Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tuệ Linh

, làm sao để bỏ ra chi phí thấp nhất nhưng lại thu được lợi nhuận nhiều nhất. Để thực hiện được mục tiêu đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tổ chức quản lý sản xuất ở tất cả mọi mặt.Trong đó hạch toán kế toán là công cụ quản lý kinh tế còn kế toán vật liệu là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý vật liệu là một trong những yếu tố của quá trình sản xuất. Do chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm mà để thu được lợi nhuận cao thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp hạ giá thành sản phẩm điều này đi đôi với việc các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Công ty TNHH Tuệ Linh là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và cung cấp dược phẩm trong nước và là một ngành đòi hỏi rất cao về nguyên vật liệu sản xuất. Chính vì vậy trong điều kiện kinh tế thị trường, công ty đã gặp phải không ít những khó khăn do sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp cùng ngành trong cũng như ngoài nước, đặc biệt đặc thù lại là một ngành có liên quan đến tính mạng và sức khỏe của con người nên đặt ra cho doanh nghiệp là vấn đề nguyên vật liệu đầu vào để đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra.Trước những thức thách đó lãnh đạo công ty đã từng bước vươn lên khẳng định vị trí của mình trên thi trường, không ngừng phát triển đứng vững trong cạnh tranh. Xuất phát từ vai trò và ý nghĩa công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và thông qua quá trình mà tôi thực tập tại công ty TNHH Tuệ Linh. Được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị nhân viên phòng kế toán của công ty và Tiến Sĩ Lê Thị Hồng Phương em đã chọn đề tài “Hạch toán nguyên vật liệu” tại công ty TNHH Tuệ Linh làm đề tài thực tập tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung của bài báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 phần: Phần I: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Tuệ Linh Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tuệ Linh Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và tại công ty TNHH Tuệ Linh. Phần I: Tìm hiểu chung về công ty TNHH Tuệ Linh. I. Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Tuệ Linh. 1) Lịch sử hình thành. Năm 2002 một nhóm giáo sư, tiến sĩ trường Đại Học Dược Hà Nội trong khi thực hiện dự án “Bảo tồn, phát triển cây thuốc và tri thức sử dụng cây con làm thuốc” của các đồng bào dân tộc Việt Nam do VNDP, GSP tài trợ đã phát hiện thấy tiềm năng rất to lớn của cây thuốc nam trong việc bảo vệ và chăm sóc sức khỏe nhân dân. Xuất phát từ tấm lòng trân trọng vốn quý dân tộc, các giáo sư, tiến sĩ dược học đã thành lập công ty TNHH Dược phẩm Tuệ Linh, nay đổi tên thành : công ty TNHH Tuệ Linh. Công ty được thành lập vào ngày 8 tháng 5 năm 2002 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102005223 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp với người đại diện là ông: Nguyễn Duy Như làm Giám đốc. Tên giao dịch: TUệ liNH COMPANY LIMITED. Trụ sở chính : Số 4, Lô 4, khu 1765 km2, tổ 28 phường Trung Hòa - Cầu Giấy – Hà Nội. Số điện thoại: 04. 21 21 316; Fax: 04. 55 68 005. Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng 2) Quá trình phát triển: Với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất ra các loại Dược phẩm phục vụ cho nhu cầu chăm sóc sức khỏe của nhân dân. Công ty TNHH Tuệ Linh luôn cố gắng tăng số lượng và chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Sản phẩm chính của công ty như: Trà giảo cổ lam, gacroten, xatral, Alyzatop, alisoft, garlioll, calypsol …….. Để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị cùng ngành và các sản phẩm nhập ngoại ngày càng nhiều, công ty đã luôn quan tâm đẩy mạnh phát triển sản xuất. Đặc biệt là chú trọng hàng đầu đến chất lượng sản phẩm để nâng cao uy tín sản phẩm của công ty trên thị trường. Tuy là công ty mới thành lập nhưng trong những năm qua sản phẩm của công ty đã chiếm được lòng tin của người tiêu dùng. Với quy trình công nghệ khép kín, sản xuất trong môi trường vô trùng, các kỹ thuật xử lý nước tinh khiết cho dược phẩm, các công đoạn sản xuất nhanh, rút ngắn thời gian tiếp xúc với các tác nhân làm giảm chất lượng sản phẩm như: sấy tần sôi, sấy phun sương. Bên cạnh đó công ty có các kỹ thuật kiểm tra chất lượng lý,hóa,sinh chuẩn xác, đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và nhiệm vụ sản xuất từ khâu đầu kiểm tra nguyên vật liệu đến kiểm tra trong quá trình gsản xuất và thành phẩm. Với số lượng 105 công nhân viên, trong đó 82% là công nhân trực tiếp tham gia sản xuất với 90% cán bộ quản lý của công ty có trình độ đại học trở nên. Song song với việc đổi mới và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ, công ty còn đặc biệt chú ý đến việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ khoa học kỹ thuật và quản lý, không ngừng nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân sản xuất. Những năm qua công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong sản xuất kinh doanh. Cụ thể được thông qua bảng sau : Bảng số 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tuệ Linh Đơn vị:nghìn đồng STT Năm Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch [+] [%] 1 Tổng doanh thu 6.212.515 8.728.536 2.516.021 40,45 2 Lãi gộp 1.476.112 1.968.466 492.354 33,35 3 Chi phí kinh doanh 603.853 927.480 323.627 53,59 4 Lãi thuần 875.438 1.002.153 126.715 14,47 5 Nộp ngân sách nhà nước 261.405 287.439 26.034 9,96 6 Lãi dòng 614.033 714.714 100.681 16,40 7 Thu nhập bình quân 825 1.075 250 30,30 Qua bảng số liệu trên ta thấy : Doanh thu: Năm 2007 tăng thêm 2.516.021đ tương ứng là 40,45 % so với năm 2006. Do công ty đã tăng cường sản xuất những sản phẩm chủ đạo của công ty, lợi nhận đem lại cũng khá cao. Lợi nhuận: Năm 2007 tăng thêm 100.681.000đ tương ứng là 16,40 % so với năm 2006. Điều này chứng tỏ sự phát triển mạnh mẽ của công ty trong năm vừa qua. Chi phí kinh doanh: Năm 2007 tăng 323.627.000đ tương ứng là 53,59 % so với năm 2006. Nhưng nhìn vào số liệu trên bảng ta thấy độ tăng của chi phí thấp hơn so với độ tăng của doanh thu. Điều này cho thấycông ty đã có sự tiết giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh. Thu nhập bình quân: Doanh thu tăng đã cải biến thêm thu nhập cho công nhân viên. Cụ thể là năm 2007 tăng 250.000đ tương ứng là 30,30% so với năm 2006. Đây là một sự cố gắng rất lớn của tập thể cán bộ công nhân viên của công ty Bảng 2 : Tình hình biến động về vốn của công ty TNHH Tuệ Linh Đơn vị: nghìn đồng Chỉ tiêu 2006 2007 Vốn kinh doanh 4.468.131 5.490.615 Vốn cố định 2.008.963 2.008.963 Vốn lưu động 2.459.168 3.481.652 Qua bảng số liệu trên ta thấy nhu cầu về vốn của công ty tăng,năm 2007 tăng 1.022.484.000 đ tương ứng là 22,88% so với năm 2006. Điều này chứng tỏ quy mô và năng lực sản xuất của công ty ngày càng được mở rộng. II. Đặc điểm tổ chức quản lý ở công ty TNHH Tuệ Linh. Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, với nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh mặt hàng dược phẩm. Bộ máy quản lý của công ty đuợc tổ chức theo mô hình trực tuyến. Chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban được phân định rõ ràng vá có sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban trong quá trình hoạt động kinh doanh. Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của công ty TNHH Tuệ Linh. Phòng kiểm nghiệm Phòng kế toán nhân sự Phòng lao động tiền lương Các phân xưởng sản xuất Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc sản xuất Giám đốc Phòng kinh doanh Trongđó: Giám đốc : Là người lãnh đạo cao nhất thuộc ban giám đốc công ty, cũng là người phụ trách chung các hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty – trực tiếp chỉ đạo các phòng ban. Là người đại diện hợp pháp cho công ty trong quan hệ giao dịch kinh doanh. Phó giám đốc sản xuất : Quản lý về công việc sản xuất và quản lý sản xuất ở các phân xưởng, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban co liên quan. Phó giám đốc kinh doanh : Điều hành giao dịch buôn bán,phụ trách các quan hệ kinh tế của công ty, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban liên quan từ đó lập kế hoạch kinh doanh. Phòng nhân sự lao động tiền lương: Chịu trách nhiệm điều hành tổ chức quản lý tình hình nhân sự, sắp xếp nhân sự, điều động, tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch. Tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện đầy đủ chính sách chế độ với người lao động. Phòng nhân sự lao động tiền lương: Chịu trách nhiệm điều hành tổ chức quản lý tình hình nhân sự, sắp xếp nhân sự, điều động, tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch. Tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện đầy đủ chính sách chế độ đối với người lao động. Phòng kế toán: Có nhiệm vụ đôn đốc ,hướng dẫn và thu thập đầy đủ kịp thời tất cả các chứng từ. Cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh ở công ty. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ đảm bảo vật tư cho sản xuất,dẩm bảo kế hoạch cho sản xuất tiêu thụ và quảng cáo sản phẩm cho công ty. Các phân xưởng sản xuất Phân xưởng 1: Sản xuất ra các sản phẩm: Trà giảo cổ lam, PHYTHIZOL, LYPECOGA, ALISOFT, GYNOSTEMMA,… Phân xưởng 2: Sản xuất các sản phẩm: BABYGAZ, CALMOL, CALYPSOL, POLYGYNAX, DIFFERIN, XATRAL…. ở mỗi bộ phận của phân xưởng được chia ra bởi nhiều tổ khác nhau như: tổ pha chế, tổ kiểm nghiệm, tổ đóng gói, tổ trình bầy,… Phòng kiểm nghiệm: có nhiệm vụ kiểm tra hàm lương nguyên liệu khi đưa vào pha chế và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đi tiêu thụ. PHầN ii THựC Tế CÔNG TáC Kế TOáN VậT LIệU TạI CÔNG TY TNHH TUệ LINH I. Tình hình quản lý vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh: 1) Đặc điểm vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh Do yêu cầu sản xuất sản phẩm của công ty rất đa dạng cho nên nguyên liệu đầu vào cũng rất đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau vật liệu chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì. Thuốc là loại sản phẩm đặc biệt, nó liên quan trực tiếp đến sức khoẻ tính mạng con người nên chất lượng thuốc của công ty TNHH Tuệ Linh đặc biệt quan tâm. Từ công tác kiểm duyệt vật liệu đầu vào được thực hiện khá chặt chẽ, sát sao đảm bảo vật liệu đạt các tiêu chuẩn nhất định. Công tác quản lý, bảo quản trong kho cũng rất được chú trọng, không để tình trạng hư hỏng kém phẩm chất làm ảnh hưởng đến sản phẩm thuốc sản xuất ra. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn phải quan tâm đến việc quản lý chi phí vì mỗi một chi phí không hợp lý đều làm giảm lợi nhuận của công ty. Trong khi chi phí nguyên vật liệu ở công ty chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy nó ảnh hưởng mạnh tới việc quản lý chi phí – yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường. Vì thế công ty TNHH Tuệ Linh luôn quan tâm chú ý sử dụng vật liệu tiết kiệm, hiệu quả. 2) Phân loại vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh. Với nhiệm vụ bào chế thuốc tân dược và dược phẩm chức năng, công ty TNHH Tuệ Linh sản xuất một lượng sản phẩm vừa đủ để phục vụ phòng, chống và chữa bệnh cho nhân dân. Mỗi vật liệu có phương thức bảo quản, độ biến động và yêu cầu quản lý khác nhau. Do đó để thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý vật liệu, công ty phân vật liệu ra thành nhiều nhóm khác nhau. a) Vật liệu chính: Là những vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nguyên vật liệu tạo nên giá thành sản phẩm. Vật liệu chính trong công ty được sắp xếp theo nhiều nhóm, mỗi nhóm được kí hiệu tư A đến X. Việc phân loại dựa trên những loại vật liệu có đặc tính giống nhau, ngoài ra còn có thuốc hoá nghiệm, tá dược đông dược….. Nhóm A gồm: Codezin bazơ, ô đầu củ …. Nhóm B gồm: Dexmethazolphotphat,Aminohyoitxit… Nhóm C gồm:Cloroxit, canxi clorua… Nhóm D gồm: Dexatromethophan, dầu chuối ….. Nhóm X gồm: Xylometazolin….. Việc phân loại vật liệu chính thành các nhóm như trên giúp cho việc quản lý và bảo quản vật liệu hiệu quả. b) Vật liệu phụ: Không tạo nên thực thể sản phẩm, nhưng nó góp phần làm tăng chất lượng sản phẩm, phụ trợ sản xuất kết hợp với vật liệu chính hoàn thiện và nâng cao tính năng của sản phẩm, phục vụ công tác sản xuất, công tác quản lý nâng cao tính năng của sản phẩm, phục vụ công tác sản xuất, công tác quản lý như: bông băng, màng mỏng, nhãn mác, quần áo bảo hộ lao động, thuốc tẩy ….. c) Nhiên liệu: gồm các loại vật liệu cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất như: than, ga, mỡ, xăng… d) Phụ tùng thay thế: gồm các chi tiết, cụm chi tiết hoặc bộ phận dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như vòng bi, bánh răng…. e) Vật liệu xây dựng: gồm các loại vật liệu và thiết bị công ty mua để đầu tư xây dựng cơ bản như xi măng, gạch f) Bao bì: phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm như : hộp giấy, vỉ, túi nilon…. 3) Phương pháp tính giá vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh Phương pháp tính giá vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác kế toán ở mỗi doanh nghiệp. Vì nó ảnh hưởng đến chi phí, giá thành sản phẩm và lợi nhuận ở mỗi doanh nghiệp, đối với công ty TNHH Tuệ Linh thì vật liệu được tính theo giá thực tế. Cụ thể như sau: a) Đối với vật liệu nhập kho Đối với mua trong nước: Đây là nguồn nguyên liệu chiếm tỷ trọng cao trong tổng số nguyên liệu nhập kho. Khi bộ phận cung ứng đi tìm ra nguồn hàng để mua và vận chuyển vật liệu về nhập kho, kế toán ghi gía trị vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn người bán + Chi phí thu mua Ví dụ: Theo hoá đơn số 022687 ngày 19/10/2007 mua codein bazơ của công ty TNHH Tuệ Linh. Thực nhập: 25 kg Đơn giá: 135.463đ Thành tiền: 3.386.575đ Vậy giá thực tế codein bazơ nhập kho là 3.386.575đ Trong đó chi phí thu mua bao gồm : chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuê kho bãi …. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất đi gia công + Chi phí gia công chế biến + Chi phí vận chuyển Ví dụ: Công ty TNHH Tuệ Linh thuê công ty TNHH bao bì Tấn Thành gia công giấy A1 135 inlinco theo hợp đồng số 17930 ngày 3/10/2007. Theo phiếu xuất kho số 15 ngày 5/10/2007, xuất 3kg giấy A1, thành tiền 3.426.400đ. Chi phí thuê gia công ngoài (bao gồm cả chi phí vận chuyển) theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công số 28 ngày 26/10/2007 của công ty TNHH Bao bì Tấn Thành là: 670.980 đ Giá thực tế giấy = 3.426.400 + 670.980 = 4.097.380 đ A1 135 inlinco Đối với vật liệu tự chế nhập kho như tinh bột nếp, tinh dầu gấc…. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến b) Đối với vật liệu xuất kho Công ty TNHH Tuệ Linh tính gía theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho + Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của vật liệu Trong đó: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của vật liệu = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Bảng 3: Trong kho vật liệu tháng 10 năm 2007 đối với loại Dexamethazol Chứng từ Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền SH NT Tồn đầu tháng 10/2007 10 845.000 Số 241 21/10 Nhập kho 40 85.000 3.400.000 Số 146 21/10 Xuất cho phòng kiểm nghiệm 0,15 Số 147 24/10 Xuất cho phân xưởng 1 40 Tồn cuối tháng 10 Đơn giá Dexamethozol xuất trong tháng 10/2007 là 845.000 + 3.400.000 = 84.900 10 + 4 Giá thực tế của vật liệu xuất kho ngày 21/10 theo phiếu xuất kho số 04 là: 0,15 x 84.900 =12.735 đ Giá thực tế của vật liệu xuất kho ngày 24/10 theo phiếu xuất kho số 06 là: 40 x 84.900 = 3.396.000 đ 2) Phương pháp hạch toán vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh Công ty TNHH Tuệ Linh là đơn vị sản xuất với quy mô vừa và nhỏ để thuận tiện cho việc quản lý, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi phản ánh tình hình một cách liên tục về giá trị lẫn số lượng nhập – xuất – tồn của từng loại vật liệu trên các tài khoản phản ánh giá trị vật liệu có ở đầu kỳ, nhập trong kỳ và tồn cuối kỳ. Phương pháp này theo dõi chính xác cả về số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất trong kho được phân bổ cụ thể, thuận tiện cho việc tính giá phương pháp hạch toán thuế theo phương pháp khấu trừ. Để hạch toán tình hình biến động vật liệu ở công ty kế toán sử dụng tài khoản chủ yếu sau: Tk 152 “nguyên liệu, vật liệu” Do vật liệu ở công ty rất đa dạng nên tk 152 được chi tiết như sau: Tk 1521: Vật liệu chính Tk 1522: Vật liệu phụ Tk 1523: Nhiên liệu Tk 1524: Phụ tùng thay thế Tk 1525: Vật liệu xây dựng Tk 1527: Bao bì II.Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh Hiện nay công ty TNHH Tuệ Linh đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ” đây là hình thức kế toán hoàn thiện nhất được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kế toán này được tiến hành song song và việc sử dụng kiểm tra của số liệu được thường xuyên liên tục. Từ đó tạo điều kiện thúc đẩy công tác hạch toán được tiến hành kịp thời phục vụ cho nhu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác. Trình tự hạch toán cụ thể như sau: 1. Thủ tục nhập kho Để đảm bảo yêu cầu về chất lượng sản phẩm, mọi vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh trước khi nhập kho đều phải tiến hành các thủ tục kiểm nghiệm theo quy định. Khi nhận được hoá đơn do người bán gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu đem về, phòng thị trường tiến hành kiểm tra, đối chiếu hợp đồng kế hoạch thu mua để quyết định nhận hàng hay không. Sau khi đã có quyết định nhân hàng, phòng kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra vật liệu trước khi nhập kho. Việc kiểm tra được thực hiện thông qua ban kiểm nghiệm gồm : Một đai diện phòng thị trường sản xuất, một trình dược viên, thủ kho. Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về mặt số lượng, chất lương, quy cách vật liệu sau đó ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư được chấp nhân nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, phòng thị trường lập phiếu nhập kho làm hai bản và giao cho thủ kho làm căn cứ để nhập vật liệu. Hoá đơn mua hàng được chuyển cho kế toán thanh toán, để làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho tiến hành nhập vật liệu, ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký tên. Nếu khi nhập kho, thủ kho phát hiện có sai sót không đúng số lượng, quy cách phẩm chất ghi trên hoá đơn, chứng từ, thủ kho phải báo ngay cho phòng thị trường để lập biên bản giải quyết. Sau khi nhập kho xong, 1 phiếu nhập kho được giao cho kế toán thanh toán, 1 phiếu sau khi thủ kho ghi thẻ kho sẽ được chuyển cho kế toán vật liệu để ghi sổ. Ví dụ : Mua dầu gấc của công ty TNHH dược phẩm Nam Hà theo hoá đơn số 033793 như sau: Khi hóa đơn và hàng về, ban kiểm nghiệm vật liệu tiến hành kiểm nghiệm vật liệu trước khi nhập kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi trên biên bản kiểm nghiệm vật tư: Bảng số 4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05-VT Số: 211 QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 2 tháng 10 năm 2007 - Căn cứ vào hoá đơn số 033793 ngày 2 tháng 10 năm2002 của công ty TNHH Tuệ Linh : - Ban kiểm nghiệm gồm: 1.Ông Nguyễn Khắc Trung Kế hoạch cung ứng – Trưởng ban. 2.Ông Trần Văn Sơn KCS – Uỷ viên. 3.Bà Nguyễn Thị Hoà Thủ kho – Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Đơn vị tính Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lương thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D 1 2 3 4 1 Dầu gấc kg Cân 200 200 200 0 Nhận xét của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn, phiếu nhập kho được làm 2 bản, 1 bản chuyển cho thủ kho, 1 bản chuyển cho khế toán thanh toán. Bảng số 5 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 10 năm 2007 Số :232 Nợ: 1521, 133 Có: 111 Tên người nhập kho: Công ty TNHH Tuệ Linh Hóa đơn: 0337 Nhập vào kho: 1521 Ngày 2/10/2007 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực xuất 1 Dầu gấc kg 200 200 15.000 3.000.000 Cộng: Một khoản Thành tiền ( viết bằng chữ ) : Ba triệu đồng chẵn. Nguời nhập (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Trường hợp vật liệu nhập do thuê gia công chế biến, căn cứ vào hợp đồng thuê gia công đã ký kết, theo thời hạn thoả thuận, đơn vị gia công hoàn thành công việc gia công, vật liệu được đưa về nhập kho công ty theo phiếu nhập vật tư thuê gia công. Bảng số 6 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công Ngày 26 tháng 10 năm 2007. Đơn vị gia công : Công ty TNHH Bao bì Tấn Thành Số: 86 Hợp đồng số : 17925 ngày 3/10/2007 Nợ: 1527,133 Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài gia công số 12 ngày 5/10/2007 Có: 154 Nhập tại kho : 1527 Danh diểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá nhập thực tế Hoá đơn và phiếu nhập kho Theo phiếu xuất giao hàng Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng Giấy A1 in Linco Kg 32 38,1 670.980 3.426.400 4.097.380 VAT 10% 67.098 Cộng 32 38,1 738.078 3.426.400 4.164.478 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bẩy trăm ba mươi tám nghìn,bảy tám đồng. Kế toán trưởng Thủ kho Người giao Phụ trách cung tiền 2. Thủ tục xuất kho Vật liệu của xí nghiệp gồm rất nhiều loại khác nhau. Ngoài việc phục vụ cho sản xuất, vật liệu của xí nghiệp còn được dùng cho quản lý phân xưởng, quản lý xí nghiệp và bán ra ngoài. Để sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tư để lập phiếu vật tư theo hạn mức được lập thành hai bản, 1 bản chuyển cho thủ kho, 1 bản chuyển cho đơn vị sử dụng giữ. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, bộ phận lĩnh đem phiếu lĩnh này xuống kho để nhận vật liệu. Thủ kho căn cứ vào phiếu lĩnh thực hiện xuất kho vật tư và ghi số thực xuất, ký tên vào cả hai phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Sau đó thủ kho ghi sổ vật liệu xuất kho vào thẻ kho. Chẳng hạn, trong tháng 10/2007 phân xưởng 1 đã lĩnh dầu gấc từ kho vật liệu chính ghi trong phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức như sau: Bảng số 7 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 10 năm 2007 Tên đơn vị lĩnh: Phân xưởng 2 Lĩnh tại kho: 1521 Số 72 Nợ: 154 Có: 1521 Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Hạn mức được lĩnh trong tháng Lý do sử dụng tại đâu Số lượng tháng trước chuyển sang Số lượng thực phát trong tháng Giá đơn vị Thành tiền Hạn mức còn lại Ngày 2/10 Ngày 6/10 Ngày 10/10 Ngày 13/10 Cộng Dầu gấc Kg 100 25 25 25 25 100 14.931 1.493.100 Người lĩnh Cộng thành tiền : Một triệu bốn trăm chín mươi ba triệu một trăm đồng chẵn Phụ trách cung tiền Phụ trách kế toán Thủ kho Giá đơn vị của vật tư được xác định theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức, thủ kho thu lại phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đơn vị lĩnh, tính ra tổng số vật liệu đã xuất và hạn mức cuối kỳ. Thủ kho trả một bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng vật liệu, 1 bản chuyển cho kế toán lấy số liệu để ghi sổ. Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức lập cho các nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm. Các loại vật liệu khác( vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xây dựng, bao bì …) và vật liệu chính không dùng trực tiếp cho sản xuất, bộ phận nào có nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xuất kho làm 2 bản. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho thực hiện vật tư và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho. Người nhận vật tư và thủ kho cùng ký vào 2 bản, 1 bản thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để ghi sổ, 1 bản do người lĩnh vật tư giữ. Bảng số 8 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Số 136 Nợ: 621 Có: 1521 Họ và tên người nhận : Phân xưởng 1 Địa chỉ : Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền Yêu cầu Thực Xuất 1 Muối hạt kg 253 253 246.964 Cộng: 01 khoản 246.694 Xuất tại kho :1521 Viết bằng chữ : Hai trăm bốn mươi sáu nghìn sáu trăm chín mươi tư đồng Phụ trách đơn vị Phụ trách cung tiền Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Hay phân xưởng 1 nhận Parafin phục vụ công tác quản lý theo phiếu xuất kho sau: Bảng số 9 Phân xưởng 1 Phiếu xuất kho Ngày 22 tháng 10 năm 2007 Số 137 Nợ: 621 Có: 1521 Họ tên người nhận : Nguyễn Thị Bình Địa chỉ: Lý do xuất kho :Xuất cho sản xuất Xuất tại kho :1521 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Parafin Kg 50 50 592.350 Cộng: 01 khoản 50 50 592.350 Viết bằng chữ : Năm trăm chín mươi hai nghìn , ba trăm năm mươi đồng Phụ trách đơn vị Phụ trách cung tiền Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho * Trường hợp vật liệu bán ra ngoài, phòng thị trường căn cứ vào hợp đồng hoặc thoả thuận với khách hàng, lập hoá đơn bán hàng ba liên. Liên 1: Lưu ở phòng thị trường Liên 2: Giao cho khách hàng để đến nhận vật liệu Liên 3: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu Bảng số 10 Hoá đơn (gtgt) Liên 3: ( dùng để thanh toán) Ngày 8 tháng 10 năm 2007 No: 0557 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tuệ Linh Địa chỉ : tổ 28 Trung Hoà - Cầu Giấy – HN Số tài khoản: 7104-00315 Điện thoại : 04. 21 21 916 MST: 0102005223 1 Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Minh Đức Đơn vị : Địa chỉ : số tài khoản : Hình thức thanh toán : Nợ 30 ngày MST: 0100367393 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Streptomycinsufat kg 10 310.000 3.100.000 Thuế suất GTGT : 5% Cộng tiền hàng : 3.100.000 Tiền thuế GTGT: 155.000 Tổng cộng thanh toán: 3.255.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu hai trăm năm năm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng thực hiện xuất kho , sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để ghi sổ. * Trường hợp vật liệu thuê gia công chế biến, phòng thị trường căn cứ vào tình hình sản xuất, xác định nhu cầu vật liệu cần thuê gia công ( chủ yếu là bao bì, màng nhôm, ống thuỷ tinh, lọ nhựa …..), lập hợp đồng thuê gia công. Căn cứ vào hợp đồng, thủ kho thực hiện các thủ tục xuất kho vật liệu. Ví dụ: Phiếu xuất kho giấy nhôm để ra công cho công ty TNHH bao bì Tấn Thành: Bảng số 11 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu xuất kho Ngày 5 tháng 10 năm 2007 Số 138 Nợ: 154 Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Công ty TNHH BB Tấn Thành Lý do xuất kho: gia công Xuất tại kho: 1521 TT Tên, nhãn hiệu,quy cách vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Giấy A1 in Linco135 Cộng : 01 khoản 0152 kg 32 32 3.426.400 3.426.400 Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba triệu bốn trăm hai mươi sáu nghìn bốn trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiền Người nhận Thủ kho 3. Kế toán chi tiết vật liệu Đối với công ty TNHH Tuệ Linh, số lượng nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu lớn nên hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp khá phức tạp. Hiện nay, công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trong công tác kế toán vật liệu. Phương pháp này đơn giản thuận tiện, dễ làm tạo điều kiện giảm nhẹ cho công việc. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuât – tồn của vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra, tính hợp lý của chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ và tiến hành ghi chép vào cột số lượng xuất sau đó tính ra số tồn. Định kỳ một lần sau khi đã ghi chép thẻ kho đầy đủ, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất phát sinh hàng ngày trong kỳ để kế toán xuống nhận. Bảng số 12 Công ty TNHH Tuệ Linh Thẻ kho Mẫu số :12 – DN Ngày lập thẻ : 21/10/2007 Tờ số : 103 Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ tài chính Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dexmethazol Đơn vị tính : kg Mã số : 1521 Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 21/10/2007 21/10/2007 24/10/2007 SSố241 Số 146 Số 147 21 21 24 Tồn đầu tháng 10/2007 Nhập kho Xuất cho phòng kiểm nghiệm Xuất cho phân xưởng 1 Tồn cuối tháng 10/2007 40 0,15 40 10 10 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Tại phòng kế toán: Tình hình nhập -xuất- tồn kho của vật tư được theo dõi trên sổ chi tiết vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Định kỳ sau 20 ngày hàng tháng kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập vật liệu. Kế toán đôi chiếu số liệu ở các chứng từ nhập xuất với số liệu ghi tên thẻ kho về số lượng đồng thời kiểm tra được việc tính toán số dư cuối ngày trên thẻ kho, nếu thấy khớp đúng kế toán ký xác nhận vao các chứng từ và vào thẻ kho. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho về, kế toán phân loại chứng từ. Đối với phiếu nhập kho, kế toán phân loại theo từng danh điểm vật tư. Đối với phiếu xuất kho, kế toán căn cứ vào bộ phận sử dụng. Kế toán tiến hành kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ, tính chỉ tiêu thành tiền trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho dựa trên đơn giá và số lượng. Với vật liệu xuất kho đơn giá được tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Với vật liệu nhập, đơn giá được ghi trên hóa đơn. Sau khi hoàn thiện chứng từ, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi sổ chi tiết vật tư. Số liệu trên sổ chi tiết vật tư được tính theo công thức sau: Số lượng, giá trị Số lượng, giá trị Số lượng, giá trị Số lượng, giá trị vật liệu tồn = vật liệu tồn + vật liệu nhập + vật liệu xuất cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng Sơ đồ số 2: Kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu (3) (1) (1) (2) Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 4.Kế toán tổng hợp vật liệu Sơ đồ 3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 Giá mua và chi phí mua nguyên vật liệu nhập kho giá trị nguyên vật liệu xuất kho sử dụng TK 133 Thuế GTGT đầu vào TK 154 Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 154 xuất kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 157 Xuất bán gửi bán TK 1381, 632 Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 412 TK 11._.