Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm

iệp giúp cho các tổ chức doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí cho phép nâng cao lợi nhuận và cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên. Các kỹ sư phần mềm là những người có khả năng đem lại những lợi nhuận thương mại lớn khác biệt thực sự với những kiểu lợi nhuận khác. Và ở đây, chìa khoá chính là sự chuyên nghiệp. Sự phát triển về phần mềm thực sự khó kiểm soát được, các dự án phần mềm thường kéo dài và vượt quá ngân quỹ cho phép. Những nhà lập trình chuyên nghiệp ngày càng cố gắng hoàn thành các dự án phần mềm một cách có chất lượng, đúng hạn và trong ngân quỹ cho phép. Công nghệ phần mềm bao gồm: phát triển đưa vào hoạt động, bảo trì và loại bỏ phần mềm có hệ thống. Kỹ sư phần mềm sẽ cung cấp những kỹ thuật, công cụ cơ bản nhằm phát triển các ứng dụng. Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng và ngày càng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Việc lưu trữ các văn bản, thông tin... trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kém nếu lưu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn và mất thời gian. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm được chi phí lưu trữ thông tin về mặt thời gian và tiền bạc. Sau một thời gian học tập và nghiên cứu thực tế hoạt động tại Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solution em quyết định lựa chọn đề tài: Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm Chương I tổng quan về Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI solution I. Vài nét về Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solution Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp IFI Solution Thành lập Công ty Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solutinđược thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là Công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh cung cấp giải pháp phần mềm và quản trị doanh nghiệp. IFI Solution được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị kinh doanh với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho thị trường. Công việc của IFI Solution: Công việc của IFI Solution đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của IFI Solution là phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp. “ Trách nhiệm đầu tiên của chúng ta là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tuyệt hảo cho khách hàng và thông qua đó đem lại thu nhập cao cho các thành viên trong Công ty, đóng góp cho xã hội và góp sức xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh. ” Mục tiêu của I F I Solution Mục tiêu tổng quát : Là những người làm tin học trẻ chúnh tôi luôn tâm niệm "không dừng lại ở giải pháp tin học đơn thuần mà phải mang đến sự hài lòng lâu dài cho khách hàng ". Chìa khoá của chúng tôi là nhân lực .Chúng tôi tập trung vào việc phát triễn thu nhận và đào tạo liên tục một đội ngũ chuyên nghiệp với khả năng nghiên cứu và phát triển . Với kỷ năng chuyên sâu trong lĩnh vực tin học,chúng tôi hướng tới mục tiêu là công ty phát triễn phần mềm hàng đầu trong năm tới Đặt ra mục tiêu là phải đạt được và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp giải pháp phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Với mục tiêu đặt ra này thì các thành viên trong công ty phải cố gắng hết mình cho công việc .Đồng thời khuyến khích các thành viên trong công ty co những ý tưởng sáng tạo mới . Nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đề ra và các sản phẩm của công ty được ứng dụng rộng rãi tại thị trường Việt Nam “ Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt ” là phương châm kinh doanh của IFI Solution nhằm đạt được mục tiêu đề ra. chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhất là phần mềm tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. Với sự chuyên sâu này IFI Solution sẽ cung cấp cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày các tốt hơn. * Mục tiêu của IFI Solution trong các năm 2003 – 2005 Phấn đấu đạt mức tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 60% trở lên. Phát triển và mở rộng việc cung ứng sản phẩm và dịch vụ sang lĩnh vực phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp - ERP Các giá trị và niềm tin của IFI Solution “ Chúng tôi mong muốn làm giàu cho bản thân, cho Công ty và phát triển cá nhân, phát triển Công ty, đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. ” “ Chúng tôi tin tưởng vào lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luôn luôn đổi mới và hoàn thiện và gần đây là con đường để tạo ra nhiều nhất các sản phẩm, dịch vụ có giá trị cho xã hội. ” “ Chúng ta tin tưởng rằng lợi nhuận là kết quả của các đóng góp của chúng tôi cho khách hàng, cho xã hội, cho đất nước. Chúng ta đóng góp như thế nào thì chúng ta sẽ được đền đáp tương ứng. ” “Chúng ta tin tưởng rằng hạnh phúc của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ sử dụng các khả năng trong mỗi cá nhân đó. Vì vậy chúng ta sẽ cùng nhau xây dựng một Công ty đem lại cho mọi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về khả năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần”. 2. Các biện pháp kinh doanh và quản lý Công ty. Lĩnh vực kinh doanh: “ Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt ” Đất nước Việt Nam quá nghèo nàn và lạc hậu bởi vì con người Việt Nam làm ra quá ít sản phẩm với chất lượng cao. Một nguyên nhân chính là do người Việt Nam không có nghề, không biết làm ra một cái gì đó đến nơi đến chốn để có thể làm ra sản phẩm và hơn thế nữa phải là sản phẩm tốt hơn của người khác, của nước khác để có thể đem ra bán cho khách hàng. Mong muốn và mục tiêu của IFI Solution là cùng nhau phấn đấu sao cho mọi nhân viên có một cuộc sống đầy đủ về vật chất và góp sức xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh thông qua con đường xây dựng một đội ngũ nhân viên có trình độ, có thể làm ra các sản phẩm cụ thể với chất lượng cao cho khách hàng. Chúng ta sẽ đi theo con đường “ Nhất nghệ tinh ” – chuyên sâu phát triển sản phẩm và kinh doanh trong một lĩnh vực hẹp để có thể làm ra sản phẩm và dịch vụ tốt cho khách hàng . Phục vụ khách hàng: Cùng khách hàng đi đến thành công Cônh ty không chỉ dừng lại ở bán sản phẩm cho khách hàng mà còn mong muốn sản phẩm được khách hàng dùng một cách hữu ích. Sản phẩm và dịch vụ mang lại lợi ích cho khách hàng chính là mục tiêu và lợi thế cạnh tranh để phát triển kinh doanh lâu dài. Trong điều kiện trình độ nghiệp vụ, trình độ tổ chức và trình độ tin học hiện nay của khách hàng và chính của chúng ta, để mong muốn nói trên thực hiện thì chúng ta phải cùng làm việc sát cánh với khách hàng cho đến khi thành công. Kích thích làm việc Trả lương theo kết quả công việc: Lương và thu nhập của mỗi cá nhân sẽ phụ thuộc vào doanh số và lợi nhuận. Quỹ lương tháng của toàn Công ty, của từng chi nhánh được tính dựa trên kết quả doanh thu của tháng. Việc chia lương sẽ tuỳ từng trường hợp cụ thể có thể sẽ được tính theo doanh thu của từng cá nhân, của 1 nhóm / đội / bộ phận làm việc hoặc theo xem xét đánh giá của cán bộ phụ trách cho từng tháng. Cạnh tranh nội bộ: Người đóng góp nhiều hơn sẽ được hưởng nhiều hơn. áp dụng cả phương pháp trả lương có sự cách biệt rõ ràng giữa các “ ngôi sao ” so với các nhân viên trung bình. Bán cổ phần cho nhân viên: Nhằm kích thích làm việc thông qua lợi nhuận kinh doanh cuối cùng của toàn Công ty, hàng năm Công ty sẽ bán khoảng 5% cổ phần cho các nhân viên làm việc trong Công ty. Ngoài các biện pháp trên chúng ta sẽ cùng nhau tìm tòi và áp dụng phương án khích lệ cao nhất đối với các nhân viên giỏi, khích lệ cao nhất đối với sự làm việc hăng say, quên mình để đóng góp cho sự phát triển của Công ty, của xã hội. Quản lý: Luôn luôn đổi mới và hoàn thiện Lý do: * Thế giới ngày nay liên tục biến đổi, những cái gì ta biết ngày hôm nay thì chỉ vài tháng sau đã lạc hậu. Vì vậy sẽ không có giải pháp tối ưu cuối cùng mà mọi giải pháp tối ưu của ngày hôm nay sẽ là cái tạm được trong vài tháng tới và là cái lỗi thời của năm sau. * Thực tế thì trình độ và kinh nghiệm của chính chúng ta không phải là cao nên để phân tích và tổng quát hoá bài toán một cách tương đối rõ ràng (chỉ là tương đối), phương án giải quyết và thực hiện triển khai một cách tương đối hoàn hảo (chỉ là tương đối) sẽ chiếm một thời gian dài và khi phát triển xong một sản phẩm hoàn hảo (chỉ là tương đối) hoặc để tạo ra được một phương án quản lý tối ưu (chỉ là tương đối) thì thế giới đã thay đổi và sản phẩm đã thành lạc hậu, phương án quản lý đã không phù hợp. Vì vậy: * IFI Solution sẽ phát triển sản phẩm theo phương án “Đỉnh tiếp đỉnh – Tối ưu hoá ”, cùng nhịp bước với sự thay đổi và phát triển của Công ty, của công nghệ, của khách hàng. Chu kỳ phát triển sản phẩm là ngắn, không vượt quá 1 năm. Đối với các dự án có kế hoạch nghiên cứu và phát triển dài hạn từ 2 -3 năm thì chúng sẽ được chia thành các giai đoạn nhỏ dưới 1 năm sao cho mỗi năm phải cho ra đời các phiên bản thương phẩm. * Về quản lý Công ty sẽ liên tục thử nghiệm, liên tục hoàn thiện và liên tục đổi mới cách thức điều hành mọi hoạt động trong Công ty sao cho phù hợp với sự phát triển của chính chúng ta và phù hợp với sự thay đổi của môi trường xung quanh để sản xuất kinh doanh càng ngày càng hiệu quả hơn và liên tục phát triển. Cạnh tranh: Luôn luôn, liên tục học tập, nâng cao trình độ của từng cá nhân, của toàn Công ty để vượt lên trên đối thủ Lý do: “ Người chiến thắng là người học nhanh hơn người khác ” * IFI Solutoin là Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao (phần mềm) và lĩnh vực tư vấn (tư vấn ứng dụng triển khai hệ thống thông tin). Cả 2 lĩnh vực hoạt động này của IFI đều nằm trong nền kinh tế mới- nền kinh tế trí thức- nền kinh tế đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và luôn phải cập nhật các kiến thức mới. Vì vậy chỉ có thể luôn học tập và nâng cao trình độ thì mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, của thị trường. * Chỉ với các sản phẩm, kiến thức tư vấn và dịch vụ chất lượng cao thì ta vượt ra khỏi lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt về giá cả trong mảng thị trường sản phẩm và dịch vụ tư vấn cấp thấp. Và điều này đòi hỏi chúng ta phải luôn luôn, liên tục học tập và nâng cao trình độ của từng cá nhân và của toàn Công ty. Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh * Xác định thị trường, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ. * Phát triển sản phẩm và dịch vụ. * Quản cáo tiếp thị. * Bán hàng. * Cung cấp sản phẩm và dịch vụ: Tư vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo. * Hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm. * Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho giai đoạn 1. II. Tổ chức bộ máy quản lý của IFI Solution 1. Mô hình tổ chức Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Ban giám đốc Phòng tổng hợp Phòng nghiên cứu & Phát triển phần mềm 1.0- Mô hình tổ chức Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp IFI Hộ đồng quản trị Văn phòng và kế toán Phòng kinh doanh Hội đồng quản trị Giám đốc chi nhánh Phòng lập trình ứng dụng Phòng hỗ trợ bảo hành Phòng tư vấn thiết kế Hội đồng quản trị Phòng triển khai hợp đồng Hội đồng quản trị 1.1- Mô hình tổ chức các chi nhánh của Công ty 2. Chức năng - nhiệm vụ Chức năng- nhiệm vụ các phòng ban Hội đồng quản trị: * Xác định chiến lược phát triển dài hạn của Công ty. Giám đốc Công ty: * Điều hành thực hiện chiến lược đề ra, phát triển kinh doanh. * Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của Công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. * Tham gia vào xác định chiến lược của Công ty. * Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi nhánh. Các trợ lý giám đốc (Phòng tổng hợp): * Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán Công ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh. Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: * Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. * Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh: * Bán hàng và dịch vụ khách hàng. * Hiện có chi nhánh tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Chức năng- nhiệm vụ các chi nhánh và bộ phận kinh doanh 1. Giám đốc chi nhánh: * Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra. * Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. * Tham gia vào xác định chiến lược của Công ty. * Lập kế hoạch năm của chi nhánh. 2. Các trợ lý giám đốc (phòng tổng hợp): *Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trường, tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. 3. Phòng kinh doanh: * Tìm kiếm khách hàng. * Bán các sản phẩm và dịch vụ của IFI cho khách hàng. 4. Phòng tư vấn thiết kế: * Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau: + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng. * Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trước đó. Phòng triển khai hợp đồng (Tư vấn ứng dụng) * Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án 1 người triển khai. * Khảo sát thêm yêu cầu của khách hàng. * Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin. * Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. * Cài đặt và đào tạo. * Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. * Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chương trình khi cần thiết. Phòng lập trình ứng dụng: * Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng. * Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. * Bảo hành chương trình sửa đổi. Phòng hỗ trợ bảo hành: * Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm, giải đáp thắc mắc, hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư điện tử và tại trụ sở của khách hàng. * Bảo hành sản phẩm. Phòng kế toán: * Kế toán. Văn phòng: * Văn phòng, tổng đài, lễ tân. * Tạp vụ. 3. Tổ chức phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: * Trưởng phòng: * Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của nhóm nghiệp vụ. * Phụ trách công nghệ, kỹ thuật. * Trưởng nhóm nghiệp vụ: * Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của nhóm nghiệp vụ. * Phụ trách về nghiệp vụ. * Các nhân viên lập trình: * Lập trình. * Phát triển sản phẩm: phần mềm kế toán, quản lý mua, bán hàng và hàng tồn kho, TSCĐ, nhân sự, lương, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý mạng máy tính ... * Lập trình phục vụ quản lý nội bộ của IFI(Kế toán, Teamwork, Web site). * Hỗ trợ và thiết kế lập trình cho các bộ phận sửa đổi chương trình theo yêu cầu của khách hàng. * Sửa đổi chương trình cho các chi nhánh khi có yêu cầu. * Nghiên cứu công nghệ mới, kỹ thuật mới. * Tài liệu đào tạo (nội bộ) tin học văn phòng. +Các nhân viên nghiệp vụ: * Thu thập, nghiên cứu và hướng dẫn về chế độ kế toán. * Nghiên cứu nghiệp vụ. * Test sản phẩm. * Hỗ trợ nghiệp vụ và sử dụng chương trình cho các chi nhánh và cho khách hàng (thông tin sản phẩm). Đào tạo sử dụng chương trình cho các chi nhánh. * Xây dựng các bộ số liệu đào tạo. * Xây dựng các bộ số liệu Demo. * Xây dựng các bộ số liệu Test. * Tài liệu đào tạo (nội bộ) kế toán (kèm bài kiểm tra). 4. Sản phẩm và khách hàng của Công ty 1. Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ * Sản phẩm: Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn Công ty IFI Corporate Reporter 2003.w nền Web. Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter Systems Inc. Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh IFI Business 2004.s trên SQL Server (Viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode và sẽ hoàn thành vào cuối năm 2003) * Dịch vụ: Khảo sát yêu cầu và tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toánvà quản trị kinh doanh. Sửa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng. Hỗ trợ sử dụng đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng. * Công nghệ: Ngôn ngữ lập trình: VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP. Kiến trúc lập trình: Client / Server, File Server, Web base. Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro. 2. Khách hàng Hiện nay IFIcó hơn 500 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh vực: Sản xuất thương mại, xây dưng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: nhà nước, tư nhân, có vốn đầu tư của nước ngoài. Dưới đây là danh sách một số khách hàng trong hơn 700 khách hàng. * Khách hàng là các tổng Công ty 91 và 90 - Tổng Công ty dầu khí- Petrovietnam - Tổng Công ty dệt may- Vinatex. - Tổng Công ty lắp máy- Lilama. - Tổng Công ty thuỷ tinh và gốm sứ xây dựng- Viglaera. - Tổng Công ty thép Việt Nam- VSC. - Tổng Công ty xây dựng số 1 ..... * Khách hàng là các Công ty lớn - Công ty giấy Bãi Bằng. - Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Bút Sơn. - Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu. - Công ty TM dầu khí Petechim, Công ty Intermex. - Công ty lắp máy 45- 1, Công ty cầu 12. - Công ty Kinh Đô, Công ty Động lực, ..... * Khách hàng là các Công ty có vốn đầu tư nước ngoài - Công ty sứ vệ sinh INAX (Nhật) - Công ty sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc) - Công ty sản xuất xe máy GNN (Thái Lan) - Công ty Newhope (Trung Quốc) ...... III. Định hướng phát triển và hợp tác quốc tế 1. Định hướng phát triển Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ phục vụ phòng kinh doanh, phòng vật tư, kho hàng và tổ chức nhân sự. Đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhóm khách hàng khác nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. 2. Hợp tác quốc tế Từ đầu năm 2003 IFI Solutoin trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp ERIC của Jupiter Systems Inc tại Việt Nam. Jupiter Systems Inc (www.Jupiter Systems Inc) là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam A trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP). Hiện nay ERIC có hơn 800 khách hàng với hơn 10.000 người đang sử dụng ERIC trong công việc hàng ngày của mình. IV. Biểu đồ doanh số 1. Biểu đồ doanh số thu nhập qua các năm (đvt: Tỷ đồng) 1.45 1.42 2.42 3.00 4.33 6.50 2. Biểu đồ phát triển lượng khách hàng qua các năm VI. Hướng chọn đề tài Nhiều năm gần đây lĩnh vực Công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh và ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Sự phát triển của Công nghệ thông tin dường như luôn đi kèm với sự phát triển của đất nước, nó biểu hiện cho sự phát triển kinh tế, là hiện thân của một cơ quan, tổ chức có bộ máy lãnh đạo và nhân viên 4 có trình độ cao. Nó đang là mối quan tâm hàng đầu của tất cả mọi người trên thế giới và là lĩnh vực mũi nhọn để phát triển đất nước. Việc ứng dụng máy tính vào các cơ quan, công sở... để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập kỷ 70. Để có thể làm việc tốt thì yêu cầu phải có đội ngũ cán bộ công nhân viên có tri thức, am hiểu về máy tính và các phần mềm máy tính. Vì vậy máy tính nhanh chóng xuất hiện ở mọi nơi, Trường học thì đã có khoa đào tạo về công nghệ thông tin, các môn tin học được chú trọng giảng dạy. Cùng với việc đó thì việc máy tính có mặt trong từng gia đình để phục vụ cho công việc của cán bộ và phục vụ cho việc học tập của học sinh, sinh viên là một vấn đề hết sức dễ hiểu. Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới, Việt Nam, một trong những nước đang phát triển, có tốc độ tăng trưởng kinh tế tương đối nhanh thì vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá chưa mang lại hiệu quả như nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thường quan tâm tới hardware hơn còn software thì chỉ sử dụng phầm mềm xử lý dữ liệu có sẵn (như Lotusr, Excell) hoặc nếu có trang bị chương trình quản lý dữ liệu thì chỉ có tính cục bộ. Trong thời đại lĩnh vực thông tin ngày càng phát triển như hiện nay thì ngoài các kiến thức được học trong trường mỗi người còn cần phải luôn quan tâm đến các thông tin, tin tức về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội... Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng và ngày càng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Việc lưu trữ các văn bản, thông tin... trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kém nếu lưu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn và mất thời gian. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm được chi phí lưu trữ thông tin về mặt thời gian và tiền bạc. Sau một thời gian học tập và nghiên cứu thực tế hoạt động tại Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solution em quyết định lựa chọn đề tài: Hệ thống hỗ trợ quản trị dự án phần mềm Đứng trên góc độ Công ty, chúng ta thấy rõ một lợi ích có liên quan đến người lao động nổi nên từ hệ thống thông tin hoàn chỉnh. Chỉ có những thông tin cập nhật và chính xác mới có thể đánh giá mức thưởng phạt theo thành quả lao động, chất luợng và sự hoàn thành trong công việc. Vấn đề quản lý nhân sự hiện nay ở hầu hết các cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp tư nhân nói chung còn nhiều điểm bất hợp lý. Với IFI Solution ứng dụng tin học trong công tác quản lý được thực hiện rất sớm do tính đặc thù của công việc và phạm vi công tác. Đề tài chỉ nhằm hoàn thiện hơn trong quá trình quản lý hệ thống phần mềm tại Công ty. Chương II Phương pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu I. Phương pháp luận 1. Khái niệm phần mềm: Theo tiến sỹ Roger Presman một chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ thì: Phần mềm là: * Các chương trình của máy tính * Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình máy tính xử lý các thông tin thích hợp * Các tài liệu mô tả phương thức sử dụng chương trình ấy Sự tiến hoá của phần mềm được biểu diễn trong bảng sau đây Thời kỳ thứ nhất 1950-1960 Thời kỳ thứ hai cuối1960-1970 Thời kỳ thứ ba 1970-đầu 1980 Thời kỳ thứ tư1990-2000 *Xử lý theo lò *Phần mềm đơn chiếc làm theo đơn đặt hàng *Nhiều người dùng *Thời gian thực *Cơ sở dữ liệu *Phần mền thương mại *Hệ thống phân tán *Phần mềm thông minh *Phần cứng rẻ *Hiệu quả tiêu thụ *Hệ thống để bàn *Hướng đối tượng *Hệ chuyên gia *mạng Nơtơron *Xử lý song song 2. Các đặc trương của phần mềm: Phần mềm là phần tử hệ thống lôgíc chứ không phải là hệ thống vật lý do đó nó có các đặc trương khác so với hệ thống phần cứng * Phần mềm được kỹ nghệ hoá nókhông đựoc chế tạo theo phương thức cổ điển * phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng * phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các thành phần có sẵn khác 3:Tổng quan về các ngôn ngữ lập trình: Các thànhphần của phần mềm được xây dựng bằng cách dùng một ngôn ngữ lập trình với vốn từ vựng hạn chế và một văn phạm hoàn toàn xác định. Ngôn ngữ thế hệ thứ nhất: Tiêu biểu nhất của ngôn ngữ thứ nhất là hợp ngữ .Các ngôn ngữ thế hệ thứ nhấtcó đặc điểm là phụ thuộc rất mạnh vào máy tính điện tử cụ thể và mức độ trừu tượng của các chương trình thường rất thấp Ngôn ngữ thế hệ thứ hai: Ngôn ngữ thế hệ thứ hai được phát triễn từ cuối những năm 1950 và đâu những năm 1960. Ngôn ngữ thế hệ thứ haiđược đặc trương bởi viểc sử dụng một thư viện các chương trìmh phần mềm mã lớn và được sử dụng rộng rãi trong rất nhiều lĩnh vực COBOL là ngôn ngữ thế hệ thứ hai được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực thương mại và xử lý dữ liệu kinh tế COBOL có khả năng định nghĩa dữ liệu một cách gọn gàng , chính xác. Các chương trình của COBOL gồm 4 phần riêng biệt: Phần tên gọi: Mô tả các tham số của chương trình Phần thiết bị: Mô tả các thiết bị phần cứng sử dụng Trong chương trình: Phần dữ liệu: Mô tả các kiểu dữ liệu theo cấu trúc bậc Phần thủ tục: Mô tả các giải thuật xủ lý dữ liệu Do khả năng định nghĩa dữ liệu tuyệt với của mình mà cho đến nay, ngay cả trong các nước phát triễn COBOL vẫn đươc sữ dụng khi giải quyết các vấn đề các bài toán trong lĩnh vực khinh tế và thương mại BASIC là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc . khi xuất hiện máy tính cá nhân IBM.PC ,BASIC lại được phát triển mạnh với nhiều bản khác nhau như QBASIC,GWBASIC… Ngôn ngữ thế hệ thứ ba: Ngôn ngữ thế hệ thứ ba còn gọi là lập trình hiện đại , Nét đặc trương của chương trình này là khả năng cấu trúc rất phong phú và các thủ tục mạnh.Các ngôn ngữ thứ ba có thể chia thành 3 nhóm là : * Ngôn ngữ cấp cao vạn năng * Ngôn ngữ cấp cao hướng sự vật * Ngôn ngữ chuyên dùng Ngôn ngữ cấp cao vạn năng phát triển với việc đưa ra các kết cấu thủ tục và định kiêủ dữ liệu ví dụ như ALGOL Các ngôn ngữ hướng sự vật OOL(Object Oriented Laguage) Đây là ngôn ngữ lập trình được xây đựng dựa trên các khía cạnh sự vật và các thuộc tính,lớp và thành phần,tổng thể và bộ phận .Các ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng tiêu biểu là C++,Object Pascal.. 4:khái niệm công nghệ phần mềm: Công nghệ phần mềm (Softwarre Technology) bao gồm một tập hợp với 3 yếu tố chủ chốt – phương pháp, công cụ, thủ tục- giúp cho người quản lý có thể kiểm soát được quá trình phát triễn phần mềm và cung cấp cho kỹ sư phần mềm một nền tảng để xây dựng phần mềm chất lượng cao *Cấu hình phần mềm Cấu trúcdữ liệu Văn bản chương trình Kế hoạch Đặc tả Thiết kế Chương trình yêu cầu làm việc Đặc tả kiểm thử * Các phương pháp của công nghệ phần mềm đưa ra cách làm về mặt kỹ thuật để xây dựng phần mềm .Nội dung của các phương pháp bao gồm:lập kế hoạch và ước lượng dự án phần mềm ,phân tích và yêu cầu hệ thống phần mềm .thiếy kế cấu trúc dữ liệu. thiết kế chương trình và các thủ tục , mã hoá và bảo trì phần mềm. * Các công cụ phương của công nghệ phần mềm cung cáp hệ thống hỗ trợ tự động hay bán tự động cho các phương pháp .Tiêu biểu là công nghệ phần mềm có máy tính hỗ trợ CASE * Các thủ tục của công nghệ phần mềm là chất keo dán phương pháp và công cụ lại với nhau. 5. Các ứng dụng: Công nghệ phần mềm là việc xây dựng các ứng dụng. Một ứng dụng (application) là mọt tập hựop các chương trình mà thực hiện tự động hoá một số các nhiệm vụ doanh nghiệp. Doanh nghiệp là tập hợp các chức năng như: tìm hiểu thị trường, kiểm toán, sản xuất và quản lý nhân sự... Mỗi chức năng có thê được chia nho ra thành những tiến trình thực hiện nó. Ví dụ: tìm hiểu thị trường là sự tìm hiểu về bán hàng, quảng cáo, và đưa ra các sản phẩm mới. Mỗi tiến trình lại có thể lại được phân chia theo những nhiệm vụ đặc thù của chúng. Ví dụ: việc bán hàng phải duy trì được mối quan hệ với khách hàng, làm việc theo trình tự, và các phục vụ dành cho khách hàng. Các ứng dụng có thể hỗ trợ cho từng nhiệm vụ một cách đơn lẻ. Trái lại một ứng dụng tìm hiểu thị trường có các đặc điểm riêng, có các chức năng riêng, ngoài ra còn cung cấp một số thông tin chung nhằm hoàn thiện tất cả các nhiệm vụ. * Các đặc tính ứng dụng: - Phần này được chia ra xung quanh các đặc tính của các ứng dụng: dữ liệu, tiến trình, các ràng buộc và giao diện . Mọi ứng dụng đều: - Thao tác trên dữ liệu và yêu cầu dữ liệu vào, ra, lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu. Các lệnh cho phép truyền dữ liệu từ vùng này tới vùng khác dựa trên cơ sở cũng như bị ràng buộc bởi những luật, quy tắc trong công việc. - Có một vài giao diện nhân tạo và có thể có một hoặc nhiều hơn giao diện giữa các máy tính. - Các kiểu ứng dụng thay đổi theo tầm quan trọng, quy mô của các đặc tính mà ta đã biết rõ, đã định nghĩa. Từng đặc tính sẽ được thảo luận dưới đây: Dữ liệu Dữ liệu chưa được xử lý (dữ liệu thô) được biểu diễn bởi số và chữ số có liên quan đến nhau, và nó được đặt trong các trường (các thuộc tính), điều này định nghĩa các thực thể. Mỗi một thực thể được định nghĩa như một lớp về người, về vật cụ thể nào đó, về quan niệm, về những sự kiện, mà chúng sẽ được coi như những dữ liệu của ứng dụng. Ví dụ, kiểu thực thể có thể là các khách hàng, các nhà kho... Dữ liệu và thực thể có thể được mô tả một cách độc lập với nhau theo những cách, luật xử lý riêng của nó. Ví dụ về việc hỗ trợ để định nghĩa dữ liệu, đó là sử dụng lược đồ quan hệ giữa các thực thể, và các lược đồ liên kết ở dạng chuẩn ba. Các yêu cầu về dữ liệu của các ứng dụng bao gồm: đầu vào, đầu ra, sự lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu. Đầu vào (input): Dữ liệu vào là dữ liệu ở bên ngoài máy tính, và chúng được đưa vào bằng cách sử dụng một thiết bị đầu vào. Thiết bị đầu vào được sử dụng để đưa dữ liệu vào máy tính có thể là: bàn phím máy, quét, hoặc được truyền từ một máy tính khác. Đầu ra (output): Dữ liệu ra ngược lại so với dữ liệu vào ở chỗ, đầu ra là các dữ liệu được đưa ra ngoài máy tính. Một số các thiết bị đầu ra: máy in, màn hình hiển thị, máy tính khác... Sự lưu trữ dữ liệu và sự tìm kiếm dữ liệu: Dữ liệu được mô tả ở dạng vật lí, trong một máy có thể đọc được các khuôn dạng dữ liệu. Việc tìm kiếm dữ liệu được hiểu là bạ có thể truy nhập vào dữ liệu ở dạng lưu trữ của nó. Việc lưu trữ và tìm kiếm luôn đi cùng với nhau ( ở các mức quan niệm lẫn trong các chương trình phần mềm). Việc lưu trữ dữ liệu đòi hỏi hai kiểu định nghĩa dữ liệu là kiểu vật lý và kiểu logic. Việc định nghĩa logic của dữ liệu được mô tả theo cách nhìn của người dùng, đó là mô hình dữ liệu logic. Việc định nghĩa dữ liệu theo kiểu vật lý, hay mô hình dữ liệu vật lý, ở trong các lớp của nó sẽ mô tả các thiết bị phần cứng đặc biệt. Tuỳ theo mục đích sử dụng và phương pháp thu nhập dữ liệu, mô hình vật lý và các thiết bị lưu trữ mà cách sắp lớp vật lý sẽ được lựa chọn cho phù hợp. Thiết bị lưu trữ ngoài hay được sử dụng như: đĩa từ, đĩa mềm, đĩa quang, băng từ... Tiến trình Tiến trình là mtộ chuỗi các câu lệnh hoặc các sự kiện có liên quan tới nhau mà chúng làm việc với các dữ liệu. Kết quả của một tiến trình có thể là: làm thay đổi cơ sở dữ liệu, đưa dữ liệu trả lời ra thiết bị cuối như: máy in, hoặc in ra giấy, có t._.hể là những yêu cầu về các trang thiết bị, sản sinh những chương trình, lưu trữ những luật, những thông tin mới được suy diễn ra từ các tình huống, các phần tử. Các loại giao diện: Có 3 loại giao diện chính: giao diện với người sử dụng, giao diện thủ công và giao diện tự động hóa. Giao diện người sử dụng: Đây là phương tiện giao tiếp giữa người sử dụng với chương trình, đóng vai trò quan trọng nhất trong 3 loại giao diện trên. Loại giao diện này rất đa dạng, khó thiết kế, đồng thời cũng là hướng phục vụ cho các bộ kĩ thuật trong tương lai. Giao diện thủ công: Bao gồm các bản báo cáo hoặc các phương tiện mà con người có thể để được. Loại gia o diện này có thể xuất hiện ở dạng hoá đơn thanh toán (điện, nước....) Giao diện tự động hoá: Giao diện tự động chính là các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng mã máy tính có thể thiểu được nhằm mục đích sử dụng cho các ứng dụng. Giao diện ứng dụng thường không được chuẩn hoá mà được định nghĩa, xác định bởi cách chia sẻ dữ liệu. Có một số quy tắc nhất định như thông tin định dạng thường được sắp xếp ở đầu, cuối thường là thông tin về độ dài biến. ứng dụng Xử lý trực tuyến ứng dụng Xử lý trực tuyến thể hiện quá trình xử lý cập nhật trực tiếp hoặc không trực tiếp tệp dữ liệu. Xử lý tương tác nghĩa là quá trình 2 chiều giữa người sử dụng và ứng dụng. ứ dụng trực tuyến được định vị trực tiếp trong bộ nhớ và được sử dụng một cách tuần tự bởi các phiên giao dịch hoặc sự kiện mà không cần phải nạp lại ứng dụng trong bộ nhớ. ứng dụng thời gian thực: ứng dụng thời gian thực xử lý phiên giao dịch và sự kiện dựa trên thời gian thực tế mà quá trình xử lý xảy ra. Sau đó kết quả trạng thái sẵn sàng để phục vụ hoặc điều khiển một tiến trình vật lý nào đó. Các chương trình xử lý theo thời gian thực thể có thể xử lý nhiều giao dịch một cách tương tranh. Trong quá trình xử lý song song, tương tranh có nghĩa là tất cả giao dịch cùng hoạt động tại một thời điểm, còn trong xử lý trật tự, tương tranh được hiểu là các giao dịch đều ở cùng tiến trình nhưng chỉ có một giao dịch được thực hiện tại một thời điểm. 2: Các bộ phận của phần mềm Bộ phận quản lý yêu cầu người sử dụng: Bộ phận quản lý yêu cầu người sử dụng bao gồm các bộ phận con đảm đương các chức năng sau * Có khả năng thông báo trạng thái và các thông tin liên quan đến một yêu cầu người dùng cụ thể cũng như trạng thái của toàn bộ quá trình thu thập yêu cầu người sử dụng. * Đảm bảo các thông tin về yêu cầu được cập nhật nhanh chóng và nhất quán trong toàn bộ dự án phát triễn phần mềm * Phân cấp người sử dụng =>thông tin được bảo mật * Theo dõi quá trình thay đỗi của yêu cầu phần mềm và thành viên tạo ra sự thay đổi đó . * Thể hiện được quá trình phát triễn của yêu cầu khi chúng còn là các nhu cầu của những người cung cấp yêu cầu về phần mềm đang đươc phát triễn cho tới khi chúng được thể hiện trong các Use Case (đối với các yêu cầu chức năng)hay các đẳc tả bổ sung (đối với các yêu cầu chức năng) * áp dụng chiến lược theo dỗi phần mềm : Các bộ phận phần mềm điều khiễn mô hình Use Case (Features Drise the Use Case model ). Đây là chiến lược được RUP khuyến nghị nên sử dụng. 2.2: Bộ phận quản lý dự án Bộ phận quản lý dự án bao gồm các bộ phận con đảm đương các chức năng sau: * Thông báo trạng thái của tổng công việc trong dự án cũng như trạng thái của toàn bộ các công việc trong dự án * Đưa ra các biểu đồ thể hiện trạng thái của dự án * Quản lý các công việc trong dự án và các thông tin liên quan đến công việc đó như thời gian thực hiện , chi phí,người thực hiện * Tạo một kênh trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án . * Phân quyền người sử dụng, đảm bảo tính bảo mật của thông tin 2.3: Bộ phận quản lý kiểm thử Bộ phận quản lý kiểm thử bao gồm các bộ phận con đảm đương các chức năng sau: * Thông báo trạng thái của quá trình kiểm thử * Thể hiện mối liên quan giữa các Use Case và các phần kiểm thử tương ứng * Cho phép các kiểm thử viên thiết kế các kiểm thử * Cho phép các kiểm thử viên nhập các kết quả kiểm thử tương ứng * Phân quyền người sử dụng , đảm bảo tính bảo mật của thông tin 2.4: Use Case Xem các thành viên của tổ chức Mô tả tóm tắt Trường hợp sử dụng này cho pháp xem thành viên trong tổ chức và các thông tin liên quan đến thành viên đó 2.5 Use Case: Thêm thành viên tham gia tổ chức Mô tả tóm tắt: Trường hợp này sử dụng thực hiện thêm một thành viên mới vào tổ chức . * Người sử dụng chọn một dự án dự án đang được phát triễn * Người sử dụng chọn thêm thành viên vào tổ chức Chương trình hiển thị form điền các thông tin liên quan đến các tthành viên của dự án * Người sử dụng sử dụng đồng ý thêm * Chương trình xử lý form và cập nhật cơ sở dữ liệu * Khi không thể thêm được thông tin của thành viên , chương trình đưa ra thông báo lỗi * Người sử dụng sữa đỗi thông tin hoẳc huỷ bỏ việc thêm thông tin liên quan đến nhóm này. 2.6 Use Case Sửa đổi thành viên của tổ chức Mô tả Trường hợp này cho phép cập nhật thông tin liên quan đến công việc của dự án: * Người sử dụng chọn một nhóm trong tổ chức * Người sử dụng chọn một thành viên trong nhóm Chương trình hiển thị form với các thông tin liên quan đến các thành viên đó của tổ chức. 2.7 Use Case Xoá thành viên của dự án : Mô tả Đây là trường hợp sử dụng cho phép người dùng xoá thành viên tham gia tổ chức . * Người sử dụng chọn một dự án đang được phát triễn * Người sử dụng chọn nhóm tham gia dự án đó Chương trình hiển thị form với các thông tin liên quan đến nhóm thành viên tham gia dự án đó *Người sử dụng chọn xoá * Chương trình hỏi xác nhận lại * Người sử dụng đồng ý * Chương trình sẽ xoá thông tin về thành viên trong cơ sở dữ liệu * Chương trình báo xoá thành công * Khi không xoá được thông tin của thành viên, chương trình đưa ra thông báo lỗi * Người sử dụng sữa đỗi thông tin hoặc huỷ bỏ việc xoá thông tin liên quan đến thành viên này Chương trình không tiến hành xoá toàn bộ thông tin về thành viên trong cơ sở dữ liệu , mà chỉ đánh dấu là nó được xoá 2.8 Use Case Báo lỗi Đây là trường hợp sử dụng cho phép người dùng báo lỗi khi họ gặp lỗi trong quá trình phát triễn phần mềm * Người sử dụng chọn một dự án đang được phát triễn * Người sử dụng chọn gửi thông báo lỗi Người sử dụng phải đăng nhập hệ thống thành công và phải có quyền gửi báo lỗi (bao gồm những người tham gia dự án ) 2.9 Use Case Giải quyết lỗi Mô tả Đây là trường hợp sử dụng cho phép người dùng giải quyết các thông báo lỗi khi họ nhận được thông báo lỗi trong quá trình phát triễn phần mềm . * Người sử dụng chọn một dự án đang được phát triễn * Người sử dụng chọn nhận thông báo lỗi * Người sử dụng giải quyết lỗi bằng cách tạo ra các công việc tương ứng để giải quyết lỗi đó * Người trưởng nhóm không giải quyết được lỗi đó thì họ tiếp tục gửi lỗi đó đến người quản trị dự án * Người quản trị dụ án giải quyết lỗi nhận được 2.10 Các Use Case của bộ phận quản lý kiểm thử : Xem kiểm thử Xem quá trình kiểm thử Thêm kiểm thử Xoá kiểm thử Sửa kiểm thử Kiểm thử viên Quản trị viên 2.2 Xem kiểm thử : Mô tả : Đây là trường hợp cho phép người dùng xem các thông tin liên quan tới phép kiểm thử * Người sử dụng chọn một dự án đang được phát triễn * Người sử dụng chọn một Use Case * Người sử dụng chọn một phép kiểm thử của Use Case đó Chương trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép kiểm thử đó 2.2.1 Thêm kiểm thử Mô tả : Đây là trường hợp cho phép người dùng thêm các thông tin kiểm thử mới * Người sử dụng chọn một dự án đang được phát triễn * Người sử dụng chọn một Use Case * Người sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó Chương trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thử đó * Khi không thêm được vào cơ sở dữ liệu , chương trình thông báo lỗi và hiễn thị lại form * Người sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việc thêm kiểm thử 2.2.2 Sửa kiểm thử : Mô tả : Đây là trường hợp cho phép người dùng sửa các thông tin liên quan đến phép kiểm thử mới * Người sử dụng chọn một dự án đang được phát triễn * Người sử dụng chọn một Use Case * Người sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó Chương trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thử đó * Khi không cập nhật được vào cơ sở dữ liệu , chương trình thông báo lỗi và hiễn thị lại form * Người sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việc cất sửa đỗi kiểm thử 2.2.3 Xoá kiểm thử Mô tả : Đây là trường hợp cho phép người dùng xoá phép kiểm thử * Người sử dụng chọn một dự án đang được phát triễn * Người sử dụng chọn một Use Case * Người sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó Chương trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thử đó * Người sử dụng chọn xoá kiểm thử * Chương trình hỏi xác nhận lại * Người dùng đồng ý * Chương trình xoá các thông tin liên quan trong cơ sở dữ liệu * Khi không xoá được thông tin trong cơ sở dữ liệu , chương trình thông báo lỗi và hiễn thị lại form * Người sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việc xoá kiểm thử II. Khái niệm thông tin và hệ thống thông tin 1. Thông tin 1.1 khái niêm Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Thông tin tồn tại dưới hình thức: - Bằng ngôn ngữ. - Hình ảnh. - Mã hiệu hay xung điện... Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin -truyền tin - nhận tin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. 1.2. Các tính chất của thông tin - Tính tương đối của thông tin. - Tính định hướng của thông tin. - Tính thời điểm của thông tin. - Tính cục bộ của thông tin . 1.3. Thông tin trong quản lý Khái niệm: Quản lí được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Trong một mô hình quản lí được phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và đối tượng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau: - Thông tin vào - Thông tin ra - Thông tin quản lý - Thông tin phản hồi Thông tin ra môi trường Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Thông tin từ môi trường Thông tin quyết định Thông tin tác nghiệp Mô hình thông tin trong quản lí 2. Khái niệm hệ thống thông tin Khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm thường được dùng lẫn lộn dù chúng là hai khái niệm khác nhau. Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về một đối tượng nào đó. Thông tin có thể coi như dữ liệu đã xử lý ở dạng tiện dùng, dễ hiểu. Như vậy thông tin có thể ví như đầu ra còn dữ liệu giống như đầu vào. Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan. Trong hệ thống thông tin quản lý người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết. Nếu kho giữ liệu này được cài đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ các chương trình của máy tính (phần mềm quản trị dữ liệu) thì được gọi là hệ cơ sở dữ liệu. Hệ thống thông tin quản lý phần mềm là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến một phần mềm nào đó và hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý phần mềm có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến phần mềm đó. Trong hệ thống thông tin quản lý phần mềm các yếu tố đầu vào của hệ thống được lấy từ nguồn được xử lý với các dữ liệu đã cho trước. Các kết quả này được gọi là đầu ra và được chuyển đến đích hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. 3. Hệ thống thông tin trong một tổ chức 3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. - Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra qụyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. 3.2 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tượng và thiết bị thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Đích Nguồn Phân phát Thu thập Xử lý và lưu trữ Kho dữ liệu 3.3. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 3.3.1. Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Gồm 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý: nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Hệ thống trợ giúp ra quyết định Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định theo một quy trình ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải pháp và lựa chọn một phương án. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyên gia: Hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo nhằm mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chất chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh: được sử dụng như một hệ trợ giúp chiến lược, thiết kế cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức để thực hiện các ý đồ chiến lược. 3.3.2. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm người mô tả. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là: Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời gian và địa điểm. Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?. Mô hình vật lý trong Liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là cái nhìn của các kỹ thuật viên. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này. Ba mô hình của một hệ thống thông tin 4.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào. Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn: * Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực. Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho người nhận, lời văn phải sáng sủa. Tính bảo vệ được: chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp vụ. 5. Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 5.1. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin Giá trị của một thông tin quản lý Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra. Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tin đó để lựa chọn được phương án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay đổi phương án quyết định 5.1.2. Tính giá trị của hệ thống thông tin Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những cơ hội mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin. 5.2. Chi phí cho hệ thống thông tin Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác. Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khai thác. Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác. 6. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 6.1. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triễn một hệ thống thông tin là có được môth sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức , chính xác về mặt kỷ thuật , tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước . + Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin * Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý * Sự thay đổi của công nghệ * Thay đổi sách lược chính trị 6.2. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Mục đích là có được một sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng mà nó được hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trước. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào ba nguyên tắc: Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ mô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin bao gồm 7 giai đoạn : 6.2.1. Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu Mục đích của đánh giá yêu cầu là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh chóng và không đòi hỏi chi phí lơn. Nó bao gồm các công đoạn : Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị báo cáo về đánh giá yêu cầu. 6.2.2. Phân tích chi tiết Giai đoạn này chỉ được thực hiện khi đã có đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của phân tích chi tiết là làm rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu. Xác định nguyên nhân của các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống, định ra mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Trong giai đoạn này cần phải tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho việc phân tích. Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bằng các phương pháp khác nhau. Các phương pháp thu thập thông tin thường dùng là : Phỏng vấn, điều tra, nghiên cứu tài liệu, quan sát ... Giai đoạn này bao gồm các công đoạn chủ yếu sau : + Lập kế hoạch + Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại + Nghiên cứu hệ thống thực tại + Đưa ra các phán đoán, xác định các yếu tố của giải pháp + Đánh giá lại tính khả thi + Thay đổi đề xuất dự án + Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết 6.2.3. Thiết kế logic Giai đoạn này mục đích là để xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin. Mô hình logic của hệ thống mới bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra, nội dung của CSDL, các xử lý và các hợp thức hoá phải thực hiện. Mô hình logic phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. Các công đoạn chủ yếu của giai đoạn này là: + Thiết kế CSDL + Thiết kế xử lý + Thiết kế các luồng dữ liệu vào + Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic + Hợp thức hoá mô hình logic 6.2.4. Đề xuất các phương án của giải pháp Để giúp cho những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích của mội phương pháp. Phải đưa ra được khuyến nghị cụ thể. Các công đoạn của giai đoạn này bao gồm : + Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức + Xây dựng các phương án của giải pháp + Đánh giá các phương án của giải pháp + Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp 6.2.5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành ngay sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý ngoài bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hẹn kỹ thuật; và tiếp đó các tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những phần giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chủ yếu của giai đoạn này gồm : + Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài + Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra) + Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá + Thiết kế các thủ tục thủ công + Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài 6.2.6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như : các bản hướng dẫn sử dụng, các thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các công việc chính trong giai đoạn triển khai kỹ thuật bao gồm : + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật + Thiết kế vật lý trong + Lập trình + Thử nghiệm hệ thống + Chuẩn bị tài liệu 6.2.7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn : + Lập kế hoạch cài đặt + Chuyển đổi + Khai thác và bảo trì + Đánh giá hệ thống. III. phân tích hệ thống thông tin quản lí Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. 2. Các phương pháp thu thập thông tin 2.1 Quan sát Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu được những thông tin theo yêu cầu. 2.2 Phỏng vấn Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: - Chuẩn bị phỏng vấn. - Tiến hành phỏng vấn. 2.3 Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. 2.4 Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin từ một só lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì ding tới phiếu diều tra. 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. 3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn : - Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án. Cụ thể là : Phải xác định được những gì cần phải làm, nhóm người sử dụng hệ thống trong tương lai - Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. 3.2 Phân tích hệ thống Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ như : - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Business Function Diagram : BFD ) Để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng. Bước này để : * Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. * Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống. * Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. - Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow Diagram DFD ) Giúp ta xem xét 1 cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu trên. - Mô hình thực thể quan hệ - Mô hình quan hệ Từ đó tiến hành xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. 3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc ). Thiết kế hệ thống một cách tổng thể - Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phận nào xử lý thủ công. - Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Thiết kế chi tiết - Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính. - Xác định và phân phối thông tin đầu ra. - Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy. 3.4 Cài đặt hệ thống mới - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng. - Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống. - Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới. IV. Thiết kế hệ thống thông tin quản lí Những yêu cầu cơ bản của phần mềm là nhu cầu, tài nguyên hoạt động, sự mềm dẻo và các đặc trưng thao tác. Nhu cầu sẽ xác định những yêu cầu cụ thể như là quá trình tìm file, số tối đa người đồng sử dụng cỡ của các file số liệu nội dung, số liệu bộ nhớ. Hơn nữa các nhân tố về môi trường là cực kỳ quan trọng. Hệ điều hành, ngôn ngữ lập trình và giao diện với những phần mềm khác sẽ quyết định sự tồn tại của phần mềm đó. Tài Nguyên tổng thể xác định những yêu cầu về cấu hình của phần cứng đáp ứng với phần mềm. Tất cả các phần mềm bao gồm 2 bộ phận: bộ nhớ thực thể và bộ nhớ ảo. Cài bộ nhớ ảo được swapped khi phần mềm đang làm việc. Bộ nhớ thật là phần cốt lõi tối thiểu của phần mềm để giữ lại từ đầu đến cuối tất cả chương trình. Bộ nhớ thực thể cực đại (peak) cũng rất quan trọng. Khi số người sử dụng hiện này là lớn nhất thì cần phải xác định được phậm vi hoạt động cũng như những yêu cầu về bộ nhớ thực thể ở mức tối đa. Nếu không có sự thay đổi về nhu cầu của bộ nhớ thì sẽ có biên độ độ dao động của bộ nhớ thực tế để cho quá trình tìm kiếm thông tin. Loại nguồn thứ ba là sức chứa của đĩa cần có để lưu trữ thông tin về phần mềm và những đòi hỏi lưu trữ trung bình cho những file tiêu chuẩn. Một file tiêu chuẩn là chứa được 10.000 file nhỏ với 50 trường, mỗi trường có 8 ký tự và 3 danh mục về các trường. 1. Các công cụ mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Trong thực tế các hệ thống thông tin thường rất phức tạp, do đó tồn tại một số các công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và từ điển hệ thống. 1.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Infomation Flow Diagram ) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các kí pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin như sau : * Xử lí Thủ công Giao tác người- máy Tin học hoá hoàn toàn Thủ công Tin học hoá *Kho lưu d._.