Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Kim Tín (nhật ký chung)

LỜI MỞ ĐẦU ------***------ Những năm qua, cùng với sự phát triển không ngừng của các thành phần kinh tế, cùng với sự biến đổi sâu sắc của nền kinh tế thị trường đã làm cho bộ mặt đất nước có những thay đổi đáng kể. Cơ sở vật chất ngày càng tăng lên, thị trường hàng hoá phong phú đa dạng Làm cho đời sống vật chất cũng như đời sống tinh thần của người dân ngày càng được nâng cao. Bất kỳ một xã hội nào muốn tồn tại và phát triển đều phải tiến hành sản xuất kinh doanh do vậy sản xuất kinh doanh đóng một vai trò rất quan trọng trong sự phát triển kinh tế của một nước. Trong sản xuất kinh doanh, cũgn như mọi quản lý khác, quản lý tiền lương và phân phối tiền lương là một trong những vấn đề rất quan trọng nhất là trong thời điểm hiện nay giá cả các mặt hang biến động theo từng ngày theo xu hướng toàn cầu hoá. Doanh nghiệp nào không trả lương phù hợp sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên sẽ không làm việc ở doanh nghiệp đó nữa mà đi tìm những công ty có mức lương cao hơn khi đó doanh nghiệp sẽ phải tìm người mới mất chi phí đào tạo và hướng dẫn lúc đó hiệu quả công việc sẽ không cao.Về mặt lý luận, tiền lương nếu được sử dụng hợp lý, nó sẽ là đòn bẩy kinh tế thúc đẩy sản xuất phát triển, ngược lại, tiền lương và phân phối tiền lương sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất. Vì vậy hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương là một nhu cầu cần thiết khách quan của mỗi doanh nghiệp. Trong mục đích phát triển kinh tế đất nước đặc biệt là trong nền kinh tế hang hoá nhiều thành phần như hiện nay, việc đảm bảo lợi ích các nhân ngươi lao động là một động lực cơ bản khuyến khích sự phấn đấu nỗ lực, phấn đấu sang tạo trong sản xuất, chính vì vậy công tác thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần quan trọng không thể thiếu được trong công tác hạch toán tốt công tác này, doanh nghiệp không chỉ điều hoà giữa lợi ích của mình với lợi ích người lao động mà còn là nhân tố góp phần cung cấp những thong tin đầy đủ, chính xác giúp doanh nghiệp điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình đi vào guồng máy chung của xã hội trong cơ chế mới. Tuy nhiên tiền lương chỉ thực sự phát huy tác dụng của nó khi hình thức tiền lương được áp dụng thích hợp nhất, sát thực với tình hình thực tế của các đơn vị sản xuất kinh doanh, đúng nguyên tắc qui định của Nhà nước , và khả năng cống hiến của mỗi người. Công ty CP Kim Tín là một công ty cổ phẩn. Thế nên mục tiêu chính của công ty là sản xuất kinh doanh nhằm tối đa hoá lợi nhuận, thu lợi nhuận tối đa cho các cổ đông, trên cơ sở tổ chức hoạt động kinh doanh, cùng với sự đổi mới về cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh theo xu hướng ngày càng phát triển công ty mong muốn đưa hang hoá chất lượng cao với chi phí thấp nhất đến tận tay người tiêu dung một cách nhanh nhất, đồng thời từng bước thực hiện các hình thức phân phối tiền lương, nhằm đảm bảo sự công bằng hợp lý, tạo ra động lực thúc đẩy người lao động làm việc hăng hái và có trách nhiệm với công việc đưa công ty ngày một phát triển có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Vận dụng các kiến thức đã học được tại trường KTQD, được sự giúp đỡ của lãnh đạo công ty, các phòng ban chức năng của công ty, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Thị Gái, em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu mạnh dạn viết chuyên đề “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ Phần Kim Tín” . Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm có 03 phần: Phần I: Khái quát chung về công ty Cổ Phần Kim Tín. Phần II: Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ Phẩn Kim Tín. Phần III: Nhận xét và kiến nghị hoản thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tịa công ty Cổ Phần Kim Tín. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ Phần Kim Tín. Công ty Cổ Phần Kim Tín là một công ty Cổ phần trực thuộc Tập đoàn Kim Tín, kinh doanh chủ yếu các mặt hang thuộc lĩnh vực vật liệu hàn, vật liệu điện, và kim khí. Công ty Cổ Phần Kim Tín được thành lập vào tháng 01/2000 theo quyết định sổ 205NN- TCB/QĐ ngày 29/01/2001 của Sở KH và Đầu Tư thành phố Hà Nội. Tên công ty: Công ty Cổ Phần Kim Tín. Tên giao dịch: KIM TIN JOINT S’TOCK COMPANY. Trụ sở chính: Lô 3 A11 KĐT Đầm Trấu, Phường Bạch Đằng HBT HN. Điện thoại: 04.9724828 -04 9715156. Số Fax:04 972 4818. Vốn điều lệ: 10 tỷ đồng. Công ty CP Kim Tín là một trong những công ty h àng đầu Việt Nam trong lĩnh vực vật liệu hàn với chất lượng và tính ổn định cao. Khi mới thành lập, công ty chỉ có 20 nhân viên, cơ sở hạ tầng yếu kém. Tuy đi từ một xuất phát điểm thấp, nhưng công ty Cổ Phần Kim Tín bằng mọi nỗ lực của mình đã không ngừng vươn lên, đầu từ vào máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng, tạo niềm tin và chỗ đứng vững chắc trên thị trường từ đó ngày càng mở rộng quy mô và phạm vi kinh doanh. Ngay từ đàu công ty đã sớm xác định cho mình phương hướng và chiến lược kinh doanh cụ thể, thực hiện đúng phương châm “ chất lược- hiệu quả - tin cậy”, vì thế công ty đã không ngừng phát triển và ngày càng lớn mạnh. Trong năm 2000 và đầu năm 2001, công ty chỉ chuyên hoạt động thương mại. Các sản phẩm công ty kinh doanh que hàn, dây hàn, vật liệu hàn , kim loại màu nhập từ Trung Quốc, Thái Lan, Hàn Quốc, Malaysia… Đến giữa năm 2001 Công ty đã đưa vào hoạt động nhà máy sản xuất que hàn tại Khu Công Nghiệp Phố Nối A – Hưng Yên với công suất 4000 tấn / năm nhằm cung cấp que hàn cho thị trường trong nước và thay thế que hàn nhập khẩu. Trong qúa trình hoạt động, ban lãnh đạo công ty đã không ngừng nâng cao công suất và hiệu quả hoạt động của nhà máy. Công suất và hiệu qủa hoạt động của nhà máy.Công suất của nhà máy tăng dần qua các năm và đến năm 2006, công suất nhà máy này đã lên tới 40.000 tấn /năm. Năm 2002 công ty đồng thời hoạt động kinh doanh 02 ngành hang sản xuất và cung ứng que hàn, máy móc thiết bị ngành hang, nhập khẩu kim loại để cung cấp tại thị trường Việt Nam. Thời gian này, công ty đã nhận được sự ủng hộ mãnh mẽ của thị trường. Một mặt, thương hiệu que hàn điện Kim Tín đã được người tiêu dung tin tưởng.Mặt khác, nhu cầu về kim loại tăng nhanh đặc biệt là ở thị trường Miền Bắc. Năm 2003 công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng kể như: Có tên trong danh sách sao vàng đất việt , ký kết hợp đồng xuất khẩu đầu tiên. Năm 2006 Mặc dù nhà máy que hàn Kim Tín hoạt động rất tốt với công suất 40.000 tấn/năm nhưng vẫn không thể đáp ứng đủ nhu cầu ngày càng tăng về mặt số lượng của thị trường , lãnh đạo công ty Cổ Phần Kim Tín đã quyết định mở rộng quy mô sản xuất cũng như quy mô kinh doanh của công ty. Đầu năm 2006. Công ty đã cho thành lập them 01 nhà máy que hàn Kim Tín ở khu công nghiệp Hai Thành – TPHCM với công suất ban đầu là 15.000 tấn / năm, cơ bản đáp ứng được nhu cầu trong nước và hướng đến xuất khẩu. Đồng thời một công ty con mang tên Công Ty Cổ Phần Kim Tín cũng được thành lập tại TPHCM, nhằm đảm bảo việc cung cấp hang hoá vào thị trường miền Nam. Bên cạnh đó công ty cũng tăng cường tìm kiếm them nhiều nguồn hang kim loại đen, kim loại màu, gia tăng lượng nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu trong nước tốt hơn. Nền kinh tế thị trường là nhân tố tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển. Tuy nhiên đi bên cạnh những điều kiện thuận lợi các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liẹt trên thị trường. Công ty CP Kim Tín cũng không nằm ngoài quy luật đó. Tính đến nay trên toàn quốc đã xuất hiện hơn 10 nhà cung ứng que hàn cùng cạnh tranh với sản phẩm que hàn Kim Tín. Tình hình cạnh tranh của thị trường que hàn trong nước ngày càng trở nên gay gắt. Là doanh nghiệp ra đời sau nhưng công ty CP Kim Tín với những nỗ lực không ngừng, những nghiên cứu sang tạo, áp dụng các công nghệ kỹ thuật hiện đại trong sản xuất kinh doanh và trong lĩnh vực quản lý nên công ty đã nhanh chóng đuổi kịp các đối thủ cạnh tranh trên thị trường và khẳng định được ví trí của mình. Hiện nay Công ty CP Kim Tín Miền Bắc có 09 chi nhánh trực thuộc 03 vùng Đông Bắc gồm tỉnh Hải Phòng, Hải Dương, Bắc Giang, Vùng Tây Bắc gồm các tỉnh Thái Nguyên, Việt Trì, Sơn La, và vùng Nam Sông Hồng gồm các tỉnh Nam Định, Thanh Hoá, Vinh. Công ty thành lập các văn phòng đại diện và các đại lý bán hang ở khắp các tỉnh thành trên cả nước. Trình độ quản lý cũng như trình độ chuyên môn của nhân viên ngày càng được nâng cao. Công ty CP Kim Tín là chủ sở hữu của thương hiệu que hàn điện Kim Tín, thương hiệu que hàn có thị phần lớn nhất Việt Nam hiện nay, bằng việc cung cấp các loại que hàn đạt tiêu chuẩn quốc tế và giá cả hợp lý. Công ty CP Kim Tín đã góp phần cải thiện thị trường que hàn điện trong cả nước, tính đến nay, sản phẩm que hàn điện của Kim Tín đã khẳng định được vị trí của mình bằng hang loạt các giải thưởng lớn như: Chứng chỉ ISO 2001 do BVQI cấp năm 2006, các cúp vàng thương hiệu Việt ngành vật liệu xây dựng Việt Nam, các năm 2002- 2003-2004-2005 -2006 -2007 , huy chương vàng chất lượng sản phẩm tại các hội chợ Việt Nam và Quốc Tế, giải thưởng sao vàng đất việt 2006 do Uỷ Ban Quốc gia về hợp tác kinh tế Quốc tế và hội doanh nghiệp tổ chức Thương Hiệu mạnh 2005 do Bộ Thương Mại xét chọn… Có thể tóm tắt kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong ba năm gần đây thông qua Bảng 1.1 Bảng 1.1- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Từ năm 2005 đến năm 2007 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Doanh thu thuần 7.988.155.795 7.409.818.840 10.627.956.423 2. Giá vốn hàng bán 7.665.341.153 7.006.664.366 9.992.937.163 3. Chi phí quản lý 273.781.154 323.232.323 547.872.964 4. Chi phí Tài chính 24.972.188 21.875.000 25.563.000 5. LN thuần từ hoạt động KD 24.061.300 58.047.151 61.583.296 6. Tổng LN kế toán 24.907.100 58.144.751 61.583.296 7. LN trước thuế 24.907.100 58.144.751 61.583.296 8. LN sau thuế 17.933.112 41.864.221 44.339.973 9. Lao động tiền lương - Tổng quỹ lương - Thu nhập bình quân 94.160.000 1.410.000 104.900.000 1.531.000 241.700.000 1.800.000 (Nguồn: Trích số liệu trong Báo cáo tài chính từ năm 2004 đến năm 2006 của phòng tài chính kế toán Công ty) Thông qua một số chỉ tiêu sau có thể đánh giá khai quát tình hình hoạt động của Công ty trong 3 năm gần đây: Bảng 1.2 – Bảng chỉ tiêu chất lượng kinh doanh Từ năm 2005 đến năm 2007 Chỉ tiêu ĐVT 2004 2005 2006 1. Bố trí cơ cấu tài sản: 1.1 Tài sản cố định/Tổng tài sản. 1.2 Tài sản lưu động/Tổng tài sản. % % 11,65% 88,35% 16,96% 83,04% 13,15% 86,85% 2. Bố trí cơ cấu vốn. 2.1 Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn. 2.2 Nguồn vốn Chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn % % 87,26% 12,74% 83,54% 16,46% 85,45% 14,55% 3. Tỷ suất sinh lời. 3.1 Tỷ suất lợi nhuận/Doanh thu. - Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Doanh thu. - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Doanh thu. 3.2 Tỷ suất lợi nhuận/Tổng tài sản. - Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Tổng tài sản. - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản. 3.3 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Nguồn vốn CSH % % % % % 2% 1,36% 2,39% 1,62% 12,74% 2,3% 1,66% 3,09% 2,22% 13,51% 1,23% 0,88% 1,09% 0,78% 5,38% (Nguồn: Trích số liệu trong Báo cáo tài chính từ năm 2004 đến năm 2006 của phòng tài chính kế toán Công ty) Doanh thu của Công ty CP Kim Tín tăng đều qua các năm kéo theo lợi nhuận và thu nhập bình quân của nhân viên tăng lên. Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Kim Tín. 1.21 Đặc điểm sản xuất: Sản phẩm chủ lực mà Kim Tín sản xuất và cung ứng cho thị trường là các sản phẩm về que hàn và dây hàn, Que hàn công ty hiện nay đang sản xuất bao gồm: Que hàn sắt gồm các loại: KT 6031, KT421, KT 3000, KT N48 (tiêu chuẩn AWS E6013)…. Những loại que hàn này được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn sắt, chế tạo máy, công nghiệp đóng tầu… Que hàn gang thép gồm các loại GL 48,GL 52 (AWS E7016, GH 600)… Được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực đóng tàu, cầu cảng, bồn áp lực, hàn đắp các thiết bị hao mòn…. Que hàn Inox các loại G308 (AWSE 308) được sử dụng trong việc hàn các đồ dựng trang trí nội thất, bồn inox, thiết bị y tế, máy móc đóng… Về dây hàn, công ty đang sản xuất và kinh doanh dây hàn mang nhãn hiệu GEMINI GM 70S được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn công nghiệp, cầu đường đóng tàu với nhu cầu rất lớn. Tất cả các sản phẩm của Kim Tín đều được cục đăng kiểm Việt Nam cấp giấy chứng nhận chất lượng vật liệu hàn. Các kim loại: Ngay từ khi ra đời, công ty CP Kim Tín đã xác định kinh doanh kim loại đen, kim loại mầu là một lĩnh vực chính của mình. Hàng năm công ty nhập khẩu một lượng kim loại rất lớn để cung cấp tại thị trường trong nước. Do hàng hoá Kim Tín nhập khẩu có giá cả và chất lượng hợp lý nên Kim Tín nhanh chóng chiếm đựơc một thị phần khá lớn trong lĩnh vực này. Công ty chủ yếu nhập kim loại đen và kim loại mầu từ các nước ở Châu Á và từ các công ty đã có uy tín về ngành hàng này. Năm 2005 kim ngạch nhập khẩu kim loại đen là 9.105 .768 USD, kim ngạch nhập khẩu kim loại màu là 6.102.537,337 USD . Các loại kim loại công ty kinh doanh bao gồm: Kim loại đen: Thép lá , thép silic, băng thép các loại. Kim loại màu: Kẽm, Nhôm, Đồng , Chì... Thiệt bị ngành hàn. Kết hợp chặt chẽ với việc cung ứng các loại que hàn, công ty CP Kim Tín còn được người tiêu dùng biết đến với vai trò là một nhà cung cấp máy móc và thiết bị ngành hàng. Sản phẩm của công ty phục vụ cho hàn nối đắp kim loại thuộc các lĩnh vực đóng tàu, thuyền, sửa chữa tàu thuyền, chế tạo dầm thép, kết cấu thép, xây dựng cầu đường, cơ kim khí, xây dựng nhà, khai thác than, sửa chữa chế tạo máy trong các đơn vị sản xuất, hàn dân dụng.... Hiện nay công ty đang cung cấp các loại máy hàn nhập khảu từ TQ và HQ gồm: Máy hàn tự động dưới lớp thuốc, máy hàn bán tự động MIG/ MAG, máy cắt khí... Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp thêm các thiết bị phục vụ ngành hàn bao gồm: Kẹp tiếp điện, mỏ kẹp , kính hàn, mũ hàn, cáp hàn.... 1.22Đặc điểm tổ chức quản lý Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty da dạng phong phu về chủng loại các mặt hàng nên bộ máy của công ty được tổ chức thành các bộ phận chuyên trách cụ thể theo đặc điểm kinh doanh của công ty, tính chất và công dụng của các mặt hàng, có sự tách biệt giữa các phòng ban. Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo một cấp, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chiu sự chỉ đạo của hội đồng quản trị, ban giám đốc. Công ty đã tổ hcức quản lý theo các cấp sau: Bảng 1.3 Sơ đồ tổ chức công ty Cổ Phần Kim Tín Hội đồng quản trị Giám Đốc. Phòng HCBH Phòng Kinh Doanh Phòng kho vận Phòng Kế toán Phòng NK Thủ quỹ Tổ KD điện dân dụng Tổ KD Tổng Hợp Tổ KDKV Ngoại Hà Nội Tổ KDKV Hà Nội NV kế Toán Thủ kho Bốc xếp Lái xe NVHC Nhân Sự TK VLĐ + KIM Loại TH TK phụ trách tỉnh TK Phòng DA TKKV Hµ Néi Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban. + Hội đồng quản trị công ty: Là cơ quan cao nhất của công ty, hội đồng quản trị quyết định phương hướng sản xuất, cũng như quy mô phát triển của công ty, cơ chế quản lý công ty.... + Giám đốc: Là người chỉ đạo chung có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý toàn diện mọi hoạt động của công ty trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trương chính sách chế độ nhà nước. Đồng thời giám đốc có trách nhiệm điều hành chung hoạt động sản xuất, hoạt động xuất nhập khẩu, và hoạt động kinh doanh của công ty dưới sự trợ giúp của trưởng phòng, trưởng ngành hàng và các phòng ban. + Phòng kinh doanh: Liên hệ trực tiếp và mật thiết với khách hàng, hiện nay công ty có 04 mảng ngành hàng, mỗi trưởng bộ phận các ngành hàng có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, giới thiệu và bán sản phẩm, chăm sóc khách hàng trên khu vực và mảng ngành hàng mình phụ trách. + Phòng kế toán: Hạch toán kế toán, đánh giá toàn bộ về hoạt động của công ty theo kế hoạch, lập bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo tài chính, cuối năm trình giám đốc, theo dõi, hướng dẫn các đơn vị trong việc lập và thực hiện kế hoạch về vốn, xác định nhu cầu về vốn sản xuất và kinh doanh, xây dựng kế hoạch tín dụng hàng tháng, quý, năm, để đáp ứng nhu cầu về vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. + Phòng bán hàng: Có chức năng theo dõi và nhận đơn hàng từ nhân viên kinh doanh, công nợ, và làm phiếu xuất kho, theo dõi đơn hàng nào đã đi được và chưa đi được, liên hệ với khách hàng để đối chiếu công nợ hàng tháng. + Phòng kho vận: Giao nhận toàn bộ hàng hóa của công ty. Chịu trách nhiệm quản lý lượng hàng hóa có trong kho. Quản lý và bảo dưỡng toàn bộ xe chuyên chở của công ty. + Phòng xuất nhập khẩu: Nghiên cứu thị trường nước ngoài, trong nước tìm nguồn hàng thích hợp nhất và thị trường xuất hàng tối ưu nhất. Giúp giám đốc đàm phán, soạn thảo hợp đồng xuất nhập khẩu. Liên hệ với cảng, ngân hàng, và một số cơ quan chức năng có liên quan để hỗ trợ quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. 1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP Kim Tín 1.31 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP Kim Tín Phòng tài chính kế toán của công ty ra đời ngay từ khi công ty được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiên nay phòng tài vụ của công ty gồm có 05 người, dưới kho vận có 01 người, và mỗi chi nhánh trực thuộc của công ty có một người. Tất cả kế toán chi nhánh tại các tỉnh chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán của công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính kế toán: Chỉ đạo công tác tài chính kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, tham mưu cho ban giám đốc trong mọi công việc có lien quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cơ quan quản lý của nhà nước. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán hàng: Theo dõi hạch toán doanh thu, kết chuyển giá vốn hàng bán, và xác định kết quả, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, đồng thời thực hiện công tác kế toán tổng hợp, lậ báo cáo tài chính theo chế độ quy định. Kế toán phụ trách các chi nhánh: Kiểm tra lại tính xác thực của đơn hàng, phiếu thu chi, của kế toán chi nhánh chuyển lên, làm phiếu xuất kho xuất hàng cho chi nhánh , nhập các nghịệp vụ phát sinh vào trong phần mềm tương ứng đối với từng chi nhánh. Kế toán ngân hàng và kế toán thuế: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, theo dõi lãi vay, và các nghiệp vụ lien quan đến ngân hàng, hạch toán thuế , tính và phân bổ lãi tiền vay. Kế toán tiền lương và BHXH , Tài sản cố định : Ghi chép và phản ánh kịp thời số lượng, chất lượng lao động, của công nhân viên trong công ty, chấm công và tính lương cho nhân viên trong công ty, phân bổ chính xác và kịp thời chi phí tiền lương vào chi phí có lien quan, để tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh, theo dõi tình hình biến động TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ và nhập các nghiệp vụ phát sinh lien quan đến mảng mình phụ trách vào trong phần mềm. Thủ quỹ: Thực hiện và theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, lưu trữ các chứng từ thu chi gốc, cung cấp số liệu cho kế toán thanh toán ghi sổ.Và chuyển chứng từ lên cho kế toán phụ trách nhập các nghiệp vụ phát sinh vào trong phần mềm, giao dịch với ngân hàng . Mỗi kho hàng trực thuộc công ty tại các tỉnh đều có một kế toán theo dõi tình hình nhập xuất hàng, công nợ, chính sách chiết khấu và tính lãi vay đối với khách hàng, các kho hàng này chuyển các báo cáo theo quy định của công ty lên cho kế toán phụ trách. Các kho hàng này hạch toán phụ thuộc thong qua tài khoản phải thu phải trả nội bộ. Phòng kế toán ở các kho hàng trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các kho hàng đó, định kỳ gửi bản báo cáo và kế toán về phòng tài vụ của công ty theo định kỳ và hàng ngày. Phòng kế toán công ty thu nhận các chứng từ ban đầu từ kế toán các kho hàng trực thuộc gửi lên rồi xử lý các chứng từ đó cùng toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh khác tại cơ quan văn phòng, đồng thời tiến hành tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán chung toàn công ty. Có thể khái quát bộ máy của công ty bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1.4Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP Kim Tín. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính Thủ quỹ Kế toán tiền lương và BHXH kiêm TSCĐ Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thuế. Kế toán phụ trách trực thuộc các chi nhánh Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán hàng 1.32 Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty CP Kim Tín. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty CP Kim Tín hiện nay là hình thức Nhật ký chung. Đắc trưng của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng là hệ thống tài khoản kế toán dung chung cho các Doanh nghiệp theo quyết định 1141 ngày 01/11/1995 và bổ sung theo thông tư 89 ngày 09/01/2002 của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Công ty để ghi chép, hệ thống hóa thông tin từ các chứng từ kế toán hợp lệ phù hợp với hình thức kế toán sổ Nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toán tại Công ty bao gồm: Sổ Nhật ký chung. Sổ cái các tài khoản (TK). Các sổ kế toán chi tiết. Do sự phát triển của Công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin tài chính một cách nhanh chóng kịp thời, Công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán. Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán AC Soft- Phần mềm Công nghiệp sản xuất. Phần mềm kế toán AC Soft được xây dựng bởi VCCI và được ứng dụng chung cho toàn Tập đoàn Kim Tín. Để theo dõi chi tiết chi phí phát sinh của từng ngành hàng, từng khách hàng, kế toán Công ty phải tiến hành mã hóa: Mã hóa ngành hàng: Hiện nay, Công ty đang kinh doanh và tiêu thụ hàng trăm mặt hàng khác nhau trong lĩnh vực vật liệu điện, hàn và kim khí. Mỗi mặt hàng đều được mở mã cấp riêng (từ cấp 1 đến cấp 6). VD: Đối với mặt hàng CÁP Hàn được mở chi tiết như sau: +/ Cấp 1: 01: Cáp Hàn +/ Cấp 2:0101 Cáp Hàn Woori +/ Cấp 3:010101 Woori 16 : 010102 Woori 25 : 010103: Woori35 : 010104: Woori50 Tương tự đối với mặt hàng Que hàn , quạt thông gió, đai thùng, dây lò xo, dụng cụ cầm tay. Mã hóa khách hàng: Hiện nay mạng lưới kinh doanh của Công ty được trải rộng khắp các tỉnh từ Vinh, Thanh Hóa, Nghệ An cho đến các tỉnh Hải Phòng, Hải Dương, Bắc Giang, Thái Nguyên, Nam Định, Việt Trì, Sơn La. Để thuận tiện trong việc theo dõi lượng hàng tiêu thụ và tình hình công nợ khách hàng tại các kho hàng trực thuộc, mỗi kho hàng đều được cài đặt phần mềm AC Sofe. Tại đây, kế toán có nhiệm vụ mã hóa từng khách hàng theo tên của khách hàng. Khi cần tra cứu lượng hàng tiêu thụ và công nợ của khách hàng nào thì kế toán chỉ cần đánh tên khách hàng đó là ta có thể biết chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung như sau: Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối sổ phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra : 1.33 Một số đặc điểm kinh tế tài chính khác. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 năm dương lịch. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên nhờ đó kế toán theo dõi phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các sổ sách kế toán. Kế toán hang hoá được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung Tính giá thành hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền Tài sản cố định được tính Khấu hao theo tỷ lệ Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại công ty Hệ thống chứng từ sử dụng: Bao gồm 5 loại chứng từ sau: Loại 1: Chứng từ về lao động tiền lương. Bao gồm: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu hoàn thành công việc, hợp đồng giao khoán, phiếu báo làm thêm,… Loại 2: Chứng từ về hàng tồn kho. Bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản giao nhận vật tư,… Loại 3: Chứng từ về cung cấp dịch vụ Bao gồm: Đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, Biên bản bàn giao, Biên bản xác nhận khối lượng, Hoá đơn Giá Trị Gia Tăng. Loại 4: Chứng từ về Tài sản cố định. Bao gồm: Biên bản bàn giao tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định,… Loại 5: Chứng từ về tiền tệ Bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng. Số liệu được xử lý trên phần mềm kế toán AC SOFT Hiện nay việc sử dụng phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp đã trở nên phổ biến, điều này giúp cho kế toán giảm thiểu được công việc tính toán, tránh sai sót cơ học do chuyển số dư các tài khoản và đặc biệt là thuận tiện cho việc theo dõi các sổ sách và số liệu từng giai đoạn theo yêu cầu quản lý. Điều đó giúp kế toán tiết kiệm thời gian, tránh được tình trạng công việc dồn vào cuối tháng. Do vậy, tại Công ty CP Kim Tín đã sử dụng phần mềm kế toán AC SOFT Sơ đồ 1.6 Quy trình xử lý số liệu trên phần mền kế toán. NghiÖp vô ph¸t sinh NhËp sè liÖu vµo chøng tõ liªn quan, p mÒn - B¶ng BiÓu -Sæ chi tiÕt - Sæ tæng hîp C¸c bót to¸n kÕt chuyÓn B¸o c¸o tµi chÝnh Khãa sæ kÕ to¸n Tù ®éng xö lý sè liÖu Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng ho¹c ®Þnh kú Ghi chú: Hệ thống sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Nhật ký chung, Sổ cái, Hệ thống sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết chi phí,…. Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán tại Công ty Kỳ lập báo cáo tài chính tại Công ty được thực hiện theo năm Hệ thống báo cáo tài chính hệ hành ở Công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo lưu chuyển tiền tệ(Không bắt buộc) Báo cáo tài chính được nộp cho: Chi cục thuế , phòng đăng ký kinh doanh, cơ quan thống kê PHẦN II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN 2.1 Đặc điểm lao động, quỹ lương và yêu cầu quản lý lao động, quỹ lương tại công ty. 2.11 Đặc điểm về lao động của công ty. Lao động là một trong những yếu tố cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời nó là yếu tố quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh. Nếu thiếu một trong các yếu tố ngày hoạt động kinh doanh không thể tiến hành, để hoạt động kinh doanh đạt kết quả cao thì doanh nghiệp cần quản lý lao động trên cả 03 mặt số lượng, thời gian và kết quả. Muốn quản lý lao động tốt nhà quản lý phải phân chia lực lượng lao động của mình ra từng nhóm theo các tiêu thức khác nhau sau cho phù hợp với trình độ và chuyên môn của lao động. Tổng số lao động của công ty cổ phần Kim Tín trụ sở đặt tại miền bắc là 87 người. trong đó nhân viên có trình độ lao động tương đối cao, 60% trình độ đại học, 30% trình độ cao đẳng, 8% trình độ trung cấp, 2% trình độ hết cấp 03. Trong đó + Bộ phận gián tiếp gồm phòng kế toán, gồm 20 nhân viên phòng kho vận gồm 20 người , phòng xuất nhập khẩu 02 người. + Bộ phận trực tiếp gồm toàn bộ nhân viên phòng kinh doanh, gồm 46 nhân viên, phòng hành chính bán hàng 04 nhân viên. Số nhân viên bộ phận trực tiếp thuộc phòng kinh doanh được chia làm nhiêu bộ phận riêng biệt gồm 10 người thuộc bộ phận phòng dự án, 04 người thuộc phòng thiết bị điện, 30 người phòng thương mại hà nội, phụ trách mặt hàng que hàn, 02 người phòng kim loại tổng hợp , trong kim loại tổng hợp thì mỗi nhân viên phụ trách các mặt hàng khác nhau 01 nhân viên phụ trách đai thùng ,kẽm , dây lò xo…. 01 nhân viên phụ trách xích , palăng, cáp thép. Phòng hành chính bán hàng thì gồm 04 thư ký bán hàng, một thư ký phụ trách khối doanh nghiệp , một thư ký phụ trách mặt hàng thiết bị điện và kim loại tổng hợp, một thư ký phụ trách mảng cáp thép, xích palăng và khối thương mại hà nội, một thư ký phụ trách chi nhánh.\ Mọi nhân viên của công ty đều làm việc theo lích thời gian nhưng chế độ quy định 08 tiếng / ngày, 26 ngày / tháng, tuần và được nghỉ chủ nhật trừ nhân viên bảo vệ làm thời gian ngoài giờ . Ngày và giờ làm việc của mỗi nhân viên đều được kỉểm soát bằng máy chấm công bằng vân tay, riêng phòng kho vận thì dung máy chấm công bằng thẻ, và đơn xin nghỉ hoặc phiếu công tác, đây sẽ là cơ sở để tính lương cho nhân viên. Số lượng nhân viên của công ty tương đối ổn định về số lượng và thời gian lao động. 2.12 Đặc điểm về quỹ lương, BHXH, KPCĐ, BHYT Nguyên tắc chung: Trả đủ lương và phụ cấp cho nhân viên theo đúng hợp đồng lao động đã ký kết. Tổng quỹ lương của công ty: 241.700.000 đồng Quỹ lương của khối trực tiếp là: 150.000.000đồng Quỹ lương của khối gián tiệp: 141.700.000 đồng. Công ty trích 17% quỹ BHXH, 6% công nhân viên nộp. KPCĐ công ty không trích . 2.2 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Cách tính lương trả cho công nhân viên trong công ty. Do công ty tính lương theo hình thức khoán doanh thu doanh số đối với khối trực tiếpvà khoán khối lượng công viên đối với khối gián tiếp cho nhân viên trong công ty nên công ty đã xây dựng các bảng chỉ tiêu làm căn cứ tính lương gọi là những bảng KPI . Mỗi một phòng ban thì cách tính lương là khác nhau . Khối trực tiếp tính lương dựa vào bảng tính lương KPI của công ty dựa vào bảng sau: BẢNG TÍNH KPIs CHO NHÂN VIÊN PHÒNG KINH DOANH 2007 Áp dụng từ tháng 1/2007 1- KPI cho NV Kinh Doanh Kim Tín - TM ( khu vực tỉnh ko có giao nhận ) STT Tiêu chí tính thưởng Các Mức Thưởng 85 - 89 90 -94 95 - 99 100 - 104 105 - 109 110 - 114 115 - 130 131 -150 1 Chỉ tiêu doanh thu 450,000 550,000 600,000 650,000 850,000 1,100,000 1,400,000 1,900,000 2 Vật Liệu điện 350,000 400,000 450,000 500,000 550,000 600,000 650,000 700,000 3 Mặt hàng Kim Loại 350,000 400,000 450,000 500,000 550,000 600,000 650,000 700,000 Tổng Cộng 1,150,000 1,350,000 1,500,000 1,650,000 1,950,000 2,300,000 2,700,000 3,300,000 2- KPI cho NV Kinh Doanh Kim Tín - TM ( khu vực Hà Nội ) STT Tiêu chí tính thưởng Các Mức Thưởng 85 - 89 90 -94 95 - 99 100 - 104 105 - 109 110 - 114 115 - 130 131 -150 1 Chỉ tiêu doanh thu 450,000 550,000 600,000 650,000 850,000 1,100,000 1,400,000 1,900,000 2 Chỉ tiêu doanh số 350,000 400,000 450,000 500,000 550,000 600,000 650,000 700,000 3 Doanh thu mặt hàng tập trung 350,000 400,000 450,000 500,000 550,000 600,000 650,000 700,000 Tổng Cộng 1,150,000 1,350,000 1,500,000 1,650,000 1,950,000 2,300,000 2,700,000 3,300,000 3- KPI cho NV Kinh Doanh Kim Tín - TM ( Khu vực tỉnh có giao nhận ) STT Tiêu chí tính thưởng Các Mức Thưởng 85 - 89 90 -94 95 - 99 100 - 104 105 - 109 110 - 114 115 - 130 131 -150 1 Chỉ tiêu doanh thu 450,000 500,000 550,000 650,000 8._.