Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho

ột vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Bất kì một ngành sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hay các đơn vị hành chính sự nghiệp nào cũng đều phải cần tới các thông tin do kế toán cung cấp để đưa ra các quyết định quản lí, điều hành. Đặc biệt, trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc đi sâu vào nghiên cứu mối quan hệ giữa doanh thu và chi phí đã phục vụ hữu ích cho quá trình ra quyết định kinh doanh. Trong các doanh nghiệp này, có một bộ phận tài sản lưu động không thể thiếu đó là hàng tồn kho. Nó chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy cần quản lí chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng hàng tồn kho. Chuẩn mực số 02,theo quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 đã qui định nhiều vấn đề mới về hạch toán hàng tồn kho. Nội dung chuẩn mực có nhiều sửa đổi và điều chỉnh phù hợp hơn so với trước. Tuy nhiên vẫn còn một số điểm chưa thật hoàn chỉnh và chưa hòa nhập với chuẩn mực kế toán quốc tế. Vì vậy khi nghiên cứu về hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, em có một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn phương pháp hạch toán này. Đề án của em vẫn còn nhiều thiếu sót và chưa được hoàn chỉnh, em rất mong được thầy cô và các bạn góp ý thêm để em hoàn thành đề án một cách tốt nhất có thể được. Nội dung I. Lí luận chung về hàng tồn kho: Hàng tồn kho là một khoản mục chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản và nằm ở nhiều khâu trong quá trình cung ứng và sản xuất, dự trữ lưu thông của doanh nghiệp. Theo chuẩn mực kế toán số 02 được ban hành theo quyết định số 149/2002/ QĐ-BTC của bộ tài chính qui định : Hàng tồn kho là những tài sản mà doanh nghiệp dữ lại trong quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang, hoặc sử dụng trong quá trình cung cấp dịch vụ. Kế toán hàng tồn kho phải nắm được chính xác giá trị hàng tồn kho cũng như chi tiết từng lọai hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Do đó cần tiến hành phân loại hàng tồn kho cũng như chi tiết từng loại hàng tồn kho. Theo hệ thống tài khoản Việt Nam, hàng tồn kho được chia thành các loại sau đây : Hàng hóa, vật tư đã mua đang đi trên đường cuối kì chưa về nhập kho, hoặc đang gửi gia công chế biến. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho. Sản phẩm dở dang chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. Thành phẩm, hàng hóa tồn kho. Hàng hóa gửi bán cuối kì vẫn chưa được coi là tiêu thụ. Việc phân loại hàng tồn kho giúp kế toán phản ánh chính xác số lượng vật tư hàng hóa tồn cuối kì, kiểm kê phát hiện tình hình thừa thiếu, ứ đọng của vật tư, hàng hóa nhằm giảm đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Đồng thời kế toán phải dựa vào giá gốc để so sánh với giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho để tạo cơ sở lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Giá trị thuần có thể thực hiện được chính là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kì sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và tiêu thụ chúng. Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được này phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính, cần quan tâm đến sự biến động giá cả, chi phí trực tiếp liên quan cũng như mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho. Hàng tồn kho là bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. Do vậy việc đánh giá, ước tính giá trị hàng tồn kho liên quan trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. II. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho : 1. Xác định giá trị hàng nhập kho : Theo qui định của chế độ kế toán Việt Nam, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trong trường hợp nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được . Giá gốc hàng tồn kho bao gồm giá mua thực tế trên hóa đơn cộng chi phí thu mua, chi phí chế biến, trừ chiết khấu thương mại, giảm giá. Chi phí thu mua bao gồm các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuển bốc xếp, thuê kho tàng bến bãi, chi phí bảo quản và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng. Các khoản chiết khấu thương mại, gỉam giá hàng mua do hàng không đúng qui cách, phẩm chất được loại khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất. Nếu hàng tồn kho là sản phẩm doanh nghiệp tự sản xuất thì giá trị hàng tồn kho chính là giá thành sản xuất. Bao gồm giá mua các loại nguyên vật liệu tiêu hao, chi phí trực tiếp sản xuất và các chi phí gián tiếp phân bổ vào giá thành sản xuất. Nếu hàng tồn kho là hàng nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần thì giá trị hàng tồn kho là giá trị được các bên tham gia góp vốn thừa nhận trên nguyên tắc tương đương tiền mặt. Nếu hàng tồn kho là hàng đi vay, mượn của đơn vị khác thì giá thực tế được tính theo giá thị trường hiện tại. 2. Các phương pháp xác định giá thực tế hàng xuất kho : Tính giá hàng xuất kho là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho.Có nhiều phương pháp tính giá hàng tồn kho, nhưng việc lựa chọn một trong các phương pháp đó phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng hàng, số lần xuất nhập, trình độ nhân viên kế toán và điều kiện thực tế kho tàng của từng doanh nghiệp. Khi lựa chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho phải công khai và áp dụng nhất quán trong cả niên độ kế toán. Việc tính giá hàng tồn kho được áp dụng một trong các phương pháp sau : a. Phương pháp giá thực tế đích danh: Khi xuất ra lô hàng, vật tư nào thì lấy đúng giá nhập của lô hàng, vật tư đó làm giá xuất. Phương pháp này được áp dụng với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, có mặt hàng ổn định, nhận diện được và có điều kiện bảo quản riêng từng lô. Tính giá hàng tồn kho bằng phương pháp này nhanh chóng, đơn giảnvà giúp kế toán theo dõi được thời hạn bảo quản từng lô hàng. Tuy nhiên, nó chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có điều kiện kho cho phép bảo quản riêng từng lô hàng hoặc doanh nghiệp có ít loại mặt hàng. b. Phương pháp nhập trước , xuất trước: Giá trị của lô hàng xuất kho sẽ được tính theo giả định hàng nào nhập kho trước thì sẽ được xuất kho trước, xuất hết lô hàng nhập trước rồi mới đến lô hàng nhập sau. Theo phương pháp này, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm hàng và phải hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Mặc dù phương pháp này cho phép kế toán tính giá hàng tồn kho một cách kịp thời nhưng lại làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp với giá cả thị trường . Vì những đặc điểm trên mà phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít hàng tồn kho, số lần xuất nhập không mhiều. c. Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau, sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kì là hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng. Về cơ bàn ưu nhược điểm của phương pháp này cũng giống như phương pháp nhập trước xuất trước nhưng nó giúp cho chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời hơn trước sự biến động của giá cả thị trường. d. Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của hàng xuất kho được tính theo giá trị trung bình của hàng tồn kho tương tự đầu kì và giá trị hàng nhập trong kì. Giá trung bình có thể được tính theo thời kì hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp. Gía đơn vị bình Giá thực tế hàng tồn kho ĐK và nhập trong kì = quân cả kì dự trữ Số lượng hàng tồn kho ĐK và nhập trong kì Khi sử dụng giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ giúp giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho so với phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất. Tuy vậy việc dồn công việc tính giá xuất kho vào cuối kì hạch toán làm ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. Đồng thời sử dụng phương pháp này vẫn phải tính giá theo từng danh điểm hàng tồn kho. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập = sau mỗi lần nhập Số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Sử dụng giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập cho phép kế toán tính giá hàng xuất kho kịp thời nhưng khối lượng công việc nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm vật tư, hàng hóa. Phương pháp này chỉ sử dụng với doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hóa, vật tư và số lần xuất nhập không nhiều. Giá đơn vị bình Giá thực tế hàng tồn kho CK trước hoặc ĐK này quân cuối kì trước = hoặc đầu kì này Số lượng hàng tồn kho CK trước hoặc ĐK này Với phương pháp tính giá trên, để tính giá thực tế hàng xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng được lượng hàng xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có nhiều doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, mẫu mã lại khác nhau,giá trị thấp và được xuất dùng thường xuống sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho, do đó không sử dụng được phương pháp này. Giá thực tế Giá đơn vị = * Số lượng hàng xuất kho hàng xuất kho bình quân e. Phương pháp giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp có nhiêù loại vật tư, hàng hóa tồn kho giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ xuất nhập diễn ra thường xuyên thì việc hoạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp và tốn nhiều công sức, nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hach toán là giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập xuất tồn trong khi chưa tính được giá thực tế. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu, hàng hóa ở một thời điểm nào đó hoặc giá bình quân tháng trước lam giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán làm giảm khối lượng công việc cho cho kế toán xuất nhập hàng tồn kho hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hàng tồn kho được xuất sang giá thực tế. Việc tính giá này dựa vào hệ số giá: Hệ số giá Giá thực tế hàng tồn kho đầu kì và nhập trong kỳ = hàng tồn kho Giá hạch toán hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Sử dụng phương pháp này giúp cho việc tính giá tiến hành nhanh và không bị phụ thuộc vào số lượng chủng loại hàng tồn kho cũng như số lần xuất nhập hàng hóa. 3. So sánh các phương pháp tính giá hàng tồn kho Trong các phương pháp vừa nêu trên ta không thể nhận định phương pháp nào là tốt nhất vì mỗi phương pháp tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Các phương pháp tính hàng tồn kho khác nhau sẽ có tác động khác nhau đến dòng chi phí qua bảng kết toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Trong một thị trường ổn định khi giá cả không đổi việc lựa chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho nào không quan trọng lắm vì nó cho một kết quả như nhau. Nhưng trong một thị trường không ổn định khi giá cả lên xuống thất thường mỗi phương pháp lại cho một kết quả khác nhau. Nếu giá mua vào tăng lên qua các thời kỳ thì phương pháp nhập trước xuất trước cho kết quả trị giá vốn hàng bán thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Còn phương pháp nhập sau xuất trước cho kết quả giá vốn hàng bán cao nhất và lợi nhuận thấp nhất. Nếu sử dụng phương pháp giá bình quân gia quyền thì kết quả sẽ nằm giữa kết quả của hai phương pháp nhập trước và nhập sau xuất trước còn kết quả của phương pháp giá thực tế đích danh hoàn toàn phụ thuộc vào sản phẩm nào được thực tế tiêu thụ . Mỗi phương pháp trên đều đã được thừa nhận và có những lý lẽ riêng để ủng hộ cho việc sử dụng chúng . Phương pháp giá thực tế đích danh được ủng hộ vì nó hoàn toàn phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Tuy nhiên phương pháp này chỉ được sử dụng khi các loại hàng hóa có giá trị cao do vậy chỉ có ít sản phẩm tồn kho và xuất kho. Phương pháp giá bình quân gia quyền có xu hướng che đậy sự biến động giá cả. Phương pháp nhập trước xuất trước đánh giá hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán sát với giá hiện hành của hàng hóa thay thế nhất. Phương pháp nhập sau xuất trước chọn chi phí phát sinh sau cùng để xác định trị giá vốn hàng xuất kho, do đó kết quả là sự tương xứng tốt nhất giữa chi phí hiện hành và doanh thu trên báo cáo . Dựa vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp và điều kiện thị trường giá cả, nhà quản trị doanh nghiệp cần dự đoán xu hướng biến động giá cả, kết hợp với mục tiêu của doanh nghiệp ( thu hút vốn đầu tư, giảm tuế thu nhâp,….) mà lựa chọn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cho phù hợp. Khi lựa chọn phương pháp nào cần công khai trong phần ghi chú của báo cáo. Đây cũng là một thông tin quan trọng để người đọc có thể hiểu được các bác cáo. III. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho là một trong các yếu tố cơ bản cuả quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hạch toán hàng tôn kho không chỉ phục vụ cho công tác quản lí mà còn là tiền đề để hạch toán doanh thu và chi phí. Vì vậy kế toán cần phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình nhập – xuất hàng tồn kho để tránh tình trạng nhầm lẫn và gian lận. Công việc kế toán xuất – nhập hàng tồn kho liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau, bao gồm các chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên dù là loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ yêu cầu quản lí ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra kế toán. Một số chứng từ liên quan đến xuất nhập và sử dụng hàng tồn kho thường gặp: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất vật tư theo hạng mức. Biên bản kiểm nghiệm. Thẻ kho. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì. Biên bản kiểm kê, vật tư,sản phẩm, hàng hóa. …. 1. Các tài khoản thường sử dụng hạch toán hàng tồn kho: * TK 152- Nguyênliệu, vật liệu TK chi tiét: TK 1521: nguyên vật liệu chính. TK1522: vật liệu phụ TK 1523: nhiên liệu * TK153 - Công cụ dụng cụ TK chi tiết: TK 1531 : công cụ dụng cụ TK 1532 : bao bì luân chuyển TK 1533 : đồ dùng cho thuê Tài khoản 152 và 153 có kết cấu gần giống nhau : TK 152, TK 153 Dư đầu kì : Giá trị thực tế của NVL, CCDC tồn kho đầu kì - Giá trị thực tế của NVL, CCDC - Giá trị thực tế của NVL,CCDC tăng trong kì (do mua ngoài ,góp giảm trong kì (do xuất bán, đem đi vốn liên doanh, thừa khi kiểm kê..) góp vốn liên doanh, thiếu trong kiểm với PP kê khai thường xuyên kê,.. )với PP kê khai thường xuyên - Giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kì - Kết chuyển giá trị NVL, CCDC ( với PP kiểm kê định kì) kho đầu kì ( với PP kiểm kê định kì) Dư nợ: giá trị thực tế NVL,CCDC tồn TK 151 - hàng đi đường TK151 - Giá trị thực tế của hàng đi đường - Giá trị thực tế của hàng đi đường tăng trong kì( với PP kê khai thường giảm trong kì ( PP kê khai thường xuyên) . xuyên) . - Giá trị thực tế hàng đi đường cuối - Kết chuyển giá trị thực tế hàng đi kì ( với PP kiểm kê định kì ) . đường đầu kì ( với PP kiểm kê định kì) Dư nợ: giá trị thực tế hàng đi đường cuối kì *TK 154 chi phí sản xuất kinh doanhdở dang TK154 + Giá trị phế liệu thu hồi từ sản xuất và sản phẩm hỏng không sữa chữa được + Giá trị hàng hoá vật tư gia công xong nhập lại kho + Tổng giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm dịch vụ hoàn thành - Số đư đầu kỳ: phản ánh giá trị sản phẩm dỡ dang đầu kỳ + Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp nhâ công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cuối kỳ + Kết chuyển giá trị sản phẩm dỡ dang cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ) - Dư cuối kỳ phản ánh giá trị sản phẩm dỡ dang cuối kỳ  *TK 155 : thành phẩm *TK:156 : hàng hóa TK 155,TK156 Dư đầu kì: trị giá thành phẩm hàng hóa tồn kho đầu kì. - Giá trị thực tế của thành phẩm, - Giá trị thực tế của hàng hóa, hàng hóa nhập kho. thành phẩm xuất kho - Kết chuyển giá trị thành phẩm hàng - Giá trị thực tế của hàng hóa, hóa tồn kho cuối kì (với PPKKĐK ) thành phẩm hao hụt - Kết chuyển giá trị thực tế hàng hóa thành phẩm tồn kho đầu kì Dư cuối kì : trị giá thành phẩm hàng (PPKKĐK) hóa tồn kho * TK 157 : Hàng gửi bán (TK này mở chi tiết cho từng loại hàng ) TK 157 Dư đầu kì : giá trị hàng hóa gửi bán chưa được chấp nhận đầu kì . - Giá trị hàng hóa lao vụ dịch vụ - Giá trị hàng hóa, sản phẩm, lao gửi bán vụ dịch vụ đã được khách hàng nhận thanh toán. - Giá trị hàng hóa gửi bán bị trả lại Dư nợ: giá trị hàng hóa gửi bán chưa được chấp nhận cuối kì. * Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kì để hoạch toán hàng tồn kho, kế tóan sử dụng TK 611 TK611 - Giá trị thực tế NVL, CCDC, hàng - Trị giá NVL, CCDC, hàng hóa , hóa hàng gửi bán, xuất trong kì. hàng đi đường đầu kì - Trị giá thực tế hàng gửi bán đã -Trị giá thực tế NVL, CCDC, hàng được coi là tiêu thụ trong kì. hóa mua vào trong kì, hàng bán bị -Trị giá vật tư, hàng hóa đã bán bị trả lại,… trả lại. - Trị giá NVL, CCDC, hàng hóa tồn kho cuối kì TK này không có số dư cuối kì TK611 không có số dư cuối kì và được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2: TK 6111 : mua nguyên vật liệu TK 6112 : mua hàng hóa. 2. Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất thường xuyên. Tuy tùy vào đặc điểm của tong loại hàng tồn kho và của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp kiểm kê từng nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào cuối kì bằng cách cân đo đong đếm, ứơc lượng số lượnghàng tồn kho cuối kì. Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên kế toán có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kì. a. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Đây là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên , liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Các tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa, vì vậy giá trị của chúng trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kì thời điểm nào trong kì hạch toán. Cuối kì căn cứ vào số kiệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hóa tồn kho so sánh với số liệu tồn trên sổ kế toán, nếu có sai lệch phải tìm nguyên nhân để điều chỉnh, xử lí kịp thời. Phương pháp này sử dụng trong những doanh nghiệp có mặt hàng giá trị lớn. Ta có các sơ đồ hạch toán tổng hợp hàng tồn kho như sau : Sơ đồ hạch toán vật TƯ TK111,112,331,141,.. TK 151 TK 111,112,331 mua vật tư về nhập kho trị giá vật tư trả lại người P không thuế bán, được¯giá,chiết khấu tm TK133 TK133 thuế GTGT thuế GTGT được khấu trừ được khấu trừ (nếu có) (nếu có) TK111,334,1388 TK 151 giá trị vật liệu mất mát,hư trị giá vật tư đi đưòng về hỏng,hao hụt do cá nhân,tổ nhập kho chức phải bồi thường TK632 TK 338 phầngiá trị hao hụt, hư hỏng trị giá vật tư thừa khi kiểm kê tính vào giá vốn hàng bán TK335,241,621,627 641,642,.. TK154,142,128,222,.. giá trị NVL,CCDC loại phân nhập vật tư từ các nguồn khác bổ 1 lần xuất dùng cho như tự chế,nhận vốn góp LD SXKD,XDCB nhận lại vốn góp LD TK142 TK153 TK142,242 TK621,627,641,642 phân bổ dầngiá trị CCDC đã xuất nhận lạiCC trị giá CCDC xuất sử dụng vào SXKD TK 627 DC cho thuê dùng loại phân bổ phân bổ giá trị CC vớiDN chuyên 1 lần hoặc cho thuê cho thuê TK635 DCcho thuê vào Với DN k0 chuyên cho thuê sƠ Đồ HạCH TOáN hàng hóa TK 111,112,331, TK 156 TK 111,112,141,331, Trị giá hàng hoá thu mua Trị giá hàng hoá mua trả lại người bán, được giảm giá, chiết khấu thương mại TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 133 Ghi giảm thuế GTGT đầu vào TK 632 TK 3381 Gía vốn hàng hoá xuất bán Hàng hoá thừa trong kiểm kê chờ giải quyết TK 157 Trị giá hàng hoá gửi bán được coi là tiêu thụ Trị giá hàng hoá xuất gửi bán Giá vốn hàng hoá xuất kho biếu tặng trao đổi TK 1381 Trị giá hàng hoá mất mát thiếu hụt không rõ lý do Xử lý khoản mất mát hao hụt vào giá vốn Xử lý mất mát do người có lỗi bồi thường SƠ Đồ HạCH TOáN THàNH PHẩM TK 155 TK 157,632 Thành phẩm hoàn thành nhập kho Xuất kho thành phẩm gửi bán giao đại lý,… TK 154 TK 128,222 TK 157,632 Xuất thành phẩm góp vốn liên doanh Giá TT được đánh giá Giá vốn thành phẩm gửi bán giao đại lý đã được coi là tiêu thụ bị trả lại nhập kho Giá ghi sổ TK 412 Số chênh lệch tăng Số chênh lệch giảm TK 3381 Thành phẩm thừa trong kiểm kê chờ giải quyết TK 1381 Thành phẩm thiếu trong kiểm kê chờ giải quyết TK 412 TK 412 Đánh giá tăng (số chênh lệch) Đánh giá giảm (số chênh lệch) b. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kì và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Đây là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh gía trị hàng tồn kho cuối kì trên sổ. Từ đó tính ra giá trị hàng hóa xuất kho trong kì theo công thức :  Trị giá vật trị giá vật trị giá vật tư trị giá vật tư tư, hàng hóa = tư, hàng hóa + hàng hóa mua - hàng hóa tồn xuất kho tồn đầu kì vào trong kì kho cuối kì Sử dụng phương pháp kiểm kê định kì, mọi sự biến động, tăng, giảm của vật tư hàng hóa không theo dõi được và không được phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư hàng hóa mua vào nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng : TK 611: mua hàng. Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kì hạch toán để xác định gía trị vật tư hàng hóa tồn kho thực tế, trên cơ sở đó phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho. Như vậy khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kì các tài khoản hàng tồn kho chỉ được sử dụng lúc đầu kì, và cuối kì hạch toán chứ không được sử dụng trong kì. Và khi khi nhìn vào các định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong kì có liên quan đến hàng tồn kho ta không thể biết được doanh nghiệp đã nhập _ xuất nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ bởi vì chúng được phản ánh cùng trên TK 6111: mua nguyên vật liệu Phương pháp kiểm kê định kìlàm giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nên thường được sử dụng trong những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa với qui cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất nhập thường xuyên. Ta có thể trình bày phương pháp hạch toán tổng hợp về hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì trên các sơ đồ sau : SƠ Đồ HạCH TOáN VậT TƯ TK111,112,331,311,.. TK611 TK152,153 trị giá vật tư mua trong kì cuối kì xác định vật tư giá không thuế còn tồn kho cuối kì TK133 theo kết quả kiểm kê thuế GTGT được khấu trừ đầu kì kết chuển giá trị vật tư tồn kho sơ dồ hạch toán thành phẩm TK155,157 TK632 TK155,157 kết chuyển giá thực tế của kết chuyển giá thực tế của thành phẩm tồn kho ĐK thành phẩm tồn kho CK TK631 TK911 kết chuyển giá thực tế của kết chuyển giá vốn của thành phẩm nhập kho TK thành phẩm tiêu thụ TK sơ đồ hạch toán hàng hóa Kết chuyển giá trị hàng hoá đang đi đường, gửi bán cuối kỳ TK 611 TK 632 TK 151,156,157 Giá trị hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển giá trị hàng hoá đang đi đường, gửi bán đầu kỳ TK 1381 Phần hao hụt ghi giảm giá vốn Giá trị hàng hoá bị hao hụt chưa rõ lý do TK 111,112,331… TK 1388,334 Phần do cá nhân bồi thường Giá trị hàng hoá nhập trong kỳ TK 133 TK 331,111,112,138 Giá trị hàng hoá trả lại người bán phải được giảm giá chiết khấu TM Thuế GTGT đầu vào TK 133 Ghi giảm thuế GTGT đầu vào Trong quá trình sản xuất kinh doanh, định kì hay đột xuất doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê các loại hàng tồn kho để xác định số lượng hàng tồn kho. Từ đó đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm xác định chênh lệch (nếu có) và tìm nguyên nhân xử lí. c. Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lí để tiến hành định khoản và ghi sổ. Trong từng trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho (NVL,CCDC,hàng hóa) chúng ta đều đã có cách ghi sổ theo các sơ đồ đã vẽ ở trên. Trước đây, theo phương pháp hạch toán cũ việc thiếu hụt hàng tồn kho được chia làm hai phần là thiếu trong định mức và thiếu ngoài định mức. Phần thiếu trong định mức hạch toán vào TK642: chi phí quản lí doanh nghiệp,và phần hao hụt ngoài định mức sẽ do người gây nên hao hụt bồi thường. Như vậy việc hạch toán vào TK642 đã tách1 phần tổn thất do hao hụt hàng tồn kho ra khỏi chi phí sản xuất trong khi nó lại liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất. Đồng thời việc chia tách đó gaay phức tạp thêm cho quá trình ghi sổ của kế toán. Khi chuẩn mực kế toán mới được ban hành đã có sự thay đổi hợp lí là không phân định thành thiếu trong định và ngoài định mức nữa mà phần thiếu hụt sẽ do các cá nhân, tổ chức có lỗi phải bồi thường và phần hao hụt tự nhiên sẽ hạch toán trực tiếp vào TK 632: giá vốn hàng bán. d. Trường hợp phát hiện thừa hàng tồn kho : - Nếu thừa so với hóa đơn: kế toán phản ánh vào TK3381–tài sản thừa chờ xử lí, Sau đó tùy vào quyết định của doanh nghiệp mà ghi các bút toán tiếp sau. BT1: ghi tăng số thừa: Nợ TK 152,153,156 giá trị hàng tồn kho Có TK 338(3381) thừa trong kiểm kê BT2: tùy vào quyết định của doanh nghiệp, kế toán phản ánh: + Nếu trả lại người bán: Nợ TK 338(3381) số thừa trả lại người bán Có TK 152,153,156 + Nếu mua tiếp số thừa : Nợ TK 338(3381) : Giá chưa có thuế Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK111,112,331 : Tổng giá thanh toán - Nếu thừa trong kiểm kê: kế toán ghi giảm giá vốn hàng bán Nợ TK 338(3381) giá trị hàng thừa trong kiểm kê Có TK 632 3. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho : a. Sự cần thiết phải lập dự phòng : Trong kinh doanh để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do nhân tố khách quan như : giảm giá hàng tồn kho,… doanh nghiệp cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau. Dự phòng làm tăng tổng chi phí , có nghĩa là làm giảm thu nhập ròng của niên độ dự phòng. Việc lập dự phòng cho phép doanh nghiệp vừa có thể hạch toán tài sản theo giá gốc, lại vừa có thể ghi nhận trên báo cáo tài chính giá trị thưc tế của tài sản. Đồng thời dự phòng tạo lập cho mỗi doanh nghệp một quĩ tiền tệ để đủ sức khắc phục những rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra, bảo toàn vốn kinh doanh. b. Nguyên tắc lập dự phòng : Khi doanh nghiệp muốn lập dự phòng giảm giá một loại hàng tồn kho nào đó, doanh nghiệp phải có chứng từ hợp pháp chứng minh giá vốn của loại hàng tồn kho đó. Cuối kì kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng. Số dự phòng cần lập là số chênh lậch giữa giá trị thuần có thể thực hiện được và giá gốc của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng này được lập trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho . Đối với dich vụ cung cấp dở dang việc lập dự phòng được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt . Trường hợp vật tư của doanh nghiệp bị giảm gía so với giá ghi trên sổ kế toán nhưng giá bán của sản phẩm dịch vụ làm tư vật tư đó không gỉam giá thì không được lập dự phòng. c. Phương pháp hoạch toán : Mức dự phòng Số lượng hàng Giá đơn Giá đơn vị thực tế = tồn kho bị giảm * vị ghi sổ – trên thị trưòng cần lập giá lúc lập báo cáo kế toán lúc lập báo cáo Giá thực tế thị trường của các loại vật tư, thành phẩm, hàng hóatồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm là giá cả có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư, hàng hóa bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết. Cuối niên độ kế toán, nếu giá thị trường của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc kế toán cần lập dự phòng. Cuối niên độ kế toán sau, kế toán dự kiến mức dự phòng mới cần lập và tiến hành điều chỉnh : Nếu mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch lớn hơn số đã lập cuối năm trước thì cần lập bổ sung số thiếu . Nếu mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước thì hoàn nhập số thừa bằng cách ghi bút toán ngược lại so với bút toán lập dự phòng. Nếu số dự phòng cần lập cho năm kế hoạch bằng số dư khoản dự phòng năm trướcđã trích, thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thời điểm hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 159 TK 632 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho IV. Nhận xét, đánh giá và kiến nghị về hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: 1. Nhận xét, và so sánh về hạch toán tổng hợp hàng tồn kho của Việt Nam và một số nước khác: Trong những năm qua, công cuộc cải cách toàn diện kế toán Việt Nam đã được tiến hành, đồng thời với quá trình hình thànhvà hoàn thiện môi trường, khuôn khổ pháp lí cho hoạt động kế toán hệ thống chế độ kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp cũng ngày càng hoàn thiện hơn. Quyết định số 149/2001/QĐ – BTC ngày 31/12/2001 của bộ trưởng bộ tài chính đã ban hành và công bố bốn chuẩn mực kế toán (đợt 1), trong đó có chuẩn mực về “hàng tồn kho”. Việc ban hành chuẩn mực về hàng tồn kho đã giải quyết được nhiều vấn đề bất hợp lí trong hạch toán và đưa hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam trở nên thống nhất hơn với chuẩn mực kế toán quốc tế. Mặc dù vẫn còn một số điểm khác biệt nhưng nguyên nhân chủ yếu là do điều kiện kinh tế của nước ta với các nước khác có nhiều khác biệt. Những khác biệt về điều kiện kinh tế đẫn đến các mô hình kinh tế khác nhau, các thành phần kinh tế khác nhau và phương pháp hạch toán khác nhau. - Về phương pháp tính gía trị hàng tồn kho: Chuẩn mực kế toán quốc tế qui định một số phương pháp sau có thể được sử dụng để tính giá trị hàng tồn kho : + Phương pháp chi phí thực tế. + Phương pháp chi phí chuẩn: ã Tính theo mức chi phí thông thưòng của NVL, nhân công và công suất ã Xem xét lại thường xuyên để đảm bảo xấp xỉ chi phí thực tế. + Phương pháp bán lẻ. Chuẩn mực kế toán Việt Nam không đề cập đến các phương pháp trên.Tuy nhiên, theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, các doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn một trong các phương pháp tính giá hàng tồn kho, trong đó có phương pháp hệ số giá. Khi sử dụng phương pháp này sẽ giả._.