Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại cửa hàng Bách Hoá Tổng Giảng Võ

ữa sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động linh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Trong sản xuất hàng hoá, các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi nếu không sẽ không thể đứng vững trước sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác. Muốn vậy các doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ được tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ. Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nước, mối liên hệ này tồn tại một cách khác quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…, đến quá trình thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, quá trình mua bán các loại chứng khoán… Từ đố có thể nói, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán. Xuất phát từ vấn đề đó, qua quá trình thực tập tại Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ Hà Nội, được sự hưỡng dẫn nhiệt tình của cô giáo Th.S Bùi Thị Phúc và sự giúp đỡ của cấc cán bộ trong kế toán Công ty tôi tiến hành ngiên cứu đề tài: “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội“. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1.Mục tiêu chung Đề tài được nghiên cứu nhằm mục đích đánh giá công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề thanh toán của người mua và người bán. Tiến hành hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phải thu ở khách hàng và phải trả người bán. - Đề ra giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu mối quan hệ giao dịch trong mua vật tư bán sản phẩm hàng hoá theo phương thức trả chậm và cách hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán tại Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ Hà Nội. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu Địa bàn nghiên cứu: Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội. Thời gian nghiên cứu: kẹhgTừ 10 /02/2003 đến 10/06/2003 1.4. Kết cấu luận văn Luận văn được kết cấu 5 phần Phần I: Mở đầu Phần II: Cơ sở lý luận và thực tiễn Phần III: Đặc điểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu Phần IV: Kết quả nghiên cứu Phần V: Kết luận Phần II: Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài 2.1. Những vấn đề chung về thanh toán 2.1.1. Khái niệm về thanh toán Theo nghĩa chung nhất thanh toán là việc dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ về kimh tế, tài chính giữa bên phải trả và bên nhận tiền. Trong đó các quan hệ về mua bán, trao đổi đơn thuần không thuộc về quản lý tài chính mà chỉ có quan hệ về thanh toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thưởng phạt về vật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hình thành và sử dụng quỹ tiền tệ mới được coi là quan hệ tài chính. Mỗi một doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh trên thị trường đều phải đặt mình trong mối quan hệ tài chính với nhiều tổ chức và đơn vị khác nhau. Mỗi một quan hệ mới ra đời là gắn liền với nó có một quá trình thanh toán mới phát sinh, cho nên quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp được hiểu là một loại quan hệ kinh tế xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi qua hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ với con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay. Tính chất liên tục kế tiếp của các chu kỳ kinh doanh, cũng như sự mất cân đối thường xuyên hoặc có tính chất thời điểm trong quan hệ cung cầu về vốn cho hoạt động của doanh nghiệp luôn là những nguyên nhân làm nảy sinh các quan hệ thanh toán. Nếu như doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, nếu như loại trừ được các khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, thì có thể nhìn vào tính chất rộng lớn, đa phương và phức tạp của quan hệ thanh toán để đánh giá mức độ tăng trưởng của một doanh nghiệp trên thương trường. Các quan hệ thanh toán bao giờ cũng phải được theo dõi quản lý trên các góc độ khác nhau của khoản tiền nợ. Trong doanh nghiệp thường có các loại thanh toán sau: Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ dịch vụ ra bên ngoài. Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách Nhà nước phát sinh trong quá trình doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nước về thuế và các khoản khác như phí và lệ phí. Quan hệ giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh, phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác. Thuộc loại quan hệ này gồm có các nghiệp vụ liên quan đến việc nhận hoặc góp vốn, thu hồi hặc trả vốn, phân chia kết quả. Quan hệ thanh toán nội bộ phát sinh giữa doanh nghiệp với người lao động trong doanh nghiệp và quan hệ giữa doanh nghiệp với chính các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các doanh nghiệp thành viên với nhau. Quan hệ thanh toán với các đối tượng khác: gồm các mối quan hệ như quan hệ thanh toán với ngân hàng và các chủ tín dụng về các khoản tiền vay, thế chấp, ký quỹ, ký cược, quan hệ thanh toán các khoản phải thu, phải trả khác. 2.1.2. Phân loại các nghiệp vụ thanh toán Có rất nhiều tiêu thức để làm cơ sở cho việc phân loại các nghiệp vụ thanh toán. Tuy nhiên dưới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán dựa trên các tiêu thức cơ bản sau: 2.1.2.1. Dựa vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành hai loại: + Thanh toán các khoản phải thu: Là bộ phận vốn của doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Khoản này thường phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho người thứ hai mà chưa thu được tiền. Nội dung các khoản nợ này bao gồm: * Phải thu của khách hàng * Phải thu nội bộ * Tạm ứng * Phải thu khác * Chi phí trả trước * Khoản thế chấp ký quỹ, ký cược + Thanh toán các khoản phải trả: Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay hoặc đi chiếm dụng của các đơn vị, tổ chức, cá nhân và do vậy doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán. Nội dung các khoản nợ phải trả bao gồm: * Vay ngắn hạn, vay dài hạn * Nợ dài hạn đến hạn trả * Phải trả người bán * Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước * Phải trả công nhân viên * Chi phí phải trả * Phải trả nội bộ * Phải trả phải nộp khác * Nhận ký quỹ, ký cược 2.1.2.2. Căn cứ vào thời hạn thanh toán có thể chia thành ba loại sau: + Thanh toán trả trước: Là trả tiền trước khi giao hàng một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian này tuỳ thuộc vào các bên tham gia. Thanh toán trước tiền hàng có nghĩa là bên mua ứng trước tiền hàng cho chủ hàng, cấp tín dụng cho bên bán hàng trong một thời gian nhất định để bảo đảm việc nhận hàng theo mong muốn. Thông thường thanh toán theo phương thức này ảnh hưởng trực tiếp đến công nợ phải thu phải trả của người mua và người bán. Trong trường hợp này người bán sẽ được tạo điều kiện về mặt tín dụng và được bảo đảm về thanh toán. Nhưng về phía người mua thì ngược lại, chịu rủi ro trước mắt về khoản tiền vốn bỏ ra trong tương lai có giá trị hơn nhiều những gì mà họ bỏ ra trong thời điểm hiện tại. + Thanh toán trả ngay: Là việc trả tiền ngay khi giao hàng. Phương thức này bảo đảm tính sòng phẳng trong quan hệ mua bán, song chỉ phù hợp với những nghiệp vụ có số tiền thanh toán nhỏ. Với những nghiệp vụ có giá trị lớn thì phương thức này không ưa thích lắm vì trên thực tế một doanh nghiệp thường có nhiều hoá đơn cần được thanh toán tại một thời điểm, do đó họ có những khó khăn về mặt tài chính. Hơn nữa tâm lý chung của nhà kinh doanh thường gặp là bao giờ cũng mong kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh tốc độ lưu thông hàng hoá, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do vậy các doanh nghiệp thường chấp nhận các phương thức khác, trong đó chủ yếu là phương thức trả sau. + Thanh toán trả sau: Là việc thanh toán sau khi giao nhận hàng một khoản thời gian nhất định. Nếu như thanh toán trả trước là người bán được cấp tín dụng từ phía người mua thì thanh toán trả sau có tính chất ngược lại, người mua được chiếm dụng vốn của người bán. Mức độ rủi ro với khoản phải thu này phụ thuộc vào khả năng tín dụng của người mua. Do vậy người bán khi chấp nhận thanh toán theo phương thức này kèm theo một số điều kiện về tín dụng khác đối với người mua. Đa số các doanh nghiệp hiện nay áp dụng phương thức trả trước và trả sau, trong đó trả sau là chủ yếu. Chính hai phương thức này góp phần tạo nên các khoản nợ phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp. 2.1.3. Nhiệm vụ thanh toán các nghiệp vụ thanh toán Phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong kinh doanh chi tiết theo từng đối tượng, từng kgoản nợ theo thời gian thanh toán. Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu và phải trả. Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính tín dụng. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ, tránh dây dưa công nợ và góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp. 2.1.4. Vai trò – ý nghĩa, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp Thanh toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của công tác này. Hoạt động thanh toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất đến tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dưới đây: + Trong quan hệ thanh toán với các nhà cung ứng: sự chậm trễ thanh toán gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất do hàng cung ứng chậm hoặc do tình trạng gián đoạn trong sản xuất gây ra. + Trong quan hệ thanh toán với Nhà nước hoặc cấp trên: các khoản thanh toán không đúng hạn hoặc gian lận trong thanh toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt hoặc có thể bị truy tố trước pháp luật). + Trong quan hệ thanh toán với khách hàng: doanh nghiệp cần tránh để bị lạm dụng vốn, tăng nhanh vòng quay của vốn. + Trong quan hệ thanh toán với công nhân viên: việc thanh toán đúng hạn tạo thuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức và trách nhiệm của người lao động. 2.1.5. Các hình thức thanh toán + Thanh toán bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua bán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức thanh toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lượng nhỏ, đơn giản bởi đối với các khoản mua bán có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp, không bảo đảm an toàn và hiệu qủa. Thông thường hình thức này được áp dụng thanh toán với các công nhân viên chức, với nhà cung cấp hoặc khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, thanh toán bằng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền mặt và thanh toán bằng vàng bạc, đá quý. + Thanh toán không dùng tiền mặt: Công việc thanh toán chỉ liên quan đến hai bên mua và bán, trong thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán chuyển khoản) thì tiền thực hiện các chức năng thanh toán, ngoài hai bên mua và bán còn có ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặtcó ý nghĩa quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Các hình thức không dùng tiền mặt để thanh toán bao gồm các loại hình thanh toán cơ bản sau: + Thanh toán bằng séc: séc là một loại chứng từ do ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng sử dụng để thanh toán các khoản chi tiêu hoặc rút tiền mặt về quỹ. Séc gồm 2 loại là séc tiền mặt và séc thanh toán. Séc tiền mặt là chứng từ do đơn vị có tài khoản tại ngân hàng sử dụng để thay tiền mặt thanh toán các khoản chi tiêu, thanh toán các hợp đồng mua bán, cung ứng. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tài khoản phát hành yêu cầu ngân hàng trình tiền từ tài khoản tiền gửi của đơn vị để trả cho người được hưởng sau khi đơn vị đã nhận vật tư hàng hoá dịch vụ. Uỷ nhiệm chi chỉ thực hiện khi hàng hoá đã được chuyển giao, lao vụ đã được cung ứng.Uỷ nhiệm chi không thể dùng để trả trước, ứng trước tiền hàng, trừ một số trường hợp thể lệ thanh toán hay ngân hàng đồng ý. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là hình thức uỷ nhiệm của chủ tài khoản ở cùng hoặc khác ngân hàng theo hợp đồng đã ký kết. Hình thức này được áp dụng khi các bên có tín nhiệm lẫn nhau trong quan hệ kinh tế. + Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng là thư uỷ nhiệm của ngân hàng bên mua cho ngân hàng bên bán trả tiền cho người bán hàng hay cung ứng lao vụ theo các điều kiện ghi trong thư tín dụng và trong số tiền mà người mua đã ký gửi trước ở ngân hàng bên mua. Hình thức này chỉ áp dụng thanh toán với các tổ chức kinh tế có tài khoản tại các ngân hàng ở trong cùng một hệ thống, đặc biệt phát huy ưu thế trong thanh toán quốc tế. 2.2. Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán 2.2.1. Một số quy định chung về thanh toán Hoạt động thanh toán nói riệng và hoạt động kế toán tài chính nói chung đều phải tuân thủ các nguyên tắc chung trong quản lý tài chính. Các nghiệp vụ thanh toán phải bảo đảm theo đúng quy định hiện hành về công tác quản lý tài chính. Hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp gồm hai loại, các hoạt động phải thu và các hoạt động phảin trả, và chúng phải tuân thủ theo các nguyên tắc hạch toán sau: Theo dõi thanh toán từng đối tượng, từng khoản thanh toán nhằm đôn đốc thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thanh toán đúng hạn. Cần có các biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả và thu hồi các khoản công nợ kịp thời. Chấp hành kỷ luật thanh toán và thu nộp ngân sách, giải quyết dứt điểm các khoản công nợ dây dưa, tồn đọng, cần sử lý hợp lý các khoản công nợ khó đòi. Phải thanh toán đúng hạn quy định của Nhà nước đối với các khoản nộp ngân sách và đúng thời hạn ký kết trong hợp đồng mua bán giữa các doanh nghiệp với nhau. Không được phép bù trừ số dư cuối kỳ trong tài khoản thanh toán số phải thu, phải trả của các đối tượng khác nhau. Mọi sai lầm trong ghi chép và quản lý việc thanh toán làm thiệt hại đến tài sản của đơn vị phải được xác định trách nhiệm vật chất và xử lý thoả đáng theo chế độ quy định. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán phải phản ánh rõ ràng, chính xác các nghiệp vụ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán ngăn chặn tình trạng vi phạm trong thanh toán và tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý. 2.2.2. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phải thu và phải trả tại doanh nghiệp Trong hoạt động sản xuất kinh doanh mỗi doanh nghiệp đều hình thành nên rất nhiều mối quan hệ thanh toán. Trong phạm vi luận van này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu là: Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và thanh toán với khách hàng. 2.2.2.1. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng (người mua) Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, tài sản thanh lý, dịch vụ hàng hoá của mình theo phương thức bán chịu hoặc phương thức trả trước. Số tiền khách hàng nợ được tính trong cơ cấu vốn lưu động của doanh nghiệp có thể chuyển hoá thành tiền trong thời hạn thanh toán đã thoả thuận. Khả năng tài chính của khách hàng mua chịu có ảnh hưởng rất lớn tới độ chắc chắn thu hồi số tiền nợ phải thu ở khách hàng. Để tránh mất mát rủi ro do khách hàng mất hoặc giảm khả năng thanh toán nợ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác thanh toán với khách hàng. Chứng từ sử dụng: Các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua là: + Hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho + Giấy báo có của ngân hàng + Hợp đồng cung ứng dịch vụ, hàng hoá Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Nguyên tắc hạch toán + Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận lao vụ, dịch vụ. + Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt hoặc séc, hoặc đã thu qua ngân hàng). + Trong thanh toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoạc có biện pháp xử lý. + Mọi khoản thanh toán với khách hàng đều phải được ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp, quy định như “hoá đơn giá trị gia tăng“, “hoá đơn kiêm xuất kho“, biên bản giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán tiền hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ… + Đối với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phương pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán cần phải kết hợp theo dõi cả các loại nguyên tệ trên sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên với doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh Bên nợ: + Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, lao vụ dịch vụ đã cung cấp và được xác định là tiêu thụ. + Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Bên có: + Số tiền khách hàng đã trả nợ + Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng + Tiền giảm giá cho khách hàng sau khi có giao hàng và khách hàng có khiếu nại + Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại + Số tiền triết khấu bán hàng cho người mua Số dư bên nợ: + Số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản này có thể có số dư bên có. Số dư bên có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết của từng của tài khoản này để ghi vào bên tài sản hoặc bên nguồn vốn. Phương pháp hạch toán * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Trường hợp bán hàng thu tiền sau + Cung cấp dịch vụ hàng hoá cho người mua ghi: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Giá bán chưa thuế Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra + Các khoản thu nhập thuộc hoạt động tài chính, hoạt động khác chưa thu được tiền Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán Có TK 711, 515, 121, 221: Số lãi hoặc giá gốc (giá bán chưa thuế) Có TK 333 (3331): Thuế VAT đầu ra + Số doanh thu của khối lượng hàng bán bị khách hàng trả lại Nợ TK 531: Doanh thu hàng bị trả lại Nợ TK 333 (3331): Thuế của phần hàng bán bị trả lại Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Căn cứ vào văn bản xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng dã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Giảm nợ phải thu số triết khấu bán hàng thưởng cho người mua, ghi: Nợ TK 521: Triết khấu bán hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Nhận được tiền do khách hàng trả liên quan đến hàng hoá, lao vụ đã tiêu thụ, ghi: Nợ TK 111, 112, 113 Có TK 131: Số đã thu bằng tiền, chuyển khoản hoặc đang chuyển Trường hợp người mua ứng trước tiền hàng + Nhận tiền đặt trước Nợ TK 111, 112: Số tiền người mua đặt trước Có TK 131: (chi tiết đối tượng) + Khi giao hàng Nợ TK 131 (chi tiết đối tượng): Số tiền theo hoá đơn Có TK 511, 515, 711: Giá trị của hàng hoá Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp + Phản ánh số tiền thiếu do khách hàng thanh toán bổ sung Nợ TK 111, 112, 113: Thanh toán bổ sung Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Trường hợp hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức đổi hàng), căn cứ vào giá trị trật tự, hàng hoá nhập kho do đổi hàng (tính theo giá trao đổi ghi trong hợp đồng kinh tế) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng ghi: Nợ TK 152, 153, 154 hoặc Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng + Nếu có khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ ghi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131: Phải thu của khách hàng Đồng thời ghi vào bên nợ 004 – Nợ khó đòi dã xử lý (tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó. + Khi truy thu được khoản nợ khó đòi đã xử lý, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 711: Các khoản thu khác Đồng thời ghi có 004 – Nợ khó đòi đã xử lý + Phản ánh số tiền đặt trước còn thừa trả lại cho khách hàng Nợ TK 131 (chi tiết đối tượng) Có TK 111, 112, 311: Tiền thừa trả lại * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Các bút toán hạch toán cũng tương tự như doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác là tính trực tiếp cho TK 131. Các bút toán ghi nhận doanh thu hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường ghi theo giá đã có thuế. Tài khoản 3331 không được sử dụng trong các bút toán này. Sổ sách sử dụng + Hạch toán chi tiết: Các khoản thanh toán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ chi tiết này cũng không mang tính chất bắt buộc về hình thức tuỳ theo yêu cầu của quản lý và việc cung cấp thông tin doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn mẫu sổ phù hợp với doanh nghiệp mình. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người mua, lấy đó làm căn cứ để lập “bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua” + Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ phù hợp, tuỳ theo tình hình thực tế và hình thức sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp. Sơ đồ 1: Hạch toán của tài khoản 131 TK 511 TK 131 TK521,531,532 Doanh thu bán sản phẩm hàng Giảm nợ phải thu khách hàng hoá, cung cấp dịch vụ chiết khấu, giảm giá TK 3331 TK 111,112, 113 Nợ phải thu đã thu Khách hàng ứng trước TK 711 TK 331 Thu khác phát sinh phải thu Thu nợ bù trừ nợ phải trả TK 152,153 Thu nợ phải thu bằng vật tư, hàng hoá TK 139 Nợ khó đòi đã được xử lý 2.2.2.2. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp Nghiệp vụ thanh toán với các nhà cung cấp thường xẩy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các người bán. nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền nợ phải thu với nhà cung cấp. Chứng từ sử dụng Hạch toán tổng hợp và chi tiết công nợ phải trả, phải thu với các nhà cung cấp đều dựa trên bộ chứng từ bán hàng gồm: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, chứng từ lập khi giao bán hàng, ứng trước tiền, đặt cọc…, và các chứng từ thanh toán tiền hàng mua khi đến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng gồm: phiếu chi, giấy báo nợ hoặc sao kê báo nợ. Tài khoản sử dụng Tài khoản 331 – Phải trả người bán Khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, dụng cụ, công cụ, hàng hoá, dịch vụ…mà doanh nghiệp đã nhận của người bán hay người cung cấp chưa thanh toán tiền hàng kể cả khoản phải trả cho người nhận thầu vê XDCB hay sửa chữa lớn tài sản cố định. Nguyên tắc hạch toán + Phải chi tiết theo từng đối tượng phải trả và ghi chép theo từng lần thanh toán. + Trường hợp mua hàng trả tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã trả qua ngân hàng) thì không phản ánh vào tài khoản phải trả cho người bán. + Mọi khoản thanh toán với người bán hay người cung cấp đều phải được phản ánh vào sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp quy định. + Đối với khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam theo phương pháp hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh Bên nợ: + Số tiền đã trả cho người bán hay người cung cấp và người nhận thầu + Số tiền ứng trước cho người bán + Số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp + Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán + Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả + Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán Bên có: + Phản ánh tổng số tiền hàng phải trả cho người bán + Số tiền ứng thừa được người bán trả lại + Các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả người bán Số dư có: + Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB. + Tài khoản này có thể có số dư bên nợ – phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Phương pháp hạch toán * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ + Khi mua vật tư hàng hoá, tài sản cố định đưa vào sử dụng nhưng chưa trả tiền thì căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213: Giá chưa thuế Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Trường hợp đơn vị có tiến hành đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu từng bộ phận, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao, căn cứ vào hợp đồng giao thầu, biên bản bàn giao, hoá đơn và khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 241 (chi tiết công trình): Giá giao thầu chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 ( chi tiết đối tượng): Tổng giá thanh toán + Khi nhận lao vụ, dịch vụ của người cung cấp sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà chưa trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán + Phản ánh số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua trả lại được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả Nợ TK 331: Tổng số chiết khấu, giảm giá hàng trả lại Có TK 152, 153, 156, 211, 213: Số chiết khấu, giảm giá hàng mua trả lại theo giá chưa thuế Có TK 133: Thuế VAT tính trên số chiết khấu, giảm giá hàng mua trả lại + Khi thanh toán tiền hàng cho người bán Nợ TK 331: Số tiền đã thanh toán Có TK 111, 112, 311, 341: Thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi, đi vay Có TK 131: Thanh toán bù trừ * Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Các bút toán ghi cho TK 331 là tương tự chỉ khác các bút toán ghi nhận giá trị vật tư, hàng hoá, tài sản cố định mua vào, giá trị các khoản mua chưa sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh là được ghi theo tổng giá thanh toán (đã có thuế). Sổ sách sử dụng + Hạch toán chi tiết: Các khoản thanh toán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Tuỳ theo tính chất của đối tượng hạch toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý mà kết cấu sổ được xây dựng một cách phù hợp. Cuối tháng hoặc cuối quý sổ chi tiết thanh toán với người bán được tổng hợp số liệu và khoá sổ. Căn cứ vào số liệu này kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. + Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ thanh toán được đưa vào các sổ phù hợp tuỳ theo hình thức sổ được lựa chọn trong doanh nghiệp. Sơ đồ 2: Hạch toán tài khoản 331 TK 111,112 TK331 TK 211,213 Trả nợ phải trả, ứng trước tiền Mua chịu TSCĐ, phải trả cho cho nhà cung cấp nhà cung cấp tài sản TK 152,153,156 (611) TK241 Giảm nợ phải trả cho chiết khấu Mua chịu công trình XDCB giảm giá, trả lại hàng mua phải trả người nhận tiền TK 152,153,156 (611) Mua chịu vật tư hàng hoá phải trả nhà cung cấp TK 627, 641, 642 Mua DV chi cho kinh doanh phải trả nhà cung cấp TK 133 (1331) Thuế GTGT được khấu trừ 2.3. Lý luận chung về tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp 2.3.1. Các chỉ số về hoạt động thanh toán của doanh nghiệp * Vòng quay các khoản phải thu Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền mặt của doanh nghiệp. Công thức: Vòng quay các khoản phải thu = Doanh thu thuần Số dư bình quân các khoản phải thu Số dư bình quân các khoản phải thu = Số dư đầu kỳ + Số dư cuối kỳ 2 Vòng quay các khoản phải thu càng lớn, chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu là tốt vì doanh nghiệp không phải đầu tư nhiều vào các khoản phải thu (không phải cấp tín dụng cho khách hàng). * Kỳ thu tiền trung bình Kỳ thu tiền trung bình phản ánh số ngày cần thiết để thu được các khoản phải thu (số ngày của một vòng quay các khoản phải thu). Vòng quay các khoản phải thu càng lớn thì kỳ thu tiền càng nhỏ lại. Công thức: Kỳ thu tiền trung bình = 360 Vòng quay các khoản phải thu Tuy nhiên kỳ thu tiền trung bình cao hay thấp trong nhiều trường hợp chưa thể có kết luận chắc chắn mà còn phải xem xét lại các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp như: mục tiêu mở rộng thị trường, chính sách tín dụng của doanh nghiệp. * Mức tiết kiệm vốn trong thanh toán do tăng số vòng quay các khoản._. phải thu nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một số vốn nhất định để sử dụng vào công việc khác. Công thức: Vtktt = M0 * K1 - Vtto 360 Vtktt: Giá trị vốn tiết kiệm được trong thanh toán các khoản phải thu Mo: Doanh thu thuần trong kỳ K1: Kỳ thu tiền trung bình Vtto: Số dư trung bình các khoản phải thu kỳ báo cáo 2.3.2. Phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Phân tích khả năng thanh toán là xem xét tài sản của doanh nghiệp có đủ trang trải các khoản nợ phải trả trong ngắn hạn hay không. Để phân tích doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ tiêu sau: * Hệ số khả năng thanh toán tổng quát Hệ số khả năng thanh toán tổng quát = Tổng tài sản Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn Hệ số thanh toán tổng quát là mối quan hệ giữa tổng tài sản mà doanh nghiệp đang sử dụng với tổng số nợ phải trả. Nếu hệ số này < 1 là báo hiệu sự phá sản của doanh nghiệp, vốn chủ sở hữu bị mất toàn bộ, tổng tài sản hiện vó không đủ trang trả nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán. * Hệ số khả năng thanh toán hiện hành Hệ số khả năng thanh toán hiện hành = Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán hiện hành là công cụ đo lường khả năng thanh toán nợ ngắn hạn. Hệ số này tăng lên cho thấy có thể tình hình tài chính được cải thiện tốt hơn hoặc có thể hàng tồn kho bị ứ đọng… Vì vậy để phân tích chính xác cần nghiên cứu các khảon mục riêng biệt của tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. * Hệ số khả năng thanh toán nhanh Hệ số khả năng thanh toán nhanh = Tiền + Đầu tư tài chính ngắn hạn + Nợ phải thu Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán nhanh là chỉ tiêu phản ánh giá khắt khe hơn về khả năng thanh toán. nó phản ánh nếu không bán hết hàng tồn kho thì khả năng thanh toán của doanh nghiệp sẽ ra sao? Thông qua phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp để có biện pháp đề xuất khắc phục tháo gỡ khó khăn nếu doanh nghiệp gặp phải những vướng mắc trong thanh toán công nợ. Phần III: Đặc điểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu 3.1. Đặc điểm địa bàn nghiên cứu 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cửa hàng Công ty Bách hoá Hà Nội được thành lập ngày 28 tháng 9 năm 1954, tiền thân là Công ty Mậu dịch Bách hoá Hà Nội, trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội. Trụ sở chính của công ty đóng tại số 45 hàng Bồ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Công ty có tất cả 17 thành viên với các địa điểm kinh doanh khác nhau trên địa bàn thành phố Hà Nội, các đơn vị này cùng hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của công ty. Trải qua 51 năm hoạt động dưới sự lãnh đạo của TW Đảng, sự lãnh đạo trực tiếp của thành uỷ, UBND thành phố Hà Nội, Sở Thương mại, công ty Bách hoá Hà Nội đã vượt qua mọi khó khăn, thử thách và đã giành được nhiều thành tích đáng kể như: 03 huân chương lao động hạng hai, 08 huân chương lao động hạng ba, nhiều bằng khen và cờ thi đua của Chính phủ, của Bộ, của thành phố Hà Nội… Để có được thành tích như vậy công ty cùng các thành viên đã phải cố gắng rất nhiều qua nhiều năm tháng. Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ là một trong 17 cửa hàng trực thuộc Công ty Bách hoá Hà Nội, kinh doanh có hiệu quả và đang khẳng định vị trí của mình trên thị trường tiêu thụ. Ngày càng nâng cao uy tín của mình trên thị trường và đối với người tiêu dùng. Địa điểm kinh doanh chính của cửa hàng tại D2 Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội, ngoài ra cửa hàng còn có 03 điểm bán lẻ là: + Điểm bán Kim Mã: 166 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội. + Điểm bán Thống Nhất: 61 Đê La Thành, Hà Nội. + Điểm bán Thành Công: Tại chợ Thành Công, Ba Đình, Hà Nội. Cửa hàng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Công ty Bách hoá Hà Nội trong công tác quản lý kinh doanh và công tác quản lý tài chính. Song cửa hàng cũng phải tự chủ trong kinh doanh, bảo đảm lấy thu bù chi và có lãi, hạch toán độc lập kết quả kinh doanh, cửa hàng chấp hành mọi chế độ về tài chính, kế toán theo quy định của Nhà nước ban hành, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, không nợ đọng thuế. Gắn bó với đời sống nhân dân cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ đã trải qua nhiều thời kỳ khác nhau. Trong nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp, cửa hàng bán hàng theo chế độ tem phiếu, nguồn hàng do công ty cấp phát quy định phân phối mặt hàng gì? giá cả như thế nào? do vậy đã tạo nên sự khan hiếm giả tạo về hàng hoá, hiệu quả kinh doanh không cao vì cửa hàng không phải quan tâm đến lỗ lãi trong kinh doanh tất cả đều đã có công ty đỡ đầu. Cán bộ, nhân viên chỉ làm theo đúng nghĩa vụ được giao, mong hoàn thành kế hoạch do cấp trên giao xuống nên rất thụ động trong quá trình kinh doanh, đã không phát huy được thế mạnh của các cá nhân và tiềm năng kinh doanh của cửa hàng. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, Đảng và Nhà nước ta đã đề ra chủ trương chính sách làm thay đổi bộ mặt của đất nước. Điều này đã buộc các doanh nghiệp phải tự chủ trong kinh doanh, tự chủ về tài chính, tự hạch toán kinh doanh và chịu trách nhiệm trước kết quả kinh doanh của đơn vị mình. Thời kỳ đầu của đổi mới cửa hàng cũng đã gặp nhiều khó khăn như cơ sở vật chất xuống cấp nghiêm trọng, bộ máy tổ chức hoạt động cồng kềnh mang nặng tư duy kinh tế cũ… không còn phù hợp với việc đổi mới. Để tồn tại và phát triển cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ đã phải dựa vào sức mình từng bước thực hiện đổi mới phương thức kinh doanh, phương thức quản lý, đổi mới mô hình tổ chức quản lý nhân sự… Hơn thế nữa để phát triển vững chắc tăng uy tín cửa hàng luôn cú trọng đến công tác quản lý chất lượng hàng bán, quan tâm đến vệ sinh an toàn thực phẩm khi mua hàng, bảo quản hàng hoá, thường xuyên rút kinh nghiệm trong khâu quản lý điều hành, giữ vững ổn định trong kinh doanh, nâng cao trách nhiệm về nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động, hạn chế các tiê cực nảy sinh, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong những năm gần đây, kinh doanh của cửa hàng đã dần đi vào ổn định, đã vượt qua nhiều khó khăn thử thách và đã đạt được nhiều thành tích. 3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh tại cửa hàng Cửa hàng tổ chức kinh doanh tổng hợp nhiều ngành hàng bách hoá như: Ngành hàng công nghệ phẩm, thiết bị văn phòng, hàng điện máy, thiết bị vệ sinh, hàng may mặc, hàng dụng cụ gia đình, mặt hàng rượu bia, nước giải khát, thuốc lá, bánh kẹo…, với nhiệm vụ bán buôn bán lẻ chủ yếu cho các đơn vị sản xuất kinh doanh, các tầng lớp dân cư có nhu cầu tiêu dùng. Ngoài ra, cửa hàng còn có nhiệm vụ tổ chức quá trình nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức bảo quản dự trữ hàng bán, đảm bảo chất lượng, tổ chức cung ứng hàng hoá cho các đơn vị trực thuộc khác của cửa hàng và của công ty. Mạng lưới kinh doanh của cửa hàng bao gồm 04 điểm bán: + Điểm bán chính tại D2 Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội + Điểm bán Kim Mã: 166 Nguyễn Thái Học, Ba Đình, Hà Nội. + Điểm bán Thống Nhất: 61 Đê La Thành, Hà Nội. + Điểm bán Thành Công: Tại chợ Thành Công, Ba Đình, Hà Nội. Tại điểm bán chính là D2 Giảng Võ có 02 tổ bán hàng phụ trách 12 quầy hàng đó là: Tổ bán hàng D2.1 và tổ bán hàng D2.2, phương thức phục vụ tại điểm bán này như sau: Phương thức bán hàng tự chọn thu tiền trực tiếp gồm 03 quầy: Quầy may mặc Quầy Mỹ phẩm Quầy đồ nguội Phương thức bán hàng tự chọn thu tiền qua máy gồm 09 quầy: Quầy đồ hộp, rượu bia, nước giải khát; quầy bánh kẹo; quầy hàng sơ sinh; quầy dụng cụ gia đình; quầy tạp phẩm; quầy đồ chơivà giầy dép trẻ em; quầy hàng điện máy; quầy hàng dầu gội, xà phòng. Tại điểm bán Kim Mã: có 02 quầy bán hàng tạp phẩm và hàng may mặc. Tại điểm bán Thống Nhất: có 02 quầy bán hàng tạp phẩm và dụng cụ. Tại điểm bán Thành Công: có 02 quầy bán hàng tập phẩm và dụng cụ. Tại 03 điểm bán trên thì chủ yếu bán lẻ là chính và mậu dịch viên thu tiền trực tiếp của khách hàng. Nguồn mua hàng của cửa hàng: hàng hoá được mua từ rất nhiều nguồn hàng khác nhau, từ các thành phần kinh tế, các đơn vị sản xuất kinh doanh khác nhau và theo nguyên tắc giá mua cộng với chi phí trong khâu mua là thấp nhất, hàng mua phải có địa chỉ nguồn gốc rõ ràng cộng với sự đảm bảo về chất lượng đặt lên hàng đầu. Với cách thức mua hàng như vậy thì khâu quản lý và tiêu thụ hàng hoá tại cửa hàng khá thuận lợi, hàng hoá luôn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người dân trên các khía cạnh như: chất lượng hàng hoá, giá cả hợp lý, mẫu mã hàng hoá… tạo ra một sự tin tưởng đối với khách hàng khi mua hàng tại đơn vị. Cửa hàng thường mua hàng với các hình thức sau: + Mua trực tiếp từ các đơn vị sản xuất: như Công ty may Thăng Long, Dệt len mùa đông, Công ty bánh kẹo Hải Hà, Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội… + Mua trong nội bộ công ty: Trạm kinh doanh số 1, Trung tâm thương mại Đinh Tiên Hoàng, Bách hoá ngã tư sở… + Mua qua các công ty thương mại khác, các công ty TNHH, cácc nhà đại lý, cửa hàng tư nhân… 3.1.3. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý 3.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của cửa hàng, nên cửa hàng tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Lãnh đạo cửa hàng là cửa hàng trưởng, giúp việc cho cửa hàng là cửa hàng phó và các tổ chức năng khác. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Cửa hàng trưởng Cửa hàng phó Tổ kế toán tài vụ Tổ bán hàng Tổ kho Tổ bảo vệ Tổ bán hàng D2.1 Giảng Võ Tổ bán hàng D2.2 Giảng Võ Tổ bán Kim Mã Tổ bán Thành Công Tổ bán Thống Nhất Cửa hàng trưởng là người có quyền lực cao nhất, có trách nhiệm lớn nhất tại cửa hàng trước ban lãnh đạo công ty Bách hoá Hà Nội. Cửa hàng trưởng là người chỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp trên, hoạch định chiến lược cho cấp dưới thực hiện, là người bao quát toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, thông qua cac phòng ban chức năng để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng cho cửa hàng. Cửa hàng phó là người giúp biệc chính cho cửa hàng trưởng, cùng với chị em tổ kho làm công tác nghiên cứu thị trường, thị hiếu của khách hàng, tìm hiểu nguồn hàng và mua hàng để bán, dự trữ hàng hoá thời vụ, tổ chức bán ra đôn đốc khâu tiêu thụ để tránh hàng bị tồn đọng nhiều. Tổ kế toán tài vụ gồm 10 người, là một bộ phận không thể thiếu được của bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào và đối với cửa hàng cũng vậy. Tổ kế toán làm nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ hạch toán. tại phòng ban kế toán có sự phân công rõ ràng, mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc cụ thể và tất cả các thành viên liên kết với nhau tạo thành chuỗi mắt xích quản lý vốn, tiền hàng, tài sản của cửa hàng, cung cấp các thông tin cần thiết và tham mưu cho ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trước sự biến động liên tục của thị trường nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ bán hàng gồm 39 nhân viên được chia làm 05 tổ bán hàng. Các tổ bán hàng này dược sắp xếp bán hàng theo ca và đều nằm dưới sự chỉ đạo kinh doanh của ban lãnh đạo. Mỗi tổ bán hàng đều có một tổ trưởng, phụ trách mọi công việc của tổ mình như sắp xếp nhân lực, tổ chức đẩy mạnh bán ra, cùng anh chị em phấn đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Các tổ bán hàng đều phải quản lý các mặt hàng về số lượng nhập, xuất, tồn thông qua việc kiểm kê định kỳ (3 ngày một lần) Tổ kho gồm 04 nhân viên, mọi việc của kho đều được tiến hành theo kế hoạch đề ra và sự chỉ đạo của cấp trên như là tiến hành nghiệp vụ dự trữ bảo quản hàng hoá tránh thất thoát hàng, chịu trách nhiệm trong từng lần nhập xuất hàng; tiến hành phân loại hàng hoá theo đúng chủng loại kích cỡ, sắp xếp hàng hoá gọn gàng để tạo thuận lợi cho việc lấy hàng được dễ dàng nhanh chóng, tận dụng triệt để diện tích kho. Ngoài ra tổ kho còn làm nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, đề xuất các phương án kinh doanh cho lãnh đạo cửa hàng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tổ bảo vệ gồm có 06 nhân viên làm nhiệm vụ giữ an ninh, bảo vệ tài sản, hàng hoá tại các điểm bán hàng. 3.1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của cửa hàng thực hiện công tác tài chính kế toán của cửa hàng. Để thực hiện được các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của cửa hàng được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Thanh toán viên Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lương Kế toán quầy hàng kế toán công nợ bán, kho và chi phí kế toán công nợ mua quầy kim Mã Quầy Thống Nhất Quầy Thành Công Quầy D2.1 Giảng Võ Quầy D2.2 Giảng Võ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động công tác kế toán tại cửa hàng, làm nhiệm vụ theo dõi thu, chi hàng ngày của đơn vị thông qua quỹ tiền mặt. Cuối tháng tập trung kế toán kép, xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính của đơn vị, kiểm soát trực tiếp tình hình thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, giúp ban lãnh đạo trong kinh doanh nên có kế hoạch bán những mặt hàng gì? Thủ quỹ, thống kê, lao động tiền lương (01 nhân viên): làm nhiệm vụ quản lý thu chi quỹ tiền mặt, séc. Thống kê tình hình mua, bán hàng hoá tại cửa hàng, hàng ký căn cứ vào các chứng từ có liên quan (bảng chấm công) kế toán sẽ tính lương cho cán bộ, nhân viên. Theo dõi các khoản vay ngắn hạn của ngân hàng và của cán bộ, nhân viên trong cửa hàng, hàng tháng trên cơ sở đó tính lãi vay phải trả. Kế toán theo dõi kho, chi phí và công nợ bán (01 nhân viên) sẽ làm các nhiệm vụ sau: + Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá + Theo dõi toàn bộ chi phí phát sinh tong khâu mua, bán và quản lý kinh doanh +Theo dõi bán buôn hàng hoá cho các đơn vị trong nội bộ công ty, các đơn vị sản xuất kinh doanh, theo dõi xuất bán lẻ cho các quầy bán trong cửa hàng. + Theo dõi công nợ phải thu Kế toán theo dõi công nợ mua (01 nhân viên): Theo dõi tình hình mua bán, thanh toán với nhà cung cấp Thanh toán viên (01 nhân viên): Viết phiếu thu, phiếu chi, định khoản kế toán trên chứng từ thu, chi, làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 04 nhóm máy ở D2 Giảng Võ. Kế toán quầy hàng được phân công như sau: + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát 05 nhóm máy ở D2 Giảng Võ, nhặt tồn kho hàng tuần để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo số lượng bán được + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Thống Nhất và quầy May mặc quần áo. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Thành Công và quầy Mỹ phẩm ở D2 Giảng võ. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tại quầy Kim Mã và quầy đồ nguội ở D2 Giảng Võ. + Một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập trung (tình hình nhập, xuất, tồn tiền thu từ bán hàng) toàn cửa hàng một tháng một lần khi các kế toán quầy lên cân đối chuyển sang đồng thời tiến hành làm mã số, mã vạch các loại hàng hoá tại đơn vị. Tóm lại, các nhân viên kế toán đều phải theo dõi cập nhật hàng ngày tình hình tiêu thụ hàng hoá trong bán buôn và bán lẻ. Giữa các bộ phận kế toán thường xuyên có sự trao đổi đối chiếu số liệu đảm bảo cuối tháng khi lên sổ tổng hợp được chính xác. Kế toán kho đối chiếu với kế toán quầy tình hình xuất, nhập hàng hoá trong nội bộ cửa hàng. Kế toán công nợ đối chiếu với kho phần hàng nhập, dự trữ trong kho, đối chiếu với quầy hàng hoá nhập thẳng không qua dự trữ trong kho. Để phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh và công tác kế toán được thuận lợi trong ghi chép và quản lý, cửa hàng vận dụng hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chứng từ. Sơ đồ 3: trình tự ghi sổ kế toán tại cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ - Hà Nội Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Ghi quan hệ đối chiếu Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Cuối tháng khoá sổ các Nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ và lấy số tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi vào sổ Cái. Đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đối chiếu với sổ Cái. Cuối kỳ kế toán khoá sổ ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết tong Nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. 3.2. Tình hình cơ bản của cửa hàng 3.2.1. Tình hình lao động Lao động là một trong ba yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất, sự tác động của yếu tố lao động đến sản xuất được thể hiện trên hai mặt đó là số lượng lao động và năng suất lao động. Trong từng thời kỳ nhất định thì số lượng lao động nhiều hay ít, cơ cấu hợp lý hay không hợp lý đều ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với ngành thương mại thì yêu cầu về lao động đòi hỏi ở kinh nghiệm, hiểu biết về thị trường, nhạy bén trong kinh doanh…là điều kiện quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy việc tổ chức lao động là một vấn đề cần chú trọng và quan tâm theo dõi ở mọi thành phần doanh nghiệp nói chung và cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ nói riêng. Đánh giá chung về tình hình lao động của cửa hàng được thể hiện trong biểu 1. Qua biểu 1 ta thấy do dặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên nhìn chung tổng số lượng lao động của cửa hàng luôn ổn định, qua các năm hầu như không có sự thay đổi. Công nhân viên của cửa hàng chủ yếu là lao động trực tiếp, còn lại là lao động gián tiếp chiếm một số lượng nhỏ. lao động nữ cũng chiếm một số lượng lớn trong tổng số lao động so với lao động nam bởi vì ở bộ phận bán hàng cần sự khéo léo của các nhân viên nữ hơn. Qua biểu 1 ta thấy đội ngũ lao động của cửa hàng có chất lượng tương đối cao, hầu hết các nhân viên của cửa hàng đều đã được đào tạo qua các trường đại học, sơ cấp và trung học chuyên nghiệp. Đây là điều kiện thuận lợi để cửa hàng phát huy hơn nữa thế mạnh của mình trên thị trường. Biểu 1: tình hình sử dụng lao động của cửa hàng năm 2002 STT Chỉ tiêu Năm 2002 Số lượng (người) Cơ cấu(%) I. Tổng số lao động 63 100,00 1. Phân theo trình độ - Đại học 17 26,99 - Trung học chuyên nghiệp 28 44,44 - Sơ cấp 18 28,57 2. Phân theo lĩnh vực - Lao động trực tiếp 41 65,08 - Lao động gián tiếp 22 34,92 3. Phân theo giới tính - Nam 10 15,87 - Nữ 53 84,13 (Nguồn: Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ)3.2.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của cửa hàng Vốn là một trong những yếu tố quan trọng để tạo lập nên quá trình sản xuất kinh doanh, vốn của doanh nghiệp được thể hiện qua các tài sản sử dụng trong kinh doanh và được tạo thành từ các nguồn khác nhau. Qua biểu 2 “ Tình hình tài sản và nguồn vốn của cửa hàng“ ta có thể đánh giá khái quát thực trạng tài sản và nguồn vốn của cửa hàng tại một thời điểm nhất định. Qua biểu 2 ta thấy tổng nguồn vốn cũng như tài sản của cửa hàng năm 2002 so với năm 2001 tăng lên một lượng là 155.457.747 đồng tương ứng với 10,17%. Rõ ràng là quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của cửa hàng năm 2002 lớn hơn năm 2001, cửa hàng đã có rất nhiều cố gắng huy động vốn cho sản xuất trong năm. Để cụ thể hơn ta có thể phân tích theo từng khía cạnh. Nếu phân tích ở khía cạnh tài sản: Trong cửa hàng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn và ngày càng tăng. Nguyên nhân của sự gia tăng này là do sự tăng lên quá mạnh của tiền, hàng tồn kho và các khoản phải thu. Đối với các khoản phải thu và hàng tồn kho thì thực sự đây là những nhân tố gây khó khăn, giảm sức mạnh tài chính đối với cửa hàng, nhưng sự tăng lên 255,41% của tiền thực sự đáng khích lệ vì nó sẽ là nhân tố tạo nên sức mạnh cho cửa hàng trong việc thanh toán. Phân tích theo khía cạnh nguồn hình thành vốn ta thấy nguồn vốn nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn và ngày càng tăng, trong đó nguồn vốn chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh là nguồn vốn vay ngân hàng thông qua các khoản nợ ngắn hạn. Trong một thời gian phát triển cửa hàng không ngừng tích luỹ và ngày càng lớn mạnh tính đến năm 2002 nguồn vốn của cửa hàng đạt được là 1.683.979.995 đồn 3.2.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của cửa hàng qua 2 năm Biểu 3: Kết quả sản xuất kinh doanh cảu cửa hàng qua 2 năm Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 So sánh - Tổng doanh thu 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 1.doanh thu thuần 12.323.273.773 12.505.047.228 181.773.455 2. Giá vốn hàng bán 11.702.831.527 11.849.522.931 146.691.404 3. Lợi tức gộp 620.442.246 655.524.297 35.082.051 4. Chi phí bán hàng, quản lý 605.973.312 666.506.061 60.532.749 5. Lợi nhuận từ HĐKD 14.468.934 - 10.981.764 -25.450.698 - Các khoản thu khác 13.022.609 25.171.149 12.148.540 - Các khoản chi khác 14.932.545 8.796.974 - 6.135.571 6. Lợi nhuận bất thường - 1.909.936 16.374.175 18.284.111 7. Tổng lợi tức trứơc thuế 12.558.998 5.392.411 - 7.166.587 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) Qua biểu 3 ta thấy lợi nhuận của cửa hàng đạt được năm 2001 cao hơn so với năm 2002, nhưng doanh thu năm 2002 lại tăng so với năm 2001. Điều này chứng tỏ đứng trước sự cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong điều kiện thị trường ngày càng khắc nghiệt, rất khó khăn trong việc tồn tại và phát triển buộc cửa hàng phải tăng các khoản chi phí như: Chi phí bao bì, bao gói, các khoản chi phí mua ngoài khác có liên quan đến tình hình bán hàng nhằm đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá. Hơn nữa việc hợp nhất khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng vào một khoản mục đó là chi phí bán hàng đã làm cho việc phân bổ chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ hạch toán tăng lên dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Vì vậy cửa hàng cần phải xác định các khoản chi phí cho hợp lý để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời. 3.2. Phương pháp nghiên cứu 3.2.1 Phương pháp chung 3.2.1.1. Phương pháp duy vật biện chứng Là phương pháp nghiên cứu các hiện tượng kinh tế xã hội trong mối quan hệ hữu cơ tác động qua lại lẫn nhau để thấy được mức độ ảnh hưởng của mỗi yếu tố đến tổng thể khách quan. 3.2.1.2. Phương pháp duy vật lịch sử nghiên cứu và đánh giá sự vật hiện tượng phải coi trọng các quan điểm lịch sử, các sự vật tương đồng đã xảy ra trước đó. 3.2.2. Phương pháp cụ thể Phương pháp hạch toán kế toán + Phương pháp chứng từ: Là một phương pháp thông tin và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. + Phương pháp đối ứng tài khoản: Là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của tài sản theo loại hoặc từng bộ phận của tài sản. + Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán: là phương pháp khái quát tình hình tài sản và kết quả kinh doanh của đơn vị hạch toán trong từng thời kỳ nhất định. Phương pháp chuyên khảo:Tham khảo và thu thập ý kiến nhận xét của người có kinh nghiệm cũng như thông tin từ sách báo, tạp chí. Phương pháp thống kê kinh tế: + Thu thập số liệu: từ nguồn số liệu sơ cấp (điều tra tại công ty) và nguồn số liệu thứ cấp (có sẵn tại sổ sách kế toán của công ty). + Xử lý số liệu: chủ yếu số liệu trên máy vi tính. Phần IV: kết quả nghiên cứu 4.1 Một số vấn đề chung về cửa hàng ảnh hưởng đến công tác kế toán thanh toán. Cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng võ thuộc công ty Bách Hoá Hà Nội, là doanh nghiệp Nhà nước nên nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh của cửa hàng có giới hạn, để mở rộng quy mô kinh doanh thì ngoài nguồn vốn do ngân sách cấp cửa hàng phải đi vay lãi ngân hàng và huy động vốn của cán bộ công nhân viên để bổ sung cho vốn kinh doanh. Vì vậy cửa hàng phải quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ một cách chặt chẽ, chính xác để tránh những rủi ro, thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng nhằm tăng hiệu quả kinh doanh. Nhưng trên thực tế, để tồn tại được trên thị trường thì nhiều khi cửa hàng phải chấp nhận rủi ro, mạo hiểm. Có những đơn vị khi cửa hàng đi mua hàng phải đặt cọc tiền trước để tạo sự tin cậy của mình với đơn vị bạn và cho đến khi hết thời hạn đã ký kết trong hợp đồng thì mới lấy được tiền đặt cọc về ( thưòng là đối với những hàng hoá khan hiếm), còn tuỳ theo điều kiện thoả thuận trong hợp đồng mà hàng tháng cửa hàng có thể nhận được số tiền lãi trích ra từ số tiền đặt cọc do đơn vị bạn chi trả hoặc không. Việc đặt trước một lượng tiền lớn như vậy sẽ gây khó khăn trong việc quay vòng vốn cho cửa hàng. Hơn nữa, do mang đặc điểm của ngành thương nghiệp, kinh doanh nhiều mặt hàng. Đối với kế toán luôn có nhiệm vụ theo dõi, quản lý đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Trong khi đó điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác kế toán của cửa hàng chưa được trang bị đầy đủ, việc ứng dụng phần mềm kế toán máy của cửa hàng chưa thực sự hiệu quả. Điều này đòi hỏi rất lớn ở sự nỗ lực, khắc phục ở bộ phận kế toán ở cửa hàng, đặc biệt là đối với kế toán thanh toán luôn thường xuyên theo dõi, chi tiết các khoản công nợ của khách hàng, quản lý các nghiệp vụ theo hình thức thanh toán. Bởi mỗi một hình thức bán hàng thì cửa hàng sẽ lựa chọn một phương thức thanh toán cho phù hợp nhất mà có lợi cho cả hai bên, có thể là thanh toán ngay hoặc thanh toán trả chậm, chính vì vậy quản lý theo phương thức thanh toán sẽ giúp cửa hàng tránh được sự nhầm lẫn trong việc thanh toán với nhà cung cấp. Nhưng với số lượng khách hàng giao dịch lớn Như vậy cho nên sự nhầm lẫn trong thanh toán là điều mà cửa hàng không tránh khỏi. 4.2. Hạch toán nợ phải thu của cửa hàng. 4.2.1. Đặc điểm khách hàng của cửa hàng. Khách hàng của cửa hàng là người tiêu dùng và các nhà bán buôn. Có hai phương thức bán hàng mà cửa hàng đang áp dụng đó là bán buôn và bán lẻ. Đối với hình thức bán lẻ thì chủ yếu bán cho khách hàng là người tiêu dùng, khách hàng sẽ thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, còn đối với hình thức bán buôn thì khách hàng của cửa hàng thường là các đơn vị hoạt động kinh doanh, kể cả các Bách hóa khác trực thuộc trong công ty, các cơ quan Nhà nước. Với hình thức này sẽ giúp cho hàng hoá tiêu thụ nhanh, tránh sự tồn đọng của hàng hoá vì khối lượng bán ra lớn đồng thời có tác dụng giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài và mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau, từ đó có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của cửa hàng trên thị trường. Muốn vậy, cửa hàng phải thực hiện phương thức bán hàng trả chậm, nhưng để quay vòng vốn nhanh cửa hàng rất ít khi để cho khách hàng nợ dài hạn, tuỳ theo chữ tín trong kinh doanh mà khách hàng phải trả chậm theo sự thoả thuận giữa hai bên, xác định nợ hẹn thời gian thanh toán. 4.2.2. Một số quy định chung của cửa hàng đối với phương thức bán hàng trả chậm. Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ trực thuộc công ty Bách hoá Hà Nôị hạch toán độc lập vì vậy cửa hàng tự chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động kinh doanh của mình và cửa hàng trưởng là người quyết định đối với việc bán hàng trả chậm hay không, để đi đến quyết định đó thì cửa hàng căn cứ vào sự tín nhiệm, độ tin cậy của mình đối với khách hàng, thường là những khách hàng có quan hệ mua bán qua lại với cửa hàng, khách hàng trong nội bộ công ty, các đơn vị hành chính. Đối với khách hàng trong nội bộ công ty cửa hàng sẽ cung ứng đầy đủ số lượng hàng không giới hạn mức nợ tối đa, còn đối với khách hàng ngoài công ty giá trị nợ sẽ giới hạn từ 10 triệu trở xuống. Việc thu hồi công nợ sẽ do một nhân viên trong cửa hàng chuyên làm nhiệm vụ giao hàng chịu trách nhiệm, tuỳ từng thời điểm mà cửa hàng quy định thời gian thanh toán khác nhau nhưng thông thường là không quá 10 ngày. Trong công nợ phải thu chứng từ phản ánh tại cửa hàng là phiếu thu. Căn cứ vào phiếu thu kế toán đối chiếu với từng mã khách hàng để phân bổ trực tiếp cho từng hoá đơn. Qua biểu 4 ta thấy tổng số nợ phải thu của cửa hàng tính đến cuối năm 2002 là 243.652.905 đồng, trong đó công ty cổ phần siêu thị XNK TM VN là khách hàng nợ cửa hàng nhiều nhất chiếm 41,57%, trong tổng số nợ tiếp theo là công ty vật liệu xây dựng – Hà Nội chiếm 41,09%, Bộ ngoại giao chiếm 6,30%… Các khách hàng này đều là khách hàng có uy tín và có quan hệ làm ăn thường xuyên với cửa hàng. Biểu 4. Các khách hàng nợ chính của cửa hàng tính đến cuối năm 2002. STT Khách hàng Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) 1 Cửa hàng TM DV thời trang 2.515.224 1,03 2 Công ty cổ phần siêu thị XNK TM Việt Nam 101.286.228 41,57 3 Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội 100.106.916 41,09 4 Cửa hàng Mạnh Hùng 10.061.832 4,13 5 Công ty TNHH Thiên Phát 221.489 0,09 6 Công ty môI trường 4.120.000 1,69 7 Công ty vật liệu điện lạnh 2.296.000 0,94 8 Công ty chế biến thực phẩm Quốc Tế 416.625 0,17 9 Công ty LG Vina 467.992 0,19 10 Công ty DV TM Hoàn Kiếm 157.503 0,06 11 Công ty TNHH dịch vụ Kim Liên 3.899.164 1,60 12 Bộ ngoại giao 15.355.800 6,30 13 Công ty CP socola Bỉ 455.400 0,19 14 Cửa hàng hoá mỹ phẩm Chấn ánh 259.996 0,11 15 Công ty TM kết nối Tùng Lân 460.383 0,19 16 Công ty TNDV Thịnh TháI 250.000 0,10 17 Công ty đầu tư Trúc Bạch 689.999 0,28 18 Công ty TNHH An Thịnh Phát 430.000 0,18 19 Công ty TNHH Linh Lan 88.242 0,04 20 Công ty TNHH Quang Hùng 117.112 0,05 Tổng 243.652.905 100 Có thể nói việc tồn tại các khoản nợ phải thu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng như đối vơí cửa hàng Bách Hoá Tổng Hợp Giảng võ Hà Nội là không thể tránh được, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu được để cửa hàng tiến hành sản xuất kinh doanh. Song cửa hàng không chỉ căn cứ vào uy tín và mức độ làm ăn thường xuyên của khách hàng mà để hạn chế rủi ro có thể gặp trong việc bán hàng của cửa hàng, thì cửa hàng cần thẩm định kỹ mức độ rủi ro hay uy tín của khách hàng, Đồng thời cần đánh giá kỹ những ảnh hưởng của chính sách bán chịu đối với lợi nhuận của cửa hàng, để đánh giá mức độ rủi ro có thể gặp trong việc bán chịu cửa hàng cần xem xét các yếu tố sau: Số lượng hàng hoá bán ra Giá bán hàng hoá Các chi phí phát sinh thêm do việc tăng các khoản nợ phải thu Các khoản chiết khấu chấp nhận Thời gian thu hồi nợ bình quân đối với các khoản nợ 4.2.3. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. a, Trình tự hạch toán kế toán bán buôn qua kho. Theo phương thức này hàng hoá được bán buôn trực tiếp tại kho của cửa hàng, thông thường cửa hàng giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trước. Khi xuất hàng giao cho khách, thủ kho lập hoá đơn GTGT và giao cho khách liên 2, hoá đơn GTGT sẽ làm căn c._.