Hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty thương mại và phát triển Công nghệ Trường Thịnh

nền kinh tế hoạt động nhằm cung cấp các hàng hóa, dịch vụ để thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của con ngời và nhu cầu sản suất kinh doanh của toàn xã hội. Đối với các doanh nghiệp này, tiêu thụ là giai đoạn cực kì quan trọng trong mỗi chu kì kinh doanh vì nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, tiêu thụ là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản nhất chi phối mọi loại nghiệp vụ khác. Các chu kì kinh doanh có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng khi các doanh nghiệp thực hiện tốt khâu tiêu thụ, đó cũng là cơ sở tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng. Nhận thức đuợc tầm quan trọng của tổ chức tiêu thụ hàng hoá nói chung và hạch toán tiêu thụ nói riêng. Với mong muốn tiếp tục củng cố và nâng cao hiểu biết về hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Được sự giúp đỡ tận tình của Tiến sỹ Lê Thị Hồng Phương cùng Phòng tài chính công ty Thương mại và phỏt triển cụng nghệ Trường Thịnh, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Thương mại và phỏt triển cụng nghệ Trường Thịnh”. Luận văn tốt nghiệp của em đợc trình bày theo ba phần cơ bản sau: Phần I: Thực trạng công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Thương mại và phỏt triển cụng nghệ Trường Thịnh. Phần II: Hoàn thiện công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Thương mại và phỏt triển cụng nghệ Trường Thịnh. Phần I: Thực trạng hạch toán luu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại trường Thịnh. I. Một số vấn đề chung tại TRƯỜNG THỊNH có ảnh hƯỞNG đến hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. 1. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị. Trong suốt 25 năm xây dựng, trưởng thành, phát triển, Trường Thịnh là một trong những doanh nghiệp lớn thuộc Bộ Thương mại, liên tục hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Với đặc thù kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ, máy móc, thiết bị lẻ, nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế và công nghệ trong nhiều lĩnh vực nh xây dựng cơ bản, cung cấp năng lợng, giao thông vận tải, văn hoá giáo dục, y tế, an ninh, quốc phòng… Trường Thịnh đã trở nên quen thuộc với các Bộ, các ngành, các địa phơng và chủ đầu t trong cả nớc. Trong những năm gần đây, mặc dù đứng trớc những khó khăn và thách thức trong sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường, nhng Trường Thịnh đã tìm cho mình huớng đi đúng, phát huy những tiềm năng sẵn có, mở rộng và phát triển các loại hình kinh doanh và bớc đầu đã thu đợc những kết quả tốt đẹp, bảo toàn và phát triển đợc vốn, là bạn hàng tin cậy của các doanh nghiệp trong và ngoài nớc Trải qua 25 năm xây dựng, sản xuất, kinh doanh, Công ty đã vợt lên mọi khó khăn phức tạp, tự khẳng định mình trong thời kỳ đổi mới góp phần xây dựng kinh tế, xây dựng đất nước. Điều này được khẳng định bằng một số chỉ tiêu đạt đợc qua các năm: Bảng 01: Một số chỉ tiêu quan trọng của Công ty TRƯỜNG THỊNH Đơn vị tính: Đồng. STT Năm Chỉ tiêu 2000 2001 1 Doanh thu thuần 53.477.912.817 111.825.977.142 2 Giá vốn hàng bán 49.693.592.794 90.090.531.205 3 Lợi nhuận gộp 3.784.320.013 21.735.445.937 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 444.512.625 1323.757.650 5 Lợi nhuận sau thuế 950.307.691 16.555.038.579 6 Tổng tài sản 55.171.018.227 124.330.429.390 2. Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Trường Thịnh. Kinh doanh các loại dịch vụ bưu chính viễn thông trong nớc và quốc tế. Sản xuất và lắp ráp, sửa chữa, kinh doanh các loại thiết bị , linh kiện máy tính, thông tin viễn thông, các loại anten, thiết bị Viba, phát thanh truyền hình,máy tính các loại. Khảo sát, thiết kế, lập dự án các công trình bu chính viễn thông, phát thanh truyền hình. Xây lắp các công trình thiết bị thông tin (Trạm máy, tổng đài điện tử, tháp anten, hệ thống cáp thông tin…), đờng dây tải điện, trạm biến thế. Xuất nhập khẩu công trình thiết bị toàn bộ về điện tử – thông tin và các sản phẩm điện tử – thông tin. T vấn và thực hiện các dự án công nghệ thông tin cho các Bộ, ngành… 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. * Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận. Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác quản lý, bộ máy hoạt động của Công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ từ trên xuống dới, bao gồm: Ban giám đốc: - Giám đốc là ngời đứng đầu Công ty, ngời có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý điều hành chung và chịu trách nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. - Các phó giám đốc là ngời giúp việc trực tiếp cho giám đốc * Các bộ phận chức năng: Phòng tổ chức lao động: chịu trách nhiệm về tổ chức, quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ, công nhân viên… Phòng tài chính kế toán: xây dựng và tham mu cho ban giám đốc các chính sách, chế độ tài chính, quản lý thu – chi tài chính theo các quy định tài chính kế toán hiện hành… Phòng tổ chức hành chính: tổ chức sắp xếp những cuộc gặp với khách hàng, bạn hàng trong nớc và nớc ngoài… Phòng kỹ thuật: bảo đảm kỹ thuật cho máy móc các thiết bị kỹ thuật hoạt động đợc thờng xuyên và đúng tiến độ đúng kế hoạch… Phòng kế hoạch tổng hợp: xây dựng chiến lợc phát triển sản xuất và chiến lợc cung cấp dịch vụ hàng năm của Công ty… Phòng đầu t phát triển: Phòng xây dựng cơ sở hạ tầng: thực hiện việc xây dựng cơ sở hạ tầng để phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ban dự án: Phòng chính trị: *Các trung tâm, xí nghiệp trực thuộc. Trung tâm điện thoại đờng dài: quản lý và cung cấp dịch vụ điện thoại đờng dài bằng công nghệ VOIP (Voice over Internet Protocal). Trung tâm công nghệ thông tin: Trung tâm điệm thoại di động: Xí nghiệp khảo sát thiết kế: Xí nghiệp xây lắp công trình: Trung tâm mạng truyền dẫn: Trung tâm kỹ thuật viễn thông: 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy Kế toán và hình thức sổ Kế toán. 4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán. 4.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. 4.2.1. Kế toán trởng: Ông Vũ Xuân Cự. Phụ trách chung, giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo hớng dẫn thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thống kê, hạch toán, xin cấp vốn lu động, vay vốn u đãi, xin cấp giấy chứng nhận u đãi đầu t. Kiểm tra và ký tất cả các loại chứng từ kế toán, tờ trình, hợp đồng và các văn bản liên quan trớc khi chuyển sang Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc đợc uỷ quyền) ký duyệt. … 4.2.2. Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp: Nguyễn Ngọc Chinh. Giúp Kế toán trởng điều hành hoạt động công tác tài chính, kế toán khi kế toán trởng vắng mặt tại cơ quan hoặc uỷ quyền. Kiểm tra, đôn đốc các kế toán viên thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ đợc giao và các xí nghiệp, trung tâm, thanh toán chi phí, hạch toán giá thành, doanh thu. … 4.2.3. Kế toán thanh toán: Phạm thị Hồng. Viết phiếu thu – chi. Giao dịch với khách hàng đến thanh toán, đối chiếu công nợ. …. 4.2.4. Kế toán tiêu thụ: Đào Thuý Huờng. Căn cứ vào kế hoạch doanh thu quý, năm, phối hợp với phòng Kế hoạch và kế toán giá thành trực tiếp đôn đốc các cơ quan, đơn vị hoàn công hồ sơ, nghiệm thu, thanh lý thanh quyết toán với bên A để tính doanh thu. Theo dõi và giải thích số d tài khoản: 131, 511, 711, 811, 911, 421, Tài khoản 136 – 336 trung tâm báo cáo…. 4.2.5. Kế toán Ngân hàng: Đặng thị Kim Hoa. Viết Séc, uỷ nhiệm chi, phiếu chi séc, và các thủ tục trình tự chuyển tiền bảo lãnh tại ngân hàng. Tiếp nhận, xử lý, lu giữ các hợp đồng và hồ sơ về mua bán uỷ thác xuất nhập khẩu, ngoại thơng. Theo dõi và giải thích số d các Tài khoản 112, 341, 311, Tài khoản 136 – 336 Trung tâm xuất nhập khẩu, trung tâm TMDV. … 4.2.6. Kế toán giá thành: Trơng Thu Hà. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hàng quý, năm, phối hợp với Phòng Kế hoạch và các kế toán thanh toán. Kiểm tra đôn đốc thanh toán hợp đồng giao thầu, giao khoán để hạch toán chi phí và tính giá thành. Theo dõi và giải thích số d các Tài khoản: 136 – 336 Đại diện và TTKDĐT Tài khoản 621, 622, 627, 632, 641, 642, 721, 821. 4.2.7. Kế toán vật t, hàng hoá, TSCĐ, Thuế GTGT: Nguyên Thị Sơn Bình. Hớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị mua sắm tài sản cố định thực hiện đúng trình tự quy định, hàng quý lập bảng trích khấu hao tài sản cố định vào giá thành và báo nợ cho các xí nghiệp, trung tâm. Theo dõi và giải thích số d tài khoản 133, 333, 152, 153, 156, 211, 214, 009, Tài khoản 136 – 336 Xí nghiệp xây lắp công trình. … 4.2.8. Kế toán trung tâm điện thoại đờng dài: Nguyễn Anh Đức. Hớng dẫn kiểm tra, đôn đốc thanh quyết toán và hạch toán đúng quy định. Phối hợp với Trung tâm điện thoại đờng dài đôn đốc các đối tác nớc ngoài, bu điện, các tỉnh thanh toán. 4.2.9. Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lơng và BHXH, BHYT, KPCĐ: Đỗ Thu Hằng. Thực hiện thu và chi tiền mặt theo phiếu thu, chi. Chấp hành nghiêm công tác quản lý tiền mặt và kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định. Cấp phát lơng, phụ cấp theo bảng lơng, phụ cấp. Tổng hợp tiền lơng phụ cấp thực cấp chuyển sang kế toán thanh toán viết phiếu chi. Theo dõi và giải thích số d các tài khoản: 334, 3382, 3383, 3384. … 4.2.10. Kế toán theo dõi Trung tâm công nghệ thông tin và ban dự an: Nguyên Cao Lợi. Hớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thanh quyết toán và hạch toán đúng quy định. Phối hợp với Ban dự án và Trung tâm công nghệ thông tin kiểm tra đôn đốc các đối tác thanh toán. 4.3. Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó. Đơn vị sử dụng trong ghi chép là đồng kế toán là đồng tiền Việt Nam kí hiệu là (đ). Nguyên tắc chuyển đổi đồng tiền khác sang đồng tiền Việt Nam: theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Ngoại Thơng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi sổ kế toán. Khi phát sinh chênh lệch tỷ giá kế toán sử dụng tài khoản 413 – chênh lệch tỷ giá để hạch toán. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty điện tử viễn thông quân đội áp dụng hình thức chứng từ - ghi sổ. Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán nh sau: Chứng từ ghi sổ. Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nội dung, kết cấu và phơng pháp ghi sổ theo đúng vụ chế độ kế toán – Bộ Tài Chính qui định. II. Thực trạng hạch toán luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. 1. Phương pháp tính giá hàng xuất khẩu: Tính giá mua hàng để xuất khẩu: Hàng mua vào để xuất khẩu đợc tính theo giá thực tế: Giá thực tế hàng mua = Giá mua ghi trên hoá đơn ngời bán Vì Công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên giá mua là giá cha có thuế. Do Công ty không sử dụng TK 156 nên các chi phí thu mua đợc hạch toán vào TK 641, do đó giá thực tế hàng mua chỉ bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn ngời bán. Tính giá vốn hàng xuất khẩu: Công ty tiến hành hoạt động xuất khẩu chỉ khi đã nhận đợc hợp đồng xuất khẩu từ phía đối tác nớc ngoài. Nh vậy, hàng mua về sẽ đợc xuất khẩu ngay. Theo đó, khi xuất lô hàng nào thì giá vốn chính là giá mua vào của lô hàng đó (giá mua vào của lô hàng = giá thực tế hàng mua = giá mua ghi trên hoá đơn ngời bán). Cách tính này tuy đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ trị giá hàng hoá theo từng hợp đồng, từng loại hàng nhng lại rất phù hợp đối với đặc điểm xuất khẩu hàng hoá của Công ty, hơn nữa lại đảm bảo đợc nguyên tắc phù hợp giữa chi phí thực tế và doanh thu thực tế. Tính giá bán hàng xuất khẩu: Giá bán của một lô hàng xuất khẩu thờng đợc ghi rõ trong hợp đồng ngoại và là giá cố định, Công ty thờng xuất hàng bán theo giá FOB. II. Hạch toán quá trình mua và bán hàng xuất khẩu tại Công ty: 1. Hạch toán chi tiết hàng hoá xuất khẩu: Do đặc thù của Công ty là không có kho nên khi hàng mua về Công ty vận chuyển thẳng cho khách hàng nớc ngoài. Do vậy, Công ty theo dõi hàng hoá xuất khẩu thông qua 2 TK 151 và 157 mà không sử dụng TK 156. Hàng hoá xuất khẩu đợc kế toán theo dõi bằng sổ Chi tiết TK 151, 157. Cuối quý, cộng sổ chi tiết TK 151, 157 lập Bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá xuất khẩu, đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. 2. Hạch toán quá trình mua hàng xuất khẩu (trực tiếp): 2.1. Chứng từ sử dụng: Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng bao gồm: Hợp đồng kinh tế. Hoá đơn thuế GTGT (liên 2 – giao cho khách hàng) do nhà cung cấp lập và giao cho công ty. Vận đơn hoặc các chứng từ vận chuyển khác (nếu công ty phải tự bỏ chi phí để đa hàng từ nơi thu mua về cảng xuất). Biên bản kiểm nhận hàng Phiếu chi: do kế toán quỹ lập thành 3 liên, liên 1: lu tại quyển, liên 2: giao cho ngời nhận tiền, liên 3: kế toán giữ làm chứng từ ghi sổ. Giấy báo Nợ của ngân hàng. Giấy xin tam ứng Giấy thanh toán tạm ứng… 2.2. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 151: Hàng mua đang đi trên đờng (đợc chi tiết theo từng phòng XNK) TK 157: Hàng gửi đi bán (chi tiết theo TD và UT, trong TD và UT chi tiết theo từng phòng XNK) TK 641: Chi phí phát sinh khi mua hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH TK 331: Phải trả nhà cung cấp (chi tiết cho từng nhóm hàng) TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ cho hàng hoá, dịch vụ 2.3. Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán: Khi tiến hành thu mua hàng, đơn vị bán hàng xuất kho giao hàng cho Công ty và lập hoá đơn GTGT giao cho Công ty liên 2. Cán bộ kinh doanh của Công ty kiểm nhận hàng, lập “Biên bản kiểm nhận hàng” và vận chuyển hàng ra ngoài cảng. Trong thời gian chờ làm thủ tục xuất khẩu, Công ty thuê kho, bến bãi nhập tạm số hàng hoá đó. Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, thuê kho bãi … đợc hạch toán vào TK 641. Tập hợp các chứng từ gốc là Hoá đơn GTGT (mua hàng), Phiếu chi, Giấy báo Nợ của ngân hàng và các chứng từ kế toán khác, kế toán phản ánh vào Sổ Nhật ký, sau đó ghi sổ Chi tiết các TK 151, 157, 111, 112, 331, 1331, 641 theo định khoản: a) Nợ TK 151 – Giá trị của hàng hoá Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá Có TK 111, 112, 331 – Tổng số tiền thanh toán b) Nợ TK 641 – Chi phí cha thuế Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu chi phí có thuế) Có TK 111, 112, 331 – Tổng số thanh toán c) Nợ TK 157 – Trị giá hàng gửi đi bán Có TK 151 – Trị giá hàng gửi đi bán Cuối tháng, từ Sổ Nhật ký kế toán vào sổ Cái các TK 151, 157, 111, 112, 331, 133, 641. Cụ thể: - Ngày 16/1/2004, tại Công ty phát sinh nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi nhận hàng thuộc sở hữu của Công ty vào sổ Nhật ký và sổ Chi tiết TK 151 – P2, TK 331 – TCMN – Thuỷ Linh, TK 1331-XK theo định khoản: Nợ TK 151 : 130.000.000 Nợ TK 1331-XK : 13.000.000 Có TK 331: 143.000.000 Cuối tháng (30/1/2004), từ Sổ Nhật ký kế toán ghi vào sổ Cái các TK 151, 133, 331,…. Biểu 1: Hoá đơn GTGT Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 16 tháng 1 năm 2004 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BH/2003B 0007080 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Thuỷ Linh, Gia Lâm – Hà Nội Số Tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên ngời mua hàng: Tôn Trơng Bảo – Phòng XNK 6 Tên đơn vị: Công ty Thương mại và phỏt triển cụng nghệ Trường Thịnh Địa chỉ: Số 15A, phố Nguyễn An Ninh Số Tài khoản: 0544000000A VP BANK Hình thức thanh toán: MS: 01 00108021 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Linh kiện máy tính CH-80 Chiếc 6.500 20.000 130.000.000 Cộng tiền hàng: 143.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 13.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 143.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỉ bốn trăm ba mơi triệu đồng chẵn Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký. Họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2: Sổ Nhật ký Technoimport Sổ nhật ký Năm 2004 Đơn vị: đồng NT GS CT Số tiền NT Số Nợ Có ………… ….. ….. 15/1 331 20.000.000 1121 20.000.000 ………… ….. ….. 16/1 151 130.000.000 1331 13.000.000 331 143.000.000 ………… ….. ….. 20/1 641 1.020.000 1331 102.000 1111 1.122.000 157 130.000.000 151 130.000.000 ………… ….. ….. 28/1 Thanh toán nốt số tiền hàng còn lại cho Cty BTràng 331 123.000.000 1121 123.000.000 ………… ….. ….. Cộng phát sinh quý 1/04 997.280.930.670 997.280.930.670 Biểu 3: Sổ chi tiết TK 151 Trờng thịnh Sổ chi tiết tài khoản 151 – P2 Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng CT Số tiền Ngày Số Nợ Có Số d đầu quý 1 480.157.643 …… …… …… 16/1 HĐơn 0007080 Mua linh kiện máy tính 331 130.000.000 …… …… …… 19/1 HĐơn 0007080 Hàng mua gửi đi bán theo HĐồng số 01ĐK/Trờngthịnh-CHA/TTTV (P2) 157-TD 130.000.000 …… …… …… Cộng PS 10.526.490.754 10.791.128.014 Số d cuối quý 1 215.520.383 Biểu 4: Sổ Cái TK 151 Sổ cái tk 151 Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng NT GS Số tiền Nợ Có Số d đầu quý 1 3.497.032.999 30/1 ……… ….. …… Mua linh kiện máy tính 331 130.000.000 Hàng mua gửi đi bán 157 130.000.000 ……… …… …... Cộng PS 88.568.966.178 90.030.177.320 Số d cuối quý 1 2.035.821.857 3. Hạch toán quá trình bán hàng xuất khẩu (trực tiếp): Hiện nay, phương pháp hạch toán nghiệp vụ bán hàng công ty đang áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Phơng pháp hạch toán ngoại tệ: Công ty sử dụng cả 2 tỷ giá, đó là tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế. 3.1. Chứng từ sử dụng: Bộ chứng từ xuất khẩu: Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice) Bản kê hàng hoá(Packing List) Vận đơn hàng không hoặc đờng biển (Bill of Lading) C/O – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin) Giấy chứng nhận số lợng, chất lợng hàng hoá (Certificate of Quantity, Quality) Tờ khai hàng hoá XNK của Hải quan Th tín dụng (Letter Credit) Các chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng ngoại Hoá đơn GTGT : đợc lập thành 3 liên (liên 2 – giao cho khách hàng nớc ngoài) Giấy báo Nợ, giấy báo Có của Ngân hàng Phiếu chi 3.2. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 157, 5111, 632, 3333-XK, 911,…… 3.3. Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán: - Sau khi giao hàng cho khách hàng, cán bộ kinh doanh giao cho khách hàng Hoá đơn GTGT (liên 2 – giao cho khách hàng). Sau khi thực hiện xong hợp đồng xuất khẩu, phòng XNK sẽ gửi bộ chứng từ (bao gồm: hợp đồng ngoại đã ký kết, hợp đồng nội, Hoá đơn GTGT (bán hàng xuất khẩu) và Hoá đơn GTGT (mua hàng)) kèm theo các chứng từ có liên quan đến lô hàng, kế toán ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán vào Phiếu kế toán và căn cứ vào PKT đó kế toán ghi sổ Chi tiết TK 131 – TD, 3333-XK, 5111 (0%), 632 (0%), 157, 911, sổ Nhật biên theo định khoản: + Doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 – theo tỷ giá hạch toán Có TK 5111 – theo tỷ giá thực tế Nợ (Có) TK 413 – Chênh lệch tỷ giá + Vì Công ty xuất khẩu hàng hoá theo giá FOB nên thuế xuất khẩu đợc trừ vào doanh thu: Nợ TK 5111 Có TK 3333 – XK + Phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu đợc xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 157 + Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 Có TK 632 + Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 5111 Có TK 911 - Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng nh chi phí dịch vụ cảng, làm thủ tục vận chuyển hàng lên tàu, kế toán căn cứ vào vận đơn, Phiếu chi, Giấy báo Nợ của ngân hàng phản ánh vào sổ Nhật ký, sau đó ghi sổ Chi tiết TK 641, 111, 112, 1331 theo định khoản: Nợ TK 641 – Chi phí cha thuế Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 111, 112 - Khách hàng thanh toán bằng TGNH ngoại tệ, kế toán căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng phản ánh vào sổ Nhật ký, sau đó ghi sổ Chi tiết TK 1122, 131 theo định khoản: Nợ TK 1122 - theo tỷ giá hạch toán Có TK 131 - theo tỷ giá hạch toán Đồng thời, kế toán phản ánh số ngoại tệ thu đợc: Nợ TK 007 – Nguyên tệ - Cuối tháng, từ sổ Nhật ký kế toán ghi sổ Cái các TK 111, 112, 131, 133, 641. - Cuối quý, tập hợp PKT ghi sổ Cái TK 157, 511, 632, 911. Cụ thể: - Ngày 5/2/2004, khi phòng XNK gửi bộ chứng từ hợp đồng (bao gồm: hợp đồng ngoại đã ký kết, hợp đồng nội, Hoá đơn GTGT (bán hàng xuất khẩu) và Hoá đơn GTGT (mua hàng)) kèm theo các chứng từ có liên quan đến lô hàng, kế toán trởng ghi nhận doanh thu, giá vốn vào Phiếu kế toán số 09. Căn cứ vào Phiếu kế toán đó kế toán phản ánh doanh thu vào sổ Chi tiết TK 5111 (0%), 911 theo định khoản: Nợ TK 131-TD: 9.750 USD x 14.200 VND/USD = 138.450.000 VND Nợ TK 413: 12.918.750 Có TK 5111 (0%): 151.368.750 Thuế xuất khẩu Công ty phải nộp : Nợ TK 5111 : 7.568.438 Có TK 3333 – XK: 5% x 9.750 x 15.525 = 7.568.438 Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 5111(0%): 143.800.312 Có TK 911: 143.800.312 Cuối quý (31/3/2004), kế toán căn cứ vào Phiếu kế toán ghi sổ Cái TK 5111. Căn cứ vào Phiếu kế toán số 09 kế toán phản ánh giá vốn hàng bán vào sổ Chi tiết TK 632 (0%), 911 theo định khoản: + Giá vốn hàng bán ra đã tiêu thụ: Nợ TK 632 (0%): 130.000.000 Có TK 157: 130.000.000 + Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911: 130.000.000 Có TK 632(0%): 130.000.000 Cuối quý (31/3/2004), kế toán căn cứ vào Phiếu kế toán ghi sổ Cái TK 632. Căn cứ vào Phiếu kế toán số 09 kế toán phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp vào sổ Chi tiết TK 3333 – XK theo định khoản sau: Nợ TK 5111 : 7.568.438 Có TK 3333 – XK: 7.568.438 Cuối tháng, căn cứ vào sổ Nhật ký ghi nhận các nghiệp vụ nộp thuế XK vào sổ Cái TK 3333 – XK. Cuối quý, tập hợp các khoản thuế XK phải nộp trên Phiếu kế toán ghi sổ Cái TK 3333 – XK. Sau khi ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán, thuế XK vào sổ Chi tiết, kế toán phản ánh nội dung nghiệp vụ vào sổ Nhật biên để theo dõi. Cuối kỳ (31/3/2004), kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu và giá vốn hàng bán sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Nghiệp vụ này sẽ đợc phản ánh trên Phiếu kế toán số 102, căn cứ vào đó kế toán ghi sổ Cái TK 511, 632, 911 theo định khoản: + Nợ TK 911: 66.621.083.241 Có TK 632: 66.621.083.241 + NợTK 511: 67.091.326.754 Có TK 911: 67.091.326.754 Biểu 5: Phiếu kế toán số 09 Technoimport Phiếu kế toán Số : 09 Phòng : 2 HĐ ngoại: số 01ĐK/TECHNO-CHA/TTTV HĐ nội: (TD, UT):…………… T/T (L/C) số: LC 0100WR 013 JP000205 NK (XK): linh kiện máy tính Trị giá: FOB 9.750 USD …………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………….. 1. Kết chuyển giá bán sang doanh thu bán hàng, tính thuế GTGT phải nộp: Nợ TK 131 : 9.750 USD x 14.200 = 138.450.000 đ Nợ TK 413 : 12.918.750 đ Có TK 5111 (0%) : 9.750 USD x 15.525 = 143.800.312 đ Có TK 3333-XK: 9.750 USD x 15.525 x 5% = 7.568.438 đ 2. Kết chuyển GVHB ra đã tiêu thụ: Nợ TK 632 (0%) : 130.000.000 đ Có TK 157: 130.000.000 đ 3. Kết chuyển GV, DT sang xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 : 130.000.000 đ Có TK 632 (0%) : 130.000.000 đ Nợ TK 5111 (0%): 143.800.312 đ Có TK 911: 143.800.312 đ Hà nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004 Kế toán Kế toán trởng Biểu số 6: Sổ Chi tiết TK 5111 TECHNOIMPORT Sổ chi tiết tài khoản 5111 (0%) Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng CT Số tiền NT Số Ghi Nợ Ghi Có …….. …… …… 5/2 131-TD 138.450.000 413 12.918.750 Thuế XK 5% 3333-XK 7.568.438 Kết chuyển sang TK 911 911 143.800.312 …….. …….. …….. Cộng PS 2.633.955.791 2.633.955.791 Biểu số 7: Sổ chi tiết TK 632 TECHNOIMPORT Sổ chi tiết tài khoản 632 (0%) Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng CT Số tiền NT Số Ghi Nợ Ghi Có …….. …… …… 5/2 Giá vốn HĐ số 01/ĐK/TECHNO-CHA/TTTV 157 130.000.000 Kết chuyển sang TK 911 911 130.000.000 …….. …….. …….. Cộng PS 2.589.399.780 2.589.399.780 Biểu 8: Sổ Cái TK 5111 Technoimport Sổ cái tk 5111 Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng NT GS Số tiền Nợ Có 31/3 ……… …… PKT số 09 131 – TD, 413, 3333-XK 143.800.312 ……… ……… PKT 102 911 67.091.326.754 Cộng PS 67.091.326.754 67.091.326.754 Biểu 9: Sổ Cái TK 632 Technoimport Sổ cái tk 632 Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng NT GS Số tiền Nợ Có 31/3 ……… ….. PKT số 09 157 130.000.000 ……… …… PKT 102 911 66.621.083.241 Cộng PS 66.621.083.241 66.621.083.241 4. Hạch toán quá trình xuất khẩu uỷ thác: 4.1. Chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng ở phơng thức kinh doanh xuất khẩu uỷ thác ngoài bộ chứng từ xuất khẩu còn sử dụng một số chứng từ kế toán sau: Hợp đồng ngoại Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng Phiếu thu, Phiếu chi Hoá đơn GTGT 10 % về tiền hoa hồng đợc nhận (Liên 2) giao cho bên uỷ thác xuất khẩu 4.2. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 3388, TK 5111 – UT, TK 33311,……… 4.3. Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán: - Công ty ký hợp đồng uỷ thác với bên giao uỷ thác, trong bản hợp đồng nêu rõ tên hàng hoá, số lợng, giá bán, phí uỷ thác, chi phí vận chuyển, đóng gói hàng do bên nào chịu, phơng thức thanh toán tiền hàng,… Công ty ký hợp đồng ngoại với khách hàng nớc ngoài. Sau khi làm xong thủ tục xuất khẩu hàng, Công ty giao hàng cho khách hàng và gửi cho khách hàng bộ chứng từ xuất khẩu. - Khi khách hàng thanh toán cho Công ty, kế toán Công ty căn cứ vào Giấy báo Có của ngân hàng, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng ngoại, phản ánh vào sổ Nhật ký, sau đó ghi sổ Chi tiết TK 1122, 131-UT, 3388 theo định khoản: + Nếu khách hàng thanh toán hết số tiền hàng cho Công ty: Nợ TK 1122 Có TK 3388 + Nếu khách hàng chỉ thanh toán một phần cho Công ty: Nợ TK 1122: Số tiền khách hàng đã thanh toán Nợ TK 131 – UT: Số tiền khách hàng cha thanh toán Có TK 3388: Tổng số tiền phải thu khách hàng Nợ TK 007 : Nguyên tệ - Kế toán Công ty căn cứ vào hợp đồng ngoại và hợp đồng uỷ thác lập Hoá đơn GTGT 10 % cho hoa hồng của dịch vụ uỷ thác xuất khẩu và ghi nhận doanh thu. Căn cứ vào hoá đơn đó, kế toán phản ánh doanh vào Phiếu kế toán, rồi từ phiếu kế toán ghi sổ Chi tiết TK 5111 – UT, 3388, 911 và sổ Nhật biên theo định khoản: a) Nợ TK 3388 Có TK 5111 – UT Có TK 33311 Có (Nợ) TK 413: Chênh lệch ngoại tệ của số tiền hoa hồng UT b) Nợ TK 5111 – UT Có TK 911 - Công ty trả tiền cho đơn vị giao uỷ thác, căn cứ vào Giấy báo Nợ, Phiếu chi phản ánh vào sổ Nhật ký, sau đó ghi sổ Chi tiết TK 111, 112, 3388 theo định khoản: Nợ TK 3388 Có TK 111, 112 Cuối tháng, tổng hợp từ sổ Nhật ký ghi vào sổ Cái TK 3388, 111, 112, 131 – UT. Cuối quý, tập hợp Phiếu kế toán ghi sổ Cái TK 3388, 511, 911. Cụ thể: - Ngày 12/3/2004, kế toán căn cứ vào hợp đồng uỷ thác, hợp đồng ngoại lập Hoá đơn GTGT cho số hoa hồng đợc nhận số 0006955 và căn cứ vào đó ghi nhận doanh thu vào Phiếu kế toán số 15. Kế toán căn cứ vào Phiếu kế toán này ghi sổ Chi tiết TK 3388 – P5 – Hải Yến, 5111 – UT, 911, sổ Nhật biên theo định khoản: + Nợ TK 3388: 9.870.000 Có TK 5111 – UT: 8.972.727 Có TK 33311: 897.273 + Nợ TK 5111 – UT: 8.972.727 Có TK 911: 8.972.727 Cuối quý (31/3/204), tổng hợp các Phiếu kế toán ghi sổ Cái TK 3388, 5111. Biểu 10: Phiếu kế toán Technoimport Phiếu kế toán Số : 15 Phòng : 5 HĐ ngoại: số P302604 HĐ nội: (TD, UT):…………… T/T (L/C) số: LC 0129WR 104 JP010645 NK (XK): dây cáp viễn thông Trị giá: FOB 47.397 USD Phí uỷ thác: 8.972.727 (thuế GTGT 10%) …………………………………………………………………………………………… 1. Kết chuyển giá bán sang doanh thu bán hàng, tính thuế GTGT phải nộp: Nợ TK 3388 : 9.870.000 Có TK 5111 – UT : 8.972.727 Có TK 33311: 897.273 2. Kết chuyển GVHB ra đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 157 3. Kết chuyển GV, DT sang xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 Có TK 632 Nợ TK 5111 – UT: 8.972.727 Có TK 911: 8.972.727 Hà nội, ngày 12 tháng 03 năm 2004 Kế toán Kế toán trưởng Biểu 11: Sổ Chi tiết TK 5111 – UT Technoimport Sổ chi tiết tài khoản 5111-UT Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng CT Số tiền NT Số Ghi Nợ Ghi Có …….. …… …… 12/3 Doanh thu HĐ số T2/TECHNO-HA/HP 3388-P5 8.972.727 Kết chuyển sang TK 911 911 8.972.727 …….. …….. …….. Cộng PS 842.431.976 842.431.976 Biểu 12: Sổ Chi tiết TK 3388 Sổ chi tiết tk 3388 – P5 – Hải yến Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng CT Số tiền NT SH Nợ Có Số d đầu quý 1 3.069.750 ……… …… ……. 1122 284.000.000 131-TD 389.037.400 ……… ……… ……… 511-UT 8.972.727 3331 897.273 ……. ……. ……. 15/3 PC 40 Trả tiền hàng cho Hải Yến 1111 201.000.000 ……. ……. ……. 29/3 PC 55 Trả tiền hàng cho Hải Yến 1111 452.688.000 ……. ……. ……. Cộng PS 663.558.000 673.037.400 Số d cuối quý 1 12.549.150 Biểu 13: Sổ Cái TK 3388 Technoimport Sổ cái tk 3388 Quý 1 năm 2004 Đơn vị: đồng NT Số tiền Nợ Có Số d đầu quý 1 901.231.542 3.085.059.426 31/3 ………. ….. …... KH thanh toán 1122,131-UT 673.037.400 Trả tiền cho HYến 1111 201.000.000 Trả tiền cho HYến 1111 452.688.000 PKT số 15 5111-UT, 33311 9.870.000 ……… …… …... Cộng PS 12.067.095.286 16.313.145.196 Số d cuối quý 1 1.003.904.734 7.433.782.528 5. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi: Đặc thù của Công ty là không có kho nên Công ty không thực hiện việc lu kho hàng hoá, do vậy mà không xảy ra hiện tợng giảm giá hàng tồn kho. Vì thế, Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Từ trớc đến nay, mặc dù số lợng khách hàng của Công ty là rất lớn (khoảng trên 100 khách hàng trong nớc lẫn nớc ngoài) và phơng thức thanh toán trả chậm là chủ yếu, khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trên tổng tài sản nhng nhìn chung tình hình thanh toán với khách hàng của Công ty là khá tốt. Do vậy, tại Công ty không phát sinh các khoản nợ phải thu thất thu (là các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán) khi khách hàng không có khả năng trả nợ, nên Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi. 6. Hạch toán thuế GTGT và thuế xuất khẩu: 6.1. Thuế Giá trị gia tăng của hàng mua xuất khẩu: Chứng từ kế toán sử dụng: Số thuế GTGT đầu vào đợc ghi trên “Hoá đơn GTGT” của ngời bán hàng. Phơng pháp tính: Công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Vì Công ty chỉ xuất khẩu những mặt hàng chịu thuế GTGT nên khi xuất khẩu những mặt hàng đó Công ty sẽ đợc hoàn lại thuế: Số thuế GTGT đợc hoàn lại = Số thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá mua vào Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ chính là số thuế GTGT đợc ghi trên hoá đơn GTGT của hàng hoá mà Công ty mua. Thủ tục hoàn thuế GTGT: Tại Công ty, thuế GTGT đợc hoàn theo từng chuyến hàng, nghĩa là sau một số chuyến hàng, nếu thấy số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lớn khoảng trên 200 triệu, Công ty sẽ lập “Tờ khai thuế GTGT” và công văn xi._.