Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần FORMACH

quản lý giám sát chặt chẽ việc sử dụng lao động, vật tư. Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhiệm vụ của các doanh nghiệp không chỉ sản xuất ngày càng nhiểu sản phẩm có chất lượng cao mà còn phải chú trọng đến công tác quản lý yếu tố đầu vào đó là nguyên vật liệu. Đây là một trong những nhân tố quan trọng nhất trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố không thể thiếu được của mọi quá trình sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động về chi phí vật liệu làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm đồng thời làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Để quản lý có hiệu quả đối với một hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung doanh nghiệp phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó kế toán cũng được xem là một công cụ hữu hiệu. Kế toán là một công cụ điều hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra bảo vệ tài sản sử dụng nguồn vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý của Công ty việc cải tiến sử dụng vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm có hiệu quả góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, em đã chọn đề tài : " Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Formach". Làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp . Nội dung chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Formach Phần II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần formach Phần III: Đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiệncông tác hạch toán NVL tại công ty cổ phần formach Phần I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Formach I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần formarch 1. Quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của Công ty: Công ty cơ khí Lâm nghiệp nay đổi tên thành Công ty Cổ phần FORMACH (FORETRY MACHINERY COMPANY) là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định 388/HĐBT. FORMACH trực thuộc Tổng Công ty Lâm sản Việt Nam do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thông quản lý. Tiền thân của Công ty Cơ khí Lâm nghiệp là xưởng cơ khí 19/3 được thành lập từ năm 1964 trực thuộc Tổng cục Lâm nghiệp. Sau đó đổi tên thành Nhà máy Cơ khí 19/3. Có nhiệm vụ gia công cơ khí, cơ khí và sửa chữa. Đến năm 1982 Nhà nước và Bộ lâm nghiệp mới duyệt luận chứng cho phép Nhà máy 19/3 cải tạo đầu tư chiều sâu để thực hiện nhiệm vụ sản xuất cơ khí phục vụ ngành Lâm nghiệp. Năm 1985, Bộ Lâm nghiệp có quyết định số 1223/TCCB ngày 2 tháng 11 năm 1985 cho đổi tên Nhà máy cơ khí 19/3 thành Nhà máy Chế tạo máy Lâm nghiệp trực thuộc Bộ Lâm nghiệp. Sau đó Bộ Lâm nghiệp thành lập Liên hiệp các Xí nghiệp cơ khí Lâm nghiệp có Nhà máy chế tạo máy Lâm nghiệp là một trong các thành viên. Và đến năm 1993 Bộ Lâm nghiệp có quyết định 803.TCLĐ ngày 1/11/1993 chuyển đổi tổ chức và hoạt động của Liên hiệp các Xí nghiệp Cơ khí Lâm nghiệp thành Tổng Công ty cơ khí Lâm nghiệp Việt Nam (có tên giao dịch nước ngoài là Vietnam national forestry machinary corporation - formach) - Thuộc Bộ Lâm nghiệp, đồng thời đổi tên Nhà máy chế tạo máy Lâm nghiệp thành Nhà máy Trung tâm - Trực thuộc Tổng Công ty Cơ khí Lâm nghiệp Việt Nam. Năm 1995, Bộ Lâm nghiệp có quyết định số 140/TCLĐ ngày 9 tháng 3 năm 1995 thành lập Doanh nghiệp Nhà nước, Nhà máy cơ khí Trung tâm (tìên thân là Nhà máy Trung tâm). Sau đó theo quyết định và quá trình thay đổi sắp xếp lại cơ cấu tổ chức của Chính phủ. Theo quyết định số 667/TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Lâm nghiệp ký ngày 4 tháng 10 năm 1995 về việc tổ chức lại các Liên hiệp Tổng Công ty trực thuộc Bộ thành lập lên Tổng Công ty Lâm sản Việt Nam. Cuối năm 1995 cùng với sự kiện Quốc tế Việt nam quyết định sát nhập ba bộ: Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm; Bộ Lâm nghiệp; Bộ Thủy lợi, thành Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Tháng 12 năm 1995 Bộ ra quyết định sát nhập Công ty Kinh doanh Vật tư cơ khí Lâm nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước. Công ty hạch toán theo chế độ hạch toán độc lập, tự chủ tài chính có tư cách pháp nhân. Trong quá trình xây dựng và phát triển về công tác Cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước. Công ty Cơ khí Lâm nghiệp đổi tên thành Công ty Cổ phần FORMACH theo quyết định số 595/QĐ/BNN-TCCB ngày 23/2/2001 và số 1592/QĐ/BNN-TCCB ngày 23/4/2001. Cùng với sự ra đời và hoạt động lâu năm đến nay Công ty đã trưởng thành và là một trong các đơn vị kinh doanh vững mạnh đủ sức đáp ứng yêu cầu của thị trường trong nước và ngoài nước. Công ty chỉ mở một số cửa hàng bán hàng và giới thiệu sản phẩm. Hàng hóa của Công ty là những máy móc và công cụ loại vừa, những mặt hàng lớn. 1.1. Thành viên trực thuộc của Công ty Cổ phần FORMACH bao gồm: - Công ty Kinh doanh vật tư Công ty Cơ khí Lâm nghiệp Hà Nội. - Chi nhánh Đại diện Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. - Chi nhánh Công ty Cơ khí Lâm nghiệp Đà Nẵng. - Nhà máy Cơ khí Tam Hiệp - Hà Nội. Trước sự đổi mới của nền kinh tế, nước ta chuyển từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh quyết liệt của các doanh nghiệp cùng ngành ở trong nước và nước ngoài với những yêu cầu mới của thị trường, đây là những khó khăn thử thách lớn của Công ty. Để đáp ứng được kịp thời yêu cầu của thị trường trong nước và nước ngoài, Công ty đã chủ động đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ có tay nghề cao với các kỹ sư có trình độ cao. Đến nay Công ty đã có hơn 700 cán bộ có tay nghề cao, các cán bộ kinh doanh năng động và lực lượng công nhân lành nghề. Với hơn 30 năm hoạt động và trưởng thành, Công ty Cổ phần FORMACH là một Công ty có tư cách pháp nhân, với một bộ máy hoàn chỉnh hoạt động theo phương thức hạch toán kinh tế theo đúng cơ chế thị trường hiện hành. Công ty có tài khoản tiền Việt và ngoại tệ tại Vietcombank và có con dấu riêng theo quy định Nhà nước, việc sử dụng phân chia lợi nhuận cho Công ty quyết định. Công ty được sử dụng vốn được giao, tuy nhiên việc điều hành chung phải theo quyết định của Tổng Công ty. 1.2. Các mặt hàng chủ yếu của Công ty: - Máy lâm nghiệp, cầu trục, cổng trục - Kinh doanh cơ khí - Kinh doanh xăng dầu - Kinh doanh các mặt hàng khác như: Linh kiện xe máy, xe máynguyên chiếc, xe ôtô các loại, phụ tùng ô tô máykéo, lớp ôtô các loại, vật liệu xây dựng, thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu. - Xuất khẩu các loại phụ tùng và máy chế biến gỗ, gỗ tinh chế và các mặt hàng công nghiệp khác. - Nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất như: Thép các loại, phụ tùng cho cần cẩu, cẩu trục… Trên cơ sở là một Công ty Cổ phần vốn ban đầu là do Nhà nước cấp và do các cổ đông góp vốn. Ngoài ra Công ty còn thực hiện nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với mục đích và nội dụng kinh tế của Công ty. Sử dụng có hiệu quả nguồn gốc sẵn có, giữ vững tỷ lệ bảo toàn và phát triển vốn, tích lũy vốn để phát triển sản xuất kinh doanh, đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thực hiện tốt công tác cán bộ, tuân thủ các chế độ Bảo hiểm lao động, Bảo hiểm xã hội, chú trọng hơn nữa công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nhằm nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn, thực hiện đầy đủ các chế độ an toàn bảo hộ lao động. Quản lý chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo quy chế hiện hành của Công ty. Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về hoạt động và tài sản của mình. Tổ chức hoạt động kinh tế theo pháp luật của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Theo luật doanh nghiệp và các điều lệ quy định do Nhà nước đưa ra. 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. - Chức năng: Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng gia công cơ khí, các máy nâng hạ, máy chế biến gỗ ... - Nhiệm vụ: + Thiết kế, sản xuất các mặt hàng cơ khí theo đơn đặt hàng. + Tổ chức mua vật tư phục vụ sản xuất. + Tổ chức tìm kiếm thị trường 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty. Formach có tổng diện tích mặt bằng trên 50.000m2, khu sản xuất chính chiếm 23.000m2 với các hệ thống nhà xưởng và kho tàng tương đối hoàn chỉnh và hiện đại. Công ty là một doanh nghiệp nhà nước nên Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và thực hiện chế độ hạch toán độc lập. Công ty bao gồm 6 phân xưởng chính với những chức năng và nhiệm vụ riêng biệt: Phân xưởng đúc rèn, Phân xưởng cơ khí, Phân xưởng máy trục và kết cấu trục, Phân xưởng cơ điện, Phân xưởng khảo nghiệm và phân xưởng lắp ráp. Quản lý phân xưởng là Quản đốc và Phó quản đốc có nhiệm vụ quản lý công nhân trong công tác sản xuất sản phẩm, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về tình hình sản xuất cũng như quản lý về lao động. - Phân xưởng đúc rèn : Tạo ra các phôi cho các sản phẩm. - Phân xưởng cơ khí : Sản xuất và chế tạo các bộ phận cấu thành nên sản phẩm. - Phân xưởng máy trục và kết cấu trục : sản xuất các loại cầu trục và kết cấu trục. - Phân xưởng cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa lắp đặt các thiết bị, linh kiện điện của cầu trục và kết cấu trục, quản lý toàn bộ mạng lưới điện cấp cho các phân xưởng và các phòng ban. - Phân xưởng khảo nghiệm: Có nhiệm vụ khảo sát quá trình sản xuất và hình thành nên sản phẩm, trên cơ sở đó sẽ tiến hành kiểm nghiệm chất lượng của sản phẩm ở từng bộ phận và công đoạn sản xuất. - Phân xưởng lắp ráp: Hoàn thành lắp ráp tất cả các sản phẩm do Công ty sản xuất và hợp đồng đã được ký kết. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty. Formach là một doanh nghiệp Nhà nước nên Công ty áp dụng chế độ một thủ trưởng. Lãnh đạo cao nhất là giám đốc. Người điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm chính về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Trực thuộc quản lý trực tiếp của Giám đốc có 02 phòng ban. + Phòng Kế toán - Tài chính: Có nhiệm vụ thống kê, hạch toán kinh tế, kiểm soát hoạt động kinh tế Tài chính của Công ty. + Phòng Tổ chức cán bộ: Có nhiệm vụ tham mưu về công tác tổ chức hoạt động kinh doanh, quản lý cán bộ công nhân viên và toàn bộ công tác tiền lương cho toàn Công ty. Formach có 04 phó giám đốc phụ trách kinh doanh, hành chính, kỹ thuật, sản xuất, mỗi một phó giám đốc phụ trách quản lý các phòng ban trực thuộc có liên quan. - Phó Giám đốc Kinh doanh: Chỉ đạo chung về hoạt động kinh doanh, khảo sát thị trường, tìm kiếm bạn hàng, giao dịch kinh doanh, ra các quyết định mua bán trao đổi. Quản lý trực tiếp các phòng ban: + Phòng xuất nhập khẩu: Tìm hiểu mở rộng thị trường nhập NVL và xuất sản phẩm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Phó giám đốc kinh doanh. + Phòng Kế hoạch Vật tư: Có nhiệm vụ tham mưu, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về công tác kế hoạch và cung ứng vật tư cho sản xuất của toàn Công ty. + Phòng Kinh tế - Thị trường: Có nhiệm vụ tìm kiếm hợp đồng và khảo sát giá cả vật tư trên thị trường, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Phó Giám đốc kinh doanh. - Phó giám đốc Hành chính: Quản lý công tác an ninh quân sự, phòng cháy chữa cháy, quan hệ với địa phương, các đoàn thể, các tổ chức xã hội, phụ trách đời sống sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên, ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật... Trực tiếp quản lý các phòng ban: + Phòng Hành chính hay Văn phòng Công ty: Chịu trách nhiệm giải quyết toán bộ công tác văn phòng, y tế, lưu trữ và các công tác phục vụ khác. - Phó Giám đốc kỹ thuật: Quản lý theo dõi và ra các quyết định về các vấn đề kỹ thuật, quản lý thiết bị. Trực tiếp quản lý các phòng ban: + Phòng Kỹ thuật - Công nghệ: có nhiệm vụ tư vấn và triển khai các phương án kỹ thuật phục vụ sản xuất. - Phó Giám đốc sản xuất: Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và thay Giám đốc điều hành Công ty khi Giám đốc đi vắng. Trực tiếp quản lý các phòng ban. + Phòng Điều độ sản xuất: Có nhiệm vụ điều phối sản xuất, chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất của Công ty. + Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng các sản phẩm của Công ty trước khi nhập kho để giao cho khách hàng. + Các phân xưởng. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của Công ty (Sơ đồ 6) Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh của công ty báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần formach Chỉ tiêu Mã số Năm 2006 Đvt: Triệu đồng Năm 2007 1 2 3 4 Tổng doanh thu 1 20,612 38,792 Trong đó: DT hàng xuất khẩu 2 Các khoản giảm trừ (05+06+07) 3 Giảm giá hàng bán 5 Hàng bán trả lại 6 Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK phải nộp 7 1.Doanh thu thuần (01-03) 10 20,612 38,792 2.Giá vốn hàng bán 11 16,476 32,195 3.Lợi nhuận gộp (10-11) 20 4,136 6,597 4.Chi phí bán hàng 21 83 1,415 5.Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 1,605 2,285 6.Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD (20-(21+22)) 30 2,448 2,897 7. Thu nhập hoạt động tài chính 31 284 144 8. Chi phí hoạt động tài chính 32 2,227 1,306 9. Lợi nhuận hoạt động tài chính (31-32) 40 (1,943) (1,162) 10. Các khoản thu nhập bất thường 41 12 11. Chi phí bất thường 42 0,270 9 12.Lợi nhuận bất thờng (41-42) 50 (0,270) 3 13. Tổng lợi nhuận trớc thuế (30+40+50) 60 504 1,738 14. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 70 161 486 15. Lợi nhuận sau thuế (60-70) 80 343 1,252 Qua báo cáo tài chính ta thấy tổng doanh thu của công ty năm 2007 tăng 88.2% so với năm 2006. Lợi nhuận sau thuế tăng 265%. Trong 2 năm 2006 – 2007 các chỉ tiêu kinh tế của công ty đều tăng, để có được kết quả này là nhờ có sự phấn đấu lỗ lực của toàn thể CBCNV công ty. Với kết quả đó càng làm tăng uy tín và năng lực của công ty trên thị trường trong và ngoài nước. 6. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Formach 6.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo (sơ đồ 7) 6.2. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty. Công ty có qui mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, kết hợp với đội ngũ kế toán có trình độ tương đối cao và năng động. Do đó Công ty thực hiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Năm tài chính: từ 1/1 đến 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép tính toán là đồng Việt Nam. Phương pháp tính thuế GTGT: là phương pháp khấu trừ. Kỳ báo cáo kế toán theo tháng. Hệ thống báo cáo tài chính kế toán bao gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Thuyết minh báo cáo tài chính. + Báo cáo luân chuyển tiền tệ. 6.3. Một số đặc điểm về phần hành kế toán. 6.3.1. Kế toán nguyên vật liệu. - Tài khoản (TK) sử dụng: TK 152 và các tài khoản liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ, thẻ kho, sổ cái TK 152 6.3.2. Kế toán tài sản cố định. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 211 và 6 TK cấp II. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái tài khoản 211. 6.3.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 334, TK 338 và các tài khoản liên quan khác 111, 112... - Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái tài khoản 334, 338. 6.3.4. Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 621, 623 và các tài khoản liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái TK 621 và sổ chi tiết tài khoản 621. 6.3.5. Kế toán thuế. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 133, 333... II. Hạch toán NVL trong doanh nghiệp . 1. Kế toán chi tiết NVL 1.1 Chứng từ kế toán sử dụng Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán NVL bao gồm : - Phiếu Nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT) - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH ) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03 – BH ) - Hóa đơn GTGT Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 - VT ) , biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 – VT ), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT ) ...Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định, đúng nội dung và phương pháp lập. 1.2. Sổ kế toán chi tiết NVL Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết doanh nghiệp đã lựa chọn mà kế toán sử dụng các loại sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho (Mẫu số 06-VT) - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. - V v... Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở theo các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng lũy kế tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3. Thủ tục chứng từ nhập xuất NVL - Thủ tục chứng từ cần thiết trong doanh nghiệp thu mua và nhập kho NVL. Nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL các doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là: Hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) và phiếu nhập kho. Hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng ghi rõ họ, tên, số lượng, loại hàng, đơn giá, số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Nếu hàng chịu thuế GTGT thì hóa đơn này bao gồm cả thuế GTGT, trường hợp doanh nghiệp mua NVL tự do thì doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng thay cho hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập nghi rõ số lượng theo hóa đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào sổ. Như vậy, phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Trong trường hợp nhập kho với số lượng lớn, các loại nguyên liệu có tính lý hóa phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hoặc trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lượng, chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì doanh nghiệp lập bảng kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. - Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho NVL. Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì khi xuất kho NVL phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng với người ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng NVL thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. 1.4. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL 1.4.1. Phương pháp ghi thẻ song song (sơ đồ 1) Tại kho NVL: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày được thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho.Theo định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất tồn kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại NVL. Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng : Được áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.4.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (sơ đồ 2) Tại kho NVL: Việc ghi chép của thủ kho cũng giống như cách ghi chép trong phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán : Kế toán không sử dụng sổ (thẻ) chi tiết để ghi hàng ngày mà sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi hàng tháng vào cuối mỗi tháng. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm, trên sổ hàng tháng kế toán phản ánh tình hình nhập xuất NVL, mỗi NVL được ghi một dòng trên sổ vào cuối tháng. Kế toán có thể sử dụng Bảng kê nhập xuất NVL, cuối tháng tổng hợp số liệu và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Ưu điểm: Khối lượng ghi chép được giảm bớt, dễ làm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng . Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc đối chiếu, kiểm tra cũng được tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng kiểm tra. Phạm vi áp dụng: Được áp dụng đối với các doanh nghiệp ít nghiệp vụ nhập xuất, kế toán phải kiêm nhiều nhiệm vụ. 1.4.3. Phương pháp sổ số dư (sơ đồ 3) Tại kho NVL: Thủ kho dùng để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập – xuất. Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng lũy kế nhập, xuất rồi từ các bảng lũy kế (nhập, xuất) lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng nhóm, từng loại NVL theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn ( cột số tiền ) và số liệu kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc được tiến hành đều đặn trong tháng. Nhược điểm: Do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của loại NVL về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn . Phạm vi áp dụng : Được áp dụng trong các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại NVL và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán và trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 2. Kế toán tổng hợp NVL: NVL là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.Theo quyết định QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 thì trong một doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong hai phương pháp kế toán do chế độ qui định : - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho các vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Việc xác định giá trị NVL xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị NVL tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng lớn. - Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán biến động tổng hợp NVL trong kho tại các danh điểm trong doanh nghiệp là tài khoản 152”nguyên vật liệu” Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 bao gồm : +TK 1521: Nguyên vật liệu chính +TK 1522: Nguyên vật liệu phụ +TK 1523: Nhiên liệu +TK 1524: Phụ tùng thay thế +TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản +TK 1528: Các nguyên vật liệu khác Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 331,333,133,111,112,621,141,...và tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà còn mở thêm các tài khoản cấp 2,3 khác. - Sơ đồ hạch toán : (Được thể hiện bằng sơ đồ 4) 2.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập – xuất vật liệu trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Trong kỳ tình hình nhập, xuất kho NVL được theo dõi ở một tài khoản riêng TK 611 ”mua hàng”, còn TK 152 chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Còn giá trị hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ, được xác định theo công thức: Trị giá NVL xuất kho = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ - Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ - Phương pháp này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. - Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán biến động tổng hợp NVL là TK 611 “mua hàng “. + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hóa Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112,621,.... và tùy từng doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản cấp 2,3 khác Sơ đồ hạch toán (Được thể hiện bằng sơ đồ 5). 3. Sổ kế toán tổng hợp NVL theo các hình thức kế toán. Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng bốn hình thức kế toán là: Sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và hình thức nhật ký chung. Trong khuôn khổ luận văn và để phù hợp với phần thực trạng em xin trình bày hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Ghi chép hàng ngày Ghi chép cuối tháng Chứng từ gốc và các bảng ghi sổ Đối chiếu Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần Formach 1. Đặc điểm chung về NVL sử dụng ở Công ty: Sản phẩm sản xuất của Công ty hiện nay có khoảng 50 loại sản phẩm khác nhau: Cầu trục, bán cầu trục, Cổng trục, máy chế biến gỗ ... Vì thế lượng NVL mà Công ty sử dụng cũng rất lớn khoảng 200 loại NVL: Thép tấm, thép hình, đồng, ô xy, que hàn... Chỉ tính riêng các loại NVL chủ yếu đã chiếm khoảng 40,6% tổng số vốn lưu động của Công ty. Đặc biệt, trong quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm. Hầu hết các NVL đều được Công ty thu mua từ các doanh nghiệp trong nước. Nhưng để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tạo sức mạnh cạnh tranh trên thị trường Công ty đã nhập khẩu một số NVL đặc chủng để cấu thành nên sản phẩm của Công ty mà thị trường trong nước chưa sản xuất được. 2. Phân loại và đánh giá NVL ở Công ty 2.1. Phân loại NVL: Công ty có khoảng 200 loại NVL mỗi loại có một vai trò và vị trí khác nhau. Để đảm bảo cho công tác quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả, Công ty phân loại NVL thành các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Thép tấm, thép hình, đồng, tôn... trong đó chiếm tỷ trọng cao là thép L, I, U đây là đối tượng lao động chủ yếu, là vật liệu chính để hình thành nên sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Sơn keo, mỡ bôi trơn, hoá chất... là những đối tượng không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó góp phần làm cho sản phẩm của Công ty bền và đẹp hơn. - Nhiên liệu: Các loại xăng, dầu, than đá, đất đèn... cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. - Phụ tùng thay thế: Vòng bi, vòng đệm, các loại gioăng... nhằm thay thế và sửa chữa các thiết bị. 2.2. Đánh giá NVL: Trị giá NVL của Công ty được xác định theo giá thực tế nhằm đánh giá chính xác về chi phí NVL trong quá trình sản xuất. 2.2.1. Đối với NVL nhập kho: - Đối với vật liệu nhập kho trong nước: Vật liệu mua ngoài nhập kho được đánh giá theo công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT) + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm giá Ví dụ : Theo hóa đơn GTGT số 054671 ngày 17/5/2007. Công ty đã mua của Công ty kinh doanh kim khí và thiết bị Hà Nội 2.500 kg thép hình U40x40x40, đơn giá chưa có thuế GTGT là 5193 đ/kg. Công ty thiết bị Hà Nội giao tận kho nên đơn giá này bao gồm cả cước phí vận chuyển. Giá thực tế NVL nhập kho = 2.500 x 5.193 = 12.982.500 Đối với vật liệu nhập kho từ nguồn nhập khẩu : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua Tùy đặc điểm từng lần vận chuyển, từng thỏa thuận mua hàng mà công ty linh động trong việc xác định chi phí vận chuyển. Trường hợp bên bán vận chuyển NVL và tính luôn chi phí vận chuyển vào giá ghi trên hóa đơn thì: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hóa đơn Trường hợp công ty phải tự vận chuyển thì: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá hóa đơn + chi phí vận chuyển bốc dỡ Đối với vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế nguyên vật liệu được tính : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế của NVL thuê ngoài gia công + Chi phí vận chuyển Đối với vật liệu tự gia công: thì kế toán vật tư tiến hành đánh giá theo giá thực tế bao gồm chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung dựa trên bảng tổng hợp quyết toán vật tư gia công. Ví dụ : Theo bảng giá gia công cầu trục 20 tấn ngày 12/05/2007 của công ty: Trị giá nguyên vật liệu xuất gia công: 9.500.000 đồng Chi phí nhân công: 4.000.000 đồng Chi phí sản xuất chung: 2.500.000 đồng Trị giá nguyên vật liệu gia công nhập kho là: 9.500.000 + 4.000.000 + 2.500.000 = 16.000.000 đồng 2.2.2. Đối với NVL xuất kho: Để tính giá NVL xuất kho Công ty đã sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền. Công thức tính: Đơn giá thực tế bình quân = Giá trị thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ Căn cứ vào Đơn giá bình quân tính được ở cuối kỳ và số lượng NVL xuất kho trong kỳ, kế toán xác định được giá thực tế NVL xuất trong kỳ: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng VL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Ví dụ: Tính giá xuất kho của Thép I 350 x 143 x 13. Số lượng tồn đầu tháng 5/2007 của NVL chính : Thép I 350 x 143 x 13, số lượng: 17.385 kg ; Số tiền : 88.472.265 đồng Trong tháng 5/2007 : Nhập số lượng : 2.000kg ; Số tiền : 10.080.._.