Hạch toán Nguyên vật liệu và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Y Dược Việt An

Tr­êng ®¹i häc n«ng nghiÖp hµ néi khoa kÕ to¸n & qu¶n trÞ kinh doanh › ¶ š luËn v¨n tèt nghiÖp ®¹i häc §Ò tµi: “HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y DƯỢC VIỆT AN” Gi¸o viªn h­íng dÉn : ths. nguyÔn xu©n tiÕn Sinh viªn thùc hiÖn : bïi thÞ mai Líp : KEB - K50 Hµ Néi - 2009 LỜI CẢM ƠN Trong thêi gian thùc tËp tèt nghiÖp võa qua, ®Ó hoµn thµnh ®­îc luËn v¨n tèt nghiÖp, t«i ®· nhËn ®­îc rÊt nhiÒu sù quan t©m gióp ®ì cña c¸c tËp thÓ, c¸c c¸ nh©n trong vµ ngoµi tr­êng. Tr­íc hÕt, t«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c thÇy gi¸o, c« gi¸o Khoa KÕ to¸n vµ Qu¶n trÞ kinh doanh – Tr­êng §¹i häc N«ng nghiÖp Hµ Néi ®· t¹o mäi ®iÒu kiÖn gióp ®ì t«i. §Æc biÖt, t«i xin bµy tá lßng biÕt ¬n s©u s¾c ®Õn thÇy gi¸o ThS. NguyÔn Xu©n TiÕn ®· tËn t×nh h­íng dÉn t«i trong suèt qu¸ tr×nh lµm luËn v¨n.. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n ban l·nh ®¹o C«ng ty Cæ phÇn Y d­îc ViÖt An ®· t¹o mäi ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho t«i trong ®ît thùc tËp tèt nghiÖp nµy. Cuèi cïng, t«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n tíi gia ®×nh vµ b¹n bÌ ®· khÝch lÖ, cæ vò t«i hoµn thµnh luËn v¨n thùc tËp tèt nghiÖp nµy. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n! Hµ Néi, ngµy 23 th¸ng 5 n¨m 2009 Sinh viªn Bùi Thị Mai MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG Biểu số 1a: Hóa đơn GTGT 51 Biểu số 1b: Hóa đơn GTGT 52 Biểu số 2: Lệnh nhập kho 53 Biểu số 3a: Phiếu nhập kho 54 Biểu số 3b: Phiếu nhập kho 55 Biểu số 4a: Phiếu xuất kho 58 Biểu số 4b: Phiếu xuất kho 59 Biểu số 5: Thẻ kho 61 Biểu số 6: Bảng kê nhập – xuất – tồn 62 Biểu số 7: Bảng kê xuất NVL 64 Biểu số 8: Bảng kê bán NVL 65 Biểu số 9: Báo cáo tồn kho NVL 66 Biểu số 10: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 69 Biểu số 11: Chứng từ ghi sổ 71 Biểu số 12: Bảng tổng hợp chứng từ gốc 73 Biểu số 13: Chứng từ ghi sổ 73 Biểu số 14: Sổ cái tài khoản 152 74 Biếu số15: Xây dựng một số danh điểm NVL 85 Biểu số16: Sổ danh điểm nguyên vật liệu 86 Biểu số 17: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 87 Biểu số 18: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 88 Biểu số 19: Sổ chi tiết NVL 91 Biểu số 20: Sổ chi tiết NVL 92 Biểu số 21: Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL 96 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Phương pháp thẻ song song. 17 Sơ đồ 2.2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 19 Sơ đồ 2.3: Phương pháp sổ số dư 20 Sơ đồ 3.1: Quy trình công nghệ chiết xuất hoá chất 33 Sơ đồ 3.2: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên 33 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty 34 Sơ đồ 3.4: Bộ máy kế toán của Công ty CP Y Dược Việt An 38 Sơ đồ 3.5: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CP Y Dược Việt An 42 Sơ đồ 4.1: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL 50 Sơ đồ 4.2: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL 57 Sơ đồ 4.3: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty 69 PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Trong sự chuyển mình của nền kinh tế hiện nay ở nước ta, để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và làm ăn có lãi. Muốn thực hiện được điều đó, mỗi doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư cho việc áp dụng các tiến bộ khoa học và công nghệ, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên. Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghịêp là đạt được mức lợi nhuận tối đa với mức chi phí tối thiểu, đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí sản xuất phải luôn là một trong những mối quan tâm hàng đầu. Tiết kiệm chi phí sản xuất luôn được coi là một trong những chìa khoá của sự tăng trưởng và phát triển, để làm được điều này nhất thiết các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến yếu tố đầu vào trong đó chi phí nguyên vật liệu là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng của hàng tồn kho, nó phản ánh tình hình sản xuất của doanh nghiệp có được tiến hành bình thường không, kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu của doanh nghiệp có hợp lý không. Mặt khác sự biến động của nguyên vật liệu ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp, điều này thể hiển ở chỗ nguyên vật liệu là đối tượng cấu thành thực thể sản phẩm cho nên tiết kiệm cho chi phí nguyên vật liệu là biện pháp hữu hiệu để giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Được thành lập năm 2000, Công ty Cổ phần Y Dược Việt An chuyên sản xuất kinh doanh mặt hàng thuốc phục vụ cho nhu cầu khám và chữa bệnh của nhân dân. Sản phẩm của công ty đa dạng về chủng loại và mẫu mã, nguyên vật liệu trong công ty chiếm 65 – 75% giá thành, có loại tới 85% và đây là một bộ phận dự trữ quan trọng. Chính những đặc điểm trên đã khiến cho công tác quản lý và phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu tại công ty gặp phải một số khó khăn nhất định. Trong quá trình hạch toán kinh tế, công ty luôn tìm mọi biện pháp cải tiến, đổi mới cho phù hợp với tình hình thực tế, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những khó khăn vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương hướng và biện pháp hoàn thiện. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Y Dược Việt An, nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty nói riêng, được sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Xuân Tiến, tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hạch toán Nguyên vật liệu và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Y Dược Việt An”. Với đề tài này tôi muốn tìm hiểu về công tác hạch toán nguyên vật liệu và tìm ra những biện pháp nhằm hoàn thiện các công tác hoạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty, cải tiến đổi mới cho phù hợp với tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình xử lý, sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Y Dược Việt An. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung Hạch toán nguyên vật liệu (NVL) và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng (NVL) tại Công ty Cổ phần Y Dược Việt An. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể Hệ thống hóa cơ sở lý luận về NVL, cách hạch toán, phân loại các lại NVL trong doanh nghiệp… Đánh giá thực trạng sử dụng, quản lý NVL tại công ty. Đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu Nguyên vật liệu Việc sử dụng, quản lý nguyên vật liệu tại công ty. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Nội dung đề tài được thực hiện tại Công ty Cổ phần Y Dược Việt An. Thời gian nghiên cứu: Từ ngày 01/01/2009 đến ngày Phạm vi thời gian: PHẦN II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 2.1. Những vấn đề chung về NVL 2.1.1. Khái niệm NVL của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, NVL bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra. 2.1.2. Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất Trong các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây dựng cơ bản) NVL là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc TSCĐ của doanh nghiệp. Mặt khác, nó còn là những yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm. Chi phí về các loại NVL thường chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Do đó NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm, mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội. Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất NVL bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do đó, tăng cường quản lý công tác kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Việc quản lý NVL phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị. Bởi vậy, công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm NVL trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị. 2.1.3. Các phương pháp phân loại NVL. Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL bao gồm rất nhiều loại với các nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý – hoá học khác nhau và thường xuyên có sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại NVL đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất thì doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại NVL. Phân loại NVL là quá trình sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm trên một căn cứ nhất định nhưng tuỳ thuộc vào từng loại hình cụ thể của từng doanh nghiệp theo từng loại hình sản xuất, theo nội dung kinh tế và công dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hiện nay các doanh nghiệp thường căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân chia NVL thành các loại sau: Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm như: xi măng, sắt thép trong xây dựng cơ bản, vải trong may mặc.... NVL chính dùng vào sản xuất sản phẩm hình thành nên chi phí NVL trực tiếp. Vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, như hình dáng màu sắc hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất. vật liệu phụ bao gồm: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn các loại, các loại phụ gia bêtông, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy.... Nhiên liệu: Là những vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. nhiên liệu bao gồm các loại như: xăng dầu chạy máy, than củi, khí ga... Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu và thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp xây lắp. Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn được xét vào các loại kể trên như phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh như bao bì, vật đóng gói… Phế liệu: là những loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn…). Vì vậy căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp được chia thành NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh và NVL dùng vào các nhu cầu khác. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng quy cách từng loại một cách chi tiết hơn. 2.2. Các phương pháp đánh giá NVL và nghiệp vụ kế toán NVL 2.2.1. Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là xác định giá trị của chúng theo một nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên trong không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất NVL. Như vậy, để đánh giá NVL các doanh nghiệp thường dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. trong công tác hạch toán ở các đơn vị sản xuất thì NVL được đánh giá theo hai phương pháp chính: Đánh giá NVL theo giá thực tế. Đánh giá NVL theo giá hạch toán. 2.2.1.1. Đánh giá NVL theo giá thực tế. Giá NVL thực tế nhập kho. Trong các doanh nghiệp sản xuất - xây dựng cơ bản, NVL được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng lần nhập được xác định cụ thể như sau: - Đối với NVL mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm...) cộng thuế nhập khẩu (nếu có) trừ các khoản giảm giá triết khấu (nếu có). Giá mua ghi trên hoá đơn nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bằng giá chưa thuế, nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì bằng giá có thuế. - Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của NVL xuất đem gia công chế biến cộng các chi phí gia công, chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có). - Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế gồm: Trị giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến về doanh nghiệp cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến. - Trường hợp doanh nghiệp nhận vốn góp vốn liên doanh của các đơn vị khác bằng NVL thì giá thực tế là giá do hội đồng liên doanh thống nhất định giá cộng với chi phí khác (nếu có) - Phế liệu thu hồi nhập kho: Trị giá thực tế nhập kho chính là giá ước tính thực tế có thể bán được. - Đối với NVL được tặng thưởng: Thì giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương, cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Giá thực tế xuất kho. NVL được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế hay theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và các doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá thực tế của NVL thực tế nhập kho lại càng có sự khác nhau trong từng lần nhập. Vì thế mỗi khi xuất kho, kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá thực tế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong những phương pháp sau: Tính theo giá phương pháp đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế, vật liệu tồn đầu kỳ. Đơn vị bình quân Số lượng NVL xuất dùng trong kỳ Giá thực tế NVL xuất trong kỳ = ´ +) Bình quân cuối kỳ trước : Điều kiện áp dụng: - Chỉ phản ánh kịp thời tình hình xuất vật liệu trong kỳ mà không đề cập đến giá NVL biến động trong kỳ nên độ chính xác không cao. +) Bình quân sau mỗi lần nhập: Điều kiện áp dụng: - Có độ chính xác cao - Không thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng và thường xuyên xuất dùng Trong đó giá đơn vị bình quân được tính theo 1 trong 3 dạng sau: +) Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính. Đơn vị bình quân Số lượng NVL xuất trong kỳ Giá thực tế NVL xuất trong kỳ = ´ Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá thực tế tồn kho đầu kỳ Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: + Số lượng NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ = + Phương pháp này dùng để tính toán giá vốn NVL xuất kho cho từng loại NVL, điều kiện áp dụng: - Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế để ghi sổ - Theo dõi được số lượng và giá trị của từng thứ NVL nhập, xuất kho. Tính theo giá nhập trước xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết tài sản nào nhập trước thì xuất trước, hàng nào nhập sau thì xuất sau. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho đối với lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo. Như vậy, giá thực tế của NVL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Điều kiện áp dụng: - Chỉ dùng phương pháp này để theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất kho. - Khi giá NVL trên thị trường có biến động chỉ dùng giá thực tế để ghi vào sổ. Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này những NVL nhập kho sau thì xuất trước và khi tính toán mua thực tế của NVL xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế của lần nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy, giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ. Điều kiện áp dụng: Giống như phương pháp nhập trước - xuất trước. Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các NVL có giá trị cao, các loại NVL đặc chủng. giá thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của từng hàng, từng lần nhập từng lô hàng và số lượng xuất kho theo từng lần nhập. Hay nói cách khác, NVL nhập kho theo giá nào thì khi xuất kho ghi theo giá đấy. Điều kiện áp dụng: - Theo dõi chi tiết về số lượng và đơn giá của từng lần nhập - xuất theo từng hoá đơn mua riêng biệt. - Đơn vị chỉ dùng một loại giá thực tế ghi sổ - Trong quá trình bảo quản ở kho thì phân biệt theo từng lô hàng nhập - xuất. 2.2.1.2. Đánh giá NVL theo giá hạch toán. Do NVL có nhiều loại, thường tăng giảm trong quá trình sản xuất mà yêu cầu của công tác kế toán NVL phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số liệu có của NVL nên trong công tác hạch toán NVL có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất NVL hàng ngày. Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế toán hay một loại giá ổn định trong kỳ). Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị NVL nhập xuất. Cuối kỳ phải tính toán để xác định giá trị NVL xuất dùng trong kỳ theo các đối tượng theo giá mua thực tế bằng cách xác định hệ số giá giữa giá mua thực tế và giá mua hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ. - Trước hết phải xác định hệ số giữa thực tế và giá hạch toán của vật liệu Hệ số giá = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Tổng giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá NVL tồn đầu kỳ hạch toán + Tổng giá hạch toán NVL nhập trong kỳ - Sau đó tính giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ, căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá. Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán NVL xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Phương pháp này sử dụng trong điều kiện: - Doanh nghiệp dùng hai loại giá thực tế và giá hạch toán. - Doanh nghiệp không theo dõi được về số lượng NVL. - Tính theo loại nhóm vật liệu. 2.2.2. Nhiệm vụ của kế toán NVL. 2.2.2.1. Yêu cầu quản lý NVL. NVL là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động, thường xuyên biến động. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho sản xuất. Mỗi loại sản phẩm sản xuất được sử dụng từ nhiều thứ, nhiều loại NVL khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của NVL thường xuyên biến động trên thị trường. Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý, NVL phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra. Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở một số điểm sau: Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn NVL, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại NVL cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh. Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại NVL là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc quản lý NVL. Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 2.2.2.2. Nhiệm vụ của kế toán NVL. Khi tiến hành công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất và xây dựng cơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tổng hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của NVL trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2.3. Kế toán chi tiết NVL. 2.3.1. Chứng từ sử dụng. Để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết NVL phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm NVL và được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định vận hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu công ty sử dụng bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03 – VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05 – VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 – VT) - Bảng phân bổ NVL (Mẫu số 07 – VT) - Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (Mẫu 01 – GTGT – 3LL) Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan. Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.3.2. Sổ kế toán chi tiết NVL. Để hạch toán chi tiết NVL, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại NVL theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số NVL, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp nào. Ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chi tiết NVL mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình. 2.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL. Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết NVL. 2.3.3.1. Phương pháp thẻ song song. Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị. Trình tự ghi chép: - Ở kho: Khi nhận được các chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại). Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số NVL thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư NVL với định mức dự trữ NVL và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý NVL được biết để có quyết định xử lý. - Ở phòng kế toán: Phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết NVL có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán NVL phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho NVL sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết NVL liên quan. Cuối tháng kế toán NVL cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ NVL đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho ghi hàng ngày. ghi cuối ngày. đối chiếu kiểm tra. Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vị áp dụng: Áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế . 2.3.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của NVL về mặt số lượng. - Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số lượng và giá trị của từng loại NVL nhập xuất tồn kho trong tháng. Trình tự ghi chép: - Ở kho: Theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho. Sổ được mở cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu khối lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với số liệu của sổ kế toán tổng hợp. Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê xuất ghi hàng ngày. ghi cuối ngày. đối chiếu kiểm tra. Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: Áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. 2.3.3.3. Phương pháp sổ số dư. Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: Thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất NVL theo chỉ tiêu hiện vật. - Ở phòng kế toán: Theo dõi tình hình nhập xuất NVL theo từng nhóm, từng loại theo chỉ tiêu giá trị. Trình tự ghi chép: - Ở kho: Thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên. nhưng cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho. Sổ dùng cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương phá._.p sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ: Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Sơ đồ 2.3: Phương pháp sổ số dư ghi hàng ngày. ghi cuối ngày. đối chiếu kiểm tra. Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. - Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho mất nhiều thời gian. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. - Phạm vi áp dụng: Áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và áp dụng với doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng. 2.4. Kế toán tổng hợp NVL NVL là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về NVL nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là: - Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.4.1. Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu là doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao. Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của từng đơn vị. Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác; - Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hang tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ); Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn; - Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hang mua; - Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi được hưởng; - Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hang tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ); Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 133, 331, 111, 112…. Căn cứ vào giấy nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết thì khi hàng về đến nơi có thể lập bản kiểm nhận NVL cả về số lượng, chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “biển bản kiểm kê vật tư” sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán NVL ở doanh nghiệp thường bao gồm: - Hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phương pháp trực tiếp). - Hoá đơn GTGT (nếu tính theo phương pháp khấu trừ) - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho … tuỳ theo từng nội dung chủ yếu của từng doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh đã có đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán có hoá đơn, chứng từ, ghi chép hoá đơn đầy đủ) thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của NVL. Như vậy khi mua hàng trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua thực tế được ghi tăng NVL, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số khấu trừ cụ thể. 1. Khi mua NVL về nhập kho đơn vị, căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị NVL nhập: - Đối với NVL mua vào dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có các TK 111, 112, 141, 131, …(tổng giá thanh toán) - Đối với NVL mua vào dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng để sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc phục vụ cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án ghi: Nợ TK 152 – NVL (tổng giá thanh toán) Có các TK 111, 112, 141, 311, 331, …(tổng giá thanh toán) 2. Trường hợp mua NVL được hưởng chiết khấu thương mại thì phải ghi giảm giá gốc NVL đã mua đối với khoản chiết khấu thương mại thực tế được hưởng, ghi: Nợ các TK 111, 112, 331,… Có TK 152 – NVL Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có) 3. Trường hợp NVL mua về nhập kho nhưng đơn vị phát hiện không đúng qui cách, phẩm chất theo hợp đồng kỳ kết phải trả lại người bán hoặc giảm giá, kế toán phản ánh giá trị hàng mua xuất kho trả lại hoặc được giảm giá, ghi: Nợ các TK 111, 112, 331,… Có TK 152 – NVL (giá mua chưa có thuế GTGT) Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có). 4. Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng NVL chưa về nhập kho đơn vị thì kế toán lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”. 4.1. Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi vào Tài khoản 152. 4.2. Nếu đến cuối tháng NVL vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn (trường hợp NVL dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ), kế toán ghi: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) Có TK 331 – Phải trả cho người bán; hoặc Có các TK 111, 112, 141,… Sang tháng sau, khi NVL về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 – NVL Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường 5. Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán thì khoản chiết khấu thanh toán thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi: Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính 6. Đối với NVL nhập khẩu: - Nếu NVL nhập khẩu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh vào giá gốc NVL nhập khẩu theo giá có thuế nhập khẩu, ghi: Nợ TK 152 – NVL (giá có thuế nhập khẩu) Có TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu) Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi: Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp - Đối với NVL nhập khẩu về để dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phươg pháp trực tiếp hoặc dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi: Nợ TK 152 – NVL Có TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp - Nếu NVL nhập khẩu phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt thì số thuế tiêu thụ đặc biệt được phản ánh vào giá gốc NVL nhập khẩu, ghi: Nợ TK – 152 NVL Có TK 1331 – Phải trả cho người bán Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt. - Các chi phí về thu mua, bốc xếp, vận chuyển NVL từ nơi mua về kho doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 152 – NVL Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có các TK 111, 112, 141, 331,… 8. Đối với NVL nhập kho do thuê ngoài, gia công chế biến, ghi: - Khi xuất NVL đưa đi gia công chế biến, ghi: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152 – NVL - Khi phát sinh chi phí thuê ngoài gia công chế biến, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có các TK 111, 112, 141, 331,… - Khi nhập lại kho số NVL thuê ngoài gia công chế biến xong, ghi: Nợ TK 152 – NVL Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. 9. Đối với NVL nhập kho do tự chế, ghi: - Khi xuất kho NVL để tự chế biến, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152 – NVL - Khi nhập kho NVL đã tự chế, ghi: Nợ TK 152 – NVL Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. 10. Đối với NVL thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân, ghi: Nợ TK 152 – NVL Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác - Khi có quyết đinh xử lý NVL thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Có các tài khoản có liên quan. 11. Khi xuất kho NVL sử dụng vào sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp Nợ các TK 623, 627, 641, 642,… Có TK 152 – NVL. 12. Xuất NVL sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sữa chữa lớn TSCĐ, ghi: Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 – NVL. ` 13. Đối với NVL đưa đi góp vốn vào cơ sở sản xuất kinh doanh đồng kiểm soát: Khi xuất NVL đưa đi góp vốn liên doanh, ghi: Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh (theo đánh giá lại) Nợ TK 811 – Chi phí khác Có TK 152 – NVL Có TK 711 – Thu nhập khác Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện. b. Khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bán thành phẩm sản xuất bằng NVL nhận góp vốn hoặc bán số NVL đó cho bên thứ ba độc lập, bên góp vốn liên doanh kết chuyển phần doanh thu chưa thực hiện vào thu nhập khác, ghi: Nợ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện Có TK 711 – Thu nhập khác 14. Khi xuất NVL đưa đi góp vốn vào công ty liên kết, ghi: Nợ TK 223 – Đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 811 – Chi phí khác Có TK 152 – NVL. Có TK 711 – Thu nhập khác 15. Đối với NVL thiếu hụt khi kiểm kê: Mọi trường hợp thiếu hụt NVL trong kho hoặc tại nơi bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán: -Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán; - Nếu giá trị NVL hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), ghi: Nợ TK 632 – Gía vốn hàng bán Có TK 152 – NVL - Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định ró nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi: Nợ TK 138 – Phải thu khác Có TK 152 – NVL Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 1388 – Phải thu khác Nợ TK 334 – Phải trả người lao động Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 1381 – Phải thu khác 2.4.2. Kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1. Đầu kỳ kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ, ghi: Nợ TK 611 – Mua hàng Có TK 152 – NVL 2. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định giá trị NVL tồn kho cuối kỳ, ghi: Nợ TK 152 – NVL Có TK 611 – Mua hàng PHẦN 3 ĐẶC ĐIỂM ĐỊA BÀN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 3.1.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Y Dược Việt An 3.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên Doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Y Dược Việt An Địa chỉ: Số 106 Tứ Hiệp, Văn Điển, Thanh Trì, Hà Nội Số điện thoại: 04.22175189 – Fax 043.681.5441 Thành lập theo quyết định số..../BYT ngày 29 tháng 04 năm 2000. Giấy phép kinh doanh số : 01012012394 do Sở y tế tỉnh Hà Nội cấp . Năm 2000 khi mới thành lập, hoạt động chủ yếu của Công ty là kinh doanh các mặt hàng thuốc chữa bệnh, khám bệnh bằng y học cổ truyền, mỹ phẩm, đại lý ký gửi hàng hóa, quầy thuốc, cửa hàng..... Đến ngày 11/10/2001 bổ sung ngành nghề kinh doanh, đó là sản xuất thuốc tân dược và đông dược kết hợp nhằm mục đích đáp ứng ngày càng cao nhu cầu thuốc trên thi trường. Khi mới thành lập, công ty có 36 cán bộ công nhân viên, qua quá trình hoạt động cho đến nay thì số cán bộ công nhân viên của Công ty đã lên tới 108 người. Trong quá trình phấn đấu và trưởng thành đến nay Công ty không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, hoạt động sản xuất kinh doanh đã và đang đi vào thế ổn định, doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước, có cơ hội chiếm lĩnh thị trường về các mặt hàng mà Công ty kinh doanh như mỹ phẩm, các loại thuốc chữa bệnh... Đồng thời với việc không ngừng nâng cao tay nghề, áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất, chủng loại thuốc do Công ty sản xuất ra ngày càng phong phú và đa dạng, dần đang khẳng định được thương hiệu riêng trong nước và có mặt ở một số nước trên thế giới. 3.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Chức năng Công ty Cổ phần Y Dược Việt An có chức năng sản xuất, kinh doanh các mặt hàng thuốc chữa bệnh, trong đó hoạt động chủ yếu là sản xuất thuốc tân dược và đông dược kết hợp phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu, còn hoạt động kinh doanh chỉ là phụ. Nhiệm vụ Cũng như hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, Công ty Cổ phần Y Dược Việt An có một quá trình phát triển không ngừng để tồn tại và khẳng định vai trò quan trọng của mình trong nền kinh tế. Trước kia từ khi mới thành lập Công ty chuyên mua bán các loại thuốc tại các tỉnh phía bắc và một số tỉnh phía nam. Đối tượng kinh doanh chủ yếu là trao đổi mua bán với các công ty, xí nghiệp dược, các cửa hàng khác… Hàng năm Công ty còn thực hiện chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra cụ thể là các hợp đồng kinh tế. Ngoài ra Công ty còn thực hiện chỉ tiêu một số mặt hàng chủ yếu cây con làm thuốc, đồng thời vừa làm nhiệm vụ hướng dẫn, nuôi trồng, thu hái, chế biến dược liệu trong nước. Công ty đã kết hợp mô hình kinh doanh công nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại về thuốc chữa bệnh đông tây y và xuất nhập khẩu. Các mặt hàng của Công ty kể cả sản xuất lẫn đi mua về tại các phân xưởng ngày càng phong phú đa dạng và đầy đủ các chủng loại về thuốc. Bên cạnh đó, các nguồn hàng thuốc quý hiếm cũng được chú trọng khai thác, thị trường hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng mở rộng. Tuy nhiên hiện nay ngành nghề kinh doanh chủ yếu đem lại doanh thu cho công ty là sản xuất kinh doanh Dược phẩm, trang thiết bị y tế và công ty có 3 phân xưởng sản xuất riêng biệt gồm: - Phân xưởng thuốc viên : Nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặt hàng thuốc viên. - Phân xưởng đông dược: Nhiệm vụ là sản xuất các mặt hàng thuốc đông dược. - Phân xưởng hoá dược: chuyên sản xuất để chiết xuất các mặt hàng chống sốt rét. Do mặt hàng thuốc là các mặt hàng đặc biệt, nó liên quan đến sức khoẻ con người nên quy trình sản xuất có giai đoạn phải đảm bảo khép kín và vô trùng. Đặc biệt là đối với sản phẩm thuốc viên, đơn vị của nó phải chính xác đến từng miligam, mililit nhưng lại có giá trị rất lớn, phải đảm bảo theo tiêu chuẩn dược phẩm Việt Nam. Trong 3 phân xưởng sản xuất đó thì phân xưởng sản xuất thuốc viên là phân xưởng có sản lượng sản xuất lớn hơn cả, còn phân xưởng đông dược và hoá dược công việc sản xuất chưa đều, sản lượng sản xuất còn nhỏ. Mỗi một loại thuốc đề có quy trình sản xuất khác nhau và đều có những tiêu chuẩn kỹ thuật quy định của ngành khác nhau. Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên là quy trình sản xuất điển hình, rõ ràng qua từng khâu nên sẽ đi sâu nghiên cứu tìm hiểu về quy trình công nghệ của phân xưởng sản xuất thuốc viên. Cụ thể qua các giai đoạn sản xuất: + Giai đoạn chuẩn bị sản xuất + Giai đoạn sản xuất. + Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm. Sau đây là sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất ra một số sản phẩm chính tại 3 phân xưởng: Sơ đồ 3.1: Quy trình công nghệ chiết xuất hoá chất Nguyên vật liệu Xử lý Chiết xuất Cô đặc Tinh chế Nhập kho thành phẩm Đóng gói thành phẩm Kiểm nghiệm Sấy khô Sơ đồ 3.2: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên Nguyên vật liệu Xay rây Pha chế Cốm sấy khô Kiểm nghiệm bán thành phẩm Nhập kho thành phẩm Đóng gói thành phẩm Kiểm nghiệm Dập viên ép vỉ Từ một doanh nghiệp có quy mô sản xuất rất nhỏ, trong những năm qua doanh nghiệp đã phát triển cả về quy mô và chất lượng, bạn hàng ngày càng tăng, đó là do công ty đã mở thêm văn phòng đại diện, tham gia liên doanh liên kết với các đơn vị khác. Hơn nữa chính sách thuế ban hành đã đảm bảo hạch toán đầy đủ mà không bị kê trùng và sót thuế, doanh nghiệp đã khai thác triệt để khả năng hoạt động của máy móc thiết bị, tiết kiệm vật tư, đẩy mạnh tăng năng suất lao động, đầu tư sửa chữa máy móc duy trì sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm, từng bước hạ giá thành, thu hút khách hàng, tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất. 3.1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Bộ máy quản lý của công ty Cổ phần Y Dược Việt An được tổ chức theo một cấp, công ty là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân trực tiếp quan hệ với ngân hàng, với các khách hàng và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Bộ máy quản lý của công ty tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng với mô hình tập trung, khép kín thống nhất từ Hội đồng quản trị tới các phòng ban, phân xưởng để đáp ứng nhu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho công tác quản lý và tổ chức hạch toán kinh tế. Sơ đồ 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công tyHội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng TC -HC Kho xí nghiệp Quầy số 8 Ngọc Khánh Phòng Kế hoạch – Điều độ Phòng kinh doanh tiếp thị Phòng Kỹ thuật Phòng Kiểm nghiệm Phòng Kế toán – Tài vụ Các cửa hàng Các phân xưởng Quầy số 31 Láng Hạ Quầy số 7 Ngọc Khánh Phân xưởng hóa dược Phân xưởng Đông dược Phân xưởng thuốc viên + Hội đồng quản trị (HĐQT) Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của công ty đồng thời quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty, quyết định mức lương và lợi ích kinh tế khác của các cán bộ quản lý đó; Quyết định cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. Chủ tịch hội đồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT. Chủ tịch HĐQT là người lập chương trình và kế hoạch hoạt động của HĐQT, chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ toạ cuộc họp HĐQT. + Giám đốc công ty Là người lãnh đạo, quản lý và giám sát mọi hoạt động chung của công ty, trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chính sách của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông đề ra. Là người kiến nghị phương án bố trí cơ cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bô công ty, có quyền bổ nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công ty, quyết định lương phụ cấp đối với người trong công ty. + Phó giám đốc kỹ thuật Kiêm trưởng phòng kỹ thuật phụ trách kinh tế kỹ thuật, giám sát thực hiện kế hoạch sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhu cầu về vật tư hàng hoá cho sản xuất. Điều hành việc thực hiện các kế hoạch phục vụ cho việc sản xuất như: Tiến độ, kỹ thuật làm mặt hàng mới, kế hoạch công tác dược chính, kế hoạch an toàn lao động. Báo cáo thường xuyên, định kỳ về tiến độ sản xuất cho giám đốc. + Phó giám đốc kinh doanh Là người thiết lập các chiến lược kinh doanh của công ty, điều chỉnh các chiến lược phù hợp với cơ chế kinh tế. + Phòng kế hoạch kinh doanh Chịu sự điều hành trực tiếp của kỹ sư kinh tế - Trưởng phòng kiêm phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Phòng kế hoạch – Kinh doanh gồm 12 cán bộ, trong đó có 3 dược sỹ đại học và trung cấp các ngành làm các công tác và chức năng sau: - Cung tiêu, quản lý và cung ứng các dụng cụ lao động nhỏ cần thiết cho sản xuất, đồng thời làm các thủ tục xuất kho thành phẩm, ban hành các lệnh sản xuất đến các phân xưởng. - Nhóm kho: Gồm 3 cán bộ làm nhiệm vụ quản lý số lượng, chất lượng cũng như cấp phát theo định mức vật tư, định mức các nguyên liệu, hoá chất đồng thời nêu ý kiến điều chỉnh những bất hợp lý trong định mức vật tư. - Nhóm Marketing: Gồm những cán bộ có nhiệm vụ khai thác nguồn hàng, mua NVL, hoá chất, phụ liệu bao bì cho sản xuất, đồng thời tìm bạn hàng để ký hợp đồng với các khách hàng lớn của công ty. - Nhóm cửa hàng: Giới thiệu và bán sản phẩm của công ty + Phòng tổ chức hành chính Phòng gồm 5 người, Trưởng phòng là một Dược sỹ cao cấp, điều hành toàn bộ công việc chung, phòng có một kỹ sư kinh tế làm công tác tiền lương, chế độ lao động, định mức lao động và các chế độ chính sách khác gồm: theo dõi, kiểm tra, xét duyệt, lưu trữ tất cả các khoản chi tiêu trong quỹ lương, đồng thời lên kế hoạch lương và kế hoạch quỹ lương thực hiện hàng tháng. Giải quyết chế độ theo qui định của Nhà nước cho cán bộ công nhân viên, hưu trí, mất sức. + Phòng kế toán - tài vụ Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài chính của công ty, tức hạch toán kinh doanh sản xuất. Phòng gồm 4 cán bộ chịu sự giám sát điều chỉnh của Giám đốc, có chức năng tổ chức công tác tài chính kế toán quản lý Tài sản, vốn của công ty, cung cấp thông tin cho việc điều hành quản lý Công ty, và cho cơ quan bên ngoài. Trích lập, sử dụng các quỹ tiền lương, tiền thưởng…cho công nhân viên. + Phòng kiểm nghiệm Gồm 6 cán bộ làm công tác kiểm tra NVL và phụ liệu trước khi đưa vào sản xuất, kiểm nghiệm các bán thành phẩm, thành phẩm đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn. + Phòng kỹ thuật Đây là bộ phận có vai trò quan trọng nhất đối với bộ phận sản xuất. Phòng gồm 6 người trong đó 2 cán bộ phụ trách chung là trưởng phòng và phó phòng, 4 người còn lại là trợ lý kỹ thuật tại 4 phân xưởng có nhiệm vụ: Giám sát, kiểm tra liên tục về mặt kỹ thuật đối với từng công đoạn, nghiên cứu sản xuất thử, xin phép đăng kỹ mặt hàng mới. Trong sản xuất công ty có 3 phân xưởng, các sản phẩm của từng phân xưởng được sản xuất riêng biệt, không có mối quan hệ với nhau. - Phân xưởng thuốc viên: Là một phân xưởng lớn của công ty, phân xưởng chuyên sản xuất các loại thuốc tân dược dưới dạng viên nén và viên nén ép vỉ, viên nang ép vỉ. - Phân xưởng Đông Dược: Là phân xưởng chuyên sản xuất các loại Đông dược như dầu cao xoa, cao bách bộ, xiro, chè hạ huyết áp… Do tính chất cơ giới hoá trong sản xuất nên lực lượng lao động trong công ty không nhiều nhưng phần lớn có trình độ đại học. Tổng số lao động trong công ty là 108, trong đó công nhân sản xuất là 72 người, cán bộ quản lý là 36 người. Nhìn chung cách bố trí tổ chức của công ty là tương đối gọn nhẹ. Tất cả các bộ phận phục vụ trực tiếp cho sản xuất đều gắn liền trong biên chế các phòng chức năng. Việc gắn liền các nhóm này vào phòng hành chính là nối trực tiếp các mắt xích cuối cùng của dây chuyền sản xuất vào với hệ thống điều hành của công ty, tạo điều kiện cho quan hệ giữa phòng điều hành với các phân xưởng khăng khít thành một mối và việc điều hành sản xuất được xuyên suốt hơn, nhờ đó sản xuất tương đối ổn định, nhịp nhàng, điều hoà, rất thuận lợi cho việc khảo sát và định mức. Sau đây là cách phân bổ cán bộ quản lý tại các phòng ban. 3.1.2. Bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Y Dược Việt An 3.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thức hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc chấp hành các công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo công ty tổ chức công tác quản lý và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán… Sơ đồ 3.4: Bộ máy kế toán của Công ty CP Y Dược Việt An Kế toán trưởng Phó phòng tài vụ Thủ quỹ Kế toán FX Đông dược KT FX Viên, hóa dược Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt Kế toán nguyên vật liệu Kế toán ngân hàng Nhiệm vụ chức năng của từng cán bộ trong bộ máy kế toán: + Kế toán trưởng: Là người tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của công ty, là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho Giám đốc điều hành đồng thời xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh; Điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn; ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài chính doanh nghiệp không phù hợp với chế độ quy định, có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó. + Phó phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, căn cứ vào chi phí đã tính để bút toán ghi sổ chi tiết có liên quan. Là một công ty nhỏ nên phần kế toán tiền lương, kế toán tiêu thụ thành phẩm cũng do kế toán giá thành đảm nhận. + Kế toán tiền mặt: Theo dõi và kiểm tra lại các chừng từ thu chi của toàn công ty và cuối tháng lên báo cáo quỹ, vào sổ chi tiết công nợ. + Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, các khoản tiền phải nộp lập và quản lý các sổ chi tiết liên quan. + Thủ quỹ: Quản lý két quỹ của Công ty theo dõi thu, chi tiền mặt hàng ngày cuối ngày đối chiếu với sổ của kế toán tiền mặt cho khớp với số dư và chuyển toàn bộ chứng từ đã nhận trong ngày cho kế toán tiền mặt + Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi trực tiếp việc nhập nguyên vật liệu từ ngoài vào và theo dõi việc xuất nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, lập thẻ kho, lập các chứng từ kế toán có liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu. + Kế toán tài sản cố định: Theo dõi việc nhập xuất và tính khấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại tài sản cố định phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao quy định. + Kế toán phân xưởng: Do 2 kế toán đảm nhiệm, có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp tại phân xưởng. 3.1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động trong việc sử dụng kinh phí và thu chi Ngân sách của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Các chứng từ được sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc của một chứng từ cùng các yếu tố bổ sung của đơn vị, các chứng từ sử dụng phải thể hiện được thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán phải lập theo đúng qui định của chế độ và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty CP Y Dược Việt An hiện nay đang áp dụng chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính đồng thời cũng cập nhật những thay đổi của chế độ mới ban hành gần đây vào từng phần hành kế toán cụ thể, các kế toán viên vẫn sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc dành cho phần hành đó. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty bao gồm các bước sau: - Lập chứng từ kế toán theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) - Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như: chữ ký, tính chính xác của số liệu. - Ghi sổ kế toán - Bảo quản và sử dụng chứng từ kế toán trong kỳ hạch toán - Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ *Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty: - Phần hành kế toán tiền mặt: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi. - Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng: Bảng kê nộp séc, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng chuyển khoản hay uỷ nhiệm chi. - Phần hành Tài sản cố định: Biên bản bàn giao TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ để theo dõi và hạch toán TSCĐ. - Phần hành kế toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. - Phần hành hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho. - Phần hành kế toán bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 3.1.2.3. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Để phù hợp với quy mô sản xuất và trình độ lao động kế toán, công ty vận dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong tổ chứ._.g chứng từ sổ sách đã được tổ chức luân chuyển 1 cách khoa học, chặt chẽ đáp ứng nhu cầu thông tin và tạo ra mối quan hệ mật thiết lẫn nhau giữa các bộ phận trong toàn hệ thống kế toán. Việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức CT-GS là rất phù hợp với 1 doanh nghiệp có qui mô vừa như công ty. - Thứ tư: Về phương pháp hạch toán tổng hợp NVL Để hạch toán tổng hợp NVL, công ty đã áp dụng phương pháp KKTX. Với phương pháp này, NVL được quản lý chặt chẽ và tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL cũng sẽ được cung cấp một cách thường xuyên và kịp thời. - Thứ năm: Về hạch toán chi tiết NVL Công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là rất phù hợp với qui mô Doanh nghiệp cũng như đặc điểm NVL của công ty. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, và tồn kho NVL kịp thời, chính xác. - Thứ 6: Về phân loại NVL Công ty dựa vào vai trò, công dụng của NVL để chia thành NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Việc phân loại này thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán chi tiết NVL. Ngoài ra, công tác kế toán NVL được thực hiện khá nề nếp, vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán, vừa phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đồng thời đáp ứng được nhu cầu thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn NVL, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán và phân bổ chính xác giá trị NVL cho từng đối tượng sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả của thông tin kế toán. Tuy nhiên bên cạnh đó, công ty cũng gặp phải những hạn chế mà công ty cần phải khắc phục và hoàn thiện, để có thể đáp ứng được cho nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý. 4.2.1.2. Nhược điểm - Thứ nhất: Việc lập hệ thống danh điểm và sổ danh điểm NVL Công ty hiện nay đang sử dụng một số lượng lớn NVL, đa dạng về chủng loại, quy cách mà không lập danh điểm NVL cũng như chưa sử dụng Sổ danh điểm NVL để thống nhất chung về mã vật tư, tên gọi, quy cách,…của vật tư. Do đó, đã gây khó khăn cho việc theo dõi NVL, không có sự thống nhất giữa thủ kho và kế toán vật tư trong việc ghi chép tên, loại các NVL, làm cho công tác quản lý cũng như hạch toán còn gặp nhiều khó khăn. - Thứ hai: Về tính giá NVL xuất kho Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá NVL. Sử dụng phương pháp này thì phải đến cuối tháng, công ty mới cung cấp được giá trị NVL xuất kho trong tháng. Điều này khiến cho việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý không được kịp thời và thường xuyên trong khi cần. Mặt khác, trong một số trường hợp để đáp ứng yêu cầu thông tin cho cấp trên kế toán vật tư đã lấy giá thực tế nhập NVL làm giá xuất kho cho một số phiếu xuất kho. Việc làm này vi phạm nguyên tắc nhất quán trong kế toán, cho dù giá NVL đó là không biến động trong một thời gian dài. - Thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán +Trong hình thức chứng từ ghi sổ công ty áp dụng, kế toán chưa vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Điều này gây ra hạn chế trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu vào cuối tháng và tra soát số liệu kho cần thiết. + Trong hệ thống sổ chi tiết, kế toán vật tư không lập Sổ chi tiết vật tư mà lại lập Thẻ kho. Như vậy, chỉ lập thẻ kho mà có đến hai người làm, gây sự trùng lặp, trong kho đó lại thiếu Sổ chi tiết vật tư - một sổ quan trọng trong quá trình hạch toán chi tiết NVL. - Thứ tư: Về hạch toán tổng hợp NVL + TK 152 của công ty chỉ là TK tổng hợp, không được chi tiết nên chỉ cung cấp được thông tin tổng hợp về giá trị nhập, xuất, tồn kho của tất cả NVL chứ không chi tiết cho từng loại, từng nhóm NVL. + Việc hạch toán NVL trong kiểm kê là không chính xác. Đồng thời với NVL xuất thừa cho các phân xưởng kế toán không định khoản mà chỉ theo dõi trên sổ sách là không đúng. - Thứ năm: Công tác thu hồi phế liệu Nguyên nhân có thể do chất lượng NVL, do công tác quản lý và sử dụng hoặc cũng có thể do lỗi trong quá trình sản xuất. Ở công ty có rất nhiều loại phế liệu có thể tận dụng được như thuỷ tinh, nhựa, giấy, thùng cacton… Tuy nhiên, những phế liệu này không được thu hồi hoặc nếu có thu hồi cũng không được nhập kho hay tái chế mà công ty đem bán và hạch toán luôn giá trị của chúng vào doanh thu trong kỳ. Tuy nhiên, việc sản xuất có phế liệu, phế phẩm mang tính chất không thường xuyên do đó công ty phản ánh giá trị của chúng vào doanh thu trong kỳ là không đúng mà phải hạch toán giá trị của chúng vào Doanh thu khác. - Thứ sáu: Việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà chỉ tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng trong kinh doanh là để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư. - Thứ bảy: Công tác phân tích tình hình quản ly, sử dụng NVL Việc không phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL của công ty như hiện nay đã ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch thu mua, sử dụng NVL, có thể làm sai lệch các phán đoán và quyết định của công ty trong việc nghiên cứu, hạch toán NVL. - Thứ tám: Việc áp dụng kế toán máy trong các phần hành kế toán Hiện nay, ở công ty việc hạch toán kế toán vẫn còn làm thủ công, chủ yếu là ghi chép bằng tay, còn nếu dùng máy tính thì cũng chỉ là sử dụng bảng tính Excel để tính toán và kẻ bảng biểu chứ công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán. Việc làm kế toán như vậy rất tốn thời gian, mất nhiều công sức lại không chính xác. Khi việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên thông dụng như ngày nay thì kế toán thủ công đã trở nên lỗi thời. Việc sử dụng phần mềm kế toán là rất cần thiết để cho việc lập các chứng từ chính xác hơn, thông tin được phản ánh cung cấp kịp thời và giảm bớt được khối lượng công tác kế toán. 4.2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL và giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng, quản lý NVL tại Công ty. 4.2.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Thông tin kế toán là một loại thông tin rất cần thiết cho công tác quản lý hiện nay, nhất là trong nền kinh tế thị trường ở nước ta. Trong điều kiện cạnh tranh để tìm chỗ đứng trên thị trương, các doanh nghiệp cần phải có những thông tin thật chính xác về tình hình tài chính của mình để có thể đề ra những biện pháp thích hợp cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp mình. Điều này đòi hỏi công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và kế toán NVL nói riêng cần phải hoàn thiện để có thể đáp ứng được nhu cầu cao nhất về thông tin kế toán cho quản lý. 4.2.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện Hoàn thiện công tác kế toán NVL không phải có thể làm bất cứ thay đổi gì sao cho nó phục vụ được thuận lợi cho mình mà hoàn thiện phải dựa trên những nguyên tắc sau: - Thứ nhất, phải tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của nhà nước có liên quan, đồng thời hướng tới hoà nhập các thông lệ chung và chuẩn mực kế toán quốc tế. - Thứ hai, phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD riêng có của công ty. Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán NVL sẽ nâng cao hiệu quả và hiệu năng của công tác kế toán. - Thứ ba, phải được đặt trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được, bởi vì mục đích của hoàn thiện là nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán NVL, góp phần vào công tác hạch toán chung của doanh nghiệp được thuận lợi. - Thứ tư, phải hướng tới làm tốt hơn vai trò cung cấp thông tin của kế toán cho công tác quản trị trong nôị bộ công ty cũng như cho các nhà quản lý tài chính, những người quan tâm được biết về tình hình tài chính của công ty. 4.2.2.3. Yêu cầu hoàn thiện Để hoàn thiện kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng, quản lý NVL ở công ty CP Y Dược Việt An, quá trình hoàn thiện cần đáp ứng một số yêu cầu sau: - Một là, cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, từng loại NVL cho yêu cầu quản lý của công ty. - Hai là, củng cố và tăng cường vai trò cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình nhập, xuất, tồn kho của NVL từ các sổ kế toán tổng hợp của công ty. - Ba là, phản ánh giá trị của NVL một cách xác thực hơn, phù hợp hơn với giá cả của NVL tại thời điểm sử dụng. - Bốn là, phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, tạo điều kiện cung cấp chính xác thông tin cho công tác hạch toán. - Năm là, cung cấp kịp thời số liệu để có thể tiến hành phân tích hiệu quả sử dụng NVL phục vụ cho yêu cầu quản lý NVL nói riêng và quản lý trong toàn công ty nói chung. 4.2.2.4. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty CP Y Dược Việt An Xây dựng hệ thống danh điểm NVL và Sổ danh điểm NVL Để phục vụ cho nhu cầu quản lý NVL tránh nhầm lẫn, thiếu sót công ty cần lập hệ thống danh điểm NVL và ghi vào sổ danh điểm vật tư theo dõi cho từng thứ, nhóm, loại NVL một cách chặt chẽ, giúp cho công tác hạch toán và quản lý được thực hiện dễ dàng. Nhất là trong điều kiện hiện nay, công ty đang ứng dụng tin học vào kế toán thì việc lập hệ thống danh điểm NVL càng cần thiết vì nó sẽ giúp cho việc quản lý NVL trên máy tính được dễ dàng hơn. Việc lập hệ thống danh điểm NVL phải đảm bảo tính thống nhất và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban trong toàn công ty. Sổ danh điểm NVL lập ra phải tiện cho hạch toán và quản lý, đảm bảo có thể sử dụng lâu dài. Khi sổ danh điểm NVL được lập, kế toán vật tư có thể theo dõi NVL trên máy vi tính, tạo được sự thống nhất giữa kế toán vật tư và thủ kho trong việc theo dõi, phản ánh từng loại NVL. Nguyên tắc xây dựng hệ thống danh điểm NVL: Lập theo vần A,B,C…của tên vật liệu. Nghĩa là dựa vào ký hiệu tài khoản cấp 2, tên vật liệu và việc phân loại NVL theo các cấp độ từ loại, nhóm, thứ để lập danh điểm. Mỗi khi theo dõi một loại vật liệu nào đó thì đưa ra được mã của nó gồm: Tên tài khoản cấp hai, mã nhóm, mã vật liệu và tên kho. Ví dụ: Xây dựng một số danh điểm NVL Biếu số15: Xây dựng một số danh điểm NVL CÔNG TY CỔ PHẦN HỆ THỐNG DANH ĐIỂM NVL Y DƯỢC VIỆT AN TT Tên vật liệu Loại vật liệu Mã nhóm Mã vật liệu Tên kho Danh điểm NVL 1 Atropinsulfat VL chính A 1 Kho 1 1521- A -1- k1 2 Benzakolium VL chính B 1 Kho 1 1521- B -1- k1 3 Bột mì VL phụ B1 1 Kho 3 1522-B1-1- k3 4 Bột phacmocat 606 VL phụ B1 2 Kho 3 1522-B1-2- k3 5 Hòm Apixilin VL phụ H1 1 Kho 2 1522-H1-1-k2 ………………… Mã nhóm: Chữ cái đầu tiên của tên vật liệu và kho trong nhóm đó có một số nhóm nhỏ khác thì chi tiết thêm. Ví dụ: Trong nhóm B có một nhóm nhỏ là Bột thì ký hiệu là B1. Trong nhóm H có hai nhóm nhỏ là Hòm và Hộp thì ký hiệu là H1 và H2. Sau khi lập hệ thống danh điểm NVL, công ty có thể mở Sổ danh điểm NVL theo kho hoặc theo nhóm. Biểu số16: Sổ danh điểm nguyên vật liệu CÔNG TY CỔ PHẦN SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT Y DƯỢC VIỆT AN LIỆU KÝ HIỆU Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL A 1521-A-1-K1 Atropinsulfat g A 1521-A-2-K1 Ampixilin g 400.000 B 1521-B-1-K1 Benzakolium g B1 1522-B1-1-K3 Bột mì Kg .......... .................... H1 1522-H1-1-K2 Hòm Ampixilin Cái ....... ................ Về hệ thống sổ sách kế toán - Thứ nhất: Hiện nay công ty chưa sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc được phân loại vào chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán phải tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Vì vậy công ty nên mở và ghi chép sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để thực hiện đầy đủ theo chế độ kế toán quy định và đảm bảo tính hợp lý hơn trong cách ghi chép. Kế toán cần phải sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau: Biểu số 17: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CÔNG TY CỔ PHẦN Mẫu số S02b - DN Y DƯỢC VIỆT AN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm(tháng): Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 1 1 2 3 Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Phương pháp ghi chép sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Cột 1: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Ví dụ: Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ số 04/3 và 05/3, kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Biểu số 18: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CÔNG TY CỔ PHẦN Mẫu số S02b - DN Y DƯỢC VIỆT AN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm(tháng): Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 1 1 2 3 04/3 05/3 13/3 13/3 119.205.900 26.475.000 …………… …………. Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký tên, đóng dấu) - Thứ hai: trong hệ thống sổ chi tiết, kế toán vật tư không lập Sổ chi tiết NVL mà lại lập thẻ kho. Theo qui định thì thẻ kho là do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư sau đó phải giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Việc kế toán ghi thẻ kho là không đúng với qui định cũng như không tạo sự phù hợp và thống nhất trong qui trình ghi sổ. Do vậy, công ty nên sử dụng sổ chi tiết NVL trong quá trình hạch toán chi tiết. Sổ này theo dõi NVL theo từng kho và theo từng loại NVL về cả mặt số lượng và giá trị. Áp dụng phương pháp giá hạch toán trong tính giá NVL Với đặc điểm tình hình SXKD và đặc điểm NVL của công ty như hiện nay công ty nên đổi phương pháp tính giá NVL xuất kho từ phương pháp bình quân gia quyền sang phương pháp hệ số giá. Nghĩa là kế toán vật tư sẽ sử dụng giá hạch toán để tính giá NVL. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước đã được quy định thống nhất tại Sổ danh điểm NVL (Giá hạch toán không có giá trị giao dịch với bên ngoài, chỉ sử dụng hạch toán nội bộ). Việc nhập, xuất kho NVL hàng ngày được phản ánh theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán vật tư phải tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ được thực hiện như sau: + Xác định hệ số giá (H) giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ: Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ H = Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ + Tính trị giá của NVL xuất trong kỳ: Trị giá thực tế của Trị giá hạch toán của x Hệ số NVL xuất trong kỳ NVL xuất trong kỳ giá Ví dụ: Đối với Ampixilin (Thẻ kho- Biểu số 7) ta tính như sau: 246.211.500 +369.608 x 1000 615.680.000 H = = = 0,962 600 x 400.000 + 1000 x 400.000 640.000.000 Vậy trị giá thực tế Ampixilin xuất kho là: 0,962 x ( 1100 x 400.000 ) = 423.280.000 Nếu áp dụng phương pháp hệ số giá thì Sổ chi tiết NVL cũ (Biểu số 19) được lập lại như sau (Biểu số 20) Phương pháp hệ số giá giúp cho việc hạch toán được tiến hành thuận lợi hơn, công tác tính giá nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất cũng như có sự kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Hơn nữa, với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn khá cao như ở công ty thì việc tính giá thực tế NVL theo phương pháp hệ số giá sẽ không gặp khó khăn gì. Biểu số 19: Sổ chi tiết NVL CÔNG TY CỔ PHẦN SỔ CHI TIẾT NVL Y DƯỢC VIỆT AN Tháng 3 năm 2009 Danh điểm vật tư: 1521-A-2-K1 Tên kho: Kho 1(Vật liệu chính) Tên vật tư: Ampixilin Giá kế hoạch: 400 (Giá hạch toán). Đơn vị tính: gam Đơn vị tính: 1.000 đồng. Số hiệu chứng từ Diễn giải Đơn giá TK ĐƯ Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 410,12 600 246.072 3/3 Mua của Aurobin 369,608 111 133 1.000 369.608 1.600 615.680 10/3 Bán cho XN DPTW1 384,8 112 333 500 192.400 1.100 423.280 26/3 Bán cho XN DPTW1 384,8 111 333 600 230.880 500 192.400 Cộng tháng 1.000 369.608 1.100 423.280 Tồn cuối kỳ 500 192.400 Biểu số 20: Sổ chi tiết NVL CÔNG TY CỔ PHẦN SỔ CHI TIẾT NVL Y DƯỢC VIỆT AN Tháng 3 năm 2009 Danh điểm vật tư: 1521-A-2-K1 Tên kho: Kho 1(Vật liệu chính) Tên vật tư: Ampixilin Giá kế hoạch: 400 (Giá hạch toán). Đơn vị tính: gam Đơn vị tính: 1.000 đồng. Số hiệu chứng từ Diễn giải Đơn giá thực tế Nhập Xuất Tồn N X SL HT TT SL HT TT SL HT TT Tồn đầu kỳ 410,12 600 240.000 246.072 3/3 Mua của Aurobin 369,608 1.000 400.000 369.608 1.600 640.000 615.680 10/3 Bán cho XN DPTW1 500 200.000 192.400 1.100 440.000 423.280 26/3 Bán cho XN DPTW1 600 240.000 230.880 500 200.000 192.400 Cộng tháng 1.000 400.000 369.608 1.100 440.000 423.280 Tồn cuối kỳ 500 200.000 192.400 Về hạch toán tổng hợp NVL - Thứ nhất, về tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Công ty chỉ sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” để hạch toán tổng hợp chung cho tất cả NVL của công ty và TK này không được chi tiết thành các tiểu khoản. Như vậy, ta chỉ có thể biết là tổng NVL được nhập, xuất trong kỳ thôi chứ không thể biết được loại NVL vào được nhập, xuất cũng như nó được nhập, xuất từ kho nào. Điều này gây khó khăn cho công tác kế toán cũng như quản lý. Do đó, công ty nên mở chi tiết cho TK 152 để tạo thuân lợi hơn trong công tác kiểm tra và đối chiếu. Theo hướng phân loại NVL theo tác dụng cũng như theo cách chia kho để quản lý vật tư, TK 152 có thể được chi tiết thành: - TK 152.1 - Vật liệu chính - TK 152.2 - Vật liệu phụ - TK 152.3 - Nhiên liệu - TK 152.4 - Vật tư kỹ thuật Các tài khoản này có thể được chi tiết hoá theo đặc điểm của nhóm vật tư hay có thể chi tiết cho từng loại vật tư. Với việc chi tiết hoá TK 152 công ty có thể theo dõi được giá trị vật liệu chính ,vật liệu phụ…được hạch toán như thế nào và giá trị nhập, xuất của chúng được rõ ràng hơn. - Thứ hai, về hạch toán NVL khi kiểm kê Hiện nay tại công ty việc NVL thừa, thiếu qua kiểm kê đều được phản ánh thông qua TK 138.8. Việc xem TK 138.8 là một TK điều chỉnh số NVL thừa, thiếu là không đúng với nội dung TK cũng như nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và có thể dẫn tới việc TK 138.8 dư bên có. Trong hệ thống TK theo qui định thì TK 138.1 được lập để theo dõi không chỉ Tài sản cố định thiếu khi kiểm kê mà còn bao gồm cả NVL. Vì vậy, công ty nên sử dụng TK 138.1 để phản ánh số NVL thiếu khi kiểm kê - để sử dụng đúng tài khoản cũng như đúng với qui định của chuẩn mực kế toán. Khi kiểm kê thấy NVL thiếu thì định khoản: Nợ TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu Sau đó dựa vào biên bản xử lý kiểm kê ta phản ánh: Nợ TK 334: Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Còn đối với NVL thừa phát hiện trong kiểm kê được xác định là của doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán vào TK 711 “Thu nhập khác”( vì đây là một khoản thu nhập bất thường ) như sau: Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa khi kiểm kê Có TK711: Thu nhập khác - Thứ ba, về việc hạch toán NVL xuất kho cho sản xuất Ở công ty, khi xuất kho NVL kế toán chỉ phản ánh giá trị NVL xuất vào Bảng kê xuất NVL cho các phân xưởng, sau đó cuối tháng dựa vào báo cáo từ kế toán phân xưởng gửi sang mà biết giá trị NVL thực sự sử dụng trong tháng, lúc đó kế toán mới định khoản. Còn NVL thực tế xuất, xuất thừa thì chỉ theo dõi trên sổ sách, chỉ số NVL thực sử dụng mới định khoản vào TK621, 627…Cách hạch toán như vậy không đúng với phương pháp KKTX mà công ty đăng ký trong Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính, cũng không phải là phương pháp KKĐK vì kế toán không sử dụng các TK611,631. Vậy công ty nên thống nhất hạch toán tổng hợp NVL theo đúng phương pháp KKTX. Về hạch toán phế liệu thu hồi Sau khi sản xuất các phân xưởng thường có phế liệu thu hồi. Nhưng hiện nay công ty không hạch toán nghiệp vụ phế liệu thu hồi từ sản xuất. Điều đó sẽ gây lãng phí và không phản ánh đúng giá trị của hàng tồn kho của doanh nghiệp.Theo em, cuối tháng kế toán tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi vào kho để quản lý riêng và tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152: chi tiết theo từng vật liệu Có TK 621: chi tiết theo từng phân xưởng Khi xuất bán phản ánh giá trị thu hồi: Nợ TK 111 Có TK 711 Về lập dự phòng giảm giá NVL Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và cho NVL nói riêng. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho công ty có được khoản để bù đắp khi NVL bị giảm giá. Việc lập dự phòng được thực hiện như sau: Số dự phòng cần lập dựa trên số lượng của mỗi loại HTK theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong năm có sự kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng cần phải Số lượng hàng Mức chênh lệch giảm lập cho niên độ (n+1) = tồn kho mỗi loại x giá của mỗi loại Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá vật liệu: Nợ TK 632 Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay không thay đổi so với khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì không cần ghi sổ. Biểu số 21: Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NVL Đơn vị tính: Đồng TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thị trường Chênh lệch Mức dự phòng A B C 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4x1 .... .............. Ampixilin g 500 410.300 410.000 -300 150.000 Dexametazon g 2.511,2 23.000 22.175 -825 2.071.740 Tetraxilin g 1.000 190.400 190.000 -400 400.000 Axid Benzoic g 300 41 42 1 0 ... ......... Cộng 150.628.270 Cuối năm 2009 và trong các năm sau nữa, kế toán sẽ căn cứ vào số dự phòng cần phải lập cho năm sau để có sự điều chỉnh mức dự phòng và hạch toán dự phòng giảm giá NVL cho phù hợp với qui định của Nhà nước. Về công tác phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL Hiện nay công ty chưa tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL. Việc phân tích này là rất quan trọng đối với công tác quản lý, sử dụng NVL vậy công ty nên tiến hành phân tích, việc phân tích tiến hành trên các mặt sau: Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lượng NVL và tình hình cung cấp khối lượng NVL chủ yếu Phương pháp phân tích ở đây là phương pháp so sánh. Kế toán tiến hành so sánh mức độ hoàn thành kế hoạch chỉ tiêu cung cấp tổng khối lượng NVL và chỉ tiêu cung cấp các loại NVL chủ yếu. Cơ sở lý luận là kế hoạch thu mua NVL do phòng Kinh doanh lập cho tháng(quý) và tình hình thực hiện kế hoạch đó. Công thức sử dụng là chỉ tiêu tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp rổng khối lượng NVL(Tvt) và chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch cung cấp các loại NVL chủ yếu(Tvc) Trong đó: Vti: Số lượng thực tế cung cấp về từng loại NVL Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp về từng loại NVL Gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại NVL Tvt >=100%, Tvc = 100%: Đạt yêu cầu về cung cấp NVL Tvt <=100%,Tvc < 100% : Không hoàn thành kế hoạch cung cấp vật tư Trường hợp kế hoạch cung cấp NVL không hoàn thành có thể do nhiều nguyên nhân: nguyên nhân khách quan (do giá cả thị trường thay đổi, thiên tai, hoả hoạn, do nhà cung cấp không thực hiện hợp đồng hay do thị trường khan hiếm vật tư…) và có thể do nguyên nhân chủ quan của công ty (không làm tốt kế hoạch thu mua, do bộ phận thu mua không có tinh thần trách nhiệm, không tìm được nguồn cung cấp, không có khả năng tài chính đáp ứng cho việc thu mua…). Công ty cần xác định rõ nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Phân tích khoản chi NVL trong giá thành sản phẩm Kế toán sử dụng phương pháp so sánh để xác định đối tượng phân tích và dùng phương pháp số chênh lệch để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến khoản chi NVL trong giá thành sản phẩm. Công thức sử dụng để phân tích là chỉ tiêu khoản chi NVL trong giá thành sản xuất: Khoản chi NVL trong giá thành tăng hay giảm do các nguyên nhân: - Do mức tiêu hao vật tư bình quân: - Do đơn giá NVL: - Do giá trị phế liệu thu hồi: - Do sử dụng NVL thay thế: Khi phân tích, doanh nghiệp cần tìm rõ nguyên nhân đã làm tăng hay giảm chi phí NVL trong giá thành từ đó đề ra những biện pháp quản lý, sử dụng NVL sao cho hợp lý, tiết kiệm nhằm giảm khoản chi NVL, hạ giá thành sản phẩm. Phân tích tình hình bảo quản NVL Kế toán sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ tiêu hao, mất mát, hao hụt NVL và chất lượng NVL tồn kho. Cuối tháng hay cuối kỳ, kế toán vật tư và các phòng ban tiến hành kiểm kê NVL tồn kho. Tiến hành so sánh tỷ lệ tiêu hao, mất mát NVL kỳ này so với kỳ trước hoặc của thực tế so với kế hoạch, từ đó rút ra được những kết luận về công tác bảo quản NVL của công ty. Công tác bảo quản được coi là có tiến bộ kho tỷ lệ hao hụt mất mát thực tế giảm so với kế hoạch hay của kỳ này giảm so với kỳ trước. Dựa vào những đánh giá về công tác bảo quản NVL mà có thể tìm ra những nguyên nhân chủ quan hay khách quan, từ đó đề ra những biện pháp khắc phục, cải tiến, nâng cao hệ thống bảo quản NVL của công ty. Việc áp dụng kế toán máy trong các phần hành kế toán Mặc dù hệ thống kế toán của công ty đã được trang bị hệ thống máy tính khá đầy đủ nhưng phần mềm kế toán máy vẫn chưa được xây dựng và cài đặt hoàn chỉnh do đó chưa đáp ứng được yêu cầu cập nhật số liệu và cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác. Công việc kế toán mặc dù có sự trợ giúp của máy vi tính nhưng kế toán vẫn phải sử dụng cả phương pháp thủ công trong quá trình hạch toán NVL như: trong việc xử lý Hoá đơn mua hàng, kế toán hạch toán phải tách thuế GTGT từ các hoá đơn bằng thủ công sau đó tính riêng trên máy bằng chương trình Excel, sau đó kế toán vật tư lại một lần nữa tách thuế để lấy giá không thuế phục vụ cho việc hạch toán. Vì vậy, công việc kế toán nhiều khi trùng lắp. Do đó, máy vi tính mới chỉ sử dụng để hỗ trợ trong một số công việc chứ chưa thực sự phát huy được hiệu quả đối với toàn bộ công tác kế toán. Vì vậy cần phát huy hơn nữa vai trò của Máy vi tính trong công tác hạch toán và quản lý của công ty. Để có thể khắc phục được những hạn chế của việc áp dụng máy vi tính trong công tác hạch toán, công ty cần xây dựng một phần mềm kế toán hoàn chỉnh theo hình thức Chứng từ ghi sổ, nhằm phát huy tối đa hiệu quả của việc lập, luân chuyển, xử lý chứng từ và truy xuất thông tin trên máy, tạo điều kiện cung cấp thông tin tài chính cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, công ty cũng nên chú ý tới công tác đào tạo, bồi dưỡng thêm cho các nhân viên kế toán nhanh chóng thích nghi với việc sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán, giúp cho việc hạch toán được tiến hành nhanh, gọn nhẹ hơn. Các thông tin sẽ được cung cấp một cách nhanh chóng chính xác và kịp thời nhất. Trong quá trình sản xuất, NVL là một yếu tố không thể thiếu để cấu thành sản phẩm. NVL đóng một vai trò quan trọng, nó vừa là đối tượng lao động vừa là cơ sở vật chất trực tiếp tạo ra sản phẩm, chiếm một tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất. Trong thế chuyển mình của Đất nước, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để đạt được chi phí thấp nhất thông qua việc giảm chi phí NVL. Để làm được điều đó thì ngay từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng NVL phải tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ. PHẦN 5 KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tài phòng Kế toán - Tài vụ của công ty Cổ phần Y Dược Việt An, tôi đã được tiếp cận với thực tiễn của công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty, hệ thống các chứng từ cũng như hệ thống sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính của Công ty. Từ đó tôi hiểu sâu sắc hơn về các kiến thức mình đã được học trong quá trình học tập và có được một số kinh nghiệm thực tiễn. Giai đoạn thực tập tại công ty đã giúp tôi nhận thấy được vai trò của kế toán NVL trong quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất nói chung, đồng thời tôi thấy được cần phải vận dụng lý thuyết vào thực tiễn như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Qua nghiên cứu đề tài em đã hiểu rõ hơn về vai trò của NVL trong sản xuất và khái quát được sơ bộ về thực trạng kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Y Dược Việt An. Từ đó thấy được ưu, nhược điểm của công tác kế toán NVL cũng như công tác quản lý sử dụng NVL tại Công ty, tìm ra nguyên nhân và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện vấn đề sao cho phù hợp với tình chung của đất nước, phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay và đảm bảo đúng theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Trong quá trình thực tập, tôi đã tìm hiểu và thu thập số liệu có liên quan đến kế toán NVL. Tuy nhiên trong khuôn khổ chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các cô trong phòng kế toán và thầy giáo Nguyễn Xuân Tiến đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Quyển 1: Hệ thống tài khoản Kế toán (Bộ Tài chính). Chế độ Kế toán Doanh nghiệp – Quyển 2: Hệ thống Báo cáo Tài chính. Chế độ chứng từ và sổ Kế toán (Bộ Tài chính). Giáo trình kế toán quản trị - Nhà xuất bản Tài chính. PGS.TS.Đặng Văn Thanh – TS. Đoàn Xuân Tiên. ._.