Hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm & xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty bánh kẹo Hải Hà

trệ trong sản xuất kinh doanh, từ đó sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng và lãng phí vốn. Trong khi đó, nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tự chủ trong việc khai thác và sử dụng nguồn vốn, đảm bảo không chỉ bù đắp được những khoản chi phí sản xuất kinh doanh đã bỏ ra bằng chính doanh thu của mình mà còn phải có lãi. Vì vậy, thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là vấn đề mà các doanh nghiệp luôn quan tâm đến. Tồn tại và phát triển trong điều kiện kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị cùng ngành (và sản phẩm nhập ngoại ngày càng nhiều), Công ty bánh kẹo Hải Hà đã gặp không phải ít khó khăn. Mặc dù vậy, Công ty đã sớm tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị trường, ra sức đẩy mạnh sản xuất, chú trọng chất lượng sản phẩm, chủ động trong sản xuất và tiêu thụ,… Bên cạnh đó, bộ phận kế toán thành phẩm của Công ty cũng từng bước được phát triển, hoàn thiện phù hợp với tình hình chung của cả nước và với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong thời gian thực tập ở Công ty bánh kẹo Hải Hà, em đã đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Công ty, từ đó lựa chọn luận văn tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà" Luận văn được trình bày với kết cấu gồm 3 phần chính: - Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán thành phẩm, tiêu thụ thànhphẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất . Phần II: Thực trạng kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà. . Phần III: Hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà. Phần i Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất 1.1. Sự cần thiết của kế toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 1.1.1. Thành phẩm và quản lý thành phẩm Trong các doanh nghiệp sản xuất, thành phẩm là sản phẩm đã kết thúc quy trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến, đã được đem bán hoặc nhập kho để bán. Giữa sản phẩm và thành phẩm xét trên một một góc độ nào đó có phạm vi giới hạn khác nhau. Sản phẩm có phạm vị rộng hơn thành phẩm khi nói đến kết quả của quá trình sản xuất tạo ra nó, còn nói đến thành phẩm là nói đến quá trình sản xuất gắn với quy trình công nghệ nhất định trong phạm vi doanh nghiệp, cho nên sản phẩm bao gồm cả thành phẩm và bán thành phẩm. Trong phạm vi một doanh nghiệp thì nửa thành phẩm còn phải tiếp tục chế tạo cho đến khi hoàn chỉnh nhưng trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì nửa thành phẩm của doanh nghiệp có thể bán ra ngoài cho các doanh nghiệp khác sử dụng. Điều đó có nghĩa là thành phẩm và nửa thành phẩm chỉ là những khái niệm được xét trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể. Do vậy, việc xác định đúng đắn thành phẩm trong từng doanh nghiệp là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng. Nó phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về quy mô, trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý. Thành phẩm được biểu hiện trên hai mặt: mặt hiện vật và mặt giá trị. - Giá trị là giá thành của sản phẩm sản xuất nhập kho hay giá vốn thành phẩm tiêu thụ. - Số lượng của thành phẩm được xác định bằng các đơn vị đo lường như kg, lít, mét, cái, viên… - Chất lượng của thành phẩm được xác định bằng tỷ lệ tốt, xấu hoặc phẩm cấp (loại 1, loại 2). Xét trong phạm vi doanh nghiệp, thành phẩm là kết quả lao động sáng tạo của công nhân viên chức trong doanh nghiệp, là cơ sở đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Đồng thời thành phẩm cũng là căn cứ xét và phân tích mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất, tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh. Do đó trong công tác quản lý thành phẩm cần phải thực hiện các yêu cầu sau: Thứ nhất, quản lý về mặt số lượng thành phẩm: Đòi hỏi phản ánh, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập - xuất - tồn kho, dự trữ thành phẩm, kịp thời phát hiện các trường hợp hàng hoá tồn kho, đọng lâu ngày để có biện pháp xử lý. Thứ hai, quản lý về mặt chất lượng: Đòi hỏi thành phẩm phải ngày càng hoàn thiện, mẫu mã đẹp… nhất là trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay và nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Do vậy bộ phận kiểm tra chất lượng phải làm tốt nhiệm vụ, có chế độ bảo quản hợp lý đối với từng loại và phù hợp với đặc điểm của chúng. Bên cạnh đó, việc quản lý sự vận động của từng loại thành phẩm về mặt giá trị: giá thành thực tế nhập kho, xuất kho thành phẩm cũng rất quan trọng đòi hỏi chính xác và chặt chẽ. Tuy nhiên, bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào khi sản xuất ra thành phẩm đều phải tìm cách tiêu thụ, thu được vốn và lợi nhuận. Do đó, quá trình vận động của thành phẩm gắn liền với quá trình tiêu thụ thành phẩm. 1.1.2. Tiêu thụ thành phẩm và quản lý tiêu thụ thành phẩm Thành phẩm của doanh nghiệp được đem bán để thu hồi vốn thực hiện quá trình tái sản xuất. Tiêu thụ thành phẩm hay còn gọi là bán hàng để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (Hàng->tiền). Tiêu thụ là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất. Việc tiêu thụ này có thể để thoả mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp. Thành phẩm cũng có thể được cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty, một tập đoàn,…gọi là tiêu thụ nội bộ. - Về mặt hành vi: Quá trình tiêu thụ diễn ra sự thoả thuận, trao đổi giữa người mua và người bán, sau khi đồng ý mua, bán người xuất bán giao hàng cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Về bản chất kinh tế: Doanh nghiệp nào sản xuất ra cũng mong hàng hoá của mình được tiêu thụ rộng rãi, có nghĩa bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá từ người bán sang người mua. Có tiêu thụ được thì mới bù đắp được chi phí và thu lợi nhuận. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải tính đến lỗ, lãi. Do đó quá trình tiêu thụ không thể tách rời việc xác định kết quả kinh doanh. Để xác định chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, duy trì sản xuất thì công tác quản lý bán hàng là hết sức cần thiết. Bởi vậy quản lý khâu bán hàng cần bám sát các yêu cầu cơ bản sau: - Nắm chắc sự vận động của từng loại thành phẩm hàng hoá trong quá trình nhập xuất và tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. - Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại thành phẩm tiêu thụ và từng loại khách hàng, đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền vốn. - Tính toán, xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc chế độ phân phối lợi nhuận. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm - Tổ chức phân loại và đánh giá thống nhất, đúng theo các loại thành phẩm trong doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp trong điều kiện thực tế của đơn vị hạch toán và đặc điểm thành phẩm của đơn vị hạch toán. - Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán thành phẩm theo các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn kho trên các báo cáo theo yêu cầu quản lý. - Tổ chức hợp lý quy trình, thủ tục cho nghiệp vụ bán hàng. Đây chính là căn cứ để ghi chép các thông tin cần thiết về nghiệp vụ bán hàng. - Tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng (sổ chi tiết giá vốn, doanh thu, kết quả tiêu thụ). - Tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. - Tổng hợp kịp thời, chính xác số liệu liên quan đến quá trình bán hàng, từ đó cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý và cho việc lập báo cáo kế toán cuối kỳ. 1.2. Kế toán thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.1. Yêu cầu đối với kế toán thành phẩm Thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất thông thường gồm nhiều loại hàng với phẩm cấp, mẫu mã khác nhau… nên chúng có yêu cầu quản lý hạch toán không giống nhau. Do đó, kế toán thành phẩm phải chú ý đến những vấn đề sau: - Tổ chức hạch toán thành phẩm theo từng loại, từng đơn vị sản xuất theo số lượng, chất lượng, giá trị thành phẩm. - Phân công và kết hợp trong việc ghi chép kế toán thành phẩm giữa phòng kế toán với nhân viên phân xưởng, giữa kế toán thành phẩm với thủ kho, đảm bảo thành phẩm được phản ánh kịp thời, chặt chẽ. - Kế toán nhập, xuất tồn kho thành phẩm phải được đánh giá theo giá thành thực tế. - Sự biến động của thành phẩm do nhiều nguyên nhân nên để phản ánh được tình hình biến động của thành phẩm, doanh nghiệp phải tổ chức công tác ghi chép ban đầu một cách khoa học và hợp lý. 1.2.2. Tính giá thành phẩm 1.2.2.1. Tính giá thành phẩm nhập kho Thành phẩm nhập kho được phản ánh theo giá thành thực tế. Đối với thành phẩm do các bộ phận sản xuất kinh doanh chính và sản xuất kinh doanh phụ hoàn thành nhập kho, giá thành thực tế chính là giá thành công xưởng thực tế (giá thành sản xuất thực tế). Trường hợp thuê ngoài gia công, giá thành thực tế bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến việc gia công (chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp, chi phí thuê gia công….) 1.2.2.2. Tính giá thành phẩm xuất kho Để tính giá thành thực tế thành phẩm xuất kho, có rất nhiều phương pháp tính giá như: giá đơn vị bình quân, FIFO, LIFO… Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết, tác giả xin đề cập đến phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ trong tính giá thành phẩm xuất. Theo phương pháp này, giá thành phẩm xuất kho được tính theo công thức: Giá TT Giá TT tồn kho đầu kỳ + giá TT nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm = * TP xuất xuất kho SL SP tồn đầu kỳ + SL TP nhập trong kỳ kho Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến quyết toán nói chung. 1.2.3. Kế toán nhập xuất thành phẩm 1.2.3.1. Chứng từ kế toán Mọi sự biến động của thành phẩm phải được phản ánh, ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm, là cơ sở để kiểm tra tính chính xác của sổ sách kế toán, đảm bảo ghi chép những nội dung cần thiết và tính hợp pháp của chứng từ. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán nhập, xuất thành phẩm là: * Phiếu nhập kho * Phiếu xuất kho * Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ * Biên bản kiểm nghiệm * Thẻ kho * Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Các chứng từ này phải được chuyển đến bộ phận kế toán đúng thời hạn, chính xác và đầy đủ. Căn cứ vào đó, kế toán kiểm tra tính hợp pháp và tiến hành phân loại, tổng hợp ghi sổ kế toán thích hợp. 1.2.3.2. Kế toán chi tiết thành phẩm Kế toán chi tiết thành phẩm là việc ghi chép số liệu, luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán trên các chỉ tiêu số lượng, giá trị thành phẩm theo từng loại, từng kho thành phẩm . Phương pháp ghi thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, công việc cụ thể tạii kho và phòng kế toán như sau: - ở kho: Thủ kho mở thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm về mặt số lượng. Thẻ được mở cho từng danh điểm thành phẩm. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm thành phẩm. - ở phòng kế toán: Kế toán thành phẩm mở thẻ kế toán chi tiết thành phẩm cho từng danh điểm thành phẩm tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán thành phẩm phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết thành phẩm và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ chi tiết thành phẩm có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho về mặt giá trị của thành phẩm. Ta có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi sổ song song như sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết thành phẩm Bảng kê tổng hợp N-X-T thành phẩm Chứng từ xuất Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm trahú Ghi hàng ngày Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra dễ đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. * Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất ít, không thường xuyên, trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.2.3.3. Kế toán tổng hợp thành phẩm * Tài khoản sử dụng Kế toán tổng hợp thành phẩm sử dụng các tài khoản chủ yếu như: - Tài khoản 155 "Thành phẩm": Được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm trong doanh nghiệp. - Tài khoản 157 "Hàng gưỉ đi bán": Được dùng để phản ánh trị giá của hàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc đã chuyển cho khách hàng hoặc nhờ đại lý ký gửi, trị giá của lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Hàng hoá, thành phẩm phản ánh trên tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. - Tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán": Được dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. * Phương pháp hạch toán TK 154 TK 157, 632 TK 632, 3381 TK 412 Sản xuất hoặc thuê ngoài gia công, chế biến Sản phẩm gửi bán, ký gửi đại lý hoặc hàng đã bán bị trả lại Thừa khi kiểm kê Đánh giá tăng TK 155 Xuất gửi bán, ký gửi Xuất bán, trả lương thưởng, biếu tặng Thiếu khi kiểm kê Xuất góp vốn liên doanh TK 632 TK 157 TK 632, 1381 TK 128, 222 Phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán thành phẩm theo phương pháp KKTX 1.3. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất 1.3.1. Phương thức tiêu thụ và thủ tục chứng từ Thành phẩm trong các doanh nghiệp thường rất phong phú và đa dạng. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại và điều kiện của doanh nghiệp mà doanh nghiệp lựa chọn các phương thức tiêu thụ khác nhau. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức tiêu thụ. * Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Số hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng này. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà người bán đã giao. Khách hàng có nhu cầu đến mua hàng hoá sẽ đến phòng cung ứng để lập Hoá đơn GTGT ghi rõ số lượng, giá hàng hoá… Hoá đơn GTGT được lập làm ba liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3, kế toán giữ. Sau đó phòng cung ứng lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Khách hàng sẽ mang phiếu xuất kho xuống kho để lấy hàng và mang hoá đơn GTGT lên phòng kế toán để thanh toán. 1.3.2. Kế toán giá vốn hàng bán Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng tài khoản sau: - TK 632 "Giá vốn hàng bán": Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. + Bên Nợ: - Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ - Phản ánh CPNVL, CPNC vượt trên mức bình thường và CPSXC cố định không phân bổ không được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán - Phản ánh khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ (-) phần bồi thường trách nhiệm cá nhân gây ra. - Phản ánh chi phí tự xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ HH tự xây dựng, tự chế hoàn thành - Phản ánh khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản lập dự phòng năm trước + Bên Có: - Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (31/12) - Kết chuyển giá vốn của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh" TK 632 không có số dư cuối kỳ. TK 155, 1381… Kết chuyển GVHB đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ nhập kho hay chờ xử lý TK 154, 155 Trị giá vốn TK 157 Hàng gửi bán Hàng gửi bán tiêu thụ TK 632 Kết chuyển GVHB TK 911 đã tiêu thụ trong kỳ Quá trình hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Kế toán giá vốn hàng bán 1.3.3. Kế toán doanh thu bán hàng Để hạch toán doanh thu tiêu thụ, kế toán sử dụng tài khoản TK 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ "với kết cấu: + Bên Nợ: - Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ - Số giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại kết chuyển trừ vào doanh thu - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ + Bên Có: - Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ TK 511 cuối kỳ không có số dư và có 4 tiểu khoản: - TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá - TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá Quá trình hạch toán được hạch toán khái quát theo sơ đồ sau: TK 521, 531, 532 TK 911 K/C giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại K/C doanh thu thuần về tiêu thụ TK 511, 512 Doanh thu tiêu thụ theo giá bán không có thuế GTGT TK 33311 Thuế GTGT phải nộp Tổng giá thanh toán (cả thuế GTGT) TK 111, 112, 131, 1368… Sơ đồ 4: Kế toán doanh thu tiêu thụ 1.3.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Kết quả tiêu thụ được tính trên số tiền mà thực chất doanh nghiệp thu được gọi là doanh thu thuần. Doanh thu thuần chính là chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu như: giảm giá, chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Doanh thu thuần cho biết thực chất về hoạt động tiêu thụ thành phẩm tại công ty, đó là số doanh thu để tính chính xác lợi nhuận của hoạt động này. 1.3.4.1. Chiết khấu thương mại Để khuyến khích tiêu thụ, khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn trên một hoá đơn hay trong một kỳ, doanh nghiệp thường bớt giá cho khách hàng (chiết khấu thương mại). Để hạch toán nghiệp vụ này, kế toán sử dụng TK 521 " Chiết khấu thương mại". TK này không có số dư cuối kỳ và có kết cấu như sau: - Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng - Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại sang tài khoản doanh thu 1.3.4.2. Kế toán giảm giá hàng bán Đây là khoản giảm trừ cho khách hàng ngoài đơn giá hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như: hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không phù hợp với thời gian, địa điểm ghi trong hợp đồng… những lý do thuộc chủ quan của doanh nghiệp. Các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh vào TK 532"giảm giá hàng bán". TK 532 có kết cấu như sau: - Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho khách hàng - Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu TK 532 cuối kỳ không có số dư. 1.3.4.3. Kế toán hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại là số hàng hoá đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối và trả lại doanh nghiệp do các nguyên nhân: vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém phẩm chất… Khi khách hàng trả lại cho doanh nghiệp số hàng kém phẩm chất, thì cơ sở hạch toán là các phiếu nhập kho số hàng bị trả lại. Khi thanh toán số tiền đó, kế toán phải căn cứ vào các phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của Ngân hàng hoặc các khoản phải thu của khách hàng. Để phản ánh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531 "Hàng bán bị trả lại". Kết cấu của tài khoản này như sau: - Bên Nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại - Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng đã bị tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu tiêu thụ trong kỳ TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532 TK 3331 TK 511 Chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Thuế GTGT t/ứ với chiết khấu TM, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Cuối kỳ K/C chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Trình tự hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 5: Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 1.3.5. Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo… Để phản ánh chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 "Chi phí bán hàng". Kết cấu của tài khoản này như sau: + Bên Nợ: - Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ + Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng TK 641 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 7 tiểu khoản: - TK 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng - TK 6412 - Chi phí vật liệu dùng cho bán hàng - TK 6413 - Chi phí công cụ dụng cụ - TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6415 - Chi phí bảo hành sản phẩm - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418 - Chi phí khác bằng tiền Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp như: chi phí quảng cáo, khuyến mại, chi phí bao gói…tuỳ thuộc vào nội dung cụ thể của khoản chi phí, kế toán ghi Nợ TK 641 - chi tiết từng khoản chi phí, đồng thời ghi Có các TK liên quan đến nghiệp vụ. Các khoản làm giảm trừ chi phí bán hàng được hạch toán vào bên Có TK 641, đồng thời ghi Nợ các TK liên quan đến nghiệp vụ. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Trình tự hạch toán được khái quát như sau: TK 214 TK 152, 153, 142, 242 TK 335, 1421 TK 334, 338 TK 111, 112, 331 TK 641 TK 133 Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí theo dự toán Chi phí dịch vụ mua ngoài khác Thuế GTGT được khấu trừ TK 111, 112, 138 TK 911 Các khoản giảm trừ chi phí Kết chuyển chi phí bán hàng cho sản phẩm tiêu thụ trong kỳ TK 1422, 242 C/P bán hàng chờ kết chuyển K/C vào kỳ sau Sơ đồ 6: Kế toán chi phí bán hàng 1.3.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp: + Bên Nợ: - Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ + Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết như sau: - TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424: Chi phí KHTSCĐ - TK 6425: Thuế, phí, lệ phí - TK 6426: Chi phí dự phòng - TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như: chi phí kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí chung khác…tuỳ thuộc vào nội dung cụ thể của khoản chi phí, kế toán ghi Nợ TK 642 - chi tiết từng khoản chi phí, đồng thời ghi Có các TK liên quan đến nghiệp vụ. Các khoản làm giảm trừ chi phí bán hàng được hạch toán vào bên Có TK 642, đồng thời ghi Nợ các TK liên quan đến nghiệp vụ. Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Trình tự hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: 1.3.7. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá trị vốn của sản phẩm tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua chỉ tiêu lỗ, lãi về tiêu thụ. Để hạch toán kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh với kết cấu như sau: + Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá đã tiêu thụ - Chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ - Lợi nhuận trước thuế về hoạt động kinh doanh trong kỳ + Bên Có: - Doanh thu thuần về số sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ - Thu nhập hoạt động tài chính và các khoản thu bất thường - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ TK 911 không có số dư cuối kỳ. Trình tự hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 7: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 TK 133 Các khoản giảm trừ chi phí TK 111, 112, 138 TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN cho sản phẩm tiêu thụ trong kỳ TK 1422, 242 C/P QLDN chờ kết chuyển K/C vào kỳ sau TK 214 TK 152, 153, 142, 242 TK 335, 1421 TK 334, 338 Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí theo dự toán TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác Thuế GTGT được khấu trừ TK 333 TK 139 Thuế, phí, lệ phí Trích lập dự phòng phải thu khó đòi K/C lãi về tiêu thụ TK 511, 512 TK 421 TK 632 TK 641, 642 TK 1422, 242 TK 911 K/C Giá vốn hàng bán K/C CPBH, CPQL phát sinh trong kỳ K/C CPBH, CPQL chờ kết chuyển K/C lỗ về tiêu thụ K/C doanh thu thuần về tiêu thụ Sơ đồ 8: Kế toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm 1.3.8. Sổ kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký - chứng từ, kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ có thể sử dụng các loại sổ sách kế toán sau: - Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chứng từ, Bảng kê… - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thành phẩm… Từ những chứng từ gốc ban đầu: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho… hàng ngày, kế toán tiến hành ghi vào sổ: "Sổ chi tiết thành phẩm", "Sổ nhập kho thành phẩm", "Sổ xuất kho thành phẩm", "Sổ chi tiết bán hàng", "Sổ chi tiết công nợ"…. Cuối tháng, từ những sổ chi tiết, kế toán lập Bảng kê số 5, Bảng kê số 8, Bảng kê số 10, Bảng kê số 11, "Báo cáo doanh thu bán hàng". Sau đó, kế toán căn cứ vào các bảng tổng hợp trên để vào Nhật ký chứng từ số 8 và Nhật ký chứng từ số 10. Trình tự hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp sản xuất có thể khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ hạch toán (chứng từ BH, t.toán) BK 8 BK 9 BK 10 BK 5 NKCT số 8 Sổ chi tiết BH Sổ chi tiết TK 131 Sổ tổng hợp chi tiết BK 11 Sổ Cái TK 511, 632, 641, 642, 911 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm trahú Ghi hàng ngày Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký chứng từ 1.4. Đặc điểm kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở một số nước ở các nước trên thế giới, kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ rất được quan tâm. Việc hạch toán kế toán gọn nhẹ đồng thời đảm bảo tính trung thực của số liệu là mục tiêu mà họ hướng tới. Chúng ta cần tham khảo kinh nghiệm ở một số nước trên thế giới. 1.4.1. Kế toán Pháp Cũng như kế toán Việt Nam khi bán hàng, kế toán sẽ lập hoá đơn bán hàng các nghiệp vụ bán hàng được kế toán phản ánh theo nguyên tắc: - Giá dùng để hạch toán là giá ghi trên hoá đơn trừ đi phần giảm giá, bớt giá mà doanh nghiệp chấp thuận cho khách hàng. Điểm này giống so với kế toán Việt Nam . - Thuế thu được khi bán hàng không hạch toán vào giá bán mà doanh nghiệp thu hộ Nhà nước, sau này sẽ thanh toán. Điểm này giống kế toán Việt Nam đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phần chiết khấu dành cho khách hàng được hạch toán như một khoản chi phí tài chính. Điểm này giống kế toán Việt Nam. Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ thành phẩm, kế toán sử dụng các tài khoản: - TK 701: Thu nhập về bán thành phẩm - TK 41 (411 - 419): Khách hàng và các tài khoản liên quan - TK 411: Khách hàng bán chịu hoá đơn chưa lập - TK 4457: Thuế GTGT thu hộ Nhà nước - TK 665: Chiết khấu dành cho khách hàng Và các TK liên quan: TK 530 (Tiền mặt), TK 514 (Bưu chi phiếu), TK 512 (TGNH), TK 709 (Giảm giá bớt giá doanh nghiệp chấp thuận cho khách hàng). Trình tự hạch toán được khái quát như sau: TK 35 TK 7135 Kết chuyển thành phẩm tồn kho đầu kỳ Kết chuyển thành phẩm tồn kho cuối kỳ Sơ đồ 10: Kế toán chênh lệch tồn kho thành phẩm của kế toán Pháp Cuối kỳ kế toán loại bỏ các khoản chi phí, thu nhập ghi nhận trước cho năm sau và ghi vào chi phí, thu nhập kỳ này những khoản thu thuộc kỳ hạch toán nhưng chưa có chứng từ, đồng thời thực hiện các bút toán chênh lệch tồn kho thành phẩm để xác định giá vốn hàng tiêu thụ. Kế toán doanh thu: TK 70-78 Doanh thu bán hàng (không có thuế) TK 530, 512, 411 TK 4457 TVA thu hộ NN Dthu Hàng bán bị trả lại Thuế Sơ đồ 10: Kế toán doanh thu của kế toán Pháp Kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ theo trình tự sau: TK 70-75 TK 129 (lỗ) TK 12 TK 60-65-681 TK 120 (lãi) Kết chuyển chi phí cuối kỳ Kết chuyển lãi (cuối kỳ) Kết chuyển lỗ (cuối kỳ) Kết chuyển thu nhập cuối kỳ Sơ đồ 11: Xác định kết quả niên độ của kế toán Pháp Kế toán Pháp sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. 1.4.2. Kế toán Mỹ Theo chế độ kế toán Mỹ, khi hàng bán được coi là tiêu thụ, kế toán hạch toán doanh thu và ghi vào giá vốn hàng bán. + Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK "Tiền mặt" (trường hợp thu tiền ngay) Nợ TK "Các khoản phải thu" Có TK "Doanh thu bán thành phẩm" Có TK "Thuế phải trả Nhà nước" + Phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ - áp dụng phương pháp KKTX Nợ TK "Giá vốn hàng bán" Có TK "Thành phẩm" - áp dụng phương pháp KKĐK: giá vốn được xác định một lần cuối kỳ theo công thức: Giá vốn hàng bán = Tồn kho ._.đầu kỳ + Nhập kho trong kỳ - Tồn kho cuối kỳ Như vậy, bút toán ghi nhận doanh thu và chi phí ghi giống kế toán Việt Nam. + Kế toán các khoản chiết khấu bán hàng Nợ TK "Doanh thu bị chiết khấu" Nợ TK "Tiền mặt": Số thực thu bằng tiền Có TK "Khoản phải thu" + Kế toán hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Nợ TK "Doanh thu bán hàng bị trả lại" Nợ TK "Giảm giá" Có TK "Các khoản phải thu" Có TK "Tiền mặt" Để xác định thu nhập thuần từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán phải xác định chi phí bán hàng và chi phí quản lý chung. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán khoá sổ cho các tài khoản doanh thu và chi phí. Tài khoản doanh thu được khoá sổ bằng cách ghi Nợ để bình toán và ghi Có trực tiếp vào TK "Lợi tức lưu giữ" sau khi đã giảm trừ các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Các TK chi phí sẽ ghi ngược lại. Riêng với TK "Giá vốn hàng bán" nếu dùng phương pháp KKTX thì khoá sổ bằng cách ghi Có để bình toán và ghi Nợ trực tiếp vào TK "Lợi tức lưu giữ" hoặc ghi Nợ TK "Tóm lược lợi tức" rồi sau đó khoá sổ kết chuyển vào TK "Lợi tức lưu giữ" Nợ TK "Tóm lược lợi tức" (Lợi tức lưu giữ) Có TK "Giá vốn hàng bán" Hệ thống kế toán Mỹ có đặc điểm khác biệt cơ bản đối với kế toán Việt Nam là không áp dụng thuế GTGT và việc phản ánh trên các sổ sách rất đơn giản. Hình thức sổ áp dụng là Nhật ký chung đảm bảo tính chặt chẽ, chính xác của các số liệu và các thông tin kế toán. Qua việc xem xét đặc điểm hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở hai nước Pháp Mỹ, ta nhận thấy kế toán Việt Nam có nhiều điểm tương đồng với kế toán quốc tế. Chế độ kế toán Việt Nam về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là phù hợp với nền kinh tế thị trường và dần dần hoà nhập vào thông lệ kế toán quốc tế. phần II Thực trạng kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.1. Những đặc điểm kinh tế và kỹ thuật của Công ty bánh kẹo Hải Hà ảnh hưởng đến kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Bánh kẹo Hải Hà Công ty bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp Nhà Nước thuộc Bộ công nghiệp có tên giao dịch là HAIHA COMPANY (gọi tắt là HAHACO). Công ty chuyên kinh doanh tất cả các mặt hàng bánh kẹo, chế biến thực phẩm do Nhà nước đầu tư vốn và quản lý với tư cách là người chủ sở hữu. Hiện nay, trụ sở chính của Công ty đặt tại số 25 đường Trương Định - Quận Hai Bà Trưng- Hà Nội. Hiện tại, Công ty bánh kẹo Hải Hà đang là một công ty có uy tín trên toàn quốc, các sản phẩm của Công ty đang được ưa chuộng và có mặt ở nhiều nơi trong cả nước và cả thị trường nước ngoài. Quá trình hình thành của Công ty được chia thành năm giai đoạn chính: * Giai đoạn 1959 - 1961: Ngày 25/12/1960, xưởng miến Hoàng Mai chính thức ra đời tại khu vực Hoàng Mai, Trương Định đánh dấu bước ngoặt đầu tiên cho sự hình thành và phát triển của nhà máy. * Giai đoạn 1962 - 1967: Bắt đầu từ năm 1962, xí nghiệp miến Hoàng Mai trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ quản lý. Thời kỳ này Xí nghiệp đã thử nghiệm và thành công đưa vào sản xuất các mặt hàng như xì dầu tinh bột ngô cung cấp cho nhà máy in Văn Điển. Đến năm 1966, Xí nghiệp được đổi tên thành nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà. Ngoài nhiệm vụ sản xuất tinh bột ngô nhà máy còn sản xuất viên đạm, nước chấm lên men, nước chấm hoá giải, dầu đậu tương, bánh mì bột dinh dưỡng trẻ em và bắt đầu nghiên cứu sản xuất mạch nha. Đến giữa tháng 6 năm 1970, thực hiện chỉ thị của Bộ lương thực thực phẩm, Nhà máy đã chính thức tiếp nhận phân xưởng kẹo của Hải Châu bàn giao với công suất 900 tấn/ năm. Nhiệm vụ lúc này sản xuất thêm một số loại kẹo, đường nha và giấy tinh bột để phù hợp với nhiệm vụ mới Nhà máy đổi tên thành Nhà máy thực phẩm Hải Hà. * Giai đoạn 1976 - 1980: Nhà máy tiến hành khởi công xây dựng nhà máy sản xuất chính với diện tích là 2500m2, cao hai tầng. Năm 1980, nhà máy này được đưa vào sản xuất. * Giai đoạn 1981 - 1991: Bắt đầu từ năm 1981, Nhà máy được chuyển giao sang cho Bộ công nghiệp thực phẩm quản lý với tên gọi là Nhà máy Thực phẩm Hải Hà. Năm 1982 nhà máy sản xuất thêm kẹo mè xửng xuất khẩu. Năm 1983 sản xuất thêm các loại kẹo chuối, lạc vừng, cà phê và lần đầu tiên sản xuất kẹo cứng có nhân. Đến năm 1985, Nhà máy có 6 chủng loại kẹo bao gồm: Kẹo mềm, kẹo cà phê, kẹo chuối, kẹo vừng lạc, kẹo vừng xốp, kẹo mềm socola, kẹo cứng nhân các loại. Để phù hợp với tình hình và nhiệm vụ sản xuất, từ năm 1987, Nhà máy thực phẩm Hải Hà một lần nữa lại đổi tên thành Nhà máy kẹo Xuất khẩu Hải Hà và trực thuộc Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm. * Giai đoạn từ 1992 đến nay: Ngày 10/7/1992, Nhà máy đổi tên thành công ty bánh kẹo Hải Hà với tên giao dịch là HAIHACO thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ quản lý. Đến nay, Công ty đã có 7 xí nghiệp thành viên trong đó có 5 xí nghiệp đóng tại cơ sở chính (25 Trương Định - Hà Nội) là: Xí nghiệp kẹo cứng, Xí nghiệp kẹo mềm, Xí nghiệp bánh, Xí nghiệp kẹo chew, xí nghiệp phụ trợ. Hai xí nghiệp còn lại là Xí nghiệp thực phẩm Việt Trì và Nhà máy bột dinh dưỡng Nam Định. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty bánh kẹo Hải Hà Với đặc điểm của một đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty bánh kẹo Hải Hà có bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình đa bộ phận với cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng bao gồm ban lãnh đạo và các phòng ban trực thuộc quản lý và phục vụ sản xuất. - Ban lãnh đạo gồm: + Tổng giám đốc là người có quyền cao nhất, quyết định chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty, Bộ công nghiệp và Nhà nuớc. + Phó tổng giám đốc sản xuất kinh doanh phụ trách phòng kinh doanh và giới thiệu sản phẩm, có nhiệm vụ điều hành sản xuất kinh doanh và kỹ thuật sản xuất. + Phó tổng giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính ở Công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của Công ty. - Các phòng ban trực thuộc bao gồm: + Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quy trình công nghệ tính toán đề ra các định mức tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu, nghiên cứu lập kế hoạch sản xuất để chế tạo ra sản phẩm mới + Phòng kinh doanh có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nghiên cứu thị trường đề ra các biện pháp tiêu thụ sản phẩm hợp lý đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh ổn định. + Phòng tài vụ đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác hạch toán kế toán, theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức giá trị để phản ánh chi phí đầu vào, kết quả đầu ra, đánh giá kết quả lao động của cán bộ công nhân viên. Phân tích kết quả kinh doanh của từng tháng, quý, năm, phân phối nguồn thu nhập. Đồng thời cung cấp thông tin cho Tổng giám đốc nhằm phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. + Phòng KCS có nhiệm vụ chính là kiểm tra chất lượng sản phẩm, ngoài ra còn cùng với phòng kỹ thuật tính toán đề ra các định mức, tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu. + Văn phòng làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, định ra đường lối sắp xếp phân phối lao động một cách hợp lý. Xây dựng chế độ lương, thưởng, BHXH… + Phòng bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho tài sản, sản xuất và trật tự an ninh trong Công ty. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bánh kẹo Hải Hà - Xí nghiệp bánh chuyên sản xuất các loại bánh bích quy và kem xốp - Xí nghiệp kẹo sản xuất các loại kẹo như kẹo mềm, kẹ sôcôla cứng, sôcôla mềm, kẹo tổng hợp, kẹo dứa, kẹo gôm, kẹo chew - Xí nghiệp cơ khí (hay còn gọi là Xí nghiệp phụ trợ) chuyên thực hiện sửa chữa lớn các máy móc thiết bị của Công ty, Xí nghiệp này còn có thêm bộ phận sản xuất phụ với nhiệm vụ cắt giấy nhân gói kẹo, cắt bìa, in hộp, ló kẹo. - Nhà máy thực phẩm Việt Trì chuyên sản xuất kẹo, glucoza, bao bì in… - Nhà máy bột dinh dưỡng trẻ em Nam Định chuyên sản xuất bánh kem xốp và bột dinh dưỡng. Hiện nay, các sản phẩm của Công ty đang được ưa chuộng ở các tỉnh trong nước và nước ngoài và Công ty có gần 300 đại lý trong toàn quốc. Sản lượng sản xuất và tiêu thụ hàng năm đạt từ 12.000 - 14.000 tấn, doanh thu vào khoảng 170-190 tỷ/ năm. Thị trường trong nước của Công ty được chia làm ba khu vực chính, đó là: thị trường miền Bắc, thị trường miền Trung, thị trường miền Nam. trong đó cụ thể tình hình tiêu thụ ở mỗi loại thị trường là khác nhau đòi hỏi Công ty phải có những biện pháp thích hợp: - Thị trường miền Bắc là thị trường chính của Công ty: sản phẩm của Công ty đã rất quen thuộc với người dân miền Bắc. Do sản phẩm của Công ty có chất lượng tốt, cao cấp và giá thành hơi cao nên ở thị trường này, nhu cầu bánh kẹo tập trung chủ yếu ở các thành phố lớn và thị xã còn ở nông thôn thì thị phần của công ty rất ít vì thu nhập của người dân ở đây còn hạn chế. - Thị trường miền Trung: Đối với thị trường này, sản phẩm chủ yếu là kẹo cốm, kẹo sữa mềm, kẹo bắp. - Thị trường miền Nam: Nhu cầu về bánh kẹo ở thị trường này rất lớn nhưng lượng tiêu thụ sản phẩm của Công ty ở đây chưa cao do một số nguyên nhân chủ yếu: thứ nhất là do sự xa cách về mặt địa lý. Thứ hai là do yếu tố cạnh tranh, hiện nay có rất nhiều công ty bánh kẹo có chất lượng cao như: Kinh Đô, Hải Châu…. và một số công ty bánh kẹo của nước ngoài như Malaisia, Thái Lan… vì vậy việc chiếm được thị phần lớn ở thị trường này rất khó. Điều đó cần sự cố gắng, nỗ lực rất nhiều của Công ty. Thứ ba, nguyên nhân quan trọng nhất đó là đặc điểm tâm lý, thị hiếu, thói quen tiêu dùng của khách hàng… Ngoài ra, công ty còn thực hiện xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài. Trước đây, thị trường chủ yếu của Công ty là Liên Xô và các nước Đông Âu cũ. Tuy nhiên, từ khi hệ thống các nước XHCN tan rã, số lượng tiêu thụ ở thị trường này còn rất ít. Hiện nay, Công ty đang mở rộng, thiết lập một số thị trường mới như Mông Cổ, Trung Quốc, các nước ASEAN và một số thị trường khác. Dưới đây là sơ đồ quy trình sản xuất công nghệ kẹo Chew của Công ty: Nguyên liệu Nấu Làm lạnh Máy đùn Máy dập hình Máy gói Đóng hộp Sơ đồ 13: Quy trình công nghệ sản xuất kẹo Chew 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung tức là công tác kế toán, thống kê, tài chính được hợp nhất trong một bộ máy chung được gọi là phòng tài vụ. ở các xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp gọn nhẹ phù hợp với tình hình chung của Công ty. Phòng tài vụ (kế toán) gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản, kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán chi phí và giá thành kiêm tiền lương, kế toán tiêu thụ, thủ quỹ. + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp mọi công việc của toàn bộ phòng kế toán tại Công ty. + Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công cho các phần hành kế toán về tiêu thụ, chi phí và giá thành… thực hiện các nhiệm vụ nội sinh, lập các bút toán, khoá sổ kế toán cuối kỳ. Để thực hiện cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán kế toán tổng hợp phải kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác chuyển sang sau đó lập Bảng cân đối tài khoản (nếu cần), lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, lập các Báo cáo kế toán nội bộ khác ngoài những báo cáo nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập. + Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ chủ yếu là ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định theo dõi tài sản cố định ở các bộ phận của Công ty. Tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ khấu hao cho từng tháng, quý, năm sau đó lập báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng giảm tài sản cố định. + Kế toán tiền mặt: Là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết về tiền mặt lên " Sổ chi tiết tiền mặt" các nghiệp vụ có liên quan, kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của các chứng từ gốc, từ đó lập các phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, thực hiện các quá trình thanh toán giữa Công ty và các đối tượng khác thông qua hệ thống ngân hàng, định kỳ lập biểu thuế, về các khoản mà Công ty phải thanh toán với Nhà nước, giám sát việc thu chi thông qua hệ thống ngân hàng. + Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: là người chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa Công ty với nhà cung cấp, tính ra trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho cho các mục đích khác nhau và giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… + Kế toán tập hợp chi phí và giá thành: Là người có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm, trên cơ sở đó tính đúng và tính đủ giá thành cho từng loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Giám sát tình hình thực hiện các định mức và lập báo cáo chi phí sản xuất theo đúng chế độ. +Kế toán tiêu thụ: Là người chịu trách nhiệm hạch toán quá trình bán hàng, lên doanh thu, theo dõi giá vốn và định kỳ lập Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, theo dõi và đôn đốc tình hình thanh toán của khách hàng cho Công ty. + Thủ quỹ : là người nhập và xuất tiền mặt, kiểm tra độ thật giả của tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng kịp thời theo quy định. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ KT tiền mặt KT TGNH KT VL và CCDC KT XDCB và TSCĐ KT cp giá thành và lương KT TP tiêu thụ KT tổng hợp KT các xí nghiệp thành viên Sơ đồ 14: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.2.2. Tổ chức bộ sổ kế toán Do Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh, khối lượng công tác kế toán nhiều, phức tạp. Bên cạnh đó, Công ty có đội ngũ kế toán đông đảo có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán cho nên Công ty áp dụng hình thức kế toán " Nhật ký chứng từ" với niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12 để thực hiện công tác kế toán tại Công ty. Các sổ sách sử dụng: - Các nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1, số 2… - Các bảng kê: Bảng kê số 1, 2, 4… - Các sổ cái tài khoản liên quan như: Sổ cái TK 111, 112… Ngoài ra Công ty còn sử dụng sổ kế toán chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết nhập vật tư (đối với sổ chi tiết nhập vật tư có thể được lập theo ngày, theo đối tượng khách hàng, theo vật tư hoặc theo vụ việc), sổ chi tiết công nợ (TK131, 331). Sổ chi tiết TK 311 và một số bảng như bảng tổng hợp phát sinh tài khoản, bảng cân đối phát sinh công nợ… * Quy trình ghi sổ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ: Từ những chứng từ gốc ban đầu: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho… hàng ngày, kế toán tiến hành ghi vào sổ: "Sổ nhập kho thành phẩm", "Sổ xuất kho thành phẩm", "Sổ chi tiết bán hàng", "Sổ chi tiết công nợ". Cuối tháng, từ những sổ chi tiết, kế toán lập "Báo cáo nhập - xuất - tồn thành phẩm", "Bảng kê số 5", Báo cáo doanh thu bán hàng", "Bảng theo dõi số dư của khách hàng". Sau đó, kế toán căn cứ vào các bảng tổng hợp trên để vào Nhật ký chứng từ số 8 và Nhật ký chứng từ số 10. Chứng từ gốc Bảng kê 5 Bảng kê 9 Sổ chi tiết bán hàng NKCT số 8 Sổ cái 511,632,641,642,911 Báo cáo kế toán Sổ chi tiết công nợ TK131 Báo cáo doanh thu bán hàng Bảng theo dõi số dư khách hàng Ghi chú: Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm trahú Ghi hàng ngày Trình tự hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 15: Quy trình ghi sổ kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà 2.3. Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.3.1. Kế toán thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 2.3.1.1. Đặc điểm thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Công ty bánh kẹo Hải Hà là một trong những doanh nghiệp đầu ngành trong lĩnh vực sản xuất bánh kẹo, có chủng loại sản phẩm đa dạng, phong phú: 100 - 200 loại. Các sản phẩm đều được chế biến từ các nguyên liệu hữu cơ: bột mì, sữa, đường kính, mạch nha, chất béo, phụ gia, thực phẩm… dễ bị vi sinh vật phá huỷ nên thời gian sử dụng và bảo quản ngắn, thông thường là 90 ngày, riêng kẹo cà phê có thời gian sử dụng dài hơn cũng chỉ đựơc 180 ngày, tỷ lệ hao hụt tương đối lớn, yêu cầu vệ sinh công nghiệp cao. Khác với các sản phẩm thông thường, quá trình để hình thành sản phẩm bánh kẹo chỉ khoảng từ 3 đến 4 giờ vì vậy không có sản phẩm dở dang. Như vậy ở Công ty, khái niệm "thành phẩm" đồng nhất với khái niệm "sản phẩm". Công nghệ sản xuất càng hiện đại thì sản phẩm sản xuất ra càng có chất lượng cao, sản lượng sản xuất ra trong một lượng thời gian càng nhiều do đó dễ hạ được chi phí và giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh và khả năng tiêu thụ. Mặt khác, bánh kẹo lại có đặc điểm là chỉ cần thay đổi tỷ lệ hương vị, chất phụ gia, khuôn mẫu, cách gói … thì có thể tạo ra ngay được sản phẩm mới. Do vậy, sản phẩm dễ hoà nhập vào thị trường và cũng dễ rút lui tạm ngừng sản xuất để chuyển sang một mặt hàng khác. Bánh kẹo là một loại hàng hoá có cầu co dãn lớn, nhu cầu tiêu dùng mang tính thời vụ, chẳng hạn vào các dịp tết, sản phẩm của Công ty sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó thậm chí đôi khi không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng. Song khi sang mùa hè, số lượng sản phẩm tiêu thụ giảm đi rõ rệt do vậy một số loại bánh kẹo chỉ sản xuất theo mùa vì thời gian bảo quản không được lâu. Thị trường bánh kẹo là thị trường tự do cạnh tranh nên các nhà sản xuất có thể dễ dàng tham gia hoặc rút lui khỏi thị trường do đó tính cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh: Bánh kẹo Hải Châu, Tràng An, Hưũ nghị, Kinh Đô, Lam Sơn, Quãng Ngãi…, hàng nhập từ nước ngoài: Trung Quốc, Thái Lan Châu Âu… và bánh kẹo của các cơ sở tư nhân. Bên cạnh đó là nguồn hàng nhập lậu và hàng giả nhãn mác trên thị trường hiện nay không nhỏ với khả năng cạnh tranh về giá cả khá cao. Xuất phát từ những đặc điểm trên, công tác tiêu thụ đòi hỏi phải được tiến hành khẩn trương, kịp thời, tiêu thụ phải được gắn liền với sản xuất, thị trường và có kế hoạch quản lý chặt chẽ. Trên thực tế, Công ty bánh kẹo Hải Hà đã rất chú trọng đến khâu tiêu thụ sản phẩm cũng như việc quản lý tiêu thụ và thực hiện có hiệu quả. 2.3.1.2. Tính giá thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Tại Công ty, việc xác định giá trị của thành phẩm nhập xuất kho theo phương pháp đánh giá theo giá trị thực tế. Cụ thể: * Giá vốn thực tế nhập kho: Thành phẩm nhập kho được xác định theo giá thành sản xuất thực tế tính riêng cho từng loại sản phẩm. Số liệu này do bộ phận kế toán giá thành tính toán và cung cấp trên bảng tính giá thành thành phẩm. Khi tính giá thành (thường là khoảng 1 tháng), kế toán tiêu thụ căn cứ vào bảng tính giá thành phẩm, lấy giá thành đơn vị từng loại nhân với số lượng nhập sẽ xác định được tổng giá thành thực tế thành phẩm nhập kho. Trường hợp thành phẩm nhập kho chưa tính được giá thành đã có nhu cầu tiêu thụ thì thành phẩm cứ được xuất bán theo giá thị trường (lúc này giá thành không còn là căn cứ của giá bán) sau đó sẽ hạch toán sau. Chẳng hạn, trích bảng tính giá thành thực tế sản phẩm kẹo tháng 2/2003 như sau: Bảng tính giá thành Tháng 2-2003 Phân xưởng kẹo cứng (xí nghiệp kẹo) Đơn vị: đồng STT Tên sản phẩm ĐVT Sản lượng Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Chi phí phân xưởng Tổng giá thành Giá bình quân VNĐ/Tấn 1 Kẹo Caramen sữa … Kg … 49.950,888 … 501.038.013 … 412.585.112 … 165.169.000 … 1.078.792.125 … 21.597,056 … Cộng 537.540 3.050.630 2.162.450 471.838,1 6.224.918,32 Biểu số 1: Bảng tính giá thành của phân xưởng kẹo cứng Ví dụ: Ngày 15-2-2003, nhập kho 2.500 kg kẹo caramen sữa với giá đơn vị thực tế nhập kho theo bảng tính giá thành là: 21.597,056 đồng/1kg. Vậy tổng giá thành thực tế nhập kho kẹo caramen sữa ngày 15-2-2003 là: 2.500 * 21.597,056 = 53.242.640 (đồng) * Giá thực tế xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá thành phẩm xuất kho trong tháng (tính cho từng loại thành phẩm): Giá TT Giá TT tồn kho đầu kỳ + giá TT nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm = * TP xuất xuất kho SL SP tồn đầu kỳ + SL TP nhập trong kỳ kho Đối với các thành phẩm bị hư hỏng, được xuất tái chế thì giá trị thành phẩm xuất được tính theo giá trị thực và số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ. Giá đơn vị Giá TT thành phẩm tồn kho đầu thành phẩm = xuất tái chế SL thành phẩm tồn kho đầu kỳ = * Giá trị thực tế thành phẩm xuất tái chế Giá đơn vị thành phẩm xuất tái chế SL TP xuất tái chế Ví dụ: Có số liệu tháng 2-2003 về tính giá thực tế kẹo caramen sữa trong tháng (thành phẩm của phân xưởng kẹo cứng) như sau: Số lượng (kg) Thành tiền (đồng) Dư đầu tháng 5.025 103.766.250 Nhập trong tháng 49.950,888 1.078.792.125 Xuất trong tháng 36.226,180 21.510,492 (đ/1kg) = = Đơn giá 103.766.250+ 1.078.792.125 bình quân 5.025 + 49.950,888 Giá thực tế của kẹo caramen sữa xuất bán trong tháng là: 36.226,180 * 21.510,492 = 779.242.955 (đồng) Ví dụ: Có số liệu tháng 2-2003 về tính giá trị thực tế kẹo caramen sữa sản xuất tái chế trong tháng như sau: Số lượng (kg) Thành tiền (đồng) Dư đầu tháng 5.025 103.766.250 Xuất tái chế 202,012 103.766.250 Giá thành phẩm xuất tái chế = =20.650 (đồng) 5.025 Giá trị thành phẩm xuất tái chế trong tháng là: 20.650 * 210,430 = 4.345.374,5 (đồng) 2.3.1.3. Chứng từ và kế toán chi tiết thành phẩm Tại Công ty, việc hạch toán ban đầu về nhập, xuất kho thành phẩm sử dụng các loại chứng từ sau: * Phiếu nhập kho (biểu số 2) Phiếu nhập kho được lập khi sản phẩm hoàn thành có nhu cầu nhập kho hoặc thành phẩm đã xác định là tiêu thụ mà bị khách hàng trả lại mà Công ty chấp nhận nhập lại kho. Hàng ngày, khi sản phẩm sản xuất xong sẽ được phòng KCS kiểm tra chất lượng (về quy cách, chủng loại, khối lượng, chất lượng…) sau đó sẽ đem nhập kho. Việc nhập kho thành phẩm do trưởng ca sản xuất thực hiện sau mỗi ca sản xuất và khi đó, thủ kho sẽ căn cứ vào khối lượng thành phẩm hiện có, tiến hành kiểm tra tính pháp lý của từng hộp thành phẩm, sau đó mới nhập kho và ghi sổ nhập kho. Sau khi đã nhập kho thành phẩm, bộ phận sản xuất sẽ lên phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ để theo dõi tình hình nhập kho thành phẩm. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 3: Bộ phận sản xuất giữ để đối chiếu. Khi có trường hợp nhập kho thành phẩm do khách hàng trả lại, căn cứ vào số lượng thành phẩm do khách hàng trả lại, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ. Liên 2: Thủ kho giữ. Liên 3: Lưu phòng kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành nhập kho thành phẩm, sau đó lưu giữ chứng từ ở tập riêng. PHiếu nhập kho Ngày: 2-2003 Số: 23061 Họ và tên người nhập: Nguyễn Trung Kiên Bộ phận: phân xưởng kẹo cứng Nhập vào kho: Ghi có TK: STT Tên, quy cách, nhãn hiệu DVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 2 Kẹo caramen sữa Kẹo cứng nhân dừa kg 1.550,440 1.500,000 1.550,440 1.500,000 21.597,056 18.000,000 33.484.939,5 27.000.000 Cộng 60.484.939,5 Biểu số 2: Phiếu nhập kho * Hoá đơn GTGT (biểu số 3) Hàng ngày, khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm sẽ đến Phòng kinh doanh để làm thủ tục mua hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ xem xét nhu cầu của khách, kiểm tra lại số lượng thành phẩm tồn kho và thoả thuận với khách về giá cả, phương thức vận chuyển, hình thức thanh toán….Nếu hai bên chấp nhận việc mua bán, Phòng kinh doanh sẽ lập Hoá đơn GTGT trong đó nêu đầy đủ các thông tin về họ tên, địa chỉ khách hàng, hình thức thanh toán, số lượng đơn giá, thành tiền của từng loại sản phẩm bán ra, tổng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán. Trường hợp khách hàng thanh toán chậm thì Phòng kinh doanh phải đối chiếu với số dư nợ của khách hàng xem có vượt quá giới hạn cho phép hay không, sau đó mới lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại Phòng kinh doanh để quản lý tình hình tiêu thụ. Liên 2: Giao cho khách hàng giữ. Liên 3: Chuyển sang phòng tài vụ để kế toán làm thủ tục thanh toán, ghi sổ. Hoá đơn (GTGT) (Liên 3: dùng để thanh toán) Ngày 02 tháng 02 năm 2003 Mẫu số 01 GTGT -3LL AA/01 - Số:1856 Đơn vị bán hàng: Công ty bánh kẹo Hải Hà Địa chỉ: 25 Trương Định - Hà Nội. Số tài khoản…… Điện thoại……….. Mã số……. Họ tên người mua hàng: 0085 Trần Thị Ngọc Địa chỉ: Hạ Long - Quảng Ninh Số tài khoản…… Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay Mã số……. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Kẹo caramen sữa kg 70 22.500 1.575.000 2 Kẹo sữa mềm kg 50 21.608,8 1.080.440 3 Bánh quy dừa kg 15 19.760 296.400 4 Bánh cracker mặn kg 20 38.500 770.000 Cộng tiền hàng 3.490.560 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 349.056 Tổng cộng tiền thanh toán 3.839.616 Số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu tám trăm ba mươi chín nghìn sáu trăm mười sáu đồng. Người mua hàng (kí, họ tên) Kế toán trưởng (kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (kí. họ tên) Biểu số 3: Hoá đơn GTGT * Phiếu xuất kho (biểu số 4) Được dùng khi xuất thành phẩm cho các mục đích khác xuất bán, ví dụ: xuất tái chế… Phiếu xuất kho cũng được phòng kinh doanh lập làm 3 liên: Liên 1: Phòng kinh doanh giữ. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Giao cho người nhận giữ. Phiếu xuất kho phải được ghi rõ về số phiếu, chữ kí người nhận, thủ kho, kế toán trưởng, phụ trách cung tiêu và thủ trưởng đơn vị. Phiếu xuất kho Số: 00561 Mã số: 02 - VT Ngày12/2/2003 Nợ:… Có:… Họ và tên người nhận hàng: Đinh Thị Minh Thu Bộ phận: Kẹo cứng Lý do xuất kho: xuất tái chế Xuất tại kho: STT Tên, quy cách, nhãn hiệu MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Kẹo caramen sữa kg 110,200 110,200 20.650 2.275.630 Cộng 2.275.630 Cộng thành tiền ( ghi bằng chữ): Hai triệu hai trăm bảy mươi năm nghìn sáu trăm ba mươi đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 4: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT đều được chuyển đến cho thủ kho để tiến hành nhập - xuất thành phẩm, hạch toán ghi vào các sổ sách ở kho. 2.3.1.4. Kế toán chi tiết thành phẩm: Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại Công ty bánh kẹo Hải Hà được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán chi tiết thành phẩm ở Công ty như sau: * ở kho: Thủ kho không sử dụng thẻ kho mà hàng ngày thủ kho tiến hành ghi Sổ nhập kho, Sổ xuất kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Căn cứ để lập sổ nhập, xuất kho: Các chứng từ nhập, xuất kho, hoá đơn GTGT. - Cách lập Sổ nhập kho (biểu số 5): Sổ nhập kho được mở cho từng loại bánh, kẹo theo từng bộ phận sản xuất. Sổ này có các cột ghi ngày nhập, tên người nhập và số phiếu nhập các loại bánh, kẹo nhập. Căn cứ vào số thực nhập trong ngày, thủ kho sẽ ghi ngày nhập, tên người nhập và số lượng nhập của từng chủng loại. Riêng cột số phiếu nhập thủ kho chưa ghi, chờ khi nào Phòng kinh doanh chuyển xuống. Sau khi nhận được phiếu nhập kho từ Phòng kinh doanh chuyển xuống, thủ kho mới đối chiếu số thực nhập đã ghi trên sổ nhập kho với số lượng ghi trên phiếu nhập kho, nếu trùng khớp mới kí vào phiếu nhập kho và ghi số phiếu nhập vào cột đầu tiên của sổ nhập kho. - Cách ghi sổ xuất kho (biểu số 6): Sổ xuất kho thành phẩm được mở để theo dõi tình hình xuất kho thành phẩm về mặt số lượng. Sổ này được mở theo từng trang để theo dõi từng loại thành phẩm xuất kho. Mỗi dòng trên trang sổ phản ánh lượng sản phẩm của mỗi loại xuất cho khách theo từng hoá đơn GTGT trong 1 ngày. Sổ xuất kho có kết cấu tương tự như sổ nhập kho. Dựa vào hoá đơn GTGT, thủ kho sẽ ghi vào sổ xuất kho theo đối tượng người mua, thời gian xuất và khối lượng xuất. Sổ nhập kho thành phẩm Tháng 2 năm 2003 Số phiếu nhập Ngày nhập Tên người nhập Kẹo caramen sữa Kẹo cứng nhân dừa …… 23061 25086 25093 5/2 8/2 9/2 Kiên Khánh Hạnh … 1.550,440 2.000,000 2.050,500 … 1.500,000 1.450,600 1.160,000 … Cộng 49.950,888 64.422,200 Biểu số 5: Sổ nhập kho Sổ xuất kho thành phẩm Tháng 2 năm 2003 Số hoá đơn Ngày xuất Tên chủ hàng Kẹo caramen sữa Kẹo cứng nhân dừa …… 23001 23005 23012 … 23020 … 2/2 3/2 6/2 … 10/2 … Trần Thị Ngọc Nguyễn Thị Huyền Nguyễn Tiến Hải … Công ty lương thực HN … 70 27 … 185 … 65 … 100 … Cộng 36.226,180 74.636,510 Biểu số 6: Sổ xuất kho Đối với trường hợp nhập lại hoặc tái xuất (xuất tái chế), thủ kho chỉ lưu giữ chứng từ, không tiến hành ghi chép vào sổ chi tiết. Cuối tháng cộng số lượng thành phẩm nhập lại hoặc tái xuất trên các chứng từ đã lưu để lấy ra số tổng cộng ghi vào báo cáo kho thành phẩm. Sở dĩ ở thủ kho không lập thẻ kho là do số lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày là rất lớn trong khi đó việc ghi chép ở kho vẫn được tiến hành bằng phương pháp thủ công. Do vậy muốn theo dõi số tồn kho của từng loại thành phẩm, thủ kho căn cứ vào sổ xuất kho để tính ra số xuất kho của thành phẩm từ đầu tháng đến thời điểm hiện tại, sau đó tính ra số tồn kho thành phẩm theo công thức: Số lượng thành = Số dư thành phẩm + Số lượng thành + Số lượng thành phẩm tồn kho đầu kì phẩm nhập phẩm xuất - Cuối tháng, thủ kho lập Báo cáo kho thành phẩm, đây là sổ theo dõi tổng hợp tình hình nhập, xuất tồn thành phẩm theo từng loại. Báo cáo này được dùng để đối chiếu với báo cáo N-X-T sản phẩm ở Phòng kế toán về mặt số lượng thành phẩm nhập, xuất, tồn thành phẩm trong tháng (vào cuối tháng). Căn cứ để lập báo cáo: Sổ nhập kho, s._.eo sẽ nói đến các nguyên tắc hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. 3.2. Một số nguyên tắc hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Hạch toán kế toán là một công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế - tài chính, do vậy đổi mới và hoàn thiện công cụ này là một nhu cầu tất yếu của quản lý, là tiền đề quan trọng trong công tác điều hành sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phần và xác định kết quả tiêu thụ là một công tác rất cần thiết, góp phần tăng doanh thu và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để những hoàn thiện có tính khoa học và khả thi cần phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: -Yêu cầu kịp thời chính xác: Đòi hỏi kế toán phải cung cấp những thông tin kịp thời và chính xác nhất phục vụ cho yêu cầu quản lý cũng như trong công tác quản trị doanh nghiệp. Có đáp ứng tốt yêu cầu này mới chứng tỏ được hiệu quả công tác kế toán, tạo ra cơ sở đúng đắn để lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định đúng đắn. -Yêu cầu hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng chế độ kế toán tài chính. Tức là mỗi doanh nghiệp xuất phát từ hoạt động tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh riêng cho mình, tự lựa chọn cho mình phương pháp có hiệu quả nhất đảm bảo vận dụng linh hoạt chế độ kế toán tài chính và không vi phạm chế độ. - Yêu cầu tiết kiệm và nâng cao hiệu quả: Các doanh nghiệp kinh doanh đều hướng tới mục đích cuối cùng đó là lợi nhuận. Để đạt được mục đích đó, Công ty không thể bỏ qua tính khả thi và nâng cao hiệu quả của công việc. Vì vậy, để làm tốt công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm không thể thiếu được yêu cầu này. - Yêu cầu thống nhất: Đây là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về kế toán vận dụng trong doanh nghiệp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Yêu cầu này đòi hỏi công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt như thống nhất trên hệ thống sổ kế toán, thống nhất về phương pháp hạch toán tài sản, thống nhất về các chỉ tiêu trong thông tin báo cáo tài chính… Việc tuân thủ đúng chế độ kế toán tài chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho Công ty cũng như về phía quản lý của Nhà nước. Qua nghiên cứu thực trạng kế toán tại Công ty bánh kẹo Hải Hà, có thể nói kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty đã đạt được những kết quả tốt, phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhên bên cạnh những mặt tích cực, quá trình hạch toán vẫn còn một số điểm vẫn chưa hoàn toàn hợp lý. Công ty cần có các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm cũng như xác định kết quả tiêu thụ nói riêng. 3.3. Đánh giá kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà 3.3.1. Những ưu điểm Do Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh, khối lượng công tác kế toán nhiều, phức tạp. Bên cạnh đó, Công ty có đội ngũ kế toán đông đảo có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán cho nên Công ty áp dụng hình thức kế toán " Nhật ký chứng từ" là hoàn toàn hợp lý. Bên cạnh đó, với sự trợ giúp của phần mềm kế toán, công việc kế toán đã được thực hiện một cách khẩn trương, chính xác và khoa học, giảm bớt đáng kể khối lượng công việc, khối lượng sổ sách phải ghi chép và tính toán. Trong phòng kế toán, các máy tính được nối mạng với nhau nên tạo điều kiện truy nhập dữ liệu riêng biệt, thuận lợi trong việc tính toán, đối chiếu các số liệu giữa các bộ phận với nhau, kịp thời sửa chữa những sai sót. Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty được tiến hành dựa trên đặc điểm tình hình thực tế của Công ty và vận dụng sáng tạo và linh động chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm của Công ty. Đối với phần hành tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, kế toán đã sử dụng số lượng sổ rất phong phú, phản ánh được thông tin trên nhiều khía cạnh khác nhau, trở thành công cụ đắc lực cho quản trị và phân tích kinh doanh. Cuối lỳ, kế toán mở Nhật ký - chứng từ số 8 phản ánh tổng quát tình hình tiêu thụ thành phẩm và tình hình thanh toán với người mua, từ đó xác định đúng đắn kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đối với thành phẩm và kế toán thành phẩm, Công ty đã có sự quan tâm đúng mức. Việc quản lý, bảo quản từng loại, từng thứ thành phẩm đạt được hiệu quả cao thông qua cách bố trí hệ thống kho hàng hợp lý, khoa học, qua việc xác định đúng đắn, rõ ràng nội quy, quy chế, trách nhiệm của các bên (KCS, bảo vệ, thủ kho, kế toán) tránh hiện tượng nhầm lẫn, hao hụt, mất mát, tạo điều kiện cho việc nhập, xuất kho thành phẩm thuận lợi và nhanh chóng. Mặt khác, công tác quản lý bán hàng, theo dõi thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành liên tục, đều đặn, phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Với sự cố gắng nhạy bén của mình, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã hoàn thành được nhiệm vụ của mình. Doanh thu tiêu thụ được kế toán phản ánh kịp thời và chi tiết theo hoá đơn, theo từng loại thành phẩm và theo hình thức thanh toán, do áp dụng kế toán máy trong việc hạch toán doanh thu chi tiết như vậy tương đối chính xác, nhanh và không làm mất nhiều công sức cũng như thời gian của lao động kế toán. Đây là một ưu điểm lớn trong hạch toán doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. 3.3.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm nói trên, tổ chức kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện hơn. Một là, đối với thành phẩm nhập kho tại Công ty, chứng từ đi kèm là phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu này được lập ở phòng kinh doanh sau khi thành phẩm đã được nhập kho, như vậy giữa nghiệp vụ nhập kho và tính pháp lý bị tách rời trong khi đó theo quy định của việc hạch toán ban đầu thì sản phẩm phải đến kho cùng với phiếu nhập kho. Mặt khác, để đảm bảo tính chính xác trong quản lý thì người đến lập phiếu nhập kho đồng thời phải là người mang sản phẩm đến nhập kho để tránh gian lận và có cơ sở quy kết trách nhiệm nếu có hao hụt, mất mát , hư hỏng. Song tại công ty do có nhiều ca sản xuất nên trưởng ca này sẽ nhập khi sản phẩm hoàn thành, sau đó người trưởng ca sau sẽ lên phòng kinh doanh làm phiếu nhập kho căn cứ vào chứng từ lưu tại xí nghiệp, như vậy người nhập kho và người đến làm phiếu nhập kho là hai người hoàn toàn khác nhau. Thêm nữa là việc theo dõi tình hình biến động của thành phẩm ở Công ty còn trùng lắp giữa các bộ phận. Trên thực tế việc theo dõi thành phẩm tại Công ty được thực hiện ở ba nơi là phòng kinh doanh, phòng kế toán và kho. Trong đó, ở kho và phòng kinh doanh đều theo dõi về số thành phẩm nhập -xuất -tồn, còn phòng kế toán thì theo dõi cả về số lượng và giá trị của thành phẩm. Việc theo dõi về thành phẩm ở phòng kinh doanh chỉ nhằm một mục đích là nắm bắt được số lượng thành phẩm nhập, xuất, tồn kho để có kế hoạch tiêu thụ và sản xuất. Như vậy, công việc hạch toán ở phòng kinh doanh là không cần thiết. Ngoài ra, do đặc điểm sản xuất của Công ty là sản phẩm đa dạng, phong phú về chủng loại, sản phẩm nhập xuất thường xuyên nên thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho mà chỉ mở sổ nhập kho, sổ xuất kho để hạch toán chi tiết thành phẩm. Mở sổ nhập kho và xuất kho riêng biệt như vậy sẽ tạo điều kiện cho thủ kho theo dõi thuận tiện, tránh nhầm lẫn, nhưng có một nhược điểm là do nghiệp vụ nhập, xuất tách rời nhau nên thủ kho không thể theo dõi được số tồn hàng ngày. Như vậy, chức năng giám sát, kiểm tra chi tiết về thành phẩm của thủ kho bị hạn chế. Hai là, về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán: ở Công ty, kế toán không hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá đối với hàng bán vì các khoản này được phòng kinh doanh tính thẳng vào giá bán của từng loại thành phẩm khi lập hoá đơn (GTGT). Việc định giá như vậy cũng không khác lắm so với việc đặt tỷ lệ % chiết khấu, giảm giá cố định trên tổng số tiền đã ghi trên hoá đơn bán hàng, hơn nữa làm như vậy công việc hạch toán có thể ít phức tạp hơn. Song, nhìn vào đây ta thấy không hợp lý, bởi vì như ta đã biết các khoản chiết khấu, giảm giá có nội dung khác nhau. Mặt khác,trong một chừng mực nào đó giảm giá, có tính linh hoạt kích thích người mua, còn khi tính trực tiếp vào giá bán người mua sẽ khó nhận biết được là doanh nghiệp đã thực hiện chính sách khuyến khích tiêu thụ mà có thể họ chỉ nghĩ rằng họ bỏ tiền ra mua hàng là được hưởng số chênh lệch giữa giá mua và giá bán. Ba là, giá trị thực tế của thành phẩm xuất cho giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, tiếp thị,… chưa được tập hợp vào chi phí bán hàng. Khi xuất thành phẩm phục vụ cho công tác này, kế toán vẫn tiến hành phản ánh giá trị vốn của hàng xuất tương tự như xuất bán cho khách hàng thông thường (cụ thể: kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 632/Có TK 155), đồng thời chỉ khi nghiệp vụ này kết thúc kế toán mơí tiến hành hạch toán. Như vậy, cần có sự phân biệt giữa xuất thành phẩm để bán cho khách hàng thu tiền về và xuất thành phẩm phục vụ cho việc đẩy mạnh tiêu thụ thông qua chào hàng, quảng cáo giới thiệu sản phẩm,… Bởi vì, trị giá thực tế thành phẩm xuất bán phục vụ cho việc đẩy mạnh quá trình tiêu thụ chính là một phần của chi phí mà Công ty phải bỏ ra để thúc đẩy quá trình tiêu thụ nhằm tăng lợi nhuận. Hơn nữa, Công ty căn cứ vào giá vốn của thành phẩm cùng loại xuất bán trong kỳ để xác định giá vốn của hàng bán bị trả lại. Với cách xác định này sẽ không phản ánh đúng giá vốn của hàng bán bị trả lại trong trường hợp hàng đã tiêu thụ ở các kỳ trước nhưng kỳ này mới bị người mua trả lại. Bốn là, về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý quản doanh nghiệp; Công ty không phân bổ cho từng loại thành phẩm cũng như cho sản phẩm còn lại trong kỳ. Do đó khi tính kết quả tiêu thụ trong kỳ Công ty chỉ tính được lãi, lỗ chứ không tính được kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm để đánh giá sát thực tế hiệu quả sản xuất của từng loại sản phẩm. Điều này sẽ dẫn đến việc tính toán, xác định kết quả của từng loại sản phẩm thiếu chính xác và ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Năm là, về kế toán các khoản phải thu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Hạch toán các khoản phải thu khách hàng tại Công ty bánh kẹo Hải Hà đã đảm bảo được các yêu cầu cả về hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp . Tuy kế toán không mở Bảng kê số 11 theo mẫu quy định của Bộ Tài chính để tổng hợp số dư và số phát sinh từ các sổ chi tiết thanh toán nhưng Bảng theo dõi số dư của khách hàng với nội dung phản ánh tương tự đã đáp ứng được các yêu cầu của kế toán và quản lý. Tuy nhiên, kế toán Công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối kỳ kế toán, do vậy đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, khi có quyết định xử lý, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 624:chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: xoá sổ nợ không đòi được Các hạch toán này sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong tháng. Sáu là, về hệ thống sổ sách kế toán của Công ty: Khi lập bảng kê số 5 để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiêu thụ đã không phản ánh được chi tiết theo khoản mục chi phí, nếu muốn biết từng khoản chi phí phải xem lại các bảng phân bổ, bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan, điều này gây khó khăn cho việc kế toán tổng hợp khi phản ánh lên Nhật ký - chứng từ số 7 (phần II) và như vậy chưa cung cấp thông tin một cách đầy đủ cho quản lý trong phân tích và đánh giá nội dung các chi phí doanh nghiệp. Kế toán Công ty không mở sổ chi tiết xác định kết quả hoạt động mà tất cả việc xác định kết quả tiêu thụ đều thực hiện trên Nhật ký - chứng từ số 8, cách làm này dễ dẫn tới nhầm lẫn và thiếu xót khi phản ánh và tổng hợp thông tin. 3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiên kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Qua phần nhận xét ở trên, có thể nhận thấy thực tế công tác quản lý thành phẩm, hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty. Bên cạnh những mặt tích cực, trong quá trình hạch toán, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty không thể không tránh khỏi những tồn tại. Trong thời gian thưc tập, với góc độ là sinh viên, trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và thực trạng của kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty: Thứ nhất, hoàn thiện kế toán thành phẩm: Để đảm bảo đúng nguyên tẳc trong việc luân chuyển và theo dõi chứng từ phiếu nhập kho cần được lập và luân chuyển như sau: Sau khi sản xuất xong sản phẩm, sản phẩm cần được kiểm tra nếu đủ tiêu chuẩn sẽ lập phiếu xuất kho. Người trưởng ca sản xuất có số sản phẩm hoàn thành sẽ lên phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho căn cứ vào số xin nhập. Sau khi đã nhập xong phiếu nhập kho trưởng ca sản xuất sẽ xuống kho và tiến hành nhập kho sản phẩm. Căn cứ vào số thành phẩm thực tế nhập kho, thủ kho sẽ điền số lượng thành phẩm nhập kho vào cột thực nhập. Sau đó sẽ ký xác nhận vào phiếu nhập kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm cơ sở để hạch toán ban đầu về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Để tránh sự trùng lắp giữa các bộ phận trong việc theo dõi tình hình biến động của thành phẩm, trong Công ty công tác hạch toán chi tiết thành phẩm chỉ cần tiến hành ở hai bộ phận là phòng kế toán và kho. Phòng doanh chỉ cần lấy số liệu do kế toán tổng hợp cung cấp. Hiện nay phòng kế toán và phòng kinh doanh đều sử dụng máy vi tính, vì vậy Công ty có thể nối mạng để dễ trao đổi thông tin với nhau. Ngoài ra, để đảm bảo tính kịp thời, chi tiết, chính xác của công tác giám sát, kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm của thủ kho, theo em, thủ kho có thể kết nối giữa hai nhiệm vụ nhập, xuất kho thành phẩm trong cách ghi chép ở kho. Chẳng hạn, thủ kho sẽ lập sổ theo biểu số 24 theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn sản phẩm theo mẫu như thẻ kho và sổ này sẽ được mở chi tiết cho từng loại thành phẩm. Sổ chi tiết nhập xuất kho thành phẩm Tên thành phẩm: Kẹo Caramen sữa Tháng 2 năm 2003 STT Số chứng từ Ngày tháng Diễn giải N X T Nhập Xuất I II III 25001 … 23001 … 2/2 2/2 … Tồn đầu tháng Phát sinh trong tháng Phân xưởng kẹo cứng Trần Thị Ngọc … Tồn cuối tháng 1.550,44 … 70 … 9.780,16 … 23.504,868 Biểu số 24: Sổ chi tiết nhập xuất kho kẹo caramen sữa Dựa vào sổ này căn cứ vào số dư thành phẩm thủ kho sẽ theo dõi chi tiết khi có các nhiệm vụ nhập, xuất phát sinh, từ đó có thể tính ra số tồn ngày theo các công thức sau: - Đối với nghiệp vụ nhập : Số tồn kho = Số tồn trong ngày + Số nhập trong ngày - Đối với nghiệp vụ xuất: Số tồn kho = Số tồn đầu ngày - Số xuất trong ngày - Trường hợp phát sinh cả hai trường hợp nhập và xuất: Số tồn kho = Số tồn trong ngày + Số nhập trong ngày - Số xuất trong ngày Tuy nhiên, ở Công ty nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm thường xuyên xảy ra khiến cho việc ghi chép theo cách trên của thủ kho trở nên khó khăn. Vì vậy, Công ty nên bố trí một máy vi tính ở kho nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép của thủ kho. Qua việc lập và ghi chép tình hình biến động của thành phẩm ở kho theo mẫu số trên sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Hai là, Công ty nên bổ xung, xoá và thay đổi tên, số hiệu một số TK cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành: - Đổi tên TK 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ" thành TK 512 "Doanh thu nội bộ". - Bổ xung TK 521 "Chiết khấu thương mại". - Bổ xung TK 635 "Chi phí tài chính". - Xoá bỏ TK 711 "Thu nhập hoạt động tài chính" và TK 811 "Chi phí hoạt động tài chính". - Đổi tên và số hiệu TK 721 "Các khoản thu nhập bất thường" thành TK 711 "Thu nhập khác". - Đổi tên và số hiệu TK 821 "Chi phí bất thường" thành TK 811 "Chi phí khác". Ba là, hoàn thiện kế toán chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ: Như đã trình bày ở trên, các khoản giảm giá hàng bán, bớt giá (chiết khấu thương mại) và chiết khấu thanh toán được trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng. Các khoản giảm giá sau hoá đơn về thực chất chính là các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng thì lại đựoc hạch toán vào chi phí bán hàng. Cách tính và hạch toán như vậy là không phù hợp, không phản ánh đúng được các khoản chi phí và giảm trừ doanh thu phát sinh. Khi tính trực tiếp các khoản giảm giá và chiết khấu bán hàng vào giá bán sản phẩm, ta không biệt và tổng hợp được các khoản giảm giá hàng bán do lỗi chủ quan của Công ty (như sản phẩm chất lượng không đạt yêu cầu) với khoản bớt giá cho khách hàng do mua khối lượng hàng hoá lớn trong một hoá đơn, hay khoản chiết khấu dành cho khách hàng thanh toán ngay (nhằm mục đích khuyến khích khách hàng thanh toán ngay). Khách hàng cũng không nhận biết được Công ty đã thực hiện chính sách khuyến khích tiêu thụ mà chỉ nghĩ rằng họ bỏ vốn ra nên được hưởng khoản chênh lệch giữa giá mua và giá bán. Ngoài ra, việc hạch toán vào chi phí bán hàng các khoản giảm giá sau hoá đơn dẫn đến sự không chính xác khi xác định doanh thu thuần, lãi gộp và chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, mặc dù không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối cùng nhưng sẽ gây sai lệch khi đánh giá và phân tích các chỉ tiêu của các nhà quản trị doanh nghiệp. Do vậy Công ty nên đặt ra tỷ lệ phần trăm chiết khấu, bớt giá tính trên tổng số tiền trên hoá đơn bán hàng thay vì chính sách định giá bán sản phẩm như hiện nay. * Kế toán giảm giá hàng bán Kế toán Công ty nên hạch toán các khoản giảm giá hàng bán như là khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ. Kế toán các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh như sau: Nợ TK 532: Số giảm giá khách hàng được hưởng Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách hàng Có TK 111, 112: Số tiền trả lại cho khách hàng Có TK 131: Trừ vào nợ phải thu của khách hàng Có TK 338 (3388): Số giảm giá chấp nhận nhưng chưa thanh toán Cuối kỳ, kế toán kết chuyển giảm giá hàng bán về doanh thu tiêu thụ TK 511 để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu bán hàng Có TK 532: Giảm giá hàng bán kết chuyển Bên cạnh đó chế độ kế toán cũng cần có quy định cụ thể và mẫu chứng từ, hoá đơn dùng để phản ánh các khoản giảm giá và phần thuế GTGT đầu ra được giảm trừ tương ứng với số giảm giá hàng bán. * Kế toán chiết khấu thương mại Để khuyến khích tiêu thụ, khi khách hàng mua sản phẩm với số lượng lớn trong một hoá đơn hay một kỳ, Công ty sẽ tiến hành giảm giá cho khách hàng. Số chiết khấu thương mại mà Công ty chấp nhận thanh toán cho khách hàng sẽ được hạch toán trên TK 521 "Chiết khấu thương mại" với kết cấu và nội dung phản ánh sau: Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại mà Công ty chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK 511để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán. TK này cuối kỳ không có số dư. Khi phát sinh nghiệp vụ bớt giá, hồi khấu cho khách hàng khi mua sản phẩm với số lượng lớn, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng Nợ TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ Có các TK 111, 112 Có TK 131: Trừ vào nợ phải thu của khách hàng Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua về doanh thu tiêu thụ TK 511 để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu bán hàng Có TK 521: Chiết khấu thương mại * Kế toán các khoản chiết khấu thanh toán Để khuyến khích khách hàng thanh toán ngay, Công ty bánh kẹo Hải Hà thực hiện bớt giá từ 500- 1000đ một thùng. Việc định giá này áp dụng cho cả thành phẩm có giá bán cao và thành phẩm có giá bán thấp như vậy là không tốt. Bên cạnh đó Công ty chưa có chính sách khuyến khích phù hợp đối với khách hàng thanh toán nhanh (trước hạn) và tác động đối với khách hàng nợ quá hạn. Số tiền bớt giá cho khách hàng thanh toán ngay thực chất cũng là chiết khấu thanh toán nhưng tổng số tiền bớt giá khách hàng được hưởng khi thanh toán nhanh không mang đúng giá trị của chiết khấu thanh toán, vì cách tính của Công ty dựa trên số lượng thành phẩm xuất bán hơn là dựa theo tổng giá thanh toán trên hoá đơn bán hàng. Như vậy không thực hiện chính xác và đầy đủ được đúng bản chất của chiết khấu thanh toán là những khoản chi phí bỏ ra để thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn. Công ty nên xây dựng mức chiết khấu theo thời gian thanh toán cho khách hàng dựa trên những yếu tố sau: - Tỷ lệ lãi vay ngân hàng hiện tại của Công ty - Số tiền mua hàng phát sinh - Thời gian thanh toán tiền hàng Từ đó Công ty đề ra các mức chiết khấu khác nhau, đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất được bù lại bằng việc giảm lãi tiền vay của Công ty với ngân hàng. Nhưng mức tối thiểu của tỉ lệ chiết khấu phải lớn hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng để tránh tình trạng khách hàng bán được hàng nhưng không thanh toán với Công ty mà gửi vào ngân hàng để hưởng lãi. Trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 635: Tổng số chiết khấu khách hàng được hưởng Có TK 111, 112: Xuất tiền trả cho khách hàng Có TK 131: Trừ vào số nợ phải thu Có TK 338 (3388): Chiết khấu nhưng chưa thanh toán Thứ tư, hoàn thiện kế toán giá vốn hàng bán bị trả lại: Khi có hàng bán bị trả lại, giá vốn của chúng được tính theo giá vốn của lô hàng kỳ kế toán bị trả lại khi bán. Như vậy cách xác định giá vốn của hàng bàn bị trả lại là chưa phù hợp. Công ty nên dựa vào Hoá đơn (GTGT) (khách hàng phải mang Hoá đơn đến trình) để xác định hàng đó bán khi nào, bán ở kỳ nào thì lấy giá đơn vị bình quân kỳ đó làm căn cứ xác định giá vốn của hàng bán bị trả lại. Thứ năm, hoàn thiện kế toán dự phòng phải thu khó đòi: Với mạng lưới tiêu thụ rộng rãi trên cả nước nên Công ty có quan hệ thường xuyên với nhiều khách hàng. Doanh số bán chịu chiếm tỷ trọng lớn trong doanh số tiêu thụ do đó việc quản lý và thu hồi công nợ gặp không ít khó khăn. Bên cạnh phần lớn khách hàng thanh toán nhanh gọn và đúng kỳ, hiện còn một số khách hàng còn nợ chưa trả hoặc không còn khả năng chi trả. Tại Công ty, đối với những khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi có căn cứ xác định chính thức và có quyết định của Ban giám đốc, kế toán hạch toán: Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: xoá sổ nợ phải thu khó đòi Việc hạch toán như vậy sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong tháng. Và cuối niên độ, kế toán không tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Theo các nguyên tắc kế toán được thừa nhận rỗng rãi (GAAP), nguyên tắc “thận trọng” chỉ ra rằng đối với các khoản lỗ dự kiến xảy ra, doanh nghiệp cần lập dự phòng tương ứng. Do vậy để dự phòng tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ, kế toán phải dự tính các khoản nợ khó đòi để lập dự phòng. Để lập dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần tìm hiểu tình trạng tài chính của các khách hàng nợ dây dưa kéo dài. Công ty có thể sử dụng phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu hoặc ước tính đối với khách hàng đáng ngờ để tính ra số dự phòng phải lập. Cuối niên độ, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi: Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi - Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi: Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp - Khi có quyết định cho phép xoá sổ nợ phải thu khó đòi không có khả năng đòi được, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131: phải thu của khách hàng Có TK 138: phải thu khác Đồng thời ghi Nợ TK 004: nợ khó đòi đã xử lý - Trường hợp các khoản nợ khó đòi đã xử lý nhưng lại thu hồi được, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112: số tiền thu được Có TK 711: thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý Thứ sáu, hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Tại Công ty bánh kẹo Hải Hà, đối với những TSCĐ không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán TSCĐ thực hiện trích khấu hao và phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Như vậy, trong chi phí bán hàng không có khoản mục chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động bán hàng như đội xe vận chuyển, quầy hàng giới thiệu sản phẩm… Để đảm bảo khoản mục chi phí này phản ánh theo đúng đối tượng sử dụng, kế toán cần phân bổ lại khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. Công ty đang sử dụng TK 641, 642 để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý nhưng không chi tiết chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp theo khoản mục do vậy tất cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh đều được tổng hợp vào TK 641, 642. Để kiểm soát được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho đối chiếu, kiểm tra và tìm ra các nguyên nhân, biện pháp giảm thiểu chi phí, kế toán Công ty nên chi tiết TK 641 và TK 642 theo từng khoản mục chi phí trên bảng kê số 5. Công ty cần lập lại Bảng kê số 5 (theo biểu số 25). Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, chào hàng, tiếp thị,… là rất quan trọng và cần thiết nhằm đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm. Toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra phục vụ cho công tác này thực chất là khoản chi phí bán hàng. Tuy nhiên khi xuất thành phẩm để chào hàng, giới thiệu sản phẩm ở các hội chợ triển lãm,…, chỉ khi nghiệp vụ này kết thúc, kế toán ở Công ty mới tập hợp và ghi sổ kế toán theo định khoản: Nợ TK 632 - Giá vốn bán hàng Có TK 155 -Thành phẩm Điều này có nghĩa là việc xuất thành phẩm cho quảng cáo, chào hàng…, cũng được coi như xuất bán cho khách hàng. Điều này chưa đúng với bản chất nghiệp vụ kế toán phát sinh. Theo em, trong trường hợp này, Công ty phải lập hoá đơn GTGT ghi rõ hàng tiêu dùng nội bộ phục vụ cho quảng cáo, khuyến mại không thu tiền. Trên hoá đơn phải gạch bỏ dòng thuế suất và tiền thuế GTGT, chỉ ghi dòng tổng giá thanh toán là giá thành hay giá vốn của hàng xuất dùng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ khác liên quan, kế toán ghi: BT1) Phản ánh giá trị vốn hàng xuất: Nợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán Có TK 155: Thành phẩm BT2) Phản ánh doanh thu (theo giá vốn) Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 512: Doanh thu bán hàng Chẳng hạn như trong tháng 2-2003 Công ty xuất trưng bày, quảng cáo,… 50kg kẹo Caramen sữa ở hội chợ triển lãm. Cuối tháng, căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho số thuôc này, kế toán tiến hành ghi sổ theo định khoản: BT1) Phản ánh giá trị vốn hàng xuất: Nợ TK 632: 997.445 Có TK 155: 997.445 BT2) Phản ánh doanh thu Nợ TK 641: 997.445 Có TK 512: 997.445 Bên cạnh đó, kế toán vật liệu cũng nên xem xét lại các tiêu thức xác định VL và CCDC để phản ánh vào TK phù hợp. Trên thực tế có một số loại tài khoản là CCDC như mũ, áo tiếp thị, giá bày hàng, thiết bị đồ dùng văn phòng (khoá, mực in…) nhưng kế toán lại phản ánh trên TK 152, do đó nếu phân tích các khoản mục của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ta thấy chi phí NVL phát sinh là khá lớn trong khi đó chi phí CCDC lại không đáng kể. Do vậy, kế toán nên theo dõi các loại tài sản là CCDC vào TK 153 để phản ánh đúng nội dung của CPBH và CPQLDN. Thứ bảy, hoàn thiện kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh: để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, phục vụ cho việc ghi sổ và lập báo cáo liên quan, cuối tháng kế toán nên lập “Sổ chi tiết xác định kết quả hoạt động kinh doanh” (biểu số 26) Sổ chi tiết xác định kết quả hoạt động kinh doanh Tài khoản 911 - Xác định kết quả Tháng 2 năm 2003 Diễn giải Ghi nợ TK 911, ghi Có các TK Ghi Có TK 911, ghi Nợ các TK 632 641 642 421 Cộng Nợ TK 911 511 421 Cộng có TK 911 K/c giá vốn hàng bán K/c chi phí bán hàng K/c CP QLDN K/c doanh thu thuần K/c lãi, lỗ Cộng Biểu số 26: Sổ chi tiết xác định kết quả KếT luận Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty bánh kẹo Hải Hà, đặc biệt đi sâu công tác hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm va xác định kết quả kinh doanh, em nhận thấy rằng đây là một công tác kế toán quan trọng, nó vừa là một vấn đề mang tính lý luận vừa có giá trị thực tiễn cao. Dựa trên những cơ sở kiến thức thu được trong quá trình học tập kết hợp với quá trình thực tập taị Công ty bánh kẹo Hải Hà, em đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị của mình với mong muốn rằng công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty ngày càng được hoàn thiện hơn, có hiệu quả hơn. Do thời gian thực tập không nhiều và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên bài luận văn cũng không khỏi những thiếu sót, khuyết điểm. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tân tình của thầy giáo Trần Văn Thuận và các cán bộ Phòng Tài vụ của Công ty bánh kẹo Hải Hà đã giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Nhà xuất bản tài chính (Chủ biên TS. Nguyễn Văn Công, khoa Kế toán trường ĐHKTQD). 2. Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002. 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản tài chính (Vụ chế độ kế toán). 4. Giáo trình kế toán quốc tế - Trường Đại học Kinh tế quốc dân Mục lục Danh mục các từ viết tắt trong luận văn Danh mục các từ viết tắt trong luận văn - CPNVLTT: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - CPNCTT: Chi phí nhân công trực tiếp - CPBH: Chi phí bán hàng - CPQLDN: Chi phí quản lý doanh nghiệp - HN: Hà Nội - N-X-T: Nhập - xuất - tồn - SL: Số luợng - ĐG: Đơn giá - TSCĐ: Tài sản cố định - KHTSCĐ: Khấu hao tài sản cố định - TK: Tài khoản - BH: bán hàng ._.