Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư quốc Vương

giới WTO đây là cơ hội cho các ngành kinh tế phát triển hơn. Để đảm bảo cho sự tồn tại, xu hướng chung của kinh tế Việt Nam và xu hướng chung của các doanh nghiệp là cần nâng cao khả năng thích ứng với cơ chế thị trường , tăng khả năng cạnh tranh của hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy trong một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì hạch toán kế toán ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế. Công tác hạch toán cung cấp một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời những thông tin cần thiết để lãnh đạo doanh nghiệp đề ra những quy định quản lý đúng đắn nhằm nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì thế hoạt động hạch toán nghiệp vụ mua vào đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại. Qua việc theo dõi hoạt động mua vào đối với hàng hoá, công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng cho các nhà doanh nghiệp, nắm bắt được toàn bộ hoạt động kinh doanh của đơn vị nhằm đưa ra các giải pháp phương hướng cụ thể để tăng lợi nhuận và giảm chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Thấy được tầm quan trọng của công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng cũng như sự mong muốn kết hợp giữa lý thuyết đã học và thực tiễn và để giúp mình hiểu hơn về công tác hạch toán nghiệp vụ mua hàng. Chính vì thế nên em xin chọn đề tài: “ Hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư quốc Vương” làm báo cáo thực tập cho chuyên đề của mình. Nội dung đề tài được chia làm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về kế toán nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Phần 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương mại và Đầu Tư Qốc Vương Phần 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương Do thời gian thực tập có hạn cũng như kiến thức về kế toán chưa cao nên bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những sai sót kính mong sự óp ý chân thành của quý thầy cô và anh chị tại công ty thực tập tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài tốt nghiệp một cách có hiệu quả. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô cùng các anh chị phòng kế toán . Đặc biệt đối với ban lãnh đạo công ty đã tạo mọi điều kiện tốt nhất để em hoàn thiện đề tài này . Đà Nẵng, ngày 08 tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực hiện CAO THỊ HOA PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I-KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Khái niệm, nội dung kế toán nghiệp vụ muahàng trong doanh nghiệp thương mại: * Định nghĩa hàng hoá trong kinh tế chính trị : Trong kinh tế chính trị Mac_Lenin, hàng hoá cũng được định nghĩa là sản phẩm của lao động thông qua trao đổi, mua bán. Hàng hoá có thể là hữu hình như sắt, quyển sách hay ở dạng vô hình như sức lao động. Karl Marx định nghĩa hàng hoá trước hết là đồ vật mang hình dạng có khả năng thoã mãn nhu cầu con người nhờ vào các tính chất của nó. Khái niệm mua hàng: Mua hàng là một nghiệp vụ (hành động) thay mặt người tiêu thụ tìm những sản phẩm chất lượng tốt mẫu mã không lỗi thời, giá cả hợp lý nhất… * Nội dung của nghiệp vụ mua vào: Mua vào là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Doanh nghiệp thương mại mua hàng về để bán nên việc lựa chọn hàng mua phải căn cứ vào nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng và tạo điều kiện cho khách hàng. 2. Nhiệm vụ của hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại: - Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán liên quan đến lưu chuyển hang hoá , đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tính toán các chỉ tiêu mua vào hợp lý - Tổ chức xây dựng các danh mục hàng hoá theo yêu cầu quản lý, đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, kinh doanh, kế hoạch, kho hàng… Thưòng xuyên kiểm tra tình hình thực hiện các hợp đồng mua vào, tình hình thanh toán tiền hàng, kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, chế độ về kế toán kho hang - Tổ chức việc thiết kế các mẫu sổ kế toán chi tiết để ghi chép nghiệp vụ mua hàng - Tổ chức việc lập và phân tích báo cáo về nghiệp vụ kinh doanh hàng hoá nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp 3. Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua, phương thức mua hàng, thủ tục chứng từ; tổ chức sổ kế toán theo dõi hàng mua: 3.1) Phạm vi và thời điểm ghi chép hàng mua: * Trong thực tế ,thời điểm ghi chép hàng mua là thời điểm : -Doanh nghiệp đã nhận được hàng và đã thanh toán tiền hàng cho người bán -Doanh nghiệp đã nhận được đầy đủ bộ chứng từ liên quan đến hàng hoá và đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho bên bán -Doanh nghiệp đã nhận được hàng nhưng chưa trả tiền cho người bán 3.2) Phương thức mua hàng ,thủ tục chứng từ: a) Phương thức mua hàng: * Mua theo đơn đặt hàng *Mua hàng không theo hợp đồng *Mua hàng qua hệ thống đại lý. b) Thủ tục chứng từ mua hàng: * Nguyên tắc kiểm nhận hàng hoá Nếu nhận tại một địa điểm do bên bán thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người đại diện bên mua phải có “Giấy uỷ nhiệm” do doanh nghiệp mua hàng khi tiến hành kiểm nhận hàng hoá phải căn cứ vào chứnh từ của bên bán (nếu chưa có thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế) đối chiếu với số nhận thực tế về số lượng, chất lượng để lập “Biên bản kiểm nghiệm”. 1 giao cho phòng cung tiêu và 1 giao cho phòng kế toán Trong trường hợp hàng hoá nhập kho không đúng quy cách, phẩm chất, có chênh lệch về số lượng thực tế so với hoá đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ có liên quan gửi đến đơn vị bán giải quyết (nếu mua hàng theo phương thức chuyển hàng) Đồng thời trong quá trình nhập kho hang hoá, cần phải căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của hàng nhập để tính giá nhập kho cho phù hợp. * Thủ tục chứng từ mua hàng: -Mua hàng có hoá đơn của bên bán: Căn cứ vào hoá đơn của bên bán và “Biên bản kiểm nghiệm” bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập “Phiếu nhập kho”(2, 3 liên).Sau khi nhập, thủ kho ghi ngày, tháng, năm và cùng người lập ký vào phiếu + Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu + Liên 2 thủ kho dung để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán + Liên 3 (nếu có)người nhập giữ - Mua hang không có hoá đơn của bên bán: Trong trường hợp mua hang nông, lâm, hải sản…người bán không có hoá đơn, người mua lập “phiếu kê mua hàng” giám đốc duyệt chi và chịu trách nhiệm trước pháp luật . - Nhập hàng từ liên doanh,gia công , điều chuyển nội bộ: Kế toán phai có căn cứ xuất xứ hàng hoá để lập phiếu nhập kho theo đúng chế độ kế toán.Nhập hang từ liên doanh hay được cấp phải lập “Biên bản nhận hàng hoá”. Nhập hàng từ điều chuyển nội bộ phải có “Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ”. Nhập hang từ gia công phải có “Biên bản giao nhận hang hoá kiêm gia công”, nhập kho do kiểm kê phát hiện thừa phải có “Biên bản kiểm kê hang hoá”… Nhập hàng để bán hộ, giữ hộ cần phải lập các biên bản nhận giữ hộ, Biên bản nhận hàng ký gửi…nhưng không lập phiếu nhập kho. 3.3) Tổ chức sổ kế toán theo dõi hàng hoá Kế toán doanh nghiệp cần xây dựng mẫu sổ kế toán chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý hàng hoá tại đơn vị mình. Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp mà mở sổ kế toán tổng hợp tương ứng. 4. Tính giá hàng hoá mua vào : Theo nguyên tắc giá phí, giá vốn của hàng hoá là giá thực tế của hàng hoá mua vào, bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hàng hoá mua. Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Cụ thể như sau: *Hàng hoá được cấp: Giá vốn hàng hoá = Giá ghi trên biên bản cấp vốn + Các chi phí liên quan đến hàng được cấp *Hàng hoá mua ngoài: Giá vốn hàng hoá = Giá mua được ghi trên hoá đơn + Các chi phí liên quan đến hàng hoá mua vào *Hàng nhập từ gia công, chế biến: Giá vốn hàng hoá = Giá trị hàng đem đi gia công + Chi phí gia công + Chi phí vận chuyển hàng đi gia công và về *Hàng hoá được biếu tặng: Giá vốn hàng hoá = Giá trị của hàng hoá trên thị trường + Các chi phí liên quan đến hàng được biếu tặng *Hàng hoá được nhận liên doanh : Giá vốn hàng hoá = Giá trị do hội đồng liên doanh đánh giá + Các chi phí liên quan đến hàng nhận liên doanh Chi phí trực tiếp liên quan đến hàng mua thường bao gồm: -Chi phí vận chuyển ,bốc dỡ hàng mua. -Chi phí thuê kho ,thuê bãi tạm thời trong quá trình mua hàng. -Chi phí bảo hiểm hàng hoá. - Hoa hồng thu mua. - Giá trị hàng hoá hao hụt trong định mức tong quá trình mua hàng. - Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng… Các khoản chi phí trên không bao gồm thuế GTGT nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ,bao gồm thuế GTGT nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp. II- HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN 1. Phương pháp kê khai thường xuyên và tài khoản sử dụng: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên,liên tục ,có hệ thống tình hình nhập xuất ,tồn kho vật tư,hàng hoá trên sổ kế toán theo dõi hàng tồn kho. * Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường * Tài khoản 156-Hàng hoá : Tài khoản này có các Tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1561: Giá mua hàng hoá. -Tài khoản 1562:Chi phí mua hàng hoá. -Tài khoản 1567:Hàng hoá bất động sản. * Tài khoản 133-Thuế GTGT được khấu trừ: Tài khoản này có các Tài khoản cấp 2: -Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá. -Tài khoản 1332:Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. * Tài khoản 331-Phải trả cho người bán: 2. Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKTX 2.1) Nội dung hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKTX * Trong trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về,căn cứ vào hoá đơn,doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục kiểm nhận hàng hoá sau đó lập phiếu nhậ kho(Phiếu nhập kho ghi theo số lượng thực nhập), kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan đến hàng mua ghi sổ kế toán như sau : - Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phá khấu trừ thuế: Nợ TK 156(1561-Giá mua hàng hoá) Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Có TK 111,112,331…(Tổng giá thanh toán) Đồng thời phản ánh chi phí vận chuyển ,bốc dỡ… Nợ TK 156 (1562- Chi phí mua hàng) Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331…(Tổng số tiền thanh toán) - Nếu hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp,kế toán phản ánh giá trị hàng hoá nhập kho: Nợ TK 156 (1561-Giá mua hàng hoá) Có TK 111,112,331…(Tổng số tiền thanh toán) * Trường hợp mua hàng chuyển bán thẳng cho khách hàng ,hàng hoá không qua nhập kho ,kế toán phản ánh giá mua của hàng hoá gửi bán hoặc giá mua của hàng hoá dã bán nếu hàng hoá đã xác định tiêu thụ: -Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Nợ TK 133 - Thuế GTGT đươc khấu trừ Có TK 111,112,331… -Nếu hàng hoá mua vào không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Có TK 111,112,331… * Trưòng hợp hoá đơn mua hàng về sau,hàng về trước ;khi hàng về doanh nghiệp thương mại căn cứ vào hợp đồng tiến hành làm thủ tục kiểm nhận hàng hoá và lập phiếu nhập kho.Trên phiếu nhập kho ghi rõ hàng chưa có hoá đơn và ghi số hàng theo giá tạm tính. Nợ TK 156 (1561 –Giá mua hàng hoá) Có TK 331- Phải trả cho người bán Khi nhận đươc hoá đơn liên quan đến hàng mua ,kế toán tiến hành điều chỉnh giá tạm tính về giá trị trên hoá đơn bằng các phương pháp sữa sai trong kế toán Kế toán điều chỉnh theo phương pháp ghi số âm:dùng bút xoá toàn bộ Giá tạm tính và ghi lại bút toán bình thường theo Giá trên hoá đơn .Cụ thể như sau: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi đỏ Giá tạm tính: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) Có TK 331- Phải trả cho người bán Đồng thời ghi lại Giá trên hoá đơn bằng bút toán bình thường: Nợ TK 156 (1561 – Giá mua hàng hoá) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 - Phải trả cho người bán + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi đỏ Giá tạm tính: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) Có TK 331- Phải trả cho người bán Đồng thời ghi lại Giá trên hoá đơn bằng bút toán bình thường: Nợ TK 156 (1561- Giá mua hàng hoá) Có TK 331 - Phải trả cho người bán * Trong trường hợp hoá đơn về trước hàng về sau,kế toán lưu hoá đơn ở tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”,nếu cuối tháng hàng về thì ghi sổ hàng nhập kho bình thường như trường hợp hàng về hoá đơn cùng về;nếu cuối tháng hàng chua về thì kế toán theo dõi riêng hàng mua đang đi đường và ghi: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… (Tổng giá thanh toán) + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Có TK 111,112,331… (Tổng giá thanh toán) Sang kỳ hạch toán sau, khi hàng về nhập kho hoặc gửi thẳng đi bán ,kế toán ghi: Nợ TK 156(1561- Giá mua hàng hoá) Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 151- Hàng mua đang đi đưòng 2.2) Hạch toán hàng nhập từ gia công: Khi mua hàng về chuyển thẳng đi gia công,nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,kế toán phản ánh giá mua hàng gửi đi gia công: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331… : Tổng giá thanh toán Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi sổ giá mua của hàng gửỉ đi gia công: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 111,112,331…: Tổng giá thanh toán Trường hợp xuất kho hàng gửi đi gia công, kế toán làm đầy đủ thủ tục xuất kho và ghi sổ giá mua của hàng xuất kho như sau: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 1561 (1561-Giá mua hàng hoá) Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình gia công như: Chi phí vận chuyển hàng từ doanh nghiệp đến nơi gia công, từ nơi gia công về lại doanh nghiệp ,chi phí gia công hàng hoá…kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ như sau: -Nếu hàng gia công thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo pp khấu trừ: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 - Nếu hàng gia công không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo PPTT: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở Có TK 111,112,331 Khi hàng gia công xong đem về nhập kho hoặc chuyển thẳng đi bán: Nợ TK 156 (1561-Giá mua hàng hoá) Nợ TK 157-Hàng gửi đi bán Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở 2.3)Hạch toán nghiệp vụ mua hàng có phát sinh thừa thiếu Doanh nghiệp phải tiến hành lập “Biên bản kiểm nhận hàng hoá” * Trường hợp 1: Số hàng thực tế nhỏ hơn số hàng hoá ghi trên hoá đơn(thiếu hàng),doanh nghiệp lập “Phiếu nhập kho”theo đúng số lượng hàng thực nhận. - Nếu số hàng thiếu thuộc trách nhiệm của người bán,kế toán ghi sổ hàng nhâpj kho theo giá trị hàng thực nhận và thông báo cho bên bán.Hạch toán tương tự như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về - Nếu số hàng thiếu thuộc trách nhiệm của người mua(Doanh nghiệp), kế toán tiến hành ghi sổ trường hợp này như sau: Nợ TK 1561: Giá mua của hàng thực nhận Nợ TK 1562: Giá mua hàng thiếu trong định mức Nợ TK 1381: Giá trị hàng thiếu chờ xử lý Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331 Khi xác định trách nhiệm vật chất bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 1388: hàng thiếu bắt bồi thường Có TK 1381 * Trường hợp 2: Số hàng hoá thực tế lớn hơn số hàng hoá ghi trên hoá đơn - Nếu doanh nghiệp mua hang theo phương thức chuyển hàng +Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Trường hợp hàng thừa phù hợp với quy cách phẩm chất ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp đồng ý mua và nhập kho luôn số hàng thừa, kế toán ghi: Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Trường hợp doanh nghiệp từ chối mua và nhận bảoquản hộ số hàng thừa: Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331: Tổng số tiền phải thanh toán Số hàng thừa kế toán ghi: Nợ TK 002-Hàng hoá nhận giữ hộ (Giá trị hàng thừa) + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo PPTT: Trường hợp hàng thừa phù hợp với quy cách phẩm chất ghi trong hợp đồng, doanh nghiệp đồng ý mua và nhập kho luôn số hàng thừa, kế toán ghi: Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Có TK 111, 112, 331 Trường hợp doanh nghiệp từ chối mua và nhận bảo quản hộ số hàng thừa, kế toán lập “Phiếu nhập kho” theo số hàng trên hoá đơn và ghi: Nợ TK 1561-Giá mua hàng hoá Có TK 111,112,331(Tổng số tiền phải thanh toán) Số hàng thừa kế toán ghi: Nợ TK 002-Hàng hoá nhận giữ hộ (Giá trị hàng thừa) Nếu doanh nghiệp mua theo phương thức nhận hàng, doanh nghiệp nhập kho luôn số hàng thừa, kế toán ghi: + Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331: Tổng số tiền phải thanh toán Có TK 3381: Giá trị hàng thừa + Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp : Nợ TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Có TK 111,112,331 : Số tiền phải thanh toán Có TK 3381: Giá trị hàng thừa Khi xử lý số hàng thừa này ,nếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 3381 Có TK 711: Thu nhập khác 2.4) Hạch toán hàng mua dưới hình thức trao đổi : -Đối với trường hợp trao đổi tương tự: Giá trị hàng hoá nhận về được tính bằng giá trị hàng hoá đem đi trao đổi, khi nhận hàng hoá kế toán ghi : Nợ TK 1561: Chi tiết hàng hoá nhận về Có TK 1561: Chi tiết hàng hoá đem đi trao đổi -Đối với trường hợp trao đổi không tương tự: được trình bày ở phần bán hàng. 2.5) Hạch toán giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại: * Hạch toán giảm giá hàng mua: Khi hạch toán giảm giá, bớt giá, hồi khấu hàng mua được chấp thuận, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 (Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331- Phải trả cho người bán (trừ vào tiền nợ người bán) Có TK 1561(Giá mua hàng hoá) Có TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ * Hạch toán hàng mua trả lại: - Trường hợp chưa hạch toán nhập kho hàng hoá, kế toán theo dõi hộ số hàng này cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 002 “Hàng hoá nhận giữ hộ” Khi bên bán nhận lại hàng, kế toán ghi: Có TK 002 “Hàng hoá nhận giứ hộ” -Trưòng hợp đã hạch toán nhập kho hàng hoá, kế toán ghi: + Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 111,112 (Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331 (Trừ vào tiền nợ người bán) Có TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 1561 + Nếu doanh nhgiệp không nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế theo PPTT kế toán ghi giá mua hàng trả lại là giá có thuế GTGT: Nợ TK 111,112(Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331(Trừ vào tiền nợ người bán ) Có TK 1561-Giá trị mua hàng hoá Sơ đồ tổng hợp TK 111, 112, 331 TK 156 Mua hàng hoá nhập kho TK133 VAT theo P2 khấu trừ TK 157 Mua gửi bán TK 133 Bán trực tiếp TK 632 TK154 Chuyển thẳng đi gia công III-HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ: 1. Phương pháp kiểm kê định kỳ và tài khoản sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không thoi dõi thường xuyên,liên tục,có hệ thống tình hình nhập ,xuất,tồn kho vật tư,hàng hoá. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 611-Mua hàng Các tài khoản cấp 2: -Tài khoản 6111: Mua nguyên vật liệu -Tài khoản 6112: Mua hàng hoá (Riêng tài khoản 6112 còn được mở thêm chi tiết để phản ánh giá mua hàng hoá và chi phí mua hàng hoá) * Tài khoản 151, 156, 157: Các tài khoản này chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. 2. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ * Đầu kỳ kế toán, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn đầu kỳ: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá Có TK 151, 1561, 157 Đồng thời kế toán tiến hành kết chuyển chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá Có TK 1562: Chi phí mua hàng hoá * Trong kỳ kế toán, căn cứ vào các chứng từ liên quan đến hàng mua: - Nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá (Giá mua có thuế GTGT) Nợ TK 133-Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,112,331: Tổng số tiền thanh toán - Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp theo PPTT: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá Có TK 111,112,331: Tổng số tiền thanh toán Đồng thời phản ánh chi phí mua hàng: Nợ TK 6112: Mua hàng hoá Có TK 111,112, 113 Khi các khoản giảm giá hàng mua phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 111,112, 331 Có TK 6112: Mua hàng hoá Trường hợp mua hàng trả lại cho người bán: + Nếu doanh nghiệp chưa nhập kho thì kế toán có thể theo dõi trên Tài khoản 002 “Hàng hoá nhận giữ hộ” tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. + Nếu doanh nghiệp đã hạch toán nhập hàng thì kế toán hạch toán hàng trả lại: + Nếu hàng hoá thuộc đối tuợng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 111,112(Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331(Trừ vào tiền còn nợ của người bán) Có TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 6112: Giá chưa có thuế GTGT Nếu hàng hoá không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT Hoặc nộp theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi sổ giá mua của hàng trả lại là giá có thuế GTGT: Nợ TK 111,112 (Số tiền người bán trả lại) Nợ TK 331(Trừ vào tiền còn nợ của ngưòi bán) Có TK 6112: Mua hàng hoá Sơ đồ tổng hợp TK 151, 156, 157 TK 611 Đầu kỳ, kết chuyển Giá trị hàng tồn đầu kỳ TK 111, 112, 131 TK 111, 112, 331 Trong kỳ, căn cứ chứng từ Mua hàng trả lại cho TK 133 người bán TK 133 PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG A/KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG I- QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG: 1) Quá trình hình thành và phát triển của công ty: * Quá trình hình thành của công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương: - Công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương là một doanh nghiệp được thành lập theo quyết định số 1023/QĐ-UB, ngày 15/04/2004 và chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3202001519 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố cấp ngày 20/04/2004. - Tên công ty : Công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương. - Trụ sở giao dịch chính thức: 350 Phan Chu Trinh - Quận Hải Châu – TP Đà Nẵng. - Điện thoại : 05113.522360 Fax: 05113.552559 - Tài khoản số : 2000201127166 tại Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Thành Phố Đà Nẵng . - Mã số thuế : 0400462577 * Quá trình phát triển của Công ty TNHH Thương Mại và Đầu Tư Quốc Vương: - Công ty thành lập với tổng số vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng , với mục tiêu kinh doanh các mặt hàng như : gỗ, xi măng, sắt, thép và vận tải hàng hoá. - Từ ngày thành lập đến nay công ty đã trải qua 5 năm hoạt động , từ một doanh nghiệp non trẻ, với quyết tâm khẳng định vị trí của mình trên thương trường. Công ty đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt như cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Quy mô hoat động, tiềm lực tài chính và cả nguồn lực con người. Cụ thể công ty đã giải quyết được việc làm cho 46 lao động. Trong đó có 2 người trình độ thạc sĩ,26 người có trình độ đại học , 2 người có trình độ trung cấp và 16 người có trình độ phổ thông. Với mức lương bình quân 1.500.000 đồng/người/tháng. Đây là nền tảng vững chắc thể hiện bộ mặt của công ty ngày càng lớn mạnh. Một số chỉ tiêu liên quan đến sự phát triển của công ty: Căn cứ vào kết quả hoạt động của công ty trong 3 năm gần đây như sau: ĐVT: (đồng) Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Doanh thu 178.930 000.000 230.754.000.000 305.650.152.000 Tổng chi phí 178.580.663.000 230.652.650.000 305.455.152.000 Kết quả kinh doanh(lãi) 79.337.000 105.350.000 195.000.000 2) Chức năng hoạt động của công ty: Công ty là một doanh nghiệp có chức năng kinh doanh một số lĩnh vực như sau: - Mua bán thiết bị máy móc, phụ tùng ôtô, xe máy các loại, xi măng, gỗ, sắt, thép và vận tải hàng hoá… - Môi giới mua bán và dịch vụ chuyển quyền sử dụng đất, dịch vụ thương mại - Đại lý mua bán và ký gửi hàng hoá - Dịch vụ tư vấn du học. 3) Nhiệm vụ của công ty: - Công ty chủ động nghiên cứu khả năng tiêu thụ hàng hoá trong nước và nước ngoài. Để xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, tổ chức kế hoạch sản xuất, chủ động khắc phục những khó khăn, mở rộng thị trường buôn bán, kết hợp các ngành địa phương tạo cơ sở vững chắc thực hiện các hợp đồng kinh tế, sử dụng tốt nguồn vốn của công ty, đảm bảo được sự trang trải về tài chính làm đúng nghĩa vụ của mình với nhà nước một cách nghiêm túc đúng chế độ trong từng khâu quản lý kinh doanh, kê khai và nộp thuế đầy đủ và kịp thời. - Xây dựng bộ máy tổ chức công ty đồng bộ, gọn nhẹ phù hợp với ngành nghề kinh doanh. - Thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn, chính trị đáp ứng nhu cầu kinh doanh. II- ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty: Mạng lưới kinh doanh của công ty cũng khá đơn giản . Công ty hầu hết lấy hàng từ nhà máy Xi măng Sông Gianh và công ty cổ phần gỗ Gureco Quảng Trị phân phối lại các đơn vị, công trình đại lý, có đơn đặt hàng . Vì thế công ty không nắm bắt được nhu cầu của thị trường trong nước đặc biệt là(TP Đà Nẵng, Quảng Nam) thị hiếu cũng như không có thông tin từ phía người tiêu dùng. *Sơ đồ tổ chức mạng lưới kinh doanh của công ty: Các nhà cung cấp Công ty TNHH Thương Mại và Đầu tư Quốc Vượng Marketing Đại lý uỷ quyền Bán buôn, đại lý Bán lẻ Người tiêu dùng Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty: 2.1)Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty : GIÁM ĐỐC PHÓ GĐTC PHÓ GĐ KD Phòng TCKT Phòng tổ chức Phòng kinh doanh Xưởng công nghệ Đội vận tải Đại lý gỗ Đại lý xi măng Chú thích sơ đồ: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng * Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: - Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm quản lý trong doanh nghiệp, trực tiếp hoạch định các chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: Điều hành kinh doanh, là người chỉ đạo các phương án sản xuất, kinh doanh hàng năm tham mưu cho Giám đốc phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. - Phó Giám đốc tài chính: Có nhiệm vụ triển khai các bước trong kế hoạch tài chính, kinh tế hàng năm. Đồng thời là người tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán theo dõi và phản ánh kịp thời bên cạnh đó còn tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý và sử dụng vốn, hàng hoá và tài sản của công ty. - Phòng tài chính kế toán: Thực hiện hệ thống chứng từ sổ sách kế toán theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nguồn vốn,tài sản, hàng hoá và tham mưu cho phó Giám đốc tài chính. - Phòng tổ chức: Quản lý về mặt nhân sự, thiết lập môi trường làm việc một cách hợp lý và có hiệu quả nhất.Luôn tham mưu cho Giám đốc trong kế hoạch dùng người. - Phòng kinh doanh: Thực hiện phương án sản xuất kinh doanh hàng năm theo sự chỉ đạo của phó giám đốc kinh doanh. Đồng thời phải thường xuyên thu thập thông tin và xử lý số liệu làm cơ sở để tham mưu cho phó Giám đốc kinh doanh trong việc thiết lập kinh doanh và tìm đối tác. - Xưởng công nghệ: Gia công các loại sản phẩm, làm sản phẩm theo đúng thiết kế và kế hoạch của công ty. Đảm bảo chất lượng và mẫu mã, thời gian giao hàng mà công ty đã ký kết với các đối tác. - Đội vận tải: Có nhiệm vụ quan trọng là vận chuyển và bốc xếp hàng hoá về kho cũng như đến với khách hàng. - Đại lý gỗ: Là đại lý trực thuộc của công ty có nhiệm vụ phân phối và bảo quản lưu trữ sao cho đạt chất lượng tốt đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hang III- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỒNG TY: 1) Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: a) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN KHO HÀNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ THỦ QUỸ Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ đối chiếu b) chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo bộ phận kế toán ở công ty, theo dõi tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong lĩnh vực tài chính, như nguồn vốn các chi phí phát sinh, thuế, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kế toán kho hang và công nợ: Theo dõi quá trình hạch toán mua hàng, thanh toán khách hàng mua và khách hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kế toán thanh toán ngân hàng: Theo dõi các khoản thu, chi, tạm ứng các khoản tiền vay, tiền gửi ngân hàng. - Thủ quỹ: Thu, chi các khoản theo chứng từ hợp lý, hợp pháp, hàng ngày kiểm tra quỹ tiền mặt báo cáo kế toán trưởng và lãnh đạo công ty. 2) Hình thức kế toán công ty áp dụng: - Nhằm đảm bảo báo cáo tài chính kịp thời và phù hợp với khả năng, trình độ quản lý của công ty, phòng kế toán của công ty đã áp dụng hình thức kế toán”chứng từ ghi sổ”. Với hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau: a) Sơ đồ ghi sổ kế toán tại công ty: Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ thẻ chi tiêt Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu b) Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…ghi vào chứng từ ghi sổ đồng thời cũng ghi vào sổ kế toán chi tiết và sổ quỹ để theo dõi chi tiết các khoản. Và cuối tháng lên sổ cái để theo dõi tổng hợp từng tài khoản. - Cứ mỗi quý căn cứ vào số liệu đã có ở sổ kế toán chi tiết và các sổ liên quan lên bảng tổng hợp chi tiết đồng thời đối chiếu với sổ cái. - Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. - Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết cuối tháng kế toán lập báo cáo kế toán B/THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QUỐC VƯƠNG 1)Mặt hàng, nguồn h._.