Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần thiết bị điện công nghiệp Hà Nội

tiền lương đối với đơn vị mình là vô cùng cần thiết. Ngoài việc áp dụng việc chi trả lương theo quy định hiện hành thì vấn đề về tiền lương đã, đang và sẽ là vấn đề bức xúc trong các doanh nghiệp Nhà Nước cũng như tư nhân hiện nay. Bởi nếu chính sách tiền lương và các khoản trích theo lương được chi trả thỏa đáng cho từng người lao động nó sẽ có tác dụng rát tích cực đối với sự đi lên của doanh nghiệp và ngược lại. Với xu thế hội nhập hiện nay, khi nền kinh tế tập trung bao cấp đã bị xóa bỏ và chuyển sang cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà Nước thì việc đảm bảo lợi ích của người lao động càng cần được quan tâm nhiều hơn. Vói sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy PGS.TS. Hà Đức Trụ và đơn vị thực tập, em đã hoàn thành luận văn với đề tài: “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần thiết bị điện công nghiệp Hà Nội” Nội dung luận văn của em gồm 3 phần chính: Phần 1: Đặc điểm và tình hình kinh doanh tại Công ty thiết bị điện công nghiệp Hà Nội. Phần 2: Tình hình thực tế việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Phần 3: Một số ý kiến đề xuất hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty thiết bị điện công nghiệp Hà Nội. phần I những vấn đề chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp sản xuất I. Chức năng và vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Khái niệm và bản chất tiền lương 1.1. Khái niệm Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tiền lương, tuỳ theo các thời kỳ khác nhau. Theo quan điểm cũ: Tiền lương và một khoản thu nhập quốc dân được phân phối cho người lao động căn cứ vào số lượng lao động của mỗi người. Theo quan điểm này tiền lương vừa được trả bằng tiền, vừa được trả bằng hiện vật thông qua các chế độ nhà ở, y tế, giáo dục - chế độ tiền lương theo quan điểm này mang tính bao cấp, bình quân nên không có tác dụng kích thích người lao động. Điều này có thể thấy trong thời kỳ bao cấp, nước ta đã hiểu và áp dụng tiền lương theo quan điểm này Theo quan điểm mới: Tiền lương được hiểu là giá cả của sức lao động, khi thị trường lao động đang dần được hoàn thiện và sức lao động trở thành hàng hoá. Nó được hình thành do sự thoả thuận hợp pháp giữa người lao động (người bán sức lao động) và người sử dụng lao động (người mua sức lao động). Tiền lương hay giá cả sức lao động chính là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo công việc đã thoả thuận. 1.2. Bản chất Nếu như trong nền kinh tế bao cấp thì tiền lương không phải là giá cả sức lao động. Vì nó không thừa nhận và hàng hoá không ngang giá theo quy luật cung cầu. Thị trường sức lao động về danh nghĩa không tồn tại trong nền kinh tế quốc dân và phụ thuộc vào quy định của Nhà nước. Sang cơ chế thị trường buộc chúng phải có những thay đổi lại nhận thức về vấn đề này. Trước hết sức lao động là thứ hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lượng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tư nhân mà mở công chức làm việc trong lĩnh vực quản lý Nhà nước, quản lý xã hội. Tuy nhiên do đặc thù riêng trong sử dụng lao động của từng khu vực mà các quan hệ thuê mướn, mua bán hợp đồng lao động cũng khác nhau, các thoả thuận về tiền lương cũng khác nhau. Mặt khác tiền lương phải là trả cho sức lao động tức là giá cả hàng hoá sức lao động mà người lao động và người thuê lao động thoả thuận với nhau theo quy luật cung cầu, giá cả trên thị trường. Tiền lương là bộ phận cơ bản và giờ đây là duy nhất trong khu thu nhập người lao động. Tiền lương là một yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là một phần cấu thành nên chi phí được tính toán quản lý chặt chẽ, đối với người lao động thì tiền lương là quá trình thu nhập từ lao động của họ, là phần thu nhập chủ yếu với đại đa số người lao động. Do vậy phấn đấu tiền lương là mục đích hết thảy của người lao động và chính mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển và khả năng lao động của mình. Cùng với tiền lương, các khoản bảo hiểm và kinh phí trên hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong tổng chi phí doanh nghiệp. Việc tính toán chính xác chi phí về lao động sống dựa trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động và sử dụng lao động hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3. Chức năng của tiền lương Trong các doanh nghiệp thương mại cũng như các doanh nghiệp khác của nền kinh tế quốc dân, tiền lương thực hiện 2 chức năng: + Về phương diện xã hội: Tiền lương là phương tiện để tái sản xuất sức lao động cho xã hội. Để tái sản xuất mức lao động thì tiền lương phải đảm bảo đúng tiêu dùng cá nhân của người lao động và gia đình họ. + Phương diện kinh tế: Tiền lương và đòn bẩy kinh tế có tác dụng kích thích lợi ích vật chất đối với người lao động, làm cho họ vì lợi ích vật chất của bản thân và gia đình mình mà lao động một cách tích cực với chất lượng và kết quả ngày càng cao. Trong hệ thống quản lý doanh nghiệp thì tiền lương được tư duy như là đòn bẩy kinh tế trong quản lý sản xuất. Việc trả lương phải gắn với kết quả lao động. Làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, có sức lao động không làm ngừng hưởng, bội số của tiền lương phải phản ánh đúng sự khác biệt trong tiền lương lao động có trình độ thấp nhất và cao nhất đa được hình thành trong quá trình lao động. 1.4. ý nghĩa của tiền lương Tiền lương luôn xem xét từ 2 góc độ trước hết đối với chủ doanh nghiệp tiền lương là yếu tố chi phí sản xuất. Còn đối với người cung ứng lao động thì tiền lương là nguồn thu nhập. Mục đích của chủ doanh nghiệp là lợi nhuận, mục đích của người lao động là tiền lương. Với ý nghĩa tiền lương không chỉ mang tính chất là chi phí mà nó trở thành phương diện tạo ra giá trị mới hay nói đúng hơn là nguồn cung ứng sự sáng tạo ra giá trị tăng đứng về phía người lao động thì nhờ vào tiền lương mà họ có thể nâng cao mức sống, giúp họ hoà đồng với nền văn minh của xã hội. Nó thể hiện sự đánh giá đúng mức năng lực và công lao của họ đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Trên một góc độ nào đó thì tiền lương là bằng chứng tỏ rằng thể hiện giá trị, địa vị uy tín của người lao động với gia đình, doanh nghiệp và xã hội, nói chung mọi nhân viên đều tự hào với mức lương của mình và đó là niềm tự hào cần được khuyến khích 2. Quản lý quỹ lương trong doanh nghiệp Quản lý quỹ lương là toàn bộ số tiền phải trả cho tất cả các loại hoạt động mà doanh nghiệp quản lý, sử dụng kể cả lao động trong và ngoài danh sách. Quỹ lương bao gồm các khoản sau: + Tiền lương tháng, ngày theo hệ thống tháng, bảng lương Nhà nước + Tiền lương trả theo sản phẩm + Tiền lương trả công nhật cho người lao động ngoài biên chế. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc do bị máy móc ngừng việc về các nguyên nhân khách quan. + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác hoặc huy động đi làm nghĩa vụ của Nhà nước và xã hội. + Tiền lương trả cho người lao động theo quy định, nghỉ theo chế độ của Nhà nước. + Tiền lương cho những người đi học chế độ nhưng vẫn thuộc biên chế. Các loại tiền thưởng thường xuyên Các loại phụ cấp theo chế độ quy định và phụ cấp khác được ghi trong quỹ lương, việc phân chia quỹ lương như trên có ý nghĩa trong việc hạch toán tập hợp chi phí, trên cơ sở để xác định và tính toán chính xác tập hợp chi phí trong giá thành người lao động, người sử dụng lao động và Nhà nước trong việc phân chia lợi ích sau một kỳ kinh doanh. 3. Các khoản trích theo lương 3.1. Bảo hiểm xã hội Chính sách bảo hiểm xã hội được áp dụng với tất cả các thành viên trong xã hội, đối với tất cả người lao động làm việc trong mọi ngành kinh tế và do người có thu nhập cao hoặc có điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội để hưởng mức trợ cấp BHXH cao hơn. Đồng thời chính sách BHXH còn quy định nghĩa vụ đóng góp của những người hưởng chính sách ưu đãi. Số tiền mà các thành viên trong xã hội đóng góp lập ra quỹ BHXH. Quỹ Bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp của công nhân viên thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội 20%. Trong đó: + 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được trích vào chi phí kinh doanh. + 5% được khấu trừ vào lương tháng của người lao động Tại doanh nghiệp hàng tháng doanh nghiệp phải trực tiếp chi trả BHXH cho người lao động nếu họ bị ốm, đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp… trên cơ sở lập các chứng từ hợp lý, hợp lệ cuối tháng doanh nghiệp sẽ quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH. Qũy BHXH được quản lý tập trung ở Bộ LĐTBXH thông qua hệ thống tổ chức BHXH theo ngành dọc từ cơ quan BHXH là các cơ sở, phòng LĐTBXH của tỉnh, quận, phường, xã đến quỹ BHXH tại Bộ Lao động - Thương binh xã hội quản lý thực hiện. 3.2. Bảo hiểm y tế Bảo hiểm y tế thực chất là sự trợ cấp về y tế cho người tham gia bảo hiểm nhằm giúp họ một phần nào đó trong việc trang trải tiền khám chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc men. Về đối tượng BHYT áp dụng cho những người tham gia đóng góp BHYT thông qua việc mua thẻ BHYT trong đó chủ yếu là người lao động. Quỹ BHYT được hình thành từ sự đóng góp của những người tham gia bảo hiểm y tế được hìnht hành từ sự đóng góp của những người tham gia BHYT và một phần hỗ trợ của Nhà nước. Cụ thể: + 1% người lao động phải nộp + 2% từ quỹ lương thực tế của doanh nghiệp và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. 3.3. Kinh phí công đoàn Công đoàn là một tổ chức đoàn thể đại diện cho người lao động nói lên tiếng nói chung của người lao động, đứng ra bảo vệ quyền của người lao động. Đồng thời công đoàn cũng là người trực tiếp hướng dẫn, điều chỉnh thái độ của người lao động với công việc, với người sử dụng lao động. Để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng, doanh nghiệp còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ lương, tiền công và phụ cấp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn. Tỷ lệ kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%. Công đoàn cơ sở nộp 50% kinh phí công đoàn thu được lên công đoàn cấp trên, còn lại 50% dùng để chi tiêu cơ sở. Toàn bộ các khoản trích đã nêu trên là bảng tổng hợp thu nhập cho người lao động. Vấn đề đặt ra là trong công tác hạch toán như thế nào cho đúng với quy định, đảm bảo nhanh chóng kịp thời đưa ra những thông tin hữu ích về lao động cho những người quan tâm. 4. Các hình thức tiền lương 4.1. Phân loại tiền lương một cách phù hợp Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương mỗi cách đều có những tác dụng nhất định trong quản lý còn về mặt hạch toán tiền lương được chia làm hai loại: tiền lương chính và tiền lương phụ. * Tiền lương chính: là toàn bộ tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. * Tiền lương phụ: là toàn bộ phần tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất… cách tính này không những giúp cho việc tính toán phân bổ chi tiết tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương. 4.2. Các hình thức tiền lương * Tiền lương theo thời gian Là hình thức tiền lương tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Tiền lương thời gian nhân với đơn giá tiền lương cố định gọi là tiền lương thời gian giản đơn. Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp chế độ lương thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc, tạo nên tiền lương thời gian có thưởng. Để áp dụng trả lương theo thời gian doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ. Thường áp dụng cho lao động làm văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ, kế toán… tiền lương thời gian có thể chia ra: + Lương tháng = (Mức lương tối thiểu x Hệ số lương) + Hệ số các khoản phụ cấp. Lương ngày = + Lương giờ: là số tiền lương trả cho một giờ làm việc Lương giờ = * Tiền lương theo sản phẩm Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm công ty phải xây dựng định mức lao động, đơn giá hợp lý trả choi từng loại sản phẩm, công việc phải được cơ quan cấp trên phê duyệt và kiểm tra nghiệm th sản phẩm chặt chẽ. = x Việc trả lương theo sản phẩm có thể được tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như: trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có hưởng, trả luỹ tiến. Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng với người trực tiếp sản xuất sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm trực tiếp hoặc áp dụng với người lao động gián tiếp sản xuất gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp… Tiền lương sản phẩm được tính theo đơn giá tiền lương cố định gọi là tiền lương sản phẩm giản đơn. Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với suất tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản xuất sản phẩm. * Tiền lương khoán Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng lao động và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Tính theo sản phẩm và thường được dựa vào sự thoả thuận của người nhận khoán. 4.3. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài lương Trong nền kinh tế thị trường sau những lo toan tính toán cho sản xuất kinh doanh thì những vấn đề xoay quanh người lao động luôn là đề tài quan trọng gây tranh cãi trong các doanh nghiệp làm thế nào để xử lý tốt mối quan hệ hữu cơ giữa người lao động và người sử dụng lao động cho thật tốt, tạo đà cho sản xuất kinh doanh phát triển. + Đãi ngộ vật chất: Ngoài tiền lương thì tiền lương cũng là một công cụ kích thích người lao động rất quan trọng. Thực chất tiền thưởng là một khoản tiền bổ xung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Thông qua tiền thưởng người lao động được thừa nhận trước doanh nghiệp và xã hội về những thành tích của mình, đồng thời cổ vũ tinh thần cho toàn bộ doanh nghiệp phấn đấu đạt nhiều thành tích cao trong công việc. Có rất nhiều hình thức thưởng, mức thưởng khác nhau tất cả phụ thuộc vào tính chất công việc lẫn hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phát huy tác dụng của tiền thưởng thì doanh nghiệp vẫn cần phải thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất với những trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Ngoài tiền thưởng ra thì trợ cấp và các khoản thu khác ngoài lương cũng có tác dụng trong việc khuyến khích lao động. + Đãi ngộ phi vật chất: Một chế độ trả lương công bằng, hợp lý, trợ cấp kịp thời các khoản thoả đáng, đó chính là hình thức khuyến khích về vật chất nhưng bản thân chúng lại không có ý nghĩa nhiều về mặt tinh thần. Một số hình thức như môi trường làm việc, bầu không khí văn hoá doanh nghiệp, sự quan tâm của doanh nghiệp tới người lao động… hiện đang được các doanh nghiệp hết sức chú ý. Khuyến khích vật chất và tinh thần đối với người lao động một nguyên tắc hết sức quan trọng nhằm thu hút và tạo động lực mạnh mẽ cho người lao động. Tuy nhiên không nên gia coi trọng việc khuyến khích đó mà phải kết hợ chặt chẽ thưởng phạt phân minh thì động lực tạo ra mới thực sự mạnh mẽ. II. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1. Nhiệm vụ - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp một cách trung thực kịp thời đầy đủ tình hình thực hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. - Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ và các khoản tiền lương, tiền thưởng. - Tính toán và phân bổ chính xác tiền lương các khoản trích theo lương mở sổ kế toán và hạch toán lao động tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng chế độ đúng phương pháp kế toán - Lập báo cáo về lao động tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động. Đấu tranh chống các hành vi vô trách nhiệm, vi phạm kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động. Nhận xét: Lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố quyết định,chi phí về lao động là chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức công tác hạch toán lao động giúp cho công tác lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. 2. Phương pháp hạch toán 2.1. Các thủ tục, chứng từ hạch toán Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập "Bảng thanh toán tiền lương" cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian) các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và giám đốc kỹ duyệt, thông thường việc thanh toán lương tại các doanh nghiệp chia làm hai kỳ: kỳ 1 nhận tạm ứng, kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. * Các khoản trích theo lương 19%, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản giảm trừ tiền lương 6% các khoản khấu trừ này được lập theo từng đơn vị sản xuất, theo đơn vị hiện hành thì kế toán được sử dụng những chứng từ sau: - Phiếu chi - Bảng thanh toán lương công nhân viên chức - Bảng thanh toán các khoản trích theo lương - Bảng chấm công 2.2. Tài khoản sử dụng * TK 334 - Phải trả công nhân viên Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với cong nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Bên Nợ: Tiền lương, tiền công, BHXH và các khoản khác đã ứng cho CBCN. - Các khoản khấu trừ và tiền lương, tiền công của CBNV - Kết chuyển tiền lương của CBNV chưa lĩnh Bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho CBCNV Dư có: các khoản tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả CBCNV. Số dư bên nợ (nếu có): phản ánh số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho CBCNV. * TK 338 -"Phải trả, phải nộp khác": phản ánh các khoản phải trả và nộp cho cơ quan pháp luật cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, doanh thu chưa được thực hiện được, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú…) giá trị tài sản thừa chờ xử lý… Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn - Xử lý giá trị tài sản thừa - Kết chuyển doanh thu thực hiện vào doanh thu bán hàng tương ứng với kỳ kế toán. - Các khoản đã trả đã nộp khác Bên Có: - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định - Tổng số doanh thu chưa thưc hiện đựoc phát sinh trong kỳ - Các khoản phải trả phải nộp hay thu hội - Giá trị tài sản từa chờ xử lý - Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Do có: - Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản chờ xử lý Dư Nợ (nếu có); - Số thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán * TK 335 "chi phí phải trả" Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí trích trước về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, sửa chữa lớn TSCĐ và các khoản trích trước khác. Bên Nợ: - Các khoản chi phí thực tế phát sinh, thuộc nội dung chi phí phải trả và khoản điều chỉnh vào cuối niên độ. Bên Có: - Khoản trích trước tính vào chi phí cho các đối tượng có liên quan và khoản điều chỉnh vào cuối niên độ - Khoản được trích trước tính vào chi phí hiện có 2.3. Lựa chọn sổ kế toán Dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh thực tế và quy mô hoạt động của công ty mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Sơ đồ tổng quát về trình tự hạch toán tiền lương A - Sơ đồ hạch toán tiền lương TK 334 TK 622 TK 111, 112 Thanh toán thu nhập cho NLĐ Tiền lương, tiền thưởng phải trả cho LĐTT TK 138 Khấu trừ khoản phải thu khác TK 141 Khấu trừ các khoản tạm ứng TK 338 Thu hộ cho cơ quan khác hoặc giữ hộ NLĐ TK 335 TLNP thực tế phải trả cho LĐTT Trích trước TLNP TK 627 Tiền lương , tiền thưởng phải trả cho NVPX TK 641 Tiền lương , tiền thưởng phải trả cho NV bán hàng TK 642 Tiền lương , tiền thưởng phải trả cho NVQLDN TK 431 Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho NLĐ TK 3383 BHXH phải trả cho NLĐ B - Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương TK 338 (3382,3383,3384) TK 622 TK 111, 112 Nộp cho cơ quan quản lý quỹ Trích theo tiền lương của LĐTT tính vào chi phí TK 334 BHXH phải trả cho NLĐ trong doanh nghiệp TK 641 Trích theo tiền lương của NVBH tính vào chi phí TK 642 Trích theo TL của NVQLDN tính vào chi phí TK 334 Trích theo tiền lương của NLĐ trừ vào thu nhập của họ TK 111,112 Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH TK 627 Trích theo tiền lương của NVPX tính vào chi phí Phần II tình hình thực tế về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty thiết bị điện công nghiệp Hà Nội I. Đặc điểm chính về tình hình hoạt động tại công ty 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty Cổ phần Thiết bị điện công nghiệp Hà Nội là một Doanh nghiệp ngoài Quốc Doanh, trong xu thế hội nhập hiện nay, chính phủ luôn khuyến khích và tạo điều kiện phát triển các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nắm bắt được vận hội đó, các cổ đông tư nhân đã mạnh dạn đóng góp cổ phần và được nhà nước ủng hộ và cấp giấy phép kinh doanh từ 1990 Với nền kinh tế đang trên đà hội nhập và phát triển năng động như hiện nay, cơ sở hạ tầng kỹ thuật điện , đường, trường, trạm là các điều kiện cơ bản cần và không thể thiếu để đưa nền kinh tế phát triển. Là những người có trình độ chuyên môn và năng động nên khi quyết định thành lập công ty, Hội đồng quản trị công ty đã quyết định chọn ngành THương mại thiết bị điện để đi sâu vào khai thác và kinh doanh để đưa công ty phát triển. Với ngành nghề kinh doanh: - Sản xuất và kinh doanh các thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị viễn thông, cơ khí. - Xây dựng các công trình công nghiệp điện, đường dây đến 35 KV Với vốn điều lệ: 15 tỷ đồng. Với tuổi đời còn non trẻ nhưng do Ban lãnh đạo công ty là những người nhạy bén, có trình độ chuyên môn kỹ thuật, nắm bắt được nhu cầu của thị trường nên đẩy mạnh công tác kinh doanh, đội ngũ nhân viên kỹ thuật, kinh doanh có tay nghề, năng động và nhiệt huyết, luôn lấy thước đo chất lượng và uy tín là tiền đề để phát triển, coi bạn hàng là nhân tố phát triển công ty, nên mấy năm trở lại đây, doang thu của công ty tăng lên nhanh chóng và tạo được thương hiệu và uy tín tại thị trường toàn miền bắc và bắc trung bộ.phải kể đến là Điện lực các tỉnh như: Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hà Nội, Nghệ An, các khu công nghiệp ở Bắc Ninh, Bắc Giang, Hưng Yên, Hải Dương, các tập đoàn kinh tế, các công ty như Tập đoàn Than và khoáng sản, công ty cơ khí hóa chất 13-Tuyên Quang, các nhà máy Xi măng Lạng Sơn, Hải Phòng…tin tưởng ký các Hợp đồng kinh tế có giá trị cao. Do có uy tín trên thị trường nên công ty đã được đối tác là Tập đoàn Công nghiệp HyunhDAI tin tưởng chọn làm nhà cung cấp độc quyền tại miền bắc phân phối và kinh doanh thiết bị điện công nghiệp mang thương hiệu HYUNHDAI. Hiện nay công ty Cổ phần Thiết bị điện công nghiệp là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh có thương hiệu và uy tín, là một đối tác không thể thiếu của các bạn hàng trên toàn miền bắc. Công ty đã có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 và luôn luôn thực hiện tốt các nghĩa vụ với nhà nước. Hiện tại công ty có trụ sở tại 123-Nguyễn Công Trứ và một nhà máy tại Thôn Đại Bái, huyện Mê Linh, Vĩnh Phúc. Với nền kinh tế hội nhập và phát triển nhanh chóng như hiện nay, Việt Nam lại vừa gia nhập tổ chức Thương mại thế giới WTO, các dự án đầu tư của nước ngoài ồ ạt đổ vào thị trường năng động ở Việt nam. Ngành điện sẽ cực kỳ cần thiết cho nền kinh tế. Xác định được vân mạnh đó, ban lãnh đạo công ty luôn luôn nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, không ngừng vươn cao, vươn xa, mở rộng thị trường và luôn nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật để đáp ứng được nhu cầu của bạn hàng. Luôn luôn tâm niệm : UY TíN và chất lượng là thước đo, coi bạn hàng là sự tồn tại và phát triển của công ty. Sau đây là một số Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm trở lại đây: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tại công ty tại Công ty cổ phần thiết bị điện công nghiệp Hà Nội Phần I- Lãi, Lỗ Đơn vị tính: 1000 VNĐ TT Tên chỉ tiêu MS Kỳ trước (2005) Kỳ này (2006) 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 29.705.803 32.685.493 2 Các khoản giảm trừ (03=04+05+06+07) 03 a - Chiết khấu thương mại 04 b - Giảm giá hàng bán 05 c - Hàng bán trả lại 06 4 - Thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT theo Phương pháp trực tiếp phải nộp 07 5 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01-03) 10 29.705.803 32.685.493 6 Giá vốn hàng bán 11 25.782.544 27.843.412 7 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10-11) 20 3.923.259 4.842.081 8 Doanh thu hoạt động tài chính 21 15.944 19.492 9 Chi phí tài chính 22 Trong đó: Lãi vay phải trả 23 10 Chi phí bán hàng 24 1.161.967 1.249.235 11 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 359.167 388.916 12 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30=20+(21-22)-(24-25) 30 2.418.069 3.223.422 13 Thu nhập khác 31 14 Chi phí khác 32 15 Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 16 Tổng lợi nhuận trước thuế (50=30+40) 50 2.418.069 3.223.422 17 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp (28%) 51 677.059 902.558 18 Lợi nhuận sau thuế (60 = 50-51) 60 1.741.010 2.320.864 Người lập biểu Kế toán trưởng Nhìn chung qua bảng báo cáo trên cho thấy doanh thu từ hoạt động kinh doanh của công ty đã tăng lên đáng kể so với năm trước đó. Điều này cho thấy Công ty đa vươn lên và đi tới con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa, sự tăng trưởng của năm qua của công ty thể hiện sứ tiến lên với nhịp độ cao và ổn định. Đó là sự tăng trưởng có hiệu quả, chất lượng của hoạt động kinh doanh được đánh giá qua sự nhận thức của khách hàng. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty Giám đốc Phó Giám đốc (Marketing) Phó giám đốc (Kỹ thuật) Phòng quản lý lắp đặt công trình Phòng KT hành chính tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch - kinh doanh Phòng công trình đấu thầu Phòng tổ chức lao động 3. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng, ban: a. Giám đốc - Có nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật - Là người có quyền ủy nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cấp dươi của mình, trực tiếp chịu trách nhiệm trước các đơn vị chủ quản. b. Phó giám đốc kinh doanh - Là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc - Lựa chọn thị trường cho công ty. c. Phó giám đốc kỹ thuật: - Quản lý kỹ thuật, thiết bị hành chính, các phong, ban, chịu trách nhiệm trước giám đốc với nhiệm vụ được giao. - Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. d. Phòng tài chính kế toán - Quản lý các nguồn vốn, các quỹ đầu tư phát triển của công ty, thực hiện công tác báo cáo tài chính. - Báo cáo thuế với các cơ quan có thẩm quyền, kiểm tra theo dõi sổ sách kế toán và quản lý hoạt động tài chính của công ty. e.Phòng quản lý thi công - Quản lý trực tiếp tiến độ thi công, tham mưu, đề xuất các phương án - Thựcc hiện các công trình lắp đặt, duyệt các bản vẽ kỹ thuật. f. Phòng kỹ thuật hành chính tổng hợp - Có nhiệm vụ quản lý các công việc chung như tiếp nhận và quản lý công văn, tiếp nhận - Giải quyết các vấn đề của khách hàng như khướu nại, bảo dưỡng, bảo hành, xử lý các vi phạm của CBCNV trong quá trình làm việc. g. Phòng kế hoạch kinh doanh - Đáp ứng và theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của từng giai đoạn. - Dự toán, lập kế hoạch các chiến lược ngắn hạn, trung hạn,dài hạn cho mỗi bộ phận, mỗi phòng ban. h.Phòng dự án đấu thầu - Tìm kiếm tổ chức và thực hiện đấu thầu các công trình lớn, nhỏ - Đề ra các mục tiêu nhằm đạt được nhiều dự án đấu thầu. i. Phòng tổ chức lao động - Sắp xếp điều chỉnh lao động trong công ty. - Tuyển mộ nâng cao trình độ tay nghề cho CBCNV. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán trong công ty Tr.Phòng TCKT Lê Đức Nhân Kế toán viên Trần Thanh Cương Thủ quỹ Nguyễn Thị Nga Kế toán viên Lê Thanh Thuý Kế toán bán hàng Vũ Hồng Vân Kế toán bán hàng Phan Thanh Hà Kế toán bán hàng Vũ Thanh Thuỷ * Chức năng bộ phận của từng thành viên trong Phòng Tài chính kế toán: -Trưởng phòng tài chính kế toán Lê Đức Nhân + Kế toán các loại TSCĐ, các khoản vay và các nghiệp vụ chi tiền mặt + Chỉ đạo giám sát các nhân viên kế toán thực hiện công việc kế toán trong mỗi ngày. + Giám sát, quản lý các hoạt động của phòng TCKT, tham mưu đề xuất các tình hình tài chính, các hoạt động sản xuất kinh doanh. + Kiểm tra, tổng hợp, lập báo cáo tài chính quý, năm, trực tiếp chịu trách nhiệm trước giám đốc và các ngành liên quan về báo cáo tài chính. + Cập nhật sổ cái, các tài khoản - Kế toán viên: Vũ Thanh Thủy + Kế toán lắp đặt, sửa chữa thiết bị điện, tủ điện + Trợ giúp kế toán trưởng tổng hợp kế toán - Kế toán viên: Trần Thanh Cương + Kế toán kho thiết bị điện công nghiệp + Chuẩn bị về số liệu, sổ sách kế toán nộp lên phòng TCKT của công ty để tổng hợp kế toán quý, năm. + Trực tiếp báo cáo cho giám đốc các vấn đề về tài chính của công ty. - Thủ quỹ kiêm thủ kho - Nguyễn Thị Nga + Trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý lượng tiền mặt có tại quỹ của công ty và số lượng vật tư hiện có tại kho. + Kiểm nhận lượng tiền, vật tư nhập xuất theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất. + Hàng ngày thủ._.