Hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Lao Động Xã hội

bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo hạch toán vốn kinh doanh có lãi, số lãi có được là doanh thu lớn hơn chi phí, chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngược lại. Chính vì vậy chi phí sản xuất sản phẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm nhất của bất cứ doanh nghiệp nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn được coi là chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trưởng và phát triển. Để đạt được mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất. Một trong những yếu tố của đầu vào sản xuất đó là nguyên vật liệu. Nó đóng vai trò rất quan trọng lớn từ 70-80% trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động về chi phí vật liệu làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy việc tổ chức hạch toán là không thể thiếu được và phải đảm bảo 3 yêu cầu của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Có như vậy mới kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tượng lãng phí trong sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua tìm hiểu công tác kế toán tại xí nghiệp in Lao Động – Xã Hội (ngõ Hoà Bình 4 – Minh Khai – Hà Nội), em thực sự thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất chung và xí nghiệp nói riêng. Trên cơ sở kiến thức có được cùng với sự giúp đỡ của PGS – TS Nguyễn Văn Công, em đã chọn chuyên đề “Hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lao Động – Xã hội”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm ba phần chính: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ – XH. Phần III: Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp In LĐ – XH. Vì khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong và xin chân thành cảm ơn sự góp ý của các thầy cô giáo và các cô chú trong phòng kế toán của xí nghiệp. phần I những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I. Khái niệm, đặc điểm phân loại và tính giá NVL trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể thức của sản phẩm. NVL có đặc điểm riêng khác với các loại sản phẩm khác của doanh nghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. NVL là loại tài sản sản xuất thường xuyên biến động, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua NVL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh nghiệp. Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, tăng cường công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp, nó là lượng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu tư hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngừng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định như khấu hao, bảo dưỡng máy móc, lương công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan (như bến bãi, kho dự trữ…) sẽ tăng không cần thiết. Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn. Như vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Nếu thực hiện được sẽ tạo được khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính. Việc nghiên cứu để đưa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi phí mua, vừa đảm bảo chất lượng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ. 2. Phân loại NVL. Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức thích hợp. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trưng khác nhau. Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm NVL chính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. NVL chính cũng bao gồm cả giá bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Đối với doanh nghiệp in ấn thì NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản lượng (khoảng 70%-80%). - Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản đóng gói sản phẩm như các loại bao bì, vật liệu đóng gói… - Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi…) chất lỏng (xăng, dầu…) và chất khí (hơi đốt, ga…). - Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để sửa chữa thay thế máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí cụ, vật kết cấu… - Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như giấy vụn…hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định…Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. 3. Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Đánh giá NVL theo giá thực tế Về nguyên tắc NVL phải được đánh giá theo thực tế bao gồm giá mua, cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Đối với NVL mua ngoài nhập kho: - + + = Các khoản giảm giá Các chi phí thu mua thực tế Các loại thuế không được hoàn lại Giá mua trên hoá đơn (giá chưa có thuế) Trị giá thực tế NVL nhập kho Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại cửa khẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu. - Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho: Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho Chi phí gia công chế biến + - Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Trị giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài chế biến Chi phí chế biến phải trả cho người chế biến + Chi phí vận chuyển đi về + - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi lại vốn góp thì giá thực tế NVL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấp nhận. - Đối với NVL được cấp trên cấp, được biếu tặng hay viện trợ. Trị giá thực tế VL nhập kho Giá trị thị trường tương đương Các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận = + - Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NVL nhập kho được xác định theo giá ước tính, giá có thể sử dụng được hoặc bán được. Đánh giá NVL theo giá trị thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực tế của NVL vào các đối tượng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm. Giá thực tế NVL xuất kho Đối với NVL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng với các loại NVL có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Ưu điểm của phương pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúc xuất. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng công việc kế toán chi tiết phức tạp. Vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp này trong doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NVL có giá trị cao, đồng thời kế toán NVL có tính khoa học và trình độ cao. Phương pháp tính theo giá nhập trước xuất trước (Fifo): Theo phương pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu trước sẽ dùng làm giá để tính thực tế của vật liệu xuất trước, do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, sử dụng phương pháp này khi doanh nghiệp có nhiều nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn. Phương pháp tính theo giá nhập sau xuất trước (Lifo): Theo phương pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho được tính theo nguyên giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể được tính theo các cách sau: - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền: Trị giá thực tế NVL xuất Số lượng NVL xuất Đơn giá bình quân = + Trị giá TTNVL tồn đầu kỳ Trị giá TTNVL nhập trong kỳ + Số lượngNVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ Đơn giá BQ NVL = - Tính theo giá bình quân tồn đầu kỳ: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần Số lần NVL tồn kho sau mỗi lần nhập = Đánh giá NVL theo giá hạch toán (phương pháp hệ số giá). Giá hạch toán là giá cả ổn định được sử dụng tốt nhất theo phạm vi. Doanh nghiệp, giá hạch toán được xây dựng có thể là giá kế hoạch. giá hạch toán chỉ được xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL. Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản và báo cáo có liên quan. - Phương pháp điều chỉnh: Tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NVL Trị giá thực tế NVL xuất kho Giá hạch toán xuất kho Hệ số giá NVL = * Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá TT NVL nhập trong kỳ + Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ Giá HT NVL nhập trong kỳ Hệ số giá NVL = + Phương pháp tính hệ số giá có ưu điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc qui định hạch toán cũng khó khăn nhiều khi không sát thực. II. Hạch toán chi tiết NVL. Trước khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NVL ta cần nghiên cứu nghiệp vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL. Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý NVL công cụ đắc lực của công tác quản lý NVL. Việc hạch toán NVL có đầy đủ chính xác kịp thời hay không ảnh hưởng lớn tới tình hình quản lý NVL của doanh nghiệp. Xuất phát từ vị trí và yêu cầu của NVL trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán NVL cần thực hiện các nghiệp vụ: Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo số lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các loại sổ sách thẻ chi tiết về NVl theo đúng chế độ, phương pháp qui định, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quản NVL phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NVL. Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định của Nhà nước, lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phân tích kinh tế. Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn và khâu hạch toán khá phức tạp. Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh cả giá trị số lượng lẫn chất lượng của từng loại NVL theo từng kho, từng người quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở của chứng từ nhập, xuất kho. Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và quản lý NVL nói riêng. Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NVL Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán NVL bao gồm: - Phiếu mua hàng (13-BH). - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT). - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT). - Biên bản kiểm kê sản phẩm vật tư hàng hoá (mẫu số 08-VT). - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán như: - Chứng từ hoá đơn thuế GTGT. - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 05-VT). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT). Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Thủ tục nhập NVL Căn cứ vào giấy báo nhập hàng, nếu thấy cần thiết có thể lập bản kiểm nhận để kiểm tra NVL thu mua cả về số lượng lẫn chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế, ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất phải báo cho bộ phận cung ứng biết để cùng giao lập biên bản. Thủ tục xuất kho NVL Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật tư, sau khi được lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất và ghi vào thẻ kho. Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập bảng tổng hợp xuất vật liệu. + Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL do nhiều bộ phận đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL hàng ngày phải được thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất và tồn kho NVL. Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán có thể tiến hành theo ba phương pháp: 1. Phương pháp ghi thẻ song song: - ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho của các loại NVL trên thẻ kho về mặt số lượng. - ở phòng kế toán: kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết NVL theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn Sổ tổng hợp Ghi chú: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập và xuất thủ kho lập thẻ kho, kế toán mở sổ để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết NVL để lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết NVL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp N-X-T với sổ tổng hợp. * Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. 2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho: thủ kho dùng thẻ kho do kế toán lập ra và bàn giao để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của NVL. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo từng kho, dùng cho cả năm. Nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: sơ đồ hạch toán Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Bảng kê xuất Bảng kê nhập Ghi chú: Hàng ngày căn cứ các phiếu nhập, xuất kho phòng kế toán lập thẻ kho, bảng kê nhập xuất. Cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập xuất NVL ở các bảng kê kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển thẻ kho, đồng thời đối chiếu số tiền với sổ tổng hợp. * Ưu điểm: khối lượng ghi chép của sổ kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. * Nhược điểm: việc ghi sổ còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. 3. Phương pháp ghi sổ có dư: ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng NVL vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng số NVL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 3: Sơ đồ hạch toán Chứng từ nhập Phiếu giao nhận CT nhập Bảng tích luỹ kế nhập Sổ số dư Bảng tổng hợp N-X-T Bảng tích luỹ kế nhập Sổ tổng hợp Thẻ kho Chứng từ xuất Ghi chú Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho lập thẻ kho sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ xuất nhập chuyển sang phần kến toán, kế toán ghi số tiền vào phiếu và lập bảng luỹ kế nhập, xuất. Cuối tháng căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán lập bảng N-X-T, từ thẻ kho thủ kho ghi lượng NVL vào số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi số tiền. Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các sổ số dư, sổ tổng hợp và bảng tổng hợpN-X-T với nhau. * Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. * Nhược điểm: kế toán chưa ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NLVL mà xem số liệu trên thủ kho. Ngoài ra việc kiểm tra việc phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽ rất khó khăn. Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ xuất nhập nhiều và thường xuyên. Doanh nghiệp chỉ áp dụng với phương pháp giá hạch toán để kiểm tra chi tiết nhập xuất trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng. III. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1. Khái niệm và TK sử dụng * Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phẩm tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho các loại NVL, một cách thường xuyên và liên tục trên các tài khoản (TK) sổ kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập kho, xuất kho. Việc xác định trị giá NVL xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các sổ kế toán. Trị giá NVL tồn kho trên tài khoản, trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Ưu điểm: Quản lý chặt chẽ NVL, kể cả mặt hiện vật và giá trị, giúp doanh nghiệp nắm đựơc thường xuyên tình hình vật tư tồn kho, tính toán đúng giá trị vốn của hàng xuất kho. Nhược điểm: Khối lượng hạch toán nhiều không thích hợp với những doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá trị đơn vịi nhỏ thường xuyên xuất bán. * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán NVL, theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản: TK 152, 151, 331, 133. TK 152: “Nguyên liệu vật liệu” – Dùng theo dõi giá trị thực tế của toàn bộ VL hiện có tăng giảm qua kho. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, thuê chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. + Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm tra. + Giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. Bên Có: + Giá NVL xuất kho + Chiết kháu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại. + Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê. + Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ. Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. TK 151: “Hàng mua đang mua trên đường” phản ánh giá trị vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường. + Kết chuyển thực tế hàng đi đường cuối kỳ. Bên Có: + Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng, cho khách hàng. + Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Số dư bên Nợ: + Giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường chưa về nhập kho. TK 331: “Phải trả cho người bán” TK này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho người bán vật tư, người nhận thầu xây lắp. + Số tiền ứng trước cho người bán, người nhận thầu. + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hoá đã giao nhận theo hợp đồng. + Chiết khấu thương mại được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Số kết chuyển về giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu. + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số “hàng về chưa có hoá đơn” khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu. Số dư bên Nợ: Số tiền đã ứng trả trước hoặc trả thừa cho người bán, người nhận thầu. TK 133: “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” TK này dùng để phản ánh giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ. + Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. + Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại. + Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá mua vào đã trả lại hoặc được giảm giá. Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hoặc được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả. TK 133 có hai tài khoản cấp 2: TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá. TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. 2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152, 153 TK 621 TK 151 TK 111, 112, 141 TK 333 TK 411 TK 154 TK 128, 222 TK 338 (3381) TK 412 TK 627, 641, 642 TK 632 TK 154 TK 138 (1381) TK 627, 641, 642 TK 412 Nhập kho hàng đi đường Kỳ trước Nhập kho VL do mua ngoài TK 133 Nhập kho VL do mua ngoài TK 133 Thuế nhập khâu Nhận góp vốn liên doanh cổ phần, cấp phát Xuất tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công Nhận góp vốn liên doanh Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Chênh lệch tăng do đánh giá lại Xuất dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm Xuất dùng cho quản lý phục vụ cho sản xuất, bán hàng QLDN, XDCB Xuất bán trực tiếp Xuất tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công Nhận góp vốn liên doanh Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Phân bổ đầu vào, chi phí SXKD trong kỳ Chênh lệch giảm do đánh giá lại IV. Đặc điểm hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1. Khái niệm và TK sử dụng * Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại mặt hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng tên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó kế toán xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ: Trị giá NVL xuất Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ Tổng giá trị NL, VL tăng trong kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ = + - Ưu điểm: - Giảm nhẹ khối lượng hạch toán. - Số liệu giữa sổ kế toán và thực tế luôn khớp nhau vì số tồn kho cuối kỳ được xác định trên kết quả kiểm kê thực tế. Nhược điểm: - Kế toán không theo dõi được thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất NL, VL trên TK 152, 153. - Trị giá hàng xuất kho sẽ không chính xác nếu không theo dõi được số hao hụt, mất mát. Doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, đặc biệt là khâu bảo quản vật tư. Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có lượng vật tư nhiều, giá trị mỗi thứ nhỏ, nhập xuất liên tục. * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng các TK: 151, 151, 153, 611. Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ, tác dụng của các TK 151, 152, 153 khác với phương pháp kê khai thường xuyên: tức là với doanh nghiệp kế toán bán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK 151, 152, 153 dùng để kết chuỷên giá trị thực tế NVL chứ không dùng để theo dõi tình hình xuất, nhập NVL. TK 611: “Mua hàng” phản ánh giá trị thực tế NVL mua vào, xuất dùng trong kỳ. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ. + Trị giá thực tế NVL, hàng hoá mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại. Bên Có: + Kết chuyển giá thực tế của NVL, hàng tồn kho cuối kỳ. + Giá trị NVL, hàng hoá, xuất sử dụng trong kỳ. + Trị giá NVL, hàng hoá mua vào, trả lại cho người hoặc được giảm giá. 2. Phương pháp hạch toán: Sơ đồ số 5: sơ đồ hạch toán tổng hợp nvl theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 “mua hàng” TK 152 TK 111, 112, 141 TK 411 TK 333 (3333) TK 412 TK 111,112 TK 621 TK 632 TK 111, 138 Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Mua trả tiền ngay Thanh toán tiền Chênh lệch đánh giá tăng đánh giá lại Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Chiết khấu mua hàng được giảm giá Cuối kỳ kết chuyển sổ xuất dùng cho SXKD Xuất bán TK 151, 152, 153 TK 331, 311 Mua chưa trả bằng tiền vay Thuế nhập khẩu Nhận vốn góp cổ phần Thiếu hụt mất bán phần II thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghệp in lđ – XH I. Đặc điểm kinh tế – kỹ thuật và tổ chức bộ máy HĐKd tại xí nghiệp in LĐ – xh có ảnh hưởng đến hạch toán NVL 1. Lịch sử hình thành và phát triển: - Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp In Lao động – Xã Hội - Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company Viết tắt: LASAPCOM. Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại. Xí nghiệp In Lao động – Xã hội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng Nhà nước. Được hình thành từ ngày 8/11/1983 với quy mô ban đầu là xưởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập 287QDD/TB-XH ngày 8/11/1983 của Bộ trưởng Bộ Thương binh và Xã hội). Hiện nay doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4 - phường Minh Khai - quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Sau một thời gian họat động, xưởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thương binh và Xã hội đã quyết định chuyển xưởng in thành công ty In Bộ Thương binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB-XH ngày 4/9/1986). Bộ Lao động Thương binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ Lao động và Bộ Thương binh Xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trưởng Bộ Lao động thương binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ đời sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ). Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trương, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thương binh xã hội lại quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ 152/LĐTBXH-QĐ ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất dụng cụ người tàn tật. Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Thương binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã hội thành Công ty In LĐ – XH và được bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao động Thương binh Xã Hội. Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà xuất bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc. Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH Chỉ tiêu Đơn vị Số lượng Số LĐ trung bình Người 76 Doanh thu năm 2003 Đồng 9.873.865.336 Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128 Nguồn vốn kinh doanh (30/06/04) Đồng 1.531.635.908 Từ năm 1992 sau khi được thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nước độc lập, xí nghiệp In đã có nhiều bước phát triển với các hàng in ấn như: các tài liệu, biểu mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích… Là một doanh nghi._.