Hệ thống quản lý tuyển sinh lớp 10 trường Trung học phổ thông (THPT) Nguyễn Quán Nho, Thanh Hoá

ọc. Các ứng dụng này, đã giúp cho công việc quản lý, kinh doanh hiệu quả hơn, nó giảm bớt công sức, nhân lực, giúp việc tiếp cận và trao đổi thông tin nhanh chóng. Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng mạnh và trở thành công cụ hữu ích trợ giúp cho con người trong nhiều lĩnh vực khác nhau của xã hội và đặc biệt trong lĩnh vực quản lý. Nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin không ngừng đòi hỏi cán bộ làm công tác tin học phải thường xuyên nâng cao trình độ bắt kịp với những tiến bộ trên thế giới. ở nước ta, máy tính đã được các cơ quan quản lý, các doanh nghiệp quan quan tâm trang bị trong những năm gần đây, song chủ yếu dùng soạn thảo văn bản và một số ứng dụng khác nhưng còn hạn chế, chủ yếu là các đơn vị có nhân lực, am hiểu về công nghệ. Tuy nhiên với tốc độ phát triển và hội nhập kinh tế hiện nay, vấn đề sử dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết. Việc áp dụng các thành tựu tin học vào quản lý, nó tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức của con người. Thay vì phải tự ghi chép, tính toán, xử lý các thông tin một cách thủ công, nó có thể: - Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm. - Lưu trữ thông tin với khối lượng lớn. - Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau. - Thông tin đảm bảo chính xác, an toàn. Trong công tác quản lý của trường cũng vậy, với một số lượng lớn các học sinh, giáo viên và cán bộ của trường, công tác quản lý thi tuyển sinh THPT là khá vất vả và tốn nhiều nhân lực do khối lượng lưu trữ và xử lý thông tin quá nhiều đối với đội ngũ các cán bộ còn nhiều hạn chế, rất khó kiểm soát chặt chẽ. Vấn đề đặt ra là làm sao giải quyết bài toán với chi phí về thời gian, nhân lực thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo các yếu tố như tính an toàn dữ liệu, thuận tiện cho người sử dụng... Thực tế cho thấy hiện nay một số trường cũng đã sử dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý trường học từ lâu, từ việc quản lý hồ sơ, quản lý điểm, xử lý học tập, xếp lịch thi, xếp thời gian biểu, quản lý giáo viên và nhân viên...song số đó là không nhiều và hầu như chỉ tồn tại tại các trường lớn. Mặc dù vậy, các hệ thống này thường gặp phải một số bất cập sau: hệ thống sau nhiều năm sử dụng đã trở nên lạc hậu, ngôn ngữ không được tối ưu hóa, vẫn có thể xuất hiện các lỗi trong quá trình sử dụng, chương trình cồng kềnh, khó sửa đổi.... Từ nhận thức về tầm quan trọng của công nghệ thông tin với công tác quản lý, với sự mong muốn học hỏi và đóng góp công sức nhỏ bé của mình vào công tác quản lý. Được các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin trường Đại học Bách Khoa Hà Nội trang bị cho những kiến thức về tin học và được giúp đỡ tận tình của các thầy giáo trong bộ môn Hệ thống thông tin - Khoa công nghệ thông tin trong thời gian thực tập tốt nghiệp, em đã cố gắng học tập, nghiên cứu và bước đầu làm quen với cách thiết kế xây dựng phần mềm hỗ trợ một phần cho công tác quản lý học tập của học sinh. Vì vậy, sau một thời gian tìm hiểu, bản thân đang công tác tại trường THPT Nguyễn Quán Nho tỉnh Thanh Hoá và là sinh viên của khoa công nghệ thông tin, được sự giúp đỡ của thầy Tô Văn Nam em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Hệ thống quản lý tuyển sinh vào lớp 10 trường THPT Nguyễn Quán Nho, Thanh Hoá ” trong đó chủ yếu là việc quản lý hồ sơ, điểm tuyển sinh và danh sách học sinh trúng tuyển. Trong thời gian làm đồ án tốt nghiệp, bằng những kiến thức đã học được nhà trường trang bị em đã vận dụng triệt để kiến thức đó kết hợp với những kinh nghiệp tích luỹ được từ thực tế công việc nơi mình đang công tác để hoàn thành đồ án tốt nghiệp một cách tốt nhất. Nhưng do kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế, lập trình và trình độ còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Với nguyện vọng không nhiều hơn là đặt ra một mô hình thử nghiệm trong trường THPT nhằm khắc phục các yếu tố kể trên. Vì vậy em rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm tận tình của thầy giáo Tô Văn Nam đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đố án tốt nghiệp này và các thầy giáo trong khoa công nghệ thông tin, trường đại học Bách khoa Hà Nội. Đồ án: Hệ thống quản lý tuyển sinh vào lớp 10 trường THPT Nguyễn Quán Nho, Thanh Hoá Những chữ viết tắt: MIS: Hệ thông tin quản lý(Management Information System). BPC: Biểu đồ phân cấp chức năng. BLD: Biểu đồ luồng dữ liệu. CSDL: Cơ sở dữ liệu. DBMC( Database Management System): Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. E-R(Entity Relationship Diagram): Mô hình thực thể liên kết. II. Đặt vấn đề Hiện nay, trong công tác quản lý tuyển sinh vào trường học gặp rất nhiều khó khăn vì các trường phổ thông đa số đều sử dụng phương pháp truyền thống các khâu như: Quản lý hồ sơ học sinh, xét trúng tuyển đều được thực hiện một cách thủ công nên công việc thường tiến hành rất chậm và nhiều khi đưa ra kết quả không chính xác, chính vì vậy mà ta cần xây dựng một chương trình quản lý tuyển sinh để nâng cao hiệu quả công việc. Nội dung đề tài bao gồm các nội dung sau: Chương thứ I: Khảo sát hiện trạng công tác tuyển sinh vào trường THPT Nguyễn Quán Nho, Thanh Hoá . Chương thứ II: Phân tích và thiết kế hệ thống. Từ kết quả khảo sát của Chương I, ta phân tích hệ thống đưa ra sơ đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu để từ đó thiết kế cơ sở dữ liệu. Chương thứ III: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Trên cơ sở kết quả thu được ở Chương II, ta tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu và mối liên hệ giữ các cơ sở dữ liệu. Chương thứ IV: Thực hiện chương trình. Trên cơ sở kết quả của các Chương trên, thiết kế các giao diện. Chương thứ V: Đánh giá và kết luận. Nội dung là đánh giá những vấn đề chương trình đã làm được, những tồn tại và hướng phát triển. Chương I Kháo sát hiện trạng công tác tuyển sinh vào trường THPT Nguyễn quán nho, thanh hoá I.1 Tìm hiểu hệ thống: 1. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm: Trường THPT Nguyễn Quán Nho gồm có các bộ phận sau: - Ban giám hiệu nhà trường: (Gồm có 1 hiệu trưởng phụ trách chung, 1 hiêu phó phụ trác chuyên môn, 1 hiệu phó phụ trách cơ sở vật chất). Ban giám hiệu điều phối các hoạt động của nhà trường, kiểm tra đôn đốc các phòng ban trực thuộc nhằm đảm bảo các hoạt động của nhà trường, kiểm tra đôn đốc các phòng ban trực thuộc nhằm đảm bảo quản lý hoạt động quản lý học sinh, giáo viên, kết quả học tập, chất lượng đào tạo học sinh. - Văn phòng nhà trường: Là nơi tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ học sinh, ghi lại danh sách học sinh từng năm học. Quản lý có thời hạn sổ cái, sổ gọi tên và ghi điểm. Giúp ban giám hiệu quản lý chặt chẽ sổ điểm của các lớp, theo dõi nhắc nhở việc sử dụng và bảo quản sổ, báo cáo với Ban giám hiệu và thông báo với giáo viên chủ nhiệm của lớp về những sai sót nếu có. - Tổ giáo viên: Hoạt động giảng dạy theo sự phân công của ban giám hiệu. - Giáo viên chủ nhiệm: Mỗi giáo viên phụ trách một lớp học, cập nhật danh sách học sinh của lớp mình theo sự phân công công của Ban giám hiệu. Cập nhật sơ yếu lý lịch của học sinh vào sổ điểm, tính điểm trung bình cho học sinh lớp mình, xếp loại học sinh và báo cáo với Ban giám hiệu vào cuối kỳ và cuối năm học. - Giáo viên bộ môn: Nhập điểm của môn mình dạy học, cuối mỗi kỳ báo cáo kết quả điểm của học sinh với Ban giám hiệu, - Học sinh: Xem kết quả học tập của mình và của các học sinh lớp mình dưới sự chỉ đạo của giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn. - Hội đồng tuyển sinh: Được thành lập gồm một nhóm người có nhiệm vụ làm công tác tuyển sinh đầu vào cho trường (cụ thể sẽ được khảo sát ở phần II). 2. Sơ đồ tổ chức: Trường THPT Nguyễn Quán Nho Ban giám hiệu Tổ tự nhiên Tổ xã hội Phòng ban Tổ sử Tổ văn Tổ địa Tổ Ngoại ngữ Tổ toán tin Tổ lý Tổ hoá Tổ sinh, kỹ thuật, thể dục,GDCD Tin học Hội đồng Thư viện Thiết bị Thực hành Hành chính Hiệu trưởng Hiệu phó chuyên môn Hiệu phó p/t cơ sở vật chất Văn phòng Tài vụ Đoàn thanh niên Đảng uỷ Bảo vệ Hiệu phó p/t ngoài giờ lên lớp Hình 1. Sơ đồ tổ chức II.2 khảo sát và đánh giá thực trạng Để xây dựng một chương trình quản lý thật sự có hiệu quả, khả năng nâng cấp, bảo trì cao thì việc phân tích hệ thống một cách tỉ mỉ và chính xác đóng một vài trò quyết định. Quá trình phân tích hệ thống, phải đảm bảo xác định chính xác các thông tin của đầu vào, đầu ra, phân tích đầy đủ các chức năng của hệ thống và xác định được mối liên quan giữa các loại thông tin với một đối tượng nào đó. Hàng năm vào giữa tháng 07 trường THPT Nguyễn Quán Nho tỉnh Thanh Hoá bắt đầu tổ chức kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10 cho những học sinh đã tốt nghiệp THCS gồm các học sinh tốt nghiệp phổ thông cơ sở tại các trường trong tỉnh Thanh Hoá (chủ yếu là học sinh ở 2 huyện Thiệu Hoá và Yên Định). Để thực hiện điều này trước đó nhà trường thành lập Hội đồng tuyển sinh để quản lý quá trình tuyển sinh vào lớp 10. Các công việc chính trong kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT như sau: 1. Nhận hồ sơ đăng ký dự thi từ các thí sinh: Điều kiện học sinh được dự thi vào trường THPT Nguyễn Quán Nho - Xếp loại đạo đức tốt. - Học sinh đủ điều kiện được thi vào trường phải thi 2 môn (toán, văn) bắt buộc và 1 môn tự chọn (Do Sở GD và Đào tạo quy định) - Học sinh được đăng ký 2 nguyện vọng: + Nguyện vọng 1 đăng ký ban học (theo quy định phân ban của Bộ GD & ĐT) + Nguyện vọng 2 đăng ký vào hệ bán công 2. Hồ sơ học sinh đăng ký thi - Mẫu đơn đăng ký dự thi do Sở giáo dục và đào tạo quy định. - Học bạ gốc. - Giấy chứng nhận tốt nghiệp. - Giấy chứng nhận giải học sinh giỏi cấp tỉnh nếu có (giải nhất cộng 2 điểm, giải nhì cộng 1.5 điểm, giải ba cộng 1 điểm). -Giấy chứng nhận là con em đối tượng chính sách (Con TB, BB, liệt sĩ, gia đình có công với cách mạng...) Tất cả các giấy tờ học sinh nộp tại hội đồng tuyển sinh. Hội đồng tuyển sinh có nhiệm vụ xét duyệt hồ sơ theo các tiêu chí trên. Sau đó xếp danh sách phòng thi. 3. Quy trình tuyển sinh - Học sinh đến đăng ký dự thi mẫu đơn theo nguyện vọng và nộp hồ sơ cho hội đồng tuyển sinh. Hội đồng tuyển sinh sẽ lọc hồ sơ. Những hồ sơ đủ điều kiện sẽ được lên danh sách phòng thi. Danh sách phòng thi sẽ được dán trên bảng tin nhà trường, sau khi nhận được phản hồi về những thông tin cần sửa chữa cho thí sinh nhà trường sẽ lên danh sách lại và in thẻ dự thi cho các thí sinh. Thẻ dự thi sẽ được gửi cho thí sinh vào các ngày quy định. - Căn cứ vào số lượng thí sinh đăng ký dự thi của trường, Sở GD-ĐT ra quyết định thành lập hội đồng thi. - Sau khi học sinh thi xong hội đồng tuyển sinh niêm phong, đánh phách bài thi sau đó dọc phách bài thi. Bài thi cùng các hồ sơ khác sẽ được nộp về Sở GD-ĐT. Sở GD-ĐT sẽ thành lập hội đồng chấm thi (hội đồng chấm thi gồm các giáo viên dạy THPT trong tỉnh). - Sau khi chấm bài xong hội đồng tuyển sinh ghép phách bài thi và lên danh sách điểm thi cho các thí sinh. - Trường sẽ thông báo kết quả thi đồng thời nhận đơn xin phúc khảo của thí sinh. Đơn phúc khảo sẽ được tập hợp lại và gửi đến Sở GD-ĐT. Sở GD-ĐT tập hợp lên danh sách, tổ chức chấm phúc khảo. Sau khi có kết quả phúc khảo, hội đồng tuyển sinh có danh sách điểm sẽ tính tổng điểm cho từng thí sinh: điểm Toán và Văn bắt buộc sẽ tính hệ số 2, điểm môn tự chọn hệ số 1 cộng với điểm khuyến khích nếu có, tổng số điểm được dùng để tính điểm xét tuyển. Danh sách trúng tuyển lấy từ cao xuống thấp theo chỉ tiêu của Sở GD-ĐT chỉ đạo theo từng năm (thí sinh trúng tuyển không có điểm 0 trong 3 môn thi). - Hội đồng tuyển sinh in giấy báo điểm (có thông tin trúng tuyển và không trúng tuyển). + In danh sách trúng tuyển nguyện vọng 1 (vào các lớp hệ công lập). + In danh sách trúng tuyển nguyện vọng 2 (khi thí sinh trượt nguyện vọng 1 nếu có đăng ký nguyện vọng 2 thì sẽ được xét tuyển vào các lớp bán công). Sau khi khảo sát và tìm hiểu thực về công tác tuyển sinh của trường các công việc đều thực hiện thủ công bằng tay kết hợp với chương trình Microsoft Excel nên thời gian lên danh sách và in danh sách mất rất nhiều việc tính điểm không đạt độ chính xác cao và rất thủ công. In giấy báo thi và giấy báo đỗ cho đồng loạt học sinh sau đó ghi tên thí sinh đỗ từ danh sách. * Căn cứ vào các công việc nêu trên, tôi nhận thấy sau khi xây dựng “ Hệ thống quản lý tuyến sinh vào lớp 10 trường THPT Nguyễn Quán Nho tỉnh thanh Hoá” các công việc trong quá trình tuyển sinh sẽ được thực hiện như sau: Hồ sơ học sinh đủ điều kiện dự thi sẽ được lọc do người làm cụ thể là văn phòng nhà trường làm. Nhập hồ sơ học sinh để lưu trữ hồ sơ do hệ thống làm. Sắp xếp thí sinh theo thứ tự chữ cái, đánh số báo danh, chia phòng thi hệ thống làm. In danh sách thí sinh theo phòng thi hệ thống làm. In giấy thẻ dự thi hệ thống làm. Nhập điểm hệ thống làm do bộ phận phụ trách tin học làm. Xét tuyển hệ thống làm. Nhập danh sách phúc khảo do bộ phận phụ trách tin học làm. In danh sách phúc khảo do hệ thống làm. In danh sách điểm phúc khảo do hệ thống làm. In giấy báo đỗ cho thí sinh do hệ thống làm. Lưu trữ dữ liệu cho từng năm do hệ thống làm. Chương II Phân tích và thiết kế hệ thống Mở đầu: Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng, theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau giai đoạn phân tích hiện trạng, là giai đoạn bản lề giữa phân tích hiện trạng và đi xâu vào các thành phần của hệ thống. Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu (dữ liệu là đối tượng của xử lý). II.1 Phân tích hệ thống về xử lý: Sự phân tích hệ thống về xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ thống, để trả lời câu hỏi “hệ thống làm gì?”, tức đi xâu vào bản chất, đi xâu vào chi tiết hệ thống về mặt xử lý thông tin và chỉ diễn tả ở mức độ logic, tức là trả lời câu hỏi “làm gì?”, mà gạt đi câu hỏi “ làm như thế nào?”. Chỉ diễn tả mục đích, bản chất của quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu tố về thực hiện, về cài đặt (là các yếu tố vật lý). Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Đường lối thực hiện: Đề tài này chọn hướng phân tích “Top-down” là phân tích từ trên xuống, từ đại thể đến chi tiết. Cách làm: Xây dựng hai loại biểu phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. II.1.1 Đại cương về phân tích thiết kế hệ thống: - Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ rằng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó. Hệ thống thông tin thu thập thông tin từ thế giới thực, quản lý, xử lý chúng theo một cách thức nào đó để tạo ra các sản phẩm thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng. - Bất cứ tổ chức nào cũng có thể coi là sự hợp thành của 3 tổ chức sau: + Hệ ra quyết định: Bao gồm con người, phương tiện, phương pháp để đưa ra quyết định, điều chỉnh các hoạt động và các mục tiêu trong hệ thống, nó có thể làm thay đổi giữa các phần phần tử trong hệ thống. Nhưng để ra quyết định được nó phải thu thập các thông tin trong các thành phần hệ thống đồng thời phải nắm các thông tin từ môi trường bên ngoài tác động vào, những thông tin từ những quyết định đưa ra có thể tác động trở lại đối với các thành phần trong hệ thống và môi trường. + Hệ thống tác nghiệp: Đây là những con người, phương tiện phương pháp trực tiếp vào quá trình sản xuất để thực hiện mục đích của hệ thống. Nó chịu những tác động bởi những quyết định của hệ ra quyết định đồng thời có thể đưa ra những thông tin phản hồi. + Hệ thống thông tin: Đây là hệ thông tin đóng vai trò chung gian giữa hai hệ ra quyết định và hệ tác nghiệp, giữa toàn hệ thống với môi trường. Chức năng của hệ thống thông tin là thu nhập, xử lý và truyền tin phục vụ cho hệ thống ra quyết định. Môi trường: một hệ thống cụ thể luôn hoạt động trong một môi trường là tập các phần tử nằm ngoài hệ thống nhưng có tác động của hệ thống. Một hệ thống cụ thể luôn sống trong môi trường cụ thể. Các thành phần của hệ thống thông tin nếu không kể con người và phương tiện thì còn lại thực chất hai bộ phận: dữ liệu và xử lý. Dữ liệu: các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể là rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cách thức xử lý, thông tin có cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. - Luồng thông tin được chia làm ba loại như sau: + Thông tin cần cho tra cứu: là thông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi, các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin này. + Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về hoạt động của đơn vị với khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời. + Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, được xử lý theo kỳ theo lô. - Luồng thông tin ra: + Thông tin đầu ra được tổng hợp từ những thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu cấp quản lý trong từng trường hợp cụ thể, thông tin ra là một tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm đồng thời phải đảm bảo tính chính xác và kịp thời. + Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. + Các thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt, mềm dẻo. - Các xử lý là các quy trình, phương pháp như là: + Sắp xếp: xếp dữ liệu hay bản ghi theo trật tự nào đó. + Thâm nhập, ghi sửa đổi dữ liệu. + Tổng lược, trình bày thông tin dưới dạng cô đọng thường phản ánh các con số tổng thể. + Lựa chọn: Chọn các bản ghi theo tiêu chuẩn. + Thao tác: Thực hiện các phép toán số học và các phép toán logic. *Yêu cầu đối với hệ thông thông tin quản lý: - Hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo có hiệu quả tốt hơn so với khi dùng hệ thống cũ, đồng thời phải có tính mở đáp ứng sự phát triển trong tương lai. Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt, đáp ứng cao và nhanh nhất yêu cầu thông của nhà quản lý. - Hệ thống phải có khả năng lưu trữ, truy cập dữ liệu nhanh chóng thuận tiện, dễ bảo trì, có khả năng đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý các lỗi dễ dàng. - Giao diện thiết kế phải khoa học, thân thiện gọn nhẹ nhưng không cầu kỳ, rắc rối và có tính thống nhất về cách trình bày. - Hệ thống có khả năng trợ giúp giải đáp thắc mắc của người dùng khi sử dụng chương trình. Như vậy hệ thống không chỉ đáp ứng được với người sử dụng thông thạo tin học mà còn đáp ứng với người dùng biết ít về tin học mà còn đáp ứng với người dùng biết ít về tin học. - Hệ thống có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở mức nào đó nhằm cung cấp nhanh gọn và chuẩn xác cho yêu cầu bất thường(nếu có) của nhà quản lý, đảm bảo cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp. *Vai trò của hệ thông thông tin quản lý: Những năm gần đây, người ta nhận thấy rằng thông tin là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất với nhiều tổ chức. Nghệ thuật quản lý và khoa học quản lý càng phát triển thì các nhà lãnh đạo và quản lý trong mọi tổ chức càng nhận thấy họ phải tránh tối đa các thông tin vô ích. Mặt khác họ cần phải nắm bắt, tiếp cận tối đa các thông tin thực sự đúng lúc để có thể đưa ra quyết định quản lý trong những điều kiện tốt nhất, kịp thời nhất có thể được. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý được thể hiện qua sơ đồ sau: Thông tin nội Thông tin ngoại Thông tin viết Thông tin viết Thông tin nói Thông tin nói Thông tin hình ảnh Thông tin hình ảnh Thông tin dạng khác Thông tin dạng khác *Phân loại hệ thông thông tin: Có thể nhận thức hệ thống thông tin dưới nhiều góc độ khác nhau tuỳ theo cách xử lý thông tin của nó: - Theo mức độ tự động hoá chia ra: + Thủ công + Trợ giúp bởi thiết bị điện cơ. + Trợ giúp bởi thiết bị điện cơ. + Tự động hoá. - Theo mức độ tích hợp các phương pháp xử lý: + Hệ thống độc lập. + Hệ thống tích hợp. + Các kiến trúc khác nhau của phương tiện xử lý. - Theo mức ra quyết định mà hệ thống thông tin quản lý cho phép. + Mức chiến lược. + Mức chiến thuật. + Mức tác nghiệp. *Các giai đoạn cơ bản của quá trình phân tích và thiết kế: - Lập kế hoạch: Giai đoạn đầu tiên có mục định khoảng thời gian, một sự phân chia, một kế hoạch can thiệp đễ dẫn đến các nghiên cứu từng khu vực, từng lĩnh vực, phân hệ của hệ thống có liên quan. - Khảo sát hiện trạng và lập dự án: Khảo sát đánh giá hệ thống cũ, đề xuất các mục tiêu thể hiện chiến lược phát triển của hệ thống mới, các ý tưởng cho giải pháp, vạch kế hoạch cho dự án. Xác định phạm vi và hạn chế của dự án về tài chính, con người, thời gian. Phân tích đánh giá tính khả thi, tính hiệu quả của dự án. - Phân tích hệ thống: Phân tích ở đây thể hiện qua nghĩa hẹp là một phân đoạn của phân tích thiết kế hệ thống ngay sau giai đoạn khảo sát và đi sâu vào các thành phần của hệ thống. Đầu ra của phân tích thiết kế hệ thống là các chức năng hệ xử lý được mô tả logic. Bằng cách sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) và biểu đồ luồng dữ liệu với các mức khác nhau: + Mức khung cảnh: Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta coi toàn bộ hệ thống như một chức năng, các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài được xác định. + Mức đỉnh: Phân rã các chức năng của hệ thống ra thành các chức năng nhỏ hơn. + Mức dưới đỉnh: Phân rã mỗi chức năng ở mức đỉnh thành các chức năng dưới cụ thể hơn. - Thiết kế tổng thể: Quá trình thiết kế sử dụng tất cả các phần đặc tả yêu cầu được xây dựng trong quá trình phân tích làm đầu vào chính bao gồm BPC, BLD các mức. Trong hệ thống mới được phân định các chức năng được thực hiện bằng máy tính và các chức năng chỉ cần máy tính trợ giúp một phần. - Thiết kế chi tiết: + Thiết kế giao diện: Các màn hình, menu để hội thoại giữa người và máy, đưa dữ liệu vào bằng thu nhập, chọn khuôn mẫu hay được mã hoá, thiết kế để các tài liệu xuất hiện trên màn hình, các bản in đầy đủ chính xác, dễ đọc, dễ hiểu. + Thiết kế cơ sở dữ liệu: Lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu thể hiện các thông tin và mối liên kết giữa chúng hoặc bằng phương pháp thực thể liên kết hoặc bằng phương pháp mô hình quan hệ. Phương pháp mô hình thực thể liên kết (các định kiểu thực thể, kiểu liên kết, các thuộc tính). Phương pháp mô hình quan hệ (xác định các thuộc tính, các phụ thuộc hàm, chuẩn hoá phụ thuộc hàm về dạng chuẩn 3NF). + Thiết kế các tập tin: Người thiết kế phải tổ chức được mô hình thực thể liên kết hay mô hình quan hệ. Thành lập tập chỉ dẫn để có thể truy nhập theo các cách: tuần tự, trực tiếp, tuần tự có chỉ dẫn, theo móc nối. + Thiết kế kiểm soát: Nhằm tránh nguy cơ sai lỗi trong chương trình, sự cố kỹ thuật hay ý đồ xấuc của đối tượng nào đó nhằm bảo vệ cho chương trình. Kiểm tra các thông tin thu thập và các thông tin xuất ra để đảm bảo tính chính xác của chương trình. Kiểm tra các gián đoạn của chương trình. Bảo mật và phân biệt riêng tư. + Thiết kế chương trình: Chọn ngôn ngữ lập trình, tiến hành mã hoá chương trình, ghép nối các modul thành chương trình, cài đặt chạy thử chương trình. - Khai thác bảo dưỡng chương trình: Lập tài liệu sử dụng hệ thống, hướng dẫn cho nhân viên bảo hành, bảo trì hệ thông. *Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: - Phương pháp truyền thống: Phương pháp truyền thống được chia thành các pha: khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng cài đặt. Mỗi pha được chia thành các đơn vị nhỏ hơn và một pha phải được kết thúc trước khi pha khác bắt đầu. Không có công cụ kiểm tra chéo giữa các pha, hệ thống được hoàn thiện từ dưới lên. Dựa trên kỹ thuật lạc hậu và bản chất của các phương pháp nên việc viết chương trình đòi hỏi những lập trình viên chuyên nghiệp. Các đặc chương trình phải chính xác nếu không sẽ vô cùng tốn kém khi việc lập trình lại do các lỗi gây ra. - Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc: Phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân tích thiết kế của chu trình phát triển hệ thống, được chấp nhận để khắc phục những điểm yếu kém của các tiếp cận theo kiểu từ trên xuống, quá trình phân tích và thiết kế sử dụng một nhóm các công cụ, kỹ thuật và mô hình để ghi nhận, phân tích hệ thống hiện tại cũng như yêu cầu mới của người sử dụng đồng thời xác định khuôn dạng mới của hệ thống tương lai. Những công cụ thường được gắn liền với hệ thống có cấu trúc là: + Sơ đồ phân cấp chức năng. + Sơ đồ luồng dữ liệu. + Mô hình thực thể liên kết. + Mô hình quan hệ. + Từ điển dữ liệu. + Ngôn ngữ có cấu trúc... II.1.2 Lý thuyết biểu đồ phân cấp chức năng Biều đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ khởi đầu do công ty IBM phát triển. Nó diễn tả sự phân rã dần các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và mỗi nút trong biểu đồ diễn tả một chức năng con. Quan hệ duy nhất giữa các chức năng được diễn tả bởi các cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành cấu trúc cây chức năng. + Mục đích của BPC: . Xác định phạm vi mà hệ thống cần phân tích. . Tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng các mô hình sau này. + Đặc điểm của BPC: . Có tính chất “tĩnh”, bởi chúng chỉ cho ta thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý. Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa. Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng, không có sự mô tả dữ liệu hoặc mô tả các thuộc tính. . Trong biểu đồ, các nút có nhãn là tên các chức năng. + Việc phân tích liệt kê các chức năng có dạng như sau: . Mức 1: nút gốc, là chức năng tổng quát nhất của hệ thống. Các mức tiếp theo được phân rã tiếp tục và mức cuối cùng là chức năng nhỏ nhất không phân chia được nữa. Vận dụng: Qua việc tìm hiểu khảo sát và phân tích hệ thống quản lý thi vào 10 trường THPT Nguyễn Quán Nho ta đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng và từ biểu đồ phân cấp chức năng đó ta xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu. (4)Báo cáo (2)Cập nhật thông tin (2.1)Cập nhật danh mục trường (2.2)Cập nhật danh mục môn (2.3)Cập nhật hồ sơ học sinh (24)Cập nhật loại giải (2.5)Cập nhật hs phúc khảo (3)Xử lý (3.1)Lên dánh sách phòng thi (3.2)Tính điểm vào lớp phổ thông (3.3)Truy vấn (2.6)Cập nhật điểm Hình 2: Sơ đồ phân cấp chức năng (1.4)Hủy quyền đăng nhập (1.3)Phân quyền (1.2)Kiểm tra (1.1)Đăng nhập (1) Bảo mật (4.2)In phiếu điểm (4.8)In giấy báo trúng tuyển (4.7)In danh sách bổ sung (4.6)In danh sách phúc khảo (4.5)In danh sách trúng tuyển (4.4)In kết quả thi (4.3)In phiếu báo dự thi (4.1)In danh sách thi Hệ thống quản lý thi vào 10 THPT Nguyễn Quán Nho II.1.3. Biểu đồ phân cấp chức năng: Đây là biểu đồ mô tả dạng tĩnh. Bằng kỹ thuật phân mức ta xây dựng biểu đồ dưới dạng cây. Trong đó mỗi nút tương ứng với một chức năng. *Chức năng bảo mât được chia thành các chức năng nhỏ sau: - Chức năng đăng nhập: Đầu vào là yêu cầu đăng nhập của hội đồng tuyển sinh, đầu ra là thông tin đăng nhập. - Chức năng kiểm tra: Đầu vào là thông tin đăng nhập, đầu ra trả lời đăng nhập. - Chức năng huỷ đăng nhập: Đầu vào thông tin đăng nhập sai, đầu ra là thông tin yêu cầu đăng nhập lại. - Chức năng phân quyền: Đầu vào là thông tin đăng nhập đúng theo quyền của người được sử dụng, đầu ra thông báo chấp nhận đăng nhập. *Chức năng cập nhật thông tin được chia thành các chức năng nhỏ sau: - Chức năng cập nhật danh mục trường: Đầu vào là danh sách các trường THCS đầu ra là danh sách các trường. - Chức năng cập nhật danh mục môn: Đầu vào là các môn thi đầu ra là danh sách các môn. - Chức năng cập nhật hồ sơ học sinh: Đầu vào hồ sơ học sinh, khoá học và các thông tin đăng ký trên phiếu dự thi, đầu ra là danh sách hồ sơ học sinh. - Chức năng cập nhật loại giải: Đầu vào là loại giải và điểm thưởng tương ứng cho học sinh giỏi, đầu ra là danh sách các giải. - Chức năng cập nhật học sinh đạt giải: Đầu vào là thông tin các học sinh đạt giải các môn học và khoá học, đầu ra là danh sách học sinh đạt giải. - Chức năng năng cập nhật danh sách phúc khảo: Đâu vào là thông tin được lấy từ đơn xin phúc khảo và khoá học (Số báo danh, họ và tên, ngày sinh, môn phúc khảo, điểm thi của môn) đầu ra là danh sách thí sinh phúc khảo. *Chức năng xử lý được chia thành các chức năng nhỏ sau: - Chức năng xếp phòng thi: Đầu vào là khoá học, hồ sơ học sinh, môn thi và điều kiện về số người trên một phòng thi, đầu ra là danh sách phòng thi cho hội đồng tuyển sinh. - Chức năng tính điểm thi: Đầu vào là điểm thi hai môn toán, văn, môn tự chọn và điểm khuyến khích (nếu có), danh mục môn thi và khoá học, đầu ra là kết quả điểm của thí sinh dự thi . - Chức năng truy vấn nhanh: Đầu vào là tên học sinh khoá học, môn thi, điểm thi, đầu ra là thông tin trả lời về học sinh đã dự thi. *Chức năng báo cáo được chia thành các chức năng nhỏ sau: - Chức năng In danh sách thi: Đầu vào là hồ sơ học sinh, danh mục trường, khoá học va danh mục môn, đầu ra là danh sách thi. - Chức năng in phiếu điểm: Đầu vào là hồ sơ thí sinh, khoá học, danh mục môn, điểm thi, danh mục trường, đầu ra là phiếu điểm. - Chức năng in phiếu báo dự thi: Đầu vào là hồ sơ thí sinh và ngày giờ thi danh mục trường và khoá học, đầu ra là phiếu báo dự thi. - Chức năng in phiếu điểm: Đầu vào là hồ sơ thí sinh, danh mục môn, điểm và khoá học, đầu ra là danh sách điểm thí sinh của từng môn thi. - Chức năng in danh sách trúng tuyển: Đầu vào là hồ sơ thí sinh, danh mục môn, điểm, danh mục trường và khoá học, đầu ra danh sách trúng tuyển. - Chức năng in danh sách phúc khảo: Đầu vào là hồ sơ thí sinh, danh mục môn, danh mục trường và khoá học, đầu ra là danh sách phúc khảo. - Chức năng in giấy báo kết quả: Đầu vào là hồ sơ thí sinh, danh mục môn, điểm, danh mục trường và khoá học, đầu ra là giấy báo kết quả thi. - In danh sách bổ sung: Đầu vào là danh sách phúc khảo và hồ sơ học sinh và điểm, đầu ra là danh sách bổ sung. II.1.4 Biểu đồ phân luồng dữ liệu: Giáo viên Hội đồng tuyển sinh Quản lý thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT Nguyễn Quán Nho Các báo cáo,thông tin trả lời đăng nhập, thông tin trả lời truy vấn Hồ sơ học sinh đăng ký dự thi, phiếu đăng ký dự thi, điểm thi, danh mục trường, loại giải, danh mục môn, danh mục giải, thông tin đăng nhập, thông tin truy vấn, yêu cầu in các báo cáo. Danh sách các báo cáo, thông ti._.