Hạch toán tiền lương & các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp

. NV : Nhân viên 17. QLDN : Quản lý doanh nghiệp 18. NLĐ : Người lao động 19. DNNN : Doanh nghiệp nhà nước 20. ĐTNN : Đầu tư nước ngoài LỜI MỞ ĐẦU Trong công cuộc đổi mới hiện nay, đất nước ta đang diễn ra sôi nổi quá trình phát tiển kinh thế hàng hóa nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trước vấn đề từ một nền kinh tế theo cơ chế bao cấp chuyển sang một nền kinh tế theo cơ chế thị trường, sự hòa nhập của các ngành kinh tế trong xã hội không những chỉ nằm riêng trong lĩnh vực quốc gia mà còn hòa nhập vào nền kinh tế thế giới. Với yêu cầu này, cá hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực phải có nhiều chuyển biến, thay đổi phù hợp với cơ chế mới. Trong nền kinh tế chung, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có vị trí hết sức quan trọng, được xem là xương sống của nền kinh tế, đóng vai trò rất to lớn trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững. Để tiến hành một quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải hội đủ được 3 yếu tố cơ bản: lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong đó lao động là một trong những nhân tố quyết định cho sự thành công của doanh nghiệp. Chúng ta đã biết “ lao động là bỏ một phần sức lực ( chân tay hay trí óc) nên nó cần thiết phải được bù đắp để tái sản xuất sức lao động”. Và sự thật đó được thấy dễ dàng trong thực tế: mọi người lao động làm việc trong môi trường bình thường hay khắc nghiệt đều mong muốn kiếm được nhiều tiền... nhằm đáp ứng nhu cầu chi tiêu, phục vụ cho cuộc sống của họ. Vì lẽ đó, tiền lương và các khoản thanh toán cho người lao đông dưới hình thức này hay hình thức khác là một vấn đề quan trọng cần được giải quyết và giải quyết một cách cân nhắc, cẩn thận, rõ ràng và thỏa đáng nhất. Ngày nay cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuât, sự phát triển lớn mạnh của nền kinh tế thế giới, một quốc gia nói chung hay một doanh nghiệp nói riêng muốn hòa nhập được thì phải tạo động lực phát triển từ trong nội bộ của doanh nghiệp mà xuất phát điểm chính là giải quyết một cách hợp lý, công bằng, rõ ràng vấn đề tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong đó thì việc hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một nội dung được đặc biệt chú trọng. Dù dưới bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, thì sức lao động của con người đều tồn tại và đi liền với thành quả của doanh nghiệp. Vì thế tiền lương phải trả cho người lao động là vấn đề cần quan tâm của các doanh nghiệp hiện nay. Làm thế nào để có thể kích thích lao động hăng hái sản xuất, nâng cao hiệu quả, chất lượng lao đông, giảm chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm, tạo cho doanh nghiệp đứng vững trên môi trường cạnh tranh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp... là một yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp trong xu thế hiện nay. Xuất phát từ những yêu cầu và lý do đó em xin chọn đề tài: “Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp” làm đề tài môn học kế toán tài chính của mình. Bố cục của đề tài gồm 2 phần: + PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. + PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ CHẾ ĐỘ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT. Nhân đây, em xin được gửi lời cảm ơn đến thầy Trần Văn Thuận, đã hướng dẫn và giúp đỡ em để em có thể hoàn thành được đề án này. Do điều kiện thời gian có hạn và do hạn chế chủ quan của bản thân nên đề tài của em có thể còn nhiều thiếu sót và chưa hoàn chỉnh. Kính mong các thầy cô giáo cùng các bạn đóng góp ý kiến để em có thể hoàn thiện được đề án của mình hơn. Em xin chân thành cảm ơn. PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. 1.1. Những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm tiền lương Tiền lương (tiền công): là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Bản chất tiền lương: là biểu hiện bằng tiền của sức lao động, là giá cả của sức lao động, tiền lương tuân theo nguyên tắc cung cầu giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước. Tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động, là đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động của người sản xuất. Đối với chủ doanh nghiệp tiền lương là một yếu tố của chi phí đầu vào sản xuất, còn đối với người cung ứng sức lao động tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của họ. 1.1.2. Chức năng của tiền lương * Chức năng tái sản xuất sức lao động Bản chất của sức người lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn tái sản xuất sức lao động là có một lượng tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới, tích luỹ kinh nghiệm nâng cao trình độ hoàn thiện kỹ năng lao động. * Là công cụ quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc trả lương, người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra theo dõi quan sát người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lương bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả. * Kích thích sức lao động. Mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng năng xuất lao động là công cụ khuyến khích vật chất tạo ra hiệu quả trong công việc của người lao động, thúc đẩy họ say mê hứng thú tự tạo, tự học hỏi nâng cao trình độ, và họ sẽ gắn trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp nơi mà họ đang làm việc và cống hiến. 1.1.3. Các hình thức tiền lương Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức (chế độ) tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. 1.1.3.1. Tiền lương theo thời gian Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng, như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ-kế toán. Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghề nghiệp, nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động. Tuỳ theo mỗi ngành nghề tính chất công việc, đặc thù doanh nghiệp mà áp dụng thang lương khác nhau. Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn chia thành nhiều thang bậc lương, mỗi bậc lương có mức lương nhất định. Tiền lương theo thời gian có thể được chia ra : + Tiền lương tháng : Trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động. + Tiền lương tuần : Trả theo một tuần làm việc, được xác định trên cơ sở tiền lương tháng. Lương tháng x 12tháng 52 tuần Lương tuần = Lương tuần Số ngày làm việc trong tuần + Tiền lương ngày : Trả cho một ngày làm việc dựa trên tiền lương tuần. Lương ngày = Lương tháng số ngày làm việc trong tháng hoặc Lương ngày = + Lương tháng còn được tính :HSL cấp bậc x TLTT Số ngày làm việc trong tháng theo quy định Số ngày thực tế làm việc x Lương tháng = + Lương giờ : Trả cho 1 giờ làm việc dựa trên tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc (không quá 8h/ngày, 48 giờ/tuần) Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn kết với quá trình sản xuất), nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể được kết hợp chế độ thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. Tiền lương theo thời gian Tiền lương phải trả cho người lao động = + tiền thưởng 1.1.3.2. Tiền lương theo sản phẩm Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương căn cứ vào số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành, đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng với chất lượng lao động, động viên khuyến khích người lao động hăng say lao động, sáng tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Tiền lương theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương của 1 sản phẩm, công đoạn sản xuất sản phẩm và số lượng sản phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn quy định. Điều kiện để thực hiện tính lương theo sản phẩm. - Xây dựng được đơn giá tiền lương. - Hạch toán ban đầu thật chính xác kết quả của từng người hoặc từng nhóm lao động (càng chi tiết càng tốt) Doanh nghiệp phải bố trí đầy đủ việc làm cho người lao động và phải có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ. Việc trả lương theo sản phẩm được tiến hành : · Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế : Đơn giá tiền lương từng sản phẩm đã quy định Áp dụng với lao động trực tiếp sản xuất hàng loạt. Tiền lương = Số lượng sản phẩm hoàn thành x · Trả lương theo sản phẩm gián tiếp. Áp dụng với công nhân phụ, làm công việc phục vụ sản xuất như vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị… Mặc dù lao động của những công nhân này không trực tiếp làm ra sản phẩm nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng tới năng suất lao động của công nhân trực tiếp sản xuất. Vì thế, có thể căn cứ vào năng suất lao động của công nhân trực tiếp sản xuất để tính lương cho công nhân phục vụ. Nhờ đó, bộ phận công nhân phục vụ sẽ phục vụ tốt hơn và họ quan tâm hơn đến kết quả phục vụ, kết quả sản xuất; từ đó có giải pháp cải tiến công tác phục vụ sản xuất. · Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến Là hình thức trả lương trên cơ sở sản phẩm trực tiếp, đồng thời căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức sản xuất. Mức độ hoàn thành định mức sản xuất càng cao thì suất lương lũy tiến càng lớn. Nhờ vậy hình thức này khuyến khích người lao động đến mức tối đa, nó thường được áp dụng trả lương cho người làm việc trong khâu yếu nhất, khi đơn vị phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng. · Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt. Đó là hình thức kết hợp trả lương theo sản phẩm (sản phẩm trực tiếp hoặc sản phẩm gián tiếp) với chế độ tiền thưởng trong sản xuất . + Thưởng : do chất lượng sản phẩm tốt, tăng năng suất lao động tiết kiệm vật tư. + Phạt : làm ra những sản phẩm hỏng, hao phí vật tư cao, không đủ ngày công quy định, không hoàn thành kế hoạch được giao. Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế hoặc tiền lương theo sản phẩm gián tiếp Tiền lương theo sản phẩm phải trả cho người lao động = + Tiền thưởng - tiền phạt. 1.1.3.3. Tiền lương khoán Trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này được áp dụng với những công việc nếu được giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định : + Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng. + Trả theo hình thức khoán quỹ lương + Trả lương khoán thu nhập 1.1.4. Các khoản trích theo lương 1.1.4.1. Bảo hiểm xã hội Là một chính sách kinh tế xã hội quan trọng của nhà nước. Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà nó còn phản ánh chế độ xã hội. Bảo hiểm xã hội (BHXH) là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế, ổn định cuộc sống cho người lao động và gia đình họ gặp rủi ro xã hội như ốm đau, thai sản tuổi già, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết … BHXH là một hình tượng xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu an toàn về đời sống kinh tế của người lao động và gia đình. Hiện nay BHXH tại Việt Nam bao gồm : + Trợ cấp ốm đau + Trợ cấp thai sản + Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp + Trợ cấp mất sức lao động và tàn tật Quỹ BHXH luôn đi đôi với quỹ tiền lương, quỹ BHXH dùng đài thọ cho cán bộ, công nhân viên có đóng góp vào quỹ trong trường hợp : - Người lao động mất khả năng lao động : hưu trí, trợ cấp thôi việc tiền tuất. - Người lao động mất khả năng lao động tạm thời : ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Quỹ BHXH được hình thành 15% doanh nghiệp phải chịu tính vào chi phí, 5% người lao động phải chịu trừ vào lương. Quỹ BHXH do cơ quan BHXH thống nhất quản lý. Khi các doanh nghiệp trích được BHXH theo quy định phải nộp hết cho cơ quan BHXH. Sau khi nộp, được cơ quan BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp, cuối kỳ tổng hợp chi tiêu BHXH lập báo cáo gửi cơ quan Bảo hiểm cấp trên duyệt. 1.1.4.2. Bảo hiểm y tế Là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm; giúp họ phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh tiền viện phí thuốc thang. Mục đích của Bảo hiểm y tế (BHYT) là tập hợp một mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng, bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp. Quỹ BHYT được hình thành trích 3% trên số thu nhập trả cho người lao động, trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động nộp 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Khi tính được mức trích BHYT các doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT. 1.1.4.3. Kinh phí công đoàn Đây là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp, đáp ứng nhu cầu chi tiêu của công đoàn (trả lương cho công đoàn chuyên trách, chi tiêu hội họp) Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích 2% tính trên tiền lương thực tế phải trả CNV. Doanh nghiệp trích cả 2% và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Khi trích kinh phí công đoàn (KPCĐ) trong kỳ, một nửa doanh nghiệp nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho công tác công đoàn. 1.1.4.4. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Là quỹ dùng để trợ cấp thôi việc, mất việc làm hay là để đào tạo lại người lao động trong doanh nghiệp. Thời điểm trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là thời điểm cuối năm trước khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm (Nếu doanh nghiệp lập BCTC quý thì thời điểm trích quỹ DPTCMVL có thể là vào thời điểm cuối quý.) Mức trích quỹ DPTCMVL từ 1% đến 3% trên tổng quỹ dùng để trích BHXH và tính vào chi phí quản lí doanh nghiệp. Mức trích cụ thể tùy thuộc vào khả năng tài chính của mỗi doanh nghiệp. 1.2. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp 1.2.1. Ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp Quản lý tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của mình. Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương, bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động, hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công và giá thành sản phẩm được chính xác. Để làm được điều đó thì nhiệm vụ của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là : + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của từng người, từng bộ phận một cách chính xác kịp thời. + Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng. + Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban sử dụng đúng, đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về hạch toán lao động tiền lương, mở sổ cần thiết hạch toán tiền lương theo đúng chế độ, phương pháp. + Lập báo cáo về lao động tiền lương kịp thời, chính xác + Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng, thời gian, năng suất. Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. + Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phương án trả lương hợp lí nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm. 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trong các doanh nghiệp, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Việc hạch toán chính xác chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác minh các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: Phân loại lao động hợp lý Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại lao động. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lí và hạch toán lao động thường được phân theo các tiêu thức sau: + Phân loại theo thời gian lao động: Lao động trong doanh ghiệp có thể chia thành lao động thường xuyên, trong danh sách (gồm cả hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời mang tính thời vụ. Cách phân loại trên giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động cân thiết. Đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với nhà nước được chính xác. + Phân loại lao động theo quan hệ với quá trình sản xuất: Lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp sản xuất. Lao động trực tiếp sản xuất đó chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Lao động gián tiếp đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động. Từ đó có biện pháp tổ chức bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp. + Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: Lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến; lao động thực hiện chức năng bán hàng và lao động thực hiện chức năng quản lý. Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng... Lao động thực hiện chức năng bán hàng là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường... Lao động thực hiện chức năng quản lý là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của DN như các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính... Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. Phân loại tiền lương một cách phù hợp Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương. Tuy nhiên để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung xét về mặt hiệu quả tiền lương được chi thành 2 loại đó là tiền lương chính và tiền lương phụ. Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất... Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương. 1.2.3. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động Trong quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, cần thiết phải tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động. Nội dung của hạch toán lao động là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. + Hạch toán số lượng lao động: Số lượng lao động trong doanh nghiệp thường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn vị, bộ phận cũng như phạm vi toàn doanh nghiệp. Sự biến động trong doanh nghiệp có ảnh hưởng đến cơ cấu lao động, chất lượng lao động và do đó làm ảnh hưởng đến việc thực hiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để phản ánh số lượng lao động hiện có và theo dõi sự biến động lao động trong từng đơn vị, bộ phận doanh nghiệp sử dụng “Sổ danh sách lao động”. Cơ sở để ghi vào sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, các quyết định thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc, hưu trí… Việc ghi chép vào “Sổ danh sách lao động” phải đầy đủ, kịp thời làm cơ sở cho việc lập báo cáo về lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu quản lý lao động của doanh nghiệp và của cơ quan quản lý cấp trên. + Hạch toán thời gian lao động: Thời gian lao động của nhân viên cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp. Để phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của CNV trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng “Bảng chấm công”. “Bảng chấm công” được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng, ban,…và do người phụ trách bộ phận hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào “Bảng chấm công” và chuyển “Bảng chấm công” cùng các chứng từ có liên quan (“Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Phiếu báo làm thêm giờ”, “Phiếu điều tra tai nạn lao động”…) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH. “Bảng chấm công” nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH,… để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị, vì vậy “Bảng chấm công” phải được treo công khai tại nơi làm việc để công nhân viên có thể thực hiện kiểm tra, giám sát việc chấm công hàng ngày, tham gia ý kiến vào công tác quản lý và sử dụng thời gian lao động “Bảng chấm công” là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở để kế toán tính toán kết quả lao động và tiền lương cho công nhân viên. + Hạch toán kết quả lao động: Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: thời gian lao động, trình độ thành thạo, tinh thần thái độ, phương tiện sử dụng,…Khi đánh giá, phân tích kết quả lao động của công nhân viên phải xem xét một cách đầy đủ các nhân tố trên. Kết quả lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp được phản ánh vào các chứng từ: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “Hợp đồng giao khoán”. Tùy theo loại hình, đặc điểm sản xuất, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ chọn sử dụng chứng từ thích hợp để phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác kết quả lao động. Căn cứ chứng từ hạch toán kết quả lao động kế toán lập “Sổ tổng hợp kết quả lao động” nhằm tổng hợp kết quả lao động của từng cá nhân, bộ phận và toàn đơn vị làm cơ sở cho việc tính toán năng suất lao động và tính tiền lương theo sản phẩm cho công nhân viên. 1.2.4. Hạch toán thanh toán tiền lương với người lao động 1.2.4.1. Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 334 - Phải trả người lao động Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, chi tiết làm 2 tài khoản cấp 2 + Tài khoản 3341- Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng và có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. + Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. KẾT CẤU CỦA TÀI KHOẢN 334 Bên nợ : Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động. Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động. Bên có : Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho người lao động thực tế phát sinh trong kỳ. Dư nợ (nếu có ): Số tiền trả thừa cho người lao động. Dư có : Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả, phải chi cho người lao động. TÀI KHOẢN 334 PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG 1.2.4.2. Phương pháp kế toán Trong doanh nghiệp có rất nhiều nghiệp vụ liên quan đến việc hạch toán thanh toán tiền lương đối với người lao động. Việc phản ánh tất cả các nghiệp vụ đó lên sổ sách kế toán đòi hỏi phải có phương pháp hợp lý. Thông qua tài khoản 334 - Phải trả người lao động công tác hạch toán thanh toán tiền lương đối với người lao động được phản ánh cụ thể qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1.1 TK 141,138,3388,3335... TK 3383, 3384 TK 334 (3341, 3348) TK 622 TK 623(6231) TK 111,112 TK 627(6271) TK 641(6411) TK 512 TK 642(6421) TK 241(2412) TK 3331 TK 431(4311) TK 338(3383) TK 3388 Khấu trừ tiền đóng BHXH, BHYT của CNV ( BHXH: 5%; BHYT:1%) Hàng tháng tính ra tiền lương, tiền ăn ca, phụ cấp tx, phải trả cho CNTTSX. TK 335 Tiền lương nghỉ phép trực tiếp phải trả CNSX Trích trc TL nghỉ phép của CNSX theo KH Khấu trừ tiền tạm ứng, các khoản phải thu, phải trả khác, thuế thu nhập cá nhân của người lao động Tạm ứng lương kỳ 1 và thanh toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH... cho người lao động Khi công nhân đi vắng về lĩnh lương Tiền lương của công nhân đi vắng chưa lĩnh Giá bán chưa có thuế GTGT Thuế GTGT phải nộp Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho NLĐ (bằng SPHH) Hàng tháng tính ra TL, phụ cấp tx phải trả CN điều khiển MTC & CN phục vụ MTC Hàng tháng tính ra TL, tiền ăn ca, phụ cấp tx phải trả NV PX, bộ phận SXKD dịch vụ. Hàng tháng tính ra TL, phụ cấp tx, tiền ăn ca phải trả NV bộ phận bán hàng Hàng tháng tính ra TL, phụ cấp tx, tiền ăn ca phải trả NV bộ phận QLDN Hàng tháng tính ra TL, phụ cấp tx, tiền ăn ca phải trả CN XDCB Tiền thưởng thi đua chi từ quỹ khen thưởng phải trả CNV Trợ cấp BHXH phải trả CNV SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG 1.2.5. Hạch toán các quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ 1.2.5.1. Tài khoản kế toán sử dụng Tài khoản 338 - Phải trả, Phải nộp khác Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm TK thanh toán nợ phải trả ( từ TK 331 đến TK 337). Tài khoản 338 chi tiết làm 8 tài khoản cấp 2 + Tài khoản 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Trường hợp giá trị tài sản thừa đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý thì được ghi ngay vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 338(3381). + Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị. + Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH của đơn vị. + Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế : Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT theo quy định. + Tài khoản 3385 - Phải trả về cổ phần hóa: Phản ánh số phải trả về tiền thu bán cổ phần thuộc vốn góp nhà nước, tiền thu hộ các khoản phải thu và tiền thu về nhượng bán tài sản được loại trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp và các khoản phải trả theo quy định. + Tài khoản 3386 - Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn: Phản ánh số tiền mà đơn vị nhận ký quỹ, ký cược của đơn vị, cá nhân bên ngoài đơn vị với thời gian dưới 1 năm, để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết. + Tài khoản 3387 - Doanh thu chưa thực hiện: Phản ánh số tiền hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. + Tài khoản 3388 - Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trên các tài khoản từ TK 3381 đến TK 3387. KẾT CẤU CỦA CÁC TÀI KHOẢN 3382, 3383, 3384 Bên nợ : Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý. Khoản BHXH phải trả cho công nhân viên. Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn. Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác(3388) Bên có : Trích BHXH, BHYT, Kinh phí công đoàn tính vào chi phí kinh doanh (19%), khấu trừ vào lương công nhân viên (6%). Giá trị tài sản thừa chờ xử lý(3381). Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù, các khoản phải trả khác(3388...). Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư có : Số tiền còn phải trả, phải nộp; giá trị tài sản thừa chờ xử lý. TK 3382,3383,3384 1.2.5.2. Phương pháp kế toán Việc trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ là một yêu cầu bắt buộc và cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp là phải tiến hành trích lập và phản ánh các nghiệp vụ này như thế nào trên sổ sách kế toán? Thông qua việc sử dụng hệ thống tài khoản 3382, 3383, 3384 mà các doanh nghiệp đã phản ánh một cách đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan. Cụ thể việc hạch toán các quỹ này được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1.2 TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 Nộp BHXH, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ và mua thẻ BHYT cho CNV( BHXH, KPCĐ: 1%; BHYT: 3% Định kỳ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ nhất định tính vào CPSXKD ( BHXH:15%, BHYT:2%, KPCĐ:2%) TK 334(3341) Chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp TK 334 Thanh toán BHXH cho CNV Trợ cấp BHXH phải trả cho CNV Định kỳ trích BHXH, BHYT trừ vào tiền lương của CNV theo quy định ( BHXH: 5%, BHYT: 1%) NHận tiền BHXH để chi trợ._.