Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC (Công ty VINECO)

Lêi më ®Çu Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào, dù lớn, dù nhỏ muốn tồn tại và phát triển bền vững đều phải có những chiến lược về chất lượng sản phẩm, giá cả sản phẩm thích hợp với các điều kiện của hoạt động sản xuất kinh doanh và môi trường kinh doanh. Chính vì thế, tiêu chí hàng đầu của các doanh nghiệp là sản phẩm của mình có chất lượng và giá cả cạnh tranh trên thị trường. Để đạt được mục tiêu đó, mỗi doanh nghiệp đều phải có những biện pháp cụ thể nhằm kiểm soát tốt về chất lượng các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất cũng như hiệu quả của việc sử dụng và sự kết hợp giữa các yếu tố trong khi luôn phải hướng tới mục tiêu tối thiểu hoá chi phí. Chính vì thế các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, cải tiến công nghệ sản xuất, nâng cao tay nghề của người lao động,… để đạt tới mục tiêu quản lý hiệu quả. Đối với Công ty các hệ thống viễn thông VNPT-NEC, một doanh nghiệp chuyên sản xuất, lắp ráp các thiết bị điện tử viễn thông thì nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Chính bởi nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán nguyên vật liệu trong công tác kế toán nói riêng cũng như trong công tác quản lý nói chung của đơn vị nên em đã quyết định chọn đề tài: “Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC (Công ty VINECO)” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Qua quá trình làm chuyên đề thực tập, em có vận dụng những kiến thức đã học kết hợp với việc quan sát thực tế tại Công ty từ đó em đã nêu và phân tích những đặc điểm cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty với mong muốn trau dồi những kiến thức, kỹ năng đã được đào tạo, đồng thời mong muốn chuyên đề thực tập này có thể giúp Công ty trong việc đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, tuân thủ chế độ, quy định chung của nhà nước ngày một tốt hơn. Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập bao gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC (VINECO) Chương II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty VINECO Chương III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty VINECO Do hạn chế về thời gian và năng lực nên chuyên đề của em còn nhiều điểm thiếu sót, chưa hoàn thiện. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến và bổ sung của thầy cô và những người quan tâm. Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Phượng đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ em trong thời gian làm chuyên đề thực tập. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng Kế toán đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua. Hà Nội, tháng 4 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Minh Dung Néi dung CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CÁC HỆ THỐNG VIỄN THÔNG VNPT -NEC (VINECO): Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT – NEC (Công ty VINECO) được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1953/GP do Bộ Kế hoạch & đầu tư cấp ngày 24/07/1997 và được điều chỉnh vào 30/09/1998. Theo đó, doanh nghiệp có: Tên gọi là: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT – NEC Tên giao dịch là: VNPT – NEC Telecommunication Systems Company Limited Tên viết tắt là: VINECO Mã số thuế: 0100143241 Trụ sở và nhà xưởng đặt tại: Ngọc Trục, Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội. Giấy phép đầu tư có giá trị trong 15 năm kể từ ngày cấp lần đầu tiên. Doanh nghiệp là công ty liên doanh giữa các bên: Bên Việt Nam: Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, trụ sở đặt tại 18 Nguyễn Du, Hà Nội. Bên Việt Nam góp 3.430.000 USD, chiếm 49% vốn pháp định. Bên nước ngoài: NEC Corporation, trụ sở đặt tại 1-1 Shiba 5-chome, Minato-ku, Tokyo 108-01, Nhật bản. Bên nước ngoài góp 3.570.000 USD, chiếm 51% vốn pháp định. Công ty là một doanh nghiệp liên doanh có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính và chịu sự quản lý trực tiếp của hai đối tác liên doanh. Công ty VINECO được thành lập tại Việt Nam từ năm 1997 với hoạt động chính là sản xuất và bán các tổng đài điện tử kỹ thuật số và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan khác phục vụ phát triển mạng viễn thông Việt Nam. Sau khi đầu tư xây dựng cơ bản xong, đầu năm 1999, Công ty chính thức đi vào hoạt động và luôn chú trọng đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, cũng như đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Với sự hỗ trợ tư vấn của Trung tâm Năng suất Việt Nam, Công ty đã từng bước tìm hiểu và áp dụng thành công Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2000, được hai tổ chức chứng nhận Quacert của Việt Nam và TUV Cert của CHLB Đức đánh giá và cấp chứng chỉ sau 5 năm thành lập. Sau 10 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty VINECO đã đạt được các mục tiêu cơ bản đã đề ra. Công ty đã xây dựng được một nhà máy hiện đại, áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực sản xuất điện tử viễn thông với các máy móc thiết bị tiên tiến. Thực hiện tốt việc tiếp nhận chuyển giao công nghệ từ Tập đoàn NEC, sản phẩm tổng đài NEAX61 Sigma do công ty sản xuất là một sản phẩm có công nghệ cao và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật của mạng viễn thông Việt Nam. Từ khi đi vào hoạt động, Công ty đã luôn cung cấp đủ số lượng và đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng thiết bị của các Bưu điện tỉnh, thành phố, góp phần quan trọng vào sự phát triển của mạng viễn thông tại các địa phương trên cả nước. Công ty luôn có nhiều nỗ lực để nhanh chóng đạt được hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh: doanh thu của VINECO liên tục tăng qua các năm. Từ năm thứ hai đi vào sản xuất Công ty đã bắt đầu có lãi và năm thứ ba đã có lãi cộng dồn, thực hiện chia lợi nhuận cho các bên góp vốn. Bước sang giai đoạn mới, sự thay đổi của xu thế công nghệ trong lĩnh vực viễn thông, quá trình hội nhập khu vực và thế giới, cũng như sự cạnh tranh gay gắt trong quá trình mở cửa thị trường viễn thông của Việt Nam đang đặt ra cho Công ty VINECO những thách thức rất lớn, đòi hỏi Công ty phải có nhiều nỗ lực hơn nữa trong những năm tiếp theo. Hiện nay công ty có 80 nhân viên trong đó phần lớn đều gắn bó với Công ty từ những ngày đầu hoạt động. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty VINECO: Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của VINECO: Công ty có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ngành nghề: sản xuất, lắp đặt các hệ thống tổng đài điện tử kỹ thuật số NEAX61 Sigma (viết tắt của: Nippon Electronics Automatic Exchange Sigma - Tổng đài tự động điện tử Nhật Bản được cải tiến một cách tổng thể) và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật có liên quan khác. Hệ thống tổng đài kỹ thuật số NEAX61∑ được thiết kế bao gồm: Hệ thống tổng đài HOST đa bộ xử lý, điều khiển dung lượng lớn Hệ thống tổng đài HOST đơn bộ xử lý, điều khiển dung lượng vừa Tổng đài vệ tinh RSU điều khiển dung lượng vừa Trạm vệ tinh RLU điều khiển dung lượng nhỏ Khối thuê bao xa ELU điều khiển dung lượng nhỏ hơn CDMA-WLL (Hệ thống điện thoại vô tuyến mạch vòng thuê bao công nghệ CDMA) Ngoài sản phẩm hệ thống tổng đài, công ty còn cung cấp các dịch vụ: Giám sát lắp đặt hệ thống Hỗ trợ kỹ thuật khai thác và bảo dưỡng: tại chỗ và từ xa 24/24 giờ. Đào tạo cán bộ kỹ thuật tổng đài NEAX61∑ cho khách hàng Dịch vụ bảo hành, bảo trì, sửa chữa hệ thống NEAX61∑ Thiết kế, xây dựng đề án tổng đài, thiết kế lắp đặt hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu và phần mềm ứng dụng cho khách hàng Công ty VINECO sử dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, hiện đại của Nhật Bản sản xuất và lắp đặt tổng đài kỹ thuật số cho khắp các Bưu điện tỉnh, thành trên cả nước góp phần hiện đại hoá, phát triển hệ thống viễn thông ở Việt Nam. Từ khi thành lập đến nay dù đã trải qua nhiều khó khăn song công ty ngày càng phát triển, khẳng định được vai trò, vị thế của mình. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng qua các năm, đặc biệt là các năm 2003, 2004, 2005, 2006. Có thể nhận thấy sự phát triển này qua bảng số liệu tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO (Bảng 1.2.1) Bảng 1.1: Bảng tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu của VINECO qua các năm Năm Sản lượng sản xuất (KL) Sản lượng tiêu thụ (KL) Giá trị sản lượng (1000 đồng) Doanh thu thuần (1000 đồng) Lãi lỗ sau thuế (1000 đồng) Số lượng CNV (người) Thu nhập bình quân (1000 đồng/ người) Quy mô tài sản (hay nguồn vốn) (1000 đồng) 1999 40 40 56538680 51805085 -8964217 76 2729 120773059 2000 130 130 120854414 129691011 2819819 81 2892 127534005 2001 140 140 130150907 157997280 11147682 82 3123 211548137 2002 177 177 164547933 198187602 9083986 97 3310 282996046 2003 172 172 159899686 194031996 9039876 102 3551 231434996 2004 240 240 223115841 260002855 14380418 101 3848 190797360 2005 260 260 241708828 284903904 15363813 90 4250 118614251 2006 160 160 148743894 310657051 16129141 80 4400 123278880 Tỷ lệ === === ===== ===== ===== ==== === ====== 1999:2000 0,31 0,31 0,47 0,40 -3,18 0,94 0,94 0,95 2001:2000 1,08 1,08 1,08 1,22 3,95 1,01 1,08 1,66 2002:2000 1,36 1,36 1,36 1,53 3,22 1,20 1,14 2,22 2003:2000 1,32 1,32 1,32 1,50 3,21 1,26 1,23 1,81 2004:2000 1,85 1,85 1,85 2,00 5,10 1,25 1,33 1,50 2005:2000 2,00 2,00 2,00 2,20 5,45 1,11 1,47 0,93 2006:2000 1,23 1,23 1,23 2,40 5,72 0,99 1,52 0,97 1.2.2. Những thuận lợi, khó khăn của Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh: 1.2.2.1. Những thuận lợi: Công ty hoạt động trong lĩnh vực được nhà nước khuyến khích, đó là lĩnh vực viễn thông - một trong những lĩnh vực ưu tiên đầu tư của nhà nước ta. Là doanh nghiệp liên doanh giữa VNPT của Việt Nam và NEC của Nhật Bản, Công ty được chuyển giao công nghệ tiên tiến, hiện đại của Nhật Bản và được hỗ trợ về kỹ thuật từ phía NEC, đồng thời Công ty còn áp dụng những kinh nghiệm tổ chức sản xuất, kinh nghiệm quản lý của Nhật Bản kết hợp với những kinh nghiệm quản lý của Việt Nam đảm bảo hiệu quả quản lý và phù hợp với điều kiện môi trường sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. VINECO cũng có được sự hỗ trợ từ phía VNPT về thị trường tiêu thụ sản phẩm, đó là một sự hậu thuẫn lớn để có được một thị trường tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nước - hệ thống Bưu điện các tỉnh thành của Việt Nam. Đội ngũ quản lý và đội ngũ công nhân viên trong công ty đều có năng lực trình đồ hợp lý với chức năng, nhiệm vụ của từng người và có sự phối kết hợp vì lợi ích chung của Công ty, gắn bó và cùng đóng góp cho sự phát triển của Công ty. 1.2.2.2. Những khó khăn: Hoạt động trong lĩnh vực viễn thông công nghệ cao, VINECO phải đối mặt với sự thay đổi của xu thế công nghệ thường xuyên, liên tục và mạnh mẽ nhất là những năm gần đây, quá trình hội nhập khu vực và thế giới, cũng như sự cạnh tranh gay gắt trong quá trình mở cửa thị trường viễn thông của Việt Nam đang đặt ra cho Công ty VINECO những thách thức rất lớn về giải pháp công nghệ. Sản phẩm tổng đài kỹ thuật số NEAX61∑ của VINECO đã ở giai đoạn cuối của chu kỳ sống của nó, tổng đài này đã bão hoà và trở nên lạc hậu đối với những biến đổi không ngừng về công nghệ. Thực tế đó đòi hỏi Công ty phải có nhiều nỗ lực hơn nữa trong những năm tiếp theo, tìm ra cho mình một định hướng kế hoạch sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ phù hợp để đón bắt kịp thời các sản phẩm mới của Tập đoàn NEC, cũng như xu thế công nghệ mới của thế giới. Đồng thời, trước yêu cầu đổi mới, Công ty phải chuẩn bị mọi mặt như về vốn, lao động, nguồn cung ứng nguyên vật liệu … để đảm bảo cho sự phát triển bền vững của mình. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý và các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại Công ty VINECO: 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty VINECO đã được tổ chức tương đối gọn nhẹ và tập trung. Có thể mô phỏng bộ máy quản lý của công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3.1.1 : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty VINECO Phó tổng giám đốc Tổng giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng thương mại Phòng sản xuất Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch Hội đồng quản trị Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng, ban trong bộ máy quản lý của Công ty VINECO: Hội đồng quản trị: gồm 05 thành viên là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty Ban Giám đốc: gồm Tổng Giám đốc và Phó Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Tổng Giám đốc: là người lãnh đạo, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, là người đại diện theo pháp luật của công ty. Phó Tổng Giám đốc: là người trợ giúp Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mặt công tác được Giám đốc uỷ nhiệm. Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ lập các kế hoạch và các dự toán về sản xuất kinh doanh, tiêu thụ, nhân sự, nguyên vật liệu,… và phương án thực hiện cụ thể. Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ soạn thảo, triển khai quy chế làm việc, quản lý tổ chức chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo chế độ quy định; quản lý về nhân sự của Công ty. Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ phụ trách mặt kỹ thuật cho quá trình sản xuất, lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng sản phẩm. Phòng sản xuất: là phòng đảm nhiệm khối lượng công việc mang lại giá trị sản lượng lớn cho Công ty, có nhiệm vụ đảm bảo sản xuất theo kế hoạch đã định, cung cấp sản phẩm kịp thời cho từng hợp đồng kinh tế. Phòng thương mại: có nhiệm vụ thu thập các thông tin khách hàng, xúc tiến kinh doanh, duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng. Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ hạch toán kế toán chung cho toàn công ty, ghi chép, phản ánh, tập hợp, hệ thống hoá một cách chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên cơ sở chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán được ban hành, cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác; lập kế hoạch và quản lý kinh tế tài chính chặt chẽ, phục vụ nhu cầu chi tiêu kịp thời. Các bộ phận, phòng ban có nhiệm vụ chung là phối kết hợp với nhau nhằm hướng tới mục đích chung của toàn công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước và tuân thủ pháp luật. 1.3.2. Các chính sách quản lý tài chính – kinh tế áp dụng tại DN: Về vốn kinh doanh và phân phối lợi nhuận: VINECO là công ty liên doanh góp vốn giữa hai bên VNPT (của Việt Nam) và NEC (của Nhật Bản). Lợi nhuận sau thuế dùng để bù đắp các khoản lỗ năm trước (nếu có), phần còn lại dùng để trích lập các quỹ theo chế độ và kế hoạch tài chính, và chia cho các bên tham gia góp vốn theo tỷ lệ vốn đã góp: phía NEC 51%, phía VNPT 49%. Về sản phẩm sản xuất kinh doanh: Công ty chú trọng tới chất lượng sản phẩm và xác định giá bán dựa trên các chi phí sản xuất sản phẩm và các chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Về chính sách lao động, tiền lương: Nhân viên của VINECO phải có trình độ tương xứng với chức vụ, khả năng lao động, làm việc. Lương được tính theo hệ số cấp bậc, chức vụ theo quy định của Công ty. 1.4. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty VINECO: 1.4.1. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh: Đầu mỗi năm, Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) xác định nhu cầu đầu tư hệ thống tổng đài có số lượng là bao nhiêu. Điều này phụ thuộc vào sự mở rộng địa bàn sử dụng sản phẩm, mật độ đường dây thuê bao của các tỉnh. Phòng thương mại của công ty theo các nhu cầu đó sẽ liên hệ với Bưu điện tỉnh nhằm thu thập thông tin về khách hàng. Căn cứ vào các thông tin này, phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật lên danh sách đơn đặt hàng, chuẩn bị kế hoạch thu mua, nhập khẩu hàng hoá, nguyên vật liệu. Phòng thương mại và phòng kỹ thuật chào hàng kỹ thuật và chào hàng thương mại để tham gia dự thầu. Nếu chào hàng thành công, phòng thương mại sẽ xúc tiến ký kết hợp đồng với khách hàng. Sau khi ký kết các hợp đồng, phòng thương mại đã xây dựng được kế hoạch bán hàng, từ đó phòng thương mại và phòng kế hoạch cùng nhau lập kế hoạch mua hàng. Sau khi đã có hàng hoá, phòng kế hoạch tiến hành giao hàng. Bộ phận bán hàng thuộc phòng thương mại bổ sung chứng từ đôn đốc thu tiền bán sản phẩm (với số tiền là 95% giá trị hợp đồng). Khi công ty tiến hành giao hàng cho khách thì doanh thu bán hàng được ghi nhận. Trong giai đoạn lắp đặt thiết bị, phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm cử kỹ sư đi lắp đặt, chạy thử. Sau từ 3 đến 4 tháng thiết bị vận hành tốt, hai bên công ty và khách hàng nghiệm thu chính thức và đến đây các bên kết thúc hợp đồng, khách hàng thanh toán nốt 5% giá trị hợp đồng cho công ty. 1.5. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty nhìn chung được tổ chức gọn nhẹ và tập trung tại pḥng kế toán. Hiện nay, bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Sơ đồ 2.1.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty VINECO Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ và lao động tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán nguyên vật liệu Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành và doanh thu tiêu thụ kiêm thủ quỹ Kế toán trưởng Mọi hoạt động về kinh tế, tài chính của công ty được phản ánh về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, quan hệ giữa kế toán trưởng với các nhân viên kế toán trong phòng là quan hệ theo phương thức điều hành trực tiếp, kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán của phòng. Chức năng, nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán: Kế toán trưởng (trưởng phòng): là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của công ty, tham mưu và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc công ty về chuyên môn kế toán của Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, phân công, kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác của các nhân viên kế toán trong phòng, đồng thời kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ tài chính, chính sách của tất cả các khâu trong quá trình kinh doanh, thông qua và ký duyệt tất cả các chứng từ thu, chi cũng như các báo cáo kế toán, hợp đồng kinh tế. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi và thanh toán toàn bộ công nợ của các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ công ty, các nhân viên trong công ty, theo dõi công nợ với ngân hàng về các khoản tiền gửi, tiền mặt, tiền vay của công ty. Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi việc mua bán nguyên vật liệu với các nhà cung cấp trên sổ chi tiết, theo dõi tình hình biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu, phản ánh chính xác tình hình nhập xuất về mặt số lượng, chi tiết theo từng chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại nguyên vật liệu, tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá thực tế của từng loại nguyên vật liệu cuối tháng để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm. Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành và doanh thu tiêu thụ kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chính xác kịp thời các loại chi phí sản xuất theo các đối tượng hạch toán và đối tượng tính giá thành; tính toán chính xác giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; đồng thời theo dõi việc mua bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ với các khách hàng trên sổ chi tiết và xác định chính xác doanh thu tiêu thụ, doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ; kiêm nhiệm vụ của thủ quỹ: bảo quản quỹ tiền mặt, thu, chi tiền khi đủ thủ tục chứng từ. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ và lao động tiền lương: có nhiệm vụ tính tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT… cho nhân viên trong công ty, tổng hợp tình hình thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH… của toàn công ty; quyết toán BHXH với cơ quan nhà nước; theo dõi nguyên giá, tính khấu hao và theo dõi giá trị còn lại cũng như sự biến động về TSCĐ trong toàn công ty; tập hợp số liệu và lên các báo cáo tổng hợp. Công ty sử dụng phần mềm kế toán EFFECT trong việc hạch toán kế toán và quản lý các đối tượng hạch toán kế toán. Mối quan hệ giữa phòng kế toán với các bộ phận khác trong công ty là mối quan hệ qua lại, phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau: Phòng kế toán cung cấp các thông tin kế toán cần thiết cho các bộ phận khác làm cơ sở để thực hiện chức năng nhiệm vụ của bộ phận đó, đồng thời phòng cũng là nơi nhận, lập, thông qua, luân chuyển, lưu các chứng từ và tài liệu cần thiết liên quan đến mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Các bộ phận khác trong công ty có nhiệm vụ cung cấp các chứng từ, số liệu, tài liệu liên quan hoạt động của bộ phận mình cho phòng kế toán để đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán ghi chép, phản ánh đầy đủ. 1.6. Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Công ty VINECO: Công ty hiện nay đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính và áp dụng đúng theo 26 chuẩn mực kế toán hiện hành. Các chính sách áp dụng: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. Kỳ kế toán theo tháng. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng. Các đồng tiền khác phát sinh phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Tỷ giá ngoại tệ xuất theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc. Xác định giá trị xuất của hàng tồn kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kế toán hàng tồn kho. Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. Kế toán TSCĐ hữu hình: Tài sản, nhà cửa và thiết bị được xác định bằng nguyên giá trừ đi khấu hao tích luỹ. Khấu hao được tính theo phương pháp tuyến tính, căn cứ vào thời gian sử dụng ước tính của tài sản. Kế toán TSCĐ vô hình: Quyền sử dụng đất: Nguyên giá ban đầu bao gồm giá trị của quyền sử dụng đất được quy định trong Giấy phép đầu tư và toàn bộ chi phí trực tiếp phát sinh liên quan đến việc đảm bảo quyền sử dụng đất. Giá trị hao mòn được tính theo phương pháp đường thẳng trong 163 tháng Phần mềm vi tính: Giá mua phần mềm vi tính mới mà phần mềm vi tính này không là một bộ phận không thể tách rời với phần cứng có liên quan thì được vốn hoá và hạch toán như TSCĐ vô hình. Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong vòng 5 năm. Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Ban Giám đốc sẽ ước tính rủi ro không thu được nợ của khách hàng chủ yếu có vấn đề về khả năng thanh toán kết hợp xem xét tới sự rủi ro trước đây và sự ảnh hưởng ước tính của điều kiện kinh tế hiện tại để đánh giá các khoản dự phòng nợ khó đòi. Về chế độ chứng từ: Chứng từ sử dụng tại Công ty bao gồm các chứng từ mang tính chất bắt buộc theo quy định chung sử dụng mẫu thống nhất theo quy định của nhà nước; chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn ngoài ra, Công ty còn có những mẫu chứng từ riêng phục vụ cho yêu cầu của kế toán quản trị. Về chế độ tài khoản kế toán: Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán theo như quy định, kết hợp với yêu cầu, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý, hệ thống tài khoản của VINECO gồm 72 tài khoản cấp 1 trong số 86 tài khoản trong bảng và 5 trong số 6 tài khoản ngoài bảng của hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính và không có tài khoản nào không có trong chế độ. Đồng thời, các tài khoản cấp 1 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý. Về chế độ sổ sách: Công ty sử dụng hình thức tổ chức sổ là hình thức nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán EFFECT để hạch toán kế toán. Trình tự nhập liệu và hạch toán kế toán tại công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.2.1. Sơ đồ 2.2.1: Quy trình nhập liệu và hạch toán kế toán chung Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán (Máy vi tính) Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Về chế độ báo cáo: Hệ thống báo cáo tài chính nộp cho các cơ quan chính phủ bao gổm 4 loại báo cáo: Bảng Cân đối Kế toán, Báo cáo Kết quả Hoạt động kinh doanh, Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính. Ngoài ra, Phòng kế toán còn lập các Báo cáo quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. Đồng thời Công ty cũng chấp hành mọi quy định, hướng dẫn theo Thông tư số 60/TC/CĐKT ngày 01 tháng 09 năm 1997 của Bộ Tài chính về “Hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và kiểm toán đối với các doanh nghiệp, tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VINECO: 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là các linh kiện điện tử tinh vi có tính chất lâu bền, đa dạng về chủng loại với nhiều hình dáng kích thước, tính năng kỹ thuật khác nhau từ những con chíp, tụ điện... rất nhỏ đến những cuộn cáp có dạng tròn, khung giá to bản... Tuy nhiên các loại nguyên vật liệu này lại dễ hút ẩm trong không khí, có thể bị hư hỏng vì nhiệt độ, độ ẩm và các điều kiện môi trường khác. Công ty chỉ có nguyên vật liệu mua ngoài, không gia công chế biến nguyên vật liệu, không có vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu, không nhập kho phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh... Nguyên vật liệu của VINECO chủ yếu được nhập khẩu từ Nhật Bản. Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu chiếm khoảng 95% tổng giá trị nguyên vật liệu. Trong đó, phần lớn các nguyên vật liệu chính được nhập khẩu từ các công ty nước ngoài như Kanematsu, NEC, NEC TEL CHINA, Krone, Specialty Tech Corporation Ltd, Sumitomo... Công ty cũng mua một số loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ từ những nhà cung cấp trong nước như: Công ty liên doanh cáp điện LG VINA, Công ty cổ phần cơ khí chính xác số 1, Công ty cổ phần thiết bị điện và dịch vụ điện tử viễn thông... Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nên giá trị nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tốt có ý nghĩa quyết định đến chi phí giá thành sản phẩm, giá bán sản phẩm cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2.1.2. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công ty đã tiến hành các hoạt động quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ qua từng khâu: Ở khâu thu mua: Tất cả các đơn đặt hàng do phòng kế hoạch lập được dựa trên kế hoạch sản xuất tổng thể, số lượng nguyên vật liệu tồn kho và đều phải thông qua Tổng giám đốc ký duyệt. Vật liệu trước khi nhập kho được kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã và các thông số kỹ thuật đảm bảo đúng với yêu cầu. Ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu được bảo quản tại kho vật tư với hệ thống điều hoà nhiệt độ để đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho theo đúng các yêu cầu bảo quản vật tư. Các nguyên vật liệu tuy cùng chứa trong một kho nhưng được dán tem và quản lý chặt chẽ trên từng giá nằm ở các khu riêng rất thuận tiện trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu. Ở khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng của các bộ phận được nằm trong kế hoạch xuất vật liệu hàng tháng. Dựa trên kế hoạch sản xuất và tiến độ sản xuất thực tế của dự án, phòng kế hoạch lập và phê duyệt chỉ thị xuất kho, trên cơ sở đó kế toán nguyên vật liệu lập Phiếu xuất kho. Công ty đã xác định các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, các định mức chi phí nguyên vật liệu cho từng dự án. Từ đó, có kế hoạch dự trữ, mua và sử dụng nguyên vật liệu giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và hiệu quả. 2.2. Phân loại nguyên vật liệu Để sản xuất và lắp ráp tổng đài điện tử NEAX61∑, nguyên vật liệu trong Công ty có khoảng hơn 600 chủng loại, được chia thành hai đối tượng lớn: nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Trong đó: Nguyên vật liệu chính được chia ra làm tám nhóm lớn: - Nhóm vật tư A (Các thiết bị lắp ráp - Materials), gồm 557 loại chi tiết: thiết bị điều khiển, điôt, transito, khung giá, giá treo, tấm cách điện, đai sắt,... - Nhóm vật tư B (Các bảng mạch - Card), gồm 49 loại chi tiết. - Nhóm vật tư C (Unit & Card) gồm 11 loại chi tiết. - Nhóm vật tư H (Các thiết bị điều khiển – Installation materials) gồm 12 loại chi tiết. - Nhóm vật tư F (Các thiết bị nguồn – Power equipment) gồm 17 loại chi tiết. - Nhóm vật tư J (Phần mềm – Software) gồm 8 loại chi tiết. - Nhóm vật tư E (Các chi tiết dùng để lắp đặt hệ thống tổng đài – Maintenance tools) - Nhóm nguyên vật liệu Việt Nam (nguyên vật liệu được mua trong nước) được chia thành nhóm nguyên vật liệu H-4 và G, chủ yếu là các loại pin, đồng hồ,... Nguyên vật liệu phụ chiếm số lượng ít trong tổng số nguyên vật liệu của công ty. Nguyên vật liệu phụ bao gồm: bulông, ốc vít, bột hàn, dây buộc, băng dính, keo dán... và được nhập mua trong nước. 2.3. Tính giá nguyên vật liệu Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty được nhập khẩu tới 95% trong tổng số, kế toán công ty đã tiến hành theo dõi giá nguyên vật liệu theo nguyên tắc: - Với từng loại NVL nhập khẩu kế toán chỉ theo dõi giá trị theo USD. - Với từng loại NVL mua trong nước kế toán chỉ theo dõi giá trị theo VNĐ. Các phiếu nhập kho, xuất kho NVL mua trong nước sẽ được đổi ra USD. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: - Giá trị nguyên vật liệu nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, khoản phải trả người bán được quy đổi sang tiền VNĐ theo tỷ giá thực tế tại ngày mở tờ khai hải quan. - Phí vận chuyển, lưu kho, giám định phải trả có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá trên hoá đơn GTGT của người cung cấp dịch vụ. - Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được hạch toán vào tài khoản chi phí tài chính và doanh thu hoạt động tài chính. 2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Đối với các nghiệp vụ nhập khẩu công ty sử dụng giá CIF để thanh toán. Các chi phí ngoài lãnh thổ Việt Nam do người bán trả. Khi đó, giá nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau: Giá nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá CIF) + Thuế nhập khẩu (nếu có) Thuế nhập khẩu = Giá CIF (USD) x Tỷ giá tại thời điểm mở tờ khai x Thuế suất thuế nhập khẩu Ví dụ: Công ty mua Thiết bị kết nối (Interface Connector) theo hoá đơn thương mại số 100-75249-1S với số lượng là 2 cái, đơn giá là 78,43 USD/cái, thuế suất thuế nhập khẩu của thiết bị này là 5%. Tỷ giá ngoại tệ vào ngày lập tờ khai hải quan là 1USD = 16.070VNĐ. Giá nhập kho = (2 x 78,43 x 16.070) + (2 x 78,43 x 16.070) x 5% = 2.646.777 VNĐ Đối với nguyên vật liệu ._.mua trong nước: Giá nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn - Chiết khấu, giảm giá được hưởng Nguyên vật liệu mua trong nước của công ty được các nhà cung cấp chuyển đến và giao tại kho Công ty nên rất hiếm khi phát sinh chi phí ngoài giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: Ngày 10 tháng 11 năm 2007 Công ty mua Thiết bị nguồn của Công ty TNHH thương mại công nghệ Quang Dũng, hàng được giao tại kho công ty, với số lượng 5 cái, đơn giá 120.000 VNĐ (chưa thuế GTGT). Giá trị nguyên vật liệu nhập kho là: 5 x 120.000 = 600.000 VNĐ. Riêng với chi phí thu mua (bao gồm: chi phí vận chuyển, đóng gói, lưu kho, bảo hiểm...) nguyên vật liệu từ cảng Hải Phòng hoặc sân bay Nội Bài, hay từ nhà cung cấp về kho công ty không tính ngay vào giá nhập kho nguyên vật liệu, kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 154 _chung Chi phí thu mua nguyên vật liệu đã trả Có TK 111, 112, 331 bằng tiền hoặc còn nợ nhà cung cấp Chi phí thu mua được tập hợp trên tài khoản 154_chung. Khi giao hàng cho một dự án, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho dự án đó theo tiêu thức nguyên vật liệu chính. Công thức tính như sau: Chi phí thu mua NVL phân bổ cho dự án X = Tổng chi phí thu mua NVL x Giá trị NVL chính đã xuất ra cho dự án X Giá trị NVL chính tồn đầu kỳ (trong kho và trên dây chuyền) + giá trị NVL chính nhập trong kỳ (Ví dụ minh hoạ được trình bày ở phần kế toán tổng hợp nguyên vật liệuMuc 3….may ) 2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với nguyên vật liệu chính xuất dùng: Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị xuất. Các công thức tính giá từng loại NVL chính xuất kho như sau: Giá NVL đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ NVLi (USD/VNĐ) = Giá trị tồn đầu kỳ NVLi (USD/VNĐ) + Giá trị nhập trong kỳ NVLi (USD/VNĐ) Số lượng NVLi tồn đầu kỳ + Số lượng NVLi nhập trong kỳ Giá trị NVLi xuất kho (USD/VNĐ) = Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ NVLi (USD/VNĐ) x Số lượng NVLi xuất kho Ví dụ: Với Thiết bị kết nối được nhập khẩu từ Nhật Bản, vật liệu này được áp thuế suất thuế nhập khẩu là 5%, có tình hình nhập, tồn trong tháng 2 năm 2008 như sau: B¶ng 2.01: T×nh h×nh tån, nhËp th¸ng 2/2008 cña ThiÕt bÞ kết nối ChØ tiªu Sè l­îng §VT §¬n gi¸ (USD) TiÒn nguyªn vËt liÖu (USD) TiÒn thuÕ nhËp khÈu (USD) (1) (2) (3) (4) (5) = (2) x (4) (6)=(5) x 5% Tån ®Çu kú 5 c¸i 78,4 392 19,6 NhËp khÈu lÇn 1 3 c¸i 78,42 235,26 11,763 NhËp khÈu lÇn 2 2 c¸i 78,43 156,86 7,843 Ta tÝnh ®­îc: Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷ cña ThiÕt bÞ kết nối (USD) = 392 + (235,26 + 156,86 ) = 78,412 5 + (3 + 2) Theo phiÕu xuÊt kho sè 10115 xuÊt ThiÕt bÞ ®iÒu khiÓn th«ng tin cho dù ¸n Bình Định FA2 9.1K víi sè l­îng lµ: 3 c¸i. Gi¸ NVL xuÊt = 3 x 78,412 = 235,236 (USD) Gi¸ trÞ ThuÕ NK xuÊt = 3 x 78,412 x 5% = 11,7618 (USD) Đối với nguyên vật liệu phụ Hàng tháng, Công ty không theo dõi số lýợng hay giá trị nguyên vật liệu phụ thực tế xuất kho. Cuối mỗi tháng, kế toán ghi bút toán xuất NVL phụ về giá trị mua nguyên vật liệu theo số tiền ðịnh mức hàng tháng ðã được ban giám đốc phê duyệt (số tiền này phụ thuộc kế hoạch sản xuất từng năm). Ví dụ: Định mức chi phí nguyên vật liệu phụ hàng tháng trong năm 2007 là 53.424.000 VNĐ, nên cuối tháng 12/2007 kế toán ghi bút toán: Nợ TK 627: 53.424.000 Có TK 1522: 53.424.000 Vào tháng 6 và tháng 12 hàng năm, bộ phận kho tiến hành kiểm kê và báo cáo số lượng tồn thực tế để tính giá trị tồn kho thực tế của nguyên vật liệu phụ. Từ đó kế toán xác định giá trị chênh lệch giữa số thực tế xuất kho và số đã ghi nhận ước tính trong sáu tháng để tiến hành điều chỉnh trên TK 627- chi phí sản xuất chung và TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ. Nếu giá trị nguyên vật liệu phụ kiểm kê ít hơn so với số dư trên sổ cái TK 1522, kế toán ghi bút toán bổ sung chi phí: Nợ TK 627 Phần chi phí nguyên vật liệu phụ ghi bổ sung Có TK 1522 Nếu giá trị nguyên vật liệu phụ kiểm kê nhiều hơn so với số dư trên sổ, kế toán ghi bút toán giảm chi phí: Nợ TK 1522 Phần chi phí nguyên vật liệu phụ đã ghi thừa Có TK 627 Với số tiền thuế nhập khẩu của nguyên vật liệu phụ được tập hợp khi phát sinh và cứ 6 tháng mới phân bổ một lần theo công thức: Thuế nhập khẩu của NVL phụ xuất dùng trong 6 tháng = Tổng tiền thuế nhập khẩu của nguyên vật liệu phụ x Giá trị NVL phụ (không thuế NK) xuất trong 6 tháng Giá trị NVL phụ (không thuế NK) tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 6 tháng Kế toán ghi bút toán phân bổ chi phí thuế nhập khẩu của nguyên vật liệu phụ theo bút toán: Nợ TK 627 Thuế nhập khẩu của NVL phụ xuất dùng Có TK 15242 trong 6 tháng 2.4. Hạch toán ban đầu 2.4.1. Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu Đầu mỗi năm, dựa trên nhu cầu đầu tư hệ thống tổng đài của Tổng công ty bưu chính viễn thông VNPT, phòng kế hoạch lên kế hoạch sản xuất của năm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm, lượng tồn kho nguyên vật liệu của Công ty, định mức dự trữ nguyên vật liệu, phòng kế hoạch lên kế hoạch cụ thể về việc thu mua nguyên vật liệu bao gồm các thông số: chủng loại và số lượng nguyên vật liệu cần mua, thời gian đặt hàng, thời gian nhận hàng, dự tính chi phí mua… và trình lên Tổng Giám đốc ký duyệt. Sau đó, theo kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đã lập, Phòng kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và hai bên tiến hành thỏa thuận, ký kết hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng mua bán ghi rõ chủng loại, số lượng, giá tiền, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức bảo hành. Thủ tục mua nguyên vật liệu nhập khẩu Riêng đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, trước thời điểm cần nguyên vật liệu cho sản xuất 4 tháng, phòng kế hoạch phải lên kế hoạch mua. Sau khi lên kế hoạch mua nguyên vật liệu 1 tháng, phòng kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp nước ngoài và tiến hành thỏa thuận, ký hợp đồng đảm bảo 3 tháng sau đó, nhà cung cấp xếp hàng lên phương tiện (máy bay hoặc tàu thủy) và gửi cho công ty bộ chứng từ giao nhận. Bộ chứng từ trong khâu này gồm có: Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) Vận đơn (Bill of lading / Airway bill) Bảng kê đóng gói bao bì (Packing list) Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of original) Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)... Nhận được bộ chứng từ, nhân viên phòng thương mại sẽ tiến hành khai hải quan. Khi nhận được giấy báo hàng đã về cảng, phòng thương mại chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ này tới Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long - đại lý làm thủ tục hải quan, kiêm vận chuyển hàng từ cảng Hải Phòng hoặc từ sân bay Nội Bài về kho cho Công ty. VINECO đã ký kết một hợp đồng khung với Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long, cụ thể như sau: - Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long sẽ chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan sau khi nhận chứng từ hàng hoá từ VINECO (đối với hàng biển) hay nhận từ hãng hàng không hoặc đại lý hàng không (đối với hàng không) - Làm thủ tục hải quan - Vận chuyển hàng hoá từ cảng Hải phòng, sân bay Nội Bài tới Nhà máy. Ví dụ minh họa mua hàng nhập khẩu: Căn cứ vào đơn đặt hàng (Purchase Order) số VNC-00-0709-01 tháng 9/2007 với trị giá 35.449,5 USD, hợp đồng nhập khẩu đã ký kết ngày 02/10/2007, ngày 14/02/2008 công ty nhận được bộ chứng từ giao nhận hàng hoá từ nhà cung cấp Kanematsu: Hoá đơn thương mại (Biểu số 2.01), Bảng kê đóng gói bao bì (Biểu số 2.02), Vận đơn, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, Giấy chứng nhận chất lượng. Ngày 19/02/2008 nhận được thông báo hàng về do đại lý làm thủ tục hải quan (Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long) gửi, phòng thương mại của Công ty lập Tờ khai hải quan (Biểu số 2.03), rồi gửi cho đại lý này làm thủ tục hải quan. Ngày 24/02/2008 hàng được thông quan và vận chuyển về nhập kho công ty ngày 25/02/2008. Biểu 2.01: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI Số hợp đồng: 100-75249-1S Ngày: 02/10/2007 Người bán: Kanematsu Corporation 1-2-1 Shibaura, Minato-ku, Tokyo 105-8005, Japan. Tên khách hàng: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC Địa chỉ: Đại Mỗ - Từ Liêm – Hà Nội – Việt Nam Số đơn đặt hàng: VNC-00-0709-01 Phương thức thanh toán: Trả chậm Nhập từ: Tokyo – Japan Chuyển tới: Hài Phòng – Việt Nam Ngày chuyển hàng: 31/01/2008 Thùng hàng số: T 75249 Stt M· vËt t­ Tªn hµng ho¸, vËt t­ §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ (USD) Thµnh tiÒn (usd) 1 B38 Card kết nối c¸i 15 62,84 942,6 2 C298 Thiết bị chuyển đổi c¸i 10 8,27 82,70 3 A424 ThiÕt bÞ kết nối c¸i 2 78,43 156,86 4 A149 Board mạch in c¸i 6 54,62 327,72 ... ... ... ... Céng gi¸ CIF 35.449,5 Biểu 2.02: Bàng kê đóng gói bao bì (Packing list) BẢNG KÊ ĐÓNG GÓI BAO BÌ Đi kèm theo hóa đơn số: 100-75249-1S Tên khách hàng: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC Cân nặng và kích thước: STT Thïng hµng sè Träng l­îng tÞnh Tæng träng l­îng Tæng thÓ tÝch KÝch th­íc (CM ) 1 T 75249 250.0 KGS 385.0 KGS 1123 M3 130x108x80 M· vËt t­ Sè l­îng KÝch th­íc C©n nÆng A149 6 A424 2 ... ... Biểu 2.03: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Tờ khai hải quan) H¶i quan viÖt nam Tê khai hµng ho¸ nhËp khÈu B¶n l­u ng­êi khai h¶i quan HQ/2002-NC Tæng côc h¶i quan Côc h¶i quan: TP Hµ Néi Chi côc h¶i quan: §T-GC Tê khai sè: 186/NK/KD/§T-GC Ngµy §K: 02.2008 Sè l­îng phô lôc tê khai: 2 C¸n bé ®¨ng ký (Ký, ghi râ hä tªn) PhÇn giµnh cho ng­êi khai h¶i quan kª khai vµ tÝnh thuÕ 1. Ng­êi nhËp khÈu 0100143241-1 C«ng ty TNHH c¸c hÖ thèng viÔn th«ng VNPT-NEC §¹i Mç -Tõ Liªm - Hµ Néi 5. Lo¹i h×nh þKD o §T oGC oSXXK oNK oTN o 6. GiÊy phÐp (nÕu cã) Sè:588/STM-XNK ngµy: 31/3/2005 ngµy: 31/3/2006 7. Hîp ®ång Sè VNC 00-0709-01 Ngµy:02/10/2007 Ngµy hÕt h¹n: 2. Ng­êi xuÊt khÈu Kanematsu Corporation Tokyo. Japan 8. Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i Sè: 100-75249-1S Ngµy: 23/01/2008 9. Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i Tªn sè hiÖu:S169 Haroinirene Ngµy ®Õn: 19/02/2008 10. VËn t¶i ®¬n Sè: NEC JP- 08011404 Ngµy: 31/01/2008 3. Ng­êi uû th¸c 11. N­íc xuÊt khÈu JAPAN 12. C¶ng, ®Þa ®iÓm xÕp hµng TOKYO 13. C¶ng, ®Þa ®iÓm dì hµng HAI PHONG 4. §¹i lý lµm thñ 0100112691 tôc h¶i quan C«ng ty TNHH tiÕp vËn Th¨ng Long KCN Th¨ng Long Hµ Néi 14. §iÒu kiÖn giao hµng CIF H¶i Phßng 15. §ång tiÒn thanh to¸n USD Tû gi¸ tÝnh thuÕ 16.070 16. Ph­¬ng thøc thanh to¸n TTR Sè TT 17.Tªn hµng quy c¸ch phÈm chÊt 18.M· sè hµng ho¸ 19. XuÊt xø 20. L­îng 21. §VT 22. §¬n gi¸ ngo¹i tÖ 23. TrÞ gi¸ ngo¹i tÖ 1 ThiÕt bÞ cho tæng ®µi NEAX 61 sigma 1299 Cái 2 3 (Chi tiÕt nh­ phô lôc kÌm theo) JP Mét 35.449,5 Céng: 35.449,5 24. ThuÕ nhËp khÈu 25. ThuÕ GTGT ( hoÆc TT§B) 26. Thu kh¸c TT TrÞ gi¸ tÝnh thuÕ ThuÕ suÊt (%) TiÒn thuÕ TrÞ gi¸ tÝnh thuÕ ThuÕ suÊt (%) TiÒn thuÕ Tû lÖ (%) Sè tiÒn 1 2 3 Céng 17463000 Céng 58230000 27. Tæng sè tiÒn thuÕ vµ thu kh¸c (« 24+25+26): B»ng sè: 75.693.000 B»ng ch÷: bảy mươi lăm triệu sáu trăm chín mươi ba nghìn đồng chẵn 28. Chøng tõ ®i kÌm B¶n chÝnh B¶n sao Hîp ®ång th­¬ng m¹i 1 Ho¸ ®¬n th­ong m¹i 1 B¶n kª chi tiÕt 1 VËn t¶i ®¬n 29. T«i xin cam ®oan, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vÒ nh÷ng néi dung khai b¸o trªn tê khai nµy. Ngµy 20 th¸ng 2 n¨m 2006 Tæng gi¸m ®èc YOSHIAKI URESHI Thủ tục mua NVL trong nước: Khi mua NVL trong nước công ty sẽ nhận được Hoá đơn giá trị gia tăng từ người bán. Ví dụ minh họa mua hàng trong nước: Ngày 10/11/2007 bên bán giao cho công ty bộ vật tư H-4 kèm Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2.04). Biểu 2.04: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT-3LL KQ/2007B Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 10 tháng 11 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại công nghệ Quang Dũng Địa chỉ: 27 Nguyễn Trung Trực, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh MST: 0302691723 Tên khách hàng: Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC Địa chỉ: Đại Mỗ - Từ Liêm – Hà Nội MST: 0100143241 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản TT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Pin 356-1 Cái 20 15.000 300.000 2 Mª g«m NhËt K 3165 Cái 02 1.150.000 2.300.000 3 Thiết bị nguồn Cái 05 120.000 600.000 … … … Céng tiÒn hµng 36.524.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT 1.826.200 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 38.350.200 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ba mươi tám triệu, ba trăm năm mươi nghìn, hai trăm đång. Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: Đầu mỗi tháng, phòng kế hoạch sẽ phát hành các giấy thông báo hàng về cho tất cả các lô nhập kho trong tháng gửi cho phòng thương mại và phòng kế toán để hai phòng này chú ý theo dõi những lô hàng về trong tháng. Khi hàng về đến kho, thủ kho cùng với cán bộ quản lý chất lượng và cán bộ thu mua tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại và thông số kỹ thuật hàng mua về sau đó lập Biên bản giao nhận hàng (Biểu số 2.05), Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho (Biểu số 2.06) chuyển cho phòng kế hoạch. Biên bản kiểm nghiệm được lập trước khi nhập kho làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Căn cứ vào các chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, Bảng kê đóng gói bao bì, Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho, Biên bản bàn giao thủ kho tiến hành lập Phiếu nhập kho ghi tổng số tiền NVL nhập mua (tính theo USD đối với NVL NK, tính theo VNĐ đối với NVL Việt Nam). Phiếu nhập kho được lập thành hai liên, một liên lưu ở tập hồ sơ gốc của phòng kế hoạch và một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ minh hoạ thủ tục nhập kho cho lô hàng nhập khẩu T 75249 được nhập kho ngày 25/02/2008 như sau: Biểu 2.05: Biên bản giao nhận hàng VINECO VNPT-NEC Telecommunication Systems Co.,Ltd. Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp -Tù do - H¹nh phóc Biªn b¶n giao nhËn hµng Sè: 014 Néi dung: Giao nhËn vËt liÖu A, B ( theo hîp ®ång sè 100-75249-1S) H«m nay, ngµy 25 th¸ng 02 n¨m 2008. T¹i ®Þa ®iÓm giao nhËn hµng: C«ng ty VINECO. x· §¹i Mç, huyÖn Tõ Liªm, Hµ Néi. Bªn giao hµng: Bé phËn mua hµng §¹i diÖn bªn giao: Vò Kiªn C­êng Bªn nhËn hµng: Bé phËn kho. §¹i diÖn bªn nhËn: NguyÔn §×nh Trung. Sè l­îng hµng giao nhËn bao gåm: Nguyªn vËt liÖu A, B (Cã danh s¸ch kÌm theo) Tæng sè: Thïng hµng T 75249 T×nh tr¹ng ®ãng gãi: Nguyªn kiÖn §¹i diÖn bªn giao §¹i diÖn bªn nhËn Biểu 2.06: Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho Công ty TNHH các hệ thống viễn thông BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT LIỆU NHẬP KHO VNPT-NEC Hôn nay, ngày 25/02/2008. Ban kiểm nghiệm gồm có: Ông Nguyễn Hữu Bảy - Trưởng ban kiểm nghiệm Bà Vũ Minh Hương - Thủ kho Ông Phạm Thế Kiên - Phụ trách thu mua Đã tiến hành kiểm nghiệm lô hàng T 75249 nhập mua của Công ty Kanematsu với nội dung sau: Stt M· vËt t­ Tªn hµng ho¸ vËt t­ §VT Sè l­îng theo chøng tõ KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm Ghi chó Sè l­îng ®óng quy c¸ch Sè l­îng kh«ng ®óng quy c¸ch 1 B38 Card kết nối c¸i 15 15 0 2 C298 Thiết bị chuyển đổi c¸i 10 10 0 3 A424 ThiÕt bÞ kết nối c¸i 2 2 0 4 A149 Board mạch in c¸i 6 6 0 ... .... ... ... Kết luận: Lô hàng nhập mua có đủ số lượng, chất lượng đạt yêu cầu như hợp đồng đã ký kết. Trưởng ban Thủ kho Phòng kế hoạch Biểu 2.07: Phiếu nhập kho PhiÕu nhËp kho Ngµy: 25/02/2008 Sè phiÕu: 06-184 Nhµ cung cÊp: Kanematsu Hîp ®ång: 100-75249-1S §¬n ®Æt hµng: VNC-00-0709 -01 Sè tiÒn: 35.449,5 USD Ng­êi giao Ng­êi nhËn Sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho, kế toán mới căn cứ trên hóa đơn, chứng từ nhận được phản ánh vào sổ TK 152. Thủ tục thanh toán với nhà cung cấp: Do có sự tín nhiệm lẫn nhau giữa Công ty VINECO với các nhà cung cấp nước ngoài nên Công ty được thanh toán tiền mua nguyên vật liệu nhập khẩu theo phương thức trả chậm. Phương thức thanh toán trong các hợp đồng được ký kết đối với mỗi lô hàng đều là: chuyển tiền qua ngân hàng; sau sáu tháng kể từ ngày hàng được chuyển lên tàu hoặc lên máy bay Công ty thanh toán 95% giá trị hợp đồng; sáu tháng sau đó, Công ty thanh toán nốt 5% giá trị hợp đồng còn lại. Khi đến hạn thanh toán, nhà cung cấp nước ngoài gửi cho Công ty Giấy đòi nợ (Debit Note) yêu cầu trả tiền theo hợp đồng. Công ty trả tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản qua Ngân hàng Tokyo – Misubishi. Do đó, sau khi mua hàng kế toán thanh toán luôn theo dõi số tiền và thời hạn thanh toán tiền NVL để đảm bảo trả tiền đúng hạn, giữ uy tín với nhà cung cấp. Hàng tháng, Công ty VINECO nhận được Giấy đòi nợ (Biểu số 2.08), kèm các hoá đơn giá trị gia tăng từ công ty TNHH tiếp vận Thăng Long yêu cầu trả tiền chi phí thu mua liên quan đến hàng nhập khẩu cho Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long và một số nhà cung cấp dịch vụ khác mà công ty này thu hộ tiền. Công ty VINECO chủ yếu thanh toán tiền mua nguyên vật liệu trong nước qua ngân hàng, một số ít trả bằng tiền mặt. Kế toán thanh toán sẽ lấy các chứng từ cần thiết trong hồ sơ về nguyên vật liệu của kế toán nguyên vật liệu như: Hoá đơn thương mại, Vận đơn, Tờ khai hải quan, hoặc Hoá đơn giá trị gia tăng của hàng mua trong nước hay chi phí vận chuyển; kèm theo Giấy đề nghị thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (do kế toán thanh toán lập có sự phê duyệt của kế toán trưởng và Tổng giám đốc) để làm thủ tục thanh toán tiền mua nguyên vật liệu phải trả nhà cung cấp, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, chi phí thu mua nguyên vật liệu qua ngân hàng. Căn cứ vào lệnh chuyển tiền và giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán ghi sổ TK 331, TK3333, TK 33312, TK 154_chung, TK 6427 (lệ phí chuyển tiền qua ngân hàng).. Đối với mua NVL nhập kho trả tiền mặt, có hai trường hợp: + Nhân viên thu mua mua hàng, nhận hoá đơn từ nhà cung cấp, sau đó viết Giấy đề nghị thanh toán bằng tiền mặt nộp kèm hoá đơn mua hàng. Kế toán kiểm tra chứng từ, viết Phiếu chi có sự phê duyệt của kế toán trưởng và Tổng giám đốc. Dựa vào phiếu chi thủ quỹ xuất tiền cho nhân viên mua hàng trả tiền mua hàng. + Nhân viên thu mua viết Giấy đề nghị tạm ứng có sự phê duyệt cần thiết, kế toán kiểm tra chứng từ, viết phiếu chi có sự phê duyệt của kế toán trưởng, Tổng giám đốc, thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho nhân viên thu mua đi mua hàng. Sau khi mua hàng, nhân viên này viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng đính kèm hoá đơn mua hàng nộp phòng kế toán. Kế toán kiểm tra chứng từ, xin đủ chữ ký, sau đó nhân viên thu mua tiến hành nộp tiền (nếu tạm ứng thừa) hay nhận tiền (nếu tạm ứng thiếu) từ thủ quỹ. Biểu 2.08: Giấy đòi nợ (Debit note) GIẤY ĐÒI NỢ (DEBIT NOTE) Sè phiÕu ®ßi nî : VNPT- 03/01 Ngµy ph¸t hµnh : 05/02/2008 Sè ho¸ ®¬n : 5886, 5887 Chñ nî : C«ng ty TNHH tiÕp vËn Th¨ng Long §Þa chØ : E -4A KCN Th¨ng Long, §«ng Anh, Hµ Néi, ViÖt Nam Tªn kh¸ch hµng : C«ng ty TNHH c¸c hÖ thèng viÔn th«ng VNPT-NEC §Þa chØ : §¹i Mç, Tõ Liªm, Hµ Néi MST : 0100143241 Ng­êi phô tr¸ch : Ông Vò Kiªn C­êng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ : ¤ng YOSHIAKI URESHI Stt DiÔn gi¶i TiÒn (USD) TiÒn (VN§) 1 PhÝ l­u kho vµ vËn chuyÓn cña hµng nhËp khÈu th¸ng 1/2008 1.458,6 2 PhÝ kh¸c 3.615.581 Tæng 1458,6 3.615.581 Ký tên 2.4.2. Nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu Căn cứ vào lý do xuất kho, các nghiệp vụ xuất kho ở Công ty có thể chia thành hai loại là: Xuất NVL cho các phân xưởng lắp ráp và xuất NVL lắp đặt đem đi giao hàng cùng sản phẩm đã hoàn thành lắp ráp tại phân xưởng. Cả hai trường hợp này đều có thủ tục xuất kho tương tự nhau. Nếu căn cứ vào kế hoạch xuất NVL nghiệp vụ xuất kho được chia thành hai loại sau: Xuất kho theo chỉ thị xuất: nghiệp vụ này chiếm đa số. Hàng tháng dựa vào kế hoạch sản xuất và Phiếu báo vật tư tồn ngoài xưởng (Biểu số 2.09) cuối tháng trước do phòng sản xuất gửi lên, phòng kế hoạch lập Chỉ thị xuất kho cho tất cả các dự án trong tháng (Biểu số 2.10), đồng thời lập luôn Phiếu xuất kho (Biểu số 2.11) rồi gửi cho thủ kho. Khi có nhu cầu sử dụng NVL, nhân viên bộ phận sử dụng đến gặp thủ kho và yêu cầu xuất NVL. Khi đó, thủ kho sẽ xuất NVL rồi ghi số lượng thực xuất vào Phiếu xuất kho, thủ kho và người lĩnh vật tư cùng ký xác nhận. Trong phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng vật liệu xuất mà không ghi giá trị do cuối kỳ kế toán mới tính được giá xuất vật liệu. Phiếu xuất kho được lập làm hai bản: một bản giao cho phòng sản xuất, một bản thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. Biểu 2.09: Phiếu báo vật tư tồn ngoài xưởng Công ty TNHH các hệ thống viễn thông PHIẾU BÁO VẬT TƯ TỒN NGOÀI XƯỞNG VNPT-NEC Ngày 31 tháng 12 năm 2007 TT M· Tªn vËt t­ §VT D­ ngoµi x­ëng cña dù ¸n Hµ Nam 9.4 K Bình Định FA2 9.1 K ... 1 A1 Bảng mạch sau E16 c¸i 2 0 ... 2 A2 B¶ng m¹ch sau E9 c¸i 0 1 ... ... ... ... 424 A424 ThiÕt bÞ kết nối c¸i 0 0 ... ... ... Phßng s¶n xuÊt. Biểu 2.10: Chỉ thị xuất kho Công ty TNHH các hệ thống viễn thông CHỈ THỊ XUẤT KHO VNPT-NEC Tháng 01 năm 2008 TT M· Tªn vËt t­ §V T Sè liÖu kiÓm kª th¸ng 12 XuÊt XuÊt cho dù ¸n Hµ Nam 9.4 K Bình Định FA2 9.1 K ... 1 A1 B¶ng m¹ch sau E16 c¸i 34 24 4 3 ... 2 A2 B¶ng m¹ch sau E9 c¸i 29 25 7 1 ... ... ... ... 424 A424 ThiÕt bÞ kết nối c¸i 6 3 2 1 ... ... ... ... DuyÖt Ng­êi lËp Biểu 2.11: Phiếu xuất kho Công ty TNHH các hệ thống viễn thông PHIẾU XUẤT KHO VNPT-NEC Ngày 15 tháng 01 năm 2008 Số phiếu: 10115 Dù ¸n: Bình Định FA2 9.1 K Hîp ®ång: VNC/BĐ - 1511/ 06-002 Lý do xuÊt: XuÊt cho s¶n xuÊt Môc M· vËt t­ Tªn vËt t­ VÞ trÝ §VT Sè l­îng cÇn xuÊt Sè xuÊt thùc Ghi chó 1 A1 B¶ng m¹ch sau E16 C 1-1 c¸i 3 3 ... ... 424 A424 ThiÕt bÞ kết nối P 1-2 c¸i 1 1 ... ... Ng­êi giao Ng­êi nhËn Xuất bổ sung: số lượng nghiệp vụ này không nhiều do kế hoạch sản xuất, kế hoạch xuất dùng NVL của Công ty khá chặt chẽ và sát thực tế. Nếu các phân xưởng lắp ráp làm vượt tiến độ sản xuất cần có thêm NVL hoặc do một số lý do khác dẫn đến số nguyên vật liệu xuất theo kế hoạch không đủ cho sản xuất, thì bộ phận sử dụng yêu cầu bộ phận kế hoạch lập, phê duyệt phiếu xuất kho (mẫu cũng giống trường hợp trên). Người nhận NVL cầm phiếu này giao cho thủ kho và lĩnh vật tư như trường hợp trên. 2.4.3. Nghiệp vụ kiểm kê nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu chính: hàng tháng, công ty đều tiến hành kiểm kê, với nguyên vật liệu phụ: công ty tiến hành kiểm kê sáu tháng một lần. Trình tự kiểm kê có thể khái quát như sau: - Trước tiên, kế toán nguyên vật liệu và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với báo cáo tồn kho nguyên vật liệu, nếu có chênh lệch thì kiểm tra chi tiết từng phiếu nhập kho và xuất kho trên sổ kế toán chi tiết và thẻ kho để điều chỉnh sai sót do ghi sổ. - Sau đó, ban kiểm kê được thành lập để thực hiện kiểm kê. Việc kiểm kê có thể thực hiện bằng cách đếm số lượng, hoặc đo kích thước, cân nặng của nguyên vật liệu. Kết quả kiểm kê thực tế được đối chiếu với số lượng ghi sổ. - Kết thúc quá trình kiểm kê, ban kiểm kê lập Biên bản kiểm kê (Biểu số 2.12). Biên bản này được lập hai bản: một giao cho thủ kho để điều chỉnh thẻ kho, một giao cho phòng kế toán để điều chỉnh TK 152 nếu có sai số. Trong trường hợp thừa, thiếu nguyên vật liệu khi kiểm kê (trường hợp này ít xảy ra đối với công ty), căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán tính giá trị số chênh lệch thừa thiếu cho từng loại nguyên vật liệu. Chênh lệch thừa (thiếu) NVL = Số lượng NVL thực tế tồn kho - Số lượng NVL tồn trên sổ sách Xử lý kết quả kiểm kê tại công ty được thực hiện: Đối với nguyên vật liệu chính: kế toán xác định nguyên nhân thừa thiếu và xử lý như sau: Nếu thừa do quên ghi sổ, kế toán lập phiếu nhập kho như bình thường để ghi bổ sung vào sổ kế toán. Nếu kiểm kê thiếu kế toán ghi sổ: Nợ TK 632 - Mức hao hụt trong định mức Nợ TK 1388 - Mức hao hụt ngoài định mức Có TK 1521, 15241 Đối với nguyên vật liệu phụ: trực tiếp điều chỉnh tăng giảm nguyên vật liệu phụ (như đã trình bày phần 2.2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho) Ví dụ thực tế trong tháng 01/2008 tại công ty có biên bản kiểm kê nguyên vật liệu chính: Biểu 2.12: Biên bản kiểm kê Công ty TNHH các hệ thống viễn thông BIÊN BẢN KIỂM KÊ VNPT-NEC Địa điểm: Kho Công ty Thời gian kiểm kê: 31/01/2008 Ban kiểm kê gồm: Bà Vũ Minh Hương - Thủ kho Ông Phạm Thế Kiên - Phòng kế hoạch Bà Vũ Thị Thanh - Kế toán nguyên vật liệu TT M· vËt t­ Tªn vËt t­ §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ (USD) Tån thùc tÕ Tån sæ s¸ch Chªnh lÖch Sè l­îng Gi¸ trÞ 1 A1 B¶ng m¹ch sau E16 c¸i 55,12 41 41 0 0 2 A2 B¶ng m¹ch sau E9 c¸i 84,47 4 4 0 0 ... ... ... 424 A424 ThiÕt bÞ kết nối c¸i 78,412 5 5 0 0 ... ... ... Céng 0 0 Kết luận của ban kiểm kê: Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đủ so với sổ sách. Phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán vật tư 2.5. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho. 2.5.1. Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho (Biểu số 2.13) cho từng loại nguyên vật liệu. Hàng ngày, khi lập phiếu nhập kho hay xuất kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất ghi số lượng nguyên vật liệu vào thẻ kho. Từ các thẻ kho thủ kho tập hợp lại lập Báo cáo tồn kho vật liệu (Biểu số 2.14). Biểu 2.13: Thẻ kho Công ty TNHH các hệ thống viễn thông THẺ KHO VNPT-NEC Số thẻ: 149 Kho: Công ty Tên vật tư: Board mạch in Mã vật tư: A 149 Vị trí: J-2-1 ĐVT: cái Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ghi chó Sè Ngµy NhËp XuÊt Tån Tån ®Çu th¸ng 21 08-103 4 NhËp mua cña Kanematsu 30 0801004 11 XuÊt cho SX dù ¸n Hµ Nam 18 08-109 10 NhËp mua cña Kanematsu 35 0801005 23 XuÊt cho SX dù ¸n Bình Định 20 0801009 24 XuÊt cho SX dù ¸n Thái Bình 22 Céng trong th¸ng 65 60 Tån cuèi th¸ng 26 Biểu 2.14: Báo cáo tồn kho vật liệu Công ty TNHH các hệ thống viễn thông BÁO CÁO TỒN KHO VẬT LIỆU VNPT-NEC Tháng 1 năm 2008 TT M· vËt t­ Tªn vËt t­ §vt Tån ®Çu th¸ng NhËp trong th¸ng XuÊt trong th¸ng Tån cuèi th¸ng 1 A1 B¶ng m¹ch sau E16 c¸i 34 16 24 41 2 A2 B¶ng m¹ch sau E9 c¸i 29 2 25 4 ... ... ... 149 A149 Board mạch in Cái 21 65 60 26 … … … 424 A424 ThiÕt bÞ kết nối c¸i 6 2 3 5 ... ... ... 2.5.2. Tại phòng kế toán Định kỳ, kế toán xuống kho lấy chứng từ kế toán, kiểm tra việc ghi thẻ kho của thủ kho và kí xác nhận vào thẻ kho. Dựa trên các phiếu nhập kho NVL nhập khẩu cùng với các hoá đơn thương mại, Bảng kê đóng gói bao bì, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu NVL, kế toán vào Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL nhập khẩu (Biểu số 2.15). Dựa trên các phiếu nhập kho của NVL Việt Nam và hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu liệt kê kiện hàng, kế toán vào Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL Việt Nam. Cuối tháng, dựa trên các phiếu xuất kho của NVL (trong một phiếu xuất kho có thể gồm cả NVL nhập khẩu và NVL Việt Nam) kế toán vào Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL nhập khẩu và Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVLViệt Nam. Sau mỗi lần kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư, kế toán điều chỉnh tăng giảm từng loại nguyên vật liệu trong bảng kê chi tiết nhập xuất tồn kho NVL và lập bút toán điều chỉnh (trong trường hợp phát sinh chênh lệch thừa thiếu). Nguyên vật liệu mua trong nước có giá nhập kho là tiền VNĐ, kế toán theo dõi giá trị NVL Việt Nam nhập kho theo tiền USD bằng công thức: Giá trị NVL của cả phiếu nhập kho (USD) = Giá trị NVL của cả phiếu nhập kho (VNĐ) Tỷ giá ngoại tệ thực tế ngày mua Để tính tổng giá trị nguyên vật liệu xuất kho (hoặc tổng giá trị thuế nhập khẩu xuất kho) của các vật liệu nhập khẩu xuất trong một phiếu xuất kho theo tiền VNĐ, ta sử dụng công thức: Tổng giá trị NVL (hoặc tổng TNK) xuất kho trong một phiếu xuất kho (VNĐ) = Tổng giá trị NVL (hoặc tổng TNK) xuất kho trong một phiếu xuất kho (USD) x Tỷ giá ngoại tệ bình quân cả tháng Để quy giá trị xuất NVL mua trong nước từ VNĐ sang USD kế toán sử dụng công thức: Giá trị NVL của cả phiếu xuất kho (USD) = Giá trị NVL của cả phiếu xuất kho (VNĐ) Tỷ giá ngoại tệ bình quân cả tháng Trong đó: Tỷ giá ngoại tệ bình quân cả tháng = Tổng giá trị NVL tồn đầu kỳ (VNĐ) + Tổng giá trị NVL nhập trong kỳ (VNĐ) Tổng giá trị NVL tồn đầu kỳ (USD) + Tổng giá trị NVL nhập trong kỳ (USD) Tỷ giá ngoại tệ bình quân cả tháng 1 năm 2008 được tính: 6.655.574.375 + 2.552.137.902 = 16.016 416.406,86 + 158.506,6 Trong đó: 6.655.574.375 là Tổng giá trị NVL tồn ngày 01/01/2008 tính theo VNĐ 2.552.137.902 là Tổng giá trị NVL nhập trong tháng 01/2008 tính theo VNĐ 416.406,86 là Tổng giá trị NVL tồn ngày 01/01/2008 tính theo USD 158.506,6 là Tổng giá trị NVL nhập trong tháng 01/2008 tính theo USD BiÓu 2.15: B¶ng kª chi tiÕt nhËp xuÊt tån nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu B¶ng kª chi tiÕt nhËp xuÊt tån Nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu Stt M· vËt t­ §G mua ThuÕ suÊt TNK (%) Tån ®Çu kú PhiÕu nhËp kho §GBQ c¶ kú dù tr÷ PhiÕu xuÊt kho SL §G TT ... 08-103 ... 08-109 ... ... 10114 SL TT SL TT SL TT 1 A1 55,12 20 34 54,91 1866,94 8 440,96 0 0 55,4 ... 5 277 2 A2 84,47 20 29 84,42 2448,18 1 84,47 1 84,47 84,94 ... 0 0 ... 424 A424 78.42 5 6 78.4 470,4 3 235,26 78,412 78,43 5 2 156,86 ... TiÒn NVL (USD) TNK (USD) 318.032 24.806,5 7.029,37 527,87 8.107,05 405,352 53.355,54 4.762,84 Tû gi¸ ngo¹i tÖ 16.092 16.070 16.044 16.041 TiÒn NVL (VN§) TNK (VN§) 5.117.770.994 399.186.198 112.956.030 8.482.870 130.076.730 6.503.467 855.876.217 76.400.716 (Cßn tiÕp) Stt M· vËt t­ §G mua ThuÕ suÊt TNK (%) PhiÕu xuÊt kho Tån cuèi kú Sè liÖu kiÓm kª Chªnh lÖch Tån sau kiÓm kª 10115 10116 ... SL TT SL TT SL TT SL TT 1 A1 55,12 20 3 166,2 2 110,8 ... 41 2.271,4 41 0 41 2.271,4 2 A2 84,47 20 1 84,94 1 84,94 ... 4 339,76 4 0 4 339,76 ... 424 A424 78,42 5 1 78.412 2 156,824 ... 5 392,06 5 0 5 392,06 78,43 5 ... TiÒn NVL (USD) TNK (USD) 23.765,96 1.422,93 16.971,72 1.041,53 306.477,42 24.109,56 0 306.477,42 24.109,56 Tû gi¸ ngo¹i tÖ 16.041 16.041 16.041 16.041 TiÒn NVL (VN§) TNK (VN§) 381.229.764 22.825.220 272.243.605 16.707.182 4.916.204.294 386.741.452 4.916.204.294 386.741.452 2.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Từ phiếu nhập kho, tờ khai hải quan kế to._.