Hạch toán Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp sản Xuất kinh doanh

quả sử dụng vốn đồng thời giúp quản lý tốt hơn chi phí cho các yếu tố đầu vào này. ở Việt Nam từ khi áp dụng luật thuế GTGT từ ngày 01/01/2004 thay đổi cách tính thuế, thu thuế của Nhà nước, từ đó làm ảnh hưởng đến việc tính giá thành thực tế NVL nhập kho cũng như công tác hạch toán NVL thì việc hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập - xuất kho NVL sao cho phù hợp với điều kiện mới, phù hợp với chính sách mới của Nhà nước, của Bộ Tài chính cũng như phù hợp với điều kiện của các doanh nghiệp là điều cần thiết. Xuất phát từ đó, đề án này được viết nhằm mục đích góp phần hiểu thêm về công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với hy vọng nhằm đóng góp một phần cho việc hoàn thiện kế toán NVL. Bản đề án này ngoài lời nói đầu và phần kết luận gồm hai phần chính: Phần I: Lý luận chung về hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Phần I Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh I - Một số vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh: 1. Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện bằng hình thái vật chất khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 2. Phân loại Nguyên vật liệu: Do vật liệu có nhiều thứ, nhiều loại và thường xuyên biến động nên cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia làm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất được sử dụng kết hợp với NVL chính để làm thay đổi mầu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, xà phòng, hương liệu...) - Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như: than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt... - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho XDCB. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài: gạch, sắt, vải vụn... - Vật liệu khác: Là những vật liệu mang tính đặc thù riêng trong một số doanh nghiệp, ngoài các vật liệu kể trên như: bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... 3. Nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán NVL * Nguyên tắc: - Kế toán phải theo dõi chi tiết vật liệu xuất nhập tồn kho bằng thước đo hiện vật và tiền. - Phải thống nhất phương pháp tính giá vật liệu theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp. - Phân bổ giá trị vật liệu đúng vào sản phẩm sản xuất kinh doanh phù hợp với các đối tượng sử dụng. - Tham gia vào công tác kiểm kê kho NVL, phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê. - Chỉ tiêu do kế toán phản ánh phải thống nhất với chỉ tiêu quy định về nội dung và phương pháp tính toán. - Thường xuyên phân tích tình hình cung cấp, dự trữ, sử dụng NVL, đối chiếu với định mức để có thể phát hiện NVL thừa, thiếu so với định mức để điều chỉnh và có kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh. 4. Tính giá NVL a. Tính giá nhập NVL * Với vật liệu mua ngoài Giá thực tế của NVL mua ngoài = Giá mua + Chi phí thu mua - CKTM giảm giá trả lại người bán + Thuế nhập khẩu (nếu có) Trong đó: Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế kho bãi, chi phí hao hụt trong định mức và trên định mức. - Chiết khấu thương mại: do mua với số lượng lớn, hồi khấu... - Giảm giá hàng mua: hàng bị lỗi, không đạt tiêu chuẩn * Với NVL tự sản xuất Giá thực tế của NVL = Giá thực tế của NVL đã sản xuất + Chi phí vận chuyển (nếu có) * Với NVL thuê ngoài gia công, chế biến Giá thực tế của NVL = Giá thực tế NVL xuất thuê chế biến + Tiền thuê chế biến + Chi phí vận chuyển (nếu có) * Với NVL được cấp Giá thực tế của NVL = Giá ghi trên hóa đơn của bên cấp * Với NVL nhận vốn góp liên doanh Giá thực tế của NVL = Giá trị vốn góp do HĐLD đánh giá + Chi phí tiếp nhận (nếu có) * Với NVL được biếu tặng, viện trợ Giá thực tế của NVL = Giá mua trên thị trường Của NVL cùng loại + Chi phí vận chuyển (nếu có) b. Tính giá xuất NVL Tùy theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải thích rõ ràng. * Phương pháp giá đơn vị bình quân Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau: Cách 1: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ Lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách 2: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này hoặc cuối kỳ trước cuối kỳ trước Lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ này hoặc cuối kỳ trước Cách 3: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập * Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, mặt hàng nào nhập trước sẽ xuất trước, khi hết mới tính đến mặt hàng tiếp theo và sẽ tính theo đơn giá của những lần nhập trước đó. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, mặt hàng nào nhập sau cùng sẽ được xuất trước, khi hết rồi mới tính đến mặt hàng nhập trước nó tiếp theo. Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả tăng. * Phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp này, khi xuất vật tư thuộc lô nào thì tính theo giá nhập của lô đó, phương pháp này đòi hỏi phải quản lý vật tư theo từng lô, từng loại hàng hóa và tương đối phức tạp. Phương pháp này thường sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít loại NVL hoặc NVL sử dụng ổn định có tính tách biệt và nhận diện được. * Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá hạch toán NVL xuất dùng x Hệ số giá NVL II - Nội dung hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên a. Thủ tục và chứng từ Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đến nơi, có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách... Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào "Biên bản kiểm nhận vật tư". Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho" vật tư trên cơ sở Hóa đơn, Giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm nhận, rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. - Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: - Hóa đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp) - Hóa đơn GTGT (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu nhập kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức... tùy theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. b. Tài khoản sử dụng Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu" đây là tài khoản thuộc nhóm tài khoản tài sản. Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ (vật liệu chính, vật liệu phụ...) tùy theo yêu cầu quản lý Nợ TK 152 Có - Phản ánh giá trị thực tế của NVL nhập trong kỳ - Giá trị vật liệu xuất trong kỳ - Các khoản được chiết khấu thương - Giá trị NVL thừa khi kiểm kê mại, giảm giá, trả lại người bán - Giá trị NVL thiếu khi kiểm kê. Dư nợ: Giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ * Tài khoản 151: "Hàng mua đang đi đường": Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hóa... mà doanh nghiệp đã mua hoặc chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Nợ TK 151 Có - Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng - Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay đã chuyển giao cho các bộ phận hoặc giao cho khách hàng Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ) * Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 133, 331, 111, 112... c. Hạch toán biến động của nguyên vật liệu * Hạch toán tăng NVL * Tăng do mua NVL * Trường hợp 1: Hàng và hóa đơn cùng về trong kỳ. đ Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331...): Tổng giá thanh toán đ Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán ghi: Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 138 (1388) : Số được người bán chấp nhận Có TK 515 : Số chiết khấu thanh toán được hưởng đ Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua (do vật liệu kém phẩm chất, sai quy cách...) hoặc vật liệu đã mua nay trả lại người bán, ghi: Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ TK 138 (1388) : Số được người bán chấp nhận Có TK 152 : Số giảm giá, chiết khấu thương mại... Có TK 133 : Thuế GTGT tương ứng với số hàng giảm giá... đ Trường hợp nếu vật dư thừa so với hóa đơn đ Nếu phản ánh toàn bộ giá trị nhập (kể cả số thừa): Nợ TK 152 : giá trị thực nhập Nợ TK 133 : Thuế GTGT tính theo hóa đơn Có TK 331 : Tổng giá thanh toán trên hóa đơn Có TK 338 : Trị giá hàng thừa (chưa có thuế GTGT) đ Khi xử lý, kế toán ghi: + Nếu trả lại người bán: Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 : Trả lại số thừa + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, bên mua được hưởng, kế toán ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338 (3381) : Trị giá hàng thừa Có TK 711 : Số thừa không rõ nguyên nhân đ Nếu phản ánh theo số trên hóa đơn: + Phản ánh giá trị nhập: TK 152 : Trị giá theo hóa đơn Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 331 : Tổng giá thanh toán và đồng thời ghi: Nợ TK 002: phản ánh giá trị thừa (nhận giữ hộ) đ Khi xử lý, ghi: + Trả lại người bán: Có TK 002 : Giá trị thừa + Mua nốt số thừa: Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa Nợ TK 133 : Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa (chưa có thuế GTGT) Có TK 711 : Số thừa không rõ nguyên nhân đ Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn: + Khi nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá trị thực nhập (không có thuế GTGT) Nợ TK 133 : Thuế GTGT theo hóa đơn Nợ TK 138 : Giá trị thiếu (không có thuế GTGT) Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hóa đơn đ Khi xử lý giá trị thiếu, ghi: + Nếu do lỗi của người bán chuyển thiếu: - Người bán giao một số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 : Người bán giao nốt số thiếu Có TK 138 : Xử lý số thiếu - Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 138 : Xử lý số thiếu Có TK 133 : Thuế GTGT của số hàng thiếu đ Nếu do lỗi của bên vận chuyển Nợ TK 111, 112 Có TK 138 đ Do lỗi của cá nhân làm mất, phải bồi thường Nợ 138 (1388), 334 : Số phải bồi thường Có TK 133 : Thuế GTGT của số hàng thiếu Có TK 138 : Xử lý số thiếu đ Thiếu do không xác định được nguyên nhân Nợ TK 632 : Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 : Xử lý số thiếu * Trường hợp 2: Hàng về chưa có hóa đơn Khi hàng về, vẫn tiến hành thủ tục nhập kho bình thường nhưng lưu phiếu nhập vào tập hồ sơ "Hàng Chưa có hóa đơn". Nếu trong tháng có hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hóa đơn vẫn chưa về thì ghi theo giá tạm tính bằng bút toán sau: Nợ TK 152 : giá tạm tính Có TK 331 : đ Sang tháng sau, khi hóa đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách: - Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đó, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính) - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. * Trường hợp 3: Hóa đơn về nhưng hàng chưa về. Khi hóa đơn về, kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ: "Hàng mua đang đi đường" Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, cuối tháng hàng vẫn chưa về, căn cứ vào hóa đơn, kế toán ghi: Nợ TK 151 : Giá mua theo hóa đơn (không có Thuế GTGT) Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331...): Tổng giá thanh toán đ Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152 : Nếu nhập kho Nợ TK 621, 627, 641, 642: Xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về * Trường hợp hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả cho chủ hàng hoặc được giảm giá, ghi: Nợ TK 331, 111, 112 : Tổng giá thanh toán Có TK 152 : Giá mua chưa có Thuế GTGT Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT tương ứng Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 152 : Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154 : Giá thành sản xuất thực tế vật liệu nhập kho - Tăng vật liệu do nguyên nhân khác: + Tăng do được cấp, nhận vốn góp liên doanh Nợ 152 : Giá thực tế vật liệu tăng thêm Có 411 : Nhận cấp phát, nhận vốn góp + Tăng do biếu tặng, viện trợ Nợ TK 152 : Trị giá vật liệu tăng thêm Có TK 711 : Nhận biếu tặng, viện trợ + Tăng do nhận lại vốn góp liên doanh Nợ TK 152 : Trị giá vật liệu tăng thêm Có TK 222, 128 : Nhận lại vốn góp + Tăng do vật liệu thừa sử dụng lại Nợ TK 152 : Trị giá vật liệu thừa Có TK 621, 627, 641, 642, 154... + Tăng do thu hồi thanh lý, nhượng bán tài sản Nợ TK 152 : Có TK 711 : Giá trị thanh lý, nhượng bán + Tăng do nhập vật tư trước đây cho vay mượn: Nợ TK 152 : Có TK 136, 138: + Tăng do đánh giá tăng vật liệu Nợ TK 152 Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu + Tăng do thừa trong địnhh mức tại kho Nợ TK 152 Có TK 632 + Tăng do thừa ngoài định mức, chờ xử lý Nợ TK 152 Có TK 338 (3381) * Hạch toán giảm NVL - Khi xuất kho NVL, căn cứ vào giá trị thực tế của vật liệu xuất kho, kế toán ghi có TK 152 tùy từng trường hợp xuất mà ghi nợ các tài khoản liên quan - Giảm NVL do xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621 : Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK 627 : Xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 641 : Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642 : Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 : Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng - Giảm NVL do xuất góp vốn liên doanh + Nếu giá trị vốn góp = giá trị xuất NVL Nợ TK 128, 222 : Giá trị vốn góp Có TK 152 : Giá trị vốn góp + Nếu giá trị vốn góp > giá trị xuất NVL Nợ TK 128, 222 : Giá trị vốn góp Có TK 412 : Phần ± Có TK 152 : Giá trị xuất + Nếu giá trị vốn góp < giá trị xuất NVL Nợ TK 128, 222 : Giá trị vốn góp Nợ TK 412 : Phần ± Có TK 152 : Giá trị xuất - Giảm do xuất ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152 : Giá thực tế - Giảm do cho vay mượn tạm thời: Nợ TK 138 (1388) : Cho cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu cho vay - Giảm do các nguyên nhân khác: Nhượng bán, trả lương, trả thưởng, biếu, tặng, phát hiện thiếu...) Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá vốn của vật liệu xuất dùng cho các mục đích. Nợ TK 632 : Nhượng bán, xuất trả lương, thưởng, biếu, tặng... Nợ TK 611 : Giá trị thiếu tổn thất Nợ TK 138 (1381) : Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK 138, 334 : Thiếu cá nhân phải bồi thường Nợ TK 412 : Phần CL giảm giá do đánh giá lại Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu thiếu 2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các loại NVL ít tiền, chủng loại phức tạp, điều kiện bảo quản và theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày không có lợi. Theo phương pháp này NVL nhập vào ghi chép hàng ngày còn xuất ra hàng ngày không ghi. Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định trị giá nguyên liệu còn lại cuối kỳ, kế toán tính và ghi giá trị nguyên liệu xuất kho trong kỳ. Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của kế toán, đơn giá nhưng độ chính xác không cao. a. Tài khoản sử dụng - TK 611: Mua hàng: Dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế Bên Nợ: - Giá thực tế hàng hóa, vật tư tồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Giá thực tế hàng hóa, vật tư tăng vào trong kỳ Bên Có: - Phản ánh giá thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và chưa sử dụng cuối kỳ. đ TK 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư. Và trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như: 152, 151, 311, 111, 133, 112... Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. b. Phương pháp hạch toán Quá trình hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ được tiến hành theo trình tự sau: - Đầu kỳ: Kết chuyển giá trị NVL còn lại đầu kỳ Nợ TK 611 - chi tiết từng loại: Trị giá NVL còn lại đầu kỳ Có 152 : NVL tiền kho Có TK 151 : NVL đang đi đường - Trong kỳ: Căn cứ vào các hóa đơn mua hàng (với DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Nợ TK 611 (6111 - chi tiết từng loại): Gia trị NVL tăng Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331...): Tổng giá thanh toán - Mua NVL (với DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) Nợ TK 611 (6111): Trị giá mua NVL gồm cả thuế GTGT Có TK 111, 112, 141, 131 * Các nghiệp vụ khác làm tăng NVL trong kỳ Nợ TK 611 (6111): Giá trị NVL tăng Có TK 411 : Nhận cấp phát, nhận vốn góp Có TK 711 : Nhận viện trợ, tặng, thưởng Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn và dài hạn Có TK 631, 711: giá trị phế liệu từ sản xuất hoặc thanh lý TSCĐ... - Số chiết khấu thương mại, giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đã mua trả lại trong kỳ. Nợ TK 331, 111, 112 : Tổng giá thanh toán Có TK 133 : Thuế GTGT đầu vào tương ứng Có TK 611 : Giá mua chưa thuế GTGT - Chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng, ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính. Nợ TK 111, 112, 331, 1388... Có TK 515 - Cuối kỳ: Kiểm kê xác định kết quả và kết chuyển trị giá NVL còn lại cuối kỳ Nợ lại TK 152, 151: Trị giá NVL còn lại cuối kỳ Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất, cá nhân phải bồi thường Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK 632: Số thiếu trong định mức Có TK 611: Trị giá NVL còn lại cuối kỳ + Tính và kết chuyển trị giá NVL xuất dùng cho sản xuất trong kỳ: Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá trị vật liệu còn lại chưa sử dụng đầu kỳ + Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ - Giá trị vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ đ Sau đó ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 611: Trị giá NVL xuất dùng trong kỳ Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KTTX 111,112,331,151 TK 152 (NVL) 621,627,641,642 NVL mua ngoài nhập kho Xuất kho NVL dùng cho (giá có cả thuế GTGT) SX, KD và XD cơ bản Mua NVL ** 331 133 Chiết khấu mua hàng (*) được hưởng, giảm giá hàng 111, 112, 331 Trả lại NVL cho người bán Chi phí vận chuyển NVL Nhập kho 154 3333 Xuất NVL thuê ngoài gia công Thuế nhập khẩu tính vào giá trị NVL nhập khẩu 811 154 NVL nhượng bán NVL thuê ngoài gia công NVL tự chế, phế liệu thu hồi nhập kho 128, 222 411 Nhận góp vốn liên doanh NVL góp vốn liên doanh vốn cổ phần bằng NVL 222 338 Nhận lại vốn góp Xuất NVL trả nợ liên doanh bằng NVL vay đơn vị khác 338 138, 338, 344 NVL thừa phát hiện NVL thiếu phát hiện trong kiểm kê trong kiểm kê Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 151, 152 611 151, 152 Kết chuyển giá trị NVL Kết chuyển giá trị NVL Tồn kho đầu kỳ Tồn kho cuối kỳ 111, 112, 331 Mua NVL nhập kho 331 (**) Chiết khấu mua hàng giảm 133 giá hàng mua, trả lại hàng 333 (*) 621 Giá trị NVL xuất kho Thuế nhập khẩu phải trong kỳ nộp tính vào giá trị NVL Ghi chú: (*) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (**) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 3. Hạch toán chi tiết NVL: a. Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán như sau: * ở kho: Thủ kho ghi chép lượng nhập - xuất của từng danh điểm vật liệu vào thẻ kho tương ứng. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính con số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. * ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập - Kế toán Tổng hợp Thẻ xuất - tồn hoặc kho vật tư Thẻ kho sổ chi tiết Ghi chú: vật tư Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Phiếu Ghi cuối tháng xuất kho Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, kiểm tra đối chiếu dễ dàng đến từng chứng từ và thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểm vật tư ít. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Theo phương pháp này, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ vật tư theo từng thẻ kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu và luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Thẻ kho luân chuyển Kế toán Tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Phương pháp này thường được áp dụng trong những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lượng chứng từ nhập - xuất ít. c. Phương pháp sổ số dư: Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này có đặc điểm nổi bật là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của NVL, xóa bỏ được ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác và kịp thời. * ở kho: Cuối mỗi tháng khi nhận được sổ số dư do phòng kế toán gửi đến, thủ kho căn cứ của từng danh điểm trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư. Sổ này được mở theo từng kho và dùng cho cả năm. * ở phòng kế toán: Định kỳ theo quy định thống nhất của doanh nghiệp kế toán vật tư đến kho để nhận chứng từ, kiểm tra công việc ghi chép của thủ kho cùng với thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ (nhập riêng - xuất riêng). Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Phương pháp sổ số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lượng hóa đơn nhập - xuất nhiều. III. Các hình thức sổ sách kế toán trong hạch toán NVL 1. Hình thức nhật ký - sổ cái: Chứng từ vật tư, các bảng kê, bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Báo cáo tài chính - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký - sổ cái sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng với số lượng giữa nhật ký - sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. - Về nguyên tắc số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ nhật ký- sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng.  2. Theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ vật tư, các bảng kê, bảng phân bổ Nhật ký mua vật tư Nhật ký chung Sổ chi tiết vật tư Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Bảng CĐKT Báo cáo tài chính - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan ở các cột phù hợp. - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. - Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. 3. Theo hình thức nhật ký - chứng từ: Chứng từ vật tư và các bảng phân bổ Các nhật ký chứng từ liên quan Sổ chi tiết TK 331 Bảng phân bổ số 2 Nhật ký chứng từ số 5 Bảng kê số 3 Bảng kê 4, 5, 6 Sổ cái TK 152 Nhật ký chứng từ số 7 Báo cáo tài chính - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu trực tiếp vào các nhật ký - chứng từ hoặc bảng kê sổ chi tiết có liên quan. - Cuối tháng khoá sổ cộng các số liệu trên các nhật ký - chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký - chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. - Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký - chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. 4. Theo hình thức chứng từ - ghi sổ Chứng từ vật tư, bảng kê, bảng phân bổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ Ghi sổ Sổ chi tiết vật tư Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Bảng CĐKT Báo cáo tài chính - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Phần II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại doanh nghiệp sản xuất kinh doanh 1. Nhận xét: Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là thực hiện sản xuất ra sản phẩm theo yêu cầu của thị trường nhằm thu lại lợi nhuận.Từ thực trạng công tác kế toán NVL tại các doanh nghiệp nhận thấy một số vấn đề sau: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như đối với từng dây chuyền công nghệ sản xuất từng loại sản phẩm. Vì vậy công việc phân loại vật liệu có tốt thì mới tổ chức việc quản lý bảo quản và hạch toán vật liệu. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Tuy nhiên cũng có trường hợp cùng một một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, có lúc lại sử dụng như vật liệu phụ. Trong trường hợp này việc phân loại vật liệu lại được căn cứ vào vai trò và tác dụng chính của nó. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lãn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp thường xây dựng "sổ doanh điểm" xác định thống nhất tên gọi của thứ vật liệu, mã ký hiệu, quy cách của vật liệu, số liệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của NVL. Bên cạnh việc quản lý tốt NVL, tính NVL là một vấn đề quan trọng trong việc._.