Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty cao su Sao Vàng (60tr)

àm giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Do đó, công tác tổ chức hạch toán và quản lí vật liệu trong các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Công ty cao su Sao Vàng là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn, số lượng và chủng loại sản phẩm nhiều. Sản phẩm của công ty chủ yếu là các sản phẩm chế biến từ cao su. Chính vì vậy, nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng về chủng loại và số lượng từ những loại nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn đến những loại vật liệu chiếm tỉ trọng nhỏ. Chính vì vậy, công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu rất được coi trọng. Xuất phát từ những nhận thức về tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu nên qua một thời gian đi sâu tìm hiểu thực tế hoạt động kế toán tại công ty cao su Sao Vàng cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Trần Thị Phượng, em chọn đề tài cho chuyên đề của mình là: ”Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng ” . Trong chuyên đề này em xin trình bày các vấn đề sau: Phần I: Mở đầu Phần II: Thực trạng việc hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng Phần III: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Phần IV: Kết luận Do thời gian thực tập tại công ty không nhiều cùng với trình độ kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề của em không thể trách khỏi thiếu sót. Vì vậy, em mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các cô chú phòng tài chính kế toán tại công ty cao su Sao Vàng. Phần II : thực trạng việc hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty cao su Sao Vàng I. Đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng. 1. đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng Công ty cao su Sao Vàng là một doanh nghiệp sản xuất lớn với số lượng sản phẩm nhiều. Chính vì vậy, chủng loại và số lượng nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và chế biến các sản phẩm bằng cao su nên nguyên vật liệu của công ty bao gồm nhiều loại trong đó chiếm tỉ trọng lớn là các loại cao su như cao su loại 1, cao su loại 2, cao su Buna…,hay các loại hoá chất, vải mành, dây thép tanh… đến các loại nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng nhỏ như xăng công nghệ, nhựa thông, chất xúc tiến… Nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu gồm hai nguồn chính là mua trong nước và nhập khẩu. Nguồn trong nước chủ yếu được cung cấp bởi các tỉnh miền Trung và miền Nam nhưng chỉ là cao su thiên nhiên. Còn lại công ty phải nhập từ nước ngoài do nguồn trong nước chưa có hoặc không đảm bảo chất lượng. Các loại nguyên vật liệu phải nhập ngoại bao gồm: vải mành, cao su tổng hợp, cát kĩ thuật, chất xúc tiến…Nguồn nhập chủ yếu của công ty là Triều Tiên, Đài Loan, Trung Quốc, Bỉ… Các nguyên vật liệu thuộc hàng hoá chất của công ty có tính chất lí, hoá rất khác nhau. Hơn thế nữa, những loại nguyên vật liệu này rất dễ cháy, dễ bị hư hao, dễ bị tác động bởi thời tiết. Những điều kiện này đòi hỏi cần phải có những biện pháp hợp lí để bảo quản tốt nguyên vật liệu. Hiện nay, dựa vào đặc điểm lí hoá của nguyên vật liệu cũng như để tiện cho quá trình quản lí, theo dõi, hệ thống kho bãi của công ty gồm những kho sau: - Kho cao su : dùng để dự trữ các loại cao su như cao su Buna EPT, cao su L1, cao su L2… - Kho hoá chất: gồm kho hoá chất 1 chứa các loại hoá chất là nguyên vật liệu chính và kho hoá chất 2 dùng để chứa các loại nguyên vật liệu phụ. - Kho bán thành phẩm: là kho dùng để dự trữ các loại bán thành phẩm được nhập kho từ quá trình sản xuất. -Kho vải: đây là kho dùng để chứa các loại vải mành, vải phin- là các loại nguyên vật liệu chính cho quá trình sản xuất. - Kho kim khí: chứa phụ tùng thay thế - Kho chứa nhiên liệu : bao gồm kho than và kho xăng dầu - Kho tạp phẩm: chứa các loại nguyên vật liệu phụ phục vụ cho quá trình sản xuất. Việc phân chia kho bãi một cách hợp lí theo tính chất hoá lí và chức năng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đã góp phần giúp cho việc bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu được tiến hành một cách hiệu quả. Có thể khẳng định rằng, những đặc điểm cơ bản trên là điểm xuất phát cho kế toán của công ty xác định phương pháp tính giá cũng như lựa chọn hình thức hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp một cách phù hợp nhất. Qua đó, kế toán vật liệu trở thành công cụ đắc lực cho hoạt động quản lí nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu Do chủng loại nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng rất đa dạng, phong phú nên việc phân loại nguyên vật liệu rất quan trọng cho việc hạch toán nguyên vật liệu. Dựa vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, công ty phân loại nguyên vật liệu tại công ty thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu hình thành nên sản phẩm hoàn thành, bao gồm các loại : + Cao su các loại: cao su L1, L2, L3, cao su Buna EPT 4969… + Hoá chất: như chất xúc tiến D, lưu huỳnh, bột silica… + vải mành: vải phin trắng 3454, vải mành Poly Amit… + Tanh các loại: tanh 0,75, tanh ô tô… - Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm, gồm: than đen, nhựa thông, bột than chống dính cao su,… -Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt cho quá trình sản xuất như : xăng dầu, than đốt lò, củi kho… - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải - Nguyên vật liệu khác: như phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất… 2. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoài từ hai nguồn chính là nhập khẩu và mua trong nước. - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước : giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn của người bán(không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình mua nguyên vật liệu trừ đi (-) các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nguyên vật liệu. - Đối với nguyên vật liệu nhập mua từ nước ngoài: công ty nhập khẩu thông qua hai hình thức, đó là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu thông qua ủy thác. + Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu trực tiếp: Giá nguyên vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán + Thuế nhập khẩu + Chi phí mua thực tế – khoản chiết khấu, giảm giá nguyên vật liệu + Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thông qua uỷ thác: Giá nguyên vật liệu nhập kho = giá mua trên hoá đơn của đơn vị nhận uỷ thác chuyển đến + Hoa hồng uỷ thác nhập khẩu + chi phí mua khác - Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: nguyên vật liệu công ty tự sản xuất là các bán thành phẩm. Giá nhập kho của bán thành phẩm bằng giá thành bán thành phẩm. Tuy nhiên, giá thành bán thành phẩm chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính và chi phí nguyên vật liệu xuất dùng để sản xuất bán thành phẩm. Đây chính là một điểm còn tồn tại trong công tác tính giá vật liệu nhập kho của công ty. - Đối với phế liệu nhập kho : giá nhập kho được xác định dựa trên giá ước tính hoặc giá bán trên thị trường. 2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Do nghiệp vụ Nhập – xuất nguyên vật liệu ở công ty cao su Sao Vàng phát sinh với tần suất lớn và khối lượng Nhập – Xuất nhiều, nên tại công ty giá nguyên vật liệu xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Giá bình quân của 1 đơn vị nguyên vật liệu xuất kho Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kì + Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kì = Số lượng vật liệu thực tế tồn đầu kì + Số lượng vật liệu thực tế nhập trong kì Căn cứ vào giá đơn vị bình quân tính được ở cuối kì và số lượng nguyên vật liệu xuất kho trong kì, kế toán xác định được giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong kì: Giá nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng nguyên vật liệu xuất kho trong kì X Giá đơn vị bình quân Ví dụ : tính giá xuất kho cho loại cao su L1 trong tháng 10/2003 như sau -Tồn đầu tháng 10 là với lượng thực tế là: 13.539,69 kg với giá thực tế là 107.940.022 đồng - Số lượng vật liệu thực tế nhập trong kì là 55.000kg với giá thực tế là: 441.048.827 đồng áp dụng công thức tính giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ, ta có giá bình quân của một kg cao su L1 là Giá bình quân của 1 kg cao su L1 xuất kho 107.940.022 + 441.048.827 = 13.539,69 + 55.500 Vậy, giá bình quân 1 kg cao su L1 xuất kho là 7951,786 đ/kg Việc tính giá theo phương pháp này cho phép kế toán tính giá xuất nguyên vật liệu một cách đơn giản và giảm nhẹ được khối lượng công việc cho kế toán. II. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng 1. Thủ tục, chứng từ nhập kho vật liệu Ÿ Sơ đồ luân chuyển chứng từ Nghiệp vụ nhập kho đề nghị nhập vật liệu Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Ktra chứng từ, nhập kho, ghi thẻ tho Ban kiểm nghiệm Người giao hàng Phòng kế hoạch vật tư Thủ kho Ktra chứng từ, ghi sổ kế toán Kế toán nguyên vật liệu Lưu Tại công ty cao su Sao Vàng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, phòng kế hoạch vật tư sẽ xác định chủng loại vật liệu cần dùng trong kì, sau đó kết hợp với phòng kế toán để kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, từ đó lập kế hoạch thu mua và sản xuất nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu nhập kho tại công ty chủ yếu do mua ngoài. Việc mua nguyên vật liệu được thực hiện thông qua hợp đồng mua bán do Giám đốc kí duyệt. Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) và Phòng kĩ thuật cao su sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách vật liệu nhập kho thông qua việc thành lập Ban kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm có trách nhiệm lập “Biên bản kiểm nghiệm”. Những vật liệu không đúng quy cách sẽ được trả lại cho nhà cung cấp. Biểu số 1 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Biên bản kiểm nghiệm Ngày 20 tháng 10 năm 2003 Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 5872 ngày 10 tháng 10 năm 2002 của công ty cao su Việt Trung Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà trưởng ban Ông, bà Uỷ viên Ông, bà Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất 1 Cao su L1 Chọn mẫu Kg 10.000 10.000 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng. Đại diện kĩ thuật (kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) Trưởng ban (Kí, họ tên) Nguyên vật liệu sau khi kiểm tra chất lượng được nhập kho. Dựa trên hoá đơn GTGT của người bán cùng các chứng từ có liên quan khác như biên bản kiểm nghiệm, Phòng kế hoạch vật tư lập “Phiếu nhập kho”; gồm 2 liên: Liên 1: Giữ lại phòng kế hoạch vật tư Liên 2: Dùng để luân chuyển nội bộ đây là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó liên này được chuyển về phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan khác để ghi đơn giá, thành tiền và ghi sổ kế toán. Biểu số 2 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu nhập kho Ngày 20/10/2003 M 027 Số : 34918 Nợ : TK 1522 Có : TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Thọ Đơn vị: Công ty cao su Việt Trung Theo HĐ GTGT số 1478 ngày 20 tháng 10 năm 2003 của công ty cao su Việt Trung Nhập tại kho cao su STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Cao su L1 Kg 10.000 10.000 7900 79.000.000 Cộng 79.000.000 Người viết phiếu (kí, họ tên) Người giao hàng (kí, họ tên) Thủ kho (kí, họ tên) Kế toán (kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị nhập (kí, họ tên) * Đối với phế liệu nhập kho: Phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho như các trường hợp nhập kho thông thường dựa trên baó cáo về phế liệu thu hồi của các đơn vị. * Trường hợp bán thành phẩm tự sản xuất nhập kho Vật liệu tự sản xuất của công ty chính là các bán thành phẩm do các phân xưởng nhiệt luyện, hỗn luyện và Chi nhánh xí nghiệp sản xuất bán thành phẩm Xuân Hoà sản xuất. Cao su sống sau khi được nhiệt luyện hỗn luyện sẽ được chuyển cho các phân xưởng khác để tiếp tục quá trình chế tạo sản phẩm. Do đó, bán thành phẩm cũng được coi là một loại nguyên vật liệu chính tại công ty. Khi các bán thành phẩm nhập kho, phòng kế hoạch vật tư cũng sử dụng Phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 2 liên, một liên giữ lại phong kế hoạch vât tư, một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu. Biểu số 3 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu nhập kho Ngày 20/10/2003 M 027 Số : 34918 Nợ : TK 1522 Có : TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Nam Đơn vị: vận chuyển Theo …………… ngày tháng …năm ….. của ………….. Nhập tại kho : kho bán thành phẩm STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Cao su bán thành phẩm (01S) Kg 77.343 77.343 2 Cao su BT P (09) Kg 54.310 54.310 Cộng Người viết phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị nhập Cuối kì, kế toán tập hợp các phiếu nhập kho vào Bảng “Tập hợp chi tiết phiếu nhập kho” (Biểu số 4) * Đối với trường hợp vật liệu xuất kho dùng không hết: Cuối kì các xí nghiệp sẽ lập “Báo cáo vật tư” sau đó gửi về phòng kế toán Biểu số 5 xí nghiệp cao su số 1 Báo cáo vật tư Tháng 10 năm 2003 STT Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kì Lĩnh Sử dụng Tồn cuối kì 1 Cao su TN L1 Kg 0 1400 1200 200 2 Cao su TN L3 Kg 700 0 700 0 3 Cộng cao su TN 700 1400 1900 200 4 Cao su TH SBR 1712 Kg 50 105 40 115 5 Cao su TH SBC 1502 Kg 420 0 0 420 …. Người lập biểu Giám đốc xí nghiệp Do nguyên vật liệu sử dụng không hết tại công ty cao su Sao Vàng không được gửi trả về kho của công ty mà giữ lại kho của xí nghiệp nên không lập phiếu nhập kho. Báo cáo vật tư có chức năng tương tự như “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu 07-VT ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT của Bộ tài chính . Dựa vào báo cáo này, kế toán sẽ lập bảng‘Tập hợp chi tiết phiếu nhập” riêng cho trường hợp xuất dùng không hết. (Biểu số 6) Thủ tục, chứng từ xuất kho Nghiệp vụ xuất kho Xin lệnh xuất Kí duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Ktra chứng từ, xuất kho, ghi thẻ kho Thủ trưởng Người có nhu cầu sử dụng vật liệu Phòng kế hoạch vật tư Thủ kho Ktra chứng từ, ghi sổ kế toán Kế toán nguyên vật liệu Lưu Tại công ty cao su Sao Vàng, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn để tiêu dùng nội bộ hoặc xuất bán ra ngoài. Tuỳ từng trường hợp mà công ty sử dụng loại chứng từ phù hợp. ã Đối với nguyên vật liệu xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất: để kiểm soát được mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng Kế hoạch vật tư sẽ lập “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Phiếu này được lập trên hạn mức được duyệt trong tháng do Phòng kĩ thuật cao su lập cho từng loại vật liệu, cho từng phân xưởng, xí nghiệp. Trong đó, hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Hạn mức được duyệt = Số lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch trong tháng X Định mức sử dụng vật tư cho 1 đơn vị sản phẩm Số lượng thực xuất trong tháng được thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt và số thực xuất cho từng lần. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập làm 2 liên: Một liên được giữ lại ở bộ phận sử dụng vật tư. Một liên giao cho thủ kho giữ. Cuối tháng, thủ kho thu cả hai phiếu, cộng số thực nhập trong tháng để ghi thẻ kho và kí tên vào phiếu, sau đó chuyển 1 liên về Phòng kế hoạch vật tư, 1 liên về Phòng Tài chính kế toán để kế toán vật liệu ghi sổ. Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết, thì số xin lĩnh thêm được ghi vào được ghi vào dưới phiếu dố chứ không lập phiếu khác. Biểu số 7 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 10/2003 Số : 3780 Nợ : TK 621 Có : TK 1522 Tên đơn vị: XN cao su 1 Tên vật tư: cao su TH Buna EPT 4969 Ngày Nhu cầu Thực lĩnh kí nhận Số lượng đơn giá Thành tiền 420 30.976,5 13.010.130 03/10/03 125 10/10/03 112 21/10/03 102 27/10/03 79 Cộng 418 12.948.177 Phụ trách bộ phận sử dụng (Kí, họ tên) Trưởng phòng kế hoạch vật tư (Kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) Khi có nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu không dùng cho hoạt động sản xuất, Phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho trên cơ sở đơn xin xuất của bộ phận sử dụng vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại Phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột đơn giá, thành tiền và ghi sổ kế toán. Liên 3: Giao cho nhận để ghi sổ kế toán tại bộ phận sử dụng. Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất cho bộ phận sử dụng trong công ty và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư Biểu số 8 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu xuất kho Ngày 15/ 10/2003 M 028 Số : 2502 Nợ : TK 1368 Có : TK 1522 Họ tên người nhận hàng: Tên đơn vị: Công ty cao su Thái Bình Lí do xuất kho: Xuất tại kho : cao su S T T Tên, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Cao su L3 Kg 78593 78.593 8.236 647.271.201 2 Cao su TH SBR 1712 Kg 3.850 3.850 10.456 40.254.746 …. Cộng 687.525.949 Người nhận (Kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị nhận (Kí, họ tên) Phòng kế hoạch vật tư (Kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) Kế toán (Kí, họ tên) ã Khi cần vận chuyển vật liệu từ kho này sang kho khác trong công ty hoặc từ kho của xí nghiệp này sang kho của xí nghiệp khác, công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng kế hoạch vật tư lập thành 3 liên: Liên 1: Được lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng. Liên 3: Dùng để làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán . Biểu số 9 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 25/ 10/2003 Liên 1: Lưu Căn cứ vào lệnh điều động số 107 ngày 20 tháng 10 năm 2003 của ……về việc…………… Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Đức Quyết Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: kho cao su Nhập tại kho: Kho xí nghiệp 2 S T T Tên, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Cao su L1 Kg 7570 7570 7952 60.196.640 2 Cao su L3 Kg 5789 5798 8.236 47.752.328 Cộng 107.948.968 Xuất, ngày 25 tháng 10 năm 2003 Nhập, ngày 25tháng 10 năm 2003 Người viết phiếu (kí, họ tên) Thủ quỹ xuất (kí, họ tên) Người vận chuyển (kí, họ tên) Thủ kho nhập (kí, họ tên) ã Đối với trường hợp xuất bán nguyên vật liệu: Căn cứ vào hợp đồng hoặc thoả thuận với khách hàng, phòng tiếp thị và bán hàng sẽ viết “Lệnh xuất kho ” sau đó chuyển sang phòng tài chính kế toán để kế toán lập Hoá đơn giá trị gia tăng. Biểu số 10 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Lệnh xuất kho Ngày 19/ 10/2003 Mã: 064 Số : 3128 Thuế GTGT : 10% Mã số: M154 Họ tên người nhận hàng: Lê Lan Phương Đơn vị bán hàng: Xuất tại kho : Kho bán thành phẩm Ghi chú: STT Tên hàng và quy cách Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cao su BT P 41S Kg 2500 11.570 28.925.000 Cộng 28.925.000 Tiền Thuế GTGT: 2.892.500 Tổng tiền thanh toán: 31.817.500 Người nhận (kí, họ tên) Người viết phiếu (kí, họ tên) Thừa lệnh thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) Hoá đơn giá tri gia tăng được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán . Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng thanh toán. Biểu số 11 Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2 : Giao cho khách AB/2003T Ngày 24 tháng 10 năm 2003 No : 038291 Số: 38291 Đơn vị bán hàng: công ty cao su Sao Vàng Địa chỉ: 231 đường Nguyễn Trãi TK số : 710A0013 NH công thương khu vực Đống Đa- Hà Nội Điện thoại MS: Họ tên người mua: công ty Phương Nam Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: MS:……………… STT Tên hàng, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền 1 Cao su BT P 41S Kg 2500 11570 28.925.000 Cộng tiền hàng :28.925.000 đ Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.892.500 đ Tổng tiền thanh toán: 31.817.500đ Số tiền viết bằng chữ: ba mươi mốt triệu tám trăm mười bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Người mua hàng (kí, họ tên) Kế toán trưởng (kí, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) Cuối tháng kế toán tiến hành tập hợp các phiếu xuất kho, phân loại theo loại sản phẩm và đơn vị sử dụng vật liệu cho từng loại vật liệu chính, phụ trên máy vi tính và in ra “ Tập hợp chi tiết phiếu xuất”( Biểu số 12) 2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty: Tại công ty cao su Sao Vàng, do số lưọng và chủng loại nguyên vật liệu lớn, các nghiệp vụ xuất nhập nguyên vật liệu phát sinh nhiều nên kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty áp dụng hình thức “ Sổ số dư”. Tại kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi số lượng nhập- xuất- tồn cho từng thứ vật tư ở từng kho về mặt số lượng. Thủ kho mở theo kho theo từng thứ vật liệu và sắp xếp thẻ kho theo từng loại vật liệu để tiện quản lí, ghi chép. Thẻ kho ghi chép số lượng, phản ánh tình hình biến động của từng loại vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho, xuất kho. Mỗi chứng từ được ghi vào thẻ kho trên một dòng dựa trên cơ sở thực nhập, thực xuất. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho trên từng thẻ kho. Biểu số 13 Thẻ kho Lập ngày 1 tháng 10 năm 2003 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: cao su L2 Đơn vị tính: kg Kho :cao su Tờ số 1 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tồn đầu tháng 20.000 2/10 1780 Xuất cho XN 2 1350 18.650 8/10 1678 Nhập của cty Sao Mai Anh 5.440 24.090 9/10 1815 Xuất cho XN 3 2760 21.330 14/10 1847 Xuất cho XN 1 5890 15.440 …. Cộng 38.440 50.483 Tồn cuối tháng 7957 -Tại phòng tài chính kế toán, định kỳ, kế toán vật liệu phải xuống kho để kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Kế toán sẽ phân loaị và định khoản cho từng chứng từ rồi nhập số liệu vào máy vi tính. Cuối tháng, máy sẽ tính đơn giá cho từng loại vật liệu từ đó kế toán sẽ ghi vào cột đơn giá và thành tiền của các chứng từ. . Khi nhận được thẻ kho từ thủ kho vào cuối tháng, kế toán lấy số liệu trên dòng tổng trên thẻ kho để ghi vào “ sổ số dư” về mặt số lượng. Giá trị của cột Tồn và Xuất được xác định dựa trên số lượng tồn kho và đơn giá của từng loại vật liệu. “ Sổ số dư” (biểu số 14) của công ty được mở theo từng tháng cho từng kho và từng tài khoản cấp 2 và từng vật liệu về mặt giá trị và số lượng. Sổ số dư của công ty không chỉ theo dõi số dư cuối tháng mà còn theo dõi cả tình hình nhập – xuất - tồn trong tháng. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty không lập “Phiếu giao nhận chứng từ ” và “Bảng luỹ kế nhập –xuất – tồn”. Điều này gây khó khăn cho công tác đối chiếu và làm mất thời gian cho công tác kế toán. III. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng 1. phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính thuế GTGT 1.1. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Tại công ty cao su Sao Vàng, phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phương pháp kiểm kê thường xuyên. Phương pháp kiểm kê thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động nhập xuất tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hoá. Theo phương pháp này, những tài khoản tồn kho thuộc loại 15 nói chung và tài khoản 152- nguyên vật liệu- nói riêng phản ánh cả biến động nhập – xuất – tồn trên tài khoản và cung cấp thông tin thường xuyên tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ…Cuối kì, kế toán nguyên vật liệu kiểm kê để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp và điều chỉnh nếu thừa hoặc thiếu. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cũng như yêu cầu của công tác quản lí của công ty. Đây là phương pháp hạch toán hàng tồn kho có nhiều tiện ích với độ chính xác cao và cung cấp thông tin và hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. 1.2. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng tại công ty Tại công ty cao su Sao Vàng, phương pháp tính thuế GTGT được áp dụng là phương pháp khấu trừ. Theo phương pháp này, số thuế GTGT phải nộp được tính theo công thức sau: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá dịch vụ chịu thuế bán ra x Thuế suất thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ đó Thuế GTGT đầu ra được ghi trên hoá đơn GTGT được lập khi bán hàng. Thuế GTGT đầu vào được xác định dựa trên: + Chứng từ nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu + Thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT khi công ty mua hàng + Thuế GTGT đối với các chứng từ đặc thù 2. Tài khoản và sổ sách sử dụng Tại công ty cao su Sao Vàng, hạch toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán có nội dung ở dạng tổng quát. Kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty sử dụng Tài khoản 152-‘nguyên vật liệu ’để theo dõi tình hình biến động nhập- xuất – tồn của nguyên vật liệu. Tài khoản 152 tại công ty được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 và cấp 3 như sau: TK 152: nguyên vật liệu 1521 : Bán thành phẩm 15211: Bán thành phẩm cao su 15212: Bán thành phẩm tại Xuân Hoà 12513: bán thành phẩm Xuân Hoà tại công ty 1522: nguyên vật liệu chính 1523: Nguyên vật liệu phụ 1524: Nhiên liệu 15241: Nhiên liệu các loại 15242: Nhiên liệu là than 1525: Phụ tùng thay thế 1527: Van các loại 1528: Phế liệu phế phẩm Ngoài ra, công ty còn sử dụng các TK khác có liên quan như : TK 111. 112, 621, 627, 641, 642…. Về hình thức sổ sách, Công ty cao su Sao Vàng là một doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh , trình độ quản lí cao và bộ máy kế toán được chuyên môn hoá, do đó hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức “ Nhật kí chứng từ”. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty trong phần hành kế toán nguyên vật liệu bao gồm hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hệ thống sổ tổng hợp bao gồm: Bảng kê: Công ty sử dụng bảng kê số 4, số 5 và số 6. Bảng kê được sử dụng trong trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên nhật kí chứng từ được. Căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ có liên quan, kế toán ghi vào các bảng kê. Nhật kí chứng từ: từ các chứng từ, các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan kế toán phản ánh vào nhật kí chứng từ . Trong phần hành kế toán nguyên vật liệu, kế toán cuả công ty sử dụng nhật kí chứng từ số 1, 2, 5, 6, 7… Sổ cái : cuối kì , kế toán tập hợp số liệu trên các nhật kí chứng từ để vào các sổ cái có liên quan: bao gồm các sổ cái TK 152, 151, 331… Hệ thống sổ chi tiết của công ty bao gồm các sổ chi tiết như sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tập hợp chi tiết phiếu nhập, phiếu xuất… ã Sơ đồ trình tự ghi chép sổ sách kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật kí chứng từ Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu Sổ số dư Tập hợp hoá đơn nhập, trả lại vật liệu Sổ chi tiết TK 331 Thẻ kho Tập hợp hoá đơn xuất vật liệu Bảng phân bổ nguyên vật liệu NK – CT 1, 2 Bảng kê 4, 5 NK – CT số 5 Sổ cái TK 152, 331 NK – CT số 7 Báo cáo tài chính 3. Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng 3.1. Trường hợp mua ngoài chưa thanh toán Đây là nghiệp vụ thường xuyên phát sinh nhất trong giai đoạn cung cấp nguyên vật liệu tại công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán và nhật kí chứng từ số 5. Khi nghiệp vụ này phát sinh, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: chi tiết theo loại vật liệu Có TK 331: chi tiết theo nhà cung cấp Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, và các chứng từ thanh toán với với người bán, kế toán tiến hành ghi “Báo cáo chi tiết TK 331 theo từng người bán ” Biểu số 15 Báo cáo chi tiết tk 331 theo từng nhà cung cấp ngày 01/10/2003 đến 30/10/2003 Đối tượng : công ty cao su Việt Trung Loại tiền : VNĐ Hoá đơn Diễn giải TK đối ứng P S nợ P S có Số Ngày tháng Số dư đầu kì 461.430.865 34918 04/10 Nhập cao su L1 – VAT 10% 1522 86.900.000 13311 8.690.000 7867 17/10 Thanh toán hoá đơn 1467 111 167.895.760 34927 24/10 Nhập cao su L1- VAT 10 % 1522 43.450.000 13311 4.345.000 ….. Cộng số phát sinh 506.430.865 290.325.000 Dư cuối kì 245.325.000 Dựa trên “Báo cáo chi tiết tài khoản 331 theo từng nhà cung cấp ” , cuối kì, kế toán lập “ Sổ chi tiết thanh toán người bán ” (Biểu số 16). Mỗi dòng trên sổ chi tiết tương ứng với một nhà cung cấp, số liệu được lấy từ dòng tổng (dư cuối kì) trên các báo cáo chi tiết theo từng nhà cung cấp. Cuối tháng, dựa trên Sổ chi tiết thanh toán với người bán và nhật kí chứng từ 1, 2…, kế toán sẽ lập Nhật kí chứng từ số 5. Nhật kí chứng từ số 5(Biểu số 17) được mở với mục đích tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với người bán của công ty. Qua đây ta có thể thấy việc lập ‘Sổ chi tiết thanh toán người bán’ ở công ty là không thực sự cần thiết bởi số liệu trên sổ này đã được theo dõi trên nhật kí chứng từ số 5. Việc này đã làm cho công tác kế toán bị trùng lặp và bị làm phức tạp hoá. Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào Nhật kí chứng từ số 5 để lập sổ cái TK 331 Biểu số 17 Bộ công nghiệp Công ty cao su Sao Vàng Sổ cái TK 331 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có 7.852.794.489 10.798.478.598 Ghi Có TK đối ứng Nợ với TK này … Tháng 9 Tháng 10 … Cộng 1. TK 111 6.487.289.176 2. TK 112 6.994.749.775 Cộng phát sinh Nợ 13.482.038.951 Có 22.098.865.177 Số dư cuối kì Nợ 8.406.182.249 5.714.145.621 Có 6.260.615.220 12.185.404.458 3.2. Nghiệp vụ mua vật liệu thanh toán bằng tiền mặt Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 152: chi tiết theo nguyên vật liệu nhập mua Nợ TK 13311: t._.