Hạch toán tiền lương & các khoản trích theo lương trong Doanh nghiệp

định trong quá trình sản xuất. Tiền lương là khoản tiền công trả cho người lao động tương ứng với số lượng, chất lượng và kết quả lao động. Tiền lương là nguồn thu nhập của công nhân viên chức. Tiền lương là một phạm trù kinh tế phức tạp mang tính lịch sử và có ý nghĩa chính trị – xã hội to lớn và ngược lại tiền lương cũng chịu tác động mạnh mẽ của xã hội, của tư tưởng chính trị. Trong xã hội TBCN, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động. Trong XHCN, tiền lương không phải là giá cả của sức lao động mà là một phần giá trị vật chất trong tổng sản phẩm xã hội dùng để phân phối cho người lao động theo nguyên tắc: “Làm theo năng lực, hưởng theo nhu cầu”. ở Việt Nam, trong thời kỳ bao cấp, một phần thu nhập quốc dân được tách ra làm quĩ lương và phân phối cho người lao động theo kế hoạch tiền lương, chịu tác động của quy luật phát triển qua các chế độ chính sách tiền lương do hội đồng Bộ trưởng ban hành. Tiền lương cụ thể bao gồm phần trả bằng tiền dựa trên hệ thống tháng lương, bảng lương và phần trả bằng hiện vật thông qua hệ thống tem phiếu, sổ . . . (chiếm tỉ lệ lớn). Theo cơ chế này tiền lương không gắn chặt với số lượng và chất lượng lao động, không đảm bảo một cuộc sống ổn định cho nhân dân. Vì vậy nó không tạo ra được một động lực thúc đẩy sản xuất phát triển. Trong cơ chế thị trường, sức lao động có giá cả như những loại hàng hóa khác, có thể biến động ( ) phụ thuộc vào qua hệ cung cầu sức lao động. Nếu cung lớn hơn cầu sức lao động thì tiền lương giảm xuống. Ngược lại nếu cung nhỏ hơn cầu sức lao động thì tiền lương sẽ được nâng lên. Tiền lương trong cơ chế thị trường chịu sự điều tiết của Nhà nước, hình thành thông qua sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động dựa trên số lượng và chất lượng lao động. Mặc dù căn cứ vào giá trị sức lao động để xác định mức tiền lương nhưng tiền lương mà người lao động nhận được lại căn cứ vào mức lao động đóng góp. Số đo chất lượng và số lượng lao động tiêu hao là thời lượng sản phẩm được sản xuất ra. Như vậy, ai làm được việc nhiều, tạo ra được nhiều sản phẩm thì người đó sẽ nhận được nhiều tiền lương. Hiểu rõ được bản chất tiền lương chúng ta sẽ đưa ra được chính sách ngày càng hoàn thiện hơn để giúp người lao động yên tâm hơn trong công tác và tạo điều kiện để tiền lương phát huy hết chức năng của nó. Chức năng của tiền lương + Chức năng thước đo giá trị + Chức năng tái sản xuất sức lao động. + Chức năng kích thích sức lao động bảo đảm cho người lao động làm việc có hiệu quả, khuyến khích tăng năng suất lao động. + Chức năng giám sát lao động. + Chức năng điều hòa lao động. + Chức năng tích luỹ đảm bảo tiền lương cho người lao động. Nguyên tắc tính trả lương Theo điều 55 – Bộ luật lao động thì tiền lương của người lao động do 2 bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định (144.000 đ - được thực hiện từ 1/1/1997). Việc thực hiện chế độ tiền lương phải đảm bảo những nguyên tắc được chỉ ra trong nghị định số 26/CP ngày 23/5/1993 của Chính phủ. - Hưởng lương theo chức vụ và công việc. - Để tính lương cho người lao động làm thêm giờ hoặc làm việc vào ban đêm dựa vào điều 61 – Bộ luật lao động mà doanh nghiệp có thể đưa ra các chỉ tiêu phù hợp. Đối với người lao động làm thêm giờ: - Ngày thường trả ít nhất bằng 150% tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường. - Ngày nghỉ hàng tuần hay ngày lễ được trả lương ít nhất bằng 200% tiền lương giờ của ngày làm bình thường. II. Các hình thức trả lương và nội dung của quĩ lương Các hình thức trả lương Theo nghị định số 197/CP ngày 31/12/1994 của chính phủ có 3 hình thức trả lương sau đây: 2.2.1. Trả lương theo thời gian - Trả lương theo thời gian giản đơn. - Trả lương theo thời gian có thưởng. 2.1.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế. - Trả lương theo sản phẩm gián tiếp. - Trả lương theo sản phẩm có phạt, có thưởng. - Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến. Hình thức trả lương khoán Một số chế độ khác khi tính lương 2.2.1. Chế độ trả lương khi ngừng việc Do những nguyên nhân khách quan như bão lụt, mưa to, mất điện, máy hỏng, thiếu nhiên liệu . . . được áp dụng thông tư số 11/LĐ - TT ngày 14/4/1992 của Bộ lao động. 2.2.2. Trả lương khi làm ra sản phẩm hỏng, sản phẩm xấu: Theo thông tư số 97/TTg ngày 29/9/1992 của Thủ tướng chính phủ được áp dụng trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng xấu quá quy định. 2.1.3. Chế độ phụ cấp lương 2.1.4. Chế độ tiền thưởng Những quỹ lương của doanh nghiệp 2.3.1. Các khoản lương Theo nghị định số 235/HĐBT ngày 19/9/1985 của hội đồng Bộ trưởng (nay là chính phủ), quỹ tiền lương bao gồm các khoản sau: - Lương tháng ngày theo hệ thống các thang, bảng lương của nhà nước. - Tiền lương trả theo sản phẩm. - Tiền lương công nhật cho lao động ngoài biên chế. Về mặt hạch toán, quỹ lương của doanh nghiệp chia thành: Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ đã quy định cho họ, bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất. Tiền lương phụ là tiền trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép. Cách phân loại trên giúp doanh nghiệp phân biệt được tiền lương chính và tiền lương phụ, đặc biệt là tiền lương công nhân sản xuất. 2.3.2. Đơn giá tiền lương - Đơn giá tiền lương tính trên đơn vị sản phẩm. - Đơn giá tiền lương tính trên tổng doanh thu – tổng chi phí. - Đơn giá tiền lương tính trên lợi nhuận. III. Nội dung các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 3.1. Bảo hiểm xã hội - Là một trong những chính sách kinh tế xã hội quan trọng của Nhà nước. - Chức năng: khi người lao động và gia đình họ gặp rủi ro xã hội như: ốm đau, thai sản, tuổi già, tai nạn lao động, thất nghiệp . . . 3.2. Bảo hiểm y tế Thực chất là sự bảo trợ y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ một phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc thang . . . 3.3. Kinh phí công đoàn Tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ hiện hành kinh phí công đoàn được tính theo tỉ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và người lao động phải chịu. IV. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích thưởng 4.1. Sự cần thiết Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bố chi phí nhân công với giá thành sản phẩm được chính xác. 4.2. Tổ chức hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp 4.2.1. Hạch toán chi tiết tiền lương Hạch toán số lượng lao động. Hạch toán thời gian lao động. Hạch toán kết quả lao động. 4.2.2. Hạch toán tổng hợp tiền lương Kế toán sử dụng tài khoản(TK) 334 phải trả công nhân viên. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động. Các khoản khác trừ vào tiền lương, tiền thưởng của người lao động. Bên có: các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động. Dư có: phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng cần phải trả cho người lao động. Dư nợ: phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho công nhân viên. TK – 334 có 2 tài khoản cấp 2: - TK – 3341: tiền lương dùng để hạch toán các tài khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lương. - TK – 3342: hạch toán các khoản trợ cấp, tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng từ các quỹ khác ngoài lương. Ngoài ra còn có các tài khoản liên quan: - TK – 622: chi phí nhân công trực tiếp. - TK – 627 (6271): chi phí nhân công quản lý phân xưởng. - TK – 641: chi phí nhân viên bán hàng. - TK – 642: chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp. Sơ đồ tổng hợp TK – 111 TK – 334 Trả lương BHXH và các khoản Tiền lương phải trả cho khác cho công nhân viên công nhân viên sản xuất TK - 627 TK - 338 Cho công nhân viên Thanh toán tạm ứng và các phân xưởng khoản khác TK – 641, 642 TK – 138 Nhân viên bán hàng ` TK - 635 Các khoản khấu trừ vào lương công nhân viên Nghỉ phép phải trả cho công nhân viên TK - 338 BHXH phải trả cho công nhân viên 4.3. Tổ chức hạch toán các khoản trích theo lương 4.3.1. Hạch toán chi tiết Các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, KPCĐ (trích 19% vào chi phí và trừ 6% vào lương). BHYT trích 2% vào chi phí và trừ vào lương 1%. BHXH trích 15% vào chi phí và trừ vào lương 5%. KPCĐ trích 2% vào chi phí. 4.3.2. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương TK – 334 TK – 3382, 3383, 3384 TK 622, 627, 641, 642 BHXH phải trả trực tiếp Trích BHXH, BHYT, cho công nhân viên KPCĐ theo tỉ lệ quy định TK - 627 TK – 141,338 BHXH, BHYT trừ vào lương của công nhân viên TK – 111. 112 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Hay chi quỹ BHXH, KPCĐ tại doanh nghiệp KPCĐ chi vượt được cấp bù ` 4.4. Tổ chức hệ thống sổ sách để hạch toán tiền lương và các khoản tiền theo lương trong doanh nghiệp. 4.4.1. Hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc. Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH. Các chứng từ thanh toán Sổ cái TK – 334, 338 Nhật ký chung 4.4.2. Nhật ký – sổ cái Chứng từ gốc Sơ đồ ghi sổ: Nhật ký – sổ cái 4.4.3. Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sơ đồ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK – 334, 338 4.4.4. Hình thức nhật ký – chứng từ Sơ đồ ghi sổ: Chứng từ gốc Chứng từ thanh toán Nhật ký chứng từ số 01 Nhật ký chứng từ số 02 Nhật ký chứng từ số 01 Nhật ký chứng từ số 10 Sổ cái TK – 334, 338 Bảng phân bổ số 1 Phần II. Khái quát về hoạt động và Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản tiền theo lương của Xí nghiệp Vật tư chế biến hàng xuất khẩu I I. Khái quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của XN vật tư chế biến hàng xuất khẩu. 1.1. Đặc ĐIểm chung của xí nghiệp Xí nghiệp vật tư chế biến hàng XK I tiền thân là một bộ phận của phòng Ong – thuộc Bộ Nông nghiệp được thành lập năm 1967. Ngày 27/10/1980, Bộ Nông nghiệp ra quyết định thành lập trạm vật tư thiết bị chuyên dùng tại Phương Mai, Kim Liên. Ngày 4/3/1986, đổi tên trạm vật tư chuyên dùng ngành Ong thành trạm vật tư chế biến XK I đặt tại số 6 – Láng Trung, Hà Nội. Với ý thức vươn lên, xí nghiệp đã cải tiến, hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo uy tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ. Ngày 22/09/1994, theo quyết định số 1218 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, sát nhập các đơn vị thuộc ngành Ong thành một doanh nghiệp có tên là Công ty Ong Trung ương. Công ty gồm có 7 thành viên tham gia: Văn phòng công ty Ong Trung ương. Xí nghiệp vật tư chế biến hàng XK I. Xí nghiệp Ong khu 4. Xí nghiệp Ong Lương Sơn. Xí nghiệp Ong Bảo Lộc. Xí nghiệp Ong Gia Lai. Từ đó đến nay, xí nghiệp vật tư chế biến hàng xuất khẩu I đã có nhiều cố gắng tích cực trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo nhiều mặt hàng khác nhau với mẫu mã phong phú, đa dạng, chất lượng sản phẩm cao, đáp ứng được nhu cầu khách hàng. Sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp là các loại rượu xuất khẩu, rượu nội địa, mật ong, các loại nước giải khát, vật tư chuyên dùng và các loại nông sản chế biến khác. Với ý thức vươn lên, xí nghiệp luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, đảm bảo uy tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên tổng giá trị sản lượng không ngừng được nâng cao, năm sau cao hơn năm trước. Quỹ lương năm 1999 thu nhập bình quân là 900.000 đồng/người/tháng. Số lao động bình quân là 45 người/tháng. 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất, kinh doanh của xí nghiệp 1.2.1. Quy trình công nghệ cơ cấu tổ chức sản xuất, kinh doanh: Hiện nay xí nghiệp có 4 quy trình: Quy trình công nghệ sản xuất rượu. Quy trình công nghệ sản xuất nước ngọt. Quy trình công nghệ lọc mật Quy trình công nghệ sản xuất bia hơi. Trong đó quy trình công nghệ sản xuất nước ngọt và bia hơi theo thời vụ, còn quy trình công nghệ sản xuất rượu và quy trình công nghệ lọc mật là quanh năm - đều chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc xí nghiệp. Hoạt động kinh doanh: xí nghiệp tổ chức mở các quầy hàng, đại lý ở khắp các tỉnh thành trong cả nước nhằm giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm bạn hàng. Ngoài ra sản phẩm của xí nghiệp còn được xuất khẩu sang các nước bạn. 1.2.2. Tổ chức quản lý của xí nghiệp - Xí nghiệp VTCB hàng XK I có tổng số cán bộ công nhân viên khoảng 50 người được bố trí theo các phòng ban như sau: Giám đốc xí nghiệp Phòng kinh doanh Phòng Kế toán tài vụ Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng KCS Quy trình công nghệ lọc mật Quy trình công nghệ sản xuất bia hơi Quy trình công nghệ sản xuất nước ngọt Quy trình công nghệ sản xuất rượu 1.3. Đặc điểm công tác tổ chức bộ máy kế toán ở xí nghiệp 1.3.1. Bộ máy kế toán xí nghiệp Sơ đồ bộ máy kế toán ở xí nghiệp Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán viên Thủ quỹ 1.3.2. Hình thức sổ kế toán xí nghiệp sử dụng Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toàn Chứng từ ghi sổ. Theo thời gian và theo nội dung kinh tế. Kế toán chi tiết ở xí nghiệp sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. - Sổ TSCĐ - Sổ chi phí sản xuất kinh doanh - Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa. - Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán với NS Nhà nước. - Sổ chứng từ thanh toán. - Sổ chi tiết tiêu thụ. - Thẻ kho. - Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. Bảng kê gồm: bảng kê tiền, bảng kê TGNH, bảng kê nhập, xuất thành phẩm. Sơ đồ hạch toán Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê định khoản Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiêt : Ghi hàng ngày. : Đối chiếu kiểm tra. : Ghi cuối tháng. ` II. Thực trạng hạch toán lương và các khoản trích theo lương ở xí nghiệp vật tư chế biến hàng XK I. Nghị định 06/CP ngày 21/01/1997, chính phủ đã ra quyết định nâng mức lương tối thiểu 120.000 đồng/tháng lên 144.000 đồng/tháng cho các đối tượng hưởng lương và tăng mức trợ cấp 20% đối với đối tượng hưởng trợ cấp hàng tháng theo chế độ BHXH. Xí nghiệp vật tư chế biến hàng XK I đã tính lương dựa trên quyết định này bắt đầu từ tháng 01/1997. Việc hạch toán tiền và các khoản trích theo lương theo nghị định 06/CP sẽ được nghiên cứu sau đây. 2.1. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản tính theo lương Hạch toán chi tiết tiền lương Để tính trả lương cho các thành viên, xí nghiệp thực hiện 2 hình thức trả lương là trả lương theo sản phẩm trực tiếp và trả lương theo thời gian. Hình thức trả lương theo thời gian được tính cho các bộ phận phòng ban ở tại xí nghiệp. Hình thức trả lương theo sản phẩm được tính cho lao động trức tiếp ở các phân xưởng. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp Đối tượng trả lương là các công nhân trực tiếp đứng máy, công nhân kiểm tra, công nhân phục vụ trong giây chuyền sản xuất, tổ trưởng sản xuất và tính được sản phẩm cá nhân. Cuối tháng kế toán tiền lương sẽ dựa vào “phiếu sản lượng cá nhân” để tính cho mỗi lao động. Xí nghiệp chia lương làm 2 phần là phần lương cứng và lương mềm. Lương cứng trả cho người lao động theo đúng công việc mà họ làm được, còn lương mềm được coi là như là phần thưởng thêm cho người lao động. Ta có phương pháp tính lương cho người lao động theo hình thức sau: Căn cứ vào số lương thực hiện làm việc theo ca mà tiền lương được tính: == x= Phần lương cứng Đơn giá theo từng chỉ số Sản lượng ngày theo từng chỉ số ngày + Sản lượng đêm theo từng chỉ số đêm x 1,4 Hệ số 1,4 là mức phụ cấp đêm mà người lao động được hưởng khi làm ca 3, trong đó có 35% phụ cấp làm ca 3 và 50% phụ cấp khuyến khích lương sản phẩm. Đơn giá sản phẩm theo từng chỉ số được tính theo công thức sau: Đơn giá sản phẩm theo chỉ số = Lương cán bộ, công nhân viên Định mức năng suất một máy + Định mức đứng máy Phần lương mềm của người lao động trực tiếp được tính trên cơ sở phần lương cứng, mức trả và hệ số đăng ký bậc. Thu nhập = (Phần cứng + Phần mềm x Hạng thành tích Trả lương theo thời gian Được thực hiện dựa trên khoản quỹ lương theo thời gian phân phối tiền lương theo phương pháp bình quân công điểm. Quỹ lương khoán = Lương CBCV x Định mức x Mức thưởng x Chất lượng máy bảo toàn, bảo dưỡng Lương cấp bậc công việc (CBCV) phụ thuộc vào công việc mà người lao động đảm nhận. ` Quỹ lương mềm của tổ = Quỹ lương khoán - Tổng phần cứng của tổ Tiền 1 điểm tổ phục vụ = Quỹ lương mềm Tổng điểm phục vụ tổ Phần mềm 1 CN = Tiền 1 điểm x Điểm thực hiện từng CN Đối với khối phòng ban phần lương cứng của mỗi nhân viên được tính: Phần lương cứng = Lương CBBT x NC 26 - Phần lương mềm tính được cho mỗi nhân viên căn cứ vào lương cấp bậc công việc, số ngày công thực tế đi làm và hệ số sau: Hệ số = τ Lương khoán – TL CBBT cả phòng - Kiêm việc C (nếu có) τ Hệ số lương CBCV x 144.000 Phần lương mềm = Hệ số x Lương CBCV từng người x Ngày công thực tế 26 Thu nhập mỗi cá nhân = Phần cứng + Phần mềm Thêm vào đó, mỗi nhân viên mỗi nhân viên ngoài đảm nhiệm các phần kế toán của mình còn kiêm thêm công việc khác do đó được tính lương kiêm việc. Tiền lương cho những ngày nghỉ phép, nghỉ lễ được tính dựa trên lượng CBBT, hệ số thưởng tháng và số ngày nghỉ của mỗi người. Tiền lương nghỉ lễ, nghỉ phép = Lương CBBT x Lương CBCV x 0,5 x Số ngày nghỉ 26 Bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 9/1999 STT Họ và tên Hệ số lương CBBT Hệ số lương CBCV NC (0,81) Phân loại Lương CBBT 1 A 3,82 4,52 26 A 550.080 2 B 2,68 2,5 12F+14 A 207.803 3 C 13,23 3,82 1F+25 A 447.231 4 D 2,06 2,62 26 A 296.646 5 E 2,02 2,74 26 A 290.880 6 F 2,26 2,86 1F+25 A 312.923 7 G 2,18 2,74 26 A 313.920 . . . Cộng: 5.088.018 Lương CBCV Kiêm việc Tổng lương Tạm ứng kỳ I Tạm ứng kỳ II Còn 527.213 1.077.293 300.000 300.000 477.293 157.015 22.290 387.108 200.000 187.108 428.428 375.658 100.000 100.000 175.658 305.597 120.000 722.237 200.000 200.000 322.237 319.594 20.000 830.474 200.000 200.000 437.474 320.760 80.000 713.683 200.000 200.000 313.682 319.594 200.000 833.514 200.000 200.000 433.514 5.381.371 1.622.290 12.091.680 3.500.000 3.100.000 5.191.680 ._.