Hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Chè Đường Hoa

và phương thức tiến hành kinh doanh. Một vài năm trở lại đây, kinh doanh theo triết lí Marketing tuy còn mới mẻ ở nước ta song đã và đang ngày càng phát triển, trở thành một phương pháp đóng vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh. Tuy thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần chè đường hoa chưa được nhiều nhưng với điều kiện tìm hiểu và làm quen về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để viết chuyên đề này. Để viết được chuyên đề này em đã được sự giúp đỡ tận tình của Ban quản trị Công ty và cô giáo: Nguyễn Thị Minh Quế. Mặc dù có nhiều cố gắng xong do năng lực còn hạn chế và thời gian để viết chuyên đề chưa nhiều nên bài viết không thể thiếu tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong Ban quản trị Công ty và cô giáo hướng dẫn giúp đỡ em để em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Những vấn đề chung về hạch toán kế toán của doanh nghiệp A. Đặc điểm tình hình chung của doanh nghiệp 1- Quá trình hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp + Quá trình hình thành và phát triển: - Năm 1961 với chủ trương của Đảng và Nhà nước là "củng cố hợp tác xã tiến tới thành lập hợp tác xã". "Hợp tác xã" cao cấp thành những nông - lâm trường của nhà nước để làm nhiệm vụ sản xuất của các vật chất cho đất nước. Mỗi một nông - lâm trường là một vùng kinh tế của Nhà nước - Hoạt động theo kế hoạch của nhà nước giao cho. Để thực hiện chủ trương đó tỉnh Hải Ninh (nay thuộc thuộc tỉnh Quảng Ninh) cùng với sự giúp đỡ của tỉnh Hưng Yên đã nhận giúp xây dựng một nông trường tại khu vực Đường Hoa. - Sau khi thống nhất ngày 01/8/1961 UBND tỉnh Hải Ninh đã quyết định thành lập nông trường "Đường hoa cương" với nhiệm vụ là kinh doanh tổng hợp song chủ yếu là trồng cây ngắn ngày phục vụ chăn nuôi. - Năm 1963, sau khi chuyển sang Bộ nông trường quản lý. Bộ đã cử một đoàn khảo sát ra khảo sát chất lượng đất vùng này. Kết quả là đất rất phù hợp với việc trồng cây chè. Và đã có quyết định giao cho giao cho nông trường chuyển sang trồng cây chè là chủ yếu. - Năm 1978, do phân cấp quản lý nông trường "Đường hoa cương" trực thuộc Sở công nghiệp quản lý và đổi tên thành "nông trường đường hoa". - Năm 1984 nông trường được chuyển giao cho cấp huyện quản lý, song về chuyên môn vẫn do Bộ công nghiệp quản lý. - Năm 1993 nông trường đường hoa được đổi tên thành "Xí nghiệp chè đường hoa" theo quyết định số 342 QĐ/UB của UBND tỉnh Quảng Ninh để phù hợp với tình hình kinh tế lúc đó, tức là sản xuất kinh doanh chè đường trong cơ chế thị trường. Theo chủ trương của Đảng và Nhà nước về sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước, đặc biệt là chủ trương về chương trình cổ phần hoá doanh nghiệp nnscho các doanh nghiệp có điều kiện cổ phần hoá. - Năm 1999 nhằm mục đícn thu hút các mạnh các nguồn đầu tư vốn, đầu tư của mọi thành phần kinh tế, cả vốn đầu tư của doanh nghiệp trong và ngoài nước, tạo điều kiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ chủ trương trên, ngày 19/3/1999 UBND tỉnh Quảng Ninh ra quyết định sốp 341 QĐ/UB đổi tên thành "Công ty cổ phần chè Đường Hoa". Do đó lịch sử xây dựng nông trường lại được sang trang mới, tạo điều kiện mở rộng vùng NVL bằng giống mới, xây dựng xưởng chế biến và các cơ sở hạ tầng. + Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp: Công ty cổ phần chè đường hoa chuyên sản xuất kinh doanh mặt hàng chè là chủ yếu, vì thế Công ty phải xây dựng được kế hoạch sản xuất và kinh doanh của mình, để đa phương hoá thực hiện. Đảm bảo và tăng trưởng vốn trong suốt quá trình hoạt động. Thực hiện nghĩa vụ với nhà nước qua hình nộp thuế: thuế GTGT thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại phí và lệ phí. Thường xuyên đổi mới, nâng cấp TSCĐ, nhằm ngày càng hoàn thiện về kỹ thuật, nâng cao chất lượng của sản phẩm để đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của thị trường. 2- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (các đơn vị phòng ban) a) Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: - Là Công ty chuyên sản xuất chè nên đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty là Công ty giao cho các đội thu mua của nông dân và do chính Công ty trồng. Sau khi thu songchè được vận chuyển về xưởng chế biến. b) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: - Công ty cổ phần chè tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung do Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành công việc tại Công ty, mọi hoạt động trong sản xuất kinh doanh cũng như kế hoạch tài chính đều do Giám đốc quyết định thông qua phòng kế toán hành chính duy trì do đó Công ty phải có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý. Bộ máy quản lý của Công ty được xếp như sau: Chủ tịch Hội đồng quản trị Giám đốc điều hành Phó giám đốc Kinh doanh Phòng Kế toán Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng Kinh doanh Phòng Kỹ thuật Bán hàng Tiền thu sản phẩm Xưởng sản xuất Hội đồng quản trị Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty cổ phần chè Đường Hoa - Chủ tịch Hội đồng quản trị: Là người được bầu ra từ Hội đồng quản trị có quyền cao nhất. - Hội đồng quản trị: Là những người có vốn cổ phần cao nhất trong Công ty. - Giám đốc điều hành: Là người có thẩm quyền cao nhất thay mặt các cổ đông để quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Và chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước về hoạt động của Công ty. - Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc và chịu trách nhiệm bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân. - Phó giám đốc kỹ thuật: Giúp việc cho giám đốc và phụ trách công việc kinh doanh như: xây dựng các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ tham vấn cho giám đốc về các chính sách, chế độ tài chính, quản lý thu chi và phản ánh kịp thời tình hình tài chính của Công ty. Tổ chức hạch toán kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch, tham mưu cho giám đốc về các biện pháp tiêu thụ sản phẩm. - Phòng kỹ thuật: Có tổ chức theo dõi các máy móc của Công ty, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới và kiểm tra chất lượng, đánh giá thành phẩm …. - Xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ sản xuất gia công và bảo quản, xuất nhập hàng bán. c) Quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh: - Sau khi nguyên liệu được đưa vào xưởng sản xuất chỉ được đảnh giá và phân loại và được đưa vào chế biến. Khi đã xong thì được đưa vào kho và chờ nghiệm thu thành phẩm. d) Trang bị cơ sở vật chất phục vụ sản xuất kinh doanh - Công ty cổ phẩn chè đường hoa được hình thành sau nhiều năm nên được trang bị khá đầy đủ. Công ty có nhà và xưởng sản xuất độc lập, có nhà giới thiệu sản phẩm và xe ô tô chuyên dùng để thu mua nguyên liệu, máy móc được trang bị tốt để sản xuất. 3- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán a) Tổ chức bộ máy kế toán: - Xuất phát từ đặc điểm, tính chất quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, căn cứ vào khối lượng làm việc và tình chất của công việc kế toán, Công ty cổ phần Chè đường hoa đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. - Theo mô hình này, phòng Kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán phân tích hoạt động kinh tế. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành Kế toán giá thành b) Hình thức kế toán sử dụng: - Hiện nay Công ty đang áp dụng kế toán theo phương pháp kế toán thường xuyên đối với hàng tồn kho và áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Việc ghi chép kế toán được thực hiện bằng hình thức chứng từ ghi sổ vì nó phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty. c) Những thuận lợi, khó khăn chủ yếu ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh và thanh toán của doanh nghiệp. - Những thuận lợi: Công ty đã biết áp dụng quy chế của khoán sản phẩm cho công nhân tức là Công ty giành cho công nhân trồng chè và chăm sóc chè khi đến vụ thu hoạch, Công ty cho thu mua chè của công nhân để đưa vào sản xuất. + Về thanh toán: Công ty thanh toán tiền bán chè cho công nhân và không để nợ lại. - Về khó khăn: Do Công ty cho công nhân trồng chè và chăm sóc nên một số công nhân tự mua máy về sản xuất và không bán lại cho Công ty, vì vậy Công ty cũng thất thoát một số lượng chè khá lớn. B- Các hình thức kế toán tại doanh nghiệp 1. Kế toán vồn bằng tiền: - Lập phiếu thu, phiếu chi. - Theo dõi và hạch toán (mở sổ chi tiết), toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng như: Tiền gửi, tiền vay, ký quỹ… - Theo dõi và kiểm tra các khoản phải thu, phải trả, như: Phải thu của khách hàng, phải trả người bán, tạm ứng, thanh toán với ngân sách, phải trả, phải nộp khác… - Làm công tác giao dịch với ngân hàng. Các sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết các tài khoản: 111, 111, 131, 331, 333. 2. Kế toán TSCĐ: - Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ của Công ty, của từng bộ phận trong Công ty. - Làm thủ tục cần thiết khi tăng giảm TSCĐ. - Giám sát việc sửa chữa TSCĐ. - Tham gia nhiệm thu những TSCĐ do XDCB hoàn thành, bàn giao. - Hàng tháng tính khấu hao và lập bảng phân bố khấu hao. Sổ kế toán sử dụng bao gồm: - Thẻ TSCĐ: Theo dõi từng TSCĐ. - Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sửt dụng. - Sổ chi tiết các tài khoản: 211, 214, 241. 3. Kế toán tiền lương và các khoản tính lương. - Hạch toán tiền lương và các nghiệp vụ kế toán liên quan đến lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ). - Cuối tháng lập bảng thanh toán lương - Hàng tháng lập bảng phân bố lương và các khoản trích theo lương. - Sổ kế toán chi tiết tài khoản: 334, 338. - Bảng phân bố lương và các khoản trích theo lương. 4. Kế toán tập hợp chi phí và giá thành. Căn cứ và các chi phí thực tế phát sinh được tập hợp (các bảng phân bổ, bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho, nguyên vật liệu và công cụ, bảng tính lương của kế toán tiền lương…), các phiếu nhập kho sản xuất cuối tháng, kế toán tính giá thành cho từng sản phẩm theo từng hợp đồng sản xuất. Sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết tài khoản: 154, 155 - Sổ chi tiết tài khoản: 621, 622, 627 - Thẻ tính giá thành. 5. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: - Phải phân biệt được chi phí thu nhập và xác định được kết quả cho từng loại hoạt động kinh doanh của từng loại sản phẩm riêng biệt. - Trong kế toán tiêu thụ phải xác định độ chính xác thời điểm ghi nhận doanh thu. Vào thời điểm chuyển giao sở hữu hàng hoá cho người bán, tại thời điểm này. Kế toán phải xác định chi tiêu thông thường bao gồm: Giá xuất kho, giá vốn, giá thanh toán, doanh thu vào thuế GTGT. Kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết thanh toán TK: 155 - Sổ chi tiết các TK: 531, 532 Phần II Phương pháp hạch toán kế toán nguyên vật liệu 1- Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hưởng đến kế toán nguyên liệu: - Do Công ty sản xuất chè là chủ yếu, do đó những chứng từ và nguyên liệu phải được kiểm tra chặt chẽ và được phân loại theo từng nhóm chè 1, 2, 3… đễ sản xuất ra và đưa vào làm sản phẩm. Vì vậy, nó làm ảnh hưởng đến người ghi sổ và viết hoá đơn. 2- Phân loại nguyên liệu trong doanh nghiệp: - Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt được công việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. - Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh ghiệp đặc trưng lại để phân loại nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: + Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các loại nguyên vật liệu kgi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính thức của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế toạ sản phẩm, hàng hoá ví dụ: Như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng như được coi là nguyên vật liệu chính. + Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đối màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm để hoàn thiện và nâng cao tính năng và chất lượng của sản phẩm tạo điều kiẹn cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ nhu cầu, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhớt, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hương liệu xà phòng…). + Nhiên liệu: Về thực thể là loại vật liệu phụ, nhưng nó được tách và thành một loại bị riêng cho việc sản xuất và tiêu dùng. Nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thường. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn hoặc thể khí. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật lỉệu sản phẩm được thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải công cụ dụng cụ sản xuất. Vật liệu và thiết bị XDCB bao gồm các vật liệu và thiết bị (cầm lặp và không cầm lặp bật kết cấu công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho XDCB. + Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt). + Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như: Bao bì vật đóng gói các loại vật 'tư đặc trưng. Hạch toán theo cách phân loại trên, đáp ứng được nhu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toàn về số lượng và giá trị đối vơí từng loại nguyên vật liệu trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên "Sổ danh điểm vật liệu", sổ này thường thống nhất tên gọi, ký, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toắn củă từng danh điểm nguyên vật liệu. 3- Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong công việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu thị giá trị của chúng, lựa chọn phương pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm mới và độ lớn của dữ liệu, vật liệu ngày cuối kỳ, vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tố chức hạch toán. Là tiền đề hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ. Trong hoạch toán vật liệu được tính giá theo giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ). a) Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất giá thực tế nhập kho vật liệu được xác nhận theo từng nguồn thu nhập: + Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất giá thực tế nhập kho vật liệu được xác định theo từng nguồn nhập. ã Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán hàng (nếu là vật liệu tự nhập bằng ngoại tệ thì quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ của liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, cộng thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu nếu có) công với chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuế kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho (nếu có phí chọn lọc, tái chế trừ đi các khoản giảm giắ hàng mua được hưởng). ã Đối với vật liệu gia công xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến. Tính theo giá thành sản xuất thực tế, với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm: giá vật liệu thực tế xuất kho với chi phí gia công như chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo hiểm vả tiền trả cho người gia công. ã Đối với vật liệu nhận gốc vồn liên doanh và cổ phần Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá trị vốn góp thoả thuận + Chi phí liên quan đến tiền nhập (nếu có) Đối với vật liệu nhập tặng thưởng, viện trợ: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá do hội đồng bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trường + Chi phí liên quan (nếu có) Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế là giá ước tính, giá thực tế có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi. Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vạn chuyển, bảo quản, thu mua nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính. Trường hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản mua do người trực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì người mua phải lập bảng kê mua hàng ghi rõ tên địa chỉ người bán, số lượng, hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký cùa người bán hàng được Giám đốc doanh nghiệp duyệt. b) Giá thực tế xuất kho: Đối với vật liệu dùng trong kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, và yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi, phải giải thích rõ ràng. Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân củă một đơn vị vật liệu căn cứ vào lượng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế trong kỳ. Giá thực tế xuất kho = Lượng vật liệu xuất kho x Giá bình quân đơn vị vật liệu Giá bình quân đơn vị vật liệu = Giá thực tế đầu kỳ + Giá thực tế nhập kho trong kỳ Số lượng tồn kho đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Phương pháp này giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết vật liệu và việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ. Tuy nhiên, chỉ tiến hành phương pháp này vào cuối kỳ hạch toán, dồn công việc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác, đồng thời phương pháp này cũng phải tiến hành theo từng danh điểm thực hiện. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân trên và lượng vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho theo từng danh điểm. Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán đơn giá phản ảnh kịp thời tình hình biến động của vật liệu trong kỳ. Những độ chính xác này của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, trường hợp giá cả thị trường vật liệu có sự biến động lớn thì việc xác định tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho) Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này tính gía vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước, xuất hết thứ nhập sau rồi mới đến thứ nhập trước. Về cơ bản, ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này cũng giống như phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, khi xuất kho lô vật liệu nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Như vậy, công tác tính giá vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu. Phương pháp này đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vậ liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho.Trong điều kiện đó,doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ , sau dó mới xác dịnh dược giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Số lượng tồn kho cuối kỳ Đơn giá vật liệu nhập kho lần cuối = x Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá thực tế vật liệu nhập kho + Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ – Giá thực tế vật liệu tồn cuối kì Phương pháp giá hạch toán: Đối với các doanh nghiêp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện dược. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó.Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó, hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng trong công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thuực tế và giá hạch toán. Hệ số giá vật liệu= Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ Gtt vật liệu xuất kho = Hệ số giá vật liệu * Gtt vật liệu xuất kho. Phương pháp này kết hợp dược hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toían tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng dược giá hạch toán khoa học. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. 4- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu + Trình tự phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt khối lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiêt vật liệu ghi chép về mă số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế hạch toán lập theo mẫu quy dịnh thống nhất. Cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đang ký thẻ kho. Tại kho: Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập và thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để dảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thủ kho mở ở kho. Kế toán sử dụng sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Thẻ kế toán chi tiết vật liệu còn có nội dung giống như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan (như các hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ thủ kho. Cuối tháng, kế toán cộng số chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các số kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về giá trị số lượng theo từng nhóm loại vật liệu . Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng kê tính giá) Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu Thẻ kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo cho sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu. Khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán chưa cao. 5- Chứng từ trình tự luân chuyển trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp a) Hệ thống chứng từ kế toán đang sử dụng Hiện nay, Công ty cổ phần chè đường hoa đang sử dụng các loại chứng từ được liệt kê ở bảng dưới đây: TT Tên chứng từ 1 Bảng chấm công 2 Bảng thanh toán tiền lương 3 Phiếu nghỉ hưởng BHXH 4 Bảng thanh toán BHXH 5 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 6 Phiếu nhập kho 7 Phiếu xuất kho 8 Thẻ kho 9 Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá 10 Hoá đơn GTGT 11 Phiếu thu 12 Phiếu chi 13 Fiấy đề nghị tạm ứng 14 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 15 Bảng kiểm kê quỹ 16 Biên bản bàn giao TSCĐ 17 Thẻ TSCĐ 18 Biên bản thanh lý TSCĐ 19 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành b) Cách lập và luân chuyển chứng từ: Việc luân chuyển chứng từ tại Công ty cổ phần chè đường hoa gồm các giai đoạn sau: + Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ: Việc lập chứng từ ban đầu của Công ty được tiến hành thường xuyên đầy đủ theo số liệu quy định. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh rõ ràng vào chứng từ một cách trung thực khách quan, theo thời điểm, thời gian phát sinh. Trong mỗi chứng từ đều đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc của chứng từ kế toán. + Kiểm tra chứng từ: Khi chứng từ ban đầu được lập và chuyển đến phòng kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ sau khi được kiểm tra mới được dùng làm căn cứ để ghi sổ. + Ghi sổ kế toán: Chứng từ sau khi kiểm tra sẽ được ghi vào sổ kế toán theo quy định. Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ phải được bảo quản và sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. 6- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: - TK sử dụng: + TK: 152 nguyên vật liệu. + TK: 1521 nguyên vật lỉệu chính. + TK: 1525 phế liệu. Các nghiệp vụ vật tư kế toán sử dụng tài khoản: - TK: 111 tiền mặt. - TK: 112 tiền của ngân hàng. - TK: 331 phải trả người bán. - TK: 131 khoản thu khách hàng. Các nghiệp vụ xuất vật tư cho sản xuất kinh doanh: + TK: 621 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. + TK: 627 chi phí sản xuất chung. + TK: 641 chi phí bán hàng. + TK: 642 chi phí quản lý doanh nghiệp. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng ở Công ty chè đường hoa là phương pháp phân bổ trực tiếp. a) Kế toán biến động tăng. Vật liệu được nhập kho mua từ nhiều nguồn khác nhau, có nhiều loại vật liệu khác nhau. Cuối tháng kế toán tổng hợp vật liệu mua ngoài có nhiệm vụ cộng giá trị thực tế của nguyên vật liệu. Kế toán định khoản: + Nợ TK: 152 Có TK: 331. Số liệu tổng hợp vật liệu được biểu hiện ở phần sau (biểu số 2). b) Kế toàn tổng hợp do nhập kho từ cơ sở sản xuất: Sau khi sản phẩm được sản xuất, kế toán viết phiếu nhập kho được đưa vào kho để nhập kho thành phẩm. Kế toán định khoản: + Nợ TK: 152 Có TK: 154 c) Kế toán tổng hợp răng do thu hồi phế liệu: Do Công ty sản xuất chè cho nên Công ty không có phế liệu thu hồi vì vậy không có tăng do thu hồi phế liệu. * Kế toán biến động giảm: a) Kế toán biến động giảm do bán ra. Khi bán ra, kế toán viết phiếu xuất kho và được thủ kho ký và đóng dấu (xem biểu số 2b). Kế toán định khoản: + Nợ TK: 621. Có TK: 152. b) Kế toán tổng hợp giảm do xuất từ phân xưởng sản xuất. Khi xuất kho từ phân xưởng sản xuất, kế toán phải viết phiếu xuất kho cho sản phẩm và phải ghi vào sổ theo dõi xuất kho để khi kiểm tra còn có sổ để chứng thực. Kế toán sử dụng TK: + Nợ TK: 621. + Nợ TK: 627, 641, 642. Có TK: 152. c) Kế toán tổng hợp do thu hồi phế liệu. Cũng như kế toán tăng, do không có phế liệu thu hồi nên không có phế liệu giảm. * Lập các bảng - thẻ kho và sổ chi tiết. * Các bảng kê nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sổ cái. * Các chứng từ và bảng tổng hợp xuất nhập tồn. Sơ đồ hạch toán NVL - CCDC theo phương pháp phân bổ trực tiếp của Công ty cổ phần chè Đường Hoa Chứng từ liên quan Hoá đơn VAT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho SCT TK 331 Sổ chi tiết Bảng tổng hợp Chứng từ nhập Bảng tổng hợp chứng từ xuất Sổ tổng hợp tk 331 Bảng tổng hợp N - X - T Chứng từ ghi sổ Bảng phân bổ Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------***------- Hải Hà, ngày 30 tháng 4 năm 2004 Biên Bản Nghiệm Thu I. Thành phần: 1. Vũ Xuân Triệu : Phó GĐ - trưởng ban. 2. Nguyễn Thị An : PLĐTL - uỷ viên. 3. Bùi Quang Quân : P.Kế hoạch - uỷ viên. 4. Nguyễn Văn Nghiêm : P.Kế toán - uỷ viên. 5. Nguyễn Khắc Tuyển : Quân đốc phân xưởng. 6. Cao Văn ._.