Hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

hiên nó cũng chứa đầy thử thách khó khăn đối với các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ khi các công ty nước ngoài ồ ạt đầu tư vào nước ta. Với lợi thế về vốn, về kinh nghiệm kinh doanh trong thời đại mới, các doanh nghiệp nước ngoài đã lấn át doanh nghiệp Việt Nam ngay tại sân nhà chứ chưa đề cập tới thị trường bên ngoài. Để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường khốc liệt này, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải đổi mới rất nhiều để có thể phù hợp mới điều kiện kinh tế mới. Quản lý là một quá trình tích cực, nắm vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, đây là một trong các vấn đề doanh nghiệp phải xem xét đầu tiên và kỹ lưỡng để củng cố và phát triển hoạt động của mình.Trong khi đó hệ thống kiểm soát nội bộ là cánh tay phải đắc lực của các nhà quản lý. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không những phát hiện và ngăn ngừa được các sai phạm mà còn đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính. Chính vì vậy xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả là mục tiêu và nhiệm vụ cần kíp hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Tuy rằng vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp là rất lớn nhưng hiện nay sự hiểu biết của mọi người về hệ thống này còn rất hạn chế nên các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng và hoàn thiện nó. Được sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thị Mỹ, em đã tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. Đề án của em gồm hai phần chính: Phần 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Phần 2: Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động của doanh nghiệp. PHẦN 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Kiểm tra - kiểm soát trong quản lý Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về quản lý, quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất, hay theo cách diễn giải khác, quản lý là quá trình nhằm đạt được sự khéo léo sử dụng các nguồn lực có hiệu quả….. Việc diễn giải có thể khác nhau nhưng các định nghĩa trên đều thừa nhận quản lý là quá trình tích cực , chăm lo các nguồn lực(cả nguồn nhân lực và phi nhân lực) với mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn lực đó sao cho có hiệu quả nhất có thể. Nói cách khác, các nhà quản lý phải tìm hiểu ưu và nhược điểm của mỗi nguồn lực để kết hợp các thế mạnh sao cho phù hợp với môi trường hiện tại và với các mục tiêu chiến lược đề ra. Quá trình quản lý không phải là một bước cụ thể nào đó mà là một quá trình gồm năm bước nhỏ. lập kế hoạch, tổ chức, cung cấp các nguồn lực và điều hành: - Giai đoạn lập kế hoạch: Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình quản lý, tiến hành nghiên cứu và quyết định vị trí mà một doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị sẽ có tại một thời điểm xác định trong tương lai bằng cách cân đối giữa các nguồn lực của doanh nghiệp. Lập kế hoạch là căn cứ cho tất cả các giai đoạn sau, kế hoạch càng cụ thể thì việc thực hiện các giai đoạn sau càng dễ dàng. - Giai đoạn tổ chức: Là quá trình thực tế hoá kế hoạch. Quá trình này phân chia công việc của tổ chức cho các bộ phận hay các cá nhân(các cá nhân chịu trách nhiệm ở mức cao nhất) và phối hợp các công việc đó lại để hoàn thành công việc chung cho tổ chức. - Giai đoạn cung cấp các nguồn lực: Các nguồn lực bao gồm nguồn nhân lực và nguồn phi nhân lực. Các nguồn lực này có thể có sẵn trong doanh nghiệp hay doanh nghiệp phải tổ chức mua sắm, tuyển dụng thêm để cung cấp cho quá trình tổ chức thực hiện. - Giai đoạn điều hành: Là quá trình diễn ra khi các công việc đã được thực hiện. Nó bao gồm ba tiểu quá trình nhỏ: quá trình hướng dẫn, quá trình phối hợp, quá trình chỉ đạo. Hướng dẫn là quá trình truyền đạt, gợi ý cho người trực tiếp thực hiện qua các văn bản hướng dẫn hay qua lời nói. Phối hợp là quá trình cung cấp thêm thông tin cho nội bộ công nhân viên giúp cho công việc diễn ra trôi chảy hơn. Chỉ đạo thể hiện mối quan hệ cấp trên - cấp dưới trong quá trình thực hiện, chủ yếu là động viên công nhân viên làm việc thông qua hành động, lời nói hay qua sự mẫu mực của người chỉ huy và phong cách làm việc của nhà lãnh đạo khi làm việc với những cá nhân chịu trách nhiệm dưới quyền. - Giai đoạn kiểm soát: Trong quá trình thực hiện, nhiều yếu tố có thể thay đổi hay do tồn tại những giới hạn về năng lực của con người làm ảnh hưởng đến kết quả công việc. Chính vì vậy kiểm soát là quá trình cần thiết để đảm bảo đạt được ở mức tốt nhất các mục tiêu đã xây dựng bằng cách phát hiện các sai lệch so với kế hoạch và sử lý những chỗ sai lệch đó một cách hiệu quả. 5 giai đoạn này không tách rời nhau mà nối tiếp nhau và có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên kiểm tra - kiểm soát không hẳn là một giai đoạn tách biệt, một bước công việc cuối cùng của quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý: - Trong quá trình lập kế hoạch: Quá trình kiểm tra kiểm soát phải đánh giá được vị trí mà doanh nghiệp muốn đạt được ở tương lai có hợp lý hay không bằng cách kiểm tra các thông tin về nguồn lực, xem xét việc xây dựng các chương trình kế hoạch có hợp lý hay không. - Trong quá trình tổ chức: Các kiểm soát viên phải xem xét các hoạt động của tổ chức có bám sát với kế hoạch hay không, nếu không bám sát phải có sự điểu chỉnh cho hợp lý. - Trong quá trình cung cấp các nguồn lực: Kiểm soát phải đảm bảo các nguồn lực được cung cấp một cách phù hợp và đầy đủ đặc biệt là nguồn nhân lực bởi tất cả các hoạt động của doanh nghiệp do con người thông qua và thực hiện. - Trong quan hệ với việc điều hành: Trong quá trình điều hành, hoạt động kiểm tra thường xuyên được tiến hành để điều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động. Việc kiểm tra - kiểm soát được tiến hành thông qua các văn bản hướng dẫn thực hiện công việc, thông qua việc theo dõi hoạt động của cấp dưới để cung cấp thêm thông tin hữu ích hay có chỉ đạo kịp thời. Như vậy kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn riêng biệt của quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn, Dựa theo mục tiêu và tính linh hoạt, kiểm soát được chia thành 3 loại: kiểm soát hướng dẫn, kiểm soát có – không và kiểm soát sau hành động. - Kiểm soát hướng dẫn: Là loại hình kiểm soát thông qua định dạng các điều kiện để xác định những hành động trung gian cần thiết góp phần đạt được mục tiêu chung cần thiết - Kiểm soát có – không: Là loại hình kiểm soát hướng tới chức năng bảo vệ một cách máy móc để giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu mong muốn. - Kiểm soát sau hành động: Là loại hình được thực hiện tương tự như hai hình thức trên nhưng nó được thực hiện sau khi hành động xảy ra và theo cách thức có hiệu quả nhất trong điều kiện quang cảnh hiện tại 1.2 Một số lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.2.1 Một số khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Như trên đã phân tích, kiểm tra - kiểm soát là một chức năng của quản lý, nảy sinh từ chính nhu cầu của quản lý. Khi nhu cầu chưa nhiều và chưa phức tạp thì kiểm tra được thực hiện đồng thời với các chức năng khác của quản lý trên một bộ máy thống nhất, khi nhu cầu thay đổi đến mức cao thì kiểm tra được tách ra thành một hoạt động độc lập và được thực hiện bằng một hệ thống chuyên môn độc lập. Hệ thống kiểm soát nội bộ là bộ phận chính thực hiện chức năng kiểm tra - kiểm soát. Theo IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo chuẩn mực đã hệ thống hoá của AICPA, kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam: Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát kiểm toán do đơn vị được kiểm toán xác định và thực hiện nhằm ngăn ngừa phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm nhằm tuân thủ các qui định nội quy và luật pháp trong đơn vị để từ đó báo cáo tài chính phản ánh sự trung thực đúng đắn của thông tin nhằm quản lý, bảo vệ và sử dụng có hiệu quả…… 1.2.2 Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ hình thành nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động. - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình là tiềm lực kinh tế để doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác. Chính vì vậy mà tài sản cần có sự quan tâm đúng mực của các cấp quản lý. Bên cạnh các tài sản được quản lý chặt chẽ không bị lạm dụng mất mát hay hư hại thì có rất nhiều tài sản quản lý lỏng lẻo dẫn đến có nhiều tổn thất lớn do mất mát, hư hại hoặc sử dụng không đúng mục đích. Chính vì vậy mà tài sản của đơn vị cần được bảo vệ bởi hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp. - Bảo đảm thông tin có độ tin cậy: Do thông tin kinh tế là căn cứ quan trọng để các nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn nên thông tin phải được đảm bảo tính kịp thời, độ chính xác về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp cũng như của đối tác bên ngoài. Thông thường việc bảo đảm thông tin có độ tin cậy là mục tiêu của các phòng ban phát sinh thông tin. - Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Các hoạt động của doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ hệ thống pháp luật của nhà nước bởi khi đó các hoạt động, thông tin của doanh nghiệp mới được pháp luật công nhận. Ngoài các qui phạm pháp luật, mỗi doanh nghiệp còn có hệ thống qui định chính sách riêng để đảm bảo các hoạt động được hướng theo một mục tiêu nhất định. Ban giám đốc chịu trách nhiệm ban hành các chính sách, kế hoạch, thủ tục riêng của doanh nghiệp và mọi thành viên của công ty đều phải tuân theo cả hai loại chế độ pháp lý đó. - Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận, chi phí bỏ ra là thấp nhất nhưng lại mang về doanh thu lớn. Các quá trình kiểm soát được thiết lập trong mỗi đơn vị nhằm ngăn ngừa các sự lặp lại không cần thiết gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bốn mục tiêu trên là bốn cái đích đến nhưng đôi khi giữa các mục tiêu có sự mâu thuẫn với nhau, ví dụ như để bảo đảm mục tiêu bảo vệ tài sản thì ảnh hưởng đến mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động…. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hài hoà bốn mục tiêu trên. Tuy nhiên dù hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm xảy ra - đây là hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Những hạn chế đó là: ban giám đốc yêu cầu giá phí của thủ tục kiểm tra không vượt quá những lợi ích mà thủ tục đó đem lại; công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường; sai sót xuất phát từ sự đãng trí, thiếu chú ý hay do không hiểu các chỉ thị;có sự thông đồng của người trong đơn vị với bên ngoài; sự lạm dụng đặc quyền của người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ hay do thủ tục kiểm soát không phù hợp với sự biến động của tình hình…. 1.2.3 Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ Theo AICPA, kiểm soát nội bộ bao gồm kiểm soát quản trị và kiểm tra kế toán. Kiểm soát quản trị bao gồm kế hoạch tổ chức và các trình tự, hồ sơ cần cho các quá trình quyết định dẫn đến quyền quản lý cho phép tiến hành các nghiệp vụ. Vì vậy, quyền lực này là một chức năng quản lý trực tiếp phối hợp với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức, và là điểm xuất phát để thiết lập kiểm tra kế toán các nghiệp vụ. Kiểm tra kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức và các trình tự hồ sơ cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính. Kiểm tra kế toán và kiểm soát quản trị có mối quan hệ với nhau vì một số trình tự và hồ sơ cần cho kiểm soát kế toán cũng cần cho kiểm soát quản trị. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán nằm trong phạm vi nghiên cứu và đánh giá của kiểm soát nội bộ được tuân thủ theo các chuẩn mực kiểm toán chung được thừa nhận trong khi kiểm soát quản trị thì không có. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam thì hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm ba bộ phận chính là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Thủ tục kiểm soát: Là các cơ chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Theo IFAC, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 4 nhân tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. - Môi trường kiểm soát: Bao gồm toàn bộ các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là yếu tố căn bản quan trọng vì nó tác động đến các yếu tố còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ và bao gồm tất cả các loại yếu tố cả bên trong và bên ngoài doanhg nghiệp. Môi trường kiểm soát có 6 nhân tố chính: Đặc thù quản lý: Đây là nhân tố cơ bản nhất của môi trường kiểm soát, nó đề cập đến phong cách và quan điểm điều hành của các nhà lãnh đạo. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra phụ thuộc rất lớn vào thái độ và hành động của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm soát là quan trọng thì sẽ đề ra mọi chính sách qui định quản lý hoạt động của công ty, khi đó các thành viên của đơn vị sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra - kiểm soát và tuân theo mọi qui định đề ra. Ngược lại nếu các nhà quản lý coi nhẹ hoạt động này thì các chính sách đưa ra lỏng lẻo ít được nhân viên tuân thủ và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ không có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức: Nhân tố này đề cập đến việc phân quyền trong bộ máy quản lý. Nếu cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo môi trường kiểm soát tốt, sẽ tạo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và triển khai các quyết định, góp phần ngăn ngừa các gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán. Ngược lại cơ cấu tổ chức bất hợp lý, có sự chồng chéo làm hoạt động kiểm soát kém hiệu quả. Thông thường có 2 loại phân quyền chính là phân quyền tập trung - quyền lực tập trung vào một hay một số người, họ quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp, và phân quyền phân tán - quyền lực được chia cho nhiều người, nhiều cấp độ quản lý. Phân quyền tập trung phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ còn phân quyền phân tán phù hợp với công ty lớn kinh doanh ở nhiều lĩnh vực hay ở nhiều khu vực. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả phải đạt được 3 yêu cầu: một là thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và không có sự chồng chéo giữa các bộ phận tránh sự đùn đẩy trách nhiệm; hai là có sự tách bịêt giữa các chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản giúp có sự kiểm soát chéo lẫn nhau; ba là đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận để đảm bảo tính khách quan trong quá trình phê chuẩn. Chính sách nhân sự: Là các chính sách liên quan đến việc quản lý nhân sự của đơn vị bao gồm tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khên thưởng và kỷ luật nhân viên. Nguồn nhân lực có vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của cả doanh nghiệp, nếu nhân lực có trình độ chuyên môn và đạo đức thì không cần phải thực hiện nhiều qui trình kiểm soát mà vẫn có hiệu quả và ngược lại dù qui trình kiểm soát có chặt chẽ đến đâu mà nhân viên suy hoá về đạo đức hay không có chuyên môn thì vẫn có khả năng xảy ra gian lận, sai sót. Một chính sách nhân sự lỏng lẻo sẽ dẫn đến việc sử dụng nhân sự không đúng, chính vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách nhân sự hợp lý với từng dơn vị, từng cấp quản lý. Công tác kế hoạch: Là hệ thống các kế hoạch dự toán về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp như kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, dự toán về đầu tư…Nếu việc lập kế hoạch được tiến hành khoa học và cụ thể thì nó cũng trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu khi các nhân viên dựa vào đó để thực hiện còn kiểm toán viên dựa vào đó để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để có những điều chỉnh kịp thời. Uỷ ban kiểm soát: Bao gồm các thành viên trong hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và các chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát được thành lập nhằm thực hiện các nhiệm vụ: giám sát tiến trình lập và nộp BCTC; giám sát hoạt động của kiểm toán viên nội bộ; dung hoà bất đồng giữa cơ quan ngoại kiểm và đơn vị qua sự am hiểu về doanh nghiệp và trình độ chuyên môn cao…. Tất cả các nhân tố trên là các nhân tố bên trong doanh nghiệp, nằm trong sự kiểm soát của doanh nghiệp nên có thể thiết kế và điều chỉnh được. Ngoài ra môi trường kiểm soát còn có một yếu tố quan trọng khác là môi trường bên ngoài như các chính sách điều tiết vĩ mô của nhà nước, các chính sách của nhà đầu tư…Đây là các nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp nhưng vẫn ảnh hưởng đến sự thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát. - Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán là hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, bảng biểu và báo cáo. Trong đó trình tự lập và luân chuyển chứng từ là yếu tố kiểm soát hữu hiệu nhất. Hệ thống chứng từ ban hành liên quan đến các chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ và các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác. Chứng từ kế toán chứa đựng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế và chỉ được lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế. Nội dung trên chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế phát sinh. Các chứng từ kế toán được lập đủ số liên theo quy định và được lưu giữ tại các bộ phận phòng ban có liên quan. Hệ thống tài khoản dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Các doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán qui định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, vào lĩnh vực kinh doanh để có thể bổ sung thêm các tài khoản cấp 2 hay cấp 3. Hệ thống sổ sách kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Dựa vào hệ thống tài khoản áp dụng tại doanh nghiệp để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký và sổ cái, sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó; sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo các tài khoản kế toán được áp dụng tại doanh nghiệp. Sổ thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu của quản lý. Hệ thống bảng khai tài chính bên cạnh bộ phận quan trọng là các báo cáo tài chính còn có các bảng khai khác. Đây là bảng tổng hợp chứa đựng các thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh, các luồng tiền và các thông tin khác của một doanh nghiệp; lập ra tại một thời điểm cụ thể trên cơ sở những tài liệu kế toán tổng hợp và chi tiết dựa theo những quy tắc cụ thể xác định. Mục đích của hệ thống kế toán là thu nhận, phân loại, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý. Để làm được điều này, hệ thống kế toán phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: Thứ nhất là tính có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo các thông tin tài chính và tài liệu kế toán phản ánh đúng sự thật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, không thể có việc ghi chép các nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Thứ hai là sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải có sự phê chuẩn đầy đủ của các cấp có thẩm quyền. Hệ thống kế toán không được phép ghi chép các nghiệp vụ không có sự đồng ý của nhà quản lý. Thứ ba là tính trọn vẹn: Mục tiêu này yêu cầu tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi chép đầy đủ vào hệ thống sổ sách, tránh tình trạng bỏ sót nghiệp vụ. Thứ tư là sự định giá: Yêu cầu tất cả các cách thức tính toán và áp dụng phải phù hợp và nhất quán. Số tiền phản ánh trên các bảng khai tài chính phải phù hợp với số tiền đơn vị chi ra cho tài sản, vốn, cổ phần, thu nhập và chi phí trong kỳ. Từ đó các khoản tính vào thu nhập và phân phối cũng phản ánh giá trị thực tế. Thứ năm là sự phân loại: Các kế toán viên phải đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Thứ sáu là tính đúng kỳ: Yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép đúng kỳ kế toán, tránh tình trạng ghi sai kỳ kế toán. Thứ bảy là tính chính xác cơ học: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn và được tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là những thủ tục và quy chế do đơn vị tự thiết kế thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý đề ra với 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và chế độ uỷ quyền. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định phải có sự cách ly trách nhiệm giữa các phần công việc có mối liên hệ chặt chẽ nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Là các qui định phân chia công việc cho nhiều bộ phận trong đơn vị và cho mỗi người trong mỗi bộ phận với mục đích chuyên môn hoá công việc giảm thiểu sai sót, nếu có sai sót xảy ra dễ phát hiện và tránh đùn đẩy trách nhiệm. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Nguyên tắc uỷ quyền là khi cấp trên uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện một số công việc cụ thể. Thông thường có hai loại uỷ quyền: một là uỷ quyền cả nhiệm kỳ - cấp dưới được giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định và việc uỷ quyền này được mở rộng xuống cho các cấp thấp hơn tạo thành một hệ thống phân chia trách nhiệm mà không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Cách uỷ quyền này giúp cho việc kiểm soát được dàn trải và nhà quản lý khái quát được mọi công việc. Ví dụ như giám đốc uỷ quyền cho một phó giám đốc phụ trách mảng tài chính, một phó giám đốc phụ trách mảng kỹ thuật. Hai là uỷ quyền trong thời gian nhất định - hướng tới uỷ quyền trong vị trí chức danh được uỷ quyền trong thời gian nhất định khi người uỷ quyền không thể thực hiện công việc của mình như khi đi công tác. Ví dụ như giám đốc uỷ quyền cho phó giám đốc phụ trách mảng tài chính thay mặt mình giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp trong thời gian vắng mặt. Nguyên tắc phê chuẩn yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn này bao gồm phê chuẩn chung như phê chuẩn báo giá bán hàng, phê chuẩn cụ thể cho phần công việc cụ thể như phê chuẩn báo giá trong dịp đặc biệt như tết hay trung thu… Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, thủ tục kiểm soát còn bao gồm nhiều qui định, nguyên tắc khác như qui định về sự đầy đủ của chứng từ, về quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản… Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo AICPA, kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó, với tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức. Theo liên đoàn kiểm toán quốc tế, kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, ra đời như là kết quả tất yếu của nhu cầu quản lý. Ban đầu chức năng kiểm toán nội bộ nảy sinh khi một người ngồi lại và kiểm tra đánh giá công việc mà mình đã làm, khi có thêm người thứ hai thì có thêm sự kiểm tra chéo lẫn nhau. Trong doanh nghiệp nhỏ, trong chừng mực nhất định thì người chủ sở hữu và các nhân viên đều làm công việc kiểm toán. Khi doanh nghiệp phát triển ngày càng có nhiều nghiệp vụ thì người chủ sở hữu hay người quản lý không thể tiếp xúc với tất cả các nghiệp vụ và một người nào đó sẽ được phân công chịu trách nhiệm trực tiếp kiểm tra và báo lại cho nhà quản lý. Khi mới ra đời, kiểm toán nội bộ hướng vào kế toán là chủ yếu thì nay mở rộng sang các lĩnh vực khác. Tuy nhiên, vai trò của kiểm toán nội bộ trong mọi hoạt động của mình bao giờ cũng chỉ là tham vấn cho nhà quản lý, hỗ trợ ban giám đốc hoàn thành mục tiêu đề ra thông qua việc xem xét đánh giá các công việc kiểm soát nội bộ, góp phần ngăn ngừa gian lận và bảo vệ tài sản, đưa ra các biện pháp cải tiến việc sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả… Công việc kiểm toán nội bộ do kiểm toán viên nội bộ tiến hành. Kiểm toán viên nội bộ trong khi tiến hành công việc kiểm toán thì phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau: tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp; có kiến thức, kỹ năng và kỷ luật cần thiết để thực hiện công việc kiểm toán; không ngừng học tập để duy trì trình độ thông thạo của mình; rèn luyện tính thận trọng nghề nghiệp. Ban giám đốc và hội đồng quản trị sẽ đưa ra định hướng chung về phạm vi công việc và những hoạt động kiểm toán được tiến hành.Đồng thời Để đảm bảo tính độc lập, khách quan trong quá trình kiểm toán và đưa ra ý kiến thì bộ phận kiểm toán phải trực thuộc một cấp đủ cao để không giới hạn phạm vi hoạt động, được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Mặc dù các bộ phận chính cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam khác với của IFAC nhưng chi tiết ra thì tất cả các thành phần chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ là như nhau. Nếu theo IFAC, hệ thống kiểm toán nội bộ là một trong bốn bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ thì theo chuẩn mực Việt Nam, nó là một bộ phận cấu thành nên môi trường kiểm soát - một trong ba thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của quản lý. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...); bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp;đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp;đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần). Hoạt động kiểm tra - kiểm soát được tiến hành thường xuyên trong hoạt động của doanh nghiệp. Tính chất thường xuyên được thể hiện rõ nhất từ việc tuân thủ các qui định của công ty cũng như của cơ quan nhà nước có thẩm quyền như: qui định bắt buộc cán bộ công nhân viên khi vào doanh nghiệp làm việc phải đeo thẻ giúp phát hiện những người bên ngoài không có nhiệm vụ trà trộn vào; hay qui định bắt buộc các phòng ban phải khoá tủ tài liệu và cửa phòng cuối giờ làm việc; cuối ngày phải có sự đối chiếu giữa kế toán tiền mặt với thủ quỹ về lượng tiền tồn …Hàng kỳ phải có sự kiểm kê tài sản của doanh nghiệp hay phải có sự tổng hợp đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp…. Do hoạt động kiểm tra - kiểm soát được tiến hành chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ nên có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Mỗi loại tài sản khác nhau do có tính chất khác nhau và ảnh hưởng khác nhau đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà có chế độ bảo vệ khác nhau. Doanh nghiệp có rất nhiều biện pháp bảo vệ tài sản: đối với các tài sản cố định lớn như toà nhà làm việc, máy móc thiết bị cồng kềnh,…do rủi ro ít nên chỉ cần có các thiết bị bảo vệ như khoá cửa đến lán che,…hay thuê người bảo vệ; đối với tài sản giá trị nhỏ hay chứng từ sổ sách thì sau khi sử dụng cho vào tủ riêng của mỗi cá nhân khoá nhiều lớp; tiền mặt cũng là tài khoản dễ xâm phạm nên cần được bảo vệ cẩn trọng và kỹ lưỡng, đặc biệt là các giấy tờ quan trọng như công thức chế tạo, bản vẽ kỹ thuật thì doanh nghiệp có thể gửi vào ngân hàng để đảm bảo an toàn hơn. Hơn thế nữa, bộ phận kiểm toán nội bộ còn tiến hành thẩm tra các biện pháp sử dụng để bảo vệ tài sản, tránh tổn thất do các hành vi trộm cắp, hoả hoạn, sử dụng sai hoặc bất hợp pháp, xem xét các biện pháp đó còn có hiệu lực và phù hợp không đồng thời kiểm tra sự tồn tại của tài sản qua các phương pháp thích hợp như kiểm kê để xác định số lượng, kiểm tra chi tiết hay mời chuyên gia để đánh giá giá trị thực của tài sản tránh tình trạng đánh tráo hay bị lợi dụng. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu lực giúp đảm bả._.