Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình

oạt động kém hiệu quả, trì trệ,... Trong khi tất cả các doanh nghiệp đều hướng vào mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, điều cấp bách được đặt ra cho các Doanh nghiệp Nhà nước là giảm tối đa chi phí gián tiếp. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất trong đó có cả Công ty giầy Thượng Đình thì biện pháp giảm chi phí gián tiếp cũng là biện pháp cần phải thực hiện. Muốn nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý thì phải nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức nếu chưa hợp lý. Nhận thấy tầm quan trọng của việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở các Doanh nghiệp Nhà nước. Cùng với những kiến thức tiếp thu được ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty giầy Thượng Đình. Em đã lựa chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình". Bài luận văn được chia thành 2 phần chính: Phần 1: Thực trạng của bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình. Phần 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình. Do còn hạn chế nhiều về trình độ và kinh nghiệm thực tế nên bài luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong có sự thông cảm và chỉ bảo thêm của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Thạc sỹ Nguyễn Thu Hà, cùng với sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Phòng HC-TC đặc biệt là chú Phạm Hồng Việt. Đã giúp đỡ em tận tình để hoàn thành bài luận văn này. Sinh viên PHẦN I Lê Công Song THỰC TRẠNG CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH. 1. Giới thiệu chung về Công ty giầy Thượng Đình. Tên Doanh nghiệp : Công ty Giầy Thượng Đình. Tên giao dịch quốc tế : ThuongDinh Footwear Company. Địa chỉ : 277-Km8-Nguyễn Trãi-Thanh Xuân-Hà Nội. Điện thoại : (84-4) 8541346, 5582240, 8544312. Website : Email : tdfootwear@fpt.vn Loại hình Doanh nghiệp : Doanh nghiệp Nhà nước. Cơ quan chủ quản: Sở Công nghiệp Hà Nội. Kinh doanh chính : Sản xuất giầy vải, giầy thể thao, dép Sandal. Thị trường : Trong nước và quốc tế. Công ty Giầy Thượng Đình là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở công nghiệp Hà Nội, tiền thân là Xí nghiệp X30 thuộc Tổng cục Hậu cần Quân đội nhân dân Việt Nam được thành lập năm 1957. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu giầy dép, phụ liệu, thiết bị da giầy và dịch vụ du lịch. Năng lực sản xuất đạt từ 4-5 triệu đôi giầy dép các loại/năm. 2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty giầy Thượng Đình. Công ty giầy Thượng Đình Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc sở Công nghiệp thành phố Hà Nội có bề dày lịch sử 48 năm hình thành và phát triển. Tháng 1/1957, Xí nghiệp X30, tiền thân của công ty giầy Thượng Đình ngày nay được thành lập, trụ sở ở 152 Thuỵ Khuê Hà Nội, thuộc sự quản lý của Cục quân nhu -Tổng cục Hậu cần Quân đội nhân dân Việt Nam, có nhiệm vụ sản xuất mũ cứng, giầy vải, dép xốp và mũ lồng vải lưới nguỵ trang cho bộ đội. Ngày 2/1/1961, Xí nghiệp X30 được chuyển giao từ Cục quân nhu sang Cục công nghiệp thuộc Uỷ ban hành chính Thành phố Hà Nội. Tháng 6/1965, X30 tiếp nhận một đơn vị công tư hợp doanh sản xuất giầy dép là liên xưởng kiến thiết giầy vải ở phố Trần Phú và Kỳ Đồng, và đổi tên thành nhà máy cao su Thụy Khuê, sản xuất hai loại sản phẩm chính và giầy vải và mũ cứng. Cuối năm 1970, nhà máy cao su Thuỵ Khuê sát nhập với xí nghiệp giầy vải Hà Nội cũ lấy tên là Xí nghiệp giầy vải Hà Nội. Tháng 6/1978, Xí nghiệp giầy vải Hà Nội hợp nhất với Xí nghiệp giầy vải Hà Nội cũ lấy tên là Xí nghiệp giầy vải Thượng Đình đặt tại xã Khương Đình Hà Nội. Ngoài sản xuất giầy cho bộ đội, sản phẩm của Công ty đã vượt biên giới quốc gia đến Liên Xô, Cu Ba, Mông Cổ, Ba Lan, Cộng hoà dân chủ Đức và Các nước trong phe xã hội chủ nghĩa. Những năm 1991 - 2002, mục tiêu được Xí nghiệp đề ra là phải có thị trường xuất khẩu và phải xuất khẩu bằng sản phẩm truyền thống của xí nghiệp. Do vậy, Xí nghiệp đã quyết định vay vốn Ngân hàng Ngoại thương để nhập công nghệ sản xuất giầy cao cấp của Đài Loan. Xí nghiệp đã lắp đặt được 3 dây chuyền sản xuất giầy vải, đào tạo công nhân, tổ chức lại sản xuất được cả Xí nghiệp và Công ty Kỳ Quốc (Đài Loan) nỗ lực thực hiện theo như thoả thuận trong hợp đồng cùng với sự hỗ trợ về vốn của Ngân hàng Ngoại thương. Tháng 9/1992, lô hàng đầu tiên của Xí nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế được xuất khẩu sang thị trường Pháp và Đức. Ngày 8/7/1993, theo quyết định của UBND thành phố Hà Nội, phạm vi chức năng của Xí nghiệp được mở rộng: trực tiếp xuất nhập khẩu và kinh doanh giầy dép cũng như các nguyên liệu máy móc, ngoài ra còn cả dịch vụ du lịch. Và chính thức được đổi tên thành Công ty Giầy Thượng Đình. Tháng 7/2004 Công ty Giầy Thượng Đình thành lập thêm nhà máy Giầy Da xuất khẩu Hà Nam tại khuc Công nghiệp Đồng Văn Hà Nam. Tháng 2/2005 Công ty giầy tiếp nhận thêm công ty Cổ phần Cao su Hà Nội thành một trong các Công ty thành viên. Không chỉ coi trọng xuất khẩu, công ty còn chú ý đến sản xuất đáp ứng nhu cầu của thị trường nội địa, nhằm tạo việc làm cho công nhân trong lúc trái vụ. Nhờ đặt chất lượng lên hàng đầu mà thị trường trong nước đã được Công ty chiếm lĩnh phần lớn. Công ty vẫn không ngừng mở rộng sản xuất, cải tiến và bổ sung thiết bị máy móc, đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ, cải thiện đời sống cho CBCNV. 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh : 3.1. Sản phẩm và nguyên vật liệu sản xuất. Cơ cấu sản phẩm của Công ty được chia thành 2 loại căn cứ vào phạm vi mặt hàng sản xuất, đó là sản phẩm giầy nội địa sản xuất phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường và sản phẩm xuất khẩu sản xuất theo đơn đặt hàng của khách nước ngoài. Tỷ lệ sản phẩm sản xuất phục vụ việc tiêu thụ trên thị trường nội địa năm 2003 chiếm 40% trong tổng số sản phẩm sản xuất ra, năm 2003 chiếm 38% gồm các loại giầy vải như giầy Bata, giầy bộ đội, giầy Basket, giầy thể thao...Mặt hàng giầy thể thao chiếm 70% cơ cấu hàng xuất khẩu của Công ty, với nhiều kiểu mẫu khác nhau, 30% còn lại là các loại giầy vải cao cấp, giầy thể dục nhịp điệu. (phụ lục 1) Nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất được nhập về theo từng mã sản phẩm hoặc từng đơn hàng gồm có các loại: vải, mút, keo, cao su, hóa chất, chất phụ gia, bao bì,...Chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau trong đó 80% là thu mua trong nước, 20% còn lại chủ yếu được mua để sản xuất hàng xuất khẩu, đó là các chi tiết trang trí giầy cao cấp, đinh khoá chất lượng cao, các loại vải đặc chủng...Phần lớn những nguyên vật liệu nhập khẩu đó trong nước chưa sản xuất được hoặc đã sản xuất được nhưng chất lượng chưa đáp ứng được yêu cầu cao của sản phẩm. Biểu: Tình hình cung ứng nguyên vật liệu năm 2004: T T Tên nguyên vật liệu Đơn vị Nhu cầu Thực hiện Tỷ lệ % (TH/NC) 1 Vải bạt mộc m2 2.315.650 2.500.000 107,9 2 Vải phù mộc m2 3.127.845 3.400.000 108,7 3 Chỉ khâu các mầu m 272.640.000 280.000.000 102,7 4 Oze kg 235.546.000 250.000.000 106,1 5 Cao su kg 565.700 580.000 102,5 6 Oxít kẽm kg 44.000 45.500 103,4 7 Bột nhẹ kg 215.000 240.000 111,6 8 Xúc tác M kg 1.800 1.800 100,0 9 Keo Newtex kg 2.350 2.500 106,4 10 Bột nổ BN kg 1.125 1.200 106,6 11 Paraphine kg 1.312 1.400 106,7 3.2. Thị trường và đối thủ cạnh tranh. Thị trường nội địa và xuất khẩu: Mạng lưới đại lý tiêu thụ sản phẩm của Công ty trải rộng khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước. Sản phẩm của Công ty đặc biệt được ưa chuộng ở thị trường miền Bắc. Ở miền Nam, sản phẩm của Công ty đang dần trở nên phổ biến và các chi nhánh của Công ty ở thành phố Hồ Chí Minh đang tích cực tìm các biện pháp khai thác, mở rộng thị trường đầy tiềm năng này. Biểu: Bảng thống kê sản phẩm tiêu thụ nội địa 3 năm gần đây: Năm Số lượng tiêu thụ (đôi) Giá trị (Đồng) Tỷ lệ so với tổng doanh thu 2002 2.319.141 35.240.390.290 Chiếm 37% 2003 2.690.486 38.574.040.800 Chiếm 39% 2004 2.769.185 40.164.040.000 Chiếm 41% Đối với thị trường nước ngoài, Công ty giầy Thượng Đình xuất phát từ một Doanh nghiệp chủ yếu làm gia công cho các công ty nước ngoài, đến nay trên 80% sản lượng xuất khẩu của Công ty đã được xuất khẩu theo phương thức trực tiếp, đạt 60-70% tổng doanh thu của Công ty. Thị trường xuất khẩu đã và đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hiện nay thị truờng này tương đối ổn định và có xu hướng mở rộng. Biểu: Bảng thống kê sản phẩm xuất khẩu 2002-2004: ( Đơn vị: 1.000 USD ) T T Tên nước 2002 2003 2004 Chiếm tỷ trọng (%) 2002 2003 2004 1 Đức 2.967,40 3.644,28 2.190,70 52,10 59,18 52,04 2 Pháp 435,14 705,96 208,20 7,64 11,46 4,95 3 Anh 620,00 482,72 750,37 10,90 7,84 17,83 4 Ai Len 552,42 387,30 393,50 9,70 6,30 9,35 5 Bỉ 191,58 147,30 101,70 3,36 2,40 2,41 6 Hà Lan 304,42 349,10 213,80 5,34 5,67 5,08 7 Áo 39,06 82,00 46,50 0,69 1,33 1,10 8 Bồ Đào Nha 27,90 38,10 27,60 0,48 0,62 0,66 9 Thụy Sỹ 56,42 47,20 35,00 1,00 0,76 0,83 10 Phần Lan 11,16 12,70 8,60 0,20 0,21 0,20 11 Canada 306,28 69,96 153,80 5,37 1,13 3,65 12 Úc 183,52 190,80 79,80 3,22 3,10 1,90 Tổng 5695,3 6157,42 4209,57 100 % 100 % 100 % Đối thủ cạnh tranh: Hiện nay, Công ty Giầy Thượng Đình đã và đang phải chịu những sức ép cạnh tranh rất lớn. Trong cuộc đua tranh này, Công ty có được một số thuận lợi là hạn chế được việc cạnh tranh với các công ty của châu Âu, châu Mỹ nhưng lại gặp phải đối thủ cạnh tranh có ưu điểm giống mình là có thể sản xuất sản phẩm với giá bán thấp do giá lao động rẻ, có nhiều lợi thế hơn trong hoạt động nghiên cứu tìm kiếm thị trường, trong khả năng thay đổi liên tục kiểu dáng và mẫu mã sản phẩm, trong hoạt động xuất khẩu trực tiếp không phải qua nhà trung gian. 3.3. Máy móc thiết bị và quy trình công nghệ sản xuất. Công ty đang sử dụng các công nghệ sản xuất giầy vải, giầy thể thao, dép Sandal của Đài Loan, Hàn Quốc...trên cơ sở cải tiến cho phù hợp với khả năng, trình độ và điều kiện lao động. Đây là những dây chuyền có mức độ hiện đại, độ khép kín và tính tự động hoá phù hợp với tình hình thực tế của Công ty . (Phụ lục 2) Khoảng 60% số máy móc thiết bị đang ở trong tình trạng cũ kỹ và lạc hậu hoặc đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng. Hiện nay, mặc dù Công ty đã trang bị dây chuyền sản xuất giầy vải, giầy thể thao khép kín và hiện đại, nhưng chỉ có dây chuyền sản xuất giầy vải là phát huy hiệu quả cao. Đối với dây chuyền sản xuất giầy thể thao, do mới đầu tư áp dụng sản xuất nên chưa có nhiều kinh nghiệm, không tận dụng được hết công suất của máy móc thiết bị. Biểu: Danh mục một số máy móc thiết bị quan trọng: TT Tên thiết bị Số lượng (Đ/v chiếc) Nguồn sản xuất Năm sản xuất Năm trang bị Chất lượng còn lại Ghi chú 1 Dây chuyền SX lưỡng tính 1 Đài Loan 1995 1996 2 Dây chuyền SX giầy thể thao 2 Hàn Quốc 1996 1997 1Tr.đôi/nă m 3 Dây chuyền SX giầy vải 3 Đài Loan 1995 1996 4Tr.đôi/nă m 4 Máy cắt dập thuỷ lực 35 Hàn Quốc, 5 máy mới nhập của Đài Loan Hàn Quốc 5 Máy may thế hệ mới 700 Từ nhiều nước 100 máy của Nhật 6 Dàn máy thêu vi tính 2 Nhật 1997 1995 7 Dàn máy ép đế thuỷ lực 3 Hàn Quốc 2004 2005 70% 8 Hệ thống may vi tính 35 Đông Nam á 2002 2003 50% 3.4. Vốn sản xuất kinh doanh. Những năm gần đây nguồn vốn kinh doanh của Công ty không ngừng tăng lên, trong đó nguồn vốn vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh. Đặc điểm này có ảnh hưởng tới khả năng đảm bảo tài chính của Công ty, tỷ trọng này càng cao thì càng gây khó khăn cho quá trình sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển...nhưng trong thời gian qua tỷ trọng này đã và đang giảm dần, đây là một nỗ lực rất lớn của Công ty cho dù mức độ giảm là rất chậm . Biểu: Vốn sản xuất kinh doanh của Công ty TT Loại vốn Đơn vị Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Tổng vốn kinh doanh Tỷ đồng 42,788 48,850 61,982 + Vốn cố định Tỷ đồng 14,502 19,582 24,198 Vốn lưu động Tỷ đồng 28,286 29,268 37,784 2 Vốn chủ sở hữu Tỷ đồng 22,520 26,646 34,704 + Vốn ngân sách cấp Tỷ đồng 20,421 23,988 31,653 + Vốn tự bổ sung Tỷ đồng 2,099 2,658 3,051 3 Vốn vay Tỷ đồng 20,270 22,204 25,825 4 Tỷ lệ vốn CSH/Vốn KD % 52,63 54,54 55,99 5 Tỷ lệ vốn CĐ/Vốn KD % 33,89 24,83 39,04 6 Tỷ lệ vốn LĐ/Vốn KD % 66,10 59,91 60,96 7 Tỷ lệ vốn vay/Vốn KD % 47,37 45,45 41,66 3.5. Tình hình lao động của Công ty. Đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất theo mùa vụ, lúc giáp vụ số lượng công nhân phải được tăng cường để tập trung hoàn thành các đơn đặt hàng đúng thời hạn, hết vụ lại giảm việc. Năm 2003 số lao động của Công ty đã tăng 200 người, năm 2004 tăng 500 người là do kết quả đầu tư một dây chuyền sản xuất giầy thể thao vào năm 2000. Cho dù với tổng số lao động hiện nay của Công ty đã là 2052 lao động. Như vậy nhu cầu lao động của Công ty vẫn luôn cần tăng để có thể đảm bảo được hết công suất của dây chuyền sản xuất giầy thể thao này, khi mà Công ty đã có các đơn đặt hàng cho loại giầy thể thao cao cấp. Trong năm 2005 mục tiêu về lao động của Công ty được giao cho phòng Hành chính - Tổ chức là tuyển thêm 300 lao động phổ thông. Với đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất giầy dép, nhiều công đoạn đòi hỏi sự tỷ mỉ, khéo léo nên lực lượng lao động nữ trong Công ty rất lớn, tỷ lệ lao động nữ trong Công ty năm 2003 là 58,91%, năm 2004 là 58,22% và năm 2005 là 61,26%. Điều này gây ra không ít khó khăn và phức tạp trong công tác lao động tiền lương, đặc biệt là trong viêc thực hiện các chính sách xã hội cho lao động nữ. Biểu: Cơ cấu lao động theo trình độ và cấp bậc kỹ thuật. (Tính đến ngày 31/12/2004) T T Phân hạng CBCNV Tổng số Trên Đại học Đại học Cao đẳng Trung học CN CNKT bậc 5-7 CNKT bậc 1-4 Khác 1 Lãnh đạo đơn vị 9 5 4 2 Cán bộ chủ chốt 66 1 25 1 13 20 4 2 3 Cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ 70 9 4 29 28 4 Nhân viên thường 84 48 1 24 11 5 Công nhân kỹ thuật 61 38 23 6 Lao động phổ thông 1762 299 1459 Tổng 2052 1 91 6 41 386 1514 13 Biểu: Cơ cấu lao động theo độ tuổi và giới tính. (Tính đến ngày 31/12/2004) T T Phân hạng CBCNV Tổng số Tuổi dưới 35 Tuổi 35-50 Tuổi trên 50 Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ 1 Lãnh đạo đơn vị 9 6 1 1 1 2 Cán bộ chủ chốt 66 15 3 16 23 6 3 3 Cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ 70 41 7 9 13 4 Nhân viên thường 84 47 16 5 11 2 3 5 Công nhân kỹ thuật 61 23 28 2 6 2 6 Lao động khác 1762 302 947 230 210 58 15 Tổng 2052 428 973 294 260 73 24 3.6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong mấy năm gần đây. Trong vài năm trở lại đây, thị trường nội địa và thị trường xuất khẩu của Công ty nói riêng và của các công ty khác nói chung đều gặp phải những khó khăn và trở ngại về cạnh tranh, giá thành sản xuất, công nghệ...Đứng trước những khó khăn này, doanh thu của năm 2003 giảm xuống chỉ đạt 88,76% so với năm 2002. Nhưng năm 2004 doanh thu của Công ty đã tăng trở lại đạt mức 106% so với năm 2003 và 94% so năm 2002. Mức độ tăng trưởng trở lại đạt được là nhờ áp dụng phương thức kinh doanh nhỏ gia công và mua nguyên vật liệu bán thành phẩm nên đã thu hút thêm được khách hàng xuất khẩu và nội địa. Cũng nhờ vậy, trong năm 2004, tổng sản lượng, doanh thu, giá trị kim ngạch xuất khẩu và lợi nhuận đều tăng so với năm trước. Biểu Tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. (Từ năm 2000 đến năm 2004) Tính đến ngày 31/12/2004. TT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Giá trị SXCN Tỷ đồng 90 95,15 104,5 108,11 118 2 Sản lượng Triệu đôi 3,91 4,05 4,15 4,37 4,5 3 Doanh thu Tỷ đồng 120 107,5 117 103,85 110 4 Kim ngạch XK Triệu USD 6,36 4,31 5,20 3,605 4,5 5 Nộp ngân sách Tỷ đồng 2,83 1,597 1,15 1,170 2,520 6 Lợi nhuận Triệu đồng 1.309 1.438 1.600 1.602 1.800 7 Đầu tư phát triển Triệu đồng 2.560 4.740 14.000 873 1.700 8 Tổng số lao động Người 1.125 1.250 1.352 1.552 2.052 9 Thu nhập bình quân Nghìn đồng 740 750 790 800 850 Sơ đồ : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty giầy Thượng Đình GIÁM ĐỐC Phó giám đốc XNK Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc Kỹ thuật Công nghệ - Chất lượng Phó giám đốc Thiết bị VSMT và ATLĐ Phòng Kế toán tài chính Phòng HC-TC & BPI - ISO Phòng Tiêu thụ Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Chế thử mẫu Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Sản xuất và gia công Phòng Kỹ thuật công nghệ Phòng Quản lý chất lượng Phòng Bảo vệ Phòng Vệ sinh lao động Trạm ytế 11 GIẦY TY CÔNG Ở LÝ QUẢN II. THỰC TRẠNG CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC THƯỢNG ĐÌNH 1. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619 XƯỞNG SẢN XUẤT GIẦY VẢI XƯỞNG SẢN XUẤT GIẦY THỂ THAO XƯỞNG CƠ NĂNG Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình được tổ chức theo mô hình kết hợp trực tuyến - chức năng. Đây là mô hình tổ chức phổ biến mà rất nhiều Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay đang áp dụng. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được phân thành hai cấp quản lý và trong phạm vi đề tài chỉ đề cập đến cấp quản lý Doanh nghiệp: - Cấp quản lý Doanh nghiệp (gồm Ban lãnh đạo và phòng ban chức năng). - Thực trạng của cơ cấu tổ chức quản lý công ty Giầy Thượng Đình Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy việc phân cấp quản lý là rất cụ thể và rõ ràng. Ngay trên sơ đồ đã thể hiện được các mối quan hệ trong tổ chức của Công ty. Từ việc đảm bảo mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp cho đến việc hỗ trợ giữa các bộ phận phòng ban ngang hàng với nhau trên nguyên tắc phối hợp cùng phục tùng. Và theo mô tả công việc của các phòng ban và của các cá nhân thì việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cũng được chỉ ra rất cụ thể. Với những quy định về trách nhiệm như vậy là đã đảm bảo được việc thực hiện theo đúng nguyên tắc và yêu cầu chung của tổ chức quản lý. Ở cấp phòng ban chức năng có 12 đầu mối chức năng cung cấp thông tin, như vậy các công việc chức năng sẽ rất chuyên sâu và được đảm bảo quán xuyến hết khối lượng công việc được giao. Tuy nhiên đôi khi vẫn còn tồn tại một vài trường hợp mà công việc bị chồng chéo. Nguyên nhân là do những công việc phát sinh mà Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty muốn giao cho một vài khâu chức năng cùng giải quyết, xử lý. Trong khi quyền hạn và trách nhiệm lại không được phân định rõ ràng như trường hợp công tác điều động lao động trong Công ty. Công việc này thuộc về bộ phận quản lý lao động của Phòng Hành chính Tổ chức quản lý. Và khi một bộ phận nào cần lao động phải thông qua Phòng Hành chính Tổ chức để xin lao động. Nhưng trong thực tế Giám đốc lại cho phép một vài bộ phận trực tiếp xin lao động ở Phân xưởng. Trên nguyên tắc các bộ phận này khi xin người ở đâu cũng phải thông qua Phòng Hành chính Tổ chức. Trường hợp sau đây sẽ minh chứng cho việc này: Khi Phòng Kế hoạch vật tư cần lao động cho việc kiểm đế ở Phân xưởng Gò thể thao, lại không thông qua Phòng Hành chính Tổ chức mà lại trực tiếp xuống Phân xưởng xin lao động. Như vậy Phòng Hành chính Tổ chức sẽ không kiểm soát được số lao động biến động này trong Công ty, dẫn tới công việc của bộ phận quản lý lao động không hoàn thành được nhiệm vụ một cách tốt nhất. Cơ cấu tổ chức của Công ty cũng rất linh hoạt trong những điều kiện thay đổi của bên ngoài cũng như bên trong nội bộ Công ty. Trong vài năm qua cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý đã có nhiều lần thay đổi như tách ra nhập vào. Đây cũng là do sự thay đổi của các môi trường bên ngoài như môi trường vĩ mô... và do những yêu cầu cấp thiết bên trong đòi hỏi phải có sự thay đổi. Trong thời gian tới sẽ có rất nhiều sự thay đổi từ môi trường vĩ mô như các chính sách, quyết định của thủ tướng chính phủ về việc sắp xếp lại bộ máy tổ chức của các doanh nghiệp Nhà nước... Tất cả những điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một bộ máy linh hoạt, uyển chuyển với những thay đổi. Mặc dù mỗi lần thay đổi là rất khó lấy lại được sự ổn định trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên đây lại là những yêu cầu cấp thiết mà các doanh nghiệp phải đáp ứng được nếu không sẽ bị tụt lại phía sau, dẫn tới kém hiệu quả trong công tác quản lý, làm ăn thua lỗ và phá sản. - Cấp quản lý Doanh nghiệp. Ban lãnh đạo của Công ty được sự giúp việc của các phòng, ban chức năng. Trong Ban lãnh đạo có Giám đốc là người đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhà nước và công nhân viên, quản lý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức. Giám đốc trực tiếp xây dựng định mức và chất lượng sản phẩm, coi đó là căn cứ cơ bản để thực hiện chế độ lương, thưởng. Giám đốc phải chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước Nhà nước và toàn thể Công ty. (xem Sơ đồ :Cơ cấu tổ chức). Trực tiếp giúp việc cho Giám đốc là 4 Phó giám đốc và 2 Trợ lý giám đốc, bao gồm: c Phó giám đốc Kỹ thuật, công nghệ và chất lượng; dPhó giám đốc Sản xuất; ePhó giám đốc Xuất nhập khẩu; fPhó giám đốc vệ sinh môi trường và an toàn lao động. Có cả đại diện của lãnh đạo về chất lượng - QMR. - Các mối quan hệ trong tổ chức của Công ty Giầy Thượng Đình. Quan hệ chỉ đạo. Là mối quan hệ trực tuyến theo chiều dọc từ trên xuống và từ dưới lên, đây là mối quan hệ chủ yếu trong mọi doanh nghiệp nói chung và của Công ty giầy Thượng Đình nói riêng. - Mối quan hệ trong Ban lãnh đạo của Công ty. Ban lãnh đạo làm việc theo nguyên tắc một thủ trưởng, các Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc là những người giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện những mặt công tác cụ thể do Giám đốc phân công trách nhiệm hoặc ủy quyền. Các Phó giám đốc có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mảng công việc do họ phụ trách. Đối với những vấn đề mới phát sinh chưa có chủ trương thì báo cáo Giám đốc để bàn bạc và xin ý kiến giải quyết nhằm đưa ra được các quyết định một cách chính xác và đúng với phương hướng phát triển của Công ty. - Mối quan hệ của Ban lãnh đạo với các Phòng ban chức năng. Là mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp, Giám đốc trực tiếp chỉ đạo và quyết định các công việc của các phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc và Ban lãnh đạo trong mọi công việc. Và vẫn phải hoàn thành tốt những nhiệm vụ chức năng của mình. Mối quan hệ này được thực hiện trên nguyên tắc điều khiển phục tùng. Về cơ bản mối quan hệ này rất đúng với nguyên tắc trên, nhưng đôi khi nguyên tắc này lại tạo ra một số vướng mắc cho các cấp thực hiện (cấp phục tùng). Nguyên nhân là do phát sinh một vài công việc có liên quan đến hai hoặc ba lãnh đạo trong Công ty. Giả dụ như việc chế độ nghỉ điều dưỡng tại nhà nghỉ của Công ty ở Sầm Sơn. Việc này sẽ liên quan đến Phó giám đốc Thiết bị, An toàn lao động và Vệ sinh môi trường và liên quan đến Tổ chức Công đoàn Công ty trong đó có vị Chủ tịch Công đoàn. Như vậy, sẽ không có vướng mắc nào nếu như ý kiến của các Lãnh đạo thống nhất. Nhưng nếu mỗi vị Lãnh đạo lại có một ý kiến riêng thì sẽ rất khó cho các cấp dưới thực hiện. Do đó trước khi đưa ra các quyết định mang tính mệnh lệnh, đòi hỏi phải có một sự thống nhất giữa các bên trong cấp lãnh đạo. Có như vậy sẽ tránh khỏi trường hợp xảy ra việc cấp dưới không biết phải giải quyết ra sao để có thể thực hiện được cùng một lúc cả hai ý kiến trái ngược nhau của cấp trên có liên quan. Quan hệ cộng tác. Là các mối quan hệ theo chiều ngang, giữa các phòng ban chức năng với nhau và giữa các bộ phận có liên đới trong công việc. Trên cơ sở phối hợp cùng phục tùng nhằm hoàn thành các mục tiêu đã đề ra và các nhiệm vụ theo chức năng của mình. Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau: Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ hỗ trợ, bổ sung và tạo điều kiện cho nhau hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Các bộ phận này cùng nhau cung cấp các thông tin và tham mưu kịp thời cho Giám đốc và Ban lãnh đạo để có thể điều khiển hoạt động trong toàn Công ty, đạt tới hiệu quả chung cao nhất. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một vài sự đùn đẩy thiếu trách nhiệm hay quá cứng nhắc, quá nguyên tắc trong công việc, dẫn tới tạo ra những khó khăn không cần thiết cho bộ phận có liên quan. Mặc cho việc này có thể sẽ dẫn tới những sự chậm chễ không đáng có hay những lợi ích và trách nhiệm khó xác định. Như việc làm công tác quảng cáo và marketing của Công ty, đôi khi Giám đốc giao nhiệm vụ cùng một lúc cho hai đến ba bộ phận cùng thực hiện. Nhằm mục đích tạo ra một sự hỗ trợ cho nhau giữa các bộ phận với những thông tin riêng của bộ phận tham gia. Nhưng trong thực tế đôi lúc lại diễn ra ngược với chủ trương của Lãnh đạo Công ty. Nguyên nhân là do tất cả cùng chịu chung trách nhiệm về kết quả cuối cùng nên khó tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hay ỷ lại, thiếu nhiệt tình trong công tác... Để khắc phục tình trạng này, trong khi giao nhiệm vụ cho các bộ phận cùng thực hiện một công việc chung thì nên phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các phần công việc ở từng thời điểm. Có như vậy mới tạo ra được một hiệu quả cao với những thành công nhất trong công việc. Ngoài công việc, nói chung ở Công ty các mối quan hệ không chính thức dựa trên cơ sở sự giao tiếp ứng xử, không mang tính hành chính là tương đối tốt. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc. - Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhà nước và công nhân viên, quản lý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức. Giám đốc trực tiếp xây dựng định mức và chất lượng sản phẩm, coi đó là căn cứ cơ bản để thực hiện chế độ lương, thưởng. Giám đốc phải chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước Nhà nước và toàn thể Công ty - Phó giám đốc Xuất nhập khẩu (XNK). Phụ trách công tác XNK, công tác đối ngoại, giải quyết các công việc liên quan đến công tác XNK. Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến khách hàng và thoả mãn các yêu cầu của khách hàng. Phụ trách công tác thiết kế chế thử mẫu. Phụ trách công tác hội nhập và ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất kinh doanh trong Công ty. Phụ trách các phòng : Kinh doanh-Xuất nhập khẩu, Chế thử mẫu. - Phó giám đốc Sản xuất. Công tác quản lý kế hoạch sản xuất ngắn hạn, tổ chức sản xuất, tổ chức gia công bán thành phẩm và thành phẩm. Công tác lao động và tiền lương khu vực sản xuất (Quyết định điều phối lao động giữa các phân xưởng sản xuất và phê duyệt thanh toán lương tuần của 2 phân xưởng May giầy vải và May thể thao). Công tác quản lý định mức cấp phát vật tư. Phụ trách công tác sản xuất thử và sản xuất mẫu đối. Phụ trách toàn bộ hệ thống kho của Công ty. Chịu trách nhiệm cuối cùng về kế hoạch sản xuất và chất lượng giao hàng. Phụ trách bộ phận kế hoạch của Phòng KH-VT, Phòng Sản xuất gia công, Xưởng sản xuất giầy vải, Xưởng sản xuất giầy thể thao. - Phó giám đốc Kỹ thuật công nghệ và chất lượng. Phụ trách công tác định mức vật tư. Phụ trách công tác kỹ thuật công nghệ và chất lượng sản phẩm. Phụ trách quá trình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000.Công tác đề tài, sáng kiến - cải tiến kỹ thuật. Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất thử và sản xuất mẫu đối. Chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng sản phẩm. Phụ trách phòng : Kỹ thuật công nghệ, QC, Bộ phận hướng dẫn quá trình sản xuất của Phòng Chế thử mẫu, Bộ phận ISO thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức. - Phó giám đốc thiết bị, VSMT (vệ sinh môi trường) và ATLĐ (an toàn lao động). Công tác quản lý, kiểm soát toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị áp lực trong Công ty. Công tác lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng, kiểm tra, kiểm định hệ thống máy móc, xem xét kế hoạch bổ sung thiết bị và phụ tùng thay thế. Công tác quản lý việc sử dụng điện và nước trong toàn Công ty. Công tác đào tạo công nhân vận hành máy móc thiết bị. Công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường trong Công ty. Công tác bảo vệ và tự vệ. Công tác chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, công tác dân số và kế hoạch hoá gia đình. Công tác hành chính quản trị và đời sống. Công tác xây dựng, sửa chữa nhà xưởng và quản lý đất đai. Phụ trách quỹ hỗ trợ công nhân, quỹ tai nạn rủi ro. Thay mặt Giám đốc giải quyết mối liên hệ với các đoàn thể khi được uỷ quyền. Phụ trách các bộ phận : Xưởng cơ năng, Phòng bảo vệ, Trạm Y tế, Ban vệ sinh công nghiệp và An toàn lao động, Bộ phận quản trị hành chính thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức. - Trợ lý Giám đốc. Tổng hợp các thông tin từ các phòng ban sau đó trình lên Giám đốc. Tham mưu cho Lãnh đạo khi cần thiết. 3. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban. Trong cơ cấu tổ chức của Công ty có 12 phòng ban chức năng và 01 Xưởng Cơ năng: 3.1. Phòng Hành chính - Tổ chức (HC - TC). Tổ chức công tác lao động, tuyển dụng, đào tạo và quản lý lao động. Tổ chức công tác tiền lương – BHXH: xây dựng các chính sách tiền lương, BHXH đối với người lao động, xây dựng và quản lý quỹ tiền lương trong Công ty, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước và Công ty. Tổ chức công tác hành chính quản trị, văn thư và công tác đời sống, dịch vụ, du lịch .. của cán bộ công nhân viên. Tổ chức công tác sửa chữa xây dựng nhà xưởng, cơ sở hạ tầng và công tác môi trường của Công ty. Tổ chức hội chợ triển lãm, quảng cáo và công tác đối ngoại về các phần việc có liên quan. Phụ trách về công nghệ thông tin trong Công ty. Công tác thi đua: tham mưu cho Giám đốc, Hội đồng thi đua các chính sách thưởng, phạt thi đua; tổ chức xét duyệt các danh hiệu thi đua và quỹ tiền thưởng của Công ty. Quản lý bộ phận ISO; Văn phòng Giám đốc. Tham mưu cho Giám đốc các chính sách đối với người lao động về tiền lương, BHXH theo pháp luật và quy định của Nhà nước. Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc phương án sắp xếp tổ chức lao động định biên cho các bộ phận. Tóm lại, Phòng Hành chính - Tổ chức phải đảm nhận hầu hết các công việc nằm ngoài nghiệp vụ chuyên môn mà các phòng ban khác đang đảm nhận và thực hiện. Từ quản lý vệ sinh môi trường, công tác sửa chữa, xây dựng cho đến các công việc mang tính nghiệp._.