Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

Lời mở đầu Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất sản phẩm là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá, đối với công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long thì nguyên vật liệu là cơ sở cấu thành sản phẩm. Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng rất đa dạng và giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất – kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu với công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long, em đã chọn đề tài nghiên cứu “Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long”. Chuyên đề gồm những phần sau: Phần I- Tổng quan về công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Phần II- Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Phần III- Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Do thời gian và trình độ có hạn nên trong chuyên đề thực tập của em vẫn còn nhiều thiếu xót, em rất mong nhận được sự góp ý của các thày cô giáo, các cô chú và anh chị trong công ty. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng và toàn thể cán bộ công nhân viên, đặc biệt là phòng tài chính kế toán của công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Sinh viên thực hiện Phạm Thị Xuân Phần I- Tổng quan về công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được thành lập ngày 01 tháng 6 năm 2001 tại Hà Nội theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0102002695 do Sở Kế Hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Tên công ty : Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Tên giao dịch : Thanhlong construction and investment company limited Tên viết tắt : Thanh Long C&I CO., LTD Địa chỉ trụ sở chính : 8B/2 Láng Hạ - Thành Công - Ba Đình – Hà Nội Số Fax : 047.721.045 Số điện thoại : 048.314.046 Email : Số tài khoản giao dịch : 00-7300-01872 Ngân hàng Lào Việt, chi nhánh Hà Nội Mã số thuế : 0101135282 Vốn điều lệ : 5.000.000.000 đồng (Năm tỷ đồng VN) Công ty TNHH Đầu Tư và Xây dựng Thành Long là công ty TNHH có hai thành viên trở lên. Trong đó có các thành viên góp vốn: +Ông Nguyễn Văn Hạnh góp 4.500.000.000 (đồng ) chiếm 90% tổng số vốn góp. +Ông Nguyễn Văn Tuấn góp 250.000.000 (đồng) chiếm 5% tổng số vốn góp +Ông Bùi Đình Hảo góp 250.000.000 (đồng) chiếm 5% tổng số vốn góp 2. Đặc điểm sản xuất- kinh doanh Các ngành nghề kinh doanh: -Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi; -Trang trí nội, ngoại thất; -Buôn bán và chế biến gỗ; -Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng(chủ yếu là buôn bán vật tư, vật liệu xây dựng, các loại máy móc thiết bị phục vụ thi công đo đạc, kiểm định công trình); -Sản xuất phần mềm tin học; -Dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, môi trường; -Lập dự án đầu tư xây dựng, lập tổng dự toán và dự toán các công trình theo quy định; -Điều tra, khảo sát phục vụ công tác thiết kế; -Thiết kế công trình giao thông (cầu, đường bộ); -Xây dựng thực nghiệm các công việc thuộc đề tài nghiên cứu của các tổ chức tư vấn được cơ quan Nhà nước công nhận. Trong các lĩnh vực hoạt động kể trên, công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long tập trung hoạt động vào lĩnh vực xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông và thuỷ lợi.Và ở lĩnh vực này công ty đã tham gia xây dựng và hoàn thành nhiều công trình trọng điểm của quốc gia. Các công trình bàn giao được các chủ đầu tư đánh giá đạt chất lượng tốt và thi công đúng tiến độ. 3. Tổ chức quản lý, sản xuất tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 3.1. Đặc điểm tổ chức quản lý Bộ máy quản lí của công ty được tổ chức bao gồm: - Ban giám đốc công ty gồm : + Giám đốc công ty + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh + Phó giám đốc phụ trách kĩ thuật - Các phòng ban - Các đội công trình Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Phßng Kinh doanh §éi thi c«ng c¬ giíi Phßng Kü thuËt - KCS Phßng VËt t­ – ThiÕt bÞ Phßng Tµi vô Phßng Tæ chøc – Nh©n chÝnh §éi c«ng tr×nh 1 §éi c«ng tr×nh 3 §éi c«ng tr×nh 2 Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phô tr¸ch kü thuËt Phã gi¸m ®èc Phô tr¸ch kinh doanh -Giám đốc công ty : đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về mọi hoạt động sxkd của công ty.Giám đốc công ty là người điều hành cao nhất trong công ty. -Phó giám đốc kinh doanh : là người có kiến thức kinh doanh nhạy cảm trong việc nắm bắt và tìm kiếm thị trường, có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốc trong việc kí kết các hợp đồng sao cho đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. -Phó giám đốc kĩ thuật : là người có trình độ cao, nắm vững kiến thức về chuyên ngành, tư vấn cho giám đốc về vấn đề kĩ thuật. Đồng thời chỉ đạo giám sát, kiểm tra chất lượng các công trình để cung cấp cho khách hàng sản phẩm tốt nhất. -Phòng kinh doanh : tham mưu cho chủ nhiệm dự án về công tác lập dự toán, lập kế hoạch hàng tháng về nhu cầu vốn, vật tư phục vụ thi công, kí các hợp đồng liên quan đến dự án, nghiệm thu thanh toán hàng tháng giá trị các khoản khấu trừ, bù giá vật liệu với chủ đầu tư, thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư khi hoàn thành bàn giao. Tham mưu cho chủ đầu tư về công tác thanh toán, tạm ứng các khoản khấu trừ đối với các đội thi công và làm hồ sơ hoàn công. -Phòng tổ chức nhân chính : Tham mưu cho chủ nhiệm dự án về các mặt: quản lí tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách, chế độ tiền lương đối với người lao động, quản lí hành chính, điều kiện ăn ở sinh hoạt làm việc cho văn phòng và các đội. Quan hệ đối nội, đối ngoại với các địa phương xung quanh cơ quan, giải quyết các chế độ chính sách Nhà nước quy định trực tiếp quản lí điều hành bộ phận phục vụ kĩ sư tư vấn, điện nước, bảo quản thay thế sửa chữa nhà ở, đồ dùng xe cộ, văn phòng phẩm và các thiết bị. -Phòng tài vụ : Tham mưu cho chủ nhiệm dự án về kế hoạch cung cấp đủ vốn cho công trình thi công theo đúng tiến độ trong biện pháp tổ chức thi công, theo dõi thu chi tài chính, cập nhật chứng từ theo dõi sổ sách thu chi của văn phòng, phần phục vụ kĩ sư tư vấn và các khoản cấp phát, cho vay và thanh toán khối lượng hàng tháng đối với các đội thi công sau khi được chủ công trình duyệt. Thực hiện tốt các chế độ, chính sách của Nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, tiền lương cho văn phòng và các đội, báo cáo định kì và quyết toán công trình. -Phòng vật tư -thiết bị: Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động. Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấp để sửa chữa thiết bị, có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tư cho công trình (tuy nhiên đội sản xuất vẫn là đơn vị chủ động trong việc xuất nhập, tìm nguồn vật tư). Ngoài ra bộ phận này phải nên được phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình -Phòng kĩ thuật –KCS : Có trách nhiệm tham mưu cho chủ dự án về công tác lập, thiết kế, tổ chức thi công các hạng mục công trình để làm việc với kĩ sư tư vấn, lập tiến độ thi công, điều chỉnh tiến độ các mũi thi công sao cho phù hợp với tiến độ chung của dự án. Chỉ đạo các đội về công tác kĩ thuật, đảm bảo thi công đúng quy trình và thường xuyên làm việc với kĩ sư tư vấn để thống nhất về giải pháp thi công, được kĩ sư tư vấn chấp thuận, cùng phòng kinh doanh nghiệm thu khối lượng đã thi công hàng tháng để thanh toán với chủ công trình, tổng nghiệm thu toàn bộ công trình, lập hồ sơ hoàn công và bàn giao công trình cho chủ đầu tư. -Đội thi công : Thực hiện nhiệm vụ do chủ nhiệm điều hành dự án giao và chịu trách nhiệm về kĩ thuật chất lượng, tiến độ công trình, chỉ đạo đội có nhiệm vụ lo ăn ở làm việc, đảm bảo an toàn giao thông vầ an toàn lao động trong quá trình thi công, kho xưởng, bến bãi, phương tiện, thiết bị, nhân lực phù hợp với tiến độ công nghệ. Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trỉnh thi công đúng thiết kế đảm bảo chất lượng, hạch toán riêng đề nghị thanh toán, duy trì mọi hoạt động vẫn tiến hành điều hành không được ngưng trệ. 3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất Là công ty hoạt động trong lĩnh vực XDCB, công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long chủ yếu tham gia xây dựng các công trình giao thông. Hiện nay, công ty tổ chức sản xuất theo quy trình sản xuất, có thể khái quát quy trình đó như sau : khảo sát-thiết kế-lập dự toán-thi công-bàn giao-thanh quyết toán (trong đó đối với công trình lớn thì khâu khảo sát-thiết kế-lập dự án được các cơ quan chuyên doanh khác tiến hành). Sản phẩm của công ty mang những đặc tính chung của sản phẩm xây dựng, do đó yêu cầu của công tác tổ chức sxkd đòi hỏi phải phù hợp với những đặc trưng đó. Sơ đồ bố trí tổ chức điều hành hiện trường Kü s­ phô tr¸ch KTTC, GS viªn Bé phËn QL hµnh ChÝnh, y tÕ-VSMT §éi xe m¸y §éi c«ng tr×nh 3 Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh dù ¸n Bé phËn cung øng VTTB- m¸y mãc Bé phËn Tµi chÝnh-kÕ to¸n Bé phËn ThÝ nghiÖm-KSTK §éi c«ng tr×nh 1 §éi c«ng tr×nh 2 Giám đốc điều hành dự án kiêm quản lí công trường : Là người có nhiều kinh nghiệm trong thi công cầu đường và từng điều hành các dự án có trình độ phức tạp tương tự công trình đấu thầu. Giám đốc dự án kiêm quản lí công trường thay mặt giám đốc có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước giám đốc chỉ đạo điều hành công trình chất lượng, tiến độ hoàn thành đúng theo yêu cầu của bên A và kĩ sư tư vấn Kĩ sư trưởng : Là người chịu trách nhiệm chính về mặt kĩ thuật công trình. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình kĩ thuật thi công, giải quyết các vấn đề kĩ thuật phức tạp, đảm bảo các công trình thi công đúng tiến độ, chất lượng đã đề ra. Kĩ sư trưởng là người có nhiều kinh nghiệm thi công các công trình tương tự Đội trưởng thi công : Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc dự án giao và chịu lãnh đạo về kĩ thuật của kĩ sư trưởng. Đội trưởng chịu trách nhiệm về các mặt : Tổ chức lực lượng thi công, tổ chức thi công đúng yêu cầu kĩ thuật, đảm bảo tiến độ theo yêu cầu của công trình, thực hiện hạch toán đội mình phụ trách Kĩ sư phụ trách kĩ thuật thi công : Phụ trách trực tiếp về kĩ thuật thi công của từng công việc, giúp việc cho đội trưởng thi công, thay thế nhiệm vụ điều hành của đội trưởng khi đội trưởng đi vắng. Bộ phận phụ trách vật tư – thiết bị : Có trách nhiệm đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động. Tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư cung cấp để sửa chữa thiết bị, có trách nhiệm theo dõi, giám sát xuất nhập vật tư cho công trình. Ngoài ra bộ phận này phải nên được phương án duy tu bảo dưỡng máy móc mà không ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình Nhân viên phụ trách thí nghiệm : Có trách nhiệm trong việc thí nghiệm vật liệu và thành phẩm, cung cấp những số liệu chính xác, trung thực đáp ứng yêu cầu trong quá trình chuẩn bị thi công, chọn nguồn vật liệu đưa vào sử dụng, cũng như kiểm tra trong quá trình thi công theo yêu cầu của kĩ sư tư vấn bên A Bộ phận quản lí hành chính, y tế, vệ sinh môi trường, an toàn lao động : Là một bộ phận của phòng hành chính có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc sử dụng con người, kiểm tra tình hình vệ sinh môi trường của đơn vị thi công, tưới nước thường xuyên chống bụi bẩn trên đường vận chuyển qua làng xóm, kiểm tra an toàn chạy xe ( nhất là khu vực qua làng phải có biển báo thi công, người gác đầu đường để hướng dẫn xe cộ) Bộ phận tài chính – kế toán : Là một bộ phận của phòng tài vụ theo dõi tình hình tài chính của công trình. Mô hình tổ chức hiện trường nói trên luôn đặt vấn đề chất lượng và tiến độ thi công lên hàng đầu mặt khác nó đảm bảo cho tính năng động của đội sản xuất 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty gồm 9 người : 1 kế toán trưởng và 8 kế toán viên phụ trách từng phần hành kế toán Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KÕ to¸n quü tiÒn mÆt KÕ to¸n NH vµ c«ng nî KÕ to¸n thanh to¸n KÕ to¸n vËt t­ TSC§ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ®éi -Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính của công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo cả về công tác tổ chức, chuyên môn và các hoạt động của phòng. Kế toán trưởng là người trợ thủ đắc lực cho giám đốc. Tất cả các sổ sách và chứng từ đều phải có sự kiểm tra, phê duyệt của kế toán trưởng. -Kế toán tổng hợp: là người giúp việc cho kế toán trưởng. Căn cứ vào bảng kê, bảng phân bổ để ghi vào sổ nhật kí chung, cuối kì căn cứ vào sổ nhật kí chung ghi vào sổ cái. Đồng thời kế toán tổng hợp còn phải lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. -Kế toán quỹ tiền mặt: Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt của toán đơn vị, theo dõi các khoản tiền vay(vay ngân hàng, vay cá nhân, vay các tổ chức…), tiền lãi vay. Cung cấp cho kế toán tổng hợp biết về số dư các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay tại các công trình theo các thời điểm. -Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; các khoản công nợ phải trả công nhân viên trong công ty, tính lương cho người lao động, tính các khoản phải trả cho người cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí kết, theo dõi thanh toán các khoản tiền tạm ứng cho nhân viên phòng VT- TB mua NVL, CCDC... -Kế toán vật tư, TSCĐ: theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, tình hình tồn kho nguyên vật liệu…tính toán chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu theo chủng loại đưa vào sử dụng cho các công trình là cơ sở cho việc tính giá thành công trình. Đồng thời còn theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ. -Kế toán thống kê ở các đội XDCT: ở các đội không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế. Họ có nhiệm vụ tập hợp đầy đủ toàn bộ hoá đơn, chứng từ chi phí phát sinh thực tế, lập các bảng kê tại xí nghiệp chuyển cho phòng tài vụ để vào sổ và hạch toán.Theo dõi và giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác tại công trường theo quy định của công ty. Theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lí để báo cáo với phòng kế toán Công ty để tập hợp tính giá thành. Tổ chức hạch toán cho các công trình trực thuộc công ty do phòng kế toán thực hiện. Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng TC – KT sẽ cử một hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó. Kế toán công trường chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theo định kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành. Phòng kế toán Công ty sẽ tổng hợp tài liệu từ các đội trực thuộc, lập sổ sách kế toán, tính giá thành sản phẩm, xác định lãi, lỗ toàn Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. 4.2. Chế độ kế toán hiện hành tại công ty - Niên độ kế toán của Công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; kì kế toán : tháng - Đơn vị tiền tệ được sử dụng : VNĐ - Hình thức sổ kế toán sử dụng: Theo thiết kế sẵn của phần mềm ACER soft, kế toán sử dụng hình thức Nhật kí chung - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định được áp dụng theo quyết định 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003 - Phương pháp kế toán hàng tồn kho (HTK) : Nguyên tắc đánh giá HTK là theo giá thực tế đích danh theo phương pháp kê khai thường xuyên - Chế độ chứng từ, chế độ báo cáo tài chính, chế độ sổ kế toán, chế độ tài khoản được thực hiện theo chế độ quy định hiện hành và căn cứ đặc điểm riêng của Công ty Quy trình ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Chøng tõ gèc M¸y tÝnh NhËt ký chung Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi Sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi k× : Quan hÖ ®èi chiÕu Phần II – Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Việc thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nên công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức rất khoa học. Quá trình tổ chức chứng từ, tổ chức hạch toán chi tiết, tổ chức hạch toán tổng hợp, ghi chép, lập báo cáo được lựa chọn theo hình thức phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu, trình độ nhân viên kế toán của công ty và quy định chung của Nhà nước. I- Đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 1- Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 1.1- Đặc điểm nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XDCB, một lĩnh vực mà sản phẩm là những công trình, hạng mục công trình, vật kiến trúc…có quy mô lớn, phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài, giá trị công trình lớn… Do vậy, ngay từ ngày mới thành lập , Thành Long đã áp dụng hình thức phổ biến ở các doanh nghiệp xây lắp hiện nay là cơ chế khoán gọn khoản mục phí. Nhưng sau một thời gian, cơ chế khoán gọn khoản mục phí của công ty đã bộc lộ những hạn chế như không kiểm soát chung từ chi phí, không kiểm soát được một số khoản công nợ, ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí sản xuất cũng như hạch toán kế toán chi phí sản xuất. Mặt khác, trong thời gian hoạt động vừa qua Thành Long cũng đã tìm được một số nhà cung cấp vật liệu xây dựng với giá rẻ, chất lượng đảm bảo. Chính vì lí do đó, công ty đã chuyển từ hình thức khoán gọn các khoản mục chi phí chuyển sang hình thức công ty chỉ khoán cho các đội công trình chi phí nhân công và chi phí máy thi công còn công ty sẽ chủ động lo NVL cho các công trình. Việc tìm nguồn mua NVL và đảm bảo cung ứng cho thi công được thực hiện bởi phòng vật tư – thiết bị. Các đội thi công chỉ thực hiện thi công đúng thiết kế đồng thời nếu phát sinh một số khoản chi phí vật tư phụ, giá trị thấp, chi phí lặt vặt có thể cho phép các đội tự mua, tự chi và thanh quyết toán với kế toán thanh toán trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Vì các công trình hiện nay đều tập trung ở khu vực miền Trung, xa trụ sở công ty cho nên hầu hết NVL mà công ty mua phục vụ cho công trình đều được cung cấp bởi các công ty VLXD ở các tính. Đối với mỗi công trình, công ty sẽ cử hai hoặc nhiều hơn cán bộ phòng vật tư – thiết bị xuống phụ trách việc cung ứng NVL cho công trình đồng thời sẽ chịu trách nhiệm quản lý kho công trình. Tuỳ theo quy mô từng công trình mà phòng TC – KT sẽ cử một hoặc nhiều kế toán viên đến phụ trách công trình đó. Kế toán công trường sẽ thường trực ở công trình chịu trách nhiệm thiết lập các chứng từ ghi chép ban đầu, tập hợp chứng từ ở công trường rồi chuyển cho kế toán Công ty theo định kì hoặc theo từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành. Chính sự thay đổi này đã làm cho NVL được cung ứng ổn định, chất lượng và giá cả đảm bảo, NVL được mua ở các tỉnh (nơi thi công) nên đẫ giảm được chi phí vận chuyển, giảm được giá thành công trình một cách đáng kể. Nguyên vật liệu của công ty tuy có làm thủ tục nhập kho nhưng vì NVL của ngành XDCB nên khối lượng lớn, khá cồng kềnh có lúc tập kết ở công trình hàng trăm m3 mỗi loại như cát vàng, cát đen, sỏi nên không thể có kho để dự trữ mà hầu hết đều chứa ở các bãi tạm không có điều kiện bảo quản đảm bảo. Chính vì vậy, việc mất mát hao hụt, hư hại NVL là điều không tránh khỏi Nguyên vật liệu mà công ty sử dụng tuy đa dạng, số lượng lớn nhưng vẫn mang những đặc điểm chung của nguyên vật liệu như : chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm… Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm từ 60%-70%. Vì vậy công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu tương đối phức tạp, khối lượng công việc lớn và có ý nghĩa vô cùng quan trọng. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi công ty phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lí và hạch toán NVL Trong thực tế của công tác quản lí và hạch toán ở công ty, công ty sử dụng cách phân loại theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, NVL ở công ty được phân ra các loại sau đây: Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC) : là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Nguyên vật liệu chính tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long bao gồm: xi măng, sắt thép, gạch, cát vàng, cát đen, nhựa đường… Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lí. Vật liệu phụ mà công ty sử dụng như : vôi, ve, sơn, cồn… Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng. Nhiên liệu trong công ty sử dụng chủ yếu là các loại dầu phục vụ cho máy thi công hoạt động như xăng, dầu, dầu diezen… Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ Nguyên vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật tư công ty sử dụng phục vụ cho hoạt động XDCB 2- Tính giá nguyên vật liệu tại công ty Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nguyên vật liệu tại công ty được tính theo giá thực tế đích danh. 2.1- Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Khi công ty chúng thầu một công trình xây dựng, dựa trên hợp đồng giao nhận thầu, phòng kế hoạch lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm hạ giá thành và sau khi được phòng tài chính thông qua, kế hoạch thi công sẽ được giao cho các đội công trình thực hiện. Phòng vật tư -thiết bị tìm nguồn và chịu trách nhiệm về chất lượng vật tư, cung cấp để sửa chữa thiết bị, có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc xuất nhập vật tư cho công trình. Giá vật tư nhập kho được tính như sau: Giá thực tế vật liệu Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí thu mua = là giá chưa có thuế + vận chuyển nhập kho GTGT bốc dỡ Do đặc điểm ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu nhập kho tại công trình thường có khối lượng lớn cồng kềnh như đá, cát sỏi, xi măng nên khi Công ty mua được các nhà cung cấp giao tận kho công trường và không phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hay thuê kho bãi. Như vậy, giá của các loại NVL mua ngoài được tính bằng giá mua thực tế chưa có thuế ghi trên hoá đơn. Ví dụ : Ngày 05/10/2005 Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long mua 100 m3 cát vàng với đơn giá chưa có thuế là 76.000đ/m3 và 50 m3 đá dăm với đơn giá chưa có thuế là 99.000đ/m3 theo hoá đơn GTGT số 1478 của công ty Vạn Phúc cho thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An. Vì vậy, giá thực tế của lượng hàng nhập kho: 100 x 76.000 + 50 x 99.000 = 12.550.000(đ) 2.2- Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với NVL do công ty cung cấp, khi có nhu cầu xuất NVL cho thi công, đội trưởng sẽ sử dụng phiếu xin lĩnh vật tư để xuất vật tư. Nguyên vật liệu xuất kho để thi công tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được tính theo giá thực tế đích danh tức là giá xuất đúng bằng giá nhập của NVL đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL Ví dụ : Ngày 12/10/2005 công ty xuất 100 m3 cát vàng và 50 m3 đá dăm đã mua ngày 05/10/2005 cho sản xuất: Giá xuất của lô hàng này là : 100 x 76.000 + 50 x 99.000 = 12.550.000(đ) II- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 1-Thủ tục, chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long 1.1- Thủ tục và chứng từ nhập NVL Đối với NVL mua ngoài - NVL do phòng vật tư – thiết bị của Công ty tự mua sắm cho các đội căn cứ vào kế hoạch xây dựng và các hợp đồng. Khi đó, phòng vật tư - thiết bị sẽ tính toán nhu cầu, số lượng NVL rồi lập kế hoạch mua sắm sau đó trình kế hoạch mua sắm NVL cho BGĐ duyệt. Được sự đồng ý của BGĐ, phòng vật tư – thiết bị sẽ cử người đi báo giá ở nhiều nơi, sau khi báo giá xong sẽ chuyển đến cho kế toán trưởng duyệt. Nếu được duyệt, phòng vật tư – thiết bị sẽ tiến hành mua NVL. Khi NVL được chuyển về, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm nghiệm để nhập kho công trường. Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá”(Bảng 1.2) nếu đạt tiêu chuẩn thì dựa vào hoá đơn GTGT (Bảng 1.1) để nhân viên phòng vật tư – thiết bị làm phiếu nhập kho (Bảng1.3). “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: Liên 1: Giữ lại phòng kế hoạch vật tư Liên 2: Dùng để luân chuyển nội bộ đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó liên này được chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Kế toán công ty còn dựa vào các hoá đơn, chứng từ lập “Bảng chi tiết tạm ứng” (Bảng 1.4), “Tờ kê khai thanh toán hoá đơn, chứng từ, phiếu nhập kho” (Bảng 1.5) và sau đó định kỳ lập bảng kê thanh toán tiền tạm ứng để mua NVL NVL của công ty mua hầu hết là mua chịu nhà cung cấp để quản lý số phải trả nhà cung cấp, công ty còn sử dụng “báo cáo chi tiết TK 331 theo từng nhà cung cấp” ( Bảng 1.6) Đối với NVL thu hồi trong quá trình thanh lý: phòng VTTB- máy móc cũng lập phiếu nhập kho như các trường hợp khác dựa trên số NVL thu hồi Đối với trường hợp NVL xuất dùng không hết nhập lại kho công trường thì cuối kỳ, kế toán đội sẽ lập “Báo cáo vật tư” sau đó gửi về phòng kế toán công ty (Bảng 1.7) Bảng 1.1 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 05 tháng 10 năm 2005 Họ tên người bán hàng: Công ty Vạn Phúc Số hoá đơn:1478 Địa chỉ: Tài khoản Điện thoại Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hải Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Địa chỉ: 8B/2 Láng Hạ- Ba Đình- Hà Nội Số TK Hình thức thanh toán stt Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1x2 1 C¸t vµng m3 100 76.000 7.600.000 2 §¸ d¨m m3 50 99.000 4.950.000 Céng 12.550.000 ThuÕ suÊt thuÕ GTGT: 10% thuÕ GTGT 1.255.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 13.805.000 Céng tiÒn viÕt b»ng ch÷: M­êi ba triÖu t¸m tr¨m linh n¨m ngµn ®ång ch½n. TT ®¬n vÞ KT tr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho B¶ng 1.2 C«ng ty tnhh ®Çu t­ vµ x©y dùng thµnh long Biªn b¶n kiÓm nghiÖm Ngµy 05 th¸ng 10 n¨m 2005 Sè : 4527 C¨n cø vµo ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng sè 1478 ngµy 05 th¸ng 10 n¨m 2005 cña c«ng ty Ban kiÓm nghiÖm gåm: ¤ng, bµ tr­ëng ban ¤ng, bµ Uû viªn §· kiÓm nghiÖm c¸c lo¹i: STT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt liÖu Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng theo chøng tõ KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm Ghi chó Sè l­îng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt Sè l­îng kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt 1 C¸t vµng Chän mÉu m3 100 100 0 2 §¸ d¨m Chän mÉu m3 50 50 0 ý kiÕn cña ban kiÓm nghiÖm: hµng ®ñ tiªu chuÈn vÒ sè l­îng, chÊt l­îng. §¹i diÖn kü thuËt Thñ kho Tr­ëng ban (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng 1.3 C«ng ty TNHH ®Çu t­ vµ x©y dùng Thµnh Long §Þa chØ: 8B/2 L¸ng H¹ - Thµnh C«ng - Ba §×nh – Hµ Néi PhiÕu nhËp kho Ngµy 05 th¸ng10 n¨m 2005 Sè: 052142 Nî: TK 152 Cã: TK 141 - Hä tªn ng­êi giao hµng: nguyÔn v¨n h¶i - Theo ho¸ ®¬n sè 1478 ngµy 5 th¸ng 10 n¨m 2005 - NhËp t¹i kho: C«ng tr×nh ®­êng ven s«ng Lam, gãi thÇu §6 (Km17-Km18+500), tØnh NghÖ An stt Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ (s¶n phÈm hµng ho¸) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B c d 1 2 3 4 1 C¸t vµng m3 100 100 76.000 7.600.000 2 §¸ d¨m m3 50 50 99.000 4.950.000 Tæng céng 12.550.000 NhËp, ngµy 5 th¸ng 10 n¨m 2005 Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho (HoÆc bé phËn cã nhu cÇu nhËp) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng 1.4 sæ chi tiÕt t¹m øng tk 141 Th¸ng 10/2005 ®vt : ®ång Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Sè d­ ®Çu kú 3.000.000 2. Sè ph¸t sinh 0200 02/10 - XuÊt tiÒn mÆt t¹m øng cho NguyÔn V¨n H¶i (phßng vËt t­) ®Ó mua NVL 111 30.000.000 052142 05/10 - Mua 100 m3 c¸t vµng cho c«ng tr×nh 1521 7.600.000 052142 -ThuÕ GTGT 133 760.000 052142 - Mua 50 m3 ®¸ d¨m cho c«ng tr×nh 1521 4.950.000 052142 - ThuÕ GTGT 133 495.000 098546 06/10 - Mua xi m¨ng Hoµng Th¹ch cho c«ng tr×nh 1521 41.150.000 098546 - ThuÕ GTGT 133 4.115.000 - Céng ph¸t sinh 30.000.000 59.070.000 3. Sè d­ cuèi kú 26.070.000 B¶ng 1.5 Tê kª khai thanh to¸n ho¸ ®¬n chøng tõ, phiÕu nhËp kho §¬n vÞ : ®éi thi c«ng c«ng tr×nh ®­êng ven s«ng Lam, gãi thÇu §6 (Km17-Km18+500), tØnh NghÖ An Th¸ng 10 n¨m 2005 Ho¸ ®¬n PhiÕu nhËp Tængsè tiÒn Ghi cã TK 141 Ghi nî c¸c TK §èi t­îng sö dông Sè H§ NT Sè PN NT 152 621 133 1478 05/10 052142 05/10 8.360.000 7.600.000 0 760.000 C«ng tr×nh ®­êng ven s«ng Lam, 1587 098546 06/10 45.265.000 41.150.000 0 4.115.000 C«ng tr×nh ®­êng ven s«ng Lam Céng 53.625.000 48.750.000 0 4.875.000 B¶ng 1.6 B¸o c¸o chi tiÕt tk 331 theo tõng nhµ cung cÊp Tõ ngµy 01/10/2005 ®Õn 31/10/2005 §èi t­îng : c«ng ty V¹n Phóc Lo¹i tiÒn : VN§ Ho¸ ®¬n DiÔn gi¶i TK ®èi øng P S nî P S cã Sè Ngµy th¸ng Sè d­ ®Çu k× 456.623.101 1482 06/10 NhËp thÐp – VAT 10% 152 22.020.000 133 2.202.000 1482 06/10 NhËp c¸t vµng – VAT 10% 152 3.800.000 133 380.000 1482 06/10 NhËp ®¸ d¨m - VAT 10% 152 1.980.000 133 198.000 ...... ......... ......................... ........... ………. …………… ….. ……. ………………. …… ……… …………… 7867 15/10 Thanh to¸n ho¸ ®¬n sè 1482 111 20.000.000 …… …… ………………. ……. ………. ……………. Céng ph¸t sinh 231.000.000 584.000.000 D­ cuèi k× 809.623.101 B¶ng 1.7 Kho c«ng tr×nh ®­êng ven s«ng lam B¸o c¸o vËt t­ Th¸ng 10 n¨m 2005 STT Tªn vËt t­ §¬n vÞ tÝnh Tån ®Çu k×._.