Hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco

ết các doanh nghiệp đều có hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đạt hiệu quả cao nhất trong việc áp dụng quy trình của hoạt động này. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong quá trình hội nhập vào nền kinh tế chung của thế giới, các doanh nghiệp phải tăng cường hoàn thiện công tác kế toán trong mối quan hệ chặt chẽ với các chế độ mới của Bộ Tài Chính ban hành không những phù hợp với nền kinh tế nước ta mà còn phù hợp với các chế độ, chuẩn mực kế toán thế giới. Tuy nhiên, kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu và tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại các doanh nghiệp thương mại còn tồn tại một số hạn chế vì hoạt động nhập khẩu có nhiều điều khác biệt so với hoạt động sản xuất kinh doanh trong nước về thời gian lưu chuyển hàng hóa, về mặt hàng kinh doanh, về thời gian giao nhận hàng và thời điểm thanh toán cũng như phương thức thanh toán. Trong suốt thời gian thực tập, nhận thức được tầm quan trọng của kế toán hàng hóa nhập khẩu, đã có một thời gian nhất định tìm hiểu hoạt động kinh doanh hàng hóa nhập khẩu nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco, em đã chọn đề tài “ Hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco”. Kết cấu đề tài gồm 3 phần như sau: Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco. Phần 2: Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco. Phần 3: Phương hướng hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco. Phần 1: Tổng quan về Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco 1.1. Những vấn đề chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco. 1.1.1 LLịch sử hình thành và phát triển của Doanh nghiệp Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ Thương mại (Vinatranco) tiền thân là Tổng công ty kho vận trực thuộc Bộ thương mại qua thời gian đã có lịch sử phát triển như sau:: - Theo QĐ số 73/NTQĐ1 ngày 03.11.1979 thành lập Cục Kho vận, hoạt động với chức năng quản lí công tác kho vận của Bộ Nội Thương. - Theo QĐ số 36/NTQĐ1 ngày 05.05.1981 đổi thành Công ty Kho vận 1, hoạt động với chức năng kinh doanh kho hàng, vận tải và dịch vụ giao nhận trên phạm vi miền Bắc cùng với công ty kho vận Nội Thương 2 ở miền Nam. - Sau thời gian đó ,do tình hình kinh tế xã hội có nhiều thay đổi, Bộ Nội Thương thấy cần phải sáp nhập hai công ty Kho vận 1 và 2 để thành lập Tổng công ty Kho vận theo QĐ số 212/NTQĐ1 ngày 11.11.1985. Đây là thời kì phát triển mạnh mẽ nhất của Công ty tính đến thời điểm đó - Theo QĐ số 109/TM – TCCB ngày 22.02.1995 đổi thành Công ty Kho vận và Dịch vụ Thương mại – Vinatranco - Thực hiện theo chính sách đổi mới và sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước ngày 10/02/2004 Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã kí quyết định heo QĐ số 1632/QĐ- BTM nsố 013/ QĐ – BTM cho phép công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại tiến hành cổ phần hóa để gày 05.11.2004 chuyển thành Công ty cổ phần Kho vận và Dịch vụ Thương mại – Vinatranco và công ty cổ phần chính thức hoạt động từ ngày 01.08.2005 với tên giao dịch là Transport – Warehousing And Trade Service Join Stock Company.. 1.1.2. Loại hình doanh nghiệp Là công ty cổ phần, được hoạt động theo hình thức đối vốn, ...với số vốn điều lệ là mười sáu tỷ đồng.Vinatranco là doanh nghiệp thương mại nên không trực tiếp tạo ra của cải vật chất mà chỉ tham gia vào hoạt động mua bán nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận. Đó là giai đoạn cuối của chu trình tái sản xuất, nhằm đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng, phục vụ nhu cầu sản xuất cũng như tiêu dùng. 1.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Doanh nghiệp 1.1.3.1 Nhiệm vụ kinh doanh Là Doanh nghiệp chuyên: - Kinh doanh kho bãi, nhà xưởng, văn phòng làm việc: Hoạt động kinh doanh kho bãi chủ yếu là tổ chức cho thuê kho, nhận trông giữ và bảo quản hàng hóa kết hợp với dịch vụ giao nhận vận tải cho khách hàng. Công ty có hệ thống kho bãi rộng rãi ở nhiều địa điểm như: Đông Anh, Gia Lâm, Hải Phòng và một số nơi khác. - Vận tải, đại lý giao nhận vận tải trong nước và quốc tế: - Tiến hành dịch vụ giao nhận và vận tải hàng hóa trên các loại phương tiện vận tải như đường biển, đường sắt, đường bộ, đường hàng không và vận tải container. - Đại lý làm thủ tục hải quan; - Vận tải quá cảnh, chuyển khẩu, môi giới tầu biển, dịch vụ cảng; - Kinh doanh, đại lý ký gửi,xuất nhập khẩu và dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác những mặt hàng : vật tư, thiết bị, phụ tùng, săm lốp, phương tiện vận tải, phương tiện xếp dỡ, máy xây dựng công trình, vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất, bao bì, nguyên liệu, các sản phẩm dầu mỡ, hóa chất (trừ hóa chất Nhà nước cấm), thiết bị văn phòng, hàng tiêu dùng, nông sản, lương thực, thực phẩm. 1.1.3.2 Tình hình kinh tế, tài chính Ta xem xét một số chỉ tiêu qua bảng sau: Đơn vị tính : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 CL tuyệt đối CL tương đối Tài sản 93.556.069.739 81.750.779.992 (11.795.289.747) (12,6%) Nguồn vốn 93.556.069.739 81.750.779.992 (11.795.289.747) (12,6%) Doanh thu 95.076.502.971 260.741.845.133 165.665.342.162 174,24% Lợi nhuận 1.559.315.249 2.610.318.668 1.051.003.419 67,4% TNBQ 1.900.000 2.400.000 500.000 26,32% 1.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý và các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại Doanh nghiệp 1.1.4.1 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty với sự quản lý của Ban kiểm soát và đại hội đồng cổ đông nhằm thắt chặt mối quan hệ trong công ty và chuyên môn hóa phân nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban trong công ty bao gồm: - Phòng Tổ chức – Hành chính: Tham mưu cho Tổng Giám đốc, hướng dẫn. kiểm tra việc thực hiện những nhiệm vụ về công tác Tổ chức hành chính của các đơn vị trực thuộc công ty và trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau: Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương Công tác hành chính quản trị Thực hiện những công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc Công ty. - Phòng Tài chính – Kế toán: Công tác tài chính kế toán Công tác quản lý kiểm tra Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc - Phòng Dự án Công tác kế hoạch – tổng hợp Công tác xây dựng phát triển dự án Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc - Phòng Giao nhận – Vận tải – KD thương mại Tham mưu giúp Tổng Giám đốc điều hành và trực tiếp kinh doanh trong lình vực Giao nhận, vận tải và Dịch vụ thương mại . Xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh vận tải. đại lý giao nhận vận tải trong nước và quốc tế. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc - Phòng Kinh doanh Dầu mỡ - Dung môi – Hóa chất Tham mưu giúp Tổng Giám đốc điều hành và trực tiếp kinh doanh trong lĩnh vực dầu mỡ nhờn, dung môi, hóa chất và các dịch vụ thương mại khác có liên quan theo đúng Pháp luật hiện hành. Khảo sát, nghiên cứu mở rộng thị trường, mặt hàng kinh doanh trong và ngoài nước, xây dựng kế hoạch phương án kinh doanh các mặt hàng dầu mỡ, dung môi, hóa chất và các sản phẩm khác có nguồn gốc từ dầu mỏ. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám đốc Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức quản lý trong Công ty Phòng GNVT quốc tế Phòng KD2 Phòng KD1 Phòng KTTC Phòng TCHC Tổng Giám Đốc Hội đồng quản trị Đại hội đồng Cổ Đông BAN KIỂM SOÁT CN Đông Anh Liên doanh Momura Fotrance Công ty TNHH 1 thành viên kho vận và DVTM Miền Nam CN số 2 Hà Nội CN Số 1 Hà Nội CN Hải Phòng 2 CN Hải Phòng 1 1.1.4.2 Các chính sách quản lý tài chính – kinh tế đang được áp dụng tại Doanh nghiệp - Chính sách tiền lương: Hình thức trả lương được thiết lập dựa trên nguyên tắc: Trả lương theo vị trí công việc, căn cứ vào khối lượng, độ phức tạp của công việc và mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của mỗi cá nhân, được thể hiện bằng hệ số công việc. Đảm bảo sự công bằng, minh bạch về tiền lương Với hình thức trả lương như trên đã khắc phục cơ bản những tồn tại của hệ thống tiền lương cũ, làm cho tiền lương bước đầu trở thành thước đo, phản ánh được chất lượng, hiệu quả công việc và sự đóng góp cho mỗi người. - Chính sách phân phối lợi nhuận: Trình tự phân phối lợi nhuận của công ty được xác định sau khi báo cáo quyết toán được duyệt như sau: Bù đắp các khoản lỗ kinh doanh của các năm trước Nộp thuế TNDN theo luật định Trích lập các quỹ chuyên dùng: quỹ đầu tư phát triển , quỹ dự phòng tài chính, quỹ dự phòng trợ cấp mật việc làm, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. Chia lãi cho các chủ sỡ hữu ( cổ đông, thành viên góp vốn). - Chính sách huy động và sử dụng vốn: Vốn của công ty được huy động từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các loại vốn sau: Nguồn vốn chủ sở hữu, nguồn vốn được bổ sung từ lợi nhuận hàng năm, các quỹ của doanh nghiệp, vốn đi vay của các tổ chức tín dụng, vốn chiếm dụng của khách hàng. Số vốn huy động được sẽ được sử dụng vào việc mua sắm TSCĐ, đào tạo nguồn nhân lực, thu mua hàng hóa cho hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác. 1.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo bộ máy kế toán hỗn hợp có nghĩa là vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với mô hình của công ty.Tại văn phòng công ty có phòng tài chính kế toán, chi nhánh nhỏ có tổ và đội kế toán. Các chi nhánh hạch toán độc lập, cuối mỗi kì nộp báo cáo về phòng Tài chính kế toán của công ty. Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tài chính, phòng Tài chính kế toán của công ty có hai chức năng: Chức năng quản lý kinh tế tài chính và các hoạt động kinh doanh của văn phòng công ty. Chức năng kiểm tra, hướng dẫn công tác các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) Tổ kế toán tại các CN Kế toán vốn bằng tiền Kế toán hàng hoá Kế toán tại văn phòng công ty Kế toán vốn bằng tiền, TSCĐ, tiền lương, hàng hoá… Kế toán tổng hợp và theo dõi bộ phận trực thuộc 1.2.2 Chế độ kế toán hiện hành tại Doanh nghiệp Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo QĐ số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. 1.2.2.1 Chế độ chứng từ: Doanh nghiệp thực hiện chế độ chứng từ như trong QĐ 15 của Bộ Tài Chính ban hành năm 2006. - Áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán cho 5 chỉ tiêu:Chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ. - Lập chứng từ kế toán - Ký chứng từ kế toán - Lập chứng từ kế toán Ký chứng từ kế toánTrình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và kí chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp kí duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 1.2.2.2 Chế độ tài khoản: Công ty đã sử dụng TK kế toán để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống TK kế toán doanh nghiệp bao gồm các TK cấp 1, TK cấp 2, TK trong BCĐKT và TK ngoài BCĐKT theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006. Do đây là doanh nghiệp thương mại nên ít sử dụng một số TK như: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp. TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 631: Giá thành sản xuất. 1.2.2.3 Chế độ sổ sách: Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức hạch toán Nhật ký chung với hệ thống các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, báo cáo kế toán hợp nhất. Hình thức Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chung thể hiện qua sơ đồ sau với trình tự ghi sổ: (1) từ chứng từ kế toán hàng ngày vào Nhật kí chung, sổ chi tiết. (2) từ Nhật kí chung, hàng ngày hoặc định kì vào sổ cái. (3) từ sổ chi tiết cuối kì lập bảng tổng hợp chi tiết theo tài khoản tổng hợp để (4) đối chiếu so sánh với tài khoản tổng hợp trên sổ cái. (5) từ sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu (6) từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết cuối kì lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán theo hình thức Nhật ký chung: Chứng từ kế toán Sổ chi tiết NK chung (2) Bảng tổng hợp chi tiết (6) (6) (1) (1) (3) (4) Sổ cái (5) Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Hình thức Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hiệ Hình thức Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. HiệBên cạnh đó Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán CADS của công ty ứng dụng và phát triển phần mềm tin học CADS để phục vụ cho công tác kế toán nhằm hỗ trợ cho hình thức nhật ký chung . Đây là phần mềm sử dụng tương đối rộng rãi trong các doanh nghiệp thương mại hiện nay. 1.2.2.4 Chế độ Báo cáo tài chính: Doanh nghiệp thực hiện chế độ Báo cáo tài chính như trong QĐ 15 /2006 của Bộ Tài Chính ban hành năm 2006. Cuối kỳ kế toán doanh nghiệp lập các mẫu báo cáo: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính 1.2.3. Các chính sách kế toán áp dụng tại Doanh nghiệp - Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua, dễ dàng chuyển đổi thành một lượng tiền xác định cũng như không có phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại. - Phương pháp tính giá trị và hạch toán hàng tồn kho Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền( bình quân cả kỳ dự trữ) và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên . Trong đó, giá trị hàng hóa nhập khẩu được xác định bằng giá CIF + các chi phí mua hàng. - Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm. - Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ ( hữu hình, vô hình ) Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ ( hữu hình, vô hình ): TSCĐ được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế. Nguyên giá TSCĐ bao gồm các chi phí mà Công ty phải bỏ ra để có được TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Giá trị tài sản cố định trước năm 2005 của Công ty được xác định lại theo Biên bản bàn giao Công ty kho vận và dịch vụ thương mại cho Công ty CP kho vận và dịch vụ thương mại tại thời điểm ngày 31 tháng 07 năm 2005. Phương pháp khấu hao TSCĐ ( hữu hình, vô hình ): TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với hướng dẫn tại QĐ số 206/2003/ QĐ – BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Số năm khấu hao của các loại tài sản cố định như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc : 6 – 10 năm Máy móc, thiết bị : 5 – 6 năm Phương tiện vận tải, truyền dẫn : 6 – 8 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý : 3 – 5 năm - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng: Khi bán hàng hóa, thành phẩm doanh thu được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu hàng hóa đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh tóan tiền, chi phí kèm theo Doanh thu cung cấp dịch vụ : Doanh thu cung cấp được ghi nhận khi phần lớn các rủi ro và lợi ích gắn liền với dịch vụ đã được hoàn thành và được bên mua chấp nhận Doanh thu họat động tài chính: Doanh thu họat động tài chính được ghi nhận căn cứ vào báo cáo kiểm toán độc lập đối với Báo cáo tài chính hàng năm của Xí nghiệp liên doanh, và các khoản thu nhập từ lãi tiền gửi. Khi kết quả hợp đồng được ước tính một cách tin cậy thì : Doanh thu chỉ được ghi nhận tương đương với chi phí của hợp đồng đã phát sinh mà việc hoàn trả là tương đối chắc chắn. Chi phí của hợp đồng chỉ được ghi nhận là chi phí trong kỳ khi các chi phí này đã phát sinh. Phần 2: Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Vinatranco 2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu tại công ty 2.1.1. Các giai đoạn lưu chuyển của hàng hóa nhập khẩu Lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu gồm 2 giai đoạn: mua và bán hàng nhập khẩu. 2.1.1.1 Mua hàng Mỗi kỳ kinh doanh, trước tiên phòng Kinh doanh của Công ty sẽ lập kế hoạch nhập khẩu cho kỳ đó, đối với từng mặt hàng được chi tiết trên số lượng, chất lượng, giá cả, mẫu mã. Song song với kế hoạch đó, phòng kinh doanh sẽ tìm kiếm nguồn hàng có chất lượng tốt, giá cả phù hợp dựa vào tình hình chung của cả thị trường. Sau đó, khi bắt đầu có kế hoạch nhập hàng cụ thể thì công ty sẽ chủ động để tiến hành sao cho quá trình nhập hàng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả cao. Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, đầu tiên phòng Kinh doanh tiến hành đàm phán với đối tác nước ngoài – là bên sỡ hữu mặt hàng mà công ty nhập khẩu, về mặt hàng nhập khẩu, về giá cả, về phương thức giao nhận hàng, thời gian nhận hàng, về phương thức thanh toán…Sau đó, phòng Kinh doanh lập phương án kinh doanh dựa trên các điều kiện mà hai bên thiết lập, trình lên Tổng giám đốc ký duyệt. Hợp đồng được ký trực tiếp giữa hai bên hoặc gửi qua fax. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết, phòng Kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính kèm với đơn xin mở L/C cho kế toán ngân hàng để làm thủ tục mở L/C. Khi mở L/C phòng kinh doanh phải làm thủ tục gồm: Đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng ban hành. Hợp đồng mua hàng của nước ngoài kèm giấy ủy quyền của Tổng giám đốc để kế toán ra ngân hàng mở L/C. Khi đó Công ty phải mua ngoại tệ để ký quỹ và lập một ủy nhiệm chi để trả phí mở L/C cho ngân hàng. Khi vay vốn để mở L/C tại ngân hàng thì Công ty phải xuất trình phương án kinh doanh, giấy đề nghị vay vốn, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê tài chính và giấy cam kết sử dụng vốn. Khi L/C được mở, bên đối tác nước ngoài sẽ xem xét có phù hợp với điều kiện bên mình không? Nếu thỏa mãn những điều kiện đã ký kết trong hợp đồng thì giao hàng lên tàu, đồng thời lập chứng từ thanh toán nhờ ngân hàng thông báo chuyển cho ngân hàng mở L/C để thanh toán và giao toàn bộ chứng từ cho Công ty để nhận hàng. Bao gồm những chứng từ sau: + Hoá đơn thương mại ( Invoice) + Vận đơn ( Bill of lading – B/L/C) + Giấy chứng nhận số lượng + Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of quanlity/ quantity) + Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin) + Bảng kê đóng gói bao bì ( Detailed packing list) + Chứng từ bảo hiểm ( Insuarance policy) + Bảng kê chi tiết ( Specification) Sau khi bộ chứng từ trên được chuyển về ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ tiến hành kiểm tra và yêu cầu Công ty kiểm tra lại. Nếu đã đủ điều kiện như hai bên đã thoả thuận thì đồng ý cho ngân hàng thanh toán cho nhà nhập khẩu. Khi nhận được bộ chứng từ gốc đã có chữ ký của bên ngân hàng, nhân viên phòng Kinh doanh của Công ty sẽ mang bộ chứng từ này đến địa điểm nhận hàng, kiểm kê hàng, nhận hàng và làm các thủ tục của hải quan và nhận thông báo thuế. Chứng từ sử dụng khi kiểm nhận hàng bao gồm: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu Biên bản giám định hải quan Bảng khai thuế… Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để xác định giá vốn cho hàng nhập khẩu và phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp để vào sổ kế toán. Sau đó Công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng L/C cho người bán nước ngoài thông qua ngân hàng. Cuối cùng, hàng hóa được làm thủ tục nhập kho hoặc chuyển thẳng đi tiêu thụ. 2.1.1.2 Bán hàng nhập khẩu Hàng nhập khẩu được công ty bán theo nhiều phương thức khác nhau như bán thẳng, bán qua kho, bán trực tiếp hoặc gửi bán ( kể cả gửi qua đại lý, kí gửi) nhưng chủ yếu vẫn là theo phương thức bán thẳng. Sau khi hàng hóa được nhập về từ bên ngoại, sẽ chuyển đến cho khách hàng bên nội. Quá trình bán hàng nhập khẩu được diễn ra bình thường như với bán hàng trong nước. 2.2. Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu và thị trường nhập khẩu hàng hóa tại Công ty 2.2.1 Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu của công ty: Là hàng thu mua của nước ngoài để bán tiêu dùng cho các tỉnh, thành trong nước bao gồm chủ yếu các mặt hàng thuộc lĩnh vực vật tư, thiết bị, phụ tùng, săm lốp, phương tiện vận tải, phương tiện xếp dỡ, máy xây dựng công trình, vật liệu xây dựng, vật liệu trang trí nội thất, bao bì, nguyên liệu, các sản phẩm dầu mỡ, hóa chất (trừ hóa chất Nhà nước cấm), thiết bị văn phòng, hàng tiêu dùng, nông sản, lương thực, thực phẩm; 2.2.2 Thị trường nhập khẩu: Trong giai đoạn phát triển, với một cơ sở hạ tầng cũng phải phát triển để phù hợp với lực lượng sản xuất, do đó nhu cầu về vật liệu được yêu cầu cao. Tuy nhiên với những mặt hàng này trong nước chưa đáp ứng được cả về chất lượng lẫn số lượng tiêu chuẩn đặt ra nên việc nhập khẩu loại hàng hóa này một trong những hoạt động nhập khẩu chủ yếu của công ty nhằm đem lại doanh thu cho công ty. Thị trường nhập khẩu của Công ty rất phong phú bao gồm cả châu Âu và châu Á, trong đó Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc là các đối tác quen thuộc và lâu năm của Công ty. Đó là những nước có sản phẩm đạt chất lượng tốt, giá cả phù hợp, đa dạng về chủng loại và quan trọng là hoạt động xuất, nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và có uy tín lớn. 2.2.3. Các phương thức nhập khẩu hàng hóa Hiện nay có hai phương thức nhập khẩu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác và Công ty đang áp dụng cả hai phương thức này. 2.2.3.1 Nhập khẩu trực tiếp Nhập khẩu trực tiếp là quá trình Công ty trực tiếp kí kết hợp đồng nội với khách hàng nội để xác định nhu cầu về hàng hóa cần cung cấp, sau đó Công ty tiến hành tham khảo thị trường nước ngoài, tìm ra nguồn hàng và ký kết hợp đồng ngoại để nhập hàng. Những chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng đó, được kế toán xác định giá nhập và giá bán để giao cho khách hàng nội. Với đặc điểm như vậy, Công ty đã tiến hành nhập khẩu trực tiếp nhằm thiết lập mối quan hệ làm ăn với các nhà cung cấp nước ngoài. 2.2.3.2 Nhập khẩu ủy thác Nhập khẩu ủy thác là quá trình Công ty thực hiện cung cấp dịch vụ cho khách hàng có yêu cầu, trong hình thức nhập khẩu này Công ty tiến hành nhập một số mặt hàng với danh nghĩa là của Công ty nhưng bằng chi phí của bên giao ủy thác. Căn cứ trên hợp đồng ủy thác nhập khẩu, Công ty trực tiếp đứng ra thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng, tiếp nhận hàng nhập khẩu, thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài. Sau khi kết thúc hợp đồng, Công ty nhận được phí hoa hồng gọi là hoa hồng ủy thác. Số hoa hồng này được tính theo thỏa thuận trên trị giá lô hàng nhập và được ghi trong hợp đồng ủy thác, hoa hồng ủy thác mà Công ty được hưởng là đối tượng chịu thuế GTGT. 2.2.4 Phương thức thanh toán hàng nhập khẩu và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ 2.2.4.1 Phương thức thanh toán hàng nhập khẩu : Phương thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình trả tiền của bên nhập khẩu và nhận tiền của bên xuất khẩu hàng hóa. Công ty đang áp dụng phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng thư tín dụng. 2.2.4.2 Phương thức thanh toán khi tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu, Công ty thường sử dụng các phương thức thanh toán sau: + Trả trước + Trả ngay + Trả chậm - Giá nhập khẩu được tính theo giá CIF. Giá CIF là giá giao nhận hàng tại biên giới nước mua ( nước nhập khẩu). 2.2.4.3 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Ngoại tệ là phương tiện thông dụng dùng để các đơn vị xuất, nhập khẩu thực hiện các thương vụ kinh doanh. Theo nguyên tắc chung, kế toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 – VAS 10 ban hành và công bố tại Quyết định số 165/2002/QĐ – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư 105/2003/TT – BTC. - Nguyên tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính: + Nguyên tắc 1: Công ty sử dụng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ trong mọi hoạt động kinh doanh do đó trong hoạt động nhập khẩu, các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ và được quy đổi ra tiền Việt Nam để ghi sổ kế toán. Việc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. + Nguyên tắc 2: Đối với các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí, hàng tồn kho, TSCĐ, vốn chủ sở hữu và bên Nợ các Tài khoản vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu, bên Có các Tài khoản nợ phải trả khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Nguyên tắc 3: Đối với bên Có của các TK vốn bằng tiền khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế trên sổ kế toán là tỷ giá nhập trước xuất trước. + Nguyên tắc 4: Đối với bên Có của các TK nợ phải thu và bên Nợ của các TK nợ phải trả khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế trên sổ kế toán( tỷ giá thực tế lúc cho nợ hoặc lúc nợ). + Nguyên tắc 5: Đối với trường hợp mua, bán ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì sẽ được hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc mua, bán. + Nguyên tắc 6: Đối với các TK doanh thu, thu nhập, chi phí, hàng tồn kho, TCSĐ, vốn chủ sở hữu , tài sản đầu tư dài hạn… thì sẽ dùng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam. Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ phù hợp với đặc điểm ít phát sinh ngoại tệ. + Nguyên tắc 7: Cuối năm tài chính phải đánh giá lại số dư ngoại tệ trên các TK vốn bằng tiền, các khoản tương đương tiền, các khoản nợ phải thu, phải trả theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm. - Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái: + Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh được ghi nhận khi có sự thay đổi tỷ giá hối đoái giữa ngày giao dịch và ngày thanh toán của mọi khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Khi giao dịch phát sinh và được thanh toán trong kỳ kế toán, các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái được hạch toán trong kỳ đó. Nếu giao dịch được thanh toán ở các kỳ kế toán sau, chênh lệch tỷ giá hối đoái được tính theo sự thay đổi của tỷ giá hối đoái trong từng kỳ cho đến khi kỳ giao dịch đó được thanh toán. + Chênh lệch tỷ giá được ghi thu, chi hoạt động tài chính. Cuối năm, điều chỉnh các số dư chỉ tiêu theo gốc ngoại tệ, theo tỷ giá thực tế ngày cuối năm chênh lệch tăng, giảm tỷ giá ngoại tệ sau khi bù trừ được ghi thu, chi tài chính. 2.3. Hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa ở Công ty 2.3.1. Hạch toán nhập khẩu trực tiếp 2.3.1.1 Thủ tục, chứng từ: * Nguyên tắc xác định thời điểm hàng hóa được coi là nhập khẩu Thời điểm ghi nhận hàng hóa nhập khẩu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa cho bên nhập khẩu, nhà nhập khẩu có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng cho bên xuất khẩu. Thời điểm này phụ thuộc vào điều kiện giao hàng và chuyên chở. Hàng hoá của công ty chủ yếu là được nhập khẩu bằng đường biển, ở các Cảng TP Hồ Chí Minh, cảng Hải Phòng và hầu hết là tại cảng Hải Phòng. Thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu tính từ ngày Hải quan ký và đóng dấu xác nhận vào tờ khai hàng hóa nhập khẩu. * Thủ tục nhập khẩu trực tiếp: Trước tiên, Công ty tiến hành các thủ tục để mở L/C tại ngân hàng theo hợp đồng thương mại đã ký kết. Tiến trình mở thư tín dụng do ngân hàng mở thư tín dụng thực hiện theo yêu cầu của công ty tuỳ vào từng hợp đồng cụ thể. Ngân hàng mở L/C sẽ là người trả tiền cho người bán trên cơ sở kiểm tra mức phù hợp của chứng từ với L/C đã mở. Sau đó thông qua ngân hàng, tiền hàng được thanh toán cho nhà cung cấp khi ngân hàng nhận được bộ chứng từ và phiếu xác nhận đã chuyển hàng từ bên nhà cung cấp. * Chứng từ sử dụng: Các chứng từ sử dụng làm căn cứ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu bao gồm: - Hóa đơn thương mại, Vận đơn, Chứng từ bảo hiểm, Bảng kê chi tiết, Bảng kê đóng gói bao bì, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Biên lai thu thuế, Tờ khai hải quan, Phiếu nhập kho, Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng, Phiếu thu, phiếu chi… 2.3.1.2 Phương pháp hạch toán * Tài khoản sử dụng - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng VNĐ + TK 1122 : Tiền gửi ngân hàng USD TK 144 : Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn TK này dùng để theo dõi số tiền ký quỹ theo tỷ lệ nhất định khi công ty vay tiền ngân hàng để mở L/C. + TK 1441 : Thế chấp, ký quỹ ngắn hạn b._.