Hạch toán vật liệu trong các Doanh nghiệp

ợc chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm, và một phần dưới dạng sản phẩm dở dang, do vậy nó là một bộ phận cấu thành sản phẩm, dịch vụ. Tổ chức hợp lí quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng không chỉ trong lĩnh vực kinh tế mà cả trong lĩnh vực quản lí kinh tế . Việc xem xét số vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp không chỉ giúp em hoàn thành môn học chuyên ngành hiện tại, mà trong tương lai, khi ra trường có thể được làm việc trong các doanh nghiệp có liên quan đến vật liệu như doanh nghiệp sản xuất , xây dựng... thì những kiến thức về vấn đề này sẽ giúp em không nhỏ trong công việc. Mặt khác, xét về mục tiêu trước mắt thì đây là bước đi ban đầu, là tiền đề cho việc định hướng nơi thực tập và viết chuyên đề thực tập sắp tới. Đề án gồm có 3 phần: Phần I: Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí và sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu. Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các doanh nghiệp . Đây là bài viết đầu tiên có lượng kiến thức chuyên ngành nhiều và yêu cầu cao, do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được thầy giáo có ý kiến nhận xét để em rút kinh nghiệm và thực hiện tốt hơn khi viết chuyên đề thực tập sau này. Phần I cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu 1. Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu cũng giống như tài sản cố định là những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nhưng nếu như tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, trị giá sẽ chuyển dần vào giá trị sản phẩm và giữ nguyên hình thái cho đến khi hết sử dụng thì nguyên liệu - vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá trị chuyển hoàn toàn vào giá trị sản phẩm và hình thái vật chất sẽ bị biến đổi hoàn toàn. Do đó, cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu cũng sẽ khác cách hạch toán của tài sản cố định. Tuy có sự khác nhau về giá trị, cách thức sử dụng nhưng cả nguyên - vật liệu và tài sản cố định đều là những tài sản của doanh nghiệp, là những yếu tố tiên quyết cho quá trình sản xuất và cấu thành nên giá trị của sản phẩm. Giá trị của nguyên, vật liệu chiếm phần lớn trong giá trị của sản phẩm . Do đó, để đạt được lợi nhuận như mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều chiến lược. Sử dụng nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả sẽ một trong nhiều chiến lược đó. Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán phải đảm bảo tốt mọi khâu từ mua sắm, dự trữ , vận chuyển và bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu . Mua sắm , dự trữ kịp thời sẽ giúp cho quá trình sản xuất được liên tục; vận chuyển và bảo quản tốt sẽ giảm bớt chi phí hư hỏng, mất phẩm chất. Sử dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý sẽ tạo ra được nhiều sản phẩm hơn, giá thành sẽ hạ hơn. Tất cả những điều đó là kết quả của việc tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu. 2. Đặc điểm, phân loại vật liệu. Đối tượng lao động là một điều kiện không thể thiéu để tiến hành sản xuất . Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm . Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, nó là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ. Bởi vậy, vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp , giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Tỉ trọng của vật liệu trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp . Đối với các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng... giá trị của vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm . Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất , vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên , vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo...) Khái niệm nguyên liệu dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất , được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoạc được sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạt động bình thường ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ...) , hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý và bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hương liệu, giẻ lau...). Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi ( nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng). Đây thực chất là một loại vật liệu phụ nhưng nó được tách ra thành một loại riêng vì tỉ trọng sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu lớn, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lí hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải... Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu và thiết bị(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ khí cụ...) phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo tài sản cố định. Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. 3. Yêu cấu quản lý vật liệu: Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp , nó bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, tất yếu phải có yêu cầu về quản lý vật liệu. Về mặt hiện vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu thì điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo , đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thông thạo các loại vật liệu. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. Tuy nhiên, quản lí vật liệu về mặt hiện vật chưa phản ánh được lượng vật liệu thực tế tiêu hao vào quá trình sản xuất kinh doanh, chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán vật liệu. Vì vậy phải quản lí và hạch toán vật liệu cả về mặt giá trị. Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Việc quản lý về mặt giá trị vật liệu phải đạt được các yêu cầu sau: Để thực hiện quản lý vật liệu về mặt giá trị phải xác định được giá trị của vật liệu. Trong công tác hạch toán vật liệu được tính giá theo hai cách: theo giá thực tế và theo giá hạch toán (vấn đề này sẽ được xem xét ở phần II). Xác định hợp lý giá trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phương pháp đánh giá là điều kiện quan trọng chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị. Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí. Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lí và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Đối với từng thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý như trên, vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Yêu cầu về tổ chức hạch toán vật liệu đặt ra đòi hỏi tính hợp lý và hiệu quả. 4. Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu 4.1. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu Để thực hiện yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt quá trình hạch toán vật liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất , dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng như hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm: Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế của vật liệu nhập kho. Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác định được số vật liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giá vật liệu xuất kho một cách hợp lý. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Giá trị vật liệu xuất kho là căn cứ để phân bổ giá trị vật liệu sử dụng để tính giá thành sản phẩm dịch vụ. Trong quá trình bảo quản và sử dụng vật liệu thì tuỳ mỗi loại vật liệu có những mức hao hụt do những nguyên nhân khách quan như hao hụt trong quá trình vận chuyển, do thời tiết... Do vậy xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, phải thường xuyên kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu đã xây dựng. Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, do vậy cần phải xác định rõ giá trị vật liệu đã sử dụng được phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang là bao nhiêu, cho sản phẩm hoàn thành là bao nhiêu để xác định được giá trị vật liệu thực tế đã hoàn thành một quá trình luân chuyển. Tính toán và phản ánh chính xác sản lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Đây chính là mục tiêu nhằm cung cấp thông tin cho quản lý để có những kế hoạch quản lý vật liệu, hoàn thành sửa chữa hệ thống kho bãi, lựa chọn đối tác để mua vật liệu... Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vật liệu, có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu. 4.2. Quá trình hạch toán vật liệu và vai trò của nó trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý Vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp . Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, và đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý. 4.2.1. Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí. Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lưu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là mối quan tâm của các doanh nghiệp . Vật liệu với tư cách là tài sản lưu động, thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên nó là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp . Quá trình vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu diễn qua sơ đồ sau: Sử dụng ngay Xuất theo yêu cầu Tiêu thụ sản phẩm Sản phẩm dịch vụ Nhập kho Vật liệu mua về Tái sản xuất Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ. Qua đó cho thấy để kiểm soát sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý. Việc đánh giá đúng giá trị thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi nhuận đã đạt được. Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Trong khi đó, việc nhập xuất vật liệu thường xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật liệu một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu. 4.2.2. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ: Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm (công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ cơ sở để tính giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong kỳ. Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm. Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán cần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng, đồng thời phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa sử dụng hết và giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp trong kỳ: Chi phí thực tế nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ = Trị giá nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng - Trị giá phế liệu thu hồi Trong sử dụng, nguyên vật liệu các loại, với tư cách là những đối tượng lao động, sẽ được tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm, tăng thêm chất lượng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản phẩm hoặc phục vụ gián tiếp cho quá trình sáng tạo khối lượng sản phẩm mới đó. Bởi vậy giá trị của vật liệu đã tiêu dùng được chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá phí của sản phẩm mới. Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hoá , kinh doanh, dịch vụ được hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tượng lao động cho nó, mà trong đó vật liệu là một đối tượng cơ bản, vì quá trình sản xuất kinh doanhlà quá trình tiêu hao một khối lượng vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội. Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một cách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. 4.2.3. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý: Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh nghiệp phải cần có số lượng thông tin về: Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối đa. Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh. Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số vật liệu đó. Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu như đã phân tích ở phần I3.1 cho thấy các thông tin này đều được lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu. Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có được những số liệu chính xác đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu. Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật liệu là một trong những tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp. Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sản phẩm, dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý. Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệu hợp lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này như thế nào để phù hợp với quy mô, tính chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp. Phần II Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu Để có thể đáp ứng các yêu cầu về kiểm soát vật liệu, tính giá thành sản phẩm , quản lí có hiệu quả thì doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ sau: Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp , sắp xếp và tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý, đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận: kế toán, vật tư, kế hoạch... Tổ chức hạch toán ban đầu vật liệu, xác định chứng từ về vật liệu sử dụng ở doanh nghiệp. Quy định và phân công bộ phận lập chứng từ, vật tư, tổ chức luân chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan. Tổ chức lựa chọn cách đánh giá (cách sử dụng giá) để kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật tư... Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), sổ kế toán chi tiết về vật liệu. Lựa chọn phương pháp kế toánvật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, từ đó quy định phương pháp hạch toán và ghi sổ kế toán cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp . Lựa chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù hợp với cụ thể. Xác định những báo cáo quản trị về vật liệu cần lập, thiết lập các báo cáo vật liệu cần thiết. Tổ chức lập báo cáo về vật liệu và phân tích báo cáo vật tư. Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại vật liệu ở các bộ phận và đối tượng liên quan. Kiểm tra, giám sát chế độ kiểm kê vật tư, đánh giá tài sản... Với các nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức quá trình hạch toán vật liệu. 1. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Muốn thực hiện cung cấp thông tin cho tổ chức hạch toán vật liệu thì yêu cầu quan trọng là tổ chưcs việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ. Nội dung và biểu mẫu chứng từ ban đầu để hạch toán vật liệu do nhà nước quy định. Tuy nhiên, căn cứ vào điều kiện sản xuất cụ thể, nguồn vật liệu cung ứng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ quyết định loại chứng từ cụ thể áp dụng cho doanh nghiệp. Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng từ, trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào. Có hai nguồn chủ yếu cung cấp vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sản xuất. Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau: Đơn đặt hàng Người bán Bộ phận mua hàng (2) (1) (3) (6) Kế toán thanh toán với người bán Bộ phận nhận hàng Nhu cầu mua hàng (4) (5) Kho Kế toán vật tư Trong đó: 1. Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng. 2. Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bản giao cho người bán, nếu được chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng để theo dõi việc mua hàng. Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản sao nữa giao cho bộ phận kế toán. 3. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủ tục nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã được chấp nhận thanh toán cho bộ phận kế toán để thanh toán. 4. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư. 5. Kế toán vật tư ghi sổ chi tiết và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thanh toán. 6. Dựa vào hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, kế toán thanh toán ghi chi tiết vào tài khoản thanh toán với người bán. Đối với trường hợp vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất thì sơ đồ chu chuyển chứng từ có thể tiến hành theo các bước sau: (2) (1) Kho thành phẩm Bộ phận kiểm tra (STK) Bộ phận sản xuất (3) (4) Kế toán chi tiết vật liệu Kế toán thanh toán lương (1): Bộ phận sản xuất lập phiếu giao nhận sản phẩm (ở đây là vật liệu) (2): Bộ phận nghiệm thu lập biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và thẻ ghi kho. (3): Chuyển phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết. (4): Chuyển cho bộ phận kế toán tính lương cho công nhân sản xuất vật liệu. 2. Tính giá vật liệu Thực tế, giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thường xuyên và trong nhiều trường hợp, giá mua thực tế không được cung cấp kịp thời. Để giải quyết vấn đề này tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp , người ta có thể sử dụng một trong hai phương pháp đánh giá vật liệu đó là: đánh giá theo giá hạch toán hay theo giá thực tế. 2.1. Sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định, chỉ dùng để ghi sổ kế hoạch vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán hay tính giá các đối tượng tính giá. Doanh nghiệp có thể lấy giá kế hoạch hoặc bất kỳ giá nào đó và nó quy định cụ thể cho từng thứ vật liệu. Giá hạch toán phải quy định thống nhất ít nhất trong một kỳ hạch toán. Khi áp dụng phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (theo từng loại hoặc nhóm). Trị giá hạch toán vật liệu i (nhập, xuất) = Số lượng vật liệu i (nhập, xuất) x Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế để tính giá trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo từng loại hoặc nhóm vật liệu). Trị giá thực tế vật liệu i xuất dùng = Trị giá hạch toán vật liệu i xuất dùng trong kỳ x Hi Trong đó: Hi: Hệ số điều chỉnh giá của vật tư i ( Hệ số giá ) Trị giá thực tế vật liệu tồn + Trị giá thực tế vật liệu đầu kỳ nhập trong kỳ Hi = Trị giá hạch toán vật liệu + Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ. 2.2. Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu Khi sử dụng phương pháp này, hàng ngày kế toán dùng giá mua thực tế để phản ánh tình hình biến động vật liệu. Do giá thực tế của mỗi loại vật liệu thường không nhất quán giữa các lần nhập kho, vì vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các phương pháp tính giá vật liệu thực tế xuất dùng như sau: Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp này dựa trên cơ sở vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh khách quan). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. Phương pháp tính theo đơn giá bình quân Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá = bình quân Số lượng vật liệu tồn + Số lượng vật liệu nhập đầu kỳ trong kỳ x = Trị giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá xuất dùng trong kỳ xuất dùng trong kỳ bình quân Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá bình quân, có thể xác định: - Đơn giá bình quân trước mỗi lần xuất (còn gọi là tính giá vật liệu xuất theo giá thực tế bình quaan liên hoàn) - Đơn giá bình quân tính cuối kỳ (bình quân gia quyền) Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này thì số liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo đúng thứ tự chúng được nhập vào. phương pháp này thích hợp với những vật liệu quy định thời hạn bảo quản. Như vậy, vật liệu tồn kho đầu kỳ sẽ được xuất trước tiên và số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật tư nhập vào sau cùng. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Ngược lại với phương pháp FIFO, phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nhập sau thì xuất trước , xuất hết số nhập sau thì mới đến số nhập trước đó, ngược với thứ tự chúng được nhập vào. Theo phương pháp này, vật tư xuất ra trong kỳ là số được nhập vào mới nhất và số tồn kho cuối kỳ bao gồm những vật liêụ nhập trước nhất. Lưu ý rằng cả hai phương pháp FIFO và LIFO đều mang tính quy ước nghĩa là thực tế có thể xuất kho không theo thứ tự như giả thiết. Phương pháp tính theo đơn giá nhập lần cuối Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với những quy cách mẫu mã khác nhau, trị giá thấp và được xuất dùng thường xuyên, các doanh nghiệp này không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho nên thường vận dụng hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo phương pháp này, đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lượng vật liệu tồn kho, sau đó tính trị thực tế của chúng theo đơn giá nhập lần cuối cùng trong kỳ đó: x = Trị giá thực tế của vật Số lượng vật liệu Đơn giá vật liệu liệu tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL mua vào trong kỳ - Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ Đó là những phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất dùng. Việc vận dụng phương pháp tính trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng tuỳ thuộc điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp . Tuy nhiên, áp dụng phương pháp nào cũng phải bảo đảm nguyên tắc công khai và nhất quán. 3. Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, thường có nhiều chủng loại khác nhau và tỷ trọng của nó thường lớn hơn trong giá trị sản phẩm dịch vụ. Do vậy, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Điều đó yêu cầu hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là : phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phương pháp số dư. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu số 06 VT, quy định thống nhất cho từng danh điểm vật liệu và phát ho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chưngý từ nhập kho xuất kho thẻ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ xuất, nhập hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thẻ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán phải mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho: Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Số thẻ ............ Số tờ.............. Tên vật tư: Số danh điểm: Đơn giá: Đơn vị tính : Kho: Chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Khi kế toán nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến thì phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ này với các chứng từ liên quan (phiếu mua hàng, hoá đơn mua hàng...), ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào đó kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số suất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu, số lượng vật liệu tồn kho trên thẻ chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng . Nếu có sai sót phải được xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất và tồn kho vật liệu căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu Tháng ........ năm ................... Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trongtháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu. Phương pháp thẻ song song là phương pháp đơn giản, dễ làm nhưng trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp được tóm tắt qua sơ đồ: (1) Thẻ kho (kho vật tư) Căn cứ chứng từ - Nhập - Xuất (4) (4) (3) (2) Sổ tổng Tổng hợp chi tiết Số chi tiết thẻ song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn mở thẻ kho như phương pháp thẻ song song nhưng ở phòng kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu mà thay vào đó chỉ mở một quyển “sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong từng kho: Sổ đối chiếu luân chuyển Số danh Tên vật Đơn vị Đơn giá Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu tháng 2 điểm liệu tính Nhập Xuất l SL TT SL ST SL ST SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số này không ghi theo từng chứng từ nhập kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở nhập xuất kho phát sinh trong tháng của từng doanh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên “sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. áp dụng phương pháp này thì công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc ít và lập báo cáo thường bị chậm trễ. Quá trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: (2) Chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập (tiền) Thẻ (sổ) kho (1) Sổ số dư Sổ số dư Bảng lũy kế xuất bằng (tiền) (1) (4) (2) Chứng từ xuất Phươn._.