Hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần sản xuất và thương mại hoá chất An Phú

iền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá để sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua, bán hoặc thu hồi các khoản nợ. 1.2. Phân loại vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền được phân thành 3 loại bao gồm: - Tiền mặt: Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc…hiện đang quản lý tại doanh nghiệp - Tiền gửi ngân hàng: Các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng.. - Tiền đang chuyển: Là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay người được hưởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác. Tiền đang chuyển bao gồm: Tiền Việt Nam Đồng và ngoại tệ. 1.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: * Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhât là “đồng” Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh (VND) * Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ. a. Nguyên tắc hạch toán tiền mặt: Theo chế độ hiện hành, các đơn vị chỉ được phép giữ lại một số tiền mặt trong hạn mức quy định để chi tiêu cho những nhu cầu thường xuyên. b. Nguyên tắc hạch toán tiền gửi ngân hàng: Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp ơhải gửi vào ngân hàng (hoặc kho bạc hay công ty tài chính). Khi cần chi tiêu doanh nghiệp làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền theo các thủ tục của ngân hàng. Kế toán TGNH mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam). Hàng ngày, khi nhận được chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch giữa số liệu kế toán với số liệu của ngân hàng phải thông báo kịp thời để đối chiếu. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân thì lấy số liệu ngân hàng làm chuẩn, phần chêch lệch tạm thời chuyển vào bên Nợ TK 138 (1381 hoặc 1388) hay bên Có TK 338 (3381 hoặc 3388). Sang tháng sau, sau khi đối chiếu với số liệu của ngân hàng, tìm được nguyên nhân sẽ điều chỉnh. c. Nguyên tắc hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Trong các đơn vị SXKD, các nghiệp vụ liên quan đến vàng, bạc, kim loại quý hiếm sẽ được theo dõi trên tài khoản 111 (1113), còn với các đơn vị kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thì không phản ánh ở tài khoản này mà phản ánh ở tài khoản 156. Giá của vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được tính theo giá thực tế, tức là nhập theo giá nào thì xuất theo giá đó. d. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Về nguyên tắc, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ doanh nghiệp phải quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái thực tế để ghi nhận nghiệp vụ, đối với giá trị tài sản, hàng hóa, vật tư hay các khoản chi phí cho các hoạt động kinh doanh cùng với số doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu khác bằng ngoại tệ, theo chế độ quy định, kế toán phải ghi sổ theo tỷ giá thực tế của ngoại tệ tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Bên cạnh việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào các tài khoản trong bảng cân đối,số nguyên tệ từng loại còn được phản ánh vào tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. 2. Hạch toán vốn bằng tiền là Việt Nam Đồng: 2.1. Hạch toán tiền mặt: 2.1.1. Hạch toán chi tiết tiền mặt: a. Chứng từ sử dụng: Đối với các nghiệp vụ về tiền mặt chứng từ thường được sử dụng bao gồm: + Phiếu thu (MS 01-TT) + Phiếu chi (MS 02-TT) + Giấy đề nghị tạm ứng (MS 03-TT) + Giấy thanh toán tạm ứng (MS 04-TT) + Biên lai thu tiền (MS 05-TT) + Bảng kê vàng, bạc, đá quý (MS 06-TT) + Bản kiểm kê quỹ (MS 07-TT) b. Quy trình và sổ sách kế toán tiền mặt: * Quy trình: Mọi khoản thu, chi tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi. Lệnh thu, lệnh chi phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) và kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu, lệnh chi, kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi (MS 01, 02 TT-Chế độ chứng từ kế toán). Thủ quỹ khi nhận được phiếu thu, phiếu chi sẽ tiến hành thu, chi theo các chứng từ đó. Khi thu, chi thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên các phiếu thu, phiếu chi (theo đúng quy định của nghiệp vụ quỹ). Cuối ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Kế toán tiền mặt sau khi nhận được báo cáo quỹ (có kèm theo các chứng từ gốc) do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và các ghi chép trên báo cáo quỹ rồi tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào sổ kế toán tiền mặt theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi (nhập, xuất) tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày. Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ chi tiết theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Quy trình ghi sổ chi tiết tiền mặt Sổ quỹ Kế toán tiền mặt Báo cáo quỹ Sổ kế toán tiền mặt Chứng từ gốc về tiền mặt * Hệ thống sổ kế toán tiền mặt: - Hệ thống sổ chi tiết: + Sổ chi tiết tài khoản 111 + Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 111 + Sổ quỹ (Kiêm báo cáo quỹ) - Hệ thống sổ tổng hợp: + Nhật ký thu tiền, chi tiền + Sổ cái tài khoản 111 + Nhật ký chứng từ số 1 + Bảng kê số 1 … 2.2.2. Hạch toán tổng hợp tiền mặt: Tiền mặt biến động chủ yếu do hoạt động thu tiền và chi tiền. * Tài khoản sử dụng: Hạch toán tiền tại quỹ của doanh nghiệp được thực hiện trên tài khoản 1111 “Tiền mặt”. Nội dung của tài khoản này như sau: Bên nợ: + Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt của doanh nghiệp Bên Có: + Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt của doanh nghiệp Dư nợ: + Phản ánh số tiền hiện có (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) a. Hạch toán thu tiền mặt: * Trình tự hạch toán: - Tăng do thu tiền bán hàng nhập quỹ: Nợ TK 1111 : Số tiền nhập quỹ theo tổng giá thanh toán Có TK 511, 515: Doanh thu tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp - Tăng do thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động khác: Nợ TK 1111 : Số tiền nhập quỹ theo tổng giá thanh toán Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 711 : Thu nhập hoạt động khác Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp. - Tăng do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ: Nợ TK 1111: Số tiền nhập quỹ tăng thêm Có TK 112: Rút TGNH - Tăng do thu hồi tạm ứng thừa: Nợ TK 111: Số thu hồi nhập quỹ Có TK 141: Thu tiền tạm ứng thừa - Tăng do thu từ người mua (kể cả tiền đặt trước của người mua): Nợ TK 1111 : Số thu nhập quỹ Có TK 131: Thu tiền của người nhập quỹ - Tăng do các nguyên nhân khác: Nợ TK 1111: Số thu hồi nhập quỹ Có TK 136: Các khoản thu từ nội bộ Có TK 138: Thu hồi các khoản phải thu khác Có TK 144: Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn Có TK 3388: Các khoản thu hộ, giữ hộ, các khoản nhận ký quỹ, ký cược Có TK 128, 228: Thu hồi các khoản cho vay, thu hồi vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 3381: Số kiểm kê thừa chưa rõ nguyên nhân …. * Sơ đồ hạch toán: Quy trình hạch toán thu tiền mặt được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2 b. Hạch toán chi tiền mặt: * Trình tự hạch toán: - Giảm do chi mua vật tư, hàng hoá, tài sản thanh toán trực tiếp: Nợ TK 151, 152, 153, 156: Mua vật tư, hàng hoá (theo phương pháp kê khai thường xuyên) Nợ TK 611: Mua vật tư, hàng hoá (theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Nợ TK 211, 213, 214: Chi XDCB mua sắm TSCĐ Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 1111: Số chi tiêu thực tế - Giảm do chi trực tíêp cho hoạt động kinh doanh: Nợ TK liên quan (6278, 6418, 6428…: Tập hợp các khoản chi tiêu Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 1111: Tổng số chi tiêu thực tế - Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 112: Gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK 331: Đặt trước hoặc trả nợ cho người cung cấp Nợ TK 136: Chi hộ, ứng trước hay cấp cho đơn vị nội bộ Nợ TK 144: Xuất ký cược, ký quỹ ngắn hạn Nợ TK 138: Các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, các khoản tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Nợ TK 141: Tạm ứng cho công nhân viên Nợ TK 311, 315: Thanh toán tiền nợ, nợ vay ngắn hạn Nợ TK 333: Nộp thuế và các khoản khác … Có TK 111: Số tiền mặt thực xuất quỹ * Sơ đồ hạch toán: Quy trình hạch toán chi tiền mặt được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3 Sơ đồ 2: Hạch toán tổng hợp thu tiền mặt TK 111 TK 112 TK 411, 441 TK 121, 128, 221, 222, 228 TK 511, 512 TK 515 TK 711 TK 131 Rút TGNH về quỹ Thu tiền bán hàng Thu từ hoạt động tài chính Thu khác Khách hàng trả nợ hoặc ứng trước Nhận vốn chủ sở hữu Thu hồi vốn đầu tư tài chính TK 3331 Thu VAT cho NN khi bán hang, cung cấp DV Sơ đồ 2: Hạch toán tổng hợp thu tiền mặt Sơ đồ 3: Hạch toán tổng hợp chi tiền mặt TK 311, 315, 333, 334, 338 TK 411, 441 TK 121, 128, 221, 222, 228 TK 111 TK 112 TK 331 TK 133 TK 211, 213, 241 Mua vật tư, hàng hoá Nộp tiền mặt vào ngân hàng Trả nợ hoăc ứng trước tiền hàng cho người bán Thanh toán VAT khi mua VT, HH, DV Mua TSCĐ hoặc thanh toán chi phí XDCB Trả nợ vay, nợ NN, CNV và các khoản nợ khác Chi đầu tư tài chính Trả vốn cho chủ sở hữu TK 151, 152, 153, 156, 611 2.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng: 2.2.1. Hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng: a. Chứng từ sử dụng: Đối với các nghiệp vụ là tiền gửi ngân hàng chứng từ thường sử dụng là: - Giấy báo Nợ - Giấy báo Có - Uỷ nhiệm thu - Uỷ nhiệm chi - Séc chuyển khoản - Séc bảo chi - Sổ phụ - Thư tín dụng b. Quy trình và sổ sách kế toán: * Quy trình: Hàng ngày, căn cứ các chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Sau đó tiến hành ghi vào sổ chi tiết tài khoản 112 (chi tiết theo từng Ngân hàng). Mọi sự chênh lệch giữa số liệu của kế toán với số liệu của Ngân hàng phải thông báo kịp thời để đối chiếu. Nếu cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân thì lấy số liệu của Ngân hàng làm chuẩn, phần chênh lệch tạm thời được chuyển vào bên Nợ TK 138 (1381 hoặc 1388) hay bên Có TK 338 (3381 hoặc 3388). sang tháng sau khi đối chiếu với số liệu của Ngân hàng, tìm được nguyên nhân sẽ tiến hành điều chỉnh. Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết TK 112 (chi tiết từng NH) Chứng từ gốc về tiền gửi NH Sổ tổng hợp chi tiết TK 112 * Hệ thống sổ kế toán tiền mặt: - Hệ thống sổ chi tiết: + Sổ chi tiết tài khoản 112 + Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 112 - Hệ thống sổ tổng hợp: + Sổ cái tài khoản 112 + Nhật ký chứng từ số 2 + Bảng kê số 2 2.2.2. Hạch toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng: Tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp biến động chủ yếu do hoạt động gửi vào, rút ra. * Tài khoản sử dụng: Hạch toán tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp được thực hiện trên tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”. Nội dung của tài khoản này như sau: Bên nợ: + Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TGNH của doanh nghiệp Bên Có: + Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TGNH của doanh nghiệp Dư nợ: + Phản ánh số tiền hiện có (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Hạch toán hoạt động gửi tiền vào ngân hàng: * Trình tự hạch toán: Kế toán TGNH tiến hành tương tự như việc kế toán tiền mặt. Tuy nhiên chỉ khác một vài khác biệt sau: - Số lợi tức về TGNH được hưởng:Nợ TK liên quan (111, 112): Số lợi tức tiền gửi Có TK 515: Ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính - Số chênh lệch so với số liệu của ngân hàng đến cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân: + Nếu số liệu ngân hàng lớn hơn số liệu của kế toán: Nợ TK 112: Phần chênh lệch chờ xử lý Có TK 3381: Phần chênh lệch chờ xử lý Sang tháng sau, khi xác định được nguyên nhân, tuỳ theo từng trường hợp ghi: Nợ TK 3381: Số chênh lệch được xử lý Có TK 112: Nếu do ngân hàng ghi nhầm Có các TK liên quan (511, 512, 515…): Nếu do kế toán ghi thiếu - Nếu số liệu của ngân hàng nhỏ hơn số liệu của kế toán: Nợ TK 1381: Phần chênh lệch chờ xử lý Có TK 112: Phần chênh lệch chờ xử lý Khi xác định được nguyên nhân: Nợ TK 112: Nếu do ngân hàng ghi thiếu Nợ các TK liên quan (511, 512, 515…): Nếu do kế toán doanh nghiệp ghi thừa. Có TK 1381: Xử lý số chênh lệch * Sơ đồ hạch toán: Quy trình hạch toán hoạt động gửi tiền vào ngân hàng được khái quát qua sơ đồ 5 Hạch toán hoạt động rút tiền gửi ngân hàng: * Sơ đồ hạch toán: Quy trình hạch toán hoạt động rút tiền gửi ngân hàng được khái quát qua sơ đồ 6 Sơ đồ 5: Hạch toán tổng hợp gửi tiền vào ngân hàng TK 511, 512 TK 411, 441 TK 515 TK 711 TK 131 TK 3331 Nộp tiền mặt vào ngân hàng Thu tiền bán hàng Thu từ hoạt động tài chính Thu khác Khách hàng trả nợ hoặc ứng trước Nhận vốn chủ sở hữu Thu hồi vốn đầu tư tài chính Thu VAT cho NN khi bán hàng, cung cấp DV TK 121, 128, 221, 222, 228 TK 112 TK 111 Sơ đồ 6: Hạch toán tổng hợp rút tiền gửi ngân hàng TK 411, 441 TK 311, 315, 333, 334, 338 TK 121, 128, 221, 222, 228 TK 112 TK 111 TK 331 TK 133 TK 211, 213, 241 Mua vật tư, hàng hoá Nộp tiền mặt vào ngân hàng Trả nợ hoăc ứng trước tiền hàng cho người bán Thanh toán VAT khi mua VT, HH, DV Mua TSCĐ hoặc thanh toán chi phí XDCB Trả nợ vay, nợ NN, CNV và các khoản nợ khác Chi đầu tư tài chính Trả vốn cho chủ sở hữu TK 151, 152, 153, 156, 611 411, 441 2.3. Hạch toán tiền đang chuyển: 2.3.1 Hạch toán chi tiết tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay người được hưởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng (kể cả các loại thẻ thanh toán, thẻ tín dụng, thẻ thanh toán đang làm thủ tục). Như vậy, khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng, kế toán sẽ tiến hành định khoản vào TK 113, khi nhận được giấy báo của ngân hàng, của bưu điện về số tiền đang chuyển 2.3.2. Hạch toán tổng hợp tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển biến động chủ yếu do các hoạt động tăng, giảm tiền đang chuyển. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN: - Khi thu tiền bán hàng bằng tiền mặt, bằng séc không nhập quỹ mà nộp thẳng vào ngân hàng, chưa nhận được giấy báo Có, kế toán ghi: Nợ TK 113: Tổng số tiền đang chuyển Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Thu tiền nợ, tiền ứng trước của người mua…bằng tiền mặt, bằng séc nộp thẳng vào ngân hàng, chưa nhận được giấy báo Có: Nợ TK 113: Tổng số tiền đang chuyển Có TK 131: Thu nợ người mua hoặc ứng trước - Xuất tiền mặt gửi vào ngân hàng hay chuyển qua bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng hay người được hưởng: Nợ TK 113: Ghi tăng tiền đang chuyển Có TK 111: Số tiền xuất quỹ - Chuyển từ tài khoản tiền gửi ngân hàng đến cho đối tượng khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng: Nợ TK 113: Số tiền đang chuyển tăng thêm Có TK 112: Ghi giảm TGNH - Nhân được giấy báo của ngân hàng, của bưu điện về số tiền đang chuyển trong kỳ: Nợ TK 112: Chuyển vào tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Nợ TK 331: Thanh toán hoặc đặt trước cho nhà cung cấp Nợ TK 311, 315: Thanh toán tiền vay, nợ Có TK 113: Số tiền đang chuyển đã đến tay người nhận a. Hạch toán tăng tiền đang chuyển: Quy trình hạch toán tăng tiền đang chuyển được khái quát thành sơ đồ sau: Sơ đồ 7 b. Hạch toán tăng tiền đang chuyển: Quy trình hạch toán giảm tiền đang chuyển được khái quát thành sơ đồ sau: Sơ đồ 8 Sơ đồ 7: Quy trình hạch toán tăng tiền đang chuyển TK 1131 TK 131, 138 TK 511 Nộp tiền ở quỹ tiền mặt vào ngân hàng Thu nợ nộp thẳng vào ngân hàng Nhận tiền bán hàng nộp thẳng vào ngân hàng TK 1111 Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán giảm tiền đang chuyển TK 1131 TK 131, 138 Nộp tiền ở quỹ tiền mặt vào ngân hàng Thu nợ nộp thẳng vào ngân hàng TK 1111 3. Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Hạch toán chi tiết vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Hạch toán tổng hợp vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: vàng, bạc, kim khí quý, đá quý biến động chủ yếu do hoạt động nhập và xuất. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN: - Đối với các nghiệp vụ tăng vàng, bạc, đá quý, ghi: Nợ TK 1113: Số vàng, bạc, đá quý tăng theo giá thực tế Có TK 1111, 1121: Số tiền chi mua thực tế Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng thực tế Có TK 33311:Thuế GTGT đầu ra tương ứng Có TK 144, 138: Thu hồi tiền ký cược,ký quỹ, cho vay Có TK 711: Nhận biếu tặng, viện trợ Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, nhận cấp phát - Đối với các nghiệp vụ giảm vàng, bạc, đá quý: Nợ các TK liên quan (1111, 1112, 112, 311…): Giá bán hay giá thanh toán thực tế của vàng, bạc, đá quý Nợ TK 412: Phần chênh lệch giữ giá gốc và giá thực tế Có TK 1113: Giá gốc vàng, bạc, đá quý dùng thanh toán hay nhượng bán. a. Hạch toán hoạt động nhập vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Quy trình nhập vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 9 Sơ đồ 9: Quy trình hạch toán nhập vàng, bạc, kim khí quý, đá quý TK 131, 138 TK 511, 711 TK 1111, 1121, 331 Mua vào TK 1113 Thu nợ DTBH và thu nhập khác, thu bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý b. Hạch toán hoạt động nhập vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Quy trình xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10 Sơ đồ 10: Quy trình hạch toán nhập vàng, bạc, kim khí quý, đá quý TK 1113 Giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kế toán TK 1111, 1121, 331 Chênh lệch Giá xuất TK 515 Giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kế toán TK 635 4. Hạch toán vốn bằng tiền là ngoại tệ: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN: * Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh, kể cả hoạt động đầu tư XDCB của doanh nghiệp đang sản xuất: - Khi mua hàng hoá, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ: + Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch mua ngoài vật tư, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ, ghi: Nợ TK 151, 152, 153, 211, 623, 641…(theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635: (lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 1112, 1122, 1132: (theo tỷ giá hối đoái ghi sổ) + Nếu phát sinh tỷ giá hối đoái trong giao dịch mua ngoài hàng hoá, dịch vụ, ghi: Nợ TK 151, 152, 153, 211, 623, 641…(theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 1112, 1122, 1132: (theo tỷ giá hối đoái ghi sổ) Có TK 515: (lãi tỷ giá hối đoái) - Khi nhận hàng hoá, dịch vụ của nhà cung cấp, hoặc khi vay ngắn hạn, vay dài hạn, nợ dài hạn, hoặc nhận nợ nội bộ,…bằng ngoại tệ, căn cứ tỷ giá hối đoái thực tế ngày giao dịch, ghi: Nợ các TK liên quan (theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TJ 331, 311, 341…(theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)- Khi thanh toán nợ phải trả: + Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi: Nợ TK 311, 315, 331, 341…(tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Nợ TK 635: (lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 1112, 1122, 1132: (tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) + Nếu phát sinh tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, ghi: Nợ TK 311, 315, 341, 342…(tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 515: (lãi tỷ giá hối đoái ghi số) Có TK 1112, 1122, 1132: (tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) - Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng đơn vị tiền tệ khácvới đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng để ghi sổ kế toán, ghi: Nợ TK 1112, 1122, 131…(tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng) Có TK 511, 711: (tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá hối đoái BQLNH) - Khi phát sinh các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi: Nợ TK 136, 138: (tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635: (lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 1112, 1122…(tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 515: (lãi tỷ giá hối đoái) - Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ: + Nếu phát sinh lỗ chênh lệnh tỷ giá trong giao dịch thanh toán nợ phải thu, ghi: Nợ TK 1112, 1122: (tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635: (lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 131, 136, 138: (tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) 4.1. Hạch toán tiền mặt: Tiền mặt là ngoại tệ biến động chủ yếu do hoạt động tăng và giảm ngoại tệ trong doanh nghiệp. a. Hạch toán tăng ngoại tệ tiền mặt: Quy trình tăng ngoại tệ là tiền mặt được hạch toán qua sơ đồ sau: Sơ đồ 11 b Hạch toán tăng ngoại tệ tiền mặt: Quy trình giảm ngoại tệ là tiền mặt được hạch toán qua sơ đồ sau: Sơ đồ 12 Sơ đồ 11: Quy trình hạch toán tăng ngoại tệ tiền mặt TK 1111 TK 511, 711 TK 131, 138 TK 515 TK 1112 Mua ngoại tệ DTBH, thu nhập khác bằng ngoại tệ Thu hồi các khoản phải thu bằng ngoại tệ Chênh lệch TK 413 Đ/C tỷ giá vào cuối kỳ TK 635 Chênh lệch Sơ đồ 12: Quy trình hạch toán giảm ngoại tệ tiền mặt TK 152, 156, 642 TK 1112 TK 635 TK 1111 TK 635 TK 311, 331 TK 635 TK 413 Chênh lệch Bán ngoại tệ Bán ngoại tệ TK 515 TK 515 Chi ngoại tệ mua TS và chi trực tiếp cho HĐSXKD Đ/C tỷ giá cuối kỳ Chi ngoại tệ trả nợ gốc 4.2. Hạch toán TGNH: TGNH là ngoại tệ biến động chủ yếu do hoạt động tăng, giảm. a. Hạch toán tăng TGNH là ngoại tệ: Quy trình hạch toán tăng TGNH là ngoại tệ được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 13 b. Hạch toán giảm TGNH là ngoại tệ: Quy trình hạch toán giảm TGNH là ngoại tệ được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 14 TK 635 TK 1122 TK 138, 131 Chênh lệch Thu trả các khoản phải thu bằng ngoại tệ TK 515 Chênh lệch TK 413 TK 515 TK 1112 TK 635 Đ/C tỷ giá vào cuối kỳ Chênh lệch Chênh lệch Doanh thu bằng ngoại tệ Chuyển ngoại tệ tại quỹ tiền gửi vào ngân hàng TK 511, 515, 711 Sơ đồ 13: Quy trình hạch toán tăng ngoại tệ tiền gửi ngân hàng TK 511, 515, 711 Sơ đồ 14: Quy trình hạch toán giảm ngoại tệ tiền gửi ngân hàng TK 1122 TK 1122 TK 152, 156, 641 Mua tài sản được cung cấp dịch vụ TK 311, 331 TK 515 Chênh lệch Chênh lệch Trả nợ vay, nợ quá hạn… TK 635 Chênh lệch TK 413 Đ/C tỷ giá và cuối kỳ TK 635 TK 413 TK 515 Rút ngoại tệ gửi ngân hàng về quỹ Chênh lệch Chênh lệch 4.3. Hạch toán tiền đang chuyển là ngoại tệ: Tiền đang chuyển là ngoại tệ biến động chủ yếu là hoạt động làm tăng giảm tiền đang chuyển. a. Hạch toán tăng tiền đang chuyển: Quy trình hạch toán tiền đang chuyển được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 15 Sơ đồ 15: Quy trình hạch toán tăng tiền đang chuyển là ngoại tệ TK 515 TK 635 TK 1132 TK 1112, 131, 138 Chênh lệch Chênh lệch b. Hạch toán tăng tiền đang chuyển: Quy trình hạch toán tiền đang chuyển được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 16 Sơ đồ 16: Quy trình hạch toán tăng tiền đang chuyển TK 1132 TK 1122 TK 635 Chênh lệch TK 515 Chênh lệch TK 311, 331 TK 515 Chênh lệch TK 311, 331 TK 635 Chênh lệch * Kế toán chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ của hoạt động đầu tư XDCB (giai đoạn trước hoạt động): Tương tự trường hợp “Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh, kể cả hoạt động đầu tư XDCB của doanh nghiệp đang sản xuất”. Chỉ khác tài khoản hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái: - Nếu lỗ tỷ giá hối đoái, kế toán không hạch toán vào TK 635 mà hạch toán vào Nợ TK 4131. - Nếu lãi tỷ giá hối đoái, kế toán không hạch toán vào TK 515 mà hạch toán vào Có TK 4131. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH TỶ GIÁ HỐI ĐOÁI ĐÁNH GIÁ LẠI CUỐI NĂM: * Kế toán chênh lêch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm : - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ các TK 1112, 1122, 131, 136, 331… Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi: Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131, 4132) Có TK 1112, 1122, 131, 136, 311… * Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm: - Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm của các khoản mục tiền tệ của hoạt động sản xuất, kinh doanh, kể cả hoạt động đầu tư xây dựng (của doanh nghiệp đang sản xuất, kinh doanh) + Kết chuyển toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh (theo số thuần sau khi bù trừ số dư bên Nợ và bên Có cảu TK 4132) vào chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái), hoặc doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái) để xác định kết quả hoạt động kinh doanh: Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi: Nợ TK 4131: Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái) Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào chi phí tài chính, ghi: Nợ TK 635: Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm của các khoản mục tiền tệ của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản: + Ở giai đoạn đang đầu tư xây dựng, doanh nghiệp chưa đi vào hoạt động thì chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm được phản ánh luỹ kế trên TK 413-Chênh lêch tỷ giá hối đoái, số dư Nợ hoặc Có phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán. + Khi kết thúc giai đoạn đầu tư, xây dựng chuyển sang hoạt động sản xuất, kinh doanh số dư Nợ, hoặc số dư Có TK 413-Chênh lệch tỷ giá hối đoái phản ánh chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại khoản mục tiền tệ cuối mỗi năm tài chính (không bao gồm khoản đánh giá lại các khoản mục tiền tệ liên quan đến hoạt động đầu tư xây dựng ở thờii điểm bàn giao tài sản để đưa vào sử dụng) sẽ được xử lý như sau: Kết chuyển số dư Nợ TK 413-Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4132) về TK 242-Chi phí trả trước dài hạn để phân bổ dần số lỗ tỷ giá hối đoái của giai đoạn đầu tư xây dựng trong các năm tài chính tiếp theo trong thời gian tối đa 5 năm (kể từ khi kết thúc giai đoạn đầu tư) vào chi phí tài chính, ghi: Nợ TK 242- Chi phí trả trước dài hạn Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4132) Kết chuyển số dư Có TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4132) về TK 3387-Doanh thu chưa thực hiện để phân bổ dần số lãi tỷ giá hối đoái của giai đoạn đầu tư xây dựng trong các năm tài chính tiếp theo trong thời gian tối đa 5 năm (kể từ khi kết thúc giai đoạn đầu tư) vào doanh thu hoạt động tài chính. Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4132) Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện. 5. Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng: Tổ chức hệ thống sổ kế toán có vai trò rất quan trọng nó không những đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép hệ thống hoá số liệu kế toán mà còn giúp cho kế toán thông qua chức năng ghi chép giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí lao động kế toán. Do vậy, hệ thống sổ kế toán là rất cần thiết. Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản, là phương tiện cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác. Sổ kế toán có nhiều loại do yêu cầu quản lý ghi chép và hệ thống hoá các nghiệp vụ cho các yêu cầu quản lý khác nhau, vì vậy mỗi loại sổ kế toán sẽ khác nhau về: - Chức năng ghi chép của sổ - Hình thức và nội dung, kết cấu của sổ - Phương pháp hạch toán các thông tin trên sổ - Cơ sở số liệu để ghi vào sổ Do sự khác như vậy nên có nhiều cách ghi sổ khác nhau. - Phân loại theo phương pháp ghi có: + Sổ ghi kép: Sổ được mở theo quan hệ đối ứng gồm có: Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. + Sổ ghi đơn: Sổ chỉ ghi một bên Nợ hoặc bên Có, không ghi quan hệ đối ứng, chỉ ghi bên Nợ hoặc bên Có. - Phân loại theo chức năng hệ thống hoá số liệu: + Sổ Nhật ký: Là sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian + Sổ cái: Sổ ghi theo hệ thống tài khoản: mỗi tài khoản được mở trên một sổ Cái (số lượng sổ cái bằng số lượng tài khoản) + Sổ liên hợp: Là sổ kết hợp ghi theo trình tự thời gian với hệ thống hoá theo tài khoản. - Phân loại theo mức độ tổng hợp hay chi tiết: + Sổ chi tiết: Là sổ mở để chi tiết hoá một đối tượng hạch toán cụ thể, trên sổ chi tiết các đối tượng được ghi theo cả thước đo hiện vật và giá trị, số liệu trên sổ chi tiết được đối chiếu với sổ tổng hợp của tài khoản cùng loại. + Sổ tổng hợp: Sổ mở cho tài khoản tổng hợp, trên sổ tổng hợp các đối tượng được ghi theo thước đo giá trị, số liệu trên sổ tổng hợp để ghi vào hệ thống báo cáo kế toán. - Phân loại theo hình thức kết cấu của sổ: + Theo kết cấu bên ngoài: Gồm sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển + Theo kết cấu bên trong: Gồm sổ có kết cấu 2 bên, sổ có kết cấu một bên và sổ kết cấu theo kiểu bàn cờ. Có 4 hình thức sổ kế toán đó là: Nhật ký-Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký-Chứng từ. Tuỳ vào từng điều kiện của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức ghi sổ cho phù hợp, Đơn vị em thực tập là một doanh nghiệp thương mại có quy mô không lớn nên hình thức Nhật ký chung là rất phù hợp. Sau đây em chỉ xin trình bày về hình thức ghi sổ Nhật ký chung. 5.1. Điều kiện vận dụng: Hình thức này áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi trình độ quản lý, trình độ kế toán và rất phù hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán bằng máy vi tính. 5.2. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 17: Quy trình ghi sổ-hình thức Nhật ký chung Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ (thẻ kế toán chi tiết) Sổ cái Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký chung, trên cơ sở NKC kế toán ghi vào Sổ cái tài khoản liên quan. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhật ký đặc biệt, từ chứng từ gốc kế toán ghi vào Sổ nhật ký đặc biệt, cuối tháng căn cứ vào Sổ nhật ký đặc biệt ghi vào Sổ cái tài khoản liên quan, với các đối tượng cần mở chi tiết, từ chứng từ gốc ghi vào ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, sổ này được đối chiếu với Sổ cái tài khoản liên quan, đối với các chứng từ thu, chi tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ, sổ này được đối chiếu với sổ cái tài khoản tiền mặt ở cuối tháng. Cuối tháng căn cứ vào sổ cái các tài khoản để ghi vào bảng cân đối số phát sinh, cuối quý từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán ghi vào hệ thống báo cáo kế toán. 5.3. Sổ sách sử dụng: a. Hệ thống sổ chi tiết: Được mở tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp, thông thường phải mở các sổ kế toán chi tiết sau đây: - Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hoá - Sổ chi tiết tiền mặt - Sổ chi tiết TSCĐ - Sổ chi tiết doanh thu -Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán … b. Hệ thống sổ tổng hợp: - Sổ Nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.Căn cứ để ghi sổ NKC là các chứng từ gốc. Mỗi chứng từ gốc được ghi ít nhất 2 dòng trên sổ Nhật ký chung, sau khi ghi sổ NKC xong, kế toán ghi ít nhất vào 2 sổ cái của các tài khoản có l._.