Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH XNK Nam Đô

lương với hiệu quả sản xuất kinh doanh đến việc nâng cao mức sống, ổn định và phát triển trên cơ sở kinh tế là những vấn đề kinh tế không thể tách rời. Trong giai đoạn hiện nay, khi Nhà nước thực hiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần thì đã có một sự cách biệt rất lớn về mức tiền lương và các khoản phúc lợi của người lao động trong các doanh nghiệp thuộc từng loại hình kinh tế. Việc đảm bảo lợi ích cá nhân người lao động là một động lực cơ bản khuyến khích sự phấn đấu nỗ lực, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên tiền lương chỉ thực sự phát huy tác dụng của nó khi các hình thức trả lương được áp dụng phù hợp, sát thực với tình hình thực tế của đơn vị sản xuất kinh doanh, đúng nguyên tắc quy định của nhà nước và khả năng cống hiến của mỗi người. Hạch toán kế toán với chức năng và nhiệm vụ của nó là một công cụ đắc lực của quản lý, cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng và bảo toàn vốn cho doanh nghiệp. Qua quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty TNHH XNK Nam Đô, để có được sự hiểu biết tổng quát về công tác kế toán trong doanh nghiệp và sử dụng công cụ này trong việc điều hành quản lý sản xuất kinh doanh, bằng cách kết hợp giữa lý thuyết thu được ở nhà trường với thực tế trong thời gian thực tập tôi đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp "Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH XNK Nam Đô". Kết cấu của chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 phần: Phần I: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô Phần II: Quy trình tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Phần III: Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô PHẦN I THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NAM ĐÔ CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Trong bối cảnh chung của một nền kinh tế đã mở cửa, thị trường thiết bị y tế cũng có những biến đổi không ngừng. Nhu cầu về khám, chuẩn đoán, điều trị chăm sóc của nhân dân rất cao trong khi đó điều kiện sản xuất trong nước còn hạn chế. Vì vậy việc nhập khẩu thiết bị y tế trở thành một việc hết sức cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng trong nước, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh cho mọi người. Công ty XNK Nam Đô tiền thân là công ty TNHH Dược phẩm Hàng Châu có trụ sở tại số nhà 17 Ngõ 18 Đường Nguyên Hồng, quận Đống Đa, Hà Nội được thành lập theo giấy phép số 2412/ GP-UB do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 20/04/1996 và giấy phép kinh doanh số 054045 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp ngày 26/04/1996, là đơn vị thứ hai trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị y tế được Sở Y tế cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thiết bị y tế ngày 15/08/2001. Công ty thành lập với số vốn điều lệ ban đầu là 500.000.000 VNĐ với ngành nghề kinh doanh chính là chuyên phân phối, xuất nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ thiết bị, máy móc, dụng cụ y tế, các loại thuốc chữa bệnh thông thường. Công ty có một cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại số 2 Phương Mai, Hà Nội. Năm 2000 để mở rộng và phát triển thị trường, công ty đã thành lập một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh để giao dịch với khách hàng miền Nam. Chỉ với 4 người và doanh thu đạt chưa đến 1 tỷ đồng/ năm lúc mới thành lập, đến nay công ty đã có đội ngũ cán bộ công nhân viên là 200 người và doanh thu đạt 20 tỷ đồng/năm, các mặt hàng của Công ty ngày càng phong phú, đa dạng, phần nào đã đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Sau 6 năm hoạt động do nhu cầu thực tế công ty XNK Nam Đô dựa trên những cơ sở kinh doanh ban đầu được tách ra thành lập với ngành nghề kinh doanh mở rộng hơn. Không chỉ dừng ở việc nhập khẩu và cung cấp các loại thiết bị y tế mà công ty XNK Nam Đô còn nhập khẩu thêm các thiết bị công nghiệp dân dụng, thiết bị khoa học công nghệ. Ngoài ra công ty còn sản xuất và mua bán hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế. Công ty được thành lập theo giấy phép thành lập và giấy phép kinh doanh số 0102006082 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 08/ 09/ 2002, số vốn điều lệ là 1.000.000.000 VNĐ. Sau ba năm hoạt động và phát triển không ngừng công ty đã tăng vốn điều lệ lên 3.000.000.000 VNĐ và không ngừng mở rộng lĩnh vực hoạt động. Đó là đầu tư kinh doanh đường giao thông, cầu phà, đường thuỷ, đường sắt. Cũng trong năm 2005 công ty mở thêm 1 văn phòng đại diện tại Đà Nẵng. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. a. Tổ chức bộ máy quản lý Với lĩnh vực hoạt động chủ yếu là nhập khẩu các loại trang thiết bị y tế của các nước trên thế giới đáp ứng nhu cầu trên toàn quốc vì vậy mà thị trường hoạt động của công ty rất rộng, trải khắp các tỉnh thành, huyện, xã trong cả ba miền. Tuy lĩnh vực thiết bị y tế là một thị trường tương đối tiềm năng, nhu cầu lớn nhưng cũng không tránh được sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty nhập khẩu trong cùng lĩnh vực. Đó là chưa kể đến các đơn vị sản xuất trang thiết bị y tế trong nước, các văn phòng đại diện của các hãng sản xuất trên thế giới trực tiếp vào cung cấp thiết bị cho thị trường Việt Nam. Để điều hành và hoàn thành công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức rất chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo công ty có thể nắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra các quyết định kinh doanh một cách chính xác, đúng đắn. Với hơn 200 nhân viên, tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm: Giám đốc và các phòng chức năng. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty. P.KỸ THUẬT P.MAKETING P.KẾ TOÁN P.KINH DOANH P.XUẤT NHẬP KHẨU P.DỰ ÁN CácVPDD Cửa hàng GTSP GIÁM ĐỐC b. Chức năng của giám đốc và các phòng chức năng Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là tổng hợp các bộ phận lao động quản lý khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có quyền hạn, trách nhiệm nhất định được bố trí làm việc ở các khâu khác nhau nhằm đảm bảo chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung của Công ty. Giám đốc: Phụ trách chung, là người đại diện pháp nhân của công ty, người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty sao cho hiệu quả. Phòng kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng qui định của nhà nước, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong Công ty trong việc hoàn tất chứng từ kế toán, phân tích các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, kịp thời báo cáo Giám đốc, Phòng kinh doanh để hoạt động chung của công ty được hiệu quả hơn. Phòng Kinh doanh: giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm với tất cả những công việc liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, quản lý cửa hàng giới thiệu sản phẩm và văn phòng đại diện của công ty. + Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phòng kinh doanh của công ty, thực hiện việc kinh doanh có hiệu quả, là nơi cung cấp cho phòng kinh doanh những diễn biến của thị trường để phòng có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp. + Văn phòng đại diện: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng kinh doanh của công ty, là nơi cung cấp hàng hoá theo vùng địa lý. - Phòng Xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá. Phòng Kỹ thuật: Đảm bảo chất lượng hàng hoá, theo dõi việc sửa chữa hàng hoá, tiến hành bảo hành, bảo trì, lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng máy cho khách hàng. Phòng Dự án: chịu trách nhiệm các công việc thực hiện dự án cung cấp thiết bị cho các địa phương. - Phòng Marketing: nghiên cứu phát triển thị trường, xây dựng và thực hiện các chiến lược quảng cáo, tổ chức tham gia các đợt triển lãm giới thiệu sản phẩm. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Nam Đô Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong Công ty do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Quan hệ giữa các lao động trong bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Bộ máy kế toán trong Công ty hoạt động theo phương pháp trực tiếp, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên trong phòng kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán này, mối quan hệ trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty theo kiểu kế toán tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, Công ty tổ chức hình thức kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ. Tại phòng kế toán Công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các đơn vị, bộ phận công ty. Cuối mỗi tháng, quí, năm kế toán trưởng tiến hành lập báo cáo tài chính toàn công ty. Để thực hiện đầy đủ, toàn diện các nhiệm vụ và để đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung của kế toán trưởng, đồng thời đảm bảo sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán và căn cứ và đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công ty mà bộ máy kế toán gồm 4 người, đều có trình độ đại học, được phân công công việc như sau: - Kế toán trưởng là người điều hành phòng kế toán tài vụ với chức năng là phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng thực thi theo đúng quy định, chính sách của Nhà nước. Kế toán trưởng còn giúp giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế để đề ra các quyết định kinh tế đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính, làm kế toán tài sản cố định. - Thủ qũy kiêm kế toán ngân hàng làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu, chi, lập báo cáo qũy, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về công việc của mình, giao dịch với ngân hàng. - Kế toán tổng hợp theo dõi việc xuất nhập hàng hoá, cuối tháng tập hợp các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính, cuối mỗi quý lập bảng cân đối kế toán. - Kế toán thanh toán kiêm kế toán lương và BHXH: theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, trích lập và sử dụng quỹ lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT,... theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng. Sơ đồ 4 : Sơ đồ bộ máy kế toán và công tác kế toán tại công ty Kế toán trưởng Thủ quỹ - Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán- Lương Kế toán tổng hợp b. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán và các vấn đề khác về công tác kế toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting với phiên bản Fast 2000 hoạt động trong môi trường Microsoft Visual Fox 6.0. Sổ sách của công ty được tổ chức theo hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Toàn bộ công việc kế toán được chia làm 3 bước chính: - Lập và luân chuyển chứng từ - Cập nhật số liệu vào máy, thực hiện các bút toán kết chuyển. - Số liệu sẽ được đưa vào các sổ tương ứng. Máy sẽ thực hiện các bút toán tổng hợp và đưa vào các sổ kế toán. Sơ đồ1.3: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công tyChứng từ gốc (bảng TH chứng từ gốc) Sổ quỹ Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Bảng TH chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu CHƯƠNG II HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU NAM ĐÔ Phân loại lao động tại Công ty Theo cách phân loại dựa vào chức năng lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh thì lao động trong Công ty được chia làm 2 loại: Lao động thực hiện chức năng bán hàng: là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Nhóm lao động này chiếm 55% tổng số lao động toàn Công ty và chiếm tỷ trọng 50% tổng quỹ tiền lương. Lao động thực hiện chức năng quản lý: là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh, quản lý hành chính của công ty. Hình thức trả lương và chế độ tiền lương đang áp dụng tại Công ty TNHH XNK Nam Đô 1. Các hình thức trả lương Do lao động của Công ty bao gồm nhiều loại nên việc trả lương cho công nhân viên cũng được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Hiện nay Công ty đang áp dụng 2 hình thức trả lương: trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian. * Trả lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng cho nhân viên thời vụ. Lương sẽ được tính cho từng sản phẩm dựa vào số lượng sản phẩm được sản xuất ra hàng tháng sau đó căn cứ vào cấp bậc và số ngày làm việc thực tế của từng công nhân tính ra số tiền lương trả cho từng nhân viên. TL = DL x ĐG CBCV x 1000 x Ctt DL = 22 TLSP1máy ĐG = TDL1máy TLSP1máy = DGL1sp x S SP x HS SMTLCB DGL1sp = Mw TL: Tiền lương một công nhân DL: Điểm lương ĐG: Đơn giá một điểm lương CBCV: cấp bậc công việc (CBCV = Bậc lương x 210) Ctt: Công thực tế TLSP1 máy :Tiền lương sản phẩm một máy TDL1 máy :Tổng điểm lương một máy DGL1sp : Đơn giá lương một sản phẩm Ssp : Số sản phẩm thực tế sản xuất được trong tháng của một máy. HS : Hệ số Công ty S MTLCB : Tổng lương cấp bậc của lao động định biên một ngày. Mw : Năng suất định biên. - Tổng số tiền lương cấp bậc của lao động định một ngày là tổng số tiền lương một ngày công của toàn bộ công nhân phụ trách một máy. - Năng suất định biên là số sản phẩm định mức của một máy. - Tổng điểm lương của một máy là số điểm lương cấp bậc của toàn bộ số công nhân phụ trách 1 máy. * Trả lương theo thời gian. Căn cứ vào mức lương cơ bản là 290.000/ người/ tháng số ngày làm việc thực tế trong tháng vào hệ số lương của từng người được thể hiện trên bảng tính công để làm cơ sở cho việc tính lương tháng Ngoài việc chi trả lương chính để khuyến khích cán bộ công nhân viên hăng say làm việc công ty cho thêm phụ cấp tiền ăn trưa đối với Ban giám đốc là 3.000 đồng/ người, đối với các phòng ban khác và công nhân viên trong công ty là 2.500 đồng/ người VD. Bảng chấm công và thanh toán tiền lương tháng 5/2006 của Ban giám đốc. Ông Nguyễn Ngọc Riệc - giám đốc Số công : 23 ngày Hệ số lương: 5,26 Phụ cấp ăn trưa: 3.000 đ/bữa Như vậy lương tháng 05/2006 của ông Riệc sẽ được thanh toán như sau: Lương tháng = 290.000 x 5 x 23 = 1.594.736 26 Tổng thu nhập tiền lương được nhận. 1.594.736 + 69.000 = 1.663.736 Tiền lương còn lại được lĩnh trong tháng là tiền lương sau khi đã trừ các khoản phải nộp theo quy định như BHXH, BHYT. BHXH, BHYT được công ty trích theo lương chính theo tỷ lệ quy định Ví dụ: ở ví dụ trên tiền lương còn lại được lĩnh của ông Riệc 1.663.736 - (1.663.736 x 5%) - (1.663.736 x 1%) = 1.563.912 2. Chế độ tiền lương và một số chế độ khác khi tính lương Phụ cấp trách nhiệm: Được áp dụng cho cán bộ quản lý các phòng ban hoặc một số cá nhân có công việc đòi hỏi trách nhiệm cao. Phụ cấp trách nhiệm = Hệ số trách nhiệm x 290.000 x Hệ số Công ty Phụ cấp độc hại: Được áp dụng tại phòng thí nghiệm của phòng kỹ thuật, kho hàng. Phụ cấp ca đêm: BLCV x 290.000 x Ca PC = x 40% 22 Ca: Tổng số ca trong 1 tháng. Tiền lương phép Đối với nghỉ phép, số ngày được nghỉ của nhân viên được tính tăng dần cùng với số năm công tác tại Công ty. Thời gian làm việc thấp hơn 5 năm: Được nghỉ theo tiêu chuẩn 12 ngày/năm. Thời gian làm việc 5 năm đến 10 năm: Được nghỉ thêm 1 ngày. Thời gian làm việc từ 10 năm đến 15 năm: Được nghỉ thêm 2 ngày. Thời gian làm việc từ 15 năm đến 20 năm: Được nghỉ thêm 3 ngày. Thời gian làm việc từ 20 đến 25 năm: Được nghỉ thêm 4 ngày. Thời gian làm việc từ 25 đến 30 năm: Được nghỉ thêm 5 ngày. Thời gian làm việc từ 30 đến 35 năm: Được nghỉ thêm 6 ngày. BLx290.000xSNNP Lương phép = 22 BL: Bậc lương SNNP: Số ngày nghỉ phép Tiền lễ - Tết: Được tính trả cho công nhân bằng tiền lương thực tế 1 ngày công. Thưởng: Thưởng được chia làm 2 loại; thưởng thường xuyên và thưởng không thường xuyên. Công ty không áp dụng; thưởng không thường xuyên bao gồm thưởng nhân dịp lễ, Tết, thưởng thi đua… Công ty xếp hạng để thưởng, tuy nhiên việc thưởng này Công ty chỉ thực hiện mang tính chất tượng trưng, bởi lẽ Công ty xác định là doanh nghiệp tự hạch toán kinh doanh làm nhiều lương cao, mức thưởng không lớn. Phạt: Cán bộ vi phạm quy trình công nghệ, quy trình vận hành máy, nội quy an toàn công nhân gây ra tai nạn lao động, vi phạm nội quy của Công ty thì bị phạt. Để đảm bảo cho việc trả lương trên, Công ty hình thành quỹ tiền lương, Quỹ tiền lương của Công ty được xác định để chi cho toàn bộ tiền lương cán bộ, công nhân viên của Công ty có tiền lương trả theo thời gian, tiền lương trả theo sản phẩm, tiền lương nghỉ phép, đi học… Các loại phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp độc hại… Quỹ lương = Hệ số quy đổi x Số lượng x Đơn giá sản phẩm + Qbs thực hiện sản phẩm tiêu thụ Đơn giá sản phẩm quy đổi được quy định tuỳ theo đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, kích thước. Qbs Quỹ lương bổ sung bao gồm: tiền lương nghỉ phép, họp, nghỉ lễ, nghỉ theo chế độ lao động nữ. Công ty còn có quỹ lương cơ bản, là tổng số tiền lương cấp bậc chức vụ của toàn bộ cán bộ công nhân của Công ty. Đây sẽ là căn cứ để tính ra các khoản BHXH, BHYT. Quỹ BHXH: Được hình thành từ 2 nguồn. Công ty trích vào chi phí 15% tiền lương cơ bản của người lao động. Người lao động đóng góp 5% tiền lương cơ bản của mình. Nếu công nhân viên có số năm công tác tại Công ty nhỏ hơn 15 năm thì số ngày nghỉ hưởng BHXH là 40 ngày/năm. Nếu số năm công tác lớn hơn 30 năm được hưởng 60 ngày/năm. BL x 290.000 x NN Mức BHXH = x 75% 22 BL: Bậc lương NN: Số ngày nghỉ Ngày lễ tết không tính BHXH, công nhân mắc bệnh hiểm nghèo (một trong 13 bệnh do Bộ Y tế quy định) được nghỉ 180 ngày/năm với mức lương trợ cấp 75%. Ngoài 180 ngày công nhân được hưởng 65%. Quỹ BHYT: Công ty trích 2% tiền lương cơ bản của người lao động, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Người lao động nộp 1% tiền lương cơ bản của mình. Quỹ KPCĐ. Công ty trích 2% tiền lương thực chi của toàn Công ty. Phương pháp tính trả BHXH tại Công ty TNHH XNK Nam Đô Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ bảo hiểm như sau: * Đối với trường hợp nghỉ ốm: Khi cán bộ công nhân viên của Công ty bị ốm thì được đi khám bệnh theo chế độ BHYT và khi nằm viện thì được thanh toán BHXH. Thời gian tối đa được hưởng chế độ trợ cấp ốm đau như sau: 30 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH dưới 15 năm 40 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH từ 15 năm đến dưới 30 năm. 50 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH trên 30 năm Nếu cán bộ công nhân viên có con nhỏ bị ốm thì được nghỉ để chăm sóc con ốm. Thời gian tối đa được hưởng chế độ trợ cấp chăm sóc con ốm như sau: 20 ngày trong 1 năm đối với con dưới 2 tuổi 15 ngày trong 1 năm đối với con từ 2 tuổi đến dưới 3 tuổi Mức trợ cấp ốm đau, nghỉ việc để chăm sóc con ốm hoặc thực hiện các biện pháp thực hiện kế hoạch hoá gia đình bằng 75% mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trước khi nghỉ việc. * Đối với trường hợp nghỉ thai sản Cán bộ công nhân viên nữ có thai khi sinh con thứ nhất, thứ hai khi nghỉ việc được hưởng chế độ trợ cấp thai sản. Thời gian nghỉ việc trước và sau khi sinh là 4 tháng. Mức trợ cấp thai sản trong thời gian nghỉ theo quy định bằng 100% mức tiền lương đóng BHXH trước khi nghỉ. Ngoài ra, khi sinh con được hưởng trợ cấp một lần bằng một tháng đóng BHXH. * Đối với trường hợp bị tai nạn lao động Cán bộ công nhân viên bị tai nạn lao động được hưởng trợ cấp tuỳ thuộc vào mức độ suy giảm khả năng lao động và được tính theo mức tiền lương tối thiểu chung do chính phủ công bố. IV. Thực tế tổ chức hạch toán tiền lương tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Nam Đô Hạch toán chi tiết Tại các phòng ban, các cán bộ có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định và được treo tại Phòng Kế toán, kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong các phòng ban. Dựa vào số công tổng hợp được trừ vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công, kế toán và thống kê phân xưởng tính lương cho từng người, từ đó lập bảng thanh toán lương. Hình thức trả lương theo sản phẩm. Ngoài việc dựa vào bảng chấm công để tính lương, thống kê còn phải dựa vào tập hợp phiếu giao việc. Số sản phẩm làm được của từng tổ được lập riêng cho từng tổ và có chữ ký của người phụ trách. Từ số liệu trong số sản lượng thống kê tính tiền lương sản phẩm từng tổ. Từ bảng chấm công thống kê tính điểm lương từng tổ, sau đó chia lương cho từng lao động. Trong thực tế, một công nhân không phải chỉ luôn luôn làm việc tại một tổ mà có thể do yêu cầu của tổ khác nên người công nhân đó đến máy khác làm việc. Người công nhân này sẽ được trả lương theo đơn giá điểm lương tại tổ vay công người đó và được tính theo số công cho vay. Thống kê tổng hợp công ở tổ và công cho vay (công khác) của từng công nhân hình thành nên bảng chia lương cho từng tổ. Do việc thanh toán lương được chia làm 2 kỳ, nên giữa tháng thường tiến hành thanh toán lương kỳ I. Sau khi lập bảng lương kỳ I các phân xưởng gửi lên Phòng Kế toán để thanh toán. Cuối tháng dựa vào bảng thanh toán lương kỳ I và bảng chia lương theo sản phẩm thống kê tính ra số lương kỳ II rồi lập bảng thanh toán lương cho từng tổ, sau đó gửi lên Phòng Kế toán để thanh toán. Đối với hình thức trả lương theo thời gian. Từ số công ghi nhận được trong bảng chấm công phiếu giao việc, kế toán tính ra số lương mà người lao động nhận được trong tháng sau đó căn cứ vào bảng thanh toán lương kỳ I, kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng phòng. Bảng thanh toán lương cho các phân xưởng, phòng ban phải có xác nhận của trưởng phòng. Sau khi đưa lên phòng tổ chức duyệt, Bảng thanh toán lương được đưa về phòng kế toán để thực hiện. Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm xã hội được quản lý theo chế độ thực chi, thực thanh, sau khi trích 20% BHXH Công ty nộp cho cơ quan Bảo hiểm, trong quý Công ty chỉ làm nhiệm vụ chi hộ. Cuối quý tổng hợp phần chi BHXH, Công ty quyết toán với cơ quan BHXH. Chứng từ để thanh toán bảo hiểm: Từ 1 đến 5 chứng từ do y tế Công ty cấp, đó là giấy chứng nhận để thanh toán bảo hiểm. Nếu nghỉ hơn 5 ngày phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh sau đó được đưa lên Phòng Kế toán để thanh toán. Việc nghỉ hưởng BHXH phải là lý do chính đáng, Phòng Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH xem xét giải quyết thanh toán ổn thoả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán sẽ viết phiếu chi, người được hưởng BHXH cầm phiếu chi đến thủ quỹ nhận tiền Tên sở Y tế Y tế Công ty Ban hành theo mẫu tại CV. Số 93 TC/CĐKT ngày 20/7/1995 Quyển sổ: 3 GIẤY CHỨNG NHẬN Số: 3 Nghỉ ốm hưởng BHXH Họ và tên : Nguyễn Văn Ninh, tuổi 22 Đơn vị công tác: Phòng kinh doanh Lý do nghỉ việc: Cảm sốt Số ngày cho nghỉ: 01 (Từ ngày 20/5/2006 đến ngày 21/5/2006) Xác nhận của phụ trách đơn vị Ngày 20/5/2006 Số ngày thực nghỉ 01 ngày Y bác sỹ khám Phần BHXH Số sổ BHXH 1210 1. Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày 2. Lương tháng đóng BHXH 270.000 đồng 3. Lương bình quân ngày 10.384,62 đồng 4. Tỷ lệ % hưởng BHXH 7.700 đồng 5. Số tiền BHXH Ngày 21 tháng 5 năm 2006 Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH đơn vị Công ty TNHH XNK Nam Đô Ban hành theo QĐ số 1141 TC/ CĐKT Quyển sổ 37 Số: 24 PHIẾU CHI Nợ 3383 Số 60 Có 1111 Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Ninh Đơn vị: Phòng kinh doanh Lý do chi: Thanh toán BHXH Sổ tiền: 7.700 đ (Viết bằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng kèm 01 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Đã nhận đủ số tiền (viếtbằng chữ) Bảy nghìn bảy trăm đồng. Thủ quỹ Ngày 22 tháng 05 năm 2006 Người nhận tiền Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH SỔ CHI TIẾT BHXH Từ phiếu chi Kế toán vào sổ chi tiết BHXH SỔ CHI TIẾT BHXH Tháng 05 năm 2006 Số phiếu chi Ngày phát sinh Số tiền (đ) Tên người nhận Nội dung ….. …. ….. ….. ….. 60 85 86 26/02/2004 28/02/2004 28/02/2004 7.700 102.000 200.000 Nguyễn Văn Ninh Tô Như Hiệu Nguyễn Đình Vũ Thanh toán BHXH Thanh toán BHXH Thanh toán BHXH ….. …… …. …… ….. Tổng 7.678.500 Các chứng từ thanh toán BHXH của từng người được kế toán tập hợp riêng. Cuối quý kế toán dựa vào số chứng từ đó lập bảng tổng hợp bảo hiểm xã hội và báo cáo chi chế độ trợ cấp ốm đau. 3. Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn được trích theo 2% lương thực chi cho người lao động. Với số kinh phí công đoàn đã trích đó Công ty nộp: 0,8% cho công đoàn ngành (Nộp KPCĐ ngành) 0,2% cho công đoàn quận (Nộp KPCĐ quận) 0,3% cho cấp trên. (Nộp công đoàn phí) Còn lại 0,7% để lại cơ sở để chi tiêu Sau mỗi quý, thống kê của từng phân xưởng thu công đoàn phí (1% trên tổng số lương thực lĩnh) trong đó nộp đoàn phí 0,35%, còn lại để phân xưởng chi tiêu (thăm hỏi ốm đau…) Phụ trách phân xưởng đem bảng thu đoàn phí phân xưởng cùng số tiền thu được nộp lên phòng kế toán . Công ty TNHH XNK Nam Đô M16/CĐ PHIẾU THU Số 13 Kèm theo 01 chứng từ: Họ tên người nộp: Quốc Bình – Phòng kế toán Lý do thu: Thu công đoàn phí quý 1/2006 Số tiền: 2.074.000đ Số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu bảy mươi tư nghìn đồng Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp Ngày 30 tháng 03 năm 2006 T M Ban thường vụ Khi trong Công ty có hoạt động liên quan đến công tác công đoàn cần đến kinh phí. Người lĩnh tiền phải làm giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị phải có chữ ký của Ban thường vụ công đoàn, và người làm đơn, sau đó đưa lên Phòng Kế toán, kế toán tiền mặt viết phiếu chi. Công ty TNHH XNK Nam Đô M16/CĐ PHIẾU CHI Số 26 Kèm theo 01 chứng từ Họ tên người lĩnh: Nguyễn Văn Trọng Đơn vị: Phòng XNK Lý do chi: Mua đồ thăm hỏi người ốm Số tiền: 360.000đ Số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm sáu mươi nghìn đồng Ngày 20 tháng 05 năm 2006 Kế toán Thủ quỹ TM ban thường vụ Hạch toán tổng hợp Phiếu thu và phiếu chi KPCĐ được tập hợp riêng làm căn cứ ghi sổ chi tiết KPCĐ (sổ chi tiết KPCĐ được mở tương tự sổ Bảo hiểm xã hội ) 4. Bảo hiểm y tế. Bảo hiểm y tế (BHYT ) thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT. Việc trợ cấp BHYT được thông qua hệ thống y tế theo ngành dọc. Số tiền trích BHYT sau khi để lại một phần mua thuốc men, dụng cụ y tế, số còn lại Công ty nộp cho cơ quan BHYT Hà Nội. Công ty sử dụng các hoá đơn, thẻ BHYT để mua thuốc men, dụng cụ y tế, mua BHYT, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi liên quan đến công tác BHYT để mở sổ chi tiết (việc mở sổ chi tiết BHXH theo dõi tình hình chi BHYT). Bảng thanh toán lương là chứng từ để kế toán ghi sổ. Sau khi thanh toán xong kế toán tập hợp các bảng thanh toán lương của từng bộ phận trong mỗi phòng ban, tính tổng các số liệu ở các bảng thanh toán lương đó, lập bảng quyết toán lương cho từng phòng ban. Nói cách khác, kế toán phải tính được tổng số tiền phụ cấp của nhân viên thống kê, số còn lại là phần lương của nhân viên. Qua số liệu bảng thanh toán lương từng phòng ban, bảng tổng hợp tiền thưởng, kế toán ghi sổ chi lương. Sổ chi lương được mở từng tháng trên một tờ sổ nhằm theo dõi số tiền lương, thưởng, phụ cấp, các khoản trích nộp của các phòng ban, toàn Công ty. Ở bảng quyết toán lương, kế toán đã không đưa tiền chi ăn ca, độc hại vào bảng quyết toán lương mà chỉ trực tiếp bồi dưỡng ngay cho người lao động nhằm tái sản xuất sức lao động và tính vào chi phí sản xuất chung. Việc hạch toán lương liên quan đến nhiều kế toán phần hành như kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán tiền mặt, kế toán tập hợp chi phí, giá thành… Do vậy các kế toán phần hành phải thường xuyên đối chiếu, so sánh với nhau trong việc hạch toán. Kế toán dựa vào bảng chi lương, lập các sổ cái liên quan và lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ. Công ty TNHH XNK Nam Đô áp dụng chia việc ghi sổ sách, chứng từ làm 3 kỳ; kỳ 1 từ ngày 1 đến ngày 10, kỳ 2 từ 11 đến 20, kỳ 3 từ 21 đến hết tháng. Đơn vị: Công ty TNHH XNK Nam Đô CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 20 Ngày 2 tháng 5 năm 2006 Đơn vị: 1.000đ. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có …. 04/05 ….. 15 …. 04/05 …. Chi trả lương kỳ 2 T4 2006 …. 334 …. 111 …. 237.588 …. 237.588 Cộng 3.427.622 3.427.622 Kèm 29 chứng từ gốc Ngày 2 tháng 5 năm 2006 Người lập Kế toán trưởng SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Đơn vị: 1.000đ. Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng … 20 30 … … 04/04 15/04 … Cộng … 3.427.622 2.742.673 … 75.672.642 Sau khi kế toán lập chứng từ ghi sổ, và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tiếp tục lập sổ cái là tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán nhằm kiểm tra sự biến động của từng loại vốn, nguồn vốn, nguồn kinh phí trong đơn vị. PHẦN II QUY TRÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. Tổ chức hạch toán tiền lương 1. Hạch toán số lượng lao động Số lượng lao động hiện có của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách bao gồm số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, theo công việc và theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật, số lao động dài hạn, số lao động tạm thời, lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình biến động, tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động, trên cơ sở đó làm căn cứ tính lương cho người lao động. Hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ “Danh sách lao động ” của doanh nghiệp, và của từng bộ phận. Sổ do phòng tổ chức lập theo mẫu quy định và được lập 2 bản: một bản do phòng kế toán quản lý, một bản do phòng lao động quản lý và ghi chép. Căn cứ để ghi chép sổ lao động là các hợp đồng lao động, các quyết định cho thôi việc, chuyển công tác của các cấp thẩm quyền. Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách lao động toàn doanh nghiệp và chi tiết các bộ phận. Việ._.