Hạch toán chi phí, doanh thu & kết quả kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng

ao tối đa hoá lợi nhuận. Để thu được nhiều lợi nhuận, các doanh nghiệp phải sử dụng chi phí hợp lý với mức doanh thu. Với một chi phí thấp nhất để đạt mức doanh thu cần thiết thì kết quả thu được sẽ là lợi nhuận cao nhất. Do vậy, doanh nghiệp cần phải tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, đảm bảo không có hiện tượng chi không cần thiết và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với doanh nghiệp thương mại nghiệp vụ chính là lưu chuyển hàng hoá, việc sử dụng hợp lý chi phí có ý nghĩa sống còn. Tiết kiệm chi phí góp phần tiết kiệm vốn kinh doanh giảm chi phí tới mức thấp nhất để đạt doanh thu móng muốn có vai trò quyết định trong việc tăng lợi nhuận. Tiết kiệm chi phí là điều kiện tăng tích luỹ ngân sách Nhà nước, thúc đẩy nền sản xuất, góp phần hạ giá bán lẻ hàng tiêu dùng, từ đó nâng cao đời sống nhân dân. Để có thể quản lý chi phí để đạt mức doanh thu mong muốn ta phải hạch toán chính xác chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Có như vậy ta mới có thể kiểm tra, giám sát tình hình chi tiêu và thu nhập của doanh nghiệp để hạ thấp chi phí tới mức tối thiểu nhờ đó mới có kết quả kinh doanh tốt nhất. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Trong thời gian thực tập tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng, được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán của Công ty cùng với sự hướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản đã giúp tôi lựa chọn đề tài: “Tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng” Kết cấu luận văn gồm 3 phần chính: Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Phần III: Những ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ. Tổ chức hạch toán chi phí của khối lượng hàng hoá: Tổ chức hạch toán giá vốn hàng bán: Bản chất của giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là trị giá hàng mua vào để bán hay nói cách khác là cái giá phải trả để có lượng hàng hoá bán ra trong kỳ. Theo quan điểm cũ thì giá vốn hàng hoá là số tiền phải ghi trên hoá đơn bán hàng nhưng trong nền kinh tế thị trường quan niệm đó không hoàn toàn chính xác vì nó không phản ánh cái giá phải trả để có hàng hoá và việc tính chi phí thu mua vào chi phí lưu thông để phân bổ cho hàng hoá bán ra rất dễ bị nhầm lẫn và khó kiểm tra được tính chính xác. Chính vì vậy trong chế độ kế toán mới giá vốn của hàng hoá bán ra trong kỳ là giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua phân bố cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Cụ thể là hàng hoá nhập xuất tồn kho theo quy định được tính theo giá thực tế. Trị giá thực tế của hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập, bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá, chẳng hạn trường hợp thu mua hàng hoá: Giá thực tế = Giá mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, hoa hồng môi giới…) Tính giá vốn hàng bán (hàng xuất kho) Trong doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ chủ yếu là thu mua, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá, việc tính chính xác giá vốn hàng hoá có ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhất là trong nền kinh tế thị trường tự do có giá cả hàng hoá thay đổi theo từng ngày, thậm chí từng giờ, thì việc tính giá vốn hàng hoá đòi hỏi phải chính xác để có thể phản ánh chính xác kết quả kinh doanh vì giá vốn hàng bán chính là chi phí lớn nhất trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Tuỳ theo đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp thương mại ta có thể áp dụng một trong các phương pháp tính trị giá hàng xuất kho sau: Phương pháp giá thực tế đích danh (phương pháp trực tiếp, phương pháp đặc điểm riêng): Khi có thể nhận diện được từng loại hàng hoá tồn kho với từng lần mua và danh đơn của nó thì phương pháp này có thể được sử dụng để xác định trị giá vốn. Phương pháp này áp dụng không rộng rãi chỉ có một số đơn vị áp dụng hình thức kiểm kê định kỳ và có quy mô nhỏ. Phương pháp nhập trước xuất trước: FIFO (First in – First out) Phương pháp này phản ánh chính xác giá trị của hàng hoá nhập, xuất, tồn nhưng nó rất phức tạp do các mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và tình hình lưu chuyển rất phức tạp nên nó chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đòi hỏi thời gian bảo hành như thực phẩm, nước giải khát, thuốc lá, dược phẩm… Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, hàng hoá nào nhập sau thì xuất sau, xuất hết hàng nhập trước mới đến hàng nhập sau. Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị hàng hoá. Căn cứ vào lượng hàng hoá bán ra trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của hàng hoá bán ra. Công thức tính phương pháp này được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp hiện nay vì nó đơn giản và có thể giúp doanh nghiệp tính toán tương đối chính xác trị giá vốn hàng bán. Phương pháp nhập sau xuất trước: LIFO (Last in – First out). Theo phương pháp này, hàng hoá nào nhập sau cùng thì xuất trước. Xuất hết hàng nhập sau mới đến hàng nhập trước nó. Phương pháp này áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp có hàng hoá lâu bền, giá trị lớn. Phương pháp này thường được áp dụng trong thời kỳ lạm phát. Việc lựa chọn tiêu thức phan bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng đơn vị nhưng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ. Việc phân bổ được tiến hành theo công thức sau: Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng hoá tiêu thụ trong kỳ = Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ và chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Tổng tiêu thức phân bổ của lượng hàng hoá tồn kho và lượng hàng hoá tiêu thụ Tiêu thức phân bổ của lượng hàng hoá tiêu thụ x Hạch toán giá vốn hàng bán: Nhiệm vụ: Việc hạch toán chính xác và kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng đối với việc quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do giá vốn hàng bán là chi phí lớn nhất của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nên giá vốn đúng hay không có liên quan đến doanh nghiệp có thực lãi hay không. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp, hạch toán giá vốn hàng bán có nhiệm vụ sau: Theo dõi và phản ánh chính xác trị giá vốn của hàng bán để giúp cho việc hạch toán kết quả kinh doanh. Tổ chức việc tính trị giá vốn hàng bán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán và yêu cầu quản lý. Hạch toán: * Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán, kết cấu tài khoản như sau: + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên TK 632 có kết cấu như sau: Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Bên Nợ Bên Có Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn (đã được coi là tiêu thụ trong kỳ) Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. + Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán: Bên Nợ: + Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ: + Trị giá vốn thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ cùng giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ. Bên Có: + Giá trị hàng xuất bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. + Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác định kết quả. + Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ (với đơn vị sản xuất và kinh doanh dịch vụ). Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. * Hạch toán giá vốn hàng bán tuỳ theo phương thức bán hàng: + Trường hợp bán hàng theo phương thức bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hoá (1561) + Trường hợp hàng hoá mua vào không qua kho mà giao nhận thẳng cho người mua: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường. + Hàng hoá xuất kho gửi cho bên mua theo hợp đồng đã ký hoặc gửi đại lý nhờ bán hộ, ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán. Có TK 156 (1561) - Hàng hoá + Khi bên mua thông báo đã nhận đủ hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, ghi: Giá vốn của hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 157 Khi hàng bán kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi nhật ký chung và vào sổ cái TK 632- Giá vốn hàng bán. Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng: Khái niệm chi phí bán hàng: Doanh nghiệp thương mại trong quá trình tái sản xuất xã hội, lưu thông hàng hoá là khâu quan trọng và rất cần thiết. Nhờ nó mà hàng hoá được đưa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Từ đó giá trị và giá trị sử dụng của nó mới được thực hiện. Để thực hiện được việc tiêu thụ hàng hoá nhằm đáp ứng được yêu cầu của quy luật kinh tế cơ bản nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng phục vụ đời sống thì doanh nghiệp thương mại cần hao phí một lượng lao động nhất định (gồm lao động sống và lao động vật hoá). Nhưng chi phí lao động này dùng vào hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp biểu hiện bằng tiền của chi phí lao động đó gọi là chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng gồm tiền trả cho nhân viên bán hàng, tiền đóng gói bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền trả cho các dịch vụ mua ngoài v.v… Tất cả những chi phí đó là cần thiết để thu hút và phục vụ khách hàng nhằm có được doanh thu. Quá trình tái sản xuất xã hội là quá trình sản xuất, phân phối, trao đổi và tiêu dùng. Mục đích của sản xuất là tiêu dùng, sản xuất quyết định lưu thông và bán hàng là khâu chủ chốt, tuy nhiên lưu thông lại có tác dụng trở lại đối với sản xuất thông qua mối quan hệ biện chứng. Như vậy, chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông phát sinh dưới hình thái tiền tệ để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng hoá kinh doanh trong kỳ báo cáo. Chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện. Trong trường hợp đặc biệt, chi phí bán hàng được kết chuyển qua kỳ báo cáo (kỳ xác định kết quả) để chờ doanh thu, khi thương vụ được thực hiện qua nhiều kỳ báo cáo. Nội dung chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Xét về nội dung kinh tế các khoản chi phí bán hàng gồm: Chi phí nhân viên bán hàng: Bao gồm có tiền công và qũy trích nộp bắt buộc theo tiền công (quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn). Chi phí vật liệu, bao gì chi dùng thực tế cho nhu cầu sửa chữa tài sản, xử lý hàng hoá dự trữ, bao gói hàng để tăng thêm giá trị thương mại cho hàng hoá. Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là những khoản chi về dụng cụ, đồ dùng phục vụ bán hàng như máy tính, cân, bàn ghế v.v… Chi phí khấu hao tài sản cố định: Của các khâu bán hàng (kho, quầy, cửa hàng, phương tiện vận tải, thiết bị cân đo, đong đếm, các công trình kiến trúc, kho bãi, cầu cảng v.v…) Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho các đơn vị và cá nhân bên ngoài do cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụ cho quá trình bán hàng như tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê vận chuyển, tiền sửa chữa tài sản cố định thuê bên ngoài, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác. Chi phí bằng tiền khác: Là toàn bộ các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng… Các nội dung chi phí bán hàng nêu trên theo yếu tố còn có thể được thể hiện trong hạch toán ban đầu và hệ thống hoá trên sổ kế toán theo mục đích chi tiêu. Thuộc mục đích chi phí cho nghiệp vụ bán hàng có: Chi phí vận chuyển: Bao gồm các tiền trả thuê phương tiện, thuê kho bãi trung gian trong quá trình vận chuyển hàng đi bán. Chi phí bốc xếp, dỡ hàng hoá: bao gồm cả chi phí kiểm nhận hàng, chi trả thuê nhân công bốc xếp, dỡ hàng hoá. Chi phí bao gói hàng hoá, đóng kiện hàng hoá: bao gồm vật liệu bao gói, công cụ, dụng cụ (bao bì luân chuyển) đã chi dùng thực tế. Chi phí khấu hao tài sản cố định của toàn bộ phận bán hàng. Chi phí sửa chữa tài sản cố định tự làm hoặc đi thuê thuộc chi phí bán hàng. Chi động lực các loại tự chế hoặc mua ngoài. Chi trả tiền hoa hồng môi giới, đại lý ký gửi dịch vụ ngân hàng… Chi trả tiền dịch vụ điện thoại, điện báo, telex, fax… Chi phí bán hàng của trường hợp kinh doanh hàng thực phẩm tươi sống, động vật sống… còn bao gồm các khoản chi tiếp tục chăn dắt, phơi đảo, bảo quản chất lượng… Trường hợp chi phí phát sinh liên quan tới lô hàng hoá theo phương thức vận chuyển bán thẳng thì mọi phát sinh chi tiêu đều phải ghi vào giá vốn thực tế của hàng hoá vận chuyển đã bán. * Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng: Việc xác định chi phí bán hàng trong doanh nghiệp thương mại phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: Chỉ những khoản chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị bán hàng mới được tính là chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển hàng để bán, chi phí trực tiếp cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, khấu hao tài sản cố định dùng cho công tác bán hàng… còn các chi phí khác như chi phí thu mua, vận chuyển hàng hoá trong quá trình thu mua, và các chi phí có tính chất gián tiếp (như thuế vốn, lệ phí giao thông, chi phí cho nhân viên quản lý doanh nghiệp…) thì không được tính là chi phí bán hàng. Những chi phí cho hàng hoá đem đi tiêu thụ bị trả lại cũng được tính vào chi phí bán hàng. Những chi phí có tính chất dự phòng như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi không được tính vào chi phí bán hàng. Không được tính vào chi phí bán hàng những chi phí liên quan đến phúc lợi của công nhân viên chức trong doanh nghiệp (như các chi phí xây dựng nhà trẻ, câu lạc bộ…) những khoản thiệt hại và bồi thường vật chất do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp hay cá nhân gây ra, những khoản phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chế độ tài chính, chế độ tín dụng… Các khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, khoản bị phạt thuế trong nộp thuế, khoản chi phí do kế toán bị nhầm hay bỏ sót khi vào sổ cũng không được hạch toán vào chi phí bán hàng. Xác định rõ phạm vi chi phí bán hàng có tác dụng đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí bán hàng, làm cơ sở để đánh giá đúng chất lượng quản lý chi phí bán hàng, xác định kết quả tài chính của doanh nghiệp tránh hiện tượng “lãi giả”, “lỗ thật” thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế từ đó giúp doanh nghiệp tự chủ về tài. chính của mình Nhiệm vụ hạch toán chi phí bán hàng: Hạch toán chi phí bán hàng là một công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nhằm không ngừng hạ thấp tỷ suất chi phí bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhiệm vụ kế toán chi phí bán hàng đặt ra ở các doanh nghiệp như sau: Kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí bán hàng nhằm đảm bảo tính kịp thời, hợp pháp của các khoản chi phí nhằm ngăn ngừa hành vi tham ô lãng phí. Phản ánh kịp thời, giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có nghĩa là kế toán chi phí bán hàng đã làm tốt chức năng kế toán là công cụ quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí bán hàng: Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng: Theo chế độ kế toán hiện hành thì toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ được hạch toán vào bên Nợ TK 641- Chi phí bán hàng, kết cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc bên Nợ TK142 “Chi phí trả trước”. TK641 không có số dư cuối kỳ. TK 641 có 6 tài khoản cấp 2. + TK 6411 “Chi phí nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả công nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển bảo quản sản phẩm hàng hoá đi bán bao gồm lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp khác… + TK 6412 “Chi phí vật liệu bao bì” Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng như vật liệu dùng đóng gói sản phẩm hàng hoá, nhiên liệu dùng trong vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng. + TK 6413 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” Tài khoản dùng để phản ánh chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng như quầy hàng, bàn ghế, máy tính v.v… + TK 6414 “Chi phí khấu hao tài sản cố định” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng như nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ, đo lường … + TK 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Phản ánh các chi phí bảo hành sản phẩm đã tiêu thụ. + TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí về dịch vụ mua ngoài trong khâu bán hàng như tiền thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu. + TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, bảo hành sản phẩm… Phương pháp hạch toán: Tính tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bốc vác, giới thiệu, sửa chữa, bảo hành sản phẩm … Kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 344 - Phải trả công nhân viên. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) Có TK 338 - Phải trả khác Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Khi xuất công cụ, dụng cụ, đồ dùng cho khâu bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6413) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Hoặc Có TK 142 – Chi phí trả trước (1421) (Đối với công cụ, dụng cụ có trị giá lớn, sử dụng nhiều kỳ kinh doanh) Khi tính khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng kế toán căn cứ vào bảng tính khấu hao để ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6414) Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định. Chi phí điện nước mua ngoài, chi phí thông tin phải trả bưu điện, chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị không lớn, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6417) Có TK 331 - Phải trả người bán. Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Trường hợp chi phí dịch vụ thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định quá lớn thì sử dụng phương pháp tính trước chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6418) Có TK 335 - Chi phí phải trả. Khi tính khấu hao tài sản cố định thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Có TK 331 - Phải trả cho người cung cấp. Hoặc Có TK 111, 112 Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 111, 112, 335, … Có TK 641 - Chi phí bán hàng Cuối kỳ hạch toán, kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 641 - Chi phí bán hàng Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hặc có ít hàng hoá tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản chi phí trả trước, kế toán ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 641 - Chi phí bán hàng ở kỳ hạch toán sau, khi có hàng hoá tiêu thụ, chi phí bán hàng đã được kết chuyển sang TK 142 (1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911, kế toán ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Ta có thể khái quát kế toán tổng hợp chi phí bán hàng theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng: TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112 Chi phí nhân viên Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí TK 152, 153, 142 (1421) Chi phí vật liệu, dụng cụ TK 911 TK 214 Kết chuyển chi phí bán hàng Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 331, 111, 112 TK 142 (1422) Các chi phí liên quan khác Chờ kết chuyển Kết chuyển Kế toán chi tiết chi phí bán hàng: Công tác kế toán chi phí bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại không chỉ tập hợp tính toán phân bổ chi phí bán hàng trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí bán hàng phát sinh nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh có hiệu quả đồng thời quản lý chi phí bán hàng có trọng điểm và tiết kiệm. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tuỳ theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp mà tiến hành tổ chức kế toán chi tiết bán hàng cho phù hợp. Theo quy định chung của ngành thương mại hiện nay, mỗi đơn vị thuộc ngành phải tổ chức chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung kinh tế của chi phí này tức là chi tiết theo yếu tố chi phí , ngoài ra có thể kết hợp với tổ chức kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo địa điểm kinh doanh, theo nhóm mặt hàng kinh doanh hoặc theo các khâu kinh doanh, trong đó hai phương pháp đầu là chủ yếu. Theo yếu tố chi phí: Được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp thương mại. Các yếu tố phát sinh trong kỳ được bộ phận kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết và tờ kê chi tiết cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán hàng tổng hợp. Theo địa điểm phát sinh: Chi phí bán hàng được kế toán theo từng đơn vị phụ thuộc (địa điểm phát sinh), phương pháp này đang được vận dụng phổ biến hiện nay. Theo phương pháp này những chi phí trực tiếp phát sinh ở những đơn vị trực thuộc được hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến nhiều địa điểm thì phân bố theo tiêu thức hợp lý và khoa học đối với từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi phí theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tố công tác kế toán, đặt chỉ tiêu chi phí cho các bộ phận và tổ chức hạch toán, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí một cách chặt chẽ. Theo hình thức nhật ký chung, kế toán chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh trong sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh cho hai tài khoản 641, 642. Theo hình thức hạch toán nhật ký chứng từ dùng bảng kê số 5. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được theo bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và chi phí chung khác. Xét về bản chất thì chi phí quản lý doanh nghiệp không tạo ra giá trị hay giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá. Nếu xét về quan hệ của chi phí quản lý đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì các chi phí quản lý là các chi phí gián tiếp nhưng rất cần thiết và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp. Chi phí quản lý chung khác chi phí bán hàng và chi phí sản xuất ở chỗ nó liên quan đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và là chi phí gián tiếp, qua đó việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho giảm tới mức tối thiểu các chi phí không cần thiết là rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay tuy các doanh nghiệp đã chuyển đổi từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toán độc lập nhưng vẫn bị ảnh hưởng của bộ máy quan liêu bao cấp. Do đó chi phí quản lý doanh nghiệp ở nhiều doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Nhà nước vẫn còn bất hợp lý do bộ máy quản lý không gọn nhẹ và cơ ché quản lý còn nhiều vấn đề cần giải quyết. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong công tác quản lý và hạch toán chi phí, việc phân tích tổng hợp và hệ thống hoá chi phí là một công việc hết sức quan trọng. Mặt khác, chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phức tạp nên cần phải được sắp xếp phân loại để thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, để đáp ứng được một cách tối ưu các yêu cầu đặt ra, tránh nhầm lẫn thiếu sót hay tập hợp phân bổ không chính xác. Trên cơ sở chế độ kế toán mới ban hành đã có sự điều chỉnh hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất đều có thể phân loại như sau: Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các chi phí về tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, KPCĐ… của ban giám đốc, nhân viên quản lý phòng ban của doanh nghiệp. Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực, vật liệu xuất dùng sửa chữa tscd ở bộ phận quản lý. Chi phí đồ dùng văn phòng: gồm những khoản chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý như phích nước, ấm chén… Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là phần giá trị hao mòn của những tài sản cố định dùng cho công tác quản lý như nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng cho các phòng ban. Thuế, phí và lệ phí: Là các khoản chi phí về nộp thuế vốn, thuế nhà đất, thuế môn bài và các khoản lệ phí như phí trước bạ, lệ phí giao thông, khoản phải nộp cấp trên để lập quỹ phí. Chi phí dự phòng: Là các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí dự phòng. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài, chi phí về điện, nước, điện thoại, điện báo, tiền thuê tài sản cố định thuộc văn phòng doanh nghiệp. Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tiền tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, giao dịch v.v… Việc phân loại này dựa vào nội dung kinh tế của các khoản chi phí nên rất hợp lý, khoa học phù hợp với thực tế chung. Do vậy, nó giúp cho việc hạch toán chi phí quản lý theo từng nội dung quản lý có trọng điểm, giúp cho công tác tổng hợp phân tích chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, hạ thấp chi phí quản lý tới mức cần thiết từ đó tác động tích cực đến kết quả kinh doanh sản xuất cuối cùng của doanh nghiệp. Mặt khác cách phân loại này còn tạo điều kiện để kế toán chi tiết quản lý trên cơ sở đó mà kế toán tổng hợp được một cách có hệ thống, đầy đủ, chính xác và đúng yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp. Phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp: Việc xác định phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp trong kinh doanh lưu chuyển hàng hoá phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: Chỉ những chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp mới được tính là chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với tài sản cố định phục vụ cho công tác quản lý như nhà cửa, phòng ban, các phương tiện truyền dẫn, thiết bị quản lý… thì giá trị hao mòn của chúng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí có tính chất bất thường như những chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế truy nộp thuế, các khoản chi phí phát sinh do kế toán nhầm lẫn hay bỏ sót khi vào sổ. Không tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp những chi phí liên quan đến hoạt động về vốn như chi phí đầu tư ký quỹ, ký cược, chi phí liên quan đến cho vay… Xác định rõ ràng phạm vi chi phí quản lý doanh nghiệp có tác dụng đảm bảo hạch toán đúng và đủ chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xác định chính xác kết quả hoạt động hạch toán kinh tế, từ đó doanh nghiệp thực hiện được quyền tự chủ về tài chính của mình. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: Kế toán tổng hợp chi phí quản lý: Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán phản ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” hoặc TK 142 “Chi phí trả trước”. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các TK cấp 2: + TK 6421 - “Chi phí nhân viên quản lý”. + TK 6422 - “Chi phí vật liệu quản lý”. + TK 6423 - “Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424 - “Chi phí khấu hao tài sản cố định” + TK 6425 - “Thuế và lệ phí” + TK 6426 - “Chi phí dự phòng” + TK 6427 - “Chi phí dịch vụ mua ngoài”. + TK 6428 - “Chi phí bằng tiền khác” * Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Tiền lương, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 344 - Phải trả công nhân viên. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 338 - Phải trả khác Khi xuất vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, vật liệu để sửa chữa tài sản cố định chung của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422) Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Giá trị công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng được tính trực tiếp một lần cho chi phí quản lý, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Trong trường hợp xuất dùng một lần với giá trị lớn công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng phương pháp phân bổ dần và ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Khi phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp ghi: Nợ TK._. 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 142 - Chi phí trả trước (1421) Hàng tháng căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định. Thuế môn bài, thuế nhà đất, thu trên vốn… phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà phải nộp ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi vào cuối niên độ: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tiền điện thoại, điện báo, telex, điện nước… mua ngoài phải trả, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331… Khi phát sinh các chi phí về hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, chi phí đào tạo, in ấn tài liệu, kế toán ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331… Lãi vay vốn dùng cho sản xuất kinh doanh phải trả hoặc đã trả trong kỳ, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 335 - Chi phí phải trả hoặc Có TK 111, 112 Chi phí sửa chữa tài sản cố định một lần có giá trị nhỏ, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 111, 112, 331… Trường hợp sử dụng phương pháp tính trước về chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định kế toán thực hiện như sau: Khi tính trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423) Có TK 335 - Chi phí phải trả Khi sửa chữa lớn tài sản cố định thực phát sinh ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. Có TK 331, 111, 112, 338,… Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành ghi: Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 128 Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 142 “Chi phí trả trước” ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp đã kết chuyển vào TK 142 (1422) được kết chuyển sang TK 911, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 142 - Chi phí trả trước (1422) Hạch toán tập hợp chi phí quản lý có thể khai thác bằng sơ đồ sau: TK 334, 338 TK 642 TK 111, 138 Chi phí nhân viên quản lý Các khoản ghi giảm chi phí quản lý TK 152, 153 Chi vật liệu, dụng cụ TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 111, 333, 112 Thuế, phí, lệ phí TK 911 TK 139, 159 Kết chuyển chi phí quản lý Chi phí dự phòng TK 142 (1421), 335 TK 142 (1422) Chi phí phải trả, trả trước TK 331, 111, 112 Chờ kết chuyển Kết chuyển Chi phí khác Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh rất phức tạp, do công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại không chỉ tập hợp tính toán chi phí quản lý phát sinh trong kỳ mà còn phải tổ chức theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được Nhà nước quy định rất cụ thể, mỗi đơn vị thuộc ngành thương mại đều phải tổ chức kế toán chi tiết theo nội dung kinh tế của chi phí quản lý tức là chi tiết theo yếu tố chi phí. Tuy nhiên doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm, yêu cầu quản lý cụ thể để tổ chức kế toán chi tiết chi phí như có thể kết hợp với kế toán chi itết theo khâu kinh doanh, địa điểm, đối tượng kinh doanh. Tổ chức hạch toán doanh thu: Bản chất của doanh thu: Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Nói cách khác, doanh thu là tổng số tiền phản ánh trên các chứng từ, hoá đơn hợp đồng về cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ (tính theo số lượng hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đơn giá bán). Khi một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và hàng hoá cho người tiêu dùng thì doanh nghiệp được trả ngay một khoản tiền hoặc một khoản phải thu trong thời gian tới. Doanh thu trong một khoảng thời gian nhất định được xác định bởi lượng tiền và các khoản phải thu do việc bán hàng trong thời gian đó. Đối với một nghiệp vụ riêng biệt nào đó thì số doanh thu là giá trị tài sản nhận được từ khách hàng. * Thời điểm xác định doanh thu: Doanh thu được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá hay nói cách khác là thời điểm hàng bán thu tiền hay được người mua chấp nhận thanh toán. Tổ chức hạch toán doanh thu: Doanh thu là chỉ tiêu kinh tế quan trọng đối với ban lãnh đạo và các nhà đầu tư. Nó biểu hiện quy mô doanh nghiệp và tình hình tiêu thụ hàng hoá trên thị trường. Việc tăng khối lượng hàng hoá bán ra là bằng chứng về sự tăng trưởng kinh doanh và về khả năng tăng thu nhập. Mặt khác xu hướng giảm doanh số bán ra thường là dấu hiệu đầu tiên của việc giảm thu nhập và những khó khăn về tài chính. Do đó việc hạch toán doanh thu kịp thời và chính xác có ý nghĩa rất quan trọng. Để có thể hạch toán doanh thu trước hết ta phải xem xét các khái niệm sau: Chiết khấu bán hàng: Là số tiền tính trên tổng doanh thu phải trả cho khách hàng do đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định. Các nhà sản xuất và bán buôn thường bán chịu hàng trong vòng 30 – 60 ngày hoặc hơn nữa nhưng nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn họ sẽ được giảm giá. Do việc giảm giá có tác dụng khuyến khích khách hàng trả tiền mặt sớm nên còn được coi là một khoản chiết khấu. Nếu một khách hàng trả lại một phần hàng hoá trước khi thanh toán thì chỉ số hàng giữ lại được giảm giá. Vào cuối kỳ số ghi nợ tích tụ ở tài khoản chiết khấu hàng bán, được trừ khỏi tổng doanh thu để xác định khoản thu do bán hàng. Cách làm này phản ánh thực tế là việc chiết khấu bán hàng làm giảm số tiền thu được do bán hàng theo chế độ kế toán, tài khoản sử dụng để phản ánh toàn bộ số doanh thu bán hàng bị chiết khấu trong kỳ của doanh nghiệp vào TK 521 “Chiết khấu bán hàng”. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Số tiền chiết khấu bán hàng đã chấp nhận với khách hàng trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số tiền khấu trừ vào doanh thu TK 521 cuối kỳ không có số dư và chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5211: - Chiết khấu hàng hoá TK 5212: - Chiết khấu thành phẩm TK 5213: - Chiết khấu dịch vụ. Hạch toán chiết khấu bán hàng. TK 111, 112, 131 TK 521 TK 511 Chiết khấu bán hàng giảm trừ cho người mua Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu sang tài khoản doanh thu Hạch toán hàng hoá bị trả lại và giảm giá hàng bán: Số hàng được coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền hay được người mua chấp nhận) nhưng bị người mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết như không phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại … là hàng bán bị trả lại. Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng … (do chủ quan của doanh nghiệp). Ngoài ra tính vào khoản giảm hàng bán còn bao gồm khoản phải trả cho khách hàng (hồi khấu) do một trong khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lượng lớn hàng hoá (tính theo tổng số hàng đã mua trong thời gian đó) và khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vì khối lượng lớn hàng hoá trong đợt mua. Số tiền hoàn trả và bớt giá hàng bán có ảnh hưởng đến doanh số đã ghi và làm giảm doanh thu mà doanh nghiệp nhận được. Vào cuối kỳ kế toán, số tiền hoàn trả và giảm trừ sẽ được thể hiện trong bảng kê khai thu nhập như một khoản giảm trừ doanh số theo chế độ kế toán hiện hành, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán được theo dõi trên 2 tài khoản: TK 531 “Hàng bán bị trả lại” TK 532 “Giảm giá hàng bán” * TK 531 “Hàng bán bị trả lại” có kết cấu như sau: Bên Nợ: Doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại trừ vào doanh thu. TK 531 cuối kỳ không có số dư. TK 111, 112, TK 531 TK 511 Trả tiền cho người mua về số hàng bán bị trả lại Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại * Tài khoản 532- Giảm giá hàng bán có kết cấu như sau: Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán được chấp thuận. Bên Có: Kết cấu chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu. TK 532 cuối kỳ không có số dư. TK 111, 112, 131 TK 532 TK 511 Số tiền giảm giá hàng bán cho người mua Cuối kỳ kết chuyển số giảm giá hàng bán. Việc theo dõi hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán trên 2 tài khoản riêng biệt và có ý nghĩa quản lý vì ban quản lý quan tâm đến tỷ lệ % hàng bị trả lại so với hàng bán ra để biết được sự hài lòng của khách hàng về hàng hoá. Thuế doanh thu Thuế doanh thu là một trong các loại thuế gián thu phải nộp Nhà nước. Nó được xác định trên cơ sở doanh thu bán hàng và tỷ lệ thuế doanh thu do Nhà nước quy định. Do vậy, nó cũng là khoản giảm trừ trực tiếp đối với doanh thu. Thuế doanh thu được phản ánh trên TK 333 (chi tiết 3331- Thuế doanh thu), kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Số thuế doanh thu đã nộp Nhà nước. Bên Có: Số thuế doanh thu phải nộp Nhà nước. Số dư bên Có: Số thuế doanh thu còn phải nộp Nhà nước. Trong trường hợp rất cá biệt, tài khoản 333 (3331) có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số thuế doanh thu đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp cho Nhà nước. * Phương pháp hạch toán: Số thuế phải nộp tính trên doanh thu bán hàng sau khi kê khai được duyệt, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) Khi được báo số phải nộp, đã nộp trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng v.v…, ghi: Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) Có TK 111, 112 Hạch toán doanh thu bán hàng: Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”được sử dụng để hạch toán doanh thu. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: + Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ. + Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại. + Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 xác định kết quả. Bên Có: + Tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết trên 4 tài khoản cấp 2. TK 5111: “Doanh thu bán hàng hoá”. TK 5111: “Doanh thu bán các thành phẩm”. TK 5111: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. TK 5111: “Doanh thu trợ cấp trợ giá”. Trong doanh nghiệp thương mại, hoạt động kinh doanh hàng hoá rất đa dạng do đó hạch toán doanh thu đối với mỗi phương thức tiêu thụ khác nhau thì khác nhau. Hệ thống tổ chức kinh doanh thương mại hiện nay bao gồm các hình thức bán buôn, bán lẻ và kinh doanh tổng hợp. * Phương thức bán buôn: Bán buôn qua kho: Là các trường hợp bán buôn hàng đã nhập kho và thực hiện theo 2 cách: Chuyển hàng theo hợp đồng: Bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào nhận được tiền hay bên mua chấp nhận mới được coi là tiêu thụ. Giao hàng trực tiếp tại kho: Bên mua trực tiếp nhận hàng tại kho bên bán. Hàng hoá bên bán xuất kho giao cho bên mua được coi là tiêu thụ. Bán buôn vận chuyển thẳng: ở đây chỉ xét trường hợp có tham gia thanh toán. TK 111, 112, 131 TK 532 TK 511 Thuế doanh thu phải nộp Doanh thu bán hàng TK 521, 532, 531 Kết chuyển các khoản chiết khấu, giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại * Doanh thu hoạt động đại lý. TK 511 TK 131, 111, 112 Hoa hồng bán hàng được hưởng Toàn bộ tiền hàng thu được TK 331 Phải trả chủ hàng * Hoa hồng hoạt động môi giới: Công ty bán buôn là đơn vị trung gian giữa bên bán và bên mua. Công ty bán buôn uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng cho bên cung cấp đồng thời Công ty bán buôn sẽ nhận hoa hồng do bên bán hoặc bên mua trả. TK 511 TK 111, 112, 131 Số hoa hồng được hưởng * Doanh thu của phương thức bán lẻ hàng hoá: Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng hàng hoá được giao trực tiếp đến tay người tiêu dùng. Có các phương pháp bán lẻ sau: Bán hàng thu tiền tập trung: Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu ngân viết hoá đơn hoặc tích kê thu tiền và giao cho khách hàng để khách hàng tới nhận hàng tại quầy do nhân viên bán hàng giao. Bán háng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng, đồng thời tiến hành ghi chép vào các thẻ quầy hàng. Bán hàng tự động: Người mua tự chọn hàng hoá rồi mang đến bộ phận thu ngân nộp tiền. Sơ đồ hạch toán doanh thu theo phương pháp bán lẻ hàng hoá TK 333 TK 511 TK 111, 112 Thuế tiêu thụ Doanh thu bán hàng TK 3381 Số tiền thừa TK 911 TK 1338, 1381 Kết chuyển doanh thu thuần Số tiền bán hàng nộp thiếu Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán: Chứng từ: Các chứng từ được sử dụng làm căn cứ để hạch toán doanh thu là hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu mua hàng, bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)… Sổ sách kế toán: Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung thì sổ kế toán sử dụng là: Sổ chi tiết tiêu thụ TK 511 Nhật ký chung. Sổ Cái TK 511 Trình tự ghi chép: Hàng ngày kế toán ghi chép các nghiệp vụ phản ánh doanh thu vào sổ Chi tiết tiêu thụ và Nhật ký chung. Định kỳ tiến hành ghi Sổ Cái TK 511. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá: Bản chất của kết quả tiêu thụ hàng hoá: Kết quả tiêu thụ hàng hoá lãi (+), lỗ (-) = Tổng số doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá - Giá vốn hàng tiêu thụ + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại được biểu hiện dưới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ. Đó chính là phần chênh lệnh giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng tiêu thụ (giá mua và chi phí thu mua) và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả tiêu thụ hàng hoá được tính theo công thức: Khi kết quả tiêu thụ hàng hoá là lãi (+) thì có nghĩa là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã tạo ra lợi nhuận. Lợi nhuận là phần vốn được tăng thêm nguồn chủ sở hữu do hoạt động kinh doanh. Phần tăng thêm này thường đi đôi với sự tăng thêm của toàn bộ tài sản. Lợi nhuận là nguồn tích luỹ quan trọng đối với ngân sách, trích lập các quỹ của doanh nghiệp và bổ sung nguồn vốn kinh doanh. Hạch toán kết quả tiêu thụ: Để hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trong hạch toán sử dụng tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh, TK 911 có kết cấu như sau: Bên Nợ: + Kết chuyển giá vốn hàng bán đã thực sự tiêu thụ: + Kết chuyển chi phí quản lý, chi phí bán hàng trong kỳ. + Kết chuyển lãi tiêu thụ. Bên Có: + Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá. + Kết chuyển lỗ tiêu thụ. Phương pháp hạch toán kết quả tiêu thụ có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng quát kết quả tiêu thụ TK 632 TK 911 TK 511, 512 Kết chuyển giá vốn hàng bán đã thực sự tiêu thụ Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ TK 642 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 1422 TK 421 Kết chuyển (phân bổ) chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (với doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài) Kết quả tiêu thụ (lỗ) TK 421 Kết quả tiêu thụ (lãi) Phần II: Thực tế tổ chức hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả tại Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Đặc điểm hoạt động của Công ty: Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý: Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là Công ty kinh doanh mặt hàng xi măng phục vụ cho nhu cầu xây dựng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc. Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam theo quyết định số 91/QĐ của Nhà nước. Trong những năm qua quan hệ cung cầu xi măng trên thị trường có nhiều biến động, gây mất thăng bằng về mặt giá cả xi măng trên thị trường. Để điều tiết về giá cả cũng như về mặt số lượng xi măng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc, Bộ Xây dựng đã ra quyết định số 833-TCT-BXD ngày 10.7.1995 của Bộ trưởng bộ xây dựng giao nhiệm vụ bổ sung cho Công ty Kỹ thuật cũ từ ngày 01.08.1995. Công ty được thành lập dựa trên sự thành lập của 3 bộ phận: Công ty Vật tư Kỹ thuật cũ được thành lập từ tháng 9 năm 1993 quyết định thành lập số 445/BXD-TCLĐ. Chi nhánh Công ty Xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội. Chi nhánh Công ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội. Công ty thực hiện nhiệm vụ làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn đồng thời Công ty còn cho các đơn vị cá nhân làm đại lý lại cho mình. Công ty hoạt động với đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam tại Ngân hàng Nhà nước và có con dấu riêng để giao dịch với tên gọi “Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng”. Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng nằm ở Km6 đường Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là bình ổn xi măng trên địa bàn Thành phố Hà Nội và khu vực phía Bắc về số lượng cũng như về mặt giá cả trên cơ sở chỉ tiêu cấp trên giao. Để thực hiện được chức năng và nhiệm vụ này, Công ty cần một số vốn như sau: Vốn kinh doanh: 24.637.256.181 đ Vốn cố định: 16.583.113.836 đ Vốn lưu động: 6.761.965.484 đ Vốn xây dựng cơ bản: 1.448.795.718 đ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý (trang sau) Các bộ phận trung tâm của Công ty thực hiện các nhiệm vụ chức năng theo quy định riêng cho mỗi bộ phận. Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi hoạt động của Công ty. Giúp việc cho giám đốc gồm hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh giúp giám đốc xây dựng các kế hoạch kinh doanh trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch đạt được năm trước và đề ra các biện pháp đẩy mạnh kinh doanh, tăng cường quản lý, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Dưới phó giám đốc kinh doanh còn có các phòng ban trực thuộc: + Phòng quản lý bán lẻ có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho các đơn vị bán lẻ và thu tiền về, trên cơ sở doanh số bán từng loại xi măng từng địa điểm kinh doanh cung cấp cho phó giám đốc kinh doanh xây dựng các kế hoachj bán hàng kỳ tới. + Phòng quản lý đại lý có nhiệm vụ quản lý các đơn vị nhận làm đại lý tiêu thụ cho Công ty và cung cấp số liệu về doanh số bán của từng đại lý cho phó giám đốc kinh doanh để phân tích hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị đại lý và ra quyết định có cho đơn vị đó làm đại lý cho Công ty nữa hay không. + Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ tổng kết kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý trên cơ sở phân tích đúng đắn tình hình thực tế của Công ty mà xây dựng nên các kế hoạch kinh doanh chung cho kỳ tới sau đó trình phó giám đốc kinh doanh duyệt. Phó Giám đốc vận tải hàng hoá: Giúp giám đốc về mặt điều hoà mặt hàng xi măng giữa các kho, giữa các đại lý và từ các nguồn cung cấp đến nơi tiêu thụ hoặc về kho. Dưới phó giám đốc vận tải gồm các phòng: + Phòng quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quản xi măng ở các kho và tình hình xuất, nhập, tồn ở các kho tương ứng. + Xí nghiệp vận tải có nhiệm vụ vận chuyển xi măng từ các nguồn cung cấp về kho, từ kho đến các cửa hàng đại lý và từ các cửa hàng đại lý bán lẻ đến người tiêu dùng. + Phòng điều độ giao nhận: Căn cứ vào kế hoạch giao nhận ở cấp trên, Phòng có nhiệm vụ tiếp nhận số lượng và chủng loại xi măng từ các nhà máy và giao xuống cho các cửa hàng bán lẻ hoặc các đại lý theo kế hoạch. Dưới giám đốc gồm các phòng: + Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình tài chính của Công ty và tổng hợp kết quả tài chính cụ thể về hoạt động kinh doanh. + Phòng tổ chức lao động chịu trách nhiệm tổ chức quản lý cán bộ nhân sự trong Công ty và các công tác hành chính khác. + Phòng quản lý thị trường có nhiệm vụ cung cấp cho giám đốc các thông tin của thị trường về giá cả, số lượng, chủng loại xi măng, mức độ tiêu thụ của từng loại xi măng ở từng loại khu vực thị trường, ngoài ra Phòng còn tổ chức khai thác thị trường tiêu thụ mới ở các nơi. + Văn phòng Công ty có nhiệm vụ phục vụ đời sống sinh hoạt của cán bộ công nhân viên và đảm bảo trật tự an toàn trong Công ty. Các phòng kế toán tài chính, phòng tổ chức lao động, phòng quản lý thị trường, văn phòng Công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty, tuy nhiên khi Giám đốc đi vắng thì có thể uỷ quyền chỉ đạo cho một trong hai phó Giám đốc. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký chung. Nhiệm vụ của mỗi phòng ban như sau: * Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi công việc của phòng kế toán. Phó phòng 1: Phụ trách lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, theo dõi và kiểm soát các lĩnh vực vận tải đường dài và phụ trách phòng khi trưởng phòng đi vắng. Phó phòng 2: Phụ trách về công tác tiêu thụ xi măng, theo dõi và kiểm soát các lĩnh vực báo cáo vào thống kê. Bộ phận hạch toán xí nghiệp, có nhiệm vụ hạch toán báo sổ cho kế toán trưởng về vật tư, chi phí, các quỹ tại Xí nghiệp theo định kỳ. Bộ phận kế toán hàng hoá theo dõi việc nhập, xuất, tồn hàng hoá. Bộ phận kế toán thanh toán chịu trách nhiệm về phần hành kế toán công nợ giữa Công ty với bên ngoài, giữa Công ty với ngân hàng, ngân sách… Bộ phận kế toán vật tư tài sản theo dõi tình hình biến động của vật tư tài sản trong Công ty. Bộ phận kế toán các quỹ theo dõi việc trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty. Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổng hợp số liệu của toàn Công ty. Cụ thể là việc cập nhật chứng từ trên cơ sở đó lập các chương trình tổng hợp lên báo cáo của Công ty. Mô hình bộ máy kế toán của Công ty kế toán trưởng phó phòng 1 phó phòng 1 bộ phận kế toán xí nghiệp bộ phận kế toán hàng hoá bộ phận kế toán thanh toán bộ phận kế toán vật tư tài sản bộ phận kế toán các quỹ bộ phận kế toán tổng hợp máy tính Hình thức hạch toán: Công ty thực hiện hình thức hạch toán Nhật ký chung với sự hỗ trợ của máy vi tính thông qua phần mềm hạch toán kế toán. Quy trình hạch toán như sau: cơ sở dữ liệu ban đầu chứng từ gốc sổ nhật ký chung sổ cái tài khoản Các loại sổ kế toán chi tiết báo cáo chi tiết quản lý Bảng cân đối số phát sinh báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày. : Tự động thực hiện bằng máy vi tính tại mọi thời điểm hạch toán. : Các quan hệ đối chiếu Tình hình thực tế hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ ở Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng. Trình tự hạch toán: * Chuẩn bị Công tác chuẩn bị của Công ty thực hiện đạt được 2 yêu cầu, đó là: + Chuẩn bị tốt các sổ sách chứng từ. + Phân cấp nhiệm vụ hạch toán và quy định việc luân chuyển chứng từ. Đối với yêu cầu 1: Qua hệ thống sổ sách chứng từ ở Công ty áp dụng khá đầy đủ và đúng chế độ quy định. Đối với yêu cầu 2: Do Công ty có địa bàn hoạt động tập trung và vận dụng cơ giới hoá trong công tác kế toán nên mô hình tổ chức kế toán của Công ty là mô hình tập trung. ở các bộ phận trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý sơ bộ các chứng từ, gửi các chứng từ về phòng kế toán của doanh nghiệp theo đúng định kỳ. * Hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ: Trình tự tiến hành theo các bước sau: + Ghi chép ban đầu. + Xét duyệt các khoản thu chi trên cơ sở chứng từ hợp pháp. + Định khoản và hạch toán vào các sổ sách kế toán có liên quan. + Phân bổ chi phí. + Riêng bước “Tính toán các chỉ tiêu và tiến hành phân tích kinh tế” nhằm phát triển những khả năng tiềm tàng và chỉ ra những biện pháp cần thiết trong quá trình hạ thấp chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh thì chưa thực hiện tốt. Điều này có ảnh hưởng lớn đến quá trình phấn đấu nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. * Kiểm tra hạch toán chi phí, doanh thu và kết quả khối lượng hàng hoá kinh doanh trong kỳ: Việc kiểm tra hạch toán ở Công ty được tiến hành khá thường xuyên. Kế toán trưởng trực tiếp xuống bộ phận trực thuộc kiểm tra việc hạch toán, tập hợp số liệu kế toán hàng tháng, cuối quý, căn cứ vào các số liệu của các phòng ban liên quan cùng với số liệu của đơn vị trực thuộc gửi lên sau khi đã được đối chiếu kiểm tra tổng hợp để lên báo cáo toàn Công ty gửi lên Tổng Công ty và các cơ quan chức năng có liên quan. Kế toán hạch toán hàng hoá Công ty Vật tư Kỹ thuật Xi măng với chức năng chính là tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai Công ty: Công ty Xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn. Với đặc điểm trên, Công ty không phải hạch toán giá vốn hàng bán mà chỉ kiểm soát khối lượng nhập xuất – tồn từng loại xi măng. Quá trình luân chuyển chứng từ nhập-xuất xi măng + Căn cứ vào phiếu gửi hàng của bên chủ đại lý (Công ty xi măng Hoàng Thạch và Công ty Xi măng Bỉm Sơn) sau khi đã kiểm tra bằng thực tế, phòng điều độ Công ty thực hiện điều độ lại, phân về các kho, cửa hàng bán lẻ xi măng hoặc xuất hàng theo hợp đồng kinh tế. Tuỳ theo tính chất phòng điều độ phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Kho và cửa hàng làm phiếu nhập. Cuối ngày các cửa hàng nộp bảng kê nhập kèm phiếu nhập, thủ kho nộp bảng kê nhập và phiếu nhập về các phòng tương ứng: phòng đại lý, phòng bán lẻ sau đó chuyển sang phòng tài chính kế toán để làm cơ sở hạch toán. Sau đây là báo cáo nhập xi măng quý IV năm 2000 tạI khu vực Hà nội, bảng báo cáo này theo dõi cả số lượng và giá trị. Báo cáo nhập xi măng quý IV năm 2000 Khu vực: Hà Nội TT Loại xi măng Số lượng (tấn) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) Chưa thuế Thuế Cộng Chưa thuế Thuế Cộng I Hoàng Thạch (bao) 61.128,60 Đường bộ PCD 30 349.554,0 595.450 59.550 655.000 208.141.929.300 20.815.940.700 228.957.870.000 Đường sắt PCB 30 1.530,0 572.730 572.70 630.000 876.276.900 87.623.100 963.900.000 Đường sắt PC 40 0 636.364 636.36 700.000 0 0 0 Đường thuỷ PCB 30 24.643,20 568.180 56.820 625.000 14.001.773.376 1.400.226.624 15.402.000.000 II Bỉm Sơn (bao PCB 30) 16.731,82 Đường bộ 16.050,97 595.450 59.550 655.000 9.557.550.086,5 955.835.263,5 10.513.385.350 Đường sắt 680,85 568.180 56.820 625.000 386.845.353 38.685.897 425.531.250 III Bút sơn 32.433,45 1) XM bao Đường bộ PCB 30 25.041 565.909 56.591 622.500 14.170927.269 1.417.095.231 15.588.022.500 Đường sắt PCB 30 7.392,45 538.636 53.664 592.500 3.981.839.698,2 396.708.436,8 4.380.026.625 Đường sắt PC 40 0 602.272 60.228 662.500 0 0 0 IV Hải Phòng (bao PCB 30) 878,140 506.950.222 50.668.678 557.618.900 Đường bộ 250,00 577.300 57.700 635.000 144.325.000 14.425.000 158.750.000 Đường sắt 628,14 577.300 57.700 635.000 362.625.222 36.243.678 398.868.900 Cộng: hàng ngày căn cứ vào hoá đơn xuát, quyết định đIều động do phòng đIều độ lập được chuyển lên phòng kế toán, kế toán làm căn cứ để vào số liệu trên máy , máy tự động kết chuyển vào sổ sách đã được lập sẵn trong phần mềm. Cuối quý máy tự động kết chuyến sang sổ tổng hợp xuất nhập tồn quý IV từ đó máy in ra bảng như sau (Mẫu biểu2) Mẫu biểu2 Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn xi măng: Quý IV/2000 Nội dung các chỉ tiêu Đơn giá mua Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tiêu thụ trong kỳ Hao hụt khác Tồn cuối kỳ SL (tấn) Giá trị SL (tấn) Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL (tấn) Giá trị Xi măng HT (PCB 30) 6.816 4.434.175.000 61.128,6 39.261.687.000 61.339,05 39.401.908.250 0,4 262.000 6.605,15 3.563.332.750 Bộ 655.000 5.670 3.713.850.000 34.955,4 22.895.787.000 35.302,45 23.123.104.750 0,4 262.000 5.322,55 3.486.270.250 Thuỷ 625.000 331 206.875.000 24.643,20 15.402.000.000 24.850,9 15.531.812.500 0 0 123,3 77.062.500 Sắt 630.000 815 513.450.000 1.530 963.900.000 1.185,7 746.991.000 0 0 1.159,3 730.359.000 Xi măng HT (PCB40) 2.362 1.653.400.000 0 0 2.352 1.646.400.000 1,3 910.000 8,7 6.090.000 Bộ 700.000 1.511 1.057.700.000 0 0 1.501 1.050.700.000 1,3 910.000 8,7 6.090.000 Sắt 700.000 851 595.700.000 0 0 851 595.700.000 0 0 0 0 Xi măng Bút Sơn PCB40 1.730 1.126.917.500 0 0 1.500 980.067.500 0,1 63.000 229,9 146.787.000 Sắt 662.500 1.139 754.587.500 0 0 1.079 714.837.500 0 0 60 39.750.000 Thuỷ 630.000 591 372.330.000 0 0 421 265.230.000 0,1 63.000 169,9 107.037.000 XM Bút Sơn PCB 30 1.418 842.175.000 32.433,45 19.968.049.125 27.045,8 16.629.373.500 0,5 296.250 6.805,15 4.180.554.375 Sắt 592.500 1.351 800.467.500 7.392,45 4.380.026.625 6.887,9 4.081.080.750 0,5 296.250 1.855,05 1.099.117.125 Bộ 622.500 67 91.707.500 25.041 15.588.022.500 20.157,9 12.548.292.750 0 0 4.950,1 3.081.437.250 XM PCB 30 773 485.585.000 16.731,82 10.938.916.600 12.647,3 8.254.677.500 0,5 318.500 4.857,02 3.169.505.600 Bộ 655.000 82 53.710.000 16.050,97 10.513.385.350 11.670,5 7.644.177.500 0,2 131.000 4.462,27 2.922.786.850 Sắt 625.000 691 431.875.000 680,85 425.531.250 976,8 610.500.000 0,3 187.500 394,75 246.718.750 XM Bỉm Sơn PCB 40 7.113 4.872.405.000 0 0 7.113 4.872.405.000 0 0 0 0 Sắt bộ 685.000 7.113 4.872.405.000 0 0 7.113 4.872.405.000 0 0 0 0 XM Hải Phòng PCB 40 3.313 2.269.405.000 0 0 1.962 1.343.970.000 0 0 1.351 925.435.000 Sắt 685.000 1.381 945.985.000 0 0 1.051 719.935.000 0 0 330 226.050.000 Bộ 685.000 1.932 1.323.420.000 0 0 911 624.035.000 0 0 1.021 699.385.000 XM Hải Phòng PCB30 1.666 1.057.910.000 878,14 557.618.900 1.935 1.228.725.000 0,6 381.._.