Hạch toán tiền lương & các khoản trích theo lương với việc tăng năng suất lao động tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

ộng, thời gian lao động, kết quả lao động của kế toán, các nhà quản trị có thể quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Bộ lao động và Thương binh xã hội đã ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ khác khi tính lương cho người lao động đồng thời Bộ Tài chính cũng ban hành nhiều văn bản qui định cách thức hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp. Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng. Do vậy, cách thức hạch toán lương và các khoản trích theo lương không phải hoàn toàn giống nhau mà sẽ có sự khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau Xuất phát từ đặc điểm đó, tìm hiểu về đề tài “Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các doanh nghiệp” luôn là đề tài mới đòi hỏi phải có sự nghiên cứu và tìm tòi thực tế của người viết. Sau khoá học kế toán trưởng và một thời gian tìm hiểu thực tế tại nhà máy thuốc lá Thăng Long tôi xin chọn đề tài: “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc tăng năng suất lao động tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long” cho chuyên đề kế toán trưởng của mình. Trong khuôn khổ một chuyên đề 25 trang tôi đã trình bày những vấn đề lý luận cũng như thực trạng công tác hạch toán tiền lương tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Chắc chắn trong luận văn còn tồn tại nhiều sai sót, do vậy tôi rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của người đọc.  phần i: lý luận chung về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất. I/. Bản chất tiền lương trong doanh nghiệp. 1/. Khái niệm và bản chất kinh tế của tiền lương. Tiền lương (tiền công) là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động mà người sử dụng phải trả cho người cung ứng sức lao động. Tiền lương tuân theo các nguyên tắc cung, cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Đối với các chủ doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phí đầu vào sản xuất. Còn đối với người cung ứng sức lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích lợi ích của người cung ứng sức lao động là tiền lương. Do vậy, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí, mà nó đã trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới hay nói các khác, là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức sản xuất, năng lực của người lao động trong quá trình tái sản xuất. Một vấn đề mà các doanh nghiệp không thể không quan tâm đó là mức lương tối thiểu. Mức lương tối thiểu đo lường giá trị sức lao động thông thường trong điều kiện làm việc bình thường, yêu cầu một kỹ năng đơn giản, với một khung giá các tư liệu sinh hoạt hợp lý. Đây là cái “ngưỡng” cuối cùng cho sự trả lương của tất cả các ngành, các doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn có sức lao động để hoạt động kinh doanh, ít nhất phải trả mức lương không thấp hơn mức lương tối thiểu mà Nhà nước quy định. Đồng thời doanh nghiệp phải tính toán giữa chi phí và doanh thu trong đó tiền lương là một chi phí rất quan trọng ảnh hưởng tới mức lao động sẽ thuê làm sao đó tạo ra được lợi nhuận cao nhất. 2/. Nguyên tắc tính trả lương. Theo điều 55 Bộ luật lao động, tiền lương của người lao động do người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Mức lương trong hợp đồng lao động phải lớn hơn mức lương tối thiểu do nhà nước quy định (180.000 đ /tháng). Để điều tiết thu nhập giảm hố ngăn cách giữa người giàu và người nghèo Nhà nước đã đề ra thuế thu nhập dành cho những người có tổng thu nhập trên 2.000.000đ. Ii/. các hình thức tiền lương, nội dung quỹ lương và các khoản trích theo lương. 1/. Các hình thức trả lương. Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. * Tiền lương theo thời gian. Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ-kế toán... Trả lương treo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề, nghiệp vụ cụ thể có một thang lương riêng. Trong mỗi thang lương lại tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, chuyên môn mà chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có một mức tiền lương nhất định. Tiền lương theo thời gian có thể chia thành tiền lương tháng, tiền lương tuần, tiền lương giờ... Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương treo thời gian có thể được kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. * Tiền lương theo sản phẩm. Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành. Tiền lương theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương của một sản phẩm, công đoạn chế biến sản phẩm và số lượng sản phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn qui định. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo những hình thức như trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả lương theo sản phẩm gián tiếp, trả lương theo sản phẩm luỹ tiến, trả lương theo sản phẩm có thưởng, phạt. * Tiền lương khoán Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng đối với những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. Tiền lương khoán gọn bao gồm nhiều hình thức: Trả lương khoán quỹ lương, trả lương khoán thu nhập, trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng. 2/. Một số chế độ khác khi tính lương. * Chế độ thưởng. Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động thì tiền lương có tính ổn định, thường xuyên, còn tiền thưởng chỉ là phần thêm và phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quĩ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến...). Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích vật chất, phải kết hợp chặt chẽ các hình thức và chế độ thưởng. Đồng thời trước khi chi trả cần xác định rõ quỹ tiền thưởng hiện có của doanh nghiệp. *Chế độ phụ cấp. Theo điều 4 Thông tư liên bộ số 20/LB - TT ngày 2/6/1993 của liên bộ Lao động - Thương binh xã hội - Tài chính có 7 loại phụ cấp: + Phụ cấp làm đêm Nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm (từ 22h đến 6h sáng) thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm người lao động còn được hưởng phụ cấp làm đêm. + Phụ cấp lưu động. Phụ cấp lưu động nhằm bù đắp cho những người làm một hoặc một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi nơi ở và nơi làm việc, điều kiện sinh hoạt không ổn định và nhiều khó khăn. + Phụ cấp trách nhiệm Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công tác chuyên môn, nghiệp vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương + Phụ cấp thu hút. áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc ở những vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và các đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. + Phụ cấp đắt đỏ. áp dụng với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt (lương thực, thực phẩm, dịch vụ) cao hơn chỉ số giá sinh hoạt bình quân chung của cả nước từ 19% trở lên. + Phụ cấp khu vực áp dụng với những nơi xa xôi, hẻo láng, có nhiều điều kiện khó khăn và điều kiện khí hậu khắc nghiệt. + Phụ cấp độc hại. áp dụng cho các doanh nghiệp có điều kiện độc hại hoặc nguy hiểm chưa xác định trong mức lương. * Chế độ trả lương khi ngừng việc. Theo thông tư số 11/LĐ - TT ngày 14/4/1962 của Bộ LĐ, chế độ này được áp dụng cho người lao động làm việc thường xuyên, buộc phải ngừng làm việc do nguyên nhân khách quan (như bão lụt, mưa to, mất điện, máy hỏng, thiếu nguyên liệu, do bố trí kế hoạch...), do người khác gây ra hoặc khi chế thử, sản xuất thử sản phẩm mới. Cách tính được thống nhất cho tất cả mọi người lao động theo phầm trăm trên mức lương cấp bậc công việc kể cả phụ cấp. * Trả lương khi làm ra sản phẩm hỏng. Theo thông tư số 97/TT ngày 29/9/1962 của Thủ tướng Chính phủ, chế độ này được áp dụng trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, xấu quá quy định. Trong mỗi trường hợp cụ thể, tiền lương mà người lao động sẽ nhận được tuỳ theo mức độ hỏng của sản phẩm. * Chế độ trả lương làm thêm giờ. Theo nghị định 26/CP ngày 23/3/1993 những người làm việc trong thời gian ngoài giờ làm việc theo quy định trong hợp đồng lao động được hưởng tiền lương làm thêm giờ. - Làm thêm giờ vào ngày thường được trả 150% tiền lương của giờ làm việc tiêu chuẩn. - Làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ lễ, ngày Tết được trả bằng 200% tiền lương của giờ làm việc trong tiêu chuẩn. Trường hợp làm thêm giờ vào ngày lễ không trùng với ngày nghỉ hàng tuần thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm còn hưởng của ngày nghỉ lễ theo quy định chung. 3/. Nội dung quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho toàn bộ lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Nói cách khác đó là toàn bộ các khoản tiền lương và thưởng thường xuyên mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm). Về hạch toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền lương chính: Là các khoản tiền lương và có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong thời gian họ thực tế tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh theo nhiệm vụ được phân công. - Tiền lương phụ: Là tiền lương và các khoản có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động theo thời gian làm việc khác như: đi học, họp, nghỉ phép, thời gian tập quân sự, thời gian ngừng sản xuất. 4/. Nội dung các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 4.1/. Bảo hiểm xã hội. Trong các doanh nghiệp đi đôi với quỹ tiền lương là quỹ BHXH. Quỹ BHXH dùng để đài thọ cán bộ CNV có đóng góp vào quỹ trong trường hợp: + Người lao động mất khả năng lao động: hưu trí, trợ cấp thôi việc, tiền tuất. + Những người lao động mất khả năng lao động tạm thời: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tiền lương của người lao động một tỷ lệ nhất định. Theo chế độ hiện hành là 20%. Trong đó: - Doanh nghiệp phải chịu 15%. (Tính vào chi phí). - Người lao động phải chịu 5% (Trừ vào lương). Quỹ BHXH do cơ quan BHXH thống nhất quản lý. Khi các doanh nghiệp trích được BHXH theo quy định phải nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp, được cơ quan BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp. Cuối kỳ tổng hợp chi tiêu BHXH lập báo cáo gửi cơ quan bảo hiểm cấp trên duyệt. 4.2/. Bảo hiểm y tế. BHYT thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang... Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập phải trả cho người lao động trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động nộp 1% (Trừ vào thu nhập của người lao động). Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Khi tính được mức trích BHYT các doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT. 4.3/. Kinh phí công đoàn. Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Đây là nguồn đáp ứng cho nhu cầu chi tiêu của Công đoàn (như trả lương cho Công đoàn chuyên trách, chi tiêu cho hội họp). Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích 3% theo lương của người lao động trong đó: - Doanh nghiệp chịu 2% (Tính vào chi phí). - Người lao động chịu 1%. Khi trích được kinh phí công đoàn trong kỳ, một nửa doanh nghiệp nộp cho Công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho công tác công đoàn. III/. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1/. Hạch toán tiền lương 1.1/. Hạch toán chi tiết tiền lương. 1.1.1/. Hạch toán số lượng lao động Việc hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ “Danh sách lao động” của Doanh nghiệp và sổ “Danh sách lao động” ở từng bộ phận. Sổ này do phòng tổ chức lao động lập theo mẫu quy định và được chia thành 2 bản: + 1 bản do phòng lao động doanh nghiệp quản lý ghi chép. + 1 bản do phòng kế toán quản lý. Căn cứ để ghi vào sổ danh sách này là các hợp đồng lao động (Khi doanh nghiệp tuyển thêm lao động) và các quyết định của các cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định của doanh nghiệp (Khi chuyển công tác thôi việc...). Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ danh sách lao động của doanh nghiệp đến từng bộ phận phòng ban, tổ sản xuất trong đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý tuỳ theo yêu cầu quản lý cấp trên. 1.1.2/. Hạch toán thời gian lao động: Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp. Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm "Bảng chấm công", "Phiếu làm thêm giờ", "Phiếu nghỉ hưởng BHXH". Bảng chấm công được lập hàng tháng, theo dõi từng ngày trong tháng của từng cá nhân, từng tổ sản xuất, từng bộ phận. Tổ trưởng sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền ghi hàng ngày theo quy định. Cuối tháng căn cứ theo thời gian lao động thực tế (Số ngày công), số ngày nghỉ để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người lao động trong từng bộ phận. Bảng chấm công cần phải được treo công khai để mọi người kiểm tra và giám sát. Phiếu làm thêm giờ (hoặc phiếu làm thêm) được hạch toán toán chi tiết cho từng người theo số giờ làm việc. "Phiếu nghỉ hưởng BHXH" dùng cho trường hợp ốm đau, con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động. Chứng từ này do y tế cơ quan (nếu được phép) hoặc do bệnh viện và được ghi vào bảng chấm công. 1.1.3/. Hạch toán kết quả lao động. Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau. Các chứng từ có thể sử dụng là: "Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành", "Bảng giao nhận sản phẩm", "Giấy giao ca"... Chứng từ kết quả lao động phải do người lập ký, cán bộ kế toán kiểm tra xác nhận, lãnh đạo duyệt y. Sau đó chứng từ được chuyển phòng kế toán cho kế toán tiền lương phân xưởng tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị. Sau đó chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động trong mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động trên cơ sở các chứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ. Khi đó nhân viên phân xưởng ghi kết quả của từng người, từng bộ phận vào sổ, cộng sổ lập báo cáo kết quả lao động của các bộ phận liên quan. Phòng kế toán có nhiệm vụ mở sổ tổng hợp để theo dõi kết quả lao động chung của doanh nghiệp. 1.1.4/. Hạch toán tiền lương cho người lao động. Để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ CNV, hàng tháng kế toán lập "Bảng thanh toán tiền lương" cho từng đội, từng tổ sản xuất, từng bộ phận sản xuất dựa trên kết quả tính lương. "Bảng thanh toán tiền lương" được lập dựa vào các chứng từ hạch toán về thời gian lao động, kết quả lao động. +Với lương trả theo thời gian: Phải có "Bảng chấm công". + Với bộ phận lao động hưởng lương theo sản phẩm đó là: "Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành", "Bảng giao nhận sản phẩm". Sau khi Kế toán trưởng kiểm tra xác nhận, Giám đốc duyệt, "Bảng thanh toán lương" sẽ làm căn cứ để trả lương cho người lao động. Các bảng thanh toán lương, bảng kê, danh sách những người chưa lĩnh lương cùng các chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ. Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ để tránh có sự biến động trong cơ cấu chi phí tính vào giá thành sản phẩm trong quá trình kinh doanh. Kế toán áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất đều đặn vào loại sản phẩm coi như một loại chi phí phải trả. Mức trích được trích bằng cách lấy tiền lương chính phải trả công nhân viên trực tiếp trong tháng nhân với tỷ lệ trích. 1.2/. Hạch toán tổng hợp. Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK334: "Phải trả CNV" Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Cách thức hạch toán tổng hợp được thể hiện trong sơ đồ 1 Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp lương TK 141, 138, 333... TK334 TK622 Trả lương, BHXH và các Tiền lương phải trả Khoản khác (Tạm ứng, bồi thường VC, thuế TN cho CNTT sản xuất TK627 Nhân viên PX TK 3383, 3384 TK641, 642 NV bán hàng Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT và quản lý DN TK 111, 512... TK4311 Thanh toán lương, thưởng, BHXH Tiền thưởng TK3383 và các khoản khác cho CNV BHXH Phải trả trực tiếp 2/. Tổ chức hạch toán các khoản trích theo lương. 2.1/. Hạch toán chi tiết. Căn cứ vào chế độ đã nêu, kế toán tính các khoản trích theo tiền lương. (19% tính vào chi phí, 6% trừ vào lương). Sau khi tính các khoản trích theo lương kế toán lập bảng phân bổ KPCĐ, BHXH, BHYT. Bảng phân bổ này dùng chung cho phân bổ tiền lưong. Căn cứ vào các chứng từ "Nghỉ hưởng BHXH" do cơ quan y tế cấp các phiếu chi liên quan đến chi cho BHYT, chi cho hoạt động Công đoàn. Kế toán tổng hợp lập báo cáo KPCĐ, BHXH, BHYT, gửi lên cấp trên. 2.2/. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương. Để phản ánh tính hình thanh toán, trích lập, sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng TK 338 - Phải trả phải nộp khác với 3 TK cấp 2 sau: TK 3382 - Kinh phí Công đoàn. Phản ánh tình hình trích và chi KPCĐ TK 3383 - Bảo hiểm xã hội. Phản ánh tình hình trích và chi BHXH TK 3384 - Bảo hiểm y tế. Phản ánh tình hình trích và chi BHYT Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương được thể hiện như sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương. TK 334 TK 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 644, 642 BHXH phải trả trực tiếp Trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho CNV theo tỷ lệ quy định TK 334 BHXH, BHYT trừ vào lương của CNV TK111, 112 TK111, 112 Nộp BHXH, KPCĐ, BHYT KPCĐ chi vượt được cấp bù 3/. Tổ chức hệ thống sổ sách. Tùy vào quy mô doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà kế toán thực hiện ghi sổ theo 1 trong 4 hình thức sau: 3.1/. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung. Sơ đồ ghi sổ được thể hiện trên sơ đồ sau: Chứng từ gốc: - Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH. - Các chứng từ thanh toán. Nhật ký chung. Sổ cái TK 334, TK338. Sổ(thẻ) chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334,338 Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Hình thức này đơn giản, dễ làm, công việc phân bổ đều trong tháng do có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có sử dụng máy tính. 3.2/. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - sổ cái như sau: Chứng từ gốc Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp chi tiết TK334, 338 Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động, tiền lương 3.3/. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán. Sơ đồ ghi sổ như sau: Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK 334,338 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334,TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334,338 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính và các báo cáo về lao động tiền lương 3.4/. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký-chứng từ Chứng từ gốc, Bảng phân bổ số 1 NKCT số 1, NKCT số 7 NKCT số 10 Sổ thẻ kế toán chi tiết TK334,338 Bảng kê số 1, 2, 4 Sổ cái TK 334 TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương IV/. hạch toán tiền lương với việc tăng năng suất lao động trong các doanh nghiệp. Để phát triển hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đảm bảo lợi ích kinh tế của người lao động, thì chính sách tiền lương nói chung và các chủ trương biện pháp quản lý tiền lương cần được chú trọng theo hướng: - Mức chi phí lao động và chi phí tiền lương phải đảm bảo khả năng tối thiểu hoá chi phí, để doanh nghiệp thu được lợi nhuận lớn nhất. - Tiền lương và các mức thu nhập phải được tăng lên, để thực sự trở thành động lực và mối quan tâm lớn nhất của người lao động. - Trong tổ chức lao động - tiền lương thì nguyên tắc cơ bản là: "Phải đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân". Mối quan hệ giữa tiền lương, năng suất lao động và khả năng hạ giá thành sản phẩm được thể qua công thức sau: Trong đó: Z : Khả năng giảm giá thành nhờ giảm chi phí tiền lương cho một đơn vị sản phẩm (%). `Itl : Chỉ số tiền lương bình quân. Iw : Chỉ số năng suất lao động. dtl : Tỷ trọng tiền lương trong giá thành sản phẩm. Để phân tích tình hình sử dụng quỹ lương người ta áp dụng công thức sau: Qtl = ST ´ `L Khi quỹ tiền lương giảm có nghĩa là doanh nghiệp đã tiết kiệm quỹ tiền lương điều này được coi là tốt. Khi quỹ tiền lương tăng, nếu tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương thì doanh nghiệp sử dụng lao động có hiệu quả. Doanh nghiệp phải đảm bảo: Tốc độ tăng năng suất lao động bằng tốc độ tăng sản lượng. Phần II. Thực trạng công tác hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá thăng long. I/. khái quát chung về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 1/. Giới thiệu quá trình hình thành phát triển và tổ chức bộ máy quản lý Nhà máy thuốc lá Thăng Long được thành lập năm 1957 là doanh nghiệp sản xuất thuốc lá thuộc Bộ Công Nghiệp nhẹ. Đây là doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Trụ sở chính đặt tại 235 Thanh Xuân-Hà Nội. * Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ chính của nhà máy là sản xuất thuốc lá cung cấp cho thị trường do vậy sản phẩm chính của nhà máy là những bao thuốc lá. Để sản xuất ra thuốc lá bốn phân xưởng chính phải phối hợp nhịp nhàng với nhau từ khâu nguyên liệu đến khâu đóng gói. Nguyên liệu chính là lá thuốc lá được đưa vào phân xưởng sợi. Tại đây công nhân tiến hành sơ chế lá và tách cuộng. Lá và cuộng sau khi tách riêng được đưa vào hai dây chuyền khác nhau. Tại mỗi dây chuyền lá và cuộng được hấp, ép, thái và sấy sau đó sợi lá và sợi cuộng được trộn với nhau, phun hương. Kết quả của quá trình này tạo ra sợi thuốc lá. Sợi thuốc lá được chuyển sang các phân xưởng bao mềm, bao cứng để cuốn điếu, đóng bao, đóng tút. * Tổ chức bộ máy quản lý chung Nhà máy được phân cấp quản lý theo kiểu trực tuyến tham mưu gồm có 10 phòng chức năng chịu sự quản lý của hai phó giám đốc. Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật dưới quyền của Giám Đốc và điều hành các phòng ban phụ trách về mặt kỹ thuật. Phó Giám Đốc phụ trách kinh doanh dưới quyền Giám Đốc và điều hành các phòng ban phụ trách về mặt kinh doanh. Mỗi phòng chức năng lại được phân thành nhiều phòng ban khác nhau. Các phòng này chịu sự điều hành trực tiếp của các phòng chức năng. Nhà máy có 6 phân xưởng sản xuất và 3 đội phục vụ trực tiếp cho sản xuất và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. * Tổ chức công tác kế toán . Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về mặt tài chính-kế toán nhà máy. Những số liệu thống kê về chi phí, doanh thu từ nhà ăn, nhà trẻ... được đưa lên phòng tài vụ để hạch toán . Đứng đầu là trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của phòng giúp việc cho trưởng phòng là phó phòng, chịu sự điều hành trực tiếp của trưởng phòng và phó phòng là 10 kế toán phân hành. * Đặc điểm lao động và phân loại lao động. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một nhà máy có qui mô lớn với tổng số công nhân hơn 1000 người. Năm 2000 tổng số lao động 1563 trong số này khối trực tiếp sản xuất chiếm 1186 người, khối gián tiếp chiếm 377 người. Do nhà máy không có hoạt động sản xuất phụ nên toàn bộ công nhân sản xuất của nhà máy chỉ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc lá. Lao động trong nhà máy có thể phân thành các loại sau: - Công nhân sản xuất: Đây là bộ phận người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm thuốc lá. Tiền lương của họ là một bộ phận của giá thành. - Nhân viên bán hàng: Là bộ phận cán bộ công nhân viên hoạt động trong lĩnh vực tiêu thụ như nhân viên làm việc tại phòng tiêu thụ, phòng thị trường, đội xe. - Nhân viên quản lý doanh nghiệp: Bao gồm toàn bộ cán bộ công nhân viên làm việc trong các phòng ban quản lý của doanh nghiệp và bộ phận phúc lợi của doanh nghiệp như nhà trẻ, nhà ăn, nhà nghỉ. 2/. Các hình thức trả lương và chế độ tiền lương tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 2.1/. Các hình thức trả lương. Hiện nay nhà máy đang áp dụng 2 hình thức trả lương: Trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian. hTrả lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng tại các phân xưởng sản xuất. Lương sẽ được tính cho từng máy dựa vào số lượng sản phẩm được sản xuất ra hàng tháng sau đó căn cứ vào cấp bậc và số ngày làm việc thực tế của từng công nhân tính ra số tiền lương trả cho từng công nhân. hTrả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo thời gian được nhà máy áp dụng cho các phòng ban, bộ phận quản lý phân xưởng, phân xưởng 4, phân xưởng Dunhill. Lương theo thời gian được tính dưạ theo thời gian lao động thực tế và cấp bậc chức vụ của công nhân. 2.2/. Chế độ tiền lương và một số chế độ khác khi tính lương. Bên cạnh tiền lương tính theo sản phẩm, theo thời gian người lao động còn được hưởng một số khoản khác như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, thưởng, phụ cấp ca đêm. Ngoài phụ cấp công nhân còn được hưởng một khoản tiền thưởng. - Thưởng: Thưởng được chia làm 2 loại: Thưởng thường xuyên và thưởng không thường xuyên. Thưởng thường xuyên là thưởng do phân xưởng thưởng, thưởng không thường xuyên bao gồm thưởng nhân dịp lễ tết, thưởng thi đua... Cách tính thưởng được dựa vào đơn giá tiền thưởng và điểm thưởng của từng người. Trong đó điểm thưởng của từng người được dựa vào hạng thưởng và số công đi làm, đơn giá thưởng được dựa vào tổng số điểm thưởng và tiền thưởng toàn nhà máy. - Phạt. Cán bộ công nhân vi phạm qui trình công nghệ, qui trình vận hành máy, nội qui an toàn công nhân gây ra tai nạn lao động, vi phạm nội quy của nhà máy thì bị phạt. Để bảo đảm cho việc trả lương trên nhà máy hình thành quỹ tiền lương. Quỹ lương của nhà máy được xác định theo số lượng sản phẩm tiêu thụ thực tế trong tháng và tính bằng số lượng sản phẩm tiêu thụ nhân với hệ số quy đổi và đơn giá sản phẩm quy đổi Để trích BHYT, BHXH ngoài quỹ lương thực hiện trong nhà máy còn tồn tại quỹ lương cơ bản. Quỹ lương cơ bản là tổng số tiền lương cấp bậc, chức vụ của toàn bộ cán bộ công nhân viên của nhà máy. Ii/. Thực trạng tổ chức hạch toán tiền lương tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 1/. Hạch toán chi tiết. Tại các phòng ban, phân xưởng các tổ trưởng, đội trưởng sản xuất, cán bộ có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài Chính quy định và được treo tại chỗ dễ nhìn để mọi người có thể theo dõi ngày công của mình. Cuối tháng, tại phân xưởng, thống kê tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép, công làm ca ba... của từng người trong phân xưởng. Tại phòng kế toán, kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong các phòng ban. Dựa vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công kế toán và thống kê phân xưởng tính lương cho từng người từ đó lập bảng thanh toán lương. ã Đối với hình thức trả lương theo sản phẩm. Ngoài việc dựa vào bảng chấm công để tính lương, thống kê còn phải dựa vào sổ sản lượng. Sổ sản lượng phản ánh số sản phẩm làm được của từng tổ được lập riêng cho từng tổ và có chữ ký nhận của KCS. Từ số liệu trong sổ sản lượng thống kê tính tiền lương sản phẩm từng tổ. Từ bảng chấm công thống kê tính điểm lương từng tổ. Với 2 số liệu vừa tính được thống kê tính đơn giá điểm lương của từng tổ và tiến hành chia lương cho từng lao động. Do việc thanh toán lương được chia l._.