Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xe khách Thái Bình

ải càng tỏ ra năng động và hiệu quả hơn. Không những chỉ đạo sản xuất kinh doanh sao cho có lãi để đảm bảo trả cổ tức cho các cổ đông và mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp mà thực trạng đáng quan tâm của các doanh nghiệp là lực lượng lao động giỏi có xu hướng dòng chảy từ nơi thu nhập thấp, chính sách xã hội thấp sang nơi làm việc có thu nhập cao, chính sách xã hội tốt. Vì vậy chức năng của kế toán ngoài việc ghi chép, xử lý tổng hợp về công tác tài chính của đơn vị nhanh và chính xác để các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, chớp được những cơ hội tốt trong sản xuất kinh doanh của đơn vị , mà với thực trạng thực tế đặt ra kế toán cần phải hoàn thiện tốt công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp, không những tạo cơ sở cho công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm của doanh nghiệp được hợp lý, đồng thời cũng góp phần giúp công tác quản lý lao động của doanh nghiệp có hiệu quả hơn thu hút được nhiều lao động có trình độ, tay nghề cao. Đối với người lao động tổ chức tốt công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tạo sự yên tâm lao động sản xuất, phát huy tốt khả năng lao động, góp phần kích thích người lao động tăng năng suất, hiệu quả lao động. Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng chế độ, qua đó động viên, khuyến khích người lao động phát huy tinh thần chủ động sáng tạo, tăng năng suất lao động, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm một cách chính xác. Chính sách tiền lương được vận dụng linh hoạt ở mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và tính chất công việc. Vì vậy việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đúng đắn, đầy đủ chính xác và thanh toán kịp thời có ý nghĩa về kinh tế cũng như về mặt chính trị xã hội. Nhận thức quan trọng về vấn đề trên nên công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có vai trò, ý nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Được sự đồng ý của bộ môn kế toán, khoa Kinh Tế Phát Triển Nông thôn Trường Đại học Nông Nghiệp I - Hà Nội, tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: "Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần xe khách Thái Bình". 2. Mục tiêu nghiên cứu. 2.1. Mục tiêu chung Phản ánh hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Xe khách Thái Bình, từ đó đề xuất những vấn đề nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho Công ty. 2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá những vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận và thực tiễn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Phản ánh tình hình công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Xe khách Thái Bình. - Đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho Công ty Cổ phần Xe khách Thái Bình. 3. Phạm vi nghiên cứu. - Về không gian: Đề tài được nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Xe khách Thái Bình. - Về thời gian: Từ ngày 02/12/2003 đến ngày 02/04/2004 Kết cấu của báo cáo gồm 5 phần Phần 1: Mở đầu Phần 2: Nghiên cứu tổng quan Phần 3: Đặc điểm công ty và phương pháp nghiên cứu Phần 4: Kết quả nghiên cứu Phần 5: Kết luận Phần 2 Nghiên cứu tổng quan 2.1 những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.1.1 Khái niệm, bản chất của tiền lương. Trong mọi chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của các vật chất đều không tách rời lao động. Lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người là yếu tố cơ bản tác dụng quyết định trong quá trình sản xuất. Để đảm bảo quá trình sản xuất, tái sản xuất diễn ra liên tục và sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp, trước hết cần phải đảm bảo được tái sản xuất sức lao động mà con người bỏ ra để lao động sản xuất, đó chính là sự bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Đó chính là tiền lương, tiền lương được định nghĩa như sau “ Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao lao động phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh ”. Tiền lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng của họ đóng góp. Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Bên cạnh đó, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc. Nói cách khác tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. 2.1.2 Vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đối với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá trị của sản phẩm, do vậy doanh nghiệp cần phải có sự quản lý chặt chẽ về công tác kế toán tiền lương. Điều này có ý nghĩa rất lớn và vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Quản lý tốt công tác kế toán tiền lương không chỉ đem lại sự tiết kiệm trong chi phí về tiền lương, không xảy ra hiện tượng hao phí thừa thãi lao động mà doanh nghiệp còn hạn chế được sự di chuyển, thay đổi lao động từ nơi này sang nơi khác, nghĩa là những người lao động có tay nghề cao sẽ chuyển sang nơi khác có thu nhập cao hơn. Từ đó mà doanh nghiệp sẽ dần mất đi những người lao động giỏi nếu như không có sự quản lý chặt chẽ về tiền lương. Nếu công tác tổ chức kế toán tiền lương tại các doanh nghiệp được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ góp phần quan trọng vào việc thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý chặt chẽ về công tác kế toán tiền lương là việc bức thiết của doanh nghiệp, nhằm giúp các đơn vị phải sử dụng lao động một cách có hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí, góp phần hạ giá thành sản phẩm. Mặt khác tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lương của doanh nghiệp đi vào nề nếp sẽ góp phần thúc đẩy người lao động chấp hành kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động và hiệu suất công tác. Đồng thời nó còn tạo cơ sở cho việc tính, trả lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động và là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách và các cơ quan phúc lợi xã hội. Ngoài tiền lương để tái sản xuất sức lao động và đảm bảo cuộc sống lâu dài cho người lao động, theo chế độ hiện hành thì doanh nghiệp còn phải trích vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH) bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ). Cùng với tiền lương, các khoản trích lập quỹ nói trên hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong giá thành sản phẩm. Việc tính toán chi phí về lao động sống phải trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động sử dụng lao động trong sản xuất kinh doanh. áp dụng các hình thức trả lương phù hợp sẽ một mặt kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng của lao động, mặt khác thúc đẩy việc sử dụng lao động hợp lý, có hiệu quả. 2.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và và các khoản trích theo lương. Để thực hiện tốt các chức năng kế toán trong việc điều hành, quản lý lao động của doanh nghiệp, góp phần tích cực quản lý lao động về tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp cần phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau. *Tổ chức ghi chép, phản ánh và tính toán chính xác các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp, phụ cấp cho người lao động. Đồng thời phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình thanh toán các khoản trên cho người lao động và tình hình chấp hành các chính sách chế độ về lao động tiền lương. * Tính toán đúng đắn các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương, đồng thời phân bổ chi phí nhân công cho các đối tượng sử dụng một cách chính xác, phục vụ cho việc tập hợp chi phí , tính giá thành sản phầm. * Lập báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương đồng thời tiến hành tổ chức phân tích tình hình quản lý tiền lương các khoản trích trên lương và đề xuất các biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp mình. 2.3 các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp. 2.3.1 Một số quy định về chế độ tiền lương hiện hành. - Người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động thoả thuận trong hợp đồng lao động về tiền lương và hình thức trả lương. Mức lương của người lao động không thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. - Người lao động hưởng lương theo ngày, giờ, tuần thì được trả lương theo ngày, giờ, tuần hoặc gộp lại trả nhưng không quá 15 ngày. Nếu người lao động hưởng lương theo tháng thì trả lương tháng một lần hay 2 lần trên tháng. - Người lao động được trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn và tại nơi làm việc. Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động trả chậm lương thì không được trả chậm hơn 1 tháng. Và khi trả phải đền bù một số tiền ít nhất bằng lãi suất tiền gửi tiết kiệm của ngân hàng trên tổng tiền trả lương bị chậm lại tại thời điểm trả lương. - Khi khấu trừ lương của người lao động doanh nghiệp sử dụng lao động phải thoả thuận với ban chấp hành công đoàn cơ sở và khấu trừ không quá 30% tiền lương hàng tháng. - Trường hợp làm thêm giờ: + Làm thêm vào ngày thường thì được trả ít nhất 150% tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường. + Làm thêm vào ngày lễ, ngày nghỉ hàng tuần thì trả ít nhất 200% trên giờ của ngày làm việc bình thường. + Nếu làm thêm vào ban đêm, ngoài việc trả như trên còn được trả thêm ít nhất 30 % của tiền lương làm việc ban ngày. - Trường hợp ngừng việc: + Nếu ngừng việc mà do lỗi của người lao động thì người đó không được trả lương, do lỗi của doanh nghiệp sử dụng lao động thì phải trả đủ lương cho người lao động. + Nếu do những nguyên nhân khách quan mà bất khả kháng thì hai bên thoả thuận để tính lương trả nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu. + Trường hợp ngừng việc tạm thời như: hoàn cảnh gia đình, khó khăn, làm nghĩa vụ công dân bị tạm giam, tạm giữ thì người lao động được tạm ứng tiền lương theo thoả thuận hay quy định của Nhà nước. 2.3.2 Hình thức trả lương trong doanh nghiệp. Theo chế độ hiện hành có các hình thức trả lương sau: 2.3.2.1 Hình thức trả lương theo thời gian Trả lương theo thời gian là việc trả lương dựa vào thời gian lao động (ngày công) thực tế của người lao động. Việc trả lương này được căn cứ vào thời gian công tác và trình độ kỹ thuật của người lao động. Tiền lương theo thời gian có các hình thức trả lương như sau: a. Trả lương theo thời gian đơn giản: Đây là chế độ trả lương mà tiền lương của mỗi người lao động do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian thực tế làm việc nhiều hay ít quyết định. Hình thức này chỉ áp dụng ở những nơi khó đánh giá công việc cụ thể như công việc ở văn phòng, bộ phận quản lý. Mức lương thời gian được tính như sau: Số tiền lương theo thời gian = Mức lương xác định ở mỗi khâu công việc x Số thời gian làm việc ở mỗi khâu công việc x Hệ số phụ cấp * Có 3 hình thức trả lương đơn giản như lương tháng, ngày, giờ. + Lương tháng: Là tiền lương được trả cố định hàng tháng, được hình thành trên cơ sở hợp đồng lương. Lương tháng được quy định cho từng bậc lương trong bảng lương, thường được áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính và văn phòng. Lương tháng = Lương cơ bản + Phụ cấp (nếu có) + Lương ngày: Là tiền lương được trả cho mỗi ngày làm việc được xác định trên cơ sở lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng, lương ngày được áp dụng chủ yếu để trả lương cho người lao động trong những ngày hội họp, học tập hoặc làm những nhiệm vụ khác và làm căn cứ đề tính phụ cấp. Lương ngày = Lương tháng + phụ cấp Số ngày làm việc trong tháng + Lương giờ: Là tiền lương trả cho mỗi giờ làm việc, được xác định trên cơ sở lương ngày chia cho giờ tiêu chuẩn quy định. b. Trả lương theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương nàylà kết hợp trả lương theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi mà người lao động đạt được những chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng đã quy định. Tức là ngoài lương, người lao động còn nhận thêm một khoản tiền thưởng do hoàn thành tốt công việc hoặc tiết kiệm được chi phí... Tiền lương được tính bằng cách lấy lương trả theo thời gian (mức lương cấp bậc) nhân thời gian làm việc thực tế và cả thành tích công tác, thái độ lao động, ý thức lao đông, ý thức trách nhiệm của người lao động thông qua tiền thưởng. 2.3.2.2 Hình thức trả lương khoán. Đối với doanh nghiệp vận tải hình thức trả lương khoán là một hình thức áp dụng phổ biến. Chủ doanh nghiệp có quyền giao khoán hoặc hàng năm có tổ chức bỏ thầu và các thành viên trong doanh nghiệp là người nhận khoán. Với các Công ty có vốn lớn thường áp dụng những hình thức giao khoán toàn diện các chỉ tiêu kế hoạch và đồng thời sử dụng các hệ thống kiểm tra của công ty để giám sát hỗ trợ. Với các Công ty có vốn mỏng, việc kinh doanh gặp nhiều khó khăn thì việc giao khoán đầy đủ để thực hiện cho vài bộ phận chủ lực, còn các bộ phận khác nới lỏng để họ tự chủ hoạt động dưới hình thức khoán gọn (tự do vốn, tự kinh doanh, tự phân phối lợi nhuận). * Hiện nay tồn tại các hình thức khoán sau: Khoán theo doanh số, khoán theo thu nhập, khoán sản phẩm. - Khoán theo doanh số: là hình thức trả lương cho người lao động theo doanh thu thực hiện trong kỳ. Đơn giá khoán theo doanh thu là mức lương trả cho 1000đ doanh số hay đây là số tiền công mà người lao động nhận được khi làm 1000đ tiền lãi cho doanh nghiệp. Đơn giá lương khoán = Tổng quỹ lương theo cấp bậc kế hoạch x 1000 Doanh thu kế hoạch Ưu điểm : Với cách áp dụng mức lương khoán này người lao động sẽ quan tâm hơn đến kết quả lao động, khắc phục được tính bình quân hoá tiền lương, tiền thưởng theo thời gian làm việc. Nhược điểm : Dễ làm cho người lao động chạy theo doanh số mà ảnh hưởng đến nhiệm vụ được giao hoặc khai khống doanh thu mặt hàng có giá trị lớn. - Khoán lãi gộp : Lãi gộp = Doanh thu tiêu thụ - Các khoản giảm trừ - Giá vốn hàng bán Các khoản giảm trừ = Trị giá hàng bán bị trả lại + Giảm giá hàng bán + Thuế tiêu thụ đặc biệt + Thuế xuất khẩu Đây là hình thức khoán cụ thể hơn khoán doanh thu. Khi trả lương theo hình thức này doanh nghiệp phải tính đến lãi gộp tạo ra đủ bù đắp chi phí nhất định. Nếu lãi gộp thấp thì lương cũng giảm theo vì các chi phí theo chế độ. ngược lại, nếu lãi gộp lớn thì người lao động có lợi. Bởi vậy hình thức này khắc phục được hạn chế của phương pháp khoán theo doanh thu, người lao động sẽ phải tìm cách giảm các chi phí. Phương pháp này áp dụng phổ biến ở các đơn vị hạch toán phụ thuộc. - Khoán theo sản phẩm : Theo hình thức này người lao động sẽ nhận được một khoản tiền nhất định sau khi hoàn thành xong khối lượng công việc được giao thời gian và chất lượng quy định. Hình thức này áp dụng cho những trường hợp công việc lao động giản đơn, có tính chất đột xuất như bốc dỡ nguyên vật liệu, thành phẩm.... 2.3.2.3 Hình thức trả lương theo sản phẩm Đây là hình thức trả lương theo số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành. Hình thức này được áp dụng khá phổ biến ở những doanh nghiệp sản xuất. Nó phù hợp với nguyên tắc phân phối lao động, gắn chặt thù lao lao động với kết quả sản xuất, kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động nhằm góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội. * Hình thức trả lương theo sản phẩm có những loại sau : - Tiền lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp: Tiền lương theo sản phẩm cá nhân trực tiếp = Số lượng sản phẩm hợp quy cách x Đơn giá lương sản phẩm Trong đó: Đơn giá lương sản phẩm = Lương cấp bậc công việc (tháng, ngày) x Mức thời gian hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm Hình thức này đơn giản, dễ hiểu, thường sử dụng để tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất mà công việc có thể định mức và hạch toán kết quả riêng. Tuy nhiên, nó không khuyến khích công nhân quan tâm đến lợi ích chung của tập thể. Tiền lương sản phẩm tập thể: Hình thức này căn cứ vào số lượng sản phẩm của cả tổ và đơn giá chung để tính lương cho cả tổ, sau đó phân phối lại cho từng người trong tổ. Hình thức tiền lương nàycó tác dụng làm cho người công nhân quan tâm đến kết quả sản xuất chung của cả tổ. Tuy nhiên, nó chưa xét đến kết quả sản xuất của từng công nhân nên trong chừng mực nhất định tiền lương của mỗi người chưa thật gắn với đóng góp vào thành tích chung của cả tổ. VDụ : làm việc theo dây truyền - Tiền lương theo sản phẩm cá nhân gián tiếp : Cách tính: Tiền lương phải trả cho lao động phụ = Số lượng sản phẩm do lao động chính làm ra x Đơn giá tiền lương quy định cho lao động phụ VDụ : Trả lương cho người lao động vẽ hoa văn trên bát, đĩa, lọ hoa : Hình thức này áp dụng cho những công nhân phụ mà công việc của họ ảnh hưởng nhiều đến kết quả lao động của công nhân chính như công nhân làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, bảo dưỡng sửa chữa máy móc... Hình thức này không phản ánh chính xác kết quả lao động của công nhân phụ nhưng lại làm cho người lao động trong cùng một bộ phận quan tâm đến kết quả chung. Việc khuyến khích vật chất đối với công nhân phụ sẽ có tác dụng nâng cao năng suất lao động của công nhân chính. Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến: Theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn căn cứ vào mức độ hoàn thành vượt định mức càng cao thì suất luỹ tiến càng nhiều. Hình thức này có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng năng suất lao động. Tiền lương theo sản phẩm có thưởng, phạt ; Hình thức này là kết hợp tiền lương sản phẩm trực tiếp với tiền thưởng, khi người lao động hoàn thành và vượt mức các chỉ tiêu quy định như tiết kiệm nguyên vật liệu, vật tư, nâng cao chất lượng sản phẩm... Trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư, không đảm bảo đủ ngày công quy định... thì có thể phải chịu tiền phạt vào thu nhập bằng tiền lương theo sản phẩm trực tiếp trừ đi các khoản tiền phạt. 2.3.3 Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, KPCĐ. 2.3.3.1 Quỹ tiền lương và thành phần của quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần của quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian, lương sản phẩm, phụ cấp, tiền thưởng trong sản xuất... Căn cứ vào nghị định số 235/HĐBT ngày 19/09/1985 của Hội đồng bộ trưởng (nay là Chính phủ), quỹ tiền lương bao gồm các khoản chủ yếu như: tiền lương hàng tháng, ngày theo hệ thống thang bảng Nhà nước, tiền lương trả theo sản phẩm, tiền công nhật cho lao động ngoài bên chế, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc do máy móc thiết bị ngừng hoạt động vì nguyên nhân khách quan, tiền lương trả cho người lao động đi học nhưng vẫn thuộc biên chế, các loại tiền thưởng thường xuyên, các khoản phụ cấp theo chế độ quy định và các khoản phụ cấp khác được ghi trong quỹ lương. Về mặt hạch toán quỹ lương bao gồm nhiều loại, tiền lương lao động trực tiếp, tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo lương chính và lương phụ. Quỹ tiền lương kế hoạch trong doanh nghiệp còn được tính cả các khoản trợ cấp BHXH trong thời gian người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Để đảm bảo hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm chi tiêu, tiết kiệm hợp lý, thì việc quản lý quỹ tiền lương phải được đặt trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.3.3.2 Quỹ BHXH BHXH là một chế độ pháp định bảo vệ người lao động bằng cách thông qua tập trung nguồn tài chính được huy động từ sự đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động (nếu có) sự tài trợ của Nhà nước nhằm trợ cấp cho người bảo hiểm và gia đình họ trong trường hợp bị giảm hoặc mất thu nhập lao động do gặp các rủi ro ổm đau, thai sản, tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động theo quy định của pháp luật hoặc tử vong. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cơ bản thực hiện phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó: - Người sử dụng lao động đóng góp bằng 15% tổng quỹ lương tính vào chi phí SXKD của doanh nghiệp. - Người lao động đóng bằng 5% tiền lương. Quỹ BHXH được chi tiêu trong các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Quỹ BHXH do cơ quan BHXH quản lý. 2.3.3.3 - Quỹ BHYT Quỹ BHYT được hình thành do người sử dụng lao động và người lao động đóng góp. Quỹ BHYT được trích theo tỉ lệ quy định trên tổng số tiền lương cơ bản của công nhân viên trong tháng. Theo chế độ hiện hành tỉ lệ trích BHYT là 3% trong đó: - Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng góp 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Người lao động đóng góp 1%. Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán ( 80% ) các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang ... cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ, còn lại (20% ) do người bệnh tự chi trả. Trường hợp thuộc diện ưu đãi được quỹ BHYT chi trả cho 100% chi phí khám chữa bệnh theo giá viện phí. Quỹ BHYT được thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế, vì vậy khi tính mức trích BHYT các nhà doanh nghiệp nộp toàn bộ cho cơ quan BHYT. 2.3.3.4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ) : KPCĐ được hình thành do việc trích lập theo một tỷ lệ quy định theo tổng quỹ lương, tiền công và phụ cấp thực tế phải trả cho người lao động kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành lên KPCĐ. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ KPCĐ được trích là 2%. Số KPCĐ doanh nghiệp trích được 1% nộp lên cơ quan quản lý Công đoàn cấp trên, 1% để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. 2.4 Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 2.4.1 Hạch toán lao động, tiền lương và trợ cấp BHXH phải trả cho CBCNV. 2.4.1.1 Hạch toán lao động. Để quản lý lao động ở doanh nghiệp, nhất thiết phải tiến hành hạch toán lao động. Đây là loại hạch toán nghiệp vụ mà nội dung của nó là hạch toán số lượng lao động, hạch toán thời gian lao động và hạch toán kết quả lao động. Hạch toán số lượng lao động là hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, tính chất công việc và theo trình độ cấp bậc kỹ thuật của cán bộ công nhân viên. Việc hạch toán này thường do Phòng tổ chức lao động tiền lương theo dõi và các số liệu về lao động thể hiện trong “Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp”. Hạch toán thời gian lao động là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng cán bộ công nhân viên ở từng phòng, ban, bộ phận của doanh nghiệp. Thông thường từng bộ phận sử dụng lao động ghi chép thời gian lao động của từng người trong tháng vào “bảng chấm công” và đến cuối tháng gửi lên phòng tổ chức, phòng tổ chức lấy đó làm cơ sở để tính lương đối với những người hưởng lương theo thời gian. Hạch toán kết quả lao động là việc theo dõi, ghi chép kết quả lao động của công nhân viên biểu hiện bằng số lượng công việc, khối lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành của từng người trong từng tổ, nhóm lao động. Để hạch toán kết quả lao động thông thường các doanh nghiệp sử dụng các chứng từ như: hợp đồng giao khoán, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành... hạch toán kết quả lao động là cơ sở để doanh nghiệp tính tiền lương cho người lao động hay bộ phận lao động hưởng theo sản phẩm. Như vậy, hạch toán lao động vừa có tác dụng quản lý, huy động, sử dụng lao động, vừa là cơ sở để doanh nghiệp tính lương cho cán bộ công nhân viên. Do đó, để tính đúng tiền lương cho cán bộ công nhân viên thì điều kiện tiên quyết phải hạch toán lao động chính xác, đầy đủ, khách quan. 2.4.1.2- Xác định tiền lương và trợ cấp BHXH. Cuối tháng, trên cơ sở các tài liệu hạch toán lao động và chính sách chế độ hiện hành về lao động, tiền lương và BHXH do Nhà nước ban hành mà doanh nghiệp đang áp dụng, doanh nghiệp tiến hành tính lương và trợ cấp BHXH phải trả cho cán bộ CNV. Việc tính lương được trình bày ở III 2. Tiền lương tính riêng cho từng người, sau đó tổng hợp theo từng bộ phận, được phản ánh vào “Bảng thanh toán lương”. Trường hợp cán bộ công nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH trong tháng thì căn cứ vào các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH... để tính toán và tổng hợp vào “Bảng thanh toán BHXH”. Các bảng này là căn cứ chi trả lương, thanh toán BHXH cho cán bộ công nhân viên, đồng thời là cơ sở để kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Tiền lương, trợ cấp BHXH chi trả cho cán bộ công nhân viên phải đầy đủ, kịp thời và trực tiếp với người lao động cán bộ công nhân viên khi nhận tiền có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào bảng thanh toán tiền lương,bảng thanh toán BHXH. Những vấn đề trên được thể hiện qua sơ đồ số1: 2.4.2. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 2.4.2.1- Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công (mẫu số 01-LĐTL). - Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL). - Phiếu nghỉ hưởng BHXH (mẫu số 03 - LĐTL). - Bảng thanh toán BHXH (mẫu số 04 - LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 05 - LĐTL) - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 06 - LĐTL). - Phiếu báo giờ làm thêm (mẫu số 07 - LĐTL). - Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08 -LĐTL). - Biên bản điều tra tai nạn lao động (Mẫu số 09 - LĐTL). Sơ đồ 1: Tính tiền lương và trợ cấp BHXH Bảng chấm công, phiếu xác nhận sảnphẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu giao việc Biên bản điều tra tai nạn lao động, phiếu nghỉ hưởng BHXH Tính lương thời gian Tính lương sản phẩm Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ tiền lương trích BHXH, BHYT, KPCĐ Bảng thanh toán BHXH Thanh toán lương và BHXH (chi trả + khấu trừ) 2.4.2.2 Tài khoản sử dụng: Để hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng các tài khoản 334, 338, TK 335 -TK 334: “ Phải trả công nhân viên” tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công ,trợ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Tài khoản này có nội dung kết cấu như sau : TK 334 - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả CNV, tiền lương CNV chưa lĩnh. - Các khoản đã khấu trừ vào lương của người lao động. - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNV. - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH còn phải trả người lao động. Dư nợ: Trong trường hợp đặc biệt có dư nợ thể hiện số phải trả thừa cho CNV. Kế toán TK này cần theo dõi riêng, thanh toán tiền lương và thanh toán BHXH. Dư có: Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả CNV. -TK 338: “Phải trả phải nộp khác” TK này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể XH, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời... TK 338 chi tiết có 5 tài khoản cấp 2 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 - Kinh phí công đoàn 3383 - Bảo hiểm xã hội 3384 - Bảo hiểm y tế 3388 – Phải nộp khác TK 335 : “ Chi phí phải trả” tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh , mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc trong nhiều kỳ sau. *Quá trình hạch toán phải trả công nhân viên Hàng tháng tính tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng kế toán ghi: Nợ TK 622 ; Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 627 (627.1) ; Tiền lương phải trả cho lao động gián tiếp và nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ TK 641(641.1) ; Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng. Nợ TK 642 (642.1) ; Tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý DNghiệp. Nợ TK 241 ; Tiền công nhân XDCB và sữa chữa lớn TSCĐ Có TK 334 ; Tổng số tiền lương phải trả cho CNV trong tháng. Số tiền thưởng phải trả cho CNV kế toán ghi: Nợ TK 431 (431.1) ; Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Nợ TK 622 Nợ TK 627 Thưởng trong sản xuất kinh doanh. Nợ TK 641.1 Nợ TK 642.1 Có TK 334: Tổng số tiền thưởng phải trả. Tuy nhiên người lao động còn có chế độ nghỉ phép, do vậy doanh nghiệp nếu không bố trí được thời gian nghỉ phép cho người lao động đều đặn thì phải tiến hành trích trước vào chi phí từng kỳ hạch toán tiền lương nghỉ phép của người lao động. Có như vậy tính giá thành sản phẩm không bị tăng lên đột ngột. - Khi trích tiền lương công nhân nghỉ phép kế toán ghi: Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp. Có TK 335 Chi phí trả trước Khi người lao động trực tiếp nghỉ phép kế toán ghi: Nợ TK 335 Có TK 334 Khi trả lương cho người lao động kế toán khấu trừ vào lương các khoản tạm ứng, BHXH, BHYT. Nợ TK 334 Phải trả CNV Có TK 141 Tạm ứng Có TK 138 Phải thu khác Có TK 338 Phải trả, phải nộp Trường hợp nếu người lao động phải nộp thuế thu nhập, kế toán khấu trừ vào lương phần thuế thu nhập mà doanh nghiệp nộp hộ. Nợ TK 334 Phải trả CNV Có TK 338 Thuế và các khoản phải nộp Khi thanh toán lương và các khoản phải trả công nhân viên bằng tiền, kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng 2.4.2.3 Trình tự hạch toán: Quá trình hạch toán tổng hợp phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày ở các sơ đồ sau: - Sơ đồ 2: Hạch toán các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên. - Sơ đồ 3: Hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ - Sơ đồ 4: Hạch toán trích trước tiền lương phép kế hoạch của CNhân SX. 2.4.2.4 Tổ chức ghi sổ kế toán Sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi chép kế toán phụ trách vào hình thức tổ chức sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Các hình thức tổ chức sổ kế toán phải phù hợp và hiệu quả đối với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Hiện nay có bốn hình thức tổ chức sổ kế toán. Sơ đồ 2 : Hạch toán các khoản thanh toán với CBCNV Tiền lương Thưởng BHXH và các khoản phải trả Cho cán bộ công nh._.