Hạch toán kế toán tài sản cố định tại Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Thái Phiên

ợi nhuận. TSCĐ là một trong,yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất ,là cơ sở vật chất kỹ thuật để tiến hành các HĐSXKD thể hiện năng lực và thế mạnh của doanh nghiệp trong việc phát triển sản xuất.Vì thế việc sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp là rất quan trọng ,đòi hỏi những người làm công tác quản lý và sử dụng TSCĐ phải thường xuyên theo dõi ,nắm bắt tình hình TSCĐ về số lựơng , gía trị và sử dụng vốn đầu tư để tái sản xuất mở rộng ,trang bị thêm ,đầu tư mới TSCĐ ,giúp nhà nước và các doanh nghiệp đưa ra những kế hoạch kinh doanh hợp lý. Qua thời gian thực tập ở công ty TNHH TM - DV Thái Phiên cùng với sự giúp đỡ của cô giáo Vũ Thị Trang và các cán bộ phòng kế toán cùng với vốn kiến thức của mình em mạnh dạn chọn đề tài:"Hạch toán kế toán TSCĐ tại công ty TNHH TM - DV Thái Phiên.Kết cấu bài báo cáo của em bao gồm: Chương I :Các vấn đề chung về kế toán TSCĐ tại công ty Chương II :Thực tế công tác kế toán TSCĐ tại công ty Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán TSCĐ tại công ty. Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp nào công ty TNHH TM - DV Thái Phiên là một đơn vị hạch toán độc lập xem việc hạch toán kế toán như một công cụ không thể thiếu trong quá trình SXKD .Do đó việc hoàn thiện công tác hạch toán TSCĐ rất được coi trọng và không thể thiếu trong doanh nghiệp. Chương i Các vấn đề chung kế toán TSCĐ 1.1 Khái niệm, Đặc điểm TSCĐ ,vai trò của TSCĐ trong quá trình sản xuất kinh doanh 1.1.1 Khái niệm,đặc điểm TSCĐ ,tiêu chuẩn ghi nhận - Khái niệm TSCĐ : TSCĐ là những tài sản có thể có hình thái vật chất cụ thể và cũng có thể chỉ tồn tại dưới hình thái giá trị được sử dụng để thực hiện một hoặc một chức năng nhất định trong quá trình sản xuất kinh doanh , có giá trị lớn hơn 10.000.000 đồng và thời gian sử dụng từ một năm trở lên. -KN TSCĐHH : TSCĐHH là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do doanh nghiệp nắm rõ để sử dụng cho hoạt động SXKD phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhân TSCĐHH. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam các tài sản được coi là TSCĐ HH phải đồng thời thỏa mãn 4 tiêu chuẩn sau: + Chắc chắn thu đựơc lợi ích trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. + Thời gian sử dụng ước tính trên môt năm. + Đủ tiêu chuân giá trị theo quy định hiện hành . - Khái niệm TSCĐ vô hình : TSCĐ vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể nhưng xác định được giá trị do doanh nghiệp nắm giữ,sử dụng trong SXKD phù hợp với các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình. Các tài sản vô hình do doanh nghiệp nắm giữ sử dụng trong SXKD thỏa mãn đồng thời cả 4 tiêu chuẩn sau thì được coi là TSCĐ vô hình: +chắc chắn thu đựơc lợi ích kinh tế trong tương lai do tài sản đó mang lại. +Thời gian sử dụng ước tính trên môt năm. +Nguyên giá tài ản phải được xác định một cách đáng tinn cậy +Đu tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành . -KN TSCĐ thuê tài chính: TSCĐ thuê tài chính là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê dài hạn trong thời gian dài theo hợp đồng thuê . Đối với những TSCĐ này doanh nghiệp có quyền quản lý và sử dụng tài sản , còn quyền sở hữu tài sản thuộc về doanh nghiệp cho thuê. *Đặc điểm TSCĐ HH và TSCĐ VH: -Tham gia vào nhiều chu kì SXKD nhưng vân giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. -Giá trị hao mòn dần và chuyển dịch dần vào chi phí SXKD trong kì. *Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ : -Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ HH: Đối với TSCĐ HH:mọi tư liệu lao động là từng tài sản hữu hình có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận TS riêng lẻ liên kết với nhau đồng thời cũng thực hiện một hay một số những chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kì một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động được,nếu thỏa mãn đồng thời cả 4 tiêu chuẩn dưới đây thì được coi là TSCĐ HH +Chắc chắn thu đựơc lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. +Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy +Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên +Có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên. Trường hợp 1 hệ thống gồm nhiều bộ phận TS riêng lẻ liên kết với nhau trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu 1 bộ phận nào đó là cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó là do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì 1 bộ phận tài sản đó được coi là 1 TSCĐ HH độc lập.Đối với súc vật làm việc, súc vật cho sản phẩm thì từng con súc vật dược coi là 1 TSCĐ HH. Đối với vườn cây lâu năm thì tưng mảnh vườn dược coi là 1 TSCĐ HH. Những tư liệu lao động không hội đủ cả 4 tiêu chuẩn nêu trên gọi là CC-DC -Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ VH: Đối với TSCĐ VH: mọi khoản chi phí thực tế mà DN đã chỉ ra thỏa mãn đồng thời 4 tiêu chuẩn nêu trên mà không hình thành TSCĐ HH thì dược coi là TSCĐ VH . Nếu những khoản chi phí này không đồng thời thỏa mãn 4 tiêu chuẩn nêu trên thì dược hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ vào CP KD của DN. -Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thuê TC TSCĐ thuê TC nếu HĐ thuê thỏa mãn 4 tiêu chuẩn sau: +Khi kết thúc thời hạn cho thuê theo HĐ quyền sở hữu TSCĐ thuê dược chuyển cho bên đi thuê. +HĐ cho phép bên đi thuê được quyền mua lại TSCĐ thuê theo giá thấp hơn giá trị thực tế của TSCĐ thuê tại thời điểm mua lại. +Thời hạn thuê theo HĐ ít nhất phải bằng 60% thời gian cần thiết để khấu hao TSCĐ thuê. 1.1.2: Vai trò của TSCĐ trong quá trình SXKD - Có vai trò đặc biệt cần thiết là giảm cường độ lao động và tăng năng suất lao động. -TSCĐ là những tư liệu lao động tham gia vào quá trình SXKD -TSCĐ có vai trò quan trọng để tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho DN 1.2 Nhiệm vụ kế toán TSCĐ Để có được những thông tin hưu ích nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý, sử dụng TSCĐ , kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: -Ghi chép phản ánh chính xác , đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng, giảm TSCĐ của toàn DN cũng như ở từng bộ phận trên các mặt số lượng, chất lượng, cơ cấu, giá trị đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ ở các bộ phận khác nhau nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐ. -Tính toán chính xác, kịp thời số khấu hao TSCĐ đồng thời phân bổ đúng đắn phí khấuhao vào các đối tượng sử dụng TSCĐ -Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ. tham gia dự đoán về chi phí sửa chữa và đôn đốc đưa TSCĐ được sửa chữa vào sử dụng 1 cách nhanh chóng -Theo dõi, ghi chép, kiểm tra chặt chẽ quá trình thanh lý, nhượng bán TSCĐ nhằm bảo đảm việc quản lý và sử dụng vốn dúng mục đích có hiệu quả. -Lập các báo cáo về TSCĐ, tham gia phân tích tính hình trang bị, sử dụng va bảo quản các loại TSCĐ. 1.3: Các cách phân loại TSCĐ chủ yếu và nguyên tắc đánh giá TSCĐ. 1.3.1: Các cách phân loại TSCĐ chủ yếu TSCĐ trong 1 DN rất đa dạng, có sự khác biệt về tính chất kỹ thuật , công dụng, thời gian sử dụng… do vậy phân loại TSCĐ theo những tiêu thức khác nhau là công việc hết sức cần thiết nhằm quản lý thống nhất TSCĐ trong DN, phụ vụ phân tích đánh giá tình hình trang bị, sử dụng TSCĐ cũng như để xác định các chỉ tiêu tổng hợp liên quan đến TSCĐ. Thông thường TSCĐ được phân loại theo các tiêu thức sau: 1.3.1.1:Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện Theo cách phân loại này thì có 2 loại là TSCĐ HH và TSCĐ VH TSCĐ HH gồm: +Nhà cửa, vật kiến trúc +Máy móc, thiết bị +Phương tiện vận tải truyền dẫn +Thiết bị dụng cụ, quản lý +Cây lâu năm, gia súc cơ bản +TSCĐ HH khác TSCĐ VH gồm: +Quyền sử dụng đất +CP thành lập DN +CP nghiên cứu phát triển +Bằng phát minh sáng chế +CP về lợi thế TM +TSCĐ VH khác 1.3.1.2:Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành Theo cách phân loại này TSCĐ bao gồm các loại sau: -TSCĐ hình thành từ nguồn vốn ngân sách cấp,cấp trên cấp -TSCĐ hình thành từ nguồn vốn tự bổ sung (nguồn khấuhao,quĩ xí nghiệp) ---TSCĐ hình thành từ nguồn vốn kinh doanh, liên kết -TSCĐ hình thành từ nguồn vốn vay nợ dài hạn 1.3.1.3:Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu -TSCĐ tự có:là những TSCĐ được xây dựng , mua sắm hình thành từ nguồn vốn ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp , bằng nguồn vốn vay ,nguồn vốn liên doanh , các quĩ của doanh nghiệp và các TSCĐ được biếu , tặng , viên chợ không hoàn lại -TSCĐ thuê ngoài : là những TSCĐ của DN hình thành do việc DN đi thuê sử dụng trong một thời gian nhất định theo HĐ thuê TSCĐ .TSCĐ thuê ngoài gồm :TSCĐ thuê TC và TSCĐ thuê hoạt động Phân loại theo cách này có tác dụng trong việc quản lý và tổ chức kế toán phù hợp với từng loại TSCĐ theo nguồn hình thành để có giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong quá trình SXKD không chỉ với nhưng TSCĐ đi thuê mà có những TSCĐ tự có của DN . 1.3.1.4:Phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng -TSCĐ dùng cho SXKD -TSCĐ dùng cho phúc lợi , sự nghiệp ,an ninh quốc phòng . -TSCĐ chờ sử lý -TSCĐ bảo quản hộ,cất giữ hộ,cất giữ hộ cho nhà nước 1.3.2:Nguyên tắc đánh giá TSCĐ •Nguyên giá TSCĐ HH : *Nguyên giá TSCĐ HH mua sắm : -Mua trong nước:Nguyên giá TSCĐ loại mua sắm(kể cả cũ và mới)bao gồm: Giá thực tế phải trả ,tiền vay đầu tư cho TSCĐ khi chưa đưa TSCĐ vào sử dụng, các chi phí vận chuyển , bốc dỡ, chạy thử,thuế và lệ phí trước bạ(nếu có ) Nguyên giá = Giá mua ghi trên HĐ + Các CP trước khi sử dụng - Các khoản giảm trừ Trong đó : Đối với các TSCĐ mua về sử dụng cho SXKD mặt hàng phải chịu thuế GTGT và DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua không bao gồm thuế GTGT được hoàn lại khi mua TSCĐ .Ngược lại đối với các TSCĐ mua ngoài sử dụng cho SXKD sản phẩm ,dịch vụ không phải nộp thuế GTGT hoặc TSCĐ ở các DN nộp thuế GTGT theo phương pháp tính thuế trực tiếp thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT mà DN phải trả khi mua TSCĐ .CP trước khi sử dụng bao gồm :Các CP vận chuyển , bốc xếp ban đầu ,CP tân trang , lắp đặt,chạy thử,thuế trước bạ (nếu có),CP chuyên gia và các CP liên quan trực tiếp khác .Các khoản phế liệu thu hồi do chạy thử được trừ ra khỏi CP này +Trả chậm: Nguyên giá TSCĐ HH mua săm được thanh toán theo phương thức trả chậm được tính theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua.Khoản chênh lẹch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào cp theo kì hạn thanh toán, trừ khi số chênh lẹch đó dược tính vào nguyên giá TSCĐ HH (vốn hóa) theo quy định chuẩn mực" CP đi vay" - Theo phương thức trao đổi với TSCĐ tương tự và TSCĐ không tương tự: +Nguyên giá TSCĐ HH dưới hình thức trao đổi 1 TSCĐ HH không tương tự hoặc tài sản khác là giá trị hợp lý của TSCĐ HH nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem đi trao đổi(sau khi + thêm các khoản phải trả thêm hoặc trừ đi các khoản phải thu về) cộng(+) các khoản thuế( không bao gôm các khoản thuế được hoàn lại), các CP liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như:CP vận chuyển, bốc dỡ, cp nâng cấp, CP lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ…….. +Nguyên giá TSCĐ HH dưới hình thức trao đổi với 1 TSCĐ HH tương tự hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu 1 TSCĐ HH tương tự la giá trị còn lại của TSCĐ HH đem trao đổi - Mua nhập khẩu Nguyên giá = Giá mua + Thuế NK = Các CP trước khi sd + Lãi tiền vay được vốn hóa Giá mua NK được căn cứ trên HĐ do bên bán lập trừ số tiền được giảm giá, chiết khấu TM, đối với các TSCĐ mua NK về sử dụng cho SXKD mặt hàng phải chịu thuế GTGT và DN tính thuế GTGT theo phương pháp KT thì giá trị mua không bao gồm thuế được hoàn lại khi mua TSCĐ và ngược lại,đối với các TSCĐ mua NK ngoài sử dụng cho SXKD sản phảm, dịch vụ không phải nộp thuế GTGT, hoặc TSCĐ ở các DN nộp thuế GTGT theo phương pháp tính thuế trực tiếp thì nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT mà DN phải trả khi mua TSCĐ. CP trước khi sử dụng của TSCĐ NK bao gồm: các CP vận chuyển , bốc xếp ban đầu ,CP tân trang, lắp đặt , chạy thử, thuế trước bạ(nếu có)CP chuyên gia va các CP liên quan trực tiệp khác. các khoản phế liệu thu hồi do chạy thử được trừ ra khỏi CP này. -Được tài trợ, biếu tặng. Nguyên giá TSCĐ HH được tài tợ, biếu tặng :là giá trị theo đánh giá thực tế của hội đồng giao nhận cộng(+)các CP mà bên nhận phải chi ra tính đến thời điểm đưa ra TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như:CP vận chuyển, bốc dỡ, nâng cấp,, lắp đặt, chảy thử ,lệ phí trước bạ…. *Nguyên giá TSCĐ HH do đầu tư XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. Nguyên giá TSCĐ HH do đầu tư XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng la giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng,các CP liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ( nếu có) * Nguyên giá TSCĐ HH do nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc góp vốn cổ phần Nguyên giá = Giá trị vốn góp được XĐ + Các CP tiếp nhận TSCĐ phát sinh và các cp trươc khi sd khác(nếu có) Giá trị vốn góp của các TSCĐ này thường do hội đồng định giá tài sản của công ty xác định hoặc theo thỏa thuận giữa các bên liên quan. •Nguyên giá TSCĐ thuê TC Nguyên giá TSCĐ thuê TC phản ánh ở đơn vị thuê là: giá trị hợp lý của tài sản thuê tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản. Nếu giá trị hợp ly của taì sản thuê cao hơn giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tài sản tối thiểu thì nguyên giá ghi theo giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu. CP phát sinh ban đầu liên quan trực tiếp đến hoạt động thuê TC được tính vào nguyên giá của TSCĐ đi thuê. • Nguyên giá TSCĐ VH Nguyên giá TSCĐ VH bao gồm tổng các CP thực tế đã chi ra có liên quan đến việc hình thành từng TSCĐ VH cụ thể được vốn hóa theo quy định -Cụ thể theo nguyên giá TSCĐ VH mua riêng biệt : Nguyên giá TSCĐ VH mua riêng biệt bao gồm giá mua và các CP liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại, các khoản chiết khấu TM và các khoản giảm giá. -Nguyên giá TSCĐ VH mua theo phương thức trả chậm, trả góp: Nguyên giá TSCĐ VH mua theo phương thức trả chậm, trả góp: nguyên giá TSCĐ là giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá muâtr chậm, trả góp và giá mua trả tiền ngay được thanh toán vào CP TC theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nuyên giá của TSCĐ theo quy định vốn hóa CP lãi vay. -Nguyên giá TSCĐ VH hình thành trong nội bộ DN Nguyên giá TSCĐ VH được tạo ra từ nội bộ DN là các CP liên quan trực tiếp dến khâu thiết kế, xây dựng, SXKD thử nghiệm phải chia ra tính đến thời điểm đưa ra TSCĐ đó vào sd theo dự tính. Riêng các CP phát sinh trong nội bộ để có nhãn hiệu hàng hóa, quyền phát hành, danh sách khách hàng, CP phát sinh trong giai đoạn nghiên cứuvà cá khỏan mục tương tự không được xác định là TSCĐ VH mà hạch toán vào KD tròng kỳ -Nguyên giá TSCĐ VH là quyền sở hữu có thời hạn Nguyên giá TSCĐ VH là quyền sở hữu có thời hạn là tiền chi ra để có quyền sử dụng đất hợ phápcộng CP cho đền bù gải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ….(không bao gồm các cp chia ra để xd các công tring trên đất) hoặc là giá trị quyền sd đất nhận góp vốn Tường hợp DNthuê đất thì tiền thuêđất được phân bổ dần vào CPKD, không ghi nhận la TSCĐ VH 1.4: Thủ tuc tăng, giảm TSCĐ , chứng từ kế toán chi tiết TSCĐ 1.4.1: Thủ tục tăng, giám TSCĐ theo chế độ quản lý TSCĐ - Thủ tục tăng TSCĐ Khi DN co nhu cầu mua 1 TSCĐ cho bộ phận sd nào đó thì yêu cầu tổ trưởng ở bộ phận đó có trách nhiệm ký duyệt những hóa đơn hay là những giấy tờ có liên quan đến TSCĐ đó và kế toán phải chuyển hồ sơ TSCĐ cho ban quản lysau đó TSCĐ này mới được chuyển đến bộ phận sd -Thủ tục giảm TSCĐ: Cũng tương tự như tăng TSCĐ thì khi DN có nhu cầu thanh lý 1 TSCĐ nao đó đã không còn phù hợp với bộ phận sd thì tổ trưởng hay ban quản lý ở bộ phận đó thì trước hết phải làm đơn lên giám Đốc ký duyệt thi mới được tiến hành thanh lý TSCĐ đó. Sau khi giám Đốc đã ký thí TSCĐ này được thanh lý và các giấy tờ có liên quan đến thanh ly phải được chuyển đến phòng kế toán và được lưu vào hồ sơ thanh lý TSCĐ . 1.4.2:Chứng từ kế toán TSCĐ -Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ ) -Hóa đơn khối lượng XDCB hoàn thành(mẫu số10-BH) -Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 03-TSCĐ ) -Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành(mẫu số 04-TSCĐ ) -Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 05-TSCĐ ) -Thẻ TSCĐ(mẫu số 02-TSCĐ ) -TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ theo nơi sd -Các chứng từ kế toán có liên quan khác, như: Hóa đơn mua hàng, tờ kê khai nhập khẩu, lệ phí trước bạ, hóa đơn cước phi vận chuyển……. 1.4.3:Kế toán chi tiết tăng, giảm TSCĐ -Tại phòng kế toán:tại phòng kế toán sd thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ của DN. Tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ Căn cứ để kế toán lập thẻ TSCĐ là: +Biên bản giao nhậ TSCĐ +Biên bản đánh giá lại TSCĐ +bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ +Biên bản thanh lý TSCĐ +Các chứng từ khác có liên quan Thẻ TSCĐ được lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trính để tổng hợp TSCĐ theo từng loại, nhóm TSCĐ,kế toán còn sd "sổ TSCĐ " mỗi loại TSCĐ (nhà cửa, máy móc, thiết bị) được mở riêng 1 sỏhoawcj 1 sổ trong TSCĐ -Tại bộ phận sd Để quản lý theo dóit tại địa điểm sd người ta mở sổ TSCĐ theo đơn vị sd, cho từng bộ phạn, sổ này dùng để theo dõi tình hình tăng, giám TSCĐ trong suot thời gian sd tại đơn vị trên cacsoor -Các chứng từ gốc về tăng, giảm TSCĐ -Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ và phản ánh vào sổ chứng TSCĐ trong suốt thời gian sd TSCĐ đó. 1.5.1:Tài khoản sử dụng *Tài khoản:211 là TSCĐ HH Nợ TK211 Có DĐK:Nguyên giá TSCĐ hiện có đầu kỳ. PS tăng:Các nghiệp vụ làm tăng nguyên giá TSCĐ. DCK:Nguyên giá TSCĐ hiện còn cuối kỳ. PS giảm: Các nghiệp vụ làm giảm nguyên giá TSCĐ. Tài khoản này có 6 tài khoản cấp 2 sau: -TK2112:Nhà cửa, vật kiến trúc -TK2113:Máy móc, thiết bị -TK2114:Phương tiện, vận tải truyền dẫn -TK2115:Thiết bị, dụng cụ quản lý -TK2116:Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm -TK2118:TSCĐ HH khác *Tài khoản 212: là TSCĐ thuê Nợ TK212 Có DĐK:Nguyên giá TSCĐ đang thuê Tc đầu kỳ. PS tăng:Nguyên giá TSCĐ thuê TC tăng thêm. DCK:;; Nguyên giáTSCĐ đang thuê TC cuối kỳ PS giảm: Nguyên giá TSCĐ thuê TC giảm *Tài khoản 213: là TSCĐ VH Nợ TK: 213 Có DĐK:Nguyên giá TSCĐ VH hiện còn đầu kỳ PS tăng: Nguyên giá TSCĐ VH tăng trong kỳ DCK: Nguyên giá TSCĐ VH hiện còn cuối kỳ. PS giảm:Nguyên giá TSCĐ VH giảm trong kỳ Tài khoản 213 có 7 tài khoản cấp 2 sau: -TK 2131: Quyền sử dụng đất. -TK 2132: Quyền phát hành -TK 2133: Bản quyền, bằng sáng chế. -TK 2134: Nhãn hiệu hàng hóa. -TK 2135: Phần mềm máy vi tính. -TK 2136: Giấy phép và giấy phép nhượng quyền. -TK 2138: TSCĐ VH khác. *Tài khoản 214: Hao mòn TSCĐ Nợ TK 214 Có PS giảm: Các nghiệp vụ làm giảm giá trị hao mòn của TSCĐ DĐK: Giá trị hao mòn TSCĐ hiện có đầu kỳ PS tăng: Các nghiệp vụ làm tăng giá trị hao mòn của TSCĐ DCK: Giá trị hao mòn TSCĐ còn cuối kỳ Tài khoản 214 có 3 TK cấp 2 sau: -TK2141: Hao mòn TSCĐ HH. -TK2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. -TK2143: Hao mòn TSCĐ VH 1.6: Kế toán khấu hao TSCĐ : Khấu hao TSCĐ là nội dung rất quan trọng trong kế toán TSCĐ ở DN xác định đúng đắn số khấu hao phải tính và phân bổ phù hợp với các đối tượng sd TSCĐ vừa đảm bảo đủ nguồn vốn để tái táo TSCĐ ,trả nợ vay…..vừa đảm bảo hạch toán đúng đắn CP SXKD để tính đúng giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh. Khấu hao TSCĐ là phần giá trị của TSCĐ được tính chuyển vào CP SXKD nên 1 mặt nó làm tăng giá trị hao mòn, mặt khác làm tăng CP SXKD . 1.6.1: Chế độ tính và sd khấu hao TSCĐ hiện hành: Mọi TSCĐ của DN có liên quan đến hoạt động SXKD đều phải trích khấu hao .Mức trích khấu hao TSCĐ được hạch toán vào CP của đối tượng sd liên quan trong kỳ. -Những TSCĐ không tham gia vào hoạt động kinh doanh thì không phải tính khấu hao. -DN không tính và trích khấu hao đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn sd vào hợp đồng kinh doanh -Đối với những TSCĐ đang chờ quyết định chờ thanh lý, tính từ thời điểm ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh.DN thôi trích khấu hao Kế toán sd khấu hao TSCĐ hiện hành Nợ TK 214 Có PS giảm:Các nghiệp vụ làm giảm giá trị hao mon của TSCĐ DĐK: Giá trị hao mòn TSCĐ hiện có đầu kỳ. PS tăng: Các nghiệp vụ làm tăng giá trị hao mòn của TSCĐ DCK: Giá trị hao mòn TSCĐ còn cuối kỳ Tài khoản 214 có các TK cấp 2 sau: -TK2141: Hao mòn TSCĐ HH. -TK2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính. -TK2143: Hao mòn TSCĐ VH. 1.6.2: Cách lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ -Khấu hao TSCĐ phải được tính hàng tháng để phân bổ vào CP của các đối tượng sd. Mức khấu hao hàng tháng tính theo phương pháp đường thẳng được xác định theo công thức: Mức khấu hao của tháng này = Mức khấu hao trung bình đầu tháng này + Mức khấu hao tăng thêm trong tháng này - Mức khấu hao giảm bớt trong tháng này Mức khấu hao tăng giảm được xác định theo nguyên tắc: việc tính hoặc thôi tính khấu hao TSCĐ chưa được thực hiện bắt đầu từ ngày( theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động kinh doah. Mức tính khấu hao hàng tháng của 1 TSCĐ được xây dựng theo công thức Mức khấu hao hàng tháng = nguyên giá Số năm sử dụng *12 - Khấu hao TSCĐ trích trong tháng liên quan đến nhiều đối tượng sd do vậy để có căn cứ phản ánh vào từng đối tượng chịu CP khấu hao cần lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ . Tháng…….năm….. Đơn vị: Chỉ tiêu Toàn DN Phân bổ cho các đối tượng 641 642 627 PX… 1:Mức KHtrung bình đầu tháng này 2:Mức KH tăng thêm trong tháng này 3:Mức KH giảm bớt trong tháng này 4:Mức KH phải trích trong tháng này Ngoài cách xác định mức KH hàng tháng theo công thức trên cũng có thể sd công thức tính như trước đây: Mức KH của tháng này = Mức KH của tháng trước + Mức KH tăng thêm trong tháng này _ Mức KH giảm bớt trong tháng này Nhưng việc xác định mức KH tăng thêm hay giảm hết trong tháng này cần phải bao gồm cả mức KH tăng thêm của số này chưa được tính của TSCĐ tăng trong tháng trước và mức KH giảm bớt của số ngày chưa được tính của TSCĐ giảm trong tháng trước. Khi xác định mức KH phải trích trong tháng theo cách này thì bảng phân bố KH được sd có mẫu như sau: Tháng…….năm. Đơn vị: Chỉ tiêu Toàn DN Phân bổ cho các đối tượng 641 642 627 PX… 1:Mức KH của tháng trước 2:Mức KH tăng thêm trong tháng này 3:Mức KH giảm bớt trong tháng này 4:Mức KH phải trích trong tháng này 1.7: Kế toán sửa chữa TSCĐ : Để duy trì năng lực hoạt động cho TSCĐ trong suốt quá trính sd thì DN cần phải sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ .Để quản lý chặt chẽ tình hình sửa chữa TSCĐ cần phải có dự toán CP sửa chữa, cần ghi chép theo dõi chặt chẽ và kiểm tra thường xuyên tình hình CP phát sinh trong quá trình sửa chữa. 1.7.1: Phân loại công tác sửa chũa TSCĐ : Sửa chữa TSCĐ được chia thàng 2 loại: - Sửa chữa nhỏ(sửa chữa thường xuyên) - Sửa chữa lớn. 1.7.2: Các phương thức tiến hành sửa chữa TSCĐ -Phương thức tiến hành sửa chữa TSCĐ thuê ngoài - Phương thức tiến hành sửa chữa TSCĐ tự làm 1.7.3: Tài khoản kế toán sd để phản ánh CP sửa chữa TSCĐ *Tài khoản 641:là CPBH Nợ TK641 Có PS tăng: tập hợp CPBH thực tế phát sinh trong kỳ PS giảm:Kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh Các khoản ghi giảm CPBH *Tài khoản 642:là CPQLDN Nợ TK642 Có PS tăng: tập hợp CPQLDN thực tế phát sinh PS giảm:Kết chuyển CPQLDN để xác định kết quả kinh doanh Các khoản ghi giảm CPQLDN Chương ii Thực trạng hạch toán tài sản cố định tại công ty TNHH TM DịCH Vụ THái PHiÊN 2.1. Đặc điểm chung của Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên trụ sở tại 82 Vương Thừa Vũ-Thanh Xuân-HN, được thành lập trên cơ sở UBND thành phố Hà Nội với số vốn điều lệ là 2.500.000.000 đồng và số lao động 45 người. Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên được thành lập chưa lâu, số vốn ban đầu không lớn nhưng trải qua 4 năm hoạt động, Công ty đã dần phát triển, tạo được vị trí vững chắc trên thị trường. Trong một vài năm gần đây mặc dù còn nhiều khó khăn, nhưng Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn và hoàn thành tốt nhiệm vụ khó khăn ban đầu và hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty được đảm bảo, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, khoản đóng góp vào ngân sách Nhà nước nhìn chung đã tăng lên. Điều đáng nói ở Công ty là khả năng tiếp cận thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh, thu hút khách hàng và tự tìm kiếm, ký kết các hợp đồng xây lắp. Sự tồn tại và phát triển của Công ty đã và đang được kiểm định bằng một loạt các công trình xây lắp có quy mô lớn, chất lượng cao. Công ty được thành lập với nhiệm vụ kinh doanh chính là: Thi công nền móng, xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, bưu điện; các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, đường dây tải điện, trạm biến thế điện… Để thấy rõ hơn những kết quả đạt được của công ty trong một vài năm gần đây ta xem xét một số chỉ tiêu trong Biểu số 1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2003và 2004 Chỉ tiêu đv Năm 2003 Năm2004 Năm 2004/2003 Số tuyệt đối TL % 1.Tổng giá trị sản lượng đồng 63.030.000.000 63.863.000.000 +833.000.000 +1,32 2.Tổng doanh thu đồng 28.391.560.112 36.836.503.482 +8.444.943.370 +29,74 3.Tổng giá vốn đồng 26.592.706.063 34.235.059.149 +7.642.353.086 +28,74 4.Tổng lợi nhuận trước thuế đồng 440.379.969 651.790.683 +211.410.714 +48,01 5.Thuế thu nhập doanh nghiệp đồng 140.921.590 162.947.671 +52.852.679 +48,01 6.Số lao đông bình quân người 452 526 +74 +16,37 7.Thu nhập bình quân đầu người đ/ng 800.000 850.000 +50.000 +6,25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động SXKD của Công ty TNHH TM_DV Thái Phiên Với phương châm tổ chức bộ máy gọn nhẹ, từng bước xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật giỏi và công nhân lành nghề, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ được giao, làm việc có hiệu quả; phù hợp với cơ chế thị trường, đúng pháp luật, đúng pháp quy của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm của ngành xây lắp. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năng. Đứng đầu là giám đốc: là người điều hành chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước về hoạt động của công ty. Giúp việc cho giám đốc còn có 3 phó giám đốc: + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật + Phó giám đốc phụ trách thi công + Phó giám đốc phụ trách xưởng Công ty được tổ chức thành các phòng ban như sau: +Phòng kỹ thuật + Phòng kinh tế kế hoạch +Phòng tổ chức hành chính +Phòng kế toán +Xưởng và các đội thi công Ta có thể khái quát bộ máy tổ chức quản lý của công ty như trong Sơ đồ 6 Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Giám đốc PGĐ thi công PGĐ Kỹ thuật PGĐ xưởng Phòng kỹ thuật Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Tổ cơ khí Phòng kế toán Xưởng và các đội thi công điều hành, chỉ đạo trực tiếp 2.1.3. Công tác tổ chức quản lý.tổ chức SX và tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên 2.1.3.1: Công tác tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ những đặc điểm sản xuất kinh doanh xây lắp và đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một bộ phận phụ thuộc đơn vị hoạt động phân tán trên một địa bàn khác nên bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung_ phân tán. Theo loại hình tổ chức này, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm, tổ kế toán ở đơn vị phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các đội ( Sơ đồ 7). Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo kế toán, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị. Các bộ phận thuộc các đội không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thống kê ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế, tập hợp chứng từ gốc của các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội, định kỳ gửi về phòng kế toán Công ty để kiểm tra, xử lý tổng hợp (vai trò này thường do đội trưởng kiêm nghiệm). Riêng đối với xưởng là đơn vị trực thuộc Công ty, được phép mở sổ kế toán riêng theo dõi các hoạt động tài chính kế toán trong kỳ nhưng cuối kỳ phải tập trung sổ sách, tài liệu về phòng kế toán để đối chiếu và lập báo cáo tổng hợp của toàn Công ty. Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Kế toán trưởng Kế toán vật tư, TSCĐ Thủ quỹ kiêm giao dịch ngân hàng Kế toán tiền lương, BHXH BHYT CPCĐ Kế toán thanh toán Quan hệ chỉ đạo nghệp vụ Nhân viên kinh tế các đội thi công Tổ kế toán Xưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá thành Kế toán trưởng( kiêm trưởng phòng kế toán): Là người phụ trách điều hành chung mọi công tác, mọi hoạt động kế toán của Công ty, thực hiện sự phân công lao động trong phòng kế toán. Là người giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các hoạt động có liên quan đến tài chính, công tác kế toán thống kê của Tổng Công ty; thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, phân tích số liệu, hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận kế toán trong Công ty. Kế toán thanh toán:Là người có trách nhiệm xử lý các chứng từ có liên quan đến các nghiệp vụ giao dịch thanh toán. Kế toán vật tư, tài sản: Là người có nhiêm vụ theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng tài sản, vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật tư kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thường xuyên hoặc định kỳ làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ. Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ ghi chép ban đầu, xử lý và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, BHXH. Thủ quỹ: Thủ qũy trong công ty có trách nhiệm quản lý vốn bằng tiền, thực hiện hoạt động giao dịch ngân hàng để huy động vốn, mở các tài khoản tiền vay, tiền gửi, bảo lãnh các hợp đồng… tiến hành các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, quản lý và theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt của Công ty. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiến hành các hoạt động nhập, xuất quỹ. Kế toán tổng hợp: Là người có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu đã được phản ánh trên sổ chi tiết của các kế toán phần hành khác chuyển sang. Kế toán tổng hợp tập hợp và phân bổ các khoản chi phí và các số liệu liên quan để ghi sổ tổng h._.ợp và lập báo cáo kế toán. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành nên có trách nhiệm xử lý các chứng từ liên quan đến chi phí và giá thành. Ngoài ra, còn có các nhân viên kinh tế của các đội thi công, vai trò này thường do đội trưởng kiêm, có chức năng cung cấp thông tin cho các kế toán phần hành của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán trong phòng tài vụ ngoài việc phụ trách một phần hành riêng còn phụ trách việc theo dõi chi tiết quan hệ giữa công ty với một số đội theo từng công trình theo cơ chế khoán nội bộ. Kế toán sẽ trực tiếp quản lý và trao đổi với nhân viên kinh tế của đội hoặc đội trưởng đội mà mình phụ trách về chứng từ, hoá đơn, tình hình thanh toán với Công ty như: hợp đồng giao nhận khoán giữa Công ty và đội, danh sách chứng từ phát sinh, bảng thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành do đội thi công, bản đối chiếu công nợ giữa và Công ty, chi tiết công nợ của đội với Công ty, bảng thanh toán hợp đồng khoán từng công trình, bảng kê chi tiết các khoản vay, quyết toán vật tư, báo cáo thẩm định kết quả… 2.1.3.2: Việc vận dụng chế độ kế toán tại công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Hiện nay, tại công ty hệ thống hệ thống tài khoản của Công ty được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 10/07/2002. Hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này, tại công ty sử dụng các sổ sách sau: Sổ Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Các sổ chi tiết: Gồm các loại sổ chi tiết cho các tài khoản phản ánh các tài sản, vật tư, thành phẩm, các tài khoản công nợ, các tài khoản chi phí sản xuất như:+Sổ tài sản cố định +Sổ chi tiết tiền vay +Sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh toán nội bộ +Các sổ chi tiết chi phí giá thành +Thẻ tính giá thành sản phẩm, công trình xây lắp hoàn thành Ngoài các sổ tổng hợp và chi tiết trên, Công ty không sử dụng một loại sổ nhật ký đặc biệt nào khác. Quy trình hạch toán TSCĐ trên hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung như sau:(Sơ đồ 8) Sơ đồ 8: Trình tự hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH TM_DV Thái Phiên Nhập dữ liệu vào máy hàng ngày Quan hệ đối chiếu Chuyển số liệu đinh kỳ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211,214 Bảng CĐ số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Báo cáo kế toán về TSCĐ 2.2. Thực tế công tác kế toán TSCĐ 2.2.1. Tình hình đầu tư về TSCĐ tại Công ty TNHH TM_DV Thái Phiên Là một công ty xây lắp, vì vậy TSCĐ luôn là một bộ phận không thể thiếu trong các tư liệu lao động mà Công ty sử dụng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đặc biệt là những máy móc, phương tiện vận tải phục vụ cho thi công các công trình. Hiện tại, Công ty không có TSCĐ vô hình mà chỉ xem xét TSCĐ hữu hình. TSCĐ hữu hình trong Công ty hầu hết là những đơn vị tài sản độc lập có giá trị nhỏ dưới 100 triệu đồng, và một số là dây chuyền sản xuất có giá trị. Phần lớn những tài sản này được sản xuất ở trong nước, một số được nhập từ các nước Liên xô, Trung Quốc, Nhật Bản, một số đã lạc hậu, lỗi thời cần được thay thế sửa chữa nhiều như cẩu, máy cắt, bàn phá đá, ôtô vận tải… Trong những năm gần đây, TSCĐ trong Công ty đã được đầu tư đổi mới nhiều với nguồn chủ yếu từ vay tín dụng. Năm 2004 vừa qua Công ty đã đầu tư 1.029.011.324 đồng vào việc sửa chữa và mua sắm mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Việc đầu tư trang thiết bị máy móc mới, hiện đại để thay thế dần máy móc cũ là mục tiêu lâu dài của Công ty nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng của TSCĐ. 2.2.2. Thực tế phân loại TSCĐ trong Công ty TNHH TM_DV Thái Phiên Trong Công ty, TSCĐ hữu hình bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có kết cấu và công dụng, tính chất đầu tư khác nhau. Vì vậy, để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, kế toán đã phân chia TSCĐ hữu hình của Công ty thành từng nhóm dựa trên 3 tiêu thức chính. Thứ nhất, TSCĐ trong Công ty được phân chia theo nguồn hình thành Với cơ cấu được bố trí như sau: Chỉ tiêu ( năm 2004) Nguyên giá (đ) Tỷ trọng (%) +TSCĐ từ nguồn vốn tự bổ sung 4.769.724.961 48,66 +TSCĐ từ nguồn vốn vay ngân hàng 5.032.422.524 51,34 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Qua con số trên ta thấy, phần lớn TSCĐ trong Công ty được hình thành từ nguồn vốn vay tín dụng (chiếm 51,34%) còn lại là từ nguồn vốn tự bổ sung. Với tỷ trọng vốn vay lớn như thế chứng tỏ công ty đã tận dụng khá triệt để lợi ích của đồng vốn vay để đầu tư vào TSCĐ. Tuy nhiên, cùng với điều này nếu Công ty không có kế hoạch trả nợ và khai thác TSCĐ hợp lý thì lãi suất của các khoản vay sẽ trở thành gánh nặng cho Công ty. Thứ hai, Công ty phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng. Theo tiêu thức này, TSCĐ được chia thành các nhóm: Chỉ tiêu(năm 2004) Nguyên giá(đ) Tỉ trọng (%) +TSCĐ dùng trong SXKD 9.537.144.795 97,29 +TSCĐ hữu không dùng, chờ xử lý 265.002.700 2,71 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Như vậy, TSCĐ trong Công ty không sử dụng hoặc đang chờ xử lý chiếm tỷ trong rất nhỏ trong tổng giá trị TSCĐ. Tuy nhiên, thực trạng này không phải là một biểu hiện tốt vì thực tế nhiều TSCĐ trong Công ty được đưa vào sử dụng đã lâu, giá trị còn lại không lớn, đã đến lúc cần phải thanh lý, đổi mới nhưng chưa được xếp vào loại này. Điều này chứng tỏ công tác quản lý theo dõi TSCĐ trong Công ty còn chưa sát với thực tế. Đây chính là hạn chế cho Công ty trong việc đưa ra phương hướng đầu tư TSCĐ cho phù hợp, đúng đắn, kịp thời. Thứ ba, TSCĐ trong Công ty được phân loại theo kết cấu. Với cách phân loại này, Công ty có thể quản lý TSCĐ cả về mặt giá trị lẫn hiện vật, thuận lợi cho việc đánh giá hiệu quả kinh tế của từng loại TSCĐ mang lại cũng như cho việc tính khấu hao TSCĐ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Theo cách này, TSCĐ của Công ty bao gồm: Chỉ tiêu(Năm 2004) Nguyên giá (đ) Tỷ trọng (%) + Nhà cửa, vật kiến trúc 1.054.406.686 10,76 + Máy móc, thiết bị 3.276.679.499 33,43 + Phương tiện vận tải, truyền dẫn 5.025.829.049 51,27 + Thiết bị, dụng cụ quản lý 445.232.261 4,54 Tổng cộng 9.802.147.495 100 Cơ cấu TSCĐ được xắp xếp như trên đã phản ánh rõ nét đặc thù sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến TSCĐ của Công ty: Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên để phục vụ cho việc thi công, lắp đặt các công trình Công ty cần nhiều những máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xe máy thi công, máy cắt , máy nén, xe tải, cẩu …. Vì vậy , tỷ trọng các loại này thường lớn, máy móc thiết bị (33,43%), phương tiện vận tải (51,27%) Tóm lại, với ba tiêu thức phân loại trên TSCĐ của Công ty đã được phân loại một cách khoa học, có hệ thống, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán TSCĐ và cung cấp thông tin quản lý. 2.2.3. Thực trang về tình hình quản lý và sử dụng TSCĐ ở công ty TNHH TM_DV Thái Phiên Để xác định giá trị ghi sổ TSCĐ , Công ty tiến hành xác định nguyên giá ngay khi TSCĐ đó được đưa vào sử dụng. Đối với TSCĐ mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm gồm giá mua thực tế phải trả theo hoá đơn của người bán cộng với các khoản phí tổn trước khi dùng như phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, thuế trước bạ, chi phí sửa chữa,… Đối với TSCĐ được cấp, được điều chuyển đến: Nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao luỹ kế TSCĐ được cấp được Công ty xác định là số ghi trên sổ của đơn vị cấp Đối với TSCĐ do tự xây dựng cơ bản hoàn thành: nguyên giá là giá thực tế của công trình xây dựng cùng các khoản chi phí khác có liên quan. Thay đổi nguyên giá TSCĐ: trong Công ty nguyên giá TSCĐ thay đổi chủ yếu là do sửa chữa nâng cấp TSCĐ, tháo dỡ hoặc bổ sung một số bộ phận của TSCĐ. Khi đó Công ty sẽ xác định lại nguyên giá TSCĐ bằng cách cộng vào hoặc trừ đi giá trị tăng thêm hoặc giảm đi do sửa chữa nâng cấp. Đồng thời, TSCĐ trong Công ty cũng được theo dõi chỉ tiêu giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Việc xác định và theo dõi giá trị hao mòn được thực hiện thông qua việc theo dõi chỉ tiêu khấu hao luỹ kế của TSCĐ. ( Việc tính và trích khấu hao TSCĐ sẽ được trình bày trong phần 2.4) Từ đó, kế toán xác định được giá trị còn lại của TSCĐ theo công thức Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn Như vậy, toàn bộ TSCĐ của Công ty được theo dõi chặt chẽ trên cả ba chỉ tiêu về giá trị của TSCĐ là: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn. Tính đến 31/12/2004 các chỉ tiêu này trong công ty như sau: Chỉ tiêu Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị hao mòn là 6.963.875.740 đ 71,04 Giá trị còn lại 2.838.271.755 đ 28.96 Nguyên giá TSCĐ 9.802.147.495 đ 100 2.2.4: Hạch toán chi tiết TSCĐ tại Công ty TNHH TM_DV Thái Phiên Xuất phát từ yêu cầu quản lý TSCĐ cũng như nguyên tắc thận trọng trong hạch toán TSCĐ đòi hỏi phải hạch toán chi tiết TSCĐ. Thông qua hạch toán chi tiết TSCĐ kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu tài sản về giá trị và hiện vật, tình hình phân bố TSCĐ theo địa điểm sử dụng cũng như tình hình bảo quản, quy kết trách nhiệm vật chất của mỗi bộ phận và cá nhân trong việc bảo quản, sử dụng TSCĐ được giao. Đây là những thông tin quan trọng cho lãnh đạo của Công ty. Để hạch toán chi tiết TSCĐ, Công ty căn cứ vào những quy định của chế độ và yêu cầu quản lý của mình để xây dựng thủ tục, hệ thống chứng từ, sổ sách riêng nhằm quản lý chặt chẽ, có hiệu quả TSCĐ của Công ty. Khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty thành lập ban nghiệm thu kiểm nhận TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng bên giao TSCĐ lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Đồng thời, lập biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị, bộ phận sử dụng. Biên bản này được lập cho từng đối tượng TSCĐ. Với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó, cùng với một số chứng từ ban đầu khác như: hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nghiệm về kỹ thuật…Kế toán lập cho mỗi đối tượng tài sản một hồ sơ riêng. Hồ sơ này được lưu trữ tại phòng kế toán để làm căn cứ cho kế toán hạch toán vào sổ chi tiết TSCĐ. Lấy trường hợp mua 01 tổ máy phát điện làm ví dụ. Sau khi thực hiện đầy đủ thủ tục cần thiết để mua sắm TSCĐ như ký kết hợp đồng kinh tế, kiểm tra chất lượng tài sản. Hai bên mua và bán lập biên bản giao nhận. Biên bản này do bên bán hàng lập có sự chứng kiến của Công ty. Nội dung như sau: Cty cung ứng thiết bị và giải pháp kỹ thuật Địa chỉ: 214A1- 17 Ngọc Khánh Điện thoại: 048.465120 ******* Địa chỉ: 214 A1- 17 Ngọc Khánh Điện thoại: 048.465120 Đại diện: Bà Trần Thị Kim Oanh Chức vụ: Giám đốc Bên mua hàng: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Địa chỉ: 82-Vương Thừa Vũ-Thanh Xuân - Hà Nội Mã số thuế: 01001004400011 Đại diện: Ông Hà Chức vụ: Cán Bộ phòng kỹ thuật Stt Tên hàng Đơn vị tính Số lượng 1 Tổ máy phát điện hiệu ONiS ViSA model P100M Tổ máy 01 Chất lượng hàng: Hàng đảm bảo các thông số kỹ thuật mới 100% Phương thức thanh toán: Tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản. Thời hạn thanh toán: Bên mua hàng Ông Hà- Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên cam kết 100% tổng giá trị tiền thanh toán ngay sau khi nhận được nhận đầy đủ hàng và đầy đủ giấy tờ thanh toán. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau. Đại diện bên bán hàng Đại diện bên mua hàng (ký tên, đóng dấu) ( ký tên, đóng dấu) Sau khi thủ tục mua sắm TSCĐ hoàn thành Công ty tiến hành bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng. Biên bản kiểm nghiệm kiêm giao nhận TSCĐ được lập với sự chứng kiến của bên giao là đại diện Công ty và bên nhận là bộ phận sử dụng. Nội dung của Biên bản này như sau: Đơn vị: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Địa chỉ : 82-Vương Thừa Vũ-TX-HN biên bản kiểm nghiệm kiêm giao nhận TSCĐ Ngày 15 tháng 03 năm 2004 I. Đại diện Công ty Ông :Trần Hà Chức vụ: Phó phòng KT II. Đại diện bên nhận tài sản Ông( bà) : Đinh Tiến Dũng Chức vụ : Đội trưởng Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty Bắc Thăng Long Căn cứ vào hoá đơn ( hợp động mua sắm) số 001411 ngày 15 tháng 3 năm 2004. Hội đồng định giá và xác nhận việc giao nhận như sau: III. Nội dung bàn giao 01 tổ máy phát điện + Hiệu ONiS ViSA model P 100M + Nước sản xuất : italia + Năm đưa vào sử dụng 2004 + Công suất: 110KVA + Số máy: 0365 + Nguyên giá : 203.175.000 Trong đó : Giá hoá đơn : 203.175.000 Các chi phí khác: +% đã hao mòn: Dụng cụ kèm theo: IV. Tình trạng thiết bị: Máy mới 100% của italia. Chạy thử : Máy hoạt động tốt theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Mọi chi tiết đầy đủ. Ban kiểm nghiệm và giao nhận Công ty Đơn vị sử dụng Giám đốc Phụ trách KT Người nhận Phụ trách đơn vị (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) Tiếp đó, kế toán phải tập hợp đầy đủ các hoá đơn chứng từ có liên quan như hoá đơn GTGT do bên bán gửi tới, giấy báo giá, uỷ nhiệm chi, biên bản thanh lý hợp đồng. Trên cơ sở các chứng từ này, kế toán TSCĐ vào sổ chi tiết TSCĐ. Tại Công ty, sổ chi tiết TSCĐ được mở cho cả 2 hình thức là sổ chi tiết TSCĐ toàn Công ty và sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Khi nhận TSCĐ từ bên bán, kế toán sẽ ghi sổ chi tiết TSCĐ toàn công ty (Biểu số 2) Đồng thời, khi giao TSCĐ này cho đơn vị sử dụng là đội ông Dũng, Công ty lập Biên bản bàn giao TSCĐ (như đã nêu ở trên- trang 32 ), căn cứ vào biên bản này, kế toán sẽ phản ánh vào sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng như trong Biểu số 3. Đối với trường hợp giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi giảm TSCĐ trên sổ TSCĐ của Công ty và sổ tài sản của đơn vị sử dụng. Ngoài ra, do đặc thù tổ chức sản xuất của Công ty bao gồm các đội thi công phải thường xuyên làm việc ở những địa bàn phân tán xa trụ sở chính nên Công ty phải điều động TSCĐ theo công trình. Chứng từ phát sinh trong nghiệp vụ này chỉ là Biên bản điều động. Ta xem xét ví dụ điều động máy hàn TiG từ đơn vị ông Dũng sang đơn vị ông Hải thi công tại Phả Lại_ Hải Dương Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Biên bản điều động Giám đốc Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Yêu cầu đơn vị : Đinh Tiến Dũng Giao cho đơn vị : Ông. Hải - Phả Lại- Hải Dương Các tài sản theo chi tiết sau đây: Stt Tên thiết bị Số máy Công suất đơn vị Số lượng Tình trạng kỹ thuật 01 Máy hàn TiG 1500+ phụ kiện 01505 220/380V Chiếc 01 Hoạt động bình thường Ngày 02 tháng 01 năm 2004 Người giao Người nhận Phòng kỹ thuật Giám đốc Công ty (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Trong trường hợp TSCĐ được điều động như trên, do không có sự biến động tăng giảm TSCĐ trong phạm vi toàn Công ty mà chỉ là sự thay đổi đơn vị sử dụng TSCĐ trong Công ty. Khi đó, kế toán chỉ ghi nhận sự thay đổi này trên sổ theo dõi tài sản lập cho đơn vị sử dụng của hai nơi chuyển và nơi nhận. Nội dung được phản ánh như trên Biểu số 3 và Biểu số 4 Định kỳ, trên cơ sở sổ chi tiết TSCĐ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ (Biểu số 5). Bảng này được lập luỹ kế ( Quý 1 lập cho 3 tháng, quý 2 lập cho 6 tháng, … quý 4 lập cho cả năm) 2.2.5: Kế toán tổng hợp TSCĐ tại Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên 2.2.5.1: Tài khoản sử dụng để hạch toán TSCĐ Hệ thống tài khoản của Công ty được chi tiết đến tài khoản cấp 3 trên cơ sở hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính. Để hạch toán TSCĐ, Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Tài khoản 211_ TSCĐ, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản 2112, 2113, 2114, 2115 Tài khoản 214_ Hao mòn TSCĐ TK 2141: Hao mòn TSCĐ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một sổ tài khoản khác để hạch toán như TK 111,112,138,141, 2141,2413, 338, 642, 627…. 2.2.5.2: Hạch toán tăng TSCĐ Nhìn chung, số lượngTSCĐ trong Công ty còn khá hạn chế đặc biệt máy móc, phương tiện vận tải phục vụ cho thi công. Trong khi đó, yêu cầu về máy cho sản xuất kinh doanh ngày càng đòi hỏi cao cả về số lượng và chất lượng. Do vậy, để đáp ứng được yêu cầu trên, Công ty phải tìm các giải pháp nhằm tăng TSCĐ lên. Thông thường, Công ty dùng nguồn vốn bổ sung và vay tín dụng để đầu tư mua sắm mới TSCĐ. Đây là hai trường hợp chủ yếu làm tăng TSCĐ trong Công ty, các trường hợp khác rất ít xảy ra. *Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm Trong kỳ, xuất phát từ nhu cầu mua sắm trang bị thêm của các đơn vị, bộ phận, căn cứ vào thực trạng và nhu cầu đổi mới TSCĐ của Công ty (đã được lên kế hoạch từ đầu năm). Công ty tiến hành mua sắm TSCĐ theo trình tự sau: Bộ phận có nhu cầu làm tờ trình đề nghị mua TSCĐ đầu tư cho bộ phận mình, trong tờ trình phải nêu rõ mục đích, kế hoạch sử dụng, phương pháp quản lý tài sản. Căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty, lãnh đạo phê duyệt, chủ trương về nguồn vốn đầu tư cho tài sản đó. Sau đó, các phòng ban chức năng tiến hành thủ tục mua sắm cần thiết theo quy định và bàn giao cho bộ phận sử dụng. Khi các công việc trên hoàn tất, kế toán TSCĐ tập hợp các chứng từ có liên quan vào hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ cho hạch toán TSCĐ. Các chứng từ ban đầu liên quan đến việc mua sắm TSCĐ bao gồm: tờ trình yêu cầu mua tài sản, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, uỷ nhiệm chi, biên bản bàn giao TSCĐ …Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán ghi như sau: Nợ TK 2411: Tập hợp chi phí Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có các TK 111,112,311,331… Khi công việc lắp đặt chạy thử đã hoàn thành, máy được đưa vào sử dụng, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ Có TK 2411 Và bút toán kết chuyển nguồn Nợ TK 441,414.. Có TK 411: nguồn vốn kinh doanh Lấy trường hợp mua 01 tổ máy phát điện hiệu ONiS ViSA model P100 làm ví dụ. Căn cứ vào bản yêu cầu bổ sung thiết bị thi công do chủ công trình là ông Đinh Tiến Dũng lập đã được giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kỹ thuật ký duyệt. Công ty quyết định dùng vốn vay dài hạn ngân hàng để mua sắm. Trên cơ sở hợp đồng kinh tế với những thoả thuận về phương thức thanh toán, bảo hành, và biên bản nghiệm thu về kỹ thuật, máy được bàn giao theo biên bản bàn giao TSCĐ (đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết trang31).Cùng ngày giao nhận hàng, bên bán hàng gửi hoá đơn GTGT tới Công ty chờ thanh toán Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (giao khách hàng) Ngày 18 tháng 3 năm 2004 Mẫu01GTKT 3LL GP/01-B No:001411 Đơn vị bán hàng: Công ty cung cấp thiết bị và giải pháp kỹ thuật Địa chỉ: 214A1 _ 17 Ngọc Khánh Tài khoản: 0011000334109 Điện thoại: MS: 0101165873 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Địa chỉ: 82-Vương Thừa Vũ-TX-HN Tài khoản Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0100106440001 Stt Họ tên hàng hoá dịch vụ đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Tổ máy phát điện hiệu ONiS ViSA model P100M Tổ máy 01 193.500.000 193.500.000 Cộng tiền hàng 193.500.500 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 9.675.000 Tổng cộng tiền thanh toán 203.175.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm linh ba triệu một trăm bảy mươi lăm nghìn đồng./ Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Từ những chứng từ này, kế toán lọc thông tin và khai báo vào trong máy tính theo mẫu chứng từ kế toán máy như sau: (Biểu số 6) Biểu số 6: Mẫu chứng từ kế toán máy tại Công ty Nội dung chứng từ Số: …482… Ngày kế toán: 18/01/04…. Ngày ghi sổ: 20/01/04… Đối tượng: Ông Hà Địa chỉ đơn vị công tác : Phòng KT Nội dung: Mua 01 tổ máy phát điện ONiS ViSA- Ông Hà TK ghi Nợ: 2411 TK ghi Có : 331 Mã chi tiết TK Nợ …………. Mã chi tiết tài khoản Có…………… Mã Chi tiết sản phẩm:……………… Số tiền: 193.500.000 Kèm theo 03 chứng từ gốc Kết thúc Nhập mới chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh kế phát sinh, kế toán đều cập nhật vào máy vi tính thông qua chứng từ kế toán máy có mẫu như trên. Khi chứng từ được nhập vào máy, máy sẽ tự động chuyển các thông tin vào nhật ký chung (Biểu số 7). Biểu số 7: Nhật ký chung (trích) Năm 2004 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Quý i/2004 …. ……. ……………………………….. ……. …… ………… 482 18 /01 _ Mua 01 tổ máy phát điện ONiS ViSA- Ông Hà 2411 331 193.500.000 482 18/01 _Thuế GTGT được khấu trừ do mua tổ máy phát điện 1331 331 9.675000 Tổng cộng quý i …… . ……………. Quý ii/2004 …… ….. …………. 622 28/8 Thanh toán tiền tạm ứng xây xưởng ĐA- Ô Dục 2412 141 24.816.400 622 28/8 Thanh toán tiền tạm ứng thiếu-Ô Dục 2412 111 13.167.600 625 22/10 Ghi giảm khấu hao -Trạm biến áp 2141 2113 36.232.538 625 22/10 Ghi giảm giá trị còn lại-trạm biến áp 1388 2113 15.852.638 625 22/10 Giá trị còn lại- Đường vào xưởng sơn -Cty CKĐA 1388 2112 45.671.249 625 22/10 Ghi giảm khấu hao đường vào xưởng sơn- Cty CKĐA 2141 2112 59.723.951 Quý iii/2004 …… ….. …………. 648 29/11 Ghi tăng nhà thường trực - Đ.Anh 2112 2412 37.984.000 …………………… ……. …… ……………. 655 31/12 Ghi tăng TSCĐ (nhà xưởng 04) CV số 07 ngày31/12/2004 2112 2141 147.000.000 656 31/12 Khấu hao quý 4 cho thi công 623 2141 21.818.395 656 31/12 Khấu hao TSCĐ quý 4 cho văn phòng Công ty 6424 2141 16.812.698 656 31/12 Chi phí khấu hao cho thuêTS 811 2141 8.893.907 Tổng cộng quý i+ii+iii …………… Ngày10 tháng 3 năm2005. Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Từ nhật ký chung, máy sẽ tự động chuyển sổ vào sổ cái TK 2113( Biểu số 8) và các tài khoản khác có liên quan Biểu số 8: Sổ cái tài khoản 2113 (trích) Năm 2004 Tên tài khoản: Máy móc thiết bị Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Số dư đầu năm 3.014.537.496 01/03 481 _Máy hàn Liter W300-300A 11214 86.742.770 18/01 482 _Kết chuyển tiền mua tổ máy phát điện ONiS ViSA 2411 193.500.000 22/10 625 Giá trị còn lại trạm Biến áp 320KVA- CTCKĐA 1388 132.852.638 22/10 625 Giảm số khấu hao trạm biến áp _CTCKĐA 2141 36.232.538 Số phát sinh quý i 280.242.770 139.085.176 Số dư quý i 3.294.780.266 … ….. ………….. …. ……. ……. Số dư cuối năm 3.273.679.499 Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị *. Hạch toán tăng TSCĐ do tự xây dựng bàn giao Đầu tư cho xây dựng cơ bản cũng là một hình thức quan trọng mà Công ty sử dụng để tăng TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nói chung công việc xây dựng cơ bản thường do chính các đội trong Công ty đảm nhiệm. Công ty sẽ giao công việc cho đội thi công thông qua Hợp đồng giao khoán ký kết giữa đội và công ty. Hợp đồng sẽ là căn cứ để Công ty tạm ứng cho đội kinh phí xây dựng. Tương tự như khi nhận hợp đồng giao khoán nội bộ thi công các công trình cho khách hàng , Công ty sẽ theo dõi thanh toán với đội trên tài khoản 141, và tập hợp chi phí phát sinh cho Công ty trên tài khoản 2412: Nợ TK 2412: Tập hợp chi phí phát sinh Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có) Có TK 141( chi tiết theo đội) Khi công trình hoàn thành, đội quyết toán công trình bàn giao cho Công ty. Những chứng từ phát sinh có liên quan đến việc đầu tư xây dựng công trình này sẽ được tập hợp đầy đủ làm thành 1 bộ hồ sơ. Tuỳ từng quy mô công trình mà số lượng chứng từ phát sinh nhiều hay ít nhưng về cơ bản, bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng giao khoán khối lượng công việc, Bảng tổng hợp kinh phí, Thanh lý hợp đồng giao khoán, Biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành, Biên bản bàn giao công trình kèm theo một số chứng từ, hoá đơn liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, thuê nhân công…Trên cơ sở bộ hồ sơ này, kế toán hạch toán tăng TSCĐ: Nợ TK 211: Có TK 2412: Tổng chi phí phát sinh Đồng thời kế toán kết chuyển nguồn vốn: Nợ TK 441,414:Tổng giá trị công trình Có TK 411: Tổng giá trị công trình Lấy ví dụ trong năm 2004, Công ty tiến hành xây dựng hạng mục Nhà thường trực cho công trình nhà xưởng mới cho xưởng Đông Anh. Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập _Tự do_ Hạnh phúc Hà Nội, ngày 03 tháng 7 năm 2004 Hợp đồng giao khoán Thi công xây lắp Công trình: Xưởng mới Đông Anh Hạng mục: Nhà thường trực. Căn cứ vào quyết định số 227/XDCB ngày 03/05/2004 về việc cho phép xây dựng mới nhà xưởng Đông Anh. Hai bên gồm: Bên giao khoán: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Đại diện: Nguyễn Thanh Sự Chức vụ: Phó giám đốc. Bên nhận khoán: Đội thi công số 4 Đại diện đội xây dựng: Ông Bùi Long Yên Chức vụ: Đội trưởng. Thống nhất ký hợp đồng giao khoán thi công công trình với các điều khoản sau: Điều 1: Tên công trình : Xưởng mới Đông Anh Địa điểm: Đông Anh _Hà Nội Điều 2: Giá trị giao khoán: 35.452.000 đồng với nội dung xây dựng : Nhà thường trực theo thiết kế của Công ty. Điều 3: Tiến độ thi công từ 20/7 đến 25/8/2004 Điều 4 : Trách nhiệm của mỗi bên -Trách nhiệm của bên giao khoán: Giao cho các bên nhận khoán các tài liệu về thiết kế, các chỉ dẫn về kỹ thuật, tiêu chuẩn nội dung và các điều kiện khác ghi trong hợp đồng chính, thực hiện chế độ kiểm tra giám sát công trình .. Cấp kinh phí xây dựng cho bên nhận khoán theo kế hoạch - Trách nhiệm của bên nhận khoán …………………………………………. Bên nhận khoán Bên giao khoán ( ký, họ tên) ( ký, họ tên, đóng dấu) Trên cơ sở hợp đồng trên và giấy đề nghị tạm ứng của đội trưởng, kế toán chi tạm ứng tiền cho đội số tiền 70% giá trị công trình Nợ TK 141: 24.816.400 Có TK 111: 24.816.400 Khi khối lượng xây lắp hoàn thành, đội trưởng tập hợp các chứng từ gốc có liên quan và trình lên Công ty bảng tổng hợp kinh phí xây lắp công trình. Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập _Tự do_ Hạnh phúc Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2004 Bảng tổng hợp kinh phí (trích) Công trình: Xây dựng xưởng mới-Đông Anh Hạng mục công trình: Nhà thường trực Stt Khoản mục Số tiền Ghi chú 1 Chi phí trực tiếp(B+C+D) 35.815.721 A 2. Chi phí nguyên vật liêu trực tiếp 29.376.140 B 3 Chi phí nhân công trực tiếp 5.762.881 C 4 Chi phí máy thi công 676.700 D 5 Chi phí sản xuất chung = C x58% 2.168.279 E 6 Tổng giá trị thực tế xây lắp 37.984.000 G … ………………………………………. …… …. Số tiền bằng chữ: Ba mươi bảy triệu chín trăm tám tư nghìn đồng chẵn. Giám đốc Công ty Đại diện Ban dự án xây dựng Đại diện Đơn vị thi công (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cùng với bảng tổng hợp kinh phí này, Công ty cùng với đội thi công nghiệm thu công trình. Chấp nhận giá trị quyết toán Công ty theo nội dung trên. Kế toán thanh toán tạm ứng và nhập vào máy định khoản: Nợ TK 2412: 37.984.000 Có TK 141: 24.816.400 Có TK 111: 13.167.600 Đến ngày 29/11/2004 hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng và lập biên bản bàn giao công trình Biên bản giao nhận công trình chính là căn cứ chứng minh TSCĐ đã được đưa vào sử dụng, kế toán hạch toán tăng TSCĐvà nhập các bút toán sau vào máy tính. Nợ TK 2112: 37.984.000 Có TK 2412: 37.984.000 Đồng thời kết chuyển nguồn vốn TK 441: 37.984.000 Có TK 411: 37.984.000 Các bút toán trên sau khi được kế toán nhập vào chứng từ kế toán máy sẽ được máy tự động nhặt vào các sổ Nhật ký chung và các Sổ cái có liên quan. 2.2.5.3: Hạch toán giảm TSCĐ tại Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên *. Hạch toán TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán Hạch toán TSCĐ giảm do thanh lý Trong quá trình sử dụng, những TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng, và không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất của Công ty sẽ bị loại bỏ. Rất nhiều tài sản đã cũ kỹ, lạc hậu không phù hợp với công việc sản xuất cần phải được thanh lý nhượng bán. Hàng năm, Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ vào ngày 01/01. Căn cứ vào kết quả kiểm kê và hiện trạng của TSCĐ, hội đồng kiểm kê lập danh sách những TSCĐ không đáp ứng yêu cầu quản lý và sản xuất, tiến hành làm tờ trình đề nghị thanh lý, nhượng bán TSCĐ gửi lên ban lãnh đạo Công ty kèm theo “Bảng tổng hợp TSCĐ chờ thanh lý, nhượng bán”. Sau đó, công ty sẽ cử người xuống kiểm tra hiện trạng TSCĐ, nếu đúng như đề nghị thanh lý thì lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng này tiến hành thanh lý, nhượng bán TSCĐ và lập “Biên bản thanh lý TSCĐ”.Trên cơ sở biên bản thanh lý TSCĐ này, kế toán ghi giảm TSCĐ: Nghiệp vụ thanh lý thường ít xảy ra, trong năm 2004 không xảy ra nghiệp vụ này. Tuy nhiên để có thể thấy rõ hơn thực tế hạch toán ở Công ty ta xem xét một ví dụ về thanh lý TSCĐ xảy ra trong năm 2005 như sau: Ngày 01/01/2005, ban kiểm kê của Công ty tiến hành kiểm kê và kiểm tra kỹ thuật đối với toàn bộ TSCĐ trong công ty và lập ra bảng tổng hợp TSCĐ cần thanh lý, nhượng bán như sau: Bảng tổng hợp TSCĐ xin thanh lý, nhượng bán. Năm 2005 ĐVT:tr/đ Stt Tên TSCĐ Nước sx Công Suất Số máy năm SD Nguyên giá Giá trị hao mòn GT CL Dự kiến thu 1 Nhà kho số 1 VN 2002 77.760 77.760 0 45.000 2 Nhà kho số 2 VN 2002 77.760 77.760 0 45.000 1 Máy hàn 6 mỏ LX 2002 12.200 12.200 0 1.200 2 Máyhàn Tanfo LX 95150 2002 6.960 6.960 0 600 3 Dàn máy vi tính (586) ĐNA A127748 2002 15.171 15.171 0 2.500 4 Điều hoà nhiệt độ Tosiba N 9000BTU 2002 9.460 9.460 0 800 Tổng cộng 43.791 43.791 0 95.100 Tình trạng kỹ thuật: 02 nhà kho không cần sử dụng do chuyển địa bàn thi công Dàn máy vi tính đã quá cũ, tốc độ chậm, màn hình mờ không sử dụng được Điều hoà nhiệt độ Tosiba đã hỏng không hoạt động. Máy hàn và mỏ hàn đã han rỉ không sử dụng được. Bản tổng hợp này được gửi kèm tờ trình xin thanh lý TSCĐ do hội đồng kiểm kê lập cùng ngày kết thúc kiểm kê. Tờ trình được giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt. Thành phần hội đồng này gồm Giám đốc, kế toán trưởng, đại diện phòng kỹ thuật và đại diện bên sử dụng TSCĐ. Hội đồng thanh lý tiến hành thanh lý TSCĐ, nội dung quá trình thanh lý được phản ánh trong Biên bản thanh lý Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên Cộng hoà xã hội chủ nghĩa ViệT NAm Độc lập -Tự do - Hạnh phúc biên bản thanh lý TSCĐ Thành phần hội đồng thanh lý gồm: Ông : Nguyễn Văn Yên - Phó giám đốc Ông : Nguyễn Đình Tuấn-Kế toán trưởng Ông : Lê Thanh Tùng- Phó phòng kỹ thuật Ông : Nguyễn Văn Hùng - Trưởng phòng KT-KH Đã tiến hành thanh lý số TSCĐ sau: Stt Tên TSCĐ Nước sx Công Suất Số máy năm SD Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại 1 Máy hàn 6 mỏ LX 2002 12.200.000 12.200.000 0 2 Máy hàn Tangfo LX 95150 2002 6.960.000 6.960.00 0 3 Dàn máy vi tính (586) ĐNA A127748 2002 15.171.000 15.171.000 0 4 Điều hoà nhiệt độ Tosiba N 9000 BTU 2002 9.460.000 9.460.000 0 Tổng cộng 43.791.000 43.791.000 0 Những TSCĐ trên._.