Hoàn thiện 1 bước tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn

2. Nhiệm vụ...................................................................……. 5 II. Vai trò của tổ chức bộ máy văn phòng....................................……. 6 1. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp......... 6 Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng........................................ 7 Yêu cầu tổ chức...................................................................... 7 Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp............................................ 7 Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng... 8 Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng.................................. 8 a. Hình thức tập trung...................…….................................... 9 b. Hình thức phân tán.............……........................................... 9 c. Hình thức hỗn hợp......…….............….................................. 9 Những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng................................... 10 Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng........................... 11 Chương II. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn......................................................……... 13 I. Quá trình hình thành và phát triển....................................................… 13 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn........................................................................ 13 Chức năng, nhiệm vụ………………………………........................ 14 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn.............................................................................................. 14 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty........................................... 15 Giám đốc........................................................................... 15 Các phó giám đốc.........................................................… 16 Các phòng ban chức năng................................................ 16 Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty.................... 17 II. Tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty...............................……… 18 Khái quát chung về phòng Hành chính tổ chức................................... 18 Chức năng phòng Hành chính tổ chức công ty............... 18 Nhiệm vụ cụ thể của phòng Hành chính Tổ chức........... 18 Thực trạng tổ chức văn phòng tại công ty...........................……….... 19 2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng………….......................................... 19 a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức…...…… 20 b. Tổ chức lao động…………………………………………......… 21 c. Mối quan hệ các bộ phận……………………………………….. 22 d. Bố trí các phòng ban……………………………………………. 23 e. Hiện đại hoá bộ máy văn phòng………………………………… 24 Những ưu điểm......................................................................... 24 Một số tồn tại............................................................................ 25 Nguyên nhân............................................................................. 26 Nguyên nhân thành công……………………………... 26 Nguyên nhân tồn tại…………………………………… 26 Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức văn phòng tại công ty.................................................................... 27 Bổ sung và thực hiện quy chế tập trung dân chủ........................... 28 Bố trí, sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức................…… 30 Sắp xếp, bố trí lại vị trí các phòng ban...........................................……... 31 Tăng cường công tác kiểm tra........................................................……. 32 Xây dựng sơ đồ phân phối công việc..............................................…….. 33 Đào tạo, bồi dượng đội ngũ cán bộ văn phòng................................……. 35 Tăng cường các biện pháp quản lý, quy định, quy chế hoạt động công ty.. 36 Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến trường làm việc..............…… 36 Nâng cao vai trò trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức………….. 37 Kết luận……………………………………………. 38 Tài liệu tham khảo. Phụ lục Lời nói đầu Từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp, từng bước chuyển dần sang kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng chủ nghĩa xã hội có sự quản lý của Nhà nước( Đại hội VI tháng 12 năm 1986 ), đã mở ra một chương mới cho sự ổn định và phát triển ở mọi lĩnh vực như kinh tế, văn hoá, chính trị...của Việt Nam. Song cùng với sự cạnh tranh và bùng nổ của các thành phần kinh tế, đặt ra yêu cầu khách quan đối với các cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như các hoạt động của văn phòng là điều kiện thiết yếu nhằm thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Đối với một doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt. Văn phòng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động trong doanh nghiệp thông suốt. Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế quốc dân nói chung, cần có sự nhận thức đầy đủ, đúng đắn tầm quan trọng về vai trò của văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng, với hoạt động của doanh nghiệp cũng như trong bất kỳ tổ chức nào. Sau khi được học tập và nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội, và sau thời gian 02 tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn, em càng thấy được vai trò quan trọng của hoạt động Hành chính văn phòng trong việc tổ chức quản lý, điều hành một doanh nghiệp như thế nào. Xuất phát từ thực trạng hoạt động văn phòng của công ty em đã đi sâu vào nghiên cứu và mạnh dạn đưa ra một số giải pháp cho đề tài luận văn tốt nghiệp của mình: Hoàn thiện một bước tổ chức bộ máy văn phòng của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Em chọn đề tài này không có tham vọng lý giải một cách cụ thể và chi tiết quá trình hoạt động, những thay đổi về tổ chức điều hành hoạt động mà trên cơ sở nghiên cứu những mặt mạnh, mặt yếu của văn phòng để có một số ý kiến nhỏ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng. Với sự hướng dẫn của PGS .TS . Đinh Văn Tiến và sự giúp đỡ của các cán bộ văn phòng trong Công ty - Em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp này với nội dung chính gồm: Chương I: Những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy văn phòng. Chương II: Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại khoáng sản Sóc Sơn. Chương I Những vấn đề lý luận về Tổ chức bộ máy văn phòng. văn phòng một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Khái niệm Văn phòng. Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường nhìn văn phòng dưới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), người ta cho rằng: văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là văn phòng. Đó là cách nhìn đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách. Nếu nhìn văn phòng dưới dạng động, văn phòng là nơi xử lý thông tin bao gồm các công tác tổ chức và quản lý một thực thể liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiều cách gọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức, hành chính tổng hợp... để chỉ văn phòng nói chung. Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhà nước theo phạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành. Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chính tổng hợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanh nghiệp trong phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tính hành chính sự vụ, giấy tờ và quản trị. Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có thể định nghĩa văn phòng như sau: Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận và chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân..... nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 2.1- Chức năng. Chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, doanh nghiệp là cơ sơ để xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng gồm có hai chức năng cơ bản sau : - Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ. - Dịch vụ hỗ trợ. Hai chức năng này đều quan trọng như nhau, không tách rời nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau, có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp, đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật và cung cấp thông tin nhằm thúc đẩy các hoạt động quản lý và điều hành trong các cơ quan, doanh nghiệp. Chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ: Sản phẩm của hoạt động hành chính văn phòng là thông tin; phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc tiếp nhận các dữ liệu dưới dạng con số, chữ, âm thanh và hình ảnh…và được xử lý, sắp xếp thành các mẫu hình có ý nghĩa được lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để ra quyết định hoạch định và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nhu cầu thông tin ngày một gia tăng vì trong quá trình tăng trưởng kinh tế, hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp thêm, làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêm thông tin. Những yêu cầu này lại dẫn đến sự thiết lập những hệ thống thông tin cả trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế. Doanh nghiệp ngày một mở rộng quy mô và đa dạng hoá sản phẩm để phân tán rủi ro kinh doanh. Đồng thời phải vượt lên trong môi trường cạnh tranh, nên những nhà quản lý mong đợi được cung cấp thông tin giá trị hơn trong khoảng thời gian hẹp của họ. Để văn phòng thực hiện được chức năng tham mưu cần có những thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Mặt khác, Nhà nước cũng cần có những thông tin cơ bản nhất định của doanh nghiệp để có những thay đổi cần thiết trong chính sách như: xây dựng cơ sở hạ tầng kinh tế quốc gia, chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhỏ, hợp tác xã.... Vì vậy cần phải tăng cường chức năng tham mưu tổng hợp - xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của văn phòng. b - Chức năng dịch vụ hỗ trợ: Mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị muốn thực hiện có hiệu quả cần phải có những điều kiện nhất định. Với chức năng dich vụ hỗ trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo sự phát triển, có tính liên kết và hỗ trợ nhau giữa các bộ phận đó. Cho nên phải có kế hoạch hợp lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ theo quy mô của từng cơ quan, doanh nghiệp, cách quản lý của những nhà lãnh đạo mà có thể lập ra nhiều bộ phận để thực hiện chức năng trên. Chức năng này có ý nghĩa rất quan trọng, đa dạng và bao quát nhiều nội dung. 2.2- Nhiệm vụ. Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên văn phòng có các nhiệm vụ tổng quát sau: Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, và lịch công tác hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện chương trình. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản. Thực hiện công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và lưu trữ. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, là chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp và cấp dưới. Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt của doanh nghiệp. Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp. Giải quyết các nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo. II. Tổ chức bộ máy văn phòng. Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp. Văn phòng với vị trí là “trung tâm thần kinh" của doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin của doanh nghiệp, là nơi soạn thảo công văn giấy tờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại của doanh nghiệp và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động. Vơi chức năng tham mưu văn phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mưu tư vấn cho cấp lãnh đạo trong quá trình hoạch định tổ chức, ra quyết định quản lý. Bên cạnh đó, văn phòng còn là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo sự thống nhất, ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Ngày nay, hoạt động hành chính đang không ngừng được mở rộng, các nghiệp vụ văn phòng ngày càng gia tăng và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp, khẳng định một bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp. 2. Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng. Yêu cầu tổ chức. Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng nào, các nhà quản trị luôn quan tâm đến một văn phòng được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối, có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng. Ngược lại, một bộ máy văn phòng được tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc hoạt động không đúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt động kém hiệu quả, lãng phí mà còn cản trở, gây ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của văn phòng, nhà quản trị phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những nguyên nhân dẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm biện pháp khắc phục kịp thời. Như vậy, vị trí, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức bộ máy văn phòng rất quan trọng, có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, đòi hỏi nhà quản trị phải có những phẩm chất nhất định về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, đạo đức... Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp. Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu và cơ chế vận hành. Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà quản trị cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Cơ cấu của tổ chức bộ máy văn phòng là kết quả tổng thành của sự bố trí các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một cách hợp lý, tạo thành một hệ thống. Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng, cơ chế vận hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ bên trong bộ máy văn phòng và các mối quan hệ bên ngoài. Có những nguyên tắc và phương pháp để xác lập cơ cấu, cơ chế vận hành, song cần được điều chỉnh qua thực tế để luôn phù hợp với từng điều kiện cụ thể. Hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả ba yếu tố trên, nếu chức năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung của doanh nghiệp, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu. Vì vậy, khi tiến hành xây dựng tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp. Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự phân công, sự chuyên môn hoá các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức. Khi xác lập các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, cần xác định rõ các mối quan hệ theo sự phân công hay theo chuyên môn như: quan hệ dọc (theo thứ bậc quản lý) hay quan hệ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu dài, thường xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay quan hệ không chính thức... được khái quát qua hai loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều khiển - phục tùng và quan hệ phối hợp - công tác. Quan hệ điều khiển - phục tùng: là quan hệ chủ yếu, bảo đảm kỷ cương thể hiện tác động qua lại giữa cấp trên với cấp dưới, giữa người phụ trách và người thừa hành. Quan hệ phối hợp - cộng tác: là mối quan hệ mang tính hiệp thương giữa các bộ phận có trách nhiệm liên đới, nó làm tăng hiệu lực quản lý, bổ trợ cho các mối quan hệ điều khiển phục tùng, tạo tính đồng bộ và toàn diện. Phối hợp vừa có tính tổ chức vừa mang tính tự giác. Quan hệ cộng tác là quan hệ không chính thức, dựa trên các giao tiếp ứng xử xã hội không mang tính hành chính. 3- Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng. Bộ máy văn phòng có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau. Nhưng qua thực tiễn, các nhà quản lý hành chính thường áp dụng một số mô hình tổ chức cơ bản sau: a. Mô hình tập trung: Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng được phân công phụ trách từng mảng công việc theo từng loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ. Mô hình này thường áp dụng ở các tổng công ty và hãng lớn. Ưu điểm của mô hình này là tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt bằng. Nói một cách khác, khi áp dụng mô hình này người ta có thể tận dụng hết các trang thiết bị chuyên biệt và cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho những thời kỳ cao điểm, cũng như sự tiết kiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng. Đặc biệt là tránh được việc trùng lặp nhân sự, chức năng rõ ràng và các nhân viên được chuyên môn hoá cao. b. Mô hình phân tán: Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách thành các phòng ban chức năng riêng như: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức.... các dịch vụ như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hành chính chịu trách nhiệm. Mô hình này thường được áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo. c. Mô hình hỗn hợp: Đây là mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường được áp dụng ở các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức tạp. Với mô hình này, việc tổ chức và điều hành văn phòng kết hợp được các ưu điểm của mô hình tập trung và phân tán, song vẫn có mặt hạn chế nhất định như chồng chéo về chức năng, khó quản lý điều hành... Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Có thể áp dụng nhiều mô hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳ theo năng lực của nhà quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn phòng và khả năng tài chính của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho phù hợp. Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng. Một trong những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nước, các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trưng cần có (cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đường lối chính sách của Đảng và Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ nghĩa. Trên cơ sở các quy định của Nhà nước, nội dung tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản lý; xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp trên và với các đơn vị đối tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin. Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ giữa các bộ phận. Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyên môn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạn cho các bộ phận (khi xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng cần phải chú ý các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức). Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và quyết định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ phận. Xây dựng và ban hành điều lệ, những quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm việc ( nề nếp, tác phong làm việc). Một yếu tố không thể thiếu trong quá trình tổ chức một văn phòng là hiện đại hoá bộ máy văn phòng. ở đây, hiện đại hoá phải bao quát tất cả các mặt như: tư duy, tổ chức quản lý, con người, trang thiết bị... Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức bộ máy văn phòng. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy văn phòng như: thể chế, pháp luật, các chính sách, tổ chức lao động, nhân lực, tài chính, khoa học công nghệ, văn hoá công sở... trong đó chủ yếu gồm hai yếu tố: Yếu tố khách quan: + Các yếu tố ảnh hưởng từ chế độ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp, trình độ phát triển kinh tế thấp... là nhân tố cản trở sự phát triển nền hành chính của nước ta, sự thiếu thống nhất giữa các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động văn phòng và nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc tổ chức bộ máy và hoạt động của văn phòng kém hiệu quả. + Chưa có nhiều bước đột phá trong việc nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay; + Sự bùng nổ thông tin, xu thế toàn cầu hoá diễn ra nhanh chóng gây khó khăn trong việc xây dựng, tổ chức một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ các chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ và dịch vụ hỗ trợ. Yêu tố chủ quan: + Tổ chức lao động: là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất. Việc tổ chức lao động có hiệu quả phải dựa trên trình độ, kinh nghiệm của nhà quản trị và đặc biệt là nhà quản trị phải có sự hiểu biết, nắm rõ năng lực, đạo đức, trình độ chuyên môn của từng thành viên, số lượng nhân viên trong phòng, từ đó có sự phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực của từng cá nhân. Ngoài ra, vấn đề trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị văn phòng, các nhân viên làm ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức lao động và hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng cũng như các bộ phận khác của doanh nghiệp. + Tài chính: Tài chính có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức bộ máy văn phòng và có tính quyết định đến quy mô, sự hiện đại hoá thiết bị văn phòng. Khi thực hiện tổ chức văn phòng nhà quản trị luôn phải căn cứ trên tình hình tài chính của cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn phương án tổ chức tối ưu nhất, sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực với chi phí thấp nhất. + Khoa học công nghệ: Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ. Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải được trang bị đầu tư đúng mức các máy móc, thiết bị phục vụ cho việc quản lý và khai thác thông tin có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thông tin để quản lý và điều hành của doanh nghiệp. Song cũng cần phải căn cứ vào tình hình tài chính của mình để lựa chọn phương án đầu tư mua thiết bị phù hợp. + Môi trường văn hoá: do mỗi dân tộc có những đặc điểm về truyền thống, văn hoá, đều trải qua một quá trình phát triển lịch sử của riêng mình, với những giá trị truyền thống có tính đặc thù, có ảnh hưởng đến sự phát triển nói chung. Ngoài ra, trong quá trình hình thành và phát triển mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều tạo một bản sắc riêng, đặc trưng riêng và chỉ tồn tại trong tổ chức, doanh nghiệp đó, nó là sợi dây vô hình kết nối mọi thành viên trong cơ quan, doanh nghiệp, đó là văn hoá doanh nghiệp. Cho nên, khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng cần chú ý đến yếu tố truyền thống văn hoá, dân tộc và văn hoá doanh nghiệp để tạo ra sự hợp tác trong công vụ, củng cố quyền lực trong hoạt động công vụ, tạo được mối liên hệ mật thiết và tinh thần đoàn kết giữa các thành viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như năng suất lao động. Chương II Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản sóc sơn. Quá trình hình thành và phát triển. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn trước đây là xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội và Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theo quyết định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993. Đầu năm 2000, thực hiện việc đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệp Nhà Nước, Xí nghiệp đã được cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số 8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản lý của UBND huyện Sóc Sơn. Công ty có chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội. Điện thoại: 04.8843473. Fax: 04.8843473. Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộ nhân viên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật). Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 18%. Tổng giá trị tài sản cố định của công ty là hơn 02 tỷ đồng, tổng vốn cố định là 2.020.000.000 đồng, tổng vốn lưu động là 676.700.000 đồng và nhiều máy móc, thiết bị hiện đại và có giá trị khác. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn có các chức năng và nhiệm vụ chính là: Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thác chuyển cho các phân xưởng chế biến. Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa cao lanh vào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô, dùng máy búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng). Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra. Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, là mặt hàng có uy tín trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ sứ cao cấp được các khách hàng tin tưởng và đặt hàng thường xuyên. Điều này thể hiện khả năng sản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra có nhiều ưu thế trên thị trường, đồng thời cũng đặt ra những thách thức trong việc duy trì quản lý và phát triển công ty trong thời kỳ mới. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng, phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt: Công tác Hành chính. Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty. Công tác tài chính, thống kê kế toán. Công tác tư vấn đầu tư của công ty. Các hoạt động khác của công ty. 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn. Giám đốc Các phó giám đốc Phòng HC - TC Phòng KH - KT Phòng kế toán Phân xưởng Chế biến Phân xưởng Khai thác 3.2. Giám đốc. Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo đảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của công ty. 3.3. Các Phó giám đốc. Công ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc về hai mảng lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của công ty: Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các mặt kỹ thuật trong lĩnh vực khai thác và chế biến cao lanh. Tham mưu, tư vấn cho Giám đốc về đầu tư kỹ thuật công nghệ. Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính và kinh doanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chính của công ty, báo cáo, tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về vốn, giá cả... 3.4. Các phòng ban chức năng. 3.4.1. Phòng Hành chính Tổ chức.(phòng HC - TC) Có chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công ty về các mặt: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương. Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty. Điều động tuyển dụng lao động. Giải quyết các chế độ chính sách. Công tác hồ sơ nhân sự. 3.4.2. Phòng Kế toán. Phòng Kế toán có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán, thống kê và tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định của Ban lãnh đạo công ty. 3.4.3. Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT) Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ. 4. Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty. Xu hướng phát triển trong những năm tới của công ty là: Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, chế biến và kinh doanh khoáng sản Cao lanh tinh chất lượng cao, bằng nội lực kết hợp sự giúp đỡ của các cấp, các ngành để đổi mới công nghệ, đầu tư chiều sâu, mở rộng sản xuất theo định hướng sản xuất hàng hoá chất lượng cao, đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng thị trường, duy trì mức tăng trưởng bình quân hàng năm từ 15 - 20%, ổn định việc làm, nâng cao đời sống người lao động tiến tới công nghiệp hoá hiện đại hoá. Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trường tiêu thụ ra các nước trong khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phương, ổn định tình hình sản xuất. Đẩy mạnh hợp tác liên doanh liên kết, phát huy chất xám và mọi thành phần kinh tế để thu hút vốn đầu tư mở rộng sản xuất. Đầu tư các máy móc phục vụ khai thác và chế biến khoáng sản hiện đại, nâng cao năng suất lao động. Ngoài ra, công ty còn lập kế hoạch đầu tư các trang thiết bị chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động, vệ sinh._.