Hạch toán nguyên vật liệu và một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Dược phẩm và Thương mại Thành Công

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH ------› ¶ š------ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM VÀ THƯƠNG MẠI THÀNH CÔNG NGƯỜI THỰC HIỆN: SV. VÕ THỊ LAN Lớp: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP B - K50 NGƯỜI HƯỚNG DẪN ThS. NGUYỄN XUÂN TIẾN HÀ NỘI - 2009 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được đề tài nghiên cứu của mình tại công ty TNHH Dược Phẩm và Thương Mại Thành Công tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban giám hiệu nhà trường, ban chủ nhiệm khoa Kế Toán và Quản Trị Kinh Doanh, cùng toàn thể các thầy cô giáo đã trang bị cho tôi những kiến thức về mặt lý luận và thực tế để tôi hoàn thành bài luận văn của mình. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Nguyễn Xuân Tiến đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên, đặc biệt là phòng kế toán – tài chính; phòng kế hoạch vật tư đã tạo tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi tiếp cận được kiến thức thực tế trong thời gian thực tập tại công ty. Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè đã giúp đỡ tôi về mặt vật chất, cũng như động viên về mặt tinh thần để tôi có thêm động lực học tập và nghiên cứu đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng 5 năm 2009 Sinh viên Võ Thị Lan MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1: Tình hình tài sản của công ty qua 2 năm 2007-2008 40 Bảng 3.2: Tình hình nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2007-2008 41 Bảng 3.3: Kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy qua 2 năm 2007-2008 43 Bảng 3.4: Tình hình lao động của công ty qua 2 năm 2007-2008 44 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 10 Sơ đồ 2.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 11 Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư 12 Sơ đồ 2.4: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 14 Sơ đồ 2.5: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 15 Sơ đồ 2.6: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai định kỳ trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 17 Sơ đồ 2.7: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai định kỳ trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 18 Sơ đồ 2.8: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 20 Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký- Sổ cái 22 Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 24 Sơ đồ 2.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 26 Sơ đồ 2.12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 28 Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 32 Sơ đồ 3.2: Quy trình sản xuất bán thành phẩm cốm viên nén sủi bọt 35 Sơ đồ 3.3: Bộ máy kế toán của công ty 36 Sơ đồ 3.4: Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chung 38 Sơ đồ 3.5: Tiến trình thực hiện quy trình mua hàng 50 Sơ đồ 3.6: Thủ tục nhập kho nguyên liệu 61 Sơ đồ 3.7: Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 64 Sơ đồ 3.8: Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư 65 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGĐ BHYT BHXH CBCNV CCDV CT GĐCT GTGTHĐ HSL LSX NKCT NVL NT NX KH KQ SXKD KTCL ĐBCL ĐMVT ĐVTPNK PXK QLSX SXSTT TKĐƯ TNHH TM TSCĐ VAT TT TT dòng Ban giám đốc Bảo hiểm y tế Bảo hiểm xã hội Cán bộ công nhân viên Cung cấp dịch vụ Chứng từ Giám đốc công ty Giá trị gia tăng Hoá đơn Hệ số lượng Lệnh sản xuất Nhật ký chứng từ Nguyên vật liệu Ngày tháng Nhập xuất Kế hoạch Kết quả Sản xuất kinh doanh Kiểm tra chất lượng Đảm bảo chất lượng Định mức vật tư Đơn vị tính Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Quản lý sản xuất Sản xuất Số thứ tự Tài khoản đối ứng Trách nhiệm hữu hạn Thương mại Tài sản cố định Thuế giá trị gia tăng Thực tế Thứ tự dòng PHẦN I: MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, nền kinh tế nước ta đã và đang hội nhập với nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới, từ đó dẫn đến sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau, và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp nước ngoài. Mục đích cạnh tranh của các doanh nghiệp có thể là: Để tồn tại, để tăng thị phần, hay là để có được lợi nhuận cao nhất. Dù hướng tới mục tiêu nào thì các doanh nghiệp luôn phải quan tâm tới nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, và chất lượng sản phẩm của mình. Chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố dẫn đến thành công của mỗi doanh nghiệp. Một sản phẩm đạt chất lượng tốt không chỉ đơn thuần là đạt được các tiêu chuẩn sau khi đã hoàn thành, mà nó còn thể hiện ở tất cả các khâu trong quá trình sản xuất.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải quan tâm chặt chẽ đến từng khâu của quá trình sản xuất. Đối với phần lớn các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm, là yếu tố đầu vào không thể thiếu. Bên cạnh đó nguồn tài nguyên nói chung và của doanh nghiệp nói riêng luôn có hạn. Do đó để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục có chất lượng thì việc cung cấp sử dụng và quản lý nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết, vì đó là là một trong những cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. Từ nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu, sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Dược phẩm và thương mại Thành Công, dưới sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của các bác, các anh chị phòng kế toán, phòng kế hoạch vật tư và các anh chị thủ kho, cùng với sự hướng dẫn của các thầy cô trong khoa kế toán và quản trị kinh doanh, đặc biệt là dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy hướng dẫn Nguyễn Xuân Tiến tôi đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Hạch toán nguyên vật liệu và một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Dược phẩm và Thương mại Thành Công”. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Tìm hiểu tình hình thực tế về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện về tổ chức quản lý, dự trữ cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty dược phẩm Thành Công. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về hạch toán nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp - Nghiên cứu thực trạng công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu tại công ty. - Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại công ty. 1.3. Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức hạch toán và quản lý nguyên vật liệu tại công ty. 1.4. Phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Phạm vi nghiên cứu không gian Đề tài được nghiên cứu tại công ty TNHH Dược Phẩm và thương mại Thành Công. 1.4.2. Phạm vi về thời gian - Thời gian từ năm 2007-2008 - Thời gian thực tập từ ngày 15/01/2009 đến ngày 10/05/2009. PHẦN II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Tổng quan tài liệu 2.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. Đó là thành phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm. 2.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh 2.1.2.1. Đặc điểm chung của nguyên vật liệu - Về mặt giá trị: * Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cấu thành nên sản phẩm. * Giá trị của nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị của sản phẩm tạo ra. * Trên bảng cân đối kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận của tài sản thuộc tài sản lưu động, và nó thuộc khoản mục hàng tồn kho. - Về mặt hiện vật: Khi tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, dưới tác động của lao động máy móc sẽ làm nguyên vật liệu tiêu hao toàn bộ hay hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu. 2.1.2.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp dược phẩm - Đặc điểm về mặt vật lý: nguyên liệu ở nhiều dạng vật lý khác nhau. Cụ thể là: có nguyên liệu ở dạng hạt thô to như “ Acid citric, đường kính, saccarin, các muối khoáng ”, hạt cứng như đường “sacarose”, nguyên liệu ở dạng bột mịn như đường “Dextrose, các vi ta min B1, B5, B6, B12…”, nguyên liệu ở dạng dược liệu phải nấu cao như “ lá gai, trà đắng, linh lăng, rau má, nhọ nồi...” nguyên liệu là các muối khoáng ngậm nước “ sáp ong ”, nguyên liệu phải qua chiết suất “ cam thảo, cỏ ngọt ”, hay nguyên liệu ở dạng lỏng, dạng sệt, hay dạng dung môi: “ nước cất, vitamin A, glyserin”. Nguyên liệu dùng để pha chế thuốc tạo ra hương đặc trưng của sản phẩm như “ Tinh dầu cam- có trong viên C sủi”... là những dược liệu có mùi thơm như: “ Quế, hồi, sa nhân, xuyên nhung, thảo quả”. - Đặc điểm về mặt hoá học: Các nguyên liệu đa phần là loại nguyên liệu, dược liệu có tác dụng tốt cho sức khoẻ như các vitamin, sắt, hà thủ ô… Tuy nhiên do đặc điểm của quy trình công nghệ, công thức của từng loại thuốc mà cũng cần có một số loại nguyên liệu có tính độc, các nguyên liệu này chỉ được sử dụng trong phòng thử nghiệm và được để tại phòng thử nghiệm. - Đặc điểm về mặt thời gian sử dụng: Các nguyên liệu thường có thời gian sử dụng nhất định, có những loại nguyên liệu nếu không có điều kiện bảo quản đúng theo yêu cầu về nhiệt độ, ẩm độ thì chất lượng bị giảm nhanh chóng như: Linh chi nếu bảo quản ở kho nguyên liệu thường, nhiệt độ và ẩm độ không ổn định, có những thời gian mưa kéo dài dẫn đến ẩm độ lớn dẫn đến nguyên liệu này bị mốc, do đó mà chất lượng giảm. 2.1.3. Vai trò vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh - Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong các doanh nghiệp sản xuất. - Chất lượng và số lượng sản phẩm phụ thuộc rất lớn vào chất lượng và số lượng NVL tạo nên sản phẩm đó. - Nguyên vật liệu ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch, lập dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu việc cung ứng nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời sẽ làm chậm tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. 2.1.4. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Cần phải có sự quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ. - Tại khâu thu mua: Do mỗi loại NVL có tính chất lý hoá học khác nhau, mức độ hư hao khác nhau nên phải mở sổ chi tiết theo dõi đến từng nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. - Tại khâu bảo quản: Để bảo quản tốt NVL, giảm thiểu hao hụt, mất mát, các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật. Bố trí nhân viên có đạo đức theo dõi chi tiết đến từng kho, từng địa điểm bảo quản. - Tại khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán nguyên vật liệu. Cần ghi chép tổng hợp các loại nguyên vật liệu xuất dùng theo từng đối tượng, từng bộ phận phân xưởng. - Tại khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức kỹ thuật, để dự toán được lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng kỳ, hay từng thời điểm. 2.1. 5. Phân loại và nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu 2.1.5.1. Phân loại nguyên vật liệu Theo kế toán tài chính thì nguyên vật liệu được phân loại bao gồm: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực tế chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quát trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản, đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. 2.1.5.2. Nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu Khi hạch toán nguyên vật liệu cần tôn trọng một số quy định sau đây: - Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên tài khoản 152 cần thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. Nội dung giá gốc của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập bao gồm: * Giá gốc của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có), thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm... Nguyên vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng ( GTGT) tính theo phương pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế, thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí gia công... được khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133 “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ- 133.1”. Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ ( nếu có). Đối với nguyên vật liệu mua bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra đồng việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá quy định bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi nhận tăng giá trị nguyên vật liệu nhập kho. * Giá gốc của nguyên vật liệu tự chế biến bao gồm: Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. * Giá gốc của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm: Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển đến nơi chế biến và từ nời chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công chế biến. * Giá gốc của nguyên vật liệu góp vốn liên doanh, cổ phần là giá trị được các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá chấp thuận. - Việc tính trị giá của nguyên vật liệu xuất kho, được thực hiện theo một trong bốn phương pháp quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”: * Phương pháp giá đích danh: Khi xuất hàng, giá vốn của hàng được xác định giá trị đích danh từng chiếc, từng lô theo nguyên lúc nhập vào. Phương pháp này được sử dụng đối với những đơn vị ít hàng trong kho, hay các doanh nghiệp có mặt hàng giá trị như vàng, bạc, kim loại, đá quý được sắp xếp cụ thể riêng biệt. * Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này thì đơn giá xuất kho sẽ là đơn giá bình quân gia quyền. Đơn giá bình quân được xác định theo hai cách cơ bản sau. Cách 1: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: dựa trên trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng mua vào trong kỳ, số lượng hàng tồn kho đầu kỳ, và số lượng hàng mua vào trong kỳ theo công thức. Đơn giá bình quâncả kỳ dự trữ = Trị giá hàng tồn kho +Trị giá hàng mua trong kỳ SL hàng tồn kho đầu kỳ +SL hàng mua trong kỳ Cách tính này phù hợp với những doanh nghiệp có danh mục vật tư ít nhưng số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều. Ưu điểm: đơn giản, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu. Nhược điểm: do công việc tính giá vào cuối kỳ nên có thể dẫn đến việc cung cấp thông tin không kịp thời và độ chính xác không cao. Cách 2: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập được xác định sau mỗi lần nhập nguyên vật liệu, được xác định theo công thức. Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế nguyên vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Phương pháp xác định này sử dụng ở những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập không nhiều. Cách tính này có ưu điểm tính giá nguyên vật liệu xuất kho rất kịp thời, tuy nhiên có nhược điểm phải tính toán nhiều cho từng loại nguyên vật liệu. Trên cơ sở đơn giá bình quân sẽ xác định được giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ = Số lượngnguyên vật liệu x Đơn giábình quân * Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số hàng nào nhập trước thì được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo tuần tự. Như vậy, giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng để tính giá thực tế hàng xuất trước. * Phương pháp nhập sau, xuất trước(LIFO): Theo phương pháp này, trị giá hàng mua sau cùng được lấy goá để tính cho hàng xuất lần đầu tiên. Phương pháp này việc lấy giá để tính cho hàng xuất ngược với phương pháp FIFO. Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ nguyên vật liệu. - Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập, xuất nguyên vật liệu thì cuối kỳ kế toán hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu. 2.1.6. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu - Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, xuất nhập, tồn kho nguyên vật liệu. - Tính giá nguyên vật liệu thu mua, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng cung ứng về số lượng, chất lượng các mặt hàng. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp kế toán nguyên vật liệu, thực hiện đầy đủ chế độ kế toán như: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các sổ thẻ kế toán chi tiết. - Kiểm tra việc chấp hành chứng từ ghi chép ban đầu, chế độ bảo quản, định mức dự trữ, tiêu hao các loại nguyên vật liệu, phân bổ chính xác chi phí này, phân bổ chính xác chi phí này cho đúng đối tượng sử dụng. - Thực hiện kiểm kê phản ánh chính xác số lượng và giá trị tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra. 2.1.7. Hệ thống chứng từ và phương pháp hạch toán nguyên vật liệu 2.1.7.1. Hệ thống chứng từ * Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán và quản lý công ty sử dụng cả chứng từ bắt buộc và chứng từ mang tính hướng dẫn bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT), Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT), Hoá đơn GTGT, Thẻ kho (Mẫu số 06- VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05- VT), Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 08- VT), bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, lệnh SX, Giấy đề nghị cấp NVL, Dự trù cấp NVL cho SX. Trong đó: - Chứng từ bắt buộc: Là chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. - Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Ngoài các nội dung quy định trên mẫu đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức biểu mẫu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị, tuy nhiên nó vẫn phải đảm bảo tính pháp lý. 2.1.7.2. Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - Phương pháp ghi thẻ song song: * Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, khối lượng nhập xuất các loại vật tư ít không thường xuyên và trình độ kế toán còn hạn chế. * Quá trình thực hiện: Thủ kho dùng thẻ để phản ánh tình hình nhập, xuất tồn, nguyên vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng thủ kho tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số lượng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập kho, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư kiểm tra đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng loại nguyên vật liệu và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào thẻ kế toán chi tiết vật tư liên quan. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng thẻ đối chiếu với thẻ kho. * Ưu điểm: Ghi sổ đơn giản, thuận tiện cho công tác quản lý vì dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong quá trình ghi sổ. * Nhược điểm: Có sự trùng lặp trong quá trình ghi chép giữa phòng kế toán và kho. Sơ đồ 2.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻhoặcsổchi tiếtvậttư Bảng tổng hợp nhập, xuất tồnkho vật tư Kế toántổnghợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi hàng tháng : Quan hệ đối chiếu - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Điều kiện áp dụng: Áp dụng trong doanh nghiệp sản xuất có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu và kho hàng ngày. * Quá trình thực hiện: Tại kho, thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhấp, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặ số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng loại vật tư; Cuối tháng thủ kho tổng cộng số nhập, xuất, từ đó tính ra số lượng và giá trị của nguyên vật liệu tồn kho. * Tại phòng kế toán, không mở thẻ kế toán vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập xuất phát sinh của từng loại vật tư trong tháng, cuối tháng đối chiếu với thẻ kho. * Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ do sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. * Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán giữa thủ kho và kế toán vẫn bị trùng lặp về mặt số lượng Sơ đồ 2.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu - Phương pháp sổ số dư * Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế ( chứng từ nhập, xuất) diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại nguyên vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh mục vật tư, trình độ của đội ngũ kế toán tương đối cao. * Quá trình sử dụng: Tại kho, thủ kho phải ghi số lượng vật tư tồn trong kho cuối tháng theo từng loại cụ thể vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cả năm. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kế toán tính thành tiền và kiểm tra. Tại phòng kế toán định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu thập chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền tính được theo từng loại vật tư vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Sau đó tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư, và đối chiếu với cột “Số tiền” trên sổ số dư. * Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày * Nhược điểm: Khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót, do đó kế toán và thủ kho đòi hỏi phải có kiến thức về quản lý. Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Đối với phương pháp kê khai thường xuyên Hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi thường xuyên liên tục, liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Theo phương pháp này tài khoản nguyên vật liệu được phản ánh theo đúng nội dung là tài khoản tài sản. Phương pháp này có ưu điểm có thể tính được giá trị vật tư nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp, và thường hay được áp dụng ở các doanh nghiệp có trị giá nguyên vật liệu lớn. * Tài khoản sử dụng: Là tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” - Nội dung của tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu theo giá thực tế, và có thể mở các tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý. - Kết cấu TK 152: Bên nợ: + Phản ánh trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhập góp vốn hoặc từ các nguồn khác. + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có: + Trị giá của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. + Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Số dư bên nợ: + Trị giá của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. * Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường” - Nội dung: Bên cạnh tài khoản 152 phản ánh tình hình thực tế của nguyên vật liệu hiện có, còn có tài khoản trung gian là tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho. - Kết cấu: Bên Nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi đường. Bên có: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng. Số dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đi đường cuối kỳ chưa về nhập kho.  Sơ đồ 2.4: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 152 TK 627,641,642... TK 411 TK 128, 222 TK 632 TK 151 TK 111,112,331... TK 138,642 TK 338,642 TK 133 NVL mua ngoài nhập kho Thuế GTGT đầu vào NVL tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công Nhận vốn góp cấp phát bằng NVL Nhận lại vốn góp Hàng đi đường về nhập kho Phát hiện thừa khi kiểm kê Xuất kho NVL cho các bộ phân Xuất kho NVL cho sản xuất sản phẩm Xuất NVL đem bán Xuất kho NVL mang góp vốn Liên doanh Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK128,222 TK154 TK 621 Xuất kho NVL thuê ngoài Gia công chế biến TK 154 TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại Phát hiện thiếu khi kiểm kê Sơ đồ 2.5: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TK 111,112,331... TK 152 TK 627,641,642... NVL mua ngoài nhập kho ( Giá có cả thuế GTGT) TK 151 Hàng đi đường về nhập kho TK 154 NVL tự sản xuất hoặc thuê Ngoài gia công TK 128,222 Nhận lại vốn góp TK 411 Nhận vốn góp, cấp phát bằng NVL TK 338,642 Phát hiện thừa khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch tăng do Đánh giá lại Xuất kho NVL cho các bộ phận TK 621 Xuất kho NVL để sản xuất sản phẩm TK 632 Xuất NVL đem bán TK 128,222 Xuất NVL đi góp vốn liên doanh TK 154 Xuất kho NVL thuê ngoài gia công chế biến TK 138,642 Phát hịên thiếu khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch giảm do Đánh giá lại Đối với phương pháp kê khai định kỳ Phương pháp kê khai định kỳ là phương pháp không theo dõi đối tượng một các thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế; từ đó xác định được lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và cho mục đích khác. Công thức xác định: Trị giá NVL xuất dùng trong kỳ = Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Tổng giá trị NVL tăng thêm trong kỳ - Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ Phương pháp này có ưu điểm tiết kiệm được số lượng ghi chép, nhưng độ chính xác không cao. Phương pháp này thường hay áp dụng tại các đơn vị kinh doanh các loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, hay xuất bán. * Tài khoản sử dụng: Tài khoản 611 “ Mua hàng” -Nội dung: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu muam tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ... theo giá thực tế ( giá mua và chi phí mua). Tài khoản này có hai tiểu khoản là: TK 6111 “ Mua nguyên liệu, vật liệu” TK 6112 “ Mua hàng hoá” -Kết cấu: Bên nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Số dư cuối kỳ: Tài khoản 611 “ Mua hàng” không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” - Nội dung: Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. - Kết cấu của TK152 cụ thể như sau: Bên nợ: Phản ánh trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ. Số dư nợ cuối kỳ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Sơ đồ 2.6: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai định kỳ trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 138,642... Giá trị thiếu hụt, mất mát Giá trị thực tế NVL xuất dùng TK 621,627... Giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua trả lại 111,112,331 TK 151,152 TK 611 Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ, chưa sử dụng TK 111,112... Giá trị NVL mua vào trong kỳ TK 411 Nhận vốn góp liên doanh liên doanh, cấp phát, tặng thưởng TK 151,152 Kết chuyển giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ TK 412 Đánh giá giảm NVL TK 412 Đánh giá tăng NVL Sơ đồ 2.7: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai định kỳ trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Đánh giá giảm NVL Giá trị thực tế NVL xuất dùng Giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua trả lại Đánh giá tăng NVL TK 412 Nhận vốn góp liên doanh liên doanh, cấp phát, tặng thưởng TK 411 Giá trị NVL mua vào trong kỳ ( Tổng giá thanh toán) TK 151,152 Kết chuyển giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 111,112... Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ, chưa sử dụng TK 611 TK 412 TK 621,627... 111,112,331 TK 151,152 2.1.8. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng g._.iảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán hàng. Tài khoản “dự phòng giảm giá hàng tồn tồn kho” phản ánh trên tài khoản 159 sử dụng để điều chỉnh giá gốc hàng tồn kho của các tài khoản hàng tồn kho. Khi hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau: Thứ nhất, dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá gốc hàng bán trong kỳ. Thứ hai, dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của chuẩn mực kế toán “ Hàng tồn kho” và chế độ của tài chính hiện hành. Đối với các doanh nghiệp phải lập và công khai báo cáo tài chính giữa niên độ như công ty niêm yết thì lập báo cáo tài chính giữa niên độ ( Báo cáo quý) có thể xem xét và điều chỉnh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế theo nguyên tắc giá trị hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được ( nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc) của hàng tồn kho. Thứ ba, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ vật tư hàng hoá, sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Thứ tư, cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ vật tư...cung cấp dở dang xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trứơc chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tằng giá vốn hàng bán. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán. Giá thuần tuý của hàng tồn kho = Giá gốc của hàng tồn kho - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mức dự phòng cần lập năm tới = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ kế x Mức giảm giá của hàng tồn ho - Tài khoản sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. Bên có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Số dư bên có cuối kỳ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. -Phương pháp hach toán: Cuối kỳ kế toán năm ( hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm ( hoặc quý) tiếp theo: Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Sơ đồ 2.8: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 632 TK 632 TK 159 Hoàn nhập dự phòng Lập dự phòng giảm giá NVL Lập bổ sung phần chênh lệch 2.1.9. Các hình thức tổ chức sổ kế toán được sử dụng cho kế toán nguyên vật liệu 2.1.9.1.Khái niệm sổ kế toán và hình thức tổ chức sổ kế toán Sổ kế toán là những trang sổ theo mẫu nhất định có quan hệ chặt chẽ với nhau, được sử dụng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế- tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành trên cơ sở số liệu ở các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Số kế toán sẽ cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho lãnh đạo quản lý kinh doanh, cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư, cơ quan thuế, các cơ quan của chính phủ. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự hạch toán nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Hình thức tổ chức kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau. 2.1.9.2. Các hình thức sổ kế toán Hình thức nhật ký- Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế. Sổ này được chia làm hai phần: - Phần nhật ký: Gồm các cột ngày tháng, số hiệu chứng từ, diễn giải nội dung và số tiền phát sinh. - Phần sổ cái: Có nhiều cột, mỗi tài khoản ghi 2 cột Nợ và Có. Số lượng cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản sử dụng ở đơn vị kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được định khoản và ghi vào các tài khoản trong sổ cái. Phương pháp ghi sổ: Hàng ngày khi nhận được chứng từ, người ghi sổ cái phải kiểm tra tính hợp lệ và tính pháp lý của chứng từ. Căn cứ nội dung ghi trên chứng từ để định khoản kế toán rồi tiến hành ghi trên các nội dung cần thiết vào Nhậ ký- Sổ cái. Mỗi chứng từ ghi vào Nhật ký – Sổ cái trên một dòng, ghi phần nhật ký trước rồi ghi vào sổ cái. Đồng thời phải ghi vào các sổ thẻ chi tiết. Cuối tháng, sau khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng vào nhật ký- Sổ cái, nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ, tìm ra tổng số phát sinh Nợ, và phát sinh Có, số dư cuối tháng của từng tài khoản ở phần sổ cái. Tiến hành đối chiếu với phần nhật ký, đối chiếu dư Nợ, dư Có của từng tài khoản trên Sổ cái với tổng số tiền ở phần Nhật ký. Khi kiểm tra đối chiếu các số liệu trên phải được đảm bảo nguyên tắc cân đối sau: Tổng số tiền phát sinh ở phẩn nhật ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các Tk ở phần Sổ cái = Tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các TK ở Phần Sổ cái Tổng số dư nợ cuối kỳ của tất cả các tài khoản = Tổng số dư Có cuối kỳ của tất cả các tài khoản Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký- Sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu Hình thức nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào Sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên trong các trường hợp, có những đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn thì có thể mở Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh đó nhằm giảm bớt khối lượng ghi vào sổ cái. Các loại sổ sách kế toán chủ yếu của hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm: - Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi Sổ cái. Sổ liệu ghi trên Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái. - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đã quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. - Các sổ thẻ chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu phân tích chi tiết của đơn vị mà sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, tiến hành ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi ở Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi vào Nhật ký chung thì các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết. Trường hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ số ngày hoặc cuối tháng tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái. Cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng hợp phát sinh Nợ và tổng hợp phát sinh Có trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung ( hoặc cả sổ Nhật ký đặc biệt nếu có) của cùng kỳ. Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu Hình thức chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái. Các loại sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ gồm: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Bảng cân đối số phát sinh được dùng để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ cái nhằm kiểm tra lại việc tập hợp và hệ thống hoá các số liệu trên Sổ cái, đồng thời làm căn cứ để thực hiện việc đối chiếu số liệu sổ cái với số liệu sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Trong Bảng cân đối phát sinh có số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư đầu kỳ, dư cuối kỳ của từng tài khoản, do vậy bảng này được dùng làm căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán. Có hai loại Sổ cái: Sổ cái ít cột và Sổ cái nhiều cột. Sổ cái ít cột được áp dụng trong những trường hợp hoạt động kinh tế tài chính đơn giản, do đó quan hệ đối ứng của các tài khoản cũng đơn giản. Trường hợp hoạt động kinh doanh phức tạp thì phải sử dụng mẫu Sổ cái nhiều cột để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu. Trên Sổ cái nhiều cột, số phát sinh bên Nợ và bên Có của mỗi tài khoản được phân tích theo các tài khoản đối ứng Có và tài khoản đối ứng Nợ có liên quan. Sổ cái thường là sổ đóng thành quyển, mở cho từng tháng một, trong đó mỗi tài khoản được dành riêng một trang hoặc một số trang tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ ghi chép ít hay nhiều. Nếu một tài khoản phải dùng một số trang thì cuối mỗi trang phải cộng tổng số theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. Cuối mỗi tháng phải khoá sổ cộng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng đối chiếu số phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập từ các chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ rồi thì được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.  Sơ đồ 2.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Hình thức Nhật ký – Chứng từ - Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ: Là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi giữa việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản và các chỉ tiêu hạch toán chi tiết, các chỉ tiêu báo cáo tài chính. Các loại sổ kế toán chủ yếu: - Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một NKCT có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Khi mở NKCT dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên NKCT đó số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng số cột dành cho mỗi tài khoản. Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và NKCT này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các nhật ký chứng từ khác nhau, ghi Có của các tài khoản có liên quan đối ứng, Nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào Sổ cái từ các NKCT đó. - Bảng kê được sử dụng trong các trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu gốc trước hết được đưa vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào NKCT có liên quan. Bảng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng. Số liệu bảng kê không sử dụng để ghi sổ cái. - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có lấy từ NKCT có liên quan. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các chứng từ ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ, hoặc bảng kê, vào các sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ kế toán chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào bảng chứng từ gốc trước hết tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng kê và nhật ký chứng từ đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và các chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các số liệu kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ thì với sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng của sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 2.12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Bảng kê Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Thẻ và sổ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Phương pháp nghiên cứu 2.2.1. Phương pháp chung - Phương pháp duy vật lịch sử: được áp dụng để nghiên cứu sự biến động của các hiện tượng kinh tế gắn liền với các giai đoạn phát triển của lịch sử. Phương pháp này dùng để xem xét ảnh hưởng của các giai đoạn phát triển của xã hội và của nền kinh tế đến sự phát triển của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các nhận xét chung về tình hình của công ty. - Phương pháp duy vật biện chứng: Được áp dụng trong nghiên cứu để tìm ra nguyên nhân của sự biến động của các hiện tượng kinh tế. Khi một hiện tượng kinh tế thay đổi sẽ tác động làm thay đổi các hiện tượng kinh tế khác; Từ đó phát hiện ra vấn đề mới , quy luật mới, hay tìm ra hướng giải quyết mới. Phương pháp này áp dụng trong quá trình nghiên cứu đề tài thông qua việc tìm hiểu công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu như: Thu mua, dự trữ, cung ứng, định mức sử dụng nguyên vật liệu, từ đó có sự đánh giá đúng đắn và có những nhận xét đồng thời đưa ra giải pháp phù hợp. 2.2.2. Phương pháp cụ thể 2.2.2.1. Phương pháp thu thập tài liệu - Tài liệu sơ cấp: Đây là những số liệu cụ thể tại công ty qua điều tra trong quá trình nghiên cứu đề tài. - Tài liệu thứ cấp: Đây là tài liệu có sẵn được thu nhận từ phòng kế toán của công ty. 2.2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu: - Phương pháp phân tích thống kê kinh tế: * Phương pháp này dùng để tính toán các chỉ tiêu cơ cấu. * Sử dụng bảng biểu để phản ánh thực trạng chung của công ty về tài chính, nguồn nhân lực…và có sự so sánh giữa các năm để thấy được biến động và xu thế. * Phân tích đánh giá tình hình biến động theo các chỉ tiêu cụ thể. - Phương pháp so sánh: Sử dụng số liệu tuyệt đối, số liệu tương đối để so sánh giữa các năm. 2.2.2.3. Phương pháp kế toán - Phương pháp chứng từ: Phương pháp này sử dụng nhằm thu thập các chứng từ để phản ánh tính hợp lý về thông tin của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành. - Phương pháp tính giá: Dùng thước đo giá trị để biểu hiện các loại tài sản khác nhau, được áp dụng để tính giá nguyên vật liệu, từ đó tính được chi phí có liên quan đến thu mua, sản xuất nguyên vật liệu. 2.2.2.4. Phương pháp chuyên gia - Là phương pháp thu nhận ý kiến của những người có kiến thức, kinh nghiệm về kế toán. Phương pháp này được thực hiện bằng cách như: Xin ý kiến nhận xét, đánh giá của cán bộ trong công ty, của thủ kho, kế toán viên, kế toán trưởng, và của thầy hướng dẫn và các thầy cô trong bộ môn. PHẦN III: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty - Quá trình hình thành của công ty: Tên giao dịch “ Công ty TNHH Dược Phẩm và Thương Mại Thành Công”. Đơn vị quản lý: Sở Kế hoạch và Đầu tư Bắc Ninh. Giám đốc công ty ông: Nguyễn Văn Mười. Trụ sở chính: Km6+200 Quốc lộ 38, Hạp Lĩnh- Tiên Du- Bắc Ninh. Công ty được thành lập từ năm 1992, công ty TNHH Dược Phẩm và Thương Mại Thành Công khởi nguồn từ việc kinh doanh thuốc chữa bệnh cho người, với cácsản phẩm nhập khẩu từ các quốc gia hàng đầu về sản phẩm thuốc tân dược: Mỹ, Pháp, Hàn Quốc, Ấn Độ…Từ năm 1999, Công ty là đại lý chính thức của hãng IS-Internattional-Korrea tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á, chuyên phân phối các sản phẩm có nguồn gốc từ sâm, linh chi Hàn Quốc và đã có hoạt động xuất khẩu các sản phẩm này sang các thị trường: Thái Lan, Ấn Độ, Lào, Pháp, Dubai. Hiện nay, công ty đã xây dựng và đang đưa vào hoạt động Nhà máy sản xuất thuốc Tân Dược đạt tiêu chuẩn G.M.P tại phía Bắc Việt Nam. Đồng thời, công ty cũng tham gia vào một số lĩnh vực mới: nhập khẩu và sản xuất các sản phẩm “ Thực phẩm chức năng”. - Chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và cung cấp các loại dược phẩm. 3.1.2. Bộ máy tổ chức của công ty Bộ máy tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây. Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các đơn vị chia thành hai khối cơ bản sau Khối phòng ban chức năng: Phòng kinh doanh, phòng thị trường, phòng kế toán, chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc kinh doanh. Khối sản xuất: Gồm nhà máy sản xuất trong đó có các phòng ban chức năng đảm bảo sản xuất và các phân xưởng, đứng đầu là giám đốc nhà máy. PHÂN XƯỞNG SX PHÒNG PHÒNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG PHÒNG CƠ KHÍCƠ ĐIỆN PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁTTRIỂN PHÒNG KIỂMNGHIỆM PHÒNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY PHÒNGKẾ HOẠCHTỔNG HỢP GIÁM ĐỐC CÔNG TY BẢO ĐẢM CL PHÒNG Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty Giám đỗc Công ty Giám đốc kinh doanh Các phân xưởng Phòng kinh doanh Phòng thị trường Phòng kế toán Giám đốc nhà máy Bảo đảm sản xuất Phân xưởng viên nén bao film Phân xưởng viên nang mềm Phân xưởng viên nén sủi bọt Phân xưởng men vi sinh Phân xưởng hoàn thiện sản pbẩm Phân xưởng pha chế sản xuất cốm Phòng hành chính kế hoạch tổng hợp Phòng bảo đảmchấtlượng Phòng nghiêncứupháttriển Phòngkiểmnghiệm Phòngcơkhícơđiện Trong công ty từ giám đốc đến các trưởng phòng đều có quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn cụ thể như sau - Giám đốc công ty có: Trách nhiệm là: điều hành mọi hoạt động của công ty theo điều lệ, chính sách, mục tiêu, qui ước của công ty và tuân thủ các quy định của pháp luật. Giám đốc phải hoạch định các mục tiêu từng thời kỳ để thực hiện chính sách của công ty, quyết định của hội đồng quản trị và đảm bảo sự phát triển của công ty. Đồng thời giám đốc công ty cân xây dựng và triển khai kế hoạch hành động thực hiện các mục tiêu được hội đồng quản trị duyệt, tổ chức cơ cấu bộ máy điều hành hoạt động công ty có hiệu quả theo chính sách và mục tiêu do hội đồng quản trị đề ra, xây dựng, củng cố và phát triển thương hiệu Dược Phẩm Thành Công ( ThanhcongPharma). Giám đốc công ty chịu trách nhiệm toàn bộ mọi vấn đề liên quan đến chất lượng, chỉ đạo toàn bộ các hoạt động của công ty, lập và công bố chính sách chất lượng đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng, chỉ đạo lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các mục tiêu chất lượng, chỉ đạo việc truyền đạt trong toàn công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật và chế định, điều hành cuộc họp, xem xét của lãnh đạo, đảm bảo có sẵn các nguồn lực, phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các trưởng đơn vị, tổ chức nghiên cứu thị trường, nghiên cứu chiến lược, hợp tác kinh doanh. Quyền hạn là: Điều hành mọi nguồn lực của công ty theo quy chế, điều lệ của công ty; chủ động quyết định mọi việc, đàm phán ký kết, thực hiện các hợp đồng, hợp tác kinh doanh đầu tư gồm cả việc tổ chức hệ thống chi nhánh trực thuộc; Xây dựng qui ước, nội quy phục vụ cho việc điều hành công t, tuyển chọn, sa thải, hạ lương, khen thưởng, kỷ luật, huy động mọi nguồn lực của công ty để thực hiện chính sách và mục tiêu đặt ra. - Giám đốc kinh doanh: Trách nhiệm: Hỗ trợ giám đốc công ty quản lý các phòng ban chức năng thuộc khối văn phòng của công ty. Giám đốc kinh doanh luôn đề xuất và triển khai thực hiện các giải pháp kinh doanh, thị trường, kết nối giữa hai phòng kinh doanh và phòng thị trường, tham mưu cho giám đốc công ty về việc quản lý nhân viên trong toàn khối văn phòng, điều động tuyển dụng, bổ sung cán bộ cũng như lực lượng lao động phục vụ cho nhu cầu SXKD của công ty, dựa trên cơ sở và kế hoạch nâng lương. Giám đốc kinh doanh có trách nhiệm quản lý hành chính, công tác bảo vệ, giải quyết các chế độ như: BHYT, BHXH và các chế độ khác cho người lao động, xử lý các khiếu nại khách hàng liên quan đến nhiều phòng chức năng khối văn phòng. Thực hiện báo cáo hang ký với giám đốc công ty. Quyền hạn: Đề xuất về điều động, khen thưởng kỷ luật các trưởng phòng đơn vị trực tiếp lên giám đốc công ty, yêu cầu các phòng ban báo cáo, họp theo định kỳ. - Giám đốc nhà máy: Chịu trách nhiệm quản lý đảm bảo việc SX cho các phòng kế hoạch, phòng đảm bảo chất lượng, phòng nghiên cứu phát triển, phòng kiểm nghiệm, phòng cơ khí cơ điện, và các phân xưởng để đảm bảo sản xuất cả về số lượng và chất lượng. - Nhiệm vụ phòng kinh doanh: Bán hàng, chăm sóc khách hàng, cung ứng vật tư nguyên liệu, kho của công ty. - Phòng thị trường có nhiệm vụ: Theo dõi hàng sản xuất trên thị trường, thu thập ý kiến khách hàng, phát hiện mới, sản xuất mẫu bao bì. - Phòng kế toán: Tham gia quản lý vốn và đầu tư vốn, trực tiếp giao dịch với ngân hàng. - Phòng kế hoạch tổng hợp: Quản lý nguồn nhân lực và chính sách, quản lý văn phòng và kế toán nhà máy, trợ lý kế hoạch sản xuất, đưa ra kê hoạch về nguyên vật liệu theo lệnh sản xuất. - Phòng đảm bảo chất lượng: Kiểm tra nguyên liệu, vật tư đầu vào, lấy mẫu và kiểm tra các công đoạn sản xuất, kiểm tra sản phẩm hoàn thành nhập kho, đề xuất hướng xử lý sản phẩm không đạt yêu cầu, giải quyết khiếu nại nội bộ về chất lượng. - Phòng nghiên cứu phát triển: Nghiên cứu bào chế sản phẩm mới, xây dựng quy trình sản xuất chuẩn, bàn giao quy trình sản xuất cho các phân xưởng sản xuất. - Phòng kiểm nghiệm: Kiểm nghiệm nguyên liệu đầu vào, kiểm nghiệm các sản phẩm hoàn thành, lưu mẫu và bảo quản mẫu, tham gia giải quyết các khiếu nại về chất lượng sản phẩm. - Phòng cơ khí: Lắp đặt, duy tu bảo dưỡng, vận hành hệ thống điện, lắp đặt hệ thống máy móc thiết bị, sửa chữa những hỏng hóc của hệ thống điện, thiết bị máy móc, đồng thời duy tu bảo dưỡng theo định kỳ, đào tạo hướng dẫn công nhân đứng máy. 3.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ của công ty Do đặc điểm của từng sản phẩm sản xuất mà mỗi sản phẩm có một quy trình công nghệ khác nhau. Tuy nhiên, sự khác nhau này không hoàn toàn mà chỉ khác nhau ở một hoặc một vài công đoạn nhỏ với các SP tương tự nhau như: cốm viên nén sủi bọt và cốm trà hoà tan. Trong quá trình nghiên cứu đề tài tôi đưa ra hai quy trình công nghệ: Quy trình sản xuất bán thành phẩm cốm viên nén sủi bọt. Sơ đồ 3.2: Quy trình sản xuất bán thành phẩm cốm viên nén sủi bọt GĐCT quyết định KHSX- tháng Lệnh sx Định mức vật tư Giao nhận NVL Sơ chế: nghiền Cân chia Pha chế cốm ACốm B, bột màu Sấy cốm lần 1 Sấy cốm lần 2 Đóng gói nhập kho Bán thành phẩm QLSX viết LSX BGĐ nhà máy duyệt ĐBCL kiểm tra ĐMVT cấp HSL KTCL kiểm tra giao- nhận KTCL giám sát cân chia NVL KTCL giám sát thực hiện Kiểm tra nhiệt độ và thời gian sấy Kiểm tra màu sắc cảm quan và độ ẩm cốm ĐBCLKTCLgiám sát thực hiện ghi chép HSL sản phẩm và duyệt HSL sản phẩm 3.1.4. Đặc điểm công tác kế toán ở công ty 3.1.4.1.Bộ máy tổ chức kế toán của công ty: Tổ chức kế toán của công ty theo hình thức phân tán, vì vậy có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình hình sản xuất, kinh doanh một cách chính xác, kịp thời. Sơ đồ 3.3: Bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán tổng hợp Thủ quỹ - Kế toán trưởng: Có chức năng quản lý chung và điều hành công việc của phòng tài chính kế toán để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ của bộ phận; kiểm soát tình hình hoạt động tài chính của đơn vị, tham mưu với giám đốc của công ty trong lĩnh vực kế toán- tài chính- tiền tệ- hành hoá. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là quản lý tốt tình hình tài chính của công ty, lên kế hoạch tài chính tháng, giao dịch với ngân hàng để vay vốn, quản lý và điều hành công việc trong phòng kế toán, lên các báo cáo tài chính. Yêu cầu trình độ kế toán trưởng của công ty: Trình độ Đại Học trở lên ( chuyên ngành kế toán tài chính). Kỹ năng, trình độ chuyên môn tốt, sử dụng thành thành thạo vi tínhm hiểu biết về phần mềm kế toán, có khả năng quản lý, điều hành công việc tốt, tư cách đạo đức tốt. Kinh nghiệm ít nhất 2 năm làm trong nghề kế toán. -Kế toán tổng hợp: Có chức năng tham mưu cho kế toán trưởng quản lý, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được phân công. Nhiệm vụ: kế toán tổng hợp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vào sổ kế toán chi tiết, theo dõi các tài khoản kế toán: TK 111,112,131, 331,133,511 theo chức năng nhiệm vụ được phân công, mở sổ chi tiết cho từng đối tượng tạm ứng về thời gian thanh toán, sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo hoá đơn của từng đối tượng; Theo dõi doanh thu trên hoá đơn, kê khai thuế đầu ra, đầu vào; Soát xét tính hợp lý, hợp lệ về các chứng từ thanh toán trước khi giám đốc xét duyệt; Mở sổ chi tiết theo dõi tài khoản 112,311-chi tiết cho từng ngân hàng, 114,331-chi tiết cho từng đối tượng; Lấy sổ phụ thực hiện các việc liên quan tới ngân hàng, thực hiện việc vay vốn ngân hàng; mở sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng theo từng đối tượng và kịp thời cho từng đơn hàng, phiếu xuất; Lên dự thảo hoá đơn, thương thảo với khách hàng về cách thức phát hành hoá đơn trước khi lên hóa đơn; Đối chiếu giao dịc._. 02/03/2009 ............................................................................................................................................................. Đơn vị bán hàng: Cty CP phát triển SX & TM Sài Gòn ( SADACO) Địa chỉ: 200 Lý Chính Thắng. P9. Quận 3 Thành phố Hồ Chí Minh. Số tài khoản: Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………. Họ và tên người mua hàng: ………………………………………............................................. Tên đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và Thương mại Thành Công Địa chỉ: Km6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0100234851 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Sâm củ Hàn Quốc Kg 350 235.000 82.250.000.00 Cộng tiền hang 82.250.0000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 8.225.000 Cộng tiền thanh toán 90.475.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi triệu, bốn trăm bẩy mươi lăm nghìn đồng./ Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Hoá Dược Hà Nội Mẫu số: 01 – GTGT – 3L MST: 0101531906 Ký hiệu: RQ/2008B 0029615 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hang Ngày 05/03/2009 ………………………………………………………………………………………………………… Đơn vị bán hàng: Cty TNHH Hoá Dược Hà Nội. Địa chỉ: 51 Hàng Ngang – Hoàn Kiếm – Hà Nội. Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………… Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Duy Tên đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và Thương mại Thành Công Địa chỉ: Km6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MST: 0100234851 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Lá trinh Nữ kg 210 36.000 7.560.000.00 Cộng tiền hang 7.560.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 756.000 Cộng tiền thanh toán 8.316.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu, ba trăm mười sáu nghìn đồng./   Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Dươc Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 03 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ: 15/2006-QĐ-BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)Số: 0203 VẬT TƯ, CÔNG CỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Căn cứ vào hoá đơn NP/2008BN số 0016767 ngày 02 tháng 03 năm 2009 của Cty CP SX & TM Sài Gòn Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông ( bà ): Vũ Văn Định. Chức vụ: Giám đốc nhà máy – trưởng ban. + Ông ( bà ): Nguyễn thị Hường. Chức vụ: Nhân viên KCS – uỷ viên. + Ông ( bà ): Nguyễn Thị Liễu. Chức vụ: Thủ kho – uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, SP, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo CT Kết quản kiểm nghiệm Đúng quy Cách, phẩm chất SL không Đúng quy cáchphẩm chất A  B  C  D  E  1 2 3 1 Sâm củ Hàn Qốc kinh nghiệm, cân kg 350 350 0 Cộng 350 350 Người giao hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Dươc Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 03 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ: 15/2006-QĐ-BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)Số: 0503 VẬT TƯ, CÔNG CỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Ngày 05 tháng 03 năm 2009 Căn cứ vào hoá đơn RQ/2008B số 0029615 ngày 05 tháng 03 năm 2009 của Cty TNHH Hoá Dược Hà Nội. Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông ( bà ): Vũ Văn Định. Chức vụ: Giám đốc nhà máy – trưởng ban. + Ông ( bà ): Nguyễn thị Hường. Chức vụ: Nhân viên KCS – uỷ viên. + Ông ( bà ): Nguyễn Thị Liễu. Chức vụ: Thủ kho – uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, SP, hh Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo CT Kết quản kiểm nghiệm Đúng quy Cách, phẩm chất SL không đúng quy cáchphẩm chất A  B  C  D  E  1 2 3 1 Lá trinh nữ kinh nghiệm, cân kg 210 210 0 Cộng 210 210 Người giao hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Người nhận hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 01 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) Số: 25 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 03 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Duy. Địa chỉ: Cty CP PT SX & TM Sài Gòn Theo HĐ GTGT NP/2008BN số 0016767 ngày 02/03/2009 của Công ty CP Phát triển SX & TM Sài Gòn. Nhập tại kho : Nguyên liệu, Địa điểm: Tại Công ty TNHH Dược Phẩm& TM Thành Công STT Tên. nhãn hiệu quy cách vtư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 350 350 235.000 82.250.000 Cộng 350 350 82.250.000 Người lập biểu(Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 01 – VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) Số: 26 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 03 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Tuyết Mai. Địa chỉ: Công ty TNHH Hoá Dược Hà Nội Theo HĐGTGT RQ/2008B số 0029615 ngày 5/3/2009 của Công ty TNHH Hoá Dược Hà Nội. Nhập tại kho : Nguyên vật liệu . Địa điểm: Tại Công ty TNHH Dược Phẩm& TM Thành Công STT Tên, nhãn hiệu quy cách vtư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Lá trinh nữ kg 210 210 36.000 7.560.000 Cộng 210 210 7.560.000 Người lập biểu(Ký, ghi rõ họ tên) Người giao hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng(Ký, ghi rõ họ tên) Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh DỰ TRÙ CUNG ỨNG NVL Tháng 3 năm 2009 Loại NVL ĐVT Dự trữ trong kỳ Chênh lệch Tồn đầu Nhập KH Nhập TT Số lượng % Sâm củ Hàn Quốc kg 285 450 450 0 Lá trinh nữ kg 150 265 265 0 … … … … ...  … … … … … …  ... … … … ..  ... ...  ...   ...  ... Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công ( Nguồn từ phòng kế toán- tài chính) LỆNH SẢN XUẤT Nơi nhận: Phân xưởng pha chế SX cốm Tên sản phẩm: Trà sâm. Lô SX: 02032009 . Quy cách đóng gói: 200 gói/thùng x 1000 thùng Ngày SX: 6/3/2009. Ngày hoàn thành:8/3/2009 Định mức vật tư: STT Mã vật tư Tên vật tư Lô SX ĐVT Số lượng 1 Sâm củ Hàn Quốc 02032009 kg 150 ... ... ... ... ... ... Người lập biểu Ngày …tháng…năm 200 Giám đốc nhà máy Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công LỆNH SẢN XUẤT Nơi nhận: Phân xưởng men vi sinh Tên sản phẩm: Hoàng cung trinh nữ. Lô SX: 02052009 . Quy cách đóng gói: 5 viên/vỉ x 1000vỉ Ngày SX: 7/3/2009. Ngày hoàn thành:11/3/2009 Định mức vật tư: STT Mã vật tư Tên vật tư Lô SX ĐVT Số lượng 1 Lá trinh nữ 02052009 kg 100 ... ... ... ... ... ... Người lập biểu Ngày …tháng…năm 200 Giám đốc nhà máy Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU Họ và tên người yêu cầu: Vũ Thị Yến. Bộ phận: Phân xưởng pha chế SX cốm Lý do xuất: Pha chế cốm làm trà sâm. STT Nội dung ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 150 Ngày 6 tháng 3 năm 2009 Người đề nghị Giám đốc ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU Họ và tên người yêu cầu: Nguyễn Thị Trang. Bộ phận: Phân xưởng men vi sinh Lý do xuất: Làm SP Hoàng cung trinh nữ. STT Nội dung ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Lá trinh nữ kg 100 Ngày 7 tháng 3 năm 2009 Người đề nghị Giám đốc nhà máy ( Nguồn từ phòng kế toán- Tài chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công Mẫu số: 02 – VT Bộ phận: ( Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2009 của Bộ trưởng BTC) Số: 8 Nợ: 6211 PHIẾU XUẤT KHO Có: 1521 Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Vũ Thị Yến. Địa chỉ ( bộ phận): Phân xưởng pha chế cốm. Lý do xuất: Pha chế cốm làm trà sâm. Xuất tại kho: Nguyên vật liệu. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền phẩm chất vật tư KH Thực xuất 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 150 150 Tổng cộng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, sáu trăm mười ba nghìn, bẩy trăm chín mươi chín phẩy hai mốt đồng./ Số chứng từ gốc kèm theo:....................... Ngày 6 tháng 3 năm 2009 Người lập biểu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công Mẫu số: 02 – VT Bộ phận: ( Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2009 của Bộ trưởng BTC) Số: 9 Nợ: 6211 PHIẾU XUẤT KHO Có: 1521 Ngày 07 tháng 03 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Trang. Địa chỉ ( bộ phận): Phân xưởng men vi sinh. Lý do xuất: Làm SP Hoàng cung trinh nữ. Xuất tại kho: Nguyên vật liệu. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền phẩm chất vật tư KH Thực xuất 1 Lá trinh nữ kg 100 100 Tổng cộng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba triệu, lăm trăm bẩy mươi chín nghìn, một trăm sáu mươi sáu phẩy sáu bẩy đồng./ Số chứng từ gốc kèm theo:....................... Ngày 7 tháng 3 năm 2009 Người lập biểu Người nhận hang Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: - TT Bộ Phận: (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC) THẺ KHO Người lập thẻ: Nguyễn Thị Liễu Tờ số: 2 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Sâm củ Hàn Quốc Đơn vị tính: Kg Mã số: STT Chứng từ Diễn Giải Ngày NX Số lượng Ký xác nhận Số NT Nhập xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 285 1 NP/2008BN 0016767 02/03/09 Nhập kho 02/03/09 350 635 2 PXK số 8 06/03/09 Xuất kho 06/03/09  150 485  … ... ... ... ... ... ... ... ... ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: - TT Bộ Phận: (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC) THẺ KHO Người lập thẻ: Nguyễn Thị Liễu Tờ số: 2 Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư: Lá trinh nữ Đơn vị tính: Kg Mã số: Số TT Chứng từ Diễn Giải Ngày NX Số lượng Ký xác nhận Số NT Nhập xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 150 1 RQ/2008B 0029615 05/03/09 Nhập kho 05/03/09 210 360 2 PXK số 9 07/03/09 Xuất kho 07/03/09  100 260 … ... ... ... ... ... ... ... ... ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP NVL Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 07/03/2009 Chứng từ Diễn giải Tên NVL Số lượng Giá Tiền Ngày Số 2/3 PNK số 25 Nhập kho Sâm củ Hàn Quốc 350 235.000 82.250.000 5/3 PNK số 26 Nhập kho Lá trinh nữ 210 36.000 7.560.000 Tổng cộng 560 89.810.000 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT NVL Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 07/03/2009 Chứng từ Diễn giải Tên NVL Số lượng(kg) Đơn giá(đồng/kg) Thành tiền(đồng) Ngày Số 6/3 PXK số 8 Xuất kho Sâm củ HQ 150 230.758.66 34.613.799.21 7/3 PXK số 9 Xuất kho Lá trinh nữ 100 35.791.67 3.579.166.67 Tổng cộng 250 38.192.965.88 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. có đủ căn cứ để định khoản. và hạch toán; kế toán tiến hành vào sơ đồ chữ T của từng tài khoản 152 chi tiết và sau đó vào sơ đồ tài khoản chữ T của tài khoản 152 tổng hợp. Quá trình vào sơ đồ chữ T tổng hợp kế toan tuân theo quy tắc: - Phát sinh bên Nợ TK 152 tổng hợp = Tổng phát sinh bên Nợ các TK 152 chi tiết - Phát sinh bên có TK 152 tổng hợp = Tổng hợp các phát sinh bên có của các TK 152 chi tiết. - Số dư bên Nợ TK 152 tổng hợp = Tổng số dư bên Nợ của các TK 152 chi tiết. TK 152 ( Sâm củ HQ) TK 152 SD: 64.267.500 SD:1.813.229.594 105.750.000 129.537.145 115.290.000 … … …. 140.282.929 105.750.000 129.537.145 …. SD: 40.480.355 650.290.000 913.512.552 SD: 1.550.007.042 TK 152 ( Lá trinh nữ) SD: 5.325.000 9.540.000 10.745.784 TK 152… … ... 9.540.000 10.745.784 …. …. SD: 4.119.216 Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công SỔ CHI TIẾT Tháng 3 năm 2009 TK: 152 Tên nguyên liệu: Sâm củ Hàn Quốc STT Chứng từ Diễn giải ĐG Nhập Xuất Tồn Số CT NT Slượng Giá trị Slượng Giá trị Slượng Giá trị 1 Dư đầu kỳ 225.500 285 64.267.500 2 NP/2008BN 0016767 2/3/2009 Nhập kho 235.000 350 82.250.000 3 PXK số 8 6/3/2009 Xuất kho 231.316.33 150 34.697.450 4 … … … … … … … … … … 5 … … … … … … … … … … 6 … … … … … … … … … … Tổng cộng 450 105.750.000 560 129.537.145 175 40.480.355 (Nguồn tư phòng kế toán – Tài Chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công SỔ CHI TIẾT Tháng 3 năm 2009 TK: 152 Tên nguyên liệu: Lá trinh nữ STT Chứng từ Diễn giải ĐG Nhập Xuất Tồn Số CT NT Slượng Giá trị Slượng Giá trị Slượng Giá trị 1 Dư đầu kỳ 35.500.00 150 5.325.000.00 2 RQ/2008B số 0029615 5/3/2009 Nhập kho 36.000.00 210 7.560.000 3 PXK số 8 6/3/2009 Xuất kho 35.819.28 100 3.581.928 4 … … … … … … … … … … 5 … … … … … … … … … … 6 … … … … … … … … … … Tổng cộng 265 9.540.000 300 10.745.784 115 4.119.216 (Nguồn tư phòng kế toán – Tài Chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN STT Tên NVL ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 285 64.267.500.00 450 105.750.000 560 129.537.145 175 40.480.355 2 Lá trinh nữ kg 150 5.325.000.00 265 9.540.000 300 10.745.784 115 4.119.216 3 … … … … … … … … … … 4 … … … .. … … … … … … Tổng cộng 1.813.229.594.00 650.290.000.00 913.512.552.00 1.550.007.042.00 (Nguồn tư phòng kế toán – Tài Chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh. TRÍCH SỔ SỐ DƯ ( Kho nguyên vật liệu) STT Tên NVL ĐVT Số dư đầu tháng 3 năm 2008 Số lượng Đơn giá Giá trị 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 285 225.500 64.267.500.00 2 Lá trinh nữ kg 150 35.500.00 5.325.000.00 3 ... ... ... ... ... 4 ... ... ... ... .. Cộng 1.813.229.594.00 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) Đơn vị: Cty TNHH Dược phẩm và TM Thành Công Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh. TRÍCH SỐ SỐ DƯ ( Kho nguyên vật liệu) STT Tên NVL ĐVT Số dư cuối tháng 3 năm 2008 Số lượng Đơn giá Giá trị 1 Sâm củ Hàn Quốc Kg 175 231.316.33 40.480.355 2 Lá trinh nữ Kg 115 35.819.28 4.119.216 3 ... ... ... ... ... 4 ... ... ... ... ... Tổng cộng 1.550.007.042 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) 3.3.4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp là một trong các bước của chu kỳ kế toán, và nó là một khâu quan trọng trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó tính ra được các khoản nợ với người bán hàng, người mua hàng tính ra được phần chi phí thuộc chi phí giá thành, và lập báo cáo cho quản lý. Để thực hiện kế toán tổng hợp công ty sử dụng kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này công ty sử dụng hai loại sổ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu đó là: Sổ nhật ký chung và sổ cái. đồng thời mở cả sổ theo dõi chi tiết người bán, bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ gốc, tiến hành ghi vào nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi ở nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản 152 “ nguyên liệu, vật liệu”. Ví dụ: 1/ Ngày 2/3/2009 Công ty mua 350 kg sâm củ Hàn Quốc của Công ty Thương Mại Sài Gòn trị giá 82.250.000 đồng; đơn giá chưa thuế là 235.000 đồng /kg; VAT = 10% (VAT tính theo phương pháp khấu trừ). Tổng trị giá tiền hàng cần thanh toán 90.475.000 đồng, công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. 2/ Ngày 5/3/2009 Công ty mua của Cty Hoá Dược Hà Nội lá trinh nữ khối lượng là 210kg, trị giá tiền hàng là 7.560.000 đồng; đơn giá chưa thuế là 36.000 đồng/kg; VAT= 10% ( VAT tính theo phương pháp khấu trừ). Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt tổng số tiền là 8.316.000 đồng. 3/ Ngày 6/3/2009 kho NVL xuất 150kg Sâm củ Hàn Quốc để SX trà sâm, trị giá hàng xuất kho là: 34.697.450 đồng; đơn giá xuất là: 231.316.33 đồng /kg. 4/ Ngày 7/3/2009 xuất 100kg lá trinh nữ tại kho NVL để SX Hoàng cung trinh nữ, trị giá hàng xuất là: 3.581.928 đồng; đơn giá xuất 35.819.28 đồng /kg. Kế toán định khoản: 1/ Nợ TK 1521: 82.250.000 đồng Nợ TK 1331: 8.225.000 đồng Có TK 112: 90.475.000 đồng 2/ Nợ TK 1521: 7.560.000 đồng Nợ TK 1331: 756.000 đồng Có TK 111: 8.316.000 đồng 3/ Nợ TK 6211: 34.697.450 đồng Có TK 1521: 34.697.450 đồng 4/ Nợ TK 6211: 3.581.928 đồng Có TK 1521: 3.581.928 đồng Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm & TM Thành Công Mẫu số: 06 – TT Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh. ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2009 ĐVT: đồng NT Chứng từ Diễn giải Đã vào sổ cái TT dòng TKĐƯ Số phát sinh Số NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số trang trước chuyển sang 350.630.378 350.630.378 2/3 0016767 2/3 Mua Sâm củ Hàn Quốc X 1 1521 82.250.000 1331 8.225.000 112 90.475.000 5/3 0029615 5/3 Mua lá trinh nữ nhập kho X 2 1521 7.560.000 1331 756.000 111 8.316.000 6/3 PXK số 8 6/3 Xuất Sâm củ Hàn Quốc cho SX X 3 6211 34.697.450 1521 34.697.450 7/3 PXK số 9 7/3 Xuất Lá trinh nữ cho SX X 4 6211 3.581.928 1521 3.581.928 … … … … … … … … … Cộng chuyển sang trang sau Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công Mẫu số: 06 – TT Địa chỉ: Km 6 + 200 quốc lộ 38 Hạp Lĩnh – Bắc Ninh (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2009 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tháng 3 năm 2009 Tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu. Số hiệu: 152 NT Số chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số tiền Ghi chú số NT Trang số TT dòng TKĐƯ Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.813.229.594 2/3 0016767 2/3 Nhập kho NVL 1 112 82.250.000 5/3 0029615 5/3 Nhập khoNVL 2 111 7.560.000 6/3 PXK số 8 6/3 Xuất kho NVL 3 6211 34.697.450 7/3 PXK số 9 7/3 Xuất kho NVL 4 6211 3.581.928 … … … … … … … … … … … … … … … … … … Cộng phát sinh 650.290.000 913.512.552 Dư cuối kỳ 1.550.007.042 ( Nguồn từ phòng kế toán – Tài chính) 3.3.5. Kiểm kê và xử lý khi phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu Kiểm kê nguyên vật liệu là kiểm tra, xem xét tại chỗ các loại nguyên vật liệu bằng cách cân, đong, đo, đếm, theo định kỳ để xác định chất lượng và số thực tế hiện có, nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa tình hình thực tế với số liệu trên sổ sách, đồng thời ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí làm thất thoát tài sản, và giúp cho việc ghi chép sổ sách kế toán được đúng với thực tế hơn. Hàng ngày, thủ kho xuất hàng thường đã kiểm kê tại chỗ để xem sự khớp đúng với số lượng NVL đã xuất. Tuy nhiên vào cuối tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi chép kế toán, đã khoá sổ, thì thủ kho NVL phải sắp xếp lại tài sản theo từng loại có trật tự để kiểm kê được thuận tiện, nhanh chóng. Sau đó thủ kho phải sao kê đầy đủ các loại vật tư, tài sản cần kiểm kê trên sổ sách kế toán để làm tài liệu đối chiếu khi kiểm kê. Khi kết thúc quá trình kiểm kê thủ kho sẽ tính ra số chênh lệch thừa, chênh lệch thiếu và ghi lại vào biên bản kiểm kê, đồng thời tìm ra nguyên nhân và xử lý số chênh lệch đó. Thông thường số chênh lệch thừa, thiếu tại kho của công ty là không lớn, mà nguyên nhân chủ yếu là do trong quá trình nhập xuất hàng có nhiều loại NVL ở dạng bột ( Vitamin B2. Nabica. bột bắp Trung Quốc…), ở dạng sệt như: Dầu cá, tinh dầu cam, cao nước… khi xuất không tránh khỏi hao hụt; Trường hợp thừa là do cân đồng hồ không chuẩn vì cùng một lúc nhập hàng với số lượng nhiều. Bên cạnh đó có những trường hợp số lượng NVL tăng lên là do thời tiết mưa nhiều, ẩm độ lớn nên dẫn tới bị ẩm, mốc (Linh chi). Sau khi tìm ra các nguyên nhân thủ trưởng đơn vị quyết định xử lý như sau: Trường hợp phát hiện chênh lệch thừa trong kiểm kê, mà NVL vẫn giữ nguyên được phẩm chất thì xử lý bằng cách: Hạch toán chênh lệch thừa vào tài khoản phải trả, phải nộp khác: Nợ TK 1521: Chênh lệch thừa. Có TK 3388: Chênh lệch thừa. Trường hợp phát hiện chênh lệch thiếu trong kiểm kê, thủ trưởng đơn vị xử lý bằng cách: Hạch toán phần chênh lệch thiếu vào chi phí quản lý: Nợ TK 642: Phần chênh lệch thiếu. Có TK 1521: Phần chênh lệch thiếu. Đơn vị: Cty TNHH Dược Phẩm và TM Thành Công Mẫu số: 05 – TT Bộ phận: Kho nguyên vật liệu. (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ -Thời điểm kiểm kê: ngày 31 tháng 3 năm 2009 -Biên bản kiểm kê gồm: Ông. bà: Nguyễn Thị Oanh. Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch – Trưởng ban. Ông. bà: Nguyễn Thị Liễu. Chức vụ: Thủ kho NVL – Uỷ viên. Ông. bà: Nguyễn Thị Thuỷ. Chức vụ: Kế toán – Uỷ viên. - Đã kiểm kê cho những mặt hàng dưới đây về số lượng: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Phẩm chất Sổ sách Thực tế Chênh lệch Còn tốt 100% Kém phẩm chât Mất phẩm chất 1 Sâm củ Hàn Quốc kg 175 175 0 X 2 Lá trinh nữ kg 115 115 0 X 3 Linh chi kg 50 55 +5 x 4 Dầu cá Trung Quốc kg 370 368 -2 X .. 6 … … … … … … … … Cộng Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký. họ tên) (Ký, họ tên) Trường hợp khi kiểm kê phát hiện thừa nhưng phẩm chất của nguyên liệu bị giảm thì kế toán đưa chênh lệch đó vào dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nợ TK 159: Chệnh lệch thừa Có TK 632: Chênh lệch thừa. 3.4. Một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu 3.4.1. Một số nhận xét chung về kế toán, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Về kế toán nguyên vật liệu: * Ưu điểm:Cán bộ kế toán nhiệt tình trong công việc. Công tác kế toán được tuân thủ theo đúng yêu cầu chuẩn mực kế toán hiện hành. Kế toán đã hạch toán rõ ràng các nghiệp vụ, sử dụng đầy đủ chứng từ làm căn cứ để vào sổ, đồng thời việc thực hiện đều làm trên máy nên đảm bảo tính kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ một cách đầy đủ đúng theo các yêu cầu về sổ sách, chứng từ nhập, xuất, tồn kho NVL, và tuân thủ đúng nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho và các tài khoản liên quan. - Quy trình mua nguyên vật liệu được theo dõi chi tiết đến từng người bán, là cơ sở tạo ra điều kiện thuận lợi để trao đổi, mua bán NVL, đồng thời đảm bảo cho quá trình SX kinh doanh được diễn ra liên tục. - Hàng tháng, kế toán hạch toán chi phí nguyên vật liệu vào đúng đối tượng chịu chi phí một cách chính xác, kịp thời để tính giá thành sản phẩm cho hàng xuất bán. Từ đó giúp cho việc xác định được KQSXKD doanh của công ty. * Hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm thì nhìn chung theo tôi kế toán nguyên vật liệu vẫn còn tồn tại những điểm hạn chế sau: Thủ kho vẫn vào thẻ kho bằng thủ công, nên cùng một lúc xuất xong cho hai lệnh SX, mỗi lệnh SX có tới hơn mười loại NVL thì khi thủ kho vào thẻ kho mất rất nhiều thời gian, và còn xảy ra tình trạng cộng dồn thẻ kho bị sai sót. Về quản lý nguyên vật liệu: * Ưu điểm: Đã xây dựng được danh mục vật tư, tạo điều kiện thuận lợi để kế toán mã hoá trên máy. - Ban hành lệnh sản xuất cho từng quy trình công nghệ sản xuất SP đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên, liên tục, đúng kế hoạch. - Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm trực tiếp từ khâu thu mua đến khâu dự trữ, sử dụng NVL, để đảm bảo nguyên vật liệu luôn đáp ứng đúng, đủ, kịp thời. - Phòng Đảm bảo chất lượng, với đội ngũ KCS có kinh nghiệm để kiểm tra từ quá trình nhập, xuất cho đến kiểm kê NVL tránh được những NVL “ hết dat”- hết hạn sử dụng. * Hạn chế: - Thủ kho làm nhiệm vụ quản lý kho và hạch toán các nghiệp vụ về xuất nhập nhưng không được đào tạo qua ngành quản lý, hay kế toán mà chỉ có bằng về sơ cấp dược, do đó mà vẫn chưa tham mưu được cho lãnh đạo để nâng cao chất lượng trong quản lý kho. Hiện tại, trong kho có rất nhiều loại nguyên vật liệu chưa hết hạn dùng nhưng do môi trường và điều kiện kho chưa đảm bảo nên bị giảm phẩm chất nhưng lãnh đạo cũng không biết kịp thời, nên có trường hợp dự trù vật tư có, lệnh SX được ban hành, nhưng lại phải đợi vì chất lượng nguyên liệu không đạt yêu cầu. - Kho NVL có khá nhiều loại vật tư, nhưng chỉ có một thủ kho quản lý quá trình nhập xuất dẫn đến sự chậm trễ về thời gian xuất hàng và nhận hàng của thủ kho và đại diện của các phân xưởng. - Kho NVL chưa đủ rộng so với yêu cầu thực tế quản lý, do một kho chia làm 3 kho nhỏ, mặt khác kho ít ánh sáng, đèn chỉ mắc ở ngoài cửa kho, tấm lợp màu. Do đó vào những hôm trời mưa hoặc không sáng rõ thì nhìn số cân khi xuất NVL không được chính xác, từ đó dễ dẫn đến xảy ra sai xót chênh lệch khi kiểm kê cuối kỳ. - Khi tiến phòng kế hoạch vật tư có quyết định thẩm định lại những thùng nguyên liệu dạng lỏng, sệt như “dầu cá” thì chưa có đủ dụng cụ xuất, thủ kho tiến hành xuất thủ công làm hư hao nguyên liệu do đó mà quá trình thẩm định sẽ không chính xác. - Các loại cân tiểu ly, cân 1kg, cân 5kg đều đã hết hạn sử dụng từ năm 2007, nhưng hiện tại vẫn được sử dụng đến tận bây giờ và chưa có kế hoạch mua mới. Do đó làm cho quá trình nhập xuất không được chính xác. 3.4.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nhằm tăng cường công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty Việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán có ý nghĩa rất quan trọng. Nó ngoài giúp cho công tác kế toán trong đó có kế toán NVL được thực hiện một cách thuận tiện, linh hoạt, đúng với các quy định của nhà nước, mà nó còn giúp cho các nhà quản lý theo dõi, quản lý ngày một tốt hơn, giúp doanh nghiệp SXKD có hiệu quả hơn. Từ thực tiễn quan trọng của việc hoàn thiện công tác kế toán NVL, đồng thời với mong muốn góp phần kiến thức nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác quản lý NVL, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau: * Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Quá trình hạch toán tại kho công ty nên đầu tư trang bị cho thủ kho máy tính để phục vụ cho quá trình hạch toán vào thẻ kho được thuận tiện, và chính xác hơn. Bên cạnh đó công ty cũng nên chú ý tới việc nâng cao nghiệp vụ cho thủ kho, vì thủ kho cũng làm một phần công việc của kế toán như: thống kê cung cấp số liệu thường xuyên cho kế toán, vì thế thủ kho cũng cần biết các nghiệp vụ bên kế toán, để không chỉ làm nhiệm vụ xuất nhập và quản lý kho, mà còn có thể tham mưu cho kế toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh được kịp thời và chính xác hơn. * Về công tác quản lý NVL: Để quản lý tốt được NVL giảm hư hao trong quá trình xuất kho, cần đầu tư trang bị máy móc chuyên dùng như: máy bơm mini để phục vụ trực tiếp cho quát trình cấp phát các chất lỏng trong những phi cỡ lớn. Cần nâng cấp kho nhất là những kho lẻ như: lợp thêm tấm lợp tạo mái hiên để khi trời mưa sẽ tránh được tình trạng mưa hắt vào kho gây ẩm ướt- nguyên nhân làm giảm phẩm chất của NVL. Bên cạnh đó cần nên đầu tư mua mới các loại cân đã hết hạn sử dụng để tránh tình trạng chênh lệch trong quá trình nhập, xuất, và kiểm kê NVL. PHẦN IV: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Kết luận Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Dược Phẩm và Thương Mại Thành Công, tôi nhận thấy bản thân học được nhiều kinh nghiệm trong cách hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Về công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu nhìn chung công ty đã áp dụng theo chế độ đưa ra các quy định đúng đắn trong hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Tại kho hầu hết các nguyên vật liệu được sắp xếp theo vị trí thích hợp để thuận tiện cho quá trình xuất kho và quản lý, cụ thể: Các nguyên vật liệu cùng loại được xếp vào một khu vực, giữa các khu vực lại có khoảng cách, đủ cho một chiếc xe kéo hàng ra cửa, chính khoảng cách này sẽ giúp cho các nguyên vật liệu không bị lẫn vào nhau. Công ty đã mua được những chiếc kệ bằng gỗ lim rất chắc chắc cao so với khoảng cách đất là mười phân để phân cách giữa nguyên liệu và mặt đất để bảo quản nguyên liệu luôn được khô ráo. Bên cạnh đó công ty quản lý được nguyên liệu từ khâu mua đến khâu SX và thu hồi, giúp cho quá trình SX không bị gián đoạn và liên tục. Về quá trình hạch toán, kế toán của công ty thực hiện đúng chế độ kế toán, giúp cho quá trình theo dõi quản lý được thuận tiện. Đồng thời, công ty ban hành lệnh SX làm cho quá trình xuất hàng cho SX được kịp thời. Bên cạnh những kết quả công ty đạt được cũng còn có những hạn chế mà theo tôi cần phải khắc phục ngay bây giờ: đó là các loại cân của công ty đã hết hạn sử dụng nên độ chính xác không đảm bảo; trong khi đó định mức nguyên liệu trong từng loại thuốc là rất quan trọng, nếu xảy ra tình trạng do cân không chính xác mà một loại nguyên liệu tăng lên hoặc giảm đi một lượng nào đấy cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng của loại thuốc đó. Diện tích và thiết kế kho hiện tại chưa đủ điều kiện để bảo quản thuốc, làm cho các nguyên vật liệu có thể bị giảm phẩm chất khi gặp điều kiện bất lợi. 4.2. Kiến nghị Trên cơ sở những tồn tại của công ty tôi mạnh dạn đưa ra kiến nghị đó là công ty cần mua mới các loại cân đã hết hạn sử dụng, đầu tư trang thiết bị để giúp cho quá trình xuất kho được thuận tiện và tránh được tình trạng hư hao NVL trong quá trình xuất kho. Công ty nên đầu tư xây nâng cấp khu vực bảo quản đặc biệt cho những loại NVL giá trị lớn mà dễ bị giảm phẩm chất trong điều kiện bất lợi như: Linh Chi, Sâm…Bên cạnh đó lãnh đạo công ty cần quan tâm đến vấn để đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 1, Bộ Tài Chính, nhà xuất bản Tài Chính, năm 2006 NGUYỄN VĂN CÔNG, lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, Đại học Kinh Tế Quốc Dân, nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân, năm 2006 NGUYỄN THỊ TÂM, Lý thuyết kế toán, Trường Đại học nông Nghiệp I, nhà xuất bản Nông Nghiệp, năm 2000 HÀ THỊ HỒNG NHUNG, Thực trạng và một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại nhà máy Z157-Cục quản lý xe máy -Tổng cục kỹ thuật-Bộ Quốc Phòng, Luận văn tốt nghiệp. khoa kế toán và quản trị kinh doanh, Trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội, năm 2008. ._.