Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần dược phẩm Hà Tây

tranh quyết kiệt. Để đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng sản xuất ngoài vấn đề nâng cao và cải tiến kỹ thuật còn đòi hỏi các Doanh nghiệp phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm mà vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Trong đó khâu quản lý chi phí nguyên vật liệu là rất quan trọng, để làm tốt được việc này thì ngay từ khâu thu mua, nhập xuất, dự trữ đến sử dụng nguyên vật liệu phải được ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời từ đó đề ra những biện pháp quản lý nguyên vật liệu nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, hợp lý và đúng đắn. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây, em đã nhận thấy tầm quan trọng của chi phí nguyên vật liệu cũng như kế toán nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh và những bức xúc xung quanh việc hạch toán nguyên vật liệu. Em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây”. Chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Phần III: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây. Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán Nguyên vật liệu Trong Doanh nghiệp I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu. 1. Đặc điểm của Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động do lao động làm ra thì nó mới trở thành nguyên vật liệu. * Đặc điểm của nguyên vật liệu: - Về mặt hiện vật: Thì trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ nó không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. 2. Phân loại Nguyên vật liệu. Trong Doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhóm thứ khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu công tác quản lý và hạch toán phải phân loại Nguyên vật liệu theo những tiêu thức phù hợp. * Phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới. Bán thành phẩm mua ngoài được dùng cho mục đích tiếp tục sản xuất ra sản phẩm cũng được coi là nguyên vật liệu chính. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hay phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn … - Nhiên liệu: Là loại vật liệu được dùng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạy động máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt … - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị mà Doanh nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế máy móc thiết bị. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại thiết bị phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như: gỗ, sắt, thuỷ tinh hoặc phế. * Phân loại theo mục đích sử dụng Nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý Doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. * Phân loại theo nguồn gốc Nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến. - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. 3. Tính giá Nguyên vật liệu. Tính giá Nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của Nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Theo chuẩn mực kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào chuẩn mực số 01 về kế toán hàng tồn kho quy định các phương pháp đánh giá vật tư hàng hoá tồn kho. Hiện nay có 4 phương pháp tính giá sau: - Phương pháp Nhập trước, xuất trước. - Phương pháp Nhập sau, xuất trước. - Phương pháp Bình quân gia quyền. - Phương pháp tính theo giá đích danh. Về nguyên tắc: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động nên phải được đánh giá theo giá vốn vật liệu mua mua sắm, gia công hoặc chế biến. Tuy nhiên, do đặc điểm của Nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất và yêu cầu của công tác kế toán Nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán Nguyên vật liệu việc tính giá phải được tính giá theo giá thực tế. a. Đối với Nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của Doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau. Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá vốn của Nguyên vật liệu được xác định khác nhau. Giá thực tế của Nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn (gồm cả thuế nhập khẩu nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho …) trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có). Nhưng hiện nay theo quy chế, luật thuế GTGT mới được áp dụng từ ngày 1/1/1999. - Đối với các Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì được phản ánh như sau: + Trường hợp vật tư mua ngoài về nhập kho có hoá đơn GTGT hoặc có hoá đơn đặc thù cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hoá phản ánh theo giá mua vào không có thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo dõi trên TK 133: Thuế GTGT đầu vào. + Trường hợp vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài không có hoá đơn thuế GTGT hoặc có hoá đơn GTGT (theo phương pháp trực tiếp) dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT thì giá trị vật tư hàng hoá dịch vụ mua ngoài được phản ánh theo giá thanh toán. + Trường hợp vật tư mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT (theo phương pháp khấu trừ) và không chịu thuế GTGT, mà không hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào thì giá trị vật tư được phản ánh theo giá chưa có thuế GTGT. Đến cuối kỳ kế toán mới xác định được số thuế GTGT được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu. - Đối với Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: thì giá vật tư mua ngoài có hoá đơn thuế GTGT và không có hoá đơn thuế GTGT dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá trị thực tế nhập kho được phản ánh theo giá thanh toán, thuế GTGT không được khấu trừ. - Đối với vật liệu do Doanh nghiệp tự gia công chế biến: Thì trị giá vốn nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu gia công chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất thuê gia công chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về Doanh nghiệp, công số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến hay còn gọi là giá thanh toán. - Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh: Là trị giá do hội đồng liên doanh đánh giá. - Phế liệu được tính giá theo giá ước tính, hoặc theo giá cả thị trường. b. Đối với vật liệu xuất kho: Để tính toán, phân bổ chính xác chi phí thực tế về Nguyên vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất ở các Doanh nghiệp trong trường hợp kế toán sử dụng giá thực tế của Nguyên vật liệu. Ta có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: * Tính giá trị thực tế Nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Trị giá thực tế Số lượng x Đơn giá bình quân NVL xuất kho xuất kho gia quyền Trong đó: Đơn giá bình quân Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập đầu kỳ gia quyền Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập đầu kỳ Cách tính: Xuất lô hàng nào thì tính giá nhập lô hàng đó. * Tính giá trị thực tế theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho trước sẽ được xuất trước, vì vậy lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này lam cho chi phí kinh doanh của doanh nghiêph không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. * Tính giá trị thực tế theo phương pháp nhập sau, xuất trước. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ được dùng trước, vì vậy việct ính giá xuất của nguyên vật liệu được làm ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán tính giá nguyên vật liệu kịp thời và giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức * Tính giá vật liệu theo giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệi diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phuức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất tồn trong kho vật liệu trong khi chưa tính được giá của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng công tác kế toán nhập xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán cuả vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá kế hoạch. Trị giá thực tế của vật Trị giá hạch toán của vật x Hệ số giá liệu xuất dùng trong kỳ Liệu xuất dùng trong kỳ vật liệu Trong đó: Hệ số giá Giá trị giá thực tế của vật + liệu tồn kho đầu kỳ Giá trị giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ vật liệu Giá trị giá hạch toán của vật + liệu tồn kho đầu kỳ Giá trị giá hạch toán của vật nhập kho trong kỳ Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của Doanh nghiệp mà trong các phương pháp tính giá thực tế hay hệ số giá (trong các trường hợp sử dụng giá hạch toán) có thể tính cho từng nhóm hoặc cả loại Nguyên vật liệu. Từng cách tính giá và phương pháp tính giá thực tế xuất kho đối với Nguyên vật liệu có nội dung ưu điểm và các điều kiện áp dụng phù hợp. Do đó doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của kế toán, yêu cầu quản lý cũng như điều kiện trang thiết bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký phương pháp áp dụng thích hợp. 4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu. Xuất phát từ yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và vị trí của kế toán đối với công tác quản lý tài chính trong các Doanh nghiệp sản xuất. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán hạch toán Nguyên vật liệu được thể hiện: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp. - Tổng hợp chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. II. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Khái niệm và tài khoản hạch toán. * Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản về sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập, xuất. Như vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp kê khai thường xuyên được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho. Sau khi đã được tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra, giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên các tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá trị thực tế. Tài khoản 152 có thể được mở thành các tài khoản cấp 2, 3 để kế toán chi tiết theo từng nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đi đường đã về nhập kho. - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã được khấu trừ và còn được khấu trừ. - Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán. - Ngoài ra quá trình hạch toán còn được sử dụng một số tài khoản khác như: tài khoản 111, 112, 128, 222, 241, 141, 441, 621, 627, 641, 642 … 2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a. Nhập kho Nguyên vật liệu: - Khi mua Nguyên vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá mua không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111, 112: Trả tiền ngay Có TK 331, 311, 141... - Khi hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho, trong tháng khi nhận được hoá đơn kế toán tạm lưu hoá đơn này vào hàng mua đang đi đường. Nếu cuối tháng hàng mua đang đi đường vẫn chưa về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá mua không có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141 Sang tháng sau khi hàng của các tháng trước về nhập kho (có phiếu nhập kho) kế toán ghi: Nợ TK 152: Hàng mua nhập kho Nợ TK 621, 627, 641, 642: Hàng mua đưa vào sử dụng ngay Nợ TK 157: Hàng mua về gửi ngay cho người mua Nợ TK 632: Hàng mua về bán ngay Có TK 151 - Phản ánh chi phí thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu: Nợ TK 152 Nợ TK 621, 627, 641, 642 Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111,112, 331 - Khi mua vật liệu nếu được hưởng chiết khấu thanh toán thì kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 515: Thu nhập hoạt động tài chính - Khi nguyên vật liệu nhập kho do tự gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến. Căn cứ vào giá thành thực tế vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 - Khi thu hồi nguyên vật liệu trước đây mang đi góp vốn liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128, 222, 228 - Khi nhận vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu: Nợ TK 152 Có TK 411 - Khi kiểm kê thừa nguyên vật liệu: + Nếu vật liệu chưa có ý kiến giải quyết: Nợ TK 152 Có TK 3381 + Nếu vật liệu thừa có ý kiến giải quyết ngay: Nợ TK 152 Có TK 621, 627, 641 Có TK 411 - Khi nguyên vật liệu tăng do đánh giá lại: Nợ Tk 152 Có TK 412 - Khi nhập kho nguyên vật liệu do các phân xưởng sản xuất dùng không hết nhập lại, kế toán ghi: Nợ TK 152: Có TK 621, 641, 642, 627 b. Xuất kho nguyên vật liệu: - Khi xuất kho để sản xuất sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu quản lý …: Nợ TK 621, 627, 641, 642, 214 … Có TK 152 - Khi xuất vật liệu để gia công chế biến hay thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 - Khi đem Nguyên vật liệu góp vốn liên doanh: + Nếu giá trị vốn góp > giá trị thực tế vật liệu: Nợ TK 128, 222: Trị giá vốn góp Nợ TK 412: Chênh lệch Có TK 152: Giá trị thực tế Nguyên vật liệu xuất kho + Nếu giá trị vốn góp < giá trị thực tế vật liệu: Nợ TK 128, 222: Trị giá vốn góp Có TK 412: Chênh lệch Có TK 152: Giá trị thực tế Nguyên vật liệu xuất kho - Khi xuất Nguyên vật liệu cho vay không lấy lãi hoặc bán: Nợ TK 1388: Xuất cho vay Nợ TK 632: Xuất bán Có TK 152: giá trị thực tế xuất kho - Khi kiểm kê thấy thiếu hụt Nguyên vật liệu: + Trường hợp thiếu hụt trong định mức cho phép: Nợ TK 642 Có TK 152 + Trường hợp thiếu hụt ngoài định mức cho phép: Nợ TK 1388 Nợ TK 111, 334: Nếu người thiếu hụt phải bồi thường Nợ TK 632: Nếu tính vào chi phí quản lý Doanh nghiệp. Có TK 152 - Khi Nguyên vật liệu giảm do đánh giá lại: Nợ TK 412 Có TK 152 3. Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm Nguyên vật liệu trong các Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với nguyên vật liệu mua về mà doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (Giá mua đã có thuế GTGT). Trường hợp này hạch toán tương tự như mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng chí khác một điểm đó là: Bên Nợ TK 152, 621, 627 … Giá mua có cả thuế GTGT và trường hợp này không sử dụng tài khoản 133. Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Tăng do mua ngoài Xuất để sản xuất sản phẩm Hàng mua đang đi đường Xuất cho chi phí sản xuất bán hàng, quản lý, XDCB Nhận cấp phát, tặng thưởng vốn góp liên doanh Xuất vốn góp liên doanh Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến Nhận lại vốn góp liên doanh Thiếu phát hiện khi kiểm kê Đánh giá tăng Đánh giá giảm 331, 111, 112, 141 152 621 151 627, 641, 642, 241 411 128, 222 3381, 642 154 128, 222 1381,642 412 412 III. Đặc điểm hạch toán Nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: * Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên tình hình nhập xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dung cụ, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn tương ứng. Giá trị thực tế vật tư hàng hoá mua vào được phản ánh trên tài khoản 611. Còn các tài khoản hàng tồn kho (152,153 …) chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trên các tài khoản và các sổ kế toán để tính mà căn cứ vào kết quả kiểm kê. Tiếp đó giá trị xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các phiếu xuất kho mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng tồn khi đầu kỳ, nhập trong tháng và tồn kho cuối kỳ. Để tính giá trị vật liệu xuất kho thì căn cứ vào công thức sau: Giá trị thực tế vật liệu Giá trị thực tế Vl + Giá trị thực tế VL - Giá trị thực tế VL Xuất kho Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Tồn cuối tháng Với phương pháp này thì giá trị vật liệu xuất kho chỉ là con số tổng cộng không thể phân bổ trực tiếp cho các đối tượng sử dụng mà phải lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân bổ giá trị Nguyên liệu, vật liệu xuất kho cho các đối tượng sử dụng. * Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 151, 152, 153, 156 … - Tài khoản 611 “Mua hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị Nguyên vật liệu mua vào trong kỳ. Nó chỉ dùng trong hạch toán Nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2. Phương pháp hạch toán: - Đầu kỳ: Kết chuyển giá trị Nguyên vật liệu từ các tài khoản sang tài khoản 611: Nợ TK 611 Có TK 151, 152 - Trong kỳ: + Khi mua nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 611: Giá trị nguyên vật liệu trên hoá đơn Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141: Tổng thanh toán bàng tiền mặt,TGNH,TƯ Có TK 331: Phải trả người bán + Phản ánh số chiết khấu, giảm giá được hưởng kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Nợ TK 331, 138 Có TK 611 - Cuối kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, kế toán phải tính giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ và tổng hợp tất cả các chứng từ, vật liệu mua đang đi đường, ghi: Nợ TK 152, 151 Có TK 611 Xác định giá trị thực tế vật liệu sử dụng trong kỳ và các tiêu thức phân bổ cho đối tượng sử dụng, ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Có TK 611: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai định kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Các khoản chiết khấu, Giá thực tế vật liệu mua giảm giá được hưởng về trong kỳ Kết chuyển giá thực tế Vật liệu tồn cuối kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ 151, 152 611 111, 112, 138, 331 111, 112, 141, 331 151, 152 133 621, 627, 641, 642 IV. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ vật liệu, từng kho từng nhóm từng loại vật liệu và từng người chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng. Kế toán phải thực hiện đầy đủ các quy định về nhập xuất kho và việc đối chiếu, kiểm tra số liệu … Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận đơn vị tham gia song việc quản lý tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho xí nghiệp. Hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu. 1. Phương pháp thẻ song song. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu. * ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu cũng mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu tương ứng với các thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để ghi bảng nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu giá trị của từng loại vật liệu. Số liệu ở bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra và dễ đối chiếu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. * Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ chứng từ nhập - xuất - tồn kho ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Trình tự của phương pháp này được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu: 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ đối chiếu luân chuyển và bảng kê nhập kho, xuất kho vật liệu. * ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song. * ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Trên cơ sở các chứng từ nhập xuất định kỳ thủ kho gửi lên, sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. * Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. * Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Công việc được dồn vào cuối tháng nên số liệu cung cấp kho kịp thời. * Phạm vị áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất không nhiều. Trình tự của phương pháp này được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu: 3. Phương pháp sổ số dư Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp này sử dụng các sổ: Sổ (thẻ) kho, sổ số dư, bnảg kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho, bảng kê nhập, xuất kho và bảng luỹ kế nhập kho, xuất kho vật liệu. * ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. * ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập - xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất. Sau đó lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận được sổ số dư thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng thủ kho tính ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. * Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng ghi chép kế toán, công việc tiến hành đều trong tháng. * Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn kho cho nên muốn biết chỉ tiêu số lượng phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán rất khó phát hiện sai sót. * Phạm vi áp dụng: Đối với các Doanh nghiệp có khối lượng nhập, xuất nhiều trong tháng và với điều kiện Doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất. Để xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. Trình tự của phương pháp này được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng kê nhập Bảng kê xuất Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu: 4. Các hình thức sổ sách kế toán. a. Hình thức nhật ký chứng từ. Theo hình thức này chứng từ gốc bao gồm hoá đơn đơn bán hàng ( bên bán lập) Phiếu lập, phiếu xuất… kế toán vào các NKCT số 6 ( Nợ TK 152, Có TK 151) , NKCT Số 1,2 ( Nợ TK 151,152, Có TK 111,112), NKCT khác ( nợ TK 151,152 có TK khác). Đồng thời chứng từ gốc kế toán cũng mở sổ kế toán chi tiết vật liệu và sổ chi tiết thanh toán với người cung cấp. Sau đó định kỳ từ các nhật ký chứng từ số 1,2,6 kế toán lên bảng kê số 3 tính giá vật liệu từ sổ chi tiết với người cung cấp lưu NKCT số 5 ( Nợ TK 151,Nợ TK 152 , Có TK 331). Từ bảng kê số 3 kế toán vào bảng phân bổ số 2 sau đó nê NKCT số 7 ( Nợ các TK chi phí có TK 152 ) . Sau đó từ nhật ký chứng từ số 1,2,5,7… mở sổ cái Tk 151, 152. b. Hình thức chứng từ ghi sổ: Theo hình thức này các chứng từ gốc kế toán mở sổ chi tiết vật tư và các chứng từ ghi sổ liên quan. Từ chứng từ ghi sổ kế toán mở sổ cái TK 152, TK 152 đồng thời phải vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Định kỳ từ sổ chi tiết vật tư kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư đối chiếu với các TK 151, TK 152. c. Hình thức nhật ký chung: Hình thức này khá đơn giản từ các chứng từ gốc, kế toán mở sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết vật liệu và sổ nhật ký mua hàng, kế toán mở sổ cái TK 151, TK 152, TK 611. Sau đó từ sổ chi tiết vật tư kế toán nên bảng tổng hợp để đối chiếu với sổ cái. d. Hình thức nhật ký sổ cái. Theo hình thức này các chứng từ gốc kế toán mở sổ kế toán chi tiết và nên bảng tổng hợp chứng từ gốc. Từ bảng tổng hợp kế toán vào nhật ký sổ cái đồng thời đối chiếu với sổ kế toán chi tiết vật liêụ. 5 . Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xẩy ra rủi ro do các tác nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hoá…Doanh nghiệp cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kinh doanh. Ngày 15/09/1997 Bộ tài chính ban hành Thông tư số 65/TC/TC để hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng, và xử lý các khoản dự phòng cần thiết cho sản xuất kinh doanh và Thông tư hướng dẫn 33/1998/TT – BTC ngày 17/03/1998 về trích lập và hạch toán các khoản dự phòng. Theo chế độ kế toán, việc xác định dự phòng về đối tượng cũng như mức dự phòng cần lập, hoàn nhập phải thực hiện cuối mỗi niên độ báo cáo. Về nguyên tắc dự phòng cho đối tượng nào? Mức tiền phải dự phòng bao nhiêu là dựa trên các dự báo và thực tế đã xẩy ra trong suốt liên độ báo cáo. Đối tượng lập dự phòng cần có: - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (vật tư, hàng hoá, sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành đang tồn đọng theo nhu cầu thực tế hoặc chờ thanh lý, xử lý...) * Xác ._.