Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA

í quản lý doanh nghiệp 50 1.2.8.1. Hạch toán chi phí bán hàng 50 1.2.8.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 54 1.2.9. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 55 CHƯƠNG II: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TỔNG HỢP MÁY VĂN PHÒNG SARA 60 2.1. Đánh giá thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty 60 2.1.1. Ưu điểm 61 2.1.2. Nhược điểm 63 2.2. Một số kiến nghị hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 65 2.2.1. Về bộ máy tổ chức kế toán 65 2.2.2. Tài khoản sử dụng cấp 1, cấp 2 66 2.2.3. Sổ kế toán sử dụng tại công ty 68 2.2.4. Báo cáo kế toán 68 2.2.5. Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho 69 KẾT LUẬN 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định DV : Dịch vụ GTGT : Giá trị gia tăng SH : Số hiệu CKTM : Chiết khấu thương mại NT : Ngày tháng TNHH : Trách nhiệm hữu hạn DT : Doanh thu QLDN : Quản lý doanh nghiệp BH : Bán hàng BTTTL : Bảng thanh toán tiền lương SL : Số lượng ĐG : Đơn giá LN : Lợi nhuận K/c : Kết chuyển PC : Phiếu chi ĐVT : Đơn vị tính DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 7 Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty SARA ECOM 13 Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 17 Biểu 1.1: Phiếu đề nghị xuất kho 25 Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT 26 Biểu 1.3: Bảng kê bán hàng 27 Biểu 1.4: Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng 28 Biểu 1.5: Chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng 29 Biểu 1.7: Sổ cái doanh thu bán hàng 30 Biều: 1.8: Sổ chi tiết thanh toán với người mua 32 Biểu 1.9: Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nguời mua 33 Biểu 1.10: Sổ cái phải thu khách hàng 35 Biểu 1.11: Hóa đơn GTGT trả lại hàng 37 Biều1.12: Chứng từ ghi sổ hàng bán bị trả lại 38 Biểu 1.13: Sổ cái hàng bán bị trả lại 38 Biểu 1.14: Phiếu xuất kho 40 Biểu 1.15: Sổ chi tiết giá vốn 41 Biểu 1.17: Sổ cái giá vốn hàng bán 43 Biểu 1.18: Chứng từ ghi sổ của doanh thu tài chính 44 Biểu 1.19: Sổ cái doanh thu tài chính 45 Biểu 1.20: Sổ cái chi phí tài chính 46 Biểu 1.21: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra 47 Biểu 1.22: Tờ khai thuế GTGT 48 Biểu 1.23: Sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp 49 Biểu 1.24: Sổ cái thuế GTGT phải nộp 50 Biểu 1.25: Sổ chi tiết chi phí bán hàng 52 Biểu 1.26: Chứng từ ghi sổ của chi phí bán hàng 53 Biểu 1.27: Sổ cái chi phí bán hàng 53 Biểu 1.28: Sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp 55 Biểu 1.29: Chứng từ ghi sổ kết chuyển giảm trừ doanh thu 56 Biểu 1.30: Chứng từ ghi sổ kết chuyển doanh thu 56 Biểu 1.31: Chứng từ ghi sổ kết chuyển giá vốn và chi phí phát sinh 57 Biểu: 1.32: Sổ cái xác định kết quả kinh doanh 58 Biểu 1.33: Báo cáo kết quả kinh doanh 59 LỜI MỞ ĐẦU Bước vào thời kỳ hội nhập, từ khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO đã mang lại cho các doanh nghiệp thời cơ mới. Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt với hàng loạt sản phẩm giá rẻ chất lượng cao không chỉ ở các công ty trong nước và còn có cả xâm nhập từ các công ty nước ngoài. Vì thế mà các doanh nghiệp Việt Nam cần phải nhanh chóng điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức, không ngừng đầu tư vào cơ sở vật chất, các công nghệ mới, nâng cao trình độ lao động để nâng cao hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh đáp ứng đòi hỏi của hội nhập. Đối với công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA cũng không phải ngoại lệ, là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại về các sản phẩm công nghệ thông tin thì sự cải tiến là rất cần thiết, cải tiến trong các kế hoạch tiếp cận thị trường, xây dựng thương hiệu cho mình. Đặc biệt là công tác tổ chức công tác kế toán, tổ chức công tác kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, nó có vai trò quyết định đến sự sống còn của mỗi tổ chức sản xuất kinh doanh. Trong công tác tổ chức kế toán mỗi một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một bộ phận quan trọng, là sợi chỉ đỏ xuyên suốt quá trình kế toán của doanh nghiệp này. Quá trình đó bao gồm tất cả các phần hành cơ bản của kế toán, từ việc hạch toán bán hàng đến xác định kết quả kinh doanh. Sau một thời gian thực tập tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA, được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty, em đã có được cái nhìn tổng quát về quá trình hình thành và phát triển, về các lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán. Đồng thời cũng giúp em có được những kinh nghiệm thực tế về vận dụng các chuẩn mực, chế độ kế toán tại doanh nghiệp. Việc nghiên cứu tổng quát công tác kế toán tại các phần hành đã tạo điều kiện cho em hiểu được đặc điểm đối tượng hạch toán kế toán và phương pháp kế toán áp dụng cho mỗi phần hành tại một công ty kinh doanh thương mại. Trong đó kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một bộ phận quan trọng trong công ty, nếu công tác kế toán ở phần hành này thực hiện không tốt hoặc có sai sót sẽ ảnh hưởng lớn đến việc cung cấp thông tin. Do đó em lựa chọn đề tài để nghiên cứu là “Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA” Bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em được chia ra hai chương như sau: Chương 1: Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Chương 2: Phương hướng hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA CHƯƠNG I THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CÔNG TY CP THIẾT BỊ TỔNG HỢP MÁY VĂN PHÒNG SARA 1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 1.1.1 Tổng quan về Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA 1.1.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA là một trong 10 Công ty thành viên của SARA Group, được thành lập theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0102006523 do Sở Kế hoạch và Đầu tư – Thành phố Hà Nội cấp ngày 27 tháng 9 năm 2002 với vốn điều lệ 20 tỷ đồng. Tên công ty: Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Tên tiếng Anh: SARA ECOM JSC Tên viết tắt: SARA ECOM Mã số thuế: 0101293546 Head office: P701 Toà nhà Thành Công - Số 25 Láng Hạ- Q.Ba Đình- HN Điện thoại: 04 5148356 Fax: 04 5148359 Website: www.saraecom.vn Để có được vị thế và có thể đứng vững trên thương trường như hôm nay công ty đã phải trải qua rất nhiều khó khăn, thách thức cũng như đã có những thuận lợi cần thiết để có thể tồn tại và phát triển đến ngày hôm nay. Có thể chia quá trình phát triển của công ty ra hai giai đoạn như sau: Giai đoạn từ năm 2002 đến năm 2004: Đây là giai đoạn mới thành lập nên công ty đã gặp không ít khó khăn, đội ngũ nhân viên còn hạn hẹp lúc thành lập chỉ có 15 nhân viên, ban lãnh đạo cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý công ty, thêm vào đó việc xâm nhập thị trường tiêu thụ còn yếu, nên mặc dù xác định lĩnh vực kinh doanh là các sản phẩm công nghệ nhưng bước đầu công ty chỉ kinh doanh máy tính, các thiết bị máy văn phòng là chủ yếu. Giai đoạn 2005 đến nay: Đây là giai đoạn công ty cơ bản đã đi vào ổn định, doanh thu tăng lên từng năm, công ty làm ăn bắt đầu có lãi. Nguồn vốn kinh doanh đã tăng lên nhờ sự đóng góp của cổ đông và bổ sung từ lợi nhuận thu được. Vì thế mà công ty đã mở rộng kinh doanh thêm nhiều loại sản phẩm hàng hoá khác và còn hướng tới xuất khẩu ra nước ngoài một số sản phẩm do mình nghiên cứu. Đến nay thị trường cung ứng đầu vào không chỉ ở trong nước mà đã mở rộng sang các nước như Trung Quốc, Singapo... Chính nhờ sự cố gắng của ban lãnh đạo công ty cũng như được sự ủng hộ nhiệt tình của ban lãnh đạo tập đoàn SARA, các công ty đối tác, các hãng cung cấp, hiện nay công ty đã trở thành một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin, thiết bị máy văn phòng và cung cấp dịch vụ giải pháp tích hợp hệ thống thông tin. Hàng năm lợi nhuận đều tăng lên đáng kể, số nhân viên tăng hàng năm từ 10 – 15 người với trình độ học vấn và chuyên môn cao, được đào tạo chu đáo (trên 80% nhân viên có trình độ Đại học), thu nhập bình quân mỗi nhân viên ngày càng được cải thiện (năm 2007 tăng 200% so với năm 2006). Hiện nay công ty đang là thành viên của Phòng thương mại và công nghệ Việt Nam, Hiệp hội khoa học Đông Nam Á, hội viên Hội doanh nghiệp trẻ Hà Nội, Hội tin học Hà Nội... Với phương châm hoạt động để trở thành “Nhà cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩm công nghệ thông tin” chắc chắn trong tương lai công ty sẽ còn tiến xa hơn nữa và là một địa chỉ tin cậy cho người tiêu dùng. Để thấy được sự phát triển của công ty thì có thể xem xét một số chỉ tiêu tài chính phản ánh sự tăng trưởng của công ty trong thời gian qua: Bảng tính một số chỉ tiêu tài chính STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.400.320.000 8.850.465.550 9.360.285.650 2 Các khoản giảm trừ DT 112.344.450 167.321.500 3 Doanh thu thuần 1.400.320.000 8.738.121.100 9.192.964.150 4 Giá vốn hàng bán 1.297.964.241 8.112.550.123 8.467.543.038 5 Lợi nhuận gộp 102.355.759 625.570.977 725.421.112 6 Doanh thu tài chính 3.458.159 10.567.900 11.550.400 7 Chi phí tài chính 6.674.934 9.456.200 8.785.626 8 Chi phí BH và QLDN 77.422.695 446.670.800 524.889.535 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 21.716.289 180.011.877 203.296.221 10 Thu nhập khác 2.560.442 6.670.900 5.463.800 11 Chi phí khác 2.112.675 3.789.121 4.322.600 12 Lợi nhuận khác 447.767 2.881.779 1.141.200 13 Tổng LN trước thuế 22.164.056 182.893.656 204.437.486 14 Số nộp ngân sách 10.205.935 66.210.223 79.242.496 15 Số vốn kinh doanh 20.110.189.000 20.356.721.000 20.659.531.000 16 Số lao động 22 31 35 17 Thu nhập bình quân một lao động/tháng 1.750.000 2.655.650 3.250.000 Đơn vị: VNĐ 1.1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA được thành lập năm 2002 dựa trên sự cam kết của bốn thành viên sáng lập. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu được đăng ký trong giấy phép kinh doanh là: - Cung cấp máy tính, thiết bị văn phòng, điện dân dụng, điện tử, điện lạnh. - Sản xuất lắp ráp linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng. - Cung cấp các dịch vụ tin học, tư vấn và cung cấp giải pháp tích hợp công nghệ thông tin. - Nghiên cứu và đầu tư tài chính. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay việc tìm kiếm một lĩnh vực kinh doanh vừa hấp dẫn vừa phù hợp với số vốn của mình là một bài toán khó đặt ra đối với các nhà đầu tư. Nắm bắt được xu thế của thế giới, nền khoa học kỹ thuật phát triển với tốc độ chóng mặt và thực tế Việt Nam là một nước đang phát triển, thì chắc chắn trong tương lai công nghệ thông tin sẽ không chỉ cần thiết đối với các doanh nghiêp mà nó còn xâm nhập vào cuộc sống hàng ngày của con người, vì thế mà các thành viên của công ty đã chọn kinh doanh lĩnh vực này. Đây là một ngành đòi hỏi số vốn rất lớn vì thế ban đầu công ty hạn chế các mặt hàng kinh doanh, chủ yếu là đại lý phân phối cho các hãng lớn có mặt tại Việt Nam như ACER, HP, IBM... sau này khi lớn mạnh thì công ty tự nhập khẩu trực tiếp và phân phối cho thị trường. Công ty cũng trực tiếp cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Hiện nay công ty đang có một Showroom và một kho hàng đặt tại Đường Lê Thanh Nghị - Hà Nội. 1.1.1.3 Đặc điểm về tổ chức quản lý Bộ máy quản lý của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, hình thức này cho phép công ty phân cấp quản lý rõ ràng, tránh sự chồng chéo các chức năng. Đứng đầu là Hội đồng quản trị, tiếp theo là Ban giám đốc và các phòng ban, có thể khái quát bộ máy quản lý của công ty theo sơ đồ dưới đây: Hội đồng quản trị Phòng. Kinh doanh Ban giám đốc Phòng Tài chính -Kế toán Phòng Hành chính - tổng hợp Phòng Kỹ thuật Phòng Bảo hành Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng ban như sau: Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị bao gồm có 4 thành viên là các cổ đông sáng lập ra công ty. Sau đây là nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng quản trị: - Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm tổng giám đốc và các chức vụ quản lý quan trọng trong công ty, quyết định mức lương và các lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó, quyết định các phương án đầu tư, quyết định các giải pháp phát triển thị trường. - Phê chuẩn mọi quy chế hoạt động của công ty theo đề nghị của Tổng giám đốc, phê chuẩn các phương án về tài sản, tài chính, cổ phần cổ phiếu của công ty, được cung cấp đầy đủ các báo cáo tài chính của công ty. Tổng giám đốc: Trong công ty Tổng giám đốc là người có cổ phần lớn nhất. Là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao; là người đại diện theo pháp luật của công ty. Vì thế mà Tổng giám đốc có quyền: - Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty như tổ chức bộ máy của công ty, đề cử Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng, bãi nhiệm đối với các trưởng phó phòng các phòng ban; Quyết định kế hoạch đào tạo cán bộ, cử cán bộ công ty đi công tác; quyết định các biện pháp cải tạo nâng cao hiệu quả kinh doanh. - Quyết định phương hướng, kế hoạch kinh doanh của công ty, các chủ trương lớn, quyết định về đầu tư hợp tác liên doanh liên kết của công ty, phê chuẩn quyết toán và duyệt tổng quyết toán năm. - Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị. - Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư. Phó tổng giám đốc: Là người giúp việc cho Tổng giám đốc, được Tổng giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng giám đốc về phần việc được phân công. Cụ thể thì Phó tổng giám đốc có một số nhiệm vụ và quyền hạn như sau: - Chịu trách nhiệm phối hợp, điều hành kế hoạch kinh doanh của công ty, hướng dẫn và kiểm tra quy trình làm việc tại công ty, thực hiện các hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký kết với khách hàng; Kiểm tra tình hình sử dụng vốn, sổ sách kế toán và chứng từ kinh tế. - Nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đề xuất các quy trình công nghệ mới, nghiên cứu thị trường – giá cả trong và ngoài nước để đề ra chính sách tiếp thị, tổng hợp báo cáo tình hình kinh doanh thường kỳ cho Tổng giám đốc. - Chịu trách nhiệm phân công chỉ đạo các Phòng/ ban của công ty. Trong từng thời kỳ có thể được Tổng giám đốc uỷ nhiệm quyết định các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng ban. Trợ lý Tổng giám đốc: Là người trợ giúp cho Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc kinh doanh và các công việc văn phòng, hành chính như: - Sắp xếp và quản lý lịch làm việc, lịch trình công tác của Tổng giám đốc với các đối tác cũng như trong nội bộ công ty; Hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng/ban. - Nắm bắt thị trường và tình hình kinh doanh của công ty, tổng hợp thông tin tư vấn cho Tổng giám đốc về kinh tế liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty; Tổ chức và tham dự các buổi họp, hội nghị của công ty, được sự uỷ quyền của Tổng giám đốc để tham dự và tiếp xúc với các đối tác, khách hàng hoặc cơ quan chức năng của nhà nước hoặc trong các quan hệ quần chúng. Phòng kinh doanh: Phụ trách các công việc liên quan đến bán hàng, có nhiệm vụ tìm kiếm và phát triển hệ thống khách hàng, xây dựng và triển khai các chính sách bán hàng cũng như các chiến lược kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh được tổ chức ra các bộ phận nhỏ như sau: - Ban dự án: Duy trì, tìm kiếm và phát triển hệ thống khách hàng thuộc ban dự án bao gồm nhóm đối tượng dự án là ngân hàng, tài chính, chứng khoán; Tìm kiếm, phân tích thông tin mời thầu để tham gia các cuộc đấu thầu, nghiên cứu, xây dựng và phát triển các dự án tại các thị trường trọng điểm theo chiến lược phát triển của công ty. - Kinh doanh phân phối: Duy trì, tìm kiếm và phát triển hệ thống khách hàng bao gồm các công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực, các cửa hàng, các đại lý phân phối sản phẩm ở các tỉnh trong cả nước. Xây dựng các chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn, tổ chức mạng lưới đại lý của công ty nhằm phân phối sản phẩm của công ty, phân tích thị trường và phân loại đối tượng khách hàng theo tháng, theo quý, đảm bảo doanh số, lợi nhuận kế hoạch cho công ty. - Kinh doanh xuất nhập khẩu: Đây là đầu mối liên kết các thương vụ hợp tác quốc tế của công ty với các đối tác nước ngoài vì thế bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ: Tìm kiếm thông tin về các nhà cung cấp thiết bị hàng hoá trong lĩnh vực kinh doanh của công ty ở nước ngoài, thực hiện công việc nhập khẩu hàng hóa; Mở rộng kênh phân phối các sản phẩm do công ty cung cấp tại thị trường Trung Đông và các nước trong khu vực Đông Nam Á, đẩy mạnh việc thâm nhập thị trường Hoa Kỳ và một số nước Bắc Mỹ. - Kinh doanh bán lẻ: Chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm trực tiếp đến tay người tiêu dùng theo các chương trình bán hàng, khuyến mãi, hậu mãi của công ty; Xây dựng các chương trình bán hàng, khuyến mãi, hậu mãi theo từng thời kỳ kinh doanh của công ty. Phòng hành chính – nhân sự: Chủ yếu là quản lý các vấn đề hành chính và nhân sự của công ty, cụ thể như sau: - Hành chính: Quản lý các công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu, thực hiện lưu trữ các tài liệu thường niên và nội bộ, rồi xây dựng lịch công tác, lịch đào tạo, hội họp, sinh hoạt định kỳ bất thường; Hướng dẫn các phòng/ban thực hiện đúng các thủ tục hành chính, ký kết hợp đồng đúng pháp luật. - Nhân sự: Tham mưu cho giám đốc về việc bố trí nhân sự cho hợp lý, quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỷ luật khen thưởng, nghỉ hưu; Quản lý lao động, tiền lương cán bộ nhân viên cùng với phòng Tài chính - kế toán, xây dựng tổng quỹ tiền lương và xét duyệt phân bổ quỹ tiền lương, kinh phí hành chính công ty; Và xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên trong công ty. Phòng kỹ thuật: Là phòng thực hiện các công việc liên quan đến nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ mới cho phù hợp với nền khoa học kỹ thuật Việt Nam, triển khai lắp ráp các sản phẩm mới như: - Triển khai lắp ráp các sản phẩm máy tính để bàn Đông Nam Á, xây dựng lắp đặt hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), hệ thống bộ đàm, tổng đài điện thoại...Vận hành hoạt động và chuyển giao công nghệ đối với các thiết bị trình chiếu, hội thảo truyền hình, điều khiển tự động, triển khai các giải pháp tích hợp. Bên cạnh việc triển khai thì phòng kỹ thuật còn thực hiện nghiên cứu các sản phẩm, các kỹ thuật và công nghệ mới liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử viễn thông; Hoàn thiện và phát triển các giải pháp mạng, các hệ thống tích hợp của công ty, nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực tự động hoá. Phòng Tài chính - kế toán: Phụ trách về tài chính và công tác kế toán trong công ty. Nó được phân ra các bộ phận như sau: - Ban tài chính: Lập kế hoạch tài chính, phân bổ nguồn vốn cho các phòng ban, thực hiện các biện pháp đề phòng, khắc phục rủi ro đảm bảo gần sát với kế hoạch tài chính đã lập. - Kế toán: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về tổ chức quản lý hoạt động tài chính của công ty, nhiệm vụ của kế toán: Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động kinh doanh của công ty theo chế độ kế toán ban hành, tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra kế hoạch tài chính của công ty. Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc huy động vật tư, hàng hoá trong kinh doanh. Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác; Thực hiện quyết toán quý, sáu tháng, năm đúng tiến độ, hạch toán lỗ, lãi giúp cho ban giám đốc công ty nắm chắc nguồn vốn, biết rõ lợi nhuận và sự tăng trưởng của nguồn vốn. Phòng bảo hành: Thực hiện các hoạt động bảo hành, bảo trì, sửa chữa các sản phẩm đã bán khi khách hàng có yêu cầu, sau đó phải lập báo cáo tổng thể hàng tháng các loại hàng hóa nhận bảo hành gửi đến Phòng kinh doanh và Ban giám đốc. Ngoài ra thì phòng này cũng có thể nhận sửa chữa các sản phẩm trong lĩnh vực công nghệ thông tin mà không phải do công ty cung cấp, có thể tư vấn công nghệ thông tin như: Hướng dẫn lựa chọn cấu hình máy tính, cài đặt phần mềm, cung cấp các thông tin về sản phẩm mới, công nghệ mới trên thị trường, tư vấn các giải pháp tích hợp công nghệ thông tin như: Các giải pháp mạng hiệu quả, giải pháp hệ thống camera kỹ thuật số, hệ thống chống trộm dữ liệu, bảo mật thông tin... 1.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 1.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong thị trường kinh doanh khốc liệt như ngày nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì điều cần thiết là phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn và có hiệu qủa phải xác định được doanh nghiệp sẽ kinh doanh cái gì, Cung ứng hàng hoá gì, và cung ứng bằng cách nào là có hiệu quả nhất. Đây là một bài toán khó bởi thế mà có nhiều doanh nghiệp đã không thể tồn tại đến nỗi buộc phải phá sản, nhưng bên cạnh đó một bộ máy kế toán được tổ chức tốt làm việc có hiệu quả cũng góp phần rất lớn đến sự phát triển của công ty. Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung - tức là chỉ mở một bộ sổ kế toán. Mọi công việc kế toán đều được chỉ đạo bởi kế toán trưởng, tuy nhiên mỗi kế toán viên lại đảm nhiệm những chức năng khác nhau và có sự độc lập tương đối, các số liệu kế toán sẽ được tổng hợp về một nơi. Hình thức quản lý này phù hợp với đặc điểm của công ty là kinh doanh thương mại, buôn bán nhiều loại sản phẩm hàng hóa khác nhau. Bộ máy kế toán có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán Công nợ Kế toán tổng hợp Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty SARA ECOM Bộ phận kế toán tại công ty gồm bốn nhân viên thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt động kế toán của đơn vị, là người quyết định mọi công tác kế toán của doanh nghiệp. Kế toán trưởng sẽ đôn đốc chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về kế toán tài chính của công ty khi có sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị; Phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên trong phòng, ký duyệt các phiếu thu, phiếu chi. Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế và các đối tượng quan tâm khác vào cuối kỳ kế toán. Kế toán tổng hợp: Ở công ty cổ phần SARA kế toán tổng hợp đảm nhiệm các phần hành kế toán về lao động, tiền lương, kế toán tài sản cố định, kế toán xác định kết quả kinh doanh. Do quy mô của công ty nhỏ nên các phần hành kế toán này có thể gộp chung lại do một người phụ trách. Kế toán công nợ: Đây là vị trí khá quan trọng vì công ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại nên nghiệp vụ bán hàng xẩy ra hàng ngày với khối lượng lớn, điều đó liên quan trực tiếp đến công nợ của khách hàng. Kế toán phần hành này có nhiệm vụ phải theo dõi được tình hình công nợ của các khách hàng. Do công nợ liên quan đến bán và mua hàng, nên kế toán công nợ theo dõi luôn doanh thu từng mặt hàng, doanh thu từng bộ phận mặt hàng, theo dõi giá vốn hàng bán cũng như các khoản giảm trừ doanh thu. Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp tình hình công nợ cho từng khách hàng. Thủ quỹ: Là người phụ trách tiền mặt của công ty, thực hiện các công việc liên quan đến thu chi của công ty, hàng ngày cập nhật và ghi sổ các biến động tiền mặt của công ty. Cuối kỳ kiểm tra số liệu ghi trên Sổ quỹ với thực tế còn lại trong công ty. 1.1.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán là giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ có vai trò quan trọng trong việc hạch toán, kế toán. Nó tạo ra tính pháp lý, sự trung thực, chính xác khách quan của thông tin kế toán. Hiện nay tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA đang sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Dưới đây là danh mục các chứng từ doanh nghiệp sử dụng: Lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán tiền thưởng; Giấy đi đường; Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH. Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu báo vật tư còn lại, Bảng kê mua hàng; Phiếu đề nghị xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. Bán hàng: Hóa đơn Giá trị gia tăng. Tiền tệ: Phiều thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND), Biên lai thu tiền. Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao. 1.1.2.3. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế, hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Các công ty có thể mở thêm các tài khoản cấp 2, 3, 4 nếu chưa có trong quy định để dễ cho công việc hạch toán hơn. Đối với công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA thì hiện nay hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo Chế độ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Còn trước kia thì doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT được ban hành ngày 1/11/1995. Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK loại 1: TK 111, TK 112, TK 131, TK 141, TK 152, TK 153, TK 156, TK loại 2: TK 211, TK 214 TK loại 3: TK 311, TK 331, TK 334, TK 338 TK loại 4: TK 411, TK 414, TK 415, TK 421 TK loại 5: TK 511, TK 515, TK 531 TK loại 6: TK 632 TK loại 7: TK 711 TK loại 8: TK 811, TK 821 TK loại 9: TK 911 TK ngoài bảng: 007 1.1.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán, vì thế việc chọn lựa hình thức ghi sổ cũng rất quan trọng làm sao cho phù hợp loại hình kinh doanh, với quy mô và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán của doanh nghiệp. Hiện nay tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA đang áp dụng hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ. Ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ có ưu điểm là kết cấu sổ sách đơn giản, ít cột tiện cho phân công lao động nên phù hợp với doanh nghiệp có quá trình kinh doanh đơn giản như công ty. Hình thức này bao gồm các sổ sau: Sổ kế toán tổng hợp: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết tiền mặt Thẻ Tài sản cố định Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết tiền vay Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết bán hàng Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết giá vốn Sổ kho Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ chi tiết thanh toán với người mua Bảng theo dõi tình hình nộp vào Ngân sách nhà nước. Hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán là kế toán máy, việc ghi chép số liệu đều được ghi trên máy. Phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng là Fast Accounting, vì thế mà kết cấu sổ hơi khác so với mẫu sổ do nhà nước quy định ,tuy nhiên trình tự ghi sổ thì tương tự nhau. Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ kế toán Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bản tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra 1.1.2.5. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống Báo cáo kế toán là một bộ phận trong hệ thống kế toán của mỗi doanh nghiệp. Báo cáo kế toán dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp. Nó nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Ban giám đốc công ty, cơ quan Nhà nước và các nhà đầu tư, ngân hàng, người lao động trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA được lập vào cuối kỳ kế toán, kỳ kế toán của công ty là kỳ kế toán năm, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm. Hệ thống báo cáo này cung cấp đầy đủ các thông tin về tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả, doanh thu, chi phí, lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh, thuế và các khoản phải nộp Ngân sách, các luồng tiền vào ra của công ty trong kỳ kinh doanh. Hiện tại hệ thống báo cáo tài chính đang áp dụng tại công ty được lập theo Quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm các loại báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán, - Báo cáo kết quả kinh doanh, - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, - Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài những báo cáo được lập theo quy định nhà nước thì để theo dõi được tình hình kinh doanh cũng như tài chính của công ty thì Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA lập thêm một số loại báo cáo như sau: - Báo cáo tình hình phải thu và phải trả, - Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, - Báo cáo doanh thu, lãi ,lỗ. 1.2. Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty 1.2.1. Đặc điểm, phương thức lưu chuyển và phương pháp tính giá hàng tồn kho 1.2.1.1 Đặc điểm và tổ chức quản lý hàng tồn kho Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, với mục tiêu là t._.rở thành “Nhà cung cấp chuyên nghiệp sản phẩm công nghệ thông tin”, công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA kinh doanh khá nhiều mặt hàng. Đây là những hàng hoá có hình thái vật chất cụ thể mà doanh nghiệp mua về để bán. Tại công ty, hàng hoá là tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản ngắn hạng của công ty. Chúng không được sản xuất bởi chính công ty mà được nhập từ nhiều nguồn khác nhau cả trong và ngoài nước, bao gồm: Máy in, máy tính, máy chiếu, máy ảnh, máy fax, các linh kiện máy tính. Trong mỗi mặt hàng thì gồm rất nhiều dòng sản phẩm chẳng hạn như máy in thì gồm có máy in Laser HP, máy in Laser Canon...; Máy tính xách tay thì gồm của nhiều hãng như Lenovo, Acer, HP, Dell, Toshiba. Các sản phẩm của công ty đều là các sản phẩm công nghệ thông tin nên việc bảo quản là hơi khó khăn. Công ty chủ yếu nhập khẩu từ bên ngoài, từ các nước như Singapo, Hồng Kông, Malaysia, Trung Quốc... Do lưu lượng hàng tồn kho lớn nên việc quản lý tốt hàng tồn kho cũng là một vấn đề quan trọng. Vì thế để quản lý hàng hoá cả về số lượng, chất lượng và giá trị hàng hoá một cách chính xác, kịp thời thì Công ty đã hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thì hạch toán chi tiết hàng hoá được thực hiện ở cả bộ phận kho và phòng kế toán. Ở kho: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn thuế GTGT, phiếu xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào thẻ kho, tương ứng của từng nhóm hàng. Thủ kho chịu trách nhiệm quản lý an toàn vật tư hàng hoá trong kho, sắp xếp bảo quản chất lượng hàng hoá theo yêu cầu. Khi có những dấu hiệu có thể ảnh hưởng đến sự an toàn hoặc ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá vật tư cần báo ngay cho Giám đốc và kế toán công ty xử lý. Kết thúc giờ làm việc trong ngày thủ kho phải gửi bản kê xuất hàng trong ngày cho kế toán, kế toán căn cứ vào bản kê xuất hàng để điều chỉnh lượng hàng hoá thực xuất trên máy. Ở phòng kế toán: Kế toán phải mở số chi tiết để theo dõi tình hình biến động của từng mặt hàng theo cả hai chỉ tiêu là số lượng và giá trị. Đồng thời kế toán phải tiến hành việc chỉ đạo, kiểm tra thường xuyên việc ghi chép ở kho và thường xuyên đối chiếu số liệu của phòng kế toán với ở kho nhằm phát hiện kịp thời những chênh lệch để có biện pháp xử lý. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh buôn bán diễn ra thường xuyên và đạt hiệu quả, Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA cần phải giữ vững và phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý hàng hoá. 1.2.1.2. Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA với các mặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phú nhiều chủng loại, nhiều đối tượng khách hàng nên công ty có nhiều phương thức bán hàng. Với mục tiêu là nhà cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩm công nghệ vì thế hiện nay phương thức bán hàng trực tiếp qua kho là chủ yếu, đây là hình thức bán hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu bán hàng của công ty nó chiếm khoảng từ 70% - 80%. Sản phẩm tiêu thụ nhiều nhất là máy in. Đối với hình thức bán lẻ: Hình thức này được triển khai theo cách khách hàng trực tiếp đến công ty mua theo giá bán lẻ, thông thường là khách hàng sẽ thanh toán ngay cho công ty nhưng có những khách hàng có quan hệ thường xuyên mua hàng nhiều lần trong tháng thì công ty có thể bán chịu. Đây là hình thức bán hàng không phải là chủ yếu của công ty nhưng cũng rất quan trọng, nhờ hình thức bán hàng này mà Công ty có thể trưng bày được các sản phẩm nhằm giới thiệu với khách hàng. Hiện nay thì hai hình thức bán hàng đó là phổ biến nhất, việc kết hợp triển khai cả hai hình thức này đang đem lại kết quả tốt khi mà Công ty đã hoàn thành được nhiệm vụ về doanh số bán hàng của mình. Mặt khác là công ty phát triển thêm một số hình thức bán hàng để nâng cao doanh số cũng như là uy tín của Công ty như bán hàng qua mạng chẳng hạn. 1.2.1.3. Phương pháp tính giá hàng tồn kho Cũng như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác, tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA hàng hoá nhập, xuất, tồn kho được ghi sổ theo giá thực tế (giá gốc). Đối với hàng hoá nhập kho: Hàng hoá mua về nhập kho của công ty chủ yếu dưới dạng thành phẩm như là máy in, máy tính, máy chiếu... và một số thiết bị máy tính như màn hình máy tính, ổ cứng, USB... Giá thực tế Giá mua thực Chi phí Các khoản CKTM, HH mua ngoài = tế ghi trên + thu mua + thuế không - giảm giá nhập kho hoá đơn hàng bán hoàn lại hàng bán Trong đó chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, thuê bãi... Ví dụ: Ngày 13/12/2007, công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA nhập khẩu một lô hàng từ Singapore. Hàng được chuyển thẳng tới công ty, hàng được nhập theo giá FOB. Giá trọn gói của lô hàng là 15.000USD với tỷ giá là 16.100VND/USD (Chưa bao gồm cả thuế GTGT đầu vào), thuế suất thuế nhập khẩu là 20%. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ và cho ngân hàng là 10.000.000VND (chưa bao gồm thuế GTGT). Qua ví dụ trên ta có thể tính được giá thực tế của lô hàng nhập khẩu trên như sau: Giá trị hàng hoá nhập kho = (15.000x16.100) + 10.000.000 +(15.000 x 16.100 x 20%) = 299.800.000đ Đối với hàng hoá xuất kho: Việc tính giá vốn hàng hoá xuất kho được tách ra thành hai bộ phận là giá mua thực tế và chi phí thu mua. Đối với giá thực tế công ty lựa chọn phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vốn hàng hoá xuất kho, còn đối với chi phí thu mua do liên quan đến cả hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn đầu kỳ nên chi phí được phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và tồn cuối kỳ theo tiêu thức là giá vốn hàng hàng bán. Cụ thể: Trị giá hàng mua Trị giá hàng mua Giá đơn vị tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ bình quân cả = kỳ dự trữ Số lượng hàng + Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ = Giá đơn vị bình quân x Số lượng hàng xuất bán Trị giá mua tính cho hàng xuất bán Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra + Chi phí thu mua tồn đầu kỳ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua hàng hoá bán ra Trị giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ + + = = Trị giá mua của hàng hoá bán ra trong kỳ x Tổng giá trị mua tính cho hàng hoá xuất bán Chi phí thu mua phân x bổ cho hàng bán ra Tổng trị giá hàng hoá xuất bán Ví dụ : Trong tháng 12/2007, tình hình tồn và nhập kho mặt hàng Máy in Laser Canon LBP 2900 như sau: - Tồn đầu kỳ: 50 chiếc, đơn giá 2.110.800VND, chi phí thu mua là: 10.250.000 - Nhập trong kỳ: 150 chiếc với trị giá là 302.230.000VND, chi phí thu mua là : 25.120.000VND Xuất trong kỳ: 120 chiếc Giá bán được tính như sau: đơn vị: 1000đ (50 x 2.110,8) + 302.230 Giá đơn vị 50 + 150 = bình quân cả kỳ dự trữ = 2.038,85 = 2.038,85 x 120 = 244.662 Tổng trị giá mua tính cho hàng hoá xuất bán 10.250 + 25.150 = x 244.662 = 21.240 407.770 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra = 244.662 + 21.240 = 265.902 Tổng trị giá hàng hoá xuất bán trong kỳ 1.2.2. Hạch toán doanh thu bán hàng Căn cứ để ghi nhận doanh thu trong kỳ là khi có sự chuyển giao hàng hoá cho khách hàng, lợi ích được chuyển đổi từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá và các thủ tục bán hàng đã được hoàn tất. Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA, phương thức bán hàng bao gồm bán buôn và bán lẻ trong đó bán buôn là chủ yếu, các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và liên tục với nhiều chứng từ nghiệp vụ kèm theo. Các chứng từ ghi nhận doanh thu bao gồm: Các hoá đơn GTGT về bán hàng, hợp đồng kinh tế, ngoài ra còn sử dụng các chứng từ có liên quan như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ ... Tài khoản sử dụng: TK 5111 được sử dụng để theo dõi tổng doanh thu bán hàng trong kỳ của công ty, TK này không được mở chi tiết theo doanh thu của từng loại hàng hoá. Sổ sách sử dụng: Bảng kê bán hàng, Sổ chi tiết TK doanh thu bán hàng, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 5111. 1.2.2.1. Hạch toán chi tiết Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho của phòng kinh doanh đã được giám đốc hay người được uỷ quyền ký duyệt, kế toán lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành và hoá đơn GTGT, sau đó chuyển liên màu xanh xuống kho công ty. Thủ kho căc cứ vào đó viết phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng rồi ghi vào thẻ kho. Từ hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan đến việc thanh toán như phiếu thu, giấy báo nợ kế toán sẽ cập nhật số liệu vào máy tính và qua phần mềm kế toán máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan. Ví dụ: Ngày 20/12/2007 Công ty CP Viễn Thông Phú Thái đặt mua một lô hàng gồm: - Máy in Canon LBP 2900: 10 chiếc - Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N): 4 chiếc - DDR 256Mb bus 400: 10 chiếc Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Phiếu đề nghị xuất kho Tên người đề nghị: Nguyễn Tường Long Bộ phận: KD Xuất bán cho đv: Công ty CP Viễn thông Phú Thái Địa chỉ: 186 - Trường Chinh - Đống Đa- Hà Nội Phương thức thanh toán: TM MST:0100109106 STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Máy in Canon LBP 2900 C 10 2.143.260 21.432.600 02 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) C 4 3.532.410 14.129.640 03 DDR 256Mb bus 400 C 10 227.083,5 22.708.350 Tổng cộng 37.833.075 Người mua hàng NV kinh doanh PT Kinh doanh P.Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.1: Phiếu đề nghị xuất kho Sau đó căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho do phòng kinh doanh lập kế toán căn cứ vào đó để lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành và hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên trong đó 1 liên lưu tại quyển, 1 liên giao cho khách hàng và liên còn lại dùng để ghi sổ. Còn hoá đơn bán hàng thì được in ra hai bản 1 giao cho khách hàng để làm căn cứ bảo hành sản phẩm, 1 công ty giữ làm căn cứ đối chiếu. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/2007B Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số: 006340 Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04.5148356 MST: 0101293546 Họ tên người mua hàng: Trần Mạnh Hùng Đơn vị: Công ty CP Viễn thông Phú Thái Địa chỉ: 186- Trường Chinh - Đống Đa - HN Điện thoại: 266.1399 Hình thức thanh toán: TM MST: 0100109106 STT Tên hàng hoá ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 01 Máy in Canon LBP 2900 C 10 2.041.200 20.412.000 02 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) C 4 3.364.200 13.456.800 03 DDR 256Mb bus 400 C 10 216.270 2.162.700 Cộng tiền hàng: 36.031.500 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.801.575 Tổng cộng tiền thanh toán: 37.833.075 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu tám trăm ba mươi ba nghìn không trăm bảy mươi lăm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.2: Hoá đơn GTGT Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán lập bảng kê bán hàng, bảng này được lập hàng ngày và không chi tiết cho từng hàng hoá, bảng này được lập dùng để theo dõi số lượng cũng như doanh số bán ra của từng loại hàng hoá trong ngày. Bảng kê bán hàng là căn cứ để kế toán lên sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng. Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội BẢNG KÊ BÁN HÀNG Ngày 20/12/2007 Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT SL ĐG Thành Tiền Thuế Khác ... ... ... ... ... ... ... ... 006340 20/12 Bán DDR 256MB bus 400 131 10 216,27 2.162,7 006340 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 131 10 2.041,2 20.412 006340 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 4 3.364,2 13.456,8 ... ... ... ... ... ... ... ... 006350 20/12 Bán Máy Fax KXF LM 652 131 1 6.214,6 6.214,6 Cộng phát sinh 101.235.,7 Biểu 1.3: Bảng kê bán hàng Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT TK 5111 – DOANH THU BÁN HÀNG Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 20/12 006340 20/12 Bán DDR 256MB bus 400 131 2.162,7 20/12 006340 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 131 20.412 20/12 006340 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 13.456,8 ... ... ... .. ... ... ... 31/12 31/12 K/c doanh thu hàng bán bị trả lại 531 20.043,2 31/12 31/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 881.706,8 Cộng phát sinh 901.750 901.750 Biểu 1.4: Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được lập cho từng tháng một, được lấy từ các bảng kê bán hàng. Do sổ chi tiết không được lập chi tiết cho từng loại hàng hóa nên cuối tháng kế toán không lập sổ tổng hợp doanh thu bán hàng. Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng được lập chung cho toàn bộ hàng hoá nên nó được dùng làm căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái TK Doanh thu bán hàng. 1.2.2.2. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các sổ chi tiết có liên quan kế toán sẽ cập nhật vào máy, tự động phần mềm kế toán sẽ kết chuyển các số liệu đó vào chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ được lập theo ngày sau đấy thì kế toán tiến hành ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK Doanh thu bán hàng. Tất các việc này đều được làm trên máy thông qua phần mềm kế toán. Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số hiệu: 780 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... 006340 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 cho Phú Thái 131 51111 20.412 006340 20/12 Bán DDR 256MB bus 400 131 51111 2.162,7 006340 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 51111 13.456,8 ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 101.235,7 Biểu 1.5: Chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng ơ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT ... ... ... ... ... ... 780 20/12 101.235,7 ... ... ... ... ... 891 31/12 20.043,2 892 31/12 886.053,3 893 31/12 861..937,8 ... ... ... ... ... Cộng 890.809.000 Cộng 789.890.700 Biểu 1.6: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 5111: DOANH THU BÁN HÀNG Tháng: 12/2007 Đơn vị: 1000đ Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 20/12 780 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 Phú Thái 131 20.412 20/12 780 20/12 Bán DDR 256MB bus 400 131 2.162,7 20/12 780 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 13.456,8 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 891 31/12 K/c doanh thu hàng bán bị trả lại 531 20.043,2 31/12 892 31/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 881.706,8 Cộng phát sinh 901.750 901.750 Biểu 1.7: Sổ cái doanh thu bán hàng 1.2.3. Hạch toán phải thu khách hàng Để theo dõi các khoản thanh toán với người mua (khách hàng) về tiền bán hàng hoá, công ty sử dụng TK 131: Phải thu khách hàng TK này được chi tiết cho từng khách và các khách hàng đều được mã hóa. Chứng từ sử dụng chủ yếu là hoá đơn GTGT khi khách hàng mua chịu, phiếu thu khi khách hàng trả bằng tiền mặt và Giấy báo có khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản. Sổ kế toán sử dụng bao gồm Sổ chi tiết thanh toán với người mua và Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua. Đối với hạch toán tổng hợp thì gồm có Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 131. Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu Tổng số phát sinh trên sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua và Sổ cái. 1.2.3.1. Hạch toán chi tiết Căn cứ vào các chứng từ hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt hoặc Giấy báo Có của ngân hàng, kế toán công nợ cập nhật số liệu vào máy, phần mềm kế toán sẽ kết xuất các số liệu đó vào sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng khách hàng nếu đó là khách hàng thường xuyên và mở chung cho nhiều khách hàng nếu ít có quan hệ với công ty, hệ thống khách hàng này đã được mã hoá trong phần mềm kế toán. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng, kế toán điểu chỉnh và tổng hợp nên sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua cho tất cả các khách hàng. Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua là căn cứ đối chiếu với Sổ cái TK Phải thu khách hàng. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tên khách hàng: Công ty CP viễn thông Phú Thái Đơn vị: 1000đ Tháng 12/2007 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng TH được CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 38.203 1/12 PT205 1/12 Thu tiền của theo hoá đơn 005578 111 48.147,5 ... ... ... ... ... .... ... ... ... 20/12 HĐ 006340 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 51111 20.412 VAT hàng bán 3331 1.020,6 20/12 HĐ 006340 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 51111 13.456,8 VAT hàng bán 33311 672,84 ... ... ... ... . ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 88.104 82.188,6 Số dư cuối kỳ 44.118,4 Biều: 1.8: Sổ chi tiết thanh toán với người mua SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty CP TM và DV Thiên Anh 40.457 99.407 102.379,5 37.200,5 ... ... ... ... ... ... ... 9 Cty TNHH Phúc Hưng 25.411 58.306 50.717 33.000 10 Cty CP Phát triển công nghệ Hoa Hồng 16.379 40.567,3 46.201,3 10.745 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 330.402,8 863.550 626.150,8 567.802 Biểu 1.9: Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nguời mua 1.2.3.2. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào chứng từ có liên quan, kế toán cập nhập số liệu vào máy tính và phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 131 và cuối quý kế toán tổng hợp tiến hành cộng sổ và in ra Sổ Cái . Chứng từ ghi sổ để lên sổ cái phải thu khách hàng được lấy từ chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng biểu 1.5 trang 29 và chứng từ ghi sổ thuế GTGT được lập tương tự. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ được lập định kỳ cuối tháng kế toán kết chuyển vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ và cách thức ghi sổ giống như phần hạch toán doanh thu. Và cũng từ Chứng từ ghi sổ kế toán cũng kết xuất số liệu vào Sổ Cái Tk 131. Cuối tháng thì kế toán tiến hành cộng sổ cái, sổ cái dùng để đối chiếu với sổ chi tiết về số phát sinh trong tháng và số dư cuối kỳ. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 131 - PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 330.402,8 ... ... ... ... ... ... 780 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 cho Phú Thái 51111 20.412 VAT hàng bán 3331 1.020,6 780 20/12 Bán DDR 256Mb bus 400 51111 2.162 VAT hàng bán 3331 108,1 780 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 51111 13.456,8 VAT hàng bán 3331 672,84 ... ... ... ... ... ... 880 31/12 Thu tiền của công ty Hoa Hồng 111 46.201,3 ... 885 31/12 Thu tiền của công ty Thiên Anh 111 102.379,5 ..... ... ... ... Cộng phát sinh 863.550 626.150,8 Số dư cuối kỳ 567.802 Biểu 1.10: Sổ cái phải thu khách hàng 1.2.4. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Các khoản này phát sinh trong quá trình bán hàng, nhưng do công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ và không kinh doanh mặt hàng chịu thuế đặc biệt nên các khoản giảm trừ doanh thu không bao gồm thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp và thuế tiêu thụ đặc biệt. Do số lượng bán ra cho mỗi khách hàng với số lượng lớn không nhiều nên các nghiệp vụ về chiết khấu thương mại không có, bên cạnh đó công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty vì thế mà hình thức giảm giá hàng bán ít khi xẩy ra. Đối với hình thức hàng bán bị trả lại thì hầu như không phải do chất lượng không đảm bảo mà chủ yếu là do xuất bán sai chủng loại số lượng. Vì thế ở công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA các nghiệp vụ làm giảm doanh thu là hàng bán bị trả lại Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng trị giá trên hoá đơn và kế toán sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại để hạch toán theo dõi. Khi khách hàng báo trả lại hàng và vận chuyển hàng đến công ty, dựa trên hoá đơn thuế GTGT mà khách hàng xuất cho hàng bị trả lại giao cho công ty. Phòng kinh doanh sẽ xem xét thông tin trên hoá đơn sau đó lập biên bản giải trình về số lượng, giá cả hàng bị trả lại trình giám đốc ký duyệt, rồi chuyển cho thủ kho lập phiếu nhập kho và cho kế toán để nhập số liệu vào máy thông qua giao diện phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Từ đó cuối tháng các số liệu sẽ được kết xuất vào chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 531. Các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu xẩy ra không nhiều nên kế toán không theo dõi chi tiết mà cuối tháng thì lên sổ tổng hợp. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán sẽ nhập số liệu và máy tính, theo định kỳ 1 tháng 1 lần thì phần mềm kế toán sẽ kết xuất số liệu vào chứng từ ghi sổ, và cuối tháng sẽ kết xuất ra Sổ Cái TK 531. Ví dụ: Ngày 4/12/2007 Công CP thiết bị giáo dục Hải Hà trả lại một phần hàng hoá đã mua ngày 20/11 do hàng không đúng quy cách yêu cầu gồm: 2 chiếc máy tính để bàn Elead M635i. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/2007A Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số: 006246 Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04.5148356 MST: 0101293546 Họ tên người mua hàng: Trần Bảo Minh Đơn vị: Công ty CP thiết bị giáo dục Hải Hà Địa chỉ: 567 Đường CMT8 – TP Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên Điện thoại: MST: 4600284664 Hình thức thanh toán: TM STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 01 Máy tính đồng bộ Elead M635i. (Hàng bán trả lại) C 02 8.007.400 16.014.800 Cộng tiền hàng: 16.014.800 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 800.740 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.814.874 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu tám trăm mười bốn nghìn tám trăm bảy mươi bốn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.11: Hóa đơn GTGT trả lại hàng Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2007 Số hiệu: 886 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có HĐ 006246 4/12 Cty thiết bị giáo dục Hải Hà trả lại hàng 531 131 16.014,8 HĐ 006342 20/12 Cty CP TM và DV Thiên Anh trả lại hàng 531 131 4.028,4 Cộng phát sinh 20.043,2 Biều1.12: Chứng từ ghi sổ hàng bán bị trả lại SỔ CÁI TK 531 – HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 886 31/12 Hàng bán bị trả lại 131 20.043,2 891 31/12 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 51111 20.043,2 Cộng phát sinh 20.043,2 Biểu 1.13: Sổ cái hàng bán bị trả lại 1.2.5. Hạch toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong công ty được xác định khi hàng hoá xuất ra khỏi kho và được coi là tiêu thụ. Đối với trường hợp xuất bán theo hoá đơn thì giá vốn là giá trị xuất kho của hàng hóa , song nếu công ty có khoản khuyến mại khi bán hàng thì giá vốn sẽ bao gồm cả giá trị xuất kho của hàng khuyến mại. Kế toán sử dụng chứng từ chủ yếu là phiếu xuất kho để vào sổ chi tiết giá vốn. TK sử dụng để theo dõi giá vốn của hàng hoá TK 632 và TK 156 dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá để cuối kỳ tính giá vốn cho hàng hoá xuất kho. Các sổ được sử dụng bao gồm: Sổ chi tiết giá vốn, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ, Sổ Cái TK 632. 1.2.5.1. Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán Khi có quyết định bán hàng thì thủ kho lập phiếu xuất kho, phiếu được lập làm 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi sổ kế toán, liên 3 được giao cho người nhận hàng hoá. Điều cần lưu ý ở đây là trên Phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi được sổ lượng hàng xuất,chưa được ghi đơn giá xuất và số tiền vì công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Giá vốn hàng bán sẽ được ghi nhận vào cuối mỗi tháng sau khi kế toán tính ra giá vốn xuất kho. Dưới đây là minh họa phiếu xuất kho đã xác định được giá vốn hàng bán vào cuối tháng 12/2007 Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20/12/2007 Nợ TK: 6321 Số hiệu: 590 Có TK: 1561 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Tường Long Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Kho công ty Đơn vị: 1000đ STT Tên vật tư, hàng hoá MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Máy in Canon LBP 2900 Chiếc 10 10 1.830,2 18.302 02 Sam Sung LCD Monitor 17’’ TFT(740N) Chiếc 4 4 3.102 12.408 03 DDR 256Mb bus 400 Chiếc 10 10 193,9 1.939 Cộng 24 24 Tổng số tiền: 32.649.000 Số chứng từ gốc kèm theo 01 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký. họ tên) Biểu 1.14: Phiếu xuất kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu vào máy tính nhưng chỉ nhập số hiệu, ngày tháng, số lượng, mã hàng hoá chứ chưa nhập được số tiền. Đến cuối tháng khi tính được giá vốn xuất kho thì phần mềm kế toán sẽ tổng hợp và in ra sổ chi tiết giá vốn cho tất cả hàng hoá. Đối với hàng bán bị trả lại nếu trả lại trong kỳ thì cuối kỳ phần mề kế tóan sẽ áp giá vốn cho hàng bán trả lại, còn nếu hàng mua từ kỳ trước thì kế toán phải ghi giá vốn ngay, căn cứ vào giá vốn của kỳ trước. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Tháng 12/2007 Đơn vị:1000đ STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ TK 632 Có TK 632 SH NT SL ĐG Thành tiền 01 PXK 389 1/12 Xuất bán Mainboard 945 GZM 1561 05 833,16 4.165,8 ... ... ... ... ... ... ... 25 PXK 590 20/12 Xuất bán máy in Canon LBP2900 1561 10 1.830,2 18.302 25 PXK 590 20/12 Xuất bán DDR 256Mb bus 400 1561 10 193,9 1.939 ... ... ... ... ... ... ... ... 36 PNK 601 20/12 Khách hàng trả lại hàng hóa 1561 02 1.830,2 3.660,4 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 738.971,2 Cộng phát sinh 755.942,3 755.942,3 Biểu 1.15: Sổ chi tiết giá vốn Sổ chi tiết được ghi hàng ngày, khi kế toán lấy phiếu xuất kho. Mỗi dòng trên sổ chi tiết ứng với giá vốn một loại hàng hoá trên phiếu xuất kho. Cứ cuối tháng thì kế toán tính ra giá vốn để ghi vào cột phát sinh Nợ và Có, do là công ty kinh doanh thương mại nên nghiệp vụ bán hàng xẩy ra thường xuyên vì thế mà cuối tháng là kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết và sổ cái, trên cơ sở đó đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái, nếu có sai sót thì cũng dễ phát hiện và kịp thời sửa chữa. Tránh tình trạng dồn vào cuối quý khi đó số lượng nghiệp vụ rất lớn thì việc tìm ra sai sót là rất khó. 1.2.5.2. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu vào máy tự động phần mềm kế toán sẽ chuyển số liệu vào chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 632. Giá vốn hàng bán được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ vì thế cuối tháng khi tính được giá vốn thì kế toán mới tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Chỉ riêng đối với hạch toán giá vốn là một tháng kế toán chỉ cần lập một chứng từ ghi sổ vào cuối tháng, trên cơ sở đó phần mềm sẽ kết chuyển số liệu vào Sổ cái. Cuối tháng sau khi đã lên Sổ cái thì kế toán tiến hành cộng sổ và kết chuyển giá vốn hàng bán vào TK Xác định kết quả kinh doanh. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày: 31/12/2007 Số hiệu: 880 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... PXK 590 20/12 DDR 256Mb bus 400 6321 1561 1.939 PXK 590 20/12 Xuất bán máy in Canon LBP2900 6321 1561 18.302 ... ... ... ... ... ... PXK 721 31/12 Xuất bán Lenovo 3000 N100 6321 1561 14.667 ... ... ... ... .. .. Cộng phát sinh 755.942,3 Biểu 1.16: Chứng từ ghi sổ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 632 – GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 880 31/12 Xuất bán Mainboard 945 GZM 1561 4.165,8 ... ... ... ... ... ... 880 31/12 Xuất bán máy in LBP 2900 1561 18.302 880 31/12 Xuất bán DDR 256Mb bus 400 1561 1.939 880 31/12 Sam Sung LCD Monitor 17’’ TFT(740N) 1561 12.408 ... ... ... ... ... ... 886 31/12 Khách hàng trả lại hàng 1561 3.660,4 893 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng hoá 911 738.971,3 Cộng phát sinh 755.942,3 755.942,3 Biểu 1.17: Sổ cái giá vốn hàng bán 1.2.6. Hạch toán doanh thu và chi phí tài chính Doanh thu tài chính và chi phí tài chính của công ty chủ yếu là từ lãi vay vì thế mà các nghiệp vụ kinh tế xẩy ra rất ít, chỉ đến cuối tháng công ty trả lãi vay cũng như nhận được thông báo về lãi cho vay thì kế toán mới tiến hành khi sổ. Do vậy mà không hạch toán chi tiết nghiệp vụ này. Hạch toán tổng hợp TK sử dụng là TK 635 và TK 515, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán cập nhật vào máy tính, phần mềm kế toán kết xuất các số liệu vào Chứng._.