Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển thiết bị công nghệ DETEC

Lêi nãi ®Çu Thùc hiÖn chñ tr­¬ng ®æi míi cña §¶ng vµ Nhµ n­íc, xo¸ bá c¬ chÕ quan liªu bao cÊp, x©y dùng nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng theo ®Þnh h­íng XHCN, vµ h¬n n÷a cïng víi viÖc gia nhËp tæ chøc th­¬ng m¹i thÕ giíi WTO, c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam ®· vµ ®ang cã b­íc ph¸t triÓn m¹nh mÏ c¶ vÒ h×nh thøc lÉn néi dung gãp phÇn quan träng trong viÖc æn ®Þnh vµ t¨ng tr­ëng kh¸ m¹nh cña nÒn kinh tÕ n­íc nhµ. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. Vấn đề nguyên vật liệu là vấn đề mà doanh nghiệp hết sức quan tâm vì : Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cấu thành lên thực thể của sản phẩm, nó quyết định đến chất lượng, mẫu mã, ... của sản phẩm. Hiện nay khi nền kinh tế nước ta phát triển theo nền kinh tế thị trường, có sự quản lý và điều tiết Vĩ mô của nhà nước và trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế nước ta đã có sự phát triển vượt bậc thì cũng mở ra cho các doanh nghiệp nhiều thời cơ và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp ngày càng phải nâng cao hiệu quả sản xuất, quản lý và việc sử dụng các nguồn lực sao cho hợp lý. Việc quản lý tốt các yếu tố đầu vào, trong đó có nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể đứng vững và phát triển trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay. Trong sự phát triển không ngừng đó hệ thống kế toán nước ta đã có những thay đổi để có thể phù hợp và kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận không thể thiếu trong bộ máy kế toán nói chung. Kế toán nguyên vật liệu nếu vận hành tốt đúng với chế độ sẽ giúp nhà quản lý có nguồn thông tin đáng tin cậy để ra các quyết định: điều tiết việc cung cấp nguyên vật liệu tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu hụt trong sản xuất, điều tiết việc sử dụng sao cho hợp lý nhất, phát hiện viÖc sö dông lãng phí, thất thoát nguyên vật liệu ở những khâu nào ..., giúp giảm bớt chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Sau mét thêi gian thùc tËp, t×m hiÓu thùc tr¹ng tõng phÇn hµnh kÕ to¸n cña C«ng ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển thiết bị công nghệ DETEC, ®­îc sù h­íng dÉn tËn t×nh cña c¸c c« chó, anh chÞ trong phßng KÕ to¸n cu¶ C«ng ty cïng víi nh÷ng kiÕn thøc ®­îc häc ë ViÖn §H Më Hµ Néi, em ®· ®i s©u t×m hiÓu vµ hoµn thiÖn b¶n b¸o c¸o víi chuyªn ®Ò: “H¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu” t¹i C«ng ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển thiết bị công nghệ DETEC B¶n b¸o c¸o gåm c¸c phÇn chÝnh sau: Lêi më ®Çu - PhÇn I: Giíi thiÖu tæng quan vÒ DN - PhÇn II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n Nguyªn vËt liÖu t¹i DN - PhÇn III: NhËn xÐt, ®¸nh gi¸ vµ mét sè ý kiÕn ®Ò xuÊt vÒ DN KÕt luËn. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp, em ®· ®­îc sù chØ dÉn gióp ®ì cña c¸c C« gi¸o chuyªn ngµnh kÕ to¸n cña Trung t©m vµ c¸c c« chó, anh chÞ trong phßng KÕ to¸n cña C«ng ty. Tuy nhiªn do thêi gian vµ kinh nghiÖm thùc tÕ cã h¹n nªn b¶n b¸o c¸o cßn nhiÒu thiÕu sãt. RÊt mong ®­îc sù gióp ®ì, nhËn xÐt cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c c« chó, anh chÞ trong phßng KÕ to¸n cña C«ng ty ®Ó b¶n b¸o c¸o cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! Phần I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ DETEC 1.1. Giíi thiÖu s¬ l­îc vÒ C«ng ty Tªn gäi cña doanh nghiÖp: C«ng ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển thiết bị công nghệ DETEC Lo¹i h×nh doanh nghiÖp: C«ng ty Cæ phÇn. Trô së : Số 173A Nguyễn Hoàng Tôn, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội M· sè thuÕ: 0101856742 Tæng diÖn tÝch mÆt b»ng: 265m2. Tªn Gi¸m ®èc: Nguyễn Anh Tuấn LÜnh vùc kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh điện năng Vèn ®iÒu lÖ: 10.000.000.000 ®ång. 1.2. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty C«ng ty CP đầu tư xây dựng và phát triển thiết bị công nghệ DETEC . Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cña C«ng ty ®­îc thèng nhÊt tõ trªn xuèng d­íi, c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý vµ chØ ®¹o s¶n xuÊt ®­îc thèng nhÊt tõ Ban Gi¸m ®èc C«ng ty tíi c¸c phßng ban ®iÒu hµnh. Mäi th«ng tin vÒ t×nh h×nh thi c«ng ®Òu ®­îc qu¶n lý vµ ®­îc kiÓm tra chÆt chÏ, viÖc xö lý th«ng tin còng nhanh chãng vµ thuËn tiÖn ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh thi c«ng c¸c c«ng tr×nh, ®¸p øng yªu cÇu nhiÖm vô kÕ ho¹ch ®­îc giao vµ gi¶m bít ®­îc nh÷ng chi phÝ kh«ng cÇn thiÕt. N¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh ®ã C«ng ty ®· tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña m×nh nh­ sau: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bộ máy tại Công ty Gi¸m ®èc Phã Gi¸m ®èc SX Phã Gi¸m ®èc KT Phßng Kinh doanh Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh Phßng KÕ ho¹ch Phßng KÕ to¸n Phßng Kü thuËt Ghi chó: Quan hệ chỉ huy trực tiếp Quan hệ phối hợp Quan hệ sản xuất Công ty có mô hình tổ chức với những nét chính sau: Ban Giám đốc Công ty có chức năng: Xác định mục tiêu của Công ty trong từng thời kỳ, các phương hướng, biện pháp lớn, tạo dựng bộ máy quản lý của Công ty, phê duyệt cơ cấu tổ chức, chương trình hoạt động và các vấn đề nhân sự như tuyển dụng, lựa chọn nhân viên có trình độ đại học, trình độ chuyên môn cao, các kỹ sư có kinh nghiệm lâu năm trong nghành xây dựng. Giao trách nhiệm uỷ quyền, thăng cấp… phối hợp hoạt động với các phòng chức năng, xác định nguồn lực và đầu tư chi phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm hoàn toàn về mỗi quyết định ảnh hưởng tới Công ty. Ban Giám đốc gồm: 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc: - Giám đốc: Là thủ trưởng cao nhất có toàn quyền quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. - Phó Giám đốc: Là người giúp việc trực tiếp cho Giám đốc và phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mặt do mình phụ trách, trong đó: + Phó Giám đốc kỹ thuật: Có trách nhiệm giám sát, chỉ đạo các dự toán, quyết toán, tổ chức và chỉ huy hoạt động sản xuất hàng ngày, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm công trình. + Phó Giám đốc sản xuất: Chịu trách nhiệm quản lý và giám sát toàn bộ cơ sở vật chất, trách nhiệm về an toàn trong lao động thi công, trong phòng chống cháy nổ, trong an ninh trật tự và vệ sinh môi trường. Giám sát hoạt động kỹ thuật của Công ty từ đó đưa ra những kỹ thuật cũng như khen thưởng hợp lý cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công ty gồm 5 phòng chức năng được sắp xếp như sau: * Phòng Kinh doanh : Phân tích họat động sản xuất kinh doanh trước, trong và sau khi sản xuất, xuất nhập hàng. Thiết lập mối quan hệ với các cấp, lập toàn bộ hồ sơ dự toán công trình, định giá và lập phiếu thanh toán, làm tham mưu bảo đảm tính pháp lý của mọi hoạt động kinh tế. * Phòng Tổ chức hành chính: Là phòng giúp cho Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng và thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất quản lý đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng và điều phối sử dụng quản lý công nhân viên. Thực hiện chính sách đối với cán bộ công nhân viên, thực hiện công tác văn thư lưu trữ, làm các thủ tục giấy tờ, đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. * Phòng Kế toán: Có chức năng chính là tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác kế toán, tài chính của Công ty, nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chính sách, hợp lý và phục vụ cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nhiệm vụ chủ yếu là quản lý, theo dõi, phản ánh số liệu và tình hình luân chuyển vốn, thường xuyên kiểm tra và báo cáo cho Giám đốc về tình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, giải quyết các thủ tục hành chính, quan hệ với các cơ quan ngân hàng, tài chính, thanh toán công nợ cho khách hàng, quản lý giá thành các loại vật tư, tổ chức thực hiện công tác kiểm tra tài chính định kỳ và kiểm kê tài sản theo định kỳ. - Đảm bảo việc quản lý thu chi tiền mặt, theo dõi chấm công, mức định khoản từ đó tính tiền lương cho cán bộ công nhân viên chính xác kịp thời. - Phối hợp, cung cấp số liệu cho các phòng khác để cùng thực hiện mục tiêu của Công ty. * Phòng Kế hoạch: - Đảm bảo đúng tiến độ và thời gian của mọi công việc kinh doanh - Lập kế hoạch về mức độ tiêu thụ nguyên vật liệu, vật tư công trình và các mảng hoạt động sản xuất kinh doanh. * Phòng Kỹ thuật: - Chịu trách nhiệm về chất lượng công trình của Công ty. - Nghiên cứu, tìm tòi cải tiến kỹ thuật để nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng của sản phẩm làm ra. 1.3. C¸c nguån lùc cña c«ng ty Tæng diÖn tÝch mÆt b»ng: 265m2. Trong ®ã: DiÖn tÝch nhµ v¨n phßng lµm viÖc: 145m2. DiÖn tÝch khu vùc ®Ó xe: 50 m2. DiÖn tÝch s©n tr­íc C«ng ty vµ khu«n viªn: 70m2. C«ng ty thi c«ng c¸c c«ng tr×nh x©y dùng nªn mÆt b»ng s¶n xuÊt kh«ng cè ®Þnh nh­ c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt s¶n phÈm t¹i chç. Tæng vèn chñ së h÷u: 10.000.000.000 ®ång. Sè lao ®éng trong danh s¸ch: 35 ng­êi. Trong ®ã: Tr×nh ®é §¹i häc: 30 ng­êi. Tr×nh ®é Cao ®¼ng: 3 ng­êi. Tr×nh ®é Trung cÊp: 2 ng­êi. Ngoµi ra, C«ng ty cßn cã trªn 40 lao ®éng hîp ®ång, ®­îc C«ng ty ®µo t¹o lµnh nghÒ vµ lu«n ®¶m b¶o ngµy c«ng, ®¹t n¨ng suÊt, chÊt l­îng gãp phÇn thùc hiÖn ®óng tiÕn ®é c¸c c«ng tr×nh, h¹ng môc c«ng tr×nh. 1.4. Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh quy m« vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña C«ng ty KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh Quý III n¨m 2008 §¬n vÞ: ®ång ChØ tiªu M· sè ThuyÕt minh Luü kÕ ®Õn kú tr­íc Kú nµy Luü kÕ tõ ®Çu n¨m 1. Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô 1 VI.25 31.627.498.686 768.657.143.389 342.251.131.008 2. C¸c kho¶n gi¶m trõ (03 = 04 + 05 + 06 + 07) 3 … + ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i 4 … + Gi¶m gi¸ hµng b¸n 5 … + Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 6 … + ThuÕ tiªu thô ®Æc biÖt, thuÕ xuÊt khÈu ph¶i nép 7 … 3. Doanh thu thuÇn b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô (10 = 01 - 03) 10 … 31.627.498.686 768.657.143.389 342.251.131.008 4. Gi¸ vèn hµng b¸n 11 VI.27 7.934.120.143 617.756.557.324 754.625.143.590 5. Lîi nhuËn gép b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô (20 = 10 - 11) 20 … 23.693.378.543 150.900.586.065 412.374.012.582 6. Doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh 21 VI.26 1.013.862.376 132.006.175 1.026.868.551 7. Chi phÝ tµi chÝnh 22 VI.28 15.349.253 230.341.641 134.341.453 Trong ®ã: Chi phÝ l·i vay 23 … 14.544.040 13.544.040 8. Chi phÝ b¸n hµng 24 … 48.690.709 29.090.000 77.780.709 9. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 25 … 5.518.242.238 775.805.553 6.294.047.791 10. Lîi nhuËn thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh 30 … 25.530.157.516 32.115.328.725 78.645.486.241 11. Thu nhËp kh¸c 31 … 1.986.608.364 1.986.358.874 12. Chi phÝ kh¸c 32 … 1.024.308.261 40.000.000 1.566.326.261 13. Lîi nhuËn kh¸c (40 = 31 - 32) 40 … 962.300.103 (40.000.000) 420.032.613 14. Tæng lîi nhuËn tr­íc thuÕ (50 = 30 + 40) 50 … 2.692.457.619 32.060.328.725 79.065.518.854 15. Chi phÝ thuÕ TNDN hiÖn hµnh 51 VI.30 16. Chi phÝ thuÕ TNDN ho·n l¹i 52 VI.30 17. Lîi nhuËn sau thuÕ (60 = 50 – 51) 60 … 32.694.208.519 46.060.328.725 78.754.537.244 18. L·i c¬ b¶n trªn cæ phiÕu 70 … PhÇn II Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ DETEC 2.1. §Æc ®iÓm, ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty 2.1.1. §Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu Mçi mét lo¹i h×nh doanh nghiÖp trong lÜnh vùc s¶n xuÊt cã ®Æc thï kh¸c nhau vÒ lo¹i h×nh kinh doanh, nh­ng cã mét ®Æc ®iÓm chung ®ã lµ kh«ng thÓ thiÕu nguyªn vËt liÖu (sè l­îng nhiÒu Ýt kh¸c nhau), lµ c¬ së ®Ó h×nh thµnh nªn s¶n phÈm. C«ng ty mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh và phát triển về các thiết bị dụng cụ điện nên nguyên vật liệu đóng 1 vai trò rất quan trọng đóng góp rất lớn vào sự thành công của sản phẩm. Khi nhËn ®­îc đơn đặt hàng, phßng kÕ ho¹ch cña C«ng ty tiÕn hµnh lËp b¶ng dù trï vËt liệu cho sản phẩm ®ã, kÕ ho¹ch dù trï vËt t­ cÇn tÝnh sao cho vËt liÖu sö dông trong s¶n xuÊt ph¶i ®¶m b¶o ®Çy ®ñ vÒ chÊt l­îng vµ gi¸ thµnh hîp lý. C¨n cø vµo kÕ ho¹ch vËt t­, Gi¸m ®èc giao nhiÖm vô cho phßng kÕ ho¹ch ký kÕt hîp ®ång kinh tÕ. 2.1.2. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty cổ phần xây dựng và phát triển thiết bị công nghệ DETEC bao gåm nhiÒu lo¹i, nhãm, thø kh¸c nhau. V× vËy, ®Ó qu¶n lý tèt vµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc x¸c ®Þnh c¬ cÊu vËt liÖu dïng cho c¸c c«ng tr×nh, kÕ to¸n cÇn ph¶i n¾m b¾t vµ hiÓu râ c¸ch ph©n lo¹i vËt liÖu còng nh­ vai trß vµ t¸c dông kinh tÕ cña tõng lo¹i. * C¨n cø vµo néi dung kinh tÕ vµ vai trß, t¸c dông cña nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu sö dông cho c¸c c«ng tr×nh th­êng bao gåm: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh: (Bao gåm c¶ nöa thµnh phÈm mua ngoµi) lµ ®èi t­îng lao ®éng chñ yÕu cÊu thµnh nªn thùc thÓ cña s¶n phÈm s¶n xuÊt ra nh­: Linh kiện điện tử, sản phẩm cơ khí,..., - Nguyªn vËt liÖu phô: cã vai trß phô trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt t¹o ra s¶n phÈm, lµm t¨ng chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu chÝnh hay t¨ng chÊt l­îng s¶n phÈm phôc vô cho s¶n xuÊt, b¶o qu¶n, bao gãi s¶n phÈm nh­: dây điện, dầu bôi trơn, ®inh ốc … - Nhiªn liÖu: phôc vô cho c«ng nghÖ s¶n xuÊt, cho ho¹t ®éng cña m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i nh­: x¨ng, dÇu, … - VËt liÖu kh¸c: Lµ c¸c lo¹i vËt liÖu kh«ng ®­îc xÕp vµo c¸c lo¹i kÓ trªn. C¸ch ph©n lo¹i nµy gióp cho doanh nghiÖp n¾m b¾t ®­îc néi dung kinh tÕ còng nh­ chøc n¨ng kinh tÕ cña tõng lo¹i vËt liÖu ®Ó tõ ®ã cã ph­¬ng h­íng vµ biÖn ph¸p qu¶n lý thÝch hîp ®èi víi tõng lo¹i vËt liÖu. * C¨n cø vµo nguån h×nh thµnh: - Nguyªn vËt liÖu mua ngoµi - Nguyªn vËt liÖu thuª gia c«ng chÕ biÕn - Nguyªn vËt liÖu tù gia c«ng chÕ biÕn. C¸ch ph©n lo¹i nµy cã t¸c dông lµm c¨n cø ®Ó doanh nghiÖp x©y dùng kÕ ho¹ch mua dù tr÷ vËt liÖu vµ lµm c¬ së ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ vèn thùc tÕ vËt liÖu. * C¨n cø vµo môc ®Ých sö dông: - Nguyªn vËt liÖu dïng cho s¶n xuÊt - Nguyªn vËt liÖu dïng cho qu¶n lý - Nguyªn vËt liÖu dïng cho môc ®Ých kh¸c. Víi ®Æc ®iÓm lµ mét C«ng ty chuyªn vÒ thiết kế và sửa chữa các thiết bị dụng cụ diện. Do ®ã, nguyªn vËt liÖu sö dông trong ®¬n vÞ rÊt phong phó, ®a d¹ng víi nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau. MÆt kh¸c víi viÖc ®¬n vÞ sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n do vËy nguyªn vËt liÖu trong ®¬n vÞ ®­îc ph©n lo¹i thµnh nh­ sau: Ba ch÷ sè ®Çu thÓ hiÖn lµ m· TK 152 lµ tµi kho¶n cÊp 1, ch÷ sè sau lµ tµi kho¶n cÊp 2 lµ chia thµnh vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô, nhiªn liÖu vµ phô tïng kh¸c… nh­ng ®¬n vÞ ph¶n ¸nh tÊt c¶ nguyªn vËt liÖu lµ nguyªn vËt liÖu chÝnh. ThÓ hiÖn ë mµn h×nh sau: Cô thÓ Tµi kho¶n 152 ®­îc chia thµnh c¸c tiÓu kho¶n nh­ sau: Tµi kho¶n Tªn tµi kho¶n 152 Nguyªn liÖu, vËt liÖu 1521 Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh 15211 Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh - XN1 15216 Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh - XN§ 15219 Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh - XNCG 1522 VËt liÖu phô 1523 Nhiªn liÖu 1524 Phô tïng 1526 ThiÕt bÞ XDCB 1528 VËt liÖu kh¸c 2.2. TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu ViÖc tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu cã ý nghÜa rÊt quan träng trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ qu¶n lý nguyªn vËt liÖu. Th«ng qua viÖc tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n míi ghi chÐp ®Çy ®ñ vµ cã hÖ thèng c¸c chi phÝ cÊu thµnh nªn gi¸ nguyªn vËt liÖu mua vµo, gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu tiªu hao cho s¶n xuÊt, ®ång thêi ph¶i lo¹i trõ ra khái gi¸ trÞ cña vËt liÖu nh÷ng chi phÝ kh«ng hîp lý, hîp lÖ. Tõ ®ã x¸c ®Þnh chÝnh x¸c gi¸ trÞ s¶n phÈm s¶n xuÊt ra trong kú ®¸p øng ®­îc yªu cÇu x¸c thùc. MÆt kh¸c tÝnh gi¸ chÝnh x¸c vËt liÖu cßn gãp phÇn tÝnh to¸n chÝnh x¸c sè tµi s¶n hiÖn cã cña doanh nghiÖp ®¶m b¶o th«ng tin cung cÊp trªn b¸o c¸o tµi chÝnh ®­îc chung thùc vµ hîp lý. §©y lµ c«ng viÖc ®Çu tiªn mµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ph¶i th­êng xuyªn thùc hiÖn tr­íc khi nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu. TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu lµ dïng th­íc ®o tiÒn tÖ ®Ó biÓu hiÖn gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. * C¸c nguyªn t¾c ®­îc thõa nhËn trong viÖc tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu: - Nguyªn t¾c gi¸ gèc. - Nguyªn t¾c nhÊt qu¸n. - Nguyªn t¾c thËn träng. * Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu: - §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËp kho: HiÖn t¹i, nguyªn vËt liÖu nhËp kho ë C«ng ty ®­îc ®¸nh gi¸ theo trÞ gi¸ vèn thùc tÕ tøc lµ toµn bé sè tiÒn cña C«ng ty bá ra ®Ó cã ®­îc sè vËt t­ ®ã. TrÞ gi¸ vèn cña vËt t­ t¹i thêi ®iÓm mua hµng lµ sè tiÒn thùc tÕ ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n gäi lµ trÞ gi¸ mua thùc tÕ. Th«ng th­êng nguyªn vËt liÖu ®­îc giao nhËn t¹i kho cña bªn mua, song còng cã mét sè tr­êng hîp bªn mua ph¶i tù vËn chuyÓn nguyªn vËt liÖu mua vÒ kho cña m×nh. C«ng ty ¸p dông 2 ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu nhËp kho nh­ sau: + NhËp kho nguyªn vËt liÖu do mua ngoµi: B»ng gi¸ mua thùc tÕ cña hµng mua nhËp kho céng víi c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng nh­ chi phÝ vËn chuyÓn, thuÕ nhËp khÈu (nÕu cã). TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL = TrÞ gi¸ mua ghi trªn hãa ®¬n + Chi phÝ thu mua + ThuÕ nhËp khÈu ph¶i nép (nÕu cã) - Kho¶n gi¶m gi¸ hµng mua (nÕu cã) vµ hµng mua tr¶ l¹i · Tr­êng hîp bªn b¸n ph¶i chÞu chi phÝ vËn chuyÓn th× trÞ gi¸ mua thùc tÕ nguyªn vËt liÖu nhËp kho chÝnh lµ gi¸ mua ®· ®­îc tháa thuËn gi÷a hai bªn theo hîp ®ång ®· ký kÕt. · Tr­êng hîp mua ngoµi nguyªn vËt liÖu bªn mua ph¶i chÞu chi phÝ vËn chuyÓn th× khi ®ã trÞ gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho sÏ b»ng gi¸ thùc tÕ ghi trªn hãa ®¬n céng víi chi phÝ vËn chuyÓn. + §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËp kho do xuÊt dïng kh«ng hÕt th× trÞ gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu nhËp kho sÏ b»ng chÝnh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng. Víi viÖc sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n, qu¸ tr×nh nhËp kho ®­îc diÔn ra nhanh chãng: tõ c¸c chøng tõ ph¸t sinh, kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt t­ theo tõng nhãm, lo¹i, råi nhËp vµo mµn h×nh nhËp vËt t­ theo tõng kho vÒ c¶ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. VÝ dô: Ngµy 3 th¸ng 2 n¨m 2008 C«ng ty linh kiện điện tử cña C«ng ty TNHH Thành Công víi trÞ gi¸ ch­a thuÕ lµ 321.505.410VN§, thuÕ GTGT 5%. Ta cã: TrÞ gi¸ vËt liÖu nhËp kho = TrÞ gi¸ vËt liÖu xuÊt kho = 321.505.410 (®ång). Ngoµi ra, cßn cã mét sè ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu nhËp kho sau: + §èi víi nguyªn vËt liÖu tù s¶n xuÊt ra: TrÞ gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu lµ gi¸ thµnh s¶n xuÊt thùc tÕ vËt liÖu ®ã. + §èi víi nguyªn vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL thuª ngoµi = TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL xuÊt chÕ biÕn + Chi phÝ liªn quan ®Õn gia c«ng chÕ biÕn + §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËn gãp vèn liªn doanh: Gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu lµ gi¸ trÞ vèn gãp do c¸c bªn tháa thuËn céng víi c¸c chi phÝ kh¸c nhËp kho (nÕu cã). + §èi víi phÕ liÖu thu håi: th× gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu lµ gi¸ ­íc tÝnh cã thÓ sö dông ®­îc hay gi¸ b¸n thu håi. - §èi víi nguyªn vËt liÖu xuÊt kho: C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p NhËp tr­íc - XuÊt tr­íc (FIFO): • Néi dung: Ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc, xuÊt tr­íc ¸p dông dùa trªn gi¶ ®Þnh lµ hµng tån kho ®­îc mua tr­íc hoÆc s¶n xuÊt tr­íc th× ®­îc xuÊt tr­íc, vµ hµng tån kho cßn l¹i cuèi kú lµ hµng tån kho ®­îc mua hoÆc s¶n xuÊt gÇn thêi ®iÓm cuèi kú. Theo ph­¬ng ph¸p nµy th× gi¸ trÞ hµng xuÊt kho ®­îc tÝnh theo gi¸ cña l« hµng nhËp kho ë thêi ®iÓm ®Çu kú hoÆc gÇn ®Çu kú, gi¸ trÞ cña hµng tån kho ®­îc tÝnh theo gi¸ cña hµng nhËp kho ë thêi ®iÓm cuèi kú hoÆc gÇn cuèi kú cßn tån kho. • ¦u ®iÓm: Cho phÐp x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ xuÊt kho cho tõng lÉn xuÊt, vËt t­, hµng hãa tån kho cuèi kú ®­îc x¸c ®Þnh theo ®¬n gi¸ cña nh÷ng lÇn nhËp sau cïng nªn gi¸ trÞ hµng tån kho lµ phï hîp víi thùc tÕ. • Nh­îc ®iÓm: Khèi l­îng tÝnh to¸n phøc t¹p, sö dông ®¬n gi¸ ë qu¸ khø ®Ó x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn cña vËt t­ xuÊt kho ë hiÖn t¹i nªn kh«ng phï hîp gi÷a doanh thu vµ chi phÝ. • §iÒu kiÖn ¸p dông: §èi víi doanh nghiÖp Ýt chñng lo¹i vËt t­ hµng hãa, khèi l­îng mçi lÇn nhËp xuÊt lín, gi¸ c¶ t­¬ng ®èi æn ®Þnh. Do t×nh h×nh thùc tÕ doanh nghiÖp mua nguyªn vËt liÖu vÒ kh«ng nhËp kho mµ xuÊt th¼ng cho c¸c c«ng tr×nh ngay nªn trÞ gi¸ xuÊt dïng chÝnh lµ trÞ gi¸ vËt liÖu mua vµo. Ngoµi ra, cßn cã mét sè ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho sau: + TÝnh theo Gi¸ b×nh qu©n cña nguyªn vËt liÖu lu©n chuyÓn trong kú. + TÝnh theo ph­¬ng ph¸p NhËp tr­íc - XuÊt tr­íc (LIFO). + TÝnh theo Gi¸ thùc tÕ ®Ých danh (tÝnh trùc tiÕp). + TÝnh theo Gi¸ h¹ch to¸n. 2.3. H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn liÖu, vËt liÖu lµ viÖc h¹ch to¸n kÕt hîp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n trªn cïng c¬ së chøng tõ nhËp, xuÊt kho nh»m ®¶m b¶o theo dâi chÆt chÏ sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng lo¹i, nhãm, thø nguyªn vËt liÖu vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ. C¸c doanh nghiÖp ph¶i tæ chøc hÖ thèng chøng tõ, më c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµ vËn dông ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu phï hîp ®Ó gãp phÇn t¨ng c­êng qu¶n lý nguyªn vËt liÖu. 2.3.1. Chøng tõ sö dông C¸c ho¹t ®éng nhËp, xuÊt kho nguyªn vËt liÖu x¶y ra th­êng xuyªn trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. §Ó qu¶n lý chÆt chÏ vµ theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng vµ hiÖn cã cña nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n ph¶i lËp c¸c chøng tõ cÇn thiÕt mét c¸ch kÞp thêi vµ ®Çy ®ñ ®óng chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu ®· ®­îc Nhµ n­íc ban hµnh. Mét sè chøng tõ sö dông t¹i C«ng ty, gåm: - PhiÕu nhËp xuÊt th¼ng - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (MÉu sè: 03PXK - 2LL). - Hãa ®¬n GTGT (Liªn 2 giao kh¸ch hµng) (MÉu sè: 01GTKT - 3LL). - Hãa ®¬n c­íc vËn chuyÓn (MÉu sè: 03 - BH) - GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng. - Biªn b¶n nghiÖm thu. - PhiÕu b¸o gi¸. …………………….. Mäi chøng tõ kÕ to¸n vÒ nguyªn vËt liÖu ph¶i ®­îc tæ chøc lu©n chuyÓn theo tr×nh tù vµ thêi gian do kÕ to¸n tr­ëng quy ®Þnh, phôc vô cho viÖc ph¶n ¸nh ghi chÐp, tæng hîp kÞp thêi c¸c bé phËn cã liªn quan. 2.3.2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu HiÖn nay cã 3 ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu mµ c¸c doanh nghiÖp th­êng ¸p dông ®ã lµ: Ph­¬ng ph¸p thÎ song song. Ph­¬ng ph¸p ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­. C«ng ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển thiết bị công nghệ DETEC h¹ch to¸n chi tiÕt theo ph­¬ng ph¸p Sæ sè dư.Ph­¬ng ph¸p Sæ sè d­ dïng ®Ó theo dâi tæng hîp sè l­îng xuÊt - nhËp - tån cña tõng lo¹i vËt liÖu t¹i kho cña C«ng ty, nã ®­îc dïng ®Ó ®èi chiÕu víi phÇn h¹ch to¸n tæng hîp hay phÇn h¹ch to¸n chi tiÕt. V× sè d­ cuèi th¸ng cña vËt liÖu trªn Sæ sè d­ kh«ng trïng víi sè d­ trªn TK 152 bªn phÇn h¹ch to¸n tæng hîp do vËt liÖu t¹i c¸c c«ng tr×nh nhËp ®Õn ®©u xuÊt dïng ®Õn ®ã nh­ng vÉn x¶y ra tr­êng hîp tån cuèi th¸ng do vËt liÖu nµy ®­îc nhËp vµo ngµy cuèi th¸ng, trong khi Sæ sè d­ chØ dïng ®Ó theo dâi tån t¹i kho cña C«ng ty kh«ng h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu nªn kh«ng cã sè liÖu ®Ó ®èi chiÕu víi Sæ sè d­.  S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p sæ sè d­: ThÎ kho PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho PhiÕu giao nhËn CT nhËp Sæ sè d­ PhiÕu giao nhËn CT xuÊt B¶ng luü kÕ nhËp B¶ng luü kÕ xuÊt B¶ng kª NXT Sæ kÕ to¸n tæng hîp + ¦u ®iÓm: Ph­¬ng ph¸p nµy tr¸nh ®­îc viÖc ghi chÐp trïng lÆp vµ dµn ®Òu c«ng viÖc ghi sæ trong kú nªn kh«ng bÞ dån c«ng viÖc vµo cuèi kú. + Nh­îc ®iÓm: Sö dông ph­¬ng ph¸p nµy sÏ gÆp nhiÒu khã kh¨n trong viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ ph¸t hiÖn sai sãt. + §iÒu kiÖn vËn dông: ThÝch hîp víi nh÷ng doanh nghiÖp cã nhiÒu doanh ®iÓm vËt t­ vµ sè lÇn nhËp xuÊt cña mçi lo¹i nhiÒu, ®ång thêi nh©n viªn kÕ to¸n vµ thñ kho cña doanh nghiÖp ph¶i cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao. Do C«ng ty cã sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y nªn c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n sÏ ®­îc kÕt chuyÓn tù ®éng theo mÉu s½n trong m¸y. Ngoµi ra, mét sè mÉu phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, ho¸ ®¬n GTGT … ®­îc C«ng ty sö dông: Hãa ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng Liªn 2: Giao kh¸ch hµng Ngµy … th¸ng … n¨m … MÉu sè: 01 GTKT-3LL Seri: §¬n vÞ b¸n hµng : §Þa chØ : Sè tµi kho¶n : §iÖn tho¹i : MS: Hä tªn ng­êi mua hµng: §¬n vÞ : Sè tµi kho¶n : H×nh thøc thanh to¸n : MST: STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh L­îng mua §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1 x 2 1 2 … Céng tiÒn hµng: ThuÕ suÊt GTGT: TiÒn thuÕ GTGT: Tæng céng tiÒn: Sè tiÒn (b»ng ch÷): Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký,®ãng dÊu,ghi râ hä tªn) C«ng ty CP xây dựng và phát............ Số 173A Nguyễn Hoàng Tôn...... PhiÕu nhËp xuÊt th¼ng Ngµy ... th¸ng ... n¨m ... Sè: ... C«ng tr×nh : Ng­êi giao hµng : §¬n vÞ : §Þa chØ : Sè hãa ®¬n : Seri: Ngµy: Néi dung : Tµi kho¶n cã: STT Tªn vËt t­ TK TK cp §vt Sè l­¬ng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn C«ng Tr×nh 1 2 … Tæng céng tiÒn hµng Chi phÝ ThuÕ GTGT Tæng céng tiÒn thanh to¸n B»ng ch÷: Ngµy ... th¸ng ... n¨m ... Gi¸m ®èc KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n VT C¸n bé KT 2.4. H¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu 2.4.1. Tµi kho¶n sö dông - TK 152 "Nguyªn vËt liÖu": Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m nguyªn vËt liÖu theo gi¸ vèn thùc tÕ. Tµi kho¶n cã thÓ më thµnh tµi kho¶n cÊp 2, cÊp 3 ®Ó chi tiÕt cho tõng lo¹i, thø, nhãm vËt liÖu tïy thuéc vµo yªu cÇu qu¶n lý cña doanh nghiÖp. - TK 151 "hµng mua ®ang ®i ®­êng": Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt t­, hµng hãa doanh nghiÖp ®· mua, ®· thanh to¸n b»ng tiÒn hoÆc ®· chÊp nhËn thanh to¸n nh­ng ch­a nhËp kho vµ hµng ®i ®­êng cuèi th¸ng tr­íc th¸ng nµy ®· nhËp kho. - TK 133 "ThuÕ GTGT" - TK liªn quan kh¸c nh­: TK111, TK112, TK141, TK241, TK331,TK627, TK642, ... KÕ to¸n tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu trong doanh nghiÖp lµ viÖc theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña vËt liÖu trªn c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n theo chØ tiªu gi¸ trÞ nh»m hÖ thèng ho¸ th«ng tin kinh tÕ tæng hîp. Theo quyÕt ®Þnh 1141/TC/Q§/C§KT th× doanh nghiÖp cã thÓ ¸p dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hÇng tån kho sau ®©y: Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú Toµn bé quy tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu cña C«ng ty ¸p dông theo ph­¬ng ph¸p KKTX ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: S¬ ®å KÕ to¸n tæng hîp biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p KKTX TK 111, 112, 141, 331... TK 152 TK 621, 627, 641, 642 TK 151 TK133(1) (1) (2) (8) TK 241 (9) TK 621, 627, 641, 642 (3) TK 222 (10) TK 338 (1) (4) TK 154 (11) TK 128, 222 (5) TK 632 (12) TK 154 (6) TK 138 (8) (13) TK 411 (7) TK 412 (14a) TK 711 (15) TK 138 (1) (17) (14b) TK 131 TK 138, 642, 632 (18) TK133(1) (16) TK811 TK3387 TK711 Ghi chó: (1) Nguyªn vËt liÖu t¨ng do mua ngoµi. (2) Hµng ®i ®­êng kú tr­íc vÒ nhËp kho (3) Nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng kh«ng hÕt nhËp l¹i kho (4) Nguyªn vËt liÖu thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª ch­a râ nguyªn nh©n chê xö lý. (5) NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh. (6) T¨ng nguyªn vËt liÖu do tù chÕ nhËp kho hay thuª gia c«ng chÕ biÕn. (7) Nguyªn vËt liÖu t¨ng do cÊp ph¸t, tÆng th­ëng, gãp vèn liªn doanh. (8) XuÊt nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt kinh doanh (9) XuÊt nguyªn vËt liÖu cho x©y dùng c¬ b¶n. (10) XuÊt nguyªn vËt liÖu ®Ó gãp vèn liªn doanh. (11) XuÊt nguyªn vËt liÖu ®Ó gia c«ng chÕ biÕn. (12) XuÊt nguyªn vËt liÖu ®Ó b¸n. (13) XuÊt nguyªn vËt liÖu cho vay m­în t¹m thêi. (14a) §¸nh gi¸ gi¶m nguyªn vËt liÖu (14b) §¸nh gi¸ t¨ng nguyªn vËt liÖu (15) Nguyªn vËt liÖu t¨ng do ®­îc biÕu, tÆng, tµi trî (16) Nguyªn vËt liÖu t¨ng do ng­êi mua tr¶ nî b»ng vËt t­, hµng hãa. (17) Nguyªn vËt liÖu kiÓm kª ph¸t hiÖn thiÕu ch­a râ nguyªn nh©n. (18) Nguyªn vËt liÖu thiÕu khi x¸c ®Þnh ngay nguyªn nh©n hoÆc ph¶n ¸nh kho¶n hao hôt mÊt m¸t nguyªn vËt liÖu sau khi trõ phÇn båi th­êng do tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n g©y ra. 2.4.2. Sæ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - Sö dông sæ kÕ to¸n: Sæ chi tiÕt 152, sæ c¸i 152, b¶ng kª XNT, c¸c sæ kÕ to¸n cã liªn quan … - Quy tr×nh ghi sæ: C«ng ty ¸p dông: H×nh thøc ghi sæ NhËt ký chung trªn phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y. Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®· kiÓm tra ®­îc dïng lµm c¨n cø ®Ó ghi sæ, tr­íc hÕt nghiÖp vô ph¸t sinh vµo sæ NhËt ký chung, sau ®ã c¨n cø sè liÖu ®· ghi trªn sæ NhËt ký chung ®Ó ghi vµo sæ c¸i theo c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n phï hîp, sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt liªn quan. Cuèi th¸ng, céng sè liÖu trªn sæ c¸i lËp B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh. Sau khi ®· kiÓm tra khíp ®óng, sè liÖu ghi trªn sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp chi tiÕt (®­îc lËp tõ c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt) ®­îc dïng ®Ó lËp B¸o c¸o tµi chÝnh. Quy tr×nh ghi sæ ®­îc tiÕn hµnh theo s¬ ®å sau: S¬ ®å BiÓu diÔn tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n m¸y B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i Chøng tõ kÕ to¸n Sæ kÕ to¸n - Sæ tæng hîp - Sæ chi tiÕt - B¸o c¸o tµi chÝnh - B¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ PhÇn mÒm kÕ to¸n M¸y vi tÝnh Ghi chó: : NhËp sè liÖu hµng ngµy : In sæ, b¸o c¸o cuèi th¸ng, cuèi n¨m : §èi chiÕu, kiÓm tra 2.4.3. H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu * H¹ch to¸n nghiÖp vô nhËp nguyªn vËt liÖu (NVL): - NVL thu mua nhËp kho: Trong nghiÖp vô thu mua, nhËp kho NVL th× doanh nghiÖp ph¶i cã hai lo¹i chøng tõ b¾t buéc ®ã lµ ho¸ ®¬n khi mua hµng (“Ho¸ ®¬n GTGT” hoÆc “Ho¸ ®¬n b¸n hµng” do ng­êi b¸n lËp giao cho doanh nghiÖp) vµ “PhiÕu nhËp kho” (do c¸n bé cña doanh ngiÖp lËp). Ngoµi ra, trong c¸c tr­êng hîp ®Æc biÖt, doanh nghiÖp cßn ph¶i lËp mét sè lo¹i chøng tõ kh¸c nh­ “Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­” … ViÖc ghi chÐp nghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho NVL cña kÕ to¸n phô thuéc vµo t×nh h×nh thu nhËn c¸c chøng tõ trªn. + Tr­êng hîp hµng vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ: • C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: PhÇn ghi vµo gi¸ NVL nhËp kho Nî TK 133: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 331: Ho¸ ®¬n ch­a tr¶ ng­êi b¸n (theo gi¸ thanh to¸n) Cã TK 111, 112, 311…: Ho¸ ®¬n ®· thanh to¸n cho ng­êi b¸n. + Tr­êng hîp hµng ®ang ®i ®­êng: Khi kÕ to¸n chØ nhËn ®­îc ho¸ ®¬n mµ ch­a nhËn ®­îc phiÕu nhËp kho th× l­u ho¸ ®¬n vµo cÆp hå s¬ “Hµng ®ang ®i ®­êng”, nÕu trong th¸ng hµng vÒ th× ghi b×nh th­êng nh­ tr­êng hîp trªn, nh­ng nÕu ®Õn ngµy cuèi th¸ng, hµng vÉn ch­a vÒ th× c¨n cø vµo ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan, kÕ to¸n ghi: Nî TK 151: PhÇn ®­îc tÝnh vµo gi¸ NVL Nî TK 133: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 331: Ho¸ ®¬n ch­a tr¶ tiÒn cho ng­êi b¸n Cã TK 111, 112, 311…: Ho¸ ®¬n ®· thanh to¸n Sang c¸c th¸ng sau, khi sè hµng trªn ®· vÒ kho, c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Cã TK 151 - Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng. + Tr­êng hîp hµng vÒ ch­a cã ho¸ ®¬n: Khi kÕ to¸n chØ nhËn ®­îc phiÕu nhËp, ch­a nhËn ®­îc ho¸ ®¬n th× c¨n cø vµo l­îng NVL thùc tÕ nhËp kho vµ gi¸ t¹m tÝnh (gi¸ h¹ch to¸n), kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. Khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n kÕ to¸n dïng bót to¸n ghi bæ sung, hoÆc ghi sè ©m ®Ó ®iÒu chØnh gi¸ t¹m tÝnh thanh gi¸ ho¸ ®¬n._.