieän laïi coâng vieäc baèng caùch choïn moät vaøi nghieäp vuï vaø laàn theo töøng böôùc thöïc hieän döïa treân chöùng töø coøn löu laïi. Kieåm toaùn vieân khoâng coù ñieàu kieän theo doõi toaøn boä nghieäp vuï töø khi môùi baét ñaàu cho ñeán khi keát thuùc. Kieåm toaùn vieân khoâng veõ löu ñoà ñeå moâ taû laïi heä thoáng thoâng tin keá toaùn vaø caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt cuûa khaùch haøng. Trong hoà sô kieåm toaùn khoâng löu nhöõng taøi lieäu moâ taû moät caùch toång quaùt heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Phaàn lôùn caùc cuoäc kieåm toaùn keùo daøi khoaûng 4 ngaøy, do ñoù, soá löôïng baèng chöùng thöû nghieäm kieåm soaùt vaø taøi lieäu moâ taû heä thoáng kieåm soaùt noäi boä, taøi lieäu ñeå chöùng minh cho nhöõng coâng vieäc tìm hieåu kieåm soaùt noäi boä ñöôïc löu khoâng nhieàu trong hoà sô (lyù do vì sao ñaõ ñöôïc neâu trong phaàn phoûng vaán beân treân). Ña soá, kieåm toaùn vieân ñi thaúng vaøo thöû nghieäm chi tieát. Trong tröôøng hôïp kieåm toaùn vieân döï ñònh kieåm tra heä thoáng kieåm soaùt laøm giaûm ruûi ro kieåm soaùt, kieåm toaùn vieân caàn phaûi kieåm tra caû hoaït ñoäng giaùm saùt laãn thuû tuïc kieåm soaùt. Trong tröôøng hôïp kieåm toaùn vieân döï ñònh kieåm tra heä thoáng kieåm soaùt khi khoâng phaùt hieän ruûi ro kieåm soaùt, kieåm toaùn vieân chæ caàn kieåm tra hoaït ñoäng giaùm saùt khoâng höõu hieäu thì kieåm toaùn vieân seõ thöïc hieän kieåm tra thuû tuïc kieåm soaùt coù lieân quan. Kieåm tra hoaït ñoäng giaùm saùt nghieäp vuï mua haøng – chi tieàn. Kieåm tra thuû tuïc kieåm soaùt theo chu trình töø xeùt duyeät mua haøng, laäp ñôn ñaët haøng, nhaän haøng, theo doõi nôï phaûi traû ngöôøi baùn, hoaït ñoäng chi tieàn. Tröôûng phoøng hoaëc tröôûng nhoùm seõ trao ñoåi vôùi moät hoaëc hai kieåm toaùn vieân chính maø ñöôïc phaân coâng xuoáng ñôn vò kieåm toaùn veà caùc thöû nghieäm kieåm soaùt caàn thöïc hieän. Neáu caùc thöû nghieäm kieåm soaùt ñaõ thöïc hieän cho thaáy tæ leä ruûi ro lôùn hôn döï toaùn ban ñaàu thì caùc kieåm toaùn vieân naøy seõ töï quyeát ñònh môû roäng phaïm vi thöû nghieäm kieåm soaùt, taêng côõ maãu kieåm tra, thöïc hieän caùc thöû nghieäm kieåm soaùt boå sung. Neáu chæ coù caùc trôï lyù kieåm toaùn ñöôïc phaâncoâng xuoáng ñôn vò thì thoâng thöôøng trôï lyù kieåm toaùn seõ xin yù kieán chæ ñaïo cuûa Kieåm toaùn vieân tröôûng. Caùc hieåu bieát cuûa kieåm toaùn vieân veà kieåm soaùt noäi boä cuûa khaùch haøng ñöôïc toùm löôïc sô boä trong file löu tröõ rieâng vaø chæ coù Tröôûng phoøng hay tröôûng nhoùm coù quyeàn xem xeùt. Ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt: Kieåm toaùn vieân döïa vaøo nhöõng hieåu bieát vaø nhöõng baèng chöùng ñaõ thu thaäp ñöôïc ñeå ñaùnh giaù sô boä ruûi ro kieåm soaùt cho töøng cô sôû daãn lieäu cuûa soá dö taøi khoaûn 331, ñöôïc theå hieän baèng tæ leä % (theo ñònh löôïng) hay möùc ñoä cao- thaáp- trung bình (theo ñònh tính). Nhöõng cô sôû daãn lieäu hay muïc tieâu kieåm toaùn neáu khoâng coù thuû tuïc kieåm soaùt thì ñöôïc ñaùnh giaù laø ruûi ro kieåm soaùt cao, neáu coù nhöng thieáu thì ñöôïc ñaùnh giaù laø trung bình, neáu ñaày ñuû thì ñaùnh giaù ruûi ro ôû möùc ñoä thaáp. Rieâng ñoái vôùi keá toaùn maùy thì kieåm toaùn vieân coøn ñaùnh giaù nhöõng ruûi ro do nhöõng yeáu keùm cuûa chöông trình, ruûi ro do loãi cuûa baûn thaân coâng ngheä thoâng tin mang laïi nhö laø: chöông trình coù theå bò virus xaâm nhaäp phaù döõ lieäu (laøm maát döõ lieäu hoaëc xöû lyù sai leäch, söï xuoáng caáp cuûa phaàn cöùng, toác ñoä xöû lyù ngaøy caøng giaûm, vieäc keát noái maïng noäi boä khoâng ñaûm baûo laøm cho thoâng tin coù theå bò laáy caép, v.v… Taát caû laøm cho döõ lieäu khoâng ñöôïc an toaøn. Vieäc Kieåm toaùn vieân döïa vaøo keát quaû thöû nghieäm kieåm soaùt ñeå ñaùnh giaù laïi ruûi ro kieåm soaùt cho töøng muïc tieâu hay cô sôû daãn lieäu cuûa chu trình mua haøng – thanh toaùn, soá dö khoaûn muïcnhöng chæ moät soá cô sôû daãn lieäu chính nhö chính xaùc, hieän höõu veà nôï phaûi traû aûnh höôûng ñeán tính trung thöïc vaø hôïp lyù cuûa baùo caùo taøi chính. Neáu thu thaäp ñöôïc baèng chöùng cho thaáy heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu vaø coù theå giaûm ruûi ro kieåm soaùt thì kieåm toaùn vieân seõ giaûm thöû nhieäm chi tieát, ngöôïc laïi taêng phaïm vi thöû nghieäm cô baûn. Kieåm toaùn vieân khoâng laäp baûng thöû nghieäm kieåm soaùt ñeå toång hôïp laïi caùc thöû nghieäm kieåm soaùt ñaõ thöïc hieän ñoàng thôøi laøm cô sôû cho ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt. Kieåm toaùn vieân cuõng khoâng laäp baûng ñaùnh giaù ruûi ro kieåm soaùt, khoâng löu baát kyø taøi lieäu naøo cho thaáy caùc ñaùnh giaù laïi ruûi ro kieåm soaùt cuûa kieåm toaùn vieân. Böôùc 2: Thöïc hieän caùc thöû nghieäm cô baûn, bao goàm: Thuû tuïc phaân tích: AISC ít söû duïng thuû tuïc phaân tích, maø chuû yeáu taäp trung vaøo thöïc hieän thöû nghieäm chi tieát. Thöû nghieäm chi tieát III. HOAØN THAØNH KIEÅM TOAÙN: Sau khi tieán haønh quaù trình kieåm toaùn taïi khaùch haøng, Kieåm toaùn vieân toång hôïp vaø raø soaùt laïi coâng vieäc thoâng qua caùc trang giaáy laøm vieäc vaø baûn sao caùc chöùng töø thu thaäp ñöôïc trong quaù trình kieåm toaùn khoaûn muïc nôï phaûi traû ngöôøi baùn ñeã löu vaøo hoà sô kieåm toaùn. Kieåm toaùn vieân thöïc hieän toång hôïp caùc buùt toaùn ñieàu chænh (neáu coù). Nhöõng ghi chuù cuûa kieåm toaùn vieân veà khoaûn muïc nôï phaûi traû nguôøi baùn nhö veà caùc tyû soá nôï phaûi traû, tyû leä nôï so vôùi nguoàn voán chuû sôû höõu, caùc khoaûn nôï bò treo nhieàu naêm chöa traû hay nôï phaûi traû coù soá dö ít so vôùi phaùt sinh nôï trong kyø… Töø ñoù, Kieåm toaùn vieân thöïc hieän seõ ñeà nghò söï chuù yù cuûa ngöôøi raø soaùt khi kieåm tra laïi. Löu phaàn nôï phaûi traû ngöôøi baùn vaøo phaàn D cuûa hoà sô kieåm toaùn, caùch thöùc löu hoà sô kieåm toaùn xin xem phaàn phuï luïc. (Trong löu hoà sô kieåm toaùn, coù nhieàu phaàn moãi phaàn löu theo töøng danh muïc khaùc nhau vaø phaàn D ñeå löu caùc khoaûn veà Nôï phaûi traû goàm phaûi traû ngöôøi baùn, phaûi traû coâng nhaân vieân, caùc khoaûn vay …) Kieåm toaùn vieân trình Tröôûng phoøng raø soaùt (Review): Tröôûng phoøng tieán haønh raø soaùt vaø ñaùnh giaù coâng vieäc kieåm toaùn cuûa kieåm toaùn vieân. Ghi nhaän nhöõng yù kieán ñeå caùc kieåm toaùn vieân ruùt ra ñöôïc nhöõng kinh nghieäm cho nhöõng laàn kieåm toaùn tieáp theo. Kieåm toaùn vieân laäp baùo caùo kieåm toaùn , Tröôûng phoøng kieåm tra vaø ñoàng yù, Baùo caùo kieåm toaùn ñöôïc ñöa leân Giaùm Ñoác kyù duyeät vaø chính thöùc phaùt haønh ñeán coâng ty cuûa khaùch haøng. B. MINH HOÏA QUI TRÌNH KIEÅM TOAÙN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ÑOÁI ._.