Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty giầy Thượng đình -Hà Nội

óp phần xây dựng và phát triển nền kinh tế. Để đạt được điều đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm và quản lý chi phí một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ quá trình sản xuất đến quá trình kinh doanh. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm cũng như trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy các doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất một cách tối đa song vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm một cách tốt nhất. Việc tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và chính xác để lựa chọn phương án sản xuất- kinh doanh một cách tốt nhất; lập dự toán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp đủ, đúng chất lượng và kịp thời cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch đồng thời xác định được nhu cầu nguyên vật liệu dự trữ (tồn kho) hợp lý, tránh gây ứ động vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty giầy Thượng Đình là một công ty có qui mô lớn, mặt hàng sản xuất kinh doanh chủ yếu là giầy vải nên số lượng các loại nguyên vật liệu hàng năm công ty nhập về vừa lớn, vừa phong phú và đa dạng về chủng loại. Chính vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty rất được chú trọng và được xem là một bộ phận quản lý không thể thiếu đuợc trong toàn bộ công tác quản lý của công ty. Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán- Tài chính công ty giầy Thượng Đình, nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, được sự hướng đẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Quí Liên và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên phòng Kế toán, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài "Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty giầy Thượng đình -Hà Nội" để hiểu rõ hơn về thực tiễn công tác kế toán NVL tại công ty, kết hợp với những lý luận đã được học nhằm tìm ra những biện pháp góp phần hoành thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty. Nội dung của luận văn, ngoài phần mở đầu và kết luận, gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty giầy Thượng Đình-Hà Nội. Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị về hạch toán nguyên vật liệu ở công ty giầy Thượng Đình- Hà Nội. Do thời gian cũng như trình độ nhận thức và khả năng ngiên cứu của bản thân có hạn nên chắc chắn chuyên đề còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của thầy giáo, các cô chú, anh chị phòng Kế toán-Tài chính trong công ty cùng toàn thể các bạn bè để luận văn này được hoàn chỉnh hơn. Phần I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT . 1.Khái niệm, đặc diểm của nguyên vật liệu (NVL) trong quá trình sản xuất. a. Khái niệm. NVL là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong đó: Nguyên liệu: Là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp Vật liệu: Là những đối tượng lao động đã qua chế biến. b.Đặc diểm. NVL có một số đặc điểm sau: NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất hoá như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, bông trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may mặc... NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào một quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. NVL là một bộ phận thuộc tài sản lưu động, giá trị NVL tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 2.Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm nên NVL đóng một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất : Sẽ không thể tiến hành sản xuất nếu không có NVL, thêm vào đó việc cung cấp NVL có đầy đủ, kịp thời và đảm bảo chất lượng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp...Vì vậy công tác quản lý NVL đều được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Trên các phương diện khác nhau, NVL đều giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất : Về mặt chi phí: Do giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra nên chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy chỉ cần một sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng trực tiếp dến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, giá thành sản phẩm... Về mặt hiện vật: Do là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm do đó NVL là yếu tố quyết định đến chỉ tiêu chất lượng sản phẩm. Về mặt vốn: NVL là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cần tăng tốc độ lưu chuyển của vốn và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả. 3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu . Trong cơ chế thị trường, để tạo ra sản phẩm ngày càng nhiều, phong phú đa dạng về chủng loạI, đòi hỏi khối lượng NVL ngày càng tăng, trong khi đó NVL sản xuất trong nước chưa đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhiều NVL còn phải nhập ngoại. Vì vậy, cần phải quản lý tốt NVL, tìm biện pháp sử dụng NVL tiết kiệm hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm dược sản xuất ra. Quản lý tốt NVL sẽ hạn chế dược những mất mát, hư hỏng, giảm bớt những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt NVL còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của doanh nghiệp một cách đầy đủ, xác thực và đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên các báo tài chính của doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó, việc quản lý NVL trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải được tổ chức chặt chẽ ở nhiều khâu khác nhau từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Ở khâu thu mua : NVL là tài sản dự trữ sản xuất , thường xuyên biến động, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho những nhu cầu khác của doanh nghiệp. Khâu thu mua phải quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp vói kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ở khâu sử dụng : Sử dụng NVL hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ của doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu này cần phải tổ chức tốt các việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng NVL trong sản xuất kinh doanh. Ở khâu bảo quản : Cần phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện dúng chế dộ bảo quản đối với từng loại NVL, đảm bảo an toàn, tránh hư hỏng, mất mát. Ở khâu dự trữ : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ hay gián đoạn do việc mua và cung ứng không kịp thời hoặc lâm vào tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 4. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý nguyên vật liệu. Tổ chức công tác hạch toán NVL là điều kiện quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý NVL, giúp cho nhà quản lý có được những thông tin kịp thời và chính xác, từ đó cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, cũng như dự trữ và sử dụng NVL hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát và lãng phí NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Để thực hiện tốt vai trò của mình công tác kế toán NVL cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau: Phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lượng, chất lượng và giá thành thực tế NVL thu mua. Từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản chi phí thu mua khác. Tập hợp đầy đủ chính xác số lượng, giá trị NVL xuất kho, NVL thực tế tiêu hao cho sản xuất, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng NVL có phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị doanh nghiệp hay không. Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương thức kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiến hành kiểm kê, phân tích, dánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. II. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU. 1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau, có vai trò công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau. Để có thể quản lý và tổ chức hạch toán một cách chặt chẽ từng loại, thứ NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức thích hợp. Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng (tiêu thức) nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Tuỳ theo từng doanh nghiệp, tuỳ theo các tiêu thức phân loại mà NVL dược phân loại khác nhau. Nhìn chung NVL được phân loại theo một số tiêu thức chính sau: Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến): là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. NVL phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để duy trì cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc được dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật hay nhu cầu quản lý. Nhiên liệu: là những loại vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu,... Nhiên liệu tồn tại ở cả ba dạng lỏng, khí, rắn. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thường. Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa khôi phục năng lực hạot động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. Thiết bị và vật liệu XDCB : là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động XDCB, tái tạo TSCĐ. Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Cách phân loại như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. tuy nhiên, cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, có lúc lại được sử dụng như vật liệu phụ. Do đó, khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất. NVL sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: NVL trực tiếp: là các loại NVL trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. NVL gián tiếp: là các loại NVL tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( Thường là chi phí cố định như chi phí dầu mỡ bảo dưỡng máy móc). NVL sử dụng cho bán hàng. NVL sử dụng cho quản lý DN. Căn cứ vào nguồn hình thành. NVL mua ngoài: Là những NVL sử dụng cho sản xuát kinh doanh dược DN mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng NVL thường xuyên của mỗi DN. NVL tự sản xuất:Là những NVL do DN tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. NVL nhận ghóp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. Phế liệu thu hồi:Là những NVL bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. Căn cứ vào quyền sở hữu . NVL thuộc sở hữu của DN. NVL không thuộc sở hữu của DN. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, DN phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu, qui cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Số hiệu để chỉ từng thứ vật liệu gọi là số danh điểm vật liệu. Hệ thống số danh điểm vật liệu được xây dựng theo nguyên tắc phân loại. Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác tác hạch toán, nó cung cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện qui cách đơn vị, mã số, là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở DN. Sổ danh điểm vật liệu. Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm vật liệu Danh điểm 2.Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá vật liệu là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Tính giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Đánh giá vật liệu trong các DN sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý vật liệu. Thông qua việc đánh giá vật liệu kế toán mới ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu mua vào, giá trị vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất-kinh doanh, từ đó xác định được chính xác giá trị sản phẩm sản xuất trong kỳ, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho người quản lý, góp phần quản lý có hiệu quả các hoạt động về thu mua vật liệu và quá trình sản xuất sản phẩm của DN. Nguyên tắc cơ bản đánh giá vật liệu là theo giá thực tế, nhưng do đặc điểm của NVL là thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh, và yêu cầu của kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày của vật liệu, nên ngoài việc dùng giá thực tế việc đánh giá vật liệu còn có thể sử dụng giá hạch toán. Giá thực tế của NVL là loại giá được xác định dựa trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của DN để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển NVL và nó được dùng để ghi nhận NVL tồn kho vào các báo cáo kế toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch kỳ này. Như vậy, giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. a.Xác định giá NVL nhập kho. NVL nhập kho chủ yếu được tính bằng giá thành thực tế. Cá biệt chỉ có một vài số ít trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL. Chẳng hạn, khi NVL nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế cho lô NVL đó. Giá thực tế của NVL nhập vào được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: Đối với NVL mua ngoài. Giá thực tế vật liệu nhập = Giá ghi trên hoá đơn người bán + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá(nếu có) Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, nếu có): Nếu DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa tính thuế. Nếu DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua là giá có thuế. Chi phí thu mua thường bao gồm: Chi phí vận chuyển bảo quản. Chi phí thuê kho , bãi. Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua. Hao hụt trong định mức khi mua. Công tác phí của người đi mua. Đối với NVL sản xuất: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá vật liệu xuất để chế biến + Chi phí chế biến khác Đối với NVL do Nhà Nước cấp hoặc cấp trên cấp: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị vật liệu ghi trên biên bản bàn giao + Chi phí tiếp nhận (nếu có) Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị góp vốn thoả thuận + Chi phí liên quan đến việc tiếp nhận(nếu có) Đối vớí NVL nhận do tặng thưởng, viên trợ: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị do hội đồng bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trường + Chi phí liên quan (nếu có) Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá thu hồi tối thiểu. b. Xác định giá NVL xuất kho. Việc tính giá thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá NVL xuất dùng. DN có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau nhưng phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc nhất quán trong hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng). b1. Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này dựa trên cơ sở thực tế xuất vật liệu ở lô nào thì dùng giá mua thực tế của lô đó để tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Ưu điểm: Tính giá vật liệu được chính xác. Nhược điểm: Thực hiện rất khó, vật liệu phải được chi tiết theo từng lô hàng theo từng lần nhập mà trên thực tế không phải DN nào làm cũng được. Áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng đối với vật tư đặc chủng có gía trị lớn hoặc đối với những đơn vị xây dựng được hệ thống bảo quản vật liệu sau mỗi lần nhập kho riêng. b.2.Phương pháp Nhập trước-Xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, NVL xuất kho được tính giá trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ xuất dùng trước, lô NVL nào nhập sau sẽ xuất dùng sau. Nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá trị hàng tồn kho sai với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ: giá trị hàng xuất trong kỳ thấp, giá trị hàng tồn kho cao, dẫn đến chi phí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng. Ngược lại, nếu giá cả NVL có xu hướng giảm thì giá trị hàng tồn kho thấp, lợi nhuận giảm. Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá xuất kho kịp thời. Việc tính toán đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: Phải tính giá theo từng danh điểm của NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại nên rất tốn công sức. Làm cho chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp với giá cả thị trường NVL. Áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL, số lần nhập, xuất kho của mỗi danh điểm NVL không nhiều. b.3. Phương pháp Nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định NVL mua sau sẽ được xuất kho trước (có nghĩa là ngược với phương pháp FIFO ở trên) do vậy giá thực tế của NVL xuất dùng chính là giá của lô NVL mua sau cùng và giá trị NVL tồn kho chính là giá trị của lô NVL mua trước tiên. Phương pháp này phù hợp khi giá cả có xu hướng giảm, vì khi đó giá trị lô hàng xuất kho thấp, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuận tăng. Ưu điểm: Tính toán đơn giản, dễ làm. Công việc tính giá được tiến hành thường xuyên trong kỳ. Phản ánh chi phí kinh doanh của DN phù hợp với sự biến động giá cả của thị trường NVL. Nhược điểm: Cũng như phương pháp FIFO, trong trường hợp giá cả NVL biến động mạnh thì việc tính giá lại ít chính xác và bất hợp lý. Áp dụng: Phương pháp này này thích hợp đối với những DN ít danh điểm vật liệu, giá cả NVL tương đối ổn định, số lần nhập- xuất của mỗi loại lớn. b.4. Phương pháp giá bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (có thể bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập kho) Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đâu kỳ và nhập trong kỳ, cuối tháng kế toán tính giá bình quân của NVL , sau đó căn cứ vào giá bình quân tính ra giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ: Giá thực tế bình quân đơn vị NVL (Pbq) = Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn ĐK + Số lượng thực tế NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL xuất dùng = Pbq x Số lượng NVL xuất dùng Ưu điểm: Việc tính giá NVL xuất kho tương đơn giản, dễ làm, không phụ thuộc vào số lần nhập kho NVL nhiều hay ít. Nhược điểm: Chỉ tiến hành phương pháp này vào cuối kỳ hạch toán, do đó khối lượng công việc thường dồn vào cuối kỳ, làm chậm quá trình quyết toán. Không phản ánh đuợc sự biến động của giá cả. Áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất nhiều, và giá cả không biến đổi đột ngột. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Giá bình quân đơn vị NVL cuối kỳ trước (Pck) = Giá thực tế NVL tồn ĐK Số lượng thực tế NVL tồn ĐK Giá thực tế NVL xuất dùng = Pck x Số lượng NVL xuất dùng Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ khối lượng tính toán. Phản ánh thường xuyên tình hình biến động NVL trong kỳ. Nhược điểm: phản ánh không chính xác tình hình biến động giá cả NVL . Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Kế toán căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. Giá bình quân đơn vị NVL sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập Số lượng thực tế NVL tồn trước khi nhập + Số lượng thực tế NVL nhập Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Ưu điểm: Cho phép kế toán tính giá NVL chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả. Việc tính giá được thực hiện đều đặn trong kỳ. Nhược điểm: Khối lượng tính toán nhiều và phải tiến hành tính theo từng danh điểm NVL. Áp dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập của mỗi loại không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính. b.5. Phương pháp tính giá NVL tồn kho theo giá mua lần cuối. Theo phương pháp này, giá trị của NVL tồn kho được tính theo giá mua lần cuối cùng và giá trị của NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL mua vào trong kỳ - Giá trị NVL tồn cuối kỳ Trong đó giá trị NVL tồn cuối kỳ được tính theo công thức: Giá trị NVL tồn cuối kỳ = Số lượng NVL tồn cuối kỳ x đơn giá NVL mua lần cuối cùng Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán. Nhược điểm: Phản ánh không kịp thời tình hình nhập xuất NVL trong kỳ, mà chi tính được vào cuối kỳ. Áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các DN sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. b.6. Phương pháp giá hạch toán. Giá hạch toán là giá trị do DN qui định có tính chất ổn định và nó chỉ dùng để ghi sổ vật liệu kế toán hàng ngàychứ không có ý nghĩa trong thanh toán. Giá hạch toán phải được qui định thống nhất trong mỗi kỳ hạch toán và được qui định cụ thể cho từng loại vật liệu. Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo gía hạch toán : Trị giá hạch toán vật tư nhập xuất = Số lượng vât liệu nhập - xuất x đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành bước điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu: Hệ số giá (K) = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá trị hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ: Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá được tính chi tiết cho tứng nhóm, từng loại NVL . Khi K=1: giá thực tế bằng giá hạch toán. Khi K>1: giá thực tế lớn hơn giá hạch toán. Khi K<1: giá thực tế nhỏ hơn giá hạch toán. Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp đuợc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu nhiều hay ít. Nhược điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, số lượng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán. Áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những DN có nhiều danh điểm vật liệu và có trình độ kế toán tương đối tốt. III. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU. Nguyên vật liệu trong một DN thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán chi tiết vật liệu không chỉ theo dõi tình hình biến động vật liệu về mặt giá trị mà còn cả về hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải theo từng loại, nhóm thứ...và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp với đặc điểm sản xuất cũng như trình độ kế toán và quản lý của DN. Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết NVL: + Phương pháp thẻ song song. + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. + Phương pháp sổ số dư. 1. Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán chi tiết NVL . a. Hệ thống chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trưởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT). Phiếu xuất kho (mẫu 01-VT). Phiếu xuất kho kiêm vân chuyển nội bộ (mẫu 03-VT). Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn cước phí vận chuyển. Hoá đơn thuế GTGT. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của NN, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. ................ tuỳ theo đặc điểm và tình hình cụ thể của các DN thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời đầy đủ theo qui định của biểu mẫu, nội dung phương pháp lập. Nguời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm toàn bộ về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ về vật liệu phải đuợc tổ chức, luân chuyển theo trình tự do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời số liệu của từng bộ phận, cá nhân có liên quan. b. Sổ kế toán chi tiết kế toán vật liệu. Sổ kế toán là sổ theo mẫu qui định, dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở các chứng từ hợp pháp. sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Để kế toán chi tiết vật liệu, tuỳ theo phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà các DN sử dụng các sổ (thẻ) chi tiết sau: Sổ thẻ kho. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ số dư. Trong đó: Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, loại vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả số lượng và giá trị tuỳ theo phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong DN. Ngoài các sổ kế toán chi tiết trên, kế toán NVL còn có thể mở thêm các bảng kê nhập - bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu,...phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng kịp thời. 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Trong DN sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận tham gia. việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán DN trên cơ sở các chứng từ nhập xuất vật liệu hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu. Hiện nay, trong các DN sản xuất, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo 3 phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. 2.1 Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL, tại kho thủ kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và phòng kế toán phải mở thẻ chi tiết NVL để ghi chép về mặt số lượng lẫn giá trị. Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho ghi số lượng NVL nhập xuất kho theo từng chứng từ vào thẻ kho. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm NVL , mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho phải tính ra lượng NVL nhập -xuất kho trên từng thẻ kho theo danh điểm vật liệu. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp với nhau. b. Tại phòng kế toán. Kế toán vật tư sử dụng thẻ kế toán chi tiết NVL để phản ánh tình hình biến động của NVL ở từng kho theo từng danh điểm NVL . Thẻ chi tiết được mở tương ứng theo từng danh điểm mà thủ kho đã ghi thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. Thẻ kế toán chi tiết NVL có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của NVL . Hàng ngày hoặc định kỳ._. 3 đến 5 ngày, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập - xuất kho với các chứng từ khác có liên quan như hoá đơn bán hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng, vận chuyển,... ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng phiếu nhập - xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập - xuất kho vào thẻ kế toán vật liệu liên quan giống như trình tự ghi trên thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ biến động NVL vào thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ, tính ra tổng nhập, tổng xuất, và tổng tồn của của từng danh điểm NVL . Sau khi đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời. Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, đễ kiểm tra đối chiếu số liệu, dễ phát hiện sự sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng vật liệu theo số lượng và giá trị. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn có trùng lắp về chỉ tiêu số lượng; khối lượng công việc ghi chép quá lớn, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các DN có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ ) nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ1:Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng kê tổng hợp nhập -xuất - tồn Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ : Đối chiếu : 2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. a. Tại kho: Để hạch toán chi tiết NVL , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu như trường hợp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. b. Tại phòng kế toán: Kế toán không mở thẻ chi tiết NVL mà thay vào đó chỉ mở một sổ gọi là "sổ đối chuyển luân chuyển" để phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho theo từng danh điểm cả về mặt số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập - xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhứng chứng từ nhập - xuất phát sinh trong tháng cuả từng NVL , mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ và được dùng cho cả năm. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp, công việc kế toán dồn vào cuối tháng, và việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng do kế toán không ghi sổ. Phương pháp này thích hợp với các DN sản xuất có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu (do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình kế toán nhập - xuất hàng ngày). Sơ đồ2:Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ. Quan hệ đối chiếu 2.3. Phương pháp sổ số dư. Phương pháp sổ số dư có nhiều cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Nó có đặc điểm là xoá bỏ được sự ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của NVL . Theo phương pháp này công tác hạch toán được tiến hành cụ thể như sau: a. Tại kho: Ngoài những công việc giống như hai phương pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập - xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng danh điểm vật liệu để tiến hành phân loại chứng từ nhập riêng, xuất riêng. Sau đó, lập phiếu giao nhập chứng từ nộp cho kế toán. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, xuất kho một bản, trong đó ghi rõ số lượng chứng từ của từng danh điểm NVL . Ngoài ra, cuối tháng thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng NVL tồn kho cuối tháng của từng danh điểm NVL vào sổ số dư cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. b. Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập - xuất NVL và phiếu giao nhận chứng từ do thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra việc phân loại và ghi chép của thủ kho đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó, kế toán tính thành tiền theo gía hạch toán để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên phiếu giao nhận chứng từ, kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho ở cột nhập và cột xuất sau đó tính ra số tồn kho của từng nhóm vật tư để ghi vào cột tồn kho trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho. Sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số lượng mà thủ kho đã ghi và căn cứ vào đơn giá của từng thứ vật tư để tính giá trị và ghi vào cột thành tiền. Số liệu của chỉ tiêu thành tiền trên sổ số dư theo từng nhóm loại vật tư được dùng để đối chiếu với số liệu tương ứng trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho vật liệu. Ưu điểm: Phương pháp này giảm bớt khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán. việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành định kỳ nên bảo đảm chính xác, công việc được dàn đều trong tháng. Nhược điểm: Do phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị của nhóm và loại vật tư nên khi muốn nắm bắt tình hình nhập xuất của một vật tư nào đó thì sổ kế toán không thể hiện được mà phải trực tiếp xem trên thẻ kho. Khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ số dư với bảng kê luỹ kế nhập-xuất-tồn (ở cột tồn kho) mà có sự chênh lệch thì việc tìm kiếm tra cứu rất phức tạp. Phương pháp sổ số dư áp dụng thích hợp đối với DN sử dụng nhiều chủng loại vật tư, tình hình biến động của các loại vật tư xảy ra thường xuyên. DN đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hệ thống giá hạch toán, trình độ kế toán của DN phải cao và thủ kho phải xác định được trách nhiệm của mình trong việc quản lý vật tư và ghi chép trên sổ số dư. Sơ đồ 3:Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Số số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập xuất tồn NVL Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ. Quan hệ đối chiếu IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DN HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho các loại vật liệu trên TK và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất vật liệu. Phương pháp này được sử dụng chủ yếu trong DNSX hoặc DN kinh doanh thương mại, kinh doanh các mặt hàng sản xuất khác có giá trị lớn, kỹ thuật cao. 1.Tài khoản sử dụng. Để tiến hành hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152: NVL Tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại NVL của DN theo giá thực tế. Kết cấu tài khoản 152: Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng). Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá được hưởng...) Dư nợ: Giá thực tế của NVL tồn kho (đầu kỳ và cuối kỳ) Tài khoản 152 có thể mở chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm, thứ vật tư. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN, TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 152.1: NVL chính TK 152.2: NVL phụ TK 152.3: Nhiên liệu TK 152.4: Phụ tùng thay thế TK 152.5: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK 152.8: Vật liệu khác(phế liệu, vật tư đặc chủng...) TK 151: Hàng mua đang đi đường TK này được sử dụng để theo dõi các loại NVL, công cụ dụng cụ, hàng hoá mà DN đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của DN nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kế cả số đang gửi tại kho người bán). Kết cấu của TK 151 Bên nợ Phản ánh giá trị NVL, công cụ dụng cụ, hàng hoá đang đi đường, cuối tháng chưa về hoặc đã về tới DN nhưng đang làm thủ tục nhập kho. Bên có Phản ánh giá trị hàng đang đi đường kỳ trước về đã nhập kho hay đã chuyển giao toàn bộ cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (ĐK và CK). TK 331: Phải trả người bán. TK này được sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa DN với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Kết cấu TK 331: Bên nợ: Phản ánh số tiền đã thanh toán hay chấp thuận thanh toán với ngưòi cung cấp vật tư. Phản ánh số tiền DN ứng trước cho người bán. Phản ánh số tiền DN thanh toán thừa cho người bán. Bên có: Phản ánh số tiền phải trả cho ngưòi cung cấp vật tư. Số dư nợ: Phản ánh số tiền DN ứng trước cho người bán, số tiền DN thanh toán thừa cho người bán. Số dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho ngưòi cung cấp vật tư. TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. TK này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ, và còn được khấu trừ (chỉ áp dụng với đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ). Kết cấu TK 133: Bên nợ: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên có: Phản ánh thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. Phản ánh thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. Phản ánh thuế GTGT đầu vào của hàng mua bị trả lại. Kết chuyển thuế GTGT đầu vào giá vốn hàng bán. Số dư nợ: phản ánh thuế GTGT còn được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào còn được hoàn lại nhưng chưa nhận được. TK 133 được mở chi tiết thành 2 TK cấp 2: TK 133.1: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. TK 133.2: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. Ngoài ra, kế toán vật liệu còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111, 112, 141, 241, 621, 627, 641, 642,... 2. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu . a.Hach toán tình hình tăng NVL trong các DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại): Giá mua thực tế NVL Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331,111,112.141...): Tổng giá thanh toán Trường hợp DN được hưởng chiết khấu mua hàng Theo TT số 120/1999/TT- BTC ngày 7/10/1999 hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán DN ghi: Nợ TK 111,112, 1388: Số tiền chiết khấu được người bán trả lại hoặc chấp nhận trả Nợ TK 331: Số tiền chiết khấu được người bán trừ vào số nợ phải trả Có TK 711: Số tiền chiết khấu được hưởng theo giá không có thuế GTGT Trường hợp được giảm giá hàng mua hay trả lại hàng mua ghi: Nợ TK 111,112: Số tiền hàng được người bán trả lại Nợ TK 331: Người bán trừ vào số tiền hàng phải trả Có TK 152: Số tiền hàng mua không có thuế GTGT Có TK 133: Số thuế GTGT không được khấu trừ Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Về nguyên tắc khi phát hiện hàng thừa cần làm biên bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ hàng( giá không có thuế) Nợ TK 133(133.1): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán tính theo số hoá đơn Có TK 338(3381): Tổng trị giá hàng thừa( giá chưa có thuế GTGT) Căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa trả lại Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Nợ TK 133(1331): Thuế GTGt của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân Nếu chỉ nhập đúng theo số hoá đơn Ghi nhận số nhập như trường hợp trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán ghi Nợ TK 002. Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể ghi: Nếu đồng ý mua hết số thừa: Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số thừa Đồng thời: Có TK 002: Trị giá thừa Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa( không thuế GTGT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào “ Biên bản kiểm nghiệm” thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: Khi nhập kho: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 138(1381): Trị giá thiếu( không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo số hoá đơn Khi có quyết định xử lý: Nếu người bán giao nốt số hàng còn thiếu Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá thiếu Có TK 138(1381) Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 133(1331): Ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ Có TK 138(1381): Giá trị hàng thiếu Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 334, 138(1388): Cá nhân phải bồi thường Có TK 138(1381): Trị giá thiếu đã được xử lý Nếu số thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821: Chi phí bất thường Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng mua chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường. Nếu cuối tháng, hoá đơn chưa về thì kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu theo giá tạm tính Có TK 331: Giá trị vật liệu theo giá tạm tính Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) và ngược lại ghi bút toán thường (nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế) Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán tạm tính rồi định khoản theo giá thực tế như bình thường. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tệp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133(1331) Có TK liên quan( 331,111,112,141...): Giá đã có thuế Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152(Chi tiết vật liệu) Nợ TK 621,627,642: Xuất cho sản xuất,phân xưởng,quản lý Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về nhập kho kỳ này Trường hợp NVL tự chế, thuê ngoài nhập kho hoặc gia công chế biến ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 Các trường hợp tăng NVL khác: Nợ TK152: Có TK 338(3381): Thừa trong định mức chờ xử lý Có TK 411: Nhận cấp phát viện trợ hay biếu tặng bằng NVL Có TK412: NVL tăng do đánh giá lại tài sản Có TK642: NVL thừa trong định mức Có TK222,128: Nhận lại vốn góp bằng NVL Có TK621,627,641,642: NVL dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 241: NVL nhập kho từ hoạt động XDCB, SCL Có TK336: NVL vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ b. Hach toán tình hình tăng NVL trong các DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Các đối tượng sau đây sẽ áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Các cơ sở kinh doanh mua bán vàng bạc, đá quý, ngoại tệ. Cá nhân sản xuất kinh doanh là người Việt Nam Tổ chức cá nhân người nước ngoài kinh doanh ở Việt Nam không theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, chưa thực hiện đủ cac điều kiện về kế toán, hoá đơn chứng từ để làm căn cú tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế Các đơn vị vừa kể trên phản ánh giá thực tế NVL là tổng giá thanh toán gồm cả giá mua và thuế GTGT đầu vào. Như vậy, việc hạch toán sẽ tương tự như phương pháp khấu trừ chỉ khác là không sử dụng TK 133 để ghi thuế GTGT đầu vào mà số thuế này là một phần cấu thành giá vốn của NVL nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh nếu NVL mua về được đưa ngay vào sử dụng. Cụ thể: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế NVL mua ngoài (gồm cả thuế GTGT) Có TK liên quan (331,111,112,311,...) 3.Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu. NVL dùng trong các doanh nghiệp chủ yếu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh. Mỗi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên Có của TK 152 Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh Nợ TK621: Xuất NVL trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK627(6272): Xuất dùng chung cho các phân xưởng sản xuất Nợ TK 641(6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642(6422): Xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn Có TK 152: Giá thực tế của vật liệu xuất dùng Xuất góp vốn liên doanh. Nếu góp vốn liên doanh ngắn hạn. Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp được thừa nhận sẽ được phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại TS” Nợ TK 128: Giá trị vốn góp Nợ (hoặc Có) TK 412: Giá trị chênh lệch Có TK 152: Giá trị thực tế Nếu góp vốn liên doanh dài hạn từ 1 năm trở lên. Nợ TK 222: Nợ (hoặc Có) TK 412: Có TK 152: Nếu xuất ra ngoài thuê gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất chế biến Các trường hợp giảm NVL khác Nợ TK 642: Giá trị cho vay , giá trị thiếu chờ xử lý Nợ TK 412: Đánh giá giảm NVL Nợ TK 821: Thiếu hụt mất mát không xác định được nguyên nhân Nợ TK632: Xuất bán Nợ TK138(1381,1388):Giá trị thiếu chờ xử lý hoặc cá nhân phải bồi thường Có TK 152: Giá trị thực tế NVL xuất kho Quá trình hạch toán NVL theo phương pháp KKTX có thể được khái quát theo sơ đồ sau: TK 642,1381 TK 627, 641,642 TK 128,222,228 TK 111,112,331,141,311 TK 152 TK 621 TK 151 Hàng đi đường kỳ trước về TK 411 TK 632,157 TK 642,3381 TK128,222,228 NVL tăng do mua ngoài Nhận cấp phát, tặng, thưởng Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh NVL thiếu phát hiện Xuất góp vốn liên doanh Xuất cho SXC,BH,QL Xuất để chế tạo sản phẩm nhập kho kỳ này góp vốn liên doanh đầu tư ngắn, dài hạn qua kiểm kê TK 133 VAT TK 412 Chênh lệch do đánh giálại Chênh lệch do đánh giálại TK 412 TK 154 TK 154 Nhập kho do tự chế biến hoặc Hoặc thuê ngoài gia công Xuất tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công, chế biến và đầu tư ngắn, dài hạn Xuất bán, gửi bán Sơ đồ 4: Hạch toán NVL theo phương pháp KKTX ( tính VAT theo phương pháp khấu trừ ) TK152 TK 154,411,222,1381,... NVL tăng do các nguyên nhân khác TK 632,154,1381,128,... Giảm do các nguyên nhân khác TK 111,112,331,141,311 NVL tăng do mua ngoài TK 621,627,641,642 NVL xuất cho SX, BH, QL Sơ đồ 5: Hạch toán NVL theo phương pháp KKTX ( tính VAT theo phương pháp trực tiếp ) V. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK 1.Khái niệm và TK sử dụng Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi tình hình biến động của các loại vật yư sản phẩm hàng hoá mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế, chưa xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Khi áp dụng phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng TK 611( Mua hàng) để theo dõi tình hình nhập xuất NVL, công cụ dụng cụ, hàng hoá theo giá thực tế( giá mua và chi phí mua). Kết cấu TK 611: Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế NVL,CCDC,hàng hoá... mua vào trong kỳ và tồn đầu kỳ Bên Có: Phản ánh giá thực tế NVL,CCDC,hàng hoá xuất dùng, xuất bán thiếu hụt trong kỳ và tồn cuối kỳ TK 611 cuối kỳ không có số dư do đã kết chuyển số tồn kho vào TK thích hợp và được chi tiết thành hai tiểu khoản TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu. TK 6112: Mua hàng hoá. Đối với các TK phản ánh hàng tồn kho (151,152,153) kế toán chỉ sử dụng ở đầu kỳ (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ (để phản ánh giá trị tồn thực tế cuối kỳ). Cụ thể các TK hàng tồn kho có kết cấu chung như sau: Bên Nợ: Giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ vào TK mua hàng. Số Dư Nợ: Giá trị thực tế hàng tồn kho. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các TK khác như 133, 331,111,112,...Các TK này có nội dung và kết cấu giống như ở phương pháp KKTX. 2. Phương pháp hạch toán. Đầu kỳ. Kết chuyển giá trị hàng tồn kho: Nợ TK 611(6111): Có TK 152: NVL tồn kho. Có TK 151: NVL đi đường Trong kỳ. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng Nợ TK 611(6111) Nợ TK 133 Có TK liên quan(111,112,331...) Các nghiệp vụ tăng vật liệu trong kỳ Nợ TK 611 Có TK 411: nhận vốn góp liên doanh, cấp phát, tặng thưởng. Có TK 311,336,338: NVL tăng do đi vay Có TK 128,222,228: Nhận lại vốn góp LD Có TK 3381: Tăng do kiểm kê vật liệu thừa. Có TK 412 : Đánh giá NVL tăng. Giá trị hàng mua trả lại và giảm giá trong kỳ: Nợ TK 331, 111, 112,...Số hàng mua trả lại hoặc số giảm giá Có TK 133(1331): Thuế VAT của hàng trả lại hay số hàng giảm giá. Có TK 611: Giá thực tế của hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá được hưởng. Cuối kỳ. Căn cứ vào biên bản kiểm kê NVL, CCDC và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt kế toán định khoản: Nợ TK 152: NVL tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ Nợ TK 138,334: Cá nhân phải bồi thường Nợ TK 821: Số thiếu hụt chờ xử lý Nợ TK 642: Số thiếu hụt trong định mức Có TK 611(6111):Hàng tồn kho cuối kỳ Giá trị NVL được tính vào chi phí sản xuất, chi phí QL, BH được xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ số phát sinh bên Có TK 611 (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại) và ghi: Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 611: Tóm lại, theo phương pháp KKĐK, khi xuất NVL cho các mục đích thì kế toán không phản ánh theo từng chứng từ mà cuối kỳ mới xác định được giá trị của chúng trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng tồn kho. TK611 TK 111,112,331,141,311 NVL tăng do mua ngoài TK 154,411,222,1381,... NVL tăng do các nguyên nhân khác TK 621,627,641,... Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ TK 151, 152 Giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 151,152 Giá trị NVL tồn đầu kỳ TK 111,112,331 Hàng mua trả lại hoặc giảm giá Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK (Tính VAT theo phương pháptrực tiếp) TK 611 TK 151,152 TK 411 TK 151,152 K/c giá trị NVL tồn đầu kỳ Nhận cấp phát, tặng, thưởng TK 621,627, 641,642 Giá trị NVL xuất trong kỳ góp vốn liên doanh TK128,222,228 Nhận lại vốn góp liên doanh đầu tư ngắn,dài hạn TK 111,112,331,141,311 NVL mua ngoài TK 133 VAT K/c giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 154 Nhập kho do tự chế biến hoặc Hoặc thuê ngoài gia công TK 111,112 Giảm giá, hàng mua trả lại TK 154 Xuất kho tự tự chế biến Hoặc thuê ngoài gia công TK 128,222,228 Xuất góp vốn LD Hoặc dầu tư ngắn,dài hạn TK 133 Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK (Tính VAT theo phương pháp khấu trừ) VI. CHUẨN MỰC KẾ TOÁN QUỐC TẾ SỐ 2 (IAS-2) VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU. Theo IAS, NVL là một trong những tài sản tồn kho và nó được quản lý, hạch toán theo phương pháp kế toán hàng tồn kho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá. Điều chủ yếu trong kế toán nguyên vật liệu sẽ được hạch toán như một tài sản và được mang sang cho đến khi chi phí sản xuất hoặc doanh thu (trường hợp bán nguyên vật liệu cho các doanh nghiệp khác) có liên quan được ghi nhận. IAS-2 cung cấp hướng dẫn thực tế về việc xác định giá phí và sau đó là việc hạch toán nguyên vật liệu vào chi phí, cung cấp các công thức tính giá trị nguyên vật liệu tồn kho. Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu được mua về nhập kho tuỳ từng thứ, từng loại NVL mà nó có thể được sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hoặc phải qua chế biến để nhập kho phục vụ cho sản xuất sau này cũng như để bán cho đơn vị khác (coi như hàng hóa). ứng với mỗi loại nguyên vật liệu như vậy, IAS-2 lại có quy định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau. Theo IAS-2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho bao gồm: Tổng chi phí mua Chi phí chế biến (nếu có) Chi phí tài chính. Các chi phí khác. Tổng chi phí mua: Theo IAS-2 toàn bộ tổng chi phí mua gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn mua nguyên vật liệu Chi phí phụ liên quan đến việc mua NVL gồm: + Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác. + Chi phí vận chuyển bốc dỡ. + Các chi phí khác phân bổ trực tiếp vào việc mua NVL Giảm giá thương mại (được trừ vào tổng chi phí mua) Chiết khấu. Ngoài ra, có thể tính vào tổng chi phí mua phần lỗ hối đoái mua trong trường hợp đặc biệt là đơn vị tiền tệ kế toán đột xuất giảm trầm trọng so với ngoại tệ mua nguyên vật liệu gần thời điểm mua Chi phí chế biến: Cũng giống như sản xuất ra sản phẩm, nguyên vật liệu (gia công chế biến thêm sau đó sử dụng hoặc bán) cũng qua các khâu của giai đoạn gia công, chế biến, vì vậy nó sẽ hội tụ vào trong nó một số yếu tố chi phí nhất định như: Chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công .... Chi phí tài chính: Trong vài trường hợp đặc biệt, chi phí tài chính có thể được tính vào giá phí nguyên vật liệu nhập kho, chẳng hạn như: Chi phí tài chính đó gắn liền với việc mua nguyên vật liệu nhập kho; chi phí tài chính đó rất có thể mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong tương lai ... Các chi phí khác: Nguyên tắc phân bổ: Các chi phí khác được tính vào giá phí tồn kho là các chi phí doanh nghiệp phải chịu để đưa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại. Theo IAS-2, chi phí khác được tính vào giá phí nguyên vật liệu nhập kho có thể là chi phí quản lý doanh nghiệp. Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo IAS-2, trước hết để tính giá xuất kho nguyên vật liệu, kế toán cần phải phân biệt được 2 loại nguyên vật liệu là nguyên vật liệu nhận diện được và nguyên vật liệu không nhận diện được vì phương pháp tính giá sẽ khác nhau. Loại nguyên vật liệu nhận diện được: Đối với các loại nguyên vật liệu nhận diện được thì giá xuất kho gồm tất cả các giá phí đích thực của nó. Loại nguyên vật liệu giống nhau không nhận diện được: Đối với loại này, chuẩn mực IAS-2 đưa ra 2 công thức: Công thức “chuẩn”: Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO) Bình quân gia quyền (CMP) Công thức “thay thế chấp nhận được”: Nhập sau - xuất trước (LIFO). Nếu sử dụng công thức LIFO cần phải có một số thông tin như: Các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên báo cáo tài sản và hoặc là giá trị thấp nhất giữa giá trị được tính theo một trong hai công thức “chuẩn” (LIFO, CMP) và giá trị có thể bán được thuần (là giá ước tính có thể bán được trong điều kiện kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và nhũng chi phí cần thiết để bán hàng sau này); hoặc là giá trị thấp nhất giữa giá phí hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán được thuần (hay giá lợi ích trong việc dùng). Xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho. Nguyên tắc: Theo IAS-2, vào thời điểm hạch toán, giá trị nguyên vật liệu tồn kho được đánh giá trên cơ sở giá thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán được thuần (giá trị tài sản trên báo cáo tài chính không thể cao hơn giá trị lợi ích trong việc dùng nguyên vật liệu). Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Các nguyên vật liệu không được coi là giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất ra từ chúng được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. Điểm khác nhau giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu. Khi hạch toán nguyên vật liệu giữa hệ thống kế toán Việt Nam với chuẩn mực kế toán quốc tế về cơ bản là giống nhau. Tuy nhiên vẫn có những điểm khác nhau sau: Chế độ kế toán Việt Nam Đánh giá vật liệu: Giá thực tế nguyên vật liệu được xác định bằng một trong các phương pháp sau: Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp giá thực tế đích danh Thiếu hụt nguyên vật liệu trong kho khi kiểm kê: Phải ghi Nợ TK phải thu khác để ban Giám đốc xem xét hoặc đưa vào chi phí Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu NVL chính dùng cho sản xuất mà giá thị trường có thể thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng cho nguyên vật liệu tồn kho được trích vào cuối niên độ kế toán và truớc khi lập báo cáo tài chính Chuẩn mực kế toán quốc tế Đánh giá vật liệu: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất được sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước, CMP hoặc LIFO (Nhưng kèm theo điều kiện). Thiếu hụt nguyên vật liệu trong kho khi kiểm kê: Được đưa vào tài khoản lãi, lỗ. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu giá thị trường NVL có thể thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ, DN cũng không được lập dự phòng giảm giá vật tư khi mà giá bán của các sản phẩm sản xuất ra từ chúng không bị giảm giá trên thị trường. NVL phải định giá thấp hơn trị giá và giá hàng có thể thực hiện được. Khoản dự phòng này cần phải lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm. Phần II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH. I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ- KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH. 1. Lịch sử hình thành phát triển: Lịch sử công ty đã trải qua hơn 40 năm, trong 40 năm liên tục không nghỉ ngơi ấy đã có rất nhiều bước ngặt quan trọng đáng ghi nhớ: Tháng 1 năm 1957, đáp ứng yêu cầu của Đảng trong thời kỳ đầu của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước "từng bước xây dựng quân đội ta tiến lên chính qui và hiện đại", Xí nghiệp X30 tiền thân của Công ty giầy Thượng Đình ngày nay ra đời. Xí nghiệp chịu sự quản lý của cục quân nhu tổng cục hậu cần quân đội nhân dân Việt Nam, có nhiệm vụ sản xuất mũ cứng, giầy vải cung cấp cho bộ đội, thay thế loại mũ đan bằng tre lồn._.g năm2001 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi đã mở các sổ chi tiết cho từng đơn vị bán, căn cứ vào số liệu trên sổ này kế toán ghi vào NKCT số 5. Nhật ký chứng từ số 5 được mở cho tất cả các đối tượng người bán, mỗi nhà cung cấp được ghi 1 dòng. Tương ứng với 2 hình thức sổ chi tiết theo dõi người bán, hình thức NKCT số 5 ở công ty cũng được mở thành 2 loạI: NKCT số 5 - ghi có TK 331.1 -Nhà cung cấp trong nước NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 -Nhà cung cấp ngoài nước. Cơ sở và phương pháp lập 2 hình thức trên là như nhau nhưng NKCT số 5 - ghi có TK 331.2 “Nhà cung cấp ngoài nước” có thêm các cột giá trị tính bằng USD. Cơ sở và phương pháp ghi: Số dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 5 mở tháng trước để ghi số dư nợ hoặc dư có thích hợp. * Dư nợ: Phản ánh số tiền Công ty trả trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa. * Dư có: Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán Số phát sinh trong tháng: * Phần ghi có TK 331 ghi nợ các TK: được lấy từ dòng tổng cộng của các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán phần “PS có TK 331 nợ các TK” để ghi vào các dòng, cột tương ứng. * Phần ghi nợ TK 331 ghi có các TK: lấy từ tổng cộng ở sổ chi tiết phần “PS nợ TK 331, có các TK”. Số dư mỗi tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng đơn vị bán. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + PS có TK 331 - PS nợ TK 331 Đến cuối tháng: Kế toán thanh toán tiến hành cộng số phát sinh nợ và có của tất cả các đơn vị cũng như số dư đầu tháng và cuối tháng. Số liệu này sẽ được ghi vào sổ cái TH các TK liên quan. VD: Trích NKCT số 5 tháng 2/2001 theo dõi nhà cung cấp trong nước CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 2 năm 2001 Ghi có TK 331.1 - phải trả cho đơn vị người bán trong nước TT Tên đơn vị hoặc người bán hàng Số dư đầu tháng Ghi có TK 331-ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331) Số dư cuôi tháng Nợ Có TK 133 TK 152.1 TK …. Cộng có TK 331 TK 111 TK 311 Cộng nợ TK 331 Nợ Có 1 Tổ hợp CN dệt Tân Sơn 213.216 857.382 8.573.824 9.431.206 7.787.683 7.787.683 1.856.739 2 Tổ hợp dệt Nhật Thành 344.501.097 12.887.100 128.871.000 141.758.100 85.926.671 85.926.671 400.332.526 3 Công ty đệt Vĩnh Phú 543.292.805 13.976.432 139.764.317 153.740.749 91.309.625 91.309.625 605.723.929 4 c.ty TNHH Trí Huờng 77.097.079 1.343.838 26.876.850 28.220.688 35.522.545 35.522.545 69.795.222 5 .... ..... ..... ....... ..... ..... ..... ..... ....... ....... ........ ....... ...... ...... Tổng cộng .... 4.583.835.719 305.606.492 2.235.977.588 3.949.448.433 1.213.004.057 1.057.906.399 2.430.842.268 6.102.441.884 Ngày Tháng năm2001 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán truởng (ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc công ty (ký, ghi rõ họ tên) Đối với các nghiệp vụ mua ngoài và các khoản chi phí thu mua NVL như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... được thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay thanh toán bằng tiền tạm ứng, Công ty không mở NKCT số 1, 2, 10 mà lập bảng kê chứng từ. VD: Trích bảng kê chứng từ tháng 2/2001. Trích bảng kê chứng từ tháng 2 năm 2001 Ngày C.Từ Diễn giải Số tiền ĐK Nợ ĐK Có 6/2 170 Công ty vận tải Duyên hải cước vận chuyển HĐ 92056 3.164.580 152.1 112.1 9/2 249 XN vận tải, cước vận chuyển hàng nhập 2.248.107 152.1 112.1 ........ ...... .............. .......... ........... ........... Cộng 1.515.715.907 Ngày C.Từ Diễn giải Số tiền ĐK Nợ ĐK Có 5/2 120 Long XNK - Hoàn tạn ứng 1.000.000 152.1 141 9/2 169 Khánh XNK - Hoàn tạn ứng 500.000 152.1 141 ...... ......... .................. ......... ........ ........... Cộng 25.650.000 Phần thuế GTGT đầu vào trong tháng được tập hợp trên bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoà dịch vụ mua vào để làm cơ sở lập sổ cái TK 133, xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đối với NVL nói riêng và hàng hoà dịch vụ khác nói chung. Bảng kê này được kế toán thuế tập hợp trên bảng tính Excel và cuối tháng in ra sau khi đã đối chiếu với bảng kê chứng từ TK 133 lọc ra trên máy của phần mềm kế toán. VD: Trích bảng kê hoá đơn, chứng từ, hàng hoà dịch vụ mua vào trong tháng 2/2001. BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ, HÀNG HOÁ DỊCH VỤ MUA VÀO Từ ngày 1/2/2001 đến ngày 28/2/2001 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty giầy Thượng Đình. Mã số: 0100100939-1 Địa chỉ: 277 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội TT Chứng từ Tên đơn vị người bán Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số hiệu Ngày 1 72420 10/2 Tổ hợp CN dệt TÂn Sơn 857.382 0500141175-1 .... ..... .... ........ ........ ......... 8 54524 2/2 Tổ hợp dệt Nhật Thành 3.341.100 0100167477-1 9 54524 12/2 Tổ hợp dệt Nhật Thành 3.182.000 0100167477-1 .... ..... .... ....... ..... ......... .... ...... .... ...... ...... ...... Tổng cộng 325.095.978 Ngày 10 tháng 3 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Tại Công ty, vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, ngoài ra còn sử dụng phục vụ cho quản lý và còn có thể nhượng bán. Cụ thể NVL được xuất cho các bộ phận chi phí sau: Xuất dùng để gia công chế biến (TK 154) Xuất trực tiếp cho sản xuất (TK 621) Xuất trực tiếp cho sản xuất hàng trong nước (TK 621.1) Xuất trực tiếp cho sản xuất hàng xuất khẩu (TK 621.2) Xuất phục vụ sản xuất chung (TK 627) Xuất bán (nếu có) (TK 632) Xuất phục vụ quản lý doanh nghiệp (TK 642) Để phản ánh giá thực tế NVL xuất dùng kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng, kế toán dựa trên cơ sở các phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan như: Đề nghị xuất vật tư, hoá đơn GTGT,.....rồi tiến hành phân loại các chứng từ theo từng loại, nhóm NVL và từng đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí rồi tính toán giá trị thực tế của NVL xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu. Cụ thể: Khi nhận được các phiếu xuất kho, sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất và đã xác định đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phí, kế toán định khoản trên các phiếu xuất và trên bảng kê xuất ở máy vi tính: Trường hợp xuất NVL trực tiếp cho các phân xưởng sản xuất, kế toán định khoản: Nợ TK 621: Chi tiết theo đối tượng đặt hàng Có TK 152 - Chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất 350 ngày 12/2/2001, kế toán sẽ ghi định khoản như sau: Nợ TK621.2: 8.199.594 Có TK 152.1: 8.199.594 (Giá trị xuất kho được máy tính tự động ghi vào cuối kỳ trên bảng kê xuất kho NVL) Đối với trường hợp xuất kho NVL dùng cho sản xuất chung, phục vụ chi phí quản lý hay chi phí bán hàng kế toán định khoản: Nợ TK 627.2,641.2,642.2 Có TK 152 - chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất số 365 (xuất 30kg keo Latex cho phân xưởng cán) kế toán ghi định khoản: Nợ TK 627.2: 1.350.000 Có TK 152.2: 1.350.000 Trường hợp xuất kho NVL dùng cho gia công, kế toán ghi định khoản : Nợ TK 154 - Chi tiết cho đối tượng đặt hàng Có TK 152 - Chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất số 391 ( xuất 560m vải bạt mộc 0,9) để gia công kế toán định khoản: Nợ TK 154.1: 5.160.400 Có TK 152.1: 5.160.400 Trường hợp xuất bán NVL, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 632 Có TK 152 - chi tiết NVL VD: Theo phiếu xuất số 455 (xuất bán 200m vải bạt 7 mầu 0,8) kế toán định khoản: Nợ TK 632: 2.200.000 Có TK 152.1: 2.200.000 Tiếp theo kế toán tiến lập bảng phân bổ, bảng kê số 4, NKCT số 7 và hoàn tất sổ cái TK 152. CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ. Tháng 02/2001 Đơn vị tính: VND Có TK Nợ TK TK 152 TK153 152.1 152.2 152.3 152.4 152.5 Cộng 152 TK 621 3.457.308.563 2.266.966.534 5.724.275.097 TĐ 01 205.532.239 54.649.039 260.181.278 YB 05 67.328.740 40.573.340 107.902.080 YB 06 122.461.933 46.310.131 168.772.064 .............. .......... .......... ........... ............. ............. .............. ........... TK627 84.535.091 146.974.724 38.762.713 40.861.680 13.614.364 324.748.572 TK 154 35.157.468 2.759.845 37.917.313 TK 641 5.735.658 5.735.658 TK 642 2.453.780 880.000 3.333.780 TK 632 24.658.000 24.658.000 Cộng 3.609.848.560 2.416.701.103 38.762.713 41.741.680 13.614.364 6.120.668.420 Lập bảng kê số 4: Căn cứ vào bảng phân bổ NVL, CCDC kế toán tập hợp chi phí NVL vào bảng kê số 4 và bảng kê số 5 CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH BẢNG KÊ SỐ 4 TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT Tháng 02/2001 Có TK Nợ Tk TK..... TK 152 TK 153 TK ... Cộng 154 37.917.313 621 5.724.275.097 622 0 627 327.748.572 Cộng 6.089.940.982 Ngày tháng Năm 2001 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH BẢNG KÊ SỐ 5 TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT Tháng 02/2001 Có TK Nợ Tk TK..... TK 152 TK 153 TK ... Cộng 641 5.735.658 642 3.333.780 Cộng 9.069.438 Ngày tháng Năm 2001 Người lập Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Lập NKCT số 7: Từ bảng kê số 4 và bảng kê số 5, kế toán lập NKCT số 7 để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh cho toàn DN: CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7(trích) PHẦN I: TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TOÀN DOANH NGHIỆP Tháng 02/2001 Đơn vị: VND CóTK Nợ Tk TK.... TK 152 TK 153 TK ... Cộng TK 154 37.917.313 TK 621 5.724.275.097 TK 627 327.748.572 TK641 5.735.658 TK642 3.333.780 TK 632 24.658.000 .......... Cộng 6.120.668.420 Ngày Tháng Năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Ghi sổ cái TK 152: Sau cùng, kế toán ghi sổ cái TK 152 dựa vào NKCT số 5,số7 và các bảng kê có liên quan như bảng kê ghi có TK 111, ghi có TK 112,... Sổ cái TK 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh sự biến động của NVL theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152: Số dư đầu năm: Lấy từ sổ cái TK 152 năm trước. Số phát sinh nợ: Lấy từ bảng kê chứng từ ghi có TK 111, TK 112, TK 141; cộng có TK 331 ở NKCT số 5 ghi có TK 331.1 và NKCT số 5 ghi có TK 331.2 Số phát sinh có: Được lấy từ NKCT số 7. Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT và bảng kê. CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH SỔ CÁI TK 152 - NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị : đồng Số dư đầu năm Nợ Có 1.989.875.140 Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng ..... Tháng 12 TK 111.1 (Bảng kê ghi có TK 111.1 ....... 176.298.514 TK 112.1 (Bảng kê ghi có TK 112.1) ........... 1.515.715.097 ....... ........... TK 141(Bảng kê ghi có TK 112.1) 25.650.000 TK 154.2 ........... 905.690.571 TK 311.1 ........... 135.689.725 TK 311.2 .......... 165.578.500 TK 331.1 (NKCT số 5 TK 331.1) ........... 2.235.977.588 TK 331.2 (NKCT số 5 TK 331.2) ........... 534..947.453 Cộng số phát sinh nợ 5.695.547.448 Tổng số phát sinh có (NKCT số 7) 6.120.668.420 Số dư cuối tháng Nợ 1.890.965.720 1.465.844.748 Có Phần III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY GIÀY THƯỢNG ĐÌNH I. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NÓI CHUNG VÀ HOẠCH TOÁN NVL NÓI RIÊNG TẠI CÔNG TY GIÀY THƯỢNG ĐÌNH. 1. Đánh giá hạch toán kế toán nói chung: Trải qua hơn 40 năm thành lập và phát triển, vượt nhiều thăng trầm, khó khăn và thử thách ngày nay Công ty giầy Thượng Đình ngày càng phát triển vững mạnh không ngừng đổi mới. Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty cũng ngày càng được hoàn thiện, tổ chức quản lý một cách chặt chẽ hơn do đó đóng góp một phần không nhỏ đối với sự phát triển của Công ty. Đứng trên góc độ thực hiện chức năng hạch toán, bộ máy kế toán đã giúp Công ty thực hiện đầy đủ các giai đoạn hạch toán của một đơn vị hoạt động hạch toán độc lập: Từ lập chứng từ hạch toán, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Công ty với phòng kế toán, đảm bảo công tác kế toán được trôi chảy và nhịp nhàng. Trên góc độ quản lý, bộ máy kế toán của Công ty đã được xây dựng rất hợp lý và đã chuyên môn hoá được công tác kế toán theo từng phần hành cụ thể, tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Do vậy, việc tổ chức công tác hạch toán và vận dụng cải tiến mới trong hạch toán được tiến hành một cách thuận lợi, đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Phòng tài vụ đã xây dựng được quy chế về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên, do đó đã tạo được mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc và kiểm soát lẫn nhau. Bộ máy kế toán đã hoạt động rất hiệu quả do sự phân công, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. Xuất phát từ những đặc điểm vốn có của mình, Công ty giầy Thượng Đình đã lựa chọn mô hình tổ chức kế toán theo mô hình trực tuyến nghĩa là công tác kế toán tiến hành tập trung (tại phòng KT-TC), bộ máy kế toán vận hành theo hình thức trực tuyến tham mưu: kế toán trưởng nắm giữ quyền kiểm soát và điều hành, chịu hoàn toàn trách nhiệm về nghĩa vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị với giám đốc và Nhà nước, thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ, quy định của Nhà nước về kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. Hình thức tổ chức này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động của các phân xưởng cũng như phục vụ tốt công tác quản lý của toàn Công ty. Việc sử dụng bộ sổ kế toán theo hình thức ghi sổ NKCT đã mang lại nhiều thuận lợi: Đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với việc thực hiện chuyên môn hoá và phân công lao động kế toán tại Công ty. Mẫu sổ in sẵn và thống nhất tạo nên những quy định chung cho việc thực hiện ghi chép sổ sách, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn. Tuy nhiên do hệ thống sổ phức tạp về kết cấu, qui mô sổ lớn về số lượng và chủng loại nên khối lượng công việc kế toán nhiều đòi hỏi trình độ kế toán cao. 2. Đánh giá hạch toán NVL nói riêng: Nhận thức được ảnh hưởng quan trọng của chi phí NVL đến giá thành sản phẩm, Công ty đã có nhiều chú trọng đến công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. Về khâu thu mua: Công ty đã tổ chức được một đội ngũ cán bộ tiếp liệu năng động, có trình độ. Mỗi nhân viên tiếp liệu được phân công một mảng vật liệu nhất định nên các chứng từ, hoá đơn mua NVL được quản lý một cách hệ thống, hợp lý và thuận lợi đồng thời cũng đảm bảo việc cung cấp NVL đầy đủ kịp thời cho sản xuất. Về hệ thống kho vật tư: hệ thống kho được đặt ngay tại các phân xưởng sản xuất đảm bảo việc cung ứng cho sản xuất một cách kịp thời đồng thời tránh được những chi phí vận chuyển một cách vô ích. Các kho đều được bố trí một cách khoa học, hợp lý, đồng thời luôn được đầu tư nâng cấo hệ thống thiết bị bảo quản, bảo vệ như hệ thống khoá, bình chữa cháy, hệ thống quạt gió... tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản - sử dụng. Ngoài ra đội ngũ thủ kho là những cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm do đó công tác bảo quản tiếp nhận và cấp phát vật tư cũng như hạch toán tại kho được tiến hành một cách trôi chảy. Về khâu dự trữ: Kế toán đã xây dựng được định mức tiêu hao, định mức dự trữ, định mức hao hụt của NVL sát với thực tế giúp cho việc lên kế hoạch mua sắm sử dụng NVL được diễn ra kịp thời, bảo đảm cho quá trình sản xuất. Về việc sử dụng NVL: Vì từ khâu thu mua đến khâu sử dụng đều thông qua phòng kế hoạch và phòng kinh doanh XNK (nếu mua từ NVL từ nguồn ngoài nước) nên mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được phòng này kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ thông qua định mức sử dụng, kế hoạch sản xuất và số NVL tồn kho do đó bảo đảm việc sử dụng NVL được tiết kiệm một cách triệt để. Về công tác kế toán: Công tác kế toán NVL được tuân thủ chế độ một cách khá chặt chẽ, hệ thống sổ sách, chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, hợp lệ và đầy đủ, có kinh nghiệm và tinh thầm trách nhiệm cao, thêm vào đó lại được sự giúp đỡ của hệ thống máy tính nên công tác kế toán NVL được thực hiện một cách trôi chảy, hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm NVL, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh kể trên thì công tác kế toán NVL tại Công ty vẫn còn có những khó khăn và tồn tại cần tiếp tục được hoàn thiện hơn nữa. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI VIỆC HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY. 1. Phương pháp tính giá xuất kho NVL. Việc sử dụng giá xuất kho NVL theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tuy có ưu điểm là dễ thực hiện và san bằng được sự chênh lệch giá cả NVL do sự thay đổi thất thường của giá tuy nhiên kế toán không thể xác định được giá trị NVL xuất và tiến hành ghi sổ ngay khi nghiệp vụ phát sinh mà đến cuối kỳ kế toán mới xác định được giá trị xuất kho và giá trị NVL xuất dùng. Điều này làm cho công việc kế toán dồn nhiều vào cuối kỳ, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của các phần hành kế toán khác cũng như không phản ánh được một cách kịp thời thông tin về tình hình N-X-T tại thời điểm bất kỳ do đó ảnh hưởng đến yêu cầu quản lý của Công ty. Vì Công ty đã áp dụng máy vi tính vào hạch toán kế toán nên giải pháp cho vấn đề này có thể được giải quyết bằng việc sử dụng phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập. Cụ thể: Cuối mỗi ngày làm việc kế toán tiến hành tổng hợp tồn kho (đến cuối ngày hôm đó) và hắt ra 1 file riêng của mình, file này nên ghi rõ thời điểm tính tồn kho. Hôm sau nếu có nghiệp vụ xuất, kế toán chỉ việc vào bảng tính đã hắt ra ngày hôm trước nhập mã vật tư và kích thước, màu sắc để tìm ra vật tư đó rồi lấy giá trị tồn chia cho số lượng tồn để lấy giá bình quân sau đó tính ra giá trị xuất dùng. 2. Việc viết phiếu xuất nhập kho và kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận. Hiện tại, việc viết phiếu xuất nhập kho được thực hiện do phòng kế hoạch vật tư. Phòng này căn cứ vào định mức, chỉ lệnh sản xuất và đề nghị cấp vật tư để viết phiếu xuất kho đồng thời lên kế hoạch thu mua, khi vật liệu về công ty phòng tiến hành viết phiếu nhập kho. Phiếu xuất - nhập kho được viết thành 3 liên, 1 liên lưu tại phòng, 2 liên giao cho người nhận hàng hoặc giao hàng, sau khi đã nhận hoặc giao hàng người này cùng với thủ kho ký xác nhận rồi một liên thủ kho dùng để ghi sổ và gửi cho kế toán NVL ghi sổ, 1 liên người giao - nhận hàng cầm để thanh toán hoặc giao cho bộ phận sử dụng NVL giữ. Như vậy sau khi viết phiếu xuất - nhập kho thì phòng kế hoạch không nắm được tình hình thực tế nhập - xuất NVL và điều này có thể gây ảnh hưởng đến việc ra kế hoạch thu mua, cung ứng cho sản xuất, do đó không đảm bảo tiến trình kế hoach sản xuất đã đề ra. Chính vì vậy theo em, phiếu xuất - nhập kho cần được viết thành 4 liên, 3 liên dùng để luân chuyển như quy trình cũ còn liên thứ 4 người giao nhận hàng sẽ giao trả lại cho phòng kế hoạch, phòng kế hoạch sẽ đính kèm vào phiếu xuất - nhập kho gốc để theo dõi chênh lệch. Thêm vào đó, hiện nay việc kiểm tra đối chiếu tình hình N-X-T chỉ được thực hiện giữa phòng kế toán và thủ kho vào cuối tháng, còn phòng kế hoạch không theo dõi được tình hình thực tế tồn kho NVL cúng như không tiến hành kiểm tra đối chiếu thường xuyên với hai bộ phận kia, điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới tính kịp thời, liên tục trong quá trình cung ứng cho sản xuất. Do đó cuối mỗi tháng cần phải có sự kiểm tra đối chiếu chéo lẫn nhau giữa 3 phòng để có thể xác định sớm và xử lý những sai lầm một cách nhanh chóng, giảm thiểu khả năng sai sót cũng như tăng tính kiểm tra giám sát và dễ dàng cho việc quy kết trách nhiệm khi cần thiết. 3.Việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. Hiện nay khi giao nhận chứng từ giữa phòng kế toán và thủ kho, chỉ có phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư mới lập phiếu giao nhận chứng từ còn phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì không sử dụng phiếu này. Việc này dường như giúp kế toán bớt được công việc lập phiếu giao nhận chứng từ cùng một số các thủ tục cần thiết khác. Tuy nhiên thực chất phiếu giao nhận chứng từ là cách thức để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, đồng thời là cơ sở để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất mát. Do đó theo em trong quá trình hạch toán chi tiết NVL cần sớm đưa vào sử dụng phiếu giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể được lập như sau: CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ. Từ ngày...................Đến ngày........................ STT Số hiệu chứng từ Ngày tháng Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Vật tư Ngày Tháng Năm 2001. Người nhận Người giao (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 4.Việc lập bảng kê chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu. Việc lập bảng kê chi tiết nhập (hoặc xuất) NVL ở Công ty đều được thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán của Công ty. Cuối mỗi tháng công ty in ra bảng kê chi tiết nhập (hoặc xuất) NVL cho tất cả các NVL theo thứ tự ngày tháng nhập - xuất và mở mỗi kho 1 bảng kê. Như vậy khi muốn theo dõi số lần nhập (hoặc xuất) cũng như số lượng và giá trị của 1 loại NVL trong tháng trên bảng kê chi tiết là rất khó khăn, vì vậy theo em nên mở mỗi bảng kê chi tiết cho từng NVL, như vậy sẽ giúp cho kế toán theo dõi chi tiết hơn tình hình nhập xuất đối với từng loại NVL , đối chiếu với số liệu tổng hợp trên bảng cân đối vật tư, sổ đối chiếu luân chuyển và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho một cách dễ dàng hơn. Bảng kê chi tiết nhập - xuất NVL khi đó sẽ có dạng: CÔNG TY GIÀY THƯỢNG ĐÌNH BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ 1/2/2001 đến 28/2/2001 Tên vật tư: Vải 3419 mộc 0,95 Mã vật tư : V3419M-0,95 Kho : Vải Tên, qui cách hàng hoá Mã v. tư ĐVT Chứng từ Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đ.ư Tên người bán Vải 3419 mộc K 0,95 V3419-0,95 Mét 150 10/2/2001 1.367 6.272 8.573.824 331 Tổ hợp CN dệt Tân Sơn Tổng cộng 1.367 8.573.824 Ngày 28 tháng 2 năm 2001 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 5. Về hạch toán vật tư thừa khi kiểm kê. Tại Công ty giầy Thượng Đình, khi tiến hành kiểm kê NVL nếu phát hiện vật tư thừa so với sổ sách, kế toán theo dõi riêng trên TK002 coi như đây là vật tư giữ hộ và chờ xử lý. Theo em, việc sử dụng TK 002 để theo dõi vật tư thừa khi kiểm kê không phản ánh đúng bản chất của số vật tư thừa bởi vì theo QĐ số 1141 của BTC ban hành ngày 1-11-1995, TK 002 dùng để phản ánh giá trị vật tư, hàng hoà của đơn vị khác gửi đến thuê gia công - chế biến hoặc giữa hộ, bảo quản hệ. Do vậy Công ty nên sử dụng TK 338.1 - TS thừa chờ xử lý để theo dõi số vật tư thừa khi kiểm kê. Khi đó, nếu phát hiện vật tư thừa khi kiểm kê kế toán sẽ HT: Nợ TK 152: Giá trị số vật tư thừa Khi kiểm kê Có TK 338.1: 6. Việc lập dự phòng giá NVL. Do sản xuất chủ yếu theo các đơn đặt hàng nên khối lượng NVL của Công ty giầy Thượng Đình biến động trong tháng rất lớn, giá trị có thể lên đến hàng chục tỷ đồng. Mặt khác giá mua NVL lại biến động thường xuyên, lên xuống thất thường do đó chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả NVL trên thị trường cũng ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất của Công ty. Vì vậy, việc lập dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho đối với Công ty là rất quan trọng, tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng do đó Công ty cần có sự quan tâm hơn nữa đối với công tác này. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, sau khi đã tiến hành kiểm kê đánh giá lại giá trị NVL. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho tổng thể vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho. Không được lấy phần tăng giá của vật liệu, hàng hoá này để bù đắp cho phần giảm giá của vật liệu hàng hoá khác. Để được lập dự phòng giảm giá thì NVL phải có các điều kiện sau: NVL là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập cáo cáo TC, có giá thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Có chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ chứng minh giá vốn tồn kho. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá HTK: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x mức giảm giá của hàng tồn kho i Tài khoản được sử dụng để hạch toán là TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của tài khoản như sau: Bên nợ: Hàng nhập dự phòng giảm giá Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Phương pháp hạch toán dự phòng. Cuối niên độ kế toán: Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159 Có TK 721 Số dự phòng đã lập năm trước Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Số dự phòng cần lập Trong kỳ nếu NVL đã lập dự phòng đưa vào sản xuất và bán, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng và đưa NVL vào chi phí. Nợ TK 159: Số dự phòng đã trích lập Nợ TK 621, 627, 642: Giá trị kinh tế NVL tại thời điểm đưa vào sử dụng Có TK 152: Giá trị gốc của NVL 7. Hình thức ghi sổ với việc tự động hoá công tác kế toán. Việc khai thác khả năng xử lý dữ liệu cũng như tính toán với tốc độ nhanh của máy tính vào công việc hàng ngày của con người đã thực sự trở nên phổ biến. Do đó chúng ta không hề xa lạ với sự xuất hiện ngày càng nhiều các phần mềm ứng dụng cho công tác kế toán. Tuy nhiên, việc thiết kế các phần mềm phụ thuộc rất nhiều vào chế độ kế toán của mỗi nước cũng như trình độ lập trình của các nhà tin học quản lý. Ở Việt Nam hiện nay, chế độ kế toán cho phép hạch toán ghi chép sổ sách với 4 hình thức là: Nhật ký chung, Nhật ký - sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - chứng từ. Đối với các doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ, do hình thức sổ và trình tự ghi sổ khá đơn giản nên việc lập chương trình phần mềm để xử lý và in ra các kết quả theo mẫu sổ yêu cầu không gặp nhiều khó khăn như hai hình thức ghi sổ còn lại. Ở công ty giầy Thượng Đình cũng không phải một ngoại lệ, do hệ thống sổ sách theo hình thức ghi sổ Nhật ký - chứng từ hết sức phức tạp nên việc in ra tất cả các sổ sách cần thiết trên cơ sở dữ liệu nhập vào vẫn chưa thể thực hiện được mà một số phần hành vẫn bị gián đoạn, kế toán phải tự tổng hợp dựa trên các tài liệu thu được từ do máy tính cung cấp cũng như tài liêụ do lao động tính toán thủ công mà có được. Như vậy, để có thể tận dụng tốc độ và tính chính xác của máy vi tính trong việc công việc kế toán thì theo em công ty nên thay đổi hình thức ghi sổ kế toán.mà tốt nhất là nên dùng hình thức ghi sổ Nhật ký chung vì đây là hình thức dễ áp dụng cho kế toán máy nhất. 8. Ý kiến khác. Việc phân tích, đánh giá tình hình sử dụng NVL để sản xuất sản phẩm ở Công ty là một yêu cầu không thể thiếu trong công tác quản lý nó phản ánh hiệu quả sử dụng NVL cũng như tình hình cung ứng NVL có đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục hay không từ đó giúp cho nhà quản lý đề ra những kế hoạch phù hợp. Tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành biện pháp này. Theo em cuối mỗi kỳ hạch toán (quý), kế toán nên tiến hành đánh giá việc cung cấp và sử dụng NVL từ đó đặt ra các định mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, lập kế hoạch thu mua NVL ... cho kỳ tiếp theo. Để nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán thì sau vài năm, phòng kế toán nên bố trí đổi phần hành kế toán giữa các nhân viên với nhau. Điều này giúp cho các phần hành kế toán, từ đó tạo điều kiện hỗ trợ nhau trong công việc. Về công tác kiểm tra kế toán: Theo qui chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước nếu có điều kiện thì nên tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp và tiến hành hoạt động thường xuyên. Là một Công ty có qui mô lớn, khối lượng công việc hạch toán nên việc sai sót trong việc hạch toán là không thể tránh khỏi vì vậy Công ty nên tiến hành lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ để có thể thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động kế toán nói chung và hoạt động quản lý nói riêng giúp cho hoạt động của Công ty ngày càng có hiệu quả hơn. Bộ phận này nếu được lập thì nên đặt trực tiếp chịu sự lãnh đạo của Công ty và phải hoàn toàn độc lập với phòng kế toán. KẾT LUẬN Đối với quá trình sản xuất, NVL đóng vai trò then chốt, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nên thực tế sản phẩm. Các doanh nghiệp sản xuất không ngừng phấn đấu để hạ giá thành sản phẩm thông qua giảm chi phí NVL. Muốn vậy, cần phải có sự quản lý NVL một cách chặt chẽ và khoa học từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến lúc đưa vào sử dụng và đặc biệt quan trọng là việc tổ chức công tác hạch toán NVL phải được tiến hành 1 cách khoa học, hợp lý. Nhận thức được vai trò quan trọng của hạch toán NVL, sau hơn 3 tháng thực tập tại Công ty giầy Thượng Đình, kết hợp những kiến thức đã học cùng với tình hình thực tế tại Công ty em đã khái quát tình hình hạch toán NVL tại Công ty đồng thời đưa ra một số ý kiến đóng góp với hy vọng sẽ được góp phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán NVL ở Công ty giầy Thượng Đình. Do trình độ và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong muốn nhận được sự giúp đỡ, góp ý bổ sung của các thầy cô giáo, của Công ty giầy Thượng Đình để luận văn thêm phong phú về lý luận và có ý nghĩa thực tiễn hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Trần Quí Liên - Ban lãnh đạo Công ty giầy Thượng Đình cùng các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành luận văn này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình: Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXB Tài chính – năm 2000. Chủ biên : PTS Đặng Thị Loan. Lý thuyế hạch toán kế toán – NXB Tài chính – Năm 1997. Chủ biên: TS Nguyễn Thị Đông. Tổ chức hạch toán kế toán - NXB Giáo dục- năm 1997. Chủ biên: TS Nguyễn Thị Đông. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT – NXB Tài chính 1999 . Chủbiên : TS Nguyễn Văn Công. Tạp chí kế toán năm 1998,1999,2000 & 2001. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - NXB Tài chính 1995. Luận văn của các anh, chị khoá trước. Các tài liệu khác. ._.