Hạch toán nguyên vật liệu và một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Sao Mai Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH ------› ¶ š------ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP H¹CH TO¸N NGUY£N VËT LIÖU Vµ MéT Sè BIÖN PH¸P N¢NG CAO HIÖU QU¶ Sö DôNG NGUY£N VËT LIÖU T¹I C¤NG TY TNHH SAO MAI VIÖT NAM NGƯỜI THỰC HIỆN: SV. BÙI THỊ NHUNG Lớp: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP B - K50 NGƯỜI HƯỚNG DẪN ThS. NGUYỄN XUÂN TIẾN HÀ NỘI - 2009 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các tập thể, cá nhân trong và ngoài trường: Trước hết tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong trường đặc biệt là các thầy cô trong khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh - Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến sự nhiệt tình giúp đỡ của thầy giáo ThS Nguyễn Xuân Tiến đã hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty TNHH Sao Mai Việt Nam, đặc biệt là phòng kế toán đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận và thu thập thông tin cần thiết trong quá trình thực hiện đề tài. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ động viên tôi trong suốt quá trình học tập, rèn luyện và nghiên cứu đề tài. Hà Nội, Ngày 26 tháng 05 năm 2009 Sinh viên Bùi Thị Nhung MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1: Cơ cấu lao động của Công ty 34 Bảng 3.2: Giá trị tài sản cố định của Công ty 35 Bảng 3.3: Tình hình vốn và nguồn vốn của Công ty 36 Bảng 3.4: Kết quả hoạt động SXKD của Công ty 37 Bảng 3.5: Tình hình nhập xuất kẽm (55x65) tháng 02 năm 2009 41 Bảng 3.6: Định mức sản phẩm sách hướng dẫn sử dụng điều hoà 50 Bảng 3.7: Sổ chi tiết vật liệu 57 Bảng 3.8: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn 58 Bảng 3.9. Bảng phân bổ NVL xuất dùng 65 Bảng 3.10: Bảng biên bản kiểm kê 69 Bảng 3.11. Bảng định mức dự trữ nguyên vật liệu 73 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 16 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 18 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 19 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng, giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 22 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng, giảm NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 24 Sơ đồ 3.1: Quy trình sản xuất sản phẩm in 30 Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 31 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 33 Sơ đồ 3.4: Thủ tục nhập kho NVL 42 Sơ đồ 3.5: Chứng từ nhập 42 Sơ đồ 3.6: Thủ tục xuất kho NVL. 49 Sơ đồ 3.7: Chứng từ xuất kho 49 Sơ đồ 3.8: Phương pháp thẻ song song 54 Sơ đồ 3.9: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL 65 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT NVL: Nguyên vật liệu TSCĐ: Tài sản cố định XDCB: Xây dựng cơ bản TSLĐ: Tài sản lưu động DN: Doanh nghiệp GTGT: Giá trị gia tăng CKTM: Chiết khấu thương mại ĐM: Định mức GCCB: Gia công chế biến HĐLD: Hội đồng liên doanh CK: Cuối kỳ BTC: Bộ tài chính VT: Vật tư PXK: Phiếu xuất kho BH: Bán hàng QLDN: Quản lý doanh nghiệp TM: Thương mại TK: Tài khoản SL: Số lượng CC: Cơ cấu ĐVT: Đơn vị tính LĐ: Lao động NVCSH: Nguồn vốn chủ sở hữu VCĐ: Vốn cố định VLĐ: Vốn lưu động SXKD: Sản xuất kinh doanh KH: Khách hàng STT: Số thứ tự SH: Số hiệu NT: Ngày tháng SL: Số lượng SP: Sản phẩm NK: Nhập kho CP: Chi phí ĐG: Đơn giá TT: Thành tiền TGNH: Tiền gửi ngân hàng TKĐƯ: Tài khoản đối ứng I: MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã trở thành cột mốc đánh dấu sự hoà nhập đầy đủ hơn của nền kinh tế Việt Nam vào nền kinh tế thế giới. Thực tiễn hơn hai năm qua cho thấy, có nhiều cơ hội để hoà nhập và phát triển nhưng cũng gặp nhiều khó khăn, thách thức. Sự thay đổi nhanh chóng của bên ngoài, xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế, tính cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp ở Việt Nam cần phải nâng cao năng lực cạnh tranh và phải tìm cho mình một hướng đi riêng, một phương thức quản lý phù hợp. Công tác kế toán tài chính là một trong những công cụ hiệu quả nhất phản ánh khách quan quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp nắm được đầy đủ, chính xác các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh, đưa ra quyết định kịp thời và hợp lý. Đối với các doanh nghiệp, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp sản xuất đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. Công tác quản lý nguyên vật liệu là hết sức cần thiết nhưng điều tiên quyết là doanh nghiệp phải biết ứng xử giá cả một cách linh hoạt, biết tính toán chi phí bỏ ra, biết khai thác khả năng của mình giảm chi phí đến mức thấp nhất để sau một chu kỳ kinh doanh sẽ thu được lợi nhuận tối đa . Muốn vậy, doanh nghiệp phải chú trọng vào công tác tổ chức hạch toán vật liệu thật tinh tế, thật đầy đủ chính xác thì mới phục vụ cho việc phân tích đánh giá kết quả hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Nhận thức được vấn đề trên, tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Hạch toán nguyên vật liệu và một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Sao Mai Việt Nam”. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty nhằm tìm ra ưu điểm và hạn chế trong công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất. - Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. - Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. 1.3. Đối tượng nghiên cứu Công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại công ty TNHH Sao Mai Việt Nam. 1.4. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian Đề tài được nghiên cứu tại công ty TNHH Sao Mai Việt Nam - Về thời gian Số liệu: 2007 – 2009 Thời gian thực hiện đề tài: Từ 01/01/2009 đến 10/05/2009. II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Tổng quan tài liệu 2.1.1. Khái quát chung 2.1.1.1. Khái niệm NVL là những đối tượng lao động doanh nghiệp mua ngoài hoặc tự sản xuất ra dùng cho mục đích sản xuất ra sản phẩm của doanh nghiệp. NVL là TSCĐ thuộc nhóm hàng tồn kho, được mua từ nguồn vốn lưu động để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. NVL là từ tổng hợp dùng để chỉ chung nguyên liệu và vật liệu. Trong đó, nguyên liệu là đối tượng lao động. Nhưng không phải mọi đối tượng lao động đều là nguyên liệu. Tiêu chuẩn để phân biệt sự khác nhau giữa nguyên liệu và đối tượng lao động là sự kết tinh lao động của con người trong đối tượng lao động, còn với nguyên liệu thì không. Những nguyên liệu đã qua công nghiệp chế biến thì được gọi là vật liệu. Một doanh nghiệp muốn kinh doanh, sản xuất hiệu quả thì phải chú trọng tới nhiều yếu tố. Nhóm yếu tố quan trọng đầu tiên là nhóm yếu tố đầu vào. Trong đó NVL là yếu tố đáng chú ý nhất vì NVL là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Thiếu NVL thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không tiến hành được. NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và trong quá trình tham gia vào sản xuất NVL bị tiêu hao hoàn toàn và bị biến đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra, nên chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy chỉ cần một biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu về lợi nhuận, giá thành sản phẩm… 2.1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ thì nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết phải phân loại theo những tiêu thức phù hợp. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu thành từng loại, từng nhóm khác nhau căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại nhất định. Có thể phân loại theo các tiêu thức sau: Phân loại NVL theo công dụng - NVL chính: Là những loại nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. - NVL phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ lao đông của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau…) - Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng đầu, hơi đốt, khí đốt… - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… - Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…) - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… Phân loại NVL theo nguồn hình thành - NVL do doanh nghiệp tự sản xuất: Là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. - NVL mua ngoài: Là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. - NVL khác: Là loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh. Phân loại NVL theo mục đích sử dụng - NVL sử dụng cho sản xuất: Là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm, gồm có: + NVL trực tiếp: Là loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. + NVL gián tiếp: Là loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm (dầu mỡ bảo dưỡng máy móc thiết bị,…) - NVL sử dụng cho các nhu cầu khác: Phục vụ cho sản xuất chung, nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Phân loại NVL theo quyền sở hữu - NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - NVL không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL doanh nhận gia công chế biến hay giữ hộ. Trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là ưu việt hơn cả. Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết dễ dàng hơn. Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đó doanh nghiệp đề ra quản lý và sử dụng NVL có hiệu quả. 2.1.1.3. Đặc điểm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh - Về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia một lần vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định dưới tác động của máy móc thiết bị, sức lao động NVL tiêu hao toàn bộ hay đổi hình thái vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của NVL được chuyển hết một lần vào chi phi sản xuất kinh doanh trong kỳ. - NVL thuộc loại TSLĐ, giá trị NVL tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của DN. 2.1.1.4. Vị trí, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Là một yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm, do vậy chất lượng của NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. NVL được đảm bảo đầy đủ về số lượng chất lượng chủng loại... có tác động rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo chất lượng NVL cho sản xuất còn là một biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm. NVL liên quan trực tiếp tới kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, cung ứng NVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Xét cả về mặt hiện vật lẫn về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kì quá trình sản xuất nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, quản lý tốt NVL chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. DN giảm được giá thành sản xuất sản phẩm từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. 2.1.1.5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán NVL Yêu cầu quản lý NVL Nếu như công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý kinh tế tài chính thì hạch toán kế toán NVL là công cụ đắc lực của công tác quản lý NVL. Kế toán NVL có đầy đủ, chính xác, kịp thời hay không có ảnh hưởng lớn đến tình hình quản lý NVL của DN. Quản lý tốt NVL sẽ hạn chế được những mất mát hư hỏng, giảm bớt được những rủi ro thiệt hại trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt NVL còn là điều kiện để xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh và đánh giá tài sản của DN một cách đầy đủ sác thực, đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của DN. Chính vì vậy, việc quản lý NVL trong DN đòi hỏi phải chặt chẽ ở nhiều khâu khác nhau từ khâu thu mua bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. - Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại đây đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả. - Trong khâu bảo quản: Theo dõi chi tiết đến từng kho, từng địa điểm bảo quản để đảm bảo an toàn cho vật tư, tránh hư hỏng NVL, ngăn ngừa những vi phạm làm mất mát NVL. - Trong khâu dự trữ: DN cần xây dụng định mức vật tư tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, không bị ngừng chệ hay gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hay lâm vào tình trạng ứ đọng vốn trong khâu dự trữ quá lớn. - Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. Nhiệm vụ của kế toán NVL - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số dữ liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản tình hình nhập, xuất và tồn kho NVL, tính giá thực tế của NVL đã mua và nhập kho. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn…nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại NVL cho quá trình sản xuất kinh doanh của DN. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL. Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận kho hàng trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về NVL đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong phương pháp kế toán. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo về nghiệp vụ kế toán trong phạm vi toàn ngành kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản dự trữ và sử dụng NVL, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất lượng. Tính toán chính xác số lượng về giá trị NVL đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ nhà nước quy định. Lập các báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý. 2.1.2. Nguyên tắc hạch toán NVL 2.1.2.1. Mở sổ theo dõi NVL theo từng nhóm, loại, thứ cả về hiện vật và giá trị NVL được hạch toán chi tiết cho từng thứ, từng loại, từng nhóm. Trên cơ sở đó xây dựng danh điểm NVL nhằm thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ NVL. 2.1.2.2. Phải thống nhất phương pháp tính giá vật liệu Tính giá nhập kho NVL Tính giá của NVL nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí. NVL nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được xác định khác nhau. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài Tùy theo DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được hoàn lại - CKTM, Giảm giá hàng mua Trong đó: - Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong ĐM. - Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)... Đối với nguyên vật liệu do DN tự gia công chế biến Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Giá thực tếcủa NVL xuất GCCB + Chi phíchế biến Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Giá thực tếcủa NVL xuất thuê ngoài GCCB + Chi phíthuê ngoàiGCCB + Chi phívận chuyển(nếu có) Đối với nguyên vật liệu tự chế Giá thực tếcủa NVL nhập kho trong kỳ = Giá thànhsản xuất NVL + Chi phí vận chuyển (nếu có) Đối với vật liệu được cấp Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Giá theo biên bản giao nhận Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Giá trị vốn gópdo HĐLD đánh giá Đối với nguyên vật liệu được biếu tặng, viện trợ Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Giá thị trườngtại thời điểm nhận Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất Giá thực tế củaphế liệu thu hồi = Giá có thể sử dụng lạihoặc giá có thể bán Tính giá NVL xuất kho Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm  của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Việc tính giá trị NVL được áp dụng theo một trong các cách sau: - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước - Phương pháp nhập sau, xuất trước - Phương pháp trực tiếp (phương pháp giá thực tế đích danh) Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Giá thực tế từng loại xuất kho = Số lượng thực tế từng loại xuất kho x Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: - Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng  tồn kho căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Ưu điểm của phương pháp này là khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Hơn nữa, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập NVL kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng NVL thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít. - Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước Dựa vào trị giá và số lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước Số lượng NVL thực tế tồn kho cuối kỳ trước Phương pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ tính toán nhưng trị giá hàng xuất không chịu ảnh hưởng của sự thay đổi giá cả trong kỳ hiện tại. Vì vậy, phương pháp này làm cho chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh không sát với giá thực tế. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức: Trị giá thực tế của NVL xuất trong kỳ = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập trước Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng. Ngược lại giá cả có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Ưu điểm của phương pháp là có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. Trong thời kỳ lạm phát phương pháp này sẽ cho lợi nhuận cao do đó có lợi cho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trước các cổ đông làm cho giá cổ phiếu của công ty tăng lên. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị NVL đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế theo công thức: Trị giá thực tế của NVL xuất trong kỳ = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng Ưu điểm của phương pháp đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn. Tính theo phương pháp này doanh nghiệp thường có lợi về thuế nếu giá cả vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh được thuế. Nhược điểm của phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó. Phương pháp trực tiếp (phương pháp giá thực tế đích danh) Theo phương pháp này, giá thực tế NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc nhập kho (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất kho lô nào (hay cái nào) sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh. Trị giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế của từng lô hàng xuất kho Phương pháp này có ưu điểm là xác định được chính xác giá NVL xuất làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. Doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh được lợi nhuận nếu muốn có giá thành hạ, lợi nhuận cao thì xuất lô NVL có giá mua thấp và ngược lại. Nhược điểm của phương pháp là trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp, tốn kém thời gian, công sức, chi phí hạch toán tăng. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này. Phương pháp giá hạch toán Ngoài các phương pháp cơ bản trên đây, trong thực tế phương pháp kế toán, để giảm nhẹ việc ghi chép cũng như đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán, để tính giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán còn sử dụng phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán theo giá thực tế theo công thức: Giá thực tế từng loại xuất kho (hoặc tồn kho CK) = Giá hạch toán từng loại xuất kho (hoặc tồn kho CK) x Hệ số giá từng loại Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ NVL chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Về thực chất, việc sử dụng giá hạch toán để ghi sổ các loại hàng tồn kho nói chung chính là một “thủ thuật” của kế toán nhằm phản ánh kịp thời tình hình biến động, hiện có của từng loại hàng tồn kho. Giá trị từng loại hàng tồn kho tính theo phương pháp giá hạch toán đúng bằng giá trị từng loại hàng tồn kho tăng, giảm, hiện có tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ ở trên. Phương pháp giá hạch toán có ưu điểm là cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Nhược điểm của phương pháp này là tính giá này không chính xác vì nó không tính đến sự biến động giá cả của nguyên vật liệu. Phương pháp này chỉ nên áp dụng khi thị trường giá cả ít biến động. 2.1.2.3. Phương pháp hạch toán NVL Hạch toán chi tiết NVL Chứng từ sử dụng Kế toán chi tiết NVL là một khâu công việc khá phức tạp và tốn nhiều công sức. Khác với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng và chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) NVL theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định, ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC, các chứng từ kế toán bao gồm: + Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT) + Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03 – VT) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 – VT) + Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05 – VT) + Bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT) + Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (mẫu 07 – VT) + Biển bản kiểm kê vật tư  (mẫu số 08-VT) + Hoá đơn GTGT - bên bán lập (mẫu số 01GTKT-3LL) + Hoá đơn thông thường - bên bán lập (mẫu số 02GTTT-3LL) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03PXK-3LL) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. Doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa được quy định danh mục, mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại chế độ kế toán riêng, các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài Chính chấp thuận. Sổ kế toán chi tiết vật liệu Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong DN mà sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sau: + Thẻ kho (mẫu số S12 – DN) + Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S10 – DN) + Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số S10 – DN) + Sổ đối chiếu luân chuyển + Sổ số dư Ngoài các sổ kế toán chi tiết nói trên, còn mở thêm các bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn…phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. Các phương pháp hạch toán chi tiết Để kế toán chi tiết NVL, các doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 3 phương pháp là phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Về thực chất, kế toán chi tiết theo từng phương pháp nói trên bao gồm công việc ghi chép của thủ kho tại kho, của kế toán tại phòng kế toán. Đây là công việc quan trọng và chiếm khá nhiều thời gian, công sức của kế toán. Phương pháp ghi thẻ song song Theo phương pháp ghi thẻ song song, kế toán chi tiết NVL tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số l._.ượng. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho và gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại lên phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào các thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. - Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. - Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian. - Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp thẻ song song. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) NVL theo từng kho. Cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu, rồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển và kế toán tổng hợp. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu - Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song song, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp. - Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. - Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. Phương pháp sổ số dư - Tại kho: Công việc cụ thể tại kho giống như các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng NVL quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho NVL tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư. - Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính toán theo chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm NVL (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho. Sơ đồ 2.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho NVL Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ số dư Kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Ghi định kỳ Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm NVL. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư ( số liệu kế toán trên sổ số dư do kế toán NVL tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). - Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. - Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót. - Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao. Hạch toán tổng hợp NVL Để hạch toán NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của DN, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hàng tồn kho của DN là tài sản ngắn hạn của DN tồn tại dưới hình thái vật chất, bao gồm NVL, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. Phương pháp kê khai thường xuyên - Khái niệm và tài khoản sử dụng Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những DN có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác đình được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. Để hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu của quản lý và phương tiện tính toán. Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…). Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt…). Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu hoặc cuối kỳ. + Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp thuận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho ( kể cả số đang gửi kho người bán). Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 331, 111, 112, 632, 157,… Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách… Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, phiếu báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số NVL thực nhận vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. - Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL NVL trong kỳ của DN sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau. Trên cơ sở các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các thủ tục liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, tình hình thanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời. NVL trong các DN sản xuất giảm chủ yếu do các nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm và quản lý DN, góp vốn liên doanh với các đơn vị khác. Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại theo đúng đối tượng sử dụng và tính giá thực tế xuất kho để ghi chép phản ánh trên các sổ kế toán tổng hợp. Để kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên ta thể hiện trên sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng, giảm NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 TK 151 TK 621 NVL đi đường kỳ trước Xuất NVL để trực tiếp chế tạo sản phẩm TK 111, 112, 333 TK627,641,642, 241 141, 311, 331 Xuất cho phân xưởng Tăng do mua ngoài sản xuất, cho BH, QLDN TG (chưa có thuế GTGT) cho xây dựng cơ bản 1331 TT Thuế GTGT được khấu trừ TK 411 TK222, 223… Nhận cấp phát, nhận vốn cổ Xuất NVL góp vốn liên phần, nhận vốn góp liên doanh doanh, liên kết,… TK 221, 222 TK 154 Thu hồi vốn đầu tư Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 632, 3381 TK632, 1381 Giá trị thừa phát hiện NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê tại kho qua kiểm kê tại kho TK 412 TK 412 Khoản chênh lệch do Khoản chênh lệch giảm đánh giá tăng đánh giá giảm TK 1331 TK331,111,112... Thuế GTGT tương ứng với Chiết khấu thương mại khoản chiết khấu TM, giảm giá giảm giá hàng mua, hàng mua, hàng mua trả lại hàng mua trả lại Phương pháp kiểm kê định kỳ - Khái niệm và tài khoản sử dụng Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại NVL trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị NVL xuất trong kỳ = Giá trị NVL còn lại chưa sử dụng đầu kỳ + Tổng giá trị NVL tăng thêm trong kỳ - Giá trị NVL còn lại, chưa sử dụng cuối kỳ Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại NVL khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 611 “Mua hàng”: Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL… theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Tài khoản này được chi tiết theo 2 tài khoản cấp 2: Tài khoản 6111 “Mua nguyên, vật liệu”: Phản ánh tình hình thu mua, tăng, giảm NVL và được mở theo từng thứ, từng loại, từng kho NVL. Bên nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá thực tế NVL trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. + Tài khoản 6112 “Mua hàng hoá”: Tài khoản này phản ánh trị giá hàng hoá mua vào theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) và được mở theo từng thứ, từng kho, quầy hàng hoá. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư. + Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên nợ: Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. Bên có: Kết chuyển giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ. Dư nợ: Giá thực tế NVL tồn kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 133, 331, 111, 112,…Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán tổng hợp NVL không căn cứ vào phiếu xuất kho để xác định giá trị thực tế NVL xuất dùng mà căn cứ vào giá thực tế NVL tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Quá trình hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng, giảm NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 (6111) TK 151 Giá trị NVL đang đi đường đầu kỳ, chưa sử dụng Giá trị NVL đang đi đường cuối kỳ chưa sử dụng TK 151 TK 152 Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ, chưa sử dụng Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ, chưa sử dụng TK 152 TK 411 Nhận vốn liên doanh cấp phát, vốn cổ phần… Xuất dùng trực tiếp để chế tạo sản phẩm TK 621 TK 412 Đánh giá tăng NVL TK 627, 641, 642 Xuất dùng phục vụ cho sản xuất, bán hàng, quản lý, xây dựng cơ bản… TK 111, 112, 331 Giá trị NVL mua vào trong kỳ (chưa có thuế GTGT) TK 111, 112, 331, 1388… Giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại được hưởng và giá trị hàng mua trả lại TK 1331 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Thuế GTGT đầu vào tương ứng với số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Tổng số chiết khấu thanh toán khi mua hàng được hưởng (tính trên tổng số tiền đã thanh toán) TK 515 2.1.2.4. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán NVL Hình thức Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tập hợp các chứng từ như sổ, căn cứ vào chứng từ như sổ vào sổ cái tài khoản. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, ghi nội dung đăng kí trên sổ cái. Theo hình thức này, các loại sổ kế toán bao gồm: - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ - Sổ cái các tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154,… - Sổ cái thẻ chi tiết tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154,… Hình thức này phù hợp với nhiều loại hình, quy mô DN. Hình thức này dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu công việc, dễ phân công chia nhỏ. Song với hình thức này, kế toán ghi chép có sự trùng lặp, dễ nhầm lẫn và khối lượng công việc nhiều vào cuối tháng. Hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Hình thức này sử dụng các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Chứng từ số 7 - Bảng kê số 4 - Sổ cái các tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154,... - Sổ hoặc thẻ chi tiết các tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154,... Hình thức này phù hợp với các DN có quy mô lớn nhưng sử dụng kế toán thủ công. Hình thức này giảm bớt đáng kể khối lượng ghi chép hàng ngày, do đó nâng cao hiệu quả hoạt động của kế toán. Hình thức sổ Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này bao gồm các sổ như: - Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký chi, nhật ký mua...) - Sổ cái các tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154,... - Sổ cái, thẻ kế toán chi tiết tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154,... Hình thức sổ này đơn giản, dễ làm, công việc phân bổ đều trong tháng, do đó có thể áp dụng cho mọi loại hình DN đặc biệt là DN sử dụng kế toán máy. Hình thức Nhật ký -Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái là Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái. Hình thức này bao gồm các sổ như: - Nhật ký - Sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: TK621, TK622, TK627, TK154,... Hình thức này đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu song không thích hợp với các DN lớn vì kết cấu sổ lớn không làm cùng một lúc, hệ thống sổ chi tiết tách rời hệ thống sổ tổng hợp. Hình thức này chỉ thích hợp với loại hình DN vừa và nhỏ, có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tài khoản kế toán, số người làm ít. 2.2. Phương pháp nghiên cứu 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu Là phương pháp tiến hành thu thập các số liệu, tài liệu sơ cấp, thứ cấp thông qua các chứng từ, sổ sách đã ghi chép ở thời gian trước. Phương pháp này áp dụng trong đề tài: - Tài liệu thứ cấp: Đó là các tài liệu sẵn có đã công bố trên các sổ kế toán, báo cáo tài chính của Công ty, các tài liệu có liên quan đến quá trình hạch toán NVL ở công ty. Các tài liệu có liên quan đến đề tài. - Tài liệu sơ cấp: Để thu thập thông tin phục vụ cho bài viết tài liêu còn được thu thập thông qua phỏng vấn, điều tra từ các cán bộ công nhân viên trong Công ty. 2.2.2. Phương pháp xử lý số liệu Trong đề tài có sử dụng phương pháp lập bảng tính trên excel, tính và lấy kết quả để áp dụng trong đề tài. Ngoài ra còn sử dụng một số phương pháp chuyên môn kế toán sau: Phương pháp chứng từ: Là phương pháp thông tin và kiểm tra sự hành thành các nghiệp vụ kinh tế. Đó là các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL đã phát sinh và hoàn thành trong một quý, một năm tại công ty. Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép: Phản ánh sự biến động thường xuyên, liên tục và có hệ thống của NVL có thể chi tiết cho từng loại, từng bộ phận. Đồng thời phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản theo đúng nội dung kinh tế. Phương pháp tính giá: Là phương pháp dùng thước đo giá trị để biểu hiện các loại tài sản khác nhau. Phương pháp này áp dụng để tính giá NVL nhập kho và xuất kho trong từng trường hợp. Phương pháp đối chiếu: Là phương pháp đối chiếu giữa các sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp, đối chiếu chế độ kế toán hiện hành với tình hình thực hiện chế độ kế toán của công ty. Phương pháp tổng hợp và cân đối: Tại thời điểm nhất định, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi nhận vào tài khoản hình thành các mối quan hệ cân đối, từ đó tổng hợp số liệu khái quát tình hình vốn, tình hình kết quả kinh doanh. 2.2.3. Phương pháp phân tích số liệu 2.2.3.1. Phương pháp thống kê mô tả Là phương pháp có nhiệm vụ điều tra thu thập tài liệu trên cơ sở quan sát số lớn, tổng hợp tài liệu trên cơ sở phân tích thống kê, phân tích hiện tượng thông qua phân tích mức độ, mối quan hệ giưa các hiện tượng và dự báo sự phát triển của hiện tượng. Đồng thời còn có nhiệm vụ mô tả các nghiệp vụ kế toán đang diễn ra. Mô tả một nghiệp vụ phát sinh và quá trình ghi sổ cũng như quá trình luân chuyển chứng từ. 2.2.3.2. Phương pháp so sánh Dùng để so sánh các chỉ tiêu, các hiện tượng kinh tế đã được lượng hoá có cùng nội dung, tính chất ở các năm để xác định xu hướng, mức độ biến dộng của các chỉ tiêu qua những chỉ tiêu tuyệt đối hoặc tương đối.Các yếu tố không xác định được bằng con số cụ thể chúng được so sánh với nhau dựa vào trực giác người phân tích. Qua đó đánh giá các mặt yếu m hay hiệu quả, từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2.3.3. Phương pháp chuyên khảo Là phương pháp tham khảo ý kiến của cán bộ trong công ty, đặc biệt là các cán bộ phòng tài chính kế toán và các thầy cô giáo trong trường về các nội dung liên quan đến quá trình hạch toán NVL. III. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam được thành lập theo quyết định số 4891 GP/TLDN ngày 30 tháng 12 năm 1999 của UBND TP Hà Nội, với ngành nghề kinh doanh chính: In – Sản xuất bao bì nhãn mác, thiết kế, tạo mẫu, sản xuất và kinh doanh Văn phòng phẩm, quà tặng khuyến mại và dịch vụ thương mại... Đăng ký kinh doanh số 0102010006 ĐKKD do Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 14 tháng 01 năm 2000. Giấy phép hoạt động nghành in số: 07/2003/GP-IN-TN do Cục Xuất bản cấp. Trụ sở: 46 Cầu Diễn - Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại: 04. 37657.699 – 2218.2158 Văn phòng: 147 Nguyễn Lương Bằng - Đống Đa – TP Hà Nội Điện thoại: 04. 3533.4268 – 3533.4286 Email: Info@invitaf.com.vn Invitaf@gmail.com Tiền thân là công ty Sao Mai Việt Nam được thành lập từ năm 1997, sau khi tách ra từ công ty sản xuất và thương mại dịch vụ ATT. Sau 2 năm hoạt động đến năm 1999 do yêu cầu mở rộng lĩnh vực kinh doanh, công ty đã đổi tên thành công ty TNHH Sao Mai Việt Nam. Để đảm bảo tốt nhu cầu của thị trường, năm 2007 Công ty đã khởi công xây dựng nhà máy in và sản xuất hộp trên diện tích 20.000 m2 tại xã Bình Phú, huyện Thạch Thất, Hà nội. Nâng cấp dây chuyền máy in công nghệ hiện đại, hoàn thiện các quy trình sản xuất đầy đủ mọi công đoạn nhằm cho ra đời những sản phẩm hoàn hảo nhất. Thị trường tiêu thụ của Công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh... Tuy nhiên, trong thời gian tới thị trường của Công ty còn có thể mở rộng hơn nữa nhờ sự cố gắng của cả Công ty và các nhu cầu mới của các doanh nghiệp, phòng ban về các sản phẩm. Về việc phân phối sản phẩm, các kênh bán hàng của Công ty chủ yếu là các siêu thị, các cửa hàng bách hoá tổng hợp, cửa hàng bán lẻ và đại lý. Sau 12 năm hình thành và phát triển cán bộ công nhân viên Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam luôn cố gắng phấn đấu với tiêu chí “Chất lượng đạo đức kinh doanh hàng đầu” và đã đạt được những thành tựu khả quan, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. 3.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 3.1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam là doanh nghiệp sản xuất nên chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Do vậy, việc tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất là yếu tố rất quan trọng để hạ giá thành sản phẩm và nâng cao sử dung vốn lưu động, hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. NVL Công ty không tự sản xuất được mà chủ yếu mua từ bên ngoài căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng và kế hoạch sản xuất của công ty. NVL của công ty chủ yếu được cung cấp từ các nguồn hàng trong nước như: Công ty giấy Bãi Bằng,…Ngoài ra, Công ty cũng chủ động nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, ký kết hợp đồng với các hãng nổi tiếng như Steadler, Kwtrio, HP, Giấy IK - Indonesia…Nhằm mục đích đảm bảo hàng đến tay khách hàng là hàng chính hãng và đảm bảo chất lượng. Công ty thường mua NVL phù hợp với yêu cầu sản xuất và luôn chú trọng đến yếu tố giá cả để giảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm. 3.1.2.2. Quy trình sản xuất của công ty Quy trình công nghệ của công ty là một quy trình đơn giản, sản xuất sản phẩm diễn ra một cách liên tục khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng: Sơ đồ 3.1: Quy trình sản xuất sản phẩm in Chế bản Bình bản Phơi bản Dỗ có cắt In Hoàn chỉnh Thành phẩm Tở giấy - Chế bản: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận kỹ thuật sản xuất trên cơ sở nội dung in sẽ thiết kế kỹ thuật theo yêu cầu in. - Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả các loại (chữ, hình ảnh…) có cùng một màu vào các tấm mica theo từng trang in. - Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang, bộ phận phơi bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn nhôm hoặc kẽm. - Tở giấy và Dỗ có cắt là quá trình song song với các khâu trên nhằm chuẩn bị NVL sẵn sàng cho sản xuất. - In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm (đã được phơi), lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. - Hoàn chỉnh sản phẩm: Khi nhận được các bản in từ bộ phận in đã hoàn thành, bộ phận hoàn chỉnh sản phẩm sẽ tiến hành phân loại và hoàn thiện sản phẩm trước khi xuất bán như: Pha, xén, đóng quyển, đóng gói, nhập kho và chuyển cho khách hàng. 3.1.3. Bộ máy tổ chức của Công ty Trong mỗi doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản lý là thực sự cần thiết và không thể thiếu, nó đảm bảo cho việc giám sát chặt chẽ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Phòng kế toán Xưởng sản xuất Phòng kinh doanh Phòng kho vận Phòng XNK P. Giám đốc P. Giám đốc Giám đốc - Giám đốc: Là người chỉ đạo cao nhất, người chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của công ty, trực tiếp điều hành Công ty. - Phó giám đốc sản xuất: Giúp việc cho giám đốc trong công tác điều hành sản xuất của Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc trong việc điều hành hoạt động kinh doanh. Là người được phép uỷ quyền để điều hành và kí kết các văn bản khi giám đốc vắng mặt. - Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm khai thác và tạo nguồn hàng cho bộ phận kinh doanh, khai thác nguồn nguyên liệu, vật liệu cho bộ phận sản xuất. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ giao dịch với người cung ứng nguồn hàng và giao dịch với khách hàng, tìm kiếm khách hàng cho Công ty. - Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm khai thác, lập kế hoạch, tạo nguồn vốn và phân bổ nguồn vốn cho các hoạt động của Công ty. Có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán tài chính của công ty (ghi chép, thu nhận, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tổng hợp và lập báo cáo kế toán của công ty), giúp giám đốc nắm bắt thông tin về tình hình tài chính của Công ty, thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán quy định. - Xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất các sản phẩm dịch vụ. - Phòng kho vận: Có nhiệm vụ chủ yếu vận chuyển cung cấp hàng hoá tận nơi cho khách hàng, quản lý kho hàng hoá, thành phẩm của công ty, thực hiện nhập xuất hàng hoá khi có chứng từ hợp lệ. 3.1.4. Hình thức và phương pháp kế toán áp dụng tại Công ty - Hình thức ghi sổ kế toán Xuất phát từ vai trò quan trọng của hạch toán kế toán, yêu cầu cần thiết đặt ra là phải tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ, yêu cầu quản lý, Công ty TNHH Sao Mai Việt Nam đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán tập trung được tập trung giải quyết tại phòng kế toán từ khâu hạch toán ban đầu đến tổng hợp báo cáo và kiểm tra ghi chép. Bộ máy kế toán của Công ty đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” với hệ thống sổ sách khá hoàn chỉnh. Phần mềm mà Công ty áp dụng là phần mềm kế toán MISA. Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Phương pháp kế toán Hiện nay, Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Sử dụng phương pháp tình giá bình quân gia quyền để tính giá trị hàng xuất kho. Công ty tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Công tác ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu đang được áp dụng tại Công ty là phương pháp ghi thẻ song song. 3.1.5. Tình hình lao động tại Công ty Lao động là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tổ chức quản lý lao động, bố trí hợp lý lực lượng lao động của doanh nghiệp vào từng khâu công việc cụ thể nhằm phát huy tốt nhất năng lực của người lao động, tạo điều kiện tăng năng suất lao động, giảm chi phí nhân công trong chi phí SXKD. Bảng 3.1: Cơ cấu lao động của Công ty (ĐVT: Người) Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh SL CC (%) SL CC (%) (+/-) (%) Tổng số lao động 75 100 87 100 12 116,00 1. Phân theo công việc - LĐ trực tiếp 47 62,67 56 64,37 9 119,15 - LĐ gián tiếp 28 37,33 31 35,63 3 110,71 2. Phân theo giới - LĐ nam 32 42,67 39 44,83 7 121,88 - LĐ nữ 43 57,33 48 55,17 5 111,63 3. Phân theo trình độ LĐ - Đại học, cao đẳng 26 34,67 29 33,33 3 111,54 - Trung cấp 11 14,67 14 16,09 3 127,27 - Lao động khác 38 50,67 44 50,57 6 115,79 (Nguồn: Phòng kế toán) Nhìn vào bảng 3.1 ta thấy, tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2007 – 2008 không có sự biến động lớn. Năm 2008 tổng số lao động tăng 16,00% so với năm 2007 tức tăng 12 người. Cụ thể, lao động trực tiếp tăng 9 người hay tăng 19,15%, còn lao động gián tiếp tăng 3 người tương ứng với tăng 10,71%, lao động trực tiếp tăng nhiều hơn lao động gián tiếp là do Công ty mở rộng xưởng sản xuất, tập trung vào sản xuất sản phẩm. Số lao động nam tăng 7 người tương ứng với tăng 21,88% còn lao động nữ tăng 5 người tương ứng với 11,63%, điều này phản ánh đúng tính chất công việc của công ty. Chính vì thế mà về trình độ học vấn, lao động có trình độ đại học, cao đẳng tăng 3 người tương ứng với tăng 11,54%, Trung cấp tăng 3 người tương ứng với tăng 27,27% còn lao động khác tăng 6 người tương ứng với tăng 15,79%. Do công ty mở rộng quy mô tập trung vào sản xuất sản phẩm nên sự thay đổi cơ cấu lao động như trên là hợp lý. 3.1.6. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty 3.1.6.1. Tình hình cơ sở vật chất của công ty Tài sản của mỗi doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, nó là điều kiện tiền đề vật chất không thể thiếu được trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp muốn tái sản xuất mở rộng thì phải liên tục tăng cường đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, không ngừng cải tiến máy móc thiết bị và áp dụng nh._.