Hạch toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng Vốn lưu động tại Công ty in Công đoàn Việt Nam

án VL, CCDC có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Kết hợp với công tác hạch toán, doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm đến tình hình sử dụng vốn lưu động tại doanh nghiệp có hợp lý không. Điều này sẽ góp phần tích cực cho quá trình sản xuất và giảm bớt được các chi phí không đáng có của doanh nghiệp. Công ty In Công đoàn Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nước chuyên về in các ấn phẩm như sách, báo, tạp chí,... Mặc dù quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ nhưng uy tín của công ty đang ngày càng được nâng cao, khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều, chủng loại in ấn cũng ngày càng đa dạng hơn. Để đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất đòi hỏi có rất nhiều loại vật tư. Bởi vậy, công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC tại công ty khá phức tạp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, nhận thức được tính quan trọng của công tác hạch toán VL, CCDC và những vấn đề liên quan nên em đã mạnh dạn chọn đề tài “Hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam” để nghiên cứu. Đề tài gồm ba phần: Phần I- Cơ sở lý luận của hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất Phần II- Thực trạng hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam Phần III- Một số đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công đoàn Việt Nam Phần I Cơ sở lý luận của hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất 1- Vật liệu và công cụ, dụng cụ (VL,CCDC) và sự cần thiết phải tổ chức hạch toán VL, CCDC trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh 1.1- Khái niệm và đặc điểm 1.1.1- Vật liệu Một trong ba điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc... Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, vật liệu khi xuất ra để sử dụng chuyển hết một lần vào chi phí. 1.1.2 - Công cụ, dụng cụ Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định (giá trị < 5.000.000 đồng; thời gian sử dụng < 1 năm). Bởi vậy, công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm như tài sản cố định hữu hình (tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng). Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của tư liệu lao động, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ, dụng cụ: Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá; Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ, quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm việc...; Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận chuyển hàng hoá; Các dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất; Các lán trại tạm thời, dàn giáo, công cụ... trong ngành xây dựng cơ bản. 1.2- Yêu cầu quản lý VL,CCCD Để quản lý VL, CCDC được tốt phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau: Trước tiên, các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản VL, CCDC. Kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp VL, CCDC trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. Yêu cầu thứ hai là đối với mỗi loại VL, CCDC phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu VL, CCDC phục vụ sản xuất hoặc dự trữ VL, CCDC quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao VL, CCDC là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán VL, CCDC. Hệ thống các định mức tiêu hao VL, CCDC không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Cuối cùng cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật tư, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết VL, CCDC theo đúng chế độ quy định. Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu VL, CCDC, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng VL, CCDC trong toàn doanh nghiệp và từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất. 1.3- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán VL,CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh Do VL, CCDC thuộc loại tài sản lưu động, giá trị VL, CCDC thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp, VL, CCDC thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng VL, CCDC trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi... Hạch toán nói chung là công cụ đắc lực của công tác quản lý kinh tế tài chính và hạch toán VL, CCDC nói riêng là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu. Bởi vậy, tổ chức công tác hạch toán là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý VL, CCDC, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. 1.4- Nhiệm vụ của công tác hạch toán VL, CCDC Xuất phát từ vị trí, đặc điểm và yêu cầu quản lý VL, CCDC, công tác hạch toán VL, CCDC có các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của VL, CCDC nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị VL, CCDC xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao VL, CCDC. - Phân bổ hợp lý giá trị VL, CCDC sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị VL, CCDC tồn kho, phát hiện kịp thời VL, CCDC thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 2- Phân loại và tính giá VL, CCDC 2.1- Phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, những vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh thường bao gồm nhiều loại khác nhau với những vai trò, công dụng riêng. Do vậy phân loại vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Có nhiều cách phân loại NVL khác nhau: Căn cứ vào vai trò và công dụng: Đây là cách phân loại vật liệu thông dụng nhất trong các doanh nghiệp. Cách phân loại này dựa vào vai trò và công dụng thực tế của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân ra thành các loại vật liệu sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất cụ thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào): + Nguyên liệu là những thứ chưa qua chế biến công nghiệp như mủ cao su, mía, cà phê, quặng, than đá, dầu mỏ... dùng để tạo sản phẩm trong ngành công nghiệp chế biến. + Vật liệu chính là những thứ đã qua một hoặc công đoạn chế biến công nghiệp như sắt, đường, vải... - Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiện liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường. Bao gồm dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau... - Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng sửa chữa tài sản cố định của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. - Thiết bị và vật liệu thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản là các loại vât liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) phục vụ cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: bao gồm + Phế liệu là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...) + Các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Cách phân loại vật liệu như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tuy nhiên cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, do đó khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Đồng thời, việc phân loại vật liệu theo tiêu thức này sẽ giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp I, cấp II theo từng loại vật liệu và theo dõi chi tiết từng loại nguyên, vật liệu về tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó có biện pháp cụ thể thích hợp trong tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Căn cứ vào nguồn hình thành: - Vật liệu mua ngoài là những loại vật liệu do doanh nghiệp mua trên thị trường được sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. - Vật liệu tự sản xuất là các vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và được sử dụng ngay trong quá trình sử dụng của doanh nghiệp. - Vật liệu từ nguồn khác như nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thưởng... Với cách phân loại này kế toán sẽ theo dõi được dễ dàng hơn tình hình nhập kho nguyên vật liệu và tình hình thanh toán tiền mua nguyên vật liệu với người bán, từ đó giúp cho việc tính giá vật liệu và định khoản chính xác, đáp ứng được yêu cầu đặt ra với kế toán nguyên vật liệu. Căn cứ vào quyền sở hữu: - Vật liệu tự có: gồm các loại vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. - Vật liệu của bên ngoài: đó là các vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ. Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu giúp cho việc quản lý các loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp thuận tiện hơn và xác định rõ ràng trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các loại vật liệu. Tóm lại, các cách phân loại vật liệu như đã nêu ở trên đều phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân loại phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên để quản lý tốt nguyên vật liệu thì ngoài việc phân loại, doanh nghiệp phải lập “Sổ danh điểm vật liệu” (Bảng số 1). Sổ này dùng để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất, đơn vị tính, mã số, đơn giá hạch toán của các loại vật liệu. Bảng số 1: Sổ danh điểm vật liệu Nhóm vật liệu Số danh điểm Tên , nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú “Sổ danh điểm vật liệu” được sử dụng thống nhất trong phạm vị doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cho các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu; mặt khác, nó giúp cho công tác hạch toán vật liệu dễ dàng, thuận tiện và là điều kiện cần thiết để tiến hành hiện đại hoá công tác hạch toán vật liệu. 2.2- Tính giá VL, CCDC Tính giá VL, CCDC là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán VL, CCDC. Tính giá VL, CCDC là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Trong đó nguyên tắc cơ bản nhất trong công tác hạch toán VL, CCDC ở các doanh nghiệp công nghiệp là tính giá VL, CCDC theo giá thực tế. Giá thực tế của VL, CCDC là các loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra chúng. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp mà giá thực tế có bao gồm cả thuế GTGT hay doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ mà giá thực tế không bao gồm thuế GTGT. Trường hợp VL, CCDC có nhiều loại, nhiều thứ và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán đòi hỏi phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số liệu hiện có của VL, CCDC thì có thể sử dụng giá hạch toán. Việc tính giá VL, CCDC được thực hiện chính xác giúp cho kế toán tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm và xác định chính xác giá trị tương ứng với số lượng VL, CCDC tồn kho. 2.2.1- Tính giá nhập VL, CCDC Theo nguyên tắc chung, giá trị của VL, CCDC nhập kho được xác định theo giá thực tế và tuỳ thuộc vào nguồn nhập VL, CCDC mà phương pháp xác định cụ thể sẽ khác nhau: Đối với VL, CCDC mua ngoài Giá thực tế Giá mua thuế Các chi phí Các khoản giảm giá VL, CCDC = ghi trên + nhập khẩu + thu mua - hàng mua nhập kho hóa đơn (nếu có) thực tế được hưởng Các chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi... Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá thực tế không bao gồm thuế GTGT; còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT. Đối với VL, CCDC tự sản xuất Giá thực tế VL, CCDC nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế Giá thực tế VL, CCDC nhập kho = Giá VL, CCDC xuất chế biến + Chi phí chế biến Đối với VL, CCDC thuê ngoài chế biến Giá thực tế Giá Chi phí Chi phí VL, CCDC = VL, CCDC + thuê + vận chuyển nhập kho xuất chế biến chế biến bốc dỡ Đối với VL, CCDC nhận của nhà nước cấp Giá thực tế VL,CCDC nhập kho chính là giá VL,CCDC ghi trên biên bản bàn giao vốn Đối với VL, CCDC nhận của các bên góp vốn liên doanh, các cổ đông góp vốn Giá thực tế VL, CCDC nhập kho chính là giá do hội đồng định giá xác định Đối với VL, CCDC được tặng thưởng, biếu tặng Giá thực tế VL, CCDC nhập kho được tính theo giá tham khảo trên thị trường Đối với VL, CCDC là phế liệu thu hồi Giá thực tế VL, CCDC nhập kho có thể là giá kế hoạch hay ước tính hay gia tham khảo trên thị trường. Việc quy định rõ ràng trong tính giá VL, CCDC nhập kho như trên giúp cho kế toán xác định đúng giá trị VL, CCDC nhập kho hay xuất sử dụng ngay cho sản xuất. 2.2.2- Tính giá xuất VL, CCDC Việc tính giá VL, CCDC xuất kho cũng tuân theo nguyên tắc tính theo giá thực tế như trong tính giá VL, CCDC nhập kho. Tuy nhiên, khác với VL, CCDC nhập kho tính giá theo nguồn nhập, cách tính giá VL, CCDC xuất kho phải còn tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, từng ngành nghề, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. Phương pháp giá thực tế bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế VL, CCDC xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân đầu tháng, bình quân gia quyền và bình quân sau mỗi lần nhập). Công thức tính chung: Giá thực tế Số lượng Giá đơn vị VL, CCDC = VL, CCDC x thực tế xuất kho xuất kho bình quân Trong đó: * Phương pháp giá thực tế bình quân đầu kỳ Thực chất là lấy giá thực tế bình quân của mỗi loại VL, CCDC tồn kho ở đầu kỳ này hay cuối kỳ trước làm đơn giá tính giá trị xuất kho của VL, CCDC đó trong kỳ này. Giá đơn vị Giá TT VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) thực tế bình quân = ------------------------------------------------------------------------ đầu kỳ Số lượng TT VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp trên mặc dầu khá đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động VL, CCDC trong kỳ nhưng lại không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả vật liệu kỳ này. * Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền (còn được gọi là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ) Trong kỳ, khi xuất VL, CCDC ra sử dụng chưa thể tính được ngay giá trị VL, CCDC xuất kho mà phải đợi đến cuối tháng mới tính giá bình quân VL, CCDC. Giá đơn vị TT Giá TT VL,CCDC tồn đầu kỳ + Giá TT VL,CCDC nhập trong kỳ bình quân = ----------------------------------------------------------------------------------- gia quyền Số lượng VL,CCDC tồn đầu kỳ + Số lượng VL,CCDC nhập trong kỳ Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tuy không phức tạp lắm, giá VL, CCDC xuất kho trong tháng khá chính xác (nên thường được sử dụng) nhưng công việc tính toán phải dồn đến cuối kỳ, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm VL, CCDC, số lần nhập xuất nhiều. * Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Nội dung của phương pháp này là cứ sau mỗi lần nhập kho VL, CCDC kế toán tính lại giá thực tế VL, CCDC bình quân sau lần nhập kho đó. Căn cứ giá đơn vị bình quân và lượng VL, CCDC xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của VL, CCDC xuất kho. Giá đơn vị TT Giá TT VL,CCDC tồn trước khi nhập + Giá TT VL,CCDC mới nhập bình quân = --------------------------------------------------------------------------------- sau mỗi lần nhập Số lượng TT VL,CCDC tồn trước khi nhập + Số lượng VL,CCDC mới nhập Đây là phương pháp tính giá đơn vị thực tế bình quân chính xác nhất trong ba phương pháp tính giá thực tế bình quân đã nêu. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên là xác định được ngay giá trị VL, CCDC xuất dùng với độ chính xác cao, tuy nhiên việc tính toán rất phức tạp và mất nhiều công sức khiến cho phương pháp này không thể được áp dụng một cách rộng rãi. Phương pháp giá thực tế đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập thường chỉ áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủng loại VL, CCDC và có sử dụng kế toán máy. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp nhập trước, xuất trước tính giá VL, CCDC xuất kho trên cơ sở giả định VL, CCDC nào nhập kho trước thì sẽ được xuất dùng trước, lượng VL, CCDC xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này áp dụng ở các doanh nghiệp có ít danh điểm VL, CCDC với số lần xuất kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này tính giá VL, CCDC xuất kho trên cơ sở giả định lô VL, CCDC nào nhập kho sau thì được xuất trước, vì vậy việc tính giá VL, CCDC xuất ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô VL, CCDC nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào đó thì sẽ tính theo giá đích danh của lô đó. Phương pháp giá thực tế đích danh thường được áp dụng cho các doanh nghiệp nhập VL, CCDC thường xuyên và xuất ngay sau khi nhập hoặc khoảng cách giữa lần nhập và lần xuất của cùng một lô hàng là rất gần nhau. Việc áp dụng phương pháp tính giá này đem lại độ chính xác cao nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện quản lý tốt VL, CCDC. Phương pháp tính giá trị VL, CCDC tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối cùng Phương pháp này không đòi hỏi phải xác định được lượng VL, CCDC xuất kho như các phương pháp trên. Do trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại VL, CCDC với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất dùng thường xuyên, các doanh nghiệp không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho nên việc tính giá được tiến hành cho số lượng VL, CCDC tồn kho thực tế cuối kỳ và sau đó mới xác định được giá thực tế của VL, CCDC xuất trong kỳ.  Giá thực tế Số lượng Đơn giá VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC tồn kho cuối kỳ tồn kho cuối kỳ nhập lần cuối Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế VL, CCDC xuất = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC sử dụng trong kỳ nhập trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Phương pháp giá hạch toán Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại VL, CCDC thì việc hạch toán VL, CCDC biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc làm hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức, vì thường xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại VL, CCDC sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho thường diễn ra một cách liên tục. Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán VL, CCDC hàng ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về VL, CCDC, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho VL, CCDC theo giá hạch toán. Giá hạch toán Số lượng Đơn giá VL, CCDC = VL, CCDC x hạch nhập (xuất) nhập (xuất) toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: Xác định hệ số giá của từng loại VL, CCDC: Hệ Giá TT VL, CCDC tồn đầu kỳ + Giá TT VL, CCDC nhập trong kỳ số = ------------------------------------------------------------------------------------ giá Giá HT VL, CCDC tồn đầu kỳ + Giá HT VL, CCDC nhập trong kỳ Xác định giá thực tế VL, CCDC xuất trong kỳ: Giá thực tế Giá hạch toán Hệ VL, CCDC = VL, CCDC x số xuất trong kỳ xuất trong kỳ giá Việc tính giá theo phương pháp giá hạch toán được thể hiện thông qua Bảng kê số 3 - Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ (Bảng số 2): Bảng số 2: Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ Tháng..... năm..... TK152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 153 - Chỉ tiêu Nguyên liệu, vật liệu chính Vật liệu phụ Công cụ, dụng cụ 1 2 3 4 5 6 7 I. Tồn kho đầu tháng II. Nhập kho trong tháng III. Tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng (I+II) IV. Hệ số giá V. Xuất dùng trong tháng VI. Tồn kho cuối tháng Ưu điểm của phương pháp này là đảm bảo mối quan hệ giữa hiện vật và giá trị, hạch toán chặt chẽ, kịp thời vì phải theo dõi chi tiết từng lần nhập kho, dễ làm, dễ tính toán, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp với mọi trình độ kế toán. Đây là phương pháp mềm dẻo vì dễ vận dụng để điều chỉnh kết quả kinh doanh. Nhược điểm của phương pháp này là không theo dõi kịp thời giá thực tế của VL, CCDC xuất kho và tồn kho, thêm vào đó công việc kế toán thường tập trung vào cuối tháng. 3- Hạch toán VL, CCDC trong các doanh nghiệp sản xuất 3.1- Chứng từ kế toán Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác định các chứng từ kế toán cần sử dụng doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp sử dụng các chứng từ bắt buộc sau: Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT Thẻ kho - Mẫu số 06-VT Biên bản kiểm kê vật tư - Mẫu số 08-vật tư Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” - Mẫu số 03-VT. Nếu vật tư được sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” - Mẫu số 04-VT. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ như: “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” - Mẫu số 05-VT, “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” - Mẫu số 07-VT hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thể có thêm những thông tin và chỉ tiêu cần thiết. Khi xuất bán vật tư doanh nghiệp sử dụng “Hoá đơn bán hàng ” - Mẫu số 02/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc “Hoá đơn (GTGT)” - Mẫu số 01/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch, tài vụ,... là rất quan trọng. Từ đó quy định từng chứng từ vật tư cụ thể được luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật tư đến thủ kho, kế toán và bộ phận lưu trữ chứng từ như thế nào. Chuẩn bị tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tư sẽ tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật tư. 3.2- Hạch toán chi tiết VL, CCDC Hạch toán chi tiết VL, CCDC là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ sự biến động của VL, CCDC về cả hiện vật và giá trị, từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho nhà quản lý và được thực hiện ở cả hai nơi: kho vật tư và phòng kế toán. VL, CCDC trong một doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán VL, CCDC phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại VL, CCDC luôn luôn là một đòi hỏi cấp bách đối với những người làm công tác kế toán. 3.2.1- Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho VL, CCDC, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC để ghi chép cả về số lượng và giá trị. Tại kho: Thẻ kho - Mẫu số 06-vật tư (Bảng số 3) do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm VL, CCDC và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau, hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. Bảng số 3: Thẻ kho Số thẻ: ....... Số tờ: ....... Tên vật tư: ............................. Đơn vị tính: ......... Chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết (Bảng số 4) cho từng danh điểm VL, CCDC tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của VL, CCDC. Hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày một lần, nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến nhân viên kế toán VL, CCDC phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan (như Hoá đơn mua hàng, Phiếu mua hàng, Hợp đồng vận chuyển...) ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Bảng số 4: Đơn vị:................ Sổ chi tiết vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Năm ..... Tài khoản:................................ Tên kho:.................................. Tên, quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hoá):........................ Đơn vị tính:........ Chứng từ Diễn TK Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi SH NT giải đối ứng giá SL Tiền SL Tiền SL Tiền chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số dư đầu năm Cộng tháng Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm VL, CCDC. Số lượng VL, CCDC tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL, CCDC lập Bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho VL, CCDC (Bảng số 5). Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá VL, CCDC. Bảng số 5: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL, CCDC Danh điểm Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng vật liệu SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Phương pháp thẻ song song là một phương pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Quá trình hạch toán chi tiết VL, CCDC theo phương pháp thẻ song song có thể khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ nhập Sơ đồ 1: Sổ chi tiết VL Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Thẻ kho Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.2.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Tại kho: Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở Thẻ kho (B._.ảng số 3) để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tại phòng kế toán: Thay bằng việc mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu chỉ mở một quyển “Sổ đối chiếu luân chuyển” (Bảng số 6) để hạch toán từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi trên một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sôt này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm chễ. Bảng số 6: Sổ đối chiếu luân chuyển Danh Đơn Tồn Tháng 1 ... tháng 12 điểm vị đầu năm Nhập Xuất Tồn vật liệu tính SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Sơ đồ khái quát trình tự hạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Sơ đồ 2: Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ 3.2.3- Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp này công việc hạch toán được tiến hành cụ thể như sau: Tại kho: Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho như các phương pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy định thống nhất của doanh nghiệp). Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ (Bảng số 7) phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. Bảng số 7: Phiếu giao nhận chứng từ nhập Số danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền điểm VL chủng loại vật tư Số NT lượng giá Ghi chú: Phiếu giao nhận chứng từ xuất được lập tương tự Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào Sổ số dư (Bảng số 8). Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự như thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Ghi Sổ số dư xong thủ kho chuyển giao Sổ số dư cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ. Bảng số 8: Sổ số dư Năm N Kho:....................... Danh Tên, chủng loại Đơn vị Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 điểm quy cách vật tư tính Thấp nhất cao nhất SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng Xác nhận của kế toán Tại phòng kế toán: Nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất và tồn kho vật liệu (Bảng số 9). Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên Sổ số dư và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. Bảng số 9: Bảng luỹ kế nhập - Xuất - tồn kho vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Tháng:............. Số dư đầu kỳ:........ Chứng từ Diễn giải Từ ngày Từ ngày Từ ngày Tổng SH NT 1-10 10 -20 20-30 cộng cột 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Số dư cuối kỳ:......... Trình tự hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ: Sơ đồ 3: Chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho VL, CCDC Thẻ kho Sổ số dư Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra 3.3- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC VL, CCDC là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng loại VL, CCDC mà doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân đo đong đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong đếm, ước lượng VL, CCDC tồn kho cuối kỳ. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về VL, CCDC nói riêng và hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). 3.3.1- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp KKTX Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX các tài khoản kế toán hàng tồn kho nói chung và tài khoản VL, CCDC nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, vật tư, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định vào bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. 3.3.1.1- Hạch toán tổng hợp nhập VL, CCDC theo phương pháp KKTX * Tài khoản sử dụng Để hạch toán quá trình thu mua, nhập, xuất kho VL, CCDC theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 151-Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán) hay đã về đến kho nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Bên Nợ: - Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi trên đường Bên Có: - Giá trị hàng đi đường kỳ trước đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: - Giá trị hàng hoá, vật tư còn đang đi đường, chưa về nhập kho đơn vị. TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu,vật liệu nhập kho - Trị giá của nguyên liệu, vật liệu thừa khi kiểm kê Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho - Trị giá nguyên liệu, vật liệu mua về trả lại người bán hoặc được giảm giá - Trị giá của nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê Dư Nợ: - Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho TK 153 - Công cụ, dụng cụ Tài khoản 153 được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp. Bên Nợ: - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho - Giá trị công cụ, dụng cụ cho thuê thu hồi về nhập kho - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Trị giá thực tế của từng công cụ, dụng cụ xuất kho - Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê Dư Nợ: - Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho TK 153 - Công cụ, dụng cụ được chia làm ba tiểu khoản: - TK 1531 - Công cụ, dụng cụ - TK 1532 - Bao bì luân chuyển - TK 1533 - Đồ dùng cho thuê Một số tài khoản có liên quan khác như: TK 331,TK 111, TK112, TK311, TK133,... * Trình tự hạch toán a, Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép kế toán đầy đủ), thuế GTGT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của VL, CCDC. Như vậy khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá VL, CCDC, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào số được khấu trừ. 1. Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về a, Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152, 153 Giá thực tế VL, CCDC (chi tiết từng loại) Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141... Tổng giá thanh toán b, Trường hợp doanh nghiệp được hưởng giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 331, 111, 112, 1388 Có TK 152, 153 (chi tiết từng loại) Số giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại được hưởng theo giá không có thuế Có TK 133(1331) Thuế GTGT được khấu trừ (đối với hàng bán trả lại) c, Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng, ghi: Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 711 2. Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán, ghi như sau: - Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152 , 153 (chi tiết VL, CCDC) Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 3381 Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: + Nếu trả lại cho người bán Nợ TK 3381 Có TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) + Nếu đồng mua tiếp số thừa Nợ TK 3381 Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT của hàng thừa Có TK 331 Tổng giá thanh toán của số hàng thừa + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381 Có TK 721 - Nếu nhập theo số hoá đơn Ghi nhận số nhập như trường hợp (1) ở trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa, ghi: Có TK 002 Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK 152, 153 Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng thừa Có TK 331 Tổng giá thanh toán số hàng thừa + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152, 153 Có TK 721 3. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ như sau: - Khi nhập Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Nợ TK 1381 Trị giá số thiếu Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK 331 Trị giá thanh toán theo hoá đơn - Khi xử lý: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu Nợ TK 152, 153 Có TK 1381 + Nếu người bán không còn hàng Nợ TK 331 Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 1381 Xử lý số thiếu Có TK 133(1331) Số thuế GTGT của số hàng thiếu + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 1388, 334 Cá nhân phải bồi thường Có TK 133(1331) Thuế GTGT của số hàng thiếu Có TK 1381 Xử lý số thiếu + Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821 Có TK 1381 4. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán, nghiệp vụ này được hạch toán như trường hợp (1b). 5. Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách: - Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính) - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. 6. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ như trường hợp (1), còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151 Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không có thuế GTGT) Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141... Sang tháng sau, khi hàng về, ghi: Nợ TK 152, 153 Nếu nhập kho (chi tiết VL, CCDC) Nợ TK 621, 627 Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK 151 Hàng đi đường kỳ trước đã về 7. Trường hợp VL, CCDC tự chế biến nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến - Tự chế biến Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Có TK 154 - Thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí gia công phải trả Nợ TK 154 Có TK 111, 112, 331 + VL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến nhập kho Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Có TK 154 8. Nhập lại VL, CCDC trước đây đã góp vốn liên doanh Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Có TK 222, 128, 228 Nhận VL, CCDC do được cấp VL, CCDC tăng do các cá nhân, cổ đông, các bên góp vốn liên doanh góp vốn thành lập doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Có TK 411 Nhập kho phế liệu thu hồi Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Giá trị thực tế của phế liệu thu hồi Có TK 721 Phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định Có TK 154 Phế liệu thu hồi từ VL, CCDC do doanh nghiệp tự sản xuất Có TK 241 Thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ 11. Các trường hợp tăng VL, CCDC khác Ngoài nguồn VL, CCDC tăng do các nguyên nhân trên, VL, CCDC của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác như không sử dụng hết số xuất, đánh giá tăng, thừa... Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá VL, CCDC đều được ghi Nợ TK 152, 153 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Nợ TK 152, 153 (chi tiết VL, CCDC) Giá thực tế VL, CCDC Có TK 241 Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản Có TK 412 Đánh giá tăng vật liệu, CCDC Có TK 621, 627, 641, 642 Nhập lại kho số VL, CCDC không sử dụng hết Có TK 336 Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ * Chú ý: Ngoài các trường hợp hạch toán như đã nêu ở trên, hạch toán tổng hợp xuất công cụ, dụng cụ còn có những khác biệt như khi Nhà nước thay đổi tiêu chuẩn về tài sản cố định (TSCĐ) hay khi hạch toán TSCĐ có điều chỉnh về nguyên giá và thời hạn sử dụng khiến TSCĐ trước đó không còn đủ tiêu chuẩn nữa. - TSCĐ còn mới, chưa sử dụng: Nợ TK 153(1531) Có TK 211 - TSCĐ đã qua sử dụng chuyển thành công cụ, dụng cụ + Nếu giá trị còn lại của TSCĐ ít có thể phân bổ một lần vào chi phí Nợ TK 627, 641, 642 Giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ Có TK 211 Nguyên giá TSCĐ + Giá trị còn lại của TSCĐ lớn, không thể phân bổ hết một lần vào chi phí thì kế toán sẽ kết chuyển vào TK 14 2 - Chi phí trả trước để phân bổ dần Nợ TK 142(1421) Giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ Có TK 211 Nguyên giá của TSCĐ Sau đó, dựa vào cách phân bổ công cụ, dụng cụ để phân bổ. b, Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp - Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (do chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế GTGT được tính vào giá thực tế VL, CCDC nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào tài khoản 152, 153 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK 152, 153 (chi tiết từng loại) Có TK 331, 111, 112, 311... - Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388...) Có TK 152, 153 Hạch toán tổng hợp xuất VL, CCDC theo phương pháp KKTX a, Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu theo phương pháp KKTX Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh ... Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở Bên Có của tài khoản 152. Tài khoản sử dụng TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Các TK có liên quan như TK 621, TK 627(6272), TK 641(6412), TK 642(6422), TK 241... Trình tự hạch toán 1. Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng) Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627(6272-chi tiết phân xưởng) Xuất dùng chung cho phân xưởng Nợ TK 641(6412) Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ ...... Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu xuất dùng 2. Xuất vật liệu để chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 (chi tiết vật liệu) 3. Xuất góp vốn liên doanh Khi góp vốn liên doanh, phải tính giá lại vật liệu, so sánh giá trị vật liệu góp vốn liên doanh với giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán . Nếu có chênh lệch, số chênh lệch phải chuyển vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản: - Số vốn góp liên doanh bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222, 128, 228 Có TK 152 - Số vốn góp liên doanh lớn hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222, 128, 228 Giá trị vốn góp Có TK 412 Phần chênh lệch Có TK 152 Giá thực tế vật liệu xuất để góp vốn liên doanh - Số vốn góp liên doanh nhỏ hơn giá trị vật liệu ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222, 128, 228 Giá trị vốn góp Nợ TK 412 Phần chênh lệch Có TK 152 Giá thực tế vật liệu xuất để góp vốn liên doanh 4. Xuất vật liệu để bán - Khi xuất vật liệu Nợ TK 632 Có TK 152 - Thu nhập từ bán vật liệu Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 5. Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK 138(1388) Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK 136(1368) Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Giá thực tế vật liệu cho vay 6. Giảm do các nguyên nhân khác Nợ TK 111,112,131 Mua vật liệu được hưởng chiết khấu,giảm giá,bớt giá Nợ TK 412 Đánh giá giảm vật liệu Nợ TK 632 Xuất trả lương, trả thưởng Có TK 152 Giá thực tế vật liệu b, Hạch toán tổng hợp xuất công cụ, dụng cụ theo phương pháp KKTX Hạch toán tổng hợp xuất công cụ, dụng cụ tương tự như đố với hạch toán tổng hợp xuất vật liệu, tuy nhiên, vì là tư liệu lao động nên việc hạch toán xuất dùng công cụ, dụng cụ cần phân biệt các trường hợp: Hạch toán công cụ, dụng cụ xuất dùng Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển Hạch toán đồ dùng cho thuê Tài khoản sử dụng TK 153 - Công cụ, dụng cụ Tài khoản cấp 2: - TK 1531 - Công cụ, dụng cụ - TK 1532 - Bao bì luân chuyển - TK 1533 - Đồ dùng cho thuê Các tài khoản có liên quan khác như TK 627(6273), TK 641(6413), TK 642(6423)... và đặc biệt là TK 142 - Chi phí trả trước Trình tự hạch toán 1. Hạch toán công cụ, dụng cụ xuất dùng Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ cần căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác định số lần phân bổ công cụ, dụng cụ. * Phân bổ một lần (hay 100% giá trị) Trường hợp xuất dùng công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, số lượng không nhiều với mục đích thay thế, bổ sung một phần công cụ, dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi phí trong kỳ được gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị. Nợ TK 627(6273 - chi tiết phân xưởng) Xuất dùng ở phân xưởng Nợ TK 641(6413) Xuất dùng cho tiêu thụ Nợ TK 642(6423) Xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Có TK 153(1531) Toàn bộ giá trị xuất dùng * Phương pháp phân bổ 2 lần hay 50% giá trị Trường hợp xuất dùng công cụ, dụng cụ có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn, thời gian sử dụng tương đối dài mà nếu áp dụng phương pháp phân bổ một lần nói trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột biến tăng lên thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị). Nội dung: Khi xuất công cụ, dụng cụ ra sử dụng, phân bổ ngay 50% giá trị công cụ, dụng cụ vào chi phí, phần còn lại khi công cụ, dụng cụ bị hỏng, mất mới phân bổ nốt vào chi phí sau khi trừ số phế liệu thu hồi hoặc số phải bồi thường. Giá trị công cụ, dụng cụ Giá trị phân bổ lần đầu = ----------------------------------- 2 Giá trị Giá trị công cụ, dụng cụ Số Số phân bổ = -------------------------------- - phế liệu - phải bồi thường lần 2 2 thu hồi (nếu có) Theo phương pháp này, khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toán sau: + Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142(1421) Có TK 153(1531) + Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng công cụ, dụng cụ Nợ TK 6273, 6413, 6423 Có TK 142(1421) 50% giá trị xuất dùng + Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng Nợ TK 152(1528) Phế liệu thu hồi Nợ TK 138, 334, 338, 111,... Bồi thường Nợ TK 6273, 6413, 6423 Phân bổ nốt giá trị còn lại Có TK 142(1421) Giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng) * Phương pháp phân bổ dần nhiều lần Trường hợp công cụ, dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí, được gọi là phương pháp phân bổ dần nhiều lần. Các công thức tính: Giá trị công cụ, dụng cụ Giá trị phân bổ một lần = ----------------------------------- Số lần phân bổ Sau khi công cụ, dụng cụ bị hỏng, mất thì tính giá trị phân bổ lần cuối: Giá trị Giá trị công cụ, dụng cụ Giá trị Số phân bổ = ------------------------------------ - phế liệu - phải bồi thường lần cuối cùng Số lần phân bổ thu hồi (nếu có) Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán: + Phản ánh 100% giá trị xuất dùng Nợ TK 142(1421) Có TK 153 (1531) + Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần Nợ TK liên quan 6273, 6413, 6423 Có TK 142(1421) Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo hỏng, mất hay hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi hay số bồi thường của người làm mất, hỏng..., giá trị còn lại sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh tương tự như phương pháp phân bổ 2 lần. * Chú ý: Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ để góp vốn liên doanh cũng tương tự như trong hạch toán xuất vật liệu để góp vốn liên doanh: Khi góp vốn liên doanh, phải tính giá lại công cụ, dụng cụ, so sánh giá trị công cụ, dụng cụ góp vốn liên doanh với giá trị công cụ, dụng cụ ghi trên sổ kế toán . Nếu có chênh lệch, số chênh lệch phải chuyển vào TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản. + Số vốn góp liên doanh bằng giá trị công cụ, dụng cụ ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222, 128, 228 Có TK 153 + Số vốn góp liên doanh lớn hơn giá trị công cụ, dụng cụ ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222, 128, 228 Giá trị vốn góp Có TK 412 Phần chênh lệch Có TK 153 Giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất để góp vốn liên doanh + Số vốn góp liên doanh nhỏ hơn giá trị công cụ, dụng cụ ghi trên sổ kế toán Nợ TK 222, 128, 228 Giá trị vốn góp Nợ TK 412 Phần chênh lệch Có TK 153 Giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất để góp vốn liên doanh 2. Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển Bao bì luân chuyển là công cụ, dụng cụ được sử dụng nhiều lần. Nó khác công cụ, dụng cụ ở chỗ là sau khi xuất kho sử dụng và khi thu hồi phải nhập lại kho bao bì luân chuyển với: Giá trị bao bì luân chuyển nhập lại kho = Giá trị bao bì luân chuyển xuất kho - Số đã phân bổ vào chi phí. Khi xuất dùng bao bì luân chuyển: + Ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng Nợ TK 142(1421) Có TK 153(1532) + Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng Nợ TK 152 Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài Nợ TK 6413 Tính vào chi phí bán hàng Có TK 142(1421) Giá trị hao mòn + Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho Nợ TK 153(1532) Có TK 142(1421) 3. Hạch toán đồ dùng cho thuê - Khi doanh nghiệp mua công cụ, dụng cụ với mục đích cho thuê, căn cứ vào các chứng từ mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 153(1533) Giá thực tế đồ dùng cho thuê Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112... Tổng giá hàng mua - Nếu doanh nghiệp sử dụng công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất để cho thuê Nợ TK 153(1533) Có TK 153(1531, 1532) - Khi xuất kho đồ dùng cho thuê Nợ TK 142(1421) Có TK 153(1533) - Tuỳ theo tính chất của hoạt động cho thuê công cụ, dụng cụ ở từng doanh nghiệp mà hoạt động này có thể coi là hoạt động kinh doanh thường xuyên hay bất thường + Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê hay chi phí phát sinh từ hoạt động cho thuê Nợ TK 821 Nếu hoạt động cho thuê không thường xuyên Nợ TK 627(6273) Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thường xuyên (chính hoặc phụ) Có TK 142(1421) Giá trị hao mòn Có TK 111, 112... Chi phí bằng tiền phát sinh + Thu nhập từ hoạt động cho thuê Nợ TK liên quan 111, 112, 131... Tổng số thu cho thuê Có TK 333(3331) Thuế GTGT phải nộp Có TK 721 Nếu là hoạt động không thường xuyên Có TK 511 Nếu là hoạt động thường xuyên - Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, kế toán tính ra giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ bằng giá trị của công cụ, dụng cụ khi xuất kho cho thuê trừ đi phần hao mòn đã tính vào chi phí, ghi: Nợ TK 153(1533) Có TK 142(1421) Khi xuất VL, CCDC ra sử dụng, ta tính giá xuất theo giá thực tế. Trong trường hợp chưa biết giá thực tế ta ghi theo giá tạm tính, rồi cuối tháng điều chỉnh về giá thực tế và căn cứ vào mục đích sử dụng để phân bổ chi phí VL, CCDC vào các tài khoản phù hợp. Kế toán lập Bảng phân bổ VL, CCDC hay còn gọi là Bảng phân bổ số 2 (Bảng số 10): Bảng số 10: Bảng phân bổ VL, CCDC Tháng......năm..... Đơn vị: Đồng Có TK TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522 - Vật liệu phụ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT Giá HT Giá TT 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 621 2. Chi phí sản xuất chung - TK 627 3. Chi phí bán hàng - TK 641 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 642 .... Tổng cộng 3.3.2- Hạch toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ theo công thức: Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC xuất trong kỳ nhập trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động vật tư hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho. Giá trị vật tư hàng hó mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi trên một tài khoản riêng (Tài khoản mua hàng). Công tác kiểm kê hàng hoá, vật tư được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế để ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời căn cứ vào trị giá vật tư, hàng hoá tồn kho để xác định trị giá vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của TK 611- Mua hàng. Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKĐK các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa với quy cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về mặt vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. * Tài khoản sử dụng TK 611 - Mua hàng TK 611 được dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm về mặt giá trị của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Bên Nợ: - Trị giá thực tế của hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ. - Trị giá thực tế của hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại. Bên Có: - Trị giá thực tế của hàng hoá, nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ. - Trị giá thực tế của hàng hoá, nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất trong kỳ. - Trị giá thực tế của hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. - Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. TK 611 không có số dư cuối kỳ TK 611 có hai tài khoản cấp 2: - TK 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu: phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ. - TK 6112- Mua hàng hoá: phản ánh trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ. TK 151-Hàng mua đang đi đường Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mà đơn vị đã chấ nhận mua hoặc đã mua nhưng chưa về nhập kho. Bên Nợ: - Trị Giá hàng đang đi đường cuối kỳ Bên Có: - Kết chuyển trị gia hàng đang đi đường đầu kỳ Dư Nợ: - Giá trị hàng hoá, vật tư còn đang đi đường TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này được sử dụngphản ánh giá trị thực tế của vật liệu tồn kho Bên Nợ: - Trị giá của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên Có: - Kết chuyển trị giá của nguyên liệu, vật liệu đầu kỳ Dư Nợ: - Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho TK 153 - Công cụ, dụng cụ Tài khoản 153 được dùng để phản ánh giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho của doanh nghiệp. Bên Nợ: - Trị giá công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ Bên Có: - Kết chuyển trị giá công cụ, dụng cụ đầu kỳ Dư Nợ: - Giá trị thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho Một số TK khác có liên quan: 1._.55 151,73 Tồn kho bình quân 723 049 439 840 725 056 116,27 Số xuất dùng trong quý 2 897 621 663 3 061 977 910 105,67 Hệ số quay kho vật liệu 4,01 3,64 90,88 Với công thức: Giá trị vật liệu sử dụng trong kỳ Hệ số quay kho vật liệu = --------------------------------------------- Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Trong đó, giá trị vật liệu tồn kho bình quân được tính bằng cách lấy lượng tồn kho đầu kỳ cộng với lượng tồn kho cuối kỳ rồi chia cho 2. Theo tính toán trong bảng trên ta thấy: So sánh giữa quý I của hai năm 1999 và 2000: trong khi quý I/2000 giá trị vật liệu xuất dùng chỉ tăng 105,67% so với cùng kỳ năm 1999 thì giá trị vật liệu dự trữ giữa hai quý này lại tăng tới 116,27% ; chính vì thế hệ số quay kho vật liệu giảm từ 4,01 trong quý I /1999 xuống còn 3,64 trong quý I/2000. Như vậy, sang năm 2000, mức dự trữ vật liệu tăng nhiều hơn so với thực tế sử dụng vật liệu. Điều này là do tình hình cung ứng vật liệu trong quý I/2000 đã tăng lên một cách đáng kể (như phân tích ở trên) và tất yếu dẫn đến việc vật liệu bị dư thừa. 2.4.1.3 - Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Tình hình sử dụng vật tư tại Công ty In Công đoàn Việt Nam có thể được đánh giá thông qua các chỉ tiêu sau: Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ---------------------------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2000 Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tỷ lệ % hoàn thành 3 061 977 910 kế hoạch sử dụng = -------------------------------------------- x100 vật liệu quý I/2000 6 155 142 000 3 000 000 000 x ------------------- 6 000 000 000 = 99,49% Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch 6 155 142 000 Số tuyệt đối = 3 061 977 910 - 3 150 000 000 x -------------------- 6 000 000 000 = - 15 593 090 đồng Thông qua các số liệu trên về tình hình sử dụng vật liệu của quý I/2000 một điều rõ ràng nhận thấy công ty không những vượt kế hoạch đặt ra về giá trị tổng sản lượng mà còn giảm được hao phí về vật liệu. Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng vật liệu của quý I/2000 đạt 99,49%, điều này có nghĩa là công ty đã sử dụng có hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn số lượng vật liệu mà kế hoạch đạt ra cho sản xuất. Cụ thể, công ty đã tiết kiệm được 15 593 090 đồng. Có thể khẳng định vật liệu xuất sử dụng cho sản xuất tại công ty đạt hiệu quả cao. Như vậy, qua phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật tư tại Công ty In Công đoàn Việt Nam cho thấy công tác tổ chức quản lý vật tư được thực hiện chặt chẽ, vật tư được cung ứng đầy đủ, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, vật tư sử dụng tiết kiện và có hiệu quả, song một điểm cần chú ý ở đây là số lượng vật tư dự trữ cao so với thực tế sản xuất và lượng dự trữ vật tư không đồng đều giữa các thời điểm trong kỳ sản xuất. 2.4.2 - Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và tài sản trong lưu thông. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cần phải sử dụng hợp lý vốn lưu động sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua phân tích các chỉ tiêu về vốn lưu động ta sẽ có được cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công Đoàn trong so sánh giữa quý I/1999 với quý I/2000 : Trước tiên, ta phân tích chỉ tiêu sức sinh lời của vốn lưu động - đây là chỉ tiêu phản ánh chung nhất về tình hình sử dụng vốn lưu động : Công thức : Sức sinh lợi Lợi nhuận thuần của = -------------------------------------------- vốn lưu động Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Bảng số 31: Bảng tính toán sức sinh lợi của vốn lưu động Chỉ tiêu Quý I/1999 Quý II/2000 Vốn lưu động đầu quý 1 228 480 769 1 273 379 957 Vốn lưu động cuối quý 967 598 563 1 204 418 698 Vốn lưu động bình quân trong quý 1 098 039 666 1 238 899 328 Lợi nhuận thuần 192 787 506 205 753 762 Sức sinh lợi của vốn lưu động 0,18 0,17 Trong quý I/1999, sức sinh lợi của vốn lưu động là 0,18 tức là một đồng vốn lưu động tạo ra 0,18 đồng lợi nhuận ; Còn quý I/2000, chỉ tiêu này là 0,19 hay một đồng vốn lưu động tạo ra được 0,17 đồng lợi nhuận, thấp hơn so với cùng kỳ năm trước 0,01 đồng, chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bị giảm xuống. Tiếp theo ta sẽ phân tích một số chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển vốn lưu động thường dùng như số vòng quay của vốn lưu động, thời gian một vòng quay của vốn lưu động. - Số vòng quay của vốn lưu động : Số vòng quay Tổng số doanh thu thuần của = --------------------------------- vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Số vòng quay 5 610 787 000 của vốn lưu động = --------------------- = 5,11 quý I/1999 1 098 039 666 Số vòng quay 6 155 142 000 của vốn lưu động = --------------------- = 4,97 quý I/1999 1 238 899 328 Số vốn lưu động quay được 4,97 vòng trong quý I/2000, ít hơn so với số vòng quay của vốn lưu động trong quý I/1999 – 0,14 vòng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động bị giảm sút. Đồng thời chỉ tiêu này còn phản ánh khả năng sản xuất của vốn lưu động: quý I/1999 một đồng vốn đem lại 5,11 đồng doanh thu, còn quý I/12000 một đồng vốn đem lại ít hơn: 4,97 đồng doanh thu. - Thời gian một vòng quay của vốn lưu động : Thời gian một vòng quay Thời gian kỳ phân tích của = ---------------------------------------- vốn lưu động Số vòng quay của vốn lưu động Thời gian một kỳ phân tích (một quý) là 90 ngày Thời gian một vòng quay 90 của vốn lưu động = --------- = 17,61 ngày quý I/1999 5,11 Thời gian một vòng quay 90 của vốn lưu động = --------- = 18,11 ngày quý I/1999 4,97 Chỉ tiêu này thể hiện số ngày cần thiết để cho vốn lưu động quay được một vòng: số liệu tương ứng quý I/1999 và quý I/200 là 17,61 ngày và 18,11 ngày. Thời gian một vòng luân chuyển quý I/2000 lớn hơn cùng kỳ năm trước là 0,5 ngày thể hiện tốc độ luân chuyển của vốn lưu động của quý I/2000 chậm hơn so với quý I/1999. 2.4.3- Phân tích mối quan hệ giữa tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty In Công đoàn Thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động như trên: Sức sinh lời của vốn lưu động, số vòng quay của vốn lưu động và thời gian một vòng quay của vốn lưu động quý I/1999 và quý I/2000, em nhận thấy mặc dù trong quý I/2000, doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty đều tăng lên đáng kể nhưng do vốn lưu động bình quân cũng tăng lên khá nhiều nên hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong quý I/2000 thấp hơn so với cùng kỳ năm 1999. Điều này là do ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có yếu tố vật liệu. Nhìn chung tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng vật liệu tại Công ty In Công Đoàn đều đảm bảo yêu cầu phục vụ cho sản xuất. Thậm chí trong quý I/2000 vật liệu sử dụng tiết kiệm và hiệu quả hơn so với quý I/1999. Tuy nhiên, do tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu đều tăng lên, gây ra tình trạng dư thừa vật liệu, khiến vốn lưu động bị ứ đọng và do đó làm chậm tốc độ chu chuyển vốn cũng như làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Đây là một trong những hạn chế mà công ty cần điều chỉnh để không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động mà còn tạo điều kiện mở rộng sản xuất kinh doanh. Phần III một số đánh giá và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty in Công đoàn việt Nam 1- Đánh giá thực trạng công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam Vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu tạo nên sản phẩm, còn công cụ, dụng cụ là tư liệu lao động cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm đó. Do vậy công tác hạch toán VL, CCDC có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất. Nhận thức được vấn đề này Công ty In Công đoàn Việt Nam rất chú trọng đến công tác hạch toán VL, CCDC và không ngừng tăng cường công tác quản lý VL, CCDC. Sau một thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam em thấy trong công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC trong công ty có những ưu và nhược điểm: Hàng năm, phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty mà đưa ra kế hoạch thu mua VL, CCDC sao cho phù hợp nhất. Đồng thời cũng thường xuyên phải theo dõi sát sao tình hình sản xuất của công ty để có những điều chỉnh kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra được liên tục. Việc quản lý và bảo quản vật tư chủ yếu là do thủ kho phụ trách. Hiện nay, tại công ty có hai kho vật tư: Kho số 1 - kho giấy và kho số 2 - kho các vật liệu khác và công cụ, dụng cụ. Cả hai kho vật tư đều được sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện; đồng thời, được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các thiết bị đo lường và sổ sách được ghi chép đầy đủ nên rất thuận tiện cho công tác quản lý và sử dụng vật tư. Tuy nhiên ở kho 2, do khối lượng và chủng loại VL, CCDC tại kho quá nhiều nên trách nhiệm của thủ kho khá nặng nề, nhất là với tình hình nhập, xuất kho liên tục như hiện nay của công ty. Về tổ chức chứng từ, các mẫu chứng từ cũng như quy trình lập và luân chuyển chứng từ được tuân theo đúng thủ tục quy định. Chứng từ được sử dụng tại công ty có nhiều loại, phù hợp với chủng loại vật tư đa dạng và yêu cầu quản lý vật tư tạo điều kiện dễ dàng hơn cho công tác quản lý và hạch toán vật tư. Phương pháp tính giá VL, CCDC được thực hiện theo đúng phương pháp tính giá áp dụng cho VL, CCDC nhập, xuất, tồn kho. VL, CCDC nhập kho được thực hiện tính giá cụ thể theo từng lần nhập kho, còn phương pháp tính giá VL, CCDC xuất kho là phương pháp nhập trước, xuất trước. Việc áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước đối với VL, CCDC xuất kho tại Công ty In Công đoàn Việt Nam là hợp lý bởi các loại VL, CCDC rất đa dạng và được nhập, xuất kho thường xuyên. Sổ sách áp dụng tại công ty mặc dù đã áp dụng theo đúng chế độ về mẫu sổ sách và quy trình lập nhưng cần phải sử thêm một số sổ để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC như Sổ danh điểm VL, CCDC, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Bảng phân bổ VL, CCDC ... Hệ thống tài khoản sử dụng của công ty cũng cần phải được điều chỉnh: - Một số tài khoản không được sử dụng theo đúng quy định như: TK 631 - Giá thành sản xuất, TK 511 - Doanh thu. - Một số tài khoản không được sử dụng tại công ty mà thực tế tại công ty có phát sinh những nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản đó như: TK 632 - Giá vốn hàng bán, TK 721 - Thu nhập bất thường, TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công, TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như em đã nêu trong Phần II, nhìn chung các nghiệp vụ đều được hạch toán theo đúng quy định của Chế độ kế toán nhưng có một số nghiệp vụ không tuân theo đúng quy định. Hàng quý, kế toán tổng hợp lập Báo cáo kế toán một lần làm 6 bản để lưu và đem nộp đi các nơi: Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Cục thuế Hà nội, Cục thống kê Hà nội và Cục quản lý vốn Hà nội. Các báo cáo đều được lập theo đúng thủ tục quy định, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính và Bảng lưu chuyển tiền tệ. Để có thể tổ chức công tác hạch toán một cách khoa học và đúng chế độ kế toán ban hành, các nhân viên phòng kế toán tài vụ được phân công phụ trách từng phần hành. Sự nỗ lực của từng nhân viên kế toán và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên kế toán và giữa nhân viên kế toán với các bộ phận liên quan trong quá trình kiểm tra, đối chiếu khiến cho công tác hạch toán kế toán tại công ty đảm bảo tính kịp thời, chính xác và đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, một nhược điểm cần chú ý ở đây là tính kiêm nhiệm của các nhân viên trong phòng kế toán - tài vụ. Điều này cần phải được chú ý khắc phục. Như vậy, bên cạnh những ưư điểm của công tác hạch toán và quản lý VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam còn có khá nhiều nhược điểm cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán và quản lý VL, CCDC nói riêng và công tác hạch toán kế toán nói chung của công ty. 2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán VL, CCDC tại Công ty In Công đoàn Việt Nam 2.1- Phương pháp hạch toán chi tiết Công ty In Công đoàn Việt Nam là một công ty có quy mô không lớn nhưng do đặc trưng của ngành in, khối lượng VL, CCDC sử dụng cho hoạt động in ấn rất đa dạng về số lượng và chủng loại. Một điều dễ nhận thấy là công tác quản lý VL, CCDC sẽ rất vất vả và việc hạch toán VL, CCDC cũng đòi hỏi phải tỉ mỉ, chi tiết. Nhưng cho đến nay, công ty vẫn chưa lập Sổ danh điểm VL, CCDC mà chỉ chia ra thành từng nhóm, từng loại vật tư. Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán vật tư chỉ ghi tên các loại vật tư xuất sử dụng. Chính điều này gây không ít khó khăn cho công tác hạch toán VL, CCDC và cả trong công tác đối chiếu và quản lý vật tư. Việc xây dựng Sổ danh điểm VL, CCDC chặt chẽ, thống nhất sẽ khắc phục được các nhược điểm trên. Sổ danh điểm của công ty nên được lập như sau: Bảng số 32: Sổ danh điểm vật liệu Nhóm vật liệu Số danh điểm Tên , nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 152101 Giấy kg 15210101 Giấy Tân mai kg 15210102 Giấy Bãi bằng kg ... ... ... 152102 Mực kg 15210201 Mực đen Trung Quốc kg 15210202 Mực vàng Đức kg ... ... ... 152103 Kẽm tấm ... .... ... 152.2 Vật liệu phụ ... ... ... ... ... ... Phương pháp hạch toán chi tiết VL, CCDC mà công ty đang sử dụng là phương pháp thẻ song song. Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý VL, CCDC. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng lại có tính trùng lắp. Hiện nay, tại cả kho và phòng kế toán đều theo dõi về mặt hiện vật và kế toán vật tư còn phải theo dõi cả về mặt giá trị. Thêm vào đó, hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho VL, CCDC trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế toán lại không hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Phương pháp Thẻ song song đã đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý cũng như hạch toán tại công ty nhưng với khối lượng VL, CCDC hết sức đa dạng như ở công ty thì việc sử dụng phương pháp thẻ song song là không nên. Công ty nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư nhưng kế toán thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị thì chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi, do vậy, tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp Thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư công việc hạch toán được tiến hành như theo sơ đồ sau: Sơ đồ 16: Bảng luỹ kế nhập vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ nhập Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế xuất vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Theo phương pháp Sổ số dư, Thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của doanh nghiệp có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày. Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản. Phiếu này, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. Bảng số 33: Phiếu giao nhận chứng từ Số danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền điểm VL chủng loại vật tư Số NT lượng giá Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự như thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu. Ghi Sổ số dư xong thủ kho chuyển giao Sổ số dư cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Sổ số dư công ty nên lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn. Bảng số 34: Sổ số dư Tháng....năm.... Kho:............. Danh Tên, chủng loại Đơn vị Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 điểm quy cách vật tư tính Thấp nhất cao nhất SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cộng Xác nhận của kế toán Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ. Nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên sổ số dư và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. Bảng số 35: Bảng luỹ kế nhập - Xuất - tồn kho vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Tháng: Số dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải Từ ngày Từ ngày Từ ngày Tổng SH NT 1-10 10 -20 20-30 cộng cột 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Số dư cuối kỳ: 2.2- Tài khoản sử dụng và công tác hạch toán VL, CCDC Như phần đánh giá thực trạng ở trên đã nêu, tài khoản sử dụng tại Công ty In Công đoàn Việt Nam có những thiếu sót nên đã dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ có liên quan: ả Theo Chế độ kế toán hiện đang áp dụng, khi xuất VL, CCDC cho hoạt động sản xuất chung, giá trị VL, CCDC xuất ra đó lẽ ra phải được hạch toán: Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ Thì tại công ty, nghiệp vụ này được hạch toán: Nợ TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ ã TK 721- Thu nhập bất thường không được sử dụng tại công ty cho nên khi hàng hoá mua về nhập kho kiểm nhận thấy thừa không rõ nguyên nhân và được quyết đinh coi như đây là một khoản thu nhập bất thường,kế toán ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 511 - Doanh thu Mà theo nguyên tắc, kế toán phải ghi như sau: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 721 - Thu nhập bất thường á Khi nghiệp vụ bán phế liệu phát sinh, khoản thu do bán phế liệu phải được coi như một khoản thu nhập bất thường và đáng lẽ phải hạch toán như sau: - Nợ TK 821 - Chi phí bất thường Có TK 1528 - Phế liệu thu hồi - Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 721 - Thu nhập bất thường Thì tại công ty, kế toán hạch toán: Nợ TK 111 - Tiền mặt Có TK 1528 - Phế liệu thu hồi ạ Trong khi tại công ty có phát sinh nghiệp vụ nhận giữ hộ vật tư, hàng hoá nhưng không hạch toán vào TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công như theo quy định mà phần vật tư, hàng hoá đó được giữ nguyên trên TK 338 - Phải trả, phải nộp khác. Công ty cần sử dụng thêm TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. º Khi được hưởng chiết khấu mua hàng, kế toán hạch toán vào TK 511: Nợ TK 111, 112 Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Nghiệp vụ này là sai với quy định và cần phải được hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112... Có TK 711 - Thu nhập tài chính Doanh nghiệp phải sử dụng thêm TK 711 - Thu nhập tài chính. ằ Hàng năm, giá trị VL, CCDC tồn kho không phải là nhỏ nhưng công ty không thực hiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, hàng năm công ty nên trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: a, Mức dự phòng cần phải lập Số dự phòng cần phải lập dựa trên số lượng của mỗi loại VL, CCDC tồn kho theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng VL, CCDC Số lượng Mức chênh lệch cần phải lập cho = VL, CCDC x giảm giá niên độ (N+1) mỗi loại của mỗi loại Chênh lệch giá = Giá trị vật tư, hàng hoá - Giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán thực tế ngày 31/12/N b, Tài khoản sử dụng: TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản này được dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào chi phí sản xuất kinh doanh. Bên Có: - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Dư Có: - Giá trị dự phòng giảm giá hiện có. c, Trình tự hạch toán: - Vào niên độ kế toán năm N, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối niên độ kế toán sau - năm N+1 - doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ kế toán trước: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 721 - Thu nhập bất thường - Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng cho cả niên độ sau (N+2). Nợ TK 642(6426) - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ẳ TK 631 - Giá thành sản xuất chỉ được sử dụng trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, nhưng Công ty In Công đoàn Việt Nam trong khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên lại sử dụng tài khoản này thay vì dùng TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Như vậy TK 631 - Giá thành sản xuất đã bị sử dụng sai tính chất. Do vậy dẫn đến việc hạch toán sai một số nghiệp vụ kế toán như nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi: Nợ TK 1528 - Vật liệu khác Có TK 631 - Giá thành sản xuất. Trong khi phải hạch toán như sau: Nợ TK 1528 - Vật liệu khác Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam cũng không sử dụng Bảng phân bổ VL, CCDC cho từng phân xưởng, bộ phận. Điều này thực sự gây khó khăn khi kế toán xác định chi phí sản xuất cho từng phân xưởng và do đó ảnh hưởng đến công tác hạch toán. Để phục vụ cho công tác hạch toán VL, CCDC chính xác và đạt hiệu quả cao hơn nữa, ngoài việc sử dụng thêm và điều chỉnh những nghiệp vụ nêu trên, theo em, kế toán nên lập Bảng phân bổ VL, CCDC cho từng phân xưởng. Bảng phân bổ VL, CCDC nên được lập theo mẫu sau: Bảng số 36: Bảng phân bổ VL, CCDC Đơn vị: Đồng Nợ TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính 1522 - Vật liệu 1523 - Nhiên ... 153 - công cụ, Có TK Giấy Mực Kẽm phụ liệu dụng cụ 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp- TK 621 2. Chi phí sản xuất chung- TK 627 3. Chi phí quản lý doanh nghiệp-TK 642 ... Tổng cộng 2.3- Hình thức sổ kế toán áp dụng Công ty In Công đoàn Việt Nam hiện nay đang áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Chứng từ ghi sổ. Đối với một doanh nghiệp có quy mô như Công ty In Công đoàn Việt Nam, việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp. Về sổ sách cũng như quy trình lập và ghi sổ tại công ty đều được thực hiện theo đúng quy định: Các Chứng từ ghi sổ được lập cho Phiếu nhập riêng và Phiếu xuất riêng; Quá trình luân chuyển vào sổ được thực hiện theo Chế độ kế toán đã ban hành. Tuy nhiên, với thời gian lập Chứng từ ghi sổ một tháng một lần, toàn bộ khối lượng công việc dồn vào lúc cuối tháng như công ty đang thực hiện là quá lớn. Hàng tháng, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty rất nhiều. Do vậy, công việc của kế toán tổng hợp phải tập trung quá mức vào lúc cuối tháng nên nhiều khi không thể hoàn thành công việc theo đúng thời gian. Theo em việc lập Chứng từ ghi sổ nên thực hiện một tháng 3 lần vào các ngày 10, 20 và 30. Có như vậy, khối lượng công việc không bị dồn vào cuối tháng và sẽ dễ dàng hơn cho kế toán trong công tác kiểm tra và điều chỉnh lại nếu có sai sót xảy ra. 2.4- Tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán Công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán vật liệu có được hoàn thành tốt hay không trước tiên phải phụ thuộc vào cách thức tổ chức công tác kế toán tại công ty và mối quan hệ giữa các bộ phận trong phòng kế toán. Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong phòng kế toán - tài vụ rất rõ ràng, từng nhân viên được giao phụ trách những phần hành nhất định không có sự chồng chéo hay trùng lắp. Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc do mình phụ trách và có ý thức giúp đỡ nhau, cùng phối hợp thực hiện để công việc có thể đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên kế toán trong phòng kế toán - tài vụ chỉ có 5 người nên không thể tránh được tình trạng một số nhân viên phải kiêm nhiệm thêm các phần hành khác nữa. Như vậy sự phân công này đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán. Điều này được thể hiện rất rõ: Kế toán trưởng kiêm kế toán thanh toán, kế toán công nợ kiêm kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp lại kiêm cả kế toán tài sản cố định. Việc kiêm nhiệm nhiều phần hành một lúc như vậy chính là nguyên nhân làm cho hiệu quả công việc nhiều khi bị hạn chế. Các kế toán viên sẽ không tránh khỏi việc làm tắt các bước trong mỗi phần hành kế toán mà mình đảm nhiệm (như đã được trình bày ở trên) do khối lượng công việc quá lớn. Đặc biệt việc kế toán trưởng và kế toán tổng hợp kiêm nhiệm thêm phần hành khác theo nguyên tắc là không đảm bảo tính hợp lý, khách quan trong công tác hạch toán kế toán. Theo em, công ty nên xem xét lại vấn đề này để có sự phân công hợp lý hơn nhằm đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn nữa, xứng đáng với vị trí của mình. 2.5- Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động được phân bổ ở nhiều khâu, nhiều lĩnh vực và đồng thời chúng lại chu chuyển nhanh nên việc phân bổ và sử dụng hợp lý loại vốn này có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải có trách nhiệm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty In Công đoàn Việt Nam cũng không nằm ngoài xu hướng tất yếu đó. Tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, trong quý I/2000, tốc độ chu chuyển của vốn lưu động bị chậm lại, hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng giảm so với cùng kỳ năm 1999 cho dù doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty đều tăng. Như ta đã biết, vốn lưu động là biểu hiệu bằng tiền của tài sản lưu động và các tài sản khác trong lưu thông, trong đó có vật liệu. Chính vì thế, tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu quý I/2000 cao hơn nhu cầu thực tế và cao hơn quý I/1999 là một nguyên nhân làm chậm lại tốc độ chu chuyển vốn của công ty. Tuy nhiên công ty đã sử dụng vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả hơn. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Công ty In Công đoàn Việt Nam cần tăng cường công tác quản lý vật liệu hơn nữa: Hiện nay tình hình cung ứng và dự trữ vật liệu đã đáp ứng được yêu cầu cho sản xuất, công ty cần điều chỉnh khâu lập kế hoạch cho phù hợp với thực tế hơn; với mối quan hệ với các nhà cung cấp và khả năng đáp ứng nguồn hàng như hiện nay, công ty không cần xây dựng định mức dự trữ vật liệu cao như đã định: 700 000 000 đ/tháng mà nên điều chỉnh thấp hơn trong khả năng có thể; thường xuyên kiểm soát hàng tồn kho, bám sát thị trường để dự trữ đúng chủng loại và số lượng. Tình hình sử dụng vật liệu như hiện nay là tiết kiệm và đạt hiệu quả tốt, công ty nên phát huy ưu điểm này; đồng thời, tăng cường ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm sử dụng hiệu quả vật liệu, giảm chi phí sản xuất. Thực hiện được những điều trên sẽ giúp công ty giảm được tình trạng dư thừa vật liệu, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn lưu động và nhờ đó sẽ tạo khả năng mở rộng sản xuất kinh doanh. Kết luận VL, CCDC là những thành phần không thể thiếu được trong sản xuất ở các doanh nghiệp sản xuất. Bởi vậy kế toán VL, CCDC là một trong những phần hành có vai trò quan trọng nhất trong hạch toán kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Việc tổ chức công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC sẽ tạo điều kiện giúp cho doanh nghiệp có khả năng hạ được chi phí sản xuất nhằm đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận. Công ty In Công đoàn Việt Nam cũng không nằm ngoài điều tất yếu đó. Qua một thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam, em nhận thấy công ty đã tổ chức sắp xếp và từng bước đưa công tác quản lý và hạch toán VL, CCDC đi vào nền nếp, góp phần nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng thực sự trở thành một công cụ quản lý kinh tế đắc lực thì đòi hỏi công ty phải tìm ra giải pháp hữu hiệu hơn nữa nhằm kiện toàn và tổ chức công tác kế toán một cách khoa học vừa đảm bảo phù hợp với thực tế vừa đảm bảo đúng theo Chế độ kế toán mới ban hành. Thời gian thực tập tại Công ty In Công đoàn Việt Nam không chỉ giúp em củng cố lại kiến thức đã được học tại trường mà còn giúp em bước đầu có những hiểu biết về thực tế công tác kế toán. Để có thể đạt được điều này, em đã được sự chỉ bảo tận tình của thầy Trần Đức Vinh và các cán bộ phòng kế toán tài vụ ở Công ty In Công đoàn Việt Nam. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Trần Đức Vinh và các cán bộ phòng kế toán tài vụ ở Công ty In Công đoàn Việt Nam. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính- Khoa kế toán, Trường đại học Kinh tế quốc dân 2. Tạp chí kế toán 3. Bài giảng môn Kế toán tài chính 4. Bài giảng môn Tổ chức hạch toán kế toán 5. Bài giảng môn Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Sách Hướng dẫn thực hành Chế độ kế toán mới - Nhà xuất bản Thống kê ._.