Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco

người tiêu dùng trong và ngoài nước. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc và kinh doanh dược phẩm, ngoài mục đích phòng và chữa bệnh cho toàn dân công ty còn nhằm phát triển và tăng lợi nhuận, do đó việc hoàn thiện công tác quản lý cũng như công tác kế toán và đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu được công ty hết sức chú trọng vì nó giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm ở mức hợp lý nhất trong nền kinh tế thị trường. Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong thời gian học tập ở trường và được đi thực tập tại Công ty cổ phần Traphaco em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty và em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: "Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco". Chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm 2 phần chính: Phần 1:Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco Phần 2: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco Do kiến thức của bản thân em còn nhiều hạn chế nên chuyên đề thực tập của em sẽ không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô cùng các bạn để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sỹ Nguyễn Hữu Đồng cùng ban lãnh đạo, các cán bộ nhân viên phòng Hành chính, phòng kế toán của Công ty cổ phần Traphaco đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập của mình Phần 1 thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco 1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Traphaco 1.1.1. Lịch sử hình thành, quá trình phát triển của Công ty cổ phần Traphaco Tên công ty: Công ty cổ phần Traphaco - Trụ sở giao dịch: 75 Yên Ninh- Ba Đình - Hà Nội Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Traphaco được chia làm nhiều thời kỳ khác nhau: Đầu tiên Công ty cổ phần Traphaco chỉ là một tổ sản xuất thuốc thuộc Ty y tế đường sắt, thành lập ngày 28/11/1972. Khi đó toàn bộ tổ chỉ có 15 cán bộ nhân viên (trong đó có 3 người có trình độ Đại học) với chức năng chủ yếu là pha chế thuốc theo đơn, phục vụ cho CBCNV ngành đường sắt. Những năm 80, quy mô sản xuất bắt đầu mở rộng, ngày 28/5/1981 tổ được nâng cấp thành xưởng sản xuất thuốc Đường sắt, tiếp tục phục vụ y tế Đường sắt. Tuy nhiên do chịu ảnh hưởng nặng nề của kinh tế bao cấp nên sự phát triển và mở rộng của xưởng còn hạn chế, sản phẩm chủ yếu là các sản phẩm đông dược, bào chế theo phương pháp cổ truyền. Đến tháng 6 năm 1993, hoà chung với sự chuyển đổi nền kinh tế của cả nước xưởng đã được mở rộng và chuyển thành xí nghiệp sản xuất thuốc đường sắt với tên giao dịch là Traphaco. Xí nghiệp đã chủ động về vốn và chuyển đổi kinh doanh để đảm bảo có lãi theo Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng với chức năng sản xuất thuốc và thu mua dược liệu. Do cơ cấu tổ chức đòi hỏi nên đến tháng 5 năm 1994 Sở y tế Đường sắt cũng đổi thành Sở y tế Giao thông vận tải, xí nghiệp dược phẩm Đường sắt cũng được chuyển thành Công ty Dược Traphaco Đến năm 1997 Công ty Dược Traphaco đã đổi tên thành Công ty Dược và Thiết bị vật tư y tế Traphaco theo quyết định số 535/TCCB-LĐ của Bộ GTVT. Thời kỳ này công ty đã chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh và làm ăn có lãi. Vì vậy mà thu nhập cũng như đời sống của CBCNV trong toàn công ty ngày càng được nâng cao. Số lượng sản phẩm lưu hành của công ty năm 1993 là 28 sản phẩm và số lượng CBCNV đến năm 1999 đã tăng lên 320 người. Ngày 27/9/1999 thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về đổi mới doanh nghiệp, công ty đã tiến hành cổ phần hoá thành Công ty cổ phần Dược và Thiết bị vật tư y tế Traphaco. Với vốn điều lệ là 9,9 tỷ VNĐ trong đó có 45% là vốn Nhà nước và 55% bán cho các cổ đông theo QĐ số 2566/1999 của Bộ GTVT. Đến tháng 7 năm 2001 Công ty đã đổi tên thành Công ty cổ phần Traphaco đang trên đà phát triển, lại đổi mới theo mô hình tiến bộ, từ năm 2000 đến nay và đặc biệt là năm 2002 Traphaco đã có những thành công đáng kể, phát triển vượt bậc và ngày càng nâng cao uy tín, vị thế của công ty trên thị trường , người lao động thực sự làm chủ doanh nghiệp, "Traphaco" đã trở thành niềm tự hào và gắn bó thân thiết, tin yêu của CBCNV, các bạn hàng cũng như người tiêu dùng trong và ngoài nước. Qua hơn 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh như doanh số, nộp ngân sách, lao động bình quân, thu nhập bình quân đều tăng. Hệ thống phân phối được mở rộng trên toàn quốc, công ty có một dây chuyền sản xuất thuốc đạt tiêu chuẩn GMP đầu tiên tại miền Bắc. Những thành tựu trên của công ty sẽ được thể hiện rõ hơn qua những con số cụ thể sau: Bảng 1: Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1. Tổng DT 44.883 55.940 78.191 141.047 189.861 240.285 2. DT thuần 42.098 54.982 77.294 139.800 187.309 232.267 3. LN trước thuế 11.898 13.078 16.353 20.230 23.362 29.658 4. Nộp NSNN 3.130 4.395 5.521 6.479 8.395 11.694 5. LN sau thuế 8.7628 8.683 10.832 13.751 14.967 17.964 6. Tổng nguồn vốn chủ sở hữu 21.158 29.365 36.257 48.253 53.664 56.238 7. Tổng tài sản 68.242 77.265 85.557 92.564 98.268 103.568 8. Thu nhập bình quân/người/tháng 2,1 2,2 2,4 2,5 2,8 2,9 (Trích tài liệu phòng kế toán Công ty cổ phần Traphaco) Trong thời gian qua Công ty cổ phần Traphaco đã có nhiều hoạt động tích cực để tìm ra các bạn hàng mới trên thế giới và quảng bá sản phẩm của mình như tham gia hội chợ Myanma, Ucraina…. Đối với những khách hàng khó tính như Hàn Quốc, Nam phi, Indonexia …công ty cũng đã có những bước thâm nhập ban đầu khi chủ động liên hệ và gửi hồ sơ sản phẩm, hàng mẫu đến với các đối tác ở đây. Để luôn giữ được lòng tin của khách hàng cũng như giữ được thị trường nội địa và mở rộng thị trường ra thế giới mặc dù hiện nay trên thị trường đang có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, sản phẩm sản xuất có các chức năng công dụng tương đương với sản phẩm của công ty nên đòi hỏi công ty luôn luôn nỗ lực phấn đấu không ngừng để có thể nghiên cứu và sản xuất ra các loại sản phẩm đáp ứng được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Với những kết quả và thành tựu đã đạt được công ty luôn nhận được sự đánh giá cao của khách hàng cũng như của các cấp quản lý. Nhìn vào bảng thành tích của công ty mới thấy hết được những cố gắng vượt bậc mà công ty đã đạt được trong hơn 30 năm qua: - 7 năm liền đạt danh hiệu "Hàng Việt Nam chất lượng cao" do người tiêu dùng bình chọn. Từ năm 1999 đến năm 2001 được Thủ tướng Chính phủ tặng thưởng Huân chương lao động hạng 3 và đặc biệt là vào ngày 1/9/2004 Công ty cổ phần Traphaco đã vinh dự được nhận giải thưởng "Sao vàng đất Việt" và là công ty Dược phẩm duy nhất được nhận giải thưởng này. Ngoài ra Công ty cổ phần Traphaco còn nhận được nhiều bằng khen, giấy khen và phần thưởng cao quý khác. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp ra quyết định từ trên xuống dưới, tổ chức quản lý là một cấp, chức năng cao nhất là Đại hội cổ đông, rồi đến hội đồng quản trị, ban kiểm soát, sau đó là ban giám đốc. Ngoài ra còn có các phòng ban chịu trách nhiệm tham mưu và giúp việc cho ban giám đốc trong việc ra quyết định quản lý. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty như sau: Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban kiểm soát Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế hoạch Phòng Tài vụ Phòng nghiên cứu và phát triển Phòng đảm bảo chất lượng Phòng Kiểm tra chất lượng Phòng Kinh doanh Phân xưởng viên nén Phân xưởng viên hoàn Phân xưởng thực nghiệm Phân xưởng sơ chế Phân xưởng thuốc bột Phân xưởng thuốc mỡ Phân xưởng thuốc ống Phân xưởng tây y Chức năng cụ thể của từng phòng ban như sau: * Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông có quyền và các nhiệm vụ sau: - Quyết định loại cổ phần và số cổ phần được chào bán của từng loại, quy định lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần. - Quyết định bổ sung sửa đổi điều lệ của công ty trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được chào bán quy định tại điều lệ của Công ty. * Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định các vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên: 1. Thạc sỹ Vũ Thị Thuận Chủ tịch HĐQT - Giám đốc Công ty 2. Cử nhân Nguyễn Thị Mùi Phó chủ tịch HĐQT - Trưởng phòng tài vụ 3. Dược sỹ Phạm Thị Phượng Uỷ viên HĐQT - Phó giám đốc sản xuất 4. Thạc sỹ Nguyễn Huy Văn Uỷ viên HĐQT - Trưởng phòng nghiên cứu và phát triển 5. Dược sỹ Nguyễn Việt Thắng Uỷ viên HĐQT - Phó giám đốc tổ chức hành chính. Các quyết định của HĐQT được đưa ra có 375 thành viên của hội đồng trở lên nhất trí. Ban giám đốc: gồm có + Giám đốc - Thạc sỹ Vũ Thị Thuận Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm và là người đại diện theo pháp luật của công ty. + 3 phó giám đốc: 1 - phó giám đốc phụ trách sản xuất - dược sỹ Phạm Thị Phượng Là người có quyền chỉ đạo, kiểm tra các phân xưởng sản xuất theo đúng quy trình công nghệ sản xuất, đảm bảo cả vấn đề chất lượng lẫn số lượng cho hệ thống bán hàng và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và sản phẩm sản xuất ra. 2- Phó giám đốc tổ chức hành chính - dược sỹ Nguyễn Việt Thắng Là người có quyền chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi về hoạt động nhân sự, giải quyết các vấn đề về chính sách, chế độ cho cán bộ CNV làm công tác hành chính của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhân sự. 3- Phó giám đốc kinh doanh - Nguyễn Mậu Túc Là người có quyền lên kế hoạch tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm của công ty và các sản phẩm của hãng mà công ty làm đại lý phân phối và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát: Do HĐQT bầu ra có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong ghi chép kế toán, các báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ của công ty, nghị quyết, nghị định của HĐQT. Trong Ban kiểm soát phải có ít nhất một kiểm soát viên có trình độ chuyên môn về kế toán. Công ty cổ phần Traphaco có 7 phòng ban, cụ thể như sau: + Phòng Tổ chức hành chính: chuyên làm nhiệm vụ quản lý hành chính, quản lý nhân sự và các công việc liên quan đến nhân sự. + Phòng Tài vụ: có chức năng hạch toán kế toán, tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực quản lý tài chính, kế hoạch vay vốn ngân hàng nhằm đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho công tác kiểm tra sử dụng, bảo quản các loại vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm các chế độ chính sách, chế độ tài chính của Nhà nước. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế phục vụ cho việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. Giúp cho giám đốc có thể nắm rõ được mọi hoạt động kinh tế của Công ty. + Phòng kế hoạch cung tiêu: Đảm bảo kế hoạch sản xuất sản phẩm, kế hoạch đầu ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lên kế hoạch bao tiêu sản phẩm của công ty. + Phòng đảm bảo chất lượng: Giám sát phân xưởng thực hiện đúng quy trình kỹ thuật để sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng và sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn GMP, ASEAN. Xem xét lại những sai lệch sự cố, các điểm không phù hợp về chất lượng, đề xuất các biện pháp xử lý. Giám sát việc sử dụng vật tư, lao động để xác định vật tư và định mức lao động. + Phòng kiểm tra chất lượng: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng thuốc, kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào và đảm bảo không có thuốc kém chất lượng trước khi đưa ra thị trường. + Phòng nghiên cứu và phát triển: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, xây dựng và thử nghiệm sản phẩm mới cho các phân xưởng. + Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất, bảo đảm về mặt số lượng cũng như chất lượng và chủng loại với giá cả hợp lý… Tổ chức công tác bốc dỡ trong nội bộ công ty, quản lý kho vật tư, thành phẩm. Tổ chức bán hàng tại công ty, lập các cửa hàng bán, phân phối và giới thiệu sản phẩm. Tích cực quan hệ với bạn hàng để mở rộng mạng lưới tiêu thụ. Có thể như tiến hành tiếp thị, quảng cáo sản phẩm nhằm thu hút thêm khách hàng. Đồng thời theo dõi, kiểm tra các đại lý tiêu thụ để kịp thời cung ứng sản phẩm và thu tiền hàng. Để sản xuất ra các sản phẩm của mình Công ty cổ phần Traphaco đã sử dụng 8 phân xưởng sản xuất chính bao gồm: Phân xưởng viên nén, phân xưởng viên hoàn, phân xưởng thực nghiệm, phân xưởng sơ chế, phân xưởng thuốc bột, phân xưởng thuốc mỡ, phân xưởng thuốc ống và phân xưởng tây y. Những phân xưởng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi phân xưởng lại có các chức năng, nhiệm vụ riêng biệt. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất 1.1.3.1. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh: - Sản xuất kinh doanh dược phẩm, vật tư và thiết bị y tế - Chuyên thu mua, chế biến dược liệu - Sản xuất, tư vấn dịch vụ chăm sóc sức khoẻ thẩm mỹ, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược. - Kinh doanh xuất nhập khẩu thuốc 1.1.3.2. Sản phẩm kinh doanh Quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau: Lệnh sản xuất Xuất nguyên phụ liệu Sản xuất pha chế Đóng gói Nhập kho Kiểm nghiệm thành phẩm Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật Đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Từ khi thành lập cho đến nay Công ty cổ phần Traphaco đã sản xuất được hơn 200 loại sản phẩm chữa được nhiều căn bệnh cho con người như thuốc bảo vệ gan lợi mật, bài sỏi, thuốc an thần, thuốc chống dị ứng, thuốc chống ung thư và tăng cường khả năng miễn dịch, thuốc dùng cho mắt mũi, thuốc dùng ngoài da, thuốc đường hô hấp,…. trong đó với các sản phẩm chủ yếu như: BOGANIC, viên sáng mắt, hoạt huyết dưỡng não, nhân sâm tam thất… Do công ty hoạt động trong một lĩnh vực đặc biệt đó là sản xuất kinh doanh dược phẩm, chăm sóc sức khoẻ và chữa bệnh cho con người nên đòi hỏi yêu cầu về kỹ thuật cao, ảnh hưởng của xã hội rộng hơn không chỉ tri thức đa ngành mà còn đòi hỏi cả tính nhân đạo sâu sắc. Do sớm xác định được yêu cầu quan trọng như vậy nên công ty đã không ngừng cố gắng nghiên cứu nguồn dược liệu có từ nguồn gốc thiên nhiên, sạch, an toàn để sản xuất ra nhiều sản phẩm chữa được nhiều bệnh cho con người. Từ những nguồn tài nguyên dân gian được lưu truyền từ cha ông như chè dây, hà thủ ô, actisô thậm chí là gừng, tỏi, nghệ cho đến đan sâm, bạch quả, công ty đã áp dụng công nghệ chiết xuất, bào chế thành những sản phẩm hết sức gần gũi với người dân như hoạt huyết dưỡng não, đan sâm tam thất, Boganic. Từ ngàn xưa đồng bào dân tộc biết rằng lá chè dây để chữa bệnh đau bụng, ợ chua các nhà khoa học Việt Nam đã nghiên cứu trong 10 năm để đưa ra 1 sản phẩm viên nang độc đáo dễ dàng sử dụng đó là viên Ampelop điều trị bệnh viêm loét tá tràng. Một công trình khoa học lớn được nghiên cứu thành công sau 20 năm là viên Cadef đó là sự kết hợp nhuần nhuyễn của các dược liệu như tỏi, mầm thóc, men bia, nhân sâm, tam thất, dừa cạn… sử dụng trong ngăn ngừa và điều trị bệnh ung thư, tăng cường khả năng miễn dịch cho cơ thể đã được chứng minh lâm sàng và mang lại 1 niềm tin, niềm hy vọng lớn lao cho những con người không may bị mắc chứng bệnh hiểm nghèo này. Với phương châm "Công nghệ mới và bản sắc cổ truyền" cộng với những nỗ lực không ngừng mệt mỏi của toàn thể cán bộ, công nhân viên đã làm cho các sản phẩm của Traphaco luôn được người dân tin cậy và ưa chuộng. 1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1.1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán Công ty cổ phần Traphaco là một đơn vị sản xuất có quy mô và địa bàn hoạt động rộng lớn mặc dầu phân tán ở nhiều nơi do đã được trang bị và sử dụng các phương tiện máy móc kỹ thuật hiện đại cho tổ chức công tác kế toán nên để đảm bảo sự quản lý thống nhất tập trung kế toán của đơn vị, dễ phân công sắp xếp công việc kế toán, thuận lợi cho cơ giới hoá công tác kế toán công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì tất cả các khu vực hoạt động ở xung quanh địa bàn Hà Nội như xí nghiệp Dược Hoàng Liệt, xí nghiệp Đông Dược công nghệ cao Văn Lâm, các cửa hàng bán buôn và bán lẻ… đều có bố trí nhân viên kinh tế làm, nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển về phòng kế toán trung tâm tại 75 Yên Ninh - Ba Đình - Hà Nội. Bộ máy kế toán của công ty gồm có 18 nhân viên kế toán, mỗi nhân viên thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau, đó là: + 1 kế toán trưởng: ở Công ty cổ phần Traphaco kế toán trưởng kiêm phó chủ tịch HĐQT người có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo tổ chức bộ máy làm việc nhịp nhàng , gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn các công việc do nhân viên phòng kế toán thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về thông tin mà các kế toán viên cung cấp. + 2 kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng có nhiệm vụ tổng hợp, tính giá thành sản xuất, lập báo cáo Tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Theo dõi kiểm tra đối chiếu các khoản công nợ với từng bộ phận trong công ty; ký nhập vật tư, hàng khai thác, tài sản hàng hoá, kiểm tra và đôn đốc việc hạch toán kết quả kinh doanh hàng khai thác và trong nội bộ của công ty. + 1 kế toán tiền mặt Có nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh toán đúng chế độ tài chính, lưu giữ và quản lý chứng từ gốc, kiểm kê quỹ theo định kỳ, cập nhật thông tin về thu chi tiền mặt, vào máy vi tính chứng từ tiền mặt. + 1 kế toán tiền gửi: Kiểm tra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của Ngân hàng, theo dõi tiền gửi tại Ngân hàng, giao dịch với các Ngân hàng, theo dõi khế ước vay và thời hạn trả nợ, lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin dữ liệu về tiền gửi vào chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính của văn phòng. + 4 kế toán công nợ Có nhiệm vụ mở sổ kiểm tra và theo dõi từng khách hàng mua và bán; quản lý chứng từ hồ sơ liên quan đến công nợ của khách hàng, kiểm tra xác nhận về tiền thanh toán cho khách hàng khi có yêu cầu, thực hiện đủ các báo cáo theo đúng chế độ, khi có yêu cầu kiểm tra phải giải trình bằng sổ sách và chứng từ có liên quan về công nợ và thanh quyết toán công nợ, định kỳ lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng. Cập nhật các thông tin về công nợ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của văn phòng công ty. + 1 kế toán vật tư kiêm tài sản cố định Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi TSCĐ, công cụ dụng cụ đang sử dụng ở các bộ phận trong toàn công ty . Tính giá trị vốn vật liệu xuất kho, mở sổ sách, lập thẻ TSCĐ để theo dõi từng nhóm danh mục TSCĐ của công ty, trích lập khấu hao TSCĐ, định giá lại TSCĐ theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo cập nhật thông tin về tình hình nhập xuất vật tư, tình hình quản lý TSCĐ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán. + 7 kế toán bán hàng Có nhiệm vụ kiểm tra, định khoản và lưu giữ các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm vào phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán. + 1 thủ quỹ Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng quy định của Nhà nước, thu tiền mặt theo đúng phiếu thu, phiếu chi, đúng người nộp và người nhận tiền, cập nhật sổ quỹ, kiểm quỹ định kỳ và đột xuất nếu có lệnh của cấp trên, báo cáo quỹ hàng ngày, lập biên bản kiểm quỹ có sự chứng kiến của các thành phần theo quy định. Có thể khái quát chung về bộ máy kế toán của công ty như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán bán hàng Thủ quỹ Nhân viên kiểm kê ở các đơn vị trực thuộc ở Công ty cổ phần Traphaco phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, có nhiệm vụ thực hiện tổ chức công tác kế toán giúp Giám đốc tổ chức thực hiện công tác thông tin, kinh tế. Để quản lý công việc có hiệu quả thì phòng kế toán của công ty đã phối hợp cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ. Để hỗ trợ một cách đắc lực cho công việc của các nhân viên phòng kế toán, công ty đã trang bị cho phòng kế toán 5 chiếc máy vi tính, 1 máy in giúp các nhân viên kế toán thực hiện 1 cách dễ dàng, nhanh chóng trong việc tính toán số liệu, in ấn và lưu giữ văn bản. 1.1.4.2. áp dụng chế độ kế toán 1.1.4.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay, Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, có thể chia thành 5 loại như sau: Loại 1: Chứng từ về lao động tiền lương Loại 2: Chứng từ về hàng tồn kho Loại 3: Chứng từ về bán hàng Loại 4: Chứng từ về tiền tệ Loại 5: Chứng từ về tài sản cố định 1.1.4.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay Công ty áp dụng chế độ kế toán 1441/TC/QĐ-CĐKT do Bộ Tài chính ban hành. Công ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp thực hiện toàn bộ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ cuối cùng nên hệ thống tài khoản của Công ty khá lớn. Do đó công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành. Bên cạnh đó một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong Công ty. 1.1.4.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty Xuất phát từ đặc điểm cụ thể của Công ty về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của Công ty đã quyết định lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm các loại: * Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, bên cạnh đó việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ ghi sổ cái. * Sổ cái Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc nhiều trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. * Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng nhằm mục đích phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra các thông tin mà kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Có thể khái quát trình tự vào sổ theo hình thức Nhật ký chung của Công ty như sau: Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật kí chung Sổ cái tài khoản Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Đối chiếu 1.1.4.2.4. Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý doanh nghiệp cũng như các cơ quan chủ quản và các đối tượng quan tâm. Do đó, tại công ty đã lập các báo cáo tài chính là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. Còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ - một báo cáo tài chính rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho doanh nghiệp vẫn chưa được công ty chú ý. Các nhân viên kế toán còn tỏ ra xa lạ với việc lập báo cáo này. Bên cạnh đó, công ty cũng mới chỉ dừng lại ở việc lập báo cáo kế toán tài chính còn các báo cáo quản trị cũng vẫn chưa được quan tâm đúng mức, việc sử dụng báo cáo quản trị còn rất ít. 1.2. Tình hình thực tế hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Traphaco 1.2.1. Đặc điểm, phân loại, tính giá nguyên vật liệu tại Công ty * Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nhất là đối với Công ty Traphaco một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm chữa bệnh cho con người. Hiện nay Công ty đang sản xuất vàkinh doanh trên 200 sản phẩm khác nhau. Vì vậy nguyên vât liệu để sản xuất ra các sản phẩm cũng rất đa dạng và phong phú. Mỗi sản phẩm của Công ty được tạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều phải đảm bảo quá trình sản xuất khép kín vô trùng, các dược liệu đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất nghiêm ngặt và khi nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của nó được chuyển dịch 1 lần vào giá trị của sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, Công ty rất chú trọng đến việc quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu vì đó là điều kiện tốt nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho chính công ty. Tại Công ty có hơn 2000 loại nguyên vật liệu khác nhau và nguồn cung cấp nguyên vật liệu này chủ yếu là do mua ngoài. Nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú về số lượng, chủng loại. Ngoài ra nó còn có giá trị, thời hạn sử dụng, yêu cầu bảo quản rất khác nhau. Đối với những sản phẩm làm ra từ thực vật như tỏi, nghệ, gừng, astiso, chè dây… là những thứ mà trong nước sản xuất được thì công ty mua trong nước, với những loại nguyên vật liệu mà giá cả tương đối ổn định, ít biến động thì công ty dự trữ với khối lượng vừa đủ, còn đối với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thì Công ty đã lên kế hoạch thu mua đúng thời vụ để đảm bảo giá thành và đảm bảo đủ số lượng để phòng thời kỳ chúng khan hiếm. Còn lại chủ yếu là những loại nguyên vật liệu mà Công ty phải nhập từ nước ngoài như một số hoá chất, vitamin C, vitamin B1, Aspirin… và phải lên kế hoạch nhập khẩu từ trước vì trong nước không thể chủ động được loại nguyên vật liệu đó. Từ những đặc điểm nêu trên nên việc quản lý nguyên vật liệu rất được Công ty chú trọng. Để tránh nhầm lẫn trong công ty quản lý và nguyên vật liệu nhất là đối với ngành dược tên của nguyên vật liệu thường mang tên của thành phần hoá học rất khó nhớ, để tiện cho việc quản lý và thuận tiện trong quá trình sử dụng Công ty đã xây dựng được một hệ thống mã hoá nguyên vật liệu theo phương pháp gợi nhớ: mỗi nguyên vật liệu của Công ty được mã hoá bằng 5 ký tự trong đó ký tự đầu tiên dùng để phân biệt nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, 4 ký tự còn lại là 4 chữ cái đầu tiên của tên nguyên vật liệu đó. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Danh mục vật tư của Công ty được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2: Bảng danh mục mã vật tư của Công ty STT Mã VT Tên vật tư ĐVT TK VT TK GV TK DT TK hbbtl 1 1AASC Axit ascocbic Kg 1521 6321 5111 5311 2 1ABEN Axit benzoric Kg 1521 6321 5111 5311 3 1ABOR Axit boric Kg 1521 6321 5111 5311 … … … … … … … 581 2DAU1 Đầu xịt lọ Hexatra Cái 1522 6321 5111 5311 582 2DAUX Đầu xịt lọ nhỏ mũi Nostravin Cái 1522 6321 5111 5311 … … … … … … … … Vì số lượng nguyên vật liệu và chủng loại, đa dạng nên công ty đã tiến hành phân loại từng thứ dược liệu theo tiêu chuẩn hoá học để sắp xếp vào những chỗ phù hợp nhằm tránh hư hao, hỏng và mất mát. Công ty đã tiến hành mã hoá, phân loại chúng vào các kho khác nhau để tiện việc theo dõi và quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho. Hiện nay công ty đang sử dụng một số các kho sau: Bảng 3: Danh mục kho hàng của Công ty Mã kho Tên kho KH008 Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh KH009 Kho phụ liệu 75 Yên Ninh KH010 Kho hoá chất dược liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KH011 Kho phụ liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KH011 Kho dược liệu Phú Thượng … … * Phân loại: Vì do đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nên công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành 2 loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm nên nó là đối tượng chủ yếu của Công ty. + Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm như: bông, hộp, vỉ, chai, giấy gói, đơn, nhãn… Ngoài ra công ty còn xếp các loại nhiên liệu như: xăng, gas, than củi… vào nguyên liệu phụ. * Tính giá: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, phương pháp tính giá một cách hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ, mục đích của hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay, ở các doanh nghiệp nói chung và ở Công ty cổ phần Traphaco nói riêng đều thực hiện, đánh giá hàng tồn kho theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. - Nếu nguyên vật liệu nhập do mua ngoài công ty tính theo: = + + - - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do tự sản xuất hoàn thành thì trị giá vốn thực tế là giá thành sản xuất ra vật liệu đó. - Đối với vật liệu xuất kho thì giá xuất được tính theo phương pháp bình quân gia quyền của kỳ dự trữ: Đơn giá nh quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá vốn thực tế của vật liệu nhập trong kỳ Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập trong kỳ = x Vì Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên đơn giá bình quân này được cài đặt sẵn trong máy cho từng thứ vật liệu riêng theo công thức trên, kế toán chỉ cần nhập liệu vào số lượng xuất, còn trị giá vốn thực tế xuất kho là do máy tự động tính vào thời điểm cuối kỳ. 1.2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong công ty có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó, có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy công ty rất chú trọng đến việc hạch._.