Hạch toán tiền lương và trích các khoản theo tiền lương tại Khách sạn Sun Shine

iệp làm tốt công tác này, Một mặt, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí tiền lương và do đó hạ giá thành cho các dịch vụ của mình. Mặt khác, khi doanh nghiệp thực hiện tốt công tác tiền lương, đưa ra hình thức tiền lương hợp lý nhất và sát với tình hình thực tế của khách sạn, đúng với sự cống hiến của người lao động, công bằng và hợp lý giữa những người lao động trong doanh nghiệp, đảm bảo lợi ích của người lao động,… sẽ tạo ra động lực khuyến khích người lao động đem hết khả năng của mình, nỗ lực phấn đấu sáng tạo, quan tâm đến kết quả lao động của cá nhân, quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy nâng cao năng suất và chất lượng phục vụ chung của khách sạn. Nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác hạch toán tiền lương của khách sạn, Trong thời gian thực tập tại Khách sạn Sun Shine, em đã chọn đề tài “Hạch toán tiền lương và trích các khoản theo tiền lương tại Khách sạn Sun Shine” làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình. PHẦN I THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ TRÍCH CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI KHÁCH SẠN SUN SHINE I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI KHÁCH SẠN SUN SHINE 1. Tình hình sản xuất kinh doanh tại Khách sạn Sun Shine 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của khách sạn Khách sạn Sun Shine là một trong những công ty thành viên củaTổng Công ty Du lịch Hà Nội. Được thành lập ngày 25/03/1963, Tổng Công ty Du lịch Hà nội ban đầu chỉ là một chi nhánh trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Việt Nam. Qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành đến nay Tổng Công ty Du lịch Hà Nội đã là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội dưới sự chỉ đạo của Sở du lịch Hà Nội và đã phấn đấu trở thành Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Cơ sở vật chất ban đầu là Khách sạn Thống Nhất, Khách sạn Sun Shine, khách sạn Hoàn Kiếm và cửa hàng số 1 Bà Triệu. Trong giấy phép kinh doanh số 91QD-TCCB ngày 27/03/1993 của Tổng Cục Du lịch cấp cho doanh nghiệp nhà nước Du lịch Hà Nội có ghi rõ : Số đăng ký kinh doanh là : 106256. Ngành nghề kinh doanh : Ngoại thương xuất nhập khẩu, Cung ứng vật tư, Thi công xây lắp, kinh doanh khách sạn, các dịch vụ du lịch và thương mại (Lữ hành, khách sạn, vận chuyển, ăn uống, hướng dẫn du lịch, phiên dịch, dịch vụ thông tin, vui chơi giải trí, các loại dịch vụ khác). Vốn: 41.144.600.000 đồng (Bốn mươi mốt tỷ, một trăm bốn mươi bốn triệu, sáu trăm ngàn đồng) Trong đó : Vốn cố định : 28.374.000.000 đồng Sau đó đến năm 1999, Công ty có bổ sung trong giấy phép kinh doanh của mình chức năng xuất khẩu lao động, thương mại và dịch vụ. Tổng Công ty Du lịch Hà nội có tên giao dịch quốc tế là Hanoitourism, có trụ sở đặt tại số 18 A phố Lý Thường Kiệt Hà Nội. Hiện nay Tổng Công ty Du lịch Hà Nội có mối quan hệ với nhiều đối tác trên thế giới, là thành viên của Hiệp hội Du lịch Châu á Thái Bình Dương (PATA), Hiệp hội Du lịch Nhật Bản (JATA), Hiệp hội Du lịch Hoa Kỳ (ASTA). Cùng với thời gian và kinh nghiệm Tổng Công ty Du lịch Hà Nội đã ngày càng lớn mạnh với nhiều cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ du lịch : Trung tâm Lữ hành, Đoàn xe, Hệ thống khách sạn từ 3 đến 5 sao như khách sạn Hoà Bình, Khách sạn Sun Shine, khách sạn liên doanh Sofitel Metropole....., các nhà hàng lớn như : Vân Nam, Ngọc Sương Marina... Ngoài ra, Công ty Du lịch Hà nội còn hoạt động trong các lĩnh vực khác với các Trung tâm như: Trung tâm Hợp tác Quốc tế và Xuất khẩu lao động, Trung tâm Thương mại số 1 Bờ Hồ..... Hiện là một thành viên trong Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nhưng Khách sạn Sun Shine ra đời sớm hơn rất nhiều so với các thành viên khác trong Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Khách sạn Sun Shine được xây dựng từ đầu những đầu thế kỷ 20 tại địa chỉ hiện nay tại phố Ngõ Gạch, thành phố Hà nội. Ban đầu, Khách sạn Sun Shine chỉ là một nhà khách cho các binh lính người Pháp đến Hà Nội ở, quy mô rất nhỏ gần 24 phòng khách. Sau ngày 10/10/1954, khi thủ đô được giải phóng, nhà khách được chuyển cho Bộ nội thương quản lý và với danh nghĩa là một nhà khách đón khách của Đảng và Chính phủ. Ngày 25/3/63,Tổng Công ty Du lịch Hà Nội được thành lập. Toàn bộ nhà khách được chuyển cho Tổng Công ty quản lý vừa kinh doanh vừa phục vụ Chính phủ. Lúc này, Khách sạn mang tên khách sạn Hà Nội. Sau gần 20 năm chuyển sang hoạt động kinh doanh, do yêu cầu mới của nhà nước, cuối những năm 80 khách sạn chuyển sang kinh doanh độc lập và vẫn thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội hoạt động theo cơ chế tự hạch toán. Sau gần 5 năm hoạt động độc lập không mấy hiệu quả, nắm bắt được nhu cầu thị trường và tận dụng vị trí thuận lợi, BGĐ Tổng Công ty Du lịch Hà Nội quyết định đầu tư nâng cấp khách sạn với quy mô lớn hơn. Năm 1992, một dãy nhà phía sau được nâng lên 5 tầng nâng tổng số phòng nghỉ lên 41 phòng. Khách sạn được công nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế 2 sao. Đến tháng 8/94, khách sạn tiếp nhận thêm cơ sở số 2 Phạm Sư Mạnh trước kia thuộc khách sạn Hoà Bình, nâng cấp cải tạo thành văn phòng cho thuê và Villa Dân Chủ. Vào năm 1999, Sau một thời gian hoạt động hiệu quả, khách sạn tiếp tục được cải tạo và chính thức được công nhận là khách sạn 3 sao từ tháng 4 năm 2000. Hiện nay khách sạn gồm 56 phòng trong đó bao gồm toàn bộ khu số 2, số 4 Phạm Sư Mạnh. Với vị trí và điều kiện hiện có Khách sạn Sun Shine vẫn và sẽ phát triển ngày càng mạnh hơn. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý của khách sạn 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Khách sạn Sun Shine. Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội, Khách sạn Sun Shine là một đơn vị kinh doanh hoạt động theo cơ chế tự hạch toán và chịu trách nhiệm trước Công ty. Chức năng và nhiệm vụ chính của khách sạn là tổ chức thực hiện việc kinh doanh lưu trú, nhà hàng và các dịch vụ khác phục vụ khách lưu trú và khách du lịch. Khách sạn tổ chức hoạt động kinh doanh theo kế hoạch đã được Tổng Công ty Du lịch Hà Nội phê duyệt, thực hiện nghĩa vụ đối với Tổng Công ty Du lịch Hà nội và đối với nhà nước. 1.2. 2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động kinh doanh. Khách sạn tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Người chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc khách sạn. Tiếp đó là Phó Giám đốc phụ trách các bộ phận chức năng, đứng đầu các bộ phận chức năng là trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc. Cụ thể cơ cấu bộ máy hoạt động của Khách sạn Sun Shine như dưới đây: * Ban giám đốc: Ban Giám đốc gồm Giám đốc và một Phó giám đốc, có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của khách sạn, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội. * Phòng hành chính - tổng hợp. Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động quản trị nhân sự, tiền lương và cả vấn đề liên quan đến lao động. Bên cạnh đó còn có chức năng làm tốt các công tác hành chính văn phòng v...v.. Người phụ trách là trưởng phòng chịu trách nhiệm trước BGĐ. Hiện phòng có: 1 thủ kho, 1 nhân viên phụ trách lao động và tiền lương, 1 phụ trách giấy tờ, 1 nhân viên y tế, 1 lái xe. * Phòng tài chính - kế toán. Có nhiệm vụ về các hoạt động tài chính và kế toán của khách sạn. Với 6 nhân viên phụ trách các mặt khác nhau như thủ quỹ, kế toán tổng hợp (Kế toán trưởng), kế toán thanh toán, Kế toán tài sản, Kế toán Nguyên liệu vật liệu, Kế toán phụ trách Doanh thu, Ngân hàng và thuế .... Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước BGĐ và về tổ chức hoạt động của phòng. * Các tổ chuyên môn. Các tổ chuyên môn tổ chức hoạt động dịch vụ của mình trên cơ sở quản lý nhân lực và cơ sở vật chất kinh tế cũng như nguồn tài chính của khách sạn cung cấp. Các tổ có trách nhiệm tự lên kế hoạch phân công lao động, tự mua các sản phẩm và dịch vụ đầu vào để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của tổ và báo cáo lên BGĐ. Mỗi một tổ chuyên môn đều có một trưởng bộ phận và một phó. Trong đó trưởng bộ phận chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc và chịu trách nhiệm về hoạt động bộ phận, cung cấp thông tin cần thiết về các hoạt động cho Giám đốc và Phó giám đốc như: Chất lượng, giá cả, chi phí sắp xếp nhân lực v.v... để Giám đốc có thể giải quyết kịp thời. Các phòng ban được chia ra làm 02 nhóm: + Bộ phận trực tiếp sản xuấ kinh doanh: Tổ lễ tân, Tổ buồng, Văn phòng du lịch, Nhà hàng Âu, nhà hàng cơm Việt nam, NH Điện lực, Massage, Tổ kinh doanh. + Bộ phận Hỗ trợ: Phòng Hành chính tổng hợp, Tổ Bảo vệ, Phòng Kế toán, Tổ Bảo dưỡng. 1.2.3 . Sản phẩm và định hướng kinh doanh. * Sản phẩm Hiện nay khách sạn có 56 phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế 3 sao bên cạnh đó còn có các bộ phận kinh doanh: + 01 nhà hàng á + 01 văn phòng du lịch + 01 nhà hàng Âu + 01 khu vực vật lý trị liệu + Quầy Bar+ Khu văn phòng cho thuê........ Khách sạn thực hiện tất cả các dịch vụ phục vụ khách lưu trú và du lịch như phải đáp thông tin, visa hộ chiếu, cho thuê xe, tổ chức các tour du lịch và thực hiện các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng. Thị trường chính của khách sạn là các thương gia, các nhà chính trị, các tổ chức và công ty quốc tế sang làm việc tại Hà Nội hoặc đi theo các chương trình hợp tác, các khách du lịch và các thương gia người Việt Nam từ các tỉnh khác về Hà Nội làm việc có khả năng thanh toán cao. * Qúa trình sản xuất, phục vụ. Sản phẩm chính của khách sạn là dịch vụ. Quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm cũng khác nhau giữa các loại dịch vụ nhưng được chia làm 2 loại chính: + Dịch vụ phục vụ trực tiếp: Bao gồm các dịch vụ: tiếp nhận yêu cầu của khách phục vụ tại chỗ các bộ phận chức năng như buồng bàn, bar, bếp, dịch vụ, trả lời điện thoại, lễ tân... Các quá trình phục vụ có thể được tóm tắt như sau: Nhận biết và chào hỏi khách ® Nhận biết nhu cầu ®Tỏ ra quan tâm và lắng nghe khách ®Tìm cách thoả mãn nhu cầu của khách ® cung cấp thêm các dịch vụ ngoài mong đợi của khách hàng ® Để lại ấn tượng tốt. + Dịch vụ hỗ trợ: Các thủ tục được dùng trong quá trình phục vụ các dịch vụ hỗ trợ cũng tương tự như các thủ tục mà khách sạn sử dụng đối với các dịch vụ và sản phẩm trực tiếp. Các bộ phận chức năng hỗ trợ bao gồm: Kế toán, Marketing, nguồn nhân lực, hành chính tổng hợp, kỹ thuật... Những bộ phận này cũng liên hệ với khách hàng cả nội bộ và bên ngoài, những nhà cung cấp với các khả năng như trao đổi ý kiến. Việc cải tiến trong liên lạc của qua trình này giảm thời gian phục vụ, nâng cao chất lượng và giảm chi phí. * Thuận lợi và khó khăn Nằm giữa trung tâm thành phố Hà nội, Khách sạn Sun Shine có một thế mạnh trong việc thu hút khách. Khách rất thích ở tại khách sạn ở trung tâm và gần phố cổ. Thêm vào đó, trong thời gian hiện nay, Nhà nước ta đang coi ngành du lịch dịch vụ là một trong những ngành kinh tế quan trọng của đất nước với nhiều chính sách ban hành ra nhằm thu hút khách quốc tế đến Việt Nam: bỏ visa cho Nhật Bản, Hàn quốc….. Với những điều kiện thuận lợi trên, Khách sạn Sun Shine có nhiều điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh phát triển. Nhưng do được thừa hưởng cơ sở vật chất từ xưa với số lượng phòng không nhiều và do môi trường kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh với sự xuất hiện của nhiều khách sạn mới, Khách sạn cần phải có những đặc trưng riêng của mình để đảm bảo thu hút nguồn khách 2. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại khách sạn 2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán. Khách sạn Sun Shine có quy mô vừa và tổ chức hoạt động tập trung tại phố Ngõ Gạch, TP Hà nội. Do đặc điểm hoạt động của mình, Khách sạn Sun Shine đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của Khách sạn được tổ chức theo phương thức trực tuyến bao gồm các cơ cấu bộ phận phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, đứng đầu là Kế toán trưởng, tiếp đó có các các kế toán viên và thủ quỹ. Kế toán trưởng: Kiêm kế toán tổng hợp, làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc Khách sạn Sun Shine, có trách nhiệm điều hành mọi công việc trong phòng kế toán, phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng kế toán viên, phân tích các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để cùng với Ban giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, lên kế hoạch tài chính và cùng với Giám đốc lo tình hình tài chính cho Khách sạn. Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ lập các báo cáo quyết toán gửi lên Ban giám đốc khách sạn và gửi lên Tổng Công ty Du lịch Hà nội. Giúp việc kế toán trưởng còn có các kế toán viên trong đó: Thủ quỹ: có nhiệm vụ trực tiếp quản lý thu và chi tiền mặt. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền, thủ quỹ phải ghi rõ phiếu thu, phiếu chi và ghi vào sổ quỹ tiền mặt làm cơ sở cho việc ghi nhận của Kế toán sau này. Thủ quỹ có nhiệm vụ thường xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt cùng kế toán thanh toán. Một kế toán thanh toán: Phụ trách toàn bộ phần thanh toán và Công nợ của khách sạn. Kế toán thanh toán có nhiệm vụ hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như phiếu thu, các hoá đơn của các đơn vị cung cấp dịch vụ gửi đến và các khoản phải trả, phải nộp, các khoản tạm ứng, tiến hành lập định khoản và ghi vào sổ chi tiết và ghi vào từng khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả. Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương. Một kế toán Tài sản CĐ: Có nhiệm vụ ghi chép sổ sách theo dõi TSCĐ, lập thẻ Tài sản, vào sổ tài sản. Hàng quý, tiến hành trích khấu hao TSCĐ, lập bảng phân bổ khấu hao theo quý tính vào từng nghiệp vụ kinh doanh, sau đó chuyển bảng phân bổ cho Kế toán trưởng vào cuối quý. Đồng thời có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ phát sinh của bộ phận chuyển cho kế toán thanh toán. Một kế toán Nguyên liệu, vật liệu: Có nhiệm vụ hàng ngày, lập sổ Nhập nguyên vật liệu và Xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền. Cuối tháng, căn cứ vào lượng Nhập – Xuất hàng ngày lên “Bảng báo cáo tiêu hao nguyên liệu, vật liệu” để chuyển cho kế toán trưởng. Kế toán NL VL kiêm kế toán chi phí Một kế toán phụ trách ngân hàng, doanh thu và thuế: có nhiệm vụ thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc gửi các uỷ nhiệm chi để thanh toán chuyển khoản với các đơn vị cung cấp dịch vụ, theo dõi các hoá đơn phát ra của khách sạn, vào sổ Nhật biên tài khoản theo từng hoá đơn. Căn cứ vào mục “Diễn giải” trên hoá đơn để đưa vào Doanh thu của từng Nghiệp vụ kinh doanh. Đồng thưòi Kế toán Doanh thu cũng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát xem các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh đủ, đúng về giá cả, số lượng... lên hoá đơn hay không. Sau đó, căn cứ vào các chứng từ Thu – Chi của kế toán thanh toán, lập Báo cáo thuế gửi cho Kế toán trưởng. SƠ ĐỒ: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI KHÁCH SẠN SUN SHINE KT Thanh toán (kiêm KT tiền lương) KT trưởng (kiêm KT TH) Thủ Quỹ KT TSCĐ K.T NLVL (kiêm kế toán CF) KT NH, DT, Thuế Chú thích: Quan hệ chỉ đạo: Quan hệ liên quan trong công việc: 2.2. Tổ chức hạch toán kế toán 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán trong Khách sạn Sun Shine bao gồm 02 loại: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính và Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn dùng trong nội bộ đơn vị. a/ Những chứng từ sử dụng theo quy định của Bộ tài chính: Đối với lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH. Chia lương, Bảng tính và phân bổ tiền lương và các khoản tính theo lương, Sổ theo dõi lương khoán… Đối với nghiệp vụ bán hàng có các chứng từ: Hoá đơn thuế GTGT, Hoá đơn bán hàng đặc thù của từng bộ phận (nhà hàng, bar). Đối với chỉ tiêu tiền tệ, các chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng, Bảng kiểm kê quỹ… b/ Những chứng từ đặc thù : Do đặc điểm hoạt động kinh doanh mang tính chất đặc thù của Khách sạn, nên ngoài các chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, Khách sạn Sun Shine còn sử dụng một hệ thống các chứng từ đặc thù do khách sạn ban hành: Giấy Order tại các nhà hàng, Phiếu sử dụng các dịch vụ Massage, giặt là, ........ 2.2.2. Tổ chức hệ thống sổ Khách sạn Sun Shine hiện đang áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, kế toán tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của khách sạn vào 02 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. Đồng thời kế toán cũng tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết. Căn cứ để ghi sổ Kế toán tổng hợp là các chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập. Cuối kỳ Kế toán phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Chứng từ KT Sổ đăng ký CT ghi sổ Sổ Nhật biên TK Sổ chi tiết Sổ cái ghi sổ Bảng cân đối số PS Bảng tổng hợp sổ chi tiết Báo cáo kế toán CT ghi sổ Chú thích: Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý: Đối chiếu so sánh: Các loại sổ kế toán của hình thức này: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái a.Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : *.Nội dung : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. * Kết cấu và phương pháp ghi chép : Cột 1: ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. b.Sổ cái : * Nội dung : Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các số liệu hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập các báo cáo tài chính. Sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản, mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản . * Phương pháp ghi sổ cái : Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối kỳ (tháng, quý ), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh nợ và số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính . II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI KHÁCH SẠN 1. Hạch toán tiền lương tại Khách sạn Sun Shine 1.1. Các hình thức trả lương tại khách sạn Khách sạn Sun Shine là một đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nên quỹ tiền lương được hình thành từ kết quả kinh doanh và theo đơn giá tiền lương của Tổng Công ty giao. Hình thức trả lương được áp dụng: - Trả lương theo thời gian - Trả lương khoán theo đơn giá tiền lương mà Tổng Công ty giao cho Quỹ tiền lương theo đơn giá Tổng Công ty Du lịch Hà nội giao cho được tiến hành trả như sau: Tiến hành trả từ 50 đến 85% mức tiền lương cơ bản đã ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp (nếu có) theo quy định hiện hành của Chính phủ. Sau khi đã trả hết tiền lương cơ bản, quỹ tiền lương còn lại sẽ được trả cho người lao động dưới dạng tiền lương năng suất (tiền thưởng) và được gọi là tiền lương năng suất. Quỹ tiền lương năng suất được phân phối: + 95% quỹ sẽ được phân phối cho cán bộ công nhân viên theo kết quả kinh doanh đã đạt được và tính chất công việc mà mỗi người đảm nhận. + 5% quỹ dùng để làm Quỹ Giám đốc để thưởng cho các cá nhân bộ phận có thành tích đột xuất được chọn do việc làm mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Như vậy, trong việc sử dụng quỹ tiền lương theo đơn giá được giao, Khách sạn Sun Shine không có phần trích quỹ dự phòng tiền lương. Sở dĩ như vậy là vì hoạt động của các khách sạn là một phần hoạt động của Tổng Công ty Du lịch Hà nội nên quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm được lập tại Tổng Công ty Du lịch Hà nội chứ không lập tại Khách sạn Sun Shine cũng như tại bất cứ đơn vị thành viên nào khác. Cách xác định quỹ tiền lương của khách sạn: QLKS = TNHT x ĐGTT Trong đó: QLKS: Quỹ tiền lương của khách sạn. TNHT: Thu nhập hạch toán của khách sạn ĐGTT: Đơn giá tiền lương mà Công ty giao cho KS trong năm. Để xác định quỹ lương tháng của khách sạn thì phải xác định phần thu nhập hạch toán của tháng đó. Thu nhập hạch toán thực chất là phần tiền lợi nhuận có được mà chưa trừ lương. TNHT = (TDT – TCP ) – Thuế TT đặc biệt Trong đó: TDT: Tổng doanh thu là kết quả của các HĐKD trong khách sạn. TCP: Tổng chi phí gồm các khoản phí chưa có lương, giá vốn, thuế tiêu thụ đặc biệt của một số loại hình kinh doanh. Ta có thể tính thu nhập hạch toán vào báo cáo thu nhập tháng. Ví dụ lấy báo cáo thu nhập hạch toán tháng 2 của khách sạn: BÁO CÁO THU NHẬP HẠCH TOÁN THÁNG 2 NĂM 2006 ĐVT:1000Đ Các nghiệp vụ KINH DOANH Doanh số Giá vốn Chi phí chưa có lương Thuế TT đặc biệt TNHT Ghi chú KD buồng 360.720 182.640 178.080 KD thuê văn phòng 128.520 41.160 87.360 KD hàng ăn 139.440 83.664 31.920 23.856 KD hàng uống 65.520 39.312 13.440 12.768 KD điện thoại 11.760 9.996 1.680 84 KD Massage 207.480 - 46.200 47.880 113.400 KD vận chuyển 15.960 - 11.760 4.200 KD giặt là 10.500 - 1.680 8.820 KD dịch vụ VP 53.340 39.984 7.980 5.376 KD dịch vụ khác 49.560 31.080 15.120 3.360 Tổng 1.042.800 204.036 353.580 47.880 437.304 VAT đầu ra: 70.910.000 VAT đầu vào: 9.950.500 VAT phải nộp: 60.959.500 Lương Massage: 23.241.400 Hà nội, ngày 05 tháng 03 năm 2006 Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Như vậy thu nhập hạch toán của Khách sạn Sun Shine trong tháng 2 năm 2006 là 437.304.000 đồng. Căn cứ vào đơn giá tiền lương mà Tổng Công ty Du lịch Hà nội giao cho khách sạn theo phương thức khoán trên doanh thu là cứ 1000 đồng tiền lãi thì chi lương cho công nhân viên là 500 đồng (tỉ lệ: 500 đồng/ 1000 đồng thu nhập hạch toán sau khi đã trừ đi lương massage) Vậy quỹ tiền lương tháng 2/2006 của Khách sạn Sun Shine là: 437.304.000 x 500/1000 = 218.652.000 đồng Việc thanh toán tiền lương, do hoạt động kinh doanh của khách sạn là một loại hình hoạt động dịch vụ mà hiệu quả của nó thể hiện ở khả năng thu hút khách đến với khách sạn. Khi càng có nhiều khách, hiệu quả hoạt động càng lớn thì tiền lương của người lao động trong khách sạn cũng càng cao. Do đặc điểm kinh doanh này mà việc trả lương cho người lao động được thực hiện theo cách trả lương khoán. Cách trả lương này vừa thực hiện theo quy định của Nhà nước vừa gắn với kết quả hoạt động nhằm đảm bảo lợi ích cho người lao động. Thanh toán lương gồm: Thanh toán lương cơ bản và thanh toán tiền lương năng suất. a/ Thanh toán tiền lương cơ bản Tiền lương cơ bản hay còn gọi là tiền lương cứng được trả theo nghị định 26/CP của Chính phủ. Theo quy định của Tổng Công ty DLHN, Khách sạn thanh toán tiền lương cơ bản cho người lao động vào ngày 15 hàng tháng như một khoản tiền tạm ứng. Việc tính toán tiền lương cơ bản dựa trên hệ số theo bảng lương và mức tiền lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước hiện nay mà Tổng Công ty DLHN đang áp dụng, cùng các khoản phụ cấp nếu có: Tiền lương cơ bản = (HCB x 350.000) + PC (nếu có) Trong đó: HCB: Hệ số lương cấp bậc theo bảng lương quy định của Nhà nước PC: Các khoản phụ cấp Căn cứ vào hệ thống thang, bảng lương của Nhà nước, của những nghề đang có trong khách sạn, Khách sạn đang áp dụng các bảng lương sau để tính tiền lương cho người lao động: Bảng lương viên chức – chuyên môn nghiệp vụ, áp dụng cho các cán bộ quản lý. Bảng lương A1 nhóm 2 - đối với nhân viên tu sửa Bảng lương A19 nhóm 2 - áp dụng cho nhân viên bán hàng thủ công mỹ nghệ Bảng lương A20 - ăn uống + Nhóm 1: áp dụng cho nhân viên bàn, bar, phụ bếp + Nhóm 2: áp dụng cho nhân viên bếp Bảng lương B15 nhóm 1 - áp dụng cho nhân viên lái xe Bảng lương B16 nhóm 3 - áp dụng cho nhân viên bảo vệ Bảng lương B18: + Nhóm 1 áp dụng cho nhân viên buồng + Nhóm 2 áp dụng cho nhân viên giặt là + Nhóm 3 áp dụng cho nhân viên lễ tân Dựa vào bảng lương nói trên ta có được hệ số từng nghề theo thang bảng lương của Nhà nước mà tại các khách sạn đang áp dụng áp dụng vào việc tính lương: Đối với nhân viên trong khách sạn thì tiền lương cơ bản chỉ tính theo hệ số thang lương Nhà nước đã quy định và mức tiền lương tối thiểu: TLCB = HCB x 350.000 Ngoài ra, đối với tổ trưởng, để khuyến khích tinh thần trách nhiệm, Khách sạn áp dụng hệ số lương trách nhiệm đối với tổ trưởng là 0,1 theo quy định của Nhà nước. Đối với phụ cấp chức vụ, vì Khách sạn Sun Shine chỉ là đơn vị phụ thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nên chế độ phụ cấp chức vụ chỉ được áp dụng đối với giám đốc và phó giám đốc với hệ số tương ứng với hệ số phụ cấp của trưởng phòng và phó phòng theo quy định của Nhà nước. Tổng Công ty Du lịch Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 1 nên hệ số phụ cấp chức vụ cho Giám đốc và Phó giám đốc khách sạn là: STT Hạng doanh nghiệp loại 1 Chức danh Hệ số phụ cấp 1 Giám đốc khách sạn 0,4 2 Phó giám đốc khách sạn 0,3 Như vậy tiền lương cơ bản của cán bộ quản lý vẫn được tính theo công thức: TLCB = (HCB x 350.000) + PCCV Ngoài ra, do tính chất của hoạt động kinh doanh khách sạn, nên có những lao động có thể phải làm ca đêm hoặc đôi khi phải làm thêm giờ. Vì vậy, trong khoản tiền tạm ứng lương hàng tháng, ngoài tiền lương cơ bản còn có các khoản phụ cấp làm đêm và tiền làm thêm giờ. Cách tính khoản tiền này cũng được thực hiện theo quy định của Nhà nước: + Nếu phải làm việc ban đêm thì phụ cấp được hưởng bằng 35% so với tiền lương ban ngày. + Tiền làm thêm giờ được hưởng 155% tiền lương giờ tiêu chuẩn khi làm vào ngày thường và 200% tiền lương giờ tiêu chuẩn khi làm vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ. Tuy nhiên, những khoản tiền này phát sinh ra ở các tháng là khác nhau và chỉ có những người nào có ngày làm ca 3 và làm thêm giờ thì mới có. Vì vậy các khoản này không nằm trong bảng lương chung mà được tính riêng. b/ Thanh toán tiền lương năng suất Tiền lương năng suất là phần tiền thưởng còn lại mà người lao động sẽ được nhận sau mỗi tháng dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn và kết quả lao động của từng người lao động trong tháng. Việc thanh toán tiền lương năng suất theo cách mới nhằm khuyến khích người lao động làm việc tốt hơn. Để cho việc trả lương được thực hiện một cách nghiêm túc có căn cứ, Khách sạn Sun Shine đã dựa trên quy chế trả lương năng suất chung của Tổng Công ty Du lịch Hà nội để đưa ra một quy chế trả lương năng suất riêng cho khách sạn của mình: b.1. Nguyên tắc trả lương năng suất: Tiền lương năng suất được phân phối theo lao động, phụ thuộc vào kết quả lao động cuối cùng của từng bộ phận, từng người. Những người thực hiện các công việc đòi hỏi trách nhiệm và qui mô quản lý cao, trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi …. đóng góp nhiều vào hiệu quả sản xuất kinh doanh thì được hưởng lương năng suất cao. Lao động như nhau thì được hưởng như nhau. Chống phân phối bình quân tiền lương năng suất, đồng thời có phụ cấp tiền thưởng khuyến khích đối với cán bộ công nhân viên làm kiêm nhiệm công tác Đảng, đoàn thể. b.2. Đối tượng trả lương năng suất: Những người được hưởng lương năng suất là: Cán bộ công nhân viên khách sạn có thời gian làm việc thực tế kể cả lao động không thời hạn xác định, có thời hạn xác định, đi công tác, tập huấn, lao động công ích tham gia phong trào văn hoá, thể thao, tự vệ….. được hưởng 100% mức tiền lương năng suất theo phương pháp tính. Đối với cán bộ công nhân viên được cử đi học tại chức nếu đạt kết quả từ khá trở lên được hưởng 70% và đạt kết quả trung bình được hưởng 50% mức tiền lương năng suất. Đối tượng không được hưởng lương năng suất: Những người đi tham quan trong và ngoài nước do có người quen tổ chức Những người trong thời gian nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ việc riêng có lương, nghỉ phép Cán bộ công nhân viên được cử đi học nhưng đạt kết quả dưới trung bình. Trường hợp vi phạm kỷ luật lao động thực hiện trên cơ sở kết luận của Hội đồng kỷ luật. b.3. Phương pháp tính toán Tiền lương năng suất được tính toán cho từng người căn cứ vào kết quả lao động của họ. Để cho việc tính toán được công bằng chính xác, Công ty quy định chung cho các khách sạn tính tiền lương năng suất cho từng người phải căn cứ vào: Ngày công thực tế của từng người Hạng thành tích cá nhân Hệ số tổ Hệ số chức danh (cấp bậc) Trong các căn cứ trên, hạng thành tích cá nhân và hệ số chức danh mức độ phức tạp công việc đảm nhận là hai căn cứ quan trọng có ảnh hưởng lớn đến tiền lương thực tế mà mỗi người sẽ nhận được. Trước hết, về phân loại thành tích cá nhân. Việc phân hạng thành tích cá nhân được quy định như sau: + Loại A: là những cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chấp hành kỷ luật lao động tốt: hệ số 1,0. + Loại B: là những cán bộ công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao, có một số vi phạm nội quy, quy chế cơ cơ quan: hệ số 0,8 + Loại C: Là những cán bộ công nhân viên hoàn thành công việc được giao ở mức độ thấp và vi phạm nội quy, quy chế: hệ số 0,6. Căn cứ vào tiêu chí này, khách sạn tiến hành bình xét để phân hạng thành tích cho từng người để biết được hệ số hạng thành tích mà mỗi người nhận được. Việc tiến hành đánh giá thành tích của từng người được tiến hành từ các tổ, các tổ họp và đưa ra ý kiến bình xét thống nhất. Sau đó thông qua hội đồng thi đua của khách sạn thậm định. Về nguyên tắc quá trình bình xét được tiến hành là dân chủ, công bằng, khách quan. Tuy nhiên trên thực tế vẫn khó tránh khỏi việc mọi người trong tổ khi bình xét thường nể nhau nên có phần dễ dãi. Thứ hai là về hệ số tổ: Để khuyến khích, động viên các._.