Hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty cầu 7 Thăng Long

í ,thất thoát trong điều kiện sản xuất XDCB trải qua nhiều khâu (thiết kế ,lập dự toấn ,thi công , nghiệm thu …),địa bàn hoạt động luôn thay đoỏi ,thời gian thi công kéo dài . Chính vì thế kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một công tác kế toán trọng tâm,không thể thiếu đối với các công trình xây dựng, lắp đặt nói riêng và XH nói chung .Với Nhà nước ,kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp trong các Doanh nghiệp xây lắp là cơ sở để Nhà nước kiểm soát vốn đầu tư XDCB và thu thuế . Với các Doanh nghiệp muốn phát triển kinh tế bền vững ,ổn định phải tuân theo đúng nguyên tắc thị trường .Do đó đầu tiên là Doanh nghhiệp phải xử lý giá một cách linh hoạt ,hiểu rõ chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh để tìm cách giảm chi phí tới mức thấp nhất ,nâng cao lợi nhuận .Muốn vậy chỉ có kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm chính xác ,đầy đủ các yếu tố giá trị đã bỏ ra trong quá trình SXKD thì mới cung cấp các thông tin kinh tế chính xác cho quản lý Doanh nghiệp . phần 1: lý luận chung chương 1 : những vấn đề cơ bản về kế toán 1. Định nghĩavà công dụng của kế toán 1.1. Định nghĩa kế toán : Kế toán là nghệ thuật ghi chép , phân loại và tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền , các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó . Vậy kế toán trước tiên là sự ghi chép các chứng từ . Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có các chứng từ ghi lại sự việc đó , đó là các chứng từ gốc chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh . Kế toán viên sau khi nhận được các chứng từ gốc phải tiến hành ghi chép các nghiệp vụ này theo những cách riêng của mình , đó là việc lập các chứng từ ghi sổ kèm theo chứng từ phân loại và sắp xếp lại . Sự phân loại ở đây còn thể hiện trong việc phân loại và ghi chép vào trong các tài khoản . Sau khi ghi nhận , phân loại các nghiệp vụ trong các chứng từ , các tài khoản , bước tiếp theo của kế toán viên phải tổng hợp theo những cách riêng của mình . 1.2. Công dụng của kế toán : Để thấy hết vai trò của kế toán trong nền kinh tế xã hội ta xét công dụng của nó đối với một số đối tượng sau : + Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp : Sử dụng thông tin kế toán để lập các mục tiêu cho doanh nghiệp của họ , đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra các quyết định để điều chỉnh những hoạt động của họ sao cho có hiệu quả nhất + Đối với các ông chủ : Những người sở hữu doanh nghiệp quan tâm doanh nghiệp làm ăn có lãi hay không , nhiều hay ít để phân chia lợi nhuận . Thông qua các thông tin kinh tế để đánh giá người quản lý , lãnh đạo công ty có tốt hay không , có nên để họ tiếp tục hay bãi miễn chức của họ để thay thế người khác . + Đối với những người cung cấp tín dụng và hàng hoá : Các ngân hàng , các công ty tìa chính cũng như các nhà cung cấp hàng hoà trước khi cho doanh nghiệp vay tiền , hay cung cấp hàng hoá , họ cần phải biết được khả năng tài chính của doanh nghiệp như thế nào , doanh nghiệp có đủ khả năng để trả nợ đến hạn hay không . Tất cả những thông tin đó đều phải sử dụng thông tin kế toán . + Đối với các nhà đầu tư trong tương lai : Các nhà đầu tư là những người cung cấp vốn cho tổ chức hoạt động với hy vọng thu được liac cao hơn lãi gửi ngân hàng . Do vậy trước khi đầu tư họ cần có những thông tin tài chính về doanh nghiệp , về công ty mà có ý định đầu tư + Đối với các cơ quan thuế : Các cơ quan thuế địa phương và trung ương dựa trên nền tảng cơ bản là các số liệu kế toán của doanh nghiệp để tính thuế . + Đối với các cơ quan chính phủ : Cần các số liệu kế toán để tổng hợp cho nghành , cho nền kinh tế và trên cơ sở đó để đưa ra các chính sách kinh tế phù hơp thúc đẩy sản xuất , kinh doanh phát triển . + Đối với các tổ chức phi lợi nhuận : Các tổ chức này vẫn phải sử dụng kế toán gần giống như các tổ chức kinh doanh . + Đối với các người sử dụng khác : Các nhân viên , công doàn có thể đưa ra các yêu cầu về lương dựa trên cơ sở thông tin kế toán chỉ ra thu nhập của nhân viên và số lãi của doanh nghiệp. chương 2. các khái niệm , các nguyên tắc kế toán 2.1. Các khái niệm cơ bản về kế toán + Khái niệm về đơn vị kế toán : Là bất kì đơ vị kinh tế nào mà chúng kiểm soát tiềm lực , tài sản và tiến hành các công việc , các nghiệp vụ kinh doanh mà chúng phải tiến hành ghi chép , tổng hợp và báo cáo . Đơn vị kế toán là một khái niệm căn bản nhất trong kế toán vì nó đưa ra một đường biên giới của một tổ chức mà nó được kế toán .Đó là các nghiệp vụ trong mỗi đơn vị được kế toán tách biệt với các nghiệp vụ của các tổ chức và cá nhân khác , kể cả chủ sở hữu và những nhân viên làm việc trong tổ chức đó . Vì vậy khái niệm đơn vị kế toán có thể được định nghĩa dưới góc độ khác , đó là: các tài khoản kế toán được lập ra để ghi chép là cho đơn vị kế toán chứ không phải cho các chủ nhân , cho những người có liên quan đế nó. Như vậy tất cả các nghiệp vụ mà nó không ảnh hưởng đến đơn vị kế toán thì các kế toán viên của đơn vị đó không phải ghi chép gì , mặc dù nó có ảnh hưởng đến các nhân viên hoặc ông chủ của doanh nghiệp. + Khái nệm cân đối kế toán : Là khái niệm quan trọng trong kế toán .Nó là cơ sở đồng thời là nguồn gốc của phương pháp ghi sổ kép trong kế toán .Sự cân đối kế toán là khách quan do bản thân tính khoa học của kế toán tạo nên .Vì kế toán ghi chép phản ánh tình hình vận động và số hiện có của một lượng tài sản nhất định cũng như nguồn hình thầnh nhất định , tại mọi thời điểm và cuối cùng nó được phản ánh trên bảng cân đối kế toán . + Khái niệm(giả thiết )tiếp tục hoạt động : Việc ghi chép kế toán được đặt trên giả thiết là doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong tương lai gần .Vì doanh nghiệp tiếp tục hoạt động không bị giải thể trong tương lai gần , nên nó không quan tâm đến giá thị trường của những tài sản , vốn , công nợ mà doanh nghiệp đang nắm giữ. + Đơn vị tính / thước đo tiền tệ : Đơn vị tiền tệ được thừa nhận như là một đơn vị đồng nhất trong việc tính toán tất cả các nghiệp vụ kế toán .Nó gỉa thiết rằng những sự thay đổi của sức mua đơn vi tiền tệ là không dủ lớn để ảnh hưởng đến việc đo lường kế toán . Tài sản của doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau như nhà xưởng , vật kiến trúc , máy móc , thiết bị , phương tiện vận chuyển , hàng hoá ,vật tư ...Để có thể cộng lại với nhau được chúng ta phải thể hiện bằng tiền .Do đó tiển trở thành đơn vị tính toán thống nhất để sử dụng trong việc thu nhận và cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp , và vì thế kế toán chỉ phản ánh những gì có thể quy đổi thành tiền mà thôi .Đồng thời khái niệm thước đo này cũng có giả thiết những sự thay đổi của sức của đơn vị tiền tệ là không đủ lớn để ảnh hưởng đến việc đo lường của kế toán .Tuy nhiên trong trường hợp có lạm phát lớn đồng tiền mất giá , thì kế toán phải có một số giải pháp đặc biệt để phản ánh đúng và hợp lý tình hình tài chính của doanh nghiệp và để so sánh với các kỳ quá khứ . + Kỳ kế toán : Để dáp ứng được yêu cầu so sánh các số liệu tài chính phải được báo cáo trong những khoảng thời gian nhất định dài như nhau . Kỳ kế toán chính thức là 1 năm .Tuy nhiên các báo cáo tài chính cũng được lập cho các kỳ tạm thời như tháng quý , nửa năm . ở góc độ khác ta có thể định nghĩa kỳ kế toán là khoảng thời gian trong đó một báo cáo kết quả nêu lên toám tắt được những thay đổi trong nguồn vốn chủ sở hữu ,các chi phí và chênh lệch giữa các thu nhập và chi phí là lãi hoặc lỗ . 2.2. Các nguyên tắc kế toán + Nguyên tắc cơ sở dồn tích : Mọi nghiệp vụ kinh tế , tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản , nợ phải trả nguồn vốn chủ sở hữu , doanh thu chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền . Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ , hiện tại và tương lai. + Nguyên tắc hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng phải hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình . Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải được lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính . + Nguyên tắc giá gốc : Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc . Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc hkoản tương đương tiền đã trả , phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận .Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quyết định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể . + Nguyên tắc phù hợp : Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau . Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó . Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kì tạo ra doanh thu và các chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó . + Nguyên tắc nhất quán : Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán trong năm . Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính . + Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét , cân nhắc phán đoán cần thiết đểlập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn . Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi : Phải lập các khoản dự phòng nhưng không quá lớn Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các hoản thu nhập Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và các khoản và chi phí. Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu lợi ích kinh tế còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. + Nguyên tắc trọng yếu : Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính . Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể . Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính . 2.3. Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán + Trung thực : Các thông tin và số lệu kế toán phảiđược ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ , khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng , bản chất nội dung và giá trị nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Khách quan : Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế , không bị xuyên tạc , không bị bóp méo. + Đầy đủ : Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ không bị bỏ sót . + Kịp thời : Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời đúng hoặc trước thời hạn quy định không được chậm trễ. + Dễ hiểu : Các thông tin kế toán và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng , dễ hiểu đối với người sử dụng . Người dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh , về kinh tế , tài chính kế toán ở mức trung bình . Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh + Có thể so sánh : Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán . Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán , kế hoạch. chương 3. nội dung công tác kế toán 3.1. Các thành phần công việc kế toán : Gồm có hai phần hành là kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết . + Kế toán tổng hợp : Theo dõi giá trị , tức là bằng số tiền biểu hiện tình hình tổng quát về tài sản và mọi hoạt động của doanh nghiệp . + Kế toán chi tiết : Vừa theo dõi chi tiết về tình hình hiện vật ,thời gian lao động vừa theo dõi giá trị của mỗi hoạt động để xác minh cho phần kế toán tổng hợp . Mỗi phần hành còn chia ra nhiều việc như : Lập chứng từ , theo dõi để ghi sổ , lập báo cáo kiểm tra và phân tích số liệu lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán 3.2 Chứng từ kế toán : Là các tài liệu , số liệu ghi chép phát sinh ở khâu đầu tiên của một nghiệp vụ kinh tế . Tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp được hình thành và trước khi ghi sổ sách kế toán dưới các hình thức : Chứng từ ghi sổ , nhật kí sổ cái , nhật kí chung , nhật kí chứng từ ... Đều phải có các chứng từ hợp lệ gọi là chứng từ ban đầu hay chứng từ gốc . Chứng từ kế toán phải được ghi chép đầy đủ , kịp thời đúng sự thật về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có đầy đủ chữ ký của những người chịu trách nhiệm theo tinh thần của mỗi loại chứng từ . Chứng từ có thể phát sinh từ bên ngoài doanh nghiệp do một đơn vị , cá nhân khác cung cấp có thể phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp từ bộ phận chức năng này luân chuyển đến bộ phận chức năng khác có thể phát sinh trong từng bộ phận chức năng riêng biệt giao thẳng cho phòng kế toán tổng hợp . 3.3 . Tài khoản và sổ kế toán : Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát vào các loại sổ sách phải vận dụng đúng theo hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành và các qui định cụ thể của từng nghành do bộ chủ quản triển khai áp dụng . Sổ kế toán bao gồm các sổ sách kế toán tổng hợp và các sổ sách kế toán chi tiết . Cách trình bày , cách ghi chép và số lượng sổ sách ghi chép được mở căn cứ vào hình thức tổ chức kế toán mà mỗi doanh nghiệp đang áp dụng . Các sổ sách quan trọng liên hệ đến tài sản , vật tư ,tiền bạc ,chi phí , kết quả SXKD trước khi sử dụng phải có chữ kí xác nhận của giám đốc , người giữ sổ và kiểm tra của cơ quan thuế . 3.4. Báo cáo kế toán : Là phương pháp tổng hợp các số liệu kế toán theo chỉ tiêu kinh tế tài chính phản ánh tình hình tài sản , quá trình hoạt động và kết quả hoạt động của doanh nghiệp vào một thời điểm nhất định thường là từng kỳ : cuối tháng , cuối quý và cuối năm hoặc bất thường khi cơ quan cấp trên , cơ quan tài chính ,thuế , hội đồng quản trị , các dơn vị hoạt động có liên quan .. cần có các số liệu kiểm tra tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh , tình hình cung cấp dịch vụ , tình hình tồn trữ vật tư , nguyên liệu , hàng hoá , tình hình thu chi tiền bạc , ngoại tệ , tình hình sử dụng vốn , luân chuyển vốn tình hình thu nộp ngân sách , tình hình liên doanh liên kết của doanh nghiệp. Các báo cáo kế toán cần phải kèm theo các bản thuyết minh diễn giải về các số liệu đã ghi ở bảng báo cáo và các tìa liệu tham khảo đối chiếu cần thiết . Các bộ phận kế toán cấp cơ sở phải nộp báo cáo chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc quý báo cáo và sau 30 ngày sau khi kết thúc năm báo cáo . 3.5. Tính giá thành sản phẩm và các chi phí hoạt động khác : Các đơn vị kế toán thuộc các nghành sản xuất kinh doanh phải tính gía thành sản phẩm , công tác , dịch vụ , chi phí quản lý , chi phí bán hàng giá vốn hàng bán ra .Giá thành sản phẩm phải đảm bảo tính đúng ,đủ ttát cả các chi phí thực tế phát sinh theo chế độ quy định trên cơ sở đó xác định chính xác , trung thực kết quả lỗ lãi trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phân phối kết quả đúng đắn, làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước . 3.6. Kiểm kê tài sản và kiểm tra kế toán : Kiểm kê tài sản là phương pháp xác định số thực có về tài sản , vật tư hàng hoá tiền vốn của doanh nghiệp vào một thời điểm nhất định . Các đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm kê tài sản khi kết thúc liên độ kế toán , khi giải thể , bàn giao , sát nhập , phân chia.. . và kiểm kê tài sản định kỳ hoặc bất thường khác theo quy định của chế độ kiểm kê tài sản . Kiểm tra kế toán là một biện pháp bảo đảm cho các quy định về kế toán và các kỷ luật về tài chính được chấp hành nghiêm chỉnh các số liệu , tài liệu được chính xác , trung thực và có hệ thống . Thông qua các cơ quan chủ quản cấp trên và các cơ quan chức năng của nhà nước thực hiện việc kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên liên tục , toàn diện và cáo hệ thống .Mỗi đơn vị cấp cơ sở phải được cơ quan chủ quản kiểm tra ít nhất mỗi năm một lần vào thới điểm trước khi duyệt quyết toán năm của đơn vị . Giám đốc và các kế toán trưởng của các đơn vị dược kiểm tra phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ kịp thời các số liệu tài liệu và các điều kiện cần thiết cho công tác kiểm tra trả lời đầy đủ các câu hỏi của cán bộ kiểm tra trong phạm vi trách nhiệm của mình . 3.7. Cơ giới hoá kế toán : Công tác kế toán phải từng bước được cơ giới hoá trên cơ sở ứng dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại để đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng chính xác khoa học và có hệ thống với các điều kiện cụ thể ,quy mô hoạt động của từng doanh nghiệp . 3.8.Bảo quản tài liệu kế toán : Tài liệu kế toán là các chứng từ , các sổ sách , các báo cáo kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến công tác kế toán . Tài liệu phải được bảo quản chu đáo , an toàn trong quá trình sử dụng .Cuối mỗi niên đội kế toán các tài liệu đã sử dụng phải được phân loại , sắp xếp và được đưa vào lưu trữ chậm nhất trong một tháng sau khi báo cáo quyết toán năm được duyệt . Việc sử lý các tài liệu kế toán đã đưa vào lưu trữ phải có sự đồng ý của kế toán trưởng , nếu đem tài liệu ra ngoài đơn vị phải được kế toán trưởng đồng ý và được giám đốc cho phép. chương 4 . tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 4.1 .Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp : Tổ chức công tác kế toán hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuấ kinh doanh của doanh nghiệp , nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng . Tổ chức công tác kế toán gồm nhiều các yếu tố cấu thành như tổ chức bộ máy kế toán , tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán , các chế độ thể lệ về kế toán ... Công việc này rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như loại hình sản xuất , kinh doanh ,yêu cầu của việc cung cấp thông tin , qui mô của doanh nghiệp cũng như trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán trong doanh nghiệp . ở nước ta , trong điều kiện chuyển nền kinh tế từ cơ chế quản lý kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước ,các chính sách kinh tế tài chính , các chế độ , thể lệ về kế toán đã có những đổi mới căn bản . Điều đó làm cho vấn đề tổ chức hợp lý và khoa học công tác kế toán đã trở nên cấp thiết đối với doanh nghiệp , nhằm tăng hiệu lực của thông tin kế toán , phát huy vai trò quan trọng của kế toán trong quản lý và tiến hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . 4.1.1. Nội dung công tác tổ chức kế toán : Điều quan trọng đối với kế toán trưởng là phải lắm vững nội dung của tổ chức công tác kế toán nhằm tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp mình một cách khoa học và hợp lý nhất . Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm khác nhau , qui mô khác nhau . Song tổ chức công tác kế toán đều phải được thực hiện đấy đủ các nội dung chủ yếu dưới đây : -Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tổ chức việc ghi chép ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý . Kế toán trưởng phải là người thông hiểu hơn ai hết về nội dung các nghiệp vụ kinh tế của các hoạt động trong doanh nghịêp mình cũng như yêu cầu cụ thể của việc quản lý các hoạt động đó để có thể qui địng sử dụng những mẫu chứng từ phù hợp . Các mẫu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ luật định phải được tuân thủ cả về mẫu biểu , nội dung và phương pháp lập . Các mẫu chứng từ hướng dẫn có thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp đối với từng hoạt động . Ngoài việc qui định các mẫu biểu chứng từ được sử dụng ở doanh nghiệp còn phải qui định và hướng dẫn cụ thể cách ghi chép trong các chứng từ kế toán , qui định trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý , tạo điều kiện cho việc ghi sổ kế toán , tổng hợp số liệu và phục vụ công tác quản lý . - Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán : Xác định các tài khoản sử dụng để ghi chép kế toán tài chính cũng như các tài khoản sử dụng để ghi chép kế toán quản trị , nhằm phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thông tin và kiểm tra quá trình sảm xuất kinh doanh . Trong vấn đề này kế toán trưởng phải căn cứ vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp cũng như khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp để xác định đầy đủ các tài khoản cấp I, tài khoản cấp II đã qui định trong hệ thống tài khoản kế toán của nhà nước , đồng thời xây dựng cho doanh nghiệp danh mục tài khoản kế toán quản trị nhằm phản ánh một cách chi tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với các hoạt động cần quản lý chi tiết của doanh nghiệp . - Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán thích hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp . Kế toán trưởng căn cứ vào qui mô , đặc điểm cụ thể về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và căn cứ vào trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán và bộ máy kế toán phù hợp . Hiện nay trong các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các loại hình tổ chức sau đây : + Loại hình tổ chức công tác ké toán tập trung + Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán + Loại hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp Trên cơ sở lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp , nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp htời , chính xác phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế ở doanh nghiệp . -Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng qui định và phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể . Đối với các báo cáo kế toán bắt buộc như bảng cân đối kế toán , báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh , báo cáo lưu chuyển tiền tệ , bản thuyết minh báo cáo phải tổ chức ghi chép cho đúng mẫu biểu và các chỉ tiêu được nhà nước qui định . Còn những báo cáo hướng dẫn khác phải căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp để vận dụng và xây dựng mẫu biểu cũng như các chỉ tiêu phù hợp nhằm cung cấp số liệu chính xác kịp thời phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp . -Tổ chức trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán . Hiện nay kỹ thuật tin học phát triển rộng rãi và được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau . Việc sử dụng phương tiện tính toán hiện đại trong công tác kế toán là một yêu cầu cấp thiết , nhằm đáp ứng kịp thời về thông tin cần thiết cho lãnh đạo trong quá trình quản lý . Do vậy kế toán trưởng phải có kế hoạch dần trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán , đồng thời có kế hoạch bồi dưỡng cán bộ có trình độ có trình độ chuyên môn cao về kế toán và sử dụng thành thạo các phương tiện tính toán hiện đại . - Tổ chức bồi dưỡng , nâng cao trình độ nhgiệp vụ chuyên môn , trình độ khoa học kỹ thuật , khoa học quản lý cho cán bộ nhân viên kế toán tạo ra khả năng cho cán bộ nhân viên kế toán thực hiện tốt trức trách nhiệm vụ ngày càng nặng nề , phát huy tốt vai trò của kế toán trong quản lý , nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị . 4.2 .Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ , nhân viên kế toán cùng với những trang thiết bị , phương tiện , kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp . Bộ máy kế toán thực hiện nhiều khâu công việc kế toán .Do đó cần phải phân chia ra thành nhiều bộ phận để thực hiện theo từng phần việc cụ thể . Việc phân chia ra các bộ phận phải tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và khối lượng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để bố trí cho phù hợp . Điều 13 của điều lệ kế toán nhà nước nêu rõ : “công việc kế toán của các đơn vị kế toán được phân chia ra các phần hành theo chế độ kế toán cụ thể qui định theo mỗi ngành . Nội dung công việc kế toán của mỗi phần hành kế toán bao gồm lập chứng từ kế toán , ghi sổ kế toán , lập báo cáo kế toán , kiểm tra và phân tích số liệu ” Để có thể tổ chức hợp lý bộ máykế toán cần phải căn cứ vào loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp đã vận dụng , đồng thời phải phù hợp với sự phân cấp quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp cũng như phù hợp với qui mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Dưới đây sẽ trình bày các mô hình tổ chức bộ máy kế toán phổ biến ở nước ta . Các chủ doanh nghiệp và kế toán trưỡng căn cứ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp mình để lựa chọn một mô hình hợp lý nhất . 4.2.1. Mô hình tổ chức công tác kế toán tập chung: Theo hình thức này , mọi công việc kế toán đều tập trung giải quyết ở phòng kế toán trung tâm của đơn vị . ở các bộ phận của đơn vị chỉ tiến hành ghi chép ban đầu , kiểm tra chứng từ gốc , định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm của đơn vị để sử lý tổng hợp . Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ , khối lượng thông tin thu nhận , xử lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận cơ cấu của phòng kế toán trung tâm . Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung có những ưu điểm sau : Bảo đảm được sự lãnh đạo tập trung , thống nhất đối với công tác kế toán , kiểm tra sử lývà cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời . Việc phân công công việc và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ , nhân viên kế toán được thực hiện dễ dàng , việc ứng dụng sử lý thông tin trên trên máy thuận lợi . Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ tiết kiệm chi phí hạch toán Tuy nhiên hình thức tổ chức này cũng có hạn chế do hình thức này tạo ra khoảng cách về thời gian không gian giữa nơi phát sinh thông tin và nơi nhận nhận thông tin , xử lý thông tin , từ đó ảnh hưởng đến việc kiểm tra giám sát của kế toán đến các công tác chỉ đạo hoạt động của các bộ phận này . Vì vậy , hình thức tổ chức này thích hợp với đơn vị có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn hoặc ở một đơn vị có quy mô lớn , địa bàn hoạt động phân tán , nhưng đã trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin hiện đại tổ chức quản lý tập trung . Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Kế toán trưởng doanh nghiệp Bộ phậnkế toán tổng hợp và kiểm tra Bộ phận kế toán tập hơp chi phí SX và tính giá thành Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH Bộ phận kế toán TSCĐ vật tư hàng hoá... Các nhân viên kế toán ở các bộ phận phụ thuộc (không có tổ chức kế toán riêng) 4.2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán Theo mô hình này , bộ máy kế toán của toàn doanh nghiệp bao gồm phòng kế toán ở đơn vị chính và các tổ kế toán ở các bộ phận phụ thuộc . Tuỳ theo yêu cầu và mức độ phân cấp hạch toán để sác định cơ cấu các bộ phận kế toán thích hợp . Phòng kế toán đơn vị chính chủ yếu là có nhiệm vụ tổng hợp kế toán từ các tổ (ban) kế toán ở các bộ phận phụ thuộc gửi lên , thực hiện việc kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp , lập báo cáo kế toán chung toàn doanh nghiệp , hướng dẫn kiểm tra về mặt chuyên môn đối với các bộ phận phụ thuộc . Các tổ( ban) kế toán ở bộ phận phụ thuộc thực hiện kế toán tương đối hoàn chỉnh theo sự phân cấp hạch toán của phòng kế toán doanh nghiệp như tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm , lập báo cáo kế toán nội bộ ... Với loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán sẽ đảm bảo cho công tác ké toán gắn liền với hoạt động ở các bộ phận phụ thuộc , tạo điều kiện cho kế toán thực hiện tốt công tác kiểm tra , giám sát trực tiếp tại chỗ , các hoạt động kinh tế tài chính . Nhờ đó có thể tăng tính chính xác của thông tin kế toán , đồng thưòi tăng tính kịp thời của thông tin này trong chỉ đạo kinh doanh ở các bộ phận phụ thuộc. Tuy nhiên hình thứ tổ chức này cũng có các nhược điểm sau: Bộ máy kế toán sẽ trở nên cồng kềnh Việc tổng hợp , kiểm tra đối chiếu của phòng kế toán trung tâm bị trậm trễ , có thể ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán tổng hợp ở cấp toán đơn vị , toàn doanh nghiệp Việc chuyên môn hoá công tác kế toán và áp dụng kế toán máy khó khăn hơn Kế toán trưởng doanh nghiệp là người giúp cho chủ doanh nghiệp mình chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chủ doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo , kiểm tra về mặt chuyên môn kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp ... ở những doanh nghiệp mà công tác tài chính chưa được tổ chức thành một bộ phận riêng biệt thì kế toán trưởng đảm nhận cả công tác tài chính. Sơ đồ bộ máy kế toán phân tán Bộ phận kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán TSCĐ vật tư hàng hoá Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán CPSX và giá thành Trưởng ban kế toán ở bộ phận phụ thuộc Bộ phận tài chính thống kê Bộ phận kiểm tra kế toán nội bộ Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán hoạt động chung cho toàn doanh nghiệp Kế toán trưởng doanh nghiệp đơn vị chính đơn vị phụ thuộc 4.2.3. Mô hình tổ chứ công tác hỗn hợp Sở dĩ có loại hình tổ chức kế toán này là do tính đa dạng của các đơn vị sản xuất kinh doanh và những ưu nhược điểm của loại hình tổ chức công tác tập chung và phân tán . Theo hình thức này các bộ phận phụ thuộc thực hiện một số công việc kế toán như lập và kiểm tra chứng từ phát sinh ở đơn vị , đồng thời cũng có thể thực hiện hạch toán và phân tích chi phí sản xuất kinh doanh ở những mức độ khác nhau . Mức độ phân tán từng phần việc kế toán phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và trình độ hạch toán ở các đơn vị thành viên trực tiếp sản xuất kinh doanh. Theo loại hình tổ chức này , bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm và các tổ kế toán ở các đơn vị phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung . Phòng kế toán._. trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị , lập báo cáo kế toán , hướng dẫn , kiểm tra toán bộ công tác kế toán , hướng dẫn kiểm ra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị . Bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp tạo ra nhiều thuận lợi trong việc trực hiện kiểm tra ,giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động ở các đơn vị phụ thuộc , hạn chế những khó khăn trong việc phân công lao động , nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ , nhân viên kế toán cũng như trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật tình toán và thông tin trong các hoạt động kế toán có nhiều thuận lợi . Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp được áp dụng đối với các đơn vị có quy mô vừa và lớn , tổ chức hoạt động tập chung trên một địa bàn , đồng thời có một bộ phận phụ thuộc đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép , tính toán thông tin hiện đại trong công tác kế toán , có sự phân cấp quản lý tương đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc hoạt động trên địa bàn phân tán . Sơ đồ bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp Bộ phận tài chính Kế toán trưởng Trưởng phòng kế toán đơn vị Ké toán trưởng Trưởng phòng kế toán đơn vị Bộ phận kế toán vật tư Bộ phận tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán bán hàng Bộ phận kế toán ... Bộ phận kế toán chi phí sản xuất Bộ phận kế toán tiền lương Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị phụ thuộc Phụ trách ban kế toán ở các đơn vị phụ thuộc Bộ phận kế toán ... Bộ phận kế toán chi phí sản xuất Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán vật tư TSCĐ chương 5. sổ kế toán và hình thức kế toán 5.1. Tổ chức sổ kế toán để hệ thống thông tin kế toán 5.1.1. Khái niệm về sổ kế toán Các tài liệu phản ánh trên chứng từ kế toán tuy đầy đủ nhưng rất phân tán , không có hệ thống . Để có được các chỉtiêu kinh tế xác thực phục vụ cho công tác quản lý và giám sát các hoạt đông sản xuất kinh doanh , cần phải đưa toàn bộ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ gốc vào các sổ kế toán theo đúng phương pháp kế toán đã quy định . Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán . Sổ kế toán không những tập hợp số liệu từ các chứng từ kế toán mà quan trọng hơn là hình thành những tài liệu kế toán cần thiết phục vụ cho công tác quản lý . Như vậy sổ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán và công tác quản lý ở đơn vị . * Yêu cầu : Việc xây dựng , tổ chức hệ thống các sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học thuận tiện cho việc ghi chép , theo dõi , tổng hợp tài liệu , số liệu để lập báo cáo kế toán . Vì vậy việc tổ chức hệ thống sổ kế toán ở doanh nghiệp phỉa đáp ứng được yêu cầu cụ thể : nhà nước nghiên cứu xây dựng và ban hành mẫu sổ kế toán bắt buộc sử dụng cho các đơn vị ( như sổ cái , sổ nhật ...) và mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn ( sổ kế toán chi tiết ) để các đơn vị vận dụng . Căn cứ vào yêu cầu cụ thể của đơn vị , căn cứ vào những quy định có tính chất hướng dẫn của nhà nước , các đơn vị nghiên cứu , xây dựng ban hành các mẫu sổ kế toán cần thiết , phù hợp để sử dụng cho công tác kế toán của đơn vị. 5.1.2. Các loại sổ kế toán Sổ kế toán có nhiều loại khác nhau . Căn cứ vào những đặc trưng khác nhau có thể có nhiều cách phân loại khác nhau 5.1.2.1. phân loại sổ kế toán theo cách ghi chép trên các sổ kế toán Theo cách phân loại này sổ kế toán được chia làm 3 loại : 1. Sổ ghi chép theo trình tự thời gian Là loại sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên tục theo thứ tự thời gian phát sinh ( nên gọi là sổ nhật ) . Loại sổ này có tác dụng kiểm tra các hoạt động kinh tế theo thứ tự thời gian , bảo đảm các nghiệp vụ kinh tế đã phản ánh trong các chứng từ kế toán cũng được phản ánh trong các sổ kế toán. Thuộc loại sổ này có sổ đăng chứng từ ghi sổ ( sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ), sổ nhật chung ( sử dụng trong hình thức kế toán nhật chung ) Mẫu sổ đăng chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số Ngày 2. Sổ ghi theo hệ thống Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo các loại tài sản ,nguồn vốn và các quá trình kinh doanh ( còn gọi là phân loại sổ tài khoản ). Loại sổ này được sử dụng trong hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết từng loại tài sản , nguồn vốn và quá trình kinh doanh . Đặc điểm của loại sổ này là mỗi một tài khoản cấp 1, cấp 2, chỉ tiêu chi tiết được ghi vào một trang sổ riêng .Thuộc loại sổ kế toán này có sổ cái các tài khoản , sổ kế toán chi tiết , sổ nhật chứng từ . sổ cái các tài khoản Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày Số Ngày Số 3. Sổ liên hợp : Là loại sổ kết hợp giữa 2 cách ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian và ghi chép theo hệ thống trên cùng một trang sổ . Thuộc loại sổ này có nhật sổ cái ( sử dụng trong hình thức nhật- sổ cái ) nhật sổ cái Tháng ......... năm Chứng từ Trích yếu Số tiền Tài khoản Tài khoản Tài khoản Số Ngày Nợ Có Nợ Có Nợ Có -Số dư đầu kì - Số phát sinh trong kì Cộng số phát sinh trong kì Số dư cuối kì 5.1.2.2.Phân loại sổ kế toán theo trình độ khái quát của nội dung phản ánh trên sổ Theo cách phân loại này, sổ kế toán được chia làm 3 loại : 1. Sổ kế toán tổng hợp Là loại sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân theo các tài khoản kế toán cấp 1 . Sổ này cung cấp những chỉ tiêu tổng quát để lập bảng tổng hợp – cân đối kế toán và để chỉ đạo thực hiện có hiệu quả các quá trình sản xuất kinh doanh . Trong sổ này , khi phản ánh nghiệp vụ phát sinh thường chỉ dùng thước đo giá trị . Thuộc loại sổ này có các loại sổ như sổ cái , sổ nhật – sổ cái , sổ đăng chứng từ ghi sổ ... 2. Sổ kế toán chi tiết Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế một cách chi tiết theo từng tài khoản cấp 2 hoặc sổ chi tiết , đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị . Loại sổ này được sử dụng rộng rãi trong kế toán các chi phí sản xuất , tài sản cố định , công nợ . sổ chi tiết nguyên vật liệu Tên vật liệu Quy cách Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính Nhập Xuất Tồn kho Số Ngày Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lưọng Số tiền 3. Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vừa theo từng tài khoản cấp 1 , vừa chi tiết kết hợp theo tài khoản cấp 2, cấp 3 hoặc các điều khoản chi tiết . Thuộc loại sổ này có một sổ nhật chứng từ , một sổ cái các tài khoản ( kiểu sổ cái nhiều cột ) 5.1.2.3.Phân loại sổ kế toán theo hình thức cấu trúc sổ Theo cách phân loại này , sổ kế toán chia làm 4 loại : 1. Sổ kiểu một bên Là loại sổ mà trên mỗi trang sổ vẫn có 2 cột riêng để phản ánh số phát sinh bên Nợ bên Có của tài khoản , nhưng 2 cột đều bố trí cùng về một bên . sổ một bên Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ngày Số Nợ Có 2. Sổ kiểu 2 bên : Là loại sổ kế toán mà mỗi trang sổ đều chia làm 2 bên cân đối để phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản. Loại sổ này được sử dụng rộng rãi để phản ánh quan hệ giữa các mặt ( tài sản, nguồn vốn ) các su hướng biến động của đối tượng kế toán . Loại sổ này thích hợp với các đối tượng cần quản lý thường xuyên hai mặt đối lập tiện lợi cho việc đối chiếu cân bằng . Tuy nhiên , do phải cấu tạo hai bên có số lượng cột như nhau , nên số cột mỗi bên không được quá nhiều làm vượt quá khuôn khổ của trang giấy hoặc màn hình . Trong trường hợp này sử dụng sổ một bên sẽ giúp cho các tờ sổ hoặc màn hình được sử dụng hợp lý hơn . 3. Sổ cái nhiều cột Là loại sổ kế toán để kết hợp ghi số liệu hạch toán chi tiết bằng cách mở ra nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản trong một trang sổ sổ cái nhiều cột Tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nội dung ghi Nợ Ghi có 4. Sổ kiểu bàn cờ Là loại sổ kế toán lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng dối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ . Và sổ này có thể dùng kết hợp kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết trên cùng một trang sổ hoặc để phản ánh quan hệ đối ứng của các tài khoản có liên quan . 5.1.2.4. Phân loại sổ kế toán theo hình thức tổ chức sổ Theo cách phân loại này sổ kế toán được chia làm 2 loại: 1. Sổ đóng thành quyển Là loại sổ kế toán trong đó các tơ sổ đựơc đóng thành quyển có đánh số thứ tự trang và được kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị xác nhận số trang . Trong máy vi tính những đĩa từ coi như sổ đóng thành quyển bao gồm các tập tin thay cho các trang sổ , như vậy đĩa từ là một bộ sổ bao gồm một sổ tập tin được xác định . Sổ đóng thành quyển thích hợp với những đối tượng được phản ánh trong sổ thường xuyên biến động , dễ sảy ra mất mát thiếu hụt như vốn bằng tiền , vật tư quý hiếm 2. Sổ tờ rời :Là loại sổ kế toán bao gồm những tờ sổ riêng rẽ kẹp trong các bìa cứng hoặc hộp cứng theo trình tự nhất định để tiện cho việc ghi chép , bảo quản và sử dụng . Loại sổ này dễ dàng cho việc phân công công việc , nhưng việc bảo quản khó khăn, dễ thất lạc . Thông thường những sổ quan trọng người ta đóng thành quyển còn những sổ theo dõi các loại tài sản , nguồn vốn ít xảy ra mất mát , lãng phí có thể ở dạng tờ rời để dễ phân công ghi chép và sử dụng. 5.2. Hình thức kế toán 5.2.1. Tổng quát về các hình thức kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp phải được ghi chép vào các loại sổ sách theo một trình tự khoa học và có hệ thống .Ta gọi hình thức kế toán là các phương pháp thiết lập , ghi chép , trình bày , phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các loại sổ sách kế toán , các biểu mẫu báo cáo kế toán . Số lượng sổ sách được lập , mối quan hệ giữa sổ này với sổ khác , mối quan hệ giữa sổ sách kế toán và báo cáo kế toán . Các hình thức kế toán dược tổ chức , sắp xếp hợp lý để đảm bảo nội dung phản ảnh một cách đầy đủ , chính xác , trung thực , kịp thời và liên tục một cách khoa học và có hệ thống tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian trong doanh nghiệp , để có đủ chứng từ , tài liệu , tính toán các chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh , xác định đầy đủ kết quả sản xuất kinh doanh , có đấy đủ số liệu cần thiết để lập báo cáo biểu kế toán . Như vậy , đặc trưng của hình thức hạch toán kế toán là : Hệ thống các sổ kế toán được sử dụng Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán từ khâu đầu kà chứng từ kế toán và khâu cuối là báo cáo kế toán . Do có sự khác nhau giữa các đặc trưng nên hình thành các hình thức hạch toán kế toán khác nhau : Hình thức kế toán nhật sổ cái Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán nhật chung Hình thức kế toán nhật chứng từ Các đơn vị cần căn cứ vào điều kiện cụ thể của đơn vị về qui mô , đặc điểm hoạt động , yêu cầu quản lý , điều kiện trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán , thông tin , trình độ cán bộ kế toán , cán bộ quản lý mà lựa chọn hình thức kế toán thích hợp và phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đã lựa chọn về loại sổ , kết cấu các loại sổ , mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ cũng như trình tự và phương pháp ghi sổ . 5.2.2. Các hình thức hạch toán kế toán 5.2.2.1. Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái - Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ nhật sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế - Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức này bao gồm : + Sổ kế toán tổng hợp – sổ nhật – sổ cái + Sổ kế toán chi tiết gồm các loại sổ chi tiết cho các tài khoản phản ánh các tài sản , vật tư , thành phẩm , các tài khảon thanh toán công nợ , các tài khoản chi phí sản xuất Trình tự và phương pháp ghi sổ như sau: Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ kế toán hợp lệ , hợp pháp , lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật sổ cái đồng thời ghi vào các sổ chi tiết cần thiết Đối với các chứng từ có liên quan tới thu chi tiền mặt , thủ quỹ ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ , cuối ngày chuyển cho kế toán để ghi vào nhật sổ cái , sau đó mới ghi vào các sổ chi tiết khác có liên quan . Cuói tháng , căn cứ vào sổ chi tiết , kế toán lâp bảng chi tiết số phát sinh (mỗi tài khoản cần lập một bảng chi tiết) Căn cứ vào bảng chi tiết số phát sinh , kế toán tiến hành đối chiếu với số phát sinh , số dư chính của tài khoản đó trong sổ nhật sổ cái để đảm bảo số liệu khớp đúng. Cuối tháng , cuối quý hoặc cuối năm , căn cứ số liệu ở nhật sổ cái và bảng chi tiết số phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký- sổ cái Báo cáo ké toán Bảng tổng hợp chi tiết Các sổ , thẻ chi tiết Sổ quĩ thẻ kho Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc nhật ký – sổ cái Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Trong hình thức kế toán nhật sổ cái , việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính đã có sự kết hợp ghi theo thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống ( trên cơ sở nhật – sổ cái ) nhưng vẫn còn tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết việc kiểm tra , đối chiếu số liệu ghi trên sổ kế toán tổng hợp được tiến hành ngay trên sổ mà không cần lập bảng đối chiếu phát sinh . Sổ nhật ký – Sổ cái là quyển sổ chủ yếu mang tính chất tổng hợp và quan trọng nhất . Các chứng từ gốc sau khi được định khoản chính xác được ghi một dòng ở nhật ký sổ cái . Như vậy ta có thể căn cứ vào mỗi chứng từ gốc phát sinh hàng ngày để định khoản và ghi vào nhật ký sổ cái hoặc căn cứ vào các chứng từ gốc phát sinh trong một định kỳ , có nội dung kinh tế giống nhau để lập bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại và từ bảng tổng này ta ghi vào nhật ký sổ cái . Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái , việc ghi sổ kế toán các hoạt động kinh tế tài chính đã có sự kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống nhưng vẫn còn tách biệt việc ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết việc kiểm tra , đối chiếu số liệu ghi trên sổ kế toán tổng hợp được tiền hành ngay trên sổ mà không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh . Hình thức kế toán nhật ký sổ cái có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản , dễ ghi chép , đối chiếu kiểm tra , không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn kế toán cao . Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm là nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản , có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sổ kế toán sẽ rất cồng kềnh , rộng , không thích hợp , khó phân công lao động kế toán , khó áp dụng máy vi tính vào kế toán . Vì vậy hình thức này chỉ thích hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ , số nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày không đều , sử dụng ít tài khoản như ở các hợp tác xã , các đơn vị hành chính sự nghiệp . 5.2.2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ Đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thóng trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản . Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi được ghi vào sổ cái phải được phân loại để ghi vào chứng từ ghi sổ . Số liệu của chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ kế toán , nên hình thức kế toán này gọi là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ . Các loại sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ + Sổ kế toán tổng hợp bao gồm 2 loại riêng biệt : Đó là sổ đăng chứng từ ghi sổ dùng để đăng các chứng từ ghi sổ đã lập theo thứ tự thời gian và sổ cái là sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản . + Sổ kế toán chi tiết giống như trong hình thức nhật ký sổ cái Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức này : + Căn cứ vào các chứng từ gốc lập ra chứng từ ghi sổ , ghi rõ quan hệ đốí ứng của nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt số lần ghi sổ . Thông thường cứ 5 hay 10 ngày lập chứng từ ghi sổ một lần theo từng nhóm chứng từ gốc cùng loại . + Đối với những nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh nhiều lần có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc hoặc báo cáo quĩ để giảm chứng từ ghi sổ . + Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập đánh số thứ tự và ghi vào sổ đăng chứng từ ghi sổ . + Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ở sổ đăng chứng từ ghi sổ lấy số liệu ghi vào các sổ cái tài khoản . + Các nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ kế toán chi tiết căn cứ vào các chứng từ đính kèm theo chứng từ ghi sổ để ghi vàp các sổ chi tiết có liên quan . + Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết kế toán lập các bảng chi tiết số phát sinh các tài khoản . + Đối chiếu số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản với số liệu ở bảng chi tiết số phát sinh và cộng ở sổ đăng chứng từ ghi sổ . + Căn cứ vào số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản và số liệu ở bảng chi tiết số phát sinh tiến hành lâp bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác . Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có những ưu điểm như mẫu sổ đơn giản , dễ ghi chép , dễ làm , dễ phân công nhiệm vụ kế toán do sổ cái cá tài khoản có thể đóng thành quyển riêng biệt . Quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ nên số liệu kế toán đảm bảo chính xác . Trong điều kiện kế toán thủ công , hình thức này không đòi hỏi trình độ kế toán cao . Trong điều kiện kế toán bằng máy , hình thức này cũng đơn giản , gần với ngôn ngữ và cách làm việc của máy nên tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào công việc kế toán . Tuy nhiên hình thức kế toán này cũng bộc lộ nhược điểm là ghi sổ ở nhièu khâu còn trùng lặp lên khối lượng công việc nhiều . Việc kiểm tra , đối chiếu dồn vào cuối tháng , do đó báo cáo kế toán thường chậm Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thường được áp dụng ở những đơn vị có quy mô lớn và quy mô vừa , có nhiều cán bộ công nhân viên kế toán . sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quĩ, thẻ kho Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Các báo cáo kế toán Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản 5.2.2.3. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký- chứng từ để phân loại chứng từ theo thứ tự thời gian , cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở từng nhật ký chứng từ để lần lượt ghi vào sổ cái . Do nhật ký chứng từ vừa mang tính chất của sổ nhật ký, vừa mang tính chất của mỗi chứng từ ghi sổ nên gọi là nhật chứng từ . Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ đã kết hợp giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ theo hệ thống kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết , kết hợp giữa ghi chép hàng ngày với yêu cầu tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo ngay trên một trang sổ . Các loại sổ kế toán dùng trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ bao gồm : + Nhật ký chứng từ + Bảng kê, bảng phân bổ + Sổ cái + Sổ chi tiết Sổ nhật ký chứng từ là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác có liên quan . Sổ nhật chứng từ được xây dựng chủ yếu theo 2 mẫu sổ : Sổ nhật chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu nhiều cột sử dụng để ghi hàng ngày các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên Nợ của các tài khoản khác có liên quan . Trên sổ nhật chứng từ loại này có thể kết hợp ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết trên cùng một trang sổ . Sổ nhật chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu bàn cờ được sử dụng để ghi vào cuối tháng cấc hoạt động kinh tế tài chính đã được hệ thống hoá theo số phát sinh bên Có nhiều tài khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản khác có liên quan . Sổ nhật chứng từ mở hàng tháng , có loại chuyên dùng cho một tài khoản hoặc một số tài koản . Cuối tháng , cộng nhật ký – chứng từ, lấy số liệu ghi vào sổ cái . Sổ cái các tài khoản trong hình thức kế toán nhật ký – chứng từ được đóng thành quyển , mỗi tài khoản một trang theo dõi cả năm . Sổ cái ghi cụ thể số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với bên Có của các tài khoản có liên quan .Còn số phát sinh bên Có của các tài khoản được ghi theo tổng số . Cơ sở để ghi vào sổ cái là các nhật ký chứng từ . Sổ chi tiết được mở khi mà các nhật ký chứng từ , các bảng kê không thể chi tiết cho các tài khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý . Ví dụ : Trên nhật ký chứng từ không thể chi tiết cho từng tài sản cố định do đó phải có sổ chi tiết tài sản cố định . Tuy nhiên , số lượng sổ chi tiết trong hình thức kế toán nhật ký- chứng từ sẽ ít hơn số lượng sổ chi tiết trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái và chứng từ ghi sổ . + Bảng kê đựơc xây dựng để theo dõi một số chỉ tiêu chi tiết mà không thể kết hợp theo dõi trên nhật ký – chứng từ . Thí dụ bảng kê tính thành thực tế vật liệu , bảng kê thanh toán với người mua . + Bảng phân bổ đối với chi phí sản xuất ( vật liệu , tiền lương, khấu hao,..) thì phải lập các bảng phân bổ cuối tháng ,sử dụng số liệu ở các bảng phân bổ để ghi vào nhật chứng từ hoặc bảng kê phù hợp . Trình tự và phương pháp ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký – chứng từ : + Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc , ghi vào nhật chứng từ có liên quan đối với nghiệp vụ kinh tế cần theo dõi chi tiết riêng thì ghi vào bảng kê trước khi ghi vào nhật kí chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế cần phải phân bổ cần lập và ghi vào bảng phân bổ cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ . Riêng các nghiệp vụ về tiền mặt cần ghi vào sổ quĩ kiêm báo cáo quĩ làm căn cứ ghi vào nhật ký chứng từ. + Các nghiệp vụ cần ghi chi tiết như : TSCĐ ,vật liệu , thành phẩm ...được ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết để đối chiếu với tài khoản cấp 1 trong sổ cái . Các trường hợp khác được chi tiết ngay trong chứng từ hoặc bảng kê + Cuối tháng tiến hành đối chiếu giữa bảng kê và nhật ký chứng từ , giữa các nhật ký chứng từ có liên quan với nhau và căn cứ số liệu ở sổ cái , ở các nhật ký chứng từ , các bảng kê và các bảng chi tiết số phát sinh để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác . sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc , bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Sổ cái Nhật ký chứng từ Bảng kê Hình thức kế toán nhật ký chứng từ có ưu điểm lớn là giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp , kế toán chi tiết trên cùng trang sổ . Nhật chứng từ thay cả cho chứng từ ghi sổ và sổ đăng chứng từ ghi sổ , cho nên giảm ghi trùng lặp công việc ghi sổ kế toán được dàn đều trong tháng , việc đối chiếu số liệu được tiến hành ngay trên các sổ kế toán , việc lập báo cáo kế toán phải kịp thời . Tuy nhiên hình thức kế toán này có những nhược điểm sau : + Mẫu sổ phức tạp không thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán nhất là việc áp dụng máy tính vào công việc kế toán do kết hợp quá nhiều yêu cầu trong nhật ký chứng từ . + Đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ kế toán có trình độ chuyên môn tương đối vững vàng và đồng đều , hình thức này hiện nay đã được cải tiến theo hướng đơn giản , nhưng vẫn chưa được dễ dàng khi sử dụng trong kế toán bằng máy vi tính và yêu cầu ngôn ngữ đơn giản . Hình thức kế toán nhật ký chứng từ thường áp dụng cho các đơn vị có quy mô lớn , đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao . Hình thức này không thích hợp với các đơn vị đã ứng dụng rộng rãi tin học trong kế toán . 5.2.2.4. Hình thức kế toán nhật chung Đặc diểm của hình thức kế toán này là sử dụng sổ nhật chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó sử dụng số kiệu ở sổ nhật chung để ghi sổ cái các tài khoản có liên quan . - Các loại sổ kế toán của hình thức này bao gồm : sổ nhật chuyên dùng , sổ nhật chung , sổ cái và các loại sổ kế toán chi tiết . + Sổ nhật chuyên dùng là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi riêng các hoạt động kinh tế tài chính cùng loại diễn ra nhiều làn trong quá trình hoạt động của đơn vị như sổ nhật thu tiền , sổ nhật chi tiền , sổ nhật mua hàng , sổ nhật bán hàng . Loại sổ này mang tính chất như bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại . + Sổ nhật chung là loại sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản . Sổ nhật chung có những đặc điểm sau: Là sổ đóng thành quyển , không sử dụng sổ từ rời Nhật chung mở chung cho các đối tượng Chức năng của nhật chung là hệ thống hoá số liệu kế toán theo thứ tự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế Cơ sở để ghi nhật chung là chứng từ gốc đã lập hợp lệ , hợp pháp , hợp lý Nhật chung ghi theo nguyên tắc ghi kép + Sổ cái trong hình thức ké toán nhật chung : đây là sổ tổng hợp để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản mở cho mỗi đối tượng kế toán . Đặc trưng của ghi chép trên sổ cái : Sổ cái được ghi sau sổ nhật xét trên góc độ thứ tự phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được chứng từ hoá . Sổ cái ghi theo từng đối tượng ứng với mỗi tài khoản cần mở Ghi sổ cái được thực hiện theo từng nghiệp vụ đã ghi trên nhật Cơ sở để ghi sổ cái là sổ nhật chung Cách ghi sổ cái là lấy số liệu theo theo đối tượng trên sổ nhật để ghi vào sổ cái của đối tượng đó Trình tự và phương pháp ghi sổ trong hình thức kế toán nhật chung: + Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ , hợp pháp của chứng từ , tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào sổ nhật chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. + Trường hợp các hoạt động kinh tế tài chính có yêu cầu quản lý riêng , diễn ra nhiều lần thì căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật chuyên dùng . + Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt , thủ quỹ ghi vào sổ quỹ cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm theo chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán , kế toán tổng hợp số liệu từ sổ quỹ lập định khoản kế toán và ghi sổ nhật thu tiền , sổ nhật chi tiền . + Căn cứ vào số liệu ở sổ nhật chung và các sổ nhật chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ , kế toán ghi vào sổ cái tìa khoản liên quan + Những chứng từ gốc có liên quan phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết , cụ thể hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan + Cuối tháng , căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh , căn cứ vào số liệu ở sổ cái các tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh + Sau khi đối chiếu bảo đảm số liệu phù hợp , căn cứ vào số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh và các bảng chi tiết số phát sinh , lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật chung Chứng từ gốc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng đối chiếu số phát sinh Sổ cái các tài khoản Nhật chung Nhật chuyên dùng Sổ quỹ Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và cácbáo cáo kế toán khác chương 6:Những lý luận chung về hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp 6.1.Đặc điểm của sản phẩm xây lắp : - Sản phẩm xây lắp luôn luôn gắn liền với đất đai, khoảng không, mặt nước, thềm lục địa. Để tạo nên được sản phẩm xây lắp hoàn chỉnh thì người ta cần kết hợp nhiều sản phẩm của các ngành kinh tế, kỹ thuật khác đó là vật liệu xây dựng, luyện kim, năng lượng, chế tạo máy. Tất cả chúng được kết hợp, ghép nối lại với nhau bởi một tổ chức làm nghề xây dựng theo ý đồ thiết kế ban đầu để có thể đưa vào sử dụng theo mục đích của chủ đầu tư. - Sản phẩm xây dựng thường có giá trị rất lớn và có khoảng thời gian cho thi công và hoàn thiện dài, nhưng để đảm bảo công tác thanh quyết toán khối lượng thi công và thanh toán về mặt tài chính người ta thường phân chia một sản phẩm xây lắp thành nhiều phần : Theo từng hạng mục công trình cụ thể. Đây có thể coi là các sản phẩm trung gian. Các hạng mục đơn lẻ khi hoàn thành được nghiệm thu và được chủ đầu tư thanh toán. Nhưng một công trình xây dựng chỉ thực sự trở thành sản phẩm xây lắp khi toàn bộ các hạng mục thi công nó đều hoàn thành và có thể đưa vào sử dụng theo ý đồ thiết kế ban đầu. - Thông thường các sản phẩm xây dựng chỉ được sản xuất khi đã có đơn đặt hàng. Chính vì vậy mà sản phẩm xây lắp phải được định giá trước khi sản xuất. Điều này làm cho tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không được thể hiện. Sản phẩm xây lắp là đứng yên một chỗ và sẽ cố định tại đó trong thời gian nó được sử dụng. Chính vì vậy mà các đối tượng lao động và công cụ lao động, con người phải di chuyển đến nơi mà thi công công trình. Điều này tạo ra sự mất ổn định trong sản xuất của ngành xây lắp : Chi phí sản xuất có thể bị tăng lên do sự khác biệt về giá cả giữa các vùng và khoảng cách về không gian, thời gian. - Sản phẩm xây lắp gồm nhiều loại khác nhau và phục vụ cho những nhu cầu, mục đích khác nhau của con người do đó nó tạo nên tính đa dạng của sản phẩm xây lắp : Có rất ít sự lặp lại của sản phẩm xây lắp. Người ta có thể sử dụng sản phẩm xây lắp cho ở, cho làm việc, giải trí, đi lại thậm chí cả phục vụ mục đích tôn giáo, nghệ thuật,... - Do tính chất có thời gian sử dụng lâu dài cho nên các công trình xây lắp phải được quản lý xây lắp và hạch toán chặt chẽ đảm bảo đúng như dự toán, thiết kế. Bên cạnh đó các công trình xây lắp thường phải thi công ngoài trời trên nhiều địa bàn khác nhau nên yếu tố thời tiết luôn ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công công trình. Hiện nay để đảm bảo cho đơn vị thi công giảm tối đa thiệt hại khi công trình đang thi công gặp phải sự cố bất khả kháng người ta còn mua bảo hiểm cho công trình xây lắp. Các công trình khi gặp thiệt hại do mưa bão, động đất, hoả hoạn trong khi đang thi công đều có thể được bồi thường nếu có mua bảo hiểm công trình. - Giá cả là điều quan trọng khi tiêu thụ sản phẩm. Trong xây lắp giá cả dùng để thanh toán giữa nhà thầu và chủ đầu tư là giá dự toán của công trình hoặc giá t._.ực tiếp + Chi phí máy thi công + Chi phí sản xuất chung + Chi phí dịch vụ mua ngoài 2.4.2.2. Công tác quản lý chi phí sản xuất Công tác quản lý chi phí sản xuất là một công tác quan trọng của một doanh nghiệp xây lắp . Việc quản lý chi phí sản xuất được tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của công ty , tránh gây thất thoát , lãng phí trong quá trình sản xuất xây dựng . Nếu việc quản lý chi phí sản xuất không được tốt thì sẽ gây ra lãng phí, phát sinh nhiều những chi phí không cần thiết dẫn đến tăng chi phí sản xuất làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc hạch toán chi phí sản xuất , giá thành sản phẩm đòi hỏi công tác quản lý kế toán phải sâu, sát ,cụ thể đối với các khoản chi phí ở các công trình , hạng mục công trình trong suốt thời gian xây dựng công trình. 2.4.3. Trình tự tập hợp chi phí sản xuất theo từng khoản mục 2.4.3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp . Đối với nghành xây lắp nói chung và công ty cầu 7 nói riêng thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình , sử dụng vật tư tiết kiệm hay lãng phí và hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính xác hay không có ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm . Vì vậy công ty rất chú trọng đến việc hạch toán chi phí này . Công ty cầu 7 áp dụng phương thức khoán xuống các đội xây dựng công trình vì thế đối với vật tư dùng cho thi công công ty cũng giao khoán cho các đội . Công ty chịu trách nhiệm cung cấp vốn để các đội có thể trang trải khoản chi phí này , với hình thức kế toán này ở công ty không còn kho chứa vật tư để xuất kho các đội thi công . Điều này cũng giúp công ty giảm bớt chi phí vận chuyển từ kho của công ty đến các công trình , giúp cho các đội có quyền chủ động trong việc quản lý và điều hành sản xuất thi công . Khi công ty chúng thầu một công trình xây dựng , phòng kỹ thuật lập thiết kế thi công sau đó phòng kế hoạch lập dự toán phương án thi công cho từng giai đoạn công việc và giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội thông qua hợp đồng giao nhận khoán . Tại đội xây dựng công trình sẽ tiến hành chiển khai công việc được giao . Mỗi tổ sản xuất sẽ đảm nhiệm những công việc tương ứng và thực thi dưới sự chỉ đạo , giám sát của đội trưởng đội xây dựng công trình và cán bộ kỹ thuật để đảm bảo sử dụng vật tư đúng mức, tiết kiệm , hàng tháng các đội lập kế hoạch mua vật tư dựa trên dự toán kế hoạch xây lắp và định mức tiêu hao vật tư . Khi có nhu cầu sử dụng vật tư , đội trưởng đội xây dựng công trình cử nhân viên đi mua vật tư . Để có kinh phí mua vật tư nhân viên cung ứng viết giấy tạm ứng nên ban lãnh đạo công ty xét duyệt , cấp vốn . Căn cứ vào kế hoạch thu mua vật tư , phiếu báo giá vật tư và giấy tạm ứng do các đội gửi nên . Ban lãnh đạo công ty ký duyệt tạm ứng cho các đội . Trên cơ sở giấy đề nghị tạm ứng , kế toán lập phiếu chi , khi có phiếu chi ghi đủ chữ ký của kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị , kế toán quỹ sẽ suất tiền theo đúng số tiền ghi trong phiếu chi . Phiếu chi được lập làm hai liên : Liên một lưu, liên hai chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ ghi tiền và ghi vào sổ quỹ . Giấy xin tạm ứng là cơ sở để kế toán quỹ ghi chứng từ vào sổ , sổ chi tiết TK111, TK 141 rồi vào sổ cái TK111, TK 141. Khi vật tư mua về làm thủ tục nhập kho , thủ kho công trường cùng đội trưởng , nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra số lượng , chất lượng vật tư , sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho . Khi có nhu cầu xuất vật tư cho thi công , thủ kho công trường sẽ làm phiếu xuất kho . Mẫu phiếu xuất kho như sau : phiếu xuất kho Họ tên người nhận : Phạm Thanh Tuấn Địa chỉ : Tổ làm cầu Lý do xuất kho : Thi công cầu Trạm Bạc – Hải Phòng Xuất tại kho : Công trình cầu Trạm Bạc- Hải Phòng STT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo công trình Thực xuất 1 Đá dăm m3 80 80 95.000 7.600.000 2 Cát vàng m3 150 150 50.000 7.500.000 Tổng 15.100.000 Xuất ngày 07/12/2002 Phụ trách bộ phận Người nhận Thủ kho Vật tư sử dụng trong thi công các công trình của đội được hạch toán theo giá thực tế . Tại công trường , kế toán đội xác định giá thực tế của vật liệu xuất dùng theo giá thực tế đích danh của vật liệu căn cứ vào phiếu xuất vật tư , hàng tháng kế toán đội ghi vào bảng kê phiếu xuất vật tư . Bảng kê phiếu xuất vật tư Công trình: Cầu Trạm Bạc – Hải Phòng tháng 12/2002 TT Phiếu xuất Tên vật tư ĐVT Đơn giá SL Thành tiền SH NT 1 300 3/12 Ximăng tấn 740.000 500 370.000.000 2 301 3/12 Thép tấn 1400000 900 1264000000 3 302 7/12 Đá dăm m3 95000 80 7.600.000 4 302 7/12 Cát vàng m3 50.000 150 7.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng 2.357.425.850 Cuối tháng , kế toán đội đối chiếu số liệu trên phiếu xuất kho , bảng kê phiếu xuất kho . Sau đó gửi phiếu xuất kho , bảng kê phiếu xuất kho và các chứng từ gốc liên quan khác lên phòng tài chính . Căn cứ vào nhãng chứng từ nhận được kế toán chi phí công ty lập bảng tổng hợp chi phí vật tư cho sử dụng thi công các công trình . Bảng tổng hợp chi phí vật tư Tháng 12/2002 TT Tên công trình sử dụng Chi phí vật tư 1 Cầu Trạm Bạc – Hải Phòng 2.176.085.400 2 Cầu Kiền- Hải Phòng 1.305.187.800 ......... ....... Tổng 9.968.503.350 Cũng từ các chứng từ nhận được kế toán công ty lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Ngày 01/01/2003 Số hiệu : 212 TT Trích yếu TK Số tiền Nợ Có Chi phí NVL trực tiếp thi công công trình cầu Trạm Bạc- Hải Phòng 621 141 2.357.425.850 2.357.425.850 Từ các chứng từ ghi sổ ta lập sổ đăng chứng từ ghi sổ Sổ đăng chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số NT 212 1/1 2.357.425.850 213 2/1 1.413.953.450 ... ...... .............. ........ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ở sổ đăng chứng từ lấy số liệu và ghi vàosổ cái tài khoản liên quan . Sau khi khớp về số liệu giữa bảng tổng hợp xuất vật tư và sổ chi tiết TK621 , sổ cái TK621 kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang TK145 . Sổ chi tiết TK621 Chi phí NVL TT công trình cầu Trạm Bạc- Hải Phòng Phiếu xuất Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ... .... ......... ..... ....... 300 3/12 Ximăng 141 370.000.000 301 3/12 Thép 141 1264000000 302 7/12 Đá dăm 141 7.600.000 302 7/12 Cát vàng 141 7.500.000 .......... .... ..... Kết chuyển CPNVLTT 154 2.357.425.850 Sổ cái TK621 CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ... ... .......... ...... ... ... 212 1/1 Chi phí NVL TT cho cầu Trạm Bạc – Hải Phòng 141 2.357.425.850 213 2/1 Chi phí NVL TT cho cầu Kiền 141 1.413.953.450 ........... Kết chuyển CPNVL-Tháng 12 154 9.968.503.350 2.4.3.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành ở công ty cầu 7 . Công ty đặc biệt chú trọng vào công tác hạch toán chi phí nhân công vì nó không chỉ ảnh hưởng đến độ chính xác của giá thành sản phẩm xây lắp mà còn ảnh hưởng lớn đến thu nhập của người lao động . Chi phí nhân công bao gồm : lương chính , lương phụ và các khoản phụ cấp tính theo lương cho nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình xây lắp . Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm tiền lương công nhân lái máy , phụ máy và các khoản trích BHXH,BHYT,KPCĐ của công nhân. Công ty cầu 7 áp dụng hai hình thức trả lương , trả lương theo sản phẩm và trử lương theo thời gian . Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng cho đội ngũ công nhân trực tiếp thi công . Đây là hình thức tiền lương tính cho những công việc có định mức hao phí nhân công và được thể hiện trong các hợp đồng giao khoán . Các hợp đồng giao khoán và bảng chấm công là chứng từ ban đầu làm cơ sở để tính tiền lương và trả lương theo sản phẩm . Tiền lương = Đơn giá X Khối lượng thi công theo sản phẩm khoán thực tế Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng cho số cán bộ gián tiếp trên công ty , bộ phận quản lý gián tiếp tại các đội và nhân viên tạp vụ trên các công trường . Các chứng từ ban đầu cho việc tính lương và trả lương theo thời gian là bảng chấm công và cấp bậc lương. Tiền lương tháng = Mức lương tối thiểu X Hệ số lương Sau khi nhận khoán công trình từ công ty , đội trưởng giao từng phần việc cho từng tổ thông qua hợp đồng giao khoán . Hàng ngày , tổ trưởng các tổ theo dõi tình hình lao động của công nhân trong tổ mình và chấm công vào bảng chấm công . Bảng chấm công TT Họ và tên Cấp bậc Hệ số lương Ngày Quy ra công Ghi chú 1 2 3 ... 1 2 3 4 5 Nguyễn Trọng Hùng Bùi Đình Thiện Nguyễn Hùng Lâm Nguyễn Văn Minh Hoàng Đình Trọng ............ x x x x x x x x x x x x x x x 26 24 26 23 25 Khi kết thúc hợp đồnglàm khoán , nhân viên kỹ thuật cùng với chỉ huy trưởng công trường tiến hành kiểm tra khối lượng công việc . Trường hợp cuối tháng hợp đồng chưa hoàn thành thì cán bộ kỹ thuật công trình sẽ sác nhận việc hoàn thành trong tháng để làm cơ sở tính lương cho công nhân . Cuối tháng dựa trên hợp đồng làm khoán và bảng chấm công , kế toán đội lập bảng thanh toán lương. Việc tính lương được kế toán đội thực hiện bằng cách chia số tiền mà tổ sản xuất nhận được khi hoàn thành hợp đồng làm khoán trong tháng cho tổng số công quy đổi để hoàn thành hợp đồng . Lấy kết quả đó nhân với số công quy đổi của từng người để tính tiền lương phải trả cho người đó . Cuối tháng kế toán đội tập hợp các chứng từ có liên quan đến chi phí nhân công của đội gửi lên phòng Tài chính – Kế toán của công ty . Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các bảng thanh toán lương do đội gửi lên để lập bảng phân bổ tiền lương cho công trình. Bảng phân bổ tiền lương Tháng 12/2002 TT Đối tượng sử dụng Chi tiết các công trình Ghi Nợ TK Trạm Bạc Cầu Kiền ... Tổng A 1 TK622 Tiền lương CNTTSX 435.217.080 261.637.560 1.840.339.080 B 1 TK623 Tiền lương CNLM 25.000.000 17.000.000 ......... C 1 2 3 4 TK627 Trích 19%CNTTSX Trích 19%CNLM Tiền lương BPQLĐ Trích 19% BPQLĐ 110.200.000 4.750.000 198.000.000 37.000.000 ..... ..... 446.000.000 Tổng cộng C Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các chứng từ liên quan , kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ , sổ đăng chứng từ ghi sổ,vào sổ chi tiết , sổ cái TK622. Sau đó đối chiếu khớp số liệu , kế toán kết chuyển tiền lương công nhân sản xuất từng công trình trong tháng sang TK154, ghi bút toán kết chuyển vào sổ chi tiết , sổ cái TK622,TK154 Chứng từ ghi sổ Số hiệu : 199 Ngày 01/1/2003 STT Trích yếu TK Số tiền Nợ Có Chi phí NCTT cầu Trạm Bạc 622 334 435.217.080 435.217.080 Sổ đăng chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số NT 199 1/1 435.217.080 200 2/1 261.637.560 ... .. ............. ...... Sổ chi tiết TK622 Công trình cầu Trạm Bạc – Hải Phòng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ... ... .............. Trả lương cho CNTTSX 334 120.000.000 Tính lương cho tổ Nguyễn Trọng Hùng + Trích BHXH,BHYT .. .............. 334 338 82.000.000 12.000.000 Kết chuyển CPNCTT 154 435.217.080 Sổ cái TK622 Chứng từ GS Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ... ... .............. ..... .... ....... 199 1/1 Chi phí NCTT cầu Trạm Bạc 334 435.217.080 200 2/1 Chi phí NCTT cầu Kiền 334 261.637.560 ........... Kết chuyển CPNCTT- Tháng 12 154 1.840.339.080 2.4.3.3. Kế toán chi phí máy thi công Máy móc dùng trong thi công làmột phần tài sản của công ty. Để tạo quyền chủ động cho các đội xây dựng công trình, công ty giao tài sản xe, máy cho các đội . Lái xe , lái máy phải thực hiện chế độ thanh toán xăng, dầu với đội hàng ngày và thực hiện chế độ bảo dưỡng xe máy. Trong một tháng xe máy có thể phục vụ nhiều công trình . Vì vậy , để xác định và hạch toán chính xác chi phí sử dụng máy ở các đội công ty sử dụng ‘‘Nhật trình theo dõi hoạt động” của máy móc thi công . Sổ nhật trình này được công nhân điều khiển máy ghi có sự xác nhận của đội trưởng hoặc tổ trưởng đơn vị thi công nhằm theo dõi hoạt động của máy theo từng ca hoạt động trong tháng phục vụ cho từng đối tượng . Căn cứ vào nhật trình theo dõi hoạt động của xe , máy theo từng công trình đến cuối tháng gửi lên phòng Tài chính-Kế toán của công ty làm căn cứ pháp lý để ghi sổ cho từng đối tượng liên quan. Đối với chi phí chạy máy thi công : Khi có nhu cầu các đội tự lo mua nhiên liệu bằng tièn tạm ứng . Sau đó hạch toán theo nguyên tắc chi phí phát sinh tại công trình nào ,xe, máy nào thì hạch toán vào công trình đó ,xe,máy đó . Hàng tháng trên cơ sở các chứng từ gốc kế toán đội lập bảng kê phiếu xuất vật tư chạy máy thi công . Bảng kê phiếu xuất vật tư chạy máy thi công Đội thi công cầu Trạm Bạc-Hải Phòng Tháng 12/2002 TT Phiếu xuất Tên nhiên liệu ĐVT SL Đơn giá Thành tiền SH NT 1 167 3/12 Dầu Diezen Lit 670 3.500 2.345.000 2 168 4/12 Xăng A83 Lit 430 4.500 1.935.000 ........ Tổng 89.000.000 Cuối tháng kế toán tập hợp các chứng từ gốc có liên quan đến chi phí vật tư chạy máy thi công gửi lên phòng Tài chính – Kế toán của công ty làm cơ sở pháp lý để ghi chứng từ ghi sổ , sổ chi tiết , sổ cái TK623. - Đối với tiền lương của công nhân lái máy , chứng từ ban đầu là các bảng chấm công , nhật trình hoạt động của xe , máy và các hợp đồng làm khoán . Hàng ngày , tổ trưởng theo dõi quá trình làm việc của công nhân lái máy qua bảng chấm công . Kết thúc hợp đồng làm khoán kế toán đội tiến hành tính lương cho công nhân lái máy thi công . Cuối tháng các chứng từ có liên quan được kế toán tập hợp lại và gửi lên phòng Tài chính – Kế toán của công ty . Trên cơ sở các chứng từ đó , kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương cho các công nhân lái máy thi công các công trình trong tháng . Từ bảng phân bổ này , kế toán chi phí sẽ ghi chứng từ ghi sổ , sổ cái TK623, ghi bút toán kết chuyển chi phí nhân công lái máy thi công sang TK154. - Đối với khấu hao máythi công : Đầu tháng căn cứ vào bảng tính khấu hao công ty lập cho mọi tài sản cố định đã đăng ký với cục quản lý vốn và tài sản , kế toán tài sản cố định thông báo số khấu hao và trích trước sửa chữa lớn máy thi công theo từng loại xe máy cho từng đội . Kế toán đội phân bổ chi phí khấu hao và trích trước sửa chữa lớn vào chi phí máy thi công cho từng công trình theo nguyên tắc : Chi phí MTC A = Mức khấu X Số ca MTC A phục vụ cho CT B phân bổ cho CT B hao trong tháng Số ca MTC A phục vụ trong tháng Hàng tháng căn cứ vào những chứng từ gốc kế toán đội lập bảng tổng hợp chi phí máy thi công Bảng tổng hợp chi phí máy thi công Đội 706 TT Loại chi phí Số tiền 1 Chi phí vật tư chạy máy 125.150.652 2 Chi phí nhân công lái máy 65.000.000 3 Chi phí khấu hao tài sản cố định 197.000.000 4 Chi phí sửa chữa lớn 60.470.698 5 Chi phí khác bằng tiền dịch vụ 106.000.000 Tổng 544.621.350 Các chứng từ gốc , bảng kê, bảng phân bổ khấu hao là những căn cứ để kế toán công ty lập chứng từ ghi sổ , sổ đăng chứng từ ghi sổ, vào sổ chi tiết , sổ cái TK623 chứng từ ghi sổ Ngày 03/1/2003 Số hiệu: 204 TT Trích yếu TK Số tiền Nợ Có Chi phí MTC công trình cầu Trạm Bạc 623 141 544.621.350 544.621.350 sổ đăng chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số NT 204 3/1 544.621.350 205 4/1 326.296.950 ..... ....... .............. Sổ chi tiết TK623 Công trình cầu : Trạm Bạc – Hải Phòng Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có .......... 167 3/12 Dầu Diezen 141 2.345.000 168 4/12 Xăng A83 141 1.935.000 ......... 178 14/12 Trả lương CN lái máy 334 134.000.000 ............ Kết chuyển CPMTC-T12 154 544.621.350 Sổ cái TK623 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có .......... 204 3/1 Chi phí MTC công trình cầu Trạm Bạc 141 544.621.350 205 4/1 Chi phí MTC công trình cầu Kiền 141 326.296.950 ............. Kết chuyển CPMTC T12 154 2.300.423.850 2.3.4.4. Kế toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung ở công ty cầu 7gồm: + Tiền lương và các khoản tính theo lương của nhân viên quản lý đội + Chi phí công cụ dụng cụ sản xuất. + Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ công tác quản lý đội . + Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền. - Chi phí tiền lương nhân viên quản lý đội: Đối với nhân viên quản lý đội hàng ngày cũng thực hiện chấm công . Cuối tháng kế toán đội căn cứ vào bảng chấm công , hệ số lương để tính ra lương của từng người trong bộ phận quản lý đội, sau đó lập bảng thanh toán lương cho nhân viên quản lý đội . Bảng thanh toán lương của bộ phận quản lý đội Đội thi công cầu 706 Họ và tên Lương cơ bản Phụ cấp đắt đỏ Phụ cấp lưu động Tạm ứng kỳ I Thu 6% BHXHBHYT Còn lĩnh kỳ II Nguyễn Văn Hoà 750.000 38.500 38.500 500.000 45.000 282.000 Đỗ Quyết Chiến 600.000 38.500 38.500 400.000 36.000 241.000 ........... ... ... .... ........ ... ...... Tổng 18.350000 1.078.000 1.078.000 13.670.666 1101000 5734334 - Đối với chi phí công cụ dụng cụ : Công cụ dụng cụ bao gồm : quần áo bảo hộ lao động , cuốc xẻng ... và được phân bổ một lần vào chi phí sản xuất . Cuối tháng , kế toán đội lập bảng kê công cụ dụng cụ xuất để nộp lên phòng Tài chính – Kế toán của công ty . Bảng kê công cụ dụng cụ sản xuất dùng cho quản lý đội Đội thi công cầu 706 STT Tên nhiên liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Quần áo BHLĐ Bộ 90 60.000 5.400.000 2 Máy bơm nước Cái 4 1.500.000 6.000.000 ........ ... ... ... ..... Tổng 54.000.000 - Đối với khấu hao TSCĐ ở đội gồm chi phí khấu hao nhà cửa , kho tàng .. của đội . Hàng tháng , căn cứ vào tỷ lệ khấu hao đã quy định kế toán TSCĐ thông báo cho kế toán đội biết . - Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền : Hàng ngày , căn cứ vào hoá đơn kế toán đội ghi vào bảng kê. Sau khi tập hợp chứng từ liên quan chi phí sản xuất chung , cuối tháng kế toán đội gửi lên phòng Tài chính – Kế toán của công ty . Kế toán chi phí sẽ tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung để tính giá thành từng công trình . Tiêu thức phân bổ là tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất : Chi phí sản xuất chung phân bổ cho từng công trình = Tổng chi phí sản xuất chung phải phân bổ X Tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất công ty phân bổ Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất Sau khi phân bổ chi phí sản xuất chung , kết hợp với các chứng từ liên quan khác kế toán công ty lần lượt lập chứng từ ghi sổ , sổ đăng chứng từ ghi sổ, vào sổ chi tiết , sổ cái TK627 và ghi bút toán chuyển sang TK154 để tính giá thành . Chứng từ ghi sổ Số hiệu : 214 Ngày 5/1/2003 STT Trích yếu TK Số tiền Nợ Có Chi phí chung công trình cầu Trạm Bạc 627 141 290.144.720 290.144.720 sổ đăng chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Diễn giải Số NT 214 3/1 290.144.720 215 4/1 174.025.040 ... ....... ........... Sổ chi tiết TK627 Công trình cầu Trạm Bạc Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ........... 182 6/12 Quần áo BHLĐ 141 5.400.000 183 7/12 Máy bơm nước 141 6.000.000 ........ 194 28/12 Khấu hao TSCĐ 214 6.450.000 Kết chuyển chi phí 154 290.144.720 Sổ cái TK627 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 214 3/1 Chi phí chung công trình cầu Trạm Bạc 141 290.144.720 215 4/1 Chi phí chung công trình cầu Kiền 141 174.025.040 ................ ...... Kết chuyển chi phí chung tháng 12 154 1.244.892.720 2.3.4.5. Tổng hợp chi phí sản xuất : Sau khi đã có số liệu kế toán ở các khoản mục nguyên vật liệu trực tiếp , nhân công trực tiếp , chi phí máy thi công , chi phí sản xuất chung , kế toán tiến hành tập hợp chi phí cho từng công trình , hạng mục công trình . Vì công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên , nên việc tập hợp chi phí sản xuất sẽ được ghi thường xuyên vào sổ cái TK621,TK622,TK623,TK627 và cuối kì kế toán kết chuyển các khoản chi phí này vào TK154 được mở chi tiết theo từng công trình , hạng mục công trình . Sổ chi tiết TK154 Công trình cầu Trạm Bạc – Hải Phòng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có ........... Kết chuyển CPNVLTT 621 2.357.425.850 Kết chuyển CPNCTT 622 435.217.080 Kết chuyển CPMTC 623 544.621.350 Kết chuyển CPSXC 627 290.144.720 Tổng 3.626.809.000 2.3.4.6 Công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty cầu 7 Chi phí sản xuất tập hợp được là cơ sở để tính giá thành được tiến hành vào cuối niên độ kế toán . Giá thành chi phí xây lắp của công ty được tính dựa trên các khoản chi phí NVL TT, NCTT, MTC, SXC , chi phí sản xuất dở dang đàu kỳ , dở dang cuối kỳ . Cuối mỗi tháng , mỗi quý , công ty tiến hành kiểm kê khối lượng dở dang thực tế mà cuối mỗi năm mới tiến hành để tính giá thành sản phẩm xây lắp . Nếu trong tháng , quý có khối lượng thực tế hoàn thành bàn giao thì vẫn tiến hành nghiệm thu , bàn giao . Bộ phận kế toán tiến hành tính giá thành thực tế của khối lượng xây lắp đó . Công thức tính: Giá thành sản = Chi phí dở + Chi phí sản - Đở dang phẩm xây lắp dang đầu kỳ xuất trong kỳ cuối kỳ Cụ thể đối với công trình cầu Trạm Bạc – Hải Phòng trong tháng 12 /2002 đã hoàn thành : Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ : 456.342.000 Chi phí sản xuất trong kỳ : 3.626.809.000 Chi phí dở dang cuối kỳ : 815.264.000 Giá thành sản phẩm = 456.342.000 + 3.626.809.000 – 815.246.000 = 3.267.905.000. Lúc này kế toán định khoản : Nợ TK 632 : 3.267.905.000 Có TK 154 : 3.267.905.000 Cuối tháng lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tháng 12 cho tất cả các công trình. phần iii một số ý kiến hoàn thiện công tác hạch toán kế toán chi phí sản xuất , tính giá thành sản phẩm 3.1. một số ý kiến hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm . 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm . Bất cứ một doanh nghiệp nào khi bước vào thương trường đều phải cố gắng mọi cách để đạt được mục đích cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận . Để đạt được điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải giám sát chặt chẽ qua trình chi tiêu vật tư , tài sản , tiền vốn một cách có hiệu quả trên cơ sở tổ chức ngày càng hợp lý hơn qúa trình tổ chức hạch toán chi phí sản xuất phát sinh. Từ đó cung cấp đầy đủ các thông tin cho nhà quản ký , kịp thời đề ra các quyết định quản lý tối ưu nhất . Vấn đề hoàn thiện tổ chức sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp nói chung và công ty cầu 7 nói riêng đều tập chung giải quyết các nội dung cơ bản sau : Xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất , lựa chọn phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và phân bổ chi phí sản xuất một cách thích hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp và tổ chức thực hiện tốt tập hợp chi phí sản xuất . Xác định đúng đối tượng tính giá thành và lựa chọn phương pháp tính giá thành thích hợp .Tổ chức thực hiện tốt việc tính giá thành sản phẩm . Xây dựng quy tắc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của doanh nghiệp . Quy trình , trình tự công việc , phân bổ chi phí cho từng đối tượng , từng sản phẩm . Để giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các nhiệm vụ trên phải có các điều kiện sau: + Bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao , am hiểu luật lệ về công việc , phần hành kế toán . Người cán bộ kế toán phải trung thực , thật thà và có tinh thần trách nhiệm cao , giúp đõ tương trợ nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao . + Doanh nghiệp với tư cách là nhà quản lý trực tiếp phải luôn quan tâm đến không chỉ về mặt vật chất , tinh thần mà phải đầu tư trang thiết bị hiện đại tạo mọi điều kiện để kế toán phát huy chức năng ,vai trò của mình . Như vậy hoàn thiện có nghĩa là hoàn chỉnh hơn sao cho lý luận phù hợp với thực tiễn và ngược lại từ thực tế cần thiết phải bổ xung để hoàn thiện hơn nữa lý luận và chế độ thể lệ kế toán hiện hành trong thời kỳ phát triển kinh tế đất nước . 3.1.2 Đánh giá tình hình hạch toán nói chung và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành của công ty cầu 7 Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cầu 7 bao gồm sự kết hợp đồng thời cả ba mặt hợp tác lao động giản đơn , công trường thủ công và một phần cơ giới hoá . Qui mô loại hình sản xuất và trình độ kỹ thuật trong xây dựng ở công ty cầu 7 hiện nay rất đa dạng . Tình hình sản xuất toàn công ty phát triển có su hướng đi lên trong mọi lĩnh vực , quá trình tăng trưởng ổn định và vững chắc . Qua tình hình thực tế ở công ty cho ta thấy việc kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung đã có những cải tiến và hoàn thiện từng bước theo mức độ phát triển và yêu cầu quản lý của công ty đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh . Ngày nay trong điều kiện cơ chế quản lý được đỗi mới , hệ thông kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh gọn nhẹ , đội ngũ nhân viên có trình độ cao , nghiệp vụ vững vàng nắm vững chức năng của từng bộ phận do mình phụ trách . ở một chừng mực nhất định kế toán chi phí , sản xuất và tính giá thành sản phẩm là công cụ sắc bén đánh giá thực trạng kết quả hoạt động củacông ty đáp ứng được yêu cầu quản lý mà công ty đặt ra đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi , phương pháp tính toán các chi tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận có liên quan , cũng như nội dung công tác kế toán . Đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực , rõ ràng và dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế gi chép trùng lặp . Do đó việc tổ chức công tác kế toán của công ty đáp ứng được tình hình hiện tại . Công ty luôn chấp hành đày đủ các chế độ chính sách nhà nước qui định . Tổ chức mở các sổ sáh phù hợp để phản ánh với giám đốc tình hình chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm , chấp hành ghi chép đày đủ hợp thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh . Nhờ đó kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty góp phần đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao . Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng , công tác kế toán nói chung giúp công ty kiểm tra và phân tích một cách toàn diện tình hình tiết kiệm hoặc lãng phí vật tư , lao động , vốn bằng tiền trong quá trình xây dựng , phát huy kịp thời các khả năng tiềm tàng , hạ giá thành công tác xây lắp . Xác định cơ sở khoa học bằng chứng từ và ghi chép có hệ thống kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của từng công trình , tổ , đội sản xuất cũng như tình hình chấp hành các chế độ chính sách kinh tế , tài chính của nhà nước . 3.1.3 . một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm . Qua thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế ở công ty, được sự giúp đỡ tận tình , hướng dẫn chi tiết trong nghiệp vụ kế toán và được tiếp xúc với các phòng ban trong công ty và tiếp xúc với công việc hàng ngày . Bản thân em trong quá trình học tập ở trường đã được trang bị một số kiến thức về kế toán và được học hỏi thực tế ở tập thể lãnh đạo công ty , đã nâng cao cho em về nhiều mặt trong những nghiệp vụ kế toán tài chính và công tác quản lý kinh tế . Từ tình hình thực tế công tác hạch toán ở công ty và yêu cầu của công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm hiện nay, bản thân em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét và một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán CPSX ở công ty cầu 7 như sau: - Mô hình tổ chức kế bộ máy kế toán phù hợp với quy mô hoạt động của công ty, công ty sử dụng các loại hình sổ sách gọn nhẹ , áp dụng các hình thức ghi chép phù hợp với chế độ hiện hành. - Việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm công ty mở các tài khoản 621,622,623, 627 là theo đúng quy định hiện hành và phản ánh sát với thực tế . Tuy nhiên để công tác hạch toán tốt hơn em xin nêu lên một đề xuất về việc lập và sử dụng chứng từ kế toán như sau: Tổ chức chứng từ kế toán là phần rất quan trọng đối với người làm công tác kế toán . Để có thể tổ chức tốt chứng từ kế toán , kế toán không chỉ phải chú ý vận dụng đúng những chứng từ mang tính bắt buộc theo mẫu quy định mà phải biết vận dụng những nguyên tắc tài chính kế toán lập nên những chứng từ phục vụ cho công việc tại đơn vị của mình. kết luận Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là công cụ cực kỳ quan trọng đối với ngành xây dựng nói riêng và các doanh nghiệp nói chung . Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây dựng giúp cho bộ máy quản lý công ty thường xuyên nắm bắt được tình hình thực hiện các định mức chi phí vật liệu , lao động , sử dụng máy móc thi công , các dự toán chi phí gián tiếp theo từng hạng mục cônh trình , bộ phận thi công và toàn công ty , tình hình tiết kiệm lãng phí vật tư , lao động , vốn bằng tiền trong quá trình sản xuất . Phát hiện kịp thời khả năng tiềm tàng , hạ giá thành sản phẩm , xác định cơ sở khoa học bằng chứng từ và ghi chép có hệ thống kết quả hạch toán kinh tế của từng loại hình hoạt động cũng như kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách kinh tế tài chính của đất nước . Hạ giá thành sản phẩm là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong sản xuất kinh doanh . Việc hạ giá thành sản phẩm một cách có hệ thống là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của sản xuất kinh doanh , là nhiệm vụ hàng đầu của daonh nghiệp trên cơ sở hạ giá thành một cách có hệ thống mới nâng cao , tích luỹ một cách vững chắc và đảm bảo các phương tiện cần thiết để tái sản xuất mở rộng, nâng cao đời sống cán bộ công nhân trong các doanh nghiệp . Do thời gian thực tập tìm hiểu thực tế không nhiều và có trình độ chuyên môn còn hạn hẹp nên chuyên đế này không thể tránh khỏi những sai sót , em rất muốn được sự giúp đỡ của các thầy , cô giáo trong bộ môn kinh tế xây dựng để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn tập thể phòng tài chính kế toán và các phòng ban trong công ty cầu 7 đã tạo điều kiện tốt cho em trong quá trình thực tập tại công ty.Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Thanh Lan hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này./. ._.