Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch thương mại

n…………………………… 9 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thương mại…………………………….. 11 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán…………………………………... 11 1.2.2. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán………………………………………... 15 1.2.2.1. Những thông số chung của công tác kế toán tại đơn vị…………… 15 1.2.2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng……………………………………….. 15 1.2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng………………………………… 15 1.2.2.3.1. Hệ thống sổ chi tiết……………………………………………... 16 1.2.2.3.2. Hệ thống sổ tổng hợp…………………………………………… 16 1.2.2.4. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp………………………………….. 16 1.2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán…………………………………………. 17 1.3. Thực trạng công tác kế toán hàng hoá………………………………… 18 1.3.1. Tài khoản sử dụng…………………………………………………... 18 1.3.2. Kế toán hàng hoá……………………………………………………. 18 1.3.2.1. Hạch toán chi tiết hàng hoá……………………………………….. 18 1.3.2.2. Hạch toán tổng hợp hàng hoá……………………………………... 24 1.3.2.3. Hạch toán chi phí thu mua………………………………………… 26 1.4. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại………………………………………………………………... 28 1.4.1. Tài khoản sử dụng……………………………………….………….. 28 1.4.2.Hạch toán doanh thu tiêu thụ………………………………………… 30 1.4.2.1. Hạch toán chi tiết doanh thu tiêu thụ……………………………… 30 1.4.2.2. Hạch toán tổng hợp doanh thu tiêu thụ…………………………… 32 1.4.3. Hạch toán giá vốn hàng bán………………………………………… 34 1.4.3.1. Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán………………………………. 34 1.4.3.2. Hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán…………………………….. 36 1.4.4. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu…………………………… 37 1.5. Thực trạng công tác kế toán xác định kết quả tiêu thụ………………... 40 1.5.1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 40 1.5.1.1. Hạch toán chi phí bán hàng……………………………………….. 41 1.5.1.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp………………………….. 43 1.5.2. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ………………………………… 45 Chương 2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thương mại 50 2.1. Đánh giá thực trạng hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thương mại…………………………….. 50 2.1.1. Những ưu điểm……………………………………………………… 50 2.1.2. Những tồn tại cần khắc phục………………………………………... 51 2.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thương mại…………… 52 2.2.1. Đối với kế toán khoản chi phí dự phòng giảm giá hàng hoá………... 52 2.2.2. Hoàn thiện hạch toán Dự phòng phải thu khó đòi…………………... 54 2.2.3. Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thanh toán cho khách hàng………. 56 2.2.4. Hoàn thiện hạch toán các khoản giảm giá hàng bán………………... 57 2.2.5. Hoàn thiện việc phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý…………. 58 kết luận 62 Danh mục tài liệu tham khảo Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Nhà xuất bản giáo dục. Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Nhà xuất bản tài chính Hà Nội- 1995. 3. Hướng dẫn lập- đọc- phân tích báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị(Theo Quyết Định số 167/200QĐ - BTC ngày 25- 10- 200 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) – Nhà xuất bản thống kê. 4. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh – Nhà xuất bản thống kê. 5. Giáo trình kế toán quản trị – Nhà xuất bản lao động- xã hội. Lời mở đầu Đại hội Đảng lần thứ 6 (tháng 12 năm 1986) đã đưa đất nước ta bước vào một thời kỳ mới với những chuyển biến tích cực trong nền kinh tế. Cơ hội mới đặt ra trước mắt các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng, đó là việc áp dụng cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước. Đồng thời thúc đẩy hàng loạt các doanh nghiệp mới ra đời, hoà nhập vào nền kinh tế đang từng bước chuyển mình ấy. Để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế mới, mỗi doanh nghiệp thương mại nói riêng và doanh nghiệp nói chung phải tìm ra cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp với yêu cầu khắc nghiệt của thị trường mà khâu vô cùng quan trọng đó là tiêu thụ sản phẩm, giải quyết đầu ra cho sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp. Bởi thực tế chứng minh rằng, doanh nghiệp nào giải quyết tốt khâu tiêu thụ sẽ thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay vốn, bù đắp chi phí bỏ ra và thu lợi nhuận, tạo đà cho sự tăng trưởng và phát triển. Tuy vậy, thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt việc này. Có những doanh nghiệp quá coi trọng lợi nhuận mà quên đi mất nhu cầu thực tế của thị trường. Ngược lại, có doanh nghiệp áp dụng quá nhiều chiến dịch khuếch trương quả cáo mà không chú ý tới mối quan hệ đối lập giữa chi phí và lợi nhuận .… dẫn tới kém hiệu quả trong hoạt động của mình. Vì những lý do trên, nên khi chọn Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại là nơi khảo sát thực tế nhằm bổ sung những kiến thức được tiếp thu tại nhà trường, em đã cố gắng tìm hiểu đề tài: "Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch thương mại" Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và kết luận còn có hai phần chính: Chương 1: Thực trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại. Chương 2: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại. Chương 1 thực trạng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thương mại. 1.1. Đặc điểm kinh tế và quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại. 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thương mại. Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại đã có được 10 năm hoạt động. Do yêu cầu của Nhà nước cũng như đáp ứng nhu cầu của thị trường Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại đã liên tục thay đổi, đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh. Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại có tên giao dịch Procom là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc loại doanh nghiệp đoàn thể. Trụ sở giao dịch: Số 10 Đoàn Trần Nghiệp. Công ty thuộc công đoàn nghành Thương mại và Du lịch Việt Nam (trực thuộc Bộ Thương mại). Đầu năm 1994 với chủ trương thu hút thêm lao động nhằm giải quyết việc làm và nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên trong nghành Thương mại và Du lịch công đoàn ngành đã quyết định thành lập Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại (Procom). Công ty được chính thức thành lập theo quyết định số 1329 QĐ/ UB ngày 4/7/1994 của Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội. Khi mới thành lập công ty có tổng số vốn là 1.714.200.000đ và 50 cán bộ công nhân viên cùng 8 căn phòng làm việc với tổng diện tích 200 m2. Ngày mới thành lập công ty còn gặp rất nhiều khó khăn bởi sự cạnh tranh gay gắt của các công ty khác cũng như nhu cầu thị trường thường xuyên biến động. Trong khi công ty mới thành lập vốn không nhiều, cán bộ công nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tìm hiểu thị trường đầu vào cũng như tiêu thụ. Đã có những năm công ty làm ăn thua lỗ đã ảnh hưởng đến đời sống của cán bộ công nhân viên. Nhưng nhờ có hướng đi đúng đắn cùng sự cố gắng của Ban Giám đốc và cán bộ công nhân viên công ty mà công ty đã vượt qua được những giai đoạn khó để vững bước đi lên. Sau 10 năm xây dựng và phát triển bằng nỗ lực bản thân và sự giúp đỡ quan tâm của cấp trên, Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại đã có những bước trưởng thành đáng kể. Đến nay công ty có lực lượng lao động hùng hậu có chất lượng tốt với trên 200 người. Ngoài các điều kiện cơ sở vật chất và nguồn vốn kinh doanh cũng tăng rõ rệt, tới nay công ty đã có tổng số vốn là 2.630.000.000đ với nhiều kho, bãi, xe, máy phục vụ sản xuất và kinh doanh. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo mô hình kết hợp. Với mô hình này, những quyết định quản lí do các phòng ban nghiên cứu và đề xuất lên cấp trên. Sau khi được cấp trên thông qua biến thành mệnh, mênh lệnh được truyền đạt xuống dưới và cấp dưới thi hành. Giám đốc công ty Phó giám đốc kinh doanh xuất- nhập khẩu Phó giám đốc kinh doanh du lịch Phòng kinh doanh 2 Kinh doanh du lich nội địa Kinh doanh du lich quốc tế Phòng xuất khẩu Phòng nhập khẩu Đại diện hành chính miền Bắc Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính Phó giám đốc kinh doanh thương mại Đại diện hành chính miền Nam Phòng kinh doanh 1 Đại diện hành chính miền Trung Đại diện chi nhánh Bắc- Trung- Nam Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Giám đốc: là người có quyền cao nhất trong Công ty, có trách nhiệm quản lý, điều hành mọi hoạt động của Công ty trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trương, chính sách, chế độ Nhà nước, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.Ngoài ra để thực hiện chủ trương tinh giảm bộ máy quản lý, Giám đốc trực tiếp phụ trách 3 bộ phận. Kế toán- tài vụ. Hành chính. - Đại diện chi nhánh Bắc- Trung- Nam ở các địa phương Móng Cái- Đà Nẵng- thành phố Hồ Chí Minh. Phó Giám đốc kinh doanh thương mại: có nhiệm vụ theo dõi chỉ đạo và giám sát các phòng ban của mình là phòng kinh số 1, 2 thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ là kinh doanh, đồng thời đặt ra kế hoạch cụ thể. Phó Giám đốc kinh doanh du lịch: thực hiện chức năng điều hành hoạt động kinh doanh chuyên về lĩnh vực du lịch Phó Giám đốc kinh doanh xuất nhập khẩu: phụ trách hoạt động xuất nhập khẩu và quan hệ, tìm hiểu các đối tác nước ngoài. Các phòng ban chức năng chịu sự điều hành trực tiếp của các Phó giám đốc. Ngoài việc thực hiện các chức năng của mình các phòng ban còn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ lẫn nhau nhằm hoàn thành tốt công việc được giao. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban cụ thể như sau: Phòng kinh doanh số 1, 2 có nhiệm vụ tập trung kinh doanh các mặt hàng trong nước dựa trên cơ sở kế hoạch được giao và thực hiện các công việc được phân công. Phòng kinh doanh du lịch: + Phòng kinh doanh du lịch nội địa chuyên kinh doanh các dịch vụ thuộc mảng du lịch trong nước đưa đón khách du lịch nội địa thăm quan các danh lam thắng cảnh ở các địa phương trong nước.  + Phòng kinh doanh du lịch quốc tế chuyên kinh doanh các dịch vụ thuộc mảng du lịch quốc tế. Tổ chức các tour đi du lịch, đưa đón và làm thủ tục xuất-nhập cảnh cho các khách hàng nội địa và quốc tế. Quan hệ, tìm hiểu và hợp tác với các Công ty du lịch khác trên thế giới để có nhiều địa điểm đưa đón khách. Phòng kinh doanh xuất- nhập khẩu: + Phòng kinh doanh xuất khẩu: chuyên kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng mà thị trường nước ngoài yêu cầu đặc biệt là thị trường ASEAN ngoài ra còn mội số thị trường lớn khác như Trung Quốc, Đài Loan… + Phòng kinh doanh nhập khẩu: chủ yếu nhập khẩu những mặt hàng mà nhu cầu thị trường trong nước đòi hỏi cũng như nhập những mặt hàng rồi xuất ngay cho các thị trường nước ngoài khác. - Các chi nhánh đại diện ở 3 miền Bắc- Trung- Nam hoạt động ở thị trường trong nước với 3 nhiệm vụ chính: + Giúp đỡ khối kinh doanh du lịch trong việc quan hệ với các đối tác ở điạ phương có danh lam tháng cảnh, liên hệ với các tổ chức cá nhân có nhu cầu du lịch. + Cung cấp thông tin cần thiết cho Công ty đồng thời là nơi tìm kiếm thị trường, đối tác làm ăn mới cho Công ty. + Kinh doanh thương mại các sản phẩm phục vụ cho 3 khối kinh doanh của Công ty. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ theo dõi, phụ trách các vấn đề: + Tổ chức nhân sự. + Tiền lương cán bộ công nhân viên của Công ty. + Các chế độ bảo hiểm, trợ cấp xã hội theo quy định. + Quản lý hồ sơ. + Bảo vệ cơ sở vật chất của Công ty( kho hàng, máy móc thiết bị…) - Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp, tham mưu cho cấp trên các vấn đề về tài chính như tạo vốn, sử dụng vốn, quản ký vốn( chủ yếu là quản lý lưu thông, thanh toán, các quan hệ tín dụng) và kế toán sổ sách, tính toán chi phí, thu nhập, lãi, lỗ, báo cáo tài chính… Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lich Thương mại có địa bàn hoạt động rộng, nghành nghề kinh doanh phong phú, phục vụ khách hàng trong và ngoài nước. Bởi vậy Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp cao. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty hỗ trợ sản xuất và du lịch thương mại. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty tại trủ sở chính gồm 4 người, làm việc theo nguyên tắc tập trung. Công ty bao gồm các phần hành kế toán sau: Kế toán TSCĐ. Kế toán hàng hoá và thanh toán với người bán. Kế toán lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh toán với người lao động. Kế toán tiền mặt. Kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán thuế. Kế toán tiêu thụ và thanh toán với người mua. Kế toán tập hợp chi phí bán hàng và quản lý. Lập báo cáo kế toán cuối kỳ. Bộ máy kế toán của công ty bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Mô hình tổ chức này phù hợp với quy mô hoạt động của công ty, đảm bảo được sự chỉ đạo của Ban Giám đốc và Kế toán trưởng, đồng thời có khả năng cung cấp thông tin một cách kịp thời cho việc ra quyết định quản trị doanh nghiệp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán hàng hoá, TGNH Thủ quỹ Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Kế toán theo dõi mua- bán hàng hoá Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán viên như sau: Kế toán trưởng: có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ hoạt động nghiệp vụ tài chính, kế toán của Công ty. Trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng như sau: Ký duyệt séc, uỷ nhiệm chi, chuyển tiền các chứng từ thanh toán đã đầy đủ thủ tục phục vụ cho hoạt kinh doanh của Công ty. Ký phiếu thu, chi tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh doanh và việc thanh toán mua bán với khách hàng. Ký báo cáo quyết toán quý, năm đã được giám đốc ký duyệt. Lập kế hoạch cân đối thu chi hàng tháng, quý, năm phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Tham mưu cho giám đốc các vấn đề liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Quản lý cán bộ nhân viên trong phòng. Phó phòng kế toán: phụ trách kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí bán hàng quản lý, kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính định kỳ. Với nhiệm vụ như vậy, Phó phòng tài chính kế toán có trách nhiệm và quyền hạn như sau: Theo dõi chi tiết từng TSCĐ, tổng thể TSCĐ trong toàn công ty theo các chỉ tiêu của Luật kế toán. Lưu giữ và bảo quản đầy đủ chứng từ, hồ sơ của tình hình tăng giảm TSCĐ, Thẻ tài TSCĐ, Sổ theo dõi chi tiết TSCĐ. Thông báo tình hình biến động TSCĐ và các thông tin kế toán khác về TSCĐ một cách chính xác đầy đủ, trung thực kịp thời cho Trưởng phòng kế toán và Ban Giám đốc khi có yêu cầu. Trích khấu hao TSCĐ từng tháng, quý, năm chính xác đầy đủ từ đó tính và phân bổ vào chi phí bán hàng của từng loại hàng hoá và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tập hợp đầy đủ, chính xác các chi liên quan đến hoạt động kinh doanh trong kỳ kinh doanh như: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí liên quan khác đồng thời xác định chính xác lượng hàng hoá- dịch vụ mua vào trong kỳ, đã bán trong kỳ, còn tồn đọng ở kho, ở các cửa hàng. Ghi chép đầy đủ, chính xác giá vốn hàng bán, giá bán thực tế từ đó xác định được kết quả. Kiểm tra, đối chiếu số liệu một cách tổng hợp, phát hiện và điều chỉnh kịp thời khi có sai sót. Đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ và tập hợp chi phí theo đúng nguyên tắc hạch toán kế toán. Lập các Báo cáo tài chính định kỳ cũng như đột xuất gửi các cơ quan chức năng theo đúng quy định và Ban Giám đốc khi có yêu cầu. Kiểm tra nghiệp vụ hạch toán các phần hành kế toán trong kỳ hạch toán. Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu mà mình cung cấp, chịu trách nhiệm về những công việc Trưởng phòng giao. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ như sau: Thường xuyên theo dõi các hoạt động thu chi của quỹ tiền mặt, tiến hành các thủ tục thu chi như viết phiếu thu, phiếu chi sau khi có chứng từ hợp lý, hợp lệ… từ đó giám sát được số dư tiền tại quỹ theo từng ngày. Lưu trữ chứng từ đầy đủ, chứng từ, sổ theo dõi chi tiết tài khoản phải được cập nhật hàng ngày, thường xuyên đối chiếu số dư với thủ quỹ. Kiểm tra, theo dõi và thanh toán những chứng từ liên quan đến hoạt động mua bán có phát sinh các khoản phải thu, phải trả trong quá trình kinh doanh của công ty theo đúng quy định của công ty và Luật kế toán. Mở sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng khách hàng, nhà cung cấp hay người tạm ứng, số dư công nợ phải trả được xác định theo từng thời điểm, thời gian cụ thể. Đôn đốc khách hàng, người tạm ứng trả ngay các khoản phải thu, tạm ứng khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ không để phát sinh các khoản nợ khó đòi, kết hợp với các bộ phận kế toán khác để tiến hành các thủ tục thanh toán các khoản phải trả. Theo dõi, giám sát các hoạt động nhập – xuấ - tồn hàng hoá, dịch vụ của công ty tại trụ sở chính cũng như tại các chi nhánh khi có báo cáo gửi về. Tình đúng, đủ mọi chi phí mua hàng hoá từ đó tính ra giá mua hàng. Phải thường xuyên đối chiếu số tồn sổ sách với thực tế. Lưu giữ chứng từ theo đúng quy định của Luật kế toán. Tính đúng, đủ số tiền lương, BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên hàng tháng. Tính đúng, tính đủ chính xác số tiền BHYT, KPCĐ phải thu từ lương của cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. Kế toán TGNH, hàng hoá, doanh thu và các khoản thuế: có nhiệm vụ sau: Theo dõi, giám sát thường xuyên mọi hoạt động của các khoản tiền gửi, tiến hành theo dõi các thủ tục thu chi bằng chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng sau khi có các chứng từ hợp lệ… từ đó giám sát được số dư tài khoản từng ngày. Lưu giữ các chứng từ đầy đủ, chứng từ, sổ theo dõi chi tiết tài khoản phải được cập nhật hàng ngày, thường xuyên đối chiếu số dư với ngân hàng. Doanh thu tiêu thụ hàng hoá được cập nhật hàng tuần, việc ghi chép doanh thu dựa vào hoá đơn bán hàng và các khoản giảm trừ, chiết khấu trên các giấy tờ, hoá đơn khác có liên quan. Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá trong kỳ kinh doanh. Theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn cả về số lượng và giá trị của hàng hoá. Tính đúng, đủ số thuế đầu vào, đầu ra và số thuế phải nộp trong kỳ cuả từng loại hàng hoá trong kỳ. Thủ quỹ: có nhiệm vụ sau: Thu chi tiền mặt theo chứng từ thu, chi khi đã có đầy đủ thủ tục hợp lý, hợp lệ, có đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc…Vào sổ quỹ hàng ngày, tính số dư tồn quỹ của tiền mặt hàng ngày. Hàng tuần nộp tiền bán hàng vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty từ 1 đến 2 lần. Cuối tháng kiểm quỹ, đối chiếu số dư với kế toán theo dõi tiền mặt, đối chiếu số tồn thực tế với tổng quỹ sổ sách. Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán nhất quán với tổ chức bộ máy chung của toàn công ty, do đó đã giúp phát huy tối đa chức năng của cả hai bộ máy tạo nên sự thống nhất trong toàn công ty . 1.2.2. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán. 1.2.2.1. Những thông số chung của công tác kế toán tại đơn vị. Kỳ kế toán: Hiện nay kỳ kế toán của công ty được xác định theo từng quý. Cuối mỗi quý công ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập các BCTC theo quy định. Năm kế toán: Được xác định theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Phương pháp tính giá hàng xuất tiêu thụ: Tính theo phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp tính thuế GTGT: Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng. 1.2.2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng. Hiện nay công ty đã đăng ký và sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính hiện hành về việc đăng ký và sử dụng hoá đơn trong công ty. Với mỗi phần hành kế toán công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính, ngoài ra công ty còn tự thiết kế các chứng từ cần thiết để sử dụng trong nội bộ công ty. 1.2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng. Công ty đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01/11/1995 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Ngày 01/01/2003 vận dụng 4 chuẩn mực kế toán mới, doanh nghiệp đã không sử dụng các tài khoản như 721, 821 và đã bổ sung thêm các TK mới như 635, 515,… và công ty đã thay đổi nội dung hạch toán của một số tài khoản như: 711, 811. 1.2.2.3.1. Hệ thống sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết của doanh nghiệp gồm có: Sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thu – chi tiền, sổ chi tiết công nợ phải thu – phải trả, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn. Hệ thống sổ chi tiết này dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết sẽ cung cấp về tình hình tài sản, tiền vốn, tình hình hoạt động kinh doanh và làm căn cứ để lập Báo cáo Tài chính. 1.2.2.3.2. Hệ thống sổ tổng hợp. Hệ thống sổ tổng hợp của doanh nghiệp gồm có: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng tổng hợp cân đối số phát sinh. Những sổ kế toán tổng hợp này dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, tài khoản và dùng để kiểm tra, đối chiếu số liệu, lập Báo cáo Tài chính. 1.2.2.4. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp. Là một doanh nghiệp đoàn thể, hoạt động kinh doanh, công ty đã lựa chọn phương pháp ghi sổ là phương pháp Chứng từ ghi sổ. Việc lựa chọn phương pháp Chứng từ ghi sổ để hạch toán là phù hợp với tình hình của công ty. Sơ đồ: Quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ của Công ty. .Ghi hàng ngày .Ghi cuối tháng . Đối chiếu, kiểm tra Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân tài khoản 1.2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán. Kết thúc kỳ kế toán, công ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập hệ thống Báo cáo tài chính. Hiện nay, cuối niên độ, công ty tiến hành lập các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài các Báo cáo tài chính được lập một cách định kỳ trên, các Báo cáo khác gồm: Báo cáo lưu chuyển lưu chuyển tiền tệ và hệ thống Báo cáo quản trị kế toán lập theo yêu cầu của Ban Giám đốc khi có yêu cầu. Tuy nhiên, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Báo cáo quản trị rất ít được công ty quan tâm. Với vai trò quan trọng của hệ thống Báo cáo quản trị công ty nên xây dựng hệ thống Báo cáo quản trị riêng phù hợp với đặc điểm của đơn vị, từ đó có thể cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời cho Ban Giám đốc trong việc ra quyết định quản trị doanh nghiệp. 1.3. Thực trạng công tác kế toán hàng hoá. 1.3.1. Tài khoản sử dụng. Công ty sử dụng tài khoản 156 “Hàng hoá” để hạch toán hàng hoá mua vào, bán ra. Nội dung và kế cấu tài khoản này như sau: Nội dung: Trị giá mua của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng và chi phí thu mua Kết cấu: + Bên Nợ: Trị giá mua của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng và chi phí thu mua + Bên Có: Trị giá thực tế của hàng xuất kho, chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ + Dư Nợ: Trị giá của hàng tồn kho, chi phí thu mua của hàng tồn kho Các TK cấp 2 như sau: TK 1561 “Giá mua hàng hoá” TK 1562 “Chi phí thu mua” 1.3.2. Kế toán hàng hoá. 1.3.2.1. Hạch toán chi tiết hàng hoá. Công ty hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp Thẻ song song. Quy trình hạch toán chi tiết hàng hoá như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết N-X-T Quy trình hạch toán chi tiết như sau: Theo phương pháp này, các chứng từ nhập xuất kho sẽ được thủ kho theo dõi về mặt số lượng ở thẻ kho và kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị trên sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá, cuối tháng sẽ được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập – xuất – tồn. ở kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá về mặt số lượng cho từng loại hàng hoá (ở mỗi kho mở một thẻ riêng cho từng loại hàng hoá). Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi thẻ kho. ở phòng kế toán, định kỳ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kế toán tiến hành định khoản trên các chứng từ, và ghi vào sổ chi tiết hàng hoá (Sổ chi tiết hàng hoá được kế toán mở tương ứng với thẻ kho). Cuối tháng, kế toán kế toán cộng sổ, đối chiếu số lượng với thẻ kho sau đó lập Bảng tổng hợp chi tiết nhập – xuất – tồn. Bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn được ghi dựa trên số tổng cộng trên sổ chi tiết hàng hoá cả mặt số lượng và giá trị. Các mẫu sổ của công tác hạch toán chi tiết hàng hoá tại công ty như sau: Biểu số 1. Phiếu xuất kho hàng hoá Đơn vị: Công ty hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại Mẫu số: 02-VT Địa chỉ: Số 10 Đoàn Trần Nghiệp Theo QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Phiếu xuất kho Ngày 03 tháng 12 năm 2003 Nợ: 632 Số: 624 Có: 1561 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Nam Địa chỉ (bộ phận): Lý do xuất hàng: Xuất hàng bán cho khách Xuất tại kho: Số 10 - Đoàn Trần Nghiệp Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm , hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Alky dp2 kg 1.000 1.000 20.000 20.000.000 Cộng: 1.000 1.000 20.000.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai mươi triệu đồng chẵn Xuất, ngày 03 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Biểu số 2. Thẻ kho hoá chất Alky dp2 Đơn vị: Công ty Hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại Thẻ kho Tháng 12 năm 2003 Tên hàng hoá: Hoá chất Alky dp2 Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuất Số lượng tồn SH NT Tồn đầu kỳ 1.500 ……. 512 02/12 Nhập mua hàng 2.000 3.000 …….. 624 03/12 Cty gạch men Long Hầu Thái Bình 1.000 5.500 ……... Tồn cuối kỳ 3.500 Cộng 10.000 8.000 3.500 Biểu số 3. Sổ chi tiết hoá chất Alky dp2 Đơn vị: Công ty hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại Sổ chi tiết hàng hoá Tháng 12 năm 2003 Tên hàng hoá: Alky dp2 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 1.500 17.500 26.250.000 512 02/12 Nhập mua 111 2.000 17.500 35.000.000 3.000 17.500 52.500.000 ……. 624 05/12 Bán hàng 632 1.000 17.500 17.500.000 5.500 17.500 96.250.000 ……. Cộng 10.000 17.500 175.000.000 8.000 17.500 140.000.000 3.500 17.500 61.250.000 Biểu số 4. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá. Đơn vị: Công ty hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Tháng 12 năm 2003 STT Tên hàng Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền ………… 5 Alky dp2 10.000 175.000.000 8.000 140.000.000 3.500 61.250.000 ………… Tổng cộng 6.184.450.899 5.046.638.835 2.033.767.064 1.3.2.2. Hạch toán tổng hợp hàng hoá. Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để lập Bảng kê chứng từ gốc cùng loại. Sau đó tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá. Chứng từ ghi sổ được lập 1 tuần một lần. Sau đó, kế toán ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ làm căn cứ để ghi Sổ cái tài khoản 1561. Mẫu của các sổ sử dụng hạch toán tổng hợp hàng hoá như sau: Cơ sở để ghi Chứng từ ghi sổ của nghiệp tăng giảm hàng hoá là các Chứng từ gốc cùng loại được tập hợp trên bảng kê chứng từ gốc cùng loại. Biểu số 4. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ giảm hàng hoá. Đơn vị: Công ty hỗ trợ sản xuất và Du lịch Thương mại chứng từ ghi sổ số: 1016 Ngày 05 tháng 12 năm 2003 Chứng từ gốc Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có ……… 624 05/12 Xuất bán Alky dp2 632 1561 17.500.000 ……… Cộng 725.000.000 Kèm theo 12 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Sau khi lập xong các Chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ liên quan đến tăng giảm hàng hoá, kế toán ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi. Số ghi trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là số tổng cộng trên Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào số thứ tự của Chứng từ ghi sổ ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toán đánh số cho các Chứng từ ghi sổ đã ghi lên Sổ đăng ký chứng ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được ghi lên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo quy tắc: Tài sản của công ty tăng lên ghi vào bên trái, tài sản của công ty giảm đi ghi vào bên phải. Biểu số 5. Sổ đăng ký chứng từ cho nghiệp vụ tăng, giảm hàng hoá sổ đăng kýchứng từ ghi sổ Năm 2003 CTGS Số tiền CTGS Số tiền SH NT SH NT ….. ….. …… …… 1016 05/12 725.000.000 1005 05/12 950.000.000 ….. ….. …… …… - Cộng tháng - Luỹ kế từ đầu quý 10.500.870.800 40.670.941.690 - Cộng tháng - Luỹ kế từ đầu quý 9.850.670.900 35.545.315.451 Căn cứ để ghi Sổ cái là số tổng cộng trên Chứng từ ghi sổ đã được ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Biểu số 6. Sổ cái tài khoản 1561 “giá mua hàng hoá” Sổ cái Năm 2003 Tên tài khoản: Giá mua hàng hoá Số hiệu: 1561 Ngày CTGS Diễn giải SH TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.650.000.000 …….. 05/12 1016 05/12 Xuất bán hàng hoá 632 725.000.000 …….. - Cộng PS tháng - Số dư cuối tháng - Luỹ kế từ đầu quý 6.184.450.899 1.738.954.913 30.560.123.600 5.046.683.835 1.3.2.3. Hạch toán chi phí thu mua. Kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan. Sau đó tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ chi phí thu mua. Chứng từ ghi sổ được lập 1 tuần một lần. Sau đó, kế toán ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ làm căn cứ để ghi Sổ cái tài khoản 1562. Biểu số 7. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng chi phí thu mua chứng từ ghi sổ Ngày 05 tháng 12 năm 2003 Số: 1007 Chứng từ gốc Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có …….. PC 02/12 Chi phí thu mua 1562 111 1.400.000 ……… Cộng 15.000.000 Kèm theo 08 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Biểu số 8. Sổ đăng ký chứng từ ghi cho nghiệp vụ tăng chi phí thu mua sổ đăng kýchứng từ ghi sổ Năm 2003 CTGS Số tiền CTGS ._.